Integriteitscode ZAYAZ voor medewerkers
ZAYAZ en integriteit: ‘Wees verstandig, bij twijfel niet inhalen…’ 1. Inleiding Integriteit, gedragsregels, spelregels. W at mag er wel en wat mag er niet? Hoe behoor je je te gedragen en hoe niet? W aar liggen de grenzen? Allemaal vragen die je eigenlijk op een persoonlijke manier oplost in de dagelijkse praktijk. Toch vinden we het als ZAYAZ belangrijk dat we ook samen afspreken waar we ons aan houden. Dat schept duidelijkheid: zowel voor onszelf als voor de klanten en leveranciers waar we contacten mee hebben. En het bepaalt hoe we als ZAYAZ in de samenleving staan. Het is en blijft nodig om met elkaar spelregels af te spreken. W e moeten kritisch zijn op onszelf en ons afvragen of we denken en handelen volgens die spelregels. Is dat niet het geval, dan moeten we dat aanpassen. En wel direct. Daar moeten we elkaar in ondersteunen. Omdat het om het gemeenschappelijk belang van ZAYAZ gaat. 2. De zin van een integriteitbeleid Integer handelen gaat terug naar de wortels, de cultuur van de organisatie. Daarmee bedoelen we de normen, waarden en regels die ons binden. Die bepalen wat kan en mag. En wat niet. W e vinden integriteit belangrijk, mede omdat ZAYAZ in een glazen huis functioneert. En terecht, want als woningcorporatie werken we voor gewone mensen op een krappe woningmarkt, met geld dat oorspronkelijk maatschappelijk is gefinancierd. Bovendien hebben we te maken met wetten die ons handelen bepalen. Kortom, we zijn een maatschappelijke onderneming en dat schept, geheel terecht, verplichtingen en vraagt om zorgvuldig en transparant handelen. Dat wordt nog eens versterkt door de belangrijke positie die ZAYAZ inneemt binnen de Bossche gemeenschap. We werken uitsluitend lokaal en dienen een publiek belang. Dat maakt dat we een maatschappelijke voorbeeldfunctie hebben. W e vinden het belangrijk dat anderen een goed beeld van ons hebben en werken aan een positief imago. Integriteit van handelen is in de eerste plaats een persoonlijke verantwoordelijkheid. De vereiste openheid en transparantie maakt het noodzakelijk iedereen binnen ZAYAZ te betrekken bij vraagstukken rondom integriteit. Onder het motto ‘gebruik je verstand, bij twijfel niet inhalen’ vragen we medewerkers, managers, bestuurders en commissarissen voortdurend hun voorgenomen handelen te toetsen bij collega’s en leidinggevenden. Ook achteraf, maar dan meer in termen van verantwoording, dient die toetsing plaats te vinden. Voor bestuurders en commissarissen geldt bovendien dat zij zich ook extern moeten kunnen verantwoorden. Ook als er spelregels zijn geformuleerd, resteert een grijs gebied. In die gevallen is en blijft het je eigen verantwoordelijkheid om de juiste keuze te maken. Daarom zijn de spelregels die zijn neergelegd in een gedragscode, niet een zakelijke opsomming wat wel en niet mag en kan. Het is vooral een ‘denkraam’ op basis waarvan je zelf je beslissingen moet nemen en toetsen. Vandaar de zinsnede in het motto: ‘wees verstandig’. In zijn algemeenheid geldt, dat medewerkers van ZAYAZ zich er voortdurend van bewust dienen te zijn, dat hun handelen het belang van ZAYAZ in het algemeen en dat van haar huurders in het bijzonder moet dienen. Dagelijkse beslissingen brengen risico’s met zich mee, wees je daar bewust van. Het moet dan ook een basishouding zijn, dat elke vorm van belangenverstrengeling, oneigenlijke beïnvloeding, vriendjespolitiek of de schijn daarvan vermeden dient te worden. Neem beslissingen waarbij je integriteit in het gedrang kan komen in overleg of bijzijn van leidinggevende of collega. Dit bevordert de transparantie en de toetsbaarheid. In zaken waar sprake is van belangenverstrengeling of persoonlijke relaties, draag dan je taken over aan je leidinggevende of collega. Vandaar het tweede deel van het motto: ‘bij twijfel niet inhalen’.
