ZÁSOBOVÁNÍ. Číselníky.doc vstupy.doc Objednávky_zakázky.doc Prodej.doc Expedice.doc. DATA Software s.r.o. Opava

ZÁSOBOVÁNÍ

Číselníky.doc vstupy.doc Objednávky_zakázky.doc Prodej.doc Expedice.doc

DATA Software s.r.o. Opava

•

1.Úvod

•

1.1. Členění příručky

Příručka je určena jako uživatelská dokumentace modulu Zásobování, který je součástí informačního systému MAGIS. Příručka popisuje význam zpracovávaných údajů, veškeré funkce modulu a ovládání programu. Prvky ovládání, které jsou v programu unifikovány a jsou společné pro většinu funkcí (případně i pro další moduly systému), jsou popsány v samostatné kapitole Ovládání programu, případně v dokumentaci k databázovému systému MAGIC - Magic Runtime a Generátor sestav. Příručka je členěna na kapitoly podle základních částí programového vybavení. Každá část programového vybavení obsahuje : • obecný popis významu programové části • popis základních a souvisejících údajů • popis základních funkcí • popis souvislostí • popis ovládání je uveden pouze v případě, že se liší od standardního ovládání, které je popsáno v samostatné kapitole.

Upozorňujeme čtenáře příručky na skutečnost, že činnost popisovaného programového vybavení, které je obecné, může být nastavením řady parametrů ovlivněno a přizpůsobeno podmínkám konkrétní instalace. To se týká počtu spustitelných funkcí i některých variant jejich chování. Odtud vyplývá, že pro každou instalaci nemusí být přístupné všechny funkce zde uvedené.

•

1.2.

Základní informace o použití modulu

Modul Zásobování je určen pro skladníky a pro plánovače zásob výrobních podniků nebo pro skladovou a prodejní evidenci zásob obchodních firem. Umožňuje vést evidenci až do té úrovně podrobnosti, která je požadována v rámci zpracování oběhu zásob podniků. Programové vybavení lze přizpůsobit typu skladu pro maloobchodní, velkoobchodní i zásobovací jednotky.

Co modul umožňuje -

zpracování evidence zásobovacích skladů (MTZ), prodejních skladů

-

příjem položek a jejich ukládání do stavových souborů

-

vychystávání materiálu a dílů pro výdej do rozpracované výroby nebo vychystání zboží pro expedici odběratelům, rozdělení do rozvozních linek

-

maloobchodní i velkoobchodní prodej ze zásob skladu

-

tzv. prodej podle vzorku z centrálních zásobovacích skladů včetně modemového propojení

-

vystavení a tisk všech potřebných druhů dokladů

-

rezervování zboží či materiálu pro konkrétní zakázku (odběratele), evidenci

zakázek, rozlišení zakázek podle typů -

nákup materiálu či zboží včetně jednoduchých plánovacích mechanismů

-

pružnou tvorbu prodejních cen, možnost definování prodejních cen více způsoby

-

operativní a detailní přehled o stavu a pohybech materiálu nebo zboží

-

statistiky o pohybech ve skladech za uplynulá období a zpracování marketingových informací

-

vedení evidence zásob v návaznosti na projekt Odbyt a výroba v členění až do výrobních zakázek

Přínosy 1.

modul poskytuje naprosto přesné informace o stavu a pohybu zásob v potřebné podrobnosti sledování,

2.

umožňuje snadné řízení stavu a pohybu zásob,

3.

umožňuje sledování nadměrných a nedostatečných zásob a zásob s prošlou lhůtou,

4.

poskytuje možnost sledování a řízení plnění zakázek ,

5.

poskytuje snadné sledování pohybu zásob z účetního hlediska

Stručný popis jednotlivých částí modulu

Sklady Modul Zásobování je schopen vést evidenci zásobovacích i prodejních skladů, přičemž počet skladů není prakticky omezen. Každý sklad je veden v seznamu skladů, kde jsou popsány jeho základní parametry. To umožňuje v rámci jedné instalace zpracovat různé typy skladů – např. prodejní, materiálový, konsignační. Rovněž je možné definovat metodiku pro finanční ohodnocení zásob : 1. FIFO, skladová položka je evidována v cenách pořízení a expedována je vždy "nejstarší" položka z daného druhu 2. vedení zásob v podnikové ceně, tj. pro každý druh skladové položky je stanovena tzv. podniková skladová cena, ve které je položka evidována a v ní jsou zúčtovány veškeré vnitropodnikové převody 3. automatické průměrování , tj. při každém novém příjmu je vždy znovu vypočtena nová skladová cena jako vážený průměr z ceny pořízení a současné skladové ceny. K dispozici jsou standardní funkce pro zpracování skladové evidence : zpracování příjmů a výdejů, inventury, přecenění zásob, soupisy stavů, provádění uzávěrek stavů. Do modulu jsou zařazeny i další méně obvyklé funkce pro zpracování rezervací na zakázky a funkce, které podporují prodej ze zásob skladu, včetně tzv. prodeje dle vzorku, výdeje ze skladu tzv. expedičním způsobem dle výrobních zakázek.

Dokladové řady Každý pohyb skladové položky musí být podložen vystaveným dokladem. Aby bylo možno rozlišit nejrůznější případy příjmů a výdejů, lze definovat vlastní tzv. dokladové řady. Každá dokladová řada může být popsána řadou charakteristik, které popisují vlastnosti dokladu ( např. generování čísla dokladu systémem nebo ruční zadání, povinný tisk dokladu před expedicí, povinná úhrada, doklad určen pro vnitropodnikový převod, nastavení účtů pro zaúčtování pohybu atd, ... ). Každý doklad, který prochází systémem, musí být obsluhou zařazen do vhodné dokladové řady. Dokladová řada tedy určuje druh pohybu zásob.

Ceník zboží a materiálu Každá materiálová položka, položka zboží nebo služeb musí být uvedena v ceníku zboží a materiálu. Zde jsou uvedeny základní charakteristiky a parametry položky, které ovlivňují její zpracování. Jsou to např. názvy, cenové údaje, sortimentní údaje, apod. Kromě běžné druhové evidence je možné volit i kusovou evidenci, kdy je každý exemplář zboží (výrobku) evidován samostatně pod svým číselným kódem (např. výrobním číslem). Pro zpracování agendy obchodních firem jsou k dispozici propracované prostředky pro pružnou tvorbu prodejních cen. Projekt obsahuje několik typů tvorby prodejních cen ( odběratelské ceny, tvorba cen dle koeficientů, kdy prostřednictvím jednoduchého systému slev a přirážek z tzv. základních cenových hladin je možno definovat prakticky neomezený počet cenových úrovní (např. koncová cena, dealer 1, dealer 2, dealer 3 , zaměstnanci, ...). Počet těchto cenových úrovní není prakticky omezen a je možno jej předem definovat. Prostřednictvím ceníku lze volit i různé možnosti skupinování položek, například pro potřeby statistického sledování obratu.

Skladové karty Systém evidence zásob umožňuje kromě stavu je/není na zásobě rozlišit další stavy položky zásob, a to zda požadovanou položku je možné dodat, zda je rezervována pro některou zakázku, zda byla poškozena a je v reklamaci, jsou odlišeny položky, pro které byl vystaven výdejový doklad, ale dosud nebylo expedováno. Veškeré tyto stavy lze vyčíst z podrobné skladové karty, která je aktualizována průběžně v rámci zpracování skladových dokladů a zakázek. Navíc jsou zde k dispozici údaje o objednávkách a o vykrytí těchto objednávek, údaje o ohodnocení zásob, inventarizaci položky, apod. Kromě těchto informací je možno vyčíst detailní historii všech pohybů zvolené skladové položky. Tyto údaje jsou zdrojem pro nejrůznější statistiky.

Zakázky a rezervace Požadavky odběratelů na dodávky skladových položek jsou zachyceny prostřednictvím tzv. zakázek. Jelikož lze jednoduchým způsobem rozlišit různé typy zakázek, je možno pomocí zakázek zpracovat jakékoliv požadavky na dodání materiálu nebo zboží, případně požadavky na zablokování položky na skladu, např. z důvodu poškození nebo reklamace. Zakázka obsahuje záhlaví s udáním konkrétního odběratele a další charakteristiky, jako jsou termín plnění, cenová kategorie pro tvorbu cen, typ zakázky, a další. Seznam požadovaných položek tvoří položky zakázky. U každé položky je kromě základních údajů (název, cena, jednotka množství) uvedeno požadované množství, množství, které je již rezervováno, tzv. kvóta dodávky a množství, které již bylo dodáno.

U každé položky je uveden zvlášť termín dodání, je tedy umožněno zpracování tzv. etapovaných zakázek. Položky, které jsou evidovány v tzv. disponibilní zásobě některého skladu, je možné přidělit ke zvolené zakázce. To se děje rezervováním položek pro tuto zakázku. Položky zakázky, které jsou již rezervovány, je možno dodat odběrateli po vystavení výdejového dokladu. K dispozici jsou přehledové funkce, které informují o celkové skladbě položek na zakázkách a o plnění těchto požadavků.

Příjmové a výdejové doklady ( sklad MTZ ) Jak již bylo řečeno, každý pohyb zásob ve skladu musí být dokladově podchycen. Není možná žádná změna v zásobách skladu bez zpracování některého typu dokladu. Různé typy dokladů jsou rozlišeny příslušností k dokladovým řadám, čímž se liší i způsob i jejich účetního zpracování. Každý doklad je třeba nejprve připravit, a teprve na zásah obsluhy dochází k aktualizaci zásob. To se děje buď převodem příjmového dokladu do zásob nebo expedicí výdejového dokladu. Je možno provádět tuto aktualizaci i zpětně ke zvolenému datu.

Prodejní doklady, prodej podle vzorku Programové vybavení umožňuje zpracovat veškerou prodejní evidenci prodejních skladů i maloobchodních jednotek. Je možné vystavit a vytisknout prodejní doklady, provést jejich placení. K dispozici je vazba na elektronickou pokladnu. Tento typ zpracování je určen pro maloobchodní jednotky. Samozřejmostí je možnost využití čárového kódu. Je podporován rovněž speciální druh prodeje, a to tzv. prodej podle vzorku. V tomto případě jsou na prodejnách vystaveny pouze neprodejné vzorky. Zboží je umístěno v centrálním zásobovacím skladu. Prodejna prodává zboží ze skladu podle vystavených vzorků, vystavuje veškeré prodejní doklady a inkasuje tržby. Zboží je expedováno z centrálního skladu přímo odběrateli.

Inventury, uzávěrky a přecenění Kdykoliv lze operativně zjistit stav zásob ( provést inventuru ). Funkce pro zpracování inventur umožňují zpracování veškerých podkladů pro inventarizaci ( inventurní sestavy, přehled mank a přebytků ) včetně tvorby dokladů pro zaúčtování. Kdykoliv je možno provést uzávěrku skladu se zápisem stávajícího stavu na skladové karty. Tím je tedy umožněno zjistit stav zásob skladu ke kterémukoliv zvolenému datu ( i zpětně ). Zásobu je možné přecenit, rozumí se z hlediska skladových cen, se zaúčtováním rozdílů, které z přecenění plynou. Pokud jde o změnu prodejních cen u prodejního skladu, tyto je možno provádět kdykoliv nezávisle na evidenci skladu.

Statistiky a přehledy Na základě detailních pohybů zaznamenaných na skladových kartách je možné provádět různá statistická šetření o průtoku zboží či materiálu skladem. Tyto údaje slouží rovněž pro plánování spotřeby materiálu, případně pro návrh objednávky zboží. V případě prodejní evidence je možné získat např. informace o průměrné marži u každého druhu skladové položky nebo skupiny , informace o vysoce obrátkovém zboží, nebo naopak o ležácích. K dispozici je i signální sestava pro překročení kritických stavů (minimálního či

maximálního) v zásobách, nebo pro překročení životnosti či záruční doby.

Vazby na další moduly Informace o stavech a pohybech zásob jsou podkladem pro modul Plánování. Je realizována vazba na modul Účetnictví automatickým generováním účetních položek. Pro prodejní sklady je k dispozici vazba na modul Financování při úhradě dokladů fakturou nebo úhradou v hotovosti. Pro materiálové sklady je nastavena vazba ceníkových položek na modul Odbyt a výroba ( technologické údaje položek materiálu, normy, … )

•

1.3. Technické požadavky

Programové vybavení je realizováno tak, aby je bylo možno provozovat na nejrůznější technice a v různých operačních prostředích. Modul může být provozován samostatně na IBM PC kompatibilním počítači pod operačními systémy WINDOWS nebo jako součást komplexního systému na počítačové síti především v operačním prostředí Windows 200x. Programové vybavení podporuje distribuované zpracování firem s filiálkami nebo vzdálenými pobočkami. Modul je realizován v prostředí MAGIC9, verze 9.40 a vyšších. Je připravována verze pro prostředí UniPaas.

•

1.4.

Instalace programu a příprava ke spuštění

Instalace V rámci komplexních informačních systémů provádí instalaci programového vybavení zaškolený dodavatel systému. V případě jednouživatelských instalací je instalace systému jednodušší, pokud se jedná o instalaci v síťovém prostředí (např. Novell NetWare, Windows 2000x, UNIX, ...), kdy bude programové vybavení využívat v jednom okamžiku více uživatelů z několika pracovních stanic, je třeba vytvořit pomocí prostředků operačního systému pro každého uživatele, resp. pracovní stanici, samostatný pracovní adresář . V tomto adresáři musí být obsaženy veškeré prostředky a parametry systému nastaveny tak, aby funkce systému pracovaly korektně. Doporučujeme přenechat tuto práci zkušeným vyškoleným odborníkům dodavatele.

Spuštění programu Po nainstalování je možno programové vybavení spustit z pracovního adresáře příslušné pracovní stanice, který byl vytvořen v rámci instalace programu. Po zobrazení úvodních zpráv se může objevit na obrazovce dotaz na zadání tzv. uživatelského ID a případně ještě i uživatelského hesla. To záleží na nastavení souboru parametrů MAGIC.INI a také tabulky uživatelů. Obsah tohoto souboru a význam jednotlivých parametrů je popsán v dokumentaci MAGIC Runtime a Generátor sestav. Na základě přihlašovacího ID uživatele jsou podle tabulky uživatelů ( ta musí být nastavena správcem systému ) přidělena uživatelská práva. V závislosti na přidělených právech je pak zobrazena odpovídající struktura použitelných funkcí ( menu ). To znamená, že uživatelé systému mohou mít k dispozici různé možnosti ke spouštění funkcí programového modulu. Dokumentace je sestavena z pohledu uživatele, který má přidělena maximální přístupová práva, tj. jsou mu k dispozici veškeré uživatelské funkce modulu.

K další práci s programem již můžete využít následujících stránek dokumentace a/nebo zabudovaného kontextového HELPu.

Příprava ke zpracování Instalací programového vybavení ještě nekončí příprava k rutinnímu využívání modulu. Je třeba ještě učinit některé kroky, které umožní plnohodnotné využití všech funkcí, které požadujete. K přípravě již budete využívat funkcí účetního modulu, které budete volit pomocí menu. V následujícím seznamu jsou uvedeny doporučené kroky, které Vám v přípravě pomohou. 1. Nejprve je třeba definovat seznam skladů a jejich základní vlastnosti, tj. parametry. Je třeba rovněž rozmyslet vzájemné vazby mezi sklady, tj. zda budou využívat společný ceník zboží či materiálu, společnou evidenci objednávek, společný adresář firem. Pokud bude využita vazba na modul Finance, je třeba nastavit i cestu k databázi tohoto modulu, případně i cestu k evidenci obalů ( palet a jiných druhů obalů ). V závislosti na těchto rozhodnutích je třeba nastavit odpovídající parametry každého skladu - viz položka menu Číselníky, Seznam skladů. 2. Správce systému ve víceuživatelském prostředí musí nastavit tabulku uživatelů a přidělit jim příslušná přístupová práva. Popis přidělování jednotlivých přístupových práv je popsán v kapitole Servisní funkce. 3. V případě, že používáte více skladů, je potřeba nastavit přístupová práva jednotlivým uživatelům pro každý sklad ( pokud je to nutné ). V souboru MAGIC.INI např. nastavíte přístup k souboru uživatelských práv na tvar %MgCestaSklad%usr_std.eng. 4. Pro každý sklad nastavte seznam druhů dokladů (dokladové řady) a jejich parametry. V rámci instalace je uveden příkladový seznam, který může být přizpůsoben Vašim zvyklostem. Povinné jsou pouze tzv. interní druhy dokladů, pokud budou využívány (např. zakázky, pultový prodej ). Pro každý druh dokladu nastavte požadované parametry číselných řad. Je vhodné nastavit číslování dokladů v jednotlivých skladech tak, aby číslování dokladů různých skladů pro shodná čísla dokladových řad nebylo stejné ( z důvodu účtování dokladů v modulu Účetnictví ). 5. Pro každý sklad nastavte instalační parametry (globální) - viz funkce Systém – Globální parametry MAGIS. Soubor globálních parametrů ( základní ) je dodán spolu s programovým modulem. 6. Naplňte ceník skladových položek ( zboží resp. materiálu). 7. Naplňte adresář firem, pokud již není naplněn v rámci využívání v jiném modulu systému. 8. Pokud budete využívat přímou vazbu na modul Účetnictví, neopomeňte nastavit příslušné účty pro dokladové řady modulů Zásobování a Finance ( faktury vydané, pokladní operace ). 9. Proveďte inventuru skladu a pořízení počátečních stavů zásob prostřednictvím funkce Vstupy. Pořízené stavy prověřte kontrolním tiskem inventurního soupisu. Tím je modul připraven k provozu. Pokud nevystačíte s předdefinovanými tiskovými výstupy, zbývá pomocí generátoru sestav nadefinovat vlastní výstupní sestavy.

•

1.5.

Základní datový model

V rámci evidence zásob vznikají nejrůznější informace, které jsou dále zpracovávány a promítají se do datové základny. Evidence oběhu dokladů zásob je činnost, v rámci které se pracuje většinou s údaji jediného dílčího skladu. Pouze některé funkce (např. statistiky, přesuny) vyžadují přístup k celkové datové základně firmy, nebo k datům několika skladů. Shrneme-li výše uvedené informace, lze databázi rozdělit do tří hierarchických úrovní : 1.

Databáze pracovní stanice, která je přístupná pouze jediné‚ pracovní stanici. Sem náleží především uživatelské parametry prostředí projektu.

2.

Databáze HOM (hmotně odpovědné místo, tj. sklad, prodejna ...) Ta může být sdílena několika pracovními stanicemi a je založena samostatně pro každý HOM (sklad) v seznamu skladů. Této úrovni odpovídají veškeré evidenční soubory zásob, výdejových a příjmových dokladů, číselník dokladových řad, seznam zakázek.

3.

Centrální databáze. Je společná pro několik (případně všechny) sklady (HOM) v rámci jedné firmy. K této úrovni náleží především seznam skladů a většinou i ceník zboží (materiálu), adresář firem, seznam objednávek, případně evidence obalů.

Záleží na struktuře firmy a na nastavení parametrů v seznamu skladů a souboru parametrů, jak budou části datové základny zařazeny do příslušné hierarchické úrovně.

2. Standardní funkce, tiskové funkce. V této části dokumentace jsou stručně popsány některé standardní funkce vývojového prostředí MAGIC. Podrobnější informace o způsobu ovládání funkcí prostředí MAGIC je možno nalézt v samostatná kapitole Ovládání programu.

2.1.

Funkce v dialogovém okně

Během tzv. dialogových funkcí, které umožňují uživateli listovat nebo upravovat části databází ( např. dokladů, skladových karet, … ), je možné využít některých zabudovaných standardních funkcí, které jsou uvedeny v následujícím textu. Možnost využití uvedených funkcí může být ovlivněna přidělením či odebráním přístupových práv správcem systému. Ne všechny funkce tedy musí být vždy přístupné.

Nastavení režimu dialogu Dialog ( práce s funkcemi projektu) vedený obsluhou může být v jednom z následujících režimů :

Prohlížení (Query) - v tomto režimu nelze provádět změny. Nastavuje se zadáním kombinace kláves Ctrl/Q. Modifikace (Modify) - v tomto režimu je možné provádět změny v zobrazených datových záznamech. Režim se nastavuje zadáním kombinace kláves Ctrl/M. Vytváření (Create) - v tomto režimu je možné vkládat nové záznamy. Vyvolá se kdykoliv zadáním kombinace kláves Ctrl/C a/nebo zadáním funkční klávesy F4 v režimu Modifikace. Aktuální režim dialogu je uveden vždy v dolní stavové liště obrazovky v její pravé části. U některých typů dialogů, typicky se to týká dialogů pro zpracování dokladů, je vyvoláním režimu současně vyvolán přechod z přehledové řádkové obrazovky do detailní obrazovky dokladu.

Vymezení rozsahu (CTRL/R) Využívá se většinou v dialozích v řádkovém režimu k nastavení omezující podmínky pro zobrazení vybrané podmnožiny záznamů zobrazené databáze. To je výhodné zvláště při vyhledávání v rozsáhlých seznamech s velkým počtem záznamů. K definice složitější omezující podmínky je možné využít další tabulky prostřednictvím klávesy CTRL/E.

Nastavení aktuálního záznamu (CTRL/L) Umožňuje nastavit novou aktuální pozici v databázi na základě částečného vyplnění vzorkovacího záznamu, resp. vybraných polí. Jako nový aktuální záznam je nastaven prvý záznam (podle zvoleného řazení), který odpovídá vyplněné vzorce dat.

Složitější výrazy pro vyhledání je možné definovat pomocí tabulky výrazů, která je přístupná po zadání kombinace CTRL/E. Alternativní možností nastavení aktuální pozice v zobrazené databázi je postupně zadat na příslušném datovém poli počáteční znaky požadovaného obsahu pole. Podmínkou v tomto případě je, aby byl dialog veden v režimu Prohlížení (Query).

Změna řazení záznamů (Ctrl/K nebo Ctrl/S) Řazení zobrazených záznamů je standardně voleno podle některého předdefinovaného klíče, tj. podle seskupení datových polí. Pro každou databázi je seznam klíčů definován konstruktérem databáze a nemůže být obsluhou změněn. Těchto klíčů může být pro jedinou databázi definována celá řada a obsluha může kdykoliv změnit aktivní klíč pro okamžitou změnu řazení záznamů. To je možné po zadání kombinace kláves Ctrl/K. Jelikož jsou veškeré klíče aktualizovány automaticky při každé změněn databáze, je změna řazení záznamů okamžitá. Pokud pro způsob řazení, který požadujete, není možno využít žádného z předem definovaných klíčů, je možno definovat vlastní výraz pro řazení záznamů. Tato možnost je přístupná po zadání kombinace Ctrl/S, kdy se objeví tabulka pro definici dočasného třídícího klíče prostřednictvím datových polí zobrazené databáze. Je třeba podotknout, že tento způsob změny řazení může být v konkrétním případně značně časově náročný, jelikož znamená přetřídění celé databáze. Časová náročnost úzce souvisí s počtem záznamů v databázi a také se složitostí třídícího kritéria. Urychlit celý proces je možné i tak, že nejprve vyberete požadovanou podmnožinu záznamů, která Vás zajímá, pomocí funkce Vymezení rozsahu (viz výše).

Generátor sestav (CTRL/G) Pomocí tohoto aparátu je možné navrhovat vlastní výstupní informace (sestavy) a jejich parametry, sestavené z vybraných údajů zobrazené databáze. Pokud jste použili funkci pro vymezení rozsahu databáze (CTRL/R), objeví se v sestavě pouze vybraná podmnožina záznamů. V sestavě je možné využít libovolné datové pole databáze, nebo i pole vypočtená pomocí jednoduchých aritmetických funkcí. Po vyvolání generátoru se objeví tabulka sestav (tzv. slovník sestav) nadefinovanými sestavami. Vybranou sestavu je možno provést (zobrazit) po klávesy F7 na odpovídajícím řádku tabulky sestav. Změnit parametry sestavy nasměrování "tisku" na tiskárnu, obrazovku nebo do souboru) nebo i změnit sestavy je možné po zadání klávesy F5 a následném provedení dalších akcí.

s již zadání (např. formát

Podrobně jsou veškeré funkce generátoru popsány v samostatné příručce, případně je k dispozici zabudovaný kontextový Help.

Funkční klávesy V následujícím odstavci je uvedena stručná rekapitulace nejdůležitějších funkčních kláves. Jsou zde obsaženy jednak standardní funkční klávesy prostředí MAGIC, jednak uživatelsky definované klávesy. Těchto kláves lze použít kdykoliv během zpracování jednotlivých funkcí projektu.

F1

vyvolání kontextového Helpu

F4

nový doklad nebo záznam

F3

rušení záznamu v seznamu nebo rušení dokladu

F5

vyvolání detailu okna nebo výběru ze seznamu (ZOOM, Okno, Detail)

CTRL/M

oprava dokladu nebo záznamu

CTRL/C nastavení režimu vkládání v rámci zpracování seznamu CTRL/G vyvolání generátoru sestav CTRL/L nalezení záznamu CTRL/N

nalezení dalšího záznamu

CTRL/R nastavení rozsahu (filtru) CTRL/K změna třídícího klíče CTRL/S přetřídění seznamu podle dočasného klíče CTRL/P tisk dokladu nebo sestavy

Kromě klávesových zkratek lze využít rovněž tzv. horké funkce. Tyto funkce jsou umístěny v základní funkční liště prostředí MAGIC ( pod lištou hlavní nabídky ). Mezi tzv. horké funkce patří např. vyvolání funkce ceníku, adresáře firem. změny skladu, skladové karty, kalkulačka.

2.2.

Změna Podniku / divize /skladu

Touto funkcí je možno zvolit nebo změnit právě aktivní sklad. Funkci lze vyvolat pomocí menu Systém - Změna skladu nebo pomocí tzv. horké funkce. V každém okamžiku lze pracovat právě s jedním skladem ze seznamu evidovaných skladů, jehož zásoba a evidenční soubory jsou pak přístupné pro zpracování. Výjimku tvoří pouze některé statistické a přehledové funkce, které dokáží zpracovat údaje za všechny nebo vybrané sklady firmy. Číslo požadovaného skladu lze vybrat pomocí klávesy F5 ze seznamu skladů (HOM). Potvrzením volby čísla skladu klávesou ENTER je změna skladu uskutečněna. Klávesy ESC ukončuje funkci beze změny aktivního skladu. Číslo právě aktivního skladu je zobrazeno v úvodní grafické obrazovce. Při opětovném spuštění programu je aktivní ten sklad, který byl aktivní při ukončení programu.

Funkce Změna skladu zabezpečí nastavení potřebných parametrů, adresářů a přístupových práv pro zpracování evidence zásob vybraného skladu.

2.3.

Tiskové funkce

Vytvářené výstupy (sestavy, doklady) je možné směrovat do tiskových souborů grafických výstupů, grafických výstupů PDF ( grafický výstup pro Acrobat Reader ), grafických výstupů HTML (platí pouze pro doklady), souborů tvaru Microsoft Excel, souborů ve tvaru XML nebo CSV a takto připravené výstupní informace později prohlížet, dodatečně tisknout, případně jinak zpracovat. K základní volbě zpracování tiskových výstupů dochází již při zpracování konkrétní funkce, kdy v dialogu funkce je možno určit typ výstupního souboru ( Grafický, Grafický HTML , Excel, Word ) a typ zařízení, kam se má tiskový výstup směrovat ( např. Tiskárna, Obrazovka, Soubor ). POZNÁMKA Pro výstupy dokladů typu objednávka, dodací list a faktury lze vytvářet i výstupy v tzv. EDI formátu.

Zpracování grafických tiskových výstupů. Po zvolení tohoto typu výstupu je výstup dokladu směrován vždy na výchozí tiskárnu počítače dle seznamu tiskáren nadefinovaných v prostředí pracovní stanice. Při tisku sestavy je před vlastním výstupem na tiskárnu zobrazeno okno prostředí operačního systému s parametry pro výběr zařízení tisku a možností změny ( přesměrování ) tohoto nastavení.

Při zpracování grafických tiskových výstupů existuje možnost tvorby výstupů do souborů tvaru PDF, které lze dále zpracovávat např. prohlížečem Acrobat Reader. Pro splnění tohoto požadavku je nutné předem připravit možnost takového zpracování instalací potřebných komponent tiskárny pro tisk PDF dokumentů, software pro tvorbu PDF souborů, …). Tuto přípravu provádí obvykle systémový pracovník. V současné verzi jsou podporovány následující verze tvorby PDF souborů : •

Bullzip a novější verze BioPDF Creator

•

602 PDF Creator

•

PDF Creator

Zpracování grafických tiskových výstupů HTML. Tento typ výstupních sestav lze zvolit pouze při tisku dokladů. Po zpracování tisku je grafický výstup HTML zobrazen prohlížečem ( obvykle Internet Explorer ) na obrazovku pracovní stanice. Zároveň je doklad uložen do souboru s příponou HTM ( do pracovního adresáře pracovní stanice ). Předpokladem pro správné použití tohoto typu výstupu je existence formulářů HTML pro jednotlivé typy dokladů ( viz další kapitola ).

2.4.

Editace grafických formulářů

Tato funkce slouží ke snadné úpravě formulářů dokladů, což jsou HTML soubory nebo soubory typu Word s uvedenými nadpisy a kódovými znaky jednotlivých údajů dokladů. Editace formulářů umožňuje uživateli vytvořit si vlastní tvar dokladu pro tisk na tiskárně ( uspořádání polí, volba řídících znaků pro tiskárny, apod. ). Projekt umožňuje editaci formulářů pro následující typy dokladů: - Objednávky - Zakázky, rezervace - Vydané faktury ( i zálohové ) - Prodejní a expediční doklady - Skladové doklady ( příjemky, výdejky )

Pro vydané faktury, prodejní a expediční doklady je možno vytvořit formuláře tak, že každá dokladová řada ( u faktur je možno rozlišit i dle daňových a jazykových oblastí ) může mít svůj vlastní formulář. Pokud tyto formuláře existují ( ve formě souborů adresáři daném logickým jménem MgCestaGFormular ), jsou využity při tvorbě tiskových výstupů. V opačném případě se využije nadefinovaných standardních formulářů se standardními jmény pro jednotlivé typy dokladů.

•

3.

Číselníky, cenotvorba, účtování zásob

V této části dokumentace je popsán význam údajů uložených v tzv. číselnících a souborech parametrů. Tyto informace jsou relativně stálé s méně častou aktualizací. Na nastavení číselníků a parametrů záleží požadované chování celého systému. Pomocí těchto údajů lze modul do značné míry přizpůsobit individuelním požadavkům uživatelů. Mezi základní číselníky projektu patří: parametry projektu ceník zboží, materiálu a služeb číselník druhů dokladů (dokladových řad) seznam skladů (HOM) adresář firem ostatní pomocné číselníky ( lokace, PHE, měrné jednotky, … )

•

3.1. Parametry projektu

Tato kapitola je určena především správcům systému, ostatní uživatelé se s obsahem této kapitoly mohou seznámit pouze informativně. S instalací projektu je dodáván soubor tzv. globálních parametrů ( jeho název je MGPARAM.DAT a jeho umístění je dáno logickým jménem %MgCestaParam% ). Tento soubor je určen pro parametrizaci všech modulů informačního systému MAGIS a obsahuje parametry společné pro všechny moduly a parametry dle jednotlivých modulů. Dodávaný soubor obsahuje základní nastavení parametrů, pro konkrétní aplikaci je třeba provést jejich kontrolu, případně doplnění parametrů dle požadavků uživatele. Popis parametrů je ve většině případů zřejmý přímo z názvu v souboru globálních parametrů, proto není v této kapitole uveden jejich úplný výčet. Pro zpracování evidence zásob jsou kromě "společných" parametrů ( uvedené pod identifikací "Sp*" ) podstatné parametry uvedené pod identifikací "Za*".

Poznámka k nastavení parametrů evidence zásob v souboru globálních parametrů: Parametry společné pro více skladů jsou v souboru uvedeny pod příslušnými identifikacemi s číslem skladu 000, parametry, které jsou individuální pro konkrétní sklad, musí být uvedeny pod příslušnou identifikací s uvedením čísla skladu. Soubor globálních parametrů je využíván při spuštění aplikace Zásobování ( kontrola existence tohoto souboru a nastavení čísla podniku, divize a skladu ) a při použití funkce "Změna skladu". Tím je zajištěno vždy správné nastavení prostředí pro zpracování skladové evidence. Pro instalaci je dodáván soubor vzorových parametrů s názvem MGPARAM.VZR, kde je uvedeno základní nastavení globálních parametrů. Pomocí uživatelské funkce lze toto základní nastavení při instalaci modulu Zásobování promítnout do používaného souboru parametrů Funkci pro nastavení a údržbu globálních parametrů lze spustit z menu pomocí funkce Systém - Systémová údržba - Globální parametry MGPARAM. Ke kontrole úplnosti parametrů pro sklady, případně k nastavení parametrů pro nový

sklad existuje funkce, která toto provádí. Je v menu Systém Kontrola a generování MGPARAM.

Systémová údržba –

Pomocí této funkce lze provést kontrolu úplnosti parametrů souboru MGPARAM dle vzoru, který obsahuje všechny potřebné parametry ( soubor MGPARAM.VZR ). Provedením této funkce jsou do aktuálního souboru parametrů doplněny parametry chybějící. Pro ilustraci je uveden příklad části souboru globálních parametrů :

Dalším souborem parametrů je tzv. lokální soubor parametrů, který je využíván při veškerých zpracovávaných funkcích projektu. Obsahuje údaje, které jsou nastaveny v souboru globálních parametrů a které jsou kopírovány do lokálních parametrů každého využívaného skladu při otevírání aplikace a při použití funkce pro změnu skladu. Funkci lze spustit pomocí menu Systém – Systémová údržba - Parametry skladu. Lokální parametry jsou rozděleny do několika částí, ve kterých jsou sdruženy parametry příbuzné dle způsobu použití v projektu ( sklad, ceny, ceník, doklady, účetnictví ).

•

3.2. Ceník zboží a materiálu

Veškeré položky skladu, které jsou evidovány v zásobách nebo uvedeny na skladových dokladech, musí být nejprve zařazeny do ceníku zboží či materiálu (dále pouze ceník). Pomocí ceníku je dané položce přiřazen jednoznačný kód, tzv. ID položky, a další atributy, určující způsob další identifikace a zpracování položky.

Na výše uvedeném obrázku je uveden příklad seznamu ceníkových položek a funkce, které lze ze seznamu využít. Seznam těchto funkcí zhruba odpovídá funkcím, které lze využít i z detailu ceníkové položky, jak bude uvedeno v dalším textu. V ceníku jsou uváděny rovněž položky služeb (např. dopravné, poštovné) a položky obalů, jejichž pohyby a stavy je třeba evidovat na skladových kartách. Pokud zjistíte během pořizování dokladu, že v ceníku odpovídající položka chybí, není nutné dialog dokladu opouštět. Postačí použít horkou funkci ( viz kapitola Ovládání programu ), což znamená okamžité vyvolání ceníku. Potřebnou položku je možné doplnit a ihned použít. Úpravy a doplňování v číselníku jsou omezeny přístupovými právy jednotlivých uživatelů. V následujícím textu je zobrazen příklad obrazovky a dále jsou popsány základní údaje obsažené v položkách ceníku.

Základní identifikační a cenové údaje položky Název údaje

Význam údaje

ID položky

Základní způsob identifikace položky ceníku. Jednoznačně identifikuje položku v ceníku. Způsob zobrazení (formátování) ID položky je možné ovlivnit nastavením parametru Formát zobrazení ID v Parametrech projektu.

Název

Libovolný text. Pokud je nastavena indikace Otevřená položka (viz dále), je možné na dokladech u každé položky text názvu změnit. Pokud rozsah názvu nestačí k dostatečně přesnému popisu položky, je možné uvést

doplňující informace v rámci tzv. Rozpisu elementů. Zkratka

Zkratka názvu, která se používá při některých druzích tisků, např. při tisku pokladní stvrzenky. Do tohoto údaje je možno umístit další klíčové identifikační údaje ( rozměry, barvy, ... )

Výběrové kriterium

Tohoto údaje lze využít pro členění položek do skupin a podskupin. Údaj je využíván především ve výběrové tabulce ceníku ( typ strom ). Údaj je možno vybrat dle číselníku VK ( volba v menu Číselníky ).

Kód položky KN

Označení položky tzv. kódem kombinované nomenklatury. Používá se např. při fakturaci jako údaj pro zpracování celních prohlášení. Údaj je možno do položky ceníku vybrat dle číselníku KN ( volba v menu Číselníky ).

Dodavatel

Identifikace dodavatele (hlavního dodavatele) z adresáře firem

ID výrobcem

Označení položky dodavatelem (případně výrobcem). Používá se např. při tisku objednávek dodavateli (výrobci).

SKP

Alternativní identifikace položky. Nemusí být jednoznačná. Používá se především v materiálových skladech pro označení rozměrů, norem, apod.

Protokol shody

Označení položky existujícím protokolem shody ( pro potravinářské výrobky )

EAN

Označení položky ceníku čárovým kódem

Cenová skupina

Zařazení položky do cenové skupiny souvisí s tvorbou prodejních cen. Způsob cenotvorby je podrobně popsán na jiném místě této kapitoly

Kód daně

Kód daňové skupiny (DPH) z tabulky daňových skupin. Není povinný u typu sortimentu "S"

Marže, rabat

Umožňuje automatické odvození prodejní ceny z nastavené ceny pořizovací při zařazování nové ceníkové položky. Hodnota údaje se aktualizuje při příjmu položky do zásob dle pořizovací ceny dokladu

Kategorie (skupina )

Význam tohoto údaje ztratil svůj původní význam po zrušení členění ceníkových položek do tzv. katalogu. Tohoto údaje lze využít pro další členění položek ceníku.

Podkategorie (podskupina)

Popis viz údaj kategorie ( skupina ).

Cena pořizovací

Předpokládaná pořizovací (nákupní) cena. Je nabízena při pořízení příjmových dokladů

Cena skladová

Je použita pro ohodnocení zásob, je-li nastaveno metoda vedení skladové evidence v pevné podnikové ceně nebo v

průměrné skladové ceně Cena prodejní Základní prodejní cena položky 1 Cena prodejní Alternativní prodejní cena 2 Typ daně 1

Parametr udává, zda Prodejní cena 1 obsahuje DPH (Brutto) nebo neobsahuje DPH (Netto). Údaj je pevně nastaven dle parametrů projektu

Typ daně 2

Parametr udává, zda Prodejní cena 2 obsahuje DPH (Brutto) nebo neobsahuje DPH (Netto). Údaj je pevně nastaven dle parametrů projektu

Cena prodejní Alternativní cena položky. Typ ceny je určen typem daně 1. 3 Tento údaj je v případech materiálových skladů využíván pro tzv. kalkulační cenu. Cena prodejní Alternativní cena položky. Typ ceny je určen typem daně 1 4 Pom. indikace Pomocná indikace položky, využívá se zejména při tvorbě výstupních sestav, kde je význam tohoto údaje dán specificky dle požadavků jednotlivých uživatelů nebo při filtrování ceníkových položek při použití stromové struktury ceníku ( viz kap. 3.1.15 ). Novinka a datum novinky

Touto indikací je možno v ceníku označovat tzv. „novinky“. Pokud je položka označena jako novinka, je možno zároveň zadat datum, od kterého se má položka jako novinka prezentovat. Pro údržbu této indikace existují pomocné funkce, které umožňují provádět výpis, hromadné nastavení či rušení indikace. Tyto funkce jsou popsány v kapitole „Základní funkce pro práci s ceníkem“.

Oddíl údajů pro parametrizaci položky Název údaje Význam údaje Statistická skupina

Kód ze Seznamu statistických skupin. Umožňuje jeden ze způsobů skupinování zásob pro účely statistického sledování pohybů zásob a prodeje

Typ sortimentu

Umožňuje rozlišit různé významy položek číselníku. Tento parametr ovlivňuje možnost využití ceníkové položky na dokladech. Z-položka označuje zboží, materiál nebo službu O-položka označuje obal. Tento typ má vztah k vedení saldokonta obalů. S-položka označuje skupinu materiálu nebo zboží. Takto lze rozdělit číselník na skupiny podle počátečních

hodnot ID položky, což umožňuje přehlednější formátování tisku i snadnější vyhledávání. Takto označenou položku není možné uvádět na dokladech. M-materiál ( tento typ se používá pouze speciálně ve vazbě na projekt Odbyt a výroba ) Kód obalu

Přiřazení kódu obalu pro sledování saldokonta obalů.

Kód garance

Identifikace záručních podmínek dle číselníku garancí

Doba životnosti

Udává maximální dobu životnosti zboží. Pokud je parametr nastaven, je umožněn výpis zboží s překročenou dobou životnosti. Tento údaj je možno použít rovněž pro signalizaci tzv. ležáků. Obvyklou měrnou jednotkou tohoto údaje je den.

Dělené množství

Umožňuje pracovat s necelým množstvím základní jednotky (MJ skladové). Na doklady lze zadávat desetinná čísla množství

Blokovaná

Umožňuje zablokovat položku ceníku proti použití na dokladech. Blokované položky nejsou tisknuty v rámci funkce tisk ceníku, nejsou zobrazovány při výběrech položek z ceníku.

Podrobnost evidence

Pomocí této indikace je možné ovlivnit podrobnost evidence ceníkové položky . Jsou přípustní tyto úrovně : D-druhová evidence (implicitní nastavení). Základní způsob evidence , kdy je evidováno celkové množství zásoby odpovídající ceníkové položce. K-kusová evidence. Položka je evidována po jednotlivých kusech dle výrobních čísel. Při tomto nastavení je v rámci vystavení příjmových, výdejových a prodejních dokladů specifikovat výrobní čísla. N-neevidováno. Tato úroveň evidence je využívána např. u položek odpovídajících službám. Jedná se o položky, které je třeba uvádět na dokladech, nevede se však pro ně skladová evidence (nemají stav). Pouze jsou zaznamenávány pohyby těchto položek na fiktivních skladových kartách. P–provedení. Položka je evidována až do úrovně provedení, což znamená ještě nižší rozlišení evidence položky ( např barevné rozlišení, způsob balení, apod. ). S-skladová (výrobní) čísla. Položka je evidována až do úrovně výrobních čísel. Na rozdíl od kusové evidence může být množství při vystavování dokladů různé od 1.

Otevřená položka

Pro otevřené položky platí, že v rámci všech typů dokladů je možné editovat (upravit) text názvu, který je doplněn z ceníku na základě zadaného ID. U ostatních položek není možné text názvu převzatý z ceníku změnit.

Syntetický účet

Syntetický účet pro generování účetních položek finančních dokladů (faktur a pokladních položek). Podrobnosti tvorby účetních položek jsou uvedeny v samostatné kapitole

Analytický účet

Analytický účet pro generování skladových účetních položek. Údaje lze rovněž využít při tvorbě účetních položek finančních dokladů v závislosti na nastavení parametru dokladových řad v projektu Finance. Podrobnosti tvorby účetních položek jsou uvedeny v samostatné kapitole

Záporný stav

Tato indikace umožňuje v rámci vystavení výdejového a prodejního dokladu jít do záporného stavu disponibilní zásoby. Tj. je možné vystavit doklad nebo rezervovat položky, které nejsou k dispozici (volné) v disponibilní zásobě. Je však třeba podotknout, že doklad nelze expedovat, dokud položka nebude skutečně přijata. Nelze tedy dosáhnout záporného stavu celkové skladové zásoby.

Aktivní položka

Tento parametr určuje, zda se jedná o aktivní položku, to znamená, že se jedná o živou položku, která je běžně používána. Neaktivní položka je označena znakem X.

Datum umrtvení

Udává datum, kdy bude ceníková položka vyřazena. V rámci sady servisních funkcí je možné umrtvené položky rušit z ceníku.

Indikace pro tisk

Vyplnění tohoto údaje ( např. * ) má význam pouze u položky ceníku s prázdným ID položky. Vyplněním tohoto údaje se položky prodejních dokladů s prázdným ID ( např. položky slev ) objeví při tisku dokladu a při vytváření faktury se tyto položky přenesou do položek faktury.

Inventární kategorie

Udává zařazení položky do inventární kategorie, která byla položce určena při výpočtu inventárních kategorií ( podrobněji v kapitole Vstupy – Inventury ).

Oddíl skladových parametrů Název údaje Význam údaje Hmotnost

Hmotnost položky v kg ( netto ) v rozlišení na 3 desetinná místa. Pokud je tento údaj důsledně udáván v ceníku, je možné stanovit např. celkovou hmotnost dodávky.

Hmotnost obalu

Tento údaj udává celkovou hmotnost obalů položky dle zák. 477 o obalech. Je to vypočítávaný údaj dle tříd obalů uvedených k položce.

MJ skladová

Základní měrná jednotka množství, pod kterou je položka evidována v zásobě. Pokud není v dokumentaci uvedeno jinak, je pod pojmem "měrná jednotka množství"

zamýšlena skladová jednotka. MJ manipulační

Alternativní měrná jednotka množství, používaná souvislosti s manipulací položky ( karton, paleta, … )

v

Počet MJ Udává množstevní poměr skladové a manipulační jednotky v manipulační množství pro přepočty jednotek MJ Počet jednotek balení

Udává počet kusů v balení MJ skladové. POZOR !! Nelze zaměňovat s počtem MJ v manipulační jednotce. Údaj má význam pouze tehdy, je-li skladovou jednotkou např. karton , krabice, a pro účely pouze orientační se uvede počet kusů v balení.

Alternativní MJ

Označení alternativní jednotky množství položky. Používá se např. ve vazbě na projekt Odbyt a výroba, při evidenci položek dle výrobních údajů, při evidenci specifických položek ( např. role papíru, panely ).

Max., min. množství

Kritické meze pro skladované množství. Pokud jsou nastaveny, je umožněna signalizace jejich překročení, viz signální sestava v rámci skladové evidence.

Obvyklé uložení

Kód místa (palety) pro obvyklé uložení zboží. Údaj má smysl pouze v případě paletizovaných skladů. Tento údaj je v projektu využit při inicializaci údaje v příjmových dokladech, při tisku dokladů, při zpracování inventur. Údaj může obsahovat informaci o více než jedné lokaci. Pokud tomu tak je, tak jednotlivé lokace musí být od sebe odděleny znakem „:“. ( důležité zejména pro zpracování inventur (inventurní soupis dle lokací). Nově byla zavedena evidence tohoto údaje do samostatného souboru, kde je navíc doplněna evidence dle jednotlivých skladů. Povoleny jsou max. 3 lokace pro jednu ceníkovou položku a sklad ( rozsah jednotlivých údajů jsou max 4 znaky ). V detailu ceníkové položky je pak zobrazena hodnota tohoto údaje pro aktuální sklad.

Sklad

Číslo skladu, kde se položka obvykle používá. Údaj není povinný, jeho nastavení má význam pouze informativní , zejména při vazbě na modul Odbyt a výroba. POZN. : Pro specializované zpracování položek rolí papíru je možno uvést i další číslo skladu, pro zpracování zbytkových rolí.

Koeficient přepočtu cen

Obvyklá hodnota tohoto parametru je 1. Pro případy kdy evidenční cena/MJ se nevztahuje k jednotkovému množství, koeficient udává hodnotu přepočtu ceny ( např. v případě,

že cena se vztahuje k 1000 MJ, je jeho hodnota 1000 )

Funkce pro doplňkové ( přidružené ) soubory ceníku Následující seznam funkcí lze využít při zpracovávání ceníkových položek. Jedná se o funkce, které mají těsnou vazbu k ceníkovým položkám. Funkce lze vesměs využít jak ze seznamu ceníkových položek, tak z detailního pohledu na ceníkovou položku.

Popis tlačítka

Funkce tlačítka

Rozpis elementů

Jako tzv. rozpis elementů je možné doplnit jakoukoliv další textovou specifikaci položky. Jedná se o volný text o libovolném počtu řádků a šířce řádku 80 znaků. Tento text může být rovněž tisknut na doklady. Je-li třeba tisk rozpisu na dokladech potlačit, uveďte na prvním místě řádku rozpisu znak *. Následující řádky rozpisu již v tisku uváděny nebudou.

Spojené druhy

Tato tabulka umožňuje vzájemné propojení jedné ceníkové položky s položkami dalšími. V tabulce spojených druhů je možné uvést seznam ID položek z ceníku s koeficientem množství. Je-li tabulka vyplněna, pak při pořízení položky na dokladu jsou automaticky doplněny i ceníkové položky, které odpovídají tabulce spojených ID. Údaj o množství je dosazen v závislosti na nastaveném koeficientu množství v tabulce spojených ID a na množství zadaném u původní položky.

Provedeni

V rámci této vazby je možné definovat různá “provedení“ ceníkové položky. Tato funkce je přístupná pouze pro položky s nadefinovanou Podrobností evidence = P.

Dodavatelé

V rámci této tabulky spojené s ceníkovou položkou je možné údaj o hlavním dodavateli doplnit seznamem dalších dodavatelů s možností identifikace ceníkové položky kódem dodavatele.

Účty, …

Soubor vazeb umožňuje ke každé ceníkové položce definovat další údaje potřebné pro následné zpracování. V současné verzi jsou k dispozici údaje pro detailní účtování dokladů zásob a objemové ukazatele ceníkové položky.

Ceny

Tato funkce je podrobně popsána v samostatné kapitole Cenotvorba.

Cizí názvy

Cizojazyčný název položky včetně možnosti uvedení cizího názvu měrné jednotky. K jedné položce může být uvedeno více cizojazyčných názvů dle tzv. jazykových oblastí.

Třídy obalů

Přiřazení tříd obalů dle tzv. tříd obalů ze zákona 477/2001 Sb. o obalech. Tyto údaje mají význam při zpracování prodejních dokladů a tisku přehledu pohybů obalů.

Kopie

Vytvoření kopie aktuální ceníkové položky do nové položky.

Pro vytvoření nové položky se zadá nové ID položky. Funkce rovněž umožňuje vytvoření záznamů o rozpisu elementů, vázaných položkách ( obalech ) a údajích doplňujících ( účty, rozměry, … ). Funkci lze využít pouze ze seznamu položek ceníku. Etikety

Při přidělení zvláštních přístupových práv lze k ceníkovým položkám vytvořit vazební soubor, který obsahuje údaje pro tisk etiket k ceníkovým položkám. Funkci lze využít pouze ze seznamu položek ceníku.

Dokument

K ceníkovým položkám lze přiřadit dokumenty, které mohou obsahovat specifické informace o položkách ( uložená dokumentace, obrázky, … ). Funkci lze využít pouze ze seznamu položek ceníku.

Přehled změn Zobrazení událostí ceníkové položky, což je přehled změn položky ceníkové položky v průběhu její existence ( pořízení, modifikace údajů ). PARAM

Tato funkce je určena pro definici vlastností položky. Tato funkce je v této verzi nepřístupná.

Popis položky Doplňkový text k ceníkové položce. Lze doplnit jednořádkový popis, který se využívá při tisku dokladů nebo stručný a podrobný popis, které jsou využívány např. při exportech ceníkových položek. Vlastnosti

K položce lze doplnit seznam parametrů dle různých kategorií (viz příklad dále v textu)

Logistická karta

K ceníkové položce lze doplnit další parametry, které se týkají balení, rozměrů, … Logistickou kartu pak lze vytisknout, a to jak samostatně nebo v dalších funkcích ( např. při tisku objednávky ).

V seznamu ceníkových položek lze kromě klíčových položek ( ID položky, název, zkratka názvu, EAN, … ) vyhledat položku i pomocí řetězce znaků, který se vyskytuje v názvu položky. Funkci je možno použít pomocí funkce Hledej text. Funkce pro vyhledávání položek je upravena i pro případy používání SQL databází (buď licencované MySQL databáze nebo bezlicencové použití MySQL – viz Parametry projektu). Příklad obrazovky Popisu ceníkové položky :

Příklad obrazovky funkce Vlastností ceníkových položek :

Příklad obrazovky s parametry Logistické karty :

Základní funkce pro práci s ceníkem : Tisk ceníku – umožňuje provést tisk položek ceníku dle zvolených parametrů. Kromě základních údajů ceníkové položky ( ID položky, název ) lze zvolit tisk cenových údajů ( kromě základních ceníkových cen lze vybrat i vypočítávané ceny dle cenových kategorií ). Rozsah tisku je možno omezit výběrem skupin položek dle ID položky nebo výběrem statistických skupin. Export ceníku do Excelu – vytvoření excelovského souboru s názvem CENIK.XLS, který obsahuje ceníkové údaje dle zadaných parametrů v dialogu funkce. Existují dvě varianty exportu ceníku do excelu – standardní a rozšířený. V případě standardního výstupu je tvar excelovského souboru pevně dán výčtem údajů ( viz násl. obrázek )..

V případě rozšířeného exportu je umožněno vybrat pouze zvolené údaje a pořadí sloupce v excelovské tabulce.

V obou případech exportu položek lze ještě omezit seznam ( filtr ) exportovaných položek pomocí parametrů, které jsou znázorněny v dialozích těchto funkcí. Export ceníku CSV - export ceníkových položek dle vybraných parametrů do souboru ve tvaru CSV.

Vytvořený exportní soubor lze po vytvoření přenést na FTP server (po nastavení parametrů FTP přenosu).

Import ceníku z Excelu – tuto funkci lze využít pro import položek do ceníku z excelovského souboru. Struktura excelovského souboru musí být shodná se strukturou, která se vytváří standardním exportem ceníku do excelu !!! Funkce provádí úpravu existujících položek ceníku dle importovaného souboru, pokud položky v ceníku neexistují, jsou vytvořeny dle údajů importního souboru. Ceník sestavy – zobrazení seznamu ceníkových položek pro tvorbu výstupních informací pomocí generátoru sestav. Dalšími funkcemi jsou funkce pro údržbu ceníkových položek, které mají využití zejména pro hromadné změny v údajích položek ceníku. Patří sem : •

Hromadné změny prodejních cen

•

Změna ID položek ceníku

•

Rušení položek ceníku, rušení umrtvených položek ceníku

•

Rušení blokace položek

•

Údržba „novinek“ ceníku, výpis „novinek“ v ceníku

•

Změna daňové skupiny ceníku

•

Nastavení marže a rabatu

… Použití těchto funkcí je řízeno uživatelskými právy pro práci s ceníkem, neboť použití každé z těchto funkcí je určitým rizikem pro další použití ceníkových položek. Hromadná změna prodejních cen – umožňuje provést změnu prodejních cen ceníku dle zadaných parametrů.

Je možno provést změnu prodejních cen buď procentem ke stávajícím prodejním cenám nebo přepočtem cen dle vybrané cenové kategorie. Pro přepočet cen je možno jako základní cenu zvolit prodejní cenu 1 nebo prodejní cenu 2 ceníku. Hromadná změna prodejních cen dle statistických skupin – změna prodejních cen dle vybraného seznamu statistických skupin. Nejprve je nutné zadat parametry pro vykonání funkce : Datum platnosti – nastavení data pro inicializaci ceníkových cen Inicializace seznamu – nové vytvoření seznamu statistických skupin pro nastavení ceníkových cen

Poté následuje úprava seznamu statistických skupin a nastavení cen.

Po potvrzení výběru (button Proveď) následuje nastavení ceníkových cen v položkách ceníku. Přečíslování ID položek ceníku – provádí změnu základní identifikace (ID položky) položek ceníku. Nejprve je nutno zadat seznam položek pro přečíslování ve tvaru „Stávající ID položky“ – „Nové ID položky“. Po definici seznamu položek se vybere seznam databází, ve kterých se má změna provést.

Rušení položek ceníku – tato funkce umožňuje zrušit „nepotřebné“ ceníkové položky. Existují dvě varianty pro rušení položek ceníku. První varianta předpokládá nejprve označení položek ceníku jako položky „umrtvené“ ke zvolenému datu. Toto nastavení se provádí při modifikaci ceníkové položky nastavením údajů „Indikace aktivní položky“ na hodnotu „X“ a vyplněním data umrtvení. Funkce pro rušení položek dle „data umrtvení“ pak provede zrušení takto označených položek

Druhou variantou rušení položek je rušení položek dle data posledního pohybu. Význam funkce je zřejmý z následujícího obrázku.

Novinky ceníku – jsou to ceníkové položky, které mají nastavenu indikaci „novinka“. Tuto indikaci je možno nastavit při modifikaci ceníkové položky ( spolu s datem vzniku novinky ) nebo je možno tuto indikaci nastavit pomocí funkce Výpis a aktualizace novinek.

Tato funkce umožňuje nastavit novinky pro dosud takto neindikované položky dle data posledního příjmu ( zadává se počet dnů zpětně od aktuálního data ). Další možností této funkce je zrušení indikace novinky u položek, které jsou již takto označené s datem starším o zadaný počet dnů vzhledem k aktuálnímu datu. Existuje také samostatná funkce pro rušení indikace novinek – Údržba novinek ceníku.

Tato funkce tedy zruší indikaci novinek u položek, jejichž datum vzniku novinky je menší nebo rovno datu z dialogu funkce.

POZNÁMKA Ceník a materiálové sklady Pro zpracování zásob materiálových skladů je vytvořena funkce, obdobná jako funkce pro práci s obecným ceníkem. Specifikum této funkce spočívá v tom, že •

Jsou zobrazeny údaje ceníku v omezené míře ( pouze údaje potřebné pro zpracování materiálových skladů )

•

Je zajištěna vazba na tzv. technologické údaje položek, používané projektem Odbyt a výroba ( např. rozměry, normy, technologické údaje, další měrné

jednotky, … Zařazení této funkce do uživatelského menu je zajištěno přidělením uživatelských přístupových práv.

Funkce pro ceník materiálu Popis tlačítka

Funkce tlačítka

Vazby

V rámci této tabulky spojené s ceníkovou položkou je možné údaj o hlavním dodavateli doplnit seznamem dalších dodavatelů s možností identifikace ceníkové položky kódem dodavatele.

Technologické Tato funkce umožňuje zobrazení, pořízení a úpravu údajů údaje ceníkové položky, které ji specifikují z hlediska technologického zpracování. Protože tyto hodnoty jsou využívány rovněž v projektu Odbyt a výroba, je přípustná úprava těchto údajů pouze při dodržení podmínky určitého stavu rozpracovanosti položky. Funkce je přístupná pouze v případě, že existuje vazba na položku v projektu Odbyt a výroba. Poznámka

Textová poznámka ( popis ) materiálové položky. Využívá se při tisku skladových dokladů.

3.3.

Dodavatelskoodběratelské vazby

K ceníkovým položkám lze přiřadit další identifikační údaje, které se v projektu využívají především v tiskových funkcích dokladů, ve funkcích pro nákup, v přehledových funkcích stavů a pohybů zásob.

Pozn. : •

sloupec Priorita se využívá ve funkcích pro nákup ( operativní plán nákupu, stav zásob dle dodavatelů ) a v zakázkách ( test reálného termínu zakázky )

•

sloupec Dodací lhůta se využívá v obdobných funkcích jako údaj Priorita

Funkce Změna DOD je určena ke změně identifikace dodavatele, nové řádky lze v režimu modifikace doplňovat pomocí klávesy F4, řádky lze mazat pomocí klávesy F3.

Údaj Priorita dodavatele - pro modul Zásobování obecně platí, že pokud se vytváří přehled dle dodavatelů ( soupis zásob, tvorba objednávek dle operativního plánu nákupu,

tvorba objednávek dle zakázek, … ), potom se údaj ID dodavatele pro tyto funkce vybírá dle následujících priorit (pokud není v popisu konkrétní funkce uvedeno jinak) : 1. ID dodavatele z ceníkové položky 2. ID dodavatele z dodavatelskoodběratelských vazeb s určenou prioritou ( pokud není funkcí určeno přesně, použije se priorita 1 ) 3. ID dodavatele z dodavatelskoodběratelských vazeb bez určení priority

•

3.4. Třídy obalů

Pokud je nutné evidovat pohyby obalů dle zákona 477/2001 Sb. musí být vytvořen seznam tříd obalů. Třída obalu (nebo i více tříd) je pak přiřazena k ceníkové položce. K jednotlivým třídám obalů se přiřazují následující údaje : •

Označení vlastnosti obalu - např. kódy O, T1, T2, …

•

Typ obalu 1 – přepravní, prodejní, skupinové, průmyslové

•

Typ obalu 2 – neplacené, předplacené, zpoplatněné

•

Typ obalu 3 – jednorázové nebo pro opakované použití

•

Indikace o likvidaci obalu, případně ceny pro likvidaci

•

Zařazení do odběratelské skupiny obalů. Odběratelská skupina obalů se využívá při automatické tvorbě položek obalů při vytváření příjmových a prodejních dokladů

•

Identifikace třídy obalu pro doplňování položky do dokladů

•

3.5. Třídy obalů a ceníkové položky

K ceníkovým položkám je možno přiřadit třídy obalů dle výše popsaného číselníku tříd obalů (button „Třída obalů“ v detailu ceníkové položky). Přiřazení třídy obalů k ceníkovým položkám je v projektu využito ve funkci přehledu pohybů zásob dle skladů, kde jednou z variant výstupních informací jsou přehledy pohybů položek v členění dle tříd obalů.

•

3.6. Číselník dokladových řad

Obsahuje seznam všech druhů příjmových a výdejových dokladů, které je v systému možné vystavit, a jejich parametry. Slouží rovněž pro automatické číslování dokladů. Číselník dokladových řad musí být nadefinován v každém zpracovávaném skladu. Každý doklad, který je pomocí modulu vystaven, musí být uveden pod některým druhem dokladové řady. Kódy dokladových řad je možno volit libovolně. Pevné kódy jsou pouze u následujících dokladových řad: A1 – zakázky, rezervace CS - prodej přes pokladnu ( CASH prodej ) – původní verze funkce Pokud by byly tyto řady vyřazeny a používali byste funkce zakázek resp. prodeje přes pokladnu, způsobí to komplikace a kolize při zpracování těchto funkcí. Popis polí Název pole

Význam pole

Druh dokladu

Jednoznačný kód druhu dokladové řady. Každý doklad vystavený v rámci modulu musí být označen nějakým kódem druhu dokladu z číselníku.

Účetní vazba

Kód, pod kterým jsou položky dokladů převáděny do účetnictví při exportu. Pokud není tento údaj vyplněn, nahrazuje jej při exportu údaj Druh dokladu.

Název řady

Používá se při tisku jako název druhu dokladu.

Znak pohybu

Rozlišuje příjmové, výdejové a ostatní (vnitřní) doklady. Vnitřní doklady jsou určeny pouze pro vnitřní použití systémem (objednávky, zakázky) a nelze je použít pro označení skladových dokladů.

ČPO

Číslo spojené pokladní operace. Udává druh pokladní operace, která bude generována v případě použití funkce "placení" dokladu v hotovosti.

Obvyklý sklad pro přesun

Do tohoto údaje je možno zadat číslo skladu, které je pak implicitně použito při tvorbě zakázek a prodejních dokladů.

Prodej – doplnění poznámky dle cen. kategorie dokladu

Pokud je tento údaj vyplněn ( hodnotou je identifikace cenové kategorie ), potom při vytváření dokladu se inicializuje text poznámky dokladu s odkazem na hodnotu cenové kategorie.

Kód řady FV

Určuje kód číselné řady vydaných faktur, která bude k dokladu vystavena ( má význam zejména při hromadném vystavování faktur k prodejním dokladům ).

Splatnost FV

Určuje počet dnů splatnosti vydaných faktur, které jsou vystaveny k druhu dokladu. Tento údaj má nejvyšší prioritu ( před adresářem a dokladovou řadou faktur ).

Účetní předpis

Specifikace účtů pro generování účetních položek. Bližší informace o generování položek do modulu Účetnictví jsou

uvedeny v samostatné kapitole. Strana účtů středisko

Určuje, kam se zapíše údaj o účetním středisku při tvorbě účetních položek k dokladům zásob. Je možno použít tyto volby: mezera - středisko se zapíše do účetních položek na strany MD i DAL M - středisko se zapíše do účetních položek na stranu MD D - středisko se zapíše do účetních položek na stranu DAL N - účetní středisko se nezapíše Tento parametr je ve funkcích modulu Zásobování nahrazen pro tzv. ON LINE účtování dokladů zásob parametrem z účetního rozvrhu modulu Účetnictví.

Blokován

Tato indikace umožňuje zablokovat druh dokladu proti použití pro vystavení dokladu. Již vystavené doklady tohoto druhu lze však zpracovat v plném rozsahu.

Povinný tisk

Pokud je indikace nastavena kladně, nelze bez předchozího provedení funkce pro tisk dokladu provést funkci pro aktualizaci zásob dokladem (převod do zásob, expedici).

Povinná úhrada

Blokuje aktualizaci zásob (expedici dokladu), pokud nebyla provedena úhrada dokladu, přesněji dokud nebyla vystavena faktura nebo nebylo provedeno placení dokladu.

Povinná zakázka

Určuje, zda při pořizování prodejních dokladů musí být vyplněn údaj o zakázce

Povolena fakturace

lze Touto indikací k dokladové řadě.

Nastav datum aktualizace

Kladné nastavení indikace umožňuje změnit obvyklé "dnešní" datum aktualizace zásob, tj.příjmu nebo expedice. Takto lze provádět aktualizaci zásob se zpětnou platností proti datu provedení funkce.

zablokovat

vystavení

faktury

Pro dokladovou řadu zakázek má tento údaj význam pro přetahování údaje "termín zakázky" do záhlaví výdejového dokladu ( v případě hodnoty Ano se do dokladu dosadí "termín zakázky" ). Indikace

Tento údaj je popsán samostatně v dalším textu

Generuj číslo dokladu

Umožňuje přepínat mezi automatickým číslováním dokladů generátorem čísel dokladů nebo manuálním zadáváním čísel dokladů obsluhou.

Maska

Pokud je údaj vyplněn, obsahuje znaky, které budou použity jako počáteční 1 až 2 znaky zleva pro konstrukci čísla vytvořeného dokladu. Zbytek čísla je doplněn na osm znaků na základě nepřetržité číselné řady. Jako masku lze použít např. označení roku.

Počátek, konec, volné číslo

Parametry rozsahu pro generování čísel dokladů. Volné číslo obsahuje číslo, které bude přiděleno nově vystavovanému dokladu řady.

Popis údaje Indikace Obecné indikace, které ovlivňují zpracování dokladů. Jedná se o řadu jednoznakových údajů, které jsou určeny svou pořadovou pozicí ( čísly 1 - 17 ). Význam jednotlivých pozic je následující: Pozice údaje

Znak Význam údaje

1

R

specifická indikace pro zpracování přesunu prodejního dokladu ve skladech rolí papíru – tvorba položek příjemky z přesunu se tvoří z položek vzniklých operací “řezání“ rolí papíru. Zároveň má tato indikace funkci při kontrole “řezání“ položek prodejních dokladů – nelze vyexpedovat doklad s “nenařezanými“ položkami Tato funkce byla používána v Obalech Morava, v současných verzích není aktivní

pro sklady lisovaných briket Agrop se používá při tisku prodejních dokladů a při tvorbě faktur pro doklady „briket“ – odlišení od dodacích listů pro biodesky V

Specifická indikace pro zpracování prodejních dokladů – povolena tvorba položek pro “vychystání dokladu“. Pro příjmové doklady ve skladech papíru ( role ) se používá pro inicializaci pořizovací ceny dle pohybů u dokladů vratky z výroby. Indikace umožňuje provést u položek zakázek ( rezervací ) rozpis položky dle výrobních údajů ( použito pro sklad rolí papíru – indikace skladu P )

E

prodejní doklady – automatická expedice prodejního dokladu při platbě dokladu v hotovosti

B

Indikace pro prodejní doklady skladu biodesek Agrop. Používá se pro odlišení při tisku dodacích listů a při tvorbě faktur.

P

Používá se pro odlišení tvorby faktur a při tisku prodejních dokladů ve skladu panelů Agrop ( odlišení panelů od biodesek )

K

Indikace pro tvorbu pořizovacích cen příjmových dokladů na základě kalkulací dle výroby ( komponenta TEC ) Následující indikace se používají pro sklad zápůjček Řetězárna

S

Tisk formuláře výdejky/návratky ve skladu zápůjček

2

3

4

D

Tisk formuláře protokolu o vyřazení materiálu ve skladu zápůjček

Z

Tisk formuláře propustky zapůjčeného materiálu ve skladu zápůjček

A

na dokladech bude tisknout rozpis elementů pro každou položku dokladu

I

musí být použit pro doklady mank a přebytků při provádění inventury

P

pro příjmové doklady možnost vyvolání přepočtu množstevních jednotek ( pouze pro položky s podrobností evidence ‘S‘ )

V

Tato indikace souvisí s indikací 1 – typ V. Pokud jsou obě indikace nastaveny, tak operace expedice nebo přesunu prodejních dokladů je povolena, pokud položky vychystání existují a jsou v souladu s položkami prodejního dokladu

2

pro tisk položek jednoduchých výdejových dokladů bude použit dvouřádkový formát

E

Pro převod (expedici) prodejních dokladů bude použit údaj „datum expedice“ z hlavičky prodejního dokladu

A

prodejní doklad je možno opravovat i po provedené úhradě

V

Pro prodejní doklad vyvolání zápisu položek pohybů do aplikace Odbyt a výroba ( Agrop - biodesky ) – databáze SQL

A

Pro objednávky znamená speciální kontroly v hlavičce objednávky na zakázky ( výrobní příkazy ) projektu Odbyt a výroba ( kartonáž – sklad ZM)

A

Pro příjmové doklady s vazbou na objednávku přenáší do položek příjemky termín dodání z položky objednávky. Toto datum slouží pouze pro informaci, jinak se s ním dále nepracuje, vazba mezi položkou příjemky a objednávky je zajištěna pomocí pořadového čísla položky objednávky. Při nastavení této indikace je pro příjmové doklady povolen vstup na údaje termínu objednávky a uzavření položky objednávky v položkách dokladu.

A

Pro zakázky ( rezervace ) znamená možnost vstupu na pole “výrobní údaj“ v položkách zakázek i pro položky s podrobností evidence jinou než provedení.

S

Pro jednoduché výdejové doklady a prodejní doklady ve skladech briket Ag vyvolává zápis o pohybech dokladů ve skladu. Používá se pro druhy dokladů, které znamenají storno pohybů skladu.

V

Prodejní vnitropodnikový doklad (podléhá zvl. způsobu zpracování na straně prodeje)

P

Pro zakázky ( rezervace ) a prodejní doklady znamená, že při přepočtu prodejních cen položek prodejního dokladu ( např. při změně kurzu ) se potlačí přepočet prodejní ceny dle cenové polohy a kategorie, ale ponechá se původní prodejní cena položky ( provede se pouze přepočet ceny

v cizí měně dle změny kurzu ). E

Pro vstupní doklady ( příjem nebo výdej ) a prodejní doklady znamená povolení vstupu na pole výrobního údaje

I

Pro prodejní doklady umožňuje vstup na pole výrobního údaje. V tomto případě se však nepředpokládá evidence zásoby skladu dle výrobních údajů, hodnota výrobního údaje slouží pouze pro tisk dokladu.

A

pro příjmové doklady se provádí zápis do souboru likvidace přijatých faktur

O

pro prodejní doklady znamená, že v případě přesunů se do nově vzniklých příjmových dokladů nebudou přenášet položky obalů

A

pro zakázky ( rezervace ) se při provádění funkce rezervování provede tisk protokolu o rezervování.

6

A

Doklady ( příjem, výdej, prodej ) jsou určeny pro přenos do účetní dávky

7

A

K pořízeným položkám dokladu se dotáhnou položky vázaných druhů ( obalů )

M

Odlišné zpracování materiálových položek (údaj Typ sortimentu položky = M ) při tvorbě vstupních a prodejních dokladů ( možnost doplnění položek dle souboru výrobních údajů )

P

odlišné zpracování položek dokladů příjmu pro přepočet množství ( množství v MJ skladové a množství alternativní – např. objednávané ) a to jak při přímém pořizování dokladů příjmu, tak při naplňování položek příjmových dokladů z objednávek

V

stejné zpracování položek příjmových dokladů jako u parametru P. Navíc má tento parametr vliv na aktualizaci objednávek při převodu příjmu do zásob

P

odlišné zpracování položek zakázek pro přepočet množství ( množství v MJ skladové a množství alternativní) při přímém pořizování položek zakázek.

5

Při tvorbě dokladu ze zakázky se inicializuje údaj o počtu alternativního množství v položce prodejního dokladu. P

Pro objednávky má význam při určení údaje o množství položky objednávky, které se má brát v úvahu pro výpočet hodnoty objednávky ( např. objednávané množství je k KS, ale oceňovací jednotkou jsou KG, M2, … ).

P

Pro prodejní doklady znamená, že při pořízení nového dokladu se inicializuje stav dokladu „ROZVOZ“ hodnotou „N“ a při pořizování množství v položkách dokladu je nabídnut přepočet množství ( množství v MJ skladové a množství alternativní )

R

Pro prodejní doklady ve skladech vedených metodou

průměrování cen se provádí průměrování skladových cen při záporném prodeji (standardně záporný prodej skladovou cenu neovlivňuje ). 8

A

Pro příjmové doklady je povoleno vystavení dobropisu

E

Pro příjmové doklady má význam pro doklady s vazbou na projekt Odbyt a výroba. Je umožněn vstup na pole výrobního údaje při pořizování vstupních dokladů a určuje, že položky dokladu se při převodu do zásob zapíší i do souborů evidence výrobních údajů. Specifikum pro Smurfitkappa a Segezha.

E

pro expediční doklady ( vzniklé použitím funkce Expedice ) znamená, že při expedování dokladu se provedou zápisy i do souborů evidence výrobních údajů

L

Pro příjmové doklady je umožněn vstup na pole lokace při pořizování položek vstupních dokladů a určuje, že údaje o lokaci a množství položky dokladu se při převodu do zásob zapíší i do souborů lokací.

L

Pro výdejové doklady je umožněn výběr lokace při pořizování položek výdejových dokladů a určuje, že údaje o lokaci a množství položky dokladu se při aktualizaci dokladu ( výdeji ) odepíší i ze souborů lokací.

R

speciální parametr pro zpracování příjmových a expedičních dokladů s vazbou na výrobní soubory projektu Odbyt a výroba (Řetězárna)

V

parametr pro zpracování prodejních dokladů výrobků nebo polotovarů v expedičních skladech. Má význam pouze pro fakturaci těchto dokladů ( kumulace položek dle ID položky a prodejní ceny ).

9

A

pro rezervace (zakázky) znamená inicializaci VČ zakázky číslem zakázky zároveň je zpřístupněno datum pro předání do výroby v hlavičce rezervace pro tvorbu objednávek z položek zakázek znamená, že do výrobního údaje položky objednávky se přenese údaj o VČ zakázky ( to znamená, že položky objednávky se vytváří dle položek zakázek, ne kumulovaně dle druhů (ID) položek)

Z

pro objednávky znamená povolení přístupu na zakázky (výr. údaje) v položkách objednávek

údaj

pro příjmové doklady znamená aktualizaci zakázek (rezervací) dle VČ zakázky včetně doplnění neexistujících položek zakázek a změny množství v položkách zakázek při předodání. pro příjmové doklady rovněž znamená povolení přístupu

na výrobní údaj (zakázku) v položkách dokladu A

Pro prodejní doklady umožňuje nastavit automatické vytvoření položky (-žek ) slevy po ukončení pořizování dokladu.

P

Pro příjmové doklady a položky s podrobností evidence dle provedení umožňuje vstup na údaj „“termín objednávky“ v položce dokladu ( tento údaj je v tomto případě využit pro zapsání nebo získání datového údaje ze souboru evidence zásob dle provedení ). Podmínkou je vyplnění čísla objednávky v záhlaví dokladu.

10

11

Kód způsobu úhrady prodejního dokladu a objednávek. Využívá se při tisku dokladů. Kód způsobu úhrady by měl být shodný s údajem z číselníku forem úhrad. A

Pro prodejní doklady v cenové poloze S umožní dokladu před expedicí.

A

povolen vstup na údaj kódu daňové skupiny při tvorbě položek prodejních dokladů.

0

U objednávek nastavení parametru na hodnotu 0 (nula) způsobí, že v pevném grafickém tisku objednávek se v položkách nebude tisknout údaj o ceně.

M

Pro výdejky v MTZ skladech umožní zápis XML souboru, který zajišťuje vazbu na aplikaci Majetek – výdej ochranných pomůcek ).

O

Pro příjmové, výdejové i prodejní doklady se provádí u položek obalů záznam do evidence obalové evidence pouze do evidence “dvůr“.

F

Pro příjmové, výdejové i prodejní doklady se provádí u položek obalů záznam do evidence vratných obalů dle ID firmy z hlavičky dokladu ( do evidence firmy i zápis na “dvůr“ ).

Z

Při nastavení tohoto parametru je zpřístupněna vazba na číselník zaměstnanců ( příjmové a výdejové doklady).

tisk

Používá se především pro sklady zápůjček. 12

13

A

umožnění opravy cen na prodejních přidělení práva “Změna prod. cen“

A

umožnění opravy cen v zakázkách jiným uživatelem než tím, který zakázku pořídil ( potlačení práva “Změna prod. cen“ )

P

Při přesunech prodejního dokladu se při tvorbě dokladu příjmu přetáhnou do položek příjmového dokladu ceny dle položek prodejního dokladu, ne dle zapsaných skladových pohybů ( platí pouze pro cenovou polohu prodejního dokladu „S“ ). Tento parametr má význam pouze pro

dokladech

bez

vedení evidence skladu pomocí metody FIFO.

14

15

16

17

A

toto nastavení umožňuje použití převodního programu EAN -> ID položky ( např. při použití ručního snímače čárového kódu )

O

při vytváření položek dokladů příjmu bude použita předkontace dle souboru kontací podle výrobních dokladů ( objednávek ). Údaj o čísle objednávky je uveden v hlavičce dokladu v poli “Zakázka“.

V

při vytváření položek dokladů příjmu nebo výdeje bude použita předkontace dle souboru kontací podle výrobních dokladů ( výrobních příkazů ). Údaj o čísle výrobního příkazu je uveden v hlavičce dokladu v poli ”Zakázka“

R

pro pořízení položek prodejních dokladů povolen vstup nulového množství

A

U prodejních dokladů a detailního účtování se do účtu DAL položky dokladu dosadí do analytické části účtu číslo skladu, ve kterém byl doklad vytvořen.

N

Při tvorbě položek příjmových dokladů dle výrobních zakázek se do hodnoty cen položek dosazuje nákladová cena dle projektu Výroba.

A

kontrola disponibilní zásoby při pořizování položek zakázek a objednávek

A

Provedení automatické platby prodejního dokladu po jeho pořízení ( náhrada parametru z lokálních parametrů skladu)

A

pro vnitropodnikové prodejní doklady znamená možnost modifikace údaje cenové kategorie u prodejních dokladů. Důsledkem toho je, že prodejní ceny ve vnitropodnikových dokladech se při expedici přepočítají koeficientem dle cenové kategorie. Z hlediska evidence zásob je doklad vyskladněn ve skutečných skladových cenách, v pohybech se v údaji prodejní ceny objeví skladová cena navýšená o koeficient z cenové kategorie.

A

pro tvorbu prodejních dokladů ze zakázek znamená, že každá položka zakázky se zařadí do vytvářeného prodejního dokladu (potlačení kontroly na kvótu položky rezervace při různých typech tvorby dokladů ze zakázek). Tato indikace musí být nastavena u dokladové řady zakázek.

M

potlačení zapnuté kontroly mínusových zásob skladu při expedici prodejních dokladů

P

Při přesunech prodejního dokladu se při tvorbě dokladu příjmu dotáhne odběratel dle prodejního dokladu ( jinak se dotáhne vlastní firma dle skladu výdeje )

POZNÁMKA Obvykle platí číslování vytvářených dokladů skladu pro jeden účetní rok. V případě přechodu na nové účetní období (rok) je vhodné nastavit nové číslování dokladů jednotlivých dokladových řad. K tomu lze využít funkce z menu Systém – Systémová údržba – volba Nastavení dokladových řad.

Tato funkce nastaví zobrazené parametry dokladových řad dle určených hodnot.

•

3.7. Seznam skladů

Obsahuje seznam všech skladů, pro které je vedena skladová evidence. Pro každý sklad je definován seznam parametrů. Pomocí parametrů je např. určen způsob rozložení databáze a sdílení jejich částí mezi jednotlivými sklady. OMEZENÍ !! Z důvodu používání souboru MGPARAM a v něm čísla skladu 000 jako obecného údaje, nesmí být číslo skladu definovaného v seznamu skladů rovno tomuto údaji !!!

Pro každý sklad jsou evidovány následující údaje: Název údaje

Význam údaje

Kód podniku a divize

Identifikace skladů v rámci struktury firmy

Číslo skladu

Jednoznačný kód skladu v seznamu skladů. Kód musí být jedinečný v rámci firmy.

Název skladu

Obsahuje textovou specifikaci názvu skladu ( možno využít až tří řádků textu ).

Indikace

Zatím jsou v modulu Zásobování použity následující pozice údaje s těmito hodnotami : Druhá pozice • hodnota A pro specifické funkce zpracování dokladů ve skladech panelů pro firmu Agrop.

•

•

• •

• •

Hodnota B pro specifické funkce ceníku a skladové karty ve skladech hotových výrobků ( biodesky, brikety ) pro firmu Agrop hodnota O pro specifické funkce zpracování dokladů ve skladech opracovaných biodesek pro firmu Agrop hodnota P pro specifické funkce ceníku a skladové karty ve skladech rolí papíru. hodnota R pro specifické funkce zpracování dokladů prodeje ve skladech řeziva ( pořízení položek dle EAN kódu etiket ) hodnota T pro specifické funkce ceníku ve skladech kartonáže ( např. Plojhar, BK Obal ). Hodnota Z pro specifické funkce ceníku materiálu ve skladech zápůjček

Třetí pozice • Hodnota C pro kontrolu nulových cen položek příjmových dokladů. Zařazení do výpočtů

Pokud je parametr nastaven na hodnotu A, potom je sklad zařazen do výpočtů stavů zásob dle skladů. Tento výpočet se provádí ve funkci Skladová karta a při výpočtech v detailu objednávek.

Povolené období

Obsahuje datum od a do, ve kterém jsou povoleny skladové operace ( vystavování a expedice dokladů ). Tento parametr je v seznamu skladů nepřístupný, je nastavován pouze pomocí tzv. globálních parametrů projektu.

Cesty k databázím

Seznam specifikací úplných cest ke skupinám souborů databáze skladu. Jejich nastavením je dáno rozložení databáze v prostředí operačního systému, sdílení některých částí mezi sklady, případně i s jinými moduly komplexního systému. Pokud jsou tyto údaje zadány chybně, nelze zpřístupnit (otevřít) v rámci funkcí skladu datové soubory. Tyto cesty jsou aktualizovány dle souboru MGPARAM při otevření aplikace Zásobování a při provádění změny skladu.

