Závěrečná zpráva Odborné komise k posouzení problematiky ochrany archiválií, digitalizace a informačních systémů v Ústavu pro studium totalitních režimů a Archivu bezpečnostních složek Odborná komise (dále KODI) byla zřízena Pokynem ředitele Ústavu pro studium totalitních režimů (dále USTR) č. 17 ze dne 18. 6. 2010, č.j. UST-241-2/2010 Deset členů komise jmenoval ředitel USTR Mgr. Zdeněk Hazdra dne 21. 6. 2010 Při svých jednáních se KODI řídila Jednacím řádem ze dne 24. 6. 2010, č.j. UST-24111/2010
Úkoly komise: Úkoly uložené Pokynem č. 17 a tedy ředitelem USTR specifikovala KODI podrobně na svém prvním zasedání, které se konalo dne 25. 6. 2010 (viz Zápis z prvního jednání odborné komise KODI ze dne 28. 6. 2010, č.j. UST-241-13/2010) a vyžádala si relevantní písemné podklady k okruhům, k nimž se měla odborně vyjádřit. Rovněž byla vyžádána návštěva pracoviště Archivu bezpečnostních složek a oddělení digitalizace USTR, která se uskutečnila dne 2. 7. 2010 (viz Záznam z této návštěvy, příloha č. 1 Zápisu z druhého jednání odborné komise KODI ze dne 19. 7. 2010, č.j. UST-241-27/2010). Na dalším zasedání KODI dne 13. 7. 2010 byly upřesněny požadavky na předložení dalších dokumentů nebo bylo konstatováno, že předložené dokumenty jsou dostačující (viz Zápis druhého jednání odborné komise KODI ze dne 19. 7. 2010, č.j. UST-241-27/2010). Každý člen KODI byl požádán o předložení svého vyjádření k jednotlivým sledovaným okruhům. Na svém třetím zasedání dne 22. 7. 2010 se KODI pokusila formulovat závěrečná stanoviska a na jejich základě definovat doporučení pro ředitele USTR (viz Zápis ze třetího jednání odborné komise KODI ze dne 22. 7. 2010, č.j. UST-241-34/2010). Dílčí jednání v této věci se uskutečnila dne 26. a 27. 7. 2010 v budově Národního archivu (26. 7. Benešová, Bernas, Kalina, Kretschmer, Pulec, Rendek, Zeman; 27. 7. Benešová, Bernas, Kalina, Kretschmer, Pulec, Rendek, Štefan, Zeman). Členové KODI, kteří se nemohli osobně zúčastnit těchto dílčích jednání, zaslali svá vyjádření písemně e-mailem. Konečné stanovisko bylo předloženo členům KODI na řádném zasedání KODI dne 28. 7. 2010. Struktura závěrečné zprávy KODI vychází z osnovy Zápisu z prvního jednání KODI dne 25. 6. 2010, avšak v případech, kde bylo účelné některé body jednání spojit, bylo tak učiněno.
1) Právní rozbor problematiky Ústavu pro studium totalitních režimů a Archivu bezpečnostních složek Ve svém původním návrhu1 KODI žádala vypracování právní analýzy, která by pomohla objasnit či vyvrátit možné rozpory příslušných ustanovení zákonů č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění platných předpisů a č. 181/2007 Sb., o Ústavu pro studium totalitních režimů a o Archivu bezpečnostních složek a o změně některých zákonů, ve znění platných předpisů, popř. dalších souvisejících právních norem (zákon č. 552/1991 Sb., o státní kontrole, zákon č. 500/2004 Sb., správní řád apod.) s cílem objasnit postavení Archivu bezpečnostních složek (dále jen ABS) v rámci sítě veřejných archivů a posoudit kompetence a vzájemné vztahy USTR a ABS v oblasti digitalizace, správy a rozvoje informačních systémů vyplývající z uvedených právních norem. Komisi na jejím druhém zasedání dne 13. 7. 20102 bylo předloženo stanovisko PhDr. Vladimíra Růžka, vedoucího 1. oddělení odboru archivní správy a spisové služby MV ČR.3 V něm mj. uvádí: „…Osobně však neshledávám rozporů mezi archivním zákonem a zákonem č. 181/2007 Sb.…“ Dále poukazuje na souběžné používání pojmů „dokument“ a „archiválie“, kde není jasné, zda jde o synonyma nebo o dvě rozdílné právní kategorie. Tato nejasnost činí problémy též členům KODI (a měla by činit problémy i zaměstnancům obou organizací) a proto byl KODI vydefinován požadavek na určení právní povahy těchto terminologických kategorií s cílem zjistit, zda jsou tyto termíny používány v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., v platném znění, či zda vycházejí z jiné právní normy. Dále byl předložen dopis ředitele USTR Mgr. Z. Hazdry ze dne 7. 7. 2010 (č.j. UST241-25/2010), kde upozorňuje na to, že vypracování nezávislé právní analýzy v rozsahu, v jakém byla KODI požadována, by bylo finančně nákladné a není možné v současné době zajistit finanční krytí. Proto navrhuje zúžit zadání této analýzy na čtyři problematické okruhy – viz příloha č. 1 (č.j. UST-241-31/2010). Zjištění KODI: Vzhledem k tomu, že právní analýza nebude k dispozici pro členy KODI do skončení jejich mandátu tak, aby z ní mohly být vyvozeny závěry, vychází zjištění KODI z faktu, že ABS má status veřejného archivu a řídí se tedy v oblasti archivnictví zákonem č. 499/2004 Sb., v platném znění. Zákon č. 181/2007 Sb., v platném znění v ust. § 13 písm. a) ukládá ABS: „zpřístupňuje a zveřejňuje dokumenty a archiválie […] podle zákona o zpřístupnění svazků vzniklých činností bývalé Státní bezpečnosti [tj. zákona č. 140/1996 Sb., v platném znění] a podle zákona o archivnictví a spisové službě“ a v ust. § 13 odst. 2 písm. a) téhož zákona se uvádí, že „pečuje o archiválie…“. KODI se domnívá, že v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb. v platném znění ust. § 2 písm. d) a e) náleží ABS trvale péče o archiválie a jejich zpřístupňování a dočasně totéž u dokumentů, zatímco USTR náleží v souladu se zákonem č. 181/2007 Sb., v platném znění ust. § 4 písm. c) „získává a zpřístupňuje veřejnosti dokumenty…“ a tamtéž písm. d) „převede bez zbytečného odkladu převzaté dokumenty do elektronické podoby“ uvedené činnosti u dokumentů. Doporučení: 1
Zápis z prvního jednání odborné komise KODI ze dne 28. 6. 2010, č.j. UST-241-13/2010. Zápis druhého jednání odborné komise KODI 19. 7. 2010, č.j. UST-241-27/2010. 3 E-mail zaslaný 12. 7. 2010 PhDr. V. Růžkem Mgr. M. Junkovi, č.j. UST-241-35/2010. 2
2
Pokud výsledky právní analýzy budou korespondovat s názorem KODI 1) doporučuje KODI řediteli USTR uvést do souladu s platnou legislativou práva a povinnosti obou institucí, přesně specifikovat úkoly USTR a ABS, vymezit kompetence a upravit vzájemné vztahy, a to nejen ve vztahu k ochraně archiválií a probíhající digitalizaci 2) doporučuje uvést do souladu vnitřní předpisy obou institucí 3) doporučuje řediteli USTR nechat vypracovat komentář k zákonu č. 181/2007 Sb.
3
2) Koncepce digitalizace a informačních systémů KODI požádala ředitele USTR a ředitele ABS na svém prvním zasedání:4 a) o předložení dokumentů dokládajících právní vztah mezi ABS a USTR při zapůjčování archiválií k digitalizaci b)
o předložení písemných dokumentů ABS i USTR dokládajících způsob tvorby koncepce digitalizace v letech 2008-2010 (pokud jsou k dispozici)
c)
pokud není koncepce digitalizace k dispozici v písemné podobě, žádá KODI ředitele USTR o zajištění písemného vyjádření vedoucího oddělení digitalizace a ředitele odboru informatiky a digitalizace (dále jen OID) ve věci metodiky či pravidel, podle nichž probíhala digitalizace v USTR v letech 2008–2010
d)
o předložení koncepce rozvoje informačních systémů (zpracování elektronických evidencí a dalších archivních pomůcek) ABS v letech 2008–2010, včetně příslušné dokumentace
Zjištění KODI: Ve své zprávě ředitel OID (č.j. UST/EKO-96/2010 ze dne 7. 7. 2010) uvádí, že „Koncepce, resp. plán a představa jak dál postupovat v procesu digitalizace se rodila paralelně se zrodem obou institucí…“. KODI si je vědoma, že digitalizace probíhala mimo jiné již dle zákona č. 140/1996 Sb., o zpřístupnění svazků vzniklých činností bývalé Státní bezpečnosti. Má za to, že digitalizace navazovala na činnosti vykonávané MV ČR, MO ČR a UZSI (např. digitalizace a přepis EZO v roce 20075). V roce 2008 digitalizace pokračovala (nebyla nově zahájena), ovšem její způsob se zásadně změnil. Tento názor posiluje skutečnost, že při digitalizaci bylo používáno hardwarové a softwarové vybavení delimitované z MV ČR, MO ČR a UZSI.6 V právních aktech dokládajících vztah USTR a ABS, které byly předloženy členům KODI je „nejstarší“ datován 15. 4. 2008.7 Z uvedeného dokumentu vyplývá, že USTR „výběr materiálu pro digitalizaci přizpůsobuje požadavkům Archivu podle aktuálních potřeb. Archiv pružně poskytuje Ústavu archivní materiál pro digitalizaci a v potřebném rozsahu se zúčastňuje logistického zabezpečení digitalizace (fyzický výběr materiálu, přeprava, příprava na digitalizaci atd.).“ Konkrétní rozdělení činností mělo být vymezeno realizačními dohodami. Uzavřena byla pouze dohoda č. 1 o průběžném ukládání bezpečnostních kopií datových nosičů (č.j. UST-262/2009), která průběh a způsob digitalizace neřeší. Na základě výše uvedené dohody o spolupráci ze dne 15. 4. 2008 vedou USTR i ABS evidenci archiválií určených k digitalizaci (fyzické umístění, zodpovědné osoby, čas a stav) a podle převzetí přebírají odpovědnost za ztrátu a poškození a také „Ústav zařazuje neskenované dokumenty do Systému správy dokumentů,“ do něhož mají pracovníci ABS neomezený přístup, což ovšem dlouhodobě nebylo naplňováno,8 obě instituce spolupracují při popisu atd.
