ÚČETNICTVÍ. Uživatelská příručka. DATA Software s.r.o. Opava

ÚČETNICTVÍ

Uživatelská příručka

DATA Software s.r.o. Opava

DATA Software

Účetnictví

OBSAH

Uživatelská příručka _________________________________________________________ 1 1.

Úvod ________________________________________________________________ 5 1.1.

Členění příručky __________________________________________________________ 5

1.2.

Základní informace o použití modulu _________________________________________ 5

1.3.

Instalace _________________________________________________________________ 7

Přínosy _____________________________________________________________________________ 5 Stručný popis ________________________________________________________________________ 5

2.

Parametrizace a údržba systému __________________________________________ 9 2.1.

Hierarchie adresářů systému MAGIS ________________________________________ 9

2.2.

Nastavení uživatele ________________________________________________________ 9

2.3.

Nastavení parametrů účetnictví_____________________________________________ 12

2.4.

Přepínání mezi roky ______________________________________________________ 14

2.5.

Změna měny ____________________________________________________________ 15

2.6.

Změna jazyku aplikace ____________________________________________________ 15

2.7.

Změna jazyku data _______________________________________________________ 15

2.8.

Nastavení hospodářského roku _____________________________________________ 15

2.9.

Nastavení výstupních zařízení ______________________________________________ 16

Adresář uživatele______________________________________________________________________ 9 Přihlášení uživatele a jeho práva __________________________________________________________ 9 Seznam práv _________________________________________________________________________ 9 Obecné parametry MAGIS _____________________________________________________________ Parametry sestav _____________________________________________________________________ Seznam událostí účetnictví _____________________________________________________________ Globální a lokální parametry účetnictví ___________________________________________________

12 14 14 14

Výběr roku _________________________________________________________________________ 15 Vygenerování nových parametrů ________________________________________________________ 15

Výstupní zařízení ____________________________________________________________________ 16 Pořízení nového výstupního zařízení _____________________________________________________ 16 Typy výstupních zařízení ______________________________________________________________ 17

3.

Účtování ____________________________________________________________ 18 3.1.

Číselníky _______________________________________________________________ 18

Účtový rozvrh _______________________________________________________________________ Řady dávek _________________________________________________________________________ Dokladové řady ______________________________________________________________________ Hospodářská střediska _________________________________________________________________ Seznam činností _____________________________________________________________________ Seznam zakázek _____________________________________________________________________ Identifikace účtů 1,2 __________________________________________________________________ Vazby účtů na analytiky _______________________________________________________________ Vazby řady dávek na analytiky __________________________________________________________ Vazby analytik na analytiky ____________________________________________________________ Kurzy skutečnost _____________________________________________________________________ Kurzy plán __________________________________________________________________________ Automatické zápisy ___________________________________________________________________ Inventarizační komise _________________________________________________________________

2

18 20 21 22 23 24 25 25 25 26 26 27 27 27

DATA Software

Účetnictví

Daňové skupiny______________________________________________________________________ Firmy ______________________________________________________________________________ Cizí účty ___________________________________________________________________________ Převody cizích účtů ___________________________________________________________________ Střediska pro cizí účty (podokno) ________________________________________________________ Tisk číselníků _______________________________________________________________________

28 28 28 29 29 30

3.2.

Zpracování______________________________________________________________ 30

3.3.

Výstupy ________________________________________________________________ 39

Postup při zpracování _________________________________________________________________ Práce s dávkou ______________________________________________________________________ Další možnosti při zpracování dávek _____________________________________________________ Import – off line _____________________________________________________________________ Pořízení dalšího dokladu do dávky _______________________________________________________ Ruční pořízení dávky (pořizování interních dokladů) _________________________________________ Pořízení dávky počátečních stavů při přechodu z jiné aplikace _________________________________ Zjednodušené pořizování interních dokladů ________________________________________________ Předběžná předvaha __________________________________________________________________ Kontrola dávky ______________________________________________________________________ Zaúčtování dávky ____________________________________________________________________ Otevření dávky ______________________________________________________________________ Uzavření účetního období ______________________________________________________________ Opravy chyb ________________________________________________________________________ Odúčtování dávky ____________________________________________________________________ Zrušení dávky _______________________________________________________________________ Hromadné funkce ____________________________________________________________________ Přehledy účetních zápisů _______________________________________________________________ Přepočet účetních knih ________________________________________________________________ Přepočet hodnot účtů podle nastavených kurzů na jiné měny ___________________________________ Účetní sestavy _______________________________________________________________________ Generátor sestav _____________________________________________________________________ Tisk _______________________________________________________________________________ Archiv _____________________________________________________________________________

4.

30 30 31 32 32 33 33 33 34 34 35 36 36 36 37 37 37 37 38 38

39 48 48 49

Výkaznictví __________________________________________________________ 50 4.1.

Kontrola, oprava a definování účetních výkazů _______________________________ 50

Kontrola, oprava a tisk rozvahy _________________________________________________________ 50 Kontrola,oprava a tisk výkazu zisku a ztrát ________________________________________________ 53

4.2.

Vytvoření vlastních výkazů ________________________________________________ 53

Vytvoření nového výkazu ______________________________________________________________ 53 Vytvoření nového řádku definice ________________________________________________________ 54 Možnosti při vytváření definic __________________________________________________________ 58

5.

Saldokonto __________________________________________________________ 59 5.1.

Číselníky _______________________________________________________________ 59

Nastavení skupin vazeb ________________________________________________________________ 59 Nastavení saldokontních účtů v účetním rozvrhu ____________________________________________ 60

5.2.

Postup při párování saldokontních účtů ______________________________________ 60

5.3.

Srovnání finančního a účetního saldokonta ___________________________________ 68

6.

Plánování ___________________________________________________________ 69 6.1.

Číselníky _______________________________________________________________ 69

Nastavení řad skupin plánu _____________________________________________________________ 69 Nastavení účtů pro plánování v účetním rozvrhu ____________________________________________ 69

6.2.

Zadávání plánu __________________________________________________________ 70

6.3.

Sestavy s plněním plánu ___________________________________________________ 71

3

DATA Software

Účetnictví

7.

Přechod na nový rok___________________________________________________ 71

8.

Roční závěrka ________________________________________________________ 71 Archivace základních číselníků __________________________________________________ 72

9.

Kontroly ____________________________________________________________ 73 9.1.

Kontrola dokladů ________________________________________________________ 73

9.2.

Kontrola účetních knih ____________________________________________________ 73

9.3.

Kontrola souvztažnosti ____________________________________________________ 73

9.4.

Kontrola knih – výmaz nulových dokladů ____________________________________ 73

9.5.

Kontrola číselníků ________________________________________________________ 73

10.

Události _____________________________________________________________ 73

10.1. Generuj události _________________________________________________________ 73 10.2 Prohlížení ozn. aplikací ___________________________________________________ 74 10.2. Prohlížení def. událostí ____________________________________________________ 74 10.3. Prohlížení událostí _______________________________________________________ 74

11.

Systémová údržba _____________________________________________________ 74

11.1. Vyrovnání dokladu v dávce ________________________________________________ 74

4

DATA Software

Účetnictví

1. Úvod 1.1.

Členění příručky

Příručka je určena jako uživatelská dokumentace modulu Účetnictví, který je součástí komplexního informačního systému MAGIS. Příručka popisuje význam zpracovávaných údajů, veškeré funkce modulu a ovládání programu. Prvky ovládání, které jsou v programu unifikovány a jsou společné pro většinu funkcí (případně i pro další moduly systému), jsou popsány v samostatné kapitole Ovládání programu. Příručka není učebnicí podvojného účetnictví. 1.2.

Základní informace o použití modulu

Modul Účetnictví je informační systém, který v tržní ekonomice uspokojuje informační potřeby velké skupiny uživatelů v podniku. Týká se to nejen přímých uživatelů subsystému (účetní, ekonomové, referenti saldokont, podnikoví manažeři atd.), ale i dalších skupin uživatelů (dodavatelé, odběratelé, banky, finanční úřady, auditor, akcionáři). Je zdrojem životně důležitých informací o hospodaření a majetku podniku. Účetní modul je určen pro vedení podvojného účetnictví a saldokonta subjektů bez ohledu na jejich velikost, právní formu organizace a organizační strukturu. Zajišťuje veškeré základní funkce účetnictví (účtová osnova, účetní doklady, deník, hlavní kniha, rozvaha, předvaha, bilance, výkaz zisků a ztrát, ostatní výkazy, saldokonto), ale i funkce, které jsou méně obvyklé u účetních systémů (např. zpracování časových řad zvolených ukazatelů, volná definice organizační struktury atd.). Vykazuje velikou přizpůsobivost konkrétním individuálním podmínkám (organizačním, metodickým, technickým a jiným) uživatele. Přínosy Modul Účetnictví uživateli umožňuje udržovat a využívat integrovaný systém finančního řízení. Podle zavedené metodiky účetnictví v podniku je možno definovat vhodnou podrobnost účetního sledování (rozsah analytik). Kromě základních funkcí účetnictví modul dále umožňuje: • volnou tvorbu účtové osnovy s řadou parametrů • u každého účtu možnost nastavení sledování dalších analytik , tj. střediska, zakázky, činnosti, IČO klienta, pracovníka atd. • volné definování slučovacích hospodářských středisek (úrovně slučování nejsou omezeny) • zpětné a předběžné účtování (celý rok) • definování plánů (modul Plán) • volné definovaní výkazu zisků a ztrát, bilance a dalších výkazů (modul výkaznictví) • přehled o hospodaření v členění podle středisek, zakázek i činností • tvorbu a tisk různých jiných výstupních sestav dle požadavků uživatele • tiskové výstupy s volitelnými výběry na tiskárnu nebo do souborů (možnost prohlížet) • sledování saldokonta podle účtů, automatické párovaní dle různých párovacích kritérií, ruční párovaní • vstup účetních položek z řady dalších subsystémů v rámci komplexního informačního systému

Stručný popis Systém se skládá z těchto základních částí: Parametrizace a údržba systému (Číselníky) • • Účtování

5

DATA Software • •

Účetnictví

Výkaznictví Saldokonto

Číselníky V této části dokumentace je popsáno nastavení parametrů, které umožňují definovat různé funkce účetního programu, a tím ho přizpůsobit nejrůznějším podmínkám uživatelů. Parametry jsou uspořádány do tzv. číselníků. Z hlediska rozsahu platnosti rozlišujeme parametry s platností: globální, tj. pro veškeré pracovní stanice v rámci instalace účetního programu nebo v rámci komplexního informačního systému lokální, tj. liší se pro jednotlivé pracovní stanice Nejdůležitějšími parametry a číselníky jsou : • účtová osnova (globální) • řady dávek • dokladové řady • číselník středisek (globální) • číselník činností organizace (globální) • číselník zakázek (globální) • číselník daňových skupin(globální) • adresář odběratelů a dodavatelů (globální) • předdefinované účetní zápisy (lokální i globální) • řady skupin vazeb • číselník cizích účtů (globální) • číselník převodů na cizí účty (globální) • parametry účetnictví (globální i lokální) • parametry zařízení (lokální) • parametry sestav (lokální) • parametry prostředí (lokální) Některé z těchto číselníků (např. adresář, číselník středisek) mohou být v rámci komplexního informačního systému sdíleny dalšími moduly. Vstupy Modul účetnictví poskytuje dvě možnosti zadávání vstupních dat : • ručním pořízením účetních dokladů, • importem účetních dokladů vytvořených v jiných subsystémech. Zpracování vstupů se provádí ve třech fázích: pořizování a oprava účetních dokladů nebo jejich import z jiného subsystému, kontrola, zaúčtování. 1. fáze přestavuje buď ruční pořizování dokladů nebo jejich import. Oba druhy vstupů jsou propracovány tak, aby poskytly obsluze vysoký komfort. To znamená, že jsou možné dodatečné opravy pořízených položek. Při ručním pořizování se provádí průběžně kontrola na číselníky (kontroluje se přítomnost účtů v účtové osnově, pořízení nenulové částky i variabilního symbolu). Zápis může být prováděn do jakéhokoliv účetního období, běžného, budoucího i zpětně do minulého. V případě importu účetních dokladů, které byly vystaveny v jiném subsystému, je možné definovat formát, umístění a název souboru těchto dokladů. K dispozici je řada předefinovaných formátů účetních položek, případně lze definovat formáty vlastní. Ve 2. fázi se provádí kontrola účetních položek na katalogy a případně je vypsán protokol chyb. Dávku účetních dokladů nelze bez provedení kontroly v další fázi zpracovat. Vlastní zpracování a zaúčtování do účetních knih se provádí ve 3. fázi. Jestliže se v již zaúčtované dávce objeví chyba, lze dávku odúčtovat,opravit a zaúčtovat znova nebo také úplně zrušit.Totéž platí i pro jednotlivé doklady. Takto lze pohodlně provádět opravy zaúčtovaných dokladů.

6

DATA Software

Účetnictví

V provázaném informačním systému, kdy je velká většina účetních dokladů získávána importem z navazujících subsystémů, je možné popsané fáze provádět automatizovaně (např. ve zvolených časových intervalech) a je tak možno dosáhnout zaúčtování většiny účetních položek v reálném čase. Výstupy účetnictví, výkazy Modul Účetnictví obsahuje bohaté možnosti definice nejrůznějších výkazů a přehledů. Většina výkazů je řešena obecně s možností jejich úpravy uživatelem. Obvyklé sestavy, jako deník, analytická evidence, předvaha, hlavní kniha, výkaz zisku a ztrát, bilance, Cashflow jsou v modulu předdefinovány. Výstupy mohou být definovány s ohledem na požadovanou podrobnost sledování, tj. na střediska, zakázky, činnosti, ... Je možno definovat výkazy pro znázornění časových řad vybraných ukazatelů. Saldokonto Saldokonto představuje nástroj pro zpracování a vyrovnávání pohledávek a závazků. Většina účetních položek na saldokontním účtu se spáruje automaticky při párování podle financí. Zbývající položky lze ručně dopárovat.