1
Integriteitscode ZAYAZ voor medewerkers
3. Het geldt voor iedereen De gedragscode geldt voor iedereen die voor ZAYAZ in actie komt. Dus niet alleen voor medewerkers, maar ook management, bestuurders en commissarissen. De gedragscode voor bestuurders en commissarissen is in beginsel gelijk aan die voor de medewerkers, tenzij de arbeidsrechtelijke relatie die men heeft met ZAYAZ aanleiding geeft tot andere of aangepaste regels. Directie, bestuurders, commissarissen hebben een voortrekkersrol. Juist zij dienen openheid en transparantie te bevorderen. Dat betekent dat zij extra kritisch moeten kijken naar hun handelen. Intern, maar ook naar ‘de buitenwereld’. Voor bestuursleden en commissarissen is een aanvullende gedragscode opgesteld die als leidraad dient voor hun functioneren. 4. De spelregels Om in grote lijnen aan te geven wat wel of niet mag en kan, hebben we spelregels opgesteld. Die willen we in grote lijnen behandelen. Bij twijfel geldt: gebruik je eigen gezonde verstand en haal niet in. Neem contact op met je leidinggevende om de kwestie te bespreken. We behandelen eerst de onverenigbaarheden: zorg dat je belangenverstrengeling vermijdt. Daarna gaan we in op geschenken en giften (4.2), het correct omgaan met ZAYAZ-informatie (4.3), het scheiden van zaak en privé (4.4), uitgaven en declaraties (4.5) en het gedrag op de werkplek (4.6). 4.1 Onverenigbaarheden Medewerkers doen opgave van al hun (financiële) belangen, waaronder aandelen, opties en dergelijke, in bedrijven en instellingen waarmee ZAYAZ zaken doet. Dit geldt nadrukkelijk voor de belangen in de vorm van familie, vrienden en bekenden, die bij de zakelijke relatie een invloedrijke positie bekleden (in het algemeen een leidinggevende functie). Ook tussentijds ontstane en in de toekomst nog te ontstane belangen dienen te worden gemeld. Juist bij opdrachten aan dergelijke relaties is het belangrijk om een zuivere aanbestedings- of bestellingsprocedure te volgen: Leg het hele proces van offerteaanvraag en -beoordeling nauwgezet vast zodat duidelijk zichtbaar is dat de opdracht is gegeven aan het bedrijf met de beste aanbieding en bespreek het met je leidinggevende en eventueel je collega’s; Bij contacten in de privésfeer met (zakelijke) relaties van ZAYAZ, gaan we uit van de eigen verantwoordelijk van de medewerkers. W e doen een beroep op het durven nemen van die verantwoordelijk bij het beoordelen of een relatie ‘integer en marktconform’ is. Voor het vervullen van alle (betaalde) nevenfuncties, gelden de gebruikelijke regels uit de CAO. Schriftelijke toestemming vooraf staat daarbij altijd centraal. ZAYAZ waardeert het dat medewerkers bestuurlijke functies vervullen in maatschappelijke organisaties. Het is zelfs denkbaar dat ZAYAZ daarvoor in beperkte mate faciliteiten verleent. Tegelijkertijd beseffen we dat bestuurlijke nevenfuncties kunnen leiden tot strijdige belangen. Hierin biedt de ‘goedkeuring vooraf’ de oplossing. Mocht strijdigheid van belangen pas aan de orde komen nadat de betreffende bestuurlijke functie is aanvaard, dan treedt de medewerker van ZAYAZ, op eerste verzoek van de directie, terug uit deze nevenfunctie. Sponsoring door ZAYAZ is alleen toegestaan aan instellingen en organisaties, die zich inzetten in het belang van Bossche of regionale maatschappelijke functies. De sponsorrelatie moet voldoen aan criteria die worden vastgelegd in een nog nader te
2
Integriteitscode ZAYAZ voor medewerkers