4
Viz pozn. 1. Viz Rendek Hazdrovi 7. 7. 2010, č.j. UST/EKO-96/2010. 6 Viz poznámka 5. 7 Dohoda o vzájemné spolupráci USTR a ABS 15. 4. 2008, Žáček, Bukovszky, č.j. ABS-292/2008. 8 Viz Zeman Ptáčníkové 6.1. 2010, č.j. ABS 100/2010 EDA. 5
4
Další předložené dokumenty, které lze považovat za relevantní k této záležitosti, jsou Směrnice ředitele USTR č.j. UST-526/2008 O digitalizaci dokumentů, která však byla zrušena Směrnicí ředitele USTR č.j. UST-244/2009 O digitalizaci dokumentů, která se zabývá převodem dokumentů do elektronické podoby9 a ukládáním pořízených digitálních reprodukcí do úložiště. Do úložiště se ukládá na základě Směrnice ředitele ABS č.j. ABS-284/2009 O struktuře elektronického archivu ve znění č.j. ABS 3316/2009 R a zmíněné směrnice ředitele USTR č.j. UST-244/2009. Příprava a vyplňování protokolů o digitalizaci probíhá dle Směrnice ředitele ABS (č.j. ABS-286/2009 ve znění č.j. ABS 3315/2009 R). Výše uvedené vnitřní normy sice částečně upravují některé organizační a technické aspekty digitalizace, avšak neřeší koncepci digitalizace, ani koncepci tvorby informačních systémů (dále jen IS). Informace o plánu, způsobu, průběhu a výsledcích digitalizace lze získat z plánů práce obou institucí za příslušné roky, z výkazů činnosti a souvisejících dokumentů. Plán práce ABS na rok 2008 informuje o prioritách v oblasti digitalizace (1. pro vědeckou, 2. výstavní a vzdělávací činnost USTR, 3. úřední činnost ABS, 4. pro badatele, 5. z hlediska dlouhodobé ochrany) a dále o naplňování těchto cílů (průběžně: 1. výzkum USTR, 2. úřední činnost ABS, 3. pro badatele, 4. interních norem řízení ministerstev vnitra a StB, 5. osobních evidenčních karet, materiálu I. správy SNB; pro výzkum a prezentaci: 1968, archivní pomůcky). Výroční zpráva ABS za rok 2008 informuje o realizaci – k digitalizaci předáno cca 5000 inventárních jednotek. Plány práce ABS na roky 2009 a 2010 přehodnotily priority (1. úřední činnost ABS, 2. pro badatele, 3. z hlediska dlouhodobé ochrany, 4. pro tvorbu digitálního archivu, 5. pro vědeckou, výstavní a vzdělávací činnost USTR), realizace probíhala výběrem archiválií podle doporučení vedoucích pracovníků se zřetelem na fyzický stav, četnost využívání a ochranu v režimu systematické digitalizace. Priority digitalizace mělo předložit vedení ABS,10 projednány byly v srpnu 2009 (poškozený materiál žádaný badateli, badateli využívaný materiál), přičemž priority stanovoval také ředitel USTR. Věc byla projednávána rovněž v prosinci 2009, kdy byl předložen počet digitalizovaných archivních jednotek – „v roce 2009 bylo postupováno spíše ad hoc, na 2010 předá ředitel ABS přehled archivních materiálů k systematickému převodu."11 Podle plánu práce USTR na rok 2008 probíhá digitalizace ve dvou režimech (podle požadavků badatelů, ucelené soubory dle požadavků ABS), dle plánu práce na rok 2009 (archivní jednotky po dohodě USTR a ABS, dle požadavků badatelů, dle požadavků ABS, pro prezentace a systematicky pomůcky a fondy dle dohody USTR a ABS). Nezohledněna zůstala problematika digitalizace rozsáhlých nezpracovaných archivních souborů a v jejich digitalizaci se pokračovalo (např. I. správa SNB, mezinárodní smlouvy FMV, Inspekce 1968). Například ještě v prosinci 2009 byl udělen souhlas ředitele ABS s digitalizací písemností z přírůstků Správy vyšetřování StB (č.j. ABS 3636/2010 FMV).12 9
Čl. 3 řeší využití techniky – průtahové skenery s automatickým podavačem pro kvalitní papír, „nekvalitní papírové předlohy, dokumenty bez možnosti rozešití se digitalizují bezkontaktně na knižních skenerech nebo digitálním fotoaparátem“. 10 Zápis z porady ředitele USTR a ABS ze dne 9. 1. 2009, č.j. UST-13/2009. 11 Zápis z porady ředitele USTR a ABS ze dne 15. 8. 2009, č.j. UST-314/2009 a 29. 12. 2009, č.j. UST452/2009. 12 Navrátil Benešové 7. 7. 2010, č.j. ABS 4567/2010 OOS; Slavíček a Dvořáček Zemanovi 7. 7. 2010, č.j. sine.
5
Z vyjádření ředitele OID: „Odbor zajišťuje vytváření uživatelských kopií archiválií bez ztráty čitelnosti dokumentů. V průběhu jedenácti měsíců 2008 bylo digitalizováno celkem 4 769 642 stránek dokumentů. Po zakoupení poloautomatu určeného ke skenování mikrofiší se produktivita zvýšila natolik, že v roce 2009 šlo u 58 % veškerých digitalizovaných dokumentů o mikrografické záznamy (mikrofilmy, mikrofiše, žakety) a ve 45 % o papírové dokumenty. Celkem bylo v roce 2009 digitalizováno 8 900 000 dokumentů z toho 5 000 000 skenů mikrografických záznamů. Reálný počet stránek, které jsou nosičem informací, je po odečtení bílých stránek (duplex sken) 4 765 000 dokumentů.“13 Na další straně citovaného dokumentu se uvádí, že současná kapacita skenování je 1 milion stran měsíčně a počítá se s tím, že systém musí v budoucnu umožnit uložení min. 100 tisíc stran denně (tj. cca 100 kartonů po 1000 stranách/denně). Perspektivně bude vyhotoveno a uloženo mnoho set milionů stran. Uvedené údaje vypovídají o snaze po získání co největšího množství digitalizátů, aniž by byly dány do vztahu s reálnými možnostmi zaměstnanců připravujících archiválie k digitalizaci a aniž by byla zmíněna možnost a způsob jejich dalšího systematického využití (viz dále především bod 8 této Závěrečné zprávy). V písemné odpovědi řediteli USTR ředitel OID (č.j. UST/EKO-96/2010 ze dne 7. 7. 2010) nastiňuje některé aspekty, které by se pravděpodobně mohly – v budoucnu a po podrobnějším rozpracování – stát základem budoucí koncepce digitalizace a tvorby IS. Tato koncepce by měla detailně upravovat pravidla, způsob a předmět digitalizace i tvorbu IS (v návaznosti na databázové systémy a další prostředky užívané ABS či dalšími složkami obou organizací), které by měly být vytvářeny s ohledem na možné budoucí uložení digitálních reprodukcí archiválií (dále jen digitalizátů) v Národním digitálním archivu. O všech aspektech, které uvádí ředitel OID ve své odpovědi, tj. kapacita a výkon systému, ukládání dokumentů (zřejmě se myslí digitalizátů – dtto i dále), přístup k dokumentům i vyhledávání dokumentů hovoří ředitel OID v budoucím čase, což vyvolává oprávněnou domněnku, že uvedené záležitosti zatím nebyly komplexně řešeny a tedy ani nemohly být uvedeny do provozu. Ředitel OID se odvolává pouze na testovací provoz elektronického archivu, který byl spuštěn v rámci stávající ICT infrastruktury v červenci 2009. Za dokumentaci k informačním systémům ředitel OID pokládá své odpovědi na otázky doc. Pernese ze dne 27. 4. a 10. 5. 2010 (č.j. UST/EKO-48/2010 a č.j. UST-120/2010 ze dne 7. 4. 2010), které poskytl členům KODI. Z jeho odpovědí však rovněž nevyplývá koncepční řešení dané problematiky. Shrnutí: Ad a) viz právní analýza. Ve věci právních vztahů USTR a ABS se KODI odvolává na bod č. 1 této Závěrečné zprávy. Ad b), c) a d) KODI nebyly předloženy žádné dokumenty, které by dokládaly tvorbu koncepce digitalizace a informačních systémů. KODI požádala ředitele USTR, aby zajistil vyjádření ředitele OID. Ředitel OID své vyjádření ve zprávě zaslané řediteli USTR (č.j. UST/EKO-96/2010 ze dne 7. 7. 2010) opírá o platný Organizační řád USTR (č.j. UST102/2007 ze dne 7. 1. 2008)14 a pravděpodobně též o ustanovení zákona č. 181/2007 Sb., 13
Rendek Hazdrovi 7. 7. 2010, č.j. UST/EKO-96/2010, s. 2, odst. 3.