Plány Modul umožňuje pořizovat (nebo importovat) položky podnikových plánů, zaúčtovat je a sestavovat různé plánové výkazy. Je možné porovnání plánů a skutečností.

Ostatní Účetní systém má možnost bohatého nastavení přístupových práv. Ve velkém podniku je možné zpracování rozdělit mezi samostatné účetní a omezit jejich přístup k informacím na nezbytnou míru. Jsou rovněž řešeny otázky zálohování a obnovy datových souborů, archivace, zpracování tiskových výstupů (prohlížení / tisk) a další servisní funkce. Rozhraní na jiné subsystémy Modul umožňuje vstup účetních položek z jiných subsystémů (majetek, mzdy, finance atd.) nebo z vlastního modulu, který běží na jiných lokálních počítačích nebo vzdálených sítích. Je řešena podpora pro distribuované zpracování firmy se vzdálenými filiálkami. 1.3.

Instalace

1.

Instalace klienta Pervasivu na pracovní stanice

2.

Na síť se nakopíruje adresář MAGIC830

3.

Vytvoříte strukturu adresářů viz. hierarchie adresářů systému Magis

4.

Do adresářů nahrajete soubory parametrů, číselníky, aplikaci,logo apod.

5.

V pracovním adresáři uživatele vytvoříte adresář UCET, musí obsahovat soubor magic.ini

6.

Zkontrolujte a doplňte soubor magic.ini MAGIC_ENW Owner název instalace StartApplication = 1 Terminal každý uživatel musí mít jiné číslo terminálu CTL Recovery = Y Data Recovery = Y ConstFile = \MAGIS\CTLPARAM\MGCONSTW.ENG HelpFile = \MAGIS\CTLPARAM\MGHELPW.ENG ColorDefinitionFile = \MAGIS\CTLPARAM\CLRW7.ENG

7

DATA Software

Účetnictví

FontDefinitionFile = \MAGIS\CTLPARAM\FNTW7.ENG KeyboardMappingFile = \MAGIS\CTLPARAM\ACT_STD.ENG DocumentTemplateFile = \MAGIS\CTLPARAM\DOC_STD.ENG UsersPath = \MAGIS\SPOLECNY\USR_STD.ENG NativeTranslationFile = \MAGIS\CTLPARAM\WIN_LAT.ENG CommandProcessor = C:\WINDOWS\COMMAND.COM MAGIC_LOGICAL_NAMES MgCestaParam = .\MAGIS\SPOLECNY\ MgCestaPrava = \MAGIS\SPOLECNY\usr_std.eng MgPodnik = 00 MgDivize = 00 MAGIC_GATEWAYS MGDB00 =MAGIS\MAGIC830\DEVELOPMENT\MGBTRV.DLL MGDB21 = MAGIS\MAGIC830\DEVELOPMENT\MGMEMORY.DLL 7.

Soubor uwctl.mcf nahrajte do adresáře MAGIS\CTL

8.

Na ploše vytvořte ikonu účetnictví procházením najděte program MGRNTW.EXE v adresáři MAGIC830, po vytvoření ikony ve vlastnostech ikony zadáte, kde začít (v pracovním adresáři stanice). Př.: MAGIS\UCET\PRACADR\STANICE1\UCET Ikonu vývojové verze vytvoříte obdobně, ale s programem MGGENW.exe

9.

Pokud stanice využívá síťový klíč, musíte spustit v adresáři MAGIC830\UTIL program hinstal/i a potom restartovat počítač. Na serveru (Novell) musí být v souboru AUTOEXEC.NCF příkaz : LOAD HASPSERV –SAPTOFILE –ADDRPATH=SYS:\MAGIC830 (SYS název svazku,MAGIC830 cesta k adresáři MAGIC) V adresáři SYSTÉM na serveru musí být soubor HASPSERV.NLM (Najdete ho v adresáři MAGIC830\UTIL) Po spuštění haspservu se v zadaném adresáři (MAGIC830) vytvoří dva soubory NEWHADDR.DAT a HASPADDR.DAT Jestliže se tyto dva soubory nevytvoří, lze v adresáři MAGIC830\UTIL spustit soubor SAP2FILE.EXE.Ve stejném adresáři se vytvoří soubor HASPADDR.DAT, soubor NEWHADDR.DAT vytvoříte zkopírováním a přejmenováním souboru HASPADDR.DAT. Tyto dva soubory nakopírujte do adresáře MAGIC830. Tento postup by se musel opakovat při každém restartování serveru.

10. Po spuštění účetnictví : Systém Změna podniku/divize Vyplňte : podnik 00,divizi 00 a název účetnictví Klepněte na příkazové tlačítko PARAM Stiskněte klávesy CTRL M Klepněte na příkazové tlačítko NASTAV vygenerují se parametry Zkontrolujte všechny parametry a logická jména Př. Nastavení cest : UcCestaRead .\view.exe UcCestaReadW .\view.exe

8

DATA Software

Účetnictví

2. Parametrizace a údržba systému 2.1.

Hierarchie adresářů systému MAGIS

Popis nastavení základních parametrů zpracování nutných pro provoz systému. Adresář Podadresář Podadresář obsahuje MAGIS UCET MGPARAM soubor základních parametrů systému CTL aplikaci UWCTL.MC CTLPARAM soubory parametrů IMAGE loga,soubory *.BMP PRACADR pracovní adresáře uživatelů SPOLECNY společné soubory (adresář firem, číselník daň. skupin, parametry) EXPIMP exportní soubory MAGIC830 soubory nutné ke spuštění aplikace 2.2.

Nastavení uživatele

Adresář uživatele Každý uživatel modulu účetnictví musí mít svůj pracovní adresář v podadresáři PRACADR, ze kterého spouští aplikaci. Sestavy, které uživatel vytvoří, jsou buď v pracovním adresáři,nebo v adresáři,který je nastaven na cestě uc_cestaprac.. Pracovní adresář uživatele obsahuje soubor magic.ini a pracovní soubory (např. soubory chyb a kumulační tabulky) Přihlášení uživatele a jeho práva Uživatel se hlásí do aplikace svým uživatelským jménem (případně heslem) a jsou mu přiřazena uživatelská práva. 1. 2. 3. 4. 5.

Nastavení práv uživateli : Přihlášení do aplikace jako supervisor ALT F Uzavření aplikace ALT S Settings ALT U Users Groups nastavení skupin uživatelů F4 nová skupina zvolte číslo skupiny,název skupiny a ve sloupci Rights vyberte F5 práva z příslušné aplikace ALT I User IDs přiřaďte práva nebo skupinu práv již existujícímu uživateli klávesou F4 zadáte nového uživatele zadáte uživatelské ID,jméno uživatele a případně heslo( F5) a vyberte práva a skupiny,které mu chcete přiřadit

Seznam práv Číslo 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

Kód S0603 S0613 S0623 S0604 S0605 K1 K1s K2 K3 K4 K5 K6 K7 K8

Právo Uživatel Uživatel DOS Uživatel WIN Správce nastavení Správce zařízení Účtový rozvrh Účtový rozvrh strom Účtový rozvrh oprava Účtový rozvrh cizí účty Řady dávek Řady dávek oprava Dokladové řady Dokladové řady oprava Řady skupin vazeb

9

Poznámka

nastavení parametrů úč.,tiskáren

DATA Software

Účetnictví

15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48. 49. 50.

K9 K10 K11 K12 K13 K14 K15 K16 K17 K18 K19 K20 K21 K211 K212 K25 K26 K27 K28 K22 K23 K24 K29 K30 K31 K32 K33 K34 K35 K36 K37 K38 V V1 V2 V3

Řady skupin vazeb oprava Řady výstupů Řady výstupů oprava Číselník DPH Číselník DPH oprava Hosp. střediska Hosp. střediska oprava Hosp. střediska slučování Hosp. střediska sluč.oprava Činnosti Činnosti oprava Zakázky Zakázky oprava Zakázky slučování Zakázky sluč. oprava Vazby účtů na analytiky Vazby účtů na analytiky oprava Identifikace účtů Identifikace účtů - oprava Seznam dodavatel odběratel Uzávěrky Uzávěrky oprava Vazby řad na analytiky Vazby řad na analytiky oprava Vazby analytik na analytiky Vazby analytik na analytiky oprava Kurzy Kurzy oprava Automatika Automatika oprava Inventura Word Inventura Word oprava Účetnictví Dávky Dávky oprava Dávky vstup do cizí - vlastník

51. 52. 53. 54. 55. 56. 57. 58. 59. 60. 61. 62. 63. 64. 65. 66. 67. 68. 69. 70.

V31 V4 V5 V6 V6.Z.FV V6.Z.FP V6.Z.BV V6.Z.PO V6.Z.VY V6.Z.ID V6.Z.MA V6.Z.ZA V6.Z.MZ V6.O.FV V6.O.FP V6.O.BV V6.O.PO V6.O.VY V6.O.ID V6.O.MA

Dávky vstup do cizí – modul Dávky vstup po zaúčtování Dávky kontrola Dávky zpracování Dávky zaúčt.- FV Dávky zaúčt.- FP Dávky zaúčt.- BV Dávky zaúčt.- PO Dávky zaúčt.- VY Dávky zaúčt.- ID Dávky zaúčt.- MA Dávky zaúčt.- ZA Dávky zaúčt.- MZ Dávky odúčt.- FV Dávky odúčt.- FP Dávky odúčt.- BV Dávky odúčt.- PO Dávky odúčt.- VY Dávky odúčt.- ID Dávky odúčt.- MA

10

objeví se menu účetnictví

vstup do dávky vytvořené jiným uživatelem

DATA Software

Účetnictví

71. 72. 73. 74. 75. 76. 77. 78. 79. 80. 81.

V6.O.ZA V6.O.MZ V14 V15 V7 S605 V8 V9 V16 V10 V11

Dávky odúčt.- ZA Dávky odúčt.- MZ Otevřít zaúčtovanou dávku Dávky kopíruj dávky Dávky zpracování cizího modulu Dávky rušení Dávky tisk Dávky vstup rozhraní Dávky vstup export/import D Dávky rušení řádku dávky Dávky zpracování dávkové

82. 83. 84. 85. 86. 87. 88. 89. 90. 91. 92. 93. 94. 95. 96. 97. 98. 99. 100. 101. 102. 103. 104. 105. 106. 107. 108. 109. 110. 111. 112. 113. 114. 115. 116. 117. 118. 119. 120. 121. 122. 123. 124. 125. 126.

V12 V13 V20 V21 V22 V211 V23 V24 V25 V26 V211 T01 T02 U1 U2 U3 G1 G2 G3 G4 G5 G7 Y1 Y2 Y3 Y4 Y5 Y6 Y7 Y8 Y81 Y9 Y10 Y11 Y12 Y13 Y14 O01 O02 P P01 P011 P02 P021 P022

Účetní knihy přepočet Účetní knihy přehled Saldokonto Saldo skupiny Saldo vstup do cizí skupiny Saldo změna období Saldo rozpojení vazeb Saldo párování položky Saldo rozpojení položky Saldo přepočet Saldo období Výstupy Výstupy zpracování Uzávěrka účetní Uzávěrka účetní uzavření Uzávěrka účetní otevření Podnikové výkazy Výkazy výběrová kritéria Výkazy oprava hodnot Výkazy prohlížení Výkazy zpracování Výkazy tisk Účetní sestavy Sestava Účetní deník Sestava Analytická evidence Sestava Obratová předvaha Sestava Předběžná předvaha Sestava Předvaha podle účtu Sestava Předvaha podle anal. Sestava Výsledovka Sestava Výsledovka výkazy Sestava Inventurní soupis Sestava Rekapitulace salda Sestava Předběžná před. analytik Sestava Analýza souvztažnosti Sestava Opis účetní dávky Sestava Inventura Word Otevření roku Otevření roku nastavení čís. Plánování Plány řady skupin Plán Řady skupin oprava Plán skupiny Plán skupiny oprava Plán skupiny zprac. do účta

11

právo měnit cesty na jedn. rozhraní distribuované zpracování možnost zpracovávat více dávek najednou

vytvoření dávek ve skupině vazeb

přepočet párování

možnost zpracovávat výkazy

DATA Software 127. 128. 129. 130. 131. 132. 133. 134. 135. 136. 137. 138. 139. 140. 141. 142. 2.3.

Účetnictví M01 J01 Gs01 Gs02 KP01 IU IU01 IU02 IU05 IU03 IU04 IU10 PR01 E01 Y901 SP01

Změna měny Změna jazyku Generátor sestav - inicializace Generátor sestav Komponenty – detail finance Pomocné Interní doklady účetní Interní doklady účetní – platnost Interní doklad – oprava všech dávek Kontrola salda na finance Kontrola struktury účetních položek Načtení položek z verze 6 Překlady textu do angličtiny PS exporty PS výsledovka Strojosvit – doplnit analytiky

Nastavení parametrů účetnictví

Systém Systémová údržba Parametry účetnictví Obecné parametry MAGIS jsou uloženy v souboru MAGIC.INI.(ten je v pracovním adresáři každého uživatele) MgCestaparam cesta ke souboru parametrů Mgparam.dat Mgpodnik 2 místa, 00 standardní naplnění Mgdivize 2 místa,součást podniku,00 není žádná divize Mgsklad 3 místa,HOM,např.100 MgdivizeN název aktuální divize MgpodnikN název aktuálního podniku Soubor MGPARAM obsahuje: Skupiny parametrů : SpLOG- Logická jména Název instalace podniku Sp1001 MgCestaSpol Sp1002 MgCestaUcet Sp1003 MgCestaFinance Sp9002 MgCestaRead Sp9001 MgCestaReadW Sp9003 MgCestaEdit Sp9004 MgCestaEditW Sp1010 MgCestaImag Sp1031 MgCestaUcetC

cesta k adresáři SPOLECNY(soubory firmy.dat ...) cesta k databázi účetnictví cesta k databázi financí cesta k prohlížeči sestav pro DOS cesta k prohlížeči sestav pro Windows cesta k editoru pro DOS cesta k editoru pro Windows cesta k adresáři Image cesta k základním číselníkům aktuálního účetního období

SpEx kódování češtiny Sp4011 Způsob překódování češtiny do Excelu

LW

SpMA Masky další část společných parametrů zde se zadávají masky pro účet,středisko,činnost,zakázku,doklad a dokladovou řadu jen pro účetnictví : SpDE jen pro účetnictví délky kódu účtu ,střediska,činnosti,zakázky,dokladové řady UcPr - : Uc1000 Lokální parametry ÚO

A data ÚO se přepínají podle lokálních par.