bepalen sponsoringbeleid. ZAYAZ sponsort geen initiatieven die het persoonlijk belang van een medewerker van ZAYAZ dienen. Evenmin als het de sponsoring betreft van een organisatie waarbinnen een ZAYAZ-medewerker op enigerlei wijze beslissingsbevoegdheid heeft over de bestemming van sponsorgelden. 4.2 Geschenken en giften Medewerkers nemen geen geschenken of giften in geld of natura aan. Op deze regel gelden slechts twee uitzonderingen. Ten eerste als het giften of geschenken betreffen die aan ZAYAZ worden gedaan in het algemeen belang. Denk aan erfenissen en legaten, die toevloeien aan de algemene middelen van ZAYAZ, en aan geschenken die direct ten goede komen aan de woon- en/of leefomgeving in wijken, buurten, straten waar ZAYAZ bezit heeft of binnen ZAYAZcomplexen. Het MT besluit of een dergelijke gift wordt geaccepteerd en beslist over de keuze van de bestemming. De tweede uitzondering betreft geschenken met een waarde onder de € 50,- en met een alledaags karakter (bos bloemen of een fles wijn). Het is echter verboden om deze zaken aan te nemen van een relatie waarmee op dat moment wordt gesproken of onderhandeld over opdrachtverlening. Maak altijd melding van ontvangen of aangeboden persoonlijke geschenken of giften bij je direct leidinggevende. Ook van geschenken die vallen onder de uitzonderingen. Valt het geschenk niet onder de uitzonderingen, dan moet het geweigerd of geretourneerd worden. Geschenken die op het privé-adres worden bezorgd, worden te allen tijde geweigerd (of retour gezonden), ook als deze een waarde hebben van minder dan € 50,-. Maak van een dergelijk voorval altijd melding bij de directeur, ook als de waarde van het geschenk onder de € 50,- ligt. De directeur bericht dan de gever, dat schenkingen op privé-adressen in geen geval zijn toegestaan. Voor de goede orde: kerstpakketten en deelname aan (sport)toernooien, seminars, congressen en beurzen, welke gratis of tegen niet-marktconforme prijzen worden aangeboden, mogen niet worden geaccepteerd. Heeft het een functiegericht of vakinhoudelijk karakter, dan is een uitnodiging of geste wel acceptabel, in overleg met de leidinggevende. Medewerkers, die in het kader van hun functie een lezing, presentatie of iets dergelijks houden en hiervoor een waardebon of geschenk ontvangen, mogen deze behouden mits de waarde ervan de € 50,- niet overstijgt. Is de (geldelijke) beloning hoger dan € 50,-, dan vloeit dat totaalbedrag in de kas van ZAYAZ. Daar staat in dat geval tegenover, dat de met de inbreng van de medewerker gemoeide kosten, voor rekening van ZAYAZ komen. Uitnodigingen voor lunches, diners of andere representatieve zaken, neem je uitsluitend aan als ze evident in het belang zijn van ZAYAZ. Bovendien mag het niet conflicteren met de onafhankelijkheid in de besluitvorming binnen ZAYAZ. Het verdient de voorkeur dat de kosten van lunches en diners waaraan door ZAYAZ-medewerkers wordt deelgenomen, door ZAYAZ worden betaald. Voor het aannemen van uitnodigingen voor lunches en diners worden daarnaast de volgende vuistregels gehanteerd: zorgvuldigheid en doelmatigheid (beoordeel kritisch of het informele contact noodzakelijk is, de onafhankelijkheid dient gewaarborgd te zijn); wederkerigheid (de medewerker heeft van zijn/haar kant namens ZAYAZ de mogelijkheid de relatie een lunch of diner aan te bieden); soberheid (wees terughoudend in de keuze van de gelegenheid en het gebruik van alcohol) en openheid (van aangenomen uitnodigingen wordt altijd melding gemaakt bij de direct leidinggevende van betrokken medewerker).
3
Integriteitscode ZAYAZ voor medewerkers
4.3 Informatie Ga zorgvuldig om met de informatie waarover je uit hoofde van je functie beschikt. Dat betekent, dat oneigenlijk gebruik van die kennis niet is toegestaan. Bij het hanteren van die kennis worden bovendien de normale privacyregels in acht genomen. Medewerkers houden geen informatie achter die in het belang van ZAYAZ is. Als deze geheim of vertrouwelijk is, dan vraagt dat om een integere afweging van alle belangen. Beschik je uit andere bronnen over informatie die je niet kenbaar mag maken, meld dat feit dan bij je direct leidinggevende. Dan kan eventueel besloten worden je tijdelijk van de betreffende zaak ‘af te halen’. Medewerkers moeten zorgen dat informatie over ZAYAZ, deugdelijk wordt bewaard. Onbevoegden mogen er geen kennis van kunnen nemen. 4.4 Scheiding zaak en privé In principe is je privé-leven buiten ZAYAZ je eigen zaak, waar ZAYAZ niets mee te maken heeft. In dit stuk worden een aantal situaties geschetst waar je privé-leven en ZAYAZ met elkaar in conflict kunnen komen door tegengestelde belangen in verschillende rollen. Daarnaast verwacht ZAYAZ van iedere medewerker dat zij privé niets doen waarvan duidelijk is dat het de belangen van ZAYAZ zal schaden. Hierbij zal wel een relatie moeten bestaan met je functie binnen ZAYAZ; hoe meer bevoegdheden en verantwoordelijkheden je binnen ZAYAZ hebt, met des te meer aspecten je privé soms rekening moet houden. Het gebruik van ZAYAZ-eigendommen voor privé-doeleinden is slechts beperkt toegestaan, inclusief privé-gebruik van zakelijke e-mail- en internetfaciliteiten. Voor het eerste worden nog nadere regels gesteld, voor het laatste zijn de regels vastgelegd in het internet-protocol van ZAYAZ. Met het gebruik van de zakelijke mobiele telefoon voor privé-doeleinden dient terughoudendheid betracht te worden. Het uitoefenen van bedrijfsmatige activiteiten voor eigen rekening of voor rekening van een derde met behulp van eigendommen van ZAYAZ, is uiteraard in het geheel niet toegestaan. Daarnaast is het niet toegestaan om tot eigen voordeel of tot voordeel van familie, vrienden en bekenden voorrang te bepleiten en/of te verkrijgen, waar het de dienstverlening van of door ZAYAZ betreft, inclusief de toewijzing van woningen. Hetzelfde geldt voor diensten van derden. Het is voorts niet toegestaan om, al dan niet tegen betaling, als medewerker gebruik te maken van diensten van ZAYAZ. In het algemeen is het ongewenst dat voor privé-doeleinden gebruik wordt gemaakt van de diensten van een bedrijf of instelling, waarmee ZAYAZ zakelijke bindingen heeft, of korter dan een jaar voor de datum waarop van de betreffende dienst gebruik wordt gemaakt, zakelijke bindingen heeft gehad. Daartoe is een met enige regelmaat geactualiseerd overzicht beschikbaar van bedoelde bedrijven en instellingen. Mocht het gebruik maken van die bedrijven of instellingen, om welke reden dan ook, onvermijdelijk zijn, dan dient dit te gebeuren tegen marktconforme voorwaarden. Hierover wordt in dat geval door de betreffende medewerker openheid betracht jegens de direct leidinggevende. Heb je vrienden, familie of directe bekenden die klant zijn bij ZAYAZ dan is het belangrijk om iedere schijn van vooringenomenheid of belangenverstrengeling te vermijden. Zorg ervoor dat je geen zaken behandelt waarbij vrienden, familie of directe bekenden zijn betrokken. Mocht dit niet lukken, zorg er dan voor dat hierbij altijd een collega of je leidinggevende aanwezig is. Voor medewerkers die ook huurder zijn bij ZAYAZ gelden uiteraard dezelfde rechten en plichten als voor de andere huurders.