Pokud je potřeba založit do seznamu skladů nový sklad, provádí se to pomocí funkce Založení nového skladu, která se nachází v menu Systém – Systémová údržba. Touto funkcí jsou nastaveny základní parametry skladu, je možno použít vlastnost funkce, kdy se základní parametry nového skladu (cesty k databázím) nastaví dle skladu, který je uveden jako „vzor“.

Funkci pro založení nového skladu lze nalézt v menu Systém – Systémová údržba - volba Založení nového skladu.

•

3.8. Adresář firem

Obsahuje seznam adres a dalších údajů o dodavatelích a odběratelích. Každá položka adresáře musí být označena jednoznačným tzv. ID klienta, což může být např. interní číslo, IČ, DIČ, zkratka názvu apod. V adresáři jsou uvedeny další identifikační údaje, bankovní spojení, jména zástupců e-mailová adresa název WWW stránky a řada dalších údajů. Adresář firem je sdílen i ostatními moduly systému (Finance, Účetnictví, Majetek, Odbyt, CRM). Podrobný popis všech údajů adresáře firem zde není uveden, neboť jeho údržba se většinou provádí v jiném modulu systému MAGIS (především CRM). V rámci Zásobování je využíván ve všech typech dokladů, kdykoliv je třeba zadat adresu nebo jinou identifikaci klienta. Specielní a povinnou položkou adresáře je záznam o firmě provozovatele systému („vlastní firma“). Identifikace, která odpovídá vlastní firmě, musí

být uvedena v parametrech projektu pro každý z nadefinovaných skladů ( nebo obecně pro sklad 000 v souboru MGPARAM), takto programové vybavení dokáže rozlišit tuto položku v adresáři. Z adresáře jsou pak čerpány informace o firmě provozovatele, kdykoliv je to potřebné, např. při vystavení a tisku faktury atd. Adresář lze vyvolat pomocí menu Číselníky - Adresář - Adresář firem, nebo pomocí horké funkce ( viz kapitola Ovládání programu ). Úpravy v adresáři firem jsou omezeny přístupovými právy jednotlivých uživatelů.

Soubor vazeb k adresáři Ke každé položce adresáře lze nadefinovat vazbu na existující položku adresáře. Vazeb lze ve spojitosti s údajem "typ klienta" využít např. pro tvorbu hromadných faktur, pro sledování evidence tzv. hlavní firmy, hromadného fakturačního místa, apod. Tohoto souboru lze využít rovněž k definici vzájemné vazby mezi položkou adresáře firem a položkou adresáře aplikace Microsoft Outlook ( dle jména a příjmení ). V projektu existuje funkce pro kontrolu vzájemných vazeb adresáře.

Funkce pro práci s adresářem firem Kromě základních funkcí ( Nový záznam, Detail, Oprava, Rušení záznamu ) jsou k dispozici tyto funkce: Zobrazení vazeb k položce adresáře Zobrazení kontaktů (adres) aplikace Microsoft Outlook Přehled faktur vydaných a saldokonta odběratele Přehled faktur přijatých a saldokonta dodavatele Přehled saldokonta obalů Exportní funkce ( export do Excelu, hromadná korespondence pro Microsoft Outlook, hromadná tvorba podkladů pro tvorbu adresních štítků v Microsoft Office ) V seznamu položek adresáře lze kromě klíčových položek ( ID firmy, názvy ) vyhledat položku i pomocí řetězce znaků, který se vyskytuje v názvu firmy. Funkci je možno použít pomocí klávesy F7.

•

3.9. Číselník typů zakázek

Obsahuje seznam kódů a jim odpovídajících názvů pro rozlišení různých typů zakázek (rezervací). Využitím těchto kódů je možné rozlišit různé důvody pro rezervování zboží a různé typy zakázek. Ke každému typu zakázky je možné přiřadit kód druhu dokladu pro vystavení výdejového dokladu k zakázce. Kód druhu dokladu je povinný při použití funkce "Hromadné vystavení dokladů k zakázkám".

•

3.10. Seznam statistických skupin

Pomocí tzv. statistických skupin je možné zavést jeden ze způsobů skupinování položek ceníku. Seznam obsahuje kódy skupin a jim odpovídající názvy. Položky ceníku jsou přiřazeny k určité skupině uvedením kódu skupiny u příslušné ceníkové položky.

Statistické skupiny se využívají především u funkcí pro vyhodnocení stavů a pohybů položek, statistikách prodeje (viz kapitoly Vstupy,Prodej, Statistiky), kde je vesměs možnost zadat seznam statistických skupin, které budou do vyhodnocení zahrnuty.

•

3.11. Cenotvorba

V modulu Zásobování je uživatelům k dispozici pružný systém tvorby prodejních cen, a to pomocí: systému koeficientů slev a přirážek ze zvolené základní prodejní ceny. systému odběratelských cen O tom, jaký způsob tvorby prodejních cen bude použit, rozhoduje nastavení parametrů modulu.

Systém koeficientů Základem pro tento systém tvorby prodejních cen jsou tabulka cenových kategorií a tabulka cenových skupin. Cenová kategorie je údaj, který je zadáván na prodejních dokladech obsluhou a který má vliv na stanovení konečné prodejní ceny. V tabulce cenových skupin je definována vazba na Tabulku cenových koeficientů. Ke každému řádku tabulky cenových skupin je možno přiřadit řádky cenových koeficientů ( koeficient větší než nula představuje přirážku, menší než nula slevu vzhledem k základní ceníkové prodejní ceně ). Každý řádek tabulky cenových koeficientů musí mít přiřazenu cenovou kategorii dle tabulky cenových kategorií. Jen pro připomnění – údaj cenové skupiny je zadáván jako samostatný údaj v ceníkové položce !!! V systému tvorby prodejních cen je zaveden dále pojem cenová poloha. Jedná se o jednoznakový kód zadávaný na prodejních dokladech, který udává základní typ ceny pro konstrukci konečné prodejní ceny. Jsou k dispozici následující cenové polohy : Kód CP Význam údaje 1

Prodejní ceníková cena 1

2

Prodejní ceníková cena 2

3

Prodejní ceníková cena 3

4

Prodejní ceníková cena 4

P

Pořizovací ceníková cena

S

Skladová cena ( dle metody vedení skladu buď cena ceníková (metoda R, P) nebo skutečná cena zásob ( FIFO ))

Výsledná prodejní cena položek je pak na dokladech získána vyhodnocením cenové polohy dokladu a cenové kategorie dokladu. Způsob zaokrouhlení jednotkové ceny je jedním z Parametrů projektu. Lze volit

zaokrouhlení na haléře (implicitní), desetníky, koruny, desetikoruny a dále i na vyšší řády. Těmto možnostem odpovídají hodnoty parametru od 2 do -1 a dále. Obvyklou cenovou polohu i cenovou kategorii je možné uvést v adresáři firem u každého odběratele. Při výběru položky adresáře do záhlaví prodejního dokladu jsou automaticky nastaveny i uvedené parametry pro výpočet prodejní ceny. Pokud jsou údaje o cenové poloze a kategorii nevyplněné, je jako prodejní cena použita Prodejní cena 1 z ceníku a cenový koeficient je roven 1. Specielní cenovou polohou je skladová cena. Skladová cena se jako prodejní cena využívá většinou v případech vnitropodnikových přesunů. V tomto případě není vždy možné stanovit její konkrétní hodnotu v okamžiku pořízení dokladu, nýbrž až v okamžiku expedice. To je odvislé od použité metody ohodnocení zásob. Proto platí pro zpracování výdejových (prodejních) dokladů ve skladových cenách poněkud odlišný režim zpracování : 1. během pořizování položek je údaj o prodejní ceně nulový ( v případě výdejek MTZ je zobrazena aktuální skladová cena pro orientaci, tato cena však může být při expedování dokladů změněna ( viz bod 2 )) 2. v okamžiku expedice je vypočtena a dosazena do prodejní ceny skladová cena, jejíž hodnota vyplývá z metodiky vybrané pro ohodnocení zásob skladu 3. doklad je vystaven bez DPH 4. tisk dokladu, pokud má obsahovat údaje o cenách, může být tedy proveden v tomto případě až po expedici dokladu Cenová poloha S (skladová cena) je povinně použita pro druhy dokladů "Vnitropodnikový přesun". Tento typ dokladů lze nastavit pro dokladovou řadu pomocí parametru Indikace v Číselníku dokladových řad. Pro vyvolání funkce Cenotvorby dle koeficientů lze použít horké funkce ( viz kapitola Ovládání programu ). Systém odběratelských cen V systému tvorby cen prodejních dokladů lze také využít systému tzv. odběratelských cen. Každý odběratel, který je zařazen do adresáře firem, může být zařazen do tzv. odběratelské cenové skupiny ( údaj je možno doplnit i do adresáře firem ). K této odběratelské cenové skupině může být vytvořen seznam položek ceníku se stanovenými odběratelskými cenami. Odběratelské ceny mohou mít neomezenou platnost ( platnost od ) nebo omezenou platnost ( od – do ). Při vytváření položek prodejních a expedičních dokladů se dosadí dle výše uvedeného seznamu odběratelských cen odběratelská cena ( pokud existuje a je platná ). V případě nenalezení odběratelské ceny se pro položku použije/nepoužije standardní ceníková cena položky ( dle nastavení parametru u odběratelské cenové skupiny ). Pro odběratelskou cenovou skupinu lze také stanovit, zda se má použít také koeficient slev popsaný výše, to znamená, zda nalezená odběratelská cena se při tvorbě prodejních dokladů má ještě „upravit“ koeficientem dle cenové polohy a kategorie dokladu. Pro práci se seznamem odběratelských skupin lze využít funkce dle následujícího obrázku.

Funkce Detail – pomocí této funkce se definuje seznam položek odběratelské cenové skupiny a jejich parametry ( měna, přepočtový koeficient, platnost ).

POZNÁMKA : údaj pro slevu ( povolit slevu ) se v této verzi nepoužívá ! Funkce Kopie cenové skupiny umožňuje vytvořit novou odběratelskou včetně položek dle některé stávající odběratelské skupiny. Parametry pro vytvoření skupiny a položek jsou znázorněny na následujícím obrázku.

Funkce Nová cenová skupina položek ).

- umožňuje založení nové odběratelské skupiny ( bez

Funkce Úprava umožňuje upravit stávající položky odběratelské skupiny, případně doplnit nové položky dle statistických skupin

Funkce Mazání položek skupiny umožňuje provést výmaz položek dle data platnosti položek nebo dle statistických skupin ( a data platnosti ).

•

3.12. Definice vazeb na účetnictví

Skladové účetní položky mohou být vytvářeny dvojím způsobem •

OFF LINE

•

ON LINE

OFF LINE tvorba účetních položek Účetní položky týkající se evidence dokladů zásob jsou generovány v rámci všech druhů pohybů zásob. Jsou vytvářeny během provádění funkcí pro zpracování vstupů Převod dokladů příjmu do zásob, Expedice prodejních dokladů (viz Prodej) a Expedice expedičních dokladů ( viz Expedice ). OFF LINE tvorba účetních položek znamená, že vytvářené skladové účetní položky se musí dávkově přenést do účetního zpracování modulu Účetnictví. Generované účty závisejí jednak na druhu dokladu a případně také na položkách materiálu (zboží) dokladu. Tato podrobnost účtování je odlišná pro různé typy skladů, jak je uvedeno dále. V každém případě lze doplnit v rámci generované účetní položky další analytiky, tj. číslo střediska, zakázku a činnost. Vznik účetních položek lze ovlivnit nastavením parametrů modulu v oddíle parametrů pro účetnictví. Pokud vznikají účetní zápisy k dokladům zásob (parametr Tvorba účetních položek je nastaven), pak vznikají ke každému dokladu účetní zápisy. Tvar těchto zápisů je ovlivněn nastavením dalších parametrů. V případě nenastavení parametru Podrobné účtování vznikají ke každému dokladu pouze dvě účetní položky (pro účty strany MD a DAL ). Odpovídající čísla účtů jsou dána číselníkem dokladových řad pro každou řadu samostatně. Částka je vždy rovna hodnotě dokladu ve skladové ceně. V případě podrobného účtování jsou účetní položky dokladů tvořeny podle jednotlivých položek dokladu, a to v závislosti na nastavení analytického účtu v ceníku. Jako základ jsou vzaty opět účty odpovídající dokladové řady, analytika je však modifikována pro každou položku dokladu podle analytiky příslušné ceníkové položky, a to na příslušné straně (MD, DAL) v závislosti na tom, zda se jedná o příjem nebo výdej ze skladu. Pro zvláštní využití je určen parametr Součtování účetních položek dle středisek. Pokud je tento parametr nastaven, jsou účetní položky strany MD dokladu vytvořeny tak, že účtům této strany jsou přiřazeny hodnoty dle součtů položek za střediska, která byla přidělena jednotlivým položkám dokladu. Tento parametr nabývá významu pouze při nastavení parametru "Podrobné účtování". Vznik účetních položek lze dále ovlivnit nastavením parametru Detailní účtování. V tomto případě jsou ke každé položce dokladu vytvářeny dvě účetní položky (MD a DAL) tak, že účty jsou definovány dle vazebního souboru ceníku ( artikl). Hodnoty účetních položek jsou dány součinem množství a pořizovací (skladové) ceny. Nastavení parametru Detailní účtování ruší význam parametru Podrobné účtování. Lze využít i parametru Statistické účtování ( dle statistických skupin), zatím však pouze ve funkci pro Rekonstrukci účetních položek Vygenerované účetní položky je možné vždy dodatečně upravit. Jsou dostupné prostřednictvím volby Evidence zásob - Převedené doklady - volba Účty, ve volbě Prodej - Seznam prodejních dokladů - volba Úč. pol, v položkách prodejního dokladu (volba účto) nebo ve volbě Exporty - Prohlížení účetních položek OFF.

Export do účetnictví položek OFF LINE Export účetních položek ( zde se jedná o účetní položky dokladů ze zásob, ne doklady finanční – faktury, pokladní položky ) do účetnictví, to znamená vytvoření účetní dávky pro zpracování v modulu Účetnictví je možné ve volbě Exporty - Export do účetnictví. Účetní dávka je vždy vytvářena z položek za zvolené účetní období. Přitom je možné vytvářet libovolné množství těchto účetních dávek v rámci účetního období v rámci všech skladů. Skutečnost, že se účetní položky dokladu dostanou do účetní dávky právě jednou je zajištěna nastavením parametru "Označit položky jako zaúčtované" v dialogu funkce. Účetní položky lze při exportu kumulovat dle účtů, dokladů, středisek, zakázek a činností, čímž se sníží počet položek účetní dávky ( je možno nastavit parametrem v dialogu). Při vlastním vytváření účetní dávky je prováděna jednoduchá kontrola účetních položek ( kontrola účtů, částek, souhlasnosti stan MD a DAL za doklad, apod.). Pokud jsou při kontrole zjištěny nesrovnalosti, je vytvořen protokol chyb , účetní dávka není vytvořena. a účetní položky je třeba opravit ( viz výše). Pokud proběhne kontrola bez chyb a účetní dávka je vytvořena, je možno si ji prohlédnout ve volbě Exporty - Prohlížení účetní dávky.

ON LINE tvorba účetních položek K tomu, aby se skladové účetní položky vytvářely tzv. ON LINE ( přímé zápisy do souborů dávek modulu Účetnictví ) musí být splněny následující podmínky : •

Dokladová řada musí být označena parametrem pro ON LINE účtování ( hodnota parametru je “A“ ) – sloupec ON LINE následujícího obrázku

•

K dokladové řadě musí být přiřazena řada účetních dávek dle souboru dávek modulu Účetnictví – sloupec Řada dávek následujícího obrázku

•

K dokladové řadě musí být vygenerovány měsíční řady a k těmto měsíčním řadám musí být přiřazena účetní dávka modulu Účetnictví (měsíc musí být „otevřen“)

•

K dokladové řadě musí být vytvořena předkontace ( v případě dokladového účtování pouze účty dokladu MD a DAL definované v dokladové řadě, pro podrobné a detailní účtování dle stran MD a DAL pak účty u ceníkových položek viz kap. 3.2)

•

Musí být zajištěno různé číslování dokladů v různých skladech. V opačném případě může dojít k nesrovnalostem při zápisu položek do účetních souborů

Pokud není některá z těchto podmínek splněna, k dokladu budou vytvořeny účetní položky metodou OFF LINE. Proces nastavení dokladových řad pro ON LINE účtování, nastavení předkontací, přiřazení názvů dávek a otevírání účetních období je zajištěno funkcí Parametry ON LINE účtování zásob, která je dostupná prostřednictvím volby Systém – Systémová údržba – Parametry ON LINE účtování zásob.

Gen.DD, Gen.vše – tyto funkce slouží k vygenerování měsíčních řad pro účtování dokladové řady ( pro jednotlivé měsíce individuálně nebo hromadně pro celý účetní rok). To, že dokladová řada nemá tyto měsíční řady vygenerovány v jednotlivých měsících, je signalizováno znakem „?“. Po vygenerování měsíční řady se u příslušného měsíce znázorní znak „.“ Otevři DD, Otevři vše – funkce pro přiřazení čísla účetní dávky pro jednotlivé měsíce. „Otevřený“ měsíc je v příslušném měsíci označen písmenem „A“. Zavři DD, Zavři vše – funkce pro uzavření měsíce ( celého roku ) účtování dokladové řady Detaily – zobrazení přiřazení účetních dávek pro jednotlivé měsíce dokladové řady Změna účetního roku – funkce pro nastavení nového účetního období ( roku ). Funkce nastaví (přepíše) parametry potřebné pro účtování dokladů zásob v novém účetním období. Po nastavení nového účetního období jsou vygenerovány nové měsíční záznamy účetního roku a musí se provést nastavení dokladových řad pro nové účetní období ( použít funkce Gen DD nebo Gen Vše a Otevři DD nebo Otevři vše). Předpokladem správného nastavení nového účetního období je existence potřebných účetních dávek v modulu Účetnictví.

POZNÁMKA : ON LINE účtování se využívá v modulu Zásobování rovněž při tvorbě finančních dokladů ( faktur vydaných a pokladních položek ). V těchto případech se

tvorba účetních položek řídí nastavením parametrů pro ON LINE účtování u dokladových řad v modulu Finance.

•

3.13. Seznam uživatelů systému

Možnost variability údajů zejména při některých tiskových funkcích je důvodem zavedení tohoto číselníku. Číselník obsahuje detailní údaje jednotlivých uživatelů, např. e-mail, mobil, fax, soubor podpisu ( razítka ). Tyto údaje jsou využity např. při tisku objednávek, faktur, prodejních dokladů.

•

3.14.Číselník lokací

Pro možnost evidence zásob skladů dle lokací je nejprve nutné definovat číselník lokací. V tomto číselníku jsou kromě základního údaje ID lokace uvedeny údaje pro další zpřesnění práce s lokacemi ( název lokace, EAN kód lokace ). Údaje z číselníku lokací jsou využívány ve funkcích příjmu a prodeje, ve funkcích přehledů stavu skladu a v terminálových funkcích. Z číselníku lokací je umožněn také tisk evidenčních štítků lokací ve dvou variantách – tisk jednoho štítku na formát A4 nebo tisk seznamu lokací s EAN kódy (řádkový tisk).

•

3.15.Výběrová tabulka ceníku ( stromová struktura ceníku )

Pohled na ceníkové položky lze upravit tak, že lze vytvořit tzv. stromovou strukturu ceníkových položek. To znamená, že položky lze dle parametru zadaného k ceníkové položce vytvořit skupiny a podskupiny položek dle shodných vlastností. Údaj v ceníkové položce, do kterého se musí zapsat klíčový údaj pro identifikaci položky v rámci stromové struktury, se nazývá “Výběrové kriterium“. Použití funkcí pro stromovou strukturu ceníkových položek je povoleno nastavením parametru v souboru globálních parametrů projektu ( parametr Za3001 ). Pro vytvoření hierarchie ceníkových položek se pak využívá funkce „Menu ceník servis“ z volby menu Ceník. Hierarchická tabulka ceníkových položek se pak využívá jednak jako pohled na ceníkové položky, jednak jako výběrová tabulka ceníku ve funkcích pro zpracování veškerých skladových dokladů. Na obrázku je uveden příklad vytvořené stromové struktury ceníkových položek :

V seznamu zobrazených položek jsou zobrazeny vždy jen položky ceníku dle aktuální úrovně stromové struktury. Tyto položky lze dále filtrovat dle zadaného textu – „button Filtr text“ ( existuje možnost vícenásobného filtrování dle textu ). Pomocí specifických funkcí lze zobrazené položky filtrovat dle dalších kriterii ( butony Novinky, Akce, Slevy, Katalog nebo butony filtrů dle zásoby ). Toto filtrování se řídí buď indikací pro novinky nebo nastavením pomocné indikace (hodnoty A, S, K) ceníkové položky. V této funkci lze využít všech standardních funkcí pro práci s ceníkovými položkami, jak bylo popsáno v části dokumentace věnované ceníku a detailu položek ceníku ( kap. 3.1.2 ) – buttony nad seznamem ceníkových položek. Zobrazené položky seznamu lze označovat/odznačovat (první sloupec seznamu položek) pro další použití. V této verzi se používá označení položek pouze pro naplňování košíku.

Pro položky košíku lze využít zobrazené funkce pro hromadné označování položek ceníku znázorněnými indikacemi (novinky, slevy, akce, katalog). Funkci Doklady je možno použít pro tvorbu objednávek nebo rezervací. Pro vytvoření hierarchie ceníkových položek se pak využívá funkce „Menu ceník servis“ z volby menu Ceník. Nejprve se musí zadat základní úroveň stromové struktury ( úroveň s ID uzlu vyšší prázdné a identifikace Id uzlu ). K této základní úrovni se pak nadefinují přímé vazby ( ID uzlu vyšší a ID uzlu je přímá vazba ). Ke každému řádku se definuje také název, pořadí řádku v rámci stromové struktury a typ ikony ( čísla 1 až 4 – typy ikon, ikony jsou uloženy v adresáři dle parametru v souboru MGPARAM - MgCestaAplic). Důležité je vyplnění údaje „Parametry“, který je základním údajem daného řádku pro identifikaci ( výběrové kriterium v ceníkové položce ). Potom je možno nadefinovat další vazby - nižší úrovně rozvinutí.

Ve stromovém zobrazení je nedefinovaný příklad struktury znázorněn na následujícím obrázku.

POZNÁMKA – SQL databáze a ceník : Pro rychlejší vyhledávání v ceníku dle zadaného textového filtru lze využít přiřazení základních údajů ceníkových položek do SQL databáze. Vyhledávacími údaji jsou : •

Název položky

•

Zkratka položky

•

Výběrové kriterium

Ve struktuře databáze jsou definována pole : •

ID položky (primární unikátní klíč)

•

Název položky

•

Zkratka položky

•

Výběrové kriterium

POZNÁMKA – SQL databázi je nutno nadefinovat systémovými prostředky použité SQL databáze. Další popis se týká použitého databázového serveru MYSQL. Povolení použití fulltexového vyhledávání v SQL databázi je definováno parametrem v souboru globálních parametrů ( parametr Za3013 ). Další parametr - Parametr Za3032 - určuje způsob fulltextového vyhledávání v SQL databázi. Možné volby způsobu vyhledávání jsou : •

L – vyhledávání pomocí komponenty definované log. jménem OpCompTxt ( způsob využívající licence na SQL databázi MySql ) – databáze musí povinně obsahovat nadefinovanou tabulku s názvem TXTCEN

•

D – vyhledávání pomocí komponenty definované log. jménem OpCompSql . Tento způsob vyhledávání používá komponentu V9Sqlxx.mff a DLL – DataSql. Pro DLL musí být nadefinováno log. jméno DataSqlDll. Pokud je použit tento způsob vyhledávání, je v parametrech skladu (Parametry – Ceník) funkce pro nastavení parametrů databázového serveru ( název, uživatel, heslo, libovolný název databáze) a funkce pro otestování správného připojení k databázovému serveru a databázi

Po nastavení parametrů databáze je nutné použít funkci pro inicializaci indexů v SQL databázi jsou v menu Číselníky – Ceník – Inicializace SQL databáze. Zvláštní funkce je pro inicializaci databáze TXTCEN a pro inicializaci databáze při použití komponenty OpCompSql ( v tomto případě se založí automaticky databázová tabulka Cenik_xxx a provede se nastavení indexů tabulky – xxx je v tomto případě číslo skladu, pro jejíž ceníkové položky je databáze založena ). Použití SQL databáze je vhodné pro ceníky s velkým počtem ceníkových položek. Pro použití SQL databáze musí být dodržena alespoň tento základní postup : •

Instalace SQL databáze na server nebo samostatné PC

•

Instalace datových zdrojů ( databáze ) na server nebo samostatné PC

•

Založení SQL databází ( tabulek ) pomocí prostředků nainstalované SQL databáze ( v případě licenčního přístupu k MySql je název databáze je TXTCEN, v případě použití komponenty DataSql je název definován při použití funkce inicializace - viz výše)

•

Inicializace databáze dle ceníkových položek

•

3.16. Ostatní číselníky pro specifické funkce

Projekt obsahuje ještě další číselníky, které jsou určeny pro zpracování specifických případů ( sklady kartonáže, sklady elektrospotřebičů, … ). Přístup k těmto číselníkům je pak dán nastavením specifických uživatelských práv v menu Číselníky, případně v menu Ceník. Jedná se např. o číselníky : •

Měrných jednotek (přebírá se z modulu Odbyt)

•

Druhů papíru (specifický číselník pro sklady papíru)

•

Položek PHE ( příplatky za recyklace elektrospotřebičů ) – specifický pro sklady elektrospotřebičů, kde se příplatky za likvidaci elektrospotřebičů evidují při nákupu a prodeji

4. Vstupy, evidence zásob

4.1.

Vstupy

4.1.1.

Obecné informace

Část modulu Zásobování - Vstupy, evidence zásob umožňuje pořizování vstupních dokladů, tj. dokladů, kterými budou zásoby průběžně aktualizovány. Těmito doklady se provádí aktualizace stavu zásob jak z hlediska skladové evidence, tak účetní evidence. Pod pojmem vstupní doklady jsou chápány příjemky skladů, výdejky MTZ skladů. Vstupní údaje dokladů jsou zaznamenány v tzv. souboru vstupů. Dokud není pro doklady zde uvedené provedena funkce "Převod do zásob skladu", je možné tyto doklady v plném rozsahu opravovat, tisknout případně i zrušit. Provedením "Převodu do zásob", jsou aktualizovány odpovídající informace na skladových zásobách. Současně jsou vytvořeny odpovídající účetní položky, pokud je parametrem nastavena tvorba účetních položek. Veškeré doklady, dosud figurující v souboru vstupů, je možné zpracovat prostřednictvím volby menu Evidence - Evidence zásob - Seznam dokladů zásob. Funkce pro pořízení dokladů slouží pro příjmy i výdeje, pro výdeje však pouze u materiálového skladu. Není zde totiž k dispozici pružná tvorba prodejních cen a výdej lze provést pouze ve skladové ceně. Pro prodejní sklady se počítá s využitím skupiny funkcí Prodej, které jsou popsány v samostatné kapitole, pro expediční sklady ( s vazbou na modul Odbyt a výroba ) se počítá s použitím skupiny funkcí Expedice.

4.1.2.

Doklady vstupů - popis

Doklady vstupů se skládají ze dvou základních částí - hlavičky ( záhlaví ) dokladu a položek dokladu.

Záhlaví dokladu Název údaje

Význam údaje

Druh dokladu

Kód dokladové řady z Číselníku dokladových řad. Musí být povinně vyplněn. Příjmovým dokladům odpovídá znak pohybu se znaménkem +, výdejovým se znaménkem - uvedený jako parametr řady. Výdejový druh dokladu je možné vybrat pouze v případě, že je nastaven parametr Povolen jednoduchý výdej.

Číslo dokladu

Číslo dokladu zadané obsluhou nebo generované systémem v závislosti na nastavení parametru u dokladové řady. Dvojice Druh dokladu a Číslo dokladu jednoznačně identifikují doklad v souboru prodejních dokladů.

Datum vystavení

Automaticky je hodnota přednastavena aktuální datem

s možností úpravy. Datum převodu

Datum, ke kterému má být provedena aktualizace zásob, a to bez ohledu na datum, kdy je funkce aktualizace provedena. Takto lze např. dodatečně pořizovat doklady zásob se správným datem aktualizace zásob. Datum převodu uvedené v záhlaví dokladu je možné změnit ještě v rámci funkce Převod dokladu do / ze zásob. Aby bylo možno této funkce využít, musí být nastaven parametr Nastav datum aktualizace u dokladové řady - viz Číselník dokladových řad.

ID a adresa Může být vybráno z adresáře firem nebo zadáno obsluhou. dodavatele/odběratele I v případě výběru z adresáře může být text upraven. Při výběru z adresáře jsou inicializovány i některé další údaje v záhlaví dokladu (viz níže). Zakázka

U příjmových dokladů má tento údaj význam tzv. výrobního čísla zakázky. Je-li tento údaj vyplněn (a je-li nastaven parametr v dokladové řadě pro Aktualizaci výrobních zakázek), pak během aktualizace zásob je vyhledána v seznamu zakázek zakázka se shodným výrobním číslem. Pokud tato existuje, jsou zásoby převedeny jako rezervované na tuto zakázku a pouze zbývající zásoba je převedena do disponibilních zásob. Pokud zakázka neexistuje, je veškerá zásoba z položek dokladu převedena do disponibilní zásoby. Pokud je nastavena v parametrech zpracování vazba na účetní zpracování, je při vyplnění tohoto údaje prováděna kontrola na účetní zakázky.

Faktura

Číslo faktury odpovídající dodávce (pokud byla doručena).

Dodací list

Číslo dokladu, na jehož základě byl pořízen příjmový doklad.

Středisko

Zúčtovací středisko pro účetní zpracování dokladu. Využívá se v rámci generování účetních položek. Implicitní hodnota je nastavena dle parametrů skladu ( údaj Středisko ), v případě příjmových dokladů a vyplněné hodnoty údaje Středisko dodavatele je nastaveno dle tohoto údaje. Pokud je v parametrech zpracování nastavena vazba na účetní zpracování, je při vyplnění tohoto údaje prováděna kontrola na účetní střediska.

Objednávka

Prostřednictvím tohoto údaje je umožněna vazba na funkce Nákup, objednávky. Vybráním dříve vystavené objednávky ze seznamu objednávek (F5), na základě které byla dodávka uskutečněna, jsou převzaty na příjmový doklad veškeré dosud nedodané položky objednávky. Tyto je možno opravit podle skutečné dodávky. V rámci aktualizace zásob příjmovým dokladem je provedena rovněž aktualizace příslušné objednávky, tj. údajů o dodaném množství.

Údaj ve výše popsaném významu je takto využíván u příjmových dokladů. Tisk

Indikace informující, zda dokladu.

Měna a kurz dokladu

Pro doklady v “cizí“ měně je možno uvést kód měny a hodnotu kurzu dle kurzovního lístku.

Hodnota dokladu

Hodnota dokladu v pořizovacích cenách, aktualizuje se po ukončení pořízení ( opravách ) položek dokladu.

Množství v MJ

Celkové množství dokladu dle měrných jednotek položek

Celkem položek

Celkový počet položek dokladu

Poznámka

Volný text. Tento údaj je možno přenášet i do faktury vystavené k dokladu.

byla

provedena

funkce Tisk

Položky dokladu Název údaje

Význam údaje

ID položky

Identifikace položky ( ID ) dle ceníku. Musí být povinně vyplněna / vybrána z ceníku.

Název položky

Údaj je převzat z ceníku. U tzv. otevřených položek ( viz Ceník ) je možné tento text upravovat.

Měrná jednotka

Údaj je převzat z ceníku a vyjadřuje název MJ skladové

Cena/MJ

U příjmových dokladů je zadávána pořizovací cena. Nabídnutá hodnota je převzata z ceníku jako poslední zadaná pořizovací cena. Pokud je potřeba zadat vstupní cenu v cizí měně, je nutné použít klávesu F5 na tomto údaji. Pak se zobrazí dialogové okno pro zadání údajů ceny, kódu měny a kurzu, případně koeficientu pro přepočet celních a dopravních nákladů. Výsledná vypočtená cena v domácí měně je dosazena do položky dokladu. U výdejových dokladů je tento údaj nepřístupný. Výdejové doklady jsou vystaveny vždy pouze ve skladové ceně, která je získána během aktualizace zásob z příslušných skladových karet.

Množství

Množství položky skladových.

Výrobní údaj

Je nutné jej vyplnit pouze u položek, kdy je v ceníku zadán Druh evidence = Kusová. V opačném případě není údaj přístupný. Toto pole je rovněž využíváno při tvorbě příjmových dokladů vznikajících v projektu Odbyt a výroba ( označení výrobní zakázky ). V tomto případě je však toto

dokladu

v

měrných

jednotkách

pole nepřístupné pro opravy. Provedení

Tento údaj je přístupný pouze v případě nastavení parametru "Evidence dle provedení" v ceníku a to místo údaje Výrobní údaj.

Lokace

Tento údaj je přístupný pouze při nastavení parametru pro dokladovou řadu (8. pozice indikace = L), který umožňuje výběr nebo zápis zvolené lokace do položky dokladu.

Cena cizí měna / Cena pro dobropis

Údaj je přístupný pouze pro příjmové doklady, ke kterým je umožněno vystavení dobropisu (dle nastavení indikace v dokladové řadě). Potom má údaj významu ceny uváděné ve vystaveném dobropisu. Pro doklady v cizí měně je umožněno při pořízení položek dokladu uvést cenu v cizí měně. Cena/MJ je pak vypočtena dle zadaného kurzu měny.

Položka objednávky

Tento údaj má význam pouze pro příjmové doklady s vazbou na objednávku. Pokud byly položky dokladu vytvořeny funkcí pro doplnění dle objednávky, znamená hodnota tohoto údaje číslo položky objednávky

Poznámka

Ke každé položce dokladu lze doplnit textovou poznámku. Funkce pro doplnění poznámky se vyvolá pomocí funkční klávesy F6. Poznámky k položkám se využívají při tisku dokladů.

Příklad obrazovky detailu dokladu je uveden na následujícím obrázku :

V detailu dokladu jsou definovány tyto funkce : Pol OBJ Funkce umožňuje doplnění položek dle čísla objednávky uvedeného v záhlaví dokladu. Rekapitulace Rekapitulace( součtování ) položek dokladu dle ID položky ( má význam zejména při skladové evidenci dle výrobních údajů ). Přiřaď objednávku Specifická funkce pro sklady rolí papíru, která umožňuje zobrazení rekapitulace položek dokladu a následný výběr položky objednávky, která bude svázána s položkami příjmového dokladu ( doplnění čísla objednávky, čísla položky objednávky a termínu do položek dokladu ). Seznam objednávek Zobrazí seznam objednávek s možností voleb zobrazení detailu hlavičky a položek objednávky. Kurzor je v seznamu objednávek nastaven na číslo objednávky dle dokladu ( pokud je vyplněno ). Sleva/VPN Funkce pro přecenění položek dokladu, a to buď formou slevy nebo doplněním hodnoty vedlejších pořizovacích nákladů.

Po výběru typu operace ( Vedlejší poř. náklady, Sleva ) se zobrazí následující dialogy, ve kterých se upřesní další způsob zpracování :

V případě doplnění částky vedlejších doprovodných nákladů se provede přecenění položek dokladu tak, že celková částka dokladu se zvýší o hodnotu vedl. pořizovacích nákladů a pak se provede vážený přepočet cen dokladu ( přepočet se provádí vždy dle měny dokladu, to znamená, že v případě cizí měny lze zvolit částku VPN i v cizí měně ).

V případě přecenění dokladu slevou je možno slevu zadat procentem z hodnoty dokladu nebo částkou ( v případě dokladu v cizí měně pouze částkou ).

Po zadání hodnot slevy ( procento nebo částka ) se provede přecenění položek dokladu.

Poznámka k použití lokací v dokladech vstupů Pokud jsou používány v položkách dokladů lokace, potom při pořizování položek dokladů je prováděna kontrola vyplnění údaje lokace (měkká kontrola) a v případě výdejek kontrola množství položky a stavu zásoby lokace (tvrdá kontrola). Zásoby v lokacích nejsou aktualizovány ihned při pořizování položek dokladů, ale až při aktualizaci dokladů. To může způsobit nepříjemnosti u výdejek ze skladu, pokud nejsou aktualizovány ihned po pořízení (zásoba lokace není aktuální).

4.1.3.

Funkce pro zpracování dokladů

Seznam dokladů vstupu Prostřednictvím seznamu dokladů (viz volba Evidence - Evidence zásob - Seznam dokladů vstupu ) je možné zvolit řadu funkcí nad doklady v tomto seznamu. Je možné využít jednak standardních funkcí pro nastavení filtrů, změny řazení a další, ale především funkce, které jsou popsány v dalším textu.

Nový doklad (F4) Vystavení nového dokladu v souboru vstupů. Je třeba zadat druh dokladu (dokladové řady) a případně číslo dokladu, pokud není generováno automaticky (to je dáno parametrem dokladové řady). Tyto údaje není možné později změnit. Dále je třeba vyplnit údaje záhlaví a položky dokladu. V závislosti na tom, zda se jedná o příjmový či výdejový doklad, jsou blokovány některé údaje záhlaví dokladu. Položky dokladu lze vybrat z ceníku. Pokud během pořizování položek dokladu zjistíte, že odpovídající položka v ceníku chybí, je možné ceník vyvolat pomocí tzv. horké akce , položku doplnit a ihned vybrat do dokladu.

Detail (F5) Zobrazení detailu vstupního dokladu bez možnosti oprav.

Oprava (CTRL/M) Opravy existujícího dokladu v souboru vstupů. Lze opravit většinu údajů zadaných při pořízení s výjimkou druhu dokladu a čísla dokladu.Nelze opravovat již převedený doklad.

Tisk dokladu (CTRL/P) Funkce pro tisk dokladu. Je zobrazen dialog tiskové funkce, kde lze parametricky zadat

způsob tvorby výstupu ( cizí měna, cizí názvy, odeslání pošty, … ) a způsob tisku ( Tisk, Náhled ). Na nastavení příslušného parametru u dokladové řady závisí, zda je tisk dokladu povinný před převodem do zásob či nikoliv. Tisk výdejového dokladu nelze v některých případech provést před provedením expedice dokladu. Souvisí to se zvolenou metodou vedení skladové evidence skladu, v případě metody FIFO lze tisk dokladu provést až po provedeném převodu.

Převod Provedením této funkce jsou položky dokladu převedeny do zásob skladu. V závislosti na nastavení příslušné indikace u dokladové řady je možné nastavit datum, vzhledem ke kterému bude zásoba aktualizována. Zadané datum figuruje v příslušných pohybech na skladových kartách. Aktualizace se poněkud liší pro příjmové doklady a pro výdejové doklady. Pro příjmové druhy dokladů jsou provedeny následující akce : 1. Je provedena kontrola proveditelnosti funkce. Týká se to např. provedení tisku u povinně tisknutých dokladů, nastavení indikace "Blokování pohybů skladu" v Seznamu skladů apod. 2. Množství uvedené na položkách dokladu je přičteno k zásobě skladu, a to k celkové i disponibilní zásobě. Výjimku tvoří zpracování dokladu s vyplněným číslem výrobní zakázky, je-li nastaven parametr instalace Aktualizace zakázek. V takovém případě není zboží zařazeno do disponibilní zásoby, nýbrž je přiděleno ihned na zadanou zakázku (rezervaci) s uvedeným výrobním číslem zakázky (nikoliv běžným identifikačním číslem zakázky !). Pouze množství, které převyšuje požadavky zakázky, je zařazeno do zásoby disponibilní. 3. Pořizovací cena v ceníku je aktualizována novou pořizovací cenou zadanou u položky příjmového dokladu. 4. Je vytvořen záznam do Převedených dokladů. K tomuto záznamu jsou zároveň přiřazeny účetní položky, vygenerované na základě parametrů účtů u dokladové řady a případně i u jednotlivých položek v ceníku. Bližší informace o generování účetních položek jsou uvedeny v kapitole Číselníky, účetní vazby. 5. Jsou zapsány odpovídající pohyby na skladové karty. 6. Pokud jsou na dokladu uvedeny položky obalů, je aktualizována evidence obalů.

Převod pro výdejové doklady probíhá následovně : 1.

Je provedena kontrola proveditelnosti funkce. Týká se to kontroly na provedení tisku u povinně tisknutých dokladů, nastavení parametru "Blokování pohybů skladu" apod. Dále je provedena kontrola, zda veškeré položky dokladu lze odepsat ze zásob, tj. zda se po provedení vyskladnění nedostane celková zásoba některé položky na dokladu do záporné hodnoty. V tomto případě není možné aktualizaci zásob provést a je vydána chybová zpráva. V případě, že není nastavena Kontrola mínusových zásob v parametrech skladu, se kontrola neprovádí a funkce pokračuje dále.

2.

Zásoba skladu je snížena o odpovídající množství uvedené u položky dokladu.

3.

Na skladové karty jsou zaznamenány odpovídající pohyby.

4.

Do seznamu převedených dokladů je proveden záznam o zpracovaném dokladu. Současně jsou vytvořeny účetní položky.

5.

Pokud jsou na dokladu položky obalů, je aktualizována evidence obalů.

Storno výdeje ( button Storno převod ) Funkci lze použít pro aktualizované výdejové doklady. Použití této funkce má za následek zrušení všech akcí, které byly provedeny při převod (aktualizace zásob, tvorba položek pohybů, převedených dokladů a účetních položek) a doklad je označen jako nepřevedený.