14
Vedoucí OID zřejmě poukazuje na články 33 až 36 Organizačního řádu Ústavu: Článek 33 (Odbor informatiky a digitalizace) odstavec 1) V čele odboru informatiky a digitalizace stojí ředitel, který řídí níže uvedené podřízené útvary, komplexně zajišťuje účinnost a výstupy procesů v působnosti odboru. Ve 2. odst. čl. 33 je uvedeno: Odbor zabezpečuje správu a rozvoj informačních
6
v platném znění, protože v dopise uvádí: „…plní úkoly vyplývající ze zákona o spolupráci s Archivem bezpečnostních složek.“ Členové KODI jsou tedy nuceni konstatovat, že koncepční dokument, na jehož základě by bylo možné provádět systematickou digitalizaci a vytvářet sofistikované IS, jim předložen nebyl, a tedy mohou předpokládat, že v průběhu let 2008–2010 takový dokument nebyl vytvořen, nemohl projít vnitřním připomínkovým řízením tak, aby jeho konečná verze vyhovovala oběma spolupracujícím institucím (USTR a ABS). KODI rovněž nepovažuje písemné vyjádření vedoucího oddělení digitalizace a ředitele OID ve věci metodiky či pravidel, podle nichž probíhala digitalizace v USTR v letech 2008– 2010, za dostatečné. Doporučení: Členové KODI jsou přesvědčeni, že tak nákladný a složitý problém jakým je digitalizace archiválií a tvorba IS umožňujících následné využívání digitalizátů především badatelskou veřejností, je třeba podepřít kvalitně zpracovaným projektem, který by měl projít několikastupňovým připomínkovým/oponentským řízením. Pouze takový projekt, který všechny související činnosti uvede do souladu a poskytne jim pevný řád (v dynamickém vývoji) je životaschopný a smysluplný 1) KODI proto doporučuje řediteli USTR vypracovat koncepci digitalizace a tvorby informačních systémů, která by byla založena na projektovém řízení a akceptovala by možnosti a potřeby obou institucí a zahrnovala by rovněž možnost využití digitalizátů vzniklých před rokem 2008 (po posouzení jejich kvality) 2) dále KODI doporučuje řediteli USTR vycházet z doporučení bodu 1) této Závěrečné zprávy a podle potřeby zrušit, doplnit a uvést v soulad s doporučeními bodu 1) interní předpisy a dohody mezi USTR a ABS
systémů komunistických bezpečnostních složek, Ústavu i Archivu, neodkladný převod archiválií a dokumentů do elektronické podoby a zpracování osobních údajů. V článku 34 (Oddělení správy a vývoje informatiky) je uvedena působnost oddělení – v bodě a) správa a vývoj informačních systémů provozovaných Ústavem a Archivem; b) ochrana a zálohování dat; c) technická správa digitalizovaných dat. Článek 35 (Oddělení rozvoje evidencí) uvádí působnost oddělení – a) aktualizace údajů v informačních systémech provozovaných Ústavem a Archivem; b) vytváření digitálních pomůcek a dokumentů; c) popis digitalizovaných a zpřístupňovaných dokumentů d) verifikace evidenčních záznamů. V článku 36 (Oddělení digitalizace) je opět vymezena působnost oddělení: a) provoz digitalizačních linek; b) převod archiválií a dokumentů do elektronické podoby; c) příprava digitalizovaných dat k dalšímu zpracování
7
3) a 4) Příprava a předávání archiválií k digitalizaci, evidence poškozených archiválií, ochrana archiválií Původní zadání ředitele USTR: Posoudit proces digitalizace probíhající v USTR ve vztahu k ochraně archiválií specifikovala KODI na svém prvním zasedání a vyžádala si předložení písemných dokumentů nebo předložení písemných vyjádření zaměstnanců ABS týkajících se a)
způsobu přípravy archiválií k digitalizaci v letech 2008 až 2010
b)
jakým způsobem byla v letech 2008–2010 vedena dokumentace o předávaných/ vracených archiváliích
c)
nařízení přikazující výjimky z platných směrnic se zdůvodněním proč k nim došlo
dále KODI d)
požádala o stanovisko ředitele ABS k vydávání výjimek z platných předpisů
e)
požádala ředitele ABS o možnost zhlédnout způsob přípravy archiválií k digitalizaci
f) požádala vedoucí oddělení ABS a OID o předložení dokumentů, které se vztahují k předávání archiválií (manipulační knihy, předávací protokoly, úřední záznamy apod.) g)
požádala o možnost zhlédnout ukázky poškozených archiválií a o předložení dokumentů vztahujících se k poškození archiválií
Zjištění KODI: Ad a) KODI byla předložena Směrnice ředitele USTR, č.j. UST-526/2008 O digitalizaci dokumentů platná od 1. 12. 2008 a zrušená Směrnicí ředitele USTR pro studium totalitních režimů č.j. UST-244/2009 O digitalizaci dokumentů, která vstoupila v platnost 9. 7. 2009. Dne 18. 12. 2009 nabyla platnost Směrnice ředitele Archivu bezpečnostních složek č.j. ABS286/2009 O přípravě archiválií a dokumentů k digitalizaci ve znění č.j. ABS 3315/2009 R. Teprve posledně uvedená vnitřní norma ABS řeší systematicky a podrobně přípravu archiválií k digitalizaci, včetně Protokolu o přípravě archiválie k digitalizaci a návodu na jeho vyplnění.15 Lze předpokládat, že v průběhu určité doby od platnosti Směrnice dojde k úpravě některých postupů, které budou pro praxi přijatelnější. Komise rovněž obdržela písemná vyjádření pracovníků ABS týkající se přípravy archiválií, z nichž vyplývá: - v roce 2008 nebyl k dispozici žádný interní předpis upravující tuto problematiku, a to až do vydání výše uvedené Směrnice č.j. UST-526/200816
15
Problémem všech předložených dokumentů je terminologie – „archiválie“ a „dokument“. Též je užíván termín „materiál“. Pro potřeby této Zprávy předpokládá KODI, že jde o digitalizaci archiválií ve smyslu zákona č. 499/2004 Sb., v platném znění a termín „dokument“ je používán synonymně (viz bod 1 této zprávy). 16 Vyjádření oddělení archivních fondů FMV k žádosti komise KODI USTR z 30.6. 2010 zaslané tajemníkem KODI Mgr. Petrem Zemanem, č.j. sine ze dne 7.7. 2010 Slavíček, Dvořáček.
8
- archiváři však upozorňují na to, že ani v předcházejícím období existence Archivu MV žádné předpisy upravující přípravu archiválií k digitalizaci nebyly k dispozici (č.j. ABS 4566/2010 StB). Archiválie se připravovaly k digitalizaci jako každá jiná zápůjčka do badatelny. Z vyjádření archivářů dále vyplývá, že se snaží připravovat archiválie k digitalizaci podle pokynů platné Směrnice č.j. ABS-286/2009, avšak ne vždy je to možné, a to především vzhledem k množství archiválií, které mají být předávány k digitalizaci a vzhledem k vydávání výjimek z této Směrnice (viz dále). KODI zaznamenává ústní vyjádření Mgr. J. Kaliny v tom smyslu, že z některých oddělení ABS jsou zasílány archiválie dobře připravené, a z jiných oddělení téměř nepřipravené. Přesto, že v současnosti došlo ke zmírnění tlaku na přípravu archiválií k digitalizaci, problém s nedostatečnou přípravou archiválií v některých případech přetrvává. Ad b) a f) Ve výše uvedeném dokumentu17 se uvádí, že evidence archivních dokumentů zasílaných na digitalizaci v roce 2008 byla vedena společně s evidencí zápůjček do ostatních oddělení ABS. V lednu 2009 byla zavedena samostatná evidence (kniha zápůjček, samostatná řada reversů označená RD), zápůjčky jsou rovněž zapisovány do doručovací knihy. Seznam zápůjček je veden také v elektronické podobě (tabulka Excel). Avšak archiválie, které byly k digitalizaci zapůjčeny centrální badatelnou nebo přímo ředitelem ABS, evidovány nejsou. Z vyjádření Mgr. Pulce (č.j. ABS 4557/2010 OVS) vyplývá, že všechny archiválie v roce 2008 a část archiválií na počátku roku 2009, byly zasílány k digitalizaci prostřednictvím badatelny a rovněž dodává, že některé archiválie byly digitalizovány bez vědomí oddělení. Dále podrobně popisuje přípravu archiválií k digitalizaci (popis na tzv. košilce – údaje o volných přílohách). Archivní čísla a počty svazků byly zapsány do doručovací knihy a kurýrem byly archiválie odvezeny. Pracovník oddělení digitalizace potvrdil příjem do doručovací knihy a do digitalizačního protokolu (ten používalo oddělení od července 2008), který zůstával připojen u archiválií. Záznam o provedení digitalizace byl zaznamenán do protokolu a pracovník oddělení byl vyzván, aby archiválie převzal. Údaje o vrácení archiválií byly zaznamenány do manipulační knihy OID, archiválie byly zkontrolovány a zaevidovány jako „digitalizované“. V případě, že bylo zjištěno poškození archiválií, informoval odpovědný pracovník vedoucího oddělení, který „úřední cestou“ předal informaci nadřízenému a později i vedoucímu oddělené péče o fyzický stav archiválií. Zdánlivě malá poškození – např. rozešití svazků se neevidovala. Součástí vyjádření Mgr. Pulce je záznam č.j. ABS-243/OVS-2009 ze dne 14. 7. 2009 popisující ztrátu pěti listů archiválií z vyšetřovacího spisu V 2671 Brno (Světlana). PhDr. I. Kvapilová uvádí (č.j. ABS 4535/2010 CMV), že v roce 2008 a 2009 probíhala digitalizace pouze na základě požadavků badatelů USTR (Schovánek, Stárek, Kalina) zřejmě pro výstavní, popř. badatelské účely. Archiválie byly zapůjčovány na základě řádně vyhotovených reversů, jejichž některé kopie jsou k uvedenému dokumentu přiloženy. Zároveň bylo zapůjčení zaznamenáno do knihy zápůjček a do jednacího protokolu, popř. doručovací knihy. I zde je poznámka, že takto byly evidovány pouze případy, kdy probíhala digitalizace s vědomím oddělení, ale jsou případy, kdy archiválie byly digitalizovány bez vědomí oddělení. Od května 2009 postupují podle platné Směrnice o přípravě archiválií. Od roku 2010 probíhá na oddělení systematická digitalizace, jejíž pravidla jsou dána uvedenou 17
viz pozn. 16.