4
Integriteitscode ZAYAZ voor medewerkers
Bestaande collectieve regelingen worden voor het moment gehandhaafd. Feitelijk gaat het om regelingen waar alle medewerkers gebruik van kunnen maken en in die zin ook transparant zijn. Dit geldt voor de collectieve autoverzekering en het collectieve onderhoudscontract voor de cv. Het kopen van materialen met korting bij leveranciers van ZAYAZ is niet toegestaan. Aan deelname aan collectieve contracten kunnen door medewerkers geen rechten worden ontleend voor de toekomst. 4.5 Uitgaven en declaraties Onkosten die je maakt in het kader van het uitoefenen van je functie, worden vergoed volgens bestaande regelingen en richtlijnen. Desgevraagd dient de hoogte en de functionaliteit te worden onderbouwd. In alle gevallen geldt het doelmatigheid- en soberheidcriterium. Medewerkers declareren geen kosten, die reeds op andere wijze worden vergoed (door ZAYAZ of door derden). Gemaakte kosten worden gedeclareerd binnen één maand na de datum waarop ze zijn gemaakt, onder overlegging van deugdelijke betalingsbewijzen. Eventueel verstrekte voorschotten worden eveneens binnen een maand afgerekend, onder overlegging van deugdelijke betalingsbewijzen. Voorschotten en declaraties worden uitbetaald, nadat deze zijn gefiatteerd door de direct leidinggevende alsmede door of namens de controller van ZAYAZ. Het is goed om het begrip functionaliteit nog wat verder in te kleuren. Met functionaliteit wordt bedoeld, dat met het doen van uitgaven het belang van ZAYAZ direct gediend moet zijn. Het is dus niet functioneel om uitgaven te doen c.q. onkosten te maken, die hooguit indirect het belang van ZAYAZ dienen. Hierbij wordt onder meer gedoeld op uitgaven c.q. onkosten die uitgelegd kunnen worden als zijnde een verkapte vorm van beloning, dan wel als zogenaamde snoep- of pretuitgave. Ook hier zijn transparantie en openheid van belang. 4.6 Gedrag op kantoor en werkplek Als medewerkers van ZAYAZ zijn we ons ervan bewust dat we werkzaamheden verrichten in het belang van de maatschappelijke functie van ZAYAZ in het algemeen, en van de klanten in het bijzonder. Daarmee houden we rekening. Dat betekent dat we ons professioneel gedragen, kleden, verbaal en non-verbaal uiten en dergelijke. In het bijzonder wordt over de huurders/klanten en de collega’s van ZAYAZ altijd respectvol gesproken, ongeacht hun afkomst, taal, religie of gedragingen. Buiten werktijd spreken en gedragen de medewerkers zich te allen tijde met respect jegens ZAYAZ, haar klanten, medewerkers en overige relaties. Elke verbale of non-verbale uiting die ook maar enigszins een discriminerend of seksistisch karakter heeft, is uit den boze. Werk je in of om de woning van een huurder, gedraag je dan professioneel en als een goed huisvader. Rommel die noodzakelijkerwijze wordt veroorzaakt, ruim je op, ook als de werkzaamheden slechts tijdelijk worden onderbroken. Afval en restmaterialen worden op de juiste wijze afgevoerd. Eventuele schade aan eigendommen van derden wordt door de veroorzaker altijd gemeld aan de eigenaar en de direct leidinggevende. Als ZAYAZ zijn we in principe verantwoordelijk voor herstel of vergoeding van die schade aan de eigenaar, ongeacht of deze vervolgens door enigerlei verzekering wordt gedekt. De medewerkers van ZAYAZ zijn verantwoordelijk voor al wat zich in en om hun werkplek afspeelt. Voor werkplekken binnen het kantoor en in de bedrijfswagens gelden regels van ‘clean desk’. Dat wil zeggen, dat deze werkplekken steeds na afloop van de werkdag opgeruimd worden achtergelaten. In geen geval is, na beëindiging van de werkdag, dan wel in geval van tijdelijke afwezigheid van de werkplek, vertrouwelijke informatie
5