Storno příjmu ( button Storno převod ) Tuto funkci lze použít pro převedené příjmové doklady. Pomocí této funkce jsou provedeny odpočty ze souborů zásob, jsou zrušeny zápisy provedené při aktualizaci (pohyby zásob, převedené doklady, účetní položky, obaly ) a doklad je označen jako nepřevedený. V případě, že v evidenci zásob již neexistuje pro některou z položek potřebná zásoba, storno příjmu se neprovede a je vytvořen tiskový protokol o průběhu funkce.

Ruš Umožňuje zrušení nepřevedeného dokladu ze seznamu dokladů. Funkce bude provedena pouze pro doklad, který je pořízen jako poslední v dané dokladové řadě, jinak rušení dokladu nelze provést.

Vytvoření vratky nebo výdejky Pomocí této funkce lze k vystavenému a převedenému dokladu vytvořit kopii dokladu s opačným znaménkem ( to znamená k příjemce výdejku a k výdejce vratku ). Použití této funkce je vhodné zejména v případech, kdy již nelze provést funkci pro storna příjmu nebo výdeje ( např. z důvodu provedené uzávěrky skladu ).

Kopie Funkce umožňuje vytvořit kopii dokladu k existujícímu dokladu.

Parametr „Inverzní doklad“ znamená, že položky dokladu budou pořízeny s množstvím s opačným znaménkem.

Příjem faktury přijaté, odsouhlasení příjmu Pomocí této funkce lze pro příjmové doklady provést: •

Odsouhlasit příjem faktury vydané ( indikace v hlavičce příjmového dokladu )

•

Vytvořit fakturu přijatou k příjmovému dokladu a provést její zápis do evidence v projektu Finance.

Tisk faktury vydané Pokud bylo dle výše uvedené funkce provedeno potvrzení příjmu faktury vydané, lze provést tisk faktury vydané dle položek příjmového dokladu

Tisk etiket Funkce slouží pro tisk etiket k položkám příjmového dokladu. Funkce je vždy modifikována dle požadavků konkrétních uživatelů, kteří si stanovují tvar a obsah etiket.

Export položek Funkce umožňuje vytvoření Excelovského souboru dle položek dokladu.

Doklady dodavatele Pomocí této funkce je umožněno filtrování dokladů dle ID dodavatele. Po provedení této funkce je zobrazen seznam dokladů dodavatele. Tento výběr je možno dále upravit nastavením parametrů ( období výběru, vybrané druhy dokladů ). Nad zobrazeným seznamem dokladů je umožněno zobrazení detailu dokladu nebo

vytvoření výstupního Excelovského souboru ( seznam dokladů ).

Přecenění Použití této funkce je vhodné pro sklady vedené metodou FIFO. U takto vedených skladů dochází často k situaci, kdy v okamžiku příjmu zboží či materiálu do skladu nelze ještě dodávku správně ocenit. Po dodání všech podkladů pro ocenění dodávky je pomocí funkce přecenění možno “napravit“ stav ocenění skladu.

Při přecenění hodnoty dokladu lze použít tři varianty přecenění : •

Přecenění položek novým oceněním jednotlivých položek dokladu

•

Přecenění položek dle nové celkové hodnoty dokladu

•

Přecenění položek dle doplněné hodnoty doprovodných nákladů

Přecenění lze provést dle měny a kurzu dokladu nebo dle domácí měny.

Výsledkem přecenění dokladu je vytvoření nových pořizovacích cen položek dokladu, oprava existujících pohybů dokladů ( na straně příjmu, případně i výdeje ), oprava hodnoty stavu zásob, oprava účetních položek dokladu.

O provedeném přecenění je vytištěn protokol ( tisk protokolu je parametrizován dle parametru skladu – zákaz tisku protokolu o přecenění ).

Označ storno Funkce umožňuje označit nepřevedený doklad příznakem STORNO. U takto označeného dokladu neexistují po provedení funkce žádné položky, zůstává však seznamu dokladů.

Likvidace přijatých faktur Pomocí této funkce lze provést hromadné označení „zlikvidovaných“ ve smyslu propojení s přijatými fakturami.

příjmových

dokladů

jako

Po výběru období, dodavatele a druhů dokladů jsou vybrány převedené příjmové doklady, které dosud nejsou označeny vazbou na fakturu ( sloupec Zařaz FP v seznamu dokladů ).

Po označení dokladů pro likvidaci s konkrétní fakturou se provede označení dokladů v seznamu dokladů ( číslo faktury a označení dokladu indikací likvidace ).

POZNÁMKA k dokladům vstupu Vytváření “obrazů“ příjmových dokladů K vytvořeným příjmovým dokladů lze vytvářet tzv. “obrazy“, což znamená vytvoření výdejek materiálu nebo prodejních dokladů dle seznamu příjmových dokladů. Pro tvorbu výdejek lze v dialogu funkce zadat období výběru příjmových dokladů, druh příjmového dokladu, druh vytvářené výdejky a seznam skladů pro výběr příjemek. Po odsouhlasu dialogu se objeví seznam vybraných dokladů a po potvrzení ( button Vytvoření ) se vytvoří výdejové doklady. Pro tvorbu prodejek lze v dialogu funkce zadat období výběru příjmových dokladů, druh příjmového dokladu, číslo skladu pro přesun pro vybraný druh prodejního dokladu a seznam skladů. Po odsouhlasu dialogu se objeví seznam vybraných dokladů a po potvrzení ( button Vytvoření ) se vytvoří prodejní doklady. Tyto funkce jsou zařazeny v menu Evidence – Evidence zásob (Vytvoření výdejek (prodejek) dle příjmu).

4.2.

Evidence zásob

4.2.1.

Skladové karty

Slouží k získání informací o stavu a pohybech zásob pro jednotlivé skladové položky. Funkci lze spustit pomocí menu Evidence - Evidence zásob - Skladové karty, nebo v rámci zpracování jakékoliv jiné funkce pomocí tzv. horké funkce. Po zadání funkce je zobrazen seznam vybraných údajů položek ceníku. Pomocí standardních funkcí lze nastavit požadovanou položku, např. podle části názvu, ID položky, sortimentu.

Zásoba položky je uvedena v členění na disponibilní (volnou) zásobu, rezervovanou zásobu (rezervováno na zakázky) a prodanou a nevyskladněnou zásobu, tj. zásobu vázanou na neexpedované prodejní doklady. Pod údajem Celkem je uvedena celková skladová zásoba, která je součtem výše uvedených údajů. Pod údajem Objednáno je uveden součet objednaného a dosud nedodaného množství položky, který je získán z položek objednávek dodavatelům. Údaj Nevykryto udává množství, které není dosud vykryto na evidovaných zakázkách (množství-požadováno). Oba výše uvedené údaje mohou sloužit spolu s dalšími parametry např. jako podklad k objednání nového množství. Údaje Nepřevedeno + a Nepřevedeno – udává množství nepřevedených příjmových a výdejových dokladů. Zásoba Kč uvádí celkovou hodnotu zásoby dané položky ve skladové ceně a průměrnou cenu evidované zásoby. Výše uvedené součtové údaje lze při průchodu položkami potlačit, čímž se zajistí rychlejší pohyb mezi položkami skladových karet. Toho lze dosáhnout nastavením parametru v souboru MGPARAM (Za2033).

Lze rovněž zjistit údaje o datech posledního provedeného příjmu a výdeje ze zásob a počet dnů bez pohybu zásob. Další doplňující údaje na obrazovce (měrná jednotka množství, maximální a minimální zásoba) jsou převzaty z ceníku. Pomocí klávesy F5 (nebo tlačítkem informace:

) lze o položce

získat následující podrobnější

•

u rezervovaného množství čísla rezervací, na kterých se položka vyskytuje

•

u prodaného a nevyskladněného množství čísla dokladů s dosud nevyskladněným množstvím

•

u objednaného množství čísla objednávek

•

u nevykrytého množství čísla rezervací s nevykrytými položkami

•

u nepřevedeného množství + čísla nepřevedených příjmových dokladů

•

u nepřevedeného množství – čísla nepřevedených výdejových dokladů

Pro aktuální položku lze využít následující funkce : Zásoba Umožňuje zobrazit rozpis celkového stavu zásob položky podle data příjmu ( má význam pouze pro metodu FIFO ).

Pohyby Zobrazuje seznam veškerých evidovaných pohybů na skladové kartě. Se seznamem lze pracovat jako s jakýmkoliv jiným seznamem, tj. lze využít většiny standardních funkcí. U každého pohybu je evidováno : Datum aktualizace zásob, Prodejní cena (u prodejních dokladů) nebo Pořizovací cena (u příjmových dokladů), Skladová cena, Druh dokladové řady a Číslo dokladu, kterým byla zásoba aktualizována, Množství v MJ, Znak pohybu (+ příjem, - výdej, mezerou jsou označeny speciální druhy dokladů), ID firmy (dodavatele nebo odběratele) z adresáře firem, Číslo zakázky, pokud byl doklad na základě zakázky vystaven, Výrobní číslo (pouze v případě kusové evidence a pro expedici). Pohyby na skladových kartách (a pochopitelně i stavy zásob) jsou aktualizovány v rámci funkce Převod u dokladů vstupů a funkcí Expedice u prodejních a expedičních dokladů.

Ceny nebo Odb. ceny Zobrazí tabulku prodejních cen. Funkce je přístupná pouze, pokud je nastavena u položky ceníku cenová skupina nebo existuje odběratelská cena u dané položky.

Výroba

Funkce umožňuje uvést rozpis celkové zásoby na jednotlivé výrobní údaje, pokud u položky existují. Tato funkce má význam pouze při vedení kusové evidence zásob nebo pro expediční sklady s vazbou na modul Odbyt a výroba.

Provedení/Lokace Funkce umožňuje uvést přehled zásoby dle jednotlivých ID provedení. Funkce je přístupná pouze v případě nastavení parametru "Evidence dle provedení" v položce ceníku. V případě, kdy položka není evidována až do podrobnosti provedení, umožňuje funkce zobrazit stav zásob položky dle lokací skladu.

Sestava skladových karet za období Umožňuje zobrazit stavy a pohyby skladových položek detailně dle jednotlivých příjmů a výdejů za zvolené období. Pro tuto funkci lze zadat, od které uzávěrky skladu se budou pohyby zobrazovat, lze vybrat pouze zvolené skladové karty buď dle skupin ceníkových položek nebo analytických účtů.

Obrátka Funkce slouží k výpočtu obrátky zásob ( ve dnech ) pro skladovou položku. Pro výpočet obrátky lze zadat následující parametry: Typ výpočtu – Hodnotový nebo Množstevní Hodnota stavu zásob pro výpočet – Aktuální nebo Průměrná Počáteční datum pro zjišťování spotřeby ( počet dnů obratu ) Seznam druhů dokladů zahrnutých do výpočtu obrátky

Po provedení výpočtu jsou zobrazeny vypočtené hodnoty ( počet dnů obratu, hodnota stavu zásob, spotřeba za období, doba obrátky zásob ve dnech.

Archiv Pomocí této funkce lze zobrazit pohyby položky, které jsou umístěny v archivu pohybů zásob

Graf Funkce umožňuje grafické zobrazení stavu zásob nebo prodejních cen položky za zvolené časové období. Výpočet hodnot grafu je proveden dle parametrů následujícího dialogu:

Tlačítkem Zásoba v ost. skladech, které je umístěno ve spodní části detailu skladové karty, lze získat informace o stavu zásob položky v dalších evidovaných skladech. Pro sklady zápůjček je ve skladové kartě zobrazen také stav zápůjček (pro sklad zápůjček je vytvořen samostatný manuál ). Ve skladové kartě lze využít filtrování položek – nezobrazovat blokované ceníkové položky.

4.2.1.1

Evidence zásob dle provedení.

Stav disponibilních zásob a pohyb na skladové kartě podle provedení lze sledovat u těch položek, které mají v ceníku nastaven parametr podrobnost evidence na hodnotu "P", nastavení této hodnoty je podmíněno přístupovým právem "Evidence provedení". Parametr podrobnost evidence v ceníku lze nastavit na hodnotu "P" jedině při zadávání nové ceníkové položky. Pro případ, že evidenci provedení je třeba zavést u položky která již dříve byla evidovaná, musí nejdříve dojít k rozepsání aktuální disponibilní zásoby na jednotlivá provedení pomocí programu " Nastavení evidence provedení". Při zadání ID položky s podrobností evidence "P" v položkách vstupních dokladů bude následně vyžadováno zadání provedení, které se musí vyskytovat číselníku povolených provedení ( pokud je parametr "Kontrola ID provedení" v souboru parametrů skladu nastaven na hodnotu "Ano"). V takovém případě lze vyvolat klávesou F5 výběrovou tabulku - seznam povolených ID provedení. V případě zadání záporného množství u položky dochází k porovnání takto vydávaného množství s disponibilní zásobou a uživatel je nucen zkorigovat množství v případě překročení tohoto limitu. Po provedení převodu do zásob dokladem na němž se vyskytuje alespoň jedna nebo více položek s podrobností evidence "P" bude navíc kromě souborů celkových a disponibilních

zásob aktualizován také soubor disponibilních zásob podle provedení. Na straně výdeje tj. v části "Zakázky" a "Prodej" dochází u položek s podrobností evidence "P" v momentu rezervování k porovnáni požadavku se stavem v souboru "Disponibilní zásoby podle provedení" namísto s "Disponibilní zásobou", odpis vykrytého množství je pak proveden z obou typů disponibilních zásob. Možnosti pohledu na disponibilní zásobu podle provedení existují na "Skladové kartě" přes tlačítko označeného "PROV", stejný pohled je umožněn stiskem klávesy F5 na údají Výrobní číslo při pořizování položek prodejního dokladu nebo zakázky. ID provedení se tedy ve všech dokladech vyskytuje na shodné pozici jako údaj o výrobním čísle , z čehož vyplývá nemožnost současné evidence výrobních čísel a provedení u jedné skladové položky.

4.2.2

Převedené doklady

Tato funkce umožňuje zobrazit seznam všech dokladů (příjmových, výdejových, prodejních a expedičních), kterými byla aktualizována zásoba skladu. Seznam je doplňován v rámci funkce Převod do zásob, Expedice prodejního a expedičního dokladu. Seznam může sloužit mimo jiné i jako podklad pro zaúčtování pohybů podle druhů dokladů. K dispozici jsou funkce pro zobrazení i opravu vygenerovaných účetních položek a pro tisk sestavy převedených dokladů. Seznam účetních položek dokladu lze upravovat, pouze však do té doby, dokud doklad není převeden do účetního zpracování. Funkci pro zobrazení účetních položek nelze použít, pokud není povolena tvorba účetních položek (viz Parametry projektu). K dispozici je rovněž funkce pro zobrazení převedených dokladů z více skladů za zvolené období. Nad seznamem dokladů získaných do přehledu z této funkce, lze použít stejných funkcí jako u výše popsaného přehledu pro jeden sklad.

4.2.3

Pohyby zásob podle druhů

Tato funkce umožňuje pohled na pohyby na skladových kartách, jak byly popsány výše. Pohyby jsou v tomto případě zobrazeny souhrnně pro všechny skladové položky. K dispozici jsou funkce pro zpracování tiskových sestav z pohybů za zvolené období a pro vybrané položky zásob ( přehled dle ID položek, dle “oborů“ nebo dle zakázek ). K dispozici je rovněž funkce umožňující zpracovat přehled pohybů položek zásob ve více skladech za zvolené období. Z tohoto přehledu lze získat tiskový výstup přehledu příjmu a výdeje v množstevních ukazatelích ( množství v MJ skladových, hmotnost ).

4.2.4

Přehled položek PHE (recyklace elektrospotřebičů)

Tato funkce podává přehled o pohybech položek, ke kterým je přiřazen recyklační příplatek (PHE ). Tato funkce má tedy význam pouze pro firmy zabývající se prodejem elektrospotřebičů.

Výsledkem této funkce je přehled položek ( příjmu nebo prodeje ) za zvolené období pro zvoleného dodavatele ( pro typ sestavy příjem ) nebo odběratele ( pro typ sestavy prodej ).

4.2.5

Nepřevedené položky dokladů

Obrazovkový přehled položek dokladů, které dosud nebyly převedeny do zásob. U položek je možno zobrazit detail celého dokladu.

4.2.6

Opis položek dokladů

Funkce pro získání přehledu položek dokladů za zvolené období. Je umožněno vybrat sklady, ze kterých se budou doklady načítat a druhy dokladů.

Výsledkem funkce jsou tři typy výstupů – účetní, fakturační a obrazovkový přehled. Účetní výstup je členěn dle položek dokladů s uvedením čísel účtů u jednotlivých položek. Fakturační výstup je členěn dle položek dokladů s uvedení čísla faktury u dokladů. Je uveden součtový údaj za fakturu ( faktura může obsahovat více dokladů ). Obrazovkový přehled - zobrazení položek výpočtu na obrazovku s možností využití např. generátoru sestav.

4.2.7

Likvidace FP

Funkce zobrazuje seznam položek likvidace faktur přijatých. V tomto seznamu je možno uživatelem modifikovat pouze číslo dodacího listu. Pokud se využívá položková likvidace ( likvidace přijaté faktury až na úroveň položek dokladů ) a uživateli jsou přidělena uživatelská práva pro položkovou likvidaci FP, je

možno použít funkce pro vytvoření položkové likvidace nebo její zobrazení ( Butony Vytvořit a Zobrazit ).

4.2.8

Příjem dle dokladů

Výsledkem funkce je seznam příjmových dokladů za zvolené období členěný dle druhů dokladů a data převodu s uvedením hodnoty dokladu. Pokud je ve funkci vybráno více skladů, jsou uvedeny mezisoučty hodno za každý sklad.

4.2.9

Hromadný tisk dokladů

Funkce je určena pro hromadný tisk dokladů (příjemky, výdejky) za zvolené časové období. Kromě období je dalším parametrem výběru seznam druhů dokladů, které jsou pro tisk určeny. Lze zvolit ze dvou způsobů tisku – pevný grafický tisk a grafický tisk HTML.

Po potvrzení dialogu se objeví seznam vybraných dokladů pro tisk.

Tento seznam lze upravit (odznačit, označit doklady pro tisk). Pomocí buttonu Tisk se provede tisk dokladů na tiskárnu.

4.2.10

Přehledy a sestavy zásob

K dispozici je řada funkcí pro tvorbu tiskových výstupů a seznamů, které umožňují získat souhrnné informace o stavu zásob. Funkce jsou dostupné z menu Evidence – Přehlady a sestavy zásob. Následuje popis jednotlivých funkcí z této nabídky : -

Soupis zásob - seznam stavů zásob podle skladových položek a skladových cen

Existuje více typů sestav soupisu zásob, které se od sebe liší interpretací výstupních údajů : 1) Obecný soupis – základní soupis zásob v členění dle položek a skladových cen 2) S průměry – soupis zásob s uvedením průměrné skladové ceny položek. Soupis obsahuje pouze položky s nenulovou zásobou. 3) Dle skupin nebo účtů ( AÚ ) – soupis dle statistických skupin ( lze také vybrat jen některé skupiny ) nebo dle analytických skladových účtů ( jsou uvedeny v ceníkových položkách ). Soupis obsahuje jen položky s nenulovou zásobou. 4) Dle oborů – specifická sestava, pojem obor jsou v tomto případě prvé tři znaky ID položky 5) Položky s nulovou zásobou – soupis položek ceníku ( !!! ), které mají nulovou zásobu. 6) S nepřevedenými vstupy – soupis položek zásob rozšířený o množství dosud nepřevedených dokladů příjmu a výdeje 7) Dle skupin s kritickým množstvím – soupis ceníkových položek, kde kromě stavu zásob jsou dále uvedeny hodnoty min. a max. zásoby ( údaje z ceníku ),

průměrná skladová cena položky a cena celkem 8) Dle členění zásob – soupis ceníkových položek s uvedením množství a hodnoty zásob v členění dle disponibilní zásoby, dle rezervovaných zásob a dle prodaných a nevyskladněných zásob. Do soupisu jsou zařazeny pouze ty položky, které mají alespoň jednu hodnotu množství nenulovou. 9) S uvedením posledních datumů pohybů – soupis položek zásob s uvedením dat posledního příjmu a výdeje. 10) Soupis s cizí měnou – soupis položek zásob v členění dle data příjmu ( pouze metoda FIFO ) s uvedením dokladu, ze kterého zásoba vznikla a dále s uvedením měny, kurzu dokladu a s uvedením hodnoty zásoby v cizí měně. Položky jednotlivých typů sestav lze filtrovat dle parametrů povolených v dialogu funkce. Povolený typ výstupu soupisu zásob je dán také dialogem funkce ( text, grafika, excel ).

Disponibilní zásoba - přehled disponibilní zásoby nebo soupis dle položek ceníku ( volba typu sestavy ). V soupisu jsou uvedeny základní identifikace položek zásob ( ID položky, název, množství a cena za MJ. Hodnota ceny za MJ je dána zvolenými parametry v dialogu funkce ( ODB cenová skupina, cenová poloha a cenová kategorie ). Výběr položek do soupisu je dán parametry dialogu funkce ( prefixy ID položek, statistické skupiny nebo výběrové kriterium z ceníku ). Kromě standardních výstupů ( text, grafika, excel ) lze vytvořit i výstup v XML formátu.

POZN : Button Parametry XML slouží k nastavení parametrů pro dávkový XML výstup, který je využíván automatickým spouštěním této funkce např. v plánovači úloh. Takovéto použití funkce je řízeno parametricky a je vždy definováno specificky dle uživatelů.

-

Zboží s prošlou lhůtou - signální sestava umožňující zjistit zboží s prošlou životností (viz parametr v ceníku). Jako parametr funkce je možné uvést i dobu překročení životnosti (ve dnech nebo měsících) , která za pak považována za prošlou lhůtu.

-

Kontrola minimálních a maximálních stavů - provede soupis zásob skladu pro položky, u kterých je překročeno některé kritické množství, zadané jako hodnota v ceníku.

-

Účetní výkaz zásob - sestava účetních položek dokladů zásob za zvolené účetní období. Sestava je členěna dle středisek, činností a zakázek. V rámci tohoto pohledu je uveden seznam dokladů zásob dle jednotlivých skladů a jejich korunová hodnota.

-

Sestava dle účtů – přehled pohybů ve skladech v korunových hodnotách sumárně dle jednotlivých účtů

-

Stav zásob dle účtů k datu – přehled stavu zásob v členění dle analytických účtů položek ceníku. Lze zvolit detailní ( položkový ) nebo sumární ( pouze suma za účet ) typ výstupní sestavy

-

Sestava spotřeby dle středisek - sestava dle výdejových druhů dokladů členěná dle středisek a zakázek dokladů. Sestava je sumarizována dle jednotlivých položek v rámci střediska. Pro každé středisko je uvedena závěrečná rekapitulace dle skladových účtů. V rámci této sestavy existuje také varianta výstupu dle středisek, zakázek a účtů, kde jsou zobrazeny sumárně jednotlivé výdejové doklady.

-

Sestava spotřeby dle středisek II – obdoba sestavy spotřeby dle středisek, kde základní výstup dle středisek a zakázek je podrobněji členě až do úrovně cen jednotlivých položek Tato funkce obsahuje ještě možnost výstupu spotřeby dle statistických skupin a sumář spotřeby sle statistických skupin ( uvedeno jako varianty výstupu v dialogu funkce ).

-

Sestava dle zakázek – přehled příjmu a spotřeby materiálu v členění dle zakázek a středisek ( detailní rozpis až na úroveň dokladu )

-

Výkaz skladu za období – obdoba uzávěrky skladu, ovšem členěná dle účtů a hodnot počátečních stavů, příjmů a výdejů

-

Sestava bezpohybových položek – sestava soupisu tzv. bezpohybových položek k zadanému datu. Této sestavy se využívá např. při inventurách zásob, při auditu skladů, apod.

-

Příjem dle skupin zásob – sestava položek příjmových pohybů v členění dle skupin zásob ( statistických skupin )

-

Příjem dle dodavatelů – sestava položek příjmových pohybů za vybrané období členěná dle dodavatelů, data a druhů dokladů. V úvodním dialogu funkce je možno vybrat seznam skladů a druhů dokladů začleněných do sestavy

-

Stav zásob dle dodavatelů – sestava aktuálního stavu zásob dle dodavatelů. Dodavatel pro tuto sestavu se zjišťuje dvěma způsoby ( varianty v dialogu funkce ) o

Dle dokladů příjmu

o

Dle dodavatelských vazeb k položkám ceníku

Sestava je členěna dle položek zásoby pro jednotlivé dodavatele s uvedením množství a hodnoty zásob. -

Analýza stavů zásob – výpočet a zobrazení aktuálního stavů zásob skladu v členění dle stáří zásob. Stáří zásob je rozděleno do časových intervalů, které jsou zadány v dialogu funkce. K jednotlivým položkám v časových intervalech je možno provést výpočet hodnot tzv. opravných položek. Tvar výstupu je možno volit dle jednotlivých skladových položek nebo dle účtů ( analytické účty uvedené u ceníkových položek ). Výpočet analýzy zásob se provádí vždy k aktuálnímu stavu zásob, tedy v podstatě

k aktuálnímu datu. Datum v dialogu funkce lze změnit, má to však význam pouze pro případy, kdy stav zásob se skutečně k zadanému datu nezměnil (zejména při zadání data zpětně). Pokud je potřeba zobrazit analýzu stáří zásob skladu zpětně ( ovšem pouze k datu jakékoliv provedené uzávěrky skladu ), je možno využít funkce Analýza stavů zásob II. Parametry funkce jsou zobrazené na následujícím obrázku. Parametry pro výpočet analýzy zásob II jsou obdobné, jen je možno vybrat až 8 intervalů dělení stáří zásob a je možno použít limit pro minimální cenu při výpočtu opravných položek. Opravné položky – jsou to vypočtené částky k jednotlivým položkám analýzy zásob dle procenta opravy (viz dialog), které slouží pro další účetní zpracování hodnoty zásob skladů.

Analýzu stavů zásob je možno provádět i dle výrobních údajů, pokud je evidence skladu vedena až na úroveň např. výrobních čísel, palet, kotoučů, apod.

Pro výpočet této analýzy jsou určeny obdobné funkce jako pro výpočet analýzy zásob dle ID položek – Analýza zásob dle výrobních údajů I a II.

-

Obrátka zásob skladů – výpočet a zobrazení obrátky zásob skladu ( nebo více skladů ) dle zadaných parametrů. Pro výpočet obrátky existují dvě varianty zobrazení výpočtu : 1. Dle jednotlivých skladových položek. Pro jednu konkrétní položku lze této funkce využít z funkce Skladová karta (button Obrátka), jinak se provádí výpočet pro všechny ceníkové položky

2. po skupinách zásob, pokud je vyplněn seznam skupin zásob v dialogu funkce ( pokud není seznam skupin zásob vyplněn, po provedení výpočtu je zobrazen pouze výsledek výpočtu – počet dnů obratu, hodnota zásob, spotřeba za období, obrátka zásob ve dnech )

Výsledkem výpočtu obrátky zásob ( dle položek i dle skupin zásob ) je zobrazený seznam položek ( resp. skupin zásob ) s vypočtenými hodnotami. Pro převedení výsledků výpočtu do tištěné formy ( sestavy ) lze využít generátoru sestav.

---------------Tento seznam obsahuje pouze základní funkce pro tvorbu tiskových výstupů z evidence zásob. Seznam je doplňován dle potřeb jednotlivých uživatelů o jejich konkrétní požadavky, především o ty, které se nedají uspokojivě zvládnout pomocí generátoru sestav nad některým seznamem přehledů položek nebo dokladů.

Pokud je evidence zásob ve skladu evidována ještě do větší podrobnosti než je ID položky, jsou pro tuto evidenci zařazeny následující přehledové funkce :

•

Stav zásob dle výrobních údajů

•

Stav zásob dle provedení

•

Stav zásob dle lokací

Výše uvedené funkce umožňují získat přehled o stavu zásob až na této úrovni evidence. U všech těchto funkcí je umožněn buď tiskový výstup nebo výstup ve tvaru Excel. U všech funkcí je umožněno použití generátoru sestav. Pokud je zásoba skladu evidována dle lokací, je u této funkce umožněna funkce „Změna lokace“.

4.2.11

Evidence obalů

V projektu je zavedena evidence stavů a pohybů obalů ( vratných a nevratných palet, přepravek, vík palet, beden, lahví, apod. ). Pomocí nastavení cesty k evidenci obalů v jednotlivých skladech lze vést centrální evidenci obalů nebo evidenci dle potřebného počtu skladů obalů. Položky obalů jsou zavedeny v ceníku pro příslušný sklad ( sklady ). Tyto položky jsou indikovány znakem “O“ v údaji „Typ sortimentu“ ceníkové položky a kódem obalu ( lze využít číselníku kódů obalů, který má vazbu na modul Odbyt a výroba ). Evidence obalů bývá většinou společná pro jeden nebo více skladů a řídí se nastavením parametru Sp1016 v globálních parametrech projektu. K aktualizaci zásob skladů obalů může docházet následujícími způsoby : •

Při skladových operacích materiálových nebo prodejních skladů - příjmu do zásob, při expedici či vyskladnění prodejních dokladů ( řídí se nastavením indikace u dokladové řady skladu - viz kapitola Číselníky – Číselník dokladových řad – Indikace dokladové řady ).

•

Ručním pořízením příjmů či výdejů pomocí funkcí „Obalové evidence“.

•

Zápisem z projektu Expedice ( týká se pouze expedičních skladů s vazbou na výrobu kartonáže ).

Obalová evidence se týká evidence vratných obalů a nevratných obalů ( evidence vlastní zásoby ( tzv. dvůr ), vedení saldokonta obalů odběratelů se týká pouze evidence vratných obalů). Evidenci nevratných obalů lze nastavit parametrem projektu (parametr Za2032 v souboru globálních parametrů).

4.2.11.1 Číselníky v obalové evidenci Číselník druhů obalů obsahuje seznam používaných druhů obalů

Kromě kódu a názvu obalu obsahuje číselník ještě informaci vratný/nevratný obal. Evidenční kód v tomto číselníku je kódem pro zápis do obalové evidence ( pohyby a stavy obalů ). Evidenční kód musí být zařazen jako samostatný druh v číselníku druhů obalů, pod tímto kódem je možno sdružovat více druhů obalů do jednoho kódu evidenčního. Číselník dokladových řad obalové evidence má obdobný význam jako číselník dokladových řad skladové evidence. Slouží pro funkce pořízení záznamů obalové evidence. Číselník dokladových řad obalové evidence bývá oddělen od číselníku dokladových řad skladové evidence, pokud je obalová evidence vedena ve zvláštním skladu. Pokud je obalová evidence součástí některého skladu, jsou oba číselníky společné a zápis do obalové evidence se řídí nastavením parametrů dokladové řady ( viz kapitola Číselník dokladových řad ). Číselník inventárních tříd slouží ke skupinování jednotlivých druhů obalů v obalové evidenci. Tohoto číselníku se využívá především v rozborových sestavách obalové evidence ( analýzy, reglety, … ).

4.2.11.2 Funkce obalové evidence Evidence obalů – dvůr Tato funkce slouží k získání přehledů,pořízení evidence obalů pro „dvůr“. Dvůr je v podstatě disponibilní zásoba obalů ve vlastní firmě. Aktualizace této zásoby probíhá jednak při příjmu a výdeji materiálových nebo prodejních skladů, jednak funkcemi obalové evidence. Následující obrázek znázorňuje přehled funkcí pro evidenci obalů – dvůr.

Button Pořízení slouží k vytvoření nového pohybu a úpravě stavu evidence obalů na dvoře. Tímto způsobem se ručně pořizují příjmy a výdeje obalů.

Button Pohyby zobrazí pohyby druhu obalu, nad těmito zobrazenými pohyby je možno použít funkci pro tisk pohybů druhu obalu za vybrané období.

Button Odběrat zobrazí přehled stavu druhu obalu dle jednotlivých příjemců. Button Info slouží k zobrazení přehledu stavu jednotlivých druhů obalů (dvůr a zákazníci) – viz násl. obrázek.

Button Tisk slouží k provedení tiskového výstupu informací shodných s funkcí Info. Kromě toho poskytuje funkce informace o celkovém dluhu, případně “přebytku“ stavu zásob jednotlivých druhů obalů u zákazníků. NEW !!! Pohled na evidenci obalů lze filtrovat – nezobrazovat nulové položky stavů. Evidence obalů - odběratelé Funkce pro získání přehledu stavu obalové evidence vratných obalů dle jednotlivých odběratelů. Odběratelé jsou sledováni až do úrovně konečných příjemců a plátců dle jednotlivých druhů obalů. V této funkci lze získat přehled o stavech, pohybech obalů, je možno zde ručně pořídit příjem nebo výdej obalů odběratele, lze zde provést tisk inventury obalů pro příjemce i plátce. Přehledové informace ( Stav Prij, Stav Plat, Pohyby, Info ) zde nejsou detailně popsány, jejich význam je zřejmý z názvů těchto funkcí ( funkce Info je shodná jako funkce popsaná v evidenci obalů pro dvůr ).

Buttony Stav Prij a Stav Plat slouží k detailnímu zobrazení stavu jednotlivých druhů obalů příjemce. Z tohoto detailu je pak možno zobrazit pohyby jednotlivých druhů obalů ( řazeno sestupně dle data ).

Button Pořízení je určen k pořízení nového pohybu obalové evidence pro zákazníky. Touto funkcí se tedy aktualizuje jednak saldo obalů zákazníků, jedna evidence obalů na dvoře.

Vyplněním druhu dokladu dle číselníku dokladových řad je dán typ pohybu v obalové evidenci, do pole dodací list je možno doplnit doplňkovou informaci k pohybu obalu. Buttony Pohyby a Info mají stejný význam jako v případě evidence obalů – dvůr. Pomocí buttonů INV Prij a INV Plat je možno provést tisk formuláře pro inventuru obalů. Použití obou funkcí je obdobné, liší se jen tvarem výstupního formuláře, kde v případě inventury dle plátce je navíc zobrazena inventura obalů dle jednotlivých příjemců.

Pro běžného uživatele je k dispozici pouze obecná forma výstupního formuláře, v dialogu lze ovlivnit datum inventury a formulář lze vytvořit v PDF formátu a odeslat mailem. V případě volby odeslání mailem je nutno vybrat nainstalovanou PDF tiskárnu, jinak nebude dokument vytvořen ( tiskárnu lze vybrat z výběrové tabulky tiskáren po potvrzení dialogu ). POZOR !!! Nabídka funkcí v evidenci obalů dle odběratelů byla rozšířena o funkci výpisu stáří obalů dle plátců v nadefinovaných časových intervalech (tabulka mezí – ve dnech ). Tato tabulka se nastavuje v menu Obalové evidence. Pokud je tato tabullka nastavena a je rovněž nastaven paletový kredit plátce, výpočet stáří obalů se provede korektním způsobem. NEW !!! Pohled na evidenci obalůdle odběratelů lze filtrovat – nezobrazovat nulové položky stavů.

4.2.11.3 Přehled tiskových výstupů obalové evidence Karta pohybů obalů, analýza stavů obalů dle odběratelů Pomocí této funkce lze získat přehled o stavech a pohybech obalů dle jednotlivých plátců nebo příjemců. Základními variantami funkce jsou : Karta pohybů – přehled jednotlivých pohybů v členění dle druhů obalů, a dokladů. Analýza stavů – přehled stavů obalů doplněný o výpočty stáří obalů

V obou variantách výpočtu lze nastavit parametry funkce dle úvodního dialogu ( typ výpočtu sestavy, typ zobrazení sestavy, omezující filtry výpočtu – výběrová kriteria dle adresáře firem, odbytové skupiny ). Výpočet hodnot lze provést i zpětně k zadanému datu výpočtu. Výpočet hodnot výstupu vždy vychází z předchozí provedené uzávěrky obalů, pouze v případě výpočtu analýzy stavů obalů lze zvolit způsob výpočtu dle aktuálních stavů obalové evidence. Tento způsob výpočtu však má význam pouze tehdy, jestliže je zvolen výpočet k aktuálnímu datu.

POZNÁMKA Do výpočtu analýzy obalů je doplněna možnost výstupu na obrazovku, kde jsou zobrazeny výsledky analýzy s možností tvorby upomínek v případě dluhu obalů starších než zadaný limit ( viz obrazovka parametrů výpočtu karty, analýzy obalů ). Tuto funkci lze použít pouze v případě výpočtu analýzy dle odběratelů a jen pro sumární typ výpočtu.

Upomínky lze vytvářet pomocí funkce Tisk, kdy je vytvořen formulář upomínky s možností odeslat jej mailem zákazníkům. Je možno použít označení více zákazníků a vytvořit upomínky hromadně ( Hrom. Tisk ). Tvorba upomínek k jednotlivým zákazníkům je archivována a je možno do ní nahlédnout pomocí funkce Detail UPOM.

Regleta obalů dle odběratelů Regleta obalů je v podstatě funkce pro výpočet uzávěrky obalů jednotlivých odběratelů. Výpočet reglety vychází vždy z data předchozí provedené uzávěrky dle příjemců.

Výpočet reglety lze provádět dle příjemců nebo plátců. Výpočrt reglety lze parametrem doplnit i o výpočet stavu obalů starších než zadaný limit. Výsledkem výpočtu jsou pak hodnoty znázorněné na následujícím obrázku.

Pomocí funkce Tisk lze získat výstupní informace dle parametrů dialogu tisku. Sestavy lze třídit dle ID firmy nebo názvu firmy, obsahem sestav mohou být zákazníci s dluhem palet, s předodáním palet nebo všichni. V případě výpočtu reglety dle plátců lze zvolit detailní nebo sumární typ výstupu ( detailní dle jednotlivých druhů obalů a příjemců ). Pomocí funkce Uzávěrka se provede zápis počátečních stavů obalů dle druhů obalů a příjemců k datu výpočtu reglety. Funkce Uzávěrka je přístupná pouze v případě výpočtu reglety dle příjemců.

Karta pohybů obalů – dvůr Obdoba výpočtu reglety pro zákazníky, výpočet je prováděn pro všechny pohyby obalové evidence v členění dle druhů obalů, data pohybu a typu pohybu ( příjem, výdej ). Výsledkem karty pohybů je pak konečný stav druhu obalu k datu výpočtu.

Pokud je tedy výpočet prováděn k aktuálnímu datu, musí výsledek ( konečné stavy jednotlivých druhů obalů ) souhladit se stavy obalů – dvůr.

Existují dvě varianty způsobu výpočtu karty pohybů, jak je zřejmé z výše uvedených vzorů dialogu funkce. Varianta výpočtu dle inventury vychází ze skutečných stavů jednotlivých druhů obalů dle provedené inventury, varianta výpočtu dle uzávěrky vychází z počátečních stavů zadané uzávěrky obalů na dvoře. Pokud je uvedeno v dialogu funkce provedení výpočtu pro konkrétní druh ( ID ) obalu, je možno zvolit pouze detailní typ výstupu sestavy. V případě výpočtu bez uvedení druhu ( ID ) obalu lze vybrat i sumární typ výpočtu, kdy ve výstupní sestavě jsou uvedeny sumy dle jednotlivých druhů obalů ( poč. stav, příjem, výdej, konečný stav ). Pouze pro sumární typ výpočtu lze zadat provedení zápisu konečných stavů uzávěrky k datu výpočtu ( stav dvůr ).

Další tiskové výstupy Dalšími drobnými funkcemi pro získání přehledu v obalové evidenci jsou •

Pohyby obalů dle příjemců s výstupem stavu obalů jednotlivých zákazníků setříděných dle dluhu nebo přebytku

•

Soupis stavu obalů dle příjemců – výpis aktuálního stavu obalů dle příjemců

4.2.10.4 Uzávěrky obalů, inventura obalů Tvorba uzávěrky obalové evidence dle odběratelů byla popsána u funkce výpočtu reglety. Tvorba uzávěrky obalové evidence na “dvoře“ byla popsána u funkce výpočtu karta pohybu obalů – dvůr. V menu obalové evidence existují funkce pro storno obou provedených uzávěrek.

Inventura obalů Výpočet inventury se provádí pro stavy disponibilní zásoby – dvůr. V dalším textu jsou popsány jednotlivé funkce inventury obalů tak, jak by se měly postupně provádět. Základní funkcí pro provedení inventury ve skladu obalové evidence je vytvoření inventurního soupisu. Ten se vytvoří na základě provedení této funkce dle parametrů ( viz. násl. obrázek )

Po vytvoření inventurního soupisu se provede funkce pro doplnění skutečných stavů.

Po doplnění skutečných stavů inventury se provede funkce zpracování inventury, kde je možno vytisknout inventurní stav po provedené inventuře a provést zápis do inventurních stavů ( skutečné stavy ) k datu provádění inventury ( uzavřít inventuru skladu ).

Pokud je potřeba zapsanou inventuru obalů stornovat, v menu obalové evidence existuje funkce pro storno provedené inventury.

4.3.

Inventury, uzávěrky, přecenění

4.3.1

Inventury

Zpracování inventur skladů probíhá v několika krocích. V následujícím textu jsou popsány tyto jednotlivé kroky. 1) Inventurní soupis – zpracování sestavy inventurního soupisu zásob, první a základní krok při zpracování inventury skladu.

