Integriteit en HW Wonen: bij twijfel niet inhalen… 1. Inleiding Wat we met de integriteitscode willen bereiken is het bewust worden in denken en doen. Integriteit, gedragsregels, spelregels. Wat mag er wel en wat mag er niet? Hoe behoor je je te gedragen en hoe niet? Waar liggen de grenzen? Allemaal vragen die je eigenlijk op een persoonlijke manier oplost in de dagelijkse praktijk. Toch vinden we het als HW Wonen belangrijk dat we ook samen afspreken waar we ons aan houden. Dat schept duidelijkheid: zowel voor onszelf als voor de klanten en leveranciers waar we contacten mee hebben, en het bepaalt hoe we als HW Wonen in de samenleving staan. Het is nodig om met elkaar spelregels af te spreken. We moeten kritisch zijn op onszelf en ons afvragen of we denken en handelen volgens die spelregels. Is dat niet het geval, dan moeten we dat aanpassen. En wel direct. Daar moeten we elkaar in ondersteunen. Omdat het om het gemeenschappelijk belang van HW Wonen gaat.
2. De zin van een integriteitbeleid Integer handelen gaat terug naar de wortels, de cultuur van de organisatie. Daarmee bedoelen we de normen, waarden en regels die ons binden. Die bepalen wat kan en mag. En wat niet. We vinden integriteit belangrijk, mede omdat HW Wonen in een glazen huis functioneert. En terecht, want als corporatie werken we voor mensen op een krappe woningmarkt, met vermogen dat oorspronkelijk maatschappelijk is gefinancierd. Bovendien hebben we te maken met wetten die ons handelen bepalen. Kortom, we zijn een maatschappelijke onderneming en dat schept, geheel terecht, verplichtingen en vraagt om zorgvuldig handelen. Transparant handelen. Dat wordt nog eens versterkt door de belangrijke positie die HW Wonen inneemt binnen de Hoeksche Waardse gemeenschap. We werken regionaal en dienen een publiek belang. Dat maakt dat we een maatschappelijke voorbeeldfunctie hebben. We vinden het belangrijk dat anderen een goed beeld van ons hebben en werken aan een positief imago. Integriteit van handelen is in de eerste plaats een persoonlijke verantwoordelijkheid. De vereiste openheid en transparantie maakt het noodzakelijk iedereen binnen HW Wonen te betrekken bij vraagstukken rondom integriteit. Onder het motto ‘bij twijfel niet inhalen’ vragen we medewerkers, directie-/bestuursleden en commissarissen voortdurend hun voorgenomen handelen te toetsen bij collega’s en leidinggevenden. Ook achteraf, maar dan meer in termen van verantwoording, dient die toetsing plaats te vinden. Voor directie-/bestuursleden en commissarissen geldt bovendien dat zij zich ook extern moeten kunnen verantwoorden. Ook als er spelregels zijn geformuleerd, resteert een grijs gebied. In die gevallen is en blijft het je eigen verantwoordelijkheid om de juiste keuze te maken.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------Integriteitcode medewerkers HW Wonen
2015
1
Daarom zijn de spelregels die zijn neergelegd in deze gedragscode, niet een zakelijke opsomming wat wel en niet mag en kan. Het is vooral een ‘denkraam’. In zijn algemeenheid geldt, dat medewerkers van HW Wonen zich er voortdurend van bewust dienen te zijn, dat hun handelen het belang van HW Wonen in het algemeen en dat van haar huurders in het bijzonder moet dienen. Dagelijkse beslissingen brengen risico’s met zich mee, wees je daar bewust van. Het moet dan ook een basishouding zijn, dat elke vorm van belangenverstrengeling, oneigenlijke beïnvloeding, vriendjespolitiek of de schijn daarvan vermeden dient te worden. Neem beslissingen waarbij je integriteit in het gedrang kan komen in overleg of bijzijn van leidinggevende of collega. Dit bevordert de transparantie en de toetsbaarheid. In zaken waar sprake is van belangenverstrengeling of persoonlijke relaties, draag dan je taken over aan je leidinggevende of collega. Vandaar het motto: bij twijfel niet inhalen.
3. Het geldt voor iedereen De gedragscode geldt voor iedereen die voor HW Wonen in actie komt. Dus niet alleen voor medewerkers, maar ook voor directie-/bestuursleden en commissarissen. De gedragscode voor bestuursleden en commissarissen is gelijk aan die voor directie en medewerkers. Directie-/bestuursleden en commissarissen hebben een voortrekkersrol. Juist zij dienen openheid en transparantie te bevorderen. Dat betekent dat zij extra kritisch moeten kijken naar hun handelen. Intern, maar ook naar ‘de buitenwereld’.