Integriteitscode ZAYAZ voor medewerkers
opgeslagen of opgeborgen op plekken die voor onbevoegden toegankelijk zijn. ZAYAZ is een transparante en open organisatie en wil dat graag blijven. W ij geloven niet in geheimhouding en in principe mag iedereen alle stukken zien, tenzij er goede redenen zijn om dit niet toe te laten. Veel informatie binnen ZAYAZ is echter wel privacygevoelig of van financieel-strategische aard (bepaalde begrotingsstukken, calculaties, projectgegevens, etc.) De pers wordt in eerste instantie te woord gestaan door een bestuurder, of anders door een manager of een communicatiemedewerker. Beantwoord nooit vragen van de pers, ook niet als achtergrondinformatie. Verwijs ze naar de hiervoor genoemde mensen. Je werkplek is geen ‘persoonlijk eigendom’. Dus zorg ervoor dat deze ook door anderen gebruikt kan worden. Daar staat tegenover, dat het alleszins is toegestaan, dat werkruimtes en werkplekken, die in het algemeen niet voor bezoekers toegankelijk zijn, binnen redelijke grenzen naar eigen smaak worden ingericht. Uiteraard wordt daarbij beschadiging van eigendommen van ZAYAZ vermeden. Alle ruimtes die voor het publiek toegankelijk zijn en ruimtes waar andere bezoekers toegang hebben (inclusief de verkeersruimtes) worden geheel vrij gehouden van persoonsgebonden uitingen en zaken die niet strikt met de dienstverlening van ZAYAZ van doen hebben. Dat geldt tevens voor de publicatieborden. Eventueel tijdelijk aangebrachte versieringen in verband met jubilea, verjaardagen en dergelijke beperken zich tot de werkplek van betrokkene en worden aan het einde van de betreffende feestdag of uiterlijk de volgende ochtend na de werkdag, verwijderd. De medewerkers van ZAYAZ gaan met zorg om met eigendommen van ZAYAZ en anderen. De medewerkers van ZAYAZ zijn er verantwoordelijk voor, dat niemand dan zijzelf toegang hebben tot gedigitaliseerde informatie, middels de aan hen verstrekte persoonlijke toegangsautorisatie. Het gebruik maken van de autorisatie van anderen is niet toegestaan. Toegangscodes en wachtwoorden zijn persoonlijk en worden nimmer uit handen gegeven aan collega’s of derden. Op tijdelijk verlaten werkplekken dient aanwezige computerapparatuur te zijn uitgelogd, dan wel te zijn vergrendeld. Behandel alle bezoekers van (het kantoor van) ZAYAZ als gasten. Zij worden te allen tijde op een centraal punt nabij de ingang van het kantoor (voor leveranciers aan de achterzijde en voor overige bezoekers aan de voorzijde) door één van de medewerkers opgevangen. Indien de bezoeker ontvangen moet worden in één van de werk- of vergaderruimtes, dan wordt deze door een medewerker daar naartoe gebracht. Na afloop van het bezoek, wordt de bezoeker ook weer persoonlijk uitgeleide gedaan. Dit alles om te voorkomen, dat bezoekers gaan ‘dwalen’ door het gebouw en zo eventueel zicht krijgen op of toegang krijgen tot vertrouwelijke informatie. Elk van de medewerkers van ZAYAZ is medeverantwoordelijk voor het beheer van de algemene ruimtes. Gebruik van alcoholhoudende dranken en andere verdovende middelen is in werktijd verboden. Binnen het kantoor van ZAYAZ is gebruik van alcoholhoudende dranken (ook buiten werktijd) niet toegestaan, tenzij bij daartoe door de directie aangewezen gelegenheden, bijvoorbeeld recepties en personeelsfeestjes. In deze gevallen beperkt zich dat tot zwakalcoholische dranken. Het kantoor van ZAYAZ is rookvrij. Er mag alleen nog gerookt worden in een tweetal daarvoor bestemde ruimtes of buiten aan de achterzijde van het gebouw. Roken aan de voorzijde nabij de ingang, is niet toegestaan. In het verlengde daarvan is het medewerkers niet toegestaan om te roken in andere bedrijfsgebouwen van ZAYAZ of in woningen van ZAYAZ.