9
směrnicí. Obdobně popisuje postup přípravy a předávání archiválií Mgr. S. Ptáčníková (č.j. ABS 4566/2010 StB). Zpráva Mgr. P. Navrátila (č.j. ABS 4567/2010 OOS) se při přípravě archiválií k digitalizaci odvolává na směrnici z 15. 12. 2008. Předávání archiválií k digitalizaci probíhalo od roku 2008 prostřednictvím tzv. zápůjčních knih. Pracovní postup při přípravě archiválií byl uveden do souladu s výše citovanou směrnicí – „Leč téměř bezprostředně po přistoupení k řádnému zápůjčnímu procesu byl po stížnosti ředitele USTR ředitelem ABS vydán ústní pokyn, že směrnice pro oddělení operativních svazků [neplatí] …- zapůjčování tedy probíhalo nadále pouze se základní evidencí…“ KODI rovněž shlédla způsob evidence přejímaných a odesílaných archiválií oddělením digitalizace (viz Záznam z návštěvy…) tzv. manipulační knihy. Zápisy jsou prováděny vždy proti podpisu zúčastněných. Ad c) KODI byl předložen Záznam (č.j. ABS-1079/VKR-2009) pořízený Mgr. Pavlem Navrátilem dne 30.7. 2009, který byl dán na vědomí Mgr. M. Urbánkovi, prvnímu zástupci ředitele ABS. Předmětem Záznamu je ústní příkaz ředitele ABS, jímž uděluje výjimku ze směrnice o přípravě archiválií (č.j. ABS-286/2009) pro oddělení operativních svazků rozvědky a VKR – „…v případě předkládání operativních svazků bývalé I. správy SNB k digitalizaci se nebude přistupovat k vyplňování protokolů o digitalizaci a k úkonům s tímto procesem spojených.“ Dále byl KODI předložen dokument č.j. ABS 3278/2009 OOS ze dne 7. 12. 2009 – Úřední záznam – vyhotovený Mgr. P. Navrátilem. Záznam se opět týká výjimky z uvedené směrnice s požadavkem na předkládání 30 kartonů archiválií denně k digitalizaci. Ad d) Stanovisko ředitele ABS k vydávání výjimek z platných předpisů nebylo KODI doručeno. Ad g) Ve věci poškozování archiválií a způsobu evidence jejich vzájemného předávání byly KODI předloženy Zápisy z porady ředitele Archivu bezpečnostních složek: č. 14 (č.j. ABS 1795/2009 R) – ad 5) Diskuse: „Pan Mgr. P. Dvořáček poukázal na poškozování materiálů při digitalizaci. Došlo k proškolení zaměstnanců, kteří provádějí digitalizaci, ale bezúspěšně.“; č. 17 (č.j. ABS 2178/2009 R) – „Ředitel Archivu uvedl, že ve věci skenování dokumentů dochází k dalším neshodám mezi předávajícími a přijímajícími. Při této příležitosti pan M. Kostlán, DiS, seznámí obě strany s praxí skenování tak, aby nedošlo k dalšímu poškození archivních dokumentů. Pan Mgr. M. Urbánek v této souvislosti ve spolupráci s p. Mgr. J. Kalinou nastaví systém předávání a přejímání dokumentů tak, aby v budoucnu nedocházelo k žádným nesrovnalostem….“ ; č. 20 (č.j. ABS 3632/2009 R) – „Digitalizace archivních dokumentů má rezervy, v roce 2010 se bude jednat o jednu ze zásadních priorit v úzké spolupráci s Ústavem.“; č. 6 (č.j. ABS 2261/2010 R) – „Mgr. Urbánek informoval ředitele o uskutečněném jednání s panem Mgr. J. Kalinou, zodpovědným pracovníkem Ústavu, týkající se digitalizace, při níž dochází k opakovanému poškozování archivních materiálů. V této souvislosti vypracuje vedoucí oddělení péče o fyzický stav archiválií pan M. Kostlán, DiS., analýzu, kde porovná stav a vyspecifikuje příčiny poškozování
10
archivních materiálů při procesu digitalizace. Na základě této analýzy dojde k opětovnému jednání s ředitelem odboru informatiky a digitalizace p. Mgr. P. Rendekem a poučením zaměstnanců o zacházení s materiály. Zároveň bude řediteli Archivu předložen návrh na „Realizační dohodu“, případně Směrnici ředitele Archivu.“ č. 7 (č.j. 3319/2010 R) – „Ředitel informoval přítomné, že příští týden svolá ředitel Ústavu jednání na nejvyšší úrovni, aby došlo k vyřešení vzniklých problémů, týkajících se skenování a digitálního archivu.“ KODI konstatuje, že na poradách ředitele ABS byly ventilovány problémy spojené s poškozováním archiválií, avšak koncepční řešení nebylo vypracováno. Z výše předložených dokumentů nevyplývá, že by vzájemná jednání zaměstnanců ABS a USTR přinesla podstatné zlepšení stavu.18 Řediteli ABS případně jeho prvnímu zástupci či vedoucímu oddělení péče o fyzický stav archiválií byly předávány záznamy o poškození archiválií pracovníky jednotlivých oddělení ABS (např. č.j. ABS-51/FMV-2009; č.j. ABS 1712/2010 FMV; č.j. ABS 3636/2010 FMV; č.j. ABS 1851/2010 OOS). KODI byly při návštěvě pracoviště ABS (2. 7. 2010) předloženy ukázky poškozených archiválií a také zaslána fotografická dokumentace těchto poškození (viz dokumenty zaslané KODI vedoucími oddělení ABS). Jako nejčastější typy poškození archiválií specifikovala KODI: 1) potrhání původních desek 2)
doslova roztrhání některých kancelářskou svorkou
stran
archiválií,
jednotlivé
útržky
spojeny
3)
přestřižení vázacích šňůr (trikolor) a jejich nahrazení novými, přičemž nová vazba je provedena neodborně, např. v jednom případě byl obsah svazku svázán do původních desek nejen obráceně - zadní strana je první a začátek stránky je dole
4)
v některých případech zůstaly jednotlivé stránky mimo vazbu
5)
poškození, tj. rozlámání pečetí (pečetní vosk)
6)
jednotlivé listy a fotografie neodborně oddělené a tedy silně potrhané
7)
přelepení oddělené fotografie při zpětné kompletaci archiválie přes střed lepící páskou nebo její připojení sponkou ze sešívačky
Dále dostala KODI k dispozici dokument „Souhrn všech zpráv o kontrolách provedených na odd. digitalizace od 5. 11. 2009 do 18. 6. 2010“, z nichž vyplývá, že kontroly jsou prováděny podrobně (týdně kontroluje jedna pracovnice oddělení péče o archiválie – 10 kartonů příchozích a 10 odchozích). Podrobně jsou zaznamenávána jednotlivá poškození. Dokumenty, které by se dále zabývaly poškozením archiválií, KODI předloženy nebyly. 18
Dokument č.j. ABS 3696/2010 PFA ze dne 20. 5. 2010 Vyhodnocení způsobu nakládání s archivními dokumenty ABS v procesu jejich skenování na oddělení digitalizace USTR za období od 16. 4. 2010 do 17. 5. 2010.