4. De spelregels Om in grote lijnen aan te geven wat wel of niet mag en kan, hebben we spelregels opgesteld. Die willen we in grote lijnen behandelen. Bij twijfel geldt: niet inhalen. Neem contact op met je leidinggevende om de kwestie te bespreken. We behandelen eerst de onverenigbaarheden: zorg dat je belangenverstrengeling vermijdt. Daarna gaan we in op geschenken en giften (4.2), het correct omgaan met HW Wonen-informatie (4.3), het scheiden van zaak en privé (4.4), uitgaven en declaraties (4.5) en het gedrag op de werkplek (4.6). 4.1 Onverenigbaarheden Medewerkers doen opgave van al hun (financiële) belangen, waaronder aandelen, opties en dergelijke, in bedrijven en instellingen waarmee HW Wonen zaken doet. Dit geldt nadrukkelijk voor de belangen in de vorm van familie, vrienden en bekenden, die bij de zakelijke relatie een invloedrijke positie bekleden (in het algemeen een leidinggevende functie). Ook tussentijds ontstane en in de toekomst nog te ontstane belangen dienen te worden gemeld. Bij contacten in de privésfeer met (zakelijke) relaties van HW Wonen, gaan we uit van de eigen verantwoordelijkheid van de medewerkers. We doen een beroep op het durven nemen van die verantwoordelijkheid bij het beoordelen of een relatie ‘integer en marktconform’ is. Voor het vervullen van alle (betaalde) nevenfuncties, gelden de gebruikelijke regels uit de CAO Woondiensten. Schriftelijke toestemming vooraf staat daarbij altijd centraal. HW Wonen waardeert het dat medewerkers bestuurlijke functies vervullen in maatschappelijke organisaties. Het is zelfs denkbaar dat HW Wonen daarvoor in beperkte mate faciliteiten verleent, in overleg met de leidinggevende. Tegelijkertijd beseffen we dat bestuurlijke nevenfuncties kunnen leiden tot strijdige belangen. Hierin biedt de ‘goedkeuring vooraf’ de oplossing.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------Integriteitcode medewerkers HW Wonen
2015
2
Mocht strijdigheid van belangen pas aan de orde komen nadat de betreffende bestuurlijke functie is aanvaard, dan treedt de medewerker van HW Wonen, op eerste verzoek van de directie, terug uit deze nevenfunctie. 4.2 Geschenken en giften Medewerkers nemen geen geschenken of giften in geld of natura aan. Op deze regel gelden slechts twee uitzonderingen. Ten eerste als het giften of geschenken betreffen die aan HW Wonen worden gedaan in het algemeen belang. Denk aan erfenissen en legaten, die toevloeien aan de algemene middelen van HW Wonen, en aan geschenken die direct ten goede komen aan de woon- en/of leefomgeving in wijken, buurten, straten waar HW Wonen bezit heeft. Het MT besluit of een dergelijke gift wordt geaccepteerd en beslist over de keuze van de bestemming. De tweede uitzondering betreft geschenken met een waarde onder de € 50,- en met een alledaags karakter (bos bloemen, een fles wijn). Het is echter verboden om deze zaken aan te nemen van een relatie waarmee op dat moment wordt gesproken of onderhandeld over opdrachtverlening. Maak altijd melding van ontvangen of aangeboden persoonlijke geschenken of giften bij je direct leidinggevende. Ook van geschenken die vallen onder de uitzonderingen. Valt het geschenk niet onder de uitzonderingen, dan moet het geweigerd of geretourneerd worden. Geschenken, zoals kerstpakketten die op het privéadres worden bezorgd, worden gemeld bij de leidinggevende, ook als deze een waarde hebben van minder dan € 50,-. Kerstpakketten worden geacht bij HW Wonen te worden ingeleverd, waarna deze onder het personeel worden verloot. Dit geldt overigens ook voor geschenken, zoals kerstpakketten, welke op kantoor worden afgeleverd. Voor de goede orde: deelname aan (sport)toernooien, seminars, congressen