6
Integriteitscode ZAYAZ voor medewerkers
5. Handhaven van de spelregels Medewerkers zijn in de eerste plaats zelf verantwoordelijk voor de naleving van de gedragscode. Ook hierin dient openheid en transparantie te worden betracht, tenminste jegens collega’s en leidinggevenden. Het betrachten van openheid dient in dit geval ook een ander doel. Het is van belang, dat na vaststelling van de gedragscode, een ‘gangbare praktijk’ wordt ontwikkeld. Immers, de voorspelbaarheid van het gedrag van ZAYAZ is daarmee gediend. Hoe lastig dit in de praktijk ook is, het is zaak om binnen ZAYAZ een cultuur te handhaven c.q. te vestigen van aanspreken en aangesproken worden. Elkaar kunnen, willen en mogen bevragen op gedrag dat met integriteit te maken heeft, is uiteindelijk de beste manier om de gedragscode en het gedachtegoed dat erachter ligt ook daadwerkelijk in te voeren en te handhaven. Een reactie als “waar bemoei je je mee” op het moment dat je door een collega wordt aangesproken is dan ook precies de verkeerde. Aan de andere kant moet je kunnen accepteren dat binnen ZAYAZ ook weloverwogen besluiten worden genomen waar je het niet mee eens bent en die jíj eigenlijk zonde van het geld vindt: dit zijn geen misstanden die intern of extern aan de kaak gesteld moeten worden. In gevallen waarin zich toch interpretatieverschillen voordoen of gevallen waarin een vermoeden van ‘overtreden van de gedragscode’ speelt, is primair een rol weggelegd voor de bestuurders. Kwesties waarbij het vermoeden bestaat van ernstige overtreding van de code, worden te allen tijde gemeld bij een bestuurder. Van strafbare feiten wordt daarnaast altijd aangifte gedaan. In een integer handelende organisatie moet er altijd ruimte zijn om incidenten bij leidinggevenden te melden, desnoods anoniem. Als dat niet gewenst is, kunnen incidenten via de controller worden gemeld. Die kan rechtstreeks met de verantwoordelijken communiceren. Onder leiding van de controller houden we ‘incidenten’ bij. In het incidentenregister worden de ‘overtredingen’ en de eventueel naar aanleiding daarvan opgelegde sancties geregistreerd. Het incidentenregister wordt beheerd door de controller die daarin gevoed wordt door bestuurders en MT. Sancties worden bepaald en opgelegd door de bestuurders. Het incidentenregister verjaart niet. Indien een medewerker het niet eens is met een opgelegde sanctie, staat het de medewerker vrij om het besluit bij de directie aan te kaarten. Indien dit leidt tot een geschil tussen directie en medewerker, bestaat er een arbeidsrechterlijk conflict. Hiervoor zijn in de CAO en bij W et de rechten van werknemers geregeld en beschermd. 6. Klokkenluidersregeling Heb je vermoedens of weet van misstanden binnen ZAYAZ, zoals het verrichten van ernstige strafbare feiten, gevaren voor de volksgezondheid, veiligheid of milieu dan meld je dit direct bij je leidinggevende of manager, een bestuurder of bij de controller. Deze mensen hebben de plicht om hier binnen de organisatie werk van te maken, en ze hebben de plicht zorgvuldig en vertrouwelijk met je melding om te gaan. Ga pas extern klokkenluiden als intern alle mogelijkheden zijn benut en geen resultaat hebben opgeleverd. Je zult niet in je positie worden benadeeld als je te goeder trouw een misstand hebt aangekaart en bovengenoemde spelregels hebt gevolgd. 7. Tot slot De spelregels zijn er om nageleefd te worden en het spel ‘fair’ te spelen. W e vragen aan medewerkers van ZAYAZ een verklaring te tekenen, waarmee de gedragscode wordt onderschreven.
7
Integriteitscode ZAYAZ voor medewerkers
De gedragscode is een openbaar stuk. Alle huurders, maar ook leveranciers en andere externen worden op de hoogte gebracht van de code. Om de twee jaar evalueren we de gedragscode, waarbij onze integriteit centraal staat. Ook in het jaarverslag maken we melding van zaken dit in dit verband relevant zijn. Nogmaals, integriteit is primair een persoonlijke zaak. Ga bij jezelf na of je je denken en doen kunt verantwoorden. Op een manier die past bij een moderne woningcorporatie die met beide benen midden in de samenleving staat. Maatschappelijk verantwoordelijk handelen staat centraal: we zijn er voor en door onze klanten. Houd daarbij in gedachten: Wees verstandig: bij twijfel, niet inhalen…
8