12

DATA Software

Účetnictví

Uc1001 Účtování do aktuálního účetního období(ÚO) Uc1002 Účtování do dalšího účetního roku Uc1003 Uc1004 Uc1005 Uc1006 Uc1007 Uc1008 Uc1009 Uc1011 Uc1012 Uc1013 Uc1014 Uc1015 Uc1016 Uc1017 Uc1018 Uc1019 Uc1020 Uc1021 Uc1022 Uc1023 Uc1030 Uc1031 Uc1032 Uc1033 Uc1035 Uc1036

účtování od aktuálního ÚO výš možnost vytvářet účetní doklady do nového roku ještě ve starém roce Účtování na slučovací střediska A (při existenci sluč. střed. zrychluje zpracování) Účtování na ostatní analytiky N výsledovka se nepočítá za střediska,činnosti,zakázky Účtování na divize A existují divize,bude se na ně účtovat, povoluje vstup do číselníku divizí Číselník středisek je společný pro všechny divize N Číselník činností je společný pro všechny divize N Číselník zakázek je společný pro všechny divize N Přepočet měny na jinou měnu podle kurzů A potom lze některé sestavy tisknout v jiné a měně Kontrola zakázky na číselník zakázek A kontroluje vyplněné zakázky na číselník zakázek Kontrola strany zápisu obratu A(např. 5 účty jen na DAL kontrola) Kontrola platnosti položek v číselnících A kontroluje platnost zakázek, středisek, činností a účtů v číselnících Výmaz vyplněných polí podle ÚR A není-li vyplněna povinná analytika v účetním rozvrhu,ve financích vyplněné pole se při importu účetních položek vymaže Kontrola analytik na vazby s účty A kontroluje účty podle číselníku vazeb účtů na analytiky Počet míst zleva při kontrole střediska v interním dokladu Kontrola identifikací 1 v ÚR na číselník Kontrola identifikací 2 v ÚR na číselník Povolení stránkování v ID Kontrola analytik na vazby s řadou dávek A kontroluje dávky podle číselníku vazeb dávek na analytiky Roční obraty včetně měsíčních v předvaze A v předvaze jsou roční i měsíční obraty Kontrola analytik na analytiky podle číselníku vazeb A kontroluje analytiky podle číselníku vazeb vazeb analytik na analytiky Kontrola souvztažností A při kontrole dávky probíhá také kontrola souvztažností Vymazat středisko při výpočtu výsledovky A urychluje zpracování výsledovky, když se v účetnictví nepoužívají střediska Vymazat činnost při výpočtu výsledovky A urychluje zpracování výsledovky, když se v účetnictví nepoužívají činnosti Vymazat zakázku při výpočtu výsledovky A urychluje zpracování výsledovky, když se v účetnictví nepoužívají zakázky Při odúčtování vymazat rozpojené vazby A Při pořizování inter. dokladů použít rozš. formulář A Vypnout konverzi, nastavení a kontrolu struktur N při spuštění účetnictví jsou vypnuté kontroly

Uc1037 U zakázek zapnout slučovací zakázky

A

Uc1038 U číselníků zakázat duplicitu kódů

A např. v účtovém rozvrhu je zakázáno použít dvakrát stejný účet s analytikou

Uc1040 Zapnout podrobné sledování událostí

A zapisuje veškeré změny v dokladech a spuštění zásadních funkcí do událostí

Uc1041 Zapnout rychlé zaúčtování

A umožňuje rychlejší zaúčtování, avšak na úkor toho, že během zaúčtování nemůže další účetní provádět také zaúčtování

13

DATA Software UcLOG Uc0001 Uc0002 Uc0003 Uc0004 Uc0005 Uc0006 Uc0007 Uc0008

Účetnictví

UcCestaArchiv UcCestaHelp UcCestaFin UcCestaUcetM UcCestaDDF UcCestaV6 UcCestaUcetCM UcCestaPrac

cesta na aktuální účetnictví cesta k souborům nápovědy cesta k finančnímu cesta k účetnictví minulého roku cesta k souborům ODBC databáze účetnictví verze 6 databáze číselníků minulého období cesta k pracovnímu adresáři

UcOB Uc3001 Aktuální účetní měsíc zpracování Uc3002 Aktuální plánovací období Uc3003 Účetní období v saldokontu

(MMRRRR) (MMRRRR) (MMRRRR)

UcSa Uc2001 Kontrola středisek při párování UcKO Uc1201 Syntetika účtu pro DPH Uc1202 Znaménka u výsledovky

343 nepoužívá se Výběr F5, možnost zvolit znaménko př. náklady - , výnosy + , zisk +

UcP1Mz Uc6001 Délka pracovní doby ranní směna Uc6002 Délka pracovní doby odpolední směna Uc6003 Délka pracovní doby noční směna UcVstu vstupní formáty UcVazb různé formy párování UcVyst výstupní formáty UcPlVs parametry,týkající se plánování UcSEST kódy všech účetních sestav

Parametry sestav Systém Systémová údržba Parametry sestav V okně parametry sestav uvidíte, jak byla sestava naposledy vytištěna. Je zde také možné změnit název sestavy Seznam událostí účetnictví Systém Systémová údržba Události V okně seznam událostí účetnictví je zaznamenáno datum,čas a jméno uživatele, který provedl zaúčtování nebo odúčtování dávky Globální a lokální parametry účetnictví Pokud je nastaven parametr Uc1000 na Ano, cesty k adresáři účetnictví a číselníků se nastavují podle lokálních parametrů účetnictví. (Systém Změna účetního roku – PARAM). Lokální parametry mají vždy přednost před globálními parametry. Přidáte-li parametr do lokálních parametrů , platí jen pro konkrétní rok. Tímto způsobem můžete nastavit pro různé účetní roky různé parametry. Lokální parametry jsou v souboru parametrů MGPARAM rozlišeny tím, že ve sloupci sklad je kód roku 03 (2003), 04 (2004). 2.4.

Přepínání mezi roky

Po spuštění aplikace účetnictví a přihlášení se objeví úvodní obrazovka s logem Magis a účetnictví. Tato obrazovka Vás informuje o tom, ve kterém podniku (pokud jich zpracováváte víc) a kterém účetním roce se nacházíte. Úvodní okno obsahuje tyto údaje :

14

DATA Software Podnik Divize Úč. rok Měna

Instalace Adresář dat Uživatel

Účetnictví

číslo podniku číslo dovoze účetní rok aktuální měna některé sestavy ( hlavní kniha, výsledovka) lze tisknout i v jiné měně.Pokud u údaje měna je CZK EUR, znamená to, že měna je přepnutá na EUR hodnoty účtů v sestavách se tisknou v EUR. název firmy cesta k datovým souborům roku uživatelské ID přihlášeného uživatele

Výběr roku Účetní data jsou rozdělena do adresářů podle let. Každý účetní rok má odpovídající adresář. 1.

Systém Změna účetního roku nebo kliknutí na ikonu

2.

V okně Výběr roku je kurzor na řádku s rokem, do něhož se chcete přepnout

3.

Klikněte na příkazové tlačítko VÝBĚR

4.

V úvodní obrazovce zkontrolujte rok a adresář dat.

5.

Kliknete –li na příkazové tlačítko PARAM, uvidíte jak jsou nastaveny cesty k adresářům aktuálního a minulého období a jaké je aktuální období v účetnictví, plánování a saldokontu Další parametry lze přidávat vytvořením nového řádku klávesou F4 v režimu modifikace. Ve sloupci kód para lze vybrat parametr ze seznamu možných parametrů klávesou F5.

Vygenerování nových parametrů Po nainstalování nové verze účetnictví je dobré vygenerovat nové parametry. 1.

Systém Změna podniku

2.

Klikněte na příkazové tlačítko PARAM

3.

V okně Parametry účetnictví – podnik klikněte na příkazové tlačítko NASTAV

4.

V okně Nastavení parametrů klikněte na OK. Myší můžete zatrhnout Vymazat staré parametry

2.5.

Změna měny

Pomocí této funkce máte možnost si zvolit přepočet některých sestav (hlavní kniha, výsledovka II, analytická evidence) na jinou měnu. Kurzy jsou čerpány z číselníku „Kurzy skutečnost“ a „Kurzy plán“. Aby tato funkce byla funkční je potřeba zapnout parametr „Uc1009“ 2.6.

Změna jazyku aplikace

Možnost si zvolit jazyk aplikace. Podmínkou je však nastavení v prostředí Magicu (Languages) cestu na překladový slovník, kde jsou všechny české názvy z aplikace a k tomu příslušný ekvivalent v cizím jazyku. 2.7.

Změna jazyku data

Možnost si zvolit jazyk výstupu pouze pro sestavu výsledovky. Podmínkou je však nastavení v prostředí Magicu (Languages) cestu na překladový slovník, kde jsou všechny české názvy z aplikace a k tomu příslušný ekvivalent v cizím jazyku. 2.8.

Nastavení hospodářského roku

Hospodářský rok znamená, že účetní období nezačíná lednem a nekončí prosincem. Firma se může rozhodnout účtovat v rámci hospodářského roku. Hospodářský rok je nutno nastavit 1.

Systém Otevření a uzavření účetního roku Nastavení hospodářského roku

15

DATA Software

Účetnictví

Zde se nastaví účetní období hospodářského roku a jemu odpovídající období kalendářního roku a měsíce. V hlavičkách sestav se tiskne jak účetní období, tak kalendářní měsíc a rok Příklad zadání :

Účetní období rok

Účetní období měsíc

Kalendářní rok

Kalendářní měsíc

2004

00

2004

04

2004

01

2004

05

2004

02

2004

06

2004

03

2004

07

2004

04

2004

08

2004

05

2004

09

2004

06

2004

10

2004

07

2004

11

2004

08

2004

12

2004

09

2005

01

2004

10

2005

02

2004

11

2005

03

2004

12

2005

04

2.9.

Kalendářní den od

Kalendářní den do

Nastavení výstupních zařízení

Výstupní zařízení Systém Systémová údržba Výstupní zařízení Ve výstupních zařízeních musí být nadefinovány tyto výstupy : obrazovka soubor tiskárny (lokální, síťová) grafický tisk grafický náhled Excel Pořízení nového výstupního zařízení Uživatel

identifikační číslo uživatele, pro kterého je výstupní zařízení nadefinováno nevyplněný uživatel výstupní zařízení mohou využívat všichni uživatelé

ID zařízení

popis výstupu - např. Tiskárna laser, obrazovka grafický náhled apod.

Typ zařízení

F5

výběr : obrazovka Soubor Tiskárna I R tiskárna II Graf. tisk Náhled graf. Excel

16

DATA Software

Účetnictví

Výstupní zařízení

výběr tiskárny F5 výběr ze seznamu tiskáren ( zvýrazněná tiskárna je výchozí tiskárna ve Windows) nevyplníte-li tiskárnu, před tiskem se objeví dialog výběru tiskárny

Soubor parametrů

cesta k aktuálnímu souboru parametrů pro konkrétní výstupní zařízení a jeho název (adresář CTLPARAM, soubor compr01.par) každé zařízení může mít svůj soubor parametrů klepnete-li na příkazové tlačítko PARAMETR,objeví se na obrazovce obsah souboru parametrů

Soubor atributů

cesta k aktuálnímu souboru atributů pro konkrétní výstupní zařízení (adresář CTLPARAM, přípona ATR,)

Soubor převodů

cesta k aktuálnímu souboru převodů pro konkrétní výstupní zařízení (adresář CTLPARAM,přípona ATT) Pokud jsou databáze v DOSovské češtině,musí se zadat soubor převodů, abyste viděli data správně česky. př.: K převodu dat z DOSu do Windows slouží soubor LAT_WIN.ATT, pro tiskárny, které „neumí česky“, se využívá soubor LAT_BEZ.ATT (aplikace v LATIN) a soubor KAM_BEZ.ATT (aplikace v kódu Kamenických) počet řádků na stránce u konkrétního výstupního zařízení

Počet řádků

Typy výstupních zařízení Obrazovka – používá se textovému prohlížení sestav Id zařízení: obrazovka, Typ zařízení : Obrazovka, Výstupní zařízení: nevyplňuje se, Soubor parametrů: MAGIS\CTLPARAM\compr01.par, Soubor atributů : MAGIS\CTLPARAM\lj4.atr (laserové a inkoustové tiskárny), epson.atr (jehličkové tiskárny) Soubor převodů: MAGIS\CTLPARAM\lat_win.att Délka stránky: 60 Tiskárna – používá se k tisku textových sestav na tiskárnu Id zařízení: název (typ) tiskárny, Typ zařízení : R Tiskárna II, Výstupní zařízení: Klávesou F5 vybrete tiskárnu ze seznamu tiskáren ve Windows Soubor atributů : MAGIS\CTLPARAM\lj4.atr (laserové a inkoustové tiskárny), epson.atr (jehličkové tiskárny) Soubor převodů: MAGIS\CTLPARAM\lat_win.att Délka stránky: 60 Soubor – používá se k výstupu dat do souboru v případě, že nebudete chtít sestavu znovu vytvářet a chcete se k ní vracet Id zařízení: Soubor Typ zařízení : Soubor, ostatní údaje není nutno vyplňovat Grafický náhled – používá se ke grafickému prohlížení sestav, vyplňují se jen údaje: Id zařízení: grafický náhled Typ zařízení : Náhled graf. Výstupní zařízení: Klávesou F5 vyberte tiskárnu ze seznamu tiskáren ve Windows Grafický tisk – používá se k tisku grafických sestav na tiskárnu, vyplňují se jen údaje: Id zařízení: grafický tisk Typ zařízení : Graf. tisk Výstupní zařízení: Klávesou F5 vyberte tiskárnu ze seznamu tiskáren ve Windows. Zůstane-li tento údaj nevyplněn, můžete si tiskárnu zvolit až před tiskem sestavy . Excel – používá se k vytvoření souboru v Excelu Id zařízení: Excel Typ zařízení : Excel, ostatní údaje není nutno vyplňovat Soubor výstupních zařízení najdete ve stejném adresáři jako číselníky. Cesta : MgCestaUcetC Sestavu Inventarizační zápis za středisko lze tisknout i ve Wordu. ,ale do seznamu výstupních zařízení se Word nevyplňuje.

17

DATA Software

3.

Účetnictví

Účtování

3.1.

Číselníky

Číselníky jsou v rámci programu dostupné z řádku nabídek : Číselníky Nastavení číselníků Pro úspěšný chod programu je nutné vyplnit tyto číselníky • Řady dávek • Dokladové řady • Účtový rozvrh • Číselník středisek • Číselník činností • Číselník zakázek • Řady skupin vazeb Ostatní číselníky : • Řady výstupů • Řady skupin plánu • Vazby účtů na analytiky • Vazby řady dávek na analytiky • Vazby analytik na analytiky • Identifikace účtů 1 • Identifikace účtů 2 • Daňové skupiny • Firmy • Cizí účty • Převody cizích účtů • Kurzy skutečnost • Kurzy plán • Automatické zápisy • Inv. komise Účtový rozvrh

Číselníky Účtový rozvrh Popis jednotlivých údajů Zkratka Účet

Celý název

Možné hodnoty

Kód účtu

Poznámka

(1) 60 znaků

Název účtu Typ sal.

Saldokontní účet

Ano,Ne

Identi 1

Identifikace 1

Ano,Ne

možnost zvolit vlastní rozlišení účtů

Identi 2

Identifikace 2

Ano,Ne

možnost zvolit vlastní rozlišení účtů

Typ daň

Ano,Ne

zatím se nevyužívá (účty, které mají vztah k daním z příjmu)

Typ plán

Ano,Ne

zatím se nevyužívá, plánuje se pozdější využití v plánování

Zůstat.

Strana zůstatku účtu

M,D

Zápis

Povinná strana zápisu M,D,nic účtů

(2)

(3) (4)

18

DATA Software Druh účtu- Druh účtu podle výkazu

Účetnictví 1.znak R,V,A,P

(5)

2.znak A,P,R,NN,V Účet převod Kód účtu Ostatní analytiky účtu

Číslo účtu (6)

Režim vyplňování ostatních analytik účtu Středisko

L,A,P

Činnost

L,A,P

Zakázka

L,A,P

IČO

L,A,P

Zaměstnanec

L,A,P

DPH

L,A,P

Saldokonto Režim vyplňování saldokontních údajů

(7)

(8)

Ban. Spl. Va. Specifický na divizi

číslo divize (13)

Platnost

MM/RRRR(9)

Uživatel

Kód uživatele (10)

Změna Účtováno na účet (1) (2) (3) (4) (5)

Datum

(11)

Ano,Ne (12)

v parametrech účetnictví se dá nastavit počet míst (5 nebo 6),před pořízením analytického účtu musí být v účetním rozvrhu vždy pořízen příslušný syntetický účet Ano chcete-li účet zařadit do saldokontních účtů Ne nechcete-li zařadit účet do saldokontních účtů M D strana, na které má účet konečný zůstatek, možnosti M je možno účtovat jen na stranu má dáti D je možno účtovat jen na stranu dal nic je možno účtovat na obě strany 1 znak R rozvahový V výsledkový N vnitropodnikový P podrozvahový 2 znak A aktivní P pasivní R rozvažný

19

DATA Software

Účetnictví

N nákladový V výnosový účet, na který chci převést celý zůstatek stávajícího účtu ,převod se provede až při přechodu na nový rok L lze zadat N nelze zadat P nutno zadat Režim vyplnění údajů saldokonta vzhledem ke straně účtování Ban. Číslo bankovního účtu strana MD N nelze vyplnit A lze vyplnit P nutno vyplnit strana D N,A,P Spl. Datum splatnosti strana MD N,A,P strana D N,A,P Var. Variabilní symbol strana MD N,A,P strana D N,A,P pro stranu Má dáti i pro stranu Dal se zadává režim naplňování saldokontních údajů Období, ve kterém lze na účet účtovat Zadává se období od (měsíc od)a období do(měsíc do). identifikační číslo uživatele, který účet do účetního rozvrhu pořídil nebo ho změnil Datum poslední změny účtu. Ano účet obsahuje účetní zápisy, nelze ho zrušit a nelze ho úplně změnit číslo účtu a název se nedá opravit Ne účet neobsahuje účetní zápisy Tento údaj je vidět jen při divizním zpracování. Je-li vyplněno číslo divize, kontroluje se, zda je účet pořízený pouze v této divizi, nesmí být použit v jiné divizi. Účetní rozvrh lze vytisknout bez účtů, u kterých je nastavena divize.

(6) (7) (8)

(9) (10) (11) (12) (13)

Pokud chcete hromadně změnit nastavení u více účtů najednou, klikněte na příkazové tlačítko PARAMETRY. Zadáte rozsah účtů, u kterých chcete změnit nastavení, vyplňte měněné hodnoty a klikněte na příkazové tlačítko OK. Klepnete-li na příkazové tlačítko Vzor 2004, objeví se seznam všech platných účtů pro rok 2004. Z tohoto seznamu lze vyvolat funkci automatického generování vzorových účtů do účtového rozvrhu (příkazové tlačítko GENER). Při generování lze zvolit možnost vygenerovat pouze syntetické účty nebo syntetické účty s analytickými účty. Pokud použijete tlačítko Strom, zobrazí se seznam účtů ve stromové struktuře. Při pořizování nového účtu si lze klávesou F5 v poli účet vybrat účet ze seznamu platných účtů. Automaticky se doplní název a číslo účtu. Pokud budete pořizovat nový účet přímo, nabídne se název účtu z vzorového seznamu. Z číselníku lze při pořizování účetního rozvrhu vybírat klávesou F5 tyto údaje : Typ sal.,Zůstat.,Zápis.,Druh účtu,Účet pro převod,Ostatní analytiky účtu,Platnost Řady dávek Číselníky Řady dávek Popis jednotlivých údajů Zkratka D Kód řady Název řady

Celý název Kód divize Kód řady dávek

Možné hodnoty 2 místa

Poznámka každá divize může mít svou vlastní řadu dávek divize je nezávislý subjekt podniku

5 míst Rozlišuje dávky podle druhu zpracování identifikace řady 40 míst

20

DATA Software

Účetnictví

dávek Kód vlastníka

Vl

Uc,Sk,Fi,Mj,Mz (1)

Volné číslo

8 míst (2)

Horní mez

8 míst (3)

Formát

3 místa (4)

Cesta k importnímu souboru

X míst

(1)

Uc Sk Fi Mj Mz

Celá cesta včetně názvu souboru

Účetnictví Sklad Finance Majetek Mzdy

Označuje moduly, ze kterých se převádí účetní položky do účetnictví. Každá z těchto řad dávek má jiný režim přístupu. (2) (3) (4)

Číslo,které bude mít následující řada dávek. Nejvyšší číslo, které může řada dávek dosáhnout. Definuje strukturu souboru D01 D10 I01 I04 I11

import z financí, zásob, majetku import z mezd uzavření roku počáteční stavy saldokonta počáteční stavy

Z číselníku lze při pořizování řad dávek vybírat klávesou F5 tyto údaje : číslo divize,vlastník,formát ZPĚT

Klepnete-li na příkazové tlačítko Zpět,dostanete se do předchozího okna.

Účtováno na řadu:

Ano řada obsahuje dávku, není možno ji zrušit a je ztížena její modifikace Ne

řada neobsahuje dávku

Dokladové řady Číselníky Dokladové řady Popis jednotlivých údajů Zkratka D Kód řady

Celý název Kód divize Kód dokladové řady

Příznak generování čísla dokladu

Volné číslo Volné číslo dokladu Horní mez Předpis

2místa

Poznámka každá divize může mít své dokladové řady

5 míst (1) 60 míst

Název dokladové řady G

Možné hodnoty

Horní mez generování Typ zpracování

A,N (2) 8 míst (3) 8 míst (4) A,N (5)

souvisí s automatickým párováním

21

DATA Software

Účetnictví

dokladu Redukce

Výpočet stavů redukce

týká se zvláštních dokladových řad, kterými chcete sledovat účetní pohyby mezi jednotlivými odděleními MM/RRRR (6)

Platnost

(1)

Jednoznačné číslo dokladové řady.

(2)

A N

(3)

Číslo, které bude mít následující dávka v dokladové řadě.

(4)

Nejvyšší číslo dokladu, které může tento doklad dosáhnout.

(5)

Podle vyplnění předpisu probíhá párování. U dokladových řad faktur je důležité vyplnit Ano (Když je u těchto řad předpis Ne,nespárují se automaticky částečné úhrady apod.) Ano u dokladových řad, které se týkají faktur Ne u ostatních dokladových řad

(6)

Období, ve kterém lze účtovat na dokladovou řadu. Celý rok (00/2001-15/2001)

číslo dokladové řady se generuje samo číslo dokladové řady je nutno zadat ručně

Z číselníku lze při pořizování dokladových řad vybírat klávesou F5 tyto údaje : číslo divize,G,předpis,redukce,platnost Účtováno na řadu

Ano ztížena její a

řada obsahuje dávku, není možno ji zrušit a je modifikace

Ne


Hospodářská střediska Číselníky Hospodářská střediska Popis jednotlivých údajů Zkratka

Možné hodnoty

Poznámka

Kód divize

2 místa

každá divize může mít svá hospodářská střediska

Střed

Kód střediska

5 míst

Typ

Typ střediska

Z,S (1)

D

Celý název

(souvisí s parametrem účetnictví účtovat na slučovací střediska)

60 míst

Název střediska

zatím se nepoužívá, bude využito k přečíslování středisek jako nové číslo střediska

Středisko přečís Platnost

MM/RRRR (2)

Uživatel

(3)

Změna

(4)

(1)

Z základní S slučovací

(2)

Období, ve kterém lze na středisko účtovat.

(3)

Identifikační číslo uživatele, který účet do účetního rozvrhu pořídil nebo ho změnil.

(4)

Datum poslední změny střediska.

22

DATA Software

Účetnictví

Z číselníku lze při pořizování středisek vybírat klávesou F5 tyto údaje : Divizi,Typ střediska,Platnost

Účtováno na řadu

řada obsahuje dávku, není možno ji zrušit a je ztížena její modifikace

Ne


Klepnete-li na příkazové tlačítko Slučování,v dolní polovině obrazovky se objeví další okno.Týká se střediska, na němž byl kurzor v horní části obrazovky (aktuálního střediska) vyplníte-li slučovací střediska (střediska v dolní části obrazovky), bude částka, která se účtuje na aktuální středisko, zaúčtovaná také na všechny slučovací střediska

Slučování

Zkratka

Ano

Celý název

Možné hodnoty

Úr

Úroveň slučování

X míst (1)

Sluč

Kód slučovaného střediska

(2)

Poznámka

Doplní se podle vybraného střediska

Typ střediska Název sluč. Střediska Uživatel

Kód uživatele

(3)

Změna

Datum změny

(4)

(1) (2)

Pořadové číslo střediska. kód slučovacího střediska, tj. střediska, na které chci také zaúčtovat částku, která se účtuje na aktuální středisko Identifikační číslo uživatele, který středisko do číselníku pořídil nebo ho změnil. Datum poslední změny střediska.

(3) (4)

Seznam činností Číselníky Seznam činností Činnosti se používají jako další doplňková analytika. Chcete-li v účtovém rozvrhu vyplnit u účtu činnost, musí být tato činnost vyplněna v číselníku činností. Popis jednotlivých údajů Zkratka D Čin

Celý název

Možné hodnoty

Kód divize

2 místa

Kód činnosti

3 místa

Název činnosti

60 míst

Platnost

MM/RRRR (1)

Uživatel

Kód uživatele

Poznámka každá divize může mít svůj číselník činností

(2)

Změna Datum změny (3) (1) Období, ve kterém lze na tuto činnost účtovat (2) Identifikační číslo uživatele, který činnost do číselníku pořídil nebo ji změnil. (3) Datum poslední změny činnosti. Z číselníku lze při pořizování činností vybírat klávesou F5 tyto údaje : Divizi

23

DATA Software

Účetnictví

Seznam zakázek Číselníky Seznam zakázek Zakázky se také používají jako další analytika. Každá divize může mít svůj číselník zakázek Vyplníte-li zakázku u účtu v účetním rozvrhu, musí být zakázka pořízena také v číselníku zakázek. Popis jednotlivých údajů Zkratka

Celý název Kód divize

D Zakázka

Kód zakázky

Možné hodnoty 2 místa (1)

Poznámka každá divize může mít svůj číselník zakázek

12 míst

Název zakázky

60 míst

Platnost

MM/RRRR (2)

Uživatel

Kód uživatele

(3)

Změna

Datum změny

(4)

(1) Divize, pro kterou chci používat zakázku. (2) Období, ve kterém lze na tuto činnost účtovat. (3) Identifikační číslo uživatele, který činnost do číselníku pořídil nebo ji změnil. (4) Datum poslední změny střediska. Z číselníku lze při pořizování zakázek vybírat klávesou F5 tyto údaje : divizi,platnost V číselníku zakázek je také možné omezit rozsah záznamů platností Pokud v parametrech je zapnutý parametr Uc1037 U zakázek zapnout slučovací zakázky je možné u zakázek také používat slučovací střediska (stejný princip jako u středisek). Klepnete-li na příkazové tlačítko Slučování,v dolní polovině obrazovky se objeví další okno.Týká se zakázky, na němž byl kurzor v horní části obrazovky (aktuální zakázky). Vyplníte-li slučovací zakázky (zakázky v dolní části obrazovky), bude částka, která se účtuje na aktuální zakázku, zaúčtovaná také na všechny slučovací zakázky. Zkratka

Celý název Úroveň slučování

Úr

Kód slučované zakázky

Sluč

Možné hodnoty

Poznámka

X míst (1) (2) Doplní se podle vybrané zakázky

Typ zakázky Název sluč. zakázky Uživatel

Kód uživatele

(3)

Změna

Datum změny

(4)

(1) (2) (3) (4)

Pořadové číslo zakázky. kód slučovací zakázky, tj. zakázky, na které chci také zaúčtovat částku, která se účtuje na aktuální zakázku Identifikační číslo uživatele, který zakázku do číselníku pořídil nebo ho změnil. Datum poslední změny zakázky.

24

DATA Software

Účetnictví

Identifikace účtů 1,2 Číselníky Identifikace účtů 1,2 Jedná se o dva číselníky. Identifikace je dvojznakový údaj, kterým lze označit účty v účetním rozvrhu. Jednomu účtu můžete přiřadit dvě identifikace.Identifikací se mohou označit daňové a nedaňové účty, účty jednicových nákladů apod. Označuje se skupina účtů, za kterou potřebujete vytisknout zvlášť sestavy. Podle identifikací lze tisknout tyto sestavy : analytická evidence, hlavní kniha, hlavní kniha analytik, výsledovka, výsledovka II výkazy V parametrech účetnictví musí být nastaveny parametry Uc1017 a Uc1018 ( kontrola identifikací v účetním rozvrhu) na Ano Zkratka

Celý název

Možné hodnoty

Ide

Kód identifikace

2 místa

Název identifikace

Název identifikace

60 míst

Poznámka

Vazby účtů na analytiky Číselníky Vazby účtů na analytiky V tomto číselníku lze nadefinovat, že některý účet (účty) může být zaúčtovaný pouze na analytiku danou v číselníku. Negace znamená, že na danou analytiku zaúčtovaný být nemůže. Pokud účetní zápis nesplňuje nadefinované vazby, doklad nelze zaúčtovat. Zkratka

Celý název

Možné hodnoty

Poznámka

Účet OD DO

Účet OD DO

5-6 míst

Podle nastavení parametru

Typ analytiky

Typ analytiky

1 místo

S-středisko, C-činnost, Z-zakázka

D.

Divize

2 místa

Analytika

Analytika

12 míst

hodnota zvolené analytiky, lze vybrat z číselníku

Neg.

Negace

√

invertuje výběr

Rok

Rok

4 místa

Měsíc OD DO

Měsíc OD DO

2 místa

možné hodnoty: 00-15

Vazby řady dávek na analytiky Číselníky Vazby řady dávek na analytiky V tomto číselníku lze nadefinovat, že řada dávek (FP,FV BV …) může být zaúčtovaná pouze na analytiku danou v číselníku. Negace znamená, že na danou analytiku nemůže být zaúčtovaná řada dávek. Pokud účetní zápis nesplňuje nadefinované vazby, doklad nelze zaúčtovat. Zkratka

Celý název

Možné hodnoty

Poznámka

Řada dávek

Řada dávek

5 míst

výběr F5 z číselníku řad dávek

Typ analytiky

Typ analytiky

1 místo

S-středisko, C-činnost, Z-zakázka

D.

Divize

2 místa

Analytika

Analytika

12 míst

hodnota zvolené analytiky, lze vybrat z číselníku

25

DATA Software

Účetnictví

Neg.

Negace

√

Rok

Rok

4 místa

Měsíc OD DO

Měsíc OD DO

2 místa

invertuje výběr

možné hodnoty: 00-15

Vazby analytik na analytiky Číselníky Vazby analytik na analytiky V tomto číselníku lze nadefinovat, že analytika (středisko, zakázka , činnost) může být zaúčtovaná pouze na jinou analytiku (středisko, činnost, zakázku) danou v tomto číselníku. Negace znamená, že na danou analytiku nemůže být zaúčtovaná definovaná analytika.. Pokud účetní zápis nesplňuje nadefinované vazby, doklad nelze zaúčtovat. Př. Lze zvolit, že středisko 100 musí být účtováno pouze na zakázku 243001 apod. Zkratka

Celý název

Možné hodnoty

Poznámka

D

Divize

2 místa

Číslo divize

Analytika

Analytika

středisko,činnost, zakázka

Analytika Od DO

Analytika Od Do

číslo hodnota zvolené analytiky, lze vybrat analytiky,12 míst z číselníku klávesouF5

Typ analytiky

Typ analytiky

středisko,činnost, zakázka

Analytika

Analytika

číslo analytiky

hodnota zvolené analytiky, lze vybrat z číselníku klávesouF5

Neg.

Negace

√

invertuje výběr

Platnost Od

Platnost Od

účetní období

možné hodnoty : 00/2004 – 15/2004

Platnost Do

Platnost Do

účetní období

možné hodnoty: 00/2004 – 15/2004

Kliknutím na příkazové tlačítko DOPLNIT VŠE, se definovaná vazba doplní automaticky do dávky. V dalším dialogu zvolíte, jestli se má doplnit jen do některé dávky nebo jen u zvoleného čísla účtu. Rozhodnete se , zda se má doplnit jen do prázdných hodnot, přepsat všechny hodnoty nebo vymazat všechny hodnoty. V našem případě by to znamenalo, že ke všem účetním zápisům se střediskem 100 by se doplnila zakázka 243001. Kurzy skutečnost Číselníky Kurzy skutečnost V tomto číselníku se zadávají kurzy cizí měny, na kterou chceme přepočítat hodnoty na účtech. Zkratka

Celý název

Možné hodnoty

Poznámka

D

Divize

2 místa

Číslo divize

Měna

Měna

EUR , USD…

kód měny celý název měny

Název měny Účetní období

měsíc/rok

00/rok – 15/rok

Účet Od

číslo účtu lze vybrat z číselníku klávesouF5

Účet Do


Množství jednotek

1

1 hodnota kurzu pro účetní období

Kurz

26

DATA Software

Účetnictví

<, >

Směr výpočtu

< hodnota se nejprve vynásobí množstvím jednotek a potom vydělí kurzem > hodnota se nejprve vydělí kurzem a potom vynásobí počtem jednotek Kurzy plán Číselníky Kurzy plán Číselník se vyplňuje stejně jako Kurzy skutečnost. Hodnoty v tomto číselníku slouží pro přepočet plánu. Automatické zápisy Číselníky Automatické zápisy Zde si můžete nadefinovat automatické vytvoření účetních zápisů na základě Vámi definovaných podmínek. V horní části se zadává účet, případně středisko nebo zakázka podle něhož mají být vytvořeny účetní zápisy, které se definují ve spodní části okna

Zkratka D

Celý název Divize


Poznámka Číslo divize

Účet MD Typ analytiky MD

středisko, zakázka, činnost

Analytika MD

číslo analytiky

číslo lze vybrat z číselníku klávesouF5

Účet DAL Typ analytiky DAL

středisko, zakázka, činnost

Analytika DAL

číslo analytiky

číslo lze vybrat z číselníku klávesouF5

Výběr

M, D

Má dáti, Dal

Účet

automatické zápisy MD

Typ analytiky


Analytika


Účet

automatické zápisy DAL

Typ analytiky


Analytika


Př. podle hodnot. které jsou na účtu 321 100 na straně DAL za středisko 11, chci vygenerovat účetní zápisy, MD 111 100 a DAL 112 100. V horní části okna vyplníte účet Dal 321 100, typ analytiky středisko, analytika 11, výběr D, do spodní části okna vyplníte Automatika MD – účet 111 100, typ analytiky středisko, automatika D – účet 112 100, analytika středisko Kliknete-li na příkazové tlačítko GENERUJ, otevře se dialogové okno, ve kterém si zvolíte číslo dávky, druh dokladu a číslo účetního dokladu, pod kterým se mají automatické zápisy vygenerovat. Po kliknutí na OK se ve zvolené vstupní dávce vytvoří účetní zápisy. Pokud je nadefinováno více automatických účetních zápisů, můžete použít příkazové tlačítko GENERUJ VŠE, automatické zápisy se vygenerují najednou Inventarizační komise Číselníky Inv. komise

27

DATA Software

Účetnictví

Zde zadané údaje se využívají při tisku inventarizace pohledávek Zkratka

Celý název Divize

D


Poznámka Číslo divize

Rok

rok

Účet Od


Účet Do


Předseda DIK

jméno předsedy komise

Členové DIK 1-8

jména až osmi členů komise

Daňové skupiny Číselníky Daňové skupiny Číselník je společný s dalšími aplikacemi MAGIS(Finance,zásoby) Popis jednotlivých údajů Zkratka Kód daně

Celý název Symbol daně

(1) D0 D1 D2 DZ

Poznámka

2 místa (1) 20 míst

Název daně Procento

Možné hodnoty

Procento daně 0% 5% 22% 0%

(0%,5%,22%)

daň.skupina pro zaokrouhlení

Firmy Číselníky Firmy Číselník je společný s dalšími aplikacemi MAGIS. Zde je možné při instalaci nastavit jednoduchý adresář firem a nebo rozšířený adresář firem (CRM). Tento modul má samostatnou dokumentaci. Popis jednotlivých údajů Zkratka

Celý název

Možné hodnoty

Poznámka

ID firmy

Jednoznačná identifikace firmy

13 míst (1)

doporučení: používejte velká písmena bez diakritiky

IČO

10 míst

Název firmy

30 míst

Sídlo firmy

22 míst

Adresa (2) firmy (1) Jednoznačný údaj, podle kterého budete firmu vyhledávat. (2) Lze vyplnit ulici,PSČ,město,zástupce,telefon a fax. Cizí účty Pomocí tohoto číselníku lze převést hodnoty na účtech vašeho účetního rozvrhu na Vámi definované účty.

28

DATA Software

Zkratka

Celý název

Účetnictví

Možné hodnoty

Poznámka

Cizí účet

12 míst

Hyp. zak

Ano,Ne

Zde je možnost zakázat nebo povolit převod na speciální kód do Hyperionu

Hyperion

30 míst

Speciální kód při převodu do Hyperionu

Skup.

5 míst

kód skupiny cizích účtů

Označení

30 míst +,-

Zapnutí možnosti vynásobit hodnotu cizího účtu -1

48 míst

popisuje obsah cizího účtu

Možné hodnoty

Poznámka

Účet

6 míst

účet v účetním rozvrhu

Název účtu

5 míst

kód skupiny cizích účtů

+,-

Typ rozúčtování na cizí účty

48 míst

kód cizího účtu

Oper. Název cizího účtu

Převody cizích účtů

Zkratka

Celý název

Typ převodu M cizí účet


Op. Zů

kód cizího účtu

D cizí účet


Op Zů

Převody cizích účtů je ještě možné omezit až na střediska (viz níže tabulka). Střediska pro cizí účty (podokno)

Zkratka

Celý název

Možné hodnoty

Divize

Kód divize

2 míst

Středisko od

Kód střediska od

5 míst

Středisko do

Kód střediska do

5 míst

Poznámka

29

DATA Software

Účetnictví

Tisk číselníků Číselníky lze vytisknout kliknutím myši na příkazové tlačítko TISK. Zvolte si typ tisku, druh výstupního zařízení a klikněte na příkazové tlačítko OK. 3.2.

Zpracování

Účtování Práce s dávkou Účetní položky můžete zpracovávat on-line – to znamená, že se vytvářejí při pořízení prvotních dokladů (FV,FP,BV,PO,ZA) v dávkách založených při otevírání měsíce aplikací finance. Účetní položky je možno průběžně účtovat, takže můžete každý den sledovat stav na účtech. Of-line zpracování probíhá v účetnictví dávkovým zpracováním účetních položek vyexportovaných z aplikace finance. Exporty dávek se zpravidla provádějí jednou za měsíc. I častější export je možný. Postup při zpracování 1.

Pořízení dávky (ruční), import dávky (of-line účtování) , automatické naplnění dávky (on-line účtování)

2.

Kontrola dávky a oprava chyb

3.

Zaúčtování dávky

4.

Uzavření účetního období – po zaúčtování všech dokladů za účetní období.

Práce s dávkou V okně seznam dávek jsou všechny dávky vytvořené v aktuálním roce. Každý druh dokladu má svoji dávku a své číslování dávek. To znamená, že dávky FP (faktury přijaté), FV (faktury vydané), PO (pokladna), BV (bankovní výpisy), ZA (zápočty) mají samostatnou číselnou řadu. Dávka je zaúčtovaná, jestli je ve sloupci Zaúčt. Ano. Pokud je tam Část, je část dokladů zaúčtovaná a část ne. Pokud je zapnutý parametr „Uc1041“ - Zapnout rychlé zaúčtování (nastavena hodnota „A“), tak je možné zaúčtovaní pouze pro 1 uživatele (není funkční víceuživatelský přístup během zaúčtování). Je-li ve sloupci Zav hodnota Ano, potom období, do kterého dávka spadá, je uzavřené. Chcete-li v této dávce něco změnit, musíte nejprve otevřít období a potom odúčtovat dávku nebo doklad. Ve sloupci Poč. dokl. je počet dokladů v dávce, ve sloupci Poč chyb počet chyb v dávce. DOKLADY Kliknutím na příkazové tlačítko DOKLADY, zobrazíte seznam dokladů v dávce. V horní polovině obrazovky je seznam dokladů v dávce, ve spodní polovině obrazovky vidíte účetní obraty konkrétního dokladu. Každý doklad lze kontrolovat, zaúčtovat a odúčtovat zvlášť, bez nutnosti tyto operace provádět s celou dávkou. Z dokladu, který vznikl z financí, lze příkazovým tlačítkem Detail Fin vyvolat přímo finanční doklad Např. fakturu ve financích a podívat se na platby, daně, zálohy apod. Můžete s dokladem pracovat stejně jako ve financích. Kliknutím na příkazové tlačítko TISK a výběrem tisku můžete každý doklad vytisknout. To má význam hlavně u interních dokladů. Kliknete–li na příkazové tlačítko CHYBY, zobrazí se chyby konkrétního dokladu. Kliknete-li na příkazové tlačítko VYPOČTI, zjistíte hodnotu Vámi zvoleného účtu na konkrétním dokladu. Tato funkce má smysl u dokladu, který obsahuje hodně účetních položek např. bankovní výpis. TISK

30

DATA Software

Účetnictví

Kliknutím na příkazové tlačítko TISK ,lze vytisknout seznam dávek Varianty tisku : Podle dávky Podle řady Podle období

tisk dávek od čísla dávky do čísla dávky tisk dávek jedné dokladové řady tisk dávek od data do data

Další možnosti při zpracování dávek Rozsah nad seznamem dávek Chcete-li vidět na obrazovce dávky jen za určité období nebo jen za některý druh dokladu (např. FV, FP), klepněte myší na příkazové tlačítko ROZSAH. Objeví se okno Výběr , zde máte možnost zadat čísla dávek nebo období dávek, které chcete vidět na obrazovce. Pokud chcete vidět opět všechny dávky, myší v okně Výběr zaškrtněte políčko vypnout rozsah. Rušení dávky Dávku lze zrušit klávesou F3 v režimu modify. (CTRL M). Nejprve se zruší nezaúčtované doklady dávky a po dalším stisku klávesy F3 se zruší i dávka. Rychlý výpočet obratů účtů na obrazovce Jestliže chcete rychle vypočítat obrat na účtu, klepněte myší na příkazové tlačítko VYPOČTI. Výpočet můžete omezit rozsahem dávek, účtů nebo čísly dokladů. Na obrazovce se objeví hodnoty na zvolených účtech. Kopie dávky Pokud chcete kopírovat dávku, musíte nejprve vytvořit novou dávku. Potom klepněte myší na příkazové tlačítko KOPÍRUJ. V dalším okně vyberete dávku, případně druhy a čísla dokladů, které chcete kopírovat. Máte možnost zaškrtnout políčko vynulovat částky. Lze kopírovat i dávku z minulého roku. Při výběru roku se zadá minulý rok. Číslo dávky nelze vybrat klávesou F5, musíte ho znát. Zaúčtování, Odúčtování Kliknutím na příkazové tlačítko Změna zaúčt, se změní příkazové tlačítko Zaúčtování ( Odúčtování) na Zaúčt. vše ( Odúčt. vše). Kliknutím na Zaúčt vše se zaúčtují jen ty doklady, které jsou bez chyby. Chybné doklady zůstanou nezaúčtované. Pokud jsou v dávce některé doklady zaúčtované a některé doklady nezaúčtované a Vy potřebujete odúčtovat celou dávku, klikejte na příkazové tlačítko Změna zaúčt. tak dlouho, pokud se příkazové tlačítko Odúčtování nezmění na Odúčt. vše Zamkni Kliknutím na příkazové tlačítko Zamkni, zamknete vybrané dávky. Zamčené dávky nelze odúčtovat. Pro odemčení dávky použijete příkazové tlačítko Odemkni, musíte však znát heslo. Export D Export pro distribuované zpracování – tato funkce umožňuje vyexportovat každou dávku, současně je možnost provést kompresi vyexportovaného souboru a soubor hned odeslat mailem. Používá se v případě, že firma má pobočky, které si samostatně zpracovávají účetní dávky a které nejsou zpracovávány na firemní síti. Po ukončení účetního období pošlou pobočky data do celofiremního účetnictví. Pokud si vyberete více dávek, proběhne export za všechny vybrané dávky. Kliknete-li na příkazové tlačítko Export D,otevře se dialogové okno Výběr exportu. Vyplňte : Divizi pro export Cestu k exportu Název souboru dávek Název souboru položek Provést kompresi souboru Poslat mailem

číslo divize nechte implicitní hodnotu (MgCestaExport) nechte implicitní hodnotu nechte implicitní hodnotu u vyexportovaných souborů bude provedena komprese ( zmenší se jeho velikost) otevře se dialog pro odesílání pošty, vyplníte adresáta a soubory se odešlou

Při exportu vzniknou dva datové soubory – hlavičky a položky. Export lze využít jen v rámci aplikace Magis.

31

DATA Software

Účetnictví

Export Dt Kliknutím na příkazové tlačítko Změna Imp/Exp se změní Export D na ExportDt. Je to také export dávek, ale do jednoho textového souboru. To mohou využít firmy, které chtějí exportovat dávky do jiných účetních systémů. Import D Import pro distribuované zpracování – tato funkce umožňuje vyexportovanou dávku importovat do seznamu dávek. Dávka se automaticky založí. Kliknete-li na příkazové tlačítko Import D,otevře se dialogové okno Výběr importu. Vyplňte : Rozbalit před importem kompres. soubor Název souboru dávek Název souboru položek Mazat položky během importu

vybrat, jestliže se provedla u exportovaných dávek komprese nechte implicitní hodnotu nechte implicitní hodnotu maže položky z importního souboru

Emport Dt Kliknutím na příkazové tlačítko Změna Imp/Exp se změní Import D na ImportDt. Je to také import dávek, ale z jednoho textového souboru. To mohou využít firmy, které chtějí importovat dávky z jiných účetních systémů. Výběr + Kliknete-li na +, všechny dávky se označí. Dávky, které nepotřebujete mít označení, kliknutím myši na odznačíte. K odznačení všech dávek se používá -. Označené dávky lze zaúčtovávat, odúčtovávat nebo exportovat hromadně.

Import – off line 5.

Stiskněte klávesu F4

vytvoří se prázdný řádek

6.

Vyplňte kód divize (možno vybírat z číselníku divizí F5kurzor na vybraném řádkuEnter)

7.

Vyplňte řadu dávky (možno vybírat z číselníku řad dávek F5) Číslo dávky se vygeneruje automaticky.

8.

Myší klepněte na příkazové tlačítko IMPORT

9.

Zadejte (případně zkontrolujte) účetní období a datum výběru od do (musí být v souladu s exportním souborem) V poli cesta a název souboru musí být celá cesta na adresář, ve kterém se nachází soubor,jenž chceme naimportovat (exportuc.dat). Je-li cesta k souboru špatně zadaná, nelze nastavit výběr ani dávku zkontrolovat.

10. Chcete-li si ověřit správnost exportního souboru, klepněte myší na příkazové tlačítko OBSAH 11. Klepněte na příkazové tlačítko OK, dávka se naimportuje. 12. V seznamu dávek zjistíte, kolik dávka obsahuje dokladů a položek 13. Chcete-li vidět doklady dávky, klepněte na příkazové tlačítko DOKLADY. 14. V horní polovině obrazovky je seznam dokladů, v dolní polovině obrazovky je seznam účetních položek dokladu, na němž je kurzor. Pořízení dalšího dokladu do dávky Účtování Práce s dávkou 1.

Kurzor musí být na dávce, do níž chcete pořizovat další doklady. Pokud je dávka zaúčtovaná, musíte ji klepnutím na příkazové tlačítko OTEVŘÍT otevřít.

32

DATA Software

Účetnictví

2.

Stiskněte klávesy CTRL + END, kurzor se přemístí na poslední doklad dávky.

3.

Stiskněte klávesu F4, vytvoří se prázdný řádek

4.

Doplňte dokladovou řadu F5 ji lze vybrat z číselníku dokladových řad Pokud není pořízena dokladová řada, číslo dokladu a účetní období, nelze pořizovat účetní položky (obraty).

5.

Doplňte číslo dokladu.

6.

Klepněte myší na příkazové tlačítko OBRATY

7.

Poř.- pořadové číslo položky se generuje samo, doplňte stranu, číslo účtu, částku a případně další rozšiřující analytiky.

8.

Doklad nebo celou dávku zaúčtujte klepnutím na příkazové tlačítko ZAÚČTOVÁNÍ.

Ruční pořízení dávky (pořizování interních dokladů) Účtování Práce s dávkou 1. Stiskněte klávesu F4, vytvoří se prázdný řádek v seznamu dávek 2. Doplňte řadu dávek, lze ji vybrat F5 z číselníku řad dávek 3. Číslo dávky se vygeneruje samo (pokud je parametr u dokladové řady (gener) Ano). Zadejte účetní období, do kterého pořizovaná dávka patří. 4. Další postup - viz. Pořízení dalšího dokladu do dávky od bodu 3 Pořízení dávky počátečních stavů při přechodu z jiné aplikace Účtování Práce s dávkou 1.

Stiskněte klávesu F4, vytvoří se prázdný řádek v seznamu dávek

2.

Doplňte řadu dávek POCS, lze ji vybrat F5 z číselníku řad dávek

3.

Číslo dávky se vygeneruje samo (pokud je parametr u dokladové řady (gener) Ano). Zadejte účetní období 00/rok

4.

Další postup - viz. Pořízení dalšího dokladu do dávky od bodu 3 Druh dokladu - zvolte VD, účty můžete všechny pořídit do jednoho dokladu, u každého účtu stačí vyplnit pouze jeden řádek.

5.

Po pořízení všech účtů se do dávky musí doplnit účet 701 Systém Otevření a uzavření účetního roku Doplň do dávky poč. účet Vyplňte: Účet 701 – lze vybrat klávesou F5 z účetního rozvrhu Dávka F5 vyberte číslo Vámi pořízené dávky Dokladová řada Od Do Od * Do * Číslo dokladu Od Do Od * Do *

6.

Dávku zaúčtujte

Zjednodušené pořizování interních dokladů Ostatní Evidence interních dokladů 1.

Vyberte si pořizování ID (interních dokladů) : za divizi všechny za střediska výběr za jedno nebo více středisek za doklad výběr za dokladovou řadu za vlastníka výběr za jednoho uživatele za platnost R nezaúčtované ID, S zaúčtované ID, C částečně

2.

V okně Interní úč. doklady zvolte dokladovou řadu ID, napište číslo dokladu ( pokud je v parametrech zadaná generace ID, doplní automaticky), účetní období, závod = středisko.

33

DATA Software

Účetnictví

3.

Klepněte na příkazové tlačítko POLOŽKY, vyplňte částku MD, středisko, částku DAL, středisko, poznámku, variabilní symbol

4.

Po pořízení všech položek dokladu svítí na konci řádku v okně Interní úč. doklady červeně R (realizace). Takový doklad ještě není zaúčtovaný.

5.

Klepněte na příkazové tlačítko PLATNOST a zvolte typ zpracování S (schválení) a číslo dávky, do které chcete interní doklad zaúčtovat

6.

R se změní na S a doklady se zapíší do zvolené dávky.

7.

Chcete-li v zaúčtovaném ID něco opravovat, klikněte myší na příkazové tlačítko PLATNOST a zvolte odschválení.

8.

Chcete-li ID vytisknout, klepněte na příkazové tlačítko TISK.

9.

Pokud se některé doklady stále opakují, máte možnost využít příkazového tlačítka KOPÍRUJ a tím vytvořit stejný doklad s jiným číslem dokladu.

Předběžná předvaha Chcete-li předem vědět, jak budou vypadat účetní knihy po zaúčtování položek některé dávky (nebo dávek),můžete si vytisknout tzv. předběžnou předvahu Účtování Tisk Předběžná hlavní kniha Účtování Tisk Předběžná hl. kniha analytik Účtování Tisk Předběžná hl. kniha ze všech pol. Kontrola dávky Účtování Práce s dávkou 1.

Kurzor je na dávce, kterou chcete zkontrolovat (řádek je tučně ohraničen)

2.

Klepněte na příkazové tlačítko KONTROLA, dávka se kontroluje, průběžně je vidět stav zpracování, číslo kontrolovaného dokladu, počet zkontrolovaných položek a počet chyb

3.

Pokud byly nalezeny chyby : •

Objeví se upozornění, v Seznamu dávek v poli Poč chyb je vidět počet chyb

• •

Klepněte na příkazové tlačítko CHYBY, objeví se seznam chyb dávky : Zde vidíte číslo chybné dávky, dokladovou řadu, číslo dokladu, pořadí účetní položky v dokladu, název i kód chyby. Chyby lze také vytisknout klepnutím na příkazové tlačítko TISK.

•

Seznam chyb: Chybně vyplněn kód dokladu Chybně vyplněné číslo dokladu Neexistuje dokladová řada Dokladová řada není platná v seznamu dokladových řad Neexistuje řada dávek Řada dávek není platná v číselníku dávek Číslo dokladu je větší než maximální číslo v seznamu dokladových řad Účetní období je uzavřené Účetní období je nevyplněné Účetní rok v dokladu je různý od aktuálního roku Strana MD je různá od strany Dal Částka dokladu neodpovídá součtu položek U účetních položek chybí hlavička dokladu K hlavičce dokladu nejsou žádné položky

34

A01 B01 A02 A03 A12 A13 B02 C01 C02 P01 D01 D02 D03 D04

DATA Software

Účetnictví

Kód položky není vyplněn Doklad nebo číslo dokladu saldokonta není vyplněno Účetní období položky je různé od dokladu Datum vystavení není vyplněno Atribut zaúčtování je nutné vyplnit (Ne,Ano) Účet není vyplněn Účet neexistuje v účetní osnově Účet není platný v účtové osnově Účet není analytický Účet je specifický pro jinou divizi Na stranu (MD nebo Dal) nelze účtovat Stranu je nutné vyplnit Částku je nutné vyplnit Kód daň. skupiny je nutné vyplnit Kód daň. skupiny neexistuje v číselníku daň. skupin Středisko je nutné vyplnit Středisko neexistuje v číselníku středisek Středisko není platné v číselníku středisek Na slučovací středisko nelze účtovat Činnost je nutné vyplnit Činnost neexistuje v číselníku Činnost není platná v číselníku činností Kód zakázky je nutné vyplnit Kód zakázky neexistuje v číselníku zakázek Kód zakázky není platný v číselníku zakázek Kód firmy je nutné vyplnit Kód firmy neexistuje v adresáři firem Kód pracovníka je nutné vyplnit Bankovní spojení je nutné vyplnit Splatnost je nutné vyplnit Variabilní symbol je nutné vyplnit Vystavení v položce dokladu není vyplněno Účetní rok v položce dokladu není vyplněn Účetní měsíc v položce dokladu není vyplněn Atribut zaúčtování v položce dokladu není vyplněn Účetní rok v dokladu je různý od aktuálního roku Chybná souvztažnost, kombinace 1:N nebo 0:N Chybí vazba Nelze vyplnit středisko Nelze vyplnit činnost Nelze vyplnit zakázku Interní fin. doklad není vyplněn Vystavení v položce dokladu není vyplněno Účetní rok v položce dokladu není vyplněn Účetní měsíc v položce dokladu není vyplněn Atribut zaúčtování v položce dokladu není vyplněn • •

E01 E02 D02 E03 E04 F01 F02 F03 F04 F05 G01 G02 H01 I01 I02 J01 J02 J03 J04 K01 K02 K03 L01 L02 L03 M01 M02 N01 N02 N03 N04 O01 O02 O03 O04 P01 S01 V01V09 J05 K04 L04 N05 001 002 003 004

Klepněte na příkazové tlačítko VÝBĚR, dostanete se přímo na chybný doklad dávky , stiskněte klávesy CTRL + M, klepněte na příkazové tlačítko OBRATY a můžete chybné položky opravovat Všechny chyby v dávce se musí opravit. V případě velkého počtu chyb lze dávku zrušit, chyby opravit nejprve ve financích a znovu ji do účetnictví naimportovat.(viz. Zrušení dávky)

Zaúčtování dávky 1.

Kurzor je na dávce, kterou chcete zaúčtovat

2.

Klepněte na příkazové tlačítko ZAÚČTOVÁNÍ

35

DATA Software

Účetnictví

3.

Pokud chcete pokračovat ve zpracování ,klepněte myší na příkazové tlačítko OK nebo stiskněte klávesu ENTER.

4.

Stav zaúčtování dávky v Seznamu dávek se změní na Ano a aktualizuje se datum zaúčtování

5.

Po zaúčtování se všechny účetní položky dávky objeví v účetních knihách.

Otevření dávky Pokud dávku zaúčtujete a během měsíce do ní chcete přidávat další doklady, musíte ji otevřít. 1.

Kurzor je na dávce, kterou chcete otevřít

2.

Klepněte na příkazové tlačítko OTEVŘÍT

3.

Pokud chcete pokračovat ve zpracování ,klepněte myší na příkazové tlačítko OK nebo stiskněte klávesu ENTER.

4.

Stav zaúčtování dávky v Seznamu dávek se změní na Cast , lze do ní přidat další doklady.

5.

Po přidání všech dokladů musíte dávku zase zkontrolovat a zaúčtovat.

Uzavření účetního období Účtování Měsíční závěrka Účetní období se uzavírá po měsíční účetní závěrce. Po uzavření účetního období již nelze doklady v uzavřeném období. V okně Účetní uzávěrky je seznam všech účetních období. Vidíte,které období je uzavřené a zkontrolované nebo naopak. 1.

Kurzor je na účetním období,které chcete uzavřít

2.

Klepněte na příkazové tlačítko UZAVŘENÍ

3.

V dalším okně zatrhněte myší výběrové tlačítko u uzavření účetního období

4.

Chcete-li při uzavírání účetního období provést kontrolu účetních knih, zatrhněte myší výběrové tlačítko u kontroly účetních knih

5.

Klepněte na příkazové tlačítko DALŠÍ

6.

V dalším okně (Výběr měsíce OD pro kontrolu) klepněte opět na příkazové tlačítko DALŠÍ

7.

Pokud máte zatrhnuté výběrové tlačítko u kontroly, proběhne nejdříve kontrola účetních knih Objeví se okno Rozbor načtených hodnot, kde vidíte srovnání původních a načtených hodnot Klepněte na příkazové tlačítko DALŠÍ.

8.

V okně Upozornění kontroly klepněte na příkazové tlačítko DALŠÍ.

9.

V okně Uzavření vybraného měsíce, v překryvném seznamu uzavřít účetní období zadejte Ano

10. Klepněte na příkazové tlačítko DALŠÍ. 11. Účetní období se uzavře,objeví se opět okno Účetní uzávěrky 12. Klepnutím na příkazové tlačítko OTEVŘI lze uzavřené období opět otevřít. V okně Uzavření vybraného měsíce, v překryvném seznamu uzavřít účetní období zadejte Ne.

Opravy chyb

36

DATA Software

Účetnictví

Při dodatečném zjištění chyb v zaúčtované dávce jsou dvě možnosti : 1.

Chyby opravíte dodatečným účetním zápisem (interním dokladem)

2.

Dávku můžete odúčtovat, opravit chyby a znova zaúčtovat

3.

Pokud chcete do zaúčtované dávky pořídit nový doklad, klepněte na příkazové tlačítko OTEVŘÍT. Další postup viz. Pořízení dalšího dokladu do dávky.

Odúčtování dávky 1.

Kurzor je na dávce, kterou chcete odúčtovat

2.

Klepněte na příkazové tlačítko ODÚČTOVÁNÍ

3.

Klepněte na příkazové tlačítko ANO

4.

Stav zaúčtování se v Seznamu dávek změní na Ne a datum zaúčtování je 00/00/00

Zrušení dávky 1.

Kurzor je na dávce, kterou chcete zrušit. Dávka je odúčtovaná.

2.


3.

Po dotazu chcete-li zrušit nezaúčtované doklady dávky,klepněte na příkazové tlačítko OK.

LZE ZRUŠIT JEN NEZAÚČTOVANOU DÁVKU !!! Hromadné funkce Dávky lze kontrolovat, zaúčtovávat nebo odúčtovávat současně 3.

Označte dávky, které chcete zpracovávat současně, v Seznamu dávek v poli Výběr tak, že na toto pole klepnete myší. V poli se objeví X.

4.

Všechny dávky, které mají ve výběru X, se budou zpracovávat současně.

5.

Další možností provést hromadné zaúčtování je, že v seznamu dávek si mohu provést rozsah např. na zvolené úč. období a potom stisknout buton + a všechny dávky se automaticky označí. Buton – automaticky všechny vybrané dávky zase naopak odznačí.

Přehledy účetních zápisů Účetní zápisy Účtování Účetní zápisy Přehled účetních zápisů ze zaúčtovaných, nezaúčtovaných nebo všech účetních položek. Zobrazí se tyto údaje: divize, dávka, druh dokladu, číslo dokladu, pořadí, zaúčtování, účetní období, účet, strana, částka, středisko, činnost, zakázka. Výběr zobrazených položek je možný podle dávky, dokladu nebo účtu Nad účetními doklady lze vytvořit uživatelskou sestavu v generátoru sestav. Hlavní kniha Účtování Hlavní kniha Přehled stavu jednotlivých účtů za zvolené období ve tvaru : divize, účetní období, účet, název účtu, MD, DAL Zvolíte-li období např. 01 až 02, uvidíte stavy účtů v období 01 i v období 02. Nad stavy účtů lze vytvořit uživatelskou sestavu v generátoru sestav. Hlavní kniha obrazovka Účtování Hlavní kniha obrazovka Stav zvolených účtů se objeví na obrazovce i s koncovým stavem účtů za zvolené období. Hlavní kniha - položky

37

DATA Software

Účetnictví

Účtování Hlavní kniha Přehled stavu jednotlivých účtů za zvolené období ve tvaru : divize, účetní období, účet, název účtu, Poč. stav, MD, DAL, Kon. stav Nad stavy účtů lze vyvolat přímo seznam položek, které patří do vybraného stavu. Nad položkou lze vyvolat přímo doklad s položkami. Nad stavy účtů a položkami lze vytvořit uživatelskou sestavu v generátoru sestav, jsou zde funkční i uživatelské tisky. Hlavní kniha – položky (strom) Účtování Hlavní kniha Přehled stavu jednotlivých účtů za zvolené období ve tvaru : divize, účetní období, účet, název účtu, Poč. stav, MD, DAL, Kon. Stav. Tato sestava má stejnou funkci jako předchozí, ale účty jsou zobrazeny ve stromové struktuře. Při zadávání rozsahu účtů a období je také možnost zadat, zda chcete vidět pouze přírustky a nebo roční hodnoty. Vpravo od stromu účtu jsou zobrazeny hodnoty. Pokud kliknete na buton :“Položky“, který je přímo v seznamu účtů, vyvoláte seznam položek, která patří k daném účtu bez ohledu na měsíc. Pokud však kliknete na buton „Pol“ v jednotlivých řádcích stavů účtů vyvoláte přímo seznam položek, které patří do vybraného stavu a měsíce. Seznam položek lze omezit např. pouze na stranu MD a to tak, že nejdříve kliknete ve sloupci na název „MD“ a potom na buton „Pol.MD“ (automaticky se změní z „Pol“ na „Pol MD“). Nad položkou lze vyvolat přímo doklad s položkami. Nad stavy účtů a položkami lze vytvořit uživatelskou sestavu v generátoru sestav, jsou zde funkční i uživatelské tisky. Výsledovka Účtování Výsledovka Obrazovka s údaji divize, účetní období, účet, středisko, činnost, zakázka, účtováno MD, účtováno DAL, slučováno MD, slučováno DAL. Nad stavy účtů lze vytvořit uživatelskou sestavu v generátoru sestav. Přehled stavu účtů Účtování Přehled stavu účtů Přehled stavu účtů po jednotlivých měsících, výběr lze omezit na divizi, účet nebo rok Přehled lze vytisknout klepnutím myši na příkazové tlačítko TISK Přepočet účetních knih Účtování Přepočet účetních knih Přepočítává obratovou předvahu a výsledovku (Přepočet stavů výkazů). Pro přepočtení účetních knih se můžeme rozhodnout na základě chybného výsledku kontroly struktury. Pokud kontrola struktury nenajde chybu, není nutné přepočítávat účetní knihy. ( Systém - Systémová údržba Kontrola struktury) Po několikanásobném odúčtování a zaúčtování dávek je vhodné provést kontrolu struktury.. Dalším důvodem pro přepočet může být rozdílnost hospodářského výsledku v předvaze a výsledovce. Vyplňte období : 00/2001(rok) až 12/2001(rok), přepočet hlavní knihy = přepočet předvahy, přepočet stavů výkazů=přepočet výsledovky. Přepočet hodnot účtů podle nastavených kurzů na jiné měny 1.

Tato funkce je na právo M01 změna měny. V seznamu parametrů musí mít parametr Přepočet měny na jinou měnu podle kurzů Uc1009 hodnotu A.

38

DATA Software

Účetnictví

2.

Nejprve je nutné v číselníku kurzů vyplnit kurz cizí měny

3.

Systém Změna měny Zvolte měnu, na kterou chcete hodnoty přepočítat

4.

Účtování Tisk hlavní kniha Účtování Tisk Výsledovka II – výkazy

5.

Při prohlížení hodnot v cizí měně je zobrazen kód cizí měny

Další možností je vytisknout analytickou evidenci hlavní knihy. Tato sestava je napojena na číselník kurzů měn v aplikaci finance. Využívá se hlavně ke kontrole bankovních účtů a pokladny v cizí měně. V číselníku musí být vyplněn kurz na každý den, kdy byl výpis z bankovního účtu nebo pohyb v pokladně. 3.3.

Výstupy

Účetní sestavy V modulu účetnictví jsou vytvořeny nejvíce používané účetní sestavy.(účetní deník, analytická evidence,předvahy,výsledovky). Dále máte možnost vytvářet si vlastní uživatelské sestavy. Postup při vytváření a tisku sestav najdete v odstavci Tisk obecně, zde najdete u jednotlivých sestav jen odlišnosti od standardního zpracování. Účetní deník Účtování Tisk Účetní deník Seznam účetních zápisů za Vámi zadaný výběr. ( Na konci sestavy jsou součty.) Sestava obsahuje tyto údaje : Divizi, číslo dávky, druh dokladu, pořadí (pořadové číslo účetního zápisu v účetním dokladu),účetní období, účet, částka MD, částka DAL,středisko, činnost, zakázka, datum vystavení, datum zaúčtování. Dialogové okno pro tisk účetního deníku • Zvolte si, podle čeho budete účetní položky pro sestavu vybírat.Chcete-li vybírat podle dávky,klepněte myší na kartu Podle dávky apod.(každá karta představuje jedno dialogové okno s možností dalšího výběru) 1-Podle účtu účet

Od F5

účetní období

Do výběr všech účtů : Od :* Do :* účet můžete vybrat z účetního rozvrhu (řádek zvoleného účtu je v rámečku,myší klepněte na příkazové tlačítko Výběr) F5 Od Do výběr všech úč.období : Od :* Do :*

2-Podle dávky dávka F5

Od Do výběr z číselníku dokladových řad

výběr všech dávek :

Od :*

Do :*

dokladová řada

F5

Od

Do

výběr všech dokl. řad :

Od :*

Do :*

číslo dokladu

F5

Od

Do

Výběr všech dokladů :

Od :*

Do :*

dokladová řada

F5

Od

Do

výběr všech dokl..řad :

Od :*

Do :*

číslo dokladu

F5

Od

Do

Výběr všech dokladů :

Od :*

Do :*

3-Podle dokladu

• Další možnosti tisku: Zvolte, podle čeho má být seznam účetních položek tříděný. Třídění:

1 – Podle data vystavení

39

DATA Software

Účetnictví

2 – Podle účtu 3 – Podle dávky 4 – Podle dokladu Divize

kód divize, 2 místa (výběr z číselníku divizí) jen někteří uživatelé mají povoleno více divizí (je jim přiděleno právo)

F5

Zaúčtované položky

Ano sestava se vytvoří jen ze zaúčtovaných položek Ne sestava se vytvoří z nezaúčtovaných položek Vše(*) sestava se vytvoří ze všech položek

F5

Součet položek

výpočet a tisk součtů za účty, dávky,doklady podle definovaného výběru (při zaškrtnutí výběrového tlačítka Uvést součty za změnu)

• Ostatní analytiky Pokud potřebujete vytisknout seznam položek jen za některá střediska (zakázky, činnosti), klikněte myší na výběrové tlačítko (prázdný čtvereček pod ostatními analytikami). Potom zadejte rozsah pro analytiky. Od

Do

výběr všech středisek :

Od :*

středisko

F5

činnost F5

Od

Do

Výběr všech činností :

Od :*

Do :*

zakázka F5

Od

Do

Výběr všech zakázek :

Od :*

Do :*

Do :*

Analytická evidence Účtování Tisk Analytická evidence hlavníknihy Seznam účetních položek za Vámi definovaný výběr ve tvaru: Doklad, číslo dokladu, pořadí, dávka, divize, účetní období, účet, částka MD, částka DAL, středisko, činnost, zakázka, DPH, poznámka. Dialogové okno pro tisk analytické evidence • Možnosti výběru Podle účtu Podle dávky Podle dokladu Podle dávky + účtu Podle účtu + řady dokladu Divize: Účet: Účetní období: Den:

00/2004(rok) až 12/2004 1 až 31 (jen při tisku naležato do Excelu)

Částka:

sestavu lze omezit rozsahem částek

• Další možnosti tisku: Rozlišení účtu: Ident1 F5 výběr z číselníku identifikací 1 Ident2 F5 výběr z číselníku identifikací 2 Název výběr podle názvu Zaúčtované položky Ano,Ne,* Ostatní analytiky Třídění 1-Podle účtu 2-Podle střediska 3-Podle činnosti

40

DATA Software

Účetnictví

4-Podle zakázky 5-Podle účtu+měsíce 6-Podle finančního. dokladu Uvést poč. stavy účtu myší klikněte na výběrové tlačítko Uvést součet za doklad myší klikněte na výběrové tlačítko Uvést součet za syntetiku myší klikněte na výběrové tlačítko Uvést součet za řadu dokladu myší klikněte na výběrové tlačítko ( lze vybrat buď součet za doklad nebo součet za řadu dokladu, obojí není možné) Tisk grafický naležato tato sestava obsahuje navíc Id firmy, název firmy, poznámku

Hlavní kniha Účtování Tisk Hlavní kniha Sestava, kde se za zvolený rozsah účtů vytiskne počáteční stav účtů na začátku roku,počáteční stav účtů na začátku měsíce,stav účtů na MD a D za účetní měsíc a konečný stav účtů na konci účetního období. Dialogové okno pro tisk hlavní knihy Možnosti výběru Divize: Účet: Účetní období: Rozlišení účtu:

00/2004(rok) až 12/2004 Ident1 F5 výběr z číselníku identifikací 1 Ident2 F5 výběr z číselníku identifikací 2 Název výběr podle názvu Druh účtu podle výkazu rozvahový ®, výsledkový(V), vnitropodnikový (N), podrozvahový (P) podle třídy aktivní (A), pasivní (P), Rozvážný ®, Nákladový (N), Výnosový (V) Typ účtu : analytické sestava se vytiskne za všechny účty syntetické sestava se vytiskne jen za syntetické účty třídy sestava se vytiskne za jednotlivé třídy účtů Třídění 1-Podle účtu 2-Podle identifikace Další možnosti tisku – myší zaškrtněte odpovídající výběrové tlačítko Zůstatek jako rozdíl MD –DAL konečný stav účtu se počítá vždy jako MD-D. Zaškrtnete-li toto vývěrové tlačítko, objeví se další možnosti: Počáteční stav měsíce tiskne se také počáteční stav aktuálního měsíce Tisk součtu skupin skupina je první a první dvě čísla účtu (př. 3,31,32,33 …) Název účtu úplný (název na 60 znaků) zkrácený od pozice – (př. 20 – zobrazí se prvních 20 znaků názvu účtu) zkrácená od znaku Nezaškrtnete-li toto tlačítko, konečný stav účtu je ve dvou částkách MD, DAL, zůstatek se objeví buď podle nastavení účetního rozvrhu (parametr zůstatek podle účetního rozvrhu) nebo podle kladné hodnoty v jednom sloupci, dále máte tyto možnosti: Tisk na jeden řádek pokud nezaškrtnete toto políčko, textová sestava se rozpadá do dvou řádků Tisk součtu skupin součty za první dvě čísla účtu (př. 01,02, …) Zůstatek podle účetního rozvrhu konečný zůstatek se vytiskne podle strany, která je zadaná pro zůstatek v účetním rozvrhu Tisk ve zjednodušené formě :

hlavní kniha se vytiskne jako součet obratů vybraných účtů na MD, součet na D a rozdíl MD – DAL pro všechna vybraná účetní období

Větší mezery mezi řádky v graf. tisku.: při grafickém tisku jsou mezi řádky větší mezery z důvodu lepší čitelnosti

Hlavní knihu lze vyexportovat v textovém tvaru : Ostatní Exporty Export účetní knihy

41

DATA Software

Účetnictví

tato funkce umožňuje vyexportovat hlavní knihu do textového souboru, současně je možnost provést kompresi vyexportovaného souboru a soubor hned odeslat mailem. Vyplňte : Divizi pro export Cestu k exportu Název souboru exportu Provést kompresi souboru Poslat mailem Výstupní zařízení

číslo divize nechte implicitní hodnotu (MgCestaExport) soubor musí mít příponu txt u vyexportovaného souboru bude provedena komprese ( zmenší se jeho velikost) otevře se dialog pro odesílání pošty, vyplníte adresáta a soubory se odešlou na zvolené zařízní se vytiskne sestava Export účetních stavů.

Při exportu vznikne textový soubor. Hlavní kniha analytik Účtování Tisk Hlavní kniha analytik Je to hlavní kniha,kterou lze tisknout za střediska,činnosti a zakázky Sestava končí závěrečnou tabulkou součtů nákladů, výnosů a jejich rozdílem. Dialogové okno pro tisk hlavní knihy analytik Možnosti výběru Divize: Účet: Účetní období: Rozlišení účtu:

00/2001(rok) až 15/2001 Ident1 F5 výběr z číselníku identifikací 1 Ident2 F5 výběr z číselníku identifikací 2 Název výběr podle názvu !!!Pokud nechcete vybírat účetní položky podle názvu nebo identifikací, musí být v těchto polích * !!! Typ účtu : analytické sestava se vytiskne za všechny účty syntetické sestava se vytiskne jen za syntetické účty třídy sestava se vytiskne za jednotlivé třídy účtů Druh pohybu na středisko : Základní jen za základní střediska Slučovací jen za slučovací střediska Základní + slučovací za základní i slučovací střediska Poměrová za poměrová střediska Základní + poměrová za základní a poměrová střediska Další výběr

42

DATA Software za podnik za analytiky

za účty

Účetnictví

předvaha za celý podnik, nebo za výběr středisek a zakázek ( každý účet je v sestavě jen jednou) můžete zvolit rozsah sestavy za střediska,činnosti a zakázky záleží na zadaném pořadí : PŘ. 1.středisko,2.činnost sestava bude členěna : středisko1 činnost1 účet1 účet2 činnost2 účet1 účet2 činnost3 účet1 účet2 středisko2 činnost1 účet1 účet2 činnost2 účet1 účet2 činnost3 účet1 účet2 1.zakázka,2.středisko zakázka1 středisko1 účet1 účet2 středisko2 účet1 účet2 středisko3 účet1 účet2 zakázka2 středisko1 účet1 účet2 středisko2 účet1 účet2 středisko3 účet1 účet2 sestava bude členěna takto : 1.středisko,2.činnost účet1 středisko1 středisko2 účet2

středisko1 středisko2

F5 činnost1 činnost2 činnost1 činnost2 činnost1 činnost2 činnost1 činnost2

Další možnosti tisku : stejné jako u hlavní knihy Hlavní kniha Účtování Hlavní kniha - položky Přehled hlavní knihy, který obsahuje i počáteční a konečný stav daného měsíce. Používá se pro tisk přehledu účtu, kde se vytiskne počáteční stav účtu za měsíc, obraty za měsíc a konečný stav účtu za měsíc. V řádcích jsou jednotlivé měsíce. Dále je možno se podívat i na účetní položky, ze kterých se skládá aktuální řádek ( příkazové tlačítko Položky). V seznamu účetních položek se přes příkazové tlačítko Doklad dostanete i na konkrétní účetní doklad. Dialogové okno pro výběr hlavní knihy Možnosti výběru Divize: Účet: Účetní období: 00/2004(rok) až 12/2004 Typ účtu: analytické, syntetické, třídy

43

DATA Software

Účetnictví

Vybrat jen účty s obraty: zobrazí se jen ty měsíce, ve kterých bylo účtováno Výsledovka Účtování Tisk Výsledovka Tisk stavu účtů ve tvaru : Účet, strana, název účtu, Plán – měsíc, rok, Skutečnost – měsíc,rok, % plnění. Na konci sestavy je tabulka nákladů, výnosů a zisku za Vámi zvolený výběr účtů. Možnosti výběru Divize: Účet: Účetní období: Rozlišení účtu:

00/2004(rok) až 12/2004 Ident1 F5 výběr z číselníku identifikací 1 Ident2 F5 výběr z číselníku identifikací 2 Název výběr podle názvu Typ účtu : analytické sestava se vytiskne za všechny účty syntetické sestava se vytiskne jen za syntetické účty třídy sestava se vytiskne za jednotlivé třídy účtů Rozsah na plnění plánu: sestava se vytiskne za účty, jejichž plnění plánu je v rozsahu např. od 20% do 50% Druh pohybu na středisko : Základní jen za základní střediska Slučovací jen za slučovací střediska Základní + slučovací za základní i slučovací střediska Poměrová za poměrová střediska Základní + poměrová za základní a poměrová střediska Omezení podle typu účtu

Omezení platnosti zakázek Třídění

Všechny Rozvahový Výsledkový Vnitropodnikový Podrozvahový Všechny Uzavřené Neuzavřené

1-Podle účtu 2-Podle identifikace 3-Podle druhu + účtu (druh třídy účtu – třída je nastavena v účetním rozvrhu u každého účtu) (lze za sebou vytisknout všechny nákladové účty 5,8, a potom výsledkové účty 6,9) Navíc se ještě tiskne zisk (rozdíl řádku řádků druhu N a řádků druhu V)

Další výběr : Za podnik Za analytiky

výsledovka za celý podnik nebo Vámi definovaný rozsah středisek, činností a zakázek výsledovka za jednotlivá střediska, činnosti, zakázky. Třídění lze ovlivnit číslem před analytikou ( Př. výsledovka podle středisek, v rámci střediska zakázky – u střediska bude 1, u zakázky bude 2). Požadavky na sestavu Zůstatek podle účetního rozvrhu Závěrečná tabulka sestavy na konci sestavy (za podnik) a po každé vybrané analytice ( např. středisku) je rekapitulace nákladů a výnosů a zisk jak za zvolený měsíc, tak za celý rok Závěrečný součet poslední řádek sestavy je součet účtů v jednotlivých sloupcích Chcete-li při tisku změnit znaménka ve výsledovce ( výnosy – kladná hodnota, náklady – záporná hodnota), musíte nastavit parametr Uc1202. Hodnoty se vybírají klávesou F5. Výsledovka II – výkazy Účtování Výsledovka II – výkazy Možnosti výběru Možnosti výběru a další výběr je stejný jako u výsledovky.

44

DATA Software

Účetnictví

Ve variantách 1,2 a 4 se ve sloupcích tiskne tolik měsíců, kolik je zadáno v účetním období Od Do, nejvýše však 13. Tuto sestavu tak lze využít i pro rozvahové účty. (Zvolíte období 00/rok až 12/rok – tak se vytisknou i počáteční stavy) Tato sestava umožňuje tisk více roků najednou. Je-li vybraných účetních období více než 13, automaticky se další období objeví na nové stránce. (Př. Lze zvolit období od 11/2002 do 03/2004) Všechny varianty lze tisknout i v Excelu, potom se v dialogu objeví zaškrtávací políčko Při výstupu do Excelu použít u součtů vzorce. Po zaškrtnutí tohoto políčka se nahradí součtové řádky vzorci pro Excel Po nastavení přepočtu měn lze tisknout Výsledovku II i v cizí měně. U částek je možný zapnout oddělovač tisíců Varianta plánu a skutečnosti: 1. Skutečnost po měsících

ve sloupcích sestavy jsou měsíce, v řádcích hodnoty účtu (výkazu) za měsíc

2. Plán po měsících

stejná sestava jako skutečnost, v řádcích jsou hodnoty plánu

3. Plán a skutečnost

v řádcích sestavy jsou účty (výkazy) a ve sloupcích je skutečnost, plán, rozdíl mezi plánem a skutečností, % