FINANCE. Uživatelská příručka. DATA Software s.r.o. Opava. verze 5.00

FINANCE

verze 5.00

Uživatelská příručka

DATA Software s.r.o. Opava

OBSAH 1.

ÚVOD .............................................................................................................................................................. 4 1.1. ČLENĚNÍ PŘÍRUČKY .................................................................................................................................................. 4 1.2. ZÁKLADNÍ INFORMACE O POUŽITÍ MODULU .............................................................................................................. 5 1.3. TECHNICKÉ POŽADAVKY .......................................................................................................................................... 8 1.4. INSTALACE PROGRAMU A PŘÍPRAVA KE SPUŠTĚNÍ..................................................................................................... 9 1.4.1. Instalace ........................................................................................................................................................... 9 1.4.2. Spuštění programu ........................................................................................................................................... 9 1.4.3. Příprava ke zpracování .................................................................................................................................... 9

2.

OVLÁDÁNÍ PROGRAMU, STANDARDNÍ FUNKCE .................................................................................. 10 2.1.

3.

FUNKCE V DIALOGOVÉM OKNĚ ............................................................................................................................... 10

ČÍSELNÍKY, PARAMETRY ......................................................................................................................... 12 3.1.

PARAMETRY FINANCÍ (ČÍSELNÍKY – DEFINIČNÍ SOUBOR FINANCÍ) ......................................................................... 12

3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9.

ADRESÁŘ FIREM (ČÍSELNÍKY- ADRESÁŘ FIREM NEBO IKONA ) ....................................................................... 15 ČÍSELNÉ ŘADY DOKLADŮ (ČÍSELNÍKY - ČÍSELNÉ ŘADY DOKLADŮ) ........................................................................ 17 ČÍSELNÍK DAŇOVÝCH SKUPIN (ČÍSELNÍKY – ČÍSELNÍK DAŇOVÝCH SKUPIN) ........................................................... 21 TYPY POKLADNÍCH OPERACÍ (ČÍSELNÍKY – TYPY POKLADNÍCH OPERACÍ) .............................................................. 23 SEZNAM BANKOVNÍCH ÚČTŮ (ČÍSELNÍKY- SEZNAM BANKOVNÍCH ÚČTŮ) .............................................................. 25 ČÍSELNÍK VÝBĚROVÝCH KRITÉRIÍ (ČÍSELNÍKY – VÝBĚROVÁ KRITÉRIA) ................................................................. 26 SEZNAM STÁTŮ (ČÍSELNÍKY – SEZNAM STÁTŮ) ...................................................................................................... 26 KURZOVNÍ LÍSTEK (ČÍSELNÍKY – POŘÍZENÍ, IMPORT KURSOVÉHO LÍSTKU, ČÍSELNÍKY – TABULKA PODPOROVANÝCH MĚN) 26 3.10. ČÍSELNÍK FOREM ÚHRADY (ČÍSELNÍKY – ČÍSELNÍK FOREM ÚHRADY) ........................................................................ 26 3.11. SEZNAM UŽIVATELŮ MAGISU (ČÍSELNÍKY – SEZNAM UŽIVATELŮ SYSTÉMU) ............................................................ 27 3.12. DODACÍ PODMÍNKY (ČÍSELNÍKY – ČÍSELNÍK DODACÍCH PODMÍNEK EU) ................................................................... 27 3.13. KÓDY DRUHŮ DOPRAVY (ČÍSELNÍKY – KÓDY DRUHŮ DOPRAVY EU) ........................................................................ 27 3.14. KOMBINOVANÁ NOMENKLATURA (ČÍSELNÍKY – KOMBINOVANÁ NOMENKLATURA EU)........................................... 27 3.15. KÓDY TRANSAKCÍ EU (ČÍSELNÍKY – KÓDY TRANSAKCÍ EU) ..................................................................................... 27 3.16. KÓDY KRAJŮ (ČÍSELNÍKY – KÓDY KRAJŮ EU) ........................................................................................................... 27 3.17. PŘEDDEFINOVANÁ NASTAVENÍ INTRASTAT (ČÍSELNÍKY – PŘEDDEFINOVANÁ NASTAVENÍ INTRASTAT) .................... 27 4.

FAKTURY VYDANÉ

........................................................................................................................... 28

4.1. POŘÍZENÍ FAKTUR VYDANÝCH (FAKTURY VYDANÉ – SEZNAM FAKTUR VYDANÝCH) ................................................... 28 4.2. PENALIZAČNÍ FAKTURY - ÚROKY Z PRODLENÍ – (FAKTURY VYDANÉ – PENALIZAČNÍ FAKTURY)................................. 39 4.3. UPOMÍNKY (FAKTURY VYDANÉ – UPOMÍNKY – VÝBĚR PRO TISK UPOMÍNEK) ............................................................. 42 4.4. SESTAVY FAKTUR VYDANÝCH ..................................................................................................................................... 44 4.4.1. Saldokonto odběratele (Faktury vydané – Saldokonto odběratele) ............................................................... 44 4.4.2. Vzájemné saldokonto (Faktury vydané – Vzájemné saldokonto faktur) ......................................................... 47 4.4.3. Součty faktur vydaných za měsíce (Faktury vydané – Součty faktur za měsíce) ............................................ 48 4.4.4. Analýza pohledávek odběratelů (Faktury vydané – Analýza pohledávek odběratelů) ................................... 50 4.4.5. Časová analýza pohledávek (Faktury vydané – Časová analýza pohledávek) .............................................. 51 5.

FAKTURY PŘIJATÉ

............................................................................................................................. 54

5.1. POŘÍZENÍ FAKTUR PŘIJATÝCH (FAKTURY PŘIJATÉ –SEZNAM FAKTUR PŘIJATÝCH)....................................................... 54 5.2. SESTAVY FAKTUR PŘIJATÝCH ...................................................................................................................................... 62 5.2.1. Saldokonto dodavatele (Faktury přijaté – Saldokonto dodavatele) ............................................................... 62 5.2.2. Součty faktur přijatých za měsíce ................................................................................................................... 64 5.2.3. Analýza závazků ............................................................................................................................................. 66 5.2.4. Časová analýza závazků................................................................................................................................. 67 5.2.5. Schvalování faktur.......................................................................................................................................... 69 5.3. PŘÍKAZY K ÚHRADĚ ..................................................................................................................................................... 71 5.4. PRAVIDELNÉ PLATBY DOKLADŮ................................................................................................................................... 74 5.5. LIKVIDACE DOŠLÝCH FAKTUR A PŘÍJEMEK................................................................................................................... 74

6.

BANKOVNÍ VÝPISY

............................................................................................................................. 76

6.1. POŘÍZENÍ BANKOVNÍHO VÝPISU ................................................................................................................................... 77 6.2. SESTAVY BANKOVNÍCH VÝPISŮ ................................................................................................................................... 78 6.3. HOME BANKING ........................................................................................................................................................... 79 7.

POKLADNA

.......................................................................................................................................... 80

7.1. POŘÍZENÍ POKLADNÍ POLOŽKY ..................................................................................................................................... 80 7.2. SESTAVY POKLADNY ................................................................................................................................................... 82 8.

INTERNÍ DOKLADY .................................................................................................................................... 83

9.

PÁROVÁNÍ DOKLADŮ ................................................................................................................................ 83 9.1. AUTOMATICKÉ PÁROVÁNÍ BANKOVNÍCH VÝPISŮ ......................................................................................................... 84 9.2. AUTOMATICKÉ PÁROVÁNÍ POKLADNÍCH POLOŽEK ....................................................................................................... 86 9.3. RUČNÍ PÁROVÁNÍ DOKLADŮ ........................................................................................................................................ 87

10.

ZPRACOVÁNÍ ZÁLOH ............................................................................................................................. 90

11.

ZÁPOČTY .................................................................................................................................................. 93

12.

ÚČTOVÁNÍ DOKLADŮ ............................................................................................................................ 95

12.1. ON-LINE ÚČTOVÁNÍ (ČÍSELNÍKY – NASTAVENÍ ON LINE ÚČTOVÁNÍ) ......................................................................... 96 12.2. HOSPODÁŘSKÝ ROK ................................................................................................................................................. 101 12.3. OFF-LINE ÚČTOVÁNÍ (ČÍSELNÍKY – NASTAVENÍ OFF-LINE ÚČTOVÁNÍ) ..................................................................... 101 12.4. JEDNODUCHÉ ÚČETNICTVÍ (ČÍSELNÍKY – NASTAVENÍ JEDNODUCHÉHO ÚČETNICTVÍ) .............................................. 102 12.5. SESTAVY NAD ÚČETNÍMI ZÁPISY (FAKTURY VYDANÉ – ÚČETNÍ POLOŽKY SESTAVY) .............................................. 102 13.

DAŇ Z PŘIDANÉ HODNOTY ................................................................................................................. 103

13.1. DAŇOVÉ HLÁŠENÍ .................................................................................................................................................... 104 13.2. SOUHRNNÉ DAŇOVÉ HLÁŠENÍ .................................................................................................................................. 106 13.3. VEDENÍ EVIDENCE A VÝPIS Z EVIDENCE PRO DAŇOVÉ ÚČELY DLE § 92A ZÁKONA O DPH - PŘENESENÁ DAŇOVÁ POVINNOST ....................................................................................................................................................................... 108 14.

INTRASTAT ............................................................................................................................................ 111

15.

FAKTORING ........................................................................................................................................... 111

16.

POBOČKOVÉ ZPRACOVÁNÍ ................................................................................................................ 113

17.

OTEVŘENÍ NOVÉHO ROKU ................................................................................................................. 113

18.

ARCHIV UZAVŘENÝCH DOKLADŮ .................................................................................................... 113

19.

INSTALACE, PARAMETRY APLIKACE, VEDENÍ AGENDY VÍCE FIREM, TISKY .......................... 114

19.1. DOPORUČENÁ ADRESÁŘOVÁ STRUKTURA ................................................................................................................ 114 19.2. OBECNÉ PARAMETRY APLIKACE .............................................................................................................................. 115 19.3. SEZNAM UŽIVATELSKÝCH PRÁV............................................................................................................................... 119 TISKY, NASTAVENÍ FORMULÁŘŮ, GENERÁTOR SESTAV

............................................................................................. 120

1. Úvod 1.1. Členění příručky Příručka je určena jako uživatelská dokumentace modulu Finance, který je součástí informačního systému MAGIS. Příručka popisuje význam zpracovávaných údajů, veškeré funkce modulu a ovládání programu. Prvky ovládání, které jsou v programu unifikovány a jsou společné pro většinu funkcí (případně i pro další moduly systému), jsou popsány v samostatné kapitole Ovládání programu, případně v dokumentaci k databázovému systému MAGIC - Magic Runtime a Generátor sestav. Příručka je členěna na kapitoly podle základních částí programového vybavení. Kapitoly se vztahují k základním finanční dokladům a dále k tématickým okruhům jako například DPH nebo párování dokladů. Každá kapitola obsahuje : •

popis významu programové části

•

popis souvisejících údajů

•

popis základních funkcí

•

popis souvislostí v celém systému

•

popis ovládání je uveden pouze v případě, že se liší od standardního ovládání, které je popsáno v samostatné kapitole. Jako doplněk dokumentace je možno v případě vybraných funkcí použít při ovládání programu zabudovaný kontextový Help.

1.2. Základní informace o použití modulu Modul Finance jako nedílná součást systému MAGIS uspokojuje informační potřeby velké skupiny uživatelů v podniku. Týká se to především přímých uživatelů modulu (fakturanti, ekonomové, účetní, podnikoví manažeři atd.). Je zdrojem životně důležitých informací o aktuálním stavu financí podniku. Modul Finance je o pohybu peněz mezi podnikem a okolím. Finanční modul je určen pro vedení finančních agend subjektů bez ohledu na jejich velikost, právní formu organizace a organizační strukturu. Zajišťuje veškeré základní funkce nutné pro správu financí (faktury vydané, faktury přijaté, bankovní výpisy, podniková pokladna, párování bankovních výpisů, finanční saldokonta, finanční analýzy, homebanking), ale i funkce, které jsou méně obvyklé u obdobných systémů. Vykazuje velikou přizpůsobivost konkrétním individuálním podmínkám (organizačním, metodickým, technickým a jiným) konkrétního uživatele. Modul Finance uživateli umožňuje udržovat a využívat integrovaný systém finančního řízení. Základním přínosem je kdykoliv přístupná aktuální informace o globálním stavu financí i o stavu finančního vypořádání jednotlivých obchodních případů. Co modul umožňuje • • • • • • • • • • •

Pořízení a úpravy finančních dokladů Volnou tvorbu číselných řad finančních dokladů Obecné párování dokladů Evidenci DPH a vytvoření podkladů pro daňové hlášení Tvorbu a tisk různých jiných výstupních sestav dle požadavků uživatele Sledování saldokont dle volitelných kriterií Vstup/výstup finančních dokladů z/do řady dalších cizích systémů Distribuované zpracování dokladů Kontace všech dokladů podle volitelných parametrů Snadnou údržbu dat Home Banking Za názvem kapitoly může být v závorce uvedena cesta, jak popisovanou problematiku najít v menu programu.

Stručný popis jednotlivých částí modulu a často se vyskytujících termínu Číselníky Tato část modulu zahrnuje číselníky (katalogy, matriční data), které jsou nezbytné pro funkci modulu. Většinu číselníku je třeba naplnit před rozjezdem dalších zpracování Jedná se především o dokladové řady, adresář firem (je společný pro celý systém), tabulku daní z přidané hodnoty, seznam bankovních účtů, seznam parametrů financí, šablony předkontace dokladů, typy pokladních operací. Číselné řady Doklady všech typů jsou rozděleny do skupin podle nějaké společné vlastnosti. Těmto skupinám se říká číselné řady. V číselné řadě jsou jednotlivým dokladů přiřazována vzestupně evidenční čísla dokladů. Řady jsou identifikovány Kódem řady a Rokem řady. Na řady dokladů se také váže nastavení předkontace dokladů a naplnění předdefinovaných hodnot při pořizování dokladů

Faktury vydané Tato část slouží k pořízení a následnému zpracování jednoho ze čtyř základních finančních dokladů a to faktur vydaných. Faktury jsou členěny do jednotlivých číselných řad. Při pořízení jsou automaticky kontovány. Součástí faktur jsou také daňové položky pro zpracování DPH. Úhrady faktur jsou prováděny párováním s ostatními doklady (bankovní výpisy, pokladna, zápočty). Nad takto pořízenými fakturami jsou umožněny analytické funkce, saldokonta a přehledy.. Faktury přijaté Faktury přijaté se pořizují, vystavuje se k nim příkaz k úhradě, faktury jsou následně párovány s bankovními výpisy nebo pokladnou. Faktury jsou členěny do jednotlivých číselných řad například podle typu. Při pořízení jsou automaticky kontovány. Nad takto pořízenými fakturami jsou umožněny souhrnné funkce, saldokonta a přehledy. Součástí faktur jsou také daňové položky. Evidenci faktur přijatých je možno podřídit několikastupňovým schvalovacím postupům. Bankovní výpisy Bankovní výpisy jsou pořizovány manuálně nebo importovány z Home Bankingu. Následovně jsou automaticky nebo manuálně párovány s ostatními doklady. Výpisy jsou kontovány při pořízení. Pokladna Položky pokladny jsou pořizovány do některé z pokladních knih. Pokladní knihy jsou členěny podle měny a podle organizačních kritérií. Při pořízení jsou využity předem nastavené typy pokladních operací. V pokladně je možné provádět závěrky, tisknout pokladní knihu atd. Pokladní položky lze také párovat s ostatními doklady a případné daňové položky využít do daňového hlášení. Položky jsou kontovány. V případě požadavku lze vést odděleně knihu příjmů a knihu výdajů. Interní doklady Pro usnadnění vykazování DPH lze pořizovat i interní doklady „s DPH i bez“ přímo ve Financích. Podobně jako v pokladně se nejprve musí nadefinovat typy interních dokladů, následně jim přiřadit typová předkontace . Stejně jako u ostatních typů dokladů musí být pro ně nadefinována číselná řada v číselníku dokladových řad. Párování dokladů Párování dokladů znamená úhradu jednoho dokladu druhým. Při párování dokladů jde o nastavení vazeb mezi doklady, například při párování bankovních výpisů s fakturami jsou spárované faktury označeny jako zaplacené a bankovní výpisy jako spárované. Existuje několik možností jak párovat. Až po spárování dokladů je možno tisknout sestavy podle stavu úhrady. Zpracování záloh Program umožňuje zpracování záloh jak u faktur přijatých tak u faktur vydaných.Je možné vystavovat zálohové faktury, přiřazovat jim platby, odvést daň ze zaplacených zálohových faktur, zasílat potvrzení o přijaté platbě zálohové faktury. Uhrazené zálohy se použijí k úhradě běžných faktur. Program sleduje volné zálohy a jejich čerpání. Zálohy je možné sledovat i v cizích měnách. Účtování dokladů Všechny finanční doklady, u kterých je to nastaveno, mají účetní věty. Účetní věty vznikají při pořízení dokladu na základě nastavené předkontace. Takto vzniklé účetní věty se dále zpracovávají v modulu účetnictví. Existují dva systémy účtování dokladů, Off-line účtování a On-line účtování. U prvního se účetní věty exportují do vstupní dávky účetnictví dávkově. U druhého „On-line účtování“ přímo vznikají ve vstupní dávce současně s pořízením prvotního dokladu.

Zpracování daně z přidané hodnoty U všech daňových dokladů se již při pořízení zaznamenávají informace o dani z přidané hodnoty. Program obsahuje výpočet daňového hlášení. DPH je možné pořídit u faktur vydaných a přijatých, u pokladny, u interních dokladů a volitelně u bankovních výpisů.

1.3. Technické požadavky Programové vybavení je realizováno tak, aby je bylo možno provozovat na běžně používaných hardwarových a softwarových prostředcích. Modul může být provozován samostatně na počítači na platformě Windows/Linux nebo jako součást komplexního systému na rozsáhlé počítačové síti v operačním prostředí Windows server 2008/2012 nebo Linux. Programové vybavení podporuje distribuované zpracování firem s filiálkami nebo vzdálenými pobočkami. Podporováno je také terminálové zpracování. Modul je realizován v databázovém prostředí MAGIC9, UniPaas a vyšších.

1.4. Instalace programu a příprava ke spuštění 1.4.1. Instalace V rámci komplexních informačních systémů provádí instalaci programového vybavení zaškolený dodavatel systému. V případě jednouživatelských instalací je instalace systému jednodušší, instalaci může provést kvalifikovaný uživatel. Pokud se jedná o instalaci v síťovém prostředí (např., Windows 2008, Linux, ...), kdy bude programové vybavení využívat v jednom okamžiku více uživatelů z několika pracovních stanic, je třeba vytvořit pomocí prostředků operačního systému pro každého uživatele, resp. pracovní stanici, individuální nastavení prostředí, např. samostatný pracovní adresář . V tomto adresáři musí být obsaženy veškeré prostředky a korektně nastavené parametry systému pro danou stanici. Doporučujeme přenechat tuto práci zkušeným vyškoleným odborníkům dodavatele.

1.4.2. Spuštění programu Po nainstalování je možno program spustit z pracovního adresáře příslušné pracovní stanice, který byl vytvořen v rámci instalace programu. Na každé pracovní stanice je vytvořena ikona s parametry úlohy pro její spuštění. Po zobrazení úvodních zpráv je uživatel vyzván k zadání tzv. uživatelského ID a případně i uživatelského hesla. Nastavení přihlašovacího jména a hesla je součástí instalace, informace o seznamu přihlašovacích údajů je v souboru parametrů MAGIC.INI, který je jedinečný pro každého uživatele a aplikaci. Obsah tohoto souboru a význam jednotlivých parametrů je popsán v dokumentaci MAGIC Runtime a Generátor sestav. Na základě přihlašovacího ID uživatele jsou podle tabulky uživatelů (tu musí předem nastavit správce systému) přidělena uživatelská práva. V závislosti na přidělených právech je pak zobrazena odpovídající struktura menu. To znamená, že uživatelé systému budou mít k dispozici různé funkce programového modulu. Dokumentace je sestavena z pohledu uživatele, který má přidělena maximální přístupová práva, tj. jsou mu k dispozici veškeré uživatelské funkce modulu. K další práci s programem již můžete využít následujících stránek dokumentace anebo zabudovaného kontextového HELPu (spustitelný klávesou F1).

1.4.3. Příprava ke zpracování Instalací programového vybavení ještě nekončí příprava k rutinnímu využívání modulu. Je třeba ještě učinit některé kroky, které umožní plnohodnotné využití všech funkcí, které požadujete. K přípravě již budete využívat funkcí finančního modulu, které budete volit pomocí menu. V následujícím seznamu jsou uvedeny doporučené kroky, které Vám v přípravě pomohou. Ve většině případů je i příprava ke zpracovaní součástí instalace Systému MAGIS a provádějí jej vyškolení pracovníci. 1. nastavte globální parametry aplikace a cesty k databázím v souboru mgparam.dat, resp. definiční soubor financí 2. pořiďte do číselníku odběratelů-dodavatelů informace o vlastní firmě 3. nastavte číselné řady všech dokladů včetně parametrů 4. pokud bude modul provázán s dalšími moduly systému, je třeba prověřit nastavení rozhraní mezi moduly 5. nastavte tabulku předkontací všech dokladů 6. pořiďte typy pokladních operací a jejich předkontaci 7. pořiďte seznam vlastních bankovních účtů 8. zkontrolujte nastavení číselníku daňových skupin

2. Ovládání programu, standardní funkce V této části dokumentace jsou popsány některé standardní funkce, které jsou součástí všech částí programového modulu a jsou využity i v dalších modulech informačního systému. V dalším textu nebudou popisovány.

2.1. Funkce v dialogovém okně Během tzv. dialogových funkcí, které umožňují uživateli listovat nebo upravovat části databází ( např. dokladů, skladových karet, … ), je možné využít některých zabudovaných standardních funkcí, které jsou uvedeny v následujícím textu. Možnost využití uvedených funkcí může být ovlivněna přidělením či odebráním přístupových práv správcem systému. Ne všechny funkce tedy musí být vždy přístupné. Většina funkcí uvedených v této části a další podrobnosti jsou popsány podrobně v samostatném manuálu MAGIC Runtime a Generátor sestav. Nastavení režimu dialogu Dialog ( práce s funkcemi projektu) vedený obsluhou může být v jednom z následujících režimů • Prohlížení (Query) - v tomto režimu nelze provádět změny. Nastavuje se zadáním kombinace kláves Ctrl/Q nebo stisknutím třetího z druhé trojice butonů v horní liště. • Modifikace (Modify) - v tomto režimu je možné provádět změny v zobrazených datových záznamech. Režim se nastavuje zadáním kombinace Ctrl/M. nebo stisknutím prvního butonu v druhé trojici. • Vytváření (Create) - v tomto režimu je možné vkládat nové záznamy. Vyvolá se kdykoliv zadáním Ctrl/C a/nebo zadáním F4 v režimu Modifikace. Nebo stisknutím druhého butonu. Aktuální režim dialogu je uveden vždy v dolní stavové liště obrazovky v její pravé části.

U některých typů dialogů, typicky se to týká dialogů pro zpracování dokladů, je vyvoláním režimu současně vyvolán přechod z přehledové řádkové obrazovky do detailní obrazovky dokladu. Vymezení rozsahu (CTRL/R) Využívá se většinou v dialozích v řádkovém režimu k nastavení omezující podmínky pro zobrazení vybrané podmnožiny záznamů zobrazené databáze. To je výhodné zvláště při vyhledávání v rozsáhlých seznamech s velkým počtem záznamů. K definice složitější omezující podmínky je možné využít další tabulky prostřednictvím klávesy CTRL/E. Nastavení aktuálního záznamu (CTRL/L) Umožňuje nastavit novou aktuální pozici kurzoru v databázi na základě částečného vyplnění vzorkovacího záznamu, resp. vybraných polí. Jako nový aktuální záznam je nastaven prvý záznam (podle zvoleného řazení), který odpovídá vyplněné vzorce dat. Složitější výrazy pro vyhledání je možné definovat pomocí tabulky výrazů, která je přístupná po zadání kombinace CTRL/E. Alternativní možností nastavení aktuální pozice v zobrazené databázi je postupně zadat na příslušném datovém poli počáteční znaky požadovaného obsahu pole. Podmínkou v tomto případě je, aby byl dialog veden v režimu Prohlížení (Query).

Změna řazení záznamů (Ctrl/K nebo Ctrl/S) Řazení zobrazených záznamů je standardně voleno podle některého předdefinovaného klíče, tj. podle seskupení datových polí. Pro každou databázi je seznam klíčů definován konstruktérem databáze a nemůže být obsluhou změněn. Těchto klíčů může být pro jedinou databázi definována celá řada a obsluha může kdykoliv změnit aktivní klíč pro okamžitou změnu řazení záznamů. To je možné po zadání kombinace kláves Ctrl/K. Jelikož jsou veškeré klíče aktualizovány automaticky při každé změněn databáze, je změna řazení záznamů okamžitá. Pokud pro způsob řazení, který požadujete, není možno využít žádného z předem definovaných klíčů, je možno definovat vlastní výraz pro řazení záznamů. Tato možnost je přístupná po zadání kombinace Ctrl/S, kdy se objeví tabulka pro definici dočasného třídícího klíče prostřednictvím datových polí zobrazené databáze. Je třeba podotknout, že tento způsob změny řazení může být v konkrétním případně značně časově náročný, jelikož znamená přetřídění celé databáze. Časová náročnost úzce souvisí s počtem záznamů v databázi a také se složitostí třídícího kritéria. Urychlit celý proces je možné i tak, že nejprve vyberete požadovanou podmnožinu záznamů, která Vás zajímá, pomocí funkce Vymezení rozsahu (viz výše). Generátor sestav (CTRL/G) Pomocí tohoto aparátu je možné navrhovat vlastní výstupní informace (sestavy) a jejich parametry, sestavené z vybraných údajů zobrazené databáze. Pokud jste použili funkci pro vymezení rozsahu databáze (CTRL/R), objeví se v sestavě pouze vybraná podmnožina záznamů. V sestavě je možné využít libovolné datové pole databáze, nebo i pole vypočtená pomocí jednoduchých aritmetických funkcí. Po vyvolání generátoru se objeví tabulka sestav (tzv. slovník sestav) s již nadefinovanými sestavami. Vybranou sestavu je možno provést (zobrazit) po zadání klávesy F7 na odpovídajícím řádku tabulky sestav. Změnit parametry sestavy (např. nasměrování "tisku" na tiskárnu, obrazovku nebo do souboru) nebo i změnit formát sestavy je možné po zadání klávesy F5 a následném provedení dalších akcí. Podrobně jsou veškeré funkce generátoru popsány v samostatné příručce, případně je k dispozici zabudovaný kontextový Help. Funkční klávesy V následujícím odstavci je uvedena stručná rekapitulace nejdůležitějších funkčních kláves. Jsou zde obsaženy jednak standardní funkční klávesy prostředí MAGIC, jednak uživatelsky definované klávesy. Těchto kláves lze použít kdykoliv během zpracování jednotlivých funkcí projektu.

Klávesová zkratka Magic9

Klávesová zkratka UniPaas

Význam

F1

F1

vyvolání kontextového Helpu

F2

CTRL F2

zrušení úpravy záznamu

F4

F4

nový doklad nebo záznam

F3

F3

rušení záznamu v seznamu nebo rušení dokladu

F5

F5

vyvolání detailu okna nebo výběru ze seznamu (ZOOM, Okno, Detail)

CTRL/M

CTRL/M

oprava dokladu nebo záznamu

CTRL/C

CTRL/E

nastavení režimu vkládání v rámci zpracování seznamu

CTRL/G

CTRL/G

vyvolání generátoru sestav

CTRL/L

CTRL/L

nalezení záznamu

CTRL/N

CTRL/SHIFT/L

nalezení dalšího záznamu

Ikona

CTRL/N

nalezení dalšího záznamu

CTRL/R

nastavení rozsahu (filtru)

CTRL/K

změna třídícího klíče

CTRL/S

přetřídění seznamu podle dočasného klíče

CTRL/P

tisk dokladu nebo sestavy

CTRL/Y

storno dokladu

Pro vyvolání těchto funkcí lze také použít butony (tlačítka) v horní liště otevřeného okna aplikace.

3. Číselníky, parametry 3.1. Parametry Financí (Číselníky – Definiční soubor financí) Parametry financí jsou uloženy v Definičním souboru financí. V případě, že je aplikace Finance používána s jinými moduly informačního systému MAGIS, jsou parametry aplikace spolu s ostatními parametry uloženy v souboru Mgparam. Při spuštění aplikace se automaticky zapisují do definičního souboru financí. Tento soubor obsahuje předdefinované hodnoty pro celý program, jako jsou formáty čísel, kód vlastní měny (Kč). Parametry kontace dokladů - zda vůbec kontovat, kontaci členit na střediska, činnosti nebo zakázky. Soubor dále obsahuje formáty účtu a středisek. Pole definičního souboru financí Cizí měna Povolit saldokonto v cizích měnách Parametr rozhoduje o tom, zda se budou doklady párovat pouze v domácí měně nebo i v cizí měně. Pokud je nastaven na Ano, lze do bankovních výpisů pořídit úhradu v cizí měně, tyto úhrady párovat v cizí měně a tisknout saldokonta v cizí měně. Více informaci v kapitolách Párování dokladů a zpracování záloh. Povolit daňové položky u cizí pokladny Parametr umožňuje sledovat daň z přidané hodnoty u zahraniční pokladny. Formát měna Formát domácí měny doklad, položka, velká Formát částek domácí měny, formát je předdefinován při instalaci systému. Je možné změnit pouze s částečnou znalostí MAGICu. Formát cizí měny doklad, položka, velký Formát částek v cizí měně, platí totéž co pro domácí měnu. Formát kurzu měn

Formát kurzu k domácí měně. Domácí měna Formát domácí měny, v našem případě Kč. Odbytové skupiny, odpovědnost, tisk Povolení odbytových skupin na vydaných resp. přijatých fakturách jednak umožňuje pořizovat příslušné odbytové skupiny na doklady, jednak podle odbytových skupin vyhodnocovat saldokonta. Povolení odpovědnosti za platby faktur umožňuje vyhodnocovat saldokonta podle tohoto kritéria. Pro odbytové skupiny a odpovědné osoby neexistuje žádný číselník, obsah těchto údajů je na rozhodnutí uživatele. Preferovaný tisk dokladů – textový, grafický HTML nebo pevný grafický je především dán technickými možnostmi uživatelů. Je zřejmé, že uživatel s jehličkovou tiskárnou bude užívat textový tisk, zatímco uživatelé laserových nebo inkoustových tiskáren dají přednost tisku grafickému. Typ tisku je pomocí parametru předurčen pro všechny uživatele aplikace, ale nic nebrání před jednotlivým tiskem si vybrat jiný typ tisku. Textové tisky a tisky grafické HTML je možno ještě před tiskem editovat, formuláře přizpůsobovat podle individuálních požadavků uživatele. Povolit další položky FV – údaj může obsahovat doplňující informace z jiných modulů v Magisu, ve Financích se využívá pro kód celního sazebníku na fakturách z EU, resp. pro číselný kód klasifikace produkce (CZ-CPA) v případě přenesené daňové povinnosti. Definice pokladny Povolit položky položek Umožňuje v pokladně pořizovat tzv. sběrné doklady, kdy se jeden pokladní zápis skládá z více pokladních zápisů podobného charakteru. Protože je tato funkce poměrně choulostivá, komplikuje párování saldokonta v účetnictví, nedoporučujeme ji často používat. Rozhodně se na jednom pokladním dokladu nemohou míchat příjmy a výdaje. Kontace tohoto dokladu je složena z kontací jednotlivých položek. Kontrola dat dokladů Program poskytuje uživateli informaci o opožděném pořizování dokladu, pokud datum zdanitelného plnění pořizovaného dokladu je větší o počet dnů uvedených v parametru Nahlásit doklady starší o. Zamčení dokladů do data Pokud je časový zámek povolen, nelze opravovat doklady, u nichž je v číselných řadách dokladů vyplněno datum větší než je datum zdanitelného plnění. Formát ID zboží Jde o masku identifikátoru zboží, podle které se bude zobrazovat. U dlouhých identifikátorů má význam pro oddělení a zpřehlednění logických částí identifikátoru. Zaokrouhlování vydaných faktur Počet desetinných míst položek Počet desetinných míst daně Počet desetinných míst dokladu Kód DPH pro zaokrouhlení, metoda zaokrouhlování V závislosti na zvolené metodě zaokrouhlování se používají jednotlivé kódy daní pro nulovou daň, sníženou daň nebo základní daň. Pokud není vyplněn údaj o metodě zaokrouhlování, pokud je prázdný, případný zaokrouhlovací rozdíl má nulovou daň a to s kódem nulové daně uvedeným v prvním poli seznamu kódů daně pro zaokrouhlení . Metoda A zjištěný rozdíl zaokrouhlení přičte k celkové hodnotě dokladu a provede nový přepočet daní shora. Metoda B zjištěný rozdíl zaokrouhlení rozdělí na základ daně a daň. Výše daně zaokrouhlení je dána výskytem vyšší daně na dokladu. Kód daně pro zaokrouhlení ve snížené sazbě musí být uveden v druhém poli, kód daně pro základní daň ve třetím poli v tabulce definičního souboru financí. Kódy daní pro zaokrouhlení se musí výhradně používat pouze pro zaokrouhlení a musí se proto lišit od ostatních používaných kódů daně. Daň prodeje FV Brutto

Výpočet DPH na fakturách vydaných se provádí shora, tj. z celkové ceny. Implicitně se DPH počítá z ceny bez daně. Konstantní symbol FV, FP Předdefinovaný konstantní symbol. Účetnictví Provádět kontaci dokladu Rozhodnutí o vytváření účetních vět při pořizování dokladů. Ano - doklady se kontují, Ne - účetní věty nevznikají. Tvrdá kontrola kontace Pořizování předkontace dokladů nelze opustit dokud nejsou vyrovnány strany a pokud se částka předkontace liší od celkové částky dokladu Použití číselníků z účta Použití číselníků z modulu Magis Účetnictví Členit do zakázek Povolení účtování do úrovně zakázek. Pouze při Off-line účtování Členit do činností Povolení účtování do úrovně činností. Pouze při Off-line účtování Členit do daňových skupin Při nastavení příznaku na Ano jsou součástí účetních vět kódy daňových skupin. Má význam pro možnost získat daňové hlášení z účetnictví. Kontrola doklad=MD, DAL Parametr zapíná a vypíná kontrolu stran MD a DAL na celkovou částku dokladu. Opravovat zaúčtované doklady Parametr povoluje nebo zakazuje opravovat již zaúčtované doklady. Formát účtu Parametr rozhoduje o formátu pořízení účtu v předkontaci. Je možné definovat pěti a šestimístný účet. Formát střediska, činností, zakázky Parametr rozhoduje o formátu a délce příslušných veličin. Povolit daňové položky u bankovních výpisů Pokud je nastaveno na Ano, lze pořizovat údaje o daňových položkách i u banky. Více Informací v kapitole Daň z přidané hodnoty. Jednoduché účetnictví Parametr umožňuje pořizovat účetní věty ve formátu vhodném pro import do modulu MAGIS Deník. Zjednodušená kontace pokladny on- line Parametr umožňuje nastavit jednoduše šablony pro účtování pokladních operací. Pro každou pokladní řadu se nastaví jeden účet pro účtování pokladny, pro pokladních operace se nastaví předkontace jen na protistraně. Pokud je tento parametr vypnut musí se šablona předkontace každé pokladní operace nadefinovat pro obě strany MA DÁTI i DAL. Kód firem pro úpravy Parametr ovlivňuje chování programu, ve kterém jsou pro konkrétní zákazníky naprogramovány speciální funkce.

3.2. Adresář firem (Číselníky- Adresář firem nebo ikona

)

Obsahuje seznam adres a dalších údajů o dodavatelích a odběratelích. Každá položka adresáře musí být označena jednoznačným tzv. ID klienta, což může být např. interní číslo, IČO, zkratka názvu apod. V adresáři jsou uvedeny další identifikační údaje, bankovní spojení, jména zástupců a řada dalších údajů. Adresář je sdílen i ostatními moduly systému (Zásoby, Účetnictví). V rámci Financí je využíván ve všech typech dokladů, kdykoliv je třeba zadat adresu nebo jinou identifikaci klienta. Speciální a povinnou položkou adresáře je záznam o firmě provozovatele systému. Identifikace, která odpovídá vlastní firmě, musí být uvedena v každé číselné řadě dokladů pod „Vlastním ID“. Z adresáře jsou pak čerpány informace o firmě provozovatele, kdykoliv je to potřebné, např. při vystavení a tisku faktury atd. V poli poznámka u vlastní firmy se uvádí informace o zápisu v obchodním rejstříku. V této kapitole není uváděn výčet všech údajů zaznamenaných v adresáři, neboť význam většiny z nich je zřejmý již z jejich pojmenování. Úpravy v adresáři firem jsou omezeny přístupovými právy jednotlivých uživatelů. Tento jednoduchý adresář firem je možno nahradit rozšířenou variantou adresáře a to pomocí tzv. CRM (Customer relationship managment), což je další samostatný modul informačního systému MAGIS. V této dokumentaci je ale popsána funkcionalita základního adresáře firem, popis CRM je součástí samostatné dokumentace k modulu MAGIS CRM. Funkce pro práci s adresářem firem Kromě základních funkcí ( Nový záznam, Detail, Oprava, Rušení záznamu ) jsou k dispozici tyto funkce:

Kontrola duplicitního výskytu IČA Výsledkem kontroly je sestava obsahující seznam firem, které mají shodné IČ. Výskyt shodného IČa může být jak v důsledku chyb při pořizování položek adresáře firem, tak i v důsledku vícenásobného výskytu jedné firmy v adresáři z důvodu evidence všech poboček jedné firmy. Přehled faktur vydaných a saldokonta odběratele Slouží k rychlé orientaci ve stavu pohledávek vybrané firmy. Přehled faktur přijatých a saldokonta dodavatele Slouží k rychlé orientaci ve stavu závazků vybrané firmy.

Tisk Vytisknout lze seznam partnerů s adresami nebo údaje jednotlivé firmy. Dokument Často existují další dokumenty, např. smlouvy, kalkulace apod., které souvisí s firmou v adresáři firem. Odkazy na tyto soubory lze evidovat v této funkci, soubory lze odtud prohlížet.

Protože adresář firem je klíčový číselník, který je třeba používat i mimo aplikace MAGISu, například pro hromadnou korespondenci, je v číselnících funkce Export adresáře do Excelu, která požadovaná pole podle vybraných kritérií exportuje do Excelu. Pole určená pro export se označí zaškrtnutím a uvedením čísla sloupce v Excelu. Záznamy lze vybírat podle výběrového kritéria nebo podle indikace firmy. Vhodně navržený a dobře udržovaný adresář firem patří k jednomu z předpokladů úspěšného používání modulu Finance i dalších modulů, které tento číselník využívají. Zvláště je velmi důležité zavést systém přidělování ID firem a dbát při pořizování nových firem na to, aby se firmy v číselníku nevyskytovaly vícekrát pod různými ID. Výjimku představují firmy, které jsou v adresáři firem pořízeny vícekrát z důvodu jejich používání na dokladech – pro firmu (pobočku), která je v systému označena jako odběrní místo, se vystavují dodací listy, pro firmu, která je označena jako fakturační místo, se vystavují faktury. Detail firmy :

Obsah většiny polí v detailu firmy je zřejmý z pojmenování pole. Výběrové kritérium Výběrové kritérium je řetězec alfanumerických znaků, které určují vlastnosti firmy. Jsou to uživatelsky volitelné údaje, podle kterých lze filtrovat různé výstupy, např.saldokonto. Indikace firmy

Indikace firmy určuje použití firmy v dokladech. Povolené typy jsou F – fakturační adresa, D – dodací místo, G group a A – adresa. Pokud je v indikaci firmy uveden údaj D – dodací místo, musí být současně k této firmě připojena firma s označením F – fakturační místo. Přiřazení se provede pomocí butonu Kontakty. Provozní údaje V bloku „Provozní údaje“ lze nastavit volitelné parametry, které se jednak využívají při vystavování dokladů z jiných modulů, např. ze Zásob, jednak slouží k dalšímu rozlišení při sledování závazků/pohledávek firmy (odpovědnost platby, ID dealera, odbytová skupina). Fakturační údaje V bloku „Fakturační údaje“ jsou volitelné parametry související s fakturací. Hodnoty parametrů „Splatnost“ a „Výše penále“ jsou implicitně nastaveny u dokladových řad, pokud jsou ale vyplněny na kartě firmy, mají přednost před implicitními hodnotami u dokladové řady. Při zadané hodnotě „Kredit limit“ je při vystavování dokladů sledováno saldokonto odběratele a při překročení nastavené hodnoty je umožněno vystavit pouze hotovostní doklad ve skladové evidenci. „Limit výdejových dokladů“ omezuje maximální hodnotu výdejového dokladu. Pokud je parametr „Zasílat doklady Mail-Pošta“ nastaven na hodnotu A, je automaticky při tisku faktury vydané nabízen dialog pro odeslání dokladu. Butony E-mail Pokud je v poli „E-mail“ vyplněna e-mailová adresa, stisknutím tohoto butonu se otevře dialog s poštovním klientem a lze přímo z programu Finance poslat zprávu. Ruš Při rušení záznamu v adresáři firem probíhá kontrola na výskyt záznamu v účetních dokladech. Až po odsouhlasení varovných zpráv je provedeno smazání záznamu. Kontakty - Soubor vazeb k adresáři Ke každé položce adresáře lze nadefinovat vazbu na existující položku adresáře. Vazeb lze ve spojitosti s údajem "typ klienta" využít např. pro tvorbu hromadných faktur, pro sledování evidence tzv. hlavní firmy, hromadného fakturačního místa, apod. Bankovní účty Hlavní bankovní účet firmy je pořizován přímo do základní obrazovky, další bankovní účty je možno zaevidovat pomocí tohoto butonu. V tomto seznamu mohou být uvedeny všechny používané bankovní účty, přičemž hlavní bankovní účet je označen pomocí zaškrtnutí v poli „Hl uč“ . V tomto číselníku je možno doplnit další údaje bankovních účtů, jako je IBAN, SWIFT atd.

3.3. Číselné řady dokladů (Číselníky - Číselné řady dokladů) Jedná se o základní číselník, který určuje rozdělení dokladů do jednotlivých číselných řad. Řadou rozumíme skupinu dokladů, například faktur přijatých, jejichž čísla následují po sobě. Znamená to, že můžeme vést najednou několik řad stejného finančního dokladu. Číselník určuje, kolik řad bude nadefinováno, jak budou vypadat čísla dokladů a jaké předdefinované hodnoty se při pořizování dokladů v řadě budou do dokladu automaticky doplňovat. Každá řada je identifikována jednoznakovým/dvouznakovým kódem a rokem (A94, P95). Bez pořízení číselných řad nelze pořizovat žádné finanční doklady. Řady se definují pro faktury vydané a přijaté, bankovní výpisy, pokladnu, pravidelné platby, příkazy k úhradě, zápočty, interní doklady, vyrovnávací doklady a finanční vazby. Typické je rozdělit finanční doklady do řad podle společné vlastnosti, nejčastěji podle předkontace. Například se dělí do zvláštních řad faktury domácí a zahraniční,

protože se sleduje zvlášť saldokonto domácí a zahraniční. U pokladny reprezentuje řada pokladní knihu, u bankovních výpisu odpovídá řada výpisům z jednoho bankovního účtu. Při navrhování struktury řad dokladů je také třeba mít na paměti, že k jednotlivým řadám se dají nadefinovat společné implicitní hodnoty, které se do dokladů při pořízení automaticky doplní. Dalším kritériem pro rozdělení dokladů je také předkontace dokladů, která se váže k jednotlivým dokladům a řadám. Více informací o předkontaci v kapitole Účtování dokladů. Pro každý kalendářní rok se definuje nová sada dokladových řad, která se od ostatních liší hodnotou roku a aktuálním číslem. Pro zjednodušení při nastavení sady pro nový rok slouží buton Nastav, kdy se podle dokladových řad aktuálního roku nastaví řady pro rok nový. Současně s touto akcí se provede nastavení On-Line účtování nových dokladových řad. Program se snaží nastavit i aktuální čísla nových dokladových řad, je ale potřeba zkontrolovat, zda se nastavení podařilo provést. V opačném případě se musí doplnit čísla ručně. Posledním krokem v nastavení nových dokladových řad je spuštění kontroly pomocí butonu Kontrola. Pro přehledné zobrazení dokladových lze zaškrtnout pole Jen aktuální rok, které omezí pohled na dokladové řady jen na aktuální rok. Základní údaje číselných řad dokladů

Kód dokladu Kód dokladu určuje finanční doklad, pro který je řada určena. Vybírá se z číselníku dokladů, který je pevně nadefinován v systému a uživatel ho nemůže měnit. Je možné vybírat z následujících dokladů, které systém zná : BV FP FV PO VY ZA PP PU VF ID

Bankovní výpisy Faktury přijaté Faktury vydané Pokladna Vyrovnávací doklady Zápočty Pravidelné platby Příkazy k úhradě Vazby finanční Interní doklady

Nejedná se o doklad Nejedná se o doklad Nejedná se o doklad

VF Vazby finanční nereprezentují žádný doklad, jedná se o pomocnou řadu, využívanou při párování dokladů. Pro správný běh systému je třeba zadat právě jednu řadu vazeb finančních. Na roku řady nezáleží a není ho třeba vyplnit. Pro další roky není třeba zadávat další řady VF. Kód řady Jednoznakový/dvouznakový kód řady, který společně s rokem řadu jednoznačně identifikuje. Tato identifikace se přenáší do hlaviček dokladů. Standardní verze mají kód jednoznakový, podle počtu číselných řad je možné povolit i dvojznakové kódy pro zvětšení počtu řad dokladů. Kód řady může obsahovat pouze alfanumerické znaky.

Rok řady Dvojznaková identifikace roku číselné řady například 98 nebo 99. Předpokládá se, že v dalších letech běhu programu budou definovány nové řady se stejným kódem, ale s vyšším rokem. Na konci roku není vhodné číselné řady předchozího roku mazat ani je přepisovat na rok následující. Pro rok 2000 je vhodné použít rok řady 20. Případné použití řady 00 by vyvolalo chyby ve výstupních sestavách. Řada účetní Alternativní označení dokladové řady pro potřeby účetnictví. Pokud není vyplněno, použijí se pro označení řad do účetnictví kódy finančních dokladů řady. Více informací kapitola Účtování dokladů. Aktuální číslo Číselné řady slouží také jako generátor čísel dokladů. Při rozjezdu systému je zde třeba zadat první číslo dokladu v číselné řadě. První pořízený doklad v řadě toto číslo získá a aktuální číslo se zvedne o jedničku. V tomto poli se tedy nachází vždy první volné číslo pro pořízení dalších dokladů. Při zadávání počátečního čísla dokladů v řadě je třeba mít na paměti, že čísla jednotlivých dokladů, musí být v rámci jednoho typu dokladu jedinečná například faktur vydaných. Je proto třeba zvážit předpokládaný počet dokladů v řadě v průběhu celého roku a navrhnout čísla řad stejných typů dokladů s určitou rezervou, aby nedošlo k překřížení řad. Čísla v řadách u různých typů dokladů mohou být shodná. Typické je číslování řad dokladu, nap. 9910001,9920001,9930001. Aktuální číslo může obsahovat maximálně 10 číslic, ale nemusí mít u různých řad stejnou délku. Je vhodné použít jako první dva znaky rok řady. Pro rok 2000 je nejvhodnější jako první dva znaky použít 20. Není vhodné začínat číslo dokladu nulou, program se s tím vypořádá, ale pokud je toto číslo využito jako variabilní symbol, platba s tímto variabilním symbolem se špatně páruje. POZOR !!! Číslování bankovních výpisů má při nastaveném on-line účtování navíc ještě jedno specifikum. Hlavička účetního dokladu přiřazeného k bankovnímu výpisu se skládá z prvních tří (v případě osmiznakového aktuálního čísla) resp. z prvních čtyř (v případě desetiznakového aktuálního čísla) znaků aktuálního čísla bankovní řady a z pořadového čísla výpisu. Položky jsou pak číslovány vzestupně aktuálním číslem. Toto je potřeba vést v patrnosti při nastavování nových dokladových řad bankovních výpisů. Jinak se může stát, že dva účetní doklady kolidují, protože mají shodnou hlavičku v jednom měsíci, zatímco položky spadají do různých měsíců. Název číselné řady Textové pole, do kterého lze zadat libovolný název dokladové řad, například Faktury cizina. Běžný typ Nejběžnější typ dokladu v číselné řadě. Při pořizování nového dokladu z této řady se tento typ automaticky pořídí do hlavičky dokladu. Typy jsou pevně předdefinovány v systému a uživatel je nemůže měnit. Největší význam má tento parametr u faktur vydaných a přijatých. Zde je také největší množství typů, které lze vybrat. U faktur lze vybrat z následujících typů : F D Z Y R P J

Faktura Dobropis/Opravný daňový doklad Zálohová faktura Zálohová faktura – daňový doklad Proforma faktura Penalizační faktura – Úrok z prodlení JCD – faktura jednotné celní deklarace

U bankovních výpisů existují dva typy dokladů příjem a platba označené + a -. U pokladny typy dokladů nahrazují typy pokladní operace, které mají ještě další vlastnosti. U vyrovnávacích dokladů jsou možné typy : H Haléřový zisk I Haléřová ztráta K Kursový zisk L Kursová ztráta C Cenový rozdíl S Sleva Podle typu dokladu je také doklad automaticky kontován viz Účtování dokladů. Povolené typy

Zde je třeba zadat všechny typy dokladu, které jsou v řadě povoleny, ostatní typy se v řadě nedají pořídit. Toto pole je významné zejména u faktur přijatých a vydaných. Pomocí tohoto pole se oddělují řady faktur a dobropisů/opravných daňových dokladů od zálohových faktur. Tyto typy není vhodné míchat v jedné řadě. Také penalizační faktury by měly mít vlastní řadu. Cena brutto / netto Toto pole je významné jen u faktur vydaných. Parametr rozhoduje o tom, jak se bude v řadě faktur vypočítávat daň z přidané hodnoty. N – netto, z ceny bez daně se spočítá daň a celková cena. B - brutto, z ceny z daní se zpětně spočítá základ a daň. Nejčastěji je používána varianta Netto. Více informací v kapitole Daň z přidané hodnoty. Kód účtu Kód bankovního účtu se vybírá z číselníku vlastních bankovních účtů. Význam se u různých typů dokladů liší. U řady bankovních výpisů, respektive příkazů k úhradě určuje bankovní účet výpisu/ příkazu, u faktur vydaných účet, na který se má poslat platba, u faktur přijatých účet, ze kterého budou faktury hrazeny. Vlastní ID ID vlastní firmy, vazba do číselníku firem, kde jsou údaje o vlastní firmě, které jsou potřebné například pro tisk faktur. (Adresa, IČO, DIČ ..) Volné číslování Parametr povolující přístup uživatele do čísla nového dokladu v řadě. Pokud je nastaven na N, je číslo dokladu generováno automaticky na základě volného čísla dokladu. Při nastavení na A, lze číslo dokladu zadat při pořízení ručně. Parametr má význam jen u faktur . Pro běžný provoz není volné číslování vhodné a nedoporučuje se. Splatnost dnů Počet dnů běžné splatnosti. Pole má význam jen u faktur vydaných a přijatých. Na základě tohoto počtu dní a data vystavení faktury se spočte den splatnosti faktury. Ten se samozřejmě dá u každé faktury individuálně opravit. Pokud je tento údaj zadán v adresáři firem, má při vystavování dokladu přednost před hodnotou v číselných řadách dokladu. Penále Procento penále, které se přenáší na každou vystavovanou fakturu v dané řadě faktur vydaných. U jiných dokladů postrádá smysl. Další informace v podkapitole Penalizační faktury. Pokud je procento penále vyplněno v adresáři firem, má přednost před hodnotou u číselné řady. Běžný kód daně domácí Kód daňové skupiny daně z přidané hodnoty, který se nejčastěji vyskytuje u dané řady faktur. Při vystavování dokladu se vždy nabídne jako první. Možný výběr z číselníku daňových skupin. Více souvislostí v kapitole Daň z přidané hodnoty. Běžný kód daně cizina Kód daně z přidané hodnoty pro doklady vystavované v daňové oblasti cizina nebo EU, nejběžněji se zadává kód daně s nulovým procentem. Měna Kód měny pro valutovou pokladnu nebo devizový účet. Platné jen u číselných řad pokladny, bankovních výpisů a příkazů k úhradě. Valuta Příznak valutové pokladny nebo devizového účtu. Hodnota A označuje řadu vedenou v cizí měně a zároveň v korunách. Nevyplněný příznak nebo N značí korunovou pokladnu nebo bankovní účet. Svázaná řada Pole se vyplňuje pouze u dokladových řad pokladny v případě, kdy se pořizují zvlášť příjmové a výdejové pokladní doklady. Pole obsahuje kód svázané řady. Zamčeno do data Všechny doklady v řadě starší než toto datum jsou zamčeny – nelze je modifikovat. Běžně je toto datum ponecháno prázdné.

Kontace analytik Pole má význam ve spojení s modulem Zásobování, pokud obsahuje písmeno A a v Zásobách jsou nastaveny analytické účty u ceníkových položek, pak se výnosové účty na faktuře dělí analyticky podle jednotlivých položek. Poznámka před, poznámka po Pole se týkají pouze faktur vydaných. Na vydaných fakturách je u některých řad potřeba tisknout stále stejný text, který je předdefinován v těchto polích. V číselných řadách jsou povoleny běžné funkce jako pořízení, oprava nebo mazání, jedinou speciální funkcí je kontrola, která zkontroluje zda se rozsahy číselných řad nepřekrývají. To znamená pokud jsou ve dvou číselných řadách nastaveny počáteční aktuální čísla shodně nebo s malým rozdílem je nahlášena chyba. Bez nastavení číselných řad není možné fungování programu, proto se tyto řady nastavují při instalaci jako jedny z prvních. Úprava DPH FV Indikace povoluje opravovat vypočtené hodnoty daně ručně. Způsob úhrady FP Implicitní nastavení způsobu úhrady faktur přijatých. Počet ks, cena FV Povolené hodnoty jsou mezera, „S“ a „T“. V případě nastavení indikace na „S“ se při pořizování položek faktur vydaných násobí množství na položce faktury stem, v případě nastavení indikace na T se počet násobí tisícem. Kód Intrastat Přístupný pouze pro faktury vydané a faktury přijaté. Pro účely intrastatu lze nadefinovat kombinaci implicitních parametrů, jejíž kód lze příslušné řadě faktur vydaných resp. faktur přijatých přiřadit pomocí výběru klávesou F5 . Nezaokrouhlovat Celková hodnota dokladu pořízeného v takto označené řadě se nebude zaokrouhlovat podle pravidel nastavených v aplikaci.

3.4. Číselník daňových skupin (Číselníky – Číselník daňových skupin) Seznam všech používaných daňových skupin pro daň z přidané hodnoty. Podle těchto skupin daně se následovně sestavuje daňové hlášení. Počet daňových skupin zvolíme podle potřeby daňového hlášení. Maximální počet není omezen, minimálně potřebujeme tři daňové skupiny.

Pole číselníku daňových skupin Kód daně Jednoznačný dvojznakový kód daňové skupiny například D0, D1. Procento daně Procentuální sazba DPH dané skupiny daně. Je možné pořídit několik skupin se stejným procentem DPH ale s různým kódem. Má to význam pro rozčlenění daňového hlášení. Více informací kapitola Daň z přidané hodnoty Název skupiny Textový název skupiny daně Povoleno u dokladů Příznak zda danou daň můžeme použít u dokladu. Nevyplněno nebo A znamená povoleno, N znamená nepovoleno Bez nastavení tohoto číselníku nebude program pracovat. Typické je následující nastavení D0 D1 D2 DZ S1 S2 PP P1 P2 R1 R2 Z0 Z1 Z2

0% 14% 20% 0% 14% 20% 0% 14% 20% 14% 20% 0% 14% 20%

osvobozeno od daně snížená daň základní daň zaokrouhlení snížená daň služeb * základní daň služeb * přenesená daň.povinnost přenesená daň.povinnost snížená přenesená daň.povinnost reverzní snížená daň reverzní základní daň daň zálohových faktur snížená daň zálohových faktur základní daň zálohových faktur

* má význam zavádět pouze při vývoz služeb do EU Odkaz přenes. pov., Kód P.D.P. Vyplňuje se u nulové daně pro přenesenou povinnost kódem daně, do které se má nulová daň převést. Kód P.D.P je kód sazebníku klasifikace produkce CZ-CPA, který dani odpovídá – používá se při zjednodušeném pořizování podkladů pro vykazování přenesené daňové povinnosti (zapnutý parametr Fi2122). Více souvislostí v Kapitole Účtování dokladů a Daň z přidané hodnoty.

3.5. Typy pokladních operací (Číselníky – Typy pokladních operací) Tento číselník se vztahuje pouze k pokladně. Lze nadefinovat libovolný počet typů pokladních operací. Pokladní operací rozumíme například „Úhradu Faktury přijaté“, „Odvod hotovosti do banky“, „Proplacení cestovního příkazu“ a obdobné typické operace, které se v pokladně provádějí a stejně se účtují. Tyto typy pokladních operací mají obdobný význam jako typy dokladů u ostatních finančních dokladů. Lze také nadefinovat předkontaci pro každý typ pokladní operace odlišně. Znamená to, že s výběrem pokladní operace se při pořizování pokladní položky automaticky vytvoří příslušné účetních věty. Číselník obsahuje následující pole.

Typ operace Dvouznakový jednoznačný kód pokladní operace, definuje uživatel. Název operace Text, který popisuje o jakou operaci se jedná, například „Výplata mezd“.

Běžné znaménko Lze pořídit + nebo -. Rozlišení příjmových a výdajových operací. Daň Ano/Ne Rozhodnutí o tom zda daná pokladní operace je daňová (DPH) či nikoliv. Daňové se pak zahrnují do daňového hlášení. U daňových operací je pak jiný postup pořizování v pokladní knize než u nedaňových. Běžná daň Má význam jen u daňových operací. Kód daně, která se nabízí jako první při pořizování pokladní položky. Výběr z číselníku daňových skupin. Párovací operace Rozhoduje o tom, zda lze daný typ pokladní operace párovat s jiným finančním dokladem. Typické například pro „Úhradu faktur“ v hotovosti, nebo u „Odvodu hotovosti“ z pokladny do banky. Další informace najdete v kapitole zabývající se párováním dokladů. Počet typů pokladních operací závisí na uživateli. Pokud se zadá dostatečný počet a dále se k těmto typům nadefinuje předkontace, bude značně usnadněno pořizování pokladních položek. Součástí instalace je typický číselník typů pokladních operací, který se dá jen modifikovat podle specifik instalace. Nastavení vzoru kontace pro jednotlivé pokladní operace se pořizuje buď, při Off-line účtování, v Číselnících – Nastavení Off-line – Předkontace pokladny,

nebo při on line účtování v Číselnících – Nastavení On-line účtování- Zadání on-line předkontace pokladny.

Při off-line účtování se pro každou pokladnu zvlášť nastaví kontace používaných pokladních operací. Při on-line účtování je možno přetáhnout nadefinovanou kontaci z off-line účtování pomocí butonu ImportOffL , případně ručně nadefinovat jednu vzorovou pokladní řadu a kontaci pro ostatní řady nastavit pomocí kopírování vzorové kontace. Přetažení se provádí pomocí butonu ImportŘada, kdy se v dialogu zadá analytický účet kontované pokladny. Buton Smazání smaže veškerou kontaci vybrané pokladní řady.

3.6. Seznam bankovních účtů (Číselníky- Seznam bankovních účtů) V tomto číselníku se evidují všechny vlastní bankovní účty společnosti. Slouží jak pro tiskové účely, například při tisku faktur, tak i pro potřeby Home Bankingu. Kód účtu Jednoznakový jednoznačný kód který se později ukládá do hlaviček dokladů. Definuje uživatel. Název banky Textové pole, vyplní se název bankovního ústavu u kterého je účet veden. Číslo účtu Textové pole, vyplní se číslo bankovního účtu včetně případné pomlčky. Směrový kód Směrový kód banky, například 0100 Název pobočky Textové pole, název města pobočky banky

Kód a interní číslo účtu Údaje pro identifikaci účtu pro Home Banking Swift kód , Korespondent , Zapnout IBAN, Prefix IBAN Údaje uváděné na zahraničních fakturách

3.7. Číselník výběrových kritérií (Číselníky – Výběrová kritéria) Tento číselník obsahuje seznam kódů a názvů výběrových kritérií. Pomocí výběrových kritérií je možné kategorizovat saldokonta odběratelů/ dodavatelů, tisky a podobně například podle oboru činnosti, lokality apod.

3.8. Seznam států (Číselníky – Seznam států) Číselník je nepovinný, obsahuje mezinárodní kódy států a jejich názvy.

3.9. Kurzovní lístek (Číselníky – Pořízení, Import kursového lístku, Číselníky – Tabulka podporovaných měn) Číselník je nepovinný, umožňuje sledovat historii kurzů. Lze jej inicializovat poloautomaticky načtením platného středního kurzu ČNB pomocí butonu ImportČNB. Aktuální kurz se načítá až po 14 hodině, kdy je k dispozici, do 14 hodiny se stahuje kurz z předchozího dne. Protože není nutno v kurzovním lístku sledovat všechny měny, ale jen měny, které firma používá, nadefinují se používané měny do tabulky pro podporované měny : Číselníky – Tabulka podporovaných měn.

3.10. Číselník forem úhrady (Číselníky – Číselník forem úhrady) Číselník je nepovinný, obsahuje seznam kódů a názvů pro různé formy úhrady včetně jazykových mutací. Pro faktury vydané jsou implicitně nastaveny následující kódy pro typy plateb : P - platba příkazem H - hotovostní platba S - platba složenkou D – platba dobírkou Pro kombinaci platby a data splatnosti lze použít typy R – splatnost faktury bude nastavena na x pracovních dnů y- tého měsíce, hodnoty x,y se vyčíslují z doby splatnosti odběratele v adresáři firem (příklad : doba splatnosti odběratele je nastavena na hodnotu 120 (=yxx), to znamená, že splatnost faktury bude ve 20.pracovním dni následujícího měsíce) T – splatnost faktury bude nastavena na x. tý den y.tého měsíce, hodnoty x,y se vyčíslují z doby splatnosti odběratele v adresáři firem (příklad : doba splatnosti odběratele je nastavena na hodnotu 120 (=yxx), to znamená, že splatnost faktury bude 20. následujícího měsíce) Faktury přijaté mají varianty plateb následující : P –platba příkazem I – inkaso Z- zápočet S – směnka N – neplatit - nevyplněno Do příkazů k úhradě se nabízejí pouze ty faktury, které mají vyplněn způsob úhrady P, tj. příkazem.

3.11. Seznam uživatelů Magisu (Číselníky – Seznam uživatelů systému) Slouží pro identifikaci osoby zodpovědné za vystavení faktur a upomínek, schvalování došlých faktur, tisk jejích nacionálií, jako je celé jméno, telefon, fax, email, obraz podpisu nebo razítka. Číselník je nepovinný.

3.12. Dodací podmínky (Číselníky – Číselník dodacích podmínek EU) Seznam dodacích podmínek pro jazykové mutace. Číselník je nepovinný. Používá se pro vytvoření podkladů pro Intrastat. Naplňuje se uživatelsky podle platných číselníku celní správy.

3.13. Kódy druhů dopravy (Číselníky – Kódy druhů dopravy EU) Seznam kódů dopravy pro jazykové mutace. Číselník je nepovinný. Používá se pro vytvoření podkladů pro Intrastat. Naplňuje se uživatelsky podle platných číselníku celní správy.

3.14. Kombinovaná nomenklatura (Číselníky – Kombinovaná Nomenklatura EU) Seznam kódů TARIC pro jazykové mutace. Číselník je nepovinný. Používá se pro vytvoření podkladů pro Intrastat. Naplňuje se uživatelsky podle platných číselníku celní správy. Současně se používá pro evidenci číselného kódu klasifikace produkce CZ-CPA 41 až 43 pro účely pořízení podkladů pro výpis z evidence pro daňové účely (přenesená daňová povinnost).

3.15. Kódy transakcí EU (Číselníky – Kódy transakcí EU) Seznam kódů transakcí pro jazykové mutace. Číselník je nepovinný. Používá se pro vytvoření podkladů pro Intrastat. Naplňuje se podle platných číselníku celní správy.

3.16. Kódy krajů (Číselníky – Kódy krajů EU) Seznam kódů krajů. Číselník je nepovinný.

3.17. Předdefinovaná nastavení Intrastat (Číselníky – Předdefinovaná nastavení Intrastat) Seznam vzorových kombinací kódu pro pořízení Intrastatu. Jednotlivé kombinace lze přímo vybírat při pořizování faktur. Číselník je nepovinný.

Ve volbě Číselníky se kromě číselníků vyplňují údaje pro účtování ON-LINE, OFF-LINE nebo pro jednoduché účtování, nastavení účtování je popsáno v kapitole Účtování dokladů.

4. Faktury vydané Zpracování faktur vydaných je jednou ze čtyř hlavních agend programu Finance. Program umožňuje evidovat libovolný počet faktur v různých číselných řadách. Každá číselná řada je označena jednoznakovým resp. dvouznakovým kódem, rokem a názvem řady. Řady si může uživatel nadefinovat sám podle vlastních potřeb v číselníku Číselné řady dokladů. V každé řadě je také nadefinován způsob, podle kterého se novým fakturám přiřazují čísla faktur, generátor čísel dokladů. Podle zkušeností z provozu programu je nejlepší rozdělit faktury do řad podle typu, místa vzniku, nebo podle fakturované služby (faktury za zboží, za služby ..). Podrobnější informace o číselných řadách se nacházejí v podkapitole Číselné řady dokladů. Každá faktura se skládá ze čtyř základních částí. Jedná se o hlavičku, ve které jsou údaje o odběrateli, o celkové částce, o stavu a typu faktury a dále datum pořízení, splatnosti a podobně. Druhou částí jsou položky faktury. Zde je rozepsáno jednotlivé zboží, materiál nebo služby, na které je faktura vystavena. Součástí záznamu o zboží jsou také informace o dani z přidané hodnoty. Třetí částí faktury jsou daňové položky. Vznikají automaticky po pořízení seznamu položek. Obsahují částky podle daňových skupin a jsou podkladem pro daňové hlášení. Čtvrtou částí faktury jsou účetní položky. Vznikají automaticky po pořízení faktury a jsou později přenášeny do účetnictví. Způsob kontace faktury závisí na údajích v číselníku předkontací dokladů a typu účtování. U každé faktury je důležitý stav úhrady. Faktura může být uhrazena, neuhrazena nebo uhrazena částečně. U faktury se mění tyto stavy na základě párování s platbami. Podrobnější informace obsahuje kapitola párování dokladů. Agendu faktur vydaných lze spustit z hlavního menu programu resp. pomocí ikony v horní liště obrazovky, volba otevře podmenu vztahující se k fakturám vydaným. Pomocí těchto voleb je možno pořizovat faktury vydané, upravovat je, tisknout, kontovat a prohlížet. Dále je umožněn výpočet saldokont a měsíčních přehledů, tisk upomínek a vystavování penalizačních faktur. Všechny tyto uvedené funkce plus další jsou popsány dále v samostatných podkapitolách.

4.1. Pořízení faktur vydaných (Faktury vydané – Seznam faktur vydaných) Základní činností je pořizování Faktur vydaných. Po spuštění podvolby Seznam Faktur vydaných lze pořizovat, mazat a upravovat faktury. Po jejím spuštění se otevře okno se seznamem faktur. Na každém řádku jsou nejdůležitější informace o jednotlivých fakturách - číselná řada faktury, číslo faktury, typ, informace o tom, zda je faktura uhrazena, datum zdanitelného plnění a splatnosti, příznak splátek, celková částka v Kč, případně v cizí měně, název odběratele, příznak storna, účtování, chyby v on line účtování, číslo dodacího listu, číslo zakázky. To, zda jsou viditelné všechny popsané údaje, záleží na rozlišení monitoru. Při malém rozlišení nejsou z pochopitelných důvodů na obrazovce zobrazovány všechny údaje

Pole Faktury vydané – hlavička dokladu

Řada Číselná řada, do které faktura patří. Při přidávání nové faktury se naplní automaticky řadou faktur podle faktury, která byla vybrána před přidáváním. Tuto řadu lze změnit výběrem ze všech číselných řad faktur vydaných (Klávesa F5, Kliknutí myší). Číselné řady se definují v číselníku číselných řad. Číslo faktury Číslo faktury, základní identifikace, musí byt jedinečné pro všechny faktury vydané. Toto číslo se nevyplňuje, vznikne automaticky na základě číselné řady. Číselná řada slouží zároveň jako generátor čísla dokladu. Typ faktury Možný výběr ze seznamu typů faktur (F,D,P,R,Z,Y). Jedná se o Fakturu, Dobropis – Opravný doklad, Penalizační fakturu, Proforma fakturu nebo Zálohovou fakturu (Z a Y). Typ je automaticky naplněn běžným typem určeným v číselné řadě dokladů. Zároveň jsou povoleny jen typy pořízeny v poli povolené typy v číselníku číselných řad. Typ faktury určuje její další zpracování. Je možno jej změnit. Bankovní účet Kód bankovního účtu, na který požadujete platbu, možný výběr ze seznamu bankovních účtů, pole se inicializuje při pořízení z popisu číselné řady, případně z pole „Kód účtu“ adresáře firem vybrané firmy. Údaj v adresáři firem má přednost před údajem v číselných řadách. Je možno jej ručně změnit. Konečný příjemce Informace o odběrateli, je možné vyplnit přímo nebo vybrat z číselníku odběratelů. Skládá se z ID firmy a adresy firmy. Příjemce Informace o příjemci jako adresa, IČO, DIČ. Je možné vyplnit přímo, nebo příjemce vybrat ze seznamu firem. Doporučujeme druhý způsob, z číselníku se přetahují i další údaje a při zařazení odběratele do číselníku je u další faktury zjednodušená práce. Nejjednodušší postup při výběru z číselníku je napsat na faktuře údaj do pole „ID firmy“, po opuštění pole je automaticky doplněn zbytek z číselníku dodavatelů. ID příjemce má podstatný význam při sestavách faktur, podle tohoto pole se faktury sčítají do saldokontních sestav Firem. Daňová oblast

Možné hodnoty – D,C,E : Domácí, Cizina, Evropská unie . Toto pole slouží především pro účely daňového hlášení. Pokud jsme vybírali příjemce z číselníku dodavatelů, je z tohoto číselníku přenesena i tato hodnota. Po vyplnění Cizina/EU se na faktuře zpřístupní pole pro práci s cizí měnou jako měna, kurz. Fakturu je pak možno sledovat v korunách i v cizí měně. Měna, Kurz Zde se zadává kód měny a její kurz ke koruně. Tento kurz je využit při přepočtu cen zboží na faktuře. Je možný výběr z kursového lístku. Fakturu lze tisknout jak v korunách tak i v cizí měně, případně v obou měnách. Také následující saldokontní sestavy lze tisknout v cizí měně. S pořizováním faktur v cizí měně souvisí i pole „Cizí jen celkem“, které určuje, zda se hodnota faktury v cizí měně bude počítat z celkové korunové částky nebo, pokud pole není zaškrtnuto, pořizuje se cizí měna na každé položce faktury. Celková hodnota v cizí měně je pak součtem cen z položek. Cena brutto/netto Možné hodnoty B,N. Určuje způsob výpočtu DPH. Buď se počítá daň ze základu - netto, nebo základ z ceny s daní brutto. Tato hodnota je čerpána z číselníku číselných řad faktur vydaných. Individuálně ji lze změnit pouze v okamžiku pořizování hlavičky faktury. Objednávka, dodací list, zakázka, Hom, Středisko Tyto pole mají jen informativní charakter a nemusí být vyplněna. Při vystavení faktury z modulu Zásobování jsou vyplněny příslušnými čísly dodacího list, objednávky nebo zakázky. Odbytová skupina Dvouznakový kód odbytové skupiny. Význam pro členění faktur podle původu. Na toto pole jsou navázány výstupní sestavy. Typické je použití odbytové skupiny na označení pracovníka, který dojednal danou dodávku. Ve výstupních sestavách lze sledovat sumárně jejich činnost. Nastavením v parametrech se dá znepřístupnit. Odpovědnost platby Dvouznakový kód osoby odpovědné za vymáhání platby faktury. Pole má podobné vlastnosti jako Odbytová skupina. Nastavením v parametrech se dá znepřístupnit. Způsob úhrady Způsob úhrady faktury, implicitně P – příkazem, další volby H- hotově, D –dobírkou, S- složenkou. Rozvozní linka, Cenová kategorie, Cenová poloha Pole mají jen informativní charakter a není třeba je vyplňovat. Naplňují se při vystavení faktur z modulu Zásobování. Více informací v příručce tohoto modulu. Případné penále Procento penále pro případ neuhrazené faktury, využívá agenda penalizační faktury. Hodnota je čerpána primárně z adresáře firem, následně z číselných řad dokladů podle vybrané řady faktury. Novější název je Úrok z prodlení. Lze modifikovat u každé faktury individuálně. Souvislosti v kapitole Penalizační faktury Cizí jen celkem Příznak se ručně nastavuje při vytváření nové faktury v případě, že se hodnota faktury v cizí měně bude vypočítávat z celkové korunové částky. V opačném případě se pořizují položky v cizí měně, korunová částka se dopočítává z cizí měny násobené kurzem v hlavičce faktury. Souhrnný d. doklad Příznak, že se jedná o fakturu, která byla vystavena k vícero výdejovým dokladům v modulu Zásobování. Nastavuje se automaticky. Den vystavení Datum vystavení faktury, při pořízení naplněno systémovým datem z počítače. Lze upravit. Den zd. plnění Datum zdanitelného plnění faktury, implicitně naplněno dnem vystavení. Jedná se o nejdůležitější datum faktury. Podle tohoto data se faktura zařazuje do účetního období, podle tohoto data se zařazuje do daňového hlášení. Pokud je nastaveno On-line účtování, je toto datum kontrolováno na otevřený měsíc a při pořízení mimo tento interval je

nahlášena chyba, datum je třeba změnit. Více informací Účtování dokladů. Na již pořízené faktuře, která se účtuje On-line, se oprava data zdanitelného plnění provádí v režimu opravy faktury pomocí butonu Datum.

Je zřejmé, že datum zdanitelného plnění je možno změnit, pokud není faktura zaúčtována, zahrnuta v hlášení DPH nebo není uhrazena. Také datum zdanitelného plnění lze posunout pouze do období, které ještě není zaúčtováno. Příklad je v předchozím obrázku, jsou to měsíce označené fajfkou. Den splatnosti Datum splatnosti faktury. Implicitně se naplňuje datum splatnosti součtem data vystavení a počtem dnů splatnosti nastavených v adresáři firem u zadaného odběratele nebo, v případě, že není v adresáři vyplněn, z údaje u dokladové řady. Toto datum lze libovolně modifikovat. Tlačítko „+“ vedle datového pole „Den vystavení“ resp. „Den zd. plnění“ slouží k jednoduchému výpočtu dne splatnosti z tohoto data zadáním počtu dnů splatnosti :

Poznámka před položkami, Poznámka za položkami Volný text,který lze vyplnit, může se tisknout před položkami faktury a za nimi. Tento text lze vybrat z číselníku poznámek pomocí klávesy F5. Obdobně funguje i poznámka po položkách. Zde můžete pořídit například podmínky úhrady. Poznámku lze zobrazit celou po stisknutí F6. V číselníku se dají pořídit nejběžnější texty poznámek.

Uhrazena Příznak zda je faktura uhrazena. Toto pole se nedá vyplnit. Nabývá hodnot N – neuhrazeno, C – částečně uhrazeno, A – uhrazeno. Implicitně po pořízení faktury je nastaveno na N – neuhrazeno. Změna stavu nastane při párování faktur. Více informací párování dokladů. Stornována Příznak stornované faktury, nevyplňuje se. Nastaví se po funkci stornování faktury. Stornovanou fakturu lze vrátit do nestornovaného stavu opětovným provedením funkce storna s volbou butonu Ne. Tištěna Příznak tisku faktury. Po pořízení je automaticky nastaven na N. Po vytištění na A. Využit volbou hromadný tisk faktur. Význam při hromadném pořizování faktur. V hlášení DPH Příznak zahrnutí faktury do příslušného hlášení DPH. Aktualizuje se automaticky při výpočtu hlášení DPH. Způsob dopravy, Další údaj Volné pole, možno pořídit údaje o dopravě, případně další volitelné údaje. EU Intrastat Blok údajů potřebných pro výkaz Intrastatu, přístupné v případě, že faktura je pořízena v daňové oblasti EU. Blíže kapitola Intrastat. Doklad Celková částka faktury, nepořizuje se, vypočítává se z položek faktury. Tato částka zahrnuje DPH a je nejdůležitější částkou dokladu. Záloha Částka faktury uhrazená zálohami, nepořizuje se, vypočítá se při párování zálohových faktur k faktuře. Více informací Zpracování záloh K úhradě Částka faktury, která zbývá k úhradě po odečtení záloh, nepořizuje se vypočítá se jako Částka-záloha. Uhrazeno Uhrazená částka na faktuře, nevyplňuje se naplní se automaticky při párování faktury s dalšími doklady, platbami. Více informací Párování dokladů Zbývá uhradit Částka zbývá uhradit, nevyplňuje se, je vypočtena jako rozdíl mezi K úhradě a Uhrazeno. Je li tato částka nulová je faktura plně uhrazena a příznak Uhrazena je nastaven na A. Doklad, Záloha, K úhradě, Uhrazeno, Zbývá uhradit V pravém dolním rohu jsou tato pole zopakována ještě jednou, v nich jsou částky faktury v cizí měně. Tato pole jsou používána a viditelná pouze v případě faktury pořízené v cizí měně. Význam polí je obdobný jako u polí v korunách. Valutové faktury jsou evidovány ve dvou měnách, přičemž jen o domácí měně se účtuje, v obou měnách lze tisknout a provádět úhrady a párování plateb. Pole Faktury vydané – položky dokladu ID Zboží Identifikace zboží z ceníku zboží . Tato položka má vztah k modulu Zásobování a není ji nutno vyplňovat. Pokud se faktura vystavuje v v modulu Zásobování z dodacího listu, je toto pole automaticky vyplněno ID zboží. Název zboží Textové pole popisující zboží nebo služby, vyplňuje se. Počet jednotek Numerické pole, počet kusů zboží nebo obecně počet jakýchkoliv fakturovaných jednotek.

Jednotka Textové pole, jednotku zboží nebo služby - Kusy, Kg, Hod ... Daň Kód daňové skupiny, možný výběr z číselníku daňových skupin. Určuje zařazení položky do daňové skupiny. Cena za kus bez daně Cena za jednotku. Pokud je v hlavičce příznak Cena brutto/netto nastaven na brutto, je na tomto místě uvedena cena s daní a základ se dopočítává. V opačném případě se dopočítává daň. Daň celkem, Celkem s daní Numerická pole, nevyplňují se jsou dopočteny Přepravní množství, Přepravní jednotka, Další identifikace, Výrobní cena za kus Pole popisující další vlastnosti položky faktury. Jsou určeny pro speciální využití a při běžném nastavení na ně není povolen vstup. Speciální význam má pole „Další identifikace“ v případě faktur do EU, zde je možno doplňovat kód celního sazebníku. Má význam v případě, že se podklady pro Intrastat pořizují ve Financích. Základní funkce nad seznamem faktur vydaných Všechny následující funkce se vyvolávají v okně Seznam faktur vydaných. Tento seznam se spustí z menu faktur vydaných jako první volba. Funkce se vyvolají kliknutím myši na butony v horní části okna nebo pomocí funkčních kláves.

Pořízení nové faktury Z volby seznam faktur kliknutím na buton Nová nebo pomocí funkční klávesy F4. Objeví se okno hlavičky faktury, vyplní se výše popsaná pole. Klikne se na buton Zpět, otevře se rozhodovací okno. Zde je možno potvrdit pořízení hlavičky nebo pořizování ukončit bez zápisu nové faktury. Pokud se potvrdí Uložení, otevře se okno položek faktury. Vyplní se všechny položky faktury včetně daní. Pořizování položek se ukončí stisknutím butonu Zpět. Položky se sečtou, vypočtou se daňové položky a na základě nadefinované předkontace se vygenerují účetní věty faktury. Otevře se okno předkontace faktury a účetní věty se dají modifikovat. Kliknutím na buton Zpět se okno zavře a pořízení faktury je dokončeno. Kurzor je umístěn v seznamu faktur vydaných na nově pořízené faktuře.. Výše popsaný způsob může být odlišný pro různé nastavení systému. Pokud je například vypnuta kontace dokladů, vynechává se poslední krok. Oprava faktury a funkce přístupné z detailu faktury Při opravě faktury se zobrazí místo seznamu hlavička faktury v celoobrazovkovém režimu. Oprava se vyvolá pomocí butonu Oprava. Postup při opravě údajů na faktuře je velmi podobný postupu při pořizování nové faktury. Některá pole ovšem nejdou již změnit. Jedná se především o číselnou řadu faktury, dále pak o číslo faktury, způsob výpočtu daně z přidané hodnoty brutto/netto. Ostatní údaje v hlavičce faktury je možné upravovat. Hodnota faktury vydané se mění změnou hodnot na položkách přístupných pomocí butonu Položky. V okně položek je možno upravovat, přidávat a mazat. Po opuštění okna s položkami se znovu přepočítávají daňové položky a otevírá se okno s účetními položkami pro jejich úpravu. Pokud jsme při předchozích úpravách změnili celkové hodnoty dokladu, je nutné účetní položky upravit tak, aby se rovnali dokladu. Butonem Platby jsou zpřístupněny veškeré platby faktury, pomocí tohoto butonu lze přidávat nebo rušit platby. Funkce je detailně popsána v kapitole Párování dokladů. Faktura může být uhrazena zálohovou fakturou, párování se zálohovou fakturou a provedené zálohové platby lze prohlížet pomocí butonu Zálohy. Párování je podobné jako v případě párování úhrad.

Buton Splátky slouží k pořizování a prohlížení možných splátek faktur. Tabulka splátek obsahuje jak kalendář běžných splátek, jsou označeny písmenem S, tak i splátky, které mají formu zádržného (písmeno Z) a pozastávky (písmeno T). Kalendář splátek lze na faktuře tisknout v případě pevného grafického tisku. Splátky typu zádržné a pozastávka se vyhodnocují v saldokontu odběratele. Buton Daně zobrazuje rekapitulaci daní na dokladu. Daně pomocí této funkce měnit nelze, možná změna je proveditelná pouze pomocí opravy položek faktur. Pokud je v dokladových řadách povolen příznak „Úprava DPH FV“, je možno v položkách faktur vydaných změnit výši vypočtené daně podle potřeby a bez ohledu na výši základu daně. Běžně se ale nedoporučuje používat! Buton Předkontace zpřístupňuje účetní položky. Opravovat účetní položky lze v případě, že doklad není zaúčtovaný. Při ON-LINE účtování je možné doklad přeúčtovat pomocí opravného dokladu v následujících obdobích. Buton Upomínky rekapituluje historii upomínek faktury. Buton Penále rekapituluje penalizační faktury vystavené k faktuře – daňovému dokladu. Při opravě faktury, která se účtuje metodou ON-LINE, se opravuje butonem Datum datum zdanitelného plnění. Tento buton je viditelný pouze při opravě ON-LINE účtované faktury. Na fakturách účtovaných metodou OFFLINE lze datum zdanitelného plnění opravit přímo. Systém standardně umožňuje evidovat doklady ve dvou měnách, v domácí a zahraniční. Buton 3.Měna slouží v případech, kdy je třeba vytisknout fakturu vydanou ve třetí měně. Buton je přístupný jen při nastavení polí pro valuty v příslušné dokladové řadě. V současnosti se nepoužívá. Butonem Tisk lze tisknout fakturu přímo z detailu faktury podobně jako ze seznamu faktur. Viz popis níže v textu. Oprava faktury není možná za každé situace. Fakturu nelze opravovat, pokud je zaplacená, je zahrnuta v hlášení DPH nebo je zaúčtována. Pokud je přesto nutno fakturu opravit, musí se odstranit překážky, které brání tomuto kroku. Po opravě se musí vrátit kroky, které opravě bránily, zpět. To znamená zaúčtovat, uhradit doklad případně spočítat a zkontrolovat nově hlášení DPH. Pokud bylo hlášení DPH odesláno, musí se udělat opravné případně dodatečné hlášení. Pokud byla faktura zlikvidována v účetním saldokontu, i v tomto případě se musí změna promítnout i do této agendě. Tisk faktury Fakturu je kdykoliv po pořízení možno vytisknout. Každá faktura obsahuje příznak vytištěno. Tento příznak je po pořízení nastaven na N - nevytištěna. Po prvním tisku faktury je nastaven na A - vytištěna. Fakturu je možné tisknout přímo ze seznamu faktur vydaných po stisknutí Ctrl P nebo pomocí butonu Tisk. V dialogu si uživatel určí vlastnosti tisku a náležitosti, které výstupní formulář bude obsahovat. Způsob tisku určuje obsah pole „Způsob tisku“, které může mít tyto hodnoty: Textový, Grafický HTML, Pevný grafický. Pro textový tisk a pro grafický HTML existují uživatelsky modifikovatelné formuláře, pro pevný grafický je formulář pevně dán. Jeho úpravy jsou možné jen po dohodě s programátorem. Při použití textového nebo grafického HTML tisku přímo ze seznamu faktur se obraz faktury vytvoří do souboru. Tento soubor je nabídnut uživateli k možným úpravám. Fakturu je možné upravovat jako v běžném textovém editoru. Je možné odstranit drobné grafické nedokonalosti faktury. Není vhodné měnit hodnoty za zboží a k úhradě na faktuře. Tyto úpravy se zpětně nepromítnou do hodnot v seznamu faktur v počítači. Po opuštění okna editoru následuje dotaz na počet kopií. Jako implicitní formát tisku je nastaven Pevný grafický tisk. Následující popis se vztahuje na pevný grafický tisk. V případě, že je na počítači nainstalována pdf tiskárna (BullZip), je k dispozici dialog „Posílání FV pomoci emailů“. Pole „Poslat e-mail“, „Povoleno Posílat FV“ a „Mail adresy pro zasílání FV“ se inicializují z parametrů odběratele nastavených v adresáři firem.

Pokud je faktura pořízena ve dvou měnách, jsou k dispozici pole „Tisknout v cizí měně“(v případě jeho zvolení je možno volit další parametry „Jaz.oblast“ a „Tisk v obou měnách“), „Tisknout s účetními větami“, „Tisknout splátkový kalendář“, „Doručovací adr“ (adresa tiskne na samostatný list papíru, jde buď o adresu uvedenou v polích „Příjemce“ na faktuře nebo adresu, která je v adresáři firem uvedena s indikací A a je k fakturační adrese připojena přes pole „“ „Počet kopií“.

Faktury je možno tisknout i hromadně zadáním čísla faktury od a čísla faktury do v tiskovém dialogu. Mazání faktury Tato operace zruší celou fakturu včetně čísla, které měla faktura přiděleno. Vyvolá se pomocí butonu Mazání. Mazání má ovšem mnoho omezujících podmínek, nelze smazat libovolnou fakturu. Nejdůležitější podmínkou je zachování kontinuity číselné řady. Z toho plyne, že lze mazat jen poslední fakturu v číselné řadě faktur. Jinak řečeno můžeme mazat faktury postupně od konce. Pokud není možné provést operaci mazání, je vhodné provést odpovídající operaci stornování, jejíž význam je podobný. Také pokud je už faktura zaplacena, nelze ji smazat. V tomto případě je třeba nejdříve zrušit vazbu se spárovaným dokladem a až pak mazat. Dále je také omezeno mazání faktur, pokud jsou již přeneseny do účetnictví nebo zahrnuty do hlášení DPH. Typické využití mazání je při pořizování nových faktur. Fakturu pořídíme a zjistíme, že je pořízená faktura chybná a okamžitě ji smažeme. Storno faktury Stornování je obdobná operace jako mazání. Lze stornovat fakturu, která není zaúčtována, není zaplacena a není zahrnuta do hlášení DPH. Lze stornovat i fakturu, která je uprostřed číselné řady. Stornovaná faktura zůstane v

evidenci, ale je označená jako stornována. Stornovaná faktura je vyřazena ze všech saldokont i z přenosu do účetnictví. Fakturu lze stornovat pomocí butonu Storno nebo kláves Ctrl Y. Při opakovaném stornování lze stornovanou fakturu vrátit do evidence a příznak Storno zrušit . Kopie Nad seznamem faktur existuje funkce kopírování faktur, která obsluze usnadňuje práci při pořizování opakujících se dokladů. Kopírovat faktury lze mezi různými řadami a mezi různými dny zdanitelného plnění. Všechny údaje ze zdrojové faktury se přenášejí do cílové kromě dne vystavení, zdanitelného plnění a splatnosti.

Pomocí funkce kopie je možno vystavit opravný daňový doklad při zatržení pole „Jako dobropis“. V případě volby „Prázdný dobropis“ se do položek nově vytvořeného opravného daňového dokladu nepřetáhnou položky původní faktury a je možno dobropisovat jen část dodávky. Speciální funkci má volba „Insolvenční“, pomocí níž se vystaví opravný daňový doklad na daň, která byly v minulosti odvedena a odběratel je nyní v insolvenci. Při vystavování opravného daňového dokladu z důvodu insolvence lze vybrat i implicitní poznámku, která se do dokladu při vytvoření zapíše. Samozřejmě, že opravný doklad lze pořídit přímo jako novou fakturu s typem „D“. Funkce „Kopie“ jen usnadňuje pořizování. Dokument Butonem Dokument lze fakturám přiřazovat dokumenty související s fakturací, popisovat je, editovat je. JdiNa Buton JdiNa nabídne rychlý přesun na poslední fakturu ve vybrané řadě. Po zaškrtnutí políčka Jen aktuální rok lze vybírat jen z řad aktuálního roku. Zaškrtnutím políčka Jen jedna řada se zobrazí pouze seznam faktur vybrané řady. Zobrazený seznam má v nadpisu kromě názvu řady informaci >Omezení řad<. FV Firmy Buton FV Firmy slouží pro rychlou orientaci ve fakturách firmy, na jejíž faktuře právě stojíme. V dalším okně se otevře přehled faktur a dobropisů firmy s informací o celkové vyfakturované a dlužné částce. Umožní vytisknout

jednoduchou sestavu. Z tohoto seznamu je rovněž možno detailně zobrazit vybranou fakturu. V sekci „Interval FV pro součty“ lze upřesnit období, za které se bude přehled faktur zobrazovat. ÚhradaPo Buton UhradaPo je přístupný pouze na nezaplacených fakturách. Umožňuje provést současně hotovostní úhradu faktury, zápis pokladního dokladu pod vybraným kódem pokladní operace do pokladny a spárování obou dokladů. SaldoFV Buton SaldoFV umožňuje přímý vstup na zadání saldokontních sestav Hledat Buton Hledat otevře dialogové okno pro zadání hledaného řetězce. Hledání probíhá nad hlavičkami faktur, případně v položkách při zaškrtnutí volby „Hledat v položkách“.

Faktury nalezené podle zadaného kritéria se zobrazí ve zvláštním okně s možností zobrazení detailu. Hledané výsledky se archivují, takže při opakovaném hledání již hledaného výrazu je možné se zaškrtnutím volby „Zobrazit posledně nalezené“ vrátit k poslednímu výsledku hledání.

Nastav zóny Buton Nastav zóny umožňuje uživateli si nastavit jemnější (barevné) rozlišení faktur před a po splatností. Standardně jsou v seznamu faktur pole „Číslo faktury“ a „Datum splatnosti“ označeny červeně v případě , že faktura je nezaplacena v termínu splatnosti. Pomocí této funkce lze jemněji rozlišit neuhrazené faktury :

4.2. Penalizační faktury - Úroky z prodlení – (Faktury vydané – Penalizační faktury) Agenda penalizace je připojena k fakturám vydaným. Cílem agendy je vystavování penalizačních faktur k pohledávkám. Jsou zohledněny dva režimy penalizace. V prvním jsou penalizovány faktury již uhrazené avšak uhrazené po splatnosti. Ve druhém režimu jsou průběžně penalizovány faktury doposud neuhrazené k dnešnímu dni. Takto může být faktura penalizována mnohokrát, až je uhrazena a vystaví se poslední penalizační faktura za časový interval od poslední penalizační faktury do data úhrady. Procento penále je součástí hlavičky každé faktury. Implicitně se tam dotahuje z adresáře firem nebo z číselných řad dokladů, následně lze editovat. Každý odběratel může mít nastaveno různé procento penále. Pokud je procento nulové, faktura se nedá penalizovat. Výsledkem penalizace je vystavení penalizační faktury. Typ penalizační faktury je P. Penalizační faktury by se měly vystavovat do speciální řady penalizačních faktur. V této řadě by se neměly vyskytovat žádné faktury jiných typů. Řada se nadefinuje v Číselných řadách dokladů. U penalizačních faktur nevznikají účetní věty, účtuje se až případná úhrada penalizační faktury. Po vystavení se s penalizační fakturou pracuje stejně jako s běžnou fakturou, dá se tisknout, modifikovat, rušit a párovat s platbami. Dají se tisknout saldokonta penalizačních faktur. Postup penalizace probíhá ve dvou krocích. Nejprve se podle zadaných kritérií vyberou vhodné faktury pro penalizaci a stanoví se řada, do které se penalizační faktury budou vystavovat :

: Pak se v tomto výběru upřesní ty faktury, které se budou penalizovat a k nim se vystaví penalizační faktura. Je možno vybrat všechny faktury jednoho odběratele. Řady faktur k penalizaci Zde je možné zadat konkrétní řady faktur, ze kterých se budou faktury nabízet k penalizaci. Pokud se kód řady neuvede, jsou vybrány všechny řady v závislosti na roku řady. Pokud se pořídí rok a není pořízen kód řady, vyberou se všechny řady s tímto rokem. Pokud se neuvede ani kód ani rok, jsou vybrány všechny řady. Kódy řad se dají pořídit buď přímo nebo pomocí výběru z číselníku číselných řad faktur (po stisknutí F5). Výčtem je možné zadat až šest řad faktur. Výběr řad lze invertovat vyplněním pole vyskytujícím se vedle výběrového pole pro řady. Pokud je zvolena hodnota Bez, vybírají se všechny řady bez řad obsažených ve výčtu. Pokud je zvolena hodnota Jen, vybírají se jen řady ve výčtu obsažené. Dnů po splatnost, penalizaci Minimální počet dnů po splatnosti nebo od poslední penalizace. Nemá smysl penalizovat faktury, které byly uhrazeny den nebo dva po splatnosti. U průběžné penalizace se také nepenalizuje každý den. Vybrat jen nezaplacené, Částečně zaplacené, Zaplacené Pole rozhoduje o tom zda provedeme penalizaci jen uhrazených faktur, nebo průběžnou penalizaci, nebo obě. Datum do kterého penalizovat Rozhodné datum pro průběžnou penalizaci. Penalizovaná částka bude vypočtena k tomuto datu Minimální částka penále Filtr, který vyřadí faktury, u nichž by bylo penále velmi malé ID odběratele

Pokud se zde uvede ID odběratele, jsou do penalizace vybrány jen faktury daného odběratele. ID je možné pořídit přímo nebo vybrat pomocí F5 z číselníku firem. Je dobré vědět, že výběry s ID jsou nejrychlejší ze všech výběrů, protože ID firmy je klíčová položka v hlavičce faktury vydané. Pokud se zadá ID je zbytečné zadávat ještě Název nebo název výskyt. Název začátek Zde se dá uvést začátek názvu odběratele. Pak jsou do penalizace vybrány všechny faktury s názvem firmy odběratele se stejným začátkem. Není brán ohled na malá a velká písmena. Název výskyt Tato volba se používá pro výběr firem, jež mají v názvu shodnou sekvenci znaků (např. DATA) Měny EMU na Euro Zaškrtávací pole má význam v případě penalizace starých zahraničních faktur vystavených ve starých měnách. Řada a rok penalizačních faktur Identifikace řady, do které se vystaví penalizační faktury, povinný údaj Daňová skupina Kód daňové skupiny DPH. Zadá se kód s nulovou daní. DPH se u penalizačních faktur neeviduje a parametr má pouze význam pro vnitřní potřeby systému. Po potvrzení rozsahu proběhne výpočet, výsledkem je seznam faktur, které vyhovují zadaným rozsahům. V seznamu jsou informace o faktuře, o počtu dnů penalizace a vypočtené penále. Faktury jsou setříděny podle firem. V seznamu se dají označit faktury pro penalizaci Zař/Vyř ID – zařadí případně vyřadí celou firmu, Zař/Vyř – zařadí jednu fakturu, na které je umístěn kurzor, Z/V Datum – zařadí případně vyřadí faktury zadané firmy v časovém intervalu. Před vlastní penalizací je možno detailně ověřit penále butonem Rozpis penále. Na buton Penalizuj se vystaví penalizační faktura pro označené faktury na odběratele. Nad seznamem faktur k penalizaci lze vyvolat tisk. Existuje možnost hromadné změny procenta penále na již vystavených fakturách ještě před výběrem faktur k penalizaci pomocí butonu Přepsat % a zadání příslušných parametrů :

4.3. Upomínky (Faktury vydané – Upomínky – Výběr pro tisk upomínek) Agenda upomínek je připojena k fakturám vydaným. Cílem agendy je vystavování upomínek k pohledávkám po splatnosti. Je možné vystavit první, druhou a třetí upomínku. Formuláře upomínek jsou jednak externí soubory, které se dají upravit podle potřeb uživatele. Avšak při pevném grafickém tisku je základní formulář pevně nadefinovaný, ale ke každému typu upomínky je možno připravit doplňující texty, text před seznamem faktur, text po seznamu a nadpis formuláře upomínky. Systém eviduje datum vystavení upomínky a kdykoliv se dají k dané faktuře zobrazit již vystavené upomínky. Jednou upomínkou lze upomínat několik pohledávek daného odběratele. Agenda se spustí z menu faktur vydaných. Nejdříve je potřeba zadat rozsah faktur, pro které hodláme upomínky vystavovat. V okně můžeme zadat následující rozsahy

Číselná řada Řada faktur vydaných, pro kterou hodláme vystavovat upomínky. Platí stejná pravidla pro výběr faktur jako při výběru faktur do saldokonta. Pokud se vyplní kód řady, jsou vybrány všechny faktury zadané řady bez závislosti na roku řady. Pokud se pořídí rok a není pořízen kód řady, vyberou se všechny řady s tímto rokem. Pokud se neuvede ani kód ani rok, jsou vybrány všechny řady. Kódy řad se dají pořídit buď přímo nebo pomocí výběru z číselníku číselných řad faktur (po stisknutí F5). Výčtem je možné zadat až šest řad faktur. Výběr řad lze invertovat vyplněním pole vyskytujícím se vedle výběrového pole pro řady. Pokud je zvolena hodnota Bez, vybírají se všechny řady bez řad obsažených ve výčtu. Pokud je zvolena hodnota Jen, vybírají se řady ve výčtu obsažené. Stejného výsledku je dosaženo, pokud je pole prázdné. Typ faktur Typ faktur pro které se vystaví upomínky, většinou F.

Povolit Faktury přijaté dobropisy Příznak zda hodláme upomínat faktury přijaté - dobropisy. Počet dnů minimálně po splatnosti Počet dnů maximálně po splatnosti Interval dnů po splatnosti. Pokud faktura do intervalu spadá, je vybrána. Pokud je již upomínka vystavena a hodláme vystavit další, interpretují se údaje jako počet dnů od poslední upomínky. ID odběratele Pokud se zde uvede ID odběratele, jsou do upomínek vybrány jen faktury daného odběratele. ID je možné pořídit přímo nebo vybrat pomocí F5 z číselníku firem. Je dobré vědět že výběry s ID jsou nejrychlejší ze všech výběrů, protože ID firmy je klíčová položka v hlavičce faktury vydané. Pokud se zadá ID, je zbytečné zadávat ještě Název nebo Název výskyt. Název začátek Zde se dá uvést začátek názvu odběratele. Pak jsou do upomínek vybrány všechny faktury s názvem firmy odběratele se stejným začátkem. Není brán ohled na malá a velká písmena. Název výskyt Tato volba se používá pro výběr firem, jež mají v názvu shodnou sekvenci znaků (např. DATA). Domácí, Cizina Příznak, zda hodláme upomínat faktury s daňovou oblastí cizina nebo domácí. Pro cizinu lze navrhnout individuální formuláře v cizím jazyku s položkami v cizí měně. Po potvrzení rozsahu proběhne výpočet, výsledkem je seznam faktur, které vyhovují zadaným rozsahům. Zatím se žádné upomínky netisknou. V seznamu jsou informace o již vystavených upomínkách. Lze vytisknout upomínku pro odběratele, na kterém stojí kurzor – buton Tisk Upomín. Před tiskem lze seznam upravovat. Lze vyřazovat jednotlivé faktury butonem Vyřaď Fakturu nebo celého odběratel butonem Vyřaď Firmu. Po tisku upomínky lze volitelně zapsat na fakturu údaj o vystavení upomínky. Pokud je třeba opakovaně vytisknout určitou upomínku, lze butonem Manuální vymazat datum u příslušné upomínky a tisk opakovat. Buton Tisk Sestav vytiskne jednoduchý přehled vybraných faktur pro upomínky. Butonem Detail na jednotlivých fakturách lze prohlížet obsah faktur a provádět obvyklé funkce povolené v detailu faktury, např. párování faktur. Je zřejmé, že se po takovém zásahu změní kritéria pro upomínkování a je třeba znovu provést výpočet pro upomínky.

4.4. Sestavy Faktur vydaných Pro potřeby uživatelů nestačí pouze evidence vedená v počítači, běžně jsou potřebné výstupy/ sestavy v tištěné podobě, případně převedené do Excelu. Tyto potřeby uspokojují výstupní sestavy, které jsou součástí modulu Finance. Sestavy jsou pevně naprogramovány, protože součástí systému je i generátor sestav, ve kterém si pokročilejší uživatel může vytvářet svoje vlastní sestavy. Protože vývoj modulu není zastaven, průběžně tiskové výstupy přibývají a modifikují se podle přání zákazníků. Z tohoto důvodu může být tento popis zastaralý. Vytváření sestav můžeme obecně rozdělit do tří kroků. V prvním kroku se určuje rozsah dokladů, pro které se sestava bude vytvářet, například sestava za jeden měsíc a jednoho konkrétního odběratele a podobně. Tato kritéria se dají vzájemně kombinovat. Při prvním spuštění aplikace novým uživatelem jsou všechna výběrová kriteria sestav vynulována. Nicméně všechny výběry provedené daným uživatelem se ukládají a jsou mu nabídnuty při následujícím zpracování daného typu sestav. Po zadání výběru následuje výpočet. Výsledkem výpočtu je seznam s fakturami nebo obecně doklady, které splňují podmínky výběru. Ve druhém kroku se manuálním odebíráním/přidáváním (buton Zař/Vyř) jednotlivých dokladů může výběr upřesnit a tak dosáhnout požadovaného výsledku. Zároveň se s těmito změnami automaticky přepočítávají sumární údaje výběru. Pokud nás zajímá pouze výsledná hodnota, nemusí se ani postupovat dále a seznam tisknout. Ve třetím kroku se dá seznam vybraných dokladů vytisknout. Na buton Tisk se zobrazí seznam možných sestav pro daný výběr. Jednotlivé sestavy se liší formátem tisku, mezisoučty, tištěnými poli, setříděním. U faktur vydaných existuje pět základních výběrů – saldokont. Jedná se o Saldokonto odběratele, Vzájemné saldokonto, Součty faktur vydaných za měsíce, Analýza pohledávek odběratelů a Časová analýza pohledávek. Jejich sestavy se částečně překrývají. Hlavní rozdíl mezi nimi je v tom, co obsahuje výsledný seznam po výpočtu, zda faktury, odběratele nebo měsíce. Další podkapitoly detailně proberou jednotlivé sestavy.

4.4.1. Saldokonto odběratele (Faktury vydané – Saldokonto odběratele) Toto saldokonto slouží k zjištění aktuálního stavu pohledávek nebo vyfakturované částky za odběratele nebo období. Je možné zjišťovat stav za konkrétní řady, období, odběratele nebo skupinu odběratelů. Tato výběrová kritéria je možno libovolně kombinovat. Výsledkem volby je seznam faktur vyhovujících zadaným podmínkám a součty faktur zaměřené na stav pohledávek. Volba dává globální i detailní pohled na strukturu pohledávek a je vhodné ji provádět co možná nejčastěji, a hlavně ze zjištěných údajů vyvozovat závěry. Je nutné poznamenat, že nejdříve je třeba provést párování dokladů s úhradami a až pak počítat saldokontní sestavy. Po spuštění volby Saldokonto odběratele se otevře okno, ve kterém se definují rozsahy pro zahrnutí faktury do saldokonta. Rozsahy se dají kombinovat. Je možno zadat následující rozsahy :

Číselné řady Zde je možné zadat konkrétní řady faktur, pro které se bude počítat saldokonto. Pokud se kód řady neuvede, jsou vybrány všechny řady v závislosti na roku řady. Pokud se pořídí rok a není pořízen kód řady, vyberou se všechny řady s tímto rokem. Pokud se neuvede ani kód ani rok, jsou vybrány všechny řady. Kódy řad se dají pořídit buď přímo nebo pomocí výběru z číselníku číselných řad faktur (po stisknutí F5). Výčtem je možno zadat až šest řad faktur. Za řadami je možné zadat parametr Jen nebo Bez. Jen znamená, že se vyberou jen zadané řady. Bez znamená, že se vyberou všechny řady kromě zadaných. Jedná se o inverzní výběr. Typ faktury Zde se dají nadefinovat všechny typy faktur , které se zahrnou do saldokonta. Například, pokud zde pořídíte kód FD, do saldokonta se zahrnou pouze Faktury a Dobropisy/Opravné doklady. I zde se typ dá pořídit buď přímo nebo pomocí výběru z číselníku typů faktur. Pokud se toto pole nechá prázdné, vyberou se faktury všech typů, což většinou není vhodné, protože se do saldokonta zahrnou i zálohové resp. penalizační faktury a výsledek nebude vypovídající. Zaplacené, Částečně, Nezaplacené Tři zaškrtávací pole rozhodují o tom, které faktury se zařadí do výběru podle stavu úhrady. Pokud jsou zatrženy všechny tři, vyberou se všechny faktury, uhrazené , částečně uhrazené i neuhrazené. Při výběru částečně zaplacených a nezaplacených se zpřístupní pole pro možný výběr faktur, které jsou v návrhu saldokonta. Dále je

možno zjistit stav saldokonta vzhledem ke splátkovému kalendáři zvolením pole Zohlednit spl.kalendář do data a zadáním data, ke kterému zjišťujeme stav saldokonta. Zatržení stavových polí záleží na cíli výběru. Pro klasická saldokonta se vybírají pouze nezaplacené a částečně zaplacené. Pro tisk knihy faktur se vybírají všechny faktury. Datum zdanitelného plnění od,Datum zdanitelného plnění do Časový interval pro zařazení faktury do výběru. Pokud datum zdanitelného plnění na faktuře patří do tohoto intervalu, je faktura zařazena do výběru. Pokud se data nevyplní, jsou faktury zařazeny bez ohledu na datum zdanitelného plnění. Datum splatnosti od,Datum splatnosti do Časový interval pro zařazení faktury do výběru podle data splatnosti. Pokud datum splatnosti na faktuře patří do tohoto intervalu, je faktura zařazena do výběru. Pokud se data nevyplní, jsou faktury zařazeny bez ohledu na datum splatnosti. ID odběratele Pokud se zde uvede ID odběratele, jsou do saldokonta vybrány jen faktury daného odběratele. ID je možné pořídit přímo nebo vybrat pomocí F5 z číselníku firem. Je dobré vědět, že výběry s ID jsou nejrychlejší ze všech výběrů, protože ID firmy je klíčová položka v hlavičce faktury vydané. Pokud se zadá ID, je zbytečné zadávat ještě IČO, Název nebo Název výskyt. Právě při práci se saldokonty se projeví stav adresáře firem a pečlivost ve vytváření faktur. Pokud se například do adresáře dostane firma dvakrát s různými ID, výsledky saldokonta budou zkreslené. IČO odběratele Výběr podle IČ odběratele je vhodné použít tehdy, je-li jedna firma v adresáři vedena dvakrát proto, že má kromě sídla firmy i pobočky. Pokud se nevyplní, vyberou se všechny firmy. Název začátek Zde se dá uvést začátek názvu odběratele. Pak jsou do saldokonta vybrány všechny faktury s názvem firmy odběratele se stejným začátkem. Není brán ohled na malá a velká písmena. Název výskyt Tuto volbu můžete použít, pokud potřebujete pro saldokonto vybrat firmy, které mají shodnou libovolnou sekvenci znaků v názvu. Například, pokud zde pořídíte DATA, jsou vybrány všechny firmy, v jejichž názvu se na libovolném místě vyskytuje slovo DATA. I zde není brán ohled na malá a velká písmena. Výběrové kriterium Pole výběrová kritéria slouží pro definování pohledu na nezaplacené faktury podle vlastnosti společné odběratelům se shodným výběrovým kritériem, např. odběratelé ze severní Moravy. Více v kapitole Výběrová kriteria. Zaškrtávací pole Měny EMU na Euro převádí staré zahraniční faktury evidované ještě ve starých měnách na Euro podle pevně nastavené tabulky kurzů mezi starými měnami a Eurem platné k 31.12.2001. Zaškrtávací pole Zohlednit spl.kalendář do data umožňuje pracovat se splátkami faktur. Blok Kreditní informace umožňuje vybírat firmy podle příznaků kreditability, které se vyhodnocují v modulu CRM. Zadání rozsahů lze ukončit pomocí butonu O.K., po kterém se spustí výpočet saldokonta, nebo pomocí butonu Zpět aniž se provede výpočet. Pořízené rozsahy se ukládají se jménem uživatele a jsou mu nabídnuty při dalším vyvolání této volby. Délka výpočtu závisí od zvoleného výběru a počtu faktur vydaných Po výpočtu saldokonta se v horní části okna zobrazí seznam faktur zahrnutých do saldokonta, v dolní jsou souhrnné součty faktur. Zde jsou úhrady kategorizovány jako nezaplacené před a po termínu, všechny nezaplacené, zaplacené před a po termínu, všechny zaplacené a také celková vyfakturované částka, celkem základ, celkem daň. Údaje jsou uvedeny v počtech faktur, v korunách a v procentech. U nezaplacených je uveden průměrný počet dnů po termínu splatnosti. Ve výběru lze pomocí volby Ctrl V nebo butonem Zař/Vyř faktury individuálně vyřazovat ze saldokonta a sledovat změny v součtech. Takto upravený seznam lze tisknout. Po stisknutí butonu Tisk se vyvolá seznam

připojených sestav. Účel sestav je většinou zřejmý z názvu sestavy. V začátcích používání aplikace Financí je vhodné si všechny sestavy zobrazit na obrazovku a vybrat ty nejvhodnější pro svůj rutinní provoz. Počet sestav se neustále zvyšuje podle požadavků zákazníků. Namátkově se jedná například o Knihu faktur, Seznam faktur s platbami, Podle odběratele součty atd.. Pro inventarizaci pohledávek slouží sestava s formulářem, která slouží jako dopis k odsouhlasení pohledávek. Některé sestavy jsou určeny pro speciální nastavení financí nebo pro spolupráci s jinými moduly jako např. s modulem Zásobování. Butonem Rozpad lze získat informaci o saldokontu konečného odběratele v případě, že jde o fakturu vystavenou na fakturační místo. Touto funkcí se zamění na fakturách vybraných pro tisk saldokonta odběratel konečným příjemcem. Protože vzniká potřeba se sestavami dále pracovat, byla u vybraných sestav naprogramována funkce exportu do Excelu. Tyto sestavy mají vedle názvu poznámku Excel a v poli VýstupSestavy se kromě výstupu textového a grafického nabízí výstup do Excelu.

4.4.2. Vzájemné saldokonto (Faktury vydané – Vzájemné saldokonto faktur) Tento výběr slouží k zjištění aktuálního stavu pohledávek a závazků odběratelů a dodavatelů. Je možné porovnávat stav za konkrétní řady faktur vydaných a přijatých, za období, odběratele nebo skupinu odběratelů. Tyto rozsahy je možno kombinovat. Výsledkem volby jsou seznamy pohledávek a závazků. Volba dává globální pohled na poměr pohledávek a závazků a doporučuji ji provádět co možná nejčastěji. Je možné zadat následující rozsahy

Číselné řady Faktur vydaných, Číselné řady faktur přijatých Zde je možné zadat konkrétní řady faktur, pro které se bude počítat saldokonto. Pokud se kód řady neuvede, jsou vybrány všechny řady v závislosti na roku řady. Pokud se pořídí rok a není pořízen kód řady, vyberou se všechny řady s tímto rokem. Pokud se neuvede ani kód ani rok, jsou vybrány všechny řady. Kódy řad se dají pořídit buď přímo nebo pomocí výběru z číselníku číselných řad faktur (po stisknutí F5). Výčtem je možno zadat až šest řad

faktur. Za řadami je možné zadat parametr Jen nebo Bez. Jen znamená, že se vyberou jen zadané řady. Bez znamená, že se vyberou všechny řady kromě zadaných. Jedná se o inverzní výběr. Typ faktury vydané, Typ faktury přijaté Zde se dají nadefinovat všechny typy faktur, které se zahrnou do saldokonta. Například, pokud zde pořídíte kód FD, do saldokonta se zahrnou pouze Faktury a Dobropisy. I zde se typ dá pořídit buď přímo nebo pomocí výběru z číselníku typů faktur. Pokud se toto pole nechá prázdné, vyberou se faktury všech typů, což většinou není vhodné, protože se do saldokonta zahrnou i zálohové resp. penalizační faktury a výsledek nebude vypovídající.. Datum zdanitelného plnění od,Datum zdanitelného plnění do Časový interval pro zařazení faktury do výběru. Pokud datum zdanitelného plnění na faktuře patří do tohoto intervalu, je faktura zařazena do výběru. Pokud se data nevyplní, jsou faktury zařazeny bez ohledu na datum zdanitelného plnění. ID odběratele Pokud se zde uvede ID odběratele, jsou do saldokonta vybrány jen faktury daného odběratele. ID je možné pořídit přímo nebo vybrat pomocí F5 z číselníku firem. Je dobré vědět, že výběry s ID jsou nejrychlejší ze všech výběrů, protože ID firmy je klíčová položka v hlavičce faktury vydané. Pokud se zadá ID, je zbytečné zadávat ještě IČO, Název nebo Název výskyt. Právě při práci se saldokonty se projeví stav adresáře firem a pečlivost ve vytváření faktur. Pokud se například do adresáře dostane firma dvakrát s různými ID, výsledky saldokonta budou zkreslené. Název začátek Zde se dá uvést začátek názvu odběratele. Pak jsou do saldokonta vybrány všechny faktury s názvem firmy odběratele se stejným začátkem. Není brán ohled na malá a velká písmena. Název výskyt Tuto volbu můžete použít, pokud potřebujete pro saldokonto vybrat firmy, které mají shodnou libovolnou sekvenci znaků v názvu. Například, pokud zde pořídíte DATA, jsou vybrány všechny firmy, v jejichž názvu se na libovolném místě vyskytuje slovo DATA. I zde není brán ohled na malá a velká písmena. Výsledkem volby je okno, kde jsou porovnány závazky a pohledávky za daný výběr faktur vydaných a přijatých. Typické je využití této volby jako základu pro možný zápočet pohledávek a závazků. Tuto tabulku lze vytisknout při volbě tisku Celkový přehled . Detailní pohled poskytuje volba Vybrané faktury.

4.4.3. Součty faktur vydaných za měsíce (Faktury vydané – Součty faktur za měsíce) Tato volba slouží k zjištění vyfakturovaných částek, uhrazených částek a ještě neuhrazených částek po jednotlivých měsících, čtvrtletích nebo rocích. Je možno zadat následující rozsahy pro výběr faktur.

Číselné řady Zde je možné zadat konkrétní řady faktur, které se zahrnou do výběru. Pokud se kód řady neuvede, jsou vybrány všechny řady v závislosti na roku řady. Pokud se pořídí rok a není pořízen kód řady, vyberou se všechny řady s tímto rokem. Pokud se neuvede ani kód ani rok, jsou vybrány všechny řady. Kódy řad se dají pořídit buď přímo nebo pomocí výběru z číselníku číselných řad faktur (po stisknutí F5). Je možné zadat až šest řad faktur. Za řadami je možné zadat parametr Jen nebo Bez. Jen znamená, že se vyberou jen zadané řady. Bez znamená, že se vyberou všechny řady kromě zadaných. Jedná se o negativní výběr. Typ faktury Zde se dají nadefinovat všechny typy faktur, které se zahrnou do saldokonta. Například, pokud zde pořídíte kód FD, do saldokonta se zahrnou pouze Faktury a Dobropisy. I zde se typ dá pořídit buď přímo nebo pomocí výběru z číselníku typů faktur. Pokud se toto pole nechá prázdné, vyberou se faktury všech typů, což není vhodné, protože se začnou sčítat faktury se zálohovými fakturami resp. penalizačními a výsledek bude nevypovídající. Datum zdanitelného plnění od,Datum zdanitelného plnění do Časový interval pro zařazení faktury do výběru. Pokud datum zdanitelného plnění na faktuře patří do tohoto intervalu, je faktura zařazena do výběru. Pokud se data nevyplní, jsou faktury zařazeny bez ohledu na datum zdanitelného plnění. ID odběratele Pokud se zde uvede ID odběratele, jsou do saldokonta vybrány jen faktury daného odběratele. ID je možné pořídit přímo nebo vybrat pomocí F5 z číselníku firem. Je dobré vědět, že výběry s ID jsou nejrychlejší ze všech výběrů, protože ID firmy je klíčová položka v hlavičce faktury vydané. Pokud se zadá ID, je zbytečné zadávat ještě Název nebo Název výskyt. Název začátek Zde se dá uvést začátek názvu odběratele. Pak jsou do saldokonta vybrány všechny faktury s názvem firmy odběratele se stejným začátkem. Není brán ohled na malá a velká písmena. Název výskyt Tuto volbu můžete použít, pokud potřebujete pro saldokonto vybrat firmy, které mají shodnou libovolnou sekvenci znaků v názvu. Například, pokud zde pořídíte DATA, jsou vybrány všechny firmy, v jejichž názvu se na libovolném místě vyskytuje slovo DATA. I zde není brán ohled na malá a velká písmena.

Výběrové kriterium Pole výběrová kritéria slouží pro definování pohledu na nezaplacené faktury podle vlastnosti společné odběratelům se shodným výběrovým kritériem, např. odběratelé ze severní Moravy. Více v kapitole Výběrová kriteria. Výsledkem volby je měsíční statistika fakturace a stavu saldokonta. Tento seznam lze pomocí butonu Tisk vytisknout. Buton Faktury zobrazí seznam faktur spadajících do měsíce, na kterém je právě umístěn kurzor. Jednotlivé faktury lze butonem Detail prohlížet.

4.4.4. Analýza pohledávek odběratelů (Faktury vydané – Analýza pohledávek odběratelů) Volba slouží k zjištění aktuálního stavu pohledávek nebo vyfakturovaných částek buď za všechny odběratele tříděné podle ID firmy nebo podle IČA , nebo očekávaných na zadaném bankovním účtu. Je možné zjišťovat stav za konkrétní řady faktur, období. Tyto rozsahy je možno libovolně kombinovat. Výsledkem volby je seznam firem odběratelů vyhovujících zadaným rozsahům. U každého odběratel je vypočtena pohledávka, vyfakturovaná částka, počty dnů po splatnosti a podobné údaje. Výsledný seznam je možné vytisknout například jako seznam největších dlužníků, setříděný podle dlužné částky, nebo jako seznam prvních n největších odběratelů. Je možno zadat následující rozsahy pro výběr faktur.

Číselné řady Zde je možné zadat konkrétní řady faktur zařazené do výpočtu. Pokud se kód řady neuvede, jsou vybrány všechny řady v závislosti na roku řady. Pokud se pořídí rok a není pořízen kód řady, vyberou se všechny řady s tímto rokem. Pokud se neuvede ani kód ani rok, jsou vybrány všechny řady. Kódy řad se dají pořídit buď přímo nebo pomocí výběru z číselníku číselných řad faktur (po stisknutí F5). Je možné zadat až šest řad faktur. Za řadami je možné zadat parametr Jen nebo Bez. Jen znamená, že se vyberou jen zadané řady. Bez znamená, že se vyberou všechny řady kromě zadaných. Jedná se o inverzní výběr. Typ faktury Zde se dají nadefinovat všechny typy faktur, které se zahrnou do výpočtu. Například, pokud zde pořídíte kód FD, do výpočtu se zahrnou pouze Faktury a Dobropisy. I zde se typ dá pořídit buď přímo nebo pomocí výběru z číselníku typů faktur. Pokud se toto pole nechá prázdné, vyberou se faktury všech typů, což není vhodné, protože se začnou sčítat faktury se zálohovými resp. penalizačními fakturami a výsledek bude nevypovídající.

Zaplacené, Částečně, Nezaplacené Tři zaškrtávací pole, rozhodují o tom, které faktury se zařadí do výběru podle stavu úhrady. Pokud jsou zatrženy všechny tři, vyberou se všechny faktury, Uhrazené , Částečně i Neuhrazené. Zatržení záleží na cíli výběru. Pokud nás zajímá vyfakturovaná částka odběratelům, je vhodné zatrhnout všechna pole. Pokud je cílem sestavit tabulku dlužníků, zatrhne se pole Neuhrazeno a Částečně uhrazeno. Výpočet dle Doklady vybrané do seznamu se budou třídit buď podle ID firmy nebo dle IČA. Druhý výběr význam v případě vícenásobné existence jedné firmy v adresáři firem. Bankovní účet Pole bankovní účet omezí výběr dokladů na ty, které mají uvedený účet v hlavičce. Datum zdanitelného plnění od,Datum zdanitelného plnění do Časový interval pro zařazení faktury do výběru. Pokud datum zdanitelného plnění na faktuře patří do tohoto intervalu, je faktura zařazena do výběru. Pokud se data nevyplní, jsou faktury zařazeny bez ohledu na datum zdanitelného plnění. Datum splatnosti od,Datum splatnosti do Časový interval pro zařazení faktury do výběru podle data splatnosti. Pokud datum splatnosti na faktuře patří do tohoto intervalu, je faktura zařazena do výběru. Pokud se data nevyplní, jsou faktury zařazeny bez ohledu na datum splatnosti. Výsledkem volby je seznam firem - odběratelů vyhovujících zadaným rozsahům, ze kterého lze tisknout připojené sestavy : Pohledávky odběratele, Seznam dlužných částek v závislosti na výši dlužné částky nebo zadaný počet největších dlužníků, Vyfakturované částky s daní a bez daně sumárně za odběratele nebo položkově, Seznam dlužných částek podle velikosti dlužné částky

4.4.5. Časová analýza pohledávek (Faktury vydané – Časová analýza pohledávek) Časová analýza pohledávek má některé společné prvky se saldokontem faktur, výsledkem je také seznam faktur vyhovujících zadaným rozsahům. Navíc má ale možnost zpětného pohledu na pohledávky. Všechny ostatní výběry pracovaly s aktuálním stavem pohledávek, s pohledávkami k dnešnímu dni. U časové analýzy lze zvolit parametr a vypočíst pohledávky k libovolnému datu v minulosti. Má to význam například při kontrole na saldokontní účty v účetnictví nebo při sledování vývoje pohledávek v čase. Dalším rozdílem je rozčlenění faktur do intervalů podle prodlení po splatnosti. Tyto intervaly jsou zadány uživatelem. Výsledkem je členění pohledávek podle stáří. Kromě sestav lze z časové analýzy pohledávek vytisknout dopisy jednotlivým odběratelům se stavem pohledávek k jejich odsouhlasení (tisk s formulářem). Je možno zadat následující rozsahy pro zařazení faktur do časové analýzy pohledávek.

Číselné řady Zde je možné zadat konkrétní řady faktur, pro které se bude počítat analýza. Pokud se kód řady neuvede, jsou vybrány všechny řady v závislosti na roku řady. Pokud se pořídí rok a není pořízen kód řady, vyberou se všechny řady s tímto rokem. Pokud se neuvede ani kód ani rok, jsou vybrány všechny řady. Kódy řad se dají pořídit buď přímo nebo pomocí výběru z číselníku číselných řad faktur (po stisknutí F5). Výčtem je možno zadat až šest řad faktur. Za řadami je možné zadat parametr Jen nebo Bez. Jen znamená, že se vyberou jen zadané řady. Bez znamená, že se vyberou všechny řady kromě zadaných. Jedná se o inverzní výběr. Typ faktury Zde se dají nadefinovat všechny typy faktur, které se zahrnou do analýzy. Například, pokud zde pořídíte kód FD, do saldokonta se zahrnou pouze Faktury a Dobropisy. I zde se typ dá pořídit buď přímo nebo pomocí výběru z číselníku typů faktur. Pokud se toto pole nechá prázdné, vyberou se faktury všech typů, což není vhodné, protože se začnou sčítat faktury se zálohovými fakturami resp. penalizačními a výsledek bude nevypovídající. Datum splatnosti od,Datum splatnosti do Časový interval pro zařazení faktury do výběru podle data splatnosti. Pokud pole datum splatnosti není vyplněno, jsou faktury zařazeny bez ohledu na něj. Datum zdanitelného plnění od,Datum zdanitelného plnění do Časový interval pro zařazení faktury do výběru. Pokud datum zdanitelného plnění na faktuře patří do tohoto intervalu, je faktura zařazena do výběru. Pokud se data nevyplní, jsou faktury zařazeny bez ohledu na datum zdanitelného plnění. Úhrada Dnešní den , K datu Toto pole rozhoduje o způsobu výpočtu analýzy. Pokud se zadá D – Dnešní den, jsou brány všechny platby na fakturách podobně jako v předchozích sestavách. Pokud se zadá K – K datu, jsou brány platby pouze do Data

zdanitelného plnění do a získáme pohledávky jaké byly k tomuto datu. Podobné pole s v žádné jiné sestavě faktur vydaných nevyskytuje. ID odběratele Pokud se zde uvede ID odběratele, jsou do saldokonta vybrány jen faktury daného odběratele. ID je možné pořídit přímo nebo vybrat pomocí F5 z číselníku firem. Je dobré vědět, že výběry s ID jsou nejrychlejší ze všech výběrů, protože ID firmy je klíčová položka v hlavičce faktury vydané. Název začátek Zde se dá uvést začátek názvu odběratele. Pak jsou do saldokonta vybrány všechny faktury s názvem firmy odběratele se stejným začátkem. Není brán ohled na malá a velká písmena. Název výskyt Tuto volbu můžete použít, pokud potřebujete pro saldokonto vybrat firmy, které mají shodnou libovolnou sekvenci znaků v názvu. Například, pokud zde pořídíte DATA, jsou vybrány všechny firmy, v jejichž názvu se na libovolném místě vyskytuje slovo DATA. I zde není brán ohled na malá a velká písmena. Výběrové kriterium Pole výběrová kritéria slouží pro definování pohledu na nezaplacené faktury podle vlastnosti společné odběratelům se shodným výběrovým kritériem, např. odběratelé ze severní Moravy. Více v kapitole Výběrová kriteria. Práce s výběrovým kriteriem je usnadněna navíc možností volby Jen/Bez/Prázdné podobně jako při výběru číselné řady. Bankovní účet Pokud vznikne požadavek na sledování saldokonta jen na jednom bankovním účtu, je možno vybrat sledovaný účet klávesou F5 z číselníku bankovních účtů. Odbytová skupina, Odpovědnost Výběr podle odbytové skupiny nebo odpovědnosti za platby pořízené v hlavičce faktur. Je možné zadat podobně jako u číselných řad až šest odbytových skupin/ odpovědností. Práce s odbytovou skupinou/ odpovědností je usnadněna navíc možností volby Jen/Bez/Prázdné podobně jako při výběru číselné řady. Pole jsou přístupná pouze tehdy, je-li nastaveno používání odbytové skupiny/odpovědnosti v definičním souboru financí. Stát faktury Saldokonto lze omezit i výběrem státu. Měny EMU na Euro Převádí staré zahraniční faktury evidované ještě ve starých měnách na Euro podle pevně nastavené tabulky kurzů mezi starými měnami a Eurem platné k 31.12.2001. Rozsahy Rozsahy umožňují kategorizovat saldokonto podle intervalů po splatnosti. Možnost zadání až osmi na sebe navazujících rozsahů pro zařazení faktur, například 1 – 30, 31 – 60, 61 – 90.. dní po splatnosti. Pokud je označeno zaškrtávací políčko umístěné vedle rozsahu, faktury spadající do tohoto rozsahu se do saldokonta zahrnou v opačném případě nikoliv. Znamená to, že se dají vybrat jen faktury z konkrétního intervalu. Jako v ostatních výběrech je výsledkem výpočtu seznam faktur a sumy pohledávek po jednotlivých intervalech. Ručně lze výběr faktur pro saldokonto ještě upřesnit zařazením/vyřazením jednotlivých faktur. K seznamu jsou připojeny výstupní sestavy. Veškeré výstupy je možno generovat ve znakovém nebo grafickém formátu, směrovat je na obrazovku nebo přímo na tiskárnu. U vybraných sestav je navíc možnost výstupu do Excelu – sestavy jsou označeny poznámkou Excel. Je nutné poznamenat, že při zvolení saldokonta k datu se doba výpočtu protáhne. Speciální funkce nad seznamem faktur vybraných v časové analýze pohledávek jsou : - vyhodnocení saldokonta vzhledem ke koncovému odběrateli (rozpad salda na koncové odběratele) - vytvoření kursových rozdílů k nezaplaceným zahraničním fakturám k 31.12. - správa pohledávek , která umožní detailnější pohled na vybrané pohledávky. Pro správu pohledávek se definují ve funkci Faktury vydané- Správa pohledávek příznaky pro kategorizaci pohledávek z hlediska nedobytnosti. V externím okruhu se přiřazují příznaky nedobytnosti - NLSPK jednotlivým odběratelům. Význam kódů NLSPK není striktně předepsán a tedy může být každým uživatelem použit podle jeho

uvážení. Předpokládá se ale, že pomocí N/O se označují nedobytné/ohrožené pohledávky, L je firma v likvidaci, S soud, K konkurz, E exekuce, P policie. Pomocí interního okruhu lze nedobytnost pohledávek upřesnit až na jednotlivé faktury. K fakturám se automaticky připojuje informace o případných upomínkách, o tom, kdo je zodpovědný za vymáhání pohledávky , manuálně se doplňuje datum soudu.

5. Faktury přijaté Zpracování faktur přijatých je druhou ze čtyř hlavních agend programu Finance. Program umožňuje evidovat libovolný počet faktur v různých číselných řadách. Každá číselná řada je identifikována jednoznakovým kódem, rokem a názvem řady. Řady si může uživatel nadefinovat sám podle vlastních potřeb v číselníku Číselné řady dokladů. V každé řadě je také nadefinován způsob, podle kterého se novým fakturám přiřazují čísla faktur, generátor čísel dokladů. Podle zkušeností z provozu programu je nejlepší rozdělit faktury do řad podle typu, místa vzniku, nebo podle fakturované služby (faktury přijaté za zboží, za služby ..). Podrobnější informace o číselných řadách se nacházejí v podkapitole Číselné řady dokladů. Na základě pořízených faktur přijatých se dají vytvářet příkazy k úhradě do banky a faktury hradit. Při pořizování faktur je možno skenovat originální podklady a ukládat je do zvoleného úložiště pro náhled. Tato funkcionalita umožňuje odstranit častý problém se ztrátou originálních dokladů během schvalovacího koloběhu. Faktury se, jakmile dojdou, pořídí do evidence, ale jsou v tzv. neschváleném stavu. To znamená, že se o nich neúčtuje, neovlivňují podklady pro daňové hlášení, nelze je zaplatit. Podle pravidel, která se nastaví podle potřeb dané organizace, si je zodpovědní pracovníci v naskenované podobě mohou prohlédnout a rozhodnou o jejich přijetí resp. nepřijetí do evidence, případně rozhodovací proces delegovat na jiného pracovníka. Jakmile je faktura schválena, figuruje jak v daňové tak i účetní evidenci standardně. Každá faktura se skládá ze tří základních částí. Jedná se o hlavičku, ve které jsou údaje o dodavateli, o celkové částce, o stavu a typu faktury a dále datum pořízení, splatnosti a podobně. Druhou částí faktury jsou daňové položky. Pořizují se na základě daňového shrnutí došlé faktury. Obsahují částky podle daňových skupin a jsou podkladem pro daňové hlášení. Třetí částí faktury jsou účetní položky. Vznikají automaticky po pořízení faktury a jsou později přenášeny do účetnictví. Způsob kontace faktury závisí na údajích v číselníku předkontací dokladů a váže se na typ a řadu faktury. U každé faktury je důležitý stav úhrady. Faktura může být uhrazena, neuhrazena nebo částečně uhrazena. U faktury se mění tyto stavy na základě párování s jinými doklady. Podrobnější informace obsahuje kapitola párování dokladů. Agendu faktur přijatých lze spustit z hlavního menu programu, volba otevře podmenu vztahující se k fakturám přijatým. Pomocí těchto voleb je možno pořizovat faktury přijaté, upravovat je, tisknout, kontovat a prohlížet. Dále je umožněn výpočet saldokont a měsíčních přehledů, vystavování příkazu k úhradě. Všechny tyto uvedené funkce plus další jsou popsány dále v samostatných podkapitolách.

5.1. Pořízení faktur přijatých (Faktury přijaté –Seznam faktur přijatých) Základní činností je pořizování faktur přijatých. Po spuštění podvolby Seznam Faktur přijatých lze pořizovat, mazat a upravovat faktury. Po jejím spuštění se otevře okno se seznamem faktur. Na každém řádku jsou nejdůležitější informace o jedné faktuře - číselná řada faktury, číslo faktury, variabilní symbol, typ, zda je faktura uhrazena, datum vystavení a splatnosti, celková částka, název dodavatele, zda je faktura stornována. Pole Faktury přijaté – hlavička dokladu

Řada Číselná řada, do které faktura patří. Při přidávání nové faktury se naplní automaticky řadou faktur podle faktury, která byla vybrána před přidáváním. Tuto řadu lze změnit výběrem ze všech číselných řad faktur přijatých (Klávesa F5, Kliknutí myší). Číselné řady se definují v číselníku číselných řad. Číslo faktury Číslo faktury, základní identifikace, musí byt jedinečné pro všechny faktury přijaté. Toto číslo se nevyplňuje, vznikne automaticky na základě číselné řady. Číselná řada slouží zároveň jako generátor čísla dokladu. Variabilní symbol Jako variabilní symbol se musí pořídit číslo faktury dodavatele. Položka je povinná, bez jejího vyplnění se nedá pokračovat ve vyplňování. Při pořízení je automaticky provedena kontrola na již existující stejný variabilní symbol. Pokud již takový symbol existuje je vypsána varovná hláška, důvodem je zabránění dvojnásobného pořízení stejné faktury. Variabilní symbol je využit při párování faktur s bankovními výpisy a u příkazu k úhradě. Typ faktury Možný výběr ze seznamu typů faktur. Jedná se o Fakturu, Dobropis, Proforma fakturu nebo Zálohovou fakturu. Typ je automaticky naplněn běžným typem určeným v číselné řadě dokladů. Zároveň jsou povoleny jen typy pořízeny v poli povolené typy v číselníku číselných řad. Typ faktury určuje její další zpracování a váže se na něj spolu s řadou faktury automatická předkontace. Bankovní účet Kód bankovního účtu ze kterého hodláte fakturu uhradit, možný výběr ze seznamu bankovních účtů, běžný kód účtu se nachází v popisu číselné řady. Dodavatel Informace o dodavateli jako adresa, IČO, DIČ. Je možné vyplnit přímo, nebo dodavatele vybrat ze seznamu firem. Vhodnější je druhý způsob, z číselníku se přetahují i další údaje a při zařazení odběratele do číselníku je u další faktury zjednodušená práce. Nejjednodušší postup při výběru z číselníku je napsat na faktuře do ID firmy, po

opuštění pole je automaticky doplněn zbytek z číselníku dodavatelů. ID příjemce má podstatný význam při sestavách faktur, podle tohoto pole se faktury sčítají do saldokontních sestav Firem. Dodržení kázně při použití ID firem u faktur přijatých usnadní většinu dalších funkcí programu. Banka, Účet Textová pole, název banky a účet dodavatele. Tyto údaje se doplní automaticky, pokud k pořízení dodavatele použijeme číselník firem, a pokud jsou u vybraného dodavatele tyto údaje vyplněny. Údaje o bankovním spojení se využijí při výběru faktury do příkazu k úhradě a jejímu hrazení. Jedná se o podstatný údaj, bez jeho pečlivého vyplnění nelze spolehlivě provádět platby došlých faktur. Konstantní symbol, Specifický symbol Textová pole, identifikují platbu, opíší se z faktury přijaté.. Daňová oblast Možné hodnoty - Domácí, Cizina. Toto pole slouží především pro účely daňového hlášení. Pokud jsme vybírali dodavatele z číselníku firem, je z tohoto číselníku přenesena i tato hodnota. Po vyplnění Cizina se na faktuře zpřístupní pole pro práci s cizí měnou jako měna, kurz. Fakturu je pak možno vést v korunách i v cizí měně. Takto pořízenou fakturu lze v cizí měně i párovat s platbami ve stejné měně. Měna, Kurz Tyto pole jsou zpřístupněna jen když je daňová oblast Cizina. Zde se zadává kód měny a její kurz ke koruně. Tento kurz lze pak využit při přepočtu cen zboží na faktuře. Je možný výběr z kursového lístku. Také následující saldokontní sestavy lze tisknout v cizí měně Dodací list, Hom, Tyto pole mají jen informativní charakter a nemusí být vyplněna.. Účel faktury Textové pole popisující účel faktury, není povinné vyplňovat. Je vhodné pořídit pro přehlednost a orientaci. Způsob úhrady Volby jsou prázdný údaj, Hotově, Příkaz, Inkaso, Zápočet, Směnka, Neplatit. Hodnota tohoto pole ovlivňuje možnost výběru faktury do příkazu k úhradě, k dispozici pro příkaz k úhradě jsou faktury se způsobem úhrady buď nevyplněným nebo hodnotou Příkaz. Zakázka Pole umožňuje ZOOM do číselníku účetních zakázek. Den DPH Dodavatele Datum Zdanitelného plnění z dodavatelské faktury. Jde o datum zdanitelného plnění dodavatele. Může být různé ode dne doručení faktury, podle kterého se provádí uplatnění nároku na odpočet DPH. Pokud tato data spadají do dvou různých měsíců, je možno fakturu účtovat do těchto měsíců následovně : do období odpovídajícího zdanitelnému plnění dodavatele se pomocí opravného dokladu účtuje celá faktura, jen DPH se účtuje na pomocný účet. V období odpovídajícím datu dodání faktury se pak přeúčtuje DPH z pomocného účtu na účet DPH pomocí prvotního účetního dokladu :

V případě časového rozlišení na přelomu kalendářního roku se účtuje do dvou roků :

Den Uplatnění DPH Datum zdanitelného plnění faktury. Jedná se o nejdůležitější datum faktury. Podle tohoto data se faktura zařazuje do účetního období, podle tohoto data se zařazuje do daňového hlášení. Pokud je nastaveno On-line účtování, je toto datum kontrolováno na otevřený měsíc a při pořízení mimo tento interval je nahlášena chyba, datum je třeba změnit. Více informací Účtování dokladů. Do tohoto pole se pořizuje datum přijetí faktury. Tlačítko „+“ vedle datového pole slouží k jednoduchému výpočtu dne splatnosti zadáním počtu dnů splatnosti ze dne DPH dodavatele :

Splatná Datum splatnosti faktury. Implicitně naplněno datem vypočteným z dne DPH dodavatele a z počtů dnů splatnosti faktury. Počet dnů splatnosti se čerpá z nastavení v číselné řadě faktur. Pokud je dodavatel vybrán ze seznamu firem, čerpá se počet dnů splatnosti z tohoto číselníku, pokud je v něm vyplněn. Toto datum lze libovolně modifikovat. Tlačítko „+“ vedle datového pole slouží k jednoduchému výpočtu dne splatnosti zadáním počtu dnů splatnosti ze dne uplatnění DPH . Podat příkaz k úhradě Datum kdy se faktura nabídne k úhradě na příkaz k úhradě. Implicitně se naplní dnem splatnosti, pokud ten padne na sobotu nebo neděli je nabídnut pátek. Uživatel může upravit podle potřeby, pak je faktura nabídnuta k úhradě dříve nebo později. Význam například u dodavatelů, kterým nehodláme platit z důvodu že jsou také našimi dlužníky. Podán příkaz k úhradě Pole nelze vyplnit, nastaví se automaticky po podání příkazu k úhradě. Datum, kdy se faktura objevila v příkazu k úhradě. Dále se zobrazí číslo příkazu a řada příkazů. Uhrazena Příznak zda je faktura uhrazena. Toto pole se nedá vyplnit. Nabývá hodnot N – neuhrazeno, C – částečně uhrazeno, A – uhrazeno. Implicitně po pořízení faktury je nastaveno na N – neuhrazeno. Změna stavu nastane při párování faktur. Více informací párování dokladů. Stornována Příznak stornované faktury, nevyplňuje se. Nastaví se po funkci stornování faktury. Implicitně N nestornována. Příkaz Příznak vystavení příkazu k úhradě. Nevyplňuje se, Implicitně po pořízení N – nedán příkaz. Po vystavení příkazu k úhradě z faktury a jeho tisku příznak nastaven na A. Cílem je aby nedocházelo ke dvojí úhradě faktur přijatých. Více informací kapitola Příkazy k úhradě. V DPH hlášení Příznak zda je faktura již zahrnuta v některém hlášení DPH. Pokud je již zahrnuta nelze fakturu modifikovat.. Doklad Celková částka faktury, nepořizuje se, vypočítává se z daňových položek faktury. Tato částka zahrnuje DPH a je nejdůležitější částkou dokladu. Záloha Částka faktury uhrazená zálohami, nepořizuje se, vypočítá se při párování zálohových faktur k faktuře. Více informací Zpracování záloh K úhradě Částka faktury která zbývá k úhradě po odečtení záloh, nepořizuje se vypočítá se jako Částka-záloha.

Uhrazeno Uhrazená částka, nevyplňuje se naplní se automaticky při párování faktury s platbami na faktuře. Více informací Párování dokladů Zbývá uhradit Částka zbývá uhradit, nevyplňuje se, je vypočtena jako rozdíl mezi K úhradě a Uhrazeno. Je li tato částka nulová je faktura plně uhrazena a příznak Uhrazena je nastaven na A. Doklad, Záloha, K úhradě, Uhrazeno, Zbývá uhradit V pravém dolním rohu jsou tyto pole zopakována ještě jednou, v nich jsou částky faktury v cizí měně. Tyto pole jsou používána pouze pokud je příznak Daňová oblast nastaven na C – cizina. Význam polí je obdobný jako u polí v korunách. Znamená to že faktura může být vedena v cizích měnách, mohou na ní být párovány zálohy v cizích měnách a může být hrazena v cizích měnách. Také přehledy faktur je možné spočítat v cizích měnách. Pole Faktury přijaté – daňové položky Daňová sazba Sazba daně z přidané hodnoty, obsahuje kód sazby a procento sazby. Je možný výběr z číselníku daňových skupin. Implicitně se naplní daní zadanou jako nejběžnější v číselné řadě faktury přijaté. Pro jednu fakturu lze zadat několik daňových vět například pro 5 a 22 procent, ale nelze zadat dvě věty se stejným kódem skupiny. Za zboží Numerické pole, základ daně v dané daňové skupině. Pořizuje se. Daň Numerické pole. Na základě základu daně je dopočtena daň, která se dá upravit pokud je na faktuře vypočtena chybně. Oprava faktury a funkce přístupné z detailu faktury Při opravě faktury se zobrazí místo seznamu hlavička faktury na celou obrazovku. Oprava se vyvolá pomocí butonu Oprava. Postup při opravě údajů na faktuře je velmi podobný postupu při pořizování nové faktury. Některá pole ovšem nejdou již změnit. Jedná se především o číselnou řadu faktury, dále pak o číslo faktury, její typ a daňovou oblast. Ostatní údaje v hlavičce faktury je možné upravovat. Hodnota faktury vydané se mění změnou hodnot daní butonu Daně. V okně daní je možno upravovat, přidávat a mazat. Po opuštění okna se přepočítávají sumy za doklad a otevírá se okno s účetními položkami pro jejich úpravu. Pokud jsme při předchozích úpravách změnili celkové hodnoty dokladu, je nutné účetní položky zase vyrovnat na rovnost s dokladem. Butonem Platby jsou zpřístupněny veškeré platby faktury, pomocí tohoto butonu lze přidávat nebo rušit platby. Funkce je detailně popsána v kapitole Párování dokladů. Faktura může být uhrazena zálohovou fakturou, párování se zálohovou fakturou a provedené zálohové platby lze prohlížet pomocí butonu Zálohy. Párování je podobné jako v případě párování úhrad. Buton Splátky slouží k pořizování a prohlížení možných splátek faktur. Tabulka splátek obsahuje jak kalendář běžných splátek, jsou označeny písmenem S, tak i splátky, které mají formu zádržného (písmeno Z) a pozastavného (písmeno T). Buton Předkontace zpřístupňuje účetní položky. Opravovat účetní položky lze v případě, že doklad není zaúčtovaný. Při ON-LINE účtování je možné doklad přeúčtovat pomocí opravného dokladu v následujících obdobích. Buton Příkaz zobrazí seznam příkazů k úhradě, na kterých se faktura vyskytuje. Buton Image zobrazí naskenovanou kopii originálního dokladu. Buton Příjemka má význam při likvidaci došlých faktur s příjemkami, zobrazí seznam připojených příjemek.

Při opravě faktury, která se účtuje metodou ON-LINE, se opravuje butonem Datum datum zdanitelného plnění. Tento buton je viditelný pouze při opravě ON-LINE účtované faktury. Na fakturách účtovaných metodou OFFLINE lze datum zdanitelného plnění opravit přímo. Oprava faktury není možná za každé situace. Fakturu nelze opravovat, pokud je zaplacená, nebo pokud je zaúčtována a v parametrech aplikace není nastaveno povolení k opravě zaúčtovaných dokladů. V tomto případě je možno odúčtovat doklad, rozpojit platby, provést opravu, opětně připojit platby a doklad zaúčtovat. Při opravě faktury se musí vzít v úvahu, zda už nebylo vypočteno daňové hlášení nebo pokud byl doklad zaúčtován, zda nebyl i zlikvidován v účetním saldokontu. V tomto případě se musí změna promítnout i v těchto agendách. Základní funkce nad fakturami přijatými Všechny následující funkce se vyvolávají v okně Seznam faktur přijatých. Tento seznam se spustí z menu faktur přijatých jako první volba. Funkce se vyvolají kliknutím myši na butony v horní části okna nebo pomocí funkčních kláves.

Pořízení nové faktury Z volby seznam faktur kliknutím na buton Nová nebo pomocí funkční klávesy F4. Objeví se okno hlavičky faktury, vyplní se výše popsaná pole. Kliknutím se na buton Zpět, se otevře rozhodovací okno. Zde je možno potvrdit pořízení hlavičky nebo pořizování ukončit bez zápisu nové faktury. Pokud se potvrdí Uložení, otevře se okno daňových položek faktury. Vyplní se všechny daňové skupiny na faktuře. Pořizování položek se ukončí. Položky se sečtou, vypočte se celková částka faktury a na základě nadefinované předkontace se vygenerují účetní věty faktury. Otevře se okno předkontace faktury a účetní věty se dají modifikovat. Kliknutím se okno zavře a pořízení faktury je ukončeno. Kurzor je zase v seznamu faktur přijatých. Výše popsaný způsob může být odlišný pro různé nastavení systému. Pokud je například vypnuta kontace dokladů vynechává se poslední krok. Oprava faktury Při opravě faktury se zobrazí místo seznamu hlavička faktury na celou obrazovku. Oprava se vyvolá pomocí butonu Oprava. Postup při opravě údajů na faktuře je velmi podobný postupu při pořizování nové faktury. Některá pole ovšem nejdou již změnit. Jedná se především o číselnou řadu faktury, dále pak o číslo faktury a její typ. Ostatní údaje v hlavičce faktury je možné upravovat. Pokud chceme upravit daňové položky faktury je možné se k nim dostat z hlavičky faktury pomocí butonu Daně. Otevře se okno daňových položek a je možné je upravovat, přidávat a mazat. Po uzavření okna se znovu přepočte celková částka faktury a otevře se okno účetních položek. Ty je možné opět opravit. Pokud jsme při předchozích úpravách změnili celkové hodnoty dokladu, je nutné účetní položky zase vyrovnat na rovnost s dokladem. Mazání faktury Tato operace zruší celou fakturu a číslo, které měla faktura přiděleno se může využít pro další novou fakturu. Vyvolá se pomocí butonu Mazání. Mazání má ovšem mnoho omezujících podmínek, nelze smazat libovolnou fakturu. Nejdůležitější podmínkou je zachování kontinuity číselné řady. Z toho plyne že lze mazat jen poslední fakturu v číselné řadě faktur. Jinak řečeno můžeme mazat faktury postupně od konce. Pokud není možné provést operaci mazání, je vhodné provést odpovídající operaci stornování, jejíž význam je podobný.

Také pokud je už faktura zaplacena, nelze ji smazat. V tomto případě je třeba nejdříve zrušit vazbu se spárovaným dokladem a až pak mazat. Dále je také omezeno mazání faktur pokud jsou již přeneseny do účetnictví. O této možnosti rozhoduje parametr v definičním souboru financí. Typické využití mazání je při pořizování nových faktur. Fakturu pořídíme a zjistíme, že je pořízená faktura chybná a okamžitě ji smažeme. Storno faktury Stornování je obdobná operace jako mazání. Lze stornovat fakturu, která není zaúčtována a není zaplacena. Lze stornovat i fakturu, která je uprostřed číselné řady. Stornovaná faktura zůstane v seznamu, ale je označená jako stornována. Stornovaná faktura je vyřazena ze všech saldokont i z přenosu do účetnictví. Fakturu lze stornovat pomocí butonu Storno nebo kláves Ctrl Y. Opakováním funkce Storno na stornovaný doklad se příznak Storno vymaže, faktura je opět platná. Kopie Nad seznamem faktur existuje funkce kopírování faktur, která obsluze usnadňuje práci při pořizování opakujících se dokladů. Kopírovat faktury lze mezi různými řadami a mezi různými daty zdanitelného plnění. Všechny údaje ze zdrojové faktury se přenášejí do cílové kromě dne vystavení, zdanitelného plnění a splatnosti. Image Lze uchovat zdrojové dokumenty v naskenované podobě a zpřístupnit je pro náhled touto funkcí. Tisk Ze seznamu přijatých faktur lze tisknout tak zvané košilky přijatých faktur obsahující základní informace z faktury, její určení, likvidaci a pole pro potvrzení správnosti účtování. Protože každá firma má zavedené zvyklosti ve vzhledu a obsahu košilky, je možno použít pro tisk uživatelsky editovatelné formuláře, buď textové nebo ve formátu html souborů. Kromě toho je vytvořen pevně navrhnutý formulář v pevném grafickém tisku. Dokument Butonem Dokument lze fakturám přiřazovat dokumenty související s fakturací, popisovat je, editovat je. JdiNa Buton JdiNa nabídne rychlý přesun na poslední fakturu ve vybrané řadě. Po zaškrtnutí políčka Jen aktuální rok, lze vybírat jen z řad aktuálního roku. FP Firmy Buton FP Firmy slouží pro rychlou orientaci ve fakturách firmy, na jejíž faktuře právě stojíme. V dalším okně se otevře přehled faktur a dobropisů firmy s informací o celkové vyfakturované a dlužné částce. Umožní vytisknout jednoduchou sestavu. UhradaPO Buton UhradaPO je přístupný pouze v případě, že faktura je zcela neuhrazena. Funkce provede vytvoření příslušného pokladního pohybu včetně jeho kontace a spárování této pokladní položky s fakturou.