Inventurní soupis se provádí pro aktuální sklad ke zvolenému datu. Inventurní soupis nemá smysl zpracovávat zpětně k datu, pokud po tomto datu existují skladové pohyby. Položky zařazené do inventurního soupisu je možno filtrovat dle výčtu prefixů ID položek, statistických skupin, analytických účtů nebo lokací ( v tomto případě se jedná o údaj

obvyklé uložení (lokace) v ceníkové položce ). Je možno použít pouze jeden z typů filtrování položek. Inventurní soupis lze vytvořit standardně dle ceníkových položek, lze však zvolit i tvorbu soupisu dle výrobních údajů nebo dle lokací. V tomto případě je kromě standardního inventurního soupisu vytvořen i soupis dle výrobních údajů nebo lokací. Tvorba soupisu dle výrobních údajů je možná pouze v případě, kdy evidence zásob ve skladech je členěna až do úrovně výrobních údajů a je nastaven parametr pro povolení tvorby tohoto soupisu ( parametr Za2030 v souboru MGPARAM ). Tvorba soupisu dle lokací znamená vytvoření inventurního soupisu dle lokací, kdy lokací je v tomto případě údaj z ceníkové položky. Nejedná se tedy o inventuru dle zásoby v lokacích !!! Pro další zpracování inventur je možno volit tvorbu soupisu s nápovědou nebo bez nápovědy ( s uvedením evidenčního množství na soupisu nebo bez uvedení množství ). Pro inventury dle lokací je možné pouze zpracování inventury bez nápovědy, a to z toho důvodu, že nelze stanovit evidenční množství v lokacích. Tvar inventurního soupisu lze zvolit dle variant typu tisku ( dle ID položek nebo dle lokací ), a na základě varianty typu tisku lze zvolit i typ ( třídění ) inventurní sestavy. Položky pro inventurní soupis lze dále omezit stanovením minimální ceny nebo výběrem pouze aktivních položek ceníku ( indikace u ceníkové položky ). Parametricky lze pro inventury s nápovědou zvolit, zda hodnoty skutečného stavu ve vytvářeném inventurním soupisu budou shodné s evidenčním stavem ( standardně ) nebo budou nulové. Nulové hodnoty skutečného stavu je vhodné nastavit v případech, kdy doplnění skutečných stavů se provádí dávkovým způsobem ( např. z dávek pořízených pomocí čteček čárových kódů ).

2) Doplnění skutečných stavů – funkce pro doplnění skutečných fyzických stavů zásob inventury. Touto funkcí lze k položkám inventurního soupisu doplnit skutečné inventované množství. Pokud byl vytvořen inventurní soupis dle výrobních údajů nebo dle lokací, lze zvolit, dle kterého soupisu bude doplnění skutečných stavů prováděno (volbou v úvodním dialogu funkce).

V případě doplnění skutečných stavů inventur dle výrobních údajů, pokud jsou ceníkové položky opatřeny čárovými kódy, lze pro doplnění skutečných stavů použít funkci pro hromadné doplnění dle dávkových souborů vytvořených pomocí čteček čárových kódů (

prozatím jsou vytvořeny funkce pro načtení dávek z offline čteček – popis vytvoření importního souboru pro inventuru a práce se čtečkou je popsána v samostatném dokumentu ). Zpracování importního souboru se liší dle typů používaných čteček a je implementováno vždy dle konkrétních uživatelských požadavků. Skutečné stavy inventur lze doplnit ručně, kdy se u každé položky doplní skutečné množství zjištěné při inventuře nebo dávkově (buton Doplnění dávka). Pokud jsou skutečné stavy doplňovány ručně a nebyla při tvorbě inventurního soupisu zvolena možnost nulování skutečných stavů (pro inventury s nápovědou), doporučuje se upravovat skutečné množství pouze u těch položek, kdy evidenční stav a skutečný stav jsou různé.

Skutečné stavy inventur lze také doplnit dávkově (buton Doplnění dávka). Butonem Parametry dávek lze nastavit parametry funkce dávkového doplňování skutečných stavů inventur.

V případě dávkového doplnění lze využít také čárových kódů položek. Pokud položky nejsou opatřeny čárovými kódy, lze zadat ID položky.

Pokud je doplnění skutečných stavů dávkou prováděno dle lokací, pomocí buttonu Změna lokace lze vybrat lokaci skladu, pro kterou se skutečné stavy aktuálně doplňují. Po ukončení pořízení dávky skutečných stavů je proveden zápis skutečného množství položek do inventurních souborů. POZNÁMKA

Při dávkovém pořízení skutečných stavů lze dle nastavení parametrů určit způsob kontrol doplňovaných položek. Zejména je kontrolována duplicita pořízení položky v rámci dávky, případně v případě evidence dle lokací také duplicita pořízení položek v rámci jedné lokace. V případě nastavené povolené duplicity položek se pak při zpracování dávek pořízených položek skutečné stavy v inventurním soupisu načítají, v případě zakázané duplicity položek se skutečné stavy položek přepisují vždy poslední načtenou hodnotou. Následující obrázek uvádí příklad nastavení parametrů pro dávkové doplnění skutečných stavů inventury. Parametry lze nastavit pomocí butonu Parametry.

Parametr pro počet povolených lokací jedné položky - kontrola na počet uvedených lokací jedné položky – při doplňování skutečných stavů nelze uvést více lokací než je počet povolených lokací.

3) Zpracování inventury – funkce provádí porovnání evidenčního a skutečného stavu zásob, vytvoření soupisu zásob jako dokladu o provedené inventuře, vytvoření dokladů pro zjištěná manka a přebytky, zápisy do souborů pro kontrolu zpracování inventury pro zvolený sklad

Parametricky lze v dialogu zvolit rozsah použitých funkcí, v jakém tvaru vytisknout inventurní soupis, zda k inventurnímu soupisu přidat tisk položek mank a přebytků, případně tisk doplňkového textu inventurního soupisu ( v závěru tiskového výstupu ). Položky inventurního soupisu, u kterých byl zjištěn rozdíl mezi skutečným stavem a evidenčním stavem jsou pak pro další zpracování evidovány jako položky mank a přebytků. Typy doplňkových textů pro inventuru lze definovat přímo v tomto dialogu funkce pro zpracování inventur. Parametr Uzavřít inventuru skladu znamená, že budou provedeny záznamy o provedené inventuře, vytvořeny doklady mank a přebytků. Po uzavření inventury nelze již provádět do inventury žádné změny ( doplnění stavů, změna parametrů inventury, … ), lze provádět pouze tisk inventurního soupisu. Pokud je potřeba z nějakých důvodů inventuru zrušit, musí se použít funkce pro provedení storna inventury.

Dalšími funkcemi pro práci s vytvořeným inventurním soupisem jsou : Export inventurního soupisu do XLS – vytvoření excelovského souboru inventurního soupisu ( položky obsahují všechny základní údaje inventurního soupisu – ID položky, název, MJ, evidenční stav množství a hodnoty zásob(pro inventury s nápovědou) ). Tisk inventarizačních štítků nebo etiket – funkce pro tisk seznamu inventovaných položek ve struktuře inventarizačních štítků ( identifikace položky, inventované množství, podpisy, … ). Obvykle se tento typ přizpůsobuje požadavkům jednotlivých uživatelů dle typu použitých formulářů.

Výpočet a zařazení položek do inventarizačních kategorií Modul obsahuje funkce pro výpočet a zařazení položek do inventarizačních kategorii ABC. Jsou vytvořeny dvě funkce pro zařazení ceníkových položek do některé z těchto kategorií •

Výpočet dle kumulované částky zásoby položek za zvolené období ( rok ), kdy se nejprve vypočtou hodnoty stavu zásob v množství a Kč, potom se provede výpočet hodnot jednotlivých položek v Kč vzhledem k celkové kumulované hodnotě Kč a dle procentních limitů kategorií A a B jsou položky označeny inventarizační kategorií na základě vypočtených hodnot zásob v Kč

•

Výpočet dle limitů cen za MJ za zvolené období ( rok ), kdy se vypočtou kumulované hodnoty položek v množství a Kč, potom se provede výpočet průměrných cen položek a na základě limitů cen pro kategorie A a B jsou položky označeny inventarizační kategorií.

Označení položek inventarizační kategorií se využívá při tvorbě inventurního soupisu zásob skladu, kde jednou z variant tisku soupisu je také tisk dle inventarizačních kategorií s možností zadání jedné z těchto kategorií pro výpis.

Funkce pro zpracování inventur se nachází v menu Evidence – Inventury, uzávěrky, přecenění.

4.3.2.

Uzávěrky

K libovolnému zvolenému dni lze provést tzv. účetní uzávěrku stavu skladu, což znamená podchytit veškeré pohyby za zvolené období pro každou ceníkovou položku a nastavit počáteční stavy pro další období.

Uzávěrka skladu se provádí ve dvou krocích: Název funkce

Význam funkce

1A) Výpočty

Provedou se výpočty dle pohybů zásob za zvolené období ( obvykle od data poslední provedené uzávěrky ke konci účetního období – měsíce). Počáteční datum je implicitně nastaveno dle data provedení předchozí uzávěrky skladu.

1B) Sestavy

Na základě provedených výpočtů tisk výstupních sestav. Detailní Typ 1 - klasická sestava členěná dle skladových položek, množstevních a korunových údajů Typ 2 - sestava členěná dle skupin zásob ( analytických účtů ) Typ 3 - obdoba typu 2 v jiném uspořádání sloupců sestavy Typ 4 - sestava členěná dle oborů ( speciální tvar sestavy pro firmu Řetězárna Česká Ves, kde oborem je údaj o místě uložení v ceníku ) Typ 5 - obdoba typu 1, pouze pro množstevní údaje Typ 6 – specifický výstup pro potřeby firmu Smurfitkappa Typ 7 – obdoba typu 5, pouze množstevní s doplněným výpočtem hmotnosti položek

údaje

Typ 8 – kontrolní sestava výpočtu uzávěrky vzhledem ke stavu zásob skladu dle skladových položek

Sumární Typ 1 - sumární sestava dle skupin zásob ( analytických účtů ) Typ 2 - sumární sestava dle analytických účtů a oborů

2) Provedení

- zápis vypočteného množství a hodnoty zásob k zadanému datu do pohybů skladových karet pod speciálním druhem pohybu "00" - zápis počátečního stavu (množství a hodnoty) zásob do souboru počátečních stavů skladu. Tento zápis není proveden u položek, které mají v ceníku nastavenu indikaci "Neevidovaná zásoba Provedení uzávěrky je řízeno parametry v úvodním dialogu funkce, a jsou to tyto parametry: - datumové údaje potřebné pro provedení uzávěrky - druh dokladu, středisko, případně ID položky pro tzv. zaokrouhlení Pod pojmem „zaokrouhlení” se provádí kumulace částek u položek, které mají v konečném stavu hodnotu v Kč a údaj o množství je nulový. V případě vyplnění druhu dokladu ( další dva údaje jsou nepovinné ), se vytvoří doklad s

hodnotou této částky za všechny položky skladu a tyto položky již nejsou uvedeny v hodnotě stavu zásob skladu. Pokud není druh dokladu vyplněn, položky zůstávají součástí počátečních stavů zásob i pro příští období. - kontrola uzávěrky na soubor celkových zásob - do sestavy provedení uzávěrky jsou zařazeny údaje o celkových zásobách pro položky, jejichž konečný stav dle uzávěrky se liší od celkového stavu zásob ( množstevně nebo korunově ) - provést zápis nulových stavů k datu uzávěrky i pro položky, které nejsou stavem - uzavřít období skladu - znamená zápis data uzávěrky do seznamu skladů ( údaj povolené období od, což má za význam při pořizování dokladů - varovná zpráva o chybném období dokladu ) - parametr o propočtu výdeje vedlejších pořizovacích nákladů se týká následující kapitoly, kde je podrobně popsán význam vedlejších pořizovacích nákladů - tvar výstupu sestavy z provedení uzávěrky je možno volit buď dle skladových položek nebo dle účtů - při provádění uzávěrky je možno provést zápis stavů zásob skladu k datu prováděné uzávěrky skladu. Tento zápis stavů zásob je pak využit při použití funkce Analýza stavů zásob II.

Zobrazení dialogu pro provedení uzávěrky, kde jsou vidět výše popsané parametry funkce, je uvedeno na následujícím obrázku :

Doporučený postup při provádění uzávěrky skladu. Protože provedení uzávěrky je důležitým krokem při vedení evidence zásob skladů, je ze uveden doporučený seznam kroků ( kontrolních funkcí ), které by měly funkci provedení uzávěrky předcházet, aby bylo zajištěno její správné provedení: 1. Provedení výpočtu uzávěrky a tisk některého z typů sestavy. 2. Provedení tisku sestavy převedených dokladů ( viz 4.2.2 ) za shodné období a kontrola hodnot příjmů a výdejů skladu se sestavou uzávěrky. 3. Provedení kontroly dokladů a položek pohybů ( viz Servisní funkce – 9.4 ), pokud dojde k rozdílu při kontrole v předchozím kroku. 4. Provedení kontroly účetních položek ( viz Servisní funkce – kap. 9.4 ). Doporučené jsou i další sestavy, které mohou doplnit úplnou kontrolu uzávěrky skladu, a to jak z hlediska položek zásob, tak z hlediska zaúčtování zásob. Jedná se o sestavy uvedené v kapitole 4.2.4, zejména o Soupis zásob, Výkaz skladu, Spotřeba dle středisek, Účetní výkaz zásob, Sestava dle účtů, … POZOR!!! Po provedení uzávěrky nelze již do skladové evidence provádět zápisy ( dokladové ) s datem menším nebo rovným než je datum provedené uzávěrky !!!.

Storno uzávěrky Vypočtenou uzávěrku je možno stornovat pomocí funkce Storno uzávěrky. Tato funkce provede výmaz záznamů uzávěrky se zvoleným datem uzávěrky. Uzávěrku je pak možno vypočítat znovu. Funkce pro zpracování uzávěrky se nachází v menu Evidence – Inventury, uzávěrky, přecenění.

4.3.2.1

Zpracování vedlejších pořizovacích nákladů

Nakoupené zásoby se musí oceňovat v cenách pořízení. To znamená, že k vlastní pořizovací ceně musí být přičteny veškeré náklady související s pořízením těchto zásob ( clo a celní poplatky, doprava, provize, poštovné, ...). Jedná se o tzv. vedlejší pořizovací náklady. Existuje několik možností, jak evidovat zásoby v cenách pořízení. Jednou z možností je propočítat pořizovací ceny zásob dle pořizovacích cen a vedlejších pořizovacích nákladů při každém provádění příjmu do skladu. V případech, kdy tato metoda není vhodná nebo ji nelze využít, nabízí projekt evidenci vedlejších pořizovacích nákladů na zvláštních položkách. Pro evidenci vedlejších pořizovacích nákladů je možno vytvořit v ceníku zvláštní položku(y). Identifikace (ID) těchto položek musí začínat prefixem (prvé dva znaky ID) dle Parametrů projektu. Z údajů ceníkové položky je významné nastavení těchto parametrů: - podrobnost evidence = N (neevidováno) - typ sortimentu = Z - zařazení do příslušné daňové skupiny Zařazení položek pro evidenci vedlejších pořizovacích nákladů do ceníku umožňuje pak vytvářet doklady pro příjem (pořízení) doprovodných nákladů odděleně od pořízení zboží, materiálu a služeb. Výdej vedlejších pořizovacích nákladů ( tzv. rozpouštění ) je v projektu realizováno při a provádění uzávěrky skladu. Postup pro výpočet výdeje vedlejších pořizovacích nákladů při uzávěrce skladu je dán poměrem výše těchto nákladů z příjmu k výši zásob a jejich výdeji:

Počáteční stav VPN Výdej VPN

=

+

Přírůstek VPN

-------------------------------------------------Počáteční stav zásob

+

*

Výdej zásob

Přírůstek zásob

Při provádění funkce Uzávěrka skladu je nutno výpočet výdeje vedlejších pořizovacích nákladů potvrdit odsouhlasem parametru v úvodním dialogu funkce. V sestavě uzávěrky skladu jsou položky vedlejších pořizovacích nákladů zobrazeny odděleně od běžných skladových položek. Zároveň je nutné zvolit druh dokladu pro zápisy do účetních položek, převedených

dokladů, pohybů a počátečních stavů. Vlastní zpracování uzávěrky pro položky vedlejších pořizovacích nákladů znamená: •

provedení výpočtu výdeje VPN

•

tvorbu dokladu VPN ( s hodnotou výdeje VPN)

•

tvorbu položek v evidenci zásob

•

tvorbu účetních položek VPN ( účty dle číselníku dokladových řad )

•

zápis počátečního stavu VPN pro další zpracování

4.3.3

Přecenění zásob

Přecenění zásob umožňuje změnu účetní hodnoty zásob změnou skladových cen vybraných položek ceníku. Přecenění zásob probíhá ve dvou krocích : 1. Nejprve je připraven seznam položek k přecenění. V tomto kroku jsou postupně zadávány jednotlivé položky zásob, je zobrazena současná skladová cena a je třeba zadat novou skladovou cenu.

2. Na základě zadaného seznamu k přecenění je provedeno samotné přecenění, tj. jsou nalezeny veškeré položky zásob s odpovídajícím ID položky a skladovou cenou a tato je změněna na cenu novou. Současně je vytvářen protokol o přecenění, ve kterém je vypočtena pro jednotlivé položky změna hodnoty zásob a to i změna hodnoty zásob skladu celkem. Na základě takto vypočtené hodnoty je pak vytvořena položka do seznamu realizovaných dokladů s odpovídající hodnotou rozdílu z přecenění. POZOR ! Button Přecenit je aktivní pouze po přechodu do m´du pro prohlížení seznamu položek k přecenění ( Query mode ). Funkce pro zpracování přecenění zásob se nachází v menu Evidence – Inventury, uzávěrky, přecenění.

5. Nákup, objednávky 5.1.

Obecné informace

Modul Zásobování – Nákup slouží k podpoře nákupu materiálu a zboží, případně služeb. Umožňuje vytváření a další zpracování objednávek dodavatelům. Lze sledovat postupné plnění objednávek ze strany dodavatelů. K dispozici jsou funkce, které na základě vyhodnocení požadavků na materiál či zboží vypočte předběžný návrh objednávky, tj. plán nákupu dle jednotlivých dodavatelů. Systém zpracování Objednávek je propojen s Příjmem do skladů. Příjmové doklady lze vystavovat na základě předem vystavené objednávky dodavateli (viz menu Evidence Evidence zásob, Seznam dokladů zásob). Při převodu takového dokladu do zásob je aktualizována rovněž příslušná objednávka. Veškeré funkce pro zpracování objednávek jsou obsluze dostupné pomocí menu Nákup.

5.2.

Údaje dokladu objednávky

Na následujícím obrázku je znázorněn formulář záhlaví objednávky, jednotlivé údaje jsou popsány v dalším textu.

Záhlaví objednávky Název údaje

Význam údaje

Druh objednávky

Kód dokladové řady z Číselníku dokladových řad. Musí být povinně vyplněn.

Číslo objednávky

Číslo objednávky zadané obsluhou nebo generované systémem v závislosti na nastavení parametru u dokladové řady. Dvojice údajů Druh a Číslo objednávky jednoznačně identifikují objekt Objednávka.

Typ objednávky

Je možno vybrat z následujících typů Jednorázová – nejběžněji používaný typ objednávky Rámcová – rámcová objednávka může mít k sobě přiřazeny další objednávky a to dílčí. Rámcová objednávka je tedy globálním prvkem pro dílčí upřesňující objednávky Dílčí – význam viz výše Přídavná – doplňková objednávka k již vystavené jednorázové objednávce

Objednací středisko

Číslo účetního střediska, pro které je objednávka určena

Datum vystavení

Automaticky je hodnota přednastavena aktuálním datem s možností úpravy.

Termín dodání

Předpokládaný termín dodání objednávky jako celku. Neuspokojené objednávky s překročeným termínem jsou pokládány za prošlé. Termín může být upřesněn u jednotlivých položek objednávky.

Čas dodání

Předpokládaný čas dodání v den (termín) dodání.

Dodavatel (ID a adresa dodavatele)

ID dodavatele z adresáře firem. Pokud je vybráno, je doplněna adresa uvedená v adresáři firem. Údaje adresy nelze měnit.

Příjemce

Identifikace “konečného“ příjemce objednávky ( dodací místo ). Tento údaj je využit ve formuláři tisku objednávky.

Měna

Kód měny z číselníku měny, ve které bude Objednávka vystavena.

Kurz

Přepočítací kurz vzhledem k referenční (domácí) měně.

Způsob úhrady, kód bankovního účtu

Údaje pro dodavatele, jakým způsobem bude provedena úhrada dodávky dle objednávky. Kód bankovního účtu je využit pro formulář tisku objednávky.

Určení, dodací Volné textové údaje, které je možno použít i pro tisk podmínky,způsob objednávky. dopravy, balné,

poznámka

Pro údaje dodacích podmínek a způsobu dopravy lze využít připojených číselníků těchto kódů (viz Číselníky – Dodací podmínky).

Počet položek

Počet položek na objednávce (vypočtený údaj).

Stav objednávky

Evidence stavu objednávky. Automaticky se provede změna stavu objednávky pouze při převodu příjmu do zásob, pokud se příjem vztahuje ke konkrétní objednávce. Jinak lze stav objednávky měnit manuálně pomocí funkce Změna stavu.

Vystavil, vyřizuje, schvaluje

Identifikace uživatelů systému pro práci s objednávkou. Identifikace uživatelů ( vyřizuje, schvaluje ) lze nastavit k jednotlivým dokladovým řadám objednávek ( pomocí funkce Doplňky v seznamu dokladových řad objednávek).

Určení, dodání, poznámka

Volné textové údaje, které je možno použít i pro tisk objednávky.

Pokud je objednávka určena dodavateli, který má založen alespoň jeden typ seznamu pro tvorbu objednávek ( viz kap. 5.3.4 ), lze pří vytváření nové objednávky využít funkci pro hromadné doplnění položek objednávky (button Doplň položky dle seznamu). Pomocí této funkce se do nově vytvářené objednávky doplní položky dle typu vybraného seznamu. Pravidla pro doplnění položek jsou popsána v kapitole 5.3.4.

Položky objednávky

Název údaje

Význam údaje

ID položky

Identifikace položky objednávky dle ceníku. Pod touto identifikací je položka evidována v zásobě skladu. K těmto údajům jsou přiřazeny další údaje položky v evidenci zásob ( ID položky, množství na paletě, jednotková cena ).

Název položky

Název je doplněn na základě zadaného ID z ceníku. Pokud je u položky nastavena indikace Otevřená položka, je možné název v rámci oprav objednávky změnit.

Měrná jednotka

Údaj je převzat z ceníku a vyjadřuje název MJ objednací.

Cena/MJ

Předpokládaná nákupní cena, je inicializována pořizovací cenou dle ceníku, hodnotu je možno změnit. Vztahuje se k MJ objednací.

Množství objednáno

Objednávané množství. Vztahuje se k MJ objednací.

Množství dodáno

Udává, kolik z objednaného množství již bylo dodáno. Údaj je možné nastavovat průběžně manuálně, nebo je aktualizován automaticky v rámci zpracování příjmového dokladu, vystaveného na základě objednávky. Číslo objednávky je uvedeno v záhlaví příjmového dokladu a k aktualizaci dojde v rámci převodu dokladu do zásob skladu. Objednávky, u kterých je hodnota množství dodáno rovna požadovanému množství u všech položek objednávky, jsou považovány za uzavřené.

Termín dodání

Termín dodání položky. Upřesnění termínu objednávky pro jednotlivé položky objednávky.

Výrobní údaj

Tento údaj má význam pouze pro položky objednávek v návaznosti na projekt Odbyt a výroba. V tom případě znamená výrobní číslo zakázky ( výrobní příkaz ).

Cena/MJ cizí

Zobrazení ceny v cizí měně. Pokud je v hlavičce objednávky uvedena „cizí“ měna, je umožněno při pořízení položky objednávky uvést cenu v cizí měně a toto je pak zobrazena ve spodní části okna položek objednávky.

Info o stavu uzavřenosti položky

Položka může být označena jako uzavřená

v záhlaví

•

automaticky při uzavření objednávky,

•

automaticky při dodání množství položky příjemkou s vazbou na objednávku (dodávka naplní množství objednávky)

•

ručně při modifikaci položek objednávky

Pokud je položka označena jako uzavřená, není již předmětem dalších funkcí nákupu (návrh objednávky, operativní plán nákupu, výběry pro sestavy, skladové karty, …)

Poznámka

Ke každé položce objednávky lze doplnit textovou poznámku. Funkce pro doplnění poznámky se vyvolá pomocí funkční klávesy F6. Poznámky k položkám se využívají při tisku objednávek.

5.3.

Zpracování objednávek

5.3.1

Seznam objednávek.

Funkci lze vyvolat pomocí menu Objednávky – Seznam objednávek. Každý řádek seznamu zobrazuje vybrané údaje záhlaví objednávky. K dispozici jsou funkce popsané v dalším textu. Názvy popisovaných funkcí vesměs odpovídají názvům buttonů v Seznamu objednávek.

Funkce pro zpracování objednávky:

Nová objednávka (F4) Vystavení nové objednávky dodavateli. Funkce je vyvolána automaticky při vyvolání seznamu, když je tento prázdný. Kdykoliv ji lze vyvolat ze seznamu uvedenou funkční klávesou. Při pořizování objednávky lze využít dotažení položek do objednávky z předdefinovaného seznamu.

Detail objednávky (F5) Zobrazení detailu hlavičky a položek objednávky bez možnosti provádění oprav.

Oprava objednávky (CTRL/M) Údaje uvedené na objednávce může obsluha kdykoliv v plném rozsahu opravit. To se týká i údajů o dodaném množství. Funkci lze vyvolat ze seznamu uvedenou kombinací kláves. Po ukončení modifikace objednávky je prováděna kontrola stavu položek objednávky (dle

objednaného a dodaného množství). Pokud položka vyhovuje kontrole uzavření položky ( dodané množství je alespoň rovno množství objednanému), je položka objednávky označena jako uzavřená. Pokud jsou uzavřeny všechny položky objednávky, je objednávka označena jako uzavřená.

Zrušení objednávky (F3) Zrušení objednávky se seznamu objednávek. Nelze zrušit již uzavřenou objednávku.

Storno objednávky Označení objednávky v seznamu objednávek indikací storno ( stav S ). Tisk Tisk konkrétní objednávky je možné vyvolat ze seznamu objednávek zadáním uvedené kombinace kláves. Pomocí nastavení Indikace u dokladové řady objednávek je možné ovlivnit skutečnost, zda v tiskopise má být uveden údaj o ceně. V dialogu tisku objednávek je doplněna možnost ( při odesílání objednávky mailem ) odeslat také logistickou kartu(y) položek objednávky (pokud existují).

Změna stavu objednávky Funkce umožňuje změnit stav objednávky. Přípustné stavy jsou dány systémem.

Stavy Přehled o změnách stavů objednávky, provedených funkcí Změna stavu. Protokoluje datum a čas změny stavu a autora změny stavu.

Změna termínu Umožňuje provést změnu původně stanoveného termínu dodání objednávky. Funkci lze použít pro změnu termínu v záhlaví objednávky (pro objednávku jako celek), pro změnu termínu u všech položek (volitelně), volitelně i pro změnu termínu realizace uvedenou u odpovídajících zakázek (skladových). Tato poslední změna termínu je možná pouze v případě, kdy je nastavena jednoznačná vazba mezi objednávkou a skladovou zakázkou (požadavkem na sklad), kde se shodují údaje o čísle objednávky (dle záhlaví objednávky a zakázky). Tuto vazbu lze nastavit manuálně při pořizování zakázky nebo pomocí funkce Tvorba objednávek dle zakázek z menu Zakázky.

Návrh Funkce pro automatický návrh nové objednávky na základě vyhodnocení požadavků na skladové položky (detailní popis viz kap. 5.3.5)

Položky (Shift+F5) Přístup k seznamu položek objednávky a k funkcím pro seznam položek.

Karta dodavatele Zobrazení detailu základních informačních údajů o dodavateli ( dle adresáře firem ).

Je možno zobrazit informace o hodnotách dodaného zboží ( materiálu ) za zvolené období ( výpočet hodnot se provede pomocí tlačítka Výpočet ). Vypočtené hodnoty je možno uložit pro další zobrazení. Rovněž je možno zobrazit informace o hodnotě objednaného zboží ( materiálu ) za zvolené období. Button Faktury umožňuje zobrazit seznam přijatých faktur dodavatele.

Zásoby dle dodavatele Funkce umožňuje zobrazit ( v tiskové sestavě nebo excelovské tabulce ) stav zásob dle dodavatele, který je uveden v záhlaví objednávky. Stav zásob je možno zjišťovat dle definovaného seznamu skladů.

Příjem dodávky Ke schválené objednávce lze provést příjem dodávky v okamžiku dodání všech položek objednávky nebo pouze některých položek objednávky. Funkci lze použít pouze pro schválené objednávky ( viz Schválení objednávky ). Po spuštění funkce se zobrazí seznam položek objednávky. Jednotlivé položky objednávky, které jsou předmětem plnění dodávky, se v seznamu označí a doplní se skutečně dodané množství a cena.

Po doplnění seznamu se pomocí buttonu “Převzetí“ a následném výběru druhu dokladu pro příjem dodávky provede aktualizace databáze, to znamená, že se v označených položkách objednávky aktualizuje údaj o dodaném množství a vytvoří se příjmový doklad pro aktualizaci skladových zásob. POZNÁMKA : Nutnou podmínkou pro správné použití této funkce je umístění dokladů objednávek ve stejném skladu, kam jsou přijímány dodávky.

Přehled dodávek Zobrazení seznamu již uskutečněných dodávek k objednávce.

V seznamu objednávek je možno zobrazit pouze neschválené objednávky použitím funkce NeSCHV ( button v záhlaví seznamu objednávek vedle hodnoty objednávky). Opakovaným použitím této funkce se zobrazí opět všechny objednávky seznamu. Jednotlivým uživatelům aplikace lze přidělit různé pohledy na seznam objednávek a to přidělením uživatelských práv. Pak lze zobrazit pro konkrétního uživatele pouze objednávky, které vystavil, má vyřídit nebo schválit.

Schválení objednávky V aplikaci lze využít funkci pro schválení objednávky. Uživatel může objednávku schválit pouze po přidělení uživatelského práva. Pouze ke schváleným objednávkám lze využít některé z dalších uživatelských funkcí ( např. příjem dodávek, výběry ze seznamu objednávek, úpravy položek objednávky, odesílání objednávky mailem ). Schválení objednávky se provádí v seznamu objednávek kliknutím na button (tři tečky) .Po schválení objednávky se v řádku objednávky objeví symbol √ ve sloupci OK. Opakovaným použitím funkce pro schválení objednávky dojde ke zrušení stavu schválení objednávky. Všechny operace o schválení objednávky se zapisují do změnového souborů stavů objednávky.

Likvidace objednávky Pro schválenou objednávku je možno použít funkci pro likvidaci objednávky. Další podmínkou pro likvidaci objednávky je existence čísla objednávky v realizovaných příjmových dokladech. Při splnění těchto podmínek jsou zobrazeny položky příjmových dokladů. Jednotlivé položky je možno označit pro likvidaci, takto vybrané položky jsou pak podkladem pro provedení funkce likvidace, zároveň se provede aktualizace hlaviček příjmových dokladů (indikace o likvidaci, číslo faktury) a položek objednávek (indikace o likvidaci). Tato funkce v podstatě duplikuje funkci likvidace přijatých faktur ze seznamu dokladů vstupů ( kap. 4.1.3 Funkce pro zpracování dokladů – Likvidace faktur přijatých ). Rozdíl mezi oběma funkcemi je ten, že při likvidaci z objednávky lze pracovat s položkami jednotlivých dokladů vstupu, na straně vstupních dokladů se pracuje pouze s doklady.

Funkce pro položky objednávky : Karta Přístup na příslušnou skladovou kartu, odpovídající aktuální položce (dle ID) v seznamu položek objednávky. Objednané množství se promítá do hodnoty pole Objednáno na kartě

Ceník Přístup do příslušné položky v Ceníku zboží a materiálu, odpovídající aktuální položce (dle

ID) v seznamu položek objednávky. V Ceníku je např. pomocí funkce Dodavatelé ihned možné ověřit dodací podmínky dodavatelů.

Přehled dodávek Zobrazení seznamu již uskutečněných dodávek k položce objednávky.

Stav dle skladů Zobrazení stavu zásob položky ve všech definovaných skladech.

Aktualizace součtů Pro položky objednávky je možno zobrazit součtové údaje stavů zásob ( stav disponibilních zásob dle skladů, požadované množství dle položek rezervací, objednané množství, prodané a nevyskladněné množství dle prodejních dokladů ). Na následujícím obrázku detailu položek objednávky se jedná o zvýrazněné údaje.

Protože výpočet těchto údajů může být časově náročný, zobrazuje se naposledy vypočtený stav k datu, které je uvedeno v obrazovce položek. Pomocí butonu “Aktualizace součtů“ je možno provést výpočet aktuálních stavů.

5.3.2

Přehled položek objednávek

Zobrazuje seznam položek všech evidovaných objednávek bez ohledu na stav objednávky. K dispozici jsou veškeré standardní funkce pro zpracování seznamů. Pomocí jednoduchého nastavení filtru (CTRL/R) lze pomocí tohoto seznamu vytvořit např. seznam veškerých objednaných a nedodaných položek, seznam nedodaných položek po termínu apod. V seznamu jsou vypočteny nedodaná (chybějící) množství a délka skluzu (ve dnech).

Funkce :

Detail Zobrazí detail záhlaví objednávky odpovídající aktuální pozici položky v seznamu. Vazby Zobrazení detailu dodavatelskoodběratelských vazeb pro položku objednávky. Export do XLS Vytvoření exportního excelovského souboru zobrazených položek. Tvar exportního souboru odpovídá standardnímu výstupu ceníkových položek.

5.3.3

Přehled objednaných položek

Varianta výše uvedené funkce s možností výběru dle data vystavení objednávek. Přehled lze vyhodnotit pro zadanou řadu objednávek a konkrétního dodavatele nebo bez určení dodavatele.

Po výpočtu se zobrazí seznam položek objednávek odpovídající zadaným parametrům

V přehledu jsou odlišeny (barevně) položky ve skluzu dodávek, uzavřené položky.

K dispozici jsou v přehledu položek následující funkce : Přehled (detailní nebo sumární) – tisková informace o zobrazeném přehledu položek s informací o objednaném a dodaném množství. Vyhodnocení – tisková informace o zobrazeném přehledu položek s informacemi o skluzech dodávek. V obou typech přehledů lze získat informace o položkách dle parametrů dialogu tisku:

5.3.4.

Seznamy pro tvorbu objednávek

Funkce umožňuje sestavovat pomocné seznamy položek pro vytváření objednávek.

Seznamy lze rozlišit dle typu a názvu seznamu. Této funkce lze s výhodou využít pro definici stálých objednávaných seznamů položek objednávek. Při tvorbě objednávek je umožněno natáhnout tento seznam do položek právě vytvářené objednávky a vyhnout se tak zdlouhavému manuálnímu pořizování periodicky opakujících se položek objednávek. Funkce má smysl jako alternativa funkce automatického výpočtu (návrhu) objednávky a může za určitých předpokladů usnadnit manuální vystavování objednávek v případech, kdy se položky objednávek s určitou obměnou opakují. K dispozici jsou dva typy seznamů pro tvorbu objednávek : -

Dle typu objednávek – obecné seznamy položek objednávek pro různé varianty objednávání položek

-

Dodavatelské – vytváří se dle identifikace firmy v adresáři firem ( dle ID firmy ). Po vyplnění ID firmy jako dodavatele v objednávce je pak umožněno využití tohoto seznamu při tvorbě položek objednávky

Seznamy dle typů objednávek

V položkách tohoto typu seznamu se vyplní ID položky dle ceníku, předpokládaná nákupní cena a předpokládané objednávané množství. Dodavatelské typy seznamů

Pomocí funkce Položky lze do seznamu doplňovat položky jednak jednotlivě výběrem dle ceníku, jednak hromadně dle dodavatelských vazeb ceníku (funkce Aktualizuj na násl. obrázku).

Funkce „Aktualizuj“ provádí aktualizaci záznamů seznamu položek dle údajů dodavatelskoodběratelských vazeb. Pokud ve vazbách existuje smluvní cena, dosadí se do tohoto seznamu.

POZNÁMKA k funkci doplňování vytvářených objednávek.

položek

dle

dodavatelských

seznamů

do

nově

Při doplňování položek dle seznamů lze ovlivnit cenu objednávaných položek, pokud se parametricky stanoví přepočet cen vzhledem k ceníkovým cenám. Pokud se přepočet cen neprovádí, nákupní ceny doplňovaných položek vychází z cen seznamů ( pokud je cena v seznamu nulová, dosadí se pořizovací cena dle ceníku ).

Seznamy pro tvorbu objednávek lze využít při pořizování objednávek, kdy po použití funkce „Doplň položky dle seznamu“ je možno vybrat typ seznamu a v rámci typu seznamu konkrétní seznam. Po potvrzení položky z vybraného typu seznamu se vytvoří objednávka dle zadaných parametrů ( viz následující obrázek).

Pouze pro dodavatelské seznamy objednávek platí : Pokud se v dialogu použije parametr pro výpočet množství položek objednávky, pak se vytvoří položka objednávky pouze na základě algoritmu přepočtu množství. Položka objednávky se vytvoří dle tohoto algoritmu pouze tehdy, když : 1) Předpokládaná zásoba (stav disp. zásoby a objednané množství) je větší než předpoklad výdeje (rezervované množství a předpoklad pohybů ), to znamená existuje požadavek na objednání. Pokud je minimální zásoba položky nulová nebo minimální zásoba je větší než požadavek na objednání, položka je zařazena do objednávky. 2) Předpokládaná zásoba je menší nebo rovna předpoklad výdeje, to znamená požadavek na objednání je záporný nebo nulový. Pokud je součet minimální zásoby položky a požadavku na objednání větší než nula, položka je zařazena do objednávky.

Jsou-li splněna pravidla pro zápis položky, do údaje množství se dosadí množství dle seznamu pro tvorbu objednávky. Toto platí jak pro dodavatelské seznamy objednávek, tak pro seznamy dle typů objednávky.

5.3.5

Návrh objednávky (plán nákupu)

Umožňuje automatizovat návrh nové objednávky (plán nákupu) pro vybraného dodavatele na základě analýzy potřeb materiálu nebo zboží, na základě aktuálního stavu zásob, předpokládaného vývoje poptávky a spotřeby a vyhodnocením dalších parametrů.

Funkce požaduje zadání těchto vstupních parametrů : - seznam prefixů ID položek ceníku nebo skupinu zásob ( stat. skupinu ) - ID dodavatele pro tvorbu záhlaví objednávky (položky pro objednávku jsou vybírány dle ID dodavatele ceníkové položky nebo dle existence dodavatele v dodavatelskoodběratelských vazbách bez určení priority). - období od – do pro výpočet stanovení celkové potřeby. - filtr pro druhy dokladů (pohyby) a typy zakázek

Pro stanovení množství na objednávku lze parametricky brát v úvahu následující hodnoty: -

aktuální stav disponibilní zásoby, tj. volné zásoby. Tato hodnota snižuje plán

nákupu. -

objednané a dosud nedodané množství. Údaj je vypočten z objednávek a v konečném důsledku odpovídajícím způsobem snižuje vypočtený plán nákupu.

-

množství požadované a dosud nevykryté na evidovaných zakázkách (rezervacích).

-

průměrný výdej (prodej) za zadané období (v měsících). Slouží pro výpočet předpokládané potřeby. Údaj lze korigovat sezónním koeficientem.

-

doplnění do minimální či maximální zásoby dle údaje uvedeného v ceníku. Limity ovlivňují výpočet plánu nákupu tak, aby zásoba se v rámci vypočteného odhadu pohybovala v uvedených mezích.

-

sezónní koeficient výpočtu. Slouží pro korekci vypočtené potřeby a umožňuje zohlednit sezónní výkyvy v prodeji zboží nebo spotřebě materiálu, které nejsou promítnuty přímo do požadavků (zakázek).

-

definice priority dodavatele u položky materiálu (v číselníku materiálu). Pro plán nákupu dané položky je brán v úvahu vždy pouze dodavatel s nevyšší prioritou.

Algoritmus výpočtu návrhu objednávky je následující: Na základě minulých výdejů a požadavků ze zakázek je stanovena celková potřeba na zadané období. Toto množství je zčásti kryto současnou disponibilní zásobou, objednanými a dosud nedodanými položkami. Zbývající množství je třeba objednat. Navíc se bere v úvahu rezerva, jejíž výši udává limit minimální či maximální zásoby v ceníku. Výsledkem této funkce je vytvoření nové objednávky s položkami a množstvím pro objednání dle provedených výpočtů. Je zřejmé, že v praxi o výši objednávky mohou rozhodovat i další zde neuvažované vlivy, jako např. množství volných prostředků pro financování nákupu, předpokládané výkyvy trhu apod. Objednávku navrženou systémem je proto možné v plném rozsahu modifikovat a tyto další vlivy do konečné její podoby promítnout.