en beurzen, welke gratis of tegen niet-marktconforme prijzen worden aangeboden, mogen worden geaccepteerd als het een functiegericht of vakinhoudelijk karakter heeft. Overleg altijd even met de leidinggevende. Medewerkers, die in het kader van hun functie een lezing, presentatie of iets dergelijks houden en hiervoor een waardebon of geschenk ontvangen, mogen deze behouden mits de waarde ervan de € 50,- niet overstijgt. Is de (geldelijke) beloning hoger dan € 50,-, dan vloeit dat totaalbedrag in de kas van HW Wonen. Daar staat in dat geval tegenover, dat de met de inbreng van de medewerker gemoeide kosten, voor rekening van HW Wonen komen.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------Integriteitcode medewerkers HW Wonen
2015
3
Uitnodigingen voor lunches, diners of andere representatieve zaken, neem je uitsluitend aan als ze evident in het belang zijn van HW Wonen. Bovendien mag het niet conflicteren met de onafhankelijkheid in de besluitvorming binnen HW Wonen. Het verdient de voorkeur dat de kosten van lunches en diners waaraan door HW Wonenmedewerkers wordt deelgenomen, door HW Wonen worden betaald. Voor het aannemen van uitnodigingen voor lunches en diners worden daarnaast de volgende vuistregels gehanteerd: zorgvuldigheid en doelmatigheid: beoordeel kritisch of het informele contact noodzakelijk is. De onafhankelijkheid dient gewaarborgd te zijn; wederkerigheid: de medewerker heeft van zijn/haar kant namens HW Wonen de mogelijkheid de relatie een lunch of diner aan te bieden; soberheid: wees terughoudend in de keuze van de gelegenheid. Ook in het gebruik van alcohol wordt terughoudendheid betracht; openheid: van aangenomen uitnodigingen wordt altijd melding gemaakt bij de direct leidinggevende van betrokken medewerker. 4.2.1 Relatiebeheer Het aannemen van uitnodigingen van leveranciers voor het bijwonen van door die leverancier georganiseerde activiteiten in het kader van relatiebeheer kan worden deelgenomen na overleg en toestemming van de leidinggevende. 4.3 Informatie Ga zorgvuldig om met de informatie waarover je uit hoofde van je functie beschikt. Dat betekent, dat oneigenlijk gebruik van die kennis niet is toegestaan. Bij het hanteren van die kennis worden bovendien de normale privacyregels in acht genomen. Medewerkers houden geen informatie achter die in het belang van HW Wonen is. Als deze geheim of vertrouwelijk is, dan vraagt dat om een integere afweging van de belangen. Beschik je uit andere bronnen over informatie die je niet kenbaar mag maken, meld het bij je direct leidinggevende. Dan kan eventueel besloten worden je tijdelijk van de betreffende zaak ‘af te halen’. Medewerkers moeten zorgen dat informatie over HW Wonen, deugdelijk wordt bewaard. Onbevoegden mogen er geen kennis van kunnen nemen. 4.4 Scheiding zaak en privé Het gebruik van HW Wonen-eigendommen voor privédoeleinden is slechts beperkt toegestaan. Met het gebruik van de zakelijke mobiele telefoon voor privédoeleinden dient terughoudendheid betracht te worden. Het uitoefenen van bedrijfsmatige activiteiten voor eigen rekening of voor rekening van een derde met behulp van eigendommen van HW Wonen, is uiteraard in het geheel niet toegestaan. Daarnaast is het niet toegestaan om tot eigen voordeel of tot voordeel van familie, vrienden en bekenden voorrang te bepleiten en/of te verkrijgen, waar het de dienstverlening van of door HW Wonen betreft, inclusief de toewijzing van woningen. Hetzelfde geldt voor diensten van derden. Het is voorts niet toegestaan om, al dan niet tegen betaling, als medewerker gebruik te maken van diensten van HW Wonen. De bestaande regelingen blijven gehandhaafd (bijvoorbeeld aanschaf materialen met korting).