5.2. Sestavy Faktur přijatých Pro potřeby uživatelů nestačí pouze evidence vedená v počítači, občas je potřeba nějaký přehled získat v tištěné podobě. Tyto potřeby uspokojují výstupní sestavy které jsou součástí modulů finance. K fakturám přijatým se vztahuje několik různých sestav. Jedná se pouze o sestavy pevně naprogramované, protože součástí systému je i generátor sestav, ve kterém si pokročilejší uživatel může vytvořit další, libovolné množství, vlastních sestav. Vytištění sestavy můžeme obecně rozdělit do tří kroků. V prvním kroku se zadává rozsah faktur pro které se sestava bude vytvářet. Tyto jednotlivá kritéria se dají vzájemně kombinovat. Nadefinované výběry se pro konkrétního uživatel ukládají a při příštím spuštění saldokonta se dají použít. Po zadání výběru následuje výpočet. Výsledkem výpočtu je seznam s fakturami nebo obecně doklady, které splňují podmínky výběru. Ve druhém kroku se dají jednotlivé doklady manuálně ze seznamu odebírat a tak dosáhnout požadovaného výsledku. Zároveň se automaticky přepočítávají součty dokladů. Pokud nás zajímá pouze výsledná hodnota, nemusí se ani postupovat dále a seznam tisknout. Ve třetím kroku se dá seznam vybraných faktur přijatých vytisknout. Na buton Tisk se otevře okno seznamu možných sestav pro daný výběr. Jednotlivé sestavy se liší formátem tisku, mezisoučty, tištěnými poli, setříděním. U faktur přijatých existují čtyři základní výběry – saldokonta. Jedná se o Saldokonto dodavatele, Součty faktur přijatých za měsíce, Analýza závazků dodavatelů a Časová analýza závazků. Jejich sestavy se částečně překrývají. Hlavní rozdíl mezi nimi je v tom co obsahuje výsledný seznam po výpočtu, zda faktury, dodavatele nebo měsíce. Další podkapitoly detailně proberou jednotlivé výběry.

5.2.1. Saldokonto dodavatele (Faktury přijaté – Saldokonto dodavatele) Toto saldokonto slouží k zjištění aktuálního stavu závazků k dodavateli nebo za období. Je možné zjišťovat stav za konkrétní řady, období, dodavatele nebo skupinu dodavatelů. Tyto vybrané rozsahy je možno libovolně kombinovat. Výsledkem volby je seznam faktur vyhovujících zadaným podmínkám a součty faktur zaměřené na stav pohledávek. Volba dává globální i detailní pohled na strukturu závazků. Je nutné poznamenat že nejdříve je třeba provést párování dokladů a až pak počítat saldokontní sestavy.

Po spuštění volby se otevře okno, ve kterém se definují rozsahy pro zahrnutí faktury do saldokonta. Rozsahy se dají kombinovat. Je možno zadat následující rozsahy.

Číselné řady Zde je možné zadat konkrétní řady faktur pro které se bude počítat saldokonto. Pokud se kód řady neuvede, jsou vybrány všechny řady v závislosti na roku řady. Pokud se pořídí rok a není pořízen kód řady, vyberou se všechny řady s tímto rokem. Pokud se neuvede ani kód ani rok, jsou vybrány všechny řady. Kódy řad se dají pořídit buď přímo nebo pomocí výběru z číselníku číselných řad faktur (po stisknutí F5). Je možné zadat až šest řad faktur. Za řadami je možné zadat parametr Jen nebo Bez. Jen znamená, že se vyberou jen zadané řady. Bez znamená, že se vyberou všechny řady kromě zadaných. Jedná se o negativní výběr. Typ faktury Zde se dají nadefinovat všechny typy faktur, které se zahrnou do saldokonta. Například, pokud zde pořídíte kód FD do saldokonta se zahrnou pouze Faktury a Dobropisy. I zde se typ dá pořídit buď přímo nebo pomocí výběru z číselníku typů faktur. Pokud se toto pole nechá prázdné, vyberou se faktury všech typů, což není vhodné, protože se začnou sčítat faktury se zálohovými fakturami resp. penalizačními a výsledek bude nevypovídající. Zaplacené, Částečně, Nezaplacené Tři zaškrtávací pole, rozhodují o tom, které faktury se zařadí do výběru podle stavu úhrady. Pokud jsou zatrženy všechny tři, vyberou se všechny faktury, Uhrazené , Částečně i Neuhrazené. Zatržení záleží na cíli výběru. Pro klasická saldokonta se vybírají pouze nezaplacené a částečně zaplacené. Pro tisk knihy faktur se vybírají všechny faktury. Datum zdanitelného plnění od,Datum zdanitelného plnění do

Časový interval pro zařazení faktury do výběru. Pokud datum zdanitelného plnění na faktuře patří do tohoto intervalu, je faktura zařazena do výběru. Pokud se data nevyplní, jsou faktury zařazeny bez ohledu na datum zdanitelného plnění. Datum splatnosti od,Datum splatnosti do Časový interval pro zařazení faktury do výběru podle data splatnosti. Pokud datum splatnosti na faktuře patří do tohoto intervalu, je faktura zařazena do výběru. Pokud se data nevyplní, jsou faktury zařazeny bez ohledu na datum splatnosti. ID dodavatele Pokud se zde uvede ID dodavatele, jsou do saldokonta vybrány jen faktury daného dodavatele. ID je možné pořídit přímo nebo vybrat pomocí F5 z číselníku firem. Je dobré vědět, že výběry s ID jsou nejrychlejší ze všech výběrů, protože ID firmy je klíčová položka v hlavičce faktury přijaté. Pokud se zadá ID, je zbytečné zadávat ještě IČO, Název nebo Název výskyt. Právě při práci se saldokonty se projeví stav adresáře firem a pečlivost ve vytváření faktur. Pokud se například do adresáře dostane firma dvakrát s různými ID, výsledky saldokonta budou zkreslené. IČO dodavatele Výběr podle IČO dodavatele. Pokud se nevyplní, vyberou se všechny firmy. Název začátek Zde se dá uvést začátek názvu dodavatele. Pak jsou do saldokonta vybrány všechny faktury s názvem firmy dodavatele se stejným začátkem. Není brán ohled na malá a velká písmena. Název výskyt Tuto volbu můžete použít, pokud potřebujete pro saldokonto vybrat firmy, které mají shodnou libovolnou sekvenci znaků v názvu. Například, pokud zde pořídíte DATA, jsou vybrány všechny firmy, v jejichž názvu se na libovolném místě vyskytuje slovo DATA. I zde není brán ohled na malá a velká písmena. Výběrové kriterium Pole výběrová kritéria slouží pro definování pohledu na nezaplacené faktury podle vlastnosti společné dodavatelům se shodným výběrovým kritériem, např. dodavatelé ze severní Moravy. Více v kapitole Výběrová kriteria. Zakázka Sledované saldokonto lze omezit na vybranou zakázku respektive vybranou zakázku se saldokonta vyloučit. Zadání rozsahů lze ukončit pomocí butonu O.K., pak se spustí výpočet saldokonta, nebo pomocí butonu Zpět, pak se volba ukončí. Pořízené rozsahy se uloží a jsou nabídnuty při dalším vyvolání této volby. Délka výpočtu závisí od zvoleného výběru a počtu faktur přijatých Po výpočtu saldokonta se otevře okno rozdělené do dvou částí. V horní je seznam faktur zahrnutých do saldokonta, v dolní jsou souhrnné součty faktur. Jsou zde sečteny faktury nezaplacené před a po termínu, všechny nezaplacené, zaplacené před a po termínu, všechny zaplacené a také celková částka. Údaje jsou uvedeny v počtech faktur, v korunách a v procentech. U nezaplacených je uveden průměrný počet dnů po termínu splatnosti. Ve výběru lze pomocí volby Ctrl V faktury individuálně vyřazovat ze saldokonta a sledovat změny v součtech. Takto upravený seznam lze tisknout. Po stisknutí butonu Tisk se objeví seznam připojených sestav. Je vhodné všechny sestavy vytisknout a vybrat ty nejvhodnější pro rutinní provoz. Namátkově se jedná například o Knihu faktur, Seznam faktur s platbami, Podle dodavatele, Podle splatnosti atd. Sestavy podle dodavatelů je možno třídit podle ID dodavatele, IČA nebo názvu, dalším kritériem třídění je buď číslo faktury nebo splatnost.

5.2.2. Součty faktur přijatých za měsíce Tato volba slouží ke zjištění sumy došlých faktur za jednotlivé měsíce, uhrazených částek a ještě neuhrazených částek. Je možno zadat následující rozsahy pro výběr faktur.

Číselné řady Zde je možné zadat konkrétní řady faktur které se zahrnou do výběru. Pokud se kód řady neuvede, jsou vybrány všechny řady v závislosti na roku řady. Pokud se pořídí rok a není pořízen kód řady, vyberou se všechny řady s tímto rokem. Pokud se neuvede ani kód ani rok, jsou vybrány všechny řady. Kódy řad se dají pořídit buď přímo nebo pomocí výběru z číselníku číselných řad faktur (po stisknutí F5). Je možné zadat až šest řad faktur. Za řadami je možné zadat parametr Jen nebo Bez. Jen znamená, že se vyberou jen zadané řady. Bez znamená, že se vyberou všechny řady kromě zadaných. Jedná se o negativní výběr. Typ faktury Zde se dají nadefinovat všechny typy faktur, které se zahrnou do saldokonta. Například, pokud zde pořídíte kód FD, do saldokonta se zahrnou pouze Faktury a Dobropisy. I zde se typ dá pořídit buď přímo nebo pomocí výběru z číselníku typů faktur. Pokud se toto pole nechá prázdné, vyberou se faktury všech typů, což není vhodné, protože se začnou sčítat faktury se zálohovými fakturami resp. penalizačními a výsledek bude nevypovídající. Datum zdanitelného plnění od,Datum zdanitelného plnění do Časový interval pro zařazení faktury do výběru. Pokud datum zdanitelného plnění na faktuře patří do tohoto intervalu, je faktura zařazena do výběru. Pokud se data nevyplní, jsou faktury zařazeny bez ohledu na datum zdanitelného plnění. ID dodavatele Pokud se zde uvede ID dodavatele, jsou do saldokonta vybrány jen faktury daného dodavatele. ID je možné pořídit přímo nebo vybrat pomocí F5 z číselníku firem. Je dobré vědět, že výběry s ID jsou nejrychlejší ze všech výběrů, protože ID firmy je klíčová položka v hlavičce faktury přijaté. Pokud se zadá ID, je zbytečné zadávat ještě Název nebo Název výskyt.. Název začátek Zde se dá uvést začátek názvu dodavatele. Pak jsou do saldokonta vybrány všechny faktury s názvem firmy dodavatele se stejným začátkem. Není brán ohled na malá a velká písmena. Název výskyt Tuto volbu můžete použít, pokud potřebujete pro saldokonto vybrat firmy, které mají shodnou libovolnou sekvenci znaků v názvu. Například, pokud zde pořídíte DATA, jsou vybrány všechny firmy, v jejichž názvu se na libovolném místě vyskytuje slovo DATA. I zde není brán ohled na malá a velká písmena.

Výběrové kriterium Pole výběrová kritéria slouží pro definování pohledu na nezaplacené faktury podle vlastnosti společné dodavatelům se shodným výběrovým kritériem, např. dodavatelé ze severní Moravy. Více v kapitole Výběrová kriteria. Výsledkem volby je seznam měsíců s vypočtenými sumami, uhrazenými a neuhrazenými částkami.. Tento seznam lze pomocí butonu Tisk vytisknout. Butonem Faktury lze nahlížet na seznam faktur spadajících do měsíce, na kterém je umístěn kurzor.

5.2.3. Analýza závazků Volba slouží k zjištění aktuálního stavu závazků za všechny dodavatele. Je možné zjišťovat stav za konkrétní řady faktur, období. Tyto rozsahy je možno libovolně kombinovat. Výsledkem volby je seznam firem - dodavatelů vyhovujících zadaným kritériím. U každého dodavatele je vypočten závazek, vyfakturovaná částka, počty dnů po splatnosti a podobné údaje. Výsledný seznam je možné vytisknout například jako seznam největších dodavatelů, setříděný podle vyfakturované částky. Je možno zadat následující rozsahy pro výběr faktur.

Číselné řady Zde je možné zadat konkrétní řady faktur zařazené do výpočtu. Pokud se kód řady neuvede, jsou vybrány všechny řady v závislosti na roku řady. Pokud se pořídí rok a není pořízen kód řady, vyberou se všechny řady s tímto rokem. Pokud se neuvede ani kód ani rok, jsou vybrány všechny řady. Kódy řad se dají pořídit buď přímo nebo pomocí výběru z číselníku číselných řad faktur (po stisknutí F5). Je možné zadat až šest řad faktur. Za řadami je možné zadat parametr Jen nebo Bez. Jen znamená, že se vyberou jen zadané řady. Bez znamená, že se vyberou všechny řady kromě zadaných. Jedná se o negativní výběr. Typ faktury Zde se dají vybrat všechny typy faktur, které se zahrnou do výpočtu. Například, pokud zde pořídíme kód FD, do výpočtu se zahrnou pouze Faktury a Dobropisy. I zde se typ dá pořídit buď přímo nebo pomocí výběru z číselníku typů faktur. Pokud se toto pole nechá prázdné, vyberou se faktury všech typů, což není vhodné, protože se začnou sčítat faktury se zálohovými fakturami resp. penalizačními a výsledek bude nevypovídající.

Zaplacené, Částečně, Nezaplacené Tři zaškrtávací butony, rozhodují o tom, které faktury se zařadí do výběru podle stavu úhrady. Pokud jsou zatrženy všechny tři, vyberou se všechny faktury, Uhrazené , Částečně i Neuhrazené. Zatržení záleží na cíli výběru. Pokud nás zajímá vyfakturovaná částka dodavatelů, je vhodné zatrhnout všechny pole. Pokud je cílem sestavit tabulku závazků, zatrhne se Neuhrazeno a Částečně uhrazeno. Datum zdanitelného plnění od,Datum zdanitelného plnění do Časový interval pro zařazení faktury do výběru. Pokud datum zdanitelného plnění na faktuře patří do tohoto intervalu, je faktura zařazena do výběru. Pokud se data nevyplní, jsou faktury zařazeny bez ohledu na datum zdanitelného plnění. Datum splatnosti od,Datum splatnosti do Časový interval pro zařazení faktury do výběru podle data splatnosti. Pokud datum splatnosti na faktuře patří do tohoto intervalu, je faktura zařazena do výběru. Pokud se data nevyplní, jsou faktury zařazeny bez ohledu na datum splatnosti. Výpočet dle Doklady vybrané do seznamu se budou třídit buď podle ID firmy nebo dle IČA. Druhý výběr význam v případě vícenásobné existence jedné firmy v adresáři firem. Výsledkem volby je seznam firem - dodavatelů vyhovujících zadaným rozsahům, ze kterého lze tisknout připojené sestavy přes buton Tisk. Sestavy rekapitulují závazky vůči dodavateli, na kterém je právě umístěn kurzor, dlužné částky resp, vyfakturované částky v definovaném rozsahu a to jak sumárně tak i s přehledem odpovídajících faktur.

5.2.4. Časová analýza závazků Časová analýza závazků má některé společné prvky se saldokontem faktur, výsledkem je také seznam faktur vyhovujících zadaným rozsahům. Navíc má ale možnost zpětného pohledu na závazky. Všechny ostatní výběry pracovaly s aktuálním stavem pohledávek, s pohledávkami k dnešnímu dni. U časové analýzy lze zvolit parametr a vypočíst pohledávky k libovolnému datu v minulosti. Má to význam například při kontrole na saldokontní účty v účetnictví nebo při sledování vývoje pohledávek v čase. Dalším rozdílem je rozčlenění faktur do intervalů podle prodlení po splatnosti. Tyto intervaly jsou zadány uživatelem. Výsledkem je členění závazků podle stáří. Je možno zadat následující rozsahy pro zařazení faktur do časové analýzy závazků.

Číselné řady Zde je možné zadat konkrétní řady faktur pro které se bude počítat analýza. Pokud se kód řady neuvede, jsou vybrány všechny řady v závislosti na roku řady. Pokud se pořídí rok a není pořízen kód řady, vyberou se všechny řady s tímto rokem. Pokud se neuvede ani kód ani rok, jsou vybrány všechny řady. Kódy řad se dají pořídit buď přímo nebo pomocí výběru z číselníku číselných řad faktur (po stisknutí F5). Je možné zadat až šest řad faktur. Za řadami je možné zadat parametr Jen nebo Bez. Jen znamená, že se vyberou jen zadané řady. Bez znamená, že se vyberou všechny řady kromě zadaných. Jedná se o negativní výběr. Typ faktury Zde se dají nadefinovat všechny typy faktur, které se zahrnou do analýzy. Například, pokud zde pořídíme kód FD, do saldokonta se zahrnou pouze Faktury a Dobropisy. I zde se typ dá pořídit buď přímo nebo pomocí výběru z číselníku typů faktur. Pokud se toto pole nechá prázdné, vyberou se faktury všech typů, což není vhodné, protože se začnou sčítat faktury se zálohovými fakturami resp. penalizačními a výsledek bude nevypovídající. Datum zdanitelného plnění od,Datum zdanitelného plnění do Časový interval pro zařazení faktury do výběru. Faktury se zařazují podle dne zdanitelného plnění, je třeba vzít v úvahu, která metodika zařazování faktur podle dne zdanitelného plnění je v daném případě použita. V případě, že se používá časové rozlišení faktur, pro výpočet se používá den zdanitelného plnění dodavatele, je nutno zaškrtnout pole „Použít DPH dodavatele“. Pokud datum zdanitelného plnění na faktuře patří do tohoto intervalu, je faktura zařazena do výběru. Pokud se data nevyplní, jsou faktury zařazeny bez ohledu na datum zdanitelného plnění. Úhrada Dnešní den , K datu Toto pole rozhoduje o způsobu výpočtu analýzy. Pokud se zadá D – Dnešní den, jsou brány všechny platby na fakturách podobně jako v předchozích sestavách. Pokud se zadá K – K datu, jsou brány platby pouze do Data zdanitelného plnění do a získáme pohledávky jaké byly k tomuto datu. Podobné pole s v žádné jiné sestavě faktur přijatých nevyskytuje a má obdobu pouze v časové analýze pohledávek. ID dodavatele Pokud se zde uvede ID dodavatele, jsou do saldokonta vybrány jen faktury daného dodavatele. ID je možné pořídit přímo nebo vybrat pomocí F5 z číselníku firem. Je dobré vědět, že výběry s ID jsou nejrychlejší ze všech výběrů, protože ID firmy je klíčová položka v hlavičce faktury přijaté. Název začátek Zde se dá uvést začátek názvu dodavatele. Pak jsou do saldokonta vybrány všechny faktury s názvem firmy dodavatele se stejným začátkem. Není brán ohled na malá a velká písmena. Název výskyt Tuto volbu můžete použít, pokud potřebujete pro saldokonto vybrat firmy, které mají shodnou libovolnou sekvenci znaků v názvu. Například, pokud zde pořídíte DATA, jsou vybrány všechny firmy, v jejichž názvu se na libovolném místě vyskytuje slovo DATA. I zde není brán ohled na malá a velká písmena. Výběrové kriterium Pole výběrová kritéria slouží pro definování pohledu na nezaplacené faktury podle vlastnosti společné dodavatelům se shodným výběrovým kritériem, např. dodavatelé ze severní Moravy. Více v kapitole Výběrová kriteria. Stát faktury Výběr faktur lze omezit na určitý stát, který musí být uveden na jednotlivých fakturách. Měny EMU na Euro Převádí staré zahraniční faktury evidované ještě ve starých měnách na Euro podle pevně nastavené tabulky kurzů mezi starými měnami a Eurem platné k 31.12.2001. Odbytová skupina Výběr podle odbytové skupiny v hlavičce faktur. Je možné zadat podobně jako u číselných řad až šest odbytových skupin. Pole je přístupné jen je li nastaveno používání odbytové skupiny v definičním souboru financí Rozsahy Rozsahy umožňují kategorizovat saldokonto podle intervalů po splatnosti. Možnost zadání až osmi na sebe navazujících rozsahů pro zařazení faktur, například 1 – 30, 31 – 60, 61 – 90.. dní po splatnosti. Pokud je označeno

zaškrtávací políčko umístěné vedle rozsahu, faktury spadající do tohoto rozsahu se do saldokonta zahrnou, v opačném případě nikoliv. Znamená to, že se dají vybrat jen faktury z konkrétního intervalu. Jako v ostatních výběrech je výsledkem výpočtu seznam faktur a sumy závazků po jednotlivých intervalech. K seznamu jsou připojeny výstupní sestavy. Je nutné poznamenat že při zvolení saldokonta k datu se doba výpočtu protáhne. Kromě tisků je k časové analýze faktur připojena funkce vyrovnání kursových rozdílů, která se používá k vyrovnání kursových rozdílů k 31.12. Butonem Kurz V se po dialogu s nastavením platného kurzu všech měn zobrazí seznam všech neuhrazených zahraničních faktur s již vypočteným kursovým rozdílem, po nastavení (buton Nastav) účetních údajů : účtů, středisek a řady pro kursové rozdíly, se butonem Vytvoř vygenerují příslušné kursové rozdíly.

5.2.5. Schvalování faktur Z důvodu časté ztráty originálních dokladů během schvalování faktur byla zavedena funkce schvalování faktur. Faktury se pořizují do dokladové evidence okamžitě jakmile dojdou, ale do účetní a daňové evidence vstupují až po jejich schválení v informačním systému. K tomuto účelu se v hlavičce došlé faktury po zapnutí příslušného volitelného parametru (soubor mgparam, parametr Fi2076) zobrazuje pole Stav schválení faktury a buton Schválení. Butonem Schválení lze nastavovat stavy schválení od stavu Neschváleno, který se implicitně inicializuje při pořízení faktury, na stavy : Částečně schváleno, Schváleno, Odmítnuto, Postoupeno. Současně se změnou stavu schválení faktury se zapisuje informace o tom, kdo a kdy danou změnu stavu provedl a obsluha má možnost doplnit poznámku, která upřesní důvod, proč byl daný stav nastaven. Faktury v seznamu jsou podle toho, v jakém jsou stádiu schvalování, označeny barevně. Neschválené faktury tmavě modrou barvou, částečně schválené tyrkysovou, schválené, které nemají doplněnou předkontaci žlutě, odmítnuté faktury černě. Neschválené faktury se neúčtují, nejdou zaplatit a ani nevstupují do daňového hlášení a v seznamu faktur jsou zvýrazněny modrou barvou na poli Dodavatel. Odmítnuté faktury jsou stornovány. Odmítnutím faktury je stav schvalování ukončen a již nelze provádět žádné další změny. Pro zpětnou kontrolu se veškeré změny stavů faktury archivují s informací o datu změny a o tom, kdo změnu provedl. Funkce schvalování má dvě varianty, jednoduché (parametr Fi2076=A) a pokročilé (parametr Fi2076=P). Při jednoduchém schvalování uživatelé, kteří mají právo faktury schvalovat, nastavují jednotlivé stavy pomocí butonu Schválení přímo na faktuře ze seznamu faktur přijatých. Nevýhodou tohoto postupu je, že uživatelé mají možnost nahlížet do seznamu faktur. Při pokročilém schvalování se uživateli nabízejí k prohlížení a schválení jen ty faktury, které jsou pro něj určeny a ještě nejsou schváleny. Uživatelé, kteří jsou oprávnění faktury schvalovat musí být nadefinování v číselníku Seznam uživatelů systému (Číselníky- Seznam uživatelů systému). Po pořízení došlé faktury se otevře seznam, do kterého obsluha pořídí seznam osob, které se budou k faktuře vyjadřovat. Současně má možnost jim poslat informační email, který je vyzve ke schválení faktury.Pro usnadnění práce lze nadefinovat rozdělovníky, ve kterých je stanoveno pořadí, ve kterém jednotlivé osoby faktury schvalují. Mohou být nadefinovány rozdílné rozdělovníky, které lze přiřadit k jednotlivým řadám ( Faktury přijaté – Rozdělovníky pro Schvalování ). Nastavení funkce schvalování došlých faktur 1. 2. 3. 4. 5.

Je nutno nastavit parametr Fi2076 na A pro jednoduchou variantu schvalování, na P pro pokročilé schvalování (Systém-Systémová údržba-Seznam parametrů MAGIS). Správce (supervisor) nastaví uživatelské přístupové kódy a příslušná práva pro osoby oprávněné schvalovat faktury (Systém-Uzavřít aplikaci-Settings-User Ids). V číselníku uživatelů systému je nutno nadefinovaným oprávněným osobám doplnit nacionále, případně emailové adresy (Číselníky- Seznam uživatelů systému). Při pokročilém schvalování nadefinovat alespoň jeden rozdělovník ( Faktury přijaté – Rozdělovníky pro Schvalování ). Nastavit poštovní účet, ze kterého budou rozesílány upozornění o neschválené faktuře ( Systém – Systémová údržba- Definice mail účtu systému ) :

Výběr faktur podle stavu schválení Pro přehled o stavu schvalování došlých faktur lze použít funkci Výběr faktur podle stavu schválení (Faktury přijaté-Výběr faktur podle stavu schválení ). Podle zadaného filtru se vyberou odpovídající faktury, jejichž seznam lze vytisknout :

Výběr FP pro schválení

5.3. Příkazy k úhradě Pomocnou agendou přičleněnou k fakturám přijatým je agenda příkazů k úhradě. Své místo u faktur přijatých má proto, že většina příkazů se tvoří na základě faktur přijatých. V programu je možné pořídit příkaz k úhradě, vytisknout ho, nebo případně poslat pomocí Home Bankingu do banky. Příkazy k úhradě jsou podobně jako bankovní účty členěny do číselných řad. Je vhodné nadefinovat pro každý bankovní účet, ze kterého se provádějí platby, jednu číselnou řadu příkazů k úhradě. Tato definice se provádí v Číselných řadách dokladů. Každý příkaz k úhradě se skládá ze dvou základních částí. Hlavičky příkazu a položek příkazu. V hlavičce jsou uloženy základní údaje jako datum platby a částka, v položkách pak údaje o jednotlivých platbách. Hlavička příkazu k úhradě obsahuje následující pole Řada příkazů Číselná řada příkazů k úhradě, při pořízení lze vybrat z Číselných řad dokladů. Implicitní hodnota – řada na které stál kurzor při přidávání. Po pořízení již nelze měnit. Banka Pole není přístupné pro pořízení – banka příkazu k úhradě z číselné řady bankovních výpisů. Nastavení v číselné řadě dokladů a Vlastní účty firmy. Účet Pole není přístupné, bankovní účet, ze kterého provedeme platbu. Nastavení v Číselných řadách dokladů. Dodatečná změna účtu, ze kterého se bude úhrada provádět, je možná butonem Účet. Číslo příkazu Numerické pole. Pořadové číslo příkazu. Implicitní hodnota číslo příkazu na kterém stál kurzor plus jedna. Dá se měnit. Datum úhrady Datum požadované úhrady

Celkem uhradit Numerické pole, nelze pořizovat. Vznikne jako součet částek na položkách. Celková hodnota příkazu k úhradě. Vytištěno Příznak, zda byl již příkaz vytištěn. Má význam u mazání příkazů. Data Příznak zda byl příkaz odeslán do systému Home Banking. Položka příkazu k úhradě obsahuje následující pole Ve prospěch účtu Bankovní účet firmy, které se provádí platba. Pole je možné pořídit nebo vybrat spolu s dalšími údaji ze seznamu faktur přijatých. Částka v Kč Numerické pole, částka, která se hradí Variabilní symbol Variabilní symbol platby. Lze pořídit nebo přenést z faktury přijaté. Konstantní, Specifický symbol Symboly platby. Název firma Název firmy pro kterou je určena platba Číslo FP Číslo faktury přijatém kterou položka úplně nebo částečně hradí. Přidání nového příkazu k úhradě Všechny úpravy příkazu k úhradě se vyvolávají ze seznamu příkazů k úhradě. Pří přidáváni nového příkazu se otevře místo seznamu hlavička nového příkazu. Přidání nového příkazu se vyvolá po stisknutí butonu Nová. Před přidáním nového výpisu je vhodné se postavit na poslední výpis dané řady do které hodláme přidávat nový příkaz. Při dodržení tohoto postupu se spočte správné číslo příkazu. Dále je nutné vyplnit datum požadované platby. Položky příkazu se dají pořídit přímo nebo se dají údaje vybrat ze seznamu faktur přijatých. Seznam Faktur přijatých se otevře po stisknutí butonu Seznam FP. V tomto seznamu se faktury, které hodláme uhradit označí pomocí butonu Zařaď-Vyřaď. Ve spodní části se napočítává částka vybraných faktur. Při výběru je nutno brát ohled na dva příznaky faktury. Příznak úhrady faktury ve sloupci U. Většinou se platí pouze neuhrazené a částečně uhrazené faktury. Další důležitý příznak signalizuje, že pro danou fakturu již byl vystaven příkaz k úhradě. Jedná se o sloupec D, Dán příkaz. Pokud je výběr faktur ukončen po stisknutí butonu O.K. se údaje z faktur přenesou do položek příkazu k úhradě. Zároveň se na fakturách nastaví příznak Dán příkaz na Ano, aby nedocházelo k dvojnásobným úhradám. U částečně uhrazených faktur se přenese údaj Zbývá k úhradě, u neuhrazených celková částka faktury. Takto vzniklé položky se dají dále manuálně upravovat. Alternativní možnost výběru faktur do seznamu k úhradě je pomocí butonu Seznam FP2. Lze pro jednotlivé uživatele nastavit implicitní výběr faktur, lze automaticky vybírat faktury částečně uhrazené, faktury, na něž byl dán příkaz k úhradě, na faktury v návrhu zápočtu, na faktury s cizí měnou a na dnešní faktury.

Do příkazu k úhradě lze přidávat pravidelné platby popsané níže, z vydaných faktur vybírat dobropisy. Při vytváření příkazů je nutno dát pozor, aby nedošlo ke zdvojené úhradě faktury. Butonem Detail lze prohlížet fakturu detailně včetně již provedených úhrad a příkazů k úhradě. V seznamech přijatých faktur pro příkazy k úhradě se nikdy nevyskytnou faktury, které mají v poli Způsob úhrady hodnotu Neplatit, Hotově, Inkaso, Zápočet nebo Směnka. Další funkce s příkazy k úhradě Vytvořené příkazy k úhradě lze opravovat, mazat, tisknout, exportovat do příslušného importního souboru pro homebanking dané banky. U již vytvořeného příkazu k úhradě lze změnit účet, ze kterého budou platby provedeny, pomocí butonu Účet. Pro jednotnou evidenci příkazů k úhradě lze importovat do modulu Finance i příkazy z jiných systémů (např. Mzdy) pomocí textového importu ve funkci Import příkazů z TXT :

Nestandardní příkazy k úhradě, tj. příkaz k úhradě vytvořený v řadě jednoho bankovního účtu, ale obsahující jiný účet ( změněný butonem Účet ), částečná úhrada nebo duplicitní platba, lze kontrolovat pomocí funkce Nestandardní platby v příkazech.

5.4. Pravidelné platby dokladů Pro evidenci pravidelných plateb a jejich vkládání do příkazů k úhradě lze v číselných řadách dokladů nadefinovat řadu PP . V agendě Faktury přijaté – Pravidelné platby se definují platební kalendáře, bankovní spojení, variabilní symboly a výše plateb. Po výběru řady pravidelných plateb, zadání výše platby a intervalu plateb se automaticky vytvoří splátkový kalendář, který lze samozřejmě ručně opravit. Evidence pravidelných plateb v systému usnadňuje práci s příkazy k úhradě, protože vždy po otevření aplikace Financí dochází k upozornění obsluhy na dnešní platby. Všechny položky pravidelných plateb včetně informace o tom, zda byly již zahrnuty do příkazu k úhradě, jsou přístupny ve volbě Faktury přijaté – Pravidelné platby – Seznam položek pravidelných plateb.

5.5. Likvidace došlých faktur a příjemek Další pomocnou agendou přičleněnou k fakturám přijatým je agenda likvidace příjemek materiálu/zboží s došlými fakturami respektive s nákupy za hotové. Tato agenda je využitelná, pokud je evidence skladu vedena v IS MAGIS. Umožňuje pracovníkům fakturace nebo účtárny kontrolu správnosti a úplnosti pořizování příjemek ve skladech, materiálových/ zbožových faktur k nim příslušejících a případnou nápravu zjištěných rozdílů. Je přístupna z agendy Faktury přijaté – Likvidace – Likvidace Faktur přijatých. Zpracování se doporučuje provádět průběžně po měsících a to po měsíční uzávěrce skladů, kdy by měly být pořízeny veškeré příjemky za dané období a zaevidovány došlé faktury.

Základní funkcí likvidace je porovnání částek účtovaných na materiálových/ zbožových účtech vybraných došlých fakturách s hodnotami realizovaných ( a nezlikvidovaných) příjemek materiálu/ zboží. Porovnání se provádí na základě částky a variabilního symbolu faktury, který by měl být pořízen jak na příjemkách, tak je i povinným údajem došlé faktury. Příjemky a faktury se shodným variabilním symbolem a shodnou částkou se párují. Zjištěné rozdíly mezi fakturami a příjemkami se řeší operativně. Protože často při pořizování příjemek není znám variabilní symbol příslušné faktury, další variantou párování je párování podle čísla dodacího listu a částky. Je možno také párovat podle čísla příjemky a částky, v tomto případě se ale musí uvádět při pořizování přijatých faktur v poli Dodací list číslo příjmového dokladu. Likvidovat lze jak případy 1:1, jedna faktura : jedna příjemka, tak i případy 1:N nebo N:1. Je zřejmé, že automaticky lze párovat případy 1:1, ostatní se řeší individuálně ručním párováním. V prvním kroku likvidace se provádí výběr dokladů podle nastavených kritérií. Pro likvidaci se vybírají buď faktury přijaté nebo pokladní doklady se zdanitelným plněním podle zadaného rozsahu. Výběr lze omezit na určité řady a typy dokladů. Pokud se zadá číslo účtu, který se bude likvidovat, do výpočtu se z přijatých faktur bere v úvahu částka účtovaná na tento účet, v opačném případě se do výpočtu zahrnuje celková částka účtována na základ daně. Po zadání všech výběrových kritérií se spustí výpočet. Výpočet se doporučuje provádět před každým zpracováním tak, aby se do likvidace promítly všechny případné změny. V druhém kroku probíhá vlastní likvidace dokladů. Vybrané faktury nebo pokladní doklady jsou přístupny pomocí butonu Zobrazení. Butonem Detail je umožněn přístup na jednotlivé doklady, buton Auto.likvidace umožňuje dávkovou likvidaci. Podle nastavených kritérií (tj. tolerance párování, párování podle variabilního symbolu, párování podle dodacího listu, podle příjemky) se vyberou faktury a příjemky se stejným variabilním

symbolem resp. číslem dodacího listu a shodnou částkou. Tento výběr lze ručně opravit a doklady hromadně zlikvidovat. Butony Ruční Likvidace a Zjednodušená L. slouží k ruční likvidaci jednotlivých dokladů, kdy není na příjemce pořízen variabilní symbol nebo je jiný, kdy se částky likvidovaných dokladů liší (např. k jedné faktuře přísluší více příjemek). Zjednodušená likvidace umožňuje vybrat (klávesa F5) a připárovat příjmový doklad, upravit párovanou částku a stav likvidace dokladu. Ruční likvidace podobně jako zjednodušená likvidace umožňuje výběr a připárování příjemky. Buton Likv. S PD, pomocí butonu Likv. bez PD se faktura označí jako zlikvidovaná aniž by existovala příjemka, pomocí butonu Likv s Účet se zlikviduje nezlikvidovaný zůstatek na účet cenových rozdílů. Cenové rozdíly se evidují jako speciální dokladová řada, v číselných řadách dokladů musí být nadefinována řada cenových rozdílů, v níž je povolen typ dokladu C. Na prohlížení jsou k dispozici v agendě Banka – Haléřové a kursové rozdíly. V ruční likvidaci se dají prohlížet všechny vazby připojené k dané faktuře ať už vnikly automatickým nebo ručním párováním, dají se rušit a nově párovat. Nad seznamem vybraných dokladů k likvidaci se mohou vytvářet sestavy likvidovaných a nelikvidovaných faktur nebo sestava nelikvidovaných příjmových dokladů.

6. Bankovní výpisy Agenda bankovních výpisů umožňuje zpracovávat bankovní výpisy v číselných řadách stejně jako se zpracovávají ostatní prvotní doklady. Každá číselná řada je označena jednoznakovým/dvouznakovým kódem, rokem a názvem řady. Řady si definuje uživatel sám podle vlastních potřeb. Standardně jedna řada odpovídá jednomu bankovnímu účtu. Řady se dají definovat v seznamu číselných řad, bankovní účty v seznamu vlastních účtů. Při nastavení dvouznakových řad je možné počet řad bankovních výpisu rozšířit až na maximálně několik set. Každý bankovní výpis se skládá ze tří základních částí. Jedná se o hlavičku výpisu, ve které je datum výpisu, počáteční stav, koncový stav, kredit a debet výpisu. Druhou částí výpisu jsou položky. Obsahují informace o každé platbě. Třetí částí jsou účetní položky. Vznikají automaticky po pořízení každé položky. Způsob kontace položky bankovního výpisu závisí na údajích v číselníku předkontací dokladů a na způsobu účtování v systému. Více kapitola Účtování dokladů. Speciálně mohou mít položky bankovní výpisů i daňové položky. Tato vlastnost musí být nastavena v parametrech aplikace (viz Parametry resp. Parametry financí). Bankovní výpisy se dají pořizovat ručně nebo automaticky přetahovat z datových souborů předávaných bankou – Home Banking. Program umí zpracovávat soubory našich největších bank jako Komerční banky, Investiční banky, České spořitelny, Československé obchodní banky. Pro další zpracování jsou oba způsoby naprosto rovnocenné. Více informací v kapitole Home Banking. Bankovní výpisy se vedou běžně v domácí měně. Pokud na účet vedený v domácí měně dojde platba v cizí měně – platí se v cizí měně, dá se tento údaj zapsat do položky bankovních výpisů vedle domácí měny. Musí ovšem být povolen příznak saldokonto v cizích měnách v definičním souboru financí. Takto pořízená položka v obou měnách se dá připárovat k faktuře v cizí měně. Na této faktuře se pak dají sledovat platby v obou měnách. Faktura i bankovní položka však musí být ve stejné cizí měně. Nelze párovat fakturu s úhradou v jiné měně, například EUR a USD. Kromě korunových účtů lze také pořizovat bankovní výpisy devizových účtů. Tato vlastnost musí být nastavena v číselné řadě bankovního výpisu. U takového účtu se prvotní evidence vede v cizí měně, včetně údajů v hlavičce výpisu. Evidence v domácí měně se získává přepočtem podle kurzu a je vedena ve výpise souběžně. Párování takových výpisů se neliší od případu popsaného výše. Po pořízení každého výpisu je vhodné provést párování výpisu s ostatními doklady. Přesněji řečeno napárovat platby ve výpise k fakturám vydaným a přijatým. K tomuto účelu nejlépe slouží Automatické párování bankovních výpisů. Je dobré udržovat počet nespárovaných položek banky na minimu. Také až po párování mají saldokontní sestavy ve fakturách smysl a dávají objektivní informace o stavu pohledávek a závazků. Párováním dokladů se zabývá zvláštní kapitola Párování dokladů.

6.1. Pořízení bankovního výpisu Veškeré úpravy bankovních výpisů se dějí ve volbě Banka – Bankovní výpisy. Okno obsahuje seznam hlaviček bankovních výpisů po jednotlivých řadách – účtech. V řádku jsou základní údaje o výpise kód řady, číslo výpisu, datum výpisu, počáteční stav, kredit, debet, koncový stav výpisu. V horní části okna jsou informace o bankovním účtu řady jako číslo, banka. Pokud se jedná o devizový účet nachází se tam i informace o měně účtu. Přidání nového výpisu Pří přidáváni nového výpisu se otevře místo seznamu výpisů hlavička nového výpisu. Přidání nového výpisu se vyvolá po stisknutí butonu Nová. Před přidáním nového výpisu je vhodné se postavit na poslední výpis dané řady, do které hodláme přidávat nový výpis. Při dodržení tohoto postupu se počáteční stav naplní koncovým stavem předcházejícího výpisu a spočte se správné číslo výpisu. Dále je nutné vyplnit kredit, debet a pořídit pro kontrolu koncový stav. Pokud počáteční stav plus kredit mínus debet neodpovídá koncovému stavu, je po opuštění okna vypsána chyba. Po pořízení hlavičky můžeme přistoupit k pořízení položek výpisu. Hlavička bankovního výpisu obsahuje následující pole : Řada výpisů Číselná řada bankovních výpisů, při pořízení lze vybrat z Číselných řad dokladů. Implicitní hodnota – řada na které stál kurzor při přidávání. Po pořízení výpisu již nelze měnit. Banka Pole není přístupné pro pořízení – banka bankovního učtu z číselné řady bankovních výpisů. Nastavení číselné řady dokladů a Vlastní účty firmy. Účet Pole není přístupné, platí o něm totéž co o bance Číslo výpisu Numerické pole. Pořadové číslo výpisu. Opíše se z výpisu. Implicitní hodnota je číslo výpisu, na kterém stál kurzor, plus jedna. Datum výpisu Datum bankovního výpisu. Datum rozhodné pro zařazení výpisu do účetního období. Počáteční stav Počáteční stav bankovního výpisu, u korunových účtů v korunách, u devizových účtu v měně účtu. Kredit, Debet Příjmy a výdaje bankovního výpisu Koncový stav Koncový stav bankovního výpisu, o měně platí totéž co v předcházejících polích. Položka bankovního výpisu obsahuje následující pole Datum úhrady Datum úhrady dané položky, u první položky se přebírá z hlavičky výpisu, u dalších z předchozí položky. Toto datum je rozhodující pro datum úhrady spárovaného dokladu například faktury. Není rozhodující pro zařazení položky do účetního období. Tento význam má pole z hlavičky výpisu Datum výpisu. Účet Textové pole. Zde se pořizuje bankovní účet plátce nebo příjemce. Položka není povinná. Funguje zde výběr z číselníku dodavatelů - odběratelů. Název

Textové pole. Název plátce nebo příjemce z bankovního výpisu. Je praktické pořídit výstižný text z důvodu přehlednosti a pomocí při párování dokladů. I tato položka není povinná a také zde existuje výběr z číselníku odběratelů - dodavatelů. Variabilní symbol Variabilní symbol platby. Doporučuje se pořídit, protože se jedná o jedno z párovacích kriterií při párování dokladů. Využívá ho především automatické párování bankovních výpisů Částka Numerické pole, hodnoty kreditu nebo debetu v korunách nebo v cizí měně u devizových účtů. Znaménko Znaménko platby je rozhodující pro rozlišení kreditu a debetu. Také je podle něj provedena automatická předkontace. V - Vazby na spárovaný doklad Tento údaj se nepořizuje. Informuje o stavu spárovanosti položky bankovního výpisu. Možné hodnoty jsou A, C, N. Více informací naleznete v kapitole věnující se párování dokladů. D – Daňové položky Tento údaj se nepořizuje. Příznak daňových položek v položce bankovního výpisu. U - Účetní věty v účetnictví Ani tento údaj se nepořizuje, je to příznak toho zda účetní věty patřící k položce již jsou zahrnuty v účetnictví. Viz Účtování dokladů. Částka, měna, kurz Pole vyhrazena pro pořízení údajů v cizí měně pro položku bankovního výpisu. Přístup na tyto pole povolen po nastavení příznaku v definičním souboru financí. Po pořízení všech údajů na položce bankovního výpisu pomocí šipky přejdeme na další položku. Automaticky vzniknou účetní věty a otevře se okno předkontace. Toto okno je shodné s odpovídajícími okny například u faktur, popis údajů v kapitole účtování dokladů. Při pořizování položek můžete využít některé pomocné funkce jako například Opakování údaje z předchozí položky pomocí kláves Ctrl D, mazání pomocí klávesy F3. Při pořizování položek je aktualizován součet kreditů a debetů z položek a je zobrazován spolu s debety a kredity z hlavičky ve spodní části okna. Po pořízení poslední položky výpisu by se debety a kredity z hlavičky a z položek měly rovnat. Pokud se nerovnají, je při opuštění okna vypsáno varovné hlášení, při variantě on line účtování je bankovní výpis označen jako chybný písmenem CH v poli Chyba ON LINE. Z každé položky bankovního výpisu se dá pomocí butonu Platby otevřít seznam spárovaných dokladů k dané položce, tímto seznamem se dá listovat. Po dalším stisknutí butonu Zobraz se otevře celý spárovaný doklad. Jinak řečeno na dané položce výpisu lze zobrazit příslušná faktura, která byla výpisem uhrazena. Nad seznamem bankovních výpisů lze vyjíždět statistiky, jednotlivé výpisy tisknout. Bankovní výpis lze tisknout včetně účetních položek a včetně připárovaných úhrad. Pro rychlý pohyb nad seznamem slouží buton JdiNa, který stejně jako v ostatních agendách slouží k rychlému pohybu po řadách bankovních výpisů.

6.2. Sestavy bankovních výpisů Jako u ostatních dokladů je třeba i nad položkami bankovních výpisů získat přehledy podle zadaných kriterií. Tyto přehledy lze u banky získat jednak ve volbě Banka - Seznam položek BV nebo Banka – Seznam položek BV výběr. Tato volba se také hodí pokud hledáme konkrétní platbu a nevíme kde se nachází a známe jen některé údaje. Po spuštění volby se otevře okno, ve kterém se definují rozsahy pro zahrnutí položek bankovních výpisů do výběru. Rozsahy se dají kombinovat. Je možno zadat následující rozsahy.

Číselné řady Zde je možné zadat konkrétní řady bankovních výpisů, pro které se bude počítat výběr. Pokud se kód řady neuvede, jsou vybrány všechny řady v závislosti na roku řady. Pokud se pořídí rok a není pořízen kód řady, vyberou se všechny řady s tímto rokem. Pokud se neuvede ani kód ani rok, jsou vybrány všechny řady. Kódy řad se dají pořídit buď přímo nebo pomocí výběru z číselníku číselných řad faktur (po stisknutí F5). Je možné zadat až šest řad faktur. Za řadami je možné zadat parametr Jen nebo Bez. Jen znamená, že se vyberou jen zadané řady. Bez znamená, že se vyberou všechny řady kromě zadaných. Jedná se o negativní výběr. Typ dokladu Dá se zadat + nebo -. Na základě této volby se vyberou kredity nebo debety. Jako u všech výběrů platí, že pokud se nezadá nic, vyberou se jak kredity tak debety. Spárované, Částečně, Nespárované Tři zaškrtávací pole, rozhodují o tom které položky se zařadí do výběru podle stavu úhrady. Pokud jsou zatrženy všechny tři vyberou se všechny položky, Spárované , Částečně i Nespárované. Datum od,Datum do Časový interval pro zařazení položek do výběru. Pokud datum platby na položce patří do tohoto intervalu, je položka zařazena do výběru. Pokud se data nevyplní, jsou položky zařazeny bez ohledu na datum platby. Název začátek Zde se dá uvést začátek názvu platby. Pak jsou do výběru vybrány všechny položky banky s názvem se stejným začátkem. Není brán ohled na malá a velká písmena. Název výskyt Zde se dá uvést sekvence názvu platby, která je společná vybíraným platbám. Není brán ohled na malá a velká písmena. Bankovní účet začátek Zde se dá uvést začátek čísla bankovního účtu. Pak jsou do výběru vybrány všechny položky banky se stejným začátkem bankovního účtu. Bankovní účet výskyt Tuto volbu můžete použít pokud přesně neznáte začátek účtu, ale znáte libovolný kus účtu. Po výpočtu výběru se otevře okno se seznamem položek bankovních výpisů, které odpovídají zadaným podmínkám. Seznam je možné upravovat, vyřazovat položky. Upravený seznam se dá tisknout. Další variantou sestav získávaných z položek bankovních výpisů je Seznam plateb. Častým požadavkem uživatelů je získat přehled všech došlých plateb od určitého odběratele nebo zrcadlově vyplacených plateb dodavateli za sledované období. Jde tedy o platby prováděné převodem na účet, hotovostní platby a jiné platby. Kritériem pro výběr plateb do sestavy je jednak období pohybu plateb, dále se pomocí zaškrtávacího pole určí, zda se jedná o platby závazků nebo pohledávek, a zvolí se požadované typy plateb. Pole ID odběratele/dodavatele není povinné, v tomto případě se vybírají všechny platby a má význam si pro tisk zvolit sestavu s mezisoučty za odběratele/dodavatele.

6.3. Home Banking Všechny bankovní ústavy v dnešní době disponují takovým softwarovým vybavením, které umožňuje stahování bankovních výpisů a import příkazů k úhradě a jejich převod do souborů, jež se dále zpracovávají ekonomickými systémy. Protože jednotlivé banky neposkytují data v jednotném formátu, nastavení importu/ exportu se pro jednotlivé bankovní ústavy liší. Popis nastavení se vymyká obsahu této příručky, nastavení provede poskytovatel. Import bankovních výpisů je přístupný v agendě Banka – Import výpisů z Home Bankingu. Po výběru banky, ze které je zamýšlen export provádět, se zobrazí seznam aktuálně stažených výpisů . Označené výpisy se nahrají do databáze MAGISu, v případě importu dat z devizových účtů je nutno zadat platný kurz. Importem se vytvoří kompletní bankovní výpis obsahující hlavičku (s datem, počátečním stavem, koncovým stavem, kreditem a

debetem v příslušné měně) a položky, které se nakontují podle přednastaveného vzoru (viz kapitolu Účtování dokladů). Export příkazů k úhradě je přístupný v agendě Faktury přijaté – Seznam příkazů k úhradě. Příkaz k úhradě se pořídí výše popsaným způsobem a pomocí butonu Data HB se vytvoří soubor akceptovatelný bankovním softwarem.

7. Pokladna Agenda pokladny zpracovává čtvrtý základní finanční doklad – pokladnu. Umožňuje evidovat libovolný počet pokladních položek v různých číselných řadách - pokladních knihách. Každá číselná řada - kniha je označena jednoznakovým/dvouznakovým kódem, rokem a názvem řady. Pokladní knihy si může uživatel nadefinovat sám podle vlastních potřeb. Definují se v seznamu číselných řad, kde se kromě jiných vlastností určí, zda se jedná o pokladní knihu korunovou nebo valutovou – vyplněná pole Měna a Valuta . Běžně se příjmy a výdaje pořizují chronologicky do jedné pokladní knihy. Je však možno vést zvlášť v jedné pokladní knize příjmy a ve druhé výdaje, přičemž zůstatek obou pokladen odpovídá skutečnému stavu pokladny tak, jako by byla vedena jedna pokladní kniha. Pro tento druhý způsob evidence je nutné nastavení v číselných řadách dokladů, u obou pokladních řad, příjmové a výdajové, se v poli Sv.řada vyplní kód opačné řady pokladny. Každá pokladní položka se skládá ze tří základních částí. Jedná se o vlastní položku, ve které je datum, číslo dokladu, částka, popis, příjemce-plátce. Druhou částí jsou případné daňové položky, pokud je pokladní položka obsahuje. Třetí částí jsou účetní položky. Vznikají automaticky po pořízení každé pokladní položky a jsou později přenášeny do účetnictví. Způsob kontace položky pokladny závisí na údajích v číselníku předkontací pokladních operací. Speciálním případem může být pořizování takzvaných sběrných dokladů, kdy pod jednou pokladní položkou je zahrnuto několik podobných plateb. Tato funkce musí být povolena v parametrech aplikace. Protože může způsobovat problémy s párováním saldokonta v účetnictví, nedoporučujeme ji používat pro platby faktur. Rozhodně nelze míchat dohromady příjmové a výdejové doklady. Sběrný pokladní doklad je v seznamu pokladních položek označen hvězdičkou, butonem Položky jsou jeho případné položky přístupné. Pro pořizování pokladny má základní význam Číselník typů pokladních operací. Typ pokladní operace v položce pokladny určuje vlastnosti položky a způsob kontace účetních vět. Rozhoduje o tom, zda položka bude obsahovat daňové věty nebo zda se položka bude párovat s dalšími finančními doklady. Vhodné nastavení číselníku značně usnadní práci v pokladně.

7.1. Pořízení pokladní položky Veškeré úpravy pokladních položek se provádějí po spuštění volby Pokladna - Pokladní položky. Po spuštění volby se otevře okno s výběrem pokladní knihy. Pohled na pokladní knihy lze pro přehlednost omezit na aktuální rok zaškrtnutím pole Jen aktuální rok. U každé valutové pokladní knihy je příznak valutové pokladny a kód měny. Po výběru pokladní knihy se otevře okno s pokladními položkami. Pokladna je jediná agenda, kde jsou číselné řady odděleny. Nejdříve se budeme zabývat korunovou pokladnou a pořízením nové položky. Přidání nové pokladní položky Po vstupu do okna pokladních položek je režim okna nastaven na prohlížení. Pokud chceme přidávat položky, je nejdříve třeba režim změnit na opravný pomocí butonu Modifikace (Ctrl M). Dále stačí pomocí šipky najet za poslední již pořízenou položku, vznikne nová prázdná položka, ve které je třeba pořídit následující údaje. Datum úhrady Datum příjmu/výdeje peněz z pokladny. Pole je automaticky naplněno systémovým datem z počítače. Je možné změnit. Toto datum je rozhodující pro zařazení položky do účetního období v účetnictví i pro případné zařazení položky do daňového hlášení. Čas úhrady

Čas operace, pole je automaticky naplněno systémovým časem z počítače. Pole má jen informativní charakter. PO - Typ pokladní operace Pole je nutno vyplnit typem pokladní operace z číselníku pokladních operací. Je umožněn výběr (F5) z tohoto číselníku. Pole je automaticky naplněno typem podle typu poslední přidané položky. Text pokladní operace je přenesen do pole text, je možno jej přepsat vlastním upřesňujícím textem. Typ pokladní operace má význam pro znaménko operace, pro daňové položky a pro automatickou kontaci položky. Vlastnosti pokladní operace jsou nadefinovány v číselníku pokladních operací a v předkontacích pokladních operací. Číslo řádku Číslo pokladní položky se nepořizuje, vzniká automaticky na základě číselné řady definované v seznamu číselných řad. Text platby Text popisující platbu/příjem, je možno pořídit libovolný text. Částka Částka pokladní operace, o znaménku rozhoduje typ pokladní operace. Částka se pořizuje přímo jen u nedaňových položek pokladny. O tom, zda je položka daňová, rozhoduje typ pokladní operace. U pořizování daňové pokladní položky se otevře nové okno, ve kterém je možné pořídit rozpis podle daňových skupin. Existují dvě varianty pořizování. Pořizuje se základ a daň se automaticky dopočte podle pořízeného kódu daně. Nebo se pořídí celková částka s daní a základ a daň se dopočtou automaticky podle kódu daně. Kód daně z přidané hodnoty se vybírá z číselníku daní (F5). Základy a daně se sečtou a součet se uloží na do pole částka v pokladní položce. D - Daňová položka Příznak, zda daná pokladní položka je daňová položka ve smyslu daně z přidané hodnoty. O tomto příznaku rozhoduje typ pokladní operace. Položka se nevyplňuje přímo. Záv, Z - Závěrka Zkratka Záv u položky značí, že k dané položce patří závěrka pokladny. Příznak ve sloupci Z značí, že položka je součástí závěrky. To omezuje například možnosti oprav u položky. Závěrky budou popsány dále. P - Párovaný doklad Příznak, zda položka pokladny je spárovaná s jiným dokladem, například s fakturou - úhrada faktury za hotové. Položka pokladny se dá párovat jen tehdy, má-li tuto vlastnost nastavenu v číselníku typů pokladních operací. Možné hodnoty A - spárována, N - nespárován, C - částečně spárován, mezera - Položka není určena k párování. U - Položka v účetnictví Příznak zda účetní věty jsou již přeneseny do účetnictví. Variabilní symbol Variabilní symbol dané položky, není povinný. Plátce příjemce Název plátce/příjemce, je možné pořídit libovolný text. Po pořízení všech údajů v pokladní položce můžeme pomocí šipky položku opustit a přejít na další. Při opouštění položky se automaticky otevře okno předkontace s účetními větami. Tyto účetní věty vzniknou na základě typu pokladní operace a nadefinovaného souboru předkontací. Po opuštění pořizované položky je také aktualizován celkový stav pokladny ve spodní části okna. Pořizování položky s položkami sběrného dokladu se provádí podobně jako pořizování jednotlivého dokladu. Po pořízení řádku se stisknutím butonu Položky vstupuje do pořizování položek, zde se vyplňují pole Typ Pokladní operace, Text, který se dotahuje z číselníku pokladních operací a lze jej modifikovat, Částka – rozumí se základ daně u daňových položek, Kód daně, Daň , Variabilní symbol, Středisko, Text. Při pořizování daňových položek lze pořizování provést (po zadání kódu daně) přes buton Vý DPH , kde lze zadat částku s daní, základ daně a daň se dopočtou. Při ukončení operace pořizování položek položky pokladny dojde po dotazu k novému vytvoření účetních zápisů a to podle přednastavené předkontace pokladních operací.

Mazání pokladní položky Tato operace zruší pokladní položku a číslo, které měla položka přiděleno, se může využít pro další novou položku. Mazání má ovšem mnoho omezujících podmínek, nelze smazat libovolnou položku. Nejdůležitější podmínkou je zachování kontinuity číselné řady. Z toho plyne, že lze mazat jen poslední položku v pokladní knize. Jinak řečeno můžeme mazat položky postupně od konce. Pokud není možné provést operaci mazání, je vhodné provést odpovídající operaci stornování, jejíž význam je podobný. Operace se provede pomocí butonu Zruš. Také pokud je už položka spárovaná, nelze ji smazat. V tomto případě je třeba nejdříve zrušit vazbu se spárovaným dokladem a až pak mazat. Dále je také omezeno mazání položek tehdy, jsou-li již přeneseny do účetnictví. O této možnosti rozhoduje parametr v definičním souboru financí. Typické využití mazání je při pořizování nových položek. Položku pořídíme a zjistíme, že je pořízená položka chybná a okamžitě ji smažeme. Stornování pokladní položky Stornování je obdobná operace jako mazání. Lze stornovat položku, která není zaúčtovaná a není spárovaná a není součástí závěrky. Lze stornovat i položku, která je uprostřed číselné řady. Stornovaná položka zůstane v seznamu, ale je označená jako stornována. Stornována položka je vyřazena ze všech součtů i z přenosu do účetnictví. Položku lze stornovat pomocí kláves butonu Storno (Ctrl Y). Závěrky pokladny Závěrka pokladny se provede pomocí butonu Závěrky. Pokladní položky do data jsou zahrnuty do závěrky. Je znemožněna jejich další úprava. Seznam závěrek obsahuje informace o počátečním stavu, koncovém stavu, příjmech a výdajích. Závěrky lze rušit a tím pokladní položky uvolnit pro úpravy. Provádění závěrek značně urychlí náběh okna pokladní knihy. První závěrka se používá pro nastavení počátečního stavu pokladny, který odpovídá koncovému stavu pokladny v předchozím roce. Valutové pokladny O tom, zda pokladna bude valutová, rozhoduje příznak v Číselných řadách – Valutová. Pokud je nastaven na Ano a je vyplněno pole měna kódem měny pokladny, bude se pokladna zpracovávat jako valutová. Oproti běžné korunové pokladně zde jsou navíc pole : Částka cizí měna Hodnota příjmu nebo výdeje v měně pokladny Kurz Kurz pro přepočet hodnoty v cizí měně do hodnoty v korunách. Je možný výběr z kursového lístku (F5). Ostatní pole jsou shodná jako u korunové pokladny. Také pořizování je obdobné. Úhrady ve valutové pokladně mohou být využity k úhradě faktur v cizí měně. Více informaci Párování dokladů. Implicitně se ve valutové pokladně nabízejí k pořizování pouze nedaňové pokladní operace, nicméně lze i ve valutové pokladně povolit pořizování daňových položek zapnutím parametru v souboru MGPARAM.

7.2. Sestavy Pokladny Jako u ostatních dokladů, je třeba i u pokladny získat přehledy položek vybrané podle zadaných kriterií. Tyto přehledy lze u pokladny získat ve volbě Pokladna - Sestavy pokladny . Po spuštění volby se otevře okno, ve kterém se definují rozsahy pro zahrnutí položek pokladny do výběru. Rozsahy se dají kombinovat. Je možno zadat následující rozsahy. Pokladní knihu Zde je možné zadat konkrétní pokladní knihu. Je možný výběr z číselných řad dokladů.

Datum od,Datum do Časový interval pro zařazení položek do výběru. Pokud datum na položce patří do tohoto intervalu, je položka zařazena do výběru. Položka od,Položka do Rozsah položek pokladní knihy pro zařazení do výběru. Je možný výběr. Není možné kombinovat s předcházejícím výběrem. Příjemce začátek Bez ohledu na malá a velká písmena se vyberou všechny pokladní položky dané pokladní knihy, v nichž je vyplněn příjemce a začátek se shoduje s textem zadaným ve filtru. Vybrané typy pokladních operací Lze vybrat pouze určité typy pokladních operací. Po výpočtu výběru se otevře okno se seznamem položek pokladní knihy, které odpovídají zadaným podmínkám. Seznam lze tisknout – jsou zde následující sestavy – Kniha pokladny, Rozšířená kniha pokladny, Závěrka pokladny, Příjmy pokladny, Výdaje pokladny ,Pokladna s účetními větami, Pokladna se součty, Pokladna se svázanými doklady, Závěrka pokladny po dnech, Účetní sestava s mezisoučty, Přehled pokladních operací. V agendě Pokladna je zpřístupněn pohled na položky položek pokladny pro účely vyhledávání, dále vstup do číselníku pokladních operací a do automatického párování pokladny, které je popsáno v textu dále.

8. Interní doklady Zpracování interních dokladů je specifická agenda, která se poněkud vymyká filozofii financí, jako agendy pro pořizování prvotních dokladů. Byla přesto zařazena do aplikace Financí pro situace, kdy interní doklad má přímou vazbu na jiné prvotní doklady, například vstupuje do daňového hlášení nebo jde o nepeněžní úhradu dokladu. Podobně jako v agendě Pokladny se musí nastavit typy pohybů včetně jejich vlastností – daňový/ nedaňový, na vstupu/ na výstupu, párovací. Dále musí být v číselných řadách dokladů nadefinovány řady interních dokladů, v případě on- line účtování zařazeny do on-line účtování . Jednotlivým druhům pohybů interních dokladů se přiřadí ve funkci Číselníky- Nastavení On-Line účtování – Zadání On-line kontace int.dokladů typická kontace. Za vybranou číselnou řadu a období lze tisknout sestavy.

9. Párování dokladů Tato kapitola není zaměřena na konkrétní doklady, jako kapitoly předešlé, ale je věnovaná jedné z nejdůležitějších funkcí programu a to párování dokladů. Párování je nalezení úhrady k dokladům. Párování obecně dává informaci o tom, co je již uhrazeno a co není. Je základem pro finanční saldokonta u faktur vydaných a přijatých. Bez agendy párování by celý program byl jen lepším psacím strojem na pořizování a tisk faktur. Co všechno lze spárovat ? Obecně libovolný finanční doklad k několika dalším finančním dokladům. Typické je připárování úhrady v podobě položky bankovního výpisu k faktuře vydané. Zde se jedná o vazbu jednoho dokladu k druhému dokladu, nejjednodušší případ. Dalším případem je faktura uhrazená třemi splátkami v bance. Zde se jedná o vazbu jednoho dokladu ke třem stejným dokladům. Složitějším případem může být faktura hrazená dvěma splátkami do banky, pak hrazena platbou v hotovosti do pokladny a zbytek použit v zápočtu. Obecně počet a druh napárovaných dokladů k dokladu není programem omezen. Pro úplnost je třeba dodat, že je samozřejmě možný i opačný postup, jedna platba v bance může hradit několik faktur. Párování pracuje s následujícími doklady: • • • • • •

Faktura vydaná Faktura přijatá Položka bankovního výpisu Položka pokladny – jen některé pokladní operace Zápočet Vyrovnávací doklad

Párování nastaví obousměrnou vazbu mezi doklady. Znamená to, že se například z položky bankovního výpisu dá zobrazit celá faktura, která byla bankou hrazená a také obráceně. Kromě nastavení vazeb se také na dokladu mění stav pole Úhrada. Toto pole může nabývat tří stavů. N - Doklad není s ničím spárován, faktura není uhrazena. C-

Doklad je částečně spárován, faktura je částečně uhrazena. V seznamu spárovaných dokladů existují doklady, ale jejich suma je menší/větší než částka na dokladu. Tento stav by neměl nikdy nastat na bankovním výpisu. Například v případě přeplatku faktury se musí celá částky úhrady napárovat na fakturu, která se dostane do stavu částečného zaplacení a přeplatek se vyrovná vyrovnávacím dokladem.

A - Doklad je spárován, faktura je uhrazena. Je nutno poznamenat, že na stav příznaku o zaplacení má také vliv stav záloh na dokladu, podrobnější informace kapitola Zpracování záloh. Příznak se nastavuje automaticky při párování dokladů a není přímo uživatelsky přístupný. V programu jsou zavedeny dva základní způsoby párování dokladů. Jedná se o automatické párování a ruční párování. Při automatickém párování jsou k doposud nespárovaným položkám bankovních výpisů nebo pokladny nalezeny faktury přijaté nebo vydané. Kritériem párování je variabilní symbol a částka, přičemž faktury vydané nebo přijaté jsou vybírány na základě znaménka platby. Protože toto párování nemůže zachytit všechny finanční vztahy, existuje v programu také ruční párování. Pomocí tohoto párování lze spárovat doklady bez ohledu na částky a variabilní symboly. Párování probíhá na principu výběru ze seznamu dokladů. Pomocí ručního párování lze zachytit i ty nejsložitější vztahy mezi doklady, které se v praxi mohou vyskytovat.

9.1. Automatické párování bankovních výpisů Nejběžněji užívaná volba při párování. Typické je užití po každém pořízení bankovních výpisu nebo po přetažení bankovních výpisů pomocí Home Bankingu. Volba téměř automaticky spáruje většinu položek z bankovního výpisu. Zůstanou položky, které se nepárují nebo mají chybné variabilní symboly nebo částečné úhrady. Ty se dopárují ručně. Volba automatické párování bankovních výpisů je přístupná z podmenu bankovních výpisů. Párování probíhá ve dvou krocích, nejdříve se vytvoří nabídka k párování a ve druhém kroku po schválení uživatelem se párování provede. Po spuštění volby se na obrazovce objeví okno se seznamem položek bankovních výpisů. Položky jsou seřazeny podle stavu úhrady. Na konci seznamu jsou všechny částečně a úplně nespárované položky. U každé položky bankovního výpisu jsou informace o řadě bankovních výpisů, o čísle výpisu, o datu úhrady, variabilním symbolu, textu platby, částce a stavu úhrady. V pravé části obrazovky je místo pro případný doklad nabídnutý ke spárování. Jsou zde sloupce pro typ spárovaného dokladu (FP, FV, PO, BV, JI), číslo dokladu, příznak úhrady, částku a text.

Doporučený postup při párování je následující : A)

Pomocí butonu Auto spustit automatické párování. Otevře se okno pro zadání tolerance párování pro faktury vydané a přijaté a pro povolení párování těchto faktur, lze zvolit i párování s bankovními výpisy v případě převodu mezi účty. Po potvrzení volby probíhá výběr faktur se shodným variabilním symbolem a částkou se zadanou tolerancí. U těch položek bankovních výpisů, kde byla nalezena faktura se shodným variabilním symbolem a částkou, je tato faktura připojena v pravé části okna. Jinak řečeno je nabídnuta ke spárování. Po tomto párování zůstává samozřejmě řada volných položek bankovních výpisů.

B)

Ve druhém kroku se procházejí všechny doposud volné položky bankovních výpisů. U těch, které reprezentují platby dalších faktur, je nutné tyto faktury dohledat. Tyto položky nebyly spárovány z důvodu například chybného variabilního symbolu nebo částečné úhrady. U těchto položek pomocí butonu Seznam FV nebo Seznam FP lze otevřít okno faktur vydaných nebo přijatých. Rozhoduje se většinou na základě znaménka platby. Pozor na dobropisy, tam je to obráceně. V okně faktur lze listovat, hledat podle různých kriterií až po nalezení odpovídající faktury. Pomocí Butonu O.K. se tato faktura vybere a připojí v pravé části okna jako ostatní doklady nabídnuté ke spárování. Takto lze projít všechny doposud nespárované výpisy, které odpovídají fakturám.

C)

I po předchozím výběrů zůstávají položky bankovních výpisů, u kterých doposud není nabídnut žádný doklad k párování. Nyní je na řadě projít všechny položky, které mají vztah k pokladně, (odvod z pokladny do banky, dotace pokladny z banky). U každé z nich pomocí butonu Pokladna otevřeme okno pokladních položek a vybereme příslušnou položku z pokladny, i ta je nabídnuta v pravé části okna ke spárování.

D)

I po provedení předcházejících tří bodů zůstávají položky, u kterých není nabídnut žádný doklad k párování. Jedná se o položky bankovního výpisu, které ani spárovat nejdou z důvodu, že neexistuje žádný doklad jim odpovídající. Jedná se například o výplatu mezd, odvody daní, poplatky atd. Těchto položek je třeba se nějak zbavit, aby se nám nekumulovaly a neznesnadňovaly další párování. Tyto položky označíme pomocí butonu Jiný Doklad jako spárované s jiným dokladem. Jedná se vlastně o formální vyřazení z párování.

E)

Zkontrolujeme nabídku k párování, případně některé položky opravíme nebo pomocí butonu Zruš zrušíme a vybereme jiné. Body B, C, a D můžeme provádět v různém pořadí a opakovaně.

F)

Nakonec pomocí butonu Párování provedeme vlastní párování

. Pro upřesnění je třeba poznamenat že funkce párování je Exkluzivní, nelze ji provádět najednou z několika stanic. Význam jednotlivých butonů v horní liště Zpět

Ukončení volby

Seznam FV

Okno se seznamem faktur vydaných pro ruční výběr

Pokladna

Okno se seznamem pokladních položek pro ruční výběr

Seznam FP

Okno se seznamem faktur přijatých pro ruční výběr

Platby Seznam již napárovaných dokladů k položce bankovního výpisu Párování

Provedení navrženého párování

Auto

Automatický výběr faktur pro párování

Zruš

Rušení navrženého párování u položky

Jiný doklad

Označení dokladu pro spárování s Jiným dokladem – vyřazení z párování

Je vhodné provádět toto párování po pořízení každého nového bankovního výpisů, aby se nenakumuloval velký počet nespárovaných položek. Je praktické udržovat počet nespárovaných položek na minimální výši, bude se

mnohem lépe párovat a ušetří se mnoho času při dohledávání starých nespárovaných plateb. Při dodržení tohoto postupu budou v systému vždy aktuální údaje o úhradách faktur a to je jeden z hlavních cílů celého programu finance.

9.2. Automatické párování pokladních položek Další volba užívaná při párování. Typické je užití po pořízení většího počtu pokladních položek určených k párování. Volba automaticky spáruje většinu položek pokladny. Zbudou položky, které se nepárují nebo mají chybné variabilní symboly nebo částečné úhrady. Ty se spárují ručně. Volbu využijí především uživatelé systému s velkým objemem hotovostních plateb. Například distribuční firmy s ambulantním systémem prodeje nebo s hotovostními úhradami. V souvislostí s párováním pokladny je nutné připomenout, že ne všechny pokladní položky jsou určeny k párování. Párují se pouze pokladní položky s typem pokladní operace, který má příznak párovat nastaven na Ano. Ostatní položky se k párování vůbec nenabízejí. Volba automatické párování pokladních položek je přístupná z podmenu pokladny. Párování probíhá ve dvou krocích, nejdříve se vytvoří nabídka k párování a ve druhém kroku po schválení uživatelem se párování provede. Po spuštění volby se na obrazovce objeví okno se seznamem položek pokladny. Položky jsou seřazeny podle stavu úhrady. Na konci seznamu jsou všechny částečně a úplně nespárované položky. U každé položky pokladny jsou informace o pokladní knize, o čísle položky, o datu platby, variabilním symbolu, textu platby, částce a stavu úhrady. V pravé části obrazovky je místo pro případný doklad nabídnutý ke spárování. Jsou zde sloupce pro typ spárovaného dokladu (FP, FV, BV, Ji), číslo dokladu, příznak úhrady, částku a text.

Doporučený postup při párování pokladny je následující : A)

Pomocí butonu Auto spustit automatické párování. Otevře se okno pro zadání tolerance párování pro faktury vydané a přijaté a pro povolení párování těchto faktur. Po ukončení okna, volba na základě variabilního symbolu a částky se zadanou tolerancí hledá ve fakturách vydaných a přijatých odpovídající položky. U těch položek pokladny, kde byla nalezena faktura se shodným variabilním symbolem a částkou je tato faktura připojena v pravé části okna. Jinak řečeno je nabídnuta ke spárování. Po tomto párování zůstává samozřejmě řada volných položek pokladny.

B)

Ve druhém kroku se procházejí všechny doposud volné položky. U těch, které reprezentují platby dalších faktur, je nutné tyto faktury dohledat. Tyto položky nebyly spárovány z důvodu například chybného variabilního symbolu nebo částečné úhrady. U těchto položek pomocí butonu Seznam FV nebo Seznam FP lze otevřít okno faktur vydaných nebo přijatých. Rozhoduje se většinou na základě znaménka platby. Pozor na dobropisy, tam je to obráceně. V okně faktur lze listovat, hledat podle různých kriterií až do nalezení té správné fakturu. Pomocí Butonu O.K. se tato faktura vybere a připojí v pravé části okna jako ostatní doklady nabídnuté ke spárování. Takto lze projít všechny doposud nespárované pokladní položky, které odpovídají fakturám.

C)

I po předchozím výběrů zůstávají pokladní položky, u kterých doposud není nabídnut žádný doklad k párování. Nyní je na řadě projít všechny položky, které mají vztah k bance, (odvod z pokladny do banky, posílení pokladny z banky). U každé z nich pomocí butonu Banka otevřeme okno bankovních položek a vybereme příslušnou položku z banky, i ta je nabídnuta v pravé části okna ke spárování.

D)

Zkontrolujeme nabídku k párování, případně některé položky opravíme nebo pomocí butonu Zruš zrušíme a vybereme jiné. Body B, C a D můžeme provádět v různém pořadí a opakovaně.

E)

Nakonec pomocí butonu Párování provedeme vlastní párování

U pokladny není třeba nespárované položky párovat na jiný doklad jako u bankovních výpisů, protože už typ pokladní operace rozhoduje o párování a položky nespárovatelné se k párování ani nenabízejí. Význam jednotlivých butonů v horní liště Zpět

Ukončení volby

Seznam FV

Okno se seznamem faktur vydaných pro ruční výběr

Banka

Okno se seznamem bankovních položek pro ruční výběr

Seznam FP

Okno se seznamem faktur přijatých pro ruční výběr

Platby

Seznam již napárovaných dokladů k položce pokladny

Párování

Provedení navrženého párování

Auto

Automatický výběr faktur pro párování

Zruš

Rušení navrženého párování u položky

Je vhodné provádět toto párování po pořízení nových pokladních položek, aby se nenakumuloval velký počet nespárovaných položek. Pokud pro organizaci hotovostní platby nejsou typické, není třeba tuto funkci provádět vůbec.

9.3. Ruční párování dokladů Výše popsané způsoby párování nejsou jedinými možnostmi jak párovat doklady. U každého finančního dokladu existuje ještě možnost ručního párování na další doklady. Oba způsoby se dají kombinovat. Pomocí ručního párování lze zachytit i ty nejsložitější vazby mezi doklady.

U všech dokladů lze zobrazit seznam spárovaných dokladů (plateb). Tato volba se aktivuje pomocí butonu Platby (klávesy F7). U faktur vydaných a přijatých je tato volba povolena při zobrazení celé faktury, u pokladny

přímo z pokladních položek a u bankovního výpisu ze seznamu položek výpisu. Po stisknutí butonu se otevře okno s nadpisem platby dokladů. V horní části je seznam spárovaných dokladů a v dolní shrnutí a stav dokladu odkud, jsme volbu vyvolali. Seznam může být pochopitelně prázdný. V dalším textu budeme možnosti této volby demonstrovat na případu faktury vydané, u ostatních dokladů má víceméně stejné vlastnosti. U seznamu faktur vydaných se pomocí butonu Detail zobrazí celá faktura a po stisknutí butonu Platby se otevře okno plateb. V okně je seznam všech plateb faktury. V nejjednodušším případě seznam obsahuje jedinou položku, faktura byla uhrazena jedinou platbou. Tento případ se vyskytuje nejčastěji. V ostatních případech seznam obsahuje všechny spárované doklady, jejich typy, texty, data úhrady a částky. Důležitý je poslední údaj označený SD spárovaný doklad. Nabývá hodnot A/N Ano, Ne. Tento příznak indikuje, zda spárovaný doklad existuje v seznamech finančních dokladů nebo zda bylo provedeno spárování jen jako označení faktury jako zaplacené bez existence platby v seznamu například bankovních výpisů. Tento příznak se nastavuje automaticky podle dvou základních způsobu ručního párování. Při prvním a častěji používaném způsobu párování se jedná o nalezení platby nebo další platby k dané faktuře v seznamu ostatních finančních dokladů. Po stisknutí butonu Nová se otevře okno přidání platby k dokladu. V horní části jsou informace o dané faktuře, ke které se přidávají platby (O daném dokladu, ke kterému se přidávávají párované doklady). Typ Typ dokladu, ke kterému se přidává platba, v našem případě faktura vydaná. Typ dokladu je doplněn i textem typu dokladu. Číslo Číslo dokladu, u faktury vydané se jedná o číslo faktury, u faktury přijaté o evidenční číslo, u pokladny o číslo pokladní položky a u položky bankovního výpisu se jedná o interní číslo položky. Toto číslo se tvoří automaticky při pořizování BV a jednoznačně identifikuje položku BV. Zbývá uhradit Doposud volná částka na dokladu, u faktur vydaných má význam doposud nezaplacené částky faktury. Pokud je povoleno saldokonto v cizích měnách viz Definiční soubor financí, jsou částky dvě pro koruny a pro cizí měnu. Párovaná část Částka z párovaného dokladu, kterou přidáme k faktuře (k původnímu dokladu) jako splátku. Vzniká automaticky podle párovaného dokladu. Platí o cizí měně to, co u pole Zbývá uhradit. V dolní části okna jsou informace o přidávaném párovaném dokladu. V našem případě se jedná o doklad - platbu faktury vydané. Typ Typ přidávaného dokladu, v našem případě typ dokladu platby faktury vydané. Nejčastěji se bude jednat o bankovní výpis nebo o pokladní položku. Typ dokladu je doplněn i textem typu dokladu. Typ lze vybírat z číselníku typu dokladů Číslo Číslo přidávaného dokladu, u faktury vydané se jedná o číslo faktury, u faktury přijaté o naše číslo, u pokladny o číslo pokladní položky a u položky bankovního výpisu se jedná o interní číslo položky. Možný výběr ze seznamu příslušných dokladů. Částka volná Volná částka na připárovaném dokladu. Částka, kterou můžeme využít například jako úhradu původního dokladu. Druhá částka může být v cizí měně. Párovaná část Částka na dokladu, kterou chceme využít k párování, je volitelná a měla by být menší nebo rovna volné částce. Datum platby Datum úhrady z připárovaného dokladu.

Doporučený postup při párování je následující : A)

V seznamu spárovaných dokladů k danému dokladu, například k faktuře vydané přidáváme další platbu. Stiskneme buton Nová.

B)

Vybereme typ dokladu úhrady z číselníku typů. Nejčastěji vybíráme bankovní výpis, méně často pokladnu. Můžeme vybrat také fakturu vydanou, jednalo by se o spárovaní faktury s dobropisem. Pokud k faktuře vydané spárujeme fakturu přijatou jedná se vlastně o zápočet.

C)

Vybereme číslo spárovaného dokladu ze seznamu dokladů vybraného v předchozí volbě. V tomto seznamu se pohybujeme, hledáme, třídíme až nalezneme správný doklad, ten vybereme. Do okna se nám přenese volná částka na dokladu a vypočítá se párovaná částka s ohledem na původní doklad.

D)

Manuálně můžete upravit párovanou částku, například ji můžete snížit, abyste danou úhradou mohli částečně uhradit i další fakturu. Obě mohou pak být částečně uhrazené.

E)

Ve spodní části obrazovky volbu potvrdíme.

V seznamu spárovaných dokladů přibude jeden řádek a změní se stav úhrady dokladu například ze stavu N neuhrazeno do stavu C - částečně uhrazeno. Při párování je lhostejné, zda k faktuře vydané připárujeme položku bankovního výpisu nebo zda k položce bankovního výpisu připárujeme fakturu vydanou. V obou případech vznikne stejná vazba, u faktury se v seznamu spárovaných dokladu objeví položka výpisu a u výpisu se v seznamu spárovaných dokladů objeví spárovaná faktura. Vazba mezi doklady je obousměrná. Jak už bylo naznačeno, je možné provádět párování ve dvou měnách v domácí měně a v cizí měně. Toto párování je podmíněno nastavením příznaku v definičním souboru financí. Dále lze párovat ve dvou měnách pouze faktury s daňovou oblastí cizina na jedné straně a platby s vyplněnou cizí měnou na straně druhé. Nelze párovat doklady s různými cizími měnami. Pokud se páruje v cizí měně, je pro nastavení příznaku stavu úhrady rozhodující cizí měna. Na základě párování v cizí měně lze i některá saldokonta tisknout v cizí měně. Tabulka spárovaných dokladů neslouží jen k dalšímu párování, ale má také velkou informační hodnotu. Je zde vlastně zachycen seznam všech plateb například na fakturu. Po dalším stisknutí butonu Zobraz se spárovaný doklad otevře. Například k položce bankovních výpisů se zobrazí seznam spárovaných dokladů. Typicky se zde objeví jediná položka - faktura uhrazená daným výpisem. Po stisknutí butonu Zobraz se otevře celá faktura. Existuje ještě druhý způsob ručního párování dokladů. Při tomto způsobu párování nedojde k navázání vazby mezi dvěma doklady. Jedná se vlastně jen o označení dokladu jako zaplaceného nebo u bankovních výpisů jako spárovaného. Toto párování odpovídá označení bankovního výpisu jako spárovaného jiným dokladem u automatického párování. Při tomto typu ručního párování je příznak Spárovaný doklad v seznamu spárovaných dokladů nastaven na N neexistuje spárovaný doklad. Tento typ párování je vhodný například pokud v programu není vůbec vedena agenda bankovní výpisy a takto se faktury označují jako zaplacené. Tento typ párování je také vhodný pro vyřazení položek bankovních výpisů, které nelze spárovat ze seznamu nespárovaných výpisů. Použije se k tomu takzvaný Jiný doklad. Doporučený postup při párování je následující : A)

V seznamu spárovaných dokladů k danému dokladu, například k faktuře vydané přidáváme další platbu. Přepneme se do režimu modifikace (CTRL M).

B)

Šipkou najedete za poslední položku spárovaných dokladů, pokud nějaké existují. Vznikne nová prázdná položka.

C)

Pomocí kliknutí (F5) vybereme typ připárovaného dokladu z číselníku typů dokladů.

D)

Doplníme datum platby a částku a opustíme okno. Tento způsob párování není vhodné používat příliš často.

Často se stává, že doklad po všech úhradách zůstává částečně uhrazen z důvodu haléřového nedoplatku/ přeplatku. V tomto případě se ve volbě Platby v detailu faktury (rozdíl musí být vždy na faktuře) rozdíl vyrovná pomocí butonu Vyrovnání dok. Podle charakteru rozdílu se vytvoří do vybrané řady vyrovnávacích dokladů buď haléřový zisk nebo haléřová ztráta. Na rozdíl od standardních úhrad faktur vzniknou navíc účetní zápisy podle nastavené předkontace tohoto typu dokladu, viz kapitola Účtování dokladů. Podobným způsobem se vyrovnávají vzniklé kursové rozdíly na zahraničních fakturách. Protože úhrady typu Vyrovnávacího dokladu s sebou nesou navíc informaci o účtování, nelze je jednoduše rušit. Seznam všech vyrovnávacích dokladů je zpřístupněn ve volbě Banka – Seznam vyrovnávacích dokladů. Zde se dají vyrovnávací doklady rušit. Butonem Ruš (F3) poslední v řadě nebo butonem Storno uprostřed řady. Rušit však lze pouze takový doklad, který není zaúčtovaný. V seznamu plateb se tedy dají platby nejen přidávat, prohlížet ale i rušit pomocí butonu Ruš (F3). Rušit takto přímo nelze úhrady provedené pomocí vyrovnávacího dokladu, jak bylo zmíněno výše, nebo zápočtem. Stejně jako pro vyrovnávací doklady platí pro zápočty, že kromě vazem mezi doklady vznikají i účetní položky. Rušení úhrady provedené pomocí zápočtu je možné přes volbu Faktury vydané – Seznam zápočtů odpárováním zápočtu. V seznamu plateb existuje buton Hromadné párování, který má význam pouze u ručního párování pokladny nebo bankovního výpisu. Umožňuje v seznamu faktur označit placené faktury a hromadně je připárovat. Jen při precizním párování jsou výsledky z dalších agend jako například saldokonta věrohodná a systém dává dokonalý globální přehled o stavu financí vaší firmy i detailní přehled o stavu úhrad jednotlivých dokladů. Mít přehled je hlavním cílem celého programu, kdo má přehled může se okamžitě rozhodovat a předejít případným ztrátám například dodávkami na fakturu neplatičům.

10. Zpracování záloh Tato kapitola se tématicky věnuje zpracování záloh. Program podporuje používání záloh jak na straně přijatých záloh, tak na straně námi vyplacených záloh na zboží nebo služby. Je možné pracovat se zálohami jak v domácí měně, tak v cizí měně. Program zálohy eviduje, sleduje volné zálohy a páruje je na finanční doklady. Zálohu je možno čerpat jak jednorázově, tak i postupně a na několik dokladů. Zpracování proforem je shodné jako zpracování zálohových faktur. Zálohová faktura (typ Z,R) není účetní doklad, běžně se o ní neúčtuje. Povinnost účtovat o zálohové faktuře vzniká v okamžiku přijetí / poskytnutí úhrady a jejím připárování k faktuře. V tomto okamžiku se zálohová faktura převádí na daňovou zálohovou fakturu (typ Y), generují se daňové položky s datem zdanitelného plnění, které odpovídá datu přijetí/ poskytnutí úhrady, a vznikají účetní zápisy do účetního období, které odpovídá datu zdanitelného plnění. Postup práce, pokud požadujeme po našem odběrateli zálohovou platbu nebo jsme povinni zálohu dodavateli zaplatit , je následující : • V číselných řadách musíme mít nadefinovánu řadu zálohových faktur, neměly by se v jedné řadě kombinovat zálohové a běžné faktury. Povolené typy u řady zálohových faktur by měly být nastaveny na ZRY. • Vystavíme/ přijmeme zálohovou fakturu do řady zálohových faktur vydaných/ přijatých. Typ zálohové faktury je Z , pro proformu R. • Vystavenou zálohovou fakturu předáme odběrateli •

Odběratel uhradí částku na zálohové faktuře / zaplatíme odběrateli zálohovou fakturu

• Platbu připárujeme na zálohovou fakturu. Faktura je uhrazena a vzniká volná záloha a povinnost přijatou zálohu zdanit a účtovat o ní. Výpočet daní se provádí po stisknutí butonu PrevZa , který je zpřístupněn jen tehdy, je-li typ faktury Z nebo R a faktura je zaplacena.

V dialogu se zadá kód příslušné daně (např. Z1,Z2- příslušný kód daní používaný pro zálohy je nadefinován v parametrech Magisu a musí být odlišný od běžných kódů daní) a provede se výpočet základu daně a daně jedním ze tří možných způsobů výpočtu, které jsou volitelné v dialogu. Datum zdanitelného plnění faktury je aktualizováno datem úhrady a vytvoří se účetní položky do účetního období daného datem zdanitelného plnění. Jedná –li se o zahraniční zálohovou fakturu, odpadá krok převedení zálohové faktury na daňovou. • Vydaná zálohová daňová faktura se vytiskne a předá odběrateli, jako potvrzení o přijetí platby a odvedení daně. • Po vystavení/ obdržení koncové vyúčtovaní faktury se provádí úhrada faktury připárováním zálohové faktury. Butonem Zálohy (SHIFT F7) se přidávají jak zálohové faktury nedaňové (buton PřZalo ),

tak i daňové (buton PřDaňZ).

V případě připárování daňové zálohové faktury se doplní do daňových položek vyúčtovací faktury daňové položky zálohové faktury s minusovým znaménkem. Je nutno opravit kontaci faktury, odúčtovat z účtu záloh čerpanou zálohu. Pokud probíhá vystavování faktur ( jak zálohové, tak koncové) přes modul Zásobování, provede se připárování volné zálohy ke koncové faktuře automaticky při jejím vystavení. Stejně se automaticky přeúčtuje záloha. Na faktuře se aktualizuje pole Záloha součtem všech zálohových faktur přiřazených koncové faktuře.

Výše popsaný postup můžeme modifikovat. Dá se například na začátku roku vystavit velká zálohová faktura a k ní se potom postupně připáruje řada realizačních faktur, dokud se záloha zcela nevyčerpá. Při zpracování obráceného případu – je po nás vyžadována záloha, se postupuje obdobně. Do řady zálohových faktur přijatých se faktura pořídí, uhradí se a později došlá faktura přijatá se k zálohové připáruje, případný doplatek se uhradí. Ruční připárování zálohy k faktuře vydané a přijaté Otevřeme příslušnou fakturu vydanou, v detailu faktury po stisknutí butonu Zálohy (SHIFT F7) se otevře okno záloh. Toto okno je buď prázdné – k faktuře není připárovaná žádná zálohová faktura, nebo je v něm seznam připárovaných zálohových faktur. Na buton PřZalo/PřDaňZ se dají přidávat další zálohy. Otevře se okno ve kterém je třeba vyplnit následující pole. Řada zálohových faktur Řada zálohových faktur, ze které se bude vybírat konkrétní faktura. Je možný výběr z číselných řad klávesou F5. Číslo zálohové faktury Číslo připárované zálohové faktury. Vybírá se ze seznamu zálohových faktur z řady zálohových faktur klávesou F5. Otevře se okno se seznamem zálohových faktur a volnými částkami na nich. Částka volná Volná částka zálohy na zálohové faktuře, nepořizuje se , přebere se ze zálohové faktury. Záloha Použitá záloha ze zálohové faktury, dá se modifikovat například tehdy pokud nechceme použít celou volnou zálohu zálohové faktury. Datum zálohy Nepořizuje se, datum z faktury. Po potvrzení se záloha přidá, uloží se do pole záloha, modifikuje se stav úhrady faktury a volná záloha na zálohové faktuře. Podobně jako u běžného párování se nastaví vazba mezi zálohovou a realizační fakturou. Ze zálohové faktury se dají otevřít všechny realizační faktury zálohovou fakturou hrazené. Z realizační faktury se dají prohlédnout všechny příslušné realizační faktury. Připárování zálohové faktury se dá samozřejmě zrušit a faktury se vrátí do původního stavu. Postup pro fakturu přijatou je úplně stejný. Pokud vystavujeme zálohové faktury v cizí měně, je postup obdobný, pouze pole Částka volná a záloha se pořídí v obou měnách v domácí a v cizí. Tato možnost musí být povolena nastavením v definičním souboru financí Saldokonto v cizí měně. Je zde jedna omezující podmínka, realizační faktura a zálohová faktura musí být vystavena ve stejné měně. Pomocné sestavy pro zpracování záloh V programu existují dvě pomocné sestavy pro zpracování záloh. Seznam zálohových faktur přijatých a Seznam zálohových faktur vydaných v menu faktur přijatých a vydaných. U obou se zadá vybraná řada zálohových faktur (F5) a spustí se výpočet. Výsledkem je seznam zálohových faktur s poli Celkem faktura, Uhrazeno, Čerpána záloha a Volná záloha pro koruny i případnou cizí měnu. Pokud při výběru řady zálohových faktur bylo zaškrtnuto pole Zařadit všechny faktury, budou vybrané faktury označeny a připraveny k tisku. Ručním vyřazením lze seznam dále upravovat. Nad vybranými fakturami je možno vytvářet seznam zálohových faktur v domácí měně, v cizí měně, seznam čerpaných záloh, seznam volných záloh. Sestavy mají kontrolní charakter – hledání zapomenutých záloh.

11. Zápočty Funkce vystavování zápočtů patří mezi jeden ze způsobů úhrad faktur. Zápočty lze vystavovat dvoustranné, kdy odběratel je současně dodavatelem, nebo třístranné, kdy odběratel a dodavatel mají společného

dodavatele/odběratele. Agenda zápočtů obsahuje jednak vlastní vytváření zápočtů, sestavy nad zápočty a analýzu pohledávek a závazků z hlediska návrhu zápočtu. Vystavování zápočtu probíhá ve dvou etapách. V první se jedná o návrh zápočtu, kdy navržené částky k úhradě nejsou na faktury promítnuty, zápočet se tiskne a předává k odsouhlasení. V druhé etapě, po odsouhlasení zápočtu se provede vlastní zápočet. Na fakturách vstupujících do zápočtu je částka k úhradě snížena o započítávanou částku. Datum zápočtu je dnem úhrady faktur. Současně s provedením zápočtu vzniknou účetní zápisy, které přeúčtují započítávané částky na saldokontních účtech. Jednou provedený zápočet lze v otevřeném účetním období (to znamená, že příslušná účetní dávka je nezaúčtována) odpárovat, úhrady potvrzené tímto zápočtem jsou ze započítávaných faktur vymazány, účetní zápisy se zruší. Zápočet zůstává v seznamu zápočtů ve stavu návrhu. Úplně lze rušit neprovedený-nezapočtený zápočet na konci řady, vprostřed řady lze zápočet stornovat. Neprovedený zápočet ponechaný v řadě zápočtů může působit problémy při vytváření nového zápočtu na tytéž firmy, faktury uvedené ve starém návrhu zápočtu se do nového automaticky nenačtou. Do zápočtu se automaticky nenabízejí zaplacené faktury, faktury vyskytující se v návrhu zápočtu a faktury na příkaze k úhradě. Nové zápočty se vytvářejí v Seznamu zápočtů. V dialogu, který se zobrazí po volbě Nový zápočet, se vyplní pro výběr faktur :

ID/IČO/Název začátek/Název Výskyt odběratele – dodavatele identifikace započítávané firmy, stačí zadat jeden údaj typ vybíraných faktur (F,D,P) I s příkazem k úhr. vybere faktury pořízené na příkazu k úhradě Datum od do určuje rozsah pro výběr faktur

V cizí měně po zaškrtnutí tohoto pole a zadání Měny a Kurzu se do seznamu zahrnou faktury pořízené ve vybrané zahraniční měně, zápočet se provádí ve vybrané cizí měně, kurz slouží pro výpočet párované částky v korunách Řada a rok údaje pro vytvoření zápočtu (výběr pomocí F5 z číselníku dokladových řad) jsou povinné Poznámka je nepovinná (možný výběr klávesou F5 z číselníku předefinovaných poznámek nebo přímé pořízení textu) Pokud zadaným kritériím odpovídají některé faktury, vytvoří se hlavička a položky zápočtu. Automaticky je zápočet navržen tak, že se celková částka z došlých faktur postupně rozdělí na faktury vydané tak, aby pohledávky byly uspokojeny v plné výši.

Vytvořené návrhy zápočtu má uživatel možnost měnit/opravovat tak, že v položkách upraví hodnoty v poli Částka k zápočtu, pomocí butonů Přidat Fp nebo Přidat FV přidá faktury vydané nebo přijaté podle svého uvážení. Vždy ale musí být rozdíl mezi celkovou hodnotou z faktur přijatých a celkovou hodnotou z faktur vydaných v nule. Položky s nulovou hodnou k započtení se při provedení zápočtu automaticky ze zápočtu vymažou, lze je také odstranit butonem Rušení Ne. Butonem Detail lze prohlížet jednotlivé faktury. Ze seznamu zápočtů kromě vytváření nových a opravy nespárovaných zápočtů lze zápočet tisknout. Tisk zápočtu může být ve formě jednostranného zápočtu nebo jako protokol o zápočtu, s doplňkovými texty, případně v cizí měně. Ze seznamu zápočtů se provádí vlastní Zápočet návrhů k zápočtu, kdy vznikají účetní zápisy a vazby mezi párovanými fakturami jako v případě párování úhrad, Odpárování započtených zápočtů, prohlížení automaticky vzniklých účetních zápisů – Předkon., Smazání zápočtu, který je poslední v řadě a není doposud započten, Storno zápočtu, pokud se vyskytuje uprostřed řady . Smazání a storno zápočtu má za následek zrušení účetních položek a vazeb mezi fakturami, faktury jsou v neuhrazeném stavu.

12. Účtování dokladů Aplikaci Financí je možno používat bez návaznosti na další modul informačního systému MAGIS – Účetnictví, například tehdy, používá-li uživatel jiný softwarový produkt pro vedení agendy účetnictví a modul Finance používá pro prostou evidenci prvotních dokladů. Většinou jsou Finance ale součástí celého balíku IS MAGIS a vytváření účetních položek prvotních dokladů je součástí aplikace. V rámci systému jsou volitelné dvě metody pořizování účetních položek. Metoda off-line pořizování účetních položek vytváří účetní zápisy odděleně od účetnictví a nezávisle na něm. Je vhodná například pro pobočkové zpracování dat, kdy se prvotní doklady pořizují na pobočkách a data se do centra dostávají importem, nebo při použití jiného softwarového modulu pro vedení účetnictví. Pořizování off-line účetních položek má výhodu v tom, že pořizování účetní položky je snadnější. Nevýhodou je oddělenost od databáze účetnictví a tedy možnost pořídit neplatná data, možnost nekonzistence dat, veškeré opravy účtování se musí provádět dvojitě, zvlášť v účetnictví, zvlášť ve financích. Speciálním případem použití off-line účtování je vedení účetnictví v peněžním deníku. Účetní položky se do účetnictví dostávají pomocí exportu, exportované doklady jsou označeny jako zaúčtované a nelze je opravovat. Metoda on-line účtování umožňuje vytvářet účetní zápisy přímo do účetních dávek, předběžně ověřovat platnost jednotlivých údajů a odstraňovat většinu chyb v účtování ještě v průběhu pořizování prvotních dokladů a tím zrychlit vlastní účtování. Tato metoda navíc poskytuje operativní pohled na účetní knihy, protože zaúčtování jednotlivých dokladů nemusí být vázáno na konec měsíce a může být prováděno průběžně.

12.1. On-line účtování (Číselníky – Nastavení On Line účtování) Nastavení parametrů pro On-line účtování se provádí ve třech krocích v Číselnících ve volbě Nastavení On Line účtování: 1. Protože v účetnictví jsou veškeré účetní doklady kvůli přehlednosti rozdělovány podle účetního období a typu dokladu do skupin, které jsou nazývány „dávka“, musí se nejprve určit, do které dávky který typ dokladu patří, provádí se pomocí funkce „Řízení On Line účtování“. 2. Dále se definuji vzorové šablony, podle kterých se budou jednotlivé typy dokladů automaticky účtovat, provádí se pomocí funkce „Zadání typů On-line předkontace“ pro typy dokladů FP,FV a VY, „Zadání OnLine předkontace pokladny“, „Zadání On-Line kontace Interních dokladů“, „Typy bankovních operací“. 3. Posledním krokem je přiřazení vzorové předkontace příslušné dokladové řadě resp. příslušné pokladní/bankovní operaci : Ad 1. Řízení On-Line účtování (Číselníky – Nastavení On Line účtování – Řízení On Line účtování) Zvolí se účetní rok (případně kombinace kalendářního a hospodářského roku), pro který se bude nastavování provádět. Otevře se číselník dokladových řad platných v nastavovaném roce. U dokladových řad, které budou online vstupovat do účetnictví, se zaškrtne pole On-Line, klávesou F5 vybere příslušná řada účetních dávek do Řady dávek, v poli Org se pořídí číslo divize. Většinou je jeho hodnota 00, jen v případě divizního účtování musí číslo divize odpovídat divizi, do které se budou účetní věty zapisovat. Provedením Generace se provede přiřazení k účetním dávkám, Otevřením měsíce se povolí účtování v daném měsíci v příslušné dávce, při její neexistenci se dávka v účetnictví založí. V Přiřazení je detailně zobrazeno přiřazení dokladové řady účetním dávkám.

Ad 2.Zadání typů on line předkontace (Číselníky- Nastavení On-Line účtování – Zadání typů On-Line předkontace) Pořizuje se vzorek účtování pro jednotlivý typ dokladu, případně pro každou řadu zvlášť, účetní předpis je možno importovat z dříve nastaveného off-line účtování.

Každá položka předkontace je identifikována typem. Povolené typy jsou : Celkem doklad, Základ daně, Daň, Suma základ, Vše daň, L záloha, M mínus záloha, N záloha jen nedaňová R Cizí, X, Procento, Q zbylé procento T Minus základ, U Minus daň A mýto, B základ bez daně Pořizují se natypováním zvýrazněného písmene. Typy Celkem doklad, Základ daně, Daň, Záloha, Mínus záloha, Procento, Q zbylé procento, T Minus základ, U Minus daň jsou určeny pro podvojné účetnictví, typy Suma základ a Vše daň pro jednoduché účetnictví, Cizí, X, A mýto a B základ bez daně jsou speciální typy. Typy L záloha, M minus záloha,N záloha jen nedaňová se používají pro předkontaci záloh. Typ T Minus základ, U Minus daň se používají pro předkontaci reverzní daně. Navíc je možno pomocí „příznaku opravného dokladu“ nastavit typovou předkontaci pro faktury s časovým rozlišením. Předkontace označená příznakem „NeexistujeOD“ je normální předkontace faktury, kterou není nutno časově rozlišovat. Pokud ale je nutno fakturu časově rozlišit, protože datum zdanitelného plnění dodavatele a datum přijetí faktury spadají do různých účetních období, pak předkontace faktury spadající do období odpovídajícího dni zdanitelného plnění dodavatele se označí příznakem „Opravný Doklad“, účtování daně v období podle dne přijetí faktury příznakem „ExistujeOD“. Použití příznaku opravného dokladu je nepovinné.

Typ Procento/ Zbylé procento je použitelný pouze u předkontace bankovního výpisu, používá se u plateb kartou, kdy je platba bankou krácena o smluvní procento. U typů Základ daně/Daň je nutno vyplnit pole kód daně. Účet se vybírá z platného účtového rozvrhu klávesou F5, středisko, činnost a zakázka se z příslušných číselníků vybírají pouze tehdy, je-li povoleno účtování na tyto analytiky. U vyrovnávacích dokladů se kontuje pouze příslušná protistrana. Předkontace se pořizuje ručně v detailu, který se objeví po stisknutí butonu Předkon. nebo se importuje z již pořízené Off-line předkontace stisknutím butonu Import.

Zadání On-line předkontace pokladny (Číselníky- Nastavení On-Line účtování – Zadání On-Line předkontace pokladny) Účtování pokladny se provádí zvlášť v této agendě, protože je nutno nadefinovat předkontaci pro každou pokladní operaci používanou v dané pokladně. Systém zadávání předkontace je shodný s pořizováním předkontace ostatních dokladů. Navíc pomocí butonu ImportŘada lze importovat předkontaci ze zvolené vzorové řady.

Rozšířená kontace banky (Číselníky- Nastavení On Line účtování – Typy bankovních operací) Podobně jako jsou navoleny kontace k jednotlivým druhům pokladních operací, lze podobně nadefinovat vzory kontací ke kreditům a debetům jednotlivých bankovních účtů, které se v bankovních výpisech často opakují (např. platby sociální a zdravotní) . Nadefinují se jednotlivé typy kontací včetně předkontace – butonem ÚčtyŘad se přiřadí účet 221 příslušné řadě bankovních výpisů, butonem Předkon. účtování protistrany.

a v Bankovních výpisech v Pravidlech pro výběr bankovních operací se určí kombinace čísel účtů, variabilních symbolů, případně textů a k nim přiřadí vzory kontací.

Ad 3.Přiřazení typů kontace řadám (Číselníky- Nastavení On Line účtování – Přiřazení typu kontace k řadám) Nadefinované typy předkontací se přiřadí jednotlivým dokladovým řadám. Pokud je v rámci jedné dokladové řady povoleno více typů dokladů, například kursový zisk nebo ztráta, pak se každému typu přiřazuje jiný typ on-line předkontace. V případě, že se zakládají dokladové řady pro nový rok a účtování se měnit nebude, stačí provést

Kopii roku. Buton SpecPřiřa má význam jen u faktur vydaných, kdy se může vybraným firmám přiřadit zcela speciální předkontace.

Hromadná kontace dokladů (Číselníky- Nastavení On Line účtování – Hromadná kontace dokladů) V některých případech, například při importu dat z jiného účetního systému do IS MAGIS, je vhodné vytvořit předkontaci dokladů hromadně. Pro vytvoření on-line účetních položek se použijí buď nadefinované typy on-line předkontací nebo off-line účetní položky. Opravy a práce s účetními položkami Během pořizování prvotních dokladů dochází k automatickému vygenerování účetních položek podle nastavení typů předkontací a jejich přiřazení dokladovým řadám tak, jak bylo popsáno výše. Stav účtování dokladu po jeho pořízení je nastaven na hodnotu N – nezaúčtováno, aktualizuje se příznak CH – chyba účtování podle předběžných kontrol na existenci údajů v účetních číselnících, vyrovnanost dokladu a podobně. Při vlastním zaúčtování dokladu v modulu Účetnictví dochází k podrobnějším kontrolám podle parametrů nastavených v účetnictví a v případě neexistence chyb dochází k zaúčtování dokladu a změně stavu zaúčtování na hodnotu A. Účetní položky kromě informací o účtu, straně účtování, částce, dani, středisku, zakázce a činnosti z prvotních dokladů přebírají informaci ID odběratele/dodavatele, poznámku a variabilní symbol. Dokud není doklad zaúčtován, lze tyto údaje z financí měnit pomocí butonu Poznámka, který je přístupný z detailu účetních položek ( buton Předkon. z detailu prvotního dokladu). Buton Nakontuj změní již pořízené a nezaúčtované účetní položky podle implicitního nastavení předkontace dané dokladové řady.

Jakmile je doklad zaúčtován, není možno jej opravovat. Dokud není účetní období uzavřeno, je možno opravit doklad tak, že se odúčtuje a případné opravy provedou v daném účetním období a pak znovu zaúčtuje. Chyby účtování zjištěné až po účetní závěrce se musejí opravovat opravnými doklady v aktuálním účetním období. V účetních položkách na prvotním dokladu se opravný doklad pořídí pomocí butonu Opravný, po výběru dávky se zadá číslo interního dokladu a vlastní opravné položky. Opravný doklad je od prvotního dokladu odlišen nejen obdobím účtování ale i barvou. Opravné doklady je možno použít i k účtování časového rozlišení faktur přijatých v rámci účetního roku. Podobně jako opravný doklad lze pořídit prvotní doklad pomocí butonu Prvotní . Oprava dne zdanitelného plnění je možná na fakturách pomocí butonu Datum, který je viditelný pouze v případě nastavení parametru v souboru MGPARAM. Datum zdanitelného plnění lze posouvat pouze do účetního období, které není uzavřeno/ zaúčtováno, a na dokladu, který není zaúčtován. Změna dne zdanitelného plnění má za následek smazání účetních zápisů v původním účetním období a založení nových účetních zápisů v novém účetním období.

12.2. Hospodářský rok Pokud je v globálních parametrech MAGISu nastaven parametr Sp4026 Hospodářský rok = ANO, pak lze provádět on-line účtování do tzv. hospodářského roku, kdy se účetní rok neshoduje s kalendářním rokem. Ve financích jsou nadefinovány řady dokladů platné pro všechny kalendářní roky a ve funkci Řízení on-line účtování se k hospodářskému roku zapne účtování v příslušných měsících kalendářního roku. Tabulka přiřazení měsíců hospodářského roku a měsíců kalendářního roku je nadefinována v modulu Účetnictví.

12.3. Off-line účtování (Číselníky – Nastavení off-line účtování) Funkce Off-line účtování se používá v případě účtování do peněžního deníku, hospodářského roku nebo v případě použití cizího modulu Účetnictví. Nastavení parametrů pro Off-line účtování se provádí v Číselnících ve volbě Nastavení Off-Line účtování pomocí následujících kroků : Předkontace dokladu off-line - pro jednotlivé řady se klávesou F5 vstoupí do pořizování vzorku typické předkontace jednotlivých typů dokladů platných v dané řadě . Zadá se typ dokladu (Příjem/ Výdej pro BV, Faktura/Dobropis) pomocí klávesy F5, typ položky předkontace (Celkem doklad, Základ daně, Daň, Suma základ, Vše daň, L záloha, M mínus záloha, R Cizí, X) natypováním zvýrazněného písmene, kód daně v případě předkontace základu daně/daně, strana obratu, účet a středisko.

Předkontace pokladny – pokladní operace se kontují podobně jako doklady, do typu dokladu se vybírají klávesou F5 typ pokladní operace. Hromadné vytvoření účetních vět – jednotlivé doklady lze hromadně nakontovat podle nastavené předkontace. Označení off-line dokladů zúčtováno – ve vybraném časovém intervalu lze u vybraných dokladových řad měnit dávkově příznak zaúčtování. Vlastní účetní věty vznikají při pořizování prvotních dokladů podle přednastavené předkontace. Dokud nejsou označeny příznakem zaúčtováno, lze je kdykoli měnit a opravovat. Příznak o zaúčtování se nastavuje na dokladech automaticky po exportu do účetnictví, i když je možno v určitých případech jeho nastavení potlačit odškrtnutím pole Označit exportované věty jako zaúčtované. Export do účetnictví se provádí v agendě EXP/IMP – Export off line dokladů do účetnictví. Při exportu do účetnictví se vytváří podle zadaných kritérií (vybrané/zakázané řady) datový soubor obsahující účetní věty splňující výběrová kriteria. Tento soubor je možno ještě před vlastním importem do účetnictví v agendě EXP/IMP – Prohlížení exportu účto prohlédnout.

12.4. Jednoduché účetnictví (Číselníky – Nastavení Jednoduchého účetnictví) Pro vedení účetnictví v peněžním deníku se nastaví předkontace podobně jako pro off-line účtování , jen s tím rozdílem, že v předkontacích se nastavuje jen jedna strana účtování – základ a daň, příjem/ výdej z bankovního účtu/ pokladny. V číselnících ve volbě Nastavení jednoduchého účetnictví se dají hromadně vygenerovat účetní věty pro peněžní deník.

12.5. Sestavy nad účetními zápisy (Faktury vydané – Účetní položky sestavy) Ve volbě Faktury vydané – Účetní položky sestavy je dána možnost uživateli tohoto softwaru vytvářet sestavy nad účetními položkami finančních dokladů. Tyto sestavy mu mohou usnadnit vyhledávání omylů při pořizování dokladů apod. Podle zadaného filtru jsou vybrány příslušné účetní zápisy, butonem Tisk je uživateli dána možnost vybrat jednu z mnoha sestav, které tu jsou k dispozici. Pro výběr má uživatel k dispozici :

V zaškrtávacím poli označit požadovaný typ dokladu Řada

pro výběr (F5) požadovaných řad, výběrové pole Jen/Bez určuje, zda vybrané řady budou do výpočtu zahrnuty nebo z něj vyloučeny Typ výběr lze omezit jen na daný typ dokladu, například na kredity bankovního výpisu ID firmy výběr (F5) z číselníku firem, do sestavy budou vybrány položky těch dokladů, které mají v hlavičce shodné ID odběratele/dodavatele se zadaným ID Účet výběr účetních položek lze omezit na jediný účet nebo skupinu účtů, pro definování skupiny účtů se používá tzv. hvězdičková konvence (pokud chci vybrat všechny účetní zápisy na účtech se syntetikou 311, do pole účet pořídím údaj 311* ) Středisko má význam pouze tehdy, účtuje-li se na střediska Datum od-do výběrem dnů se sestava omezí na zadaný časový interval Doklad od-do pokud je označeno zaškrtávací pole Výběr dle dokl., nezadává se časový interval, ale interval od čísla dokladu do čísla dokladu Pouze opravné doklady sestava je vytvářena pouze z opravných dokladů (např. časové rozlišení FP) Použít DPH dodavatele u sestav nad přijatými fakturami, účetní položky se vybírají podle dne zdanitelného plnění dodavatele, nikoli podle dne uplatnění DPH Po odsouhlasení zadaného filtru se provede výběr účetních položek podle zadaných kritérií. K dispozici jsou tyto sestavy : • • • • • • • • • •

účetní sestava - tříděná účtem, stranou obratu a datem celkový přehled - tříděná číslem prvotního dokladu kumulovaná účetní sestava – sumarizuje pohyby na účtech a stranách obratu rekapitulace po účtech – sumarizuje pohyby na účtech podle účtu, strany obratu a kódu DPH účetní opis – rekapitulace účetních pohybů podle dokladů likvidace – rekapitulace účetních pohybů podle střediska, strany obratu a účtu sestava po účtech - účetních pohybů podle střediska, strany obratu a účtu středisko a účet – sumární přehled obratů podle střediska, účtu a strany obratu sestava po ID a účtech – detailní sestava dle ID odběratele/dodavatele a účtu sumy po ID a účtech - sumární sestava dle ID odběratele/dodavatele a účtu

13. Daň z přidané hodnoty Program Finance eviduje u dokladů položky daně z přidané hodnoty, DPH. Evidence je úplná a dostačuje potřebám daňového hlášení. Znamená to, že veškeré podklady pro daňové hlášení se dají získat z programu Finance, kontrola na správnost účtování se provádí kontrolou v účetnictví. Rozhodné datum pro zařazení do daňového hlášení je datum zdanitelného plnění. Prvním krokem k práci s DPH je nastavení Číselníku daňových skupin. Informace o něm jsou v kapitole Číselníky. Obecně platí, že pořídíme tolik daňových skupin, na kolik hodláme rozdělit doklady pro účel daňového hlášení. Číselník daní by měl obsahovat kódy daně pro účely osvobození od daně, kódy pro sníženou a základní daň. Ve firmách, které obchodují s partnery v EU, se doporučuje pořídit další kódy daní pro pořízení reverzní daně na

přijatých fakturách. Dalšími kódy daně odlišit na vydaných fakturách fakturaci služeb od fakturace zboží pro případ souhrnného daňového hlášení. Speciální kódy daně jsou určeny pro účtování zálohových daňových faktur. Kdykoli dojde v budoucnu ke změně daňové sazby, bude stačit pořídit tuto sazbu do číselníku a celý program včetně daňových hlášení ji akceptuje. Daňové položky jsou součástí většiny finančních dokladů. U faktur vydaných se každá položka faktury zařadí do příslušné daňové skupiny. Po pořízení všech položek se doklad sečte a vytvoří se souhrn po daňových skupinách. Tyto daňové věty jsou přístupné z detailu faktury přes buton Daně. U faktur přijatých se pořizuje přímo rozpis faktury podle daňových skupin. Daňové položky jsou přístupné přes buton Daně. U pokladny se daňové položky vyskytují jen u některých položek. Rozhoduje o tom příznak Daň v typech pokladních operací. Pokud je nastaven na Ano, jsou daňové položky přítomny. Datum rozhodné pro zařazení do daňového hlášení je datum platby. Daňové položky se mohou vyskytnout i u bankovních výpisů a to u debetních položek. Je to možné tehdy, pokud příznak Povolit daňové položky u BV v definičním souboru financí je nastaven na Ano. Položky jsou přístupné přes buton Daně. Výstupy podle daní se objevují v mnoha saldokontech, pro potřeby výkazů je nejvhodnější volba Daňové hlášení a Souhrnné daňové hlášení.