Plánování nákupu při propojení s modulem RV (Řízení výroby) Při využití modulu pro plánování nákupu materiálu ve výrobních podnicích se předpokládá následující propojení mezi evidencí výroby a zásobováním : •

•

Vypočtené (nebo jinak stanovené) požadavky na materiál jsou předávány z výroby do zásobování formou „materiálového požadavku“. Pro zachycení materiálového požadavku slouží v rámci evidence skladu objekt „Zakázka Rezervace“ (přičemž pojmem zakázka v tomto smyslu se rozumí skladová zakázka – nezaměňovat s pojmem Zakázka výrobní nebo účetní konto zakázky). Obecně se předpokládá, že jedna skladová zakázka obsahuje materiálové požadavky jedné Zakázky (ve smyslu výrobní Zakázka). Příslušné číslo výrobní zakázky je uvedeno v záhlaví skladové zakázky. Výrobní subsystém zajistí automatické vytvoření zakázky, resp. rezervace s příslušnými položkami – materiálovými požadavky. Položky nejsou automaticky

rezervovány, toto provádí obsluha v rámci dalšího zpracování zakázek skladu. Další zpracování těchto požadavků je prováděno standardními funkcemi modulu Zásobování, jak jsou popsány v této dokumentaci. Funkce subsystému Řízení výroby pro vyhodnocení vykrytí materiálových požadavků přistupují přímo k údajům odpovídající skladové zakázky (rezervace). •

V rámci výpočtu požadavků na nákup materiálu jsou zohledněny samozřejmě i takto vytvořené (generované) skladové zakázky a jsou zařazeny standardním způsobem (viz výše) do plánu nákupu.

5.3.6.

Operativní plán nákupu (dle rezervací)

Umožňuje automatizovat návrh nové objednávky (plán nákupu) na základě analýzy evidovaných požadavků na materiál nebo zboží v rezervacích (zakázkách), dále na základě aktuálního stavu zásob, předpokládaného vývoje poptávky a spotřeby a již objednaného množství. V rámci dialogu je třeba vyplnit druh dokladové řady pro generované objednávky. Touto funkcí automaticky generované objednávky lze zařadit pro lepší orientaci do samostatné dokladové řady objednávek. Funkce pracuje obdobně (shodný algoritmus) jako funkce Návrh objednávky (a také se shodnými parametry), avšak generuje objednávky dle dodavatele(ů). Pokud je v úvodním dialogu funkce uveden konkrétní dodavatel, zpracují se do podkladu pro objednávku pouze položky zadaného dodavatele ( prioritně dle údaje v ceníkové položce, případně pak dle dodavatelskoodběratelské vazby bez určení priority ). Pokud není dodavatel zadán, je vytvořeno tolik objednávek, kolik je uvedeno dodavatelů v položkách vybraných algoritmem výpočtu. V tomto případě se výběr dodavatele pro položku určuje: 1. dle ceníkové položky ( údaj Dodavatel ) 2. dle dodavatelskoodběratelské vazby se zadanou prioritou v dialogu funkce 3. dle dodavatelskoodběratelské vazby bez určení priority Ostatní parametry objednávky.

plánu

nákupu

mají

obdobný

význam

jako

v případě

Návrhu

Po zadání vstupních parametrů je vytvořen seznam položek pro tvorbu objednávek. V seznamu je umožněno označování položek pro zařazení do objednávek.

V položkách jsou rozepsány hodnoty množství vypočtené pomocí algoritmu funkce. Je také navrženo množství pro položky objednávek. Toto množství je možno změnit ve

sloupci „Množství pro OBJ skutečnost“. Tato hodnota se pak skutečně doplní do položky objednávky jako objednané množství.

Nad vypočteným seznamem položek objednávek je možno využít následující funkce : Pomocí buttonu Objednej vše jsou vytvořeny objednávky ke všem označeným položkám. Pomocí buttonu dodavatele.

Objednej

DOD

je

vytvořena

objednávka

pouze

pro

aktuálního

Pomocí buttonu Změna DOD je možno pro označenou aktuální položku provést změnu ID dodavatele. Tuto změnu je možno provést pouze v případě, že jsou uvedeny údaje o dodavatelích v dodavatelsko/odběratelských vazbách ceníkové položky. Po provedení změny dodavatele nejsou položky v seznamu označeny Funkce Označ DOD umožňuje označit neoznačené položky aktuálního dodavatele, což je výhodné zejména po funkci Změna DOD. Po použití funkcí pro vytvoření objednávek ( Objednej vše nebo Objednej DOD) jsou vytvořeny objednávky dle těchto parametrů

Vytvořené objednávky je možné v plném rozsahu dále modifikovat pomocí standarních funkcí pro práci s objednávkami.

DOPLNĚK OPERATIVNÍHO PLÁNU NÁKUPU !!! Obdobou funkce operativního plánu nákupu dle rezervací je funkce pro operativní plán kákupu dle ceníkových položek. Tato funkce má obdobné parametry pro výpočet.

Výsledkem výpočtu je rovněž seznam položek pro tvorbu objednávek.

Funkce pro práci se seznamem položek jsou shodné jako u operativního plánu nákupu dle rezervací.

5.3.7.

Tvorba zakázek dle objednávek

Funkce umožňuje vystavit zakázky k vybraných objednávkám. Zakázky jsou vystavovány v poměru 1:1, tj. ke každé objednávce ve výběru (omezení množiny objednávek výběru podle parametrů v úvodním dialogu) je vystavena samostatná skladová zakázka. Další zpracování takto vytvořených zakázek je prováděno funkcemi pro zpracování Zakázek a rezervací.

5.3.8.

Rušení uzavřených objednávek.

Zruší veškeré „neaktuální“ objednávky a jejich položky, tj. které jsou označeny stavem Uzavřena nebo Stornována a jejich datum vystavení je v zadaném intervalu (do data zadaného jako parametr v dialogu).

5.3.9.

Dodací podmínky

Systém umožňuje evidovat dodací podmínky jednotlivých dodavatelů, a to samostatně pro ceníkové položky materiálu a zboží. Dodací podmínky jsou evidovány v rámci Ceníku zboží a materiálu – viz funkce Dodavatelé. Funkce umožňuje evidovat seznam dodavatelů pro jednotlivé položky, přičemž pro každého jedlitlivého dodavatele je dále evidováno :

-

Kód dodavatele z Adresáře firem.

-

Objednací kód položky platný pro daného dodavatele. Tento kód je obvykle použitý při vystavení objednávky.

-

Dodací lhůta (obvyklá, plánovaná). Tento parametr má vliv jiné na plánování nákupu a na výroby.

-

Priorita dodavatele pro danou položku. Jako hlavní dodavatel příslušné položky je zpracován vždy dodavatel s nejvyšší prioritou bez ohledu na ostatní dodací podmínky (hodnoty ostatních polí). Stanovení priority je klíčové pro funkci automatického návrhu objednávky, která zohledňuje pouze dodavatele s nevyšší prioritou.

-

Cena nákupní (smluvní). Slouží pro evidenci a pro srování dodacích podmínek různých dodavatelů.

Funkce pro naplnění těchto hodnot je popsána v kapitole 3.3. Číselníky – Dodavatelskoodběratelské vazby.

5.3.10. Nákup dle dodavatelů Funkce podporující vyhodnocení nákupu dle dodavatelů u jednotlivých ceníkových položek na základě provedených příjmů do zásob skladu. Výsledkem této funkce jsou hodnoty nákupu dle množství a ceny a srovnání průměrné ceny pořízení u položky od různých dodavatelů za období, dle parametru dialogu lze získat i marži položky vzhledem k ceníkové prodejní ceně (pouze pro typ zpracování „Pohyby“). Lze tedy zvolit dva typy zpracování dokladů ( Vstupy nebo Pohyby ), do výpočtu lze doplnit i dosud nepřevedené příjmové doklady. Výslednou sestavu lze třídit dle ID položek, ceny nebo dle dokladů ( detailní pohled na položky dle dokladů ).

5.3.11. Nákup dle dodavatelů – sumář Sumární vyhodnocení nákupu dle dodavatelů za období (finanční objem nákupu).

5.3.12. Analýza nákupu dle dodavatelů. Sumární nebo položkové (dle položek ceníku) vyhodnocení nákupu dle dodavatelů podle zadaných parametrů.

Výpočet se provádí pro zadané sklady a příjmové doklady. Výsledkem je přehled dodávek (v množství a hodnotě) dle jednotlivých položek dodávek a dodavatelů.

5.3.13.

Tvorba objednávky dle zakázek.

Funkce pro podporu nákupu. Umožňuje vystavit Objednávku na požadavky Zakázek zařazených do výběru zakázek dle parametrů v úvodním dialogu. Funkce vystaví objednávku pouze k požadavkům zakázek ( nevykryté požadavky ). Jedná se o alternativní funkci k funkci Operativní plán nákupu, která podporuje nákup pro jednotlivé skladové zakázky (požadavky) v okamžiku potřeby ( nevykrytí požadavku ) bez dalších vazeb na datové soubory ( na minimální či maximální zásoby, na objednané položky, na pohyby ). POZOR !!! Protože hlavním datovým souborem pro tvorbu objednávky jsou zakázky, je tato funkce je zařazena do menu Zakázky, kde je uveden její podrobnější popis.

5.3.14.

Dokladové řady objednávek.

Dokladové řady objednávek jsou obdobou dokladových řad skladů (viz Číselníky dokladových řad). Dokladové řady objednávek však od nich jsou odděleny, neboť objednávky mohou být vedeny centrálně pro více skladů. Dokladové řady objednávek mají však odlišnost v tom, že ke každé řadě je možné určit doplňkové údaje, které se pak používají při tvorbě nové objednávky.

Doplňkovými údaji jsou (button Doplňky) •

Kód bankovního účtu

•

Uživatelé, kteří jsou určeni pro schvalování a vyřizování objednávek ( uživatele je možno vybrat ze seznamu uživatelů ).

6. Zakázky, rezervace 6.1

Obecné informace

Funkce pro zpracování Zakázek a rezervací (přesněji zakázky skladu) jsou především určeny pro zaznamenání požadavků zákazníků, které nemohou být okamžitě uspokojeny, ale také např. pro zablokování zásoby k určitému účelu. Dále slouží tyto objekty pro zpracování jakýchkoliv požadavků na dodání a výdej materiálu, zboží nebo služeb ze skladu, tedy např. pro evidenci materiálových požadavků výroby. Souvislost mezi zakázkou (skladovou) jako požadavkem na dodávku materiálu a řízením výroby je popsána zde. Objekt Zakázka je možno použít i pro jiné důvody vyřazení zboží nebo materiálu z disponibilní zásoby skladu, provést rezervování pro určitý účel. Různé typy zakázek lze rozlišit v systému typem zakázky. Zakázky mohou být využity v souvislosti s výrobou na zakázku, kdy je definována pevná vazba mezi skladovou zakázkou a zakázkou (výrobní). Systém podporuje tzv. etapované zakázky, tj. zakázky s postupným plněním. Termín plnění se může lišit u každé položky zakázky. Při vystavení zakázky je třeba nejprve zadat údaje záhlaví zakázky a dále seznam požadavků odběratele, tj. položek z ceníku. Obsluha se může rozhodnout, zda a do jaké výše rezervovat z disponibilní zásoby na zakázku ( údaj kvóta v položce zakázky ). Po rezervování je v rámci evidence zásob proveden převod z disponibilní zásoby do zásoby rezervované pod daným číslem zakázky. Rezervovanou zásobu je možné dodatečně uvolnit zpět do disponibilní zásoby. Na rezervovanou zásobu, ale pouze na ni, je možné vystavit prodejní nebo skladový výdejový doklad. Tyto doklady jsou zařazeny do seznamu prodejních resp. Vstupních dokladů a je možné jej dále zpracovat funkcemi pro zpracování dokladů. To, jaký typ dokladu bude ze zakázky vystaven, zda prodejní nebo výdejový, je dáno typem skladu ( parametr skladu – Materiálový nebo Prodejní sklad ).

6.2

Údaje na zakázce

Hlavička zakázky Název údaje

Význam údaje

Číslo zakázky

Je automaticky generováno systémem při vystavení zakázky na základě dokladové řady A1. Dokladová řadu A1 je povinný údaj v číselníku dokladových řad pro zpracování zakázek. Číslem zakázky je doklad jednoznačně identifikován.

Typ zakázky

Je číselný kód, pomocí kterého lze rozlišit různé typy zakázek, resp. různé příčiny pro zablokování zásoby. Může se jednat např. o rozdělení na krátkodobé zakázky, dlouhodobé zakázky, blokování položek z důvodů poškození atd. Typy zakázek musí být uvedeny v číselníku typů zakázek.

Datum vystavení

Automaticky je hodnota přednastavena aktuální datem s možností úpravy.

Termín

Termín pro dodání resp. odebrání požadovaných položek zásob odběratelem. Termín uvedený v záhlaví je chápán jako tzv. základní termín. Doplňkovým údajem k termínu zakázky je zobrazení názvu dne v týdnu.

Výrobní termín

Termín pro zahájení výroby zakázky. Má význam pouze pro zakázky, které se vztahují k následnému výrobnímu procesu, který je evidován pouze na těchto zakázkách.

ID a adresa odběratele

Údaje identifikace a adresy odběratele. Je možno využít výběru odběratele dle adresáře firem.

Výrobní číslo zakázky

Určuje číslo zakázky, pod kterým je zakázka vedena v rámci subsystému Řízení výroby. Tento údaj má význam pouze pro zpracování tzv. výrobních zakázek a ve vztahu k subsystému MAGIS RV.

Sklad

Číslo skladu se zásobami položek dokladu

Sklad pro přesun

Číslo skladu přesunu v případě tvorby tzv. dokladu přesunu k zakázce

Cenotvorba

Údaje o cenové poloze a kategorii zakázky pro tvorbu prodejních cen

Objednávka

Číslo objednávky odběratele

Měna a kurz

Kód měny a hodnota kurzu pro zakázky v cizí měně. Nelze použít pro zakázky, u kterých je uvedena hodnota údaje “Daň“ ANO. Lze vybrat hodnoty údajů z kurzovního lístku.

Jazyková oblast

Volba jazykové oblasti pro zakázky v cizí měně. Údaj je využit při tisku zakázek ( názvy položek v uvedené jazykové oblasti ).

Výrobní číslo objednávky

Určuje číslo objednávky, pod kterým je zakázka vedena v rámci subsystému Odbyt a výroba.

Výrobní číslo zakázky

Určuje číslo zakázky, pod kterým je zakázka vedena v rámci subsystému Odbyt a výroba. Tento údaj má význam pouze pro zpracování tzv. výrobních zakázek a ve vztahu k subsystému Odbyt a výroba.

Stav zakázky

Údaj je viditelný pouze ze seznamu zakázek. Význam je stav zakázky z hlediska plnění vzhledem k odběrateli (internímu, externímu). Stav je možné manuálně nastavit funkcí Změna stavu.

Položky zakázky Název údaje

Význam údaje

ID položky

Obsahuje identifikaci položky dle ceníku. Je možno je zadat nebo vybrat (F5) z ceníku.

Název položky

Je doplněn z ceníku. Pro tzv. otevřené položky (viz indikace v ceníku) je možné název modifikovat.

Měrná jednotka

Údaj je převzat z ceníku a vyjadřuje název MJ skladové

Prodejní cena/MJ

Je doplněna na základě cenové kategorie a cenové polohy uvedené v záhlaví zakázky. Blíže k tvorbě prodejních cen viz kapitola Číselníky - cenotvorba.

Množství požadováno

Požadované množství zákazníkem, které dosud nebylo rezervováno ani dodáno, tj. nebyl vystaven dodací list. Tento jediný údaj o množství lze modifikovat během pořízení nebo oprav zakázky. Zbývající údaje jsou nastavovány funkcemi pro zpracování zakázek.

Množství rezervováno

Množství, které již bylo rezervováno na zakázku z disponibilní zásoby skladu. Tento údaj nastavují funkce pro rezervování, případně „odrezervování“ položek zakázek. Při rezervování je současně snížen o odpovídající množství údaj Množství-požadováno.

Množství kvóta

Tento údaj udává, jaké maximální množství se rezervuje u položky v případě použití funkce Rezervuj. Obvyklá hodnota je rovna požadovanému množství a není přístupná, je přístupná pouze při nastavení parametru pro zpracování položek zakázek dle Kvóty. Potom je možné uvést i nižší hodnotu než požadavek a tím krátit množství k vykrytí položky, není však povolena záporná hodnota. Uvádět vyšší hodnotu nežli požadavek nemá smysl, taková hodnota je ignorována.

Množství dodáno

Údaj o množství, které je nastaveno u položek zakázek, ke kterým byl již vystaven prodejní doklad (bez ohledu na stav prodejního dokladu).

Termín

Termín pro dodání, který je uveden na dané položce zakázky. Během pořizování položek je nabídnut hlavní

termín uvedení v záhlaví zakázky. Doplňkový text

V tomto údaji je možno uvést např. výrobní údaj položky provedení, … Přístup k tomuto údaji je možný dle nastavení indikace v dokladové řadě zakázek.

Prodejní cena/MJ cizí

Pokud je v hlavičce zakázky uvedena “cizí“ měna, je při pořizování položek zakázky umožněno zadání ceny v cizí měně a prodejní cena položky v Kč je přepočtena dle ceny cizí. Cena v cizí měně je u položek zobrazena v záhlaví položek zakázky v kolonce ceny/MJ.

Poznámka

Ke každé položce zakázky lze doplnit textovou poznámku. Funkce pro doplnění poznámky se vyvolá pomocí funkční klávesy F6. Poznámky k položkám se využívají při tisku zakázek. Při tvorbě dokladů k zakázkám se poznámka přenáší do položek vytvářených dokladů.

V detailu zakázky lze využít následujících funkcí ( viz button Info v detailu zakázky ) : Rezervuj (CTRL/R) a Odrezervuj (CTRL/O) - pouze v režimu modifikace !!! Pro zakázku, na níž je nastaven kurzor, je možné použít funkce rezervování položek. Vyvolává se během oprav zakázky pomocí příslušného buttonu nebo kombinace CTRL/R. Rezervování spočívá v tom, že na základě údaje množství-požadováno je toto množství odečteno z disponibilní zásoby a převedeno do zásoby rezervované. Tj. je přičteno k údaji množství rezervováno příslušné položky na zakázce. Pokud není v disponibilní zásobě požadované množství, je rezervováno vždy maximálně dostupné množství. Výjimku z tohoto pravidla tvoří ty položky zásob, u nichž je nastavena v ceníku indikace Povolen záporný stav. V tomto případě je vždy rezervováno požadované množství v plné výši i za cenu, že disponibilní zásoba dané skladové položky bude mít po provedení rezervování zápornou hodnotu. Proti rezervování lze vybrané položky zakázky zablokovat funkcí Blokování (CTRL/B). Funkci lze využít během provádění oprav zakázky. Blokované položky jsou označeny znakem * v samostatném sloupci řádku položky zakázky vedle údaje o rezervovaném množství. Rezervované zásoby je možné uvolnit zpět do disponibilní zásoby funkcí Odrezervování. To znamená, že množství-rezervováno u položky zakázky je vynulováno a jeho hodnota je přičtena k množství-požadováno. Současně je zvýšena odpovídajícím způsobem disponibilní zásoba. Funkci lze využít během oprav zakázky v záhlaví zakázky a vztahuje se ke všem položkám zakázky. Zobrazení marže zakázky – Výpočet marže (CTRL/I) Zobrazení tabulky, ve které je vypočtena marže celé zakázky dle prodejních cen položek zakázky a aktuálních pořizovacích ( skladových ) cen. Informace o zakázce (F6) Zobrazení tabulky, která obsahuje informace o cenách zakázky dle požadovaného a rezervovaného množství.

Informace o saldokontu odběratele – Přehled plateb (F7) Aktuální stav odběratelského saldokonta odběratele zakázky.

Optimalizace položek zakázky (F9) Provede optimalizaci položek zakázek ( sumarizace položek dle ID položky a prodejní ceny). Doplňky (F10) Funkce zajišťuje přístup k doplňkovým údajům záhlaví zakázky. Tyto údaje slouží převážně pro evidenci a tisk dokumentace zakázky (potvrzení, …). Jedná se o doplňkové fakturační údaje, údaje dodacích podmínek, dopravních dispozic, … Tuto funkci lze vyvolat ze seznamu zakázek i z detailu zakázky.

6.3.

Zpracování zakázek

V následujícím textu jsou popsány funkce, které je možno použít ke zpracování zakázek. Funkce je možno spustit z menu Zakázky.

6.3.1

Seznam zakázek

Seznam vystavených zakázek obsahuje údaje záhlaví veškerých zakázek evidovaných v projektu. Prostřednictvím této funkce lze vyvolat většinu funkcí pro práci se zakázkou. Funkci lze vyvolat také pomocí horké funkce ( viz kapitola Ovládání programu ). V rámci seznamu zakázek je možné využít všech standardních funkcí nad seznamy, tj. změnu řazení, nastavení výběru (filtru), vyhledání záznamu, generátor sestav a další funkce.

Nová zakázka (F4) Funkce umožňuje vystavení nové zakázky. Po vyplnění údajů záhlaví zakázky a po přechodu na položky zakázky je zakázce přiděleno číslo. Dokud není toto číslo přiděleno, je možné funkci opustit. Při vystavování zakázky je prováděna kontrola credit limitu odběratele. Pokud je credit limit překročen, nelze zakázku vystavit.

Detail zakázky (F5) Zobrazení záhlaví a položek zakázky bez možnosti její opravy.

Oprava zakázky (CTRL/M) Oprava existující zakázky. S výjimkou čísla zakázky a některých automaticky nastavených parametrů (např. data vystavení) lze opravit veškeré údaje záhlaví i položky zakázky. Pokud se jedná o údaj množství na položkách zakázky, je možné přímo opravovat pouze údaj množství-požadováno a kvóta. Zbývající dva množstevní údaje jsou automaticky aktualizovány pomocí funkcí Rezervuj (CTRL/R) nebo Odrezervuj (CTRL/O). Uvedené funkce jsou popsány v dalším textu. Během oprav lze rušit (F3) i vkládat (F4) nové položky zakázky. Rušit lze však pouze položky s nulovou hodnotou údaje množství-rezervováno. Pokud chcete položku zrušit a tato podmínka není splněna, je třeba nejprve položku odrezervovat.

Tisky Tisk dokumentů zakázky ve zvoleném tiskovém formátu. Lze zvolit tisk zakázky, tisk nabídky, tisk kupní smlouvy, tisk potvrzení zakázky, případně tisk “skladovky“ ( prostý seznam položek bez uvedení cen ). Jednotlivé typy tisku zakázek se liší formátem výstupního dokumentu, pro tisk nabídky je navíc možno zvolit cenovou kategorii pro tisk dalšího sloupce prodejních cen položek zakázky.

Doklad - Vystavení dokladu Funkce umožňuje vystavit ze zakázky doklad v případě, že v ní existuje položka, na které

je nenulový údaj o rezervovaném množství. Je třeba zadat druh dokladu. Poté je vygenerováno číslo dokladu a na doklad jsou převzaty údaje ze záhlaví zakázky a položky zakázky s množstvím rovným údaji množství-rezervováno ( v případě, že v parametrech projektu je nastaven typ vystavení dokladu z rezervace na typ K, je množství na dokladu převzato z údaje množství - kvóta. Současně jsou aktualizovány položky původní zakázky, a to tak, že údaj množství-rezervováno je vynulován a původní hodnota je přičtena hodnotě množství-dodáno. Z hlediska datového modelu evidence zásob to v případě vystavení prodejního dokladu představuje převod odpovídajícího množství z rezervované zásoby do zásoby prodané a nevyskladněné (PNZ), v případě vystavení skladové výdejky se aktualizuje disponibilní zásoba skladu.

Úhrada zakázky Zakázky lze uhradit pouze vystavením zálohové faktury. Zálohovou fakturu k zakázce lze vystavit dvojím způsobem ( viz násl. obrázek ).

V případě vystavení zálohové faktury je vystavena faktura ze zvolené číselné řady zálohových faktur. Zálohové faktury lze tisknout pomocí funkce Tisky ze seznamu zakázek. Parametry pro vystavení zálohové faktury jsou uvedeny na obrázku.

Do zálohové faktury lze doplnit poznámky před a po položkách dle seznamu poznámek. Měna a kurz faktury se přebírají z hlavičky zakázky. Ostatní údaje ( způsob úhrady, daňová oblast, kód bankovního účtu ) se inicializují dle adresáře firem (ID odběratele z hlavičky zakázky).

Rušení zakázky Po potvrzení funkce je zakázka nevratně vyřazena z evidence, tj. jsou zrušeny veškeré záznamy záhlaví i položky zakázky a případné rezervované zboží je převedeno do disponibilní zásoby.

Změna stavu zakázky Po pořízení je zakázka ve stavu pořízení. Při obchodní práci se zakázkou je někdy potřebné uvést, v jakém stavu z hlediska zpracování vzhledem k odběrateli se zakázka nachází. K tomuto účelu slouží výše uvedená funkce. Každá změna stavu zakázky je zaznamenána do protokolu změn zakázky.

Stavy Přehled o změnách stavů zakázky, provedených funkcí Změna stavu. Protokoluje datum a čas změny stavu a autora změny stavu.

Platby záloh Přehled o úhradách zálohové faktury.

Kopie Funkce zajišťuje vytvoření nové zakázky, která je kopií aktuální zakázky.

Položky XLS Funkce provede výstup položek zakázky do excelovského souboru ( seznam položek s uvedením ceny a požadovaného množství ).

Import položek z XLS Funkce provádí import položek z XLS souboru a vytvoření nové zakázky. XLS soubor musí obsahovat položky ve struktuře, která odpovídá struktuře exportu položek zakázek do XLS.

Filtr dealer a typ zakázky Filtrování seznamu položek dle dealerů nebo dle typu zakázky. Funkci pro filtru dealera lze použít pouze v případě, že u aktuální zakázky je vyplněn údaj o dealerovi. Pak po použití této funkce se zobrazí seznam zakázek pouze tohoto dealera. Opakovaným použitím této funkce se zpět zobrazí seznam všech zakázek.

Funkce pro položky zakázky (v detailu zakázky)

Oprava položky Oprava údajů (přípustných k editaci) položky zakázky, např. cena prodejní, množství požadováno, kvóta, termín dodání. Změnu rezervovaného množství lze provádět pouze funkcemi Rezervuj, Odrezervuj – popis viz výše. Nová položka (F4) Vytvoření nové položky zakázky. Rezervování požadovaného množství provádí funkce Zakázky Rezervuj – viz výše.

Rušení položky (F3) Zruší položku zakázky. Jestliže tato váže rezervované skladové položky, jsou tyto vráceny do disponibilní zásoby.

Marže Výpočet marže za položku zakázky (vypočteno z prodejní ceny a evidované skladové ceny).

Blokuj Z hlavičky zakázky lze provést hromadné blokování/odblokování položek zakázky. V režimu procházení položek zablokuje aktuální položku proti účinnosti funkcí Rezervuj a Odrezervuj, tj. tyto funkce pak na blokovanou položku nemají vliv. Blokování položky je indikováno znakem * u blokované položky.

Skladová karta Zobrazí odpovídající skladovou kartu (dle ID položky).

Ceník Zobrazí odpovídající ceníkovou položku (dle ID položky).

Test Test dodacího termínu položky zakázky z hlediska splnitelnosti dodacích podmínek.

6.3.2

Hromadné funkce pro zakázky

Použití hromadných funkcí pro zakázky je možné jednak ze seznamu zakázek (buton Hr. funkce), jednak z menu Zakázky – Hromadné funkce zakázek. Funkce umožňuje hromadné rezervování a vystavení dokladů k seznamu zakázek. V úvodním dialogu je třeba definovat parametry pro vytvoření výběrového seznamu

zakázek (rozsah termínů dodání zakázky). Po potvrzení parametrů úvodního dialogu funkce se zobrazí seznam zakázek, které byly vybrány pro zpracování hromadnými funkcemi. S takto označenými zakázkami je možno dále provést funkce uvedené v následujícím seznamu.

Označ / Odznač. Umožňuje zrušit označení nebo označit jednotlivé položky ve seznamu. Na neoznačené položky (implicitně po spuštění funkce jsou označeny všechny) nejsou aplikovány následující funkce.

Rezervuj Provede hromadné rezervování položek označených zakázek v seznamu.

Prodejní doklady Provede vystavení prodejních dokladů k zakázkám. Vystavené prodejní doklady jsou dále zpracovávány pomocí funkcí menu Prodej. O průběhu funkce je vytvářen kontrolní protokol, který obsahuje čísla zakázek, ke kterým nebylo možno vytvořit prodejní doklad. Doklad se k zakázce nevytvoří zejména z těchto důvodů: •

K typu zakázky není přiřazen druh výdejového dokladu v číselníku typů zakázek. Přiřazení druhu dokladu (výdajového) je podmínkou správného fungování této funkce.

•

V zakázce není žádná vykrytá položka. Položky prodejního dokladu lze vystavit pouze na základě vykrytých položek zakázek.

•

Druh vystavovaného dokladu k zakázce nemá nastaveno automatické generování čísel dokladů. Toto je rovněž podmínkou použití této funkce.

Výdejky MTZ Provede vystavení výdejových dokladů k zakázkám. Takto vytvořené výdejky jsou dále zpracovávány pomocí funkcí menu Evidence – Evidence zásob – Seznam dokladů vstupu. O průběhu funkce je vytvářen kontrolní protokol, který obsahuje čísla zakázek, ke kterým nebylo možno vytvořit prodejní doklad. Doklad se k zakázce nevytvoří zejména z těchto důvodů: •

K typu zakázky není přiřazen druh výdejového dokladu v číselníku typů zakázek. Přiřazení druhu dokladu (výdajového) je podmínkou správného fungování této funkce.

•

V zakázce není žádná vykrytá položka. Položky dokladu lze vystavit pouze na

základě vykrytých položek zakázek. •

Druh vystavovaného dokladu k zakázce nemá nastaveno automatické generování čísel dokladů. Toto je rovněž podmínkou použití této funkce.

6.3.3

Seznam položek zakázek

Funkce zobrazí seznam všech položek zakázek, které jsou v evidenci. Nad tímto seznamem je možno použít následující funkce: Detail, Oprava Zobrazení, případně oprava zakázky příslušné k aktuální položce seznamu. Tato funkce umožňuje přístup ke všem funkcím zakázky výše popsaným. Tisk Tvorba tiskových sestav z položek zakázek. Je možno zvolit následující typy sestav:

Pokud je dialogem funkce povoleno, je možno provést výpočty ve zvoleném období dle termínů dodání, případně s výběrem rozsahu zakázek

Objednej Jedna z funkcí podporujících vystavení nové objednávky, a to dle položek zakázek. Položky objednávky jsou tvořeny pro nerezervované položky zakázek a bez ohledu na aktuální stav zásob. Výběr položek pro tvorbu objednávky je možno omezit •

Termíny dodání

•

seznamem dodavatelů

•

rozsahem statistických skupin (skupin zásob)

6.3.4

Sestava dle termínů zakázek

Funkce umožňuje vytvořit sestavu požadovaného množství dle skladových položek z rezervací, jejichž interval termínů dodání je zadán v úvodním dialogu. Maximální rozsah dní intervalu termínu dodání je pět dnů. Sestava je členěna dle položek rezervací a požadovaného množství v jednotlivých dnech zadaného intervalu. Tato sestava slouží k odhadu potřeby položek pro vykrytí zakázek a pro případné objednávky. Interval termínů dodání ( od – do ) nesmí přesáhnout 5 dnů.

6.3.6

Tvorba objednávky dle zakázek

Tato funkce umožňuje vytvoření objednávek dle položek zakázek pro zakázky s termínem dodání v zadaném rozsahu.

Lze vybrat seznam zakázek, případně zakázky jednoho odběratele. Do seznamu položek pro tvorbu objednávky jsou zařazeny položky zakázek s nevykrytými požadavky u kterých lze určit ID dodavatele, nejsou sem zařazeny blokované nebo uzavřené položky zakázek. Po potvrzení dialogu se zobrazí seznam vybraných položek zakázek.

Funkce Objednej provede vytvoření objednávek pro jednotlivé dodavatele z označených položek seznamu. Pravidla pro určení dodavatele objednávky jsou v této funkci určena takto: 1. ID dodavatele dle ceníkové položky 2. ID dodavatele z dodavatelskoodběratelských vazeb s nejnižší nenulovou prioritou 3. ID dodavatele s dodavatelskoodběratelských vazeb bez určení priority

6.3.7

Přehled zakázek dle data pořízení

Funkce je určena k získání kumulovaného přehledu ( v korunových částkách) o zakázkách vystavených v zadaném intervalu.

6.3.8

Přehled materiálu dle zakázek

Funkce pro získání přehledu potřebného materiálu k jednotlivým, již pořízeným zakázkám. Tato funkce se používá pro typy zakázek, které vznikly z požadavků na materiál pro výrobu – z projektu Odbyt a výroba. Po spuštění funkce jsou zobrazeny položky zakázek dle těchto pravidel : •

musí být vyplněno výrobní číslo zakázky v položce zakázky

•

zakázka je alespoň částečně vykryta

Jednotlivé položky zakázek je možno označit a pro tyto položky se pak dají použit funkce ze záhlaví obrazovky. Tisk Provede se výpis materiálu k označeným zakázkám

Doklad Vystavení prodejního dokladu k označeným položkám zakázek. Tím dojde jednak k vyskladnění položek ze skladu, jednak k aktualizaci zakázek.

6.3.9

Rušení uzavřených zakázek

Uzavřené zakázky jsou zakázky, u kterých byly veškeré položky dodány, tj. byl vystaven prodejní doklad. Přesněji se jedná o zakázky, u kterých je u všech položek množstvírezervováno a množství-požadováno nulové. Uvedená funkce po potvrzení obsluhou ruší veškeré takové zakázky z evidence. Rušení je nevratná operace, tj. zrušené zakázky nelze obnovit jinou funkcí (pouze obnovou ze záložní kopie datových souborů).

POZNÁMKA Expediční (prodejní) sklad a Výroba na zakázku Tento způsob zpracování předpokládá, že je zaznamenána zakázka na položky, které nejsou v zásobě skladu a budou teprve vyrobeny. Požadavek zákazníka (tj. zakázka) je předána do výroby, kde je v rámci modulu Odbyt a výroba sestavena tzv. Výrobní zakázka pod svým vlastním číslem. Číslo výrobní zakázky ( případně i výrobní objednávky ) je předáno obchodnímu oddělení a zaznamenáno obsluhou na zakázce v rámci modulu zásob. Jakmile je položka(y) vyrobena, je informace předána obchodnímu skladu, kde je zpracováno modulem Příjmu. Na příjmovém dokladu je zapotřebí uvést Výrobní číslo zakázky. Funkce Převod do zásob v tomto případě zajistí vyhledání zakázky v seznamu zakázek podle uvedeného výrobního čísla zakázky. Namísto obvyklého převodu do disponibilní zásoby bude nejprve vykryta vyhledaná zakázka, tj. rezervována položka(y) této zakázky. Pouze množství uvedené na příjmovém dokladu nad rámec požadavků zakázky bude převedeno do disponibilní zásoby. Této části evidence zakázek se týkají funkce “Kontrola výrobních zakázek“ a “Přehled materiálu dle zakázek“. Funkce “Kontrola výrobních zakázek“ kontroluje, zda k zakázce existuje výrobní zakázka v projektu Odbyt a výroba a v jakém stavu se výrobní zakázka nachází. Pokud výrobní zakázka neexistuje nebo je ukončena, vypíše se zpráva do tiskového protokolu. Funkce “Přehled materiálu dle zakázek“ zobrazí seznam zakázek dle výrobních čísel zakázek. Nad tímto seznamem je možno použít následující funkce : •

Tisk seznamu položek dle označených řádků seznamu, kde jsou zobrazeny údaje o požadovaném a rezervovaném množství. Závěrem je vytištěna celková rekapitulace potřeby materiálu včetně informace o stavu disponibilní zásoby.

•

Vystavení dokladu dle seznamu označených zakázek, kdy je vystaven prodejní doklad, jehož položky jsou tvořeny položkami seznamu zakázek. Do položek prodejního dokladu jsou zapsány množstevní hodnoty dle rezervovaného množství položek zakázek.

7. Prodej

7.1

Obecné informace

Skupina funkcí Prodej je určena k provádění nejrůznějších druhů prodejů ze zásob skladu. Tyto funkce jsou určeny především pro prodejní sklady a zpracování obchodní evidence. V rámci této části modulu je zajištěno vystavení a tisk dokladů, expedice dokladů, provedení platby dokladu ( ať už platby hotovostní nebo pomocí vystavení faktury. Vystavením prodejního dokladu je zásoba převedena z disponibilní zásoby do zásoby prodané a nevyskladněné (PNZ). Toto zásoba je i po vystavení dokladu stále součástí celkového stavu zásob. Odpis z disponibilní zásoby je prováděn okamžitě během pořizování položek dokladů. Doklad je možné vystavit také z dříve pořízené zakázky, na které je nějaká rezervovaná položka. Tento postup je popsán v kapitole Zakázky, rezervace. Vystavené doklady jsou zaznamenány v Seznamu prodejních dokladů. Teprve provedením expedice ( vyskladnění ) dokladu je proveden odečet z celkové zásoby skladu, tj. je snížen údaj o celkové zásobě na skladových kartách. Vyskladněné ( expedované) doklady mohou zůstat i nadále v evidenci s tím, že nemají již žádný vztah k zásobě skladu a považují se za uzavřené. Tyto doklady nemohou být již opravovány, lze je však vytisknout, “odskladnit“ ( provedení změny stavu dokladu ). K dispozici je funkce, které umožňuje uzavřené doklady hromadně rušit. Pro zpracování prodejních dokladů existuje řada dalších funkcí, které umožňují ošetřit běžné prodejní operace, tj. placení dokladu, vystavení faktury, storna a reklamace, dodatečné změny dodávek, účtování doprovodných služeb. V rámci zpracování finančních operací je modul Zásobování úzce propojen s modulem Finance. Veškeré vystavené finanční doklady - tj. pokladní doklady, faktury, zálohové faktury - jsou dále evidovány a zpracovávány modulem Finance.

7.2

Údaje prodejního dokladu

Prodejní doklad se skládá ze dvou základních částí, záhlaví dokladu a položek dokladu. Vybrané údaje záhlaví dokladu ( datumové údaje, zakázka, středisko, rozvozní linka, řidič ) jsou při pořízení dokladu kontrolovány v závislosti na nastavení parametrů skladu.

Záhlaví dokladu Název údaje

Význam údaje

Druh dokladu

Kód dokladové řady z Číselníku dokladových řad. Musí být povinně vyplněn.

Číslo dokladu

Číslo dokladu zadané obsluhou nebo generované systémem v závislosti na nastavení parametru u dokladové řady. Dvojice Druh dokladu a Číslo dokladu jednoznačně identifikují doklad v souboru prodejních dokladů.

Datum vystavení

Automaticky je hodnota přednastavena aktuální datem s možností úpravy.

Datum expedice

Po vystavení dokladu je identické s datem vystavení dokladu. Po expedici je nastaveno na datum skutečné expedice.

ID a adresa odběratele

Může být vybráno z adresáře firem nebo zadáno obsluhou. I v případě výběru z adresáře může být text upraven. Při výběru z adresáře jsou inicializovány i některé další údaje v záhlaví dokladu (viz níže).

Zakázka

Číslo odběratelské zakázky nebo číslo výrobní zakázky, jestliže byl doklad ze zakázky ( rezervace )vystaven. Jestliže byl vystaven přímo, je údaj nevyplněn a je možno jej doplnit.

Expediční sklad

Číslo skladu se zásobami položek dokladu

Číslo skladu pro přesun

Uvádí číslo skladu, kam bude zásoba dle položek dokladu přesunuta. Má tedy význam pouze pro druhy dokladů "přesun".

Středisko

Číslo účetního střediska

Objednávka

Číslo objednávky odběratele

Dealer, zakázka dealera

ID dealera (zprostředkovatele). Pokud prodej probíhá prostřednictvím dealera a chcete sledovat jejich výkony, je možné zařadit záznam do adresáře firem a zadat jeho ID na dokladu. Údaj zakázka dealera může mít hodnotu A, pokud je skutečným zprostředkovatelem prodeje vyplněný dealer.

Rozvozní linka

Číslo rozvozní linky dle Seznamu rozvozních linek.

Řidič

Číslo řidiče ( dotahuje se dle čísla rozvozní linky, je možno jej změnit ).

Doprava

Kód a název dopravy. Tento údaj je nutno vyplnit pouze dle číselníku kódů dopravy

Daň

Udává, zda doklad bude kalkulován včetně DPH nebo bez DPH, např. v případě exportu do zahraničí.

Měna a kurz

Údaje kódu měny a hodnoty kurzu pro doklady v cizí měně.

Jazyková oblast

Kód jazykové oblasti. Používá se pro tisk cizojazyčných názvů položek a cizojazyčných formulářů dokladů.

Způsob úhrady

Identifikace způsobu úhrady dokladu: F- fakturou, P platba hotově nebo šekem. Indikace je nastavena v rámci provedení některé z funkcí pro úhradu dokladu. U neuhrazených dokladů je údaj prázdný.

Úhrada

Číslo faktury nebo pokladního dokladu v závislosti na způsobu úhrady dokladu.

Cenová poloha a cenová kategorie

Parametry, které jsou použity pro výpočet prodejní ceny (pokud jsou vyplněny), viz Číselníky - Cenotvorba. Parametry jsou inicializovány dle záznamu o firmě odběratele v adresáři firem, pokud byl na dokladu využit.

Hodnota dokladu

Je rozdělena na 3 údaje - hodnota bez DPH, hodnota DPH a hodnota dokladu celkem. Součty jsou přepočteny po každém ukončení práce s dokladem nebo po zadání kombinace CTRL/O kdykoliv během oprav dokladu.

Tisk

Indikace informující, zda dokladu.

Stav dokladu

Zásoba

byla

provedena

funkce Tisk

tento stav je nastaven vždy po vystavení dokladu. Znamená, že množství položky na dokladu je stále součástí zásoby skladu.

Expedován stav je nastaven po provedení funkce Expedice dokladu. Množství uvedené na položkách těchto dokladech není součástí zásoby skladu (indikace na položkách dokladu). Storno

stav je nastaven po provedení funkce Storno dokladu. Množství na položkách těchto dokladů není již součástí zásoby skladu.

Doklady ve stavu Storno nebo Expedován jsou chápány jako tzv. uzavřené. Poznámka

Volný text. Tento údaj je možno přenášet i do faktury vystavené k dokladu. Poznámku k dokladu lze vybrat ze seznamu poznámek ( viz Editace poznámek ).

Položky dokladu Název údaje

Význam údaje

ID položky

Identifikace položky ( ID ) dle ceníku. Musí být povinně vyplněna / vybrána z ceníku.

Název položky

Údaj je převzat z ceníku. U tzv. otevřených položek ( viz Ceník ) je možné tento text upravovat.

Měrná jednotka

Údaj je převzat z ceníku a vyjadřuje název MJ skladové

Cena/MJ

Prodejní cena vypočtená na základě parametrů v záhlaví dokladu (cen. skupina a poloha) a ceny uvedené v ceníku. Tuto cenu je možné upravit, pokud to nastavení uživatelských práv obsluze nazakazuje. Pro doklady, které jsou vystaveny ve skladové ceně, je údaj nepřístupný a cena je nulová. V tomto případě je konkrétní skladová cena dosazena až během provedení Expedice dokladu.

Množství

Kladné množství zadané při pořízení položky je kontrolováno na výši disponibilní zásoby a v závislosti na její výši a nastavení parametru Záporný stav v ceníku může být zadané množství odmítnuto. V tomto případě systém nabídne výši disponibilní zásoby jako maximální výši pro položku dokladu. Zadání záporného množství slouží dobropisu, vrácení zpět do skladu, …

např.

k vystavení

Výrobní údaj

Jeho zadání je požadováno pouze u položek s kusovou evidencí. Zadaná hodnota je kontrolována na seznam výrobních údajů, který je evidován na skladových kartách.

Provedení

Údaj je přístupný na místě údaje pro Výrobní údaj v případě nastavení parametru "Evidence dle provedení" v ceníku.

Lokace

Využití tohoto údaje je možné pouze po nastavení indikace v dokladové řadě ( 8. pozice pole indikace ). Lze zadat pouze existující lokaci se zásobou pro zvolenou položku dokladu. Práce s lokacemi v položkách prodejních dokladů je popsána v kapitole 7.3.6.

Kód DPH

Tento údaj je automaticky nastaven dle hodnoty údaje v ceníku. Jeho modifikace je možná po nastavení parametru v dokladových řadách.

Cena/MJ cizí

Prodejní cena v cizí měně. Při pořizování položek dokladu v cizí měně je umožněno zadání ceny v cizí měně. Cena v Kč je pak vypočtena dle hodnoty kurzu měny z hlavičky dokladu.

Položka objednávky

Tento údaj se používá pouze při zpracování položek dokladů s vazbou na výrobní zakázky ( objednávky ). Použití tohoto pole je podmíněno nastavením indikace v dokladové řadě. Další možností využití tohoto pole je uvedení množstevního údaje v alternativních MJ. Rovněž použití tohoto pole je podmíněno nastavením indikace v dokladové řadě.

Účetní údaje

Ke každé položce prodejního dokladu je možno doplnit účetní údaje. Tuto funkci lze vyvolat pouze pro případy detailního nebo podrobného účtování.

Poznámka

Ke každé položce prodejního dokladu lze doplnit textovou poznámku. Poznámka se pak využívá např. jako informace v detailu dokladu, při tisku prodejního dokladu (spec. úprava formuláře tisku). Poznámku lze doplnit k položce dokladu po stisknutí klávesy F6

7.3

Funkce pro zpracování prodejních dokladů

7.3.1

Seznam prodejních dokladů

Seznam dokladů obsahuje veškeré prodejní doklady evidované v projektu. Prostřednictvím seznamu je možné po nastavení kurzoru na konkrétní doklad vyvolat funkce pro zpracování dokladů. K dispozici jsou rovněž veškeré standardní funkce pro zpracování seznamů, jako změna řazení, nastavení pozice, nastavení filtru, generátor sestav. Funkci lze vyvolat pomocí menu Prodej - Seznam prodejních dokladů.

Popis funkcí ze seznamu prodejních dokladů. Nový doklad (F4) Touto funkcí je možné vytvořit nový doklad. Nejprve je třeba zadat povinně druh dokladové řady. Předdefinována je hodnota uvedená v parametrech skladu. Po vyplnění potřebných údajů záhlaví dokladu přejde funkce do položek prodejního dokladu. V tomto okamžiku je také dokladu přiděleno číslo ( v případě generování čísel dokladů ). Poté je možno zadat či vybrat z ceníku požadované položky dle ID. Prodejní cena je vypočtena na základě odběratelské ceny nebo dle zadané cenové kategorie a cenové polohy z prodejní ceny uvedené v ceníku.

Detail (F5) Zobrazení detailu prodejního dokladu bez možnosti doklad opravovat. V detailu dokladu jsou pak k dispozici pouze informační funkce.

Oprava dokladu (CTRL/M) Každý doklad je možné v plném rozsahu opravovat (s výjimkou druhu a čísla dokladu), a to až do doby, kdy byl doklad expedován nebo stornován. Poté je již proti změnám blokován.

Expedice ( vyskladnění) dokladu (F8) Tato funkce provádí odpis ze stavu zásob dle položek dokladu. V rámci funkce je možno nastavit datum expedice, pokud to povoluje odpovídající parametr dokladové řady. V opačném případě je datem expedice aktuální systémové datum. Po potvrzení funkce jsou provedeny následující akce: 1. je snížen odpovídajícím způsobem celkový stav zásob a množství v položkách dokladu je odepsáno i z PNZ zásoby (nastavením indikace o stavu položky) 2. stav dokladu je změněn na "Expedován" 3. je vytvořena záznam o pohybu na skladových kartách 4. pokud je dokladu vystaven ve skladových cenách (cenová poloha S), jsou dosazeny k položkách dokladu zjištěné skladové ceny 5. do Převedených dokladů expedovanému dokladu

skladu

6. podle nastavení účtů u dokladové odpovídající účetní položky

je

zařazen

řady

jsou

nový tomuto

záznam

odpovídající

záznamy

přiděleny

Uvedenou funkci je možno spustit pouze pro doklady ve stavu Zásoba, nikoliv pro stornované nebo již expedované doklady. Pokud proces expedování dokladů neproběhne v pořádku (chybný stav dokladu nebo položek), obsluha je o tomto problému informována varovnou zprávou. Zároveň je tento problém zaznamenán v kontrolním souboru (Exp_dokl.txt).

Přesun dokladu Funkce je určena pro provedení přesunu zásob uvedených na prodejním dokladu na jiný sklad (HOM), který je uveden v seznamu skladů. Přesun je obdobou Expedice dokladu. Rozdíl je v tom, že v záhlaví dokladu určeném pro přesun musí být uvedeno číslo skladu, kam se zásoba přesunuje. V tomto skladu je při provádění funkce vytvořen příjmový doklad, jehož položky odpovídají prodejnímu dokladu. Takto připravený příjmový doklad je možné zpracovat jako kterýkoliv jiný doklad uvedený v souboru vstupních dokladů. Je možné jej např. upravit a poté převést do zásob funkcí Převod do zásob.

Storno – doklad ve stavu Zásoba Funkce umožňuje stornovat dříve vystavený doklad. Stornem dokladu je uvolněna zásoba z PNZ do disponibilní zásoby. Doklad zůstává i nadále v evidenci, jeho stav je však změněn na STORNO. V této funkci je umožněno zároveň provést storno faktury nebo platby za hotové, pokud je doklad některým z těchto způsobů uhrazen. Povolení storna faktury nebo úhrady za hotové závisí na účetních parametrech úhrad (stav zaúčtování, úhrada faktury, storno úhrady ).

Storno – doklad ve stavu Expedován Funkce umožňuje provést storno stavu "Expedován" prodejního dokladu. Stornem expedice dokladu jsou zrušeny záznamy o pohybech položek dokladu, zrušeny záznamy v účetních položkách a převedených dokladech, zásoba je aktualizována dle položek dokladu a doklad je označen stavem "Zásoba". V případech, kdy tuto funkci nelze použít ( např. zdůvodu již provedené uzávěrky skladu ), je možno použít funkci pro vystavení vratky. V této funkci je umožněno zároveň provést storno faktury nebo platby za hotové, pokud je doklad některým z těchto způsobů uhrazen. Povolení storna faktury nebo úhrady za hotové závisí na účetních parametrech úhrad (stav zaúčtování, úhrada faktury, storno úhrady ).

Rušení dokladu Funkce slouží k údržbě Seznamu výdejových dokladů. Použitím této funkce je doklad vyřazen z evidence. Rušit je možné ale pouze uzavřené doklady, tj. doklady ve stavu Expedován nebo Storno, nikoliv doklady ve stavu Zásoba.

Rušení posledního dokladu v dokladové řadě Funkce umožňuje zrušit doklad ze seznamu prodejních dokladů. Použití této funkce je možné pouze tehdy, kdy vystavený doklad je posledním v dokladové řadě a neobsahuje žádné položky. V jiném případě se musí použít funkce pro storno dokladu.

Tisk (CTRL/P) Umožňuje tisk prodejního dokladu, případně faktury, která je k prodejnímu dokladu vystavena. Funkce umožňuje přímý tisk na tiskárnu nebo zobrazení náhledu dokladu. V případě tisku prodejního dokladu lze využít základního tisku přímo dle prodejního dokladu nebo dle skladových pohybů, pokud je doklad již vyexpedován. Dalšími parametry tisku dokladu i faktury jsou varianty tisku v cizí měně, s cizími názvy, volba jazykového formuláře , …

Lze vybrat způsob tisku tiskového výstupu ( Textový, Pevný grafický, Grafický HTML,Word, EDI ). Dle zvoleného způsobu tisku je povolena nebo zakázána množina dalšího zpracování ( odesílání dokumentů do aplikace Microsoft Outlook, tisk cizích názvů, jazykové oblasti, …). Tisk dokladu lze provést i v PDF formátu, pokud je vybrána volba zaslání dokladu mailem nebo při tisku je vybrána PDF tiskárna. V těchto případech je vytvořen soubor s názvem PRO_DOKL.PDF, v případě tisku faktury je vytvořen soubor FV_FAKT.PDF. Pokud je vybrána volba zaslání dokladu (faktury) mailem je automaticky zjištěn typ nainstalované PDF tiskárny a vytvořen PDF soubor, který je přílohou odesílaného mailu. V současné verzi aplikace jsou povoleny tyto typy PDF tiskáren : • • • •

Bullzip BIOBullzip PDFCreator PDF602

K dokladu lze vytisknout přílohu a dodatky dokladu ( viz dialog ), které mají nadefinované specifické formuláře lišící se požadavky jednotlivých zákazníků.

Pokud je k dokladu vystavena faktury, lze pro tisk faktury využít funkce, která využívá shodný formulář pro tisk jako modul Finance.

Pokud je doklad uhrazen pokladnou ( za hotové ) lze k dokladu vytisknout pokladní účtenku ( volba tisk pokladní účtenky a použití buttonu Pokl. účtenka). Vystavení vratky k dokladu Pomocí této funkce lze vystavit tzv. vratku, což je příjmový doklad, který obsahuje položky shodné s prodejním dokladem. Použití funkce je vhodné ( a nutné ) zejména v případech, kdy nelze provést storno expedice dokladu a doklad je nutné znovu zaskladnit např. z důvodu reklamace ).

Vystavení faktury, zálohové faktury

Jedna z forem úhrady prodejního dokladu – úhrada fakturou, případně zálohovou fakturou. Vystavit zálohovou fakturu k dokladu je umožněno pouze k dokladu, který dosud není expedován ani uhrazen.

V dialogu funkce je nutno upravit či zadat parametry pro správné vytvoření faktury, a to: •

Číselnou řadu faktur ( lze vybrat dle číselných řad faktur klávesou F5 ),

•

Typ faktury ( Faktura, Dobropis, Zálohová faktura... )

•

Počet dnů splatnosti ( implicitní hodnota je nastavena dle druhu dokladu, adresáře firem nebo řady faktur ),

•

Způsob úhrady ( Hotově, Příkazem, Složenkou, Dobírkou ),

•

Daňovou oblast ( Domácí, Eurozóna, Cizina ),

•

Měnu a kurz ( pouze v případech daňové oblasti E a C ),

•

Kód bankovního účtu

•

Způsob zaokrouhlení faktury

•

Dodací podmínky

•

Doplnění poznámek faktury dle dokladu, před a po položkách faktury. Inicializace poznámek v dialogu se provádí dle kódů poznámek v dokladových řadách modulu Finance.

Po ukončení dialogu je vystavena faktura, která je zařazena do seznamu faktur modulu Finance. Číslo vystavené faktury je zaznamenáno do záhlaví prodejního dokladu. Fakturu lze vytisknout pomocí funkce Tisk, kde lze vytisknout i přílohu faktury - většinou tato příloha slouží jako doklad o provedené platbě faktury za hotové. Formulář přílohy lze uživatelsky nastavit.

Platba dokladu

Další forma úhrady dokladu. V dialogu funkce Platba je nutno zadat tyto parametry: - kód pokladní knihy - v případě platby šekem částku placenou šekem a číslo šeku Po ukončení dialogu je doklad označen jako zaplacen hotově (forma úhrady H) a do pokladní knihy ( viz modul Finance ) je zapsána odpovídající pokladní operace. Podmínkou pro použití funkce Platby je povinné vyplnění Číslo pokladní operace u dokladové řady.

Zobrazení účetních položek Funkce zobrazí rozúčtování dokladu pro převod do účetnictví. Tuto funkci lze použít pouze pro expedované doklady.

Kopie Funkci pro tvorbu kopie má dva významy : 1. Funkce umožňuje vytvořit kopii již existujícího dokladu v jiné dokladové řadě. Použití této funkce je vhodné pouze tehdy, kdy omylem byl vystaven doklad ve špatné dokladové řadě. Použití této funkce je možné pouze pro doklady ve stavu Zásoba. Po provedení funkce je

původní doklad označen jako stornovaný. 2. Vytvoření kopie dokladu k existujícímu dokladu s tím, že původní doklad zůstane zachován v evidenci ( může být i expedovaný ). U této varianty existuje také možnost stornovat původní doklad, pokud není expedovaný.

Vratka Použití této funkce je možné pouze pro expedované doklady. Výsledkem funkce je vytvoření příjmového dokladu ( druh dokladu lze vybrat v dialogu funkce ) s položkami prodejního dokladu. Položky prodejního dokladu, které budou zařazeny do vytvořené vratky, lze určit ve výběrové tabulce, která se zobrazí před vytvořením vratky. Položky lze do vratky vybrat bez možnosti modifikace údaje o množství na položkách ( množství je nastaveno dle položek prodejního dokladu ).

Test expedice dokladu Pomocí této funkce lze zjistit, zda dosud neexpedovaný prodejní doklad lze vyexpedovat, to znamená, zda všechny položky dokladu mají zásobu odpovídající minimálně množství na položkách dokladu.

Vychystání dokladu Funkce je určena pro vytvoření položek, které jsou skutečně vychystávány při expedici prodejního dokladu ( někdy se využívá pojmu nakládka ). Při použití této funkce lze zadat položky ( lze využít i EAN kódů položek ), které jsou skutečně expedovány. Po vytvoření tohoto seznamu lze provést test, který určí, zda zadané položky odpovídají položkám prodejního dokladu ( dle ID položek a množství ). Výsledek testu je možno zobrazit v excelovské tabulce. Položky nakládky lze vytisknout v tzv. nákladovém listě. Použití této funkce je umožněno pouze nastavením příslušných parametrů v dokladové řadě prodejních dokladů ( viz Číselník dokladových řad ).

Doklady odběratele Pomocí této funkce lze zobrazit seznam všech dokladů odběratele aktuálního prodejního dokladu. Funkci lze tedy použít pouze u prodejního dokladu, který má vyplněno ID odběratele. Použitím této funkce je zobrazen seznam dokladů odběratele setříděný v sestupném pořadí dle data vystavení dokladu. Seznam dokladů lze upravit ( parametrizovat ) dle data vystavení a výběrem druhů dokladů. V seznamu zobrazených dokladů lze zobrazit detail dokladu nebo vytvořit výstup seznamu dokladů do excelovské tabulky.

Přehled změn dokladu Zobrazení událostí, které byly s dokladem prováděny v průběhu jeho zpracování ( pořízení, modifikace, fakturace, … )

Kontrola hlaviček dokladů Do seznamu prodejních dokladů doplněna funkce, která umožňuje obnovit “ztracené“ hlavičky prodejních dokladů, pokud existují položky takových dokladů. Funkce se vyvolává pomocí buttonu Kontrola a prochází dokladovou řadu prodejních dokladů od aktuální pozice dokladu do konce dokladové řady. Obnovená hlavička dokladu je výrazně označena textem

Popis funkcí z detailu prodejních dokladů.

Sleva, přirážka Doplnění položky slevy (přirážky) k dokladu. Položka slevy (přirážky) se zadává částkou a přepočítá se dle daňových skupin položek dokladu. Slevu (přirážku) lze zadat i k dokladům v cizí měně. Platby FV Přehled saldokonta odběratele, to znamená zobrazení přehledu faktur vystavených odběrateli včetně úhrad. Marže Zobrazení marže dokladu, nevím co dodat více. Funkci lze použít i pro jednotlivé položky dokladu (button Marže v položkách dokladu). Popis funkcí pro práci s lokacemi je popsán v kapitole 7.3.6.

Výběr položek pro doklad Tuto funkci lze použít v detailu dokladu při vytváření nového dokladu nebo opravě existujícího dokladu. Použití funkce je podmíněno nastavením parametrů aplikace ( povolen výběr z ceníkových položek dle stromové struktury, nastavení indikací dokladové

řady, případně indikace skladu – viz Číselníku dokladových řad ). Při použití této funkce lze zadat seznam položek včetně údaje o množství, které po ukončení funkce budou zařazeny do prodejního dokladu. V této funkci lze také využít EAN kódů položek. POZOR !!! Výše uvedené funkce lze použít pouze tehdy, když je kurzor nastaven na některý údaj v záhlaví dokladu, nelze je tedy využít, pokud je kurzor umístěn v položkách dokladu. POZNÁMKA V detailu prodejního dokladu je možno použít funkce, které jsou vyvolány pomocí uvedených buttonů v záhlaví dokladu nebo pomocí kombinace kláves. Seznam použitelných klávesových funkcí je možno zobrazit pomocí buttonu INFO v detailu dokladu.

Funkce v položkách prodejních dokladů ( buttony nad seznamem položek ) zde nejsou podrobněji popisovány, jejich význam je intuitivně dán názvy buttonů.

7.3.2

Neexpedované doklady

Funkce zobrazuje seznam prodejních dokladů ve stavu Zásoba. K dispozici jsou obdobné funkce jako pro Seznam prodejních dokladů s tím rozdílem, že nelze využít funkcí pro expedované doklady ( zobrazení účetních položek, vystavení vratky ). Funkci lze spustit pomocí menu Prodej - Neexpedované doklady.

7.3.3

Rušení uzavřených dokladů

Funkce umožňuje hromadné rušení dokladů ze Seznamu prodejních dokladů. Na základě zadaného časového omezení jsou z evidence prodejních dokladů vyřazeny veškeré uzavřené doklady, tj. doklady ve stavu Storno nebo Expedován. Funkci lze spustit pomocí menu Prodej - Rušení uzavřených dokladů.

7.3.4

Prodané a nevyskladněné položky

Seznam položek prodejních dokladů, které jsou ve stavu Zásoba. Uživatel má k dispozici veškeré základní funkce pro zpracování dokladů, které jsou popsány u funkce Seznam prodejních dokladů. Funkci lze vyvolat pomocí menu Prodej - Prodané a nevyskladněné položky.

7.3.5

Editace poznámek

V modulu Zásobování je možno vytvořit seznam poznámek, které jak možno využít při

tvorbě prodejních dokladů a faktur.

Při vystavování prodejních dokladů lze dle této tabulky doplnit poznámku do hlavičky dokladu. Inicializace poznámky v dokladu se provádí dle druhu vystavovaného dokladu, pokud není v dokladové řadě určeno jinak (např doplnění poznámky dle cenové kategorie – doplní se % výše slevy/přirážky prodejních cen položek.) Tuto tabulku je možno použít také při tvorbě faktur a hromadných faktur (doplnění poznámek před a po položkách faktur).

7.3.6

Opis položek prodejních dokladů

Funkce umožňuje tisk seznamu položek prodejních dokladů. tohoto seznamu jsou : •

období vytvoření dokladů

•

seznam skladů

•

dokladové řady

Parametry pro vytvoření

Opis obsahuje základní údaje položek prodejních dokladů ( ID položky, název, prodejní cenu, množství, účetní údaje ) Funkci lze vyvolat pomocí menu Prodej - Opis položek prodejních dokladů.

7.3.6

Lokace a prodejní doklady

Pokud je skladová evidence vedena také dle lokací, je možno v položkách prodejních dokladů určit, ze které lokace bude položka vyskladněna. Práce s lokacemi je povolena pouze při nastavení parametru dokladové řady ( 8. pozice pole indikace s hodnotou L ). Při pořizování položek prodejního dokladu se pak kontroluje vyplnění údaje lokace ( měkká kontrola ) a stav zásoby položky v zadané lokaci ( tvrdá kontrola na množství ). Po pořízení položky je aktualizována hodnota množství zásoby lokace a vytvořena položka přidělení lokace k dokladu. Pokud je položka z dokladu smazána, je zároveň provedena i aktualizace zásoby lokace a položek lokací k dokladu. Pro kontrolu správnosti přidělení položek prodejního dokladu k lokacím je možno využít funkci z hlavičky prodejního dokladu (button LOK kontrola). Pokud není kontrola

v pořádku, je možno využít funkce z hlavičky prodejního dokladu (button Oprava LOK), pomocí které se dá provést náprava v položkách lokací dokladu.

7.4

Pokladna

Pokladní položky mohou v modulu Zásobování vznikat použitím funkce platby za hotové v prodejních dokladech nebo přímým zápisem do pokladní knihy. Aktuální pokladní kniha je dána nastavením v parametrech projektu ( kód pokladní knihy). Každá pokladní položka se skládá ze tří základních částí. Jedná se o vlastní položku, ve které je datum, číslo dokladu, částka, popis, příjemce-plátce. Druhou částí jsou daňové položky, pokud je pokladní položka obsahuje ( vznik daňových položek je dán parametrem pokladní knihy). Třetí částí jsou účetní položky, pokud je nadefinováno u pokladní knihy jejich vytváření. Pak vznikají automaticky po pořízení každé pokladní položky. Způsob vytváření účetních položek pokladny je dán definicí předkontace pokladní knihy v číselných řadách modulu Finance. Zobrazení, pořízení, opravy a další funkce s pokladními položkami se provádějí po spuštění volby menu Prodej – Pokladna prodeje - Pokladní položky. Po spuštění volby se zobrazí seznam pokladních položek. Po vstupu do seznamu pokladních položek je režim úlohy nastaven na prohlížení. Pokud je nutné přidávat položky nebo provádět opravy existující položky, je nejdříve třeba režim změnit na opravný (Ctrl M).

Popis jednotlivých údajů řádku pokladní operace Název údaje

Význam údaje

Datum úhrady

Datum příjmu/výdeje peněz z pokladny. Pole automaticky naplněno datem z počítače. Je možno změnit. Toto datum je rozhodující pro zařazení položky účetního období, případně pro zařazení položky daňového hlášení.

je jej do do

Čas úhrady

Čas operace, pole je automaticky naplněno systémovým časem z počítače. Pole má pouze informativní charakter.

Typ pokladní operace

Pole je nutno vyplnit typem pokladní operace dle číselníku pokladních operací projektu Finance. Je umožněn výběr dle tohoto číselníku. Implicitně je údaj naplněn typem podle typu poslední přidané položky. Text pokladní operace je přenesen do pole text. Typ pokladní operace má význam pro znaménko operace, pro daňové položky a pro automatickou kontaci položky. Tyto údaje jsou nadefinovány v číselníku pokladních operací a v předkontacích pokladních operací projektu Finance.

Číslo řádku

Číslo pokladní položky se nepořizuje, vzniká automaticky na základě definice číslování číselné řady.

Text platby

Text popisující platbu/příjem, je možno pořídit libovolný text.

Částka

Částka pokladní operace, o znaménku rozhoduje typ pokladní operace. Částka se pořizuje přímo jen u nedaňových položek pokladny. O tom zda je položka daňová rozhoduje také typ pokladní operace. U daňových položek se otevře nové okno, ve kterém je možné pořídit rozpis podle daňových skupin. Pořizuje se základ a daň se dopočte, nebo se pořídí částka s daní a dopočte se základ a daň. Kód daně z přidané hodnoty se vybírá z číselníku daní. Základy a daně se sečtou a součet se uloží na do pole částka v pokladní položce.

Daňová položka

Příznak, zda daná pokladní položka je daňová položka ve smyslu daně z přidané hodnoty. O tomto příznaku rozhoduje typ pokladní operace. Položka se nevyplňuje přímo.

Závěrka

Tato pole určují, že k dané položce je přiřazena provedená závěrka pokladny.

Variabilní symbol

Variabilní symbol dané položky ( obvykle číslo externího dokladu ), je možno vyplnit nebo ponechat prázdné.

Plátce/Příjemce

Název plátce/příjemce, je možné pořídit libovolný text.

Po pořízení všech údajů pokladní položky lze pořídit dle nastavené předkontace účetní položky. Po ukončení pořízení položky aktualizován stav pokladny.

Funkce pro zpracování pokladních položek: Předkontace Zobrazení, úpravy účetních položek pokladní operace. Volbu nelze použít, pokud není povolena předkontace v parametrech pokladní knihy.

Daňové položky Zobrazení, úpravy daňových položek pokladní operace. Volbu nelze použít, pokud není povolena tvorba daňových položek v parametrech pokladní knihy.

Rušení ( mazání ) pokladní položky Tato operace zruší pokladní položku a číslo řádku, které bylo položce přiděleno, se může využít pro další novou položku. Mazání má ovšem mnoho omezujících podmínek, nelze smazat libovolnou položku. Nejdůležitější podmínkou je zachování kontinuity číselné řady, což znamená, že smazat lze jen poslední položku v pokladní knize. Pokud již není možné provést operaci mazání, je vhodné provést operaci stornování. Dále nelze smazat položku, pokud je již spárovaná s dalším finančním dokladem. V tomto případě je třeba nejdříve zrušit vazbu se spárovaným dokladem, a až pak provést operaci rušení. Dále je také omezeno mazání položek pokud jsou již převedeny do účetnictví.

Stornování pokladní položky Stornování je obdobou operace rušení pokladní položky. Lze stornovat položku, která není zaúčtovaná, není spárovaná a není součástí závěrky. Lze stornovat i položku, která je uprostřed seznamu pokladních položek. Stornovaná položka zůstane v seznamu, ale je označená jako stornovaná. Stornovaná položka je vyřazena ze všech součtů i z převodu do účetnictví. Závěrky pokladny Závěrka pokladny znamená tzv. uzavření stavu pokladny ke zvolené pokladní položce ( obvykle poslední položka dne, měsíce ). Po provedení závěrky je znemožněna úprava pokladních položek, které jsou součástí prováděné závěrky. Seznam provedených závěrek obsahuje informace o počátečním stavu, koncovém stavu, příjmech a výdajích. Závěrky lze rušit a tím pokladní položky uvolnit pro úpravy. Provádění závěrek značně urychlí náběh zobrazení položek pokladní knihy. Tisk Touto volbou je možno provést tisk :

7.5

•

Pokladních dokladů ( příjmových a výdejových )

•

Sestav pokladní knihy ( za období, s koncovými stavy ).

Prodej – sestavy

Soubor těchto funkcí obsahuje volby pro zpracování tiskových výstupů z oblasti prodeje. Každá z těchto funkcí obsahuje dialog s řadou parametrů pro výpočty. Parametry jsou po spuštění výpočtu funkcí uloženy pro následné použití, takže odpadá někdy složité znovu nastavování parametrů výpočtu.

Prodej dle položek

Funkce je určena pro získání přehledu prodeje dle jednotlivých ceníkových položek. Výběr položek do sestavy je dán filtrovacími prostředky ( prefixy ID položek, výběrovým kriteriem ). Výstup sestavy může být detailní dle jednotlivých vybraných skladů nebo sumární. Obvykle se sestava vytváří dle pohybů prodejních dokladů, je dána také možnost dle prodeje, kam se mohou dostat i dosud neexpedované doklady. Sestava může obsahovat i zobrazení pořizovací ceny a marže položek.

Prodej dle odběratelů ( detailní, sumární, dokladový ). Prodej dle odběratelů – detailní Výběr upřesňujících údajů: Id odběratele, Výběrové kritéria odběratele, statistickou skupinu, výběrové kritérium ceníku a opravné druhy dokladů lze vybrat klávesou F5. Údaje v seznamu musí být odděleny čárkou.

Prefix znamená začátek údaje. Př. Je-li prefix ID položky ceníku R01000, vyberou se do sestavy všechny ceníkové položky, které začínají na R01000.

Výsledná sestava obsahuje přehled prodeje dle jednotlivých odběratelů ( odběratelé mohou být ještě členěni dle fakturačních míst ). V detailním typu výstupu jsou znázorněny jednotlivé položky prodeje, sumární typ výstupu obsahuje pouze sumář odběratelů. V obou typech výstupu je možno znázornit marži vzhledem k pořizovacím cenám a také marži vzhledem k vybrané ceníkové prodejní ceně. Parametrem absolutní marže se v tomto případě rozumí to, že marže nebude vypočítávána procentem, ale čistou hodnotou dle prodejních cen. Prodej dle odběratelů – sumární Tento výstup obsahuje prodej dle odběratelů za zvolené období s uvedením celkové částky prodeje. Parametry pro výpočet se nastaví v jednoduchém úvodním dialogu.

Prodej dle odběratelů – dokladový Výstupem této funkce je podrobný přehled prodeje dle odběratelů za období dle jednotlivých položek a to tak, že jsou u položky uvedeny prodeje dle konkrétních prodejních dokladů. Parametry výpočtu je možno nastavit dle dialogu znázorněného na následujícím obrázku.

Prodej dle skupin zásob Výsledkem této funkce je výstupní sestava položek prodeje členěná dle statistických skupin ( možno vybrat pouze některé v dialogu funkce ), v rámci skupin jsou uvedeny mezisoučty jednotlivých druhů dokladů ( pokud je určeno parametrem v dialogu ).

Hodnoty v Kč v sestavě mohou být uvedeny v prodejních cenách nebo v cenách skladových ( pořizovacích ) dle parametru „větvení cen“. Sestava může také obsahovat výpočet marže ( i absolutní ). Poznámka : Obdobou této funkce je funkce Prodej dle skupin a odběratelů, kde je výstup členěn dle jednotlivých odběratelů a statistických skupin.

Prodej dle dodavatelů sumární Tento výstup obsahuje podobně jako sumář prodeje dle odběratelů přehled prodeje dle dodavatelů za zvolené období s uvedením celkové částky prodeje. Dodavatel se pro účely této sestavy zjišťuje dle údaje ID dodavatel z ceníkové položky

Prodej dle dealerů Tato funkce poskytuje přehled prodeje dle obchodních zástupců (dealerů) za zvolené období. Výpočet se provádí pro zadaný typ sestavy, který má tyto varianty :

•

Detailní – dle ceníkových položek, odběratelů

•

Sumární – sumárně dle odběratelů ( sumární částka prodeje za odběratele )

•

Fakturační – dle odběratelů a jednotlivých faktur

•

Dodavatelský – sumárně dle dodavatelů ( ID dodavatele je v tomto případě údaj z ceníkové položky )

Výpočet je možno omezit seznamem dealerů, seznamem skladů a dokladových řad. Také je možno zadat tzv. opravné druhy dokladů, které snižují částky prodeje. Součástí výpočtu je také výpočet marže ( možno zvolit typ výpočtu marže ). Úvodní dialog funkce je znázorněn na následujícím obrázku.

Statistika pohybů – podrobná Funkce provádí výpočet statistiky prodeje až na úroveň jednotlivých ceníkových položek. Lze zjistit hodnotu nákupu i prodeje v množství a částce, průměrné ceny nákupu i prodeje, marži vzhledem k pořizovací ceně i marži vzhledem ke zvolené ceníkové prodejní ceně.

7.6

Hromadné funkce

Do této oblasti jsou zařazeny funkce, které umožňují hromadně zpracovat vybrané prodejní doklady. Mezi tyto funkce se řadí: Vystavení hromadné faktury I Funkce umožňuje vystavit jedinou fakturu (tzv. hromadnou fakturu) ke skupině prodejních dokladů. Podmínkou je, aby prodejní doklady byly vystaveny na jediného odběratele. Funkci je možné vyvolat pomocí menu Prodej - Hromadné funkce prodeje, Hromadná faktura I. Po vyvolání funkce je proveden dotaz na základní parametry hromadné faktury : ID odběratele (klienta) - je třeba zadat ID z adresáře firem. Jako doplňující informace je systémem doplněn název odběratele a další identifikační údaje. Pokud není údaj zadán, je proveden výběr dokladů pro vystavení faktury bez ohledu na tento parametr. Konečný výběr dokladů pro hromadnou fakturu je pak třeba provést manuálně. Typ hromadné faktury. Hromadnou fakturu je možné vystavit v těchto základních formátech: 1. Typ A obsahuje seznam veškerých položek zboží, které byly uvedeny na dokladech, z nichž byla faktura vystavena. Stejné druhy zboží jsou kumulovány do jedné položky faktury. 2. Typ B obsahuje jako položky pouze seznam čísel jednotlivých výdejových dokladů (dodacích listů). Detailní rozpis dodaného zboží je uveden pouze na těchto dodacích listech. 3. Typ C obsahuje seznam všech položek dodacích listů. Jednotlivé dodací listy jsou od sebe odděleny položkou, která identifikuje dodací list (druh a číslo, ID odběratele)

Den zdanitelného plnění ID konečného příjemce - je třeba zadat ID z adresáře, pokud se konečný příjemce liší od odběratele uvedeného výše. Poznámky faktury – výběr ze seznamu poznámek Další parametry dialogu nejsou popsány detailně, jejich význam je zřejmý z jejich názvů.

Po správném zadání parametrů hromadné faktury jsou vybrány veškeré výdejové doklady vystavené na zadaného odběratele (podle ID odběratele), které dosud nebyly uhrazeny. V nabídnuté seznamu je třeba označit ty doklady, které mají být zařazeny na hromadnou fakturu. To lze učinit pomocí kombinace CTRL/O. Shodnou kombinací použijte k "odznačení" dokladu.

Je-li vybrán pro fakturu alespoň jediný doklad, je vystavena hromadná faktura. Na fakturu jsou doplněny údaje podle zadaných parametrů a dále podle údajů uvedených na jednotlivých dokladech. Položky faktury jsou doplněny v závislosti na zadaném typu hromadné faktury. Hromadnou fakturu je možné po vystavení zpracovávat jako jakoukoliv jinou fakturu pomocí funkcí modulu financování. Pokud je vystavována hromadná faktura z více skladů, je výběr dokladů omezen následujícími podmínkami : •

Shodná dokladová řada

•

Shodná cenová poloha

•

Shodná měna – pro doklady v cizí měně shoda se zadanou měnou v dialogu funkce

POZOR !!! Pro storno hromadné faktury se musí využít funkce, která je samostatně zařazena do menu Prodej, nelze využít funkci pro storno faktury ze seznamu prodejních dokladů ( ta je určena pouze pro jednoduché faktury ).

Hromadné vystavení faktur k dokladům Faktury lze k výdejovým dokladům vystavit hromadně dle následujících parametrů: druh výdejového dokladu musí mít uveden kód řady faktur v číselníku dokladových řad faktury lze vystavit k dokladům za konkrétní den vystavení dokladů lze zadat typ fakturačního místa, což je údaj "Indikace" z adresáře firem ( pokud není uveden, nebude brán v úvahu) faktury lze vystavovat pro doklady z různých skladů – button Sklady v dialogu funkce

Po potvrzení dialogu se objeví seznam prodejních dokladů, ke kterým je možno vystavit fakturu. Seznam lze upravovat ( označovat nebo odznačovat doklady k fakturaci ( viz násl. obrázek).

O průběhu funkce je vytvořen protokol, ve kterém jsou případně uvedeny doklady, ke kterým nebyla vystavena faktura a příčina tohoto stavu.

Hromadný tisk dokladů a faktur Hromadný tisk výdejových dokladů a faktur slouží k jednorázové tvorbě tiskových výstupů řady dokladů a faktur k nim vystavených. Výběr dokladů pro tisk se provádí na základě vstupních parametrů dle dialogu funkce :

interval vystavení dokladů ( datum od - do )

číslo rozvozní linky, případně číslo řidiče ( pokud je číslo rozvozní linky rovno nule, jsou doklady vybírány bez ohledu na tento údaj ) volba tisku příloh dokladů, případně faktur ( na základě seznamu druhů dokladů nebo dokladové řady faktur) počet tištěných kopií. Po zadání parametrů úvodního dialogu se zobrazí výběr dokladů (obdobný jako u funkce pro hromadné vystavení faktur). Výběr je možno upravovat ( vyřadit či znovu zařadit doklady do výběru ). Vlastní tisk dokladů je spuštěn pomocí tlačítka Doklady, tisk faktur se provede po stisknutí tlačítka Faktury. Pro tisk dokladů a faktur jsou použity standardní formuláře dle druhů dokladů a faktur. V této funkci je možno rovněž provést tisk seznamu faktur dle dodacích listů a skladů ( tlačítko Seznam).

Hromadná expedice/přesun dokladů Funkce pro hromadnou expedici/přesun dokladů slouží k vyskladnění výdejových dokladů. Výběr dokladů pro hromadnou expedici/přesun se provádí na základě následujících vstupních parametrů:

varianta funkce ( expedice nebo přesun ) datum vystavení dokladu ( výběr dokladů pro zadané datum vystavení ) seznam DD pro výběr datum expedice, kterým lze ovlivnit zápisy do souborů zásob a účetních položek

druh vystavovaného příjmového dokladu ( v případě přesunu ) aktualizace příjmových dokladů - převod do zásob ( v případě přesunu ) Do seznamu jsou zařazeny dosud neexpedované nebo nestornované doklady, které vyhovují zadaným parametrům. Seznam je možno upravovat (Zařadit/Vyřadit doklad). Provedení funkce se provede pomocí tlačítka Expedice.

Hromadné vytvoření prodejních dokladů dle příjmových dokladů Pomocí této funkce lze vytvořit hromadně prodejní doklady dle příjmových dokladů.

-

Období od – do vystavených příjmových dokladů

-

Seznam skladů

-

Druh příjmového dokladu

-

Pokud se potvrdí parametr pro vystavení prodejních dokladů dle typů zakázek, druh vystavovaného prodejního dokladu se řídí dle číselníku typů zakázek (typ zakázky se v této funkci přebírá z adresáře firem)

-

Tvorba prodejních dokladů dle Seznamu příjmových nebo Převedených dokladů

-

Lze nastavit číslo skladu přesunu, které se doplní do záhlaví prodejních dokladů

Po potvrzení dialogu je vytvořen seznam dokladů pro zpracování ( vytvoření ) prodejních dokladů. Seznam je možno upravovat ( označovat či odznačovat jednotlivé položky ).

Pomocí tlačítka Doklady jsou z označených dokladů vytvořeny prodejní doklady, prodejní ceny jsou dosazeny dle používané cenotvorby v projektu (inicializace cenotvorby se určuje dle parametrů v adresáři firem).

•

8. Expedice

•

8.1. Obecné informace

Skupina funkcí Expedice je určena k tvorbě a zpracování dokladů expedičního skladu. Vedení evidence zásob expedičního skladu, čímž se v tomto případě má na mysli vedení evidence zásob s vazbou na modul Odbyt a výroba je specifické především tím, že umožňuje vedení evidence až do skladových jednotek vznikajících z odvádění výroby v modulu Odbyt a výroba ( zakázky, výrobní příkazy, palety ). V rámci této části modulu je zajištěno vystavení a tisk dokladů příjmu, aktualizace a kontrola zásob, vystavení expedičních dokladů, jejich vyskladnění, tj. odtížení skladu, a to jak z hlediska operativní evidence, tak z hlediska evidence účetní. Vystavené expediční doklady jsou zaznamenány v Seznamu expedičních dokladů. Teprve provedením vyskladnění dokladu je zásoba aktualizována, tj. je snížen údaj o celkové zásobě na skladových kartách. Vyskladněné ( expedované) doklady mohou zůstat i nadále v evidenci s tím, že nemají již žádný vztah k zásobě skladu. Tyto doklady nemohou být již žádným způsobem opravovány, lze je však vytisknout, odskladnit ( provedení změny stavu dokladu ). Pro zpracování expedičních dokladů existuje řada dalších funkcí, které umožňují ošetřit běžné provozní operace, tj. platby dokladu, vystavení faktury, storna a reklamace, apod.

•

8.2.

Údaje expedičního dokladu

Záhlaví dokladu: Název údaje

Význam údaje

Druh dokladu

Kód dokladové řady z Číselníku dokladových řad. Musí být povinně vyplněn.