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------Integriteitcode medewerkers HW Wonen
2015
4
Indien voor privédoeleinden gebruik wordt gemaakt van de diensten van een bedrijf of instelling, waarmee HW Wonen zakelijke binding heeft, of korter dan een jaar voor de datum waarop van de betreffende dienst gebruik wordt gemaakt, zakelijke bindingen heeft gehad, dan dient dit te gebeuren tegen algemeen geldende verkoopvoorwaarden. De afwikkeling van de opdracht mag niet via HW Wonen lopen. 4.5 Uitgaven en declaraties Onkosten die je maakt in het kader van het uitoefenen van je functie, worden vergoed volgens bestaande regelingen en richtlijnen. Desgevraagd dient de hoogte en de functionaliteit te worden onderbouwd. In alle gevallen geldt het doelmatigheid- en soberheidcriterium. Medewerkers declareren geen kosten, die reeds op andere wijze worden vergoed (door HW Wonen of door derden). Gemaakte kosten worden gedeclareerd binnen één maand na de datum waarop ze zijn gemaakt, onder overlegging van deugdelijke betalingsbewijzen. Eventueel verstrekte voorschotten worden eveneens binnen een maand afgerekend, onder overlegging van deugdelijke betalingsbewijzen. Voorschotten en declaraties worden uitbetaald, nadat deze zijn gefiatteerd door de direct leidinggevende. Het is goed om het begrip functionaliteit nog wat verder in te kleuren. Met functionaliteit wordt bedoeld, dat met het doen van uitgaven het belang van HW Wonen direct gediend moet zijn. Het is dus niet functioneel om uitgaven te doen of onkosten te maken, die hooguit indirect het belang van HW Wonen dienen. Hierbij wordt onder meer gedoeld op uitgaven of onkosten die uitgelegd kunnen worden als zijnde een verkapte vorm van beloning, dan wel als zogenaamde snoep- of pretuitgave. Ook hier zijn transparantie en openheid van belang. 4.6 Gedrag op kantoor en werkplek Als medewerkers van HW Wonen zijn we ons ervan bewust dat we werkzaamheden verrichten in het belang van de maatschappelijke functie van HW Wonen in het algemeen, en van de klanten in het bijzonder. Daarmee houden we rekening. Dat betekent dat we ons professioneel gedragen, verbaal en non-verbaal uiten en dergelijke. In het bijzonder wordt over de huurders/klanten en de collega’s van HW Wonen altijd respectvol gesproken, ongeacht hun afkomst, taal, religie of gedragingen. Buiten werktijd spreken en gedragen de medewerkers zich te allen tijde met respect jegens HW Wonen, haar klanten, medewerkers en overige relaties. Elke verbale of non-verbale uiting die ook maar enigszins een discriminerend of seksistisch karakter heeft, is uit den boze. Eventuele ongewenste situaties op dit gebied kunnen worden gemeld bij de vertrouwenspersoon van HW Wonen, meer informatie hierover is op intranet te vinden.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------Integriteitcode medewerkers HW Wonen
2015
5
5. Handhaven van de spelregels Medewerkers zijn in de eerste plaats zelf verantwoordelijk voor de naleving van de gedragscode. Ook hierin dient openheid en transparantie te worden betracht, tenminste jegens collega’s en leidinggevenden. Het betrachten van openheid dient in dit geval ook een ander doel. Het is van belang, dat na vaststelling van de gedragscode, een ‘gangbare praktijk’ wordt ontwikkeld. Immers, de voorspelbaarheid van het gedrag van HW Wonen is daarmee gediend. Hoe lastig dit in de praktijk ook is, het is zaak om binnen HW Wonen een cultuur te handhaven c.q. te vestigen van aanspreken en aangesproken worden. Elkaar kunnen, willen en mogen bevragen op gedrag dat met integriteit te maken heeft, is uiteindelijk de beste manier om de gedragscode en het gedachtegoed dat erachter ligt ook daadwerkelijk in te voeren en te handhaven. In gevallen waarin zich toch interpretatieverschillen voordoen of gevallen waarin een vermoeden van ‘overtreden van de gedragscode’ speelt, is primair een rol weggelegd voor de directeur-bestuurder. Kwesties waarbij het vermoeden bestaat van ernstige overtreding van de code, worden altijd gemeld bij de directeur-bestuurder. Van strafbare feiten wordt daarnaast altijd aangifte gedaan. Indien een medewerker het niet eens is met een opgelegde sanctie, staat het de medewerker vrij om het besluit bij de directie aan te kaarten. Indien dit leidt tot een geschil tussen directie en medewerker, bestaat er een arbeidsrechterlijk conflict. Hiervoor zijn in de CAO Woondiensten en bij Wet de rechten van werknemers geregeld en beschermd. In een integer handelende organisatie moet er altijd ruimte zijn om incidenten bij leidinggevenden te melden, desnoods anoniem. Als dat niet gewenst is, kunnen incidenten via de directeur of via P&O worden gemeld. Die kan rechtstreeks met de verantwoordelijken communiceren.
6. Tot slot De spelregels zijn er om nageleefd te worden en het spel ‘fair’ te spelen. We vragen aan medewerkers van HW Wonen een verklaring te tekenen, waarmee de gedragscode wordt onderschreven. De gedragscode is een openbaar stuk. Alle huurders, maar ook leveranciers en andere externen zijn op de hoogte gebracht van de code. Om de twee jaar evalueren we de gedragscode, waarbij onze integriteit centraal staat. Ook in het jaarverslag maken we melding van zaken die in dit verband relevant zijn. Nogmaals, integriteit is primair een persoonlijke zaak. Ga bij jezelf na of je je denken en doen kunt verantwoorden. Op een manier die past bij een moderne woningcorporatie die met beide benen midden in de samenleving staat. Maatschappelijk verantwoordelijk handelen staat centraal: we zijn er voor en door onze klanten. Houd daarbij in gedachten: bij twijfel, niet inhalen…..
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------Integriteitcode medewerkers HW Wonen
2015
6