13.1. Daňové hlášení Vytváření nového a rekapitulace starých daňových hlášení je přístupné z menu Faktur vydaných – Daňové hlášení dokladové.

Butonem Nové a po zadání rozsahu a výpočtu se otevře okno se seznamem dokladů spadajících do zadaného daňového období.

Zde lze vytisknout řadu sestav potřebných pro vyplnění oficiálního daňového hlášení. Seznam dokladů zůstane zachován a lze ho znovu otevřít bez nutnosti dalšího výpočtu. Nový výpočet je nutný při změně rozsahů, nebo při úpravách prvotních dokladů. Je možné zadat následující rozsahy : Faktury vydané a řady faktur Zaškrtnutím lze faktury vydané zařadit do výběru, pokud se uvedou konkrétní řady, jsou zahrnuty do výběru jen faktury z těchto řad. Do výběru jsou zahrnuty pouze faktury a dobropisy. Faktury přijaté a řady faktur Zaškrtnutím lze faktury přijaté zařadit do výběru, pokud se uvedou konkrétní řady, jsou zahrnuty do výběru jen faktury z těchto řad. Do výběru jsou zahrnuty pouze faktury a dobropisy. Zálohové faktury zahrnuty nejsou. Pokladna a pokladní knihy Zaškrtnutím se zařadí pokladna do výběru Banka a Číselné řady banky Zaškrtnutím se zařadí Banka do výběru. Interní doklady Zaškrtnutím se zařadí interní doklady do výběru. Rozlišit daňové oblasti Zaškrtnutím se budou samostatně sčítat doklady s daňovou oblastí Cizina a Domácí. Členit cizinu dle data přechodu hranic. Speciální volba, měla by zůstat nezatržena.

Datum Od, Datum Do Interval pro zařazení dokladů do daňového hlášení. Většinou jeden měsíc. Výpočet se spustí přes buton Výpočet, po jeho provedení lze seznam dokladů, které splňují daná kriteria zobrazit přes buton Zobrazení. Seznam obsahuje Typ dokladu, jeho číslo a základy a daně v jednotlivých daňových skupinách. Ze seznamu se dají vytisknout následující sestavy : • Sumář daňových skupin • Sumář dokladů • Výpis daňových skupin – daně jsou seskupeny podle kódu daně • Výpis tři daňových skupin – daně jsou seskupeny podle hodnoty daně • Výpis čtyř daňových skupin – daně jsou seskupeny podle hodnoty daně • Kontrolní sestava – lze stanovit toleranci pro výpočet • Přiznání DPH – oficiální formulář finančního úřadu, automaticky se vyplní spočítanými hodnotami . Pouze při prvním použití je prázdný a je potřeba pomocí klávesy F5 do jednotlivých polí vybrat příslušné definice Detail Daňového hlášení

Z detailu DPH lze hlášení exportovat přímo na portál daňové správy. Taktéž lze exportovat výpisy evidence přenesené daňové povinnosti pro daňové účely.

13.2. Souhrnné daňové hlášení Souhrnné daňové hlášení se podává měsíčně a rekapituluje korunový objem vývozů zboží do států EU za jednotlivé plátce daně. Pro výběr je směrodatné datum zdanitelného plnění faktur. Pokud se na fakturách kromě zboží současně vyskytují vyfakturované i služby, měly by být pořizovány se speciálním kódem daně , odlišným od kódu daně zboží. Při zadávání kritérií výběru se pak udávají kódy daní zboží.

Jinou variantou je fakturování zboží a služeb v různých fakturačních řadách. Pak se ve filtru pro výpočet souhrnného hlášení vyjmenují řady, které obsahují zbožové faktury. Princip zpracování souhrnného daňového hlášení je stejný jako u měsíčního. Podle zadaných kritérií se provede výpočet a v zobrazení je možná editace spočtených údajů. Souhrnné hlášení lze exportovat přímo na portál daňové správy..

13.3. Vedení evidence a výpis z evidence pro daňové účely dle § 92a zákona o DPH - Přenesená daňová povinnost Pro evidenci dokladů účtovaných v režimu přenesené daňové povinnosti je potřeba, aby byly v číselníku daní zavedeny speciální kódy daně pro přenesenou daňovou povinnost. Doklady musí obsahovat informaci o odběrateli/dodavateli (stačí ID firmy), v položkách v poli „Další identifikace“ kód sazebníku dle §92a zákona o DPH a údaj o hmotnosti, pokud je nutno jej vyplňovat. Jinak lze použít zjednodušený způsob pořizování kódu, kdy se přiřadí příslušnému kódu daně a na dokladech se již pořizovat nemusí. U vydaných faktur musí být nejlépe v poznámce informace o tom, že se jedná o doklad vystavený v režimu přenesené odpovědnosti a výše obvyklé daně, které se předmět plnění týká. Při výpočtu hlášení DPH se zadají nulové kódy daně určené pro přenesenou daňovou povinnost :

V případě, že se v daňovém hlášení vyskytují případy účtování v režimu přenesené daňové povinnosti, je nastaven příznak existence podkladů pro přenesenou daňovou povinnost dodavatele/ odběratele :

K dispozici jsou podklady k výpisům z evidence pro daňové účely, které se dají přímo z aplikace Finance předat na portál daňové správy.

Případné chyby lze opravit ještě ve Financích v podkladu pro výpis nebo přímo na portálu daňové správy :

13.4. Kontrolní hlášení DPH Kontrolní hlášení DPH slouží správcům daně k získání informací o realizovaných transakcích mezi plátci daně a jejich efektivní kontrole. V žádném případě nenahrazuje standardní hlášení DPH, naopak z něj vychází. Z tohoto důvodu přibývá při pořizování daňových dokladů povinnost vyplňovat další identifikační údaje potřebné pro párování údajů dodavatelů a odběratelů. Jednak jde o evidenční číslo daňového dokladu, což je celý variabilní symbol včetně všech alfanumerických znaků a speciálních znaků (POZOR i mezera je znak !!!). Dále jde o údaje o plněních ve zvláštním režimu, údaje o přijatých a uskutečněných plněních v režimu přenesené daňové povinnosti, podle §44 označovat dlužníky v insolvenci. Na základě těchto údajů a výpočtu hlášení DPH dojde k automatickému naplnění následující tabulky :

Obsah jednotlivých oddílů je popsán v § 100 odst. 1 ZDPH. Pomocí tlačítka „Export Daňový portál“ se vygeneruje výstup, který se standardním zpracuje na portálu daňové zprávy.

14. Intrastat Modul Finance obsahuje mechanismy pro vytvoření a případné předání výkazu Intrastatu internetem. Firmy, které splní vykazovací povinnost pro Intrastat, si mohou z údajů pořízených v modulu Finance vytvořit podklad pro tento výkaz. Při pořizování faktury přijaté/ vydané se v případě, že faktura je v daňové oblasti EU, zpřístupní v pravé části obrazovky pole pro pořízení údajů potřebných pro výpočet Intrastatu. Údaje se buď inicializují automaticky podle kódu intrastatu, který je přiřazen k dané číselné řadě v číselníku dokladových řad, nebo se pořizují ručně. Jde o kódy Druh dopravy, Kód transakce, Dodací podmínky, Kraj původu/ Stát odeslání a Stát původu, které lze buď jednotlivě vybrat z číselníků nebo pomocí butonu V.Intrastat, kde si lze vybrat předefinovanou kombinaci těchto parametrů, dále Datum zařazení a Položky, kde se doplní případně upraví údaje o kódu TARIC a hmotnosti. Pokud se faktury vydané vystavují buď z modulu Zásoby nebo používají jeho ceník pro pořizování položek faktury, je možno kód TARIC a hmotnost přiřadit jednotlivým ceníkovým položkám. Vlastní zpracování výkazu Intrastatu se provádí ve volbě Faktury vydané – Intrastat – Přijetí – Odeslání. Podle údajů pořízených na fakturách se sumarizují údaje pro jednotlivé kódy TARIC. Pro výpočet hodnot Intrastatu se zadává měsíční kurz měny pro výpočet cla, který zveřejňuje Generální ředitelství cel. Veškeré vypočtené údaje lze opravit a doplnit. Podle těchto údajů se tiskne oficiální formulář Intrastatu. Pořízené údaje lze v elektronické podobě přímo předat na celní portál. Buď se exportují jako soubor ve formátu csv – pro aplikaci Intrastat On Line (buton Exp CSV, nebo ve formátu pro aplikaci IDES –buton Exp IDES. V obou případech se příslušné soubory vytvářejí v adresáři EXPIMP (viz kapitola 18.1 Doporučená adresářová struktura)

15. Faktoring Pro získání flexibilního financování nabízejí banky službu Factoring, která umožňuje firmě zlepšit finanční plánování cash-flow. Pomocí faktoringu poskytuje banka rychle klientovi prostředky za postoupené pohledávky. Magis umožňuje sledovat postoupené pohledávky a pomocí elektronické komunikace je do banky předávat. Zpětně lze načítat a zpracovávat avíza o provedených platbách. Kromě evidence postoupených pohledávek a avíz je v Magisu zapracováno účetní sledování každého faktoringového případu. Funkce pro zpracování Faktoringu jsou ve Financích v Faktury vydané-Exporty importy faktur –Export faktur pro Faktoring/Import Avíza Faktoring/Úpravy souboru Faktoringu. Prvním krokem je postoupení pohledávek faktoringové společnosti - Export faktur pro Faktoring :

Pro výběr faktur se zadá časový rozsah, ze kterého se budou vybírat nezaplacené faktury se zdanitelným plněním spadajícím do tohoto rozsahu. Rozsah lze také omezit na určité firmy, výběr lze provádět podle ID firmy nebo podle IČA. Pokud firmy nejsou zadány, jsou vybrány všechny faktury podle data:

Při prvním použití funkce faktoringu je nutno nastavit pomocí butonu Nastav parametry exportu (viz obrázek výše zeleně označené parametry) a případného účtování případu (viz obrázek výše - červeně označené parametry). Pokud jde jen o elektronické předávání pohledávek, stačí vyplnit zeleně označené parametry, pro účtování faktoringu je třeba nastavit červeně označené parametry.

V levé části obrazovky jsou dva sloupce zaškrtávacích polí. První obsahuje informaci o postoupení pohledávky, datum postoupení je na konci řádku vpravo, druhý sloupec slouží obsluze k označování dokladů, které budou aktuálně předány k postoupení. Pomocí butonu Export se provede vytvoření exportního souboru (na cestě %MgCestaFaktoring%) a automaticky se zapíše do nastavené řady interních dokladů ke každé faktuře interní doklad, kterým je uhrazena. Pohledávka se přesouvá na tento interní doklad. Druhým krokem je Import Avíza Faktoring. Soubory avíz (stažené z portálu faktoringové společnosti nebo získané jinak) se uloží do adresáře, kterému je přiřazena cesta %MgCestaFaktoring%. Opět při prvním použití je třeba pomocí butonu Nastav nastavit parametry importu a vytváření

16. Pobočkové zpracování Často se stává, že firma má detašované pracoviště, na kterém zpracovává část finanční agendy, kterou je nutno přenášet do centra. K tomuto účelu slouží funkce Export/Import jednotlivých dokladů, které se nacházejí v každé jednotlivé agendě a provádějí se po jednotlivých řadách resp. v agendě Faktur vydaných lze export/import provádět podle odběratele za vybrané zdanitelné období a řadu. K hromadné migraci prvotních dokladů slouží funkce Hromadné Exporty Importy. Jednotlivé řady je nutno označit jako exportní/importní a nastavit směr toku dat, zda bude exportní nebo importní. Z číselníku poboček (EXP/IMP- Hromadné Exporty Importy – Seznam poboček )se ke každé řadě přiřadí příslušný kód pobočky. V definice exportu (EXP/IMP- Hromadné Exporty Importy- Definice Ex-Importu) se určí jednak přípona přenášených souborů (DAT,EXP) a typ importu/exportu úhrad (finančních vazeb) dokladů. Lze přenášet informaci o úhradě dokladu bez připárovaného dokladu, přenášet jen finanční vazby, povolovat/ zakazovat duplicitu finančních vazeb. Vlastní funkce se spouští volbami Provedení Exportu, Provedení Importu. V adresáři určeném pro Export/Import se vytvoří soubory s příponou DAT resp. EXP, které lze již jakoukoli formou (disketa, CD, e-mail) předat dál. Speciální případem migrace dat, je export faktur vydaných ve formátu EDI. Tato funkce je přístupná ve volbě Faktury vydané – Exporty Importy faktur – Export faktur EDI.

17. Otevření nového roku Před otevřením nového roku a založením nových řad se doporučuje provést nejprve otevření nového roku v účetnictví. Ve volbě Číselníky- Číselné řady dokladů se butonem Nastav provede automatické vygenerování dokladových řad pro nový rok včetně s případným propojením na textové formuláře a inicializací ON Line účtování. V případě standardního číslování dokladových dojde i k nastavení správných počátečních čísel, v opačném případě je nutno čísla pořídit ručně. Platí zásada, že v rámci jednoho typu dokladu se nesmí čísla překrývat. Buton Kontrola by měl případné chyby odhalit. Pokud se účtuje ON LINE, provádí se otevření účetních dávek pro nové období ve volbě Číselníky – Nastavení On-line účtování - Řízení On-line účtování po výběru roku. Butonem Generace se provede propojení s účetnictvím a butonem OtevřítM se zpřístupní pořizování prvotních dokladů do jednotlivých účetních období se současným založením účetních dávek. Posledním krokem je nastavení počátečního stavu pokladny. V nové pokladní řadě musí být pořízena alespoň jedna položka (třeba fiktivní, která se po nastavení počátečního stavu zruší), pak je přístupný buton Závěrky. První závěrka je počáteční stav.

18. Archiv uzavřených dokladů Po několika letech dochází k naplnění databáze údaji, ke kterým není již potřeba se vracet. Jsou to např. staré bankovní výpisy, příkazy k úhradě, pokladní položky z předchozích let. Pro lepší orientaci v datech lze uzavřené případy převést do archivu. Archivní funkce jsou přístupny po přidělení příslušného práva ve volbě EXP/IMP – Archivní funkce. Do archivu se přenášejí záznamy z řad označených ve volbě Nastavení řad pro archivaci, zde se určí, které řady se budou zálohovat zvolením příznaku A v poli Řadu archivovat. Písmeno A v poli Archivovat neuzavřené přenese do archivu i ty doklady, které nejsou uhrazeny. Rozhodující datum pro stanovení stavu úhrady dokladu se nastaví ve volbě Nastavení definice Archivu, kdy se stanoví datum poslední úhrady dokladu. Vlastní archivace se spouští ve volbě Provedení archivace.

POZOR !!! Tato funkce je časově náročná. Doporučuje se spustit v době mimo hlavní provoz systému. Data splňující nastavené parametry se zapíší do databáze uložené v adresáři pro archiv určené, z databáze pracovní se tyto záznamy vymaží. Protože se někdy stává, že archivované doklady je třeba vrátit zpět do pracovní databáze, např. z důvodů statistik, slouží k tomu obdobná funkce Provedení odarchivace, která podle nastavených řad vrátí doklady do pracovní databáze. Pro přepínání mezi archivem a pracovní databází slouží horké klávesy CTRL A nebo volba EXP/IMP – Archivní funkce -Přepínání Archiv Ostrá data.

19. Instalace, parametry aplikace, vedení agendy více firem, tisky 19.1. Doporučená adresářová struktura Instalaci IS MAGIS provádějí pracovníci firmy DATA Software, přesto poučený správce systému může instalaci provádět sám. Doporučuje se dodržovat tuto adresářovou strukturu (pro jednu firmu) : MAGIS CTL – obsahuje aplikace, soubory s příponou mcf CTLPARAM – obsahuje soubory pro konfiguraci vzhledu aplikací, tisk, kódování češtiny (*.atr, *.att, *.cz1,2, *.eng, *.par DOKUMENT - dokumentace IS MAGIS, *.doc EXPIMP – soubory pro přenos dat při distribuovaném zpracování, soubory pro přenos do účetnictví při offline účtování, soubory pro tisk štítků FAKTORING – exportní/importní soubory pro elektronickou komunikaci s faktoringovou společností FINANCE DATA – datové soubory aplikace financí FINARCH – archivované datové soubory financí FORMULAR – textové formuláře *.frm GFORMUL – grafické formuláře *.doc, *.htm HLP – soubory kontextové nápovědy *.chm IMAGE - *.bmp, *.jpg, obraz listů hlášení DPH MAGIC9xx – soubory magicu ver. 9 MAJETEK – společné soubory pro aplikaci majetek, parametry DROBNY –spol. soubory pro drobný majetek HM – drobný hmotný majetek NE – drobný nehmotný majetek INVEST –spol. soubory pro investiční majetek HM – investiční hmotný majetek NE – investiční nehmotný majetek LEASING PARAM SESTAVY PRACADR STANICE1 FINANCE – magic.ini UCET– magic.ini ZASOBY– magic.ini MAJETEK– magic.ini STANICE2 .. SCAN – zdrojové obrazy došlých faktur SPOLECNY – společné datové soubory pro všechny aplikace, např. číselník daní, firem, kurzovní lístek apod. UCET DATA02 – účetní data roku 2002 DATA03 – účetní data roku 2003 ZASOBY 001_HOM – data skladu 001 002_HOM – data skladu 002

Zvýrazněné/ podtržené adresáře používá aplikace financí. Pro vedení agendy více firem je třeba fyzicky oddělit adresáře financí, účetnictví, majetku a skladů, adresář SPOLECNY mohou používat všechny firmy. V souboru MGPARAM bude tolik sad parametrů, kolik je zpracovávaných firem, lišit se budou číslem podniku. Přepínání mezi daty jednotlivých firem se ve Financích provádí z volby Systém – Změna podniku/divize .

19.2. Obecné parametry aplikace Jak bylo v předchozím textu mnohokrát zmíněno, jsou vlastnosti aplikací IS MAGIS parametrizovány. Veškeré parametry jsou nadefinovány v souboru MGPARAM.DAT. Ten je umístěn v adresáři určeném logickou cestou %MgCestaParam% v magic.ini příslušné pracovní stanice, nejčastěji je to adresář SPOLECNY. Po spuštění každé aplikace se tyto parametry načítají do definičních souborů jednotlivých aplikací a tak ovlivňují zpracování dat. Každý parametr je jednoznačně v souboru MGPARAM.DAT identifikován svým kódem a kódem podniku, kódem divize a kódem skladu. To znamená, že lze použít různé parametry pro různé podniky, divize, sklady, to znamená, lze jednou instalací vést agendu několika firem. Nejvyšší platnost má parametr s nenulovým kódem skladu, divize a podniku, pokud neexistuje, platí parametr s nenulovou divizí a podnikem, dále s nenulovým podnikem. Nejnižší platnost má parametr s nulovým podnikem, divizí a skladem. Seznam parametrů používaných aplikací Finance je v následujících tabulkách : Kód param Fi1010 Fi1012 Fi1014 Fi1016 Fi1020 Fi1021 Fi1022 Fi1023 Fi1024 Fi1025 Fi1026 Fi1027 Fi2002 Fi2004 Fi2010 Fi2012 Fi2014 Fi2016 Fi2018 Fi2020 Fi2022 Fi2024 Fi2026 Fi2030 Fi2032 Fi2034 Fi2036 Fi2038 Fi2040 Fi2042

Název parametru %FiCestaSestav% %FiCestaImport% %FiCestaArchiv% %FiCestaHelp% %FiCesta0100BV% %FiCesta0100PU% %FiCesta5100BV% %FiCesta5100PU% %FiCesta2600BV% %FiCesta2600PU% %FiCesta5500BV% %FiCesta5500PU% Maska ceny cizí za doklad Maska kurzu měn Provádět kontaci dokladů Tvrdá kontrola zaúčtování dokladů Použít číselník z účta pouze off-line Členit kontaci do zakázek pouze off-line Členit kontaci do činností pouze off-line Členit kontaci do daň.skupin pouze off-line Kontrola MD,DAL pouze off-line Opravovat zaúčtované doklady Jednoduché účetnictví Povolit saldo v cizí měně Povolit daňové položky BV Povolit daňové položky u cizí pokladny Povolit odbytová skupina FV Povolit odbytová skupina FP Povolit odpovědnost platby FV Povolit odpovědnost platby FP

Fi2044 Fi2046 Fi2048 Fi2050 Fi2052 Fi2054 Fi2056 Fi2058 Fi2060 Fi2062 Fi2064 Fi2068 Fi2070 Fi2072 Fi2076 Fi2078 Fi2080

Fi2116 Fi2118 Fi2120 Fi2122

Povolit další údaje položek FV Povolit příznak materiálových FP Povolit položky položek pokladny Počet dnů nahlášení starého dokladu Povolit zamčení dokladu do data Formát ID zboží pro tisk Povolit výpočet daně FV prodej Kód firem pro zvláštní úpravy-nahrazen parametrem Sp4008 Maska data pro tisk dokladu Konstantní symbol X povolit opravu data ZP on-line dokladu Povolit při párování úpravu saldokontních účtů BV a PO Povolit zjednodušenou kontaci on-line pokladny Povolit sledování událostí Povolit schvalování FP – volitelné hodnoty :_,A,N,P Povolit zpracování splátek Otočení kontace přijatých faktur Seznam saldokontních účtů FV (oddělený čárkami) , pokud není vyplněn, jsou za saldokontní účty považovány účty 311, 395, 325, 379 Seznam saldokontních účtů FP (oddělený čárkami) , pokud není vyplněn, jsou za saldokontní účty považovány účty 321, 395, 315, 379 Zapnout zobrazení cizí měny v seznamu FP Blokace FV ze zásob Zpřístupnění kódu kontace v hlavičce FP Rozšířená kontace BV- použití typů bankovních operací a pravidel jejich použití Typ zpracování daň.hlášení S-staré, N-nové, O-obě Kontrola smluv Papírna A-ano, N-ne, P- povinně Umožněny položky FP Omezení modifikace FP Omezení modifikace FV Omezení modifikace BV Pořizování FV-inicializace pole další identifikace kódem zakázky Označení implicitní měrné jednotky Pořizování interních dokladů pro vykazování DPH dle §89 / cestovní agentury Zapnutí exportu FV – speciální funkce pro konkrétního zákazníka Automatická archivace tisků FV(pdf) Intrastat-dotažení kódu KN z ceníku nikoli z další identifikace položky Rozšířená kontace FP z položek faktur Zapnutí zobrazení kreditních informací vypočtených v CRM Zjednodušené pořiz. kódu sazebníku dle § 92a zákona o DPH

Kód param Sp0000 Sp0000 Sp0000

Typ NazevP NazevD NazevS

Fi2082 Fi2084 Fi2086 Fi2088 Fi2090 Fi2092 Fi2094 Fi2096 Fi2098 Fi2100 Fi2102 Fi2104 Fi2106 Fi2108 Fi2110 Fi2112 Fi2114

Název parametru Název instalace podniku Název divize Název skladu

Obvyklá hodnota Instalace MAGIS Instalace MAGIS Instalace MAGIS

Sp0001 Sp1001 Sp1002 Sp1003 Sp1004 Sp1005 Sp1006 Sp1007 Sp1008 Sp1009 Sp1010 Sp1011 Sp1012 Sp1013 Sp1014 Sp1015 Sp1016 Sp1017 Sp1018 Sp1019 Sp1020 Sp1021 Sp1022 Sp1023 Sp1024 Sp1025 Sp1026 Sp1027 Sp1028 Sp1029 Sp1031

SpRGHT SpLOG SpLOG SpLOG SpLOG SpLOG SpLOG SpLOG SpLOG SpLOG SpLOG SpLOG SpLOG SpLOG SpLOG SpLOG SpLOG SpLOG SpLOG SpLOG SpLOG SpLOG SpLOG SpLOG SpLOG SpLOG SpLOG SpLOG SpLOG SpLOG SpLOG

Sp1032 Sp1033 Sp1034 Sp1035 Sp1036 Sp1037 Sp1038 Sp1039 Sp1040 Sp1041 Sp1042 Sp2001 Sp2002 Sp2003 Sp2004 Sp2005 Sp2006 Sp2007

SpLOG SpLOG SpLOG SpLOG SpLOG SpLOG SpLOG SpLOG SpLOG SpLOG SpLOG SpMA SpMA SpMA SpMA SpMA SpMA SpMA

uživatelská práva ..\..\..\spolecny\usr_std.eng %MgCestaSpol% - Databáze společná ..\..\..\spolecny\ %MgCestaUcet% - Databáze účetnictví ..\..\..\ucet\data03\ %MgCestaFinance% - Databáze finance ..\..\..\finance\data\ %MgCestaSklad% - Databáze skladu ..\..\..\zasoby\001_hom\ %MgCestaMajInv% - Databáze majetku INV ..\..\..\majetek\invest\ %MgCestaMajDrob% - Databáze majetku DROB ..\..\..\majetek\drobny\ %MgCestaMzdy% - Databáze mezd %MgCestaFormular% - Formuláře dokladů ..\..\..\formular\ %MgCestaMagic% - Adresář magicu ..\..\..\magic940\ %MgCestaImag% - Adresář image ..\..\..\image\ %MgCestaCenik% - Cesta k ceníku ..\..\..\zasoby\001_hom\ %MgCestaObjednavky% - Cesta k objednávkám ..\..\..\zasoby\001_hom\ %MgCestaRozvoz% - Cesta RL, řidiči ..\..\..\zasoby\ %MgCestaExport% - Adresář pro export a import ..\..\..\expimp\ %MgCestaVyroba% - Cesta výroba - KAPPA, WALKI ..\..\..\zasoby\ %MgCestaPalety% - Cesta obaly ..\..\..\zasoby\ %OpCestaData% - Cesta ŘETĚZY - výroba ..\..\..\zasoby\ %OPA% - Cesta SL.TVORBA - výroba ..\..\..\zasoby\ %OCCestaVyroba% - Cesta OCEÁN - výroba ..\..\..\zasoby\ %MgCestaGFormular% - Adresář grafických formulářů ..\..\..\Gformul\ %MgCestaFoto% %MgCestaScan% %MgCestaDokumenty% %MgCestaMajInvHm% ..\..\..\majetek\invest\hm\ %MgCestaMajInvNe% ..\..\..\majetek\invest\ne\ %MgCestaMajDrobHm% - Databáze majetku DROB ..\..\..\majetek\drobny\hm\ %MgCestaMajDrobNe% - Databáze majetku DROB ..\..\..\majetek\drobny\ne\ %MgCestaMajLeasing% - Majetek leasing ..\..\..\majetek\leasing\ %MgCestaEDI% - Soubory Epitel %MgCestaUcetC% - Databáze účetnictví - číselníky ..\..\..\ucet\ %MgCestaDokumentO% - Adresář dokumentů výr. objednávek %MgCestaAplic% ..\..\..\ctl\ %MgCestaMajRezervy% %MgCestaImport%-čtečky %FiCtlComp% Fictl.kom %ZwCtlComp% Zwctl.kom %MgCestaOp% %OpAplikace% APL\ %OpCompVer% v9ver02.mff %MgCestaSpuziv% %DataScanView%ScanView.exe Maska účtu ( Max. XXX XXX ) 6A Maska střediska ( Max. X5 ) 4A Maska činnosti ( Max. X3 ) ###A Maska zakázky ( Max. X12 ) XXXXXXXXXXXXA Maska dokladu ( Max. X5 ) XXXXXA Maska ceny za jednotku N7.2Z Maska ceny za doklad N7.2Z

Sp2008 Sp2009 Sp2010 Sp2011 Sp2012 Sp2013 Sp3001 Sp3002 Sp3003 Sp3004 Sp3005 Sp4001 Sp4002 Sp4003 Sp4004 Sp4005 Sp4006 Sp4007 Sp4008 Sp4009 Sp4010 Sp4011 Sp4012 Sp4013 Sp4014 Sp4015 Sp4016 Sp4017 Sp4018 Sp4019 Sp4020 Sp4021 Sp4022 Sp4023 Sp4024 Sp4025 Sp4026 Sp4027 Sp4028 Sp4029 Sp4030 Sp4031 Sp4032 Sp4033 Sp4034 Sp4035 Sp4036 Sp4037 Sp4038

SpMA SpMA SpMA SpMA SpMA SpMA SpDE SpDE SpDE SpDE SpDE SpZA SpZA SpZA SpZA SpZA SpKO SpKO SpKO SpKO SpKO SpKO SpKO SpKO SpKO SpKO SpKO SpKO SpKO SpKO SpKO SpKO SpKO SpKO SpKO SpKO SpKO SpKO SpKO SpKO SpKO SpKO SpKO SpKO SpKO SpKO SpKO SpKO SpKO

Maska supersoučtů Maska ceny cizí Maska PSČ Maska DIČ Maska částky za doklad cizí Maska supersoučtů cizí Délka kódu účtu Délka kódu střediska Délka kódu činnosti Délka kódu zakázky Délka kódu dokladové řady Zaokrouhlení ceny Zaokrouhlení dokladu Zaokrouhlení DPH Kód daň. skupiny pro zaokr. dokladu 0% Kód daň. skupiny pro zálohy 0% Hodnota konst. symbolu pro fakturaci (FV) Kodnota kódu měny Kód firmy pro zvláštní úpravy Způsob tisku dokladů Konstantní symbol u FP Způsob překódování češtiny do Excelu Zobrazit volné zálohy při pořízení FV Zobrazit volné zálohy při pořízení FP Zkrácení stránky při tisku FV (800) Počet kopií prod. dokl. grafický tisk Počet kopií FV grafický tisk zaokrouhlení cizí měny Kód snížené daně pro zaokrouhlení Kód základní daně pro zaokrouhlení Metoda zaokrouhlení dokladu Implicitní kód dod. podmínek pro Intrastat Implicitní způsob dopravy pro Intrastat Implicitní povaha transakce pro Intrastat Kód snížené daně pro zálohové faktury Kód základní daně pro zálohové faktury Hospodářský rok Typ tvorby pdf dokumentů (_,602) Zápis do souboru událostí (A,N) Povolení výběru měrných jednotek z číselníku Zapnutí přechodu na novou měnu (EUR) Měna 2 (EUR) Kurz měny 2 Zpětný kurz měny 2 Platnost měny 1 DO Platnost měny 2 OD Obě měny OD Obě měny DO Spotřební daň

N9.2Z N6.4Z

6 5 3 12 5 2 1 1 DZ ZL 8 CZK P 308 L A N

N6.4Z D1 D2 ,A,B,

Z1 Z2 ,A,N ,602,BULL ,A,N ,A,N ,A,N

,A,N

Sp9001 Sp9002 Sp9003 Sp9004 Sp9005

SpLOG SpLOG SpLOG SpLOG SpLOG

%MgCestaReadW% - Prohlížeč sestav pro WIN %MgCestaRead% - Prohlížeč sestav pro DOS %MgCestaEdit% - Editor pro dos %MgCestaEditW% - Editor pro windows %MgCestaPosta% - Správce pošty

Sp9006 Sp9007

SpLOG SpLOG

%MgCestaExplorer% - Správce pošty %MgCestaGenSestav%

C:\progra~1\intern~1\iexplore. exe ..\..\..\spolecny\view.exe ..\..\..\spolecny\view.exe E ..\..\..\spolecny\view.exe E ..\..\..\spolecny\datamail.exe C:\progra~1\intern~1\iexplore. exe

Nepovinné údaje pro finance

Přístup k parametrům Magisu je chráněn přístupovým právem, které je určeno správci sítě. Ve volbě Systém – Systémová údržba - Seznam parametrů MAGIS se dají parametry opravovat, pro novou firmu lze z volby Systém – Systémová údržba - Kontrola a generování MGPARAM vygenerovat parametry podle vzoru.

19.3. Seznam uživatelských práv Všichni uživatelé aplikace musí být nadefinování v seznamu uživatelů aplikace a musí mít přidělena příslušná práva. Pomocí práv lze nastavovat rozsah práce pro uživatele. Uživatele a práva definuje správce systému. Název práva Privilegované funkce Faktury Vydané prohlížení Faktury Vydané úpravy Faktury Vydané omezení řad Faktury Vydané omezení storna Banka prohlížení Banka úpravy Faktury přijaté prohlížení Faktury přijaté úpravy Faktury přijaté omezení řad Faktury přijaté omezení storna Schvalování FP Nastavení schvalování FP Pokladna prohlížení Pokladna úprava Pokladna omezení řad Příkazy prohlížení Příkazy úpravy Nastavení číselníku Právo k předkontaci Prává k párování plateb Import – export Import faktur Řetězárna Import faktur APLS Home banking Právo Karton Likvidace faktur Práce se zálohovými fakturami Textový export do účetnictví Zápočty Úpravy Zápočty Prohlížení Haléřové a kurzové vyrovnání Odbytové skupiny, vymahači Blokování odběratelů Prohlížení nové předkontace Úpravy nové předkontace Opravný doklad nové

Kód PF1111 FVP FVU FVOM FVOMS BVP BVU FPP FPU FPOM FPOMS SCHFP SCHFPN POP POU POOM PUPR PUUP NAC PRP PPA IEP IMR IMA HBA ZIP LIK ZAL EXV ZAP ZAC HAL VYMAH BLOKO NKPR NKUP NKOP

*

** **

** **

**

*** *** ***

předkontace Seznam firem prohlížení Seznam firem úpravy Právo Archivovat Přepínat Archiv Právo prohlížet archiv Právo k Importu dávkovému Právo individuální sestavy Import FV Tatrasoft Správa pohledávek Interní Prohlížení Interní Omezení Řad Smlouvy Papírna Úprava poznámek FV Úprava částek PÚ

FIRMP FIRMU ARCHA ARCHP ARCHB IMPDAV INDIVID TATRA SPRAP IDP IDOM SMLPAPX POZPAPY CASPAPX

**

* Funkce je určena správci systému, slouží k nastavování tisků, prohlížení a úpravám v hlavních datových souborech, nastavování parametrů aplikace apod. V žádném případě nesmí být přístupna běžnému uživateli. ** Pokud má uživatel nastaven jedno z těchto práv, musí mít vyjmenovány řady, ke kterým má povolen přístup. Seznam povolených řad se definuje nad seznamem uživatelů. Nad příslušným uživatelem se klávesami CTRL P rozevře textové okno vlastností daného uživatele, do kterého se ve tvaru DDKKRR zapíše seznam povolených řad. (DD znamená druh dokladu, tedy FV,FP nebo PO, KK znamená kód řady, je-li jednoznaková, musí být jako druhý znak použita mezera, a RR je rok řady, např. 25 ) ***

Novou předkontací se rozumí práce s on line předkontací.

Tisky, nastavení formulářů, generátor sestav Veškeré tisky v systému jsou s ohledem na technické vybavení pracoviště uživatele naprogramovány tak, aby bylo možno požívat jak jehličkové tak i laserové a inkoustové tiskárny. Pro jehličkové tiskárny je doporučeno používat znakové (textové) tisky, pro ostatní tiskárny grafické. Pro tiskárny, které budou tisknout znakově, je nutno v aplikaci nastavit parametry a převodníky pro tisk (volba Systém – Systémová údržba – Seznam Tiskáren). Soubory řídících znaků jsou obvykle umístěny v adresáři CTLPARAM, mají příponu ATR. V tomtéž adresáři se nacházejí soubory ATT pro převod zdrojového textového výstupu do jiného kódování - pole Native File – tento údaj je volitelný. Povinné údaje jsou název tiskárny, soubor řídících znaků, délka stránky a tiskárna, která se vybírá (klávesou F5) ze seznamu tiskáren systému. Grafické tisky dokladů jsou rozděleny na pevný grafický tisk, který je pevně naprogramován a není uživatelsky modifikovatelný, na grafický tisk HTML, který používá předdefinované formuláře a na grafický tisk používající jako formulář šablonu vytvořenou ve Microsoft Wordu. Grafické formuláře jsou umístěny v adresáři GFORMUL, HTML formuláře mají příponu HTM, wordovské příponu DOC. Pro znakový tisk jsou formuláře umístěny v adresáři FORMULAR s příponou FRM. Editovatelné jsou externími textovými editory nebo přímo z aplikace financí z volby Systém – Systémová údržba – Editace formulářů, kde lze editovat vybraný formulář nebo vybrané řadě přiřadit individuální formulář. Znakové sestavy se ukládají v pracovním adresáři stanice a jsou přístupny k dalšímu nahlédnutí přes archiv tiskových souborů přístupný ve volbě Systém- Systémová údržba . I přes velký výběr hotových sestav někdy vzniká požadavek na zcela individuální sestavu. Za tímto účelem byl do aplikace zabudován generátor sestav. Generátor sestav je nutno inicializovat pro každou stanici, na které se sestavy vytvořené v generátoru sestav budou používat. Inicializace generátoru sestav se provádí ve funkci Systém – Systémová údržba – Prvotní nastavení generátoru sestav. Generátor sestav je možno používat jen nad těmi datovými pohledy, kde je rozsvícen v liště zelený semafor, spouští se kliknutím ne semafor nebo kombinací kláves CTRL G. Vytváření sestav v generátoru sestav je popsáno v uživatelské příručce MAGIS PRO 9 Generátor sestav .