Číslo dokladu

Číslo dokladu zadané obsluhou nebo generované systémem v závislosti na nastavení parametru u dokladové řady. Dvojice Druh dokladu a Číslo dokladu jednoznačně identifikují doklad v souboru expedičních dokladů.

Datum vystavení

Automaticky je hodnota přednastavena aktuálním datem s možností úpravy.

Datum expedice

Po vystavení dokladu je identické s datem vystavení dokladu. Po expedici je nastaveno na datum skutečné expedice.

ID a adresa odběratele

Údaje adresy jsou automaticky doplněny po ukončení zadání položek dokladu dle čísla zakázky a odběratele zakázky z modulu Odbyt a výroba. Údaje lze po inicializaci dle zakázky dále upravovat. Výběr z adresáře firem lze provést pomocí klávesy F5.

Zakázka

Číslo odběratelské zakázky dle modulu Odbyt a výroba

Sklad

Číslo skladu se zásobami položek dokladu

Číslo skladu pro přesun

Uvádí číslo skladu, kam bude zásoba dle položek dokladu přesunuta. Má tedy význam pouze pro druhy dokladů "přesun".

Středisko

Číslo účetního střediska

Objednávka

Číslo objednávky (HS) odběratele

Daň

Udává, zda doklad bude kalkulován včetně DPH nebo bez DPH, např. v případě exportu do zahraničí.

Měna a kurz

Údaje mají význam pro doklady v cizí měně. Je možno vybrat měnu a kurz dle kurzovního lístku. Pro tzv. domácí doklady je nastavena implicitní měna dle parametrů skladu. Tyto údaje mají vliv na tvorbu faktury k dokladu a k tisku dokladu ( možnost tisku v cizí měně ).

Jazyková oblast

Tento údaj má význam pouze pro doklady v cizí měně a lze vybrat jazykovou oblast, dle které se pak může provádět tisk dokladů.

Způsob úhrady

Identifikace způsobu úhrady dokladu: F- fakturou P - platba hotově nebo šekem. Indikace je nastavena v rámci provedení některé z funkcí pro úhradu dokladu. U neuhrazených dokladů je údaj prázdný.

Tisk

Indikace informující, zda dokladu.

byla

provedena

funkce Tisk

Faktura/Pokladna Číslo faktury nebo pokladního dokladu v závislosti na způsobu úhrady dokladu. Hodnota dokladu

Stav dokladu

Je rozdělena na 3 údaje - hodnota bez DPH, hodnota DPH a hodnota dokladu celkem. Součty jsou přepočteny po každém ukončení práce s dokladem nebo po zadání kombinace CTRL/O kdykoliv během oprav dokladu. Zásoba

tento stav je nastaven vždy po vystavení dokladu. Znamená, že množství položky na dokladu je stále součástí zásoby skladu.

Expedován stav je nastaven po provedení funkce Expedice dokladu. Množství uvedené na položkách těchto dokladech není součástí zásoby skladu. Storno

stav je nastaven po provedení funkce Storno dokladu. Množství na položkách těchto dokladů není již součástí zásoby skladu.

Doklady ve stavu Storno nebo Expedován jsou chápány jako tzv. uzavřené. Poznámka

Volný text. Tento údaj je možno přenášet i do faktury vystavené k dokladu.

Položky dokladu: Název údaje

Význam údaje

Výrobní příkaz, číslo palety

Základní identifikační údaje položky dokladu. Pod touto identifikací je položka evidována v zásobě skladu. K těmto údajům jsou přiřazeny další údaje položky v evidenci zásob ( ID položky, množství na paletě, jednotková cena ).

ID položky

Identifikace položky ( ID ) dle ceníku. Údaj je v této funkci nepřístupný pro položky expedičních dokladů převzatých z modulu Odbyt a výroba. Údaj je přístupný pouze pro doplnění položek obalů ( údaje Výrobní příkaz a číslo palety jsou prázdné )

Název položky

Údaj je převzat z ceníku a není jej možno modifikovat

Měrná jednotka

Údaj je převzat z ceníku a vyjadřuje název MJ skladové

Cena/MJ

Cena určená jako tzv. prodejní cena na zakázce pro odběratele. Představuje tzv. prodejní kalkulační cenu, která byla stanovena pro expedici položky zakázky . Tuto cenu je možné upravit, pokud to nastavení uživatelských práv povoluje.

Množství

Množství na paletě dle evidence zásob expedičního skladu. Údaj je nepřístupný.

Cena/MJ cizí

Cena je převzata z položky zakázky pro doklady v cizí měně. Údaj je pro uživatele nepřístupný.

Účetní údaje položek Ke každé položce prodejního dokladu je možno doplnit účetní rozúčtování. Tuto funkci lze vyvolat tlačítkem Účto ( pouze pro případy detailního nebo podrobného účtování).

•

8.3. Zpracování dokladů

•

8.3.1 Seznam expedičních dokladů

Seznam dokladů obsahuje veškeré vystavené expediční doklady. Prostřednictvím seznamu je možné po nastavení kurzoru na konkrétní doklad vyvolat většinu funkcí pro zpracování dokladů. K dispozici jsou rovněž veškeré standardní funkce pro zpracování seznamů, jako změna řazení, nastavení pozice, nastavení filtru, generátor sestav. Funkci lze vyvolat pomocí menu Expedice - Seznam expedičních dokladů.

Vystavení dokladu (F4) Touto funkcí je možné vytvořit nový doklad. Nejprve je třeba zadat povinně druh

dokladové řady. Předdefinována je hodnota uvedená v parametrech skladu. Po přechodu na položky dokladu je vygenerováno číslo dokladu a je možno zadat identifikace položek dokladu.

Opravy dokladu (CTRL/M) Každý doklad je možné v plném rozsahu opravovat (s výjimkou druhu a čísla dokladu), a to až do doby, kdy byl doklad expedován nebo stornován. Poté je již proti změnám blokován.

Tisk dokladu (CTRL/P) Tisk dokladu lze provést ve stavu Zásoba i Expedován. Pokud je doklad vystaven ve skladových cenách (např. v případě vnitropodnikových přesunů) a je třeba, aby cena byla na výtisku dokladu uvedena, musí být tisk proveden až po provedení expedice, tj. ve stavu dokladu Expedován.

Vystavení faktury (F7) Jedna z forem úhrady dokladu. V úvodním dialogu je nutno zadat či změnit parametry faktury: -

Číselnou řadu faktur,

-

Typ faktury,

-

Počet dnů splatnosti,

-

Způsob úhrady ( Hotově, Příkazem, Složenkou, Dobírkou ),

-

Daňovou oblast ( Domácí, Cizina ),

-

Měnu ( pouze v případech daňové oblasti C ),

-

Způsob zaokrouhlení faktury

Poté je vystavena faktura, která je zařazena do seznamu faktur modulu Financování. Číslo faktury je uvedeno na expedičním dokladu. Fakturu lze vytisknout, jinak veškerá ostatní zpracování je třeba provádět již prostřednictvím modulu Financování.

Platba dokladu Forma úhrady dokladu. Doklad je označen jako zaplacen hotově (forma úhrady H) a do pokladní knihy (viz modul Finance) je zapsána odpovídající pokladní operace. Podmínkou pro možnost použití funkce Placení dokladu je, aby byl vyplněn parametr Číslo pokladní operace u dokladové řady.

Vystavení zálohové faktury k dokladu (ALT/Z) Umožní vystavit zálohovou fakturu k dokladu, který dosud není vyskladněn ani uhrazen. Výše zálohové faktury může být až do výše hodnoty dokladu.

Tisk faktury Tisk faktury vystavené k výdejovému dokladu. V případě zahraniční faktury je možno provést tisk i v zahraniční měně.

Storno – doklad ve stavu Zásoba Funkce umožňuje stornovat dříve vystavený doklad (pokud je ve stavu Zásoba). Stornem dokladu je uvolněna zásoba z PNZ do disponibilní zásoby. Doklad zůstává i nadále v evidenci, jeho stav je však změněn na STORNO.

Storno – doklad ve stavu Expedován Funkce umožňuje provést storno stavu "Expedován" expedičního dokladu. Stornem expedice dokladu jsou zrušeny záznamy o pohybech položek dokladu, zrušeny záznamy v účetních položkách a převedených dokladech, zásoba je aktualizována dle položek dokladu a doklad je označen stavem "Zásoba". V případech, kdy tuto funkci nelze použít ( např. z důvodu již provedené uzávěrky skladu ), je možno použít funkci pro vystavení vratky ( ALT/Q).

Expedice dokladu Tato funkce provádí odpis ze stavu zásob dle položek dokladu. V rámci funkce je možno nastavit datum expedice, pokud to povoluje odpovídající parametr dokladové řady. V opačném případě je datem expedice systémové "dnešní" datum. Po potvrzení funkce jsou provedeny následující akce: 1. je snížen odpovídajícím způsobem celkový stav zásob a tedy zboží je odepsáno i z PNZ zásoby 2. stav dokladu je změněn na "Expedován" 3. je vytvořena záznam o pohybu na skladových kartách 4. pokud je dokladu vystaven ve skladových cenách (cenová poloha S), jsou dosazeny k položkách dokladu zjištěné skladové ceny 5. do Seznamu převedených expedovanému dokladu

dokladů

6. podle nastavení účtů u dokladové odpovídající účetní položky

je

zařazen

řady

jsou

nový tomuto

záznam

odpovídající

záznamy

přiděleny

Uvedenou funkci je možno spustit pouze pro doklady ve stavu Zásoba, nikoliv pro stornované nebo již expedované doklady.

Přesun dokladu Funkce je určena pro provedení přesunu zásob položek dokladu na jiný sklad (HOM), který je uveden v seznamu skladů. Přesun je obdobou Expedice dokladu. Rozdíl je v tom, že je navíc v souboru vstupů cílového skladu vytvořen příjmový doklad, jehož položky obsah odpovídají výdejovému dokladu. Takto připravený příjmový doklad je možné zpracovat jako kterýkoliv jiný doklad uvedený v souboru vstupů. Je možné jej např. upravit a poté převést do zásob funkcí Aktualizace zásob.

Rušení dokladu (F3) Funkce slouží k údržbě Seznamu výdejových dokladů. Použitím této funkce je doklad vyřazen z evidence. Rušit je možné ale pouze uzavřené doklady, tj. doklady ve stavu Expedován nebo Storno, nikoliv doklady ve stavu Zásoba.

Zobrazení účetních položek Funkce zobrazí rozúčtování dokladu pro převod do účetnictví. Tuto funkci lze použít pouze

pro expedované doklady.

Vystavení vratky k dokladu Pomocí této funkce lze k expedovaným dokladům vystavit tzv. vratku, což je příjmový doklad zvoleného druhu. Použití funkce je vhodné ( a nutné ) zejména v případech, kdy nelze provést storno expedice dokladu.

Přehled zásob dle odběratele Pomocí této funkce lze zobrazit seznam položek zásob expedičního skladu, které jsou dosud v zásobě evidovány ( to znamená, že již byly vyrobeny a zaskladněny ), ale nebyly dosud expedovány. Po zadání ID odběratele je zobrazen seznam těchto položek s možností přímé tvorby expedičního dokladu.

•

8.3.2 Soupis zásob dle výrobních příkazů

Zobrazení stavu zásob expedičního skladu dle jednotlivých výrobních příkazů a palet. Soupis je možno vytvořit pro celý expediční sklad nebo pro zvolené skupiny odběratelů ( dle prefixů ID odběratele z adresáře firem ).

8.3.3

Soupis zásob dle výrobních příkazů a zákazníka

Zobrazení stavu zásob expedičního skladu pro vybraného zákazníka ( dle ID firmy ) dle jednotlivých výrobních příkazů a palet. Pokud existují stavové položky zásob, je nad tímto seznamem umožněno vytvoření dodacího listu.

8.3.4

Výdej materiálu do výroby

Funkce umožňuje pořízení, opravu, rušení položek materiálu, které byly skutečně spotřebovány při výrobě. Položka obsahuje množství spotřebovaného materiálu a zakázku, pro kterou byl materiál spotřebován. V seznamu položek spotřebovaného materiálu je pak umožněna tvorba výdejových ( prodejních ) dokladů. Na těchto dokladech je uveden seznam spotřebovaného materiálu dle jednotlivých zakázek. Při expedici těchto dokladů se pak do pohybů položek dostane i číslo zakázky, což je předpokladem pro tvorbu přehledu spotřeby materiálu na jednotlivé zakázky ( viz menu Evidence – Přehledy a sestavy zásob ).

•

8.3.5 Import čtečka

Tato funkce umožňuje vytvoření prodejního dokladu z importního textového souboru, který vznikne z obsahu datových řádků přenosné čtečky EAN kódů. Funkce je modifikovatelná dle typu použité čtečky, obsahu datových řádků čtečky a zvolené šablony pro pořízení dat pomocí čtečky EAN. Nejjednodušší variantou je vytvoření dokladu z čtecí dávky, která obsahuje EAN kódy pro údaje výrobního příkazu ( zakázky ) a čísla palety. Dle těchto údajů lze pak již odvodit údaje pro tvorbu položek prodejního dokladu ( ze stavových souborů skladu a pořízených položek výrobních zakázek projektu Odbyt a výroba.

8.3.6

Rušení uzavřených dokladů

Funkce umožňuje hromadné rušení dokladů ze Seznamu expedičních dokladů. Na základě

zadaného časového omezení vyřazuje veškeré uzavřené doklady, tj. doklady ve stavu Storno nebo Expedován. Funkci lze spustit pomocí menu Expedice - Rušení uzavřených dokladů.

9. Servisní funkce

9.1.

Zálohování databáze

Zálohování databázových souborů na některé záložní medium není řešeno v rámci tohoto projektu. Předpokládá se využití některého z řady standardních produktů, které jsou pro každou platformu operačního systému běžně k dispozici. Volba způsobu zálohování a použité prostředky jsou tak zcela v dispozici správce systému.

9.2.

Obnova databázových souborů

V průběhu zpracování funkcí projektu může dojít vlivem vnějších vlivů ( výpadek el. proudu, nestandardní ukončení funkcí projektu, chyba na zápisovém mediu ( disku ), … ) k porušení některého (některých) databázového souboru . Projekt obsahuje nástroj na obnovu souborů ( Pervasive ). Správce systému pak může pomocí tohoto nástroje obnovit potřebné databázové soubory. Předpokladem pro použití této funkce je existence programu PUTIL.EXE v adresáři daném logickým jménem MgCestaParam.

9.3.

Tabulka uživatelů a přístupová práva

Správce systému má k dispozici prostředky, pomocí kterých může definovat jednotlivé uživatele aplikace, jejich identifikaci, tj. přihlašovací ID, heslo. Uživatelům dále přiděluje nebo naopak odebírá práva přístupu k jednotlivým funkcím projektu. Funkce pro nastavení tabulky uživatelů a skupin uživatelů jsou podrobně popsány v příručce MAGIC Runtime a Generátor sestav. Tabulka uživatelů je přístupná správci prostřednictvím volby v horní liště Nastavení (Settings) - ID uživatelů (Users Ids). Volba je viditelná pouze v případě, že není otevřena žádná aplikace a navíc musí být správce přihlášen k aplikaci jako tzv. supervisor (tj. pod přihlašovacím ID = SUPERVISOR). Po zadání této volby se objeví tabulka uživatelů, ve které jsou uvedeny následující údaje: Název údaje Popis údaje Přihlašovací ID

Kód ( jméno ) pod kterým se uživatel přihlašuje k aplikaci

Jméno uživatele

Bližší identifikace uživatele

Heslo

Pokud je nastaveno, přihlášení k aplikaci

Uživatelská práva

seznam uživatelských práv, která jsou uživateli přidělena správcem. Po zadání klávesy F5 na tomto poli se objeví tabulka uživatelských práv daného uživatele. Po dalším zadání F5 na údajovém poli Key tabulky práv může správce nalistovat jednotlivá práva aplikace, která byla naposledy otevřena, a zařadit je do tabulky. Seznam uživatelských

musí

jej

uživatel

zadat

během

práv pro každou aplikaci je navržen autorem aplikace a správce jej nemůže měnit. Může pouze přidělit zde uvedená práva jednotlivým uživatelům nebo skupinám uživatelů. Význam názvů jednotlivých práv v modulu účetnictví je popsán v dalším textu. Skupiny

seznam uživatelských skupin, ke kterým uživatel náleží. Uživatel "dědí" veškerá práva uvedená u skupin, ke kterým uživatel náleží. Tímto způsobem lze uživateli naráz přidělit celou skupinu uživatelských práv.

Ve víceuživatelském prostředí je vhodné vytvořit jeden soubor seznamu uživatelů a jejich přístupových práv ( standardní název USR_STD.ENG ) zejména z důvodu snadnější údržby. Umístění a název tohoto souboru je možno ovlivnit nastavením parametru v souboru globálních parametrů MGPARAM.DAT.

9.4.

Ostatní servisní funkce

Modul obsahuje řadu dalších servisních funkcí, které slouží zejména ke kontrole konzistence databáze (volba Systém – Systémová údržba – Kontroly databáze), k aktualizaci údajů databáze (volba Systém – Systémová údržba - Údržba databáze) a k archivaci databáze (volba Systém – Systémová údržba - Archivace). Kontroly databáze slouží: •

ke kontrole souborů zásob

•

ke kontrole vystavených dokladů zásob a jejich položek

•

ke kontrole vytvořených účetních položek k dokladům

•

ke kontrole stavů zásob vzhledem k účetní evidenci ( uzávěrkám skladu )

Funkce pro údržbu databáze slouží především k výmazu starých již nepotřebných údajů ze souborů zásob ( soubory dokladů, pohybů, účetních položek). Údržba databáze však může být svěřena pouze správci databáze (pomocí přístupových práv). Do této sekce jsou také zařazeny funkce pro kontroly struktur souborů, kontrola úplnosti a správnosti verzí používaných komponent.

Funkce pro archivaci databáze slouží k uchování vybraných dat mimo aktuální data skladu. Lze archivovat : •

Zakázky ( rezervace )

•

Převedené doklady a pohyby zásob

•

Prodejní doklady

Funkce pro tvorbu archivu dat vytvoří archivní soubory dle zadaných parametrů ( k datu pořízení zakázek nebo uskutečněných skladových pohybů, pro zadané sklady ). Podmínkou pro správné vytvoření archivu je vyplnění parametru cesty k archivním souborům jednotlivých skladů ( parametr Za1006 v globálních parametrech projektu MGPARAM ) a existence tohoto adresáře na datovém disku. K funkcím archivace databáze patří i funkce pro prohlížení archivu ( zakázek, dokladů a pohybů ).

•

Ovládání programu

•

Základní pojmy

• Pole ... popisuje místo pro uložení dat (např. název položky,typ dokumentu, kategorie, ap... ) • Záznam ... definuje skupinu polí vzájemně logicky propojených (např. všechny údaje ohledně jednoho dokumentu, ap...) • Soubor ... seznam záznamů, které obsahují data z určité oblasti (např. soubor všech dokumentů, soubor distribučních kopií, ap...) • Aktuální záznam .. to je ten, na kterém je uživatel nastaven. Na tom řádku parkuje kurzor.

•

Popis klávesnice

Klávesnice počítače je velmi podobná klávesnici psacího stroje, avšak umožňuje některé zvláštní funkce. Celou klávesnici lze rozdělit na několik částí: Alfanumerické klávesy .. tyto klávesy jsou užívány obdobně jako na psacím stroji. Klávesy označené písmeny píší písmena, klávesy označené čísly píší číslice. Počítač však rozlišuje mezi písmenem „l" a číslicí „1" a mezi písmenem „O" a číslicí „0". • Space (Mezerník ) .. vkládá mezery (prázdné znaky). • Tab (Tabelátor ) .. posunuje kurzor vpřed k další zarážce. • Backspace (Výmaz) .. posunuje kurzor o jeden znak dozadu. • Shift .. umožňuje psaní velkých písmen. Klávesu je nutné stisknout a poté (současně) stisknout požadované písmeno. Uvolněním klávesy Shift se uživatel vrací do režimu psaní malých písmen. • Caps Lock ... po stisknutí, kdy zelené světlo na klávese svítí, je zapnut režim velkých písmen, tzn. že všechna písmena budou napsána velkými písmeny až do opětovného stisknutí této klávesy (její zelené světlo přestane svítit). POZOR ! Je-li režim velkých písmen zapnut (zelené světlo svítí), je funkce klávesy Shift obrácená, tzn. při jejím stisknutí bude znak zapsán v režimu malých písmen. • Enter .. klávesa vkládající znaky CR (návrat kurzoru) a LF (nový řádek), např. v textovém editoru ukončuje řádek. V aplikačních funkcích lze této klávesy využít např. při editacích poznámek k dokladům nebo při výběru ze seznamu nabízených položek. Tato klávesa neukončuje vstup do pole.

Numerický (řídící) blok .. umožňuje pohodlné vkládání číslic nebo užívání řídících kláves na oddělené části klávesnice. • Num Lock .. umožňuje zvolit režim vkládání číslic nebo využít tuto část klávesnice pro řízení pohybu kurzoru. Stisknutím Num Lock (zelené světlo svítí), je zapnutý režim

vkládání čísel. Po dalším stisknutí této klávesy (zelené světlo nesvítí) je možné klávesy užívat pro řízení pohybu kurzoru (viz níže). • Řídící klávesy kurzoru .. tyto klávesy většinou provádějí činnost tak, jak jsou níže popsány. Jejich užívání však závisí na aplikačním programu. Sloupec Ikona v následující tabulce vyjadřuje symbol pro požití klávesy v okně aplikace MAGIC

Klávesa

Činnost

Ikona

Tab

Posune kurzor o jedno pole vpravo

Shift+Tab

Posune kurzor o jedno pole vlevo

Šipka vlevo

Posune kurzor o jeden znak vlevo

Šipka vpravo

Posune kurzor o jeden znak vpravo

Šipka nahoru Posune kurzor nahoru Šipka dolů

Posune kurzor dolů

End

posune kurzor doprava na řádku nebo na konec stránky

Page Up

Posune kurzor o stránku nahoru

Page Down

Posune kurzor o stránku dolů

Ctrl+End

Posune kurzor seznamu

Ctrl+Home

Posune kurzor seznamu

Alt+šipka vpravo

Posune kurzor na poslední v rámci řádku seznamu

Alt+šipka vlevo

Posune kurzor na první údaj řádku v rámci řádku seznamu

na

na

poslední

první

konec

řádek

řádek

údaj

Pozn. K využití kláves pro ovládání kurzoru na numerickém bloku je nutné, aby nesvítilo světlo na této klávese. Využití kláves pro ovládání kurzoru závisí na aplikačním programu a bude blíže vysvětleno v popisu činnosti programu.

Funkční klávesy .. tyto klávesy jsou označeny od F1 po F12 a jejich funkce závisí na aplikačním programu

Speciální klávesy .. slouží pro speciální operace. Klávesa

Činnost

Print Screen

Vytiskne obsah obrazovky na tiskárnu

do “schránky“, odkud ji pak lze převzít např. do dokumentu Pause

Zastaví provádění programu (obnovení činnosti po stisku libovolné klávesy)

Ctrl+Break

Přeruší provádění programu (nutno stisknout a držet Ctrl a současně nebo poté stisknout Break)

Insert

v aplikačních programech slouží pro přepnutí do nebo z režimu vkládání. Při zapnutí režimu vkládání budou vkládané znaky zapisovány před pozici, na které je umístěn kurzor (tzn. celý text za kurzorem se bude posouvat vpravo). Při vypnutém režimu budou vkládané znaky přepisovat stávající text. Poznámka: Pro využití klávesy Ins na numerickém bloku nesmí svítit Num Lock.

Delete

v závislosti na aplikačním programu maže znak, na kterém je umístěn kurzor. Pozn. Pro využití klávesy Del na numerickém bloku nesmí svítit Num Lock.

Esc

Většinou aplikačních programů je tato klávesa využívána pro ukončení stávající volby a návratu k volbě předešlé.

•

Ovládání úloh v Magicu

V prostředí MAGIC je uživateli umožněno ovládat úlohy těmito způsoby : • Kombinace kláves ... k vyvolání operace nebo funkce použijeme předem známou kombinaci kláves. Seznam kláves je uveden v nápovědě úloh , v roletovém menu nebo v dokumentaci aplikace. • Roletové menu ... každá funkce nebo operace je spustitelná výběrem položky z roletového menu. Výběr provedeme kliknutím myší na položku nebo přechodem do menu klávesou Alt a najetím šipkami a odklepnutím klávesou <Enter> zvolené položky. • Kliknutím na ikonu ... pro snadnější volání operací nebo funkcí aplikace je možné využít ikony umístěné na ploše pod řádkovým menu nebo ve zvolených úlohách ve formě butonů. • Kontextové menu ... po kliknutí pravým tlačítkem myší na pracovní ploše se objeví (pokud je nadefinováno) kontextové menu, ze kterého lze nabízené položky vybírat kliknutím myši nebo kombinací šipek a klávesy <Enter>.

•

Start aplikace

• Na ikonu symbolizující aplikaci nastavíme myš. Dvojitým kliknutím na levé tlačítko myši spustíme aplikaci v Magicu. • Po spuštění se před vstupem do aplikace nabídne zadání jména a hesla uživatele. Jestliže aplikace ověří jméno nebo heslo uživatele jako neplatné, pak je uživateli odepřen přístup do aplikace. Po chybném přihlášení MAGIC očekává opravu jména nebo hesla uživatele. • Po správném přihlášení se v okně Magicu otevře menu a úvodní obrazovka aplikace. Jestliže po vstupu do okna Magicu se neotevře žádna aplikace je možné jí otevřít v položce menu Systém - Otevření aplikace. Po vstupu do volby se objeví seznam aplikací, ze kterého lze aplikaci vybrat a otevřít. Výběr aplikace provádíme jak kombinací kláves šipek nebo pohybem myši. Otevření vybrané aplikace provedeme stiskem klávesy Enter nebo dvojitým kliknutím na levé tlačítko myši.

•

Práce v řádkovém a roletovém menu

• Nejčastěji k vyvolání funkce nebo operace aplikace využijeme roletové menu, které je vyvoláno z řádkového menu. • Výběr roletového menu provedeme : Myší ... myší najedeme na řádkové menu, na zvolenou položku a kliknutím na levé tlačítko otevřeme roletové menu. Klávesnicí ... 1. Stisknutím tlačítka Alt přejdeme do řádkového menu na první volbu. 2. Pohybem ukazovátka na řádkovém menu klávesami ←,→ vybereme hledané roletové menu a klávesou <Enter> položku vybereme. • Návrat zpět do pracovní plochy : Myší ... myší klikneme mimo menu. Klávesnicí ... stiskneme klávesu <Esc> • Výběr položky z roletového menu : Myší ... klikneme na jméno položky v roletovém menu. Klávesnicí ... ukazovátkem v roletovém menu najedeme na položku klávesy ←,→ a vybereme klávesou <Enter>.

•

Práce s kontextovým menu

• Pro vyvolání určitých funkcí v určitých oknech je možné použít kontextové menu spustitelné kliknutím pravého tlačítka myši na plochu a výběrem položky z menu. • Výběr položky probíhá obdobně jako v roletovém menu.

V aplikaci lze využít „kontextové menu“ také ve vybraných úlohách (vyvolání se rovněž ovládá kliknutím pravého tlačítka myši) : •

v seznamu objednávek ( také v detailu objednávek v seznamu položek objednávky )

•

v seznamu zakázek

•

v seznamu prodejních dokladů

•

v seznamu příjmových a výdejových dokladů

•

v seznamu ceníkových položek

V těchto úlohách má kontextové menu význam „Nastavení pohledu“ na seznam položek dané funkce, to znamená, že lze zvolit viditelnost jednotlivých sloupců seznamu dle individuálních požadavků.

Nastavení pohledu na libovolný seznam může být různé pro různé uživatele aplikace a lze je kdykoliv změnit.

•

Klíčové klávesy v menu aplikace

• Pohyb ukazovátka v řádkovém, roletovém nebo kontextovém menu zajišťují tyto klávesy : Klávesa

Činnost

Šipka vlevo

posune ukazovátko v menu o položku vlevo

Šipka vpravo

posune ukazovátko v menu o položku vpravo

Ikona

Šipka nahoru posune ukazovátko v menu o položku nahoru Šipka dolů

posune ukazovátko v menu o položku dolů

• Výběr položky v menu klávesou <Enter>. • Návrat zpět z menu klávesou <Esc>.

•

Typy úloh v aplikaci

• O aplikaci ... úloha je spustitelná z roletového menu Nápověda.O aplikaci . Na obrazovce jsou uvedeny důležité parametry aplikace. • Dialog pro dotaz a tisk ... úloha je uváděna před zpracováním sestav, před kontrolami a před vstupem do pracovních úloh. Dialog slouží pro nastavení parametrů úloh. Potvrzení proběhne klávesou <Enter> nebo kliknutím na buton , návrat zpět z dialogu klávesou <Esc> nebo kliknutím na buton . • Tabulka ... úloha zahrnuje tabulku záznamů, ve které lze pořizovat, rušit, opravovat nebo hledat záznamy a určité množství spustitelných funkcí . • Detail položky ... úloha detailně zobrazuje pohled na záznam tabulky. • Upozornění o zpracování ... úloha upozorňuje uživatele o probíhajícím zpracování ( tisk, kontrola, výpočet,…)

•

Klíčové klávesy v úlohách aplikace

• Pohyb kurzoru v dialogových a detailních oknech. Klávesa

Činnost

Šipka dolů

Posun kurzorem doprava po polích záznamu

Šipka nahoru Posun kurzorem záznamu

Ikona

doleva

Page Up

Posun o záznam dopředu

Page Down

Posun o záznam dozadu

po

polích

• Pohyb kurzoru v tabulkách. Klávesa

Činnost

Šipka nahoru Posun o záznam dozadu

Ikona

Šipka dolů

Posune o záznam dopředu

End

posune kurzor doprava na řádku nebo na konec stránky

Page Up

Posun o stránku záznamů dozadu

Page Down

Posune o stránku záznamů dopředu

konec

• Pohyb kurzorem mezi poli záznamu. Klávesa

Činnost

Tab

Posun dopředu po položkách záznamu

Shift+Tab

Posun dozadu po položkách záznamu

Alt+šipka vpravo

Posun na poslední údaj v rámci řádku seznamu

Alt+šipka vlevo

Posun na první údaj řádku v rámci řádku seznamu

Ikona

• Operace se záznamy seznamu. Klávesa

Činnost

F4

Vytvoření nového záznamu v seznamu

F3

Zrušení záznamu v seznamu

F2

Návrat změn všech polí záznamu do stavu před vstupem na záznam

• Operace s poli záznamu Klávesa

Činnost

Šipka vlevo

posune kurzor o jeden znak vlevo

Šipka vpravo

posune kurzor o jeden znak vpravo

Šipka nahoru Posune kurzor nahoru Šipka dolů

Posune kurzor dolů

End

posune kurzor doprava na konec pole

Ikona

Home

Posune kurzor doleva na začátek pole

Backspace

Zrušení znaku vlevo od kurzoru

Del

Zrušení znaku na pozici kurzoru

Insert

Aktivace Insert módu. Přepínání přepisovacím režimem pole.

Šipka nahoru, dolů

ukončení editace pole a skok na předchozí nebo další pole.

mezi

vkládacím

a

• Ostatní důležité operace s polem záznamu. Funkce

Klávesa

Roletové menu

Činnost

Výběr

F5

Editace.Výběr

Operace vyvolá výběrovou tabulku a po výběru záznamu se klíčový údaj převezme do pole.

Rozšíření

F6

Editace.Rozšíření

Operace zvětší editační pole hodnoty pro přehlednější zobrazení hodnoty.

Návrat

Alt+Backspace Editace.Návrat

Označení

Shift+←,↑,→,↓ Myší: levým tlačítkem Označení textu nebo jeho části (ať už a posunem myši. pro vyjmutí či kopírování či vkládání Klávesnicí: Shift a tohoto textu). současným posunem kurzoru šipkami.

Vyjmutí

Shift+Del

Operace provede navrácení změny hodnoty pole do stavu před vstupem do pole.

Editace.Vyjmout

Operace provede zkopírování označené hodnoty do schránky a současný její výmaz.

Kopírování Ctrl+Insert

Editace.Kopírovat

Operace provede zkopírování označené hodnoty do schránky a současný její výmaz.

Vkládání

Editace.Vložit

Operace provede vložení zkopírované hodnoty ze schránky do pole na místo kurzoru.

•

Shift+Insert

Režimy interaktivních úloh aplikace

Nastavení režimu úlohy provádíme jak ikonu v řádku ikon.

stiskem kombinací kláves nebo kliknutím na

Funkce

Klávesa Roletové menu

Prohlížení

Ctrl+Q

Ikona

Režim.Prohlížení záznamu

Modifikace Ctrl+M

Režim.Modifikace záznamu

Vytváření

Ctrl+C

Režim.Vytváření záznamu

Zrušení

Ctrl+D

Režim.Zrušení záznamu Tato volba je přístupná jen v režimu Modifikace.

Stručný popis režimů interaktivní úlohy : Režim

Obsah

Prohlížení

Režim použijeme při prohlížení nebo listování tabulky. V tomto režimu nemůžete měnit obsah polí a rušit záznam. Jestliže se pokusíte o změnu hodnoty v poli, MAGIC vám odpoví pípnutím. V některých úlohách je možné hledat záznam po vypsání písmen na klíčovém poli.

Modifikace Režim povoluje změnit hodnoty polí záznamů nebo vyplňování dialogu. Pro opravy pole použijeme veškeré klíčové klávesy popsané předchozí kapitole. V tomto režimu je povoleno Zrušení záznamu, které se provede po odsouhlasení dotazu, případně po provedení příslušných kontrol. Vytváření

Režim nabídne uživateli prázdnou pracovní plochu tabulky, detailu s nabídnutým novým záznamem pro vyplnění. V režimu platí pro zadávání hodnot do polí, pohyb ukazovátkem po polích všechny kombinace kláves popsané v předešlé kapitole. Přechod do režimu oprav se stejným rozsahem záznamů je nutné přejít do režimu oprav.

Režimy interaktivní úlohy pro práci s pohledy na seznam: Funkce

Klávesa Roletové menu

Nalezni záznam

Ctrl+L

Režim.Nalezni záznam

Nalezni další

Ctrl+N

Režim.Nalezni další

Rozsah

Ctrl+R

Režim.Rozsah

Vyber klíč

Ctrl+K

Režim.Vyber klíč

Třídění

Ctrl+S

Režim.Třídění

Ikona

Stručný popis režimů : Režim

Obsah

Nalezni záznam

Tato funkce slouží k vyhledávání záznamů podle požadovaného kritéria, např. budete-li vyhledávat podle ID dokumentu, zapíšete jeho hodnotu do příslušného pole a stiskněte <Enter>. Záznam je vyhledán, případně je vypsáno hlášení o jeho nenalezení. Vzhledem k rychlosti vyhledávání je vždy nejdříve nutné podívat se, jestli vyhledáváme podle správného klíče (indexu).

Nalezni další

Jestliže byla použita funkce nalezení záznamu a uživatel potřebuje vyhledat další položku v souboru podle stejného kritéria, je možné tak učinit bez opětovného zadávání pomocí této funkce.

Rozsah záznamů

Často je třeba pro lepší orientaci v souboru vypsat jen některé jeho záznamy. Toto se provádí nastavením tzv. filtru. Např. chcete vypsat pouze dokumenty, které byly pořízeny v určitý den . Nejdříve je vhodné setřídit záznamy s dokumenty podle klíče DATUM, a to pomocí volby Vyber klíč. Poté zvolíte funkci Rozsah záznamů, vypíšete do pole Datum pořízení Vámi zvolené datum a stisknete <Enter>. Nyní budou vypsány záznamy vyhovující této podmínce. Další možnosti: • zadání rozsahu libovolného údaje pomocí horní a dolní meze. Např. chcete zobrazit dokumenty pořízené v určitém měsíci. Postup: stiskněte , najeďte kurzorem na pole Datum pořízení, zadejte datum od. Pak stiskněte klávesu , zadejte datum do a potvrďte klávesou <Enter>. • zadání rozsahu pomocí libovolného výrazu. Postup: stiskněte , stiskněte a tím se Vám otevře v levé horní části obrazovky okno. Zadejte sem potřebný výraz - pokud chcete zobrazit např. dokumenty, které mají nenulové datum platnosti do - stiskněte klávesu , nalezněte v seznamu proměnných potřebné pole, vyberte jej pomocí klávesy <Enter> a doplňte výraz do konečného tvaru (např. BA<>’00/00/00’DATE) a potvrďte klávesou <Enter>. Poznámka - ukončit volbu lze pomocí následujících příkazů: - stiskněte postupně za sebou: <Enter>.

, pak a nakonec

Vyber klíč Objeví se výběrová tabulka přednastavených typů setřídění ( klíčů ). Třídění

Tato funkce umožňuje setřídit soubor podle kritérií, která nelze nahradit pouhým tříděním podle klíče, ale jsou dána složitými relacemi mezi poli v záznamech souboru. Po zvolení této funkce se zobrazí tabulka, do které je nutné tuto relaci definovat. Např. budete-li chtít seznam dokumentů setřídit podle autora a data pořízení, stiskněte , pomocí klávesy vytvořte 2 řádky, pomocí klávesy a <Enter> nalezněte a vyberte potřebné 2 pole - autor(do řádku č.1) a datum pořízení (do řádku č.2). Volbu potvrďte klávesou <Enter>. Toto setřídění je pouze dočasné. Tzn. že při uzavření tohoto okna a jeho opětovném spuštění již toto setřídění není k dispozici!!! Pokud jej chcete, musíte je zadat znovu.

Platné klíčové klávesy v režimu hledání a rozsahu:

•

Klávesa Roletové menu

Činnost

F3

Volby.Rušení hodnoty

rušení všech přednastavených hodnot v dialogu „Nastavení výběrového kriteria“

F4

Volby.Rušení pole

rušení hodnoty pole v dialogu „Nastavení výběrového kriteria“

F7

Volby.Hodnota od

nastavení dialogu pro kriterium OD.

F8

Volby.Hodnota do

nastavení dialogu pro kriterium DO.

Ctrl+E

Volby.Definuj výraz

nastavení dialogu pro kriterium ve tvaru výrazu

Systémová nabídka - EDIT

Systémová nabídka Edit se spouští současným stiskem klávesy Alt a klávesy E a slouží k provádění následujících funkcí. Klávesa

Činnost

F2

zrušení editace (provedených změn) v aktuálně otevřeném oknu

Ctrl+Home,Ctrl+End editační funkce pro opětovné vepisování do pole F5

zobrazení detailu, nebo spuštění podúlohy, tzv. funkce ZOOM

F6

zobrazení rozšířené obrazovky, tzv.funkce WIDE, například u velmi dlouhých názvů, které by jiným způsobem nebylo možné vypsat na řádek

F3

režim mazání. Tento režim je možné spustit pouze v režimech modifikace. Výmaz záznamu je nutné potvrdit stiskem tlačítka OK.

F4

tato funkce umožňuje vytvoření nového řádku v tabulkách MAGICU

Ctrl+D

při vyplňování polí je často vyplňován stále stejný údaj. Pro zrychlení vyplňování je možné využít tzv. funkce Dtto, která doplní do aktuálního pole posledně vyplňovaný údaj (lze použít, jste-li v režimu „Vytváření“).

•

Systémová nabídka - SOUBOR

• Otevření aplikace .. tato volba otevře okno se seznamem spustitelných aplikací. Je spustitelná pokud není žádná aplikace spuštěna nebo byla daná aplikace ukončena. • Uzavření aplikace .. uzavře aktivní aplikaci (použití např.při přidání nového uživatele, jeho práv, ap...) • Nastavení tiskárny .. lze takto spustit okno pro nastavení parametrů nainstalované tiskárny. • Konec .. nebo stiskem kláves Alt+F4 ukončíte práci v aplikaci a vracíte se do okna Windows.

•

Systémová nabídka - NÁPOVĚDA

• Použití nápovědy .. slouží jako návod jak využívat nápovědu při práci s programem. • Nápověda (po stisknutí F1) je již vždy konkrétní nápověda k aktivnímu oknu (pokud nápověda existuje, jinak je spuštěna nápověda jako v první volbě). • O aplikaci .. slouží jako informace o autorech programu, kontaktech, ap. • O uživateli .. zobrazí informaci o uživateli zadané v tabulce „Uživatelské ID“. Jedná se o údaje: uživatelské ID, uživatelské jméno, info o uživateli (tyto údaje vkládá do tabulky ID uživatelů uživatel s právem „Správce“).. • O Magicu .. slouží jako informační tabulka, ve které je uživatel programu informován o licenci Magicu, volaných modulech, ap..

•

Horké funkce aplikace

Tzv. horké funkce jsou do aplikace zařazeny z toho důvodu, že je možno je využít v případech, kdy se používá jiná funkce a není možné nebo není vhodné tuto funkci přerušit. Při použití horké funkce se tedy původní funkce nepřeruší, po ukončení práce s horkou funkcí je možno pokračovat v práci v původní funkci. Seznam horkých funkcí je uložen v pravé části lišty ikon aplikace Zásobování.

Následuje popis jednotlivých ikon horkých kláves : změna skladu ceník

cenotvorba dle cenových koeficientů adresář firem seznam zakázek skladové karty stav skladu ( operativní výpočet hodnoty zásob ) kalkulačka – interní kalkulačka aplikace. Předpokladem pro použití této funkce je umístění souboru calc.exe v adresáři dle logického jména MgCestaCalc

Popis jednotlivých funkcí je uveden v příslušných kapitolách dokumentace.