11
Oddělení péče o fyzický stav archiválií předložilo dále dokumenty dokládající klimatické parametry depozitářů určených pro dlouhodobé uložení archiválií v péči ABS. Ve zprávě uváděné parametry jsou naprosto nevhodné pro dlouhodobé uložení archiválií (nízká relativní vlhkost a vysoká teplota) nadto hodnoty teploty a relativní vlhkosti kolísají ve velkém rozsahu během 24 hodin. Na základě předložených dokumentů KODI konstatuje, že k poškozování archiválií dochází soustavně, tedy i během jejich uložení v depozitářích a samozřejmě též jejich neustálým zapůjčováním do badatelen. Tím spíše by systematická digitalizace podle vhodně zvolených kritérií měla k ochraně archiválií před poškozováním přispět a ne tato poškození ještě zhoršovat (viz dále – možnost využívání digitalizátů prostřednictvím elektronického archivu) Ad e) Vlastní příprava archiválií na pracovišti ABS KODI nebyla prezentována. Připravené archiválie, však členové KODI měli možnost zhlédnout při kontrole archiválií (2. 7. 2010). Komise shlédla způsob kontroly archiválií před a po digitalizaci na pracovišti USTR, kterou provádí pracovnice oddělení ochrany archiválií viz Záznam z návštěvy. KODI byla informována o tom, že příprava archiválií pracovníky Archivu spočívá v odstranění kovových součástí (sponek a drátků ze sešívačky) a vyplnění částí Protokolu o přípravě archiválií, které se týkají popisu archiválií (počty stran, paginace apod.). Pracovnice oddělení péče o archiválie kontroluje archiválie zaslané/odesílané pracovišti OID a zaznamenává údaje o jejich fyzickém stavu a také poznamená pokyny pro volbu způsobu digitalizace – např. nerozešívat, neskenovat na průtahovém skeneru atd., které však nejsou vždy respektovány. Doporučení: 1) KODI doporučuje řediteli USTR komisionálně posoudit jednotlivé případy poškozování archiválií a v prokazatelných případech vyvodit osobní odpovědnost za poškozování archiválií, a také za neřešení nebo nedůsledné řešení této problematiky 2) KODI doporučuje provádět systematickou digitalizaci podle předem stanovených pravidel (bez vydávání výjimek) a na základě kvalitně připravených projektů. K realizaci těchto projektů zřídit realizační týmy složené ze zástupců participujících složek ABS a USTR s vymezením jasné osobní odpovědnosti za jednotlivé procesy 3) KODI doporučuje upravit proces přípravy archiválií tak, aby zcela probíhal na pracovištích ABS, kde pracovníci oddělení péče o archiválie mohou provést bezodkladně ambulantní konzervaci již poškozených archiválií, a neponechávat tuto činnost v kompetenci zaměstnanců OID 4) Vzhledem k tomu, že pozornost obou institucí je zaměřena hlavně na kvantitu, tedy množství pořízených digitalizátů, je třeba (bude-li zachován tento trend) tomu přizpůsobit činnost zaměstnanců (pracovní náplň) tak, aby mohli zodpovědně archiválie k digitalizaci připravit, aby archivní zpracování usnadnilo praktické využití pořízených digitalizátů a aby digitalizace probíhala s ohledem na fyzický stav archiválií 5) KODI doporučuje řediteli USTR, aby ve spolupráci s ředitelem ABS nalezl řešení pro vytvoření podmínek vhodných pro dlouhodobé uložení archiválií, tj. vhodných depozitářů 6) V neposlední řadě doporučuje KODI prostřednictvím právní analýzy posoudit způsoby poškození archiválií (neodborné rozvázání a opětovné
12
svázání svazků – přestřižení trikolórní šňůry, poškození pečetí, roztrhání atd.) ve vztahu k jejich právní průkaznosti 7) Na základě výše uvedeného doporučuje KODI řediteli USTR zvážit s ohledem na výsledky právní analýzy (viz bod 1 Závěrečné zprávy) možnost zařazení procesu digitalizace archiválií do organizační struktury ABS. Bez ohledu na to, zda toto doporučení bude respektováno, považuje KODI za nutné, aby zaměstnanci ABS měli přímý dohled nad vlastním procesem digitalizace
13
5) Technické řešení projektů digitalizace a informačních systémů v USTR KODI požádala ředitele USTR o umožnění návštěvy digitalizačního pracoviště včetně podání informace o způsobech digitalizace a o předložení příslušné dokumentace viz Záznam z návštěvy a)
KODI dále žádala: o popis k digitalizaci užívaného technického zařízení (specifikaci technických parametrů používaných přístrojů a případně o předložení příslušné technické dokumentace k nim (např. druh a intenzita světla, rychlost skenování atd.), a to včetně zpráv o údržbě, kalibraci a technické kontrole přístrojů
b)
popis používaných technologií skenování v letech 2008–2010
c)
uvedení technických parametrů vzniklých digitalizátů
d)
vysvětlení formy a způsobu ukládání technických metadat, popř. předložení metodik; v případě, že se parametry v uvedeném období měnily, žádá KODI uvedení důvodu těchto změn Zjištění KODI: Ad a) Komisi byly zaslány firemní propagační materiály k používaným skenerům, které obsahují pouze základní technické údaje bez bližších informací o jejich nastavení a způsobu užívání. Manuály pro pracovníky obsluhy (dále jen operátory) přístrojů nebyly zpracovány tzn., že operátorům bylo poskytnuto pouze slovní zaškolení. Z předložené technické dokumentace (tj. spíše prospektů) používaných průtahových skenerů CANON DR-5010C vyplývá, že dokumenty je možné skenovat podle velikosti papíru buď v přímé dráze nebo „U“ (bylo by vhodné poučit operátora v jakém případě lze jeden nebo druhý z těchto způsobů použít). Jako závažnější problém se jeví skutečnost, že pro oba typy podávání dokumentů lze použít pouze takové dokumenty, jejichž psací látka – tj. papír – je vyšší gramáže než 42g/m2. KODI považuje za prokázané (na základě ukázek poškozených archiválií), že prostřednictvím těchto skenerů byly skenovány též archiválie zaznamenané na psací látce (tj. papíru) o gramáži (20) 27 až 40g/m2 (běžně 30g/ m2). Dále KODI požadovala předložení servisních knih nebo dokladů o údržbě skenerů, a to především z toho důvodu, že jejich špatný technický stav by mohl být příčinou poškozování archiválií. Namísto požadovaných dokumentů byl členům Komise zaslán e-mail p. Babjuka (13. 7. 2010) s popisem údržby skenerů, není však jasné, jakého období se tento popis týká. Dále byl zaslán e-mail s potvrzením fy Exon (13. 7. 2010) o tom, že „…prováděli údržbu skeneru PS5000, kde součástí byla i výměna lamp,“ rovněž bez uvedení data a důvodu této výměny. Na základě měření hodnot světelného toku, který provedli restaurátoři ABS dne 20. 7. 2010, bylo zjištěno, že hodnoty světelných zdrojů jednotlivých knižních skenerů se liší a pohybují se v rozmezí od cca 700 do cca 900 lux, což může být příčinou rozdílné kvality digitalizátů. Zda-li světelné zdroje obsahují škodlivé složky světelného spektra (tj. UV a IF záření) se zatím nepodařilo zjistit a z poskytnuté „technické dokumentace“ to nevyplývá.
14
Dále byly KODI zaslány montážní listy a protokoly o opravě (10ks z roku 2009 a 1kus z roku 2010). Z těchto dokumentů lze odvodit, že údržba přístrojů probíhala, ale nelze říci, zda pravidelně či pouze nahodile nebo v případě poruchy. Např. montážní list ze dne 16. 7. 2009 obsahuje v poli „Vyjádření technika“ zprávu o tom, že ve stroji byly napadané svorky ze sešívačky, což způsobilo zkrat na elektroinstalaci skeneru…(!). Protokol o opravě ze dne 12. 5. 2009 obsahuje zprávu v poli „Závada uvedená zákazníkem“, že „špatně podává papír“ a obdobná závada se objevuje i na montážním listu ze dne 21. 6. 2010 („špatně podává originály“). Ad b) a c) I v tomto případě je KODI nucena konstatovat, že jí nebyl poskytnut souhrnný dokument, který by popisoval technologie užívané při skenování archiválií. Ředitel OID považuje za dostatečné k této problematice své vyjádření v dopise KODI ze dne 7. 7. 2010 (č.j. UST/EKO-96/2010), s. 2, odst. 2, kde vyjmenovává jednotlivé typy skenerů a uvažuje o nákupu nových. Další jen velmi stručné informace k této problematice lze získat z předložených směrnic o digitalizaci a z ústního podání pracovníků OID při návštěvě pracoviště. Na základě získaných informací se situace jeví takto: − od 1. 2. 2008 do 30. 11. 2008 nebyly k dispozici žádné písemné pokyny, které by upravovaly způsob digitalizace archiválií − od 1. 12. 2008 se digitalizace řídila směrnicí č.j. UST-526/2008. Předpokládal se vznik pouze rastrových obrazů. Tyto byly ukládány ve formátu JPEG, přičemž míra komprese nebyla stanovena (přesněji byla ponechána na názoru zpracovatele – viz čl. 3, odst. 5 a 6 citované směrnice19). Od konce roku 2008 je pro rastrové obrazy používán formát JPEG s indexem kvality 80%. − od 9. 7. 2009 platí směrnice 244/2009 z 9. 7. 2009 „O digitalizaci dokumentů“. Tato směrnice předpokládá též pořizování digitálních reprodukcí zvukových a kinematografických archiválií. Formáty pro ně určuje na základě vyhlášky č. 191/2009 Sb. Lze konstatovat, že uvedené směrnice, dle nichž bylo digitalizováno, mají co do kvality vzestupnou tendenci, přesto je třeba zdůraznit, že velké množství digitalizátů (vzniklé do konce roku 2008) bylo pořízeno dle neznámých parametrů. To se však dá jen velmi těžko určit především vzhledem k tomu, že nebyl vytvořen systém (nebo proces), který by jednoznačně přiřazoval k daným digitalizátům tyto technicko-procesní parametry. Analýza pořízených digitalizátů (k ověření parametrů) nebyla provedena. Ad d) Problematika ukládání technických metadat není řešena žádným vnitřním předpisem. Technická metadata jsou zachycena ve file systému dočasného úložiště a v tzv. EXIF datech zapsaných skenery k jednotlivým obrázkům. Doporučení: 19
Odst. 5 uvádí že: „Z originálních předloh dokumentů v papírové podobě se vyhotovují barevné digitální kopie v rozlišení 240, resp. 300 DPI, u knižních skenerů a digitálního fotoaparátu v přibližném ekvivalentu uvedených rozlišení. Mikrofišové předlohy se skenují v odstínech šedi s ekvivalentem rozlišení papírových dokumentů.“ Odst. 6 uvádí: „Dokumenty se ukládají do dočasného úložiště (sdílená složka „scan-temp“ na serveru X1) ve formátu JPEG se sníženou kvalitou za zachování plné čitelnosti. Každý skener má na dočasném úložišti vytvořenou vlastní složku. Do složek mají přístup pouze zaměstnanci oddělení digitalizace.“
15
1) KODI doporučuje řediteli USTR nechat zpracovat odborný audit, který posoudí vhodnost používaných skenerů. KODI je přesvědčena, že dosavadní kritérium „kvantity“ by mělo být nahrazeno kritériem „vhodnosti“ pro skenování archiválií s ohledem na jejich fyzický stav 2) KODI následně doporučuje řediteli USTR posoudit osobní odpovědnost za nákup stávajícího skenovacího zařízení (především průtahové skenery). Považuje počet zakoupených přístrojů vzhledem k jejich kapacitě bez ohledu na fyzický stav archiválií a tedy možnost jejich využití při skenování archiválií za možné plýtvání finančními prostředky 3) KODI doporučuje provádět pravidelný periodický servis všech používaných přístrojů. Dále doporučuje zavést „servisní knihu“ u každého přístroje, do níž by operátor zapisoval všechny záležitosti týkající se práce, vzniklých problémů atd. a zároveň by servis do těchto knih zaznamenával informace o všech opravách a údržbě 4) KODI dále doporučuje ke každému přístroji zpracovat názorný manuál pro obsluhu a zavedení systému povinných školení operátorů vždy při nástupu a také v pravidelných časových intervalech. Na těchto školeních by se měli podílet rovněž zaměstnanci ABS 5) KODI doporučuje provést řádné zaškolení operátorů a bylo by žádoucí o tom pořídit písemný záznam, kde by každý operátor svým podpisem potvrdil, že byl řádně poučen nejen o obsluze přístrojů a jejich technických možnostech, ale též o důležitosti a významu skenovaných archiválií a zároveň byl seznámen se způsobem řešení případně vzniklých problémů (např. „zaseklý papír“ apod.) 6) KODI doporučuje zpracovat technologické postupy digitalizace archiválií, které by respektovaly druh nosiče a formát archiválie (případně způsob záznamu informace) 7) V oblasti zadávání metadat doporučuje KODI vypracovat koncepci struktury a způsobu ukládání a využívání technických i popisných metadat (v návaznosti na užívané systémy pro zpracování archiválií), a to za účasti odborných archivářů. Součástí koncepce musí být vymezení konkrétní odpovědnosti za tyto činnosti
16
6) Ukládání kopií digitalizovaných archiválií a) Komise žádá ředitele odboru digitalizace a informatiky USTR o zprávu, jakým způsobem bylo v letech 2008 až 2010 prováděno ukládání, zálohování a kontrola dat, včetně dokumentace použitých technologií a postupů. Zjištění KODI: KODI konstatuje, že obdržela soubor dokumentů/korespondence mezi ředitelem OID Mgr. P. Rendekem a ředitelem USTR doc. J. Pernesem (č.j. UST-120/2010 ze 7. 4. a část II z 9. 4.2010; č.j. UST/EKO-48/2010 ze dne 27. 4. 2010). Uvedené problematiky se dále týká zmínka UST/EKO-96/2010 – část ukládání dokumentů, kde se hovoří o východiscích pro výběr systému ECM. Informace o aktuálním stavu ukládání, zálohování a kontrole dat nebyly písemně předloženy. Ústní informace (při druhém zasedání Komise dne 9. 7. 2009 od ředitele OID Mgr. Rendeka) byla formulována v tom smyslu, že zálohování probíhá na datové pásky, které jsou uloženy v trezoru ředitele odboru informatiky a digitalizace. Do 31.12. 2009 realizoval správu infrastruktury a zálohování externí dodavatel, avšak není zcela jasné, co bylo předmětem této správy – jaké úkoly měl plnit externí dodavatel a jaké byly přiděleny do kompetence OID. Jak byl ošetřen smluvní vztah s externím dodavatelem a zda probíhala kontrola jeho plnění není KODI známo, dokumenty k této záležitosti neměla KODI k dispozici. Ukládání probíhá souběžně na dvě disková pole RAID 6. Původně uvažovaná zálohovací pásková mechanika byla otestována, ale nepoužívá se neboť SW, který by automaticky umožňoval zálohování dat, není k dispozici. Proto se data zálohují nárazově manuálně na pásky. Komplexní záloha je k dispozici do května 2010. Systém pravidelného zálohování není vypracován. Komise je toho názoru, že podcenění či neřešení problému ukládání (zejména dlouhodobého), zálohování a kontroly dat přináší vysoké riziko ztráty dat a tím i znehodnocení prostředků vynaložených na digitalizaci. Doporučení: 1) KODI doporučuje prověřit smlouvu uzavřenou s externím dodavatelem, a to v tom smyslu, zda-li byla předána veškerá dokumentace k systémům, který externí poskytovatel spravoval a zda-li plnil všechny úkoly, které vyplývaly ze smlouvy (kdo prováděl kontrolu a kdo odpovídal za to, že byly všechny činnosti vyplývající ze smlouvy řádně prováděny) 2) KODI doporučuje řediteli USTR vypracovat koncepci ukládání, zálohování a kontroly dat. Součástí koncepce musí být rovněž popis systému, který zabrání manipulaci s daty. Je třeba věnovat pozornost oddělenému uložení zálohovacích médií
17
7) Informační systémy USTR a)
Komise žádá ředitele odboru informatiky a digitalizace USTR o specifikaci informačních (vyhledávacích, lustračních) systémů, které vytváří a spravuje USTR.
b)
Komise žádá ředitele odboru digitalizace a informatiky USTR o popis způsobu nakládání s převzatými elektronickými databázemi (uložení originálů, další rozvoj včetně metodiky, kontroly, evidence provedených změn) včetně veškeré dostupné dokumentace. Dále žádá o zprávu, jakým způsobem databáze využívá USTR.
c)
Komise žádá ředitele USTR o předložení dokumentace případných evidencí převzatých vládním zmocněncem.
d)
Komise žádá příslušné vedoucí oddělení ABS, aby podali zprávu o současném využití informačních systémů v ABS (elektronický archiv).
Zjištění KODI: Ad a) a b) KODI je nucena konstatovat, že neobdržela požadované informace ani odpověď ředitele OID strukturovanou podle bodů zadání (viz Zápis z jednání KODI ze dne 25. 6. 2010, bod 7), a to ani po opětovné žádosti na druhém zasedání KODI dne 9. 7. 2010. Ředitel OID na zasedání konstatoval, že dokumenty, které již zaslal, považuje za dostatečné (tj. kopie odpovědí na žádosti doc. Pernese a Mgr. Hazdry, tj. č.j. UST-120/2010 a č.j. UST/EKO-48/2010). Rámcově lze k uvedené problematice vztáhnout dokument „Dokumentace a evidence dat OID“ vypracovaný ředitelem OID pro doc. Pernese č.j. UST-120/2010 ze dne 7. 4. 2010, kde je uvedena všeobecná charakteristika s odkazem na webové stránky USTR a druhá část dokumentu (stejné č.j.) obsahuje informaci o fyzické kontrole umístění datových nosičů tzv. delimitovaných databází od původců a je konstatováno, že: „...odbor informatiky a digitalizace v roce 2008 v součinnosti s archívem bezpečnostních složek začlenil data obsažená v těchto evidencích do lustračního systému.“ Komise je tedy nucena konstatovat, že nedostala dostatečné informace a nemůže zaujmout stanovisko. Dle ústních informací pracovníků OID jsou původní databáze převzaté USTR uloženy na původních nosičích v trezoru ředitele ABS (odkaz ředitele OID při druhém zasedání Komise na dopis ředitele OID č.j. UST-120/2010 ze dne 9. dubna 2010). Z původních databází byly pořízeny kopie, které jsou uloženy na diskovém poli. Data jsou uložena ve formátu „CSV“, ale dle informací uvedených v dopise ředitele OID z 9. 4. 2010 (č.j. UST120/2010) jsou pravděpodobně použity i jiné formáty. KODI neobdržela žádné dokumenty, z nichž by vyplývalo, zda byla vypracována pravidla či směrnice upravující manipulaci s těmito daty a jejich využití při tvorbě tzv. „lustračního systému“. Lze tedy předpokládat, že takové dokumenty neexistují.
18
Z předložených dokumentů nelze zjistit specifikaci informačních systémů, které vytváří a spravuje USTR ani to, jaký je způsob dalšího rozvoje delimitovaných databází. Dokumenty dokládající způsob tvorby metodik, kontroly atp. nebyly předloženy. Ad c) Ředitel OID odkazuje na předložený dokument č.j. UST-120/2010 z 9.4. 2010, kde je uveden výčet databází delimitovaných před vznikem USTR. Z uvedeného dokumentu nelze zjistit, které z uvedených databází převzal vládní zmocněnec. Dokumenty týkající se vlastního převzetí delimitovaných databází nebyly KODI předloženy (delimitační protokoly). Ad d) K tomuto bodu uvádějí vedoucí oddělení ABS: Vedoucí oddělení Mgr. Pavel Navrátil ve své odpovědi (č.j. ABS 4567/2010 OOS ze dne 7. 7. 2010) uvádí: „Na oddělení jsou využívány přepisy reg. a arch. protokolů a několika dalších dílčích soupisů vztahujících se ke spravovaným fondům, jiné lustrační evidence využívány nejsou.“ Zástupkyně ředitele ABS Mgr. Světlana Ptáčníková ve své odpovědi (č.j. ABS 4566/2010 OOS ze 7. 7. 2010) uvádí: „Naše oddělení při své práci potřebuje zejména registrační protokoly kontrarozvědných součástí StB, které jsou k dispozici na webových stránkách ABS. V případě složitějšího dotazu požádají pracovníci oddělení o dohledání údajů kolegy z oddělení evidenčního a správy digitálního archivu. Elektronický archiv naše oddělení nevyužívá.“ Vedoucí oddělení PhDr. Iva Kvapilová ve své odpovědi uvádí (č.j. ABS 4535/2010 CMV): „Informační systémy neboli evidence ABS používáme tak, že zadáme požadavek na lustrační pracoviště archivu. Elektronický archiv nevyužíváme vůbec.“ Skupina přípravy dokumentů Kanice Mgr. Kateřina Urbánková sděluje (č.j. sine): „na badatelně Kanice jsou využívány toliko informační systémy přístupné na webu, jiné zde nejsou k dispozici elektronický archiv využíván není, jelikož počítač, na němž je prohlížení umožněno, je momentálně odpojen ze sítě z důvodu poruchy připojení (přislíbena dosud neuskutečněná náprava).“ Vedoucí oddělení Mgr. Martin Pulec ve své odpovědi (č.j. ABS 4557/2010 OVS ze 7. 7. 2010) uvádí, že: „OVS nemá přístup k informačním systémům ABS. Rozhodnutím ABS byl odpojen sytém WYSE, jehož data se vztahovala k materiálům uloženým u OVS (zejména EZO, RAP).“ Vedoucí oddělení Mgr. Antonín Slavíček a jeho zástupce Mgr. Petr Dvořáček ve své odpovědi ze dne 7. 7. 2010 uvádějí: „Oddělení archivních fondů FMV ani badatelna Struha nemá přístup k lustračním systémům ABS.“ Vedoucí skupiny přípravy dokumentů Mgr. Jana Kálesová ve své dopovědi (č.j. ABS 4622/2010 BAC ze dne 8. 7. 2010) uvádí: „Lustrační systémy pracovnice badatelny Siwiecova nevyužívají. Žádosti po jejich zaevidování předávají přímo skupině evidenční (Romana Šťovíčková, Dis.). Elektronický archiv, tj. řešení, které by mělo nahradit současný stav, badatelna prozatím nevyužívá. Panem Rendekem jsme byli informovány, že probíhá
19
testovací fáze projektu. Tato problematika spadá navíc v rámci ABS do kompetence vedoucího oddělení evid. a správy digit. arch. Mgr. P. Zemana.“ Do Elektronického archivu mají v současné době přístup pouze tři zaměstnanci skupiny správy ABS. Přístup do tzv. úložiště digitalizátů byl do počátku roku 2010 pro zaměstnance ABS přinejmenším problematický. V posledních měsících se data zpřístupňují na základě písemné žádosti vedení ABS pro konkrétní pracovníky. Přístup do lustračního systému má pouze skupina lustrační, která zpracovává rešeršní podklady pro ostatní oddělení ABS, která do systému přístup nemají. Doporučení: 1) KODI doporučuje vypracování metodiky pro tvorbu a rozvoj lustračních a vyhledávacích systémů. S odkazem na bod 1) této Závěrečné zprávy – právní analýza, má KODI pochybnost o tom, zda USTR je oprávněn držet a rozvíjet tyto systémy20 2) KODI dále doporučuje prověřit dokumenty zakládající smluvní vztahy mezi USTR a ABS
20
Zákon č. 181/2007 Sb., ukládá Ústavu v ust. § 4 písm. c) zpřístupňovat dokumenty; zatímco Archiv dle ust. § 13 písm. a) téhož zákona zpřístupňuje a zveřejňuje dokumenty a archiválie a ust. § 13 písm. b) zabezpečuje přístup k dokumentům a archiváliím. KODI rovněž považuje za nestandardní dokument, jímž ABS a USTR „uzavírají zápis o společném užívání níže uvedené elektronické evidence, včetně digitálních kopií evidenčních pomůcek (neskenované registrační a archivní protokoly, kartotéky),“ č.j. ABS-146/2008, a to s odvoláním na ust. § 19 odst. 1 zákona č. 219/2000 Sb., o majetku ČR a jejím vystupování v právních vztazích, ve znění pozdějších předpisů, a ve smyslu ust. § 14 vyhl. 62/2001 Sb. KODI má za to, že předmět zápisu (čl. 2) by měl být definován na základě zákona č. 499/2004 Sb. Obdobný problém zřejmě představuje Dohoda o vzájemné spolupráci, č.j. ABS-292/2008, která je uzavřena podle ust. § 269 odst. 2 zákona č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník.
20
8) Zpřístupňování digitalizátů v elektronickém archivu a)
Komise žádá ředitele odboru informatiky USTR a vedoucí archivních oddělení ABS o vyjádření, jakým způsobem docházelo/dochází ke zpřístupňování digitalizátů v letech 2008 až 2010 na jejich pracovišti, včetně interních předpisů a ostatní dokumentace.
b)
Komise žádá ředitele informatiky a digitalizace USTR o podání zprávy o průběhu vývoje elektronického archivu včetně veškeré dokumentace.
c)
Komise žádá příslušné vedoucí oddělení ABS o podání zprávy o využívání elektronického archivu ABS, včetně umožnění přístupů do systému zaměstnancům ABS, dokumentace způsobu tvorby popisných metadat a jejich ukládání v systému. Dále žádá o popis vyhledávácích kritérií v systému.
Zjištění KODI: Ad a) Komise neobdržela souhrnnou zprávu k tomuto bodu (pouze stručný popis ve zprávě ředitele OID, č.j. UST/EKO-96/2010). Za vyjádření vedoucích oddělení ABS lze považovat bod 7d, včetně popisu současného stavu Ad b) Předložena byla zřejmě část technické dokumentace, z níž nebylo možné získat relevantní informace o systému a jeho podobě. Dokumentace je výstupem z generátoru modelového návrháře a obsahuje převážně velké množství technických detailů pro účely činnosti KODI nepodstatných. (Pravděpodobně jde o návrh nového modelu IS USTR a ABS.) Předložený dokument proto nelze považovat za dostačující. Nelze ho považovat za koncepční, neboť postrádá základní informace o účelu systému a cíli, kterého má být dosaženo. Dokument nelze považovat ani za projekt systému, protože neobsahuje harmonogram, přehled zdrojů a rozdělení zodpovědnosti. Předložený dokument lze klasifikovat jako možnou přílohu budoucí koncepce či projektu. Z předložených schémat (bez bližších informací), která jsou součástí dokumentu lze nabýt dojmu, že systém obsahuje pouze vnitřní vazby a nepředpokládá propojení s vnějšími zdroji. Nepředpokládá například vazby na centrální evidenci NAD a na centrální číselníky archivů, evidenčních jednotek a tematických skupin; není patrné, zda lze v systému uchovávat informace o archiváliích souvisejících s předmětem činnosti ABS, ale uložených v archivních souborech jiných archivů (eventuálně i jejich digitalizáty). KODI byla dále poskytnuta kapitola č. 5 studie proveditelnosti připravovaného projektu „Vytvoření Národní digitalizační jednotky“. Z dokumentu je patrné, že existuje relativně přesná představa o technickém řešení informačního systému USTR a ABS. Zároveň však lze nabýt dojmu, že není vyjasněna otázka účelu systému – viz formulace druhého odstavce kapitoly Procesní architektura: „Nejprve bude nutno identifikovat, jaké funkce Ústav pro studium totalitních režimů má plnit a za jakým účelem.“ K elektronickému archivu a k systémům, které byly zakoupeny pro jeho realizaci, nebyla dle názoru KODI poskytnuta dostatečná dokumentace. Z předložených dokumentů (viz výše) nelze zjistit, jakým způsobem byla vybrána technologie (chybí zápisy z porad k této problematice, údaje o osobách odpovědných za nákup technologie atp.). Z předložených
21
dokumentů rovněž nevyplývá, co měl projekt zahrnovat (zda pouze elektronický archiv nebo veškerou ICT strukturu USTR i ABS, chybí specifikace funkčnosti). Nejsou stanoveny termíny postupu prací a odpovědnost za jednotlivé komponenty systému. Chybí analýza a zdůvodnění toho, proč byl zvolen právě tento systém, není k dispozici analýza rizik a konečně není k dispozici řádně zpracovaný a schválený projekt. Ad c) odkaz na 7 d) této Závěrečné zprávy – vyjádření vedoucích oddělení ABS Na tiskové konferenci 10. 7. 2009 byla spuštěna pilotní část projektu elektronické badatelny (č.j. ABS 4611/2010 EDA ze dne 8. 7. 2010, včetně příloh). Systém tak, jak byl prezentován na tiskové konferenci není dodnes funkční – stále není k dispozici klient pro badatele v badatelnách. V badatelně Siwiecova je aplikace EA spustitelná na jediném PC, v badatelně Na Struze na dvou PC, a to jen v rámci správy EA. Badatelé ani obsluha badatelen nemají možnost se do systému přihlásit. Základní popisná metadata ukládají pracovníci OID na základě Protokolu o přípravě archiválií k digitalizaci při převodu souborů do elektronického úložiště. Vkládají se data povinná a povinně volitelná (viz Směrnice č.j. UST-244/2009). Tato metadata však mají pouze kontrolní úlohu, a to vzhledem k tomu, že nejsou převoditelná do EA. Jak vyplývá z dokumentu č.j. ABS 4611/2010 EDA připojují pracovníci správy digitálního archivu metadata pro vyhledávání a badatelské účely, přičemž metadatování částí inventárních jednotek nebo svazků není dořešeno. Vyhledávání reprodukcí archiválií uložených v úložišti je možné pouze prostřednictvím archiváře (pracovníka badatelny), který se musí opírat o digitální archivní pomůcku či znalost struktury archivního souboru. Doporučení: 1) KODI doporučuje k odbornému posouzení (audit), zda je technické řešení EA (s ohledem na stav rozpracovanosti a stav jeho dokumentace) vhodné a účelné 2) KODI doporučuje zpracovat technickou dokumentaci EA, včetně zpracování jednotlivých pracovních postupů týkajících se manipulace s vkládanými daty a vymezení odpovědnosti a kompetence konkrétních osob, které EA spravují a vyvíjejí nebo se na jeho správě a vývoji podílejí a případně též na správě a vývoji lustračního systému 3) KODI doporučuje vypracování metodiky, jež by upravovala zpřístupňování digitalizátů v badatelnách ABS a řešila jejich úpravu pro zpřístupnění na webových stránkách USTR a ABS 4) na základě vypracované dokumentace pak KODI doporučuje novelizovat interní předpisy týkající se této problematiky
22
9) Externí projekty digitalizace a tvorby informačních systémů a)
Komise žádá ředitele USTR o dokumentaci k veškerým proběhlým nebo připravovaným (případně neuskutečněným) externím projektům digitalizace, databázových analýz a rozvoje informačních systémů.
Zjištění KODI: Dokumentace k externím projektům digitalizace nebyla předložena. Ústní informace o projektu určeném ke spolufinancování ze strukturálních fondů EU pouze konstatovala, že projekt nebyl schválen. Na základě ústního vyjádření Mgr. Zemana požadované dokumenty existují. U právníka USTR je uloženo minimálně šest smluv, které se týkají externích projektů digitalizace a IS. Výsledky těchto projektů však nebyly vyhodnoceny a není jasné, zda byly skutečně plněny a zda byly jejich výsledky předány. Bez bližších informací ze strany USTR nelze zjistit za jakým účelem byly tyto projekty zadány a zda byly přínosné pro plnění úkolů. Doporučení: 1) KODI doporučuje provést specializovaný audit projektů vztahujících se k digitalizaci a informačním systémům
23
Závěrečné shrnutí: Při své práci KODI vycházela z vyžádaných dokumentů, které ne vždy byly strukturovány podle požadavků KODI, což vzhledem k omezenému časovému působení KODI neumožnilo prověřit některé zjevné nedostatky dostatečně do hloubky. Kromě řešení jednotlivých problémů, které mohly být výše nastíněny, má KODI za to, že problémy týkající se digitalizace archiválií (jejich poškozování během tohoto procesu), způsob tvorby informačních systémů, s nímž souvisí další množství problémů, spočívají především v nevhodně nastaveném systému řízení obou institucí, jemuž právní rámec bez náležitého komentáře neprospívá. Především je třeba vyjasnit právní aspekty fungování obou institucí, specifikovat jejich vzájemné vztahy a řídit se těmi legislativními normami, které mohou jejich činnost upravovat. S obecně platnými právními normami pak souvisí kvalita vydávaných vnitřních předpisů a směrnic, které často odkazují na nepříslušné obecné právní předpisy nebo nemají potřebné náležitosti (např. stanovení data platnosti) a bylo by tedy možné jejich platnost zpochybnit. Ani v jedné z institucí není nastaven systém kontroly, alespoň KODI nebyly poskytnuty informace ani dokumenty, které by dokládaly, že např. tvorbu IS někdo kontroloval, rozhodoval o vhodnosti, vyjadřoval se k potřebnosti, využitelnosti atd. Z těchto důvodů KODI doporučuje provést celou řadu auditů a právních analýz, které by měly pomoci jednak stabilizovat vzájemné vztahy obou institucí a odhalit případná pochybení. Technické, materiální a personální zajištění obou institucí se členům KODI jeví jako nevyrovnané (viz např. přístup ABS do IS, k digitalizátům atd. a na druhé straně zakoupení značného počtu skenovaní techniky s obrovskou kapacitou v porovnání s reálnými možnostmi přípravy archiválií atp.). Největším problémem se však zdá být řešení vhodných podmínek pro dlouhodobé uložení archiválií ABS, které je nanejvýš aktuální. KODI konstatuje, že snaha po zlepšení je zřejmá – zřízení pracoviště péče o archiválie, zakoupení linky na odkyselování archiválií – avšak uvedená opatření řeší pouze dílčí problémy a ve svém důsledku neznamenají zlepšení celkového stavu – personální obsazení nově zřízeného oddělení je ve vztahu k fyzickému stavu archiválií poddimenzované; po odkyselení jsou archiválie ukládány zpět do nevhodných klimatických podmínek. KODI se v rámci předložených dokumentů nesetkala ani v jednom případě s koncepčním řešením či s projektovým řízením. Projekty digitalizace nebyly zpracovány, není k dispozici projektová dokumentace, která by podrobně popisovala jednotlivé fáze projektů včetně časového harmonogramu, a to od výběru archivního souboru (s uvedením údajů o archivním souboru – rozsah, druhy nosičů archiválií, způsoby adjustace atd.) včetně zdůvodnění tohoto výběru (badatelský zájem, fyzický stav, atd.); způsob přípravy archiválií a požadavky na jejich případné restaurování; vzájemné předávání archiválií; technické parametry a způsoby digitalizace, které musejí vyplývat z předem schválené koncepce dalšího využívání digitalizátů; postup při zveřejnění digitalizátů, včetně rozsahu přístupových práv a možností jejich dalšího využití a rovněž s vymezením odpovědnosti pro konkrétní zúčastněné osoby (pracoviště, oddělení). Nebyl vytvořen žádný vnitřní kontrolní orgán, který by dohlížel na plnění úkolů s ohledem např. na finanční situaci institucí atd. Podobně se jeví budování IS obou institucí. Dokumenty dokládající vhodnost zvoleného řešení a jeho další využitelnost nebyly KODI předloženy a na základě dalších jednání v průběhu činnosti KODI jsou členové KODI přesvědčeni, že takové dokumenty nikdy nebyly vyhotoveny.
24
Komise je nucena konstatovat, že dosavadní průběh digitalizace a tvorby informačních systémů v USTR a ABS jeví značné nedostatky, a to jak v přípravě, tak v následné realizaci těchto činností, které byly způsobeny nestandardním pojetím organizace těchto činností a rozdělením kompetencí mezi oběma institucemi, absencí dlouhodobé koncepce, nedostatečně nastaveným systémem kontroly a komunikace, důrazem na kvantitu a dalšími nešťastnými manažerskými rozhodnutími. Obecná praxe aplikovaná v českém právním prostředí klade, dle zák. č. 499/2004 Sb., v platném znění, archivům za povinnost zachování kulturního dědictví pro budoucí generace. Komise považuje za prokázané, že v průběhu digitalizace docházelo v určitém množství k poškozování archiválií, přičemž tato skutečnost nebyla dlouhodobě řešena. Rozsáhlejší ztráty archiválií nebyly KODI zaznamenány, ovšem nedostatečný systém kontroly především v roce 2008 takovou možnost nevylučuje. V Praze dne 28. července 2010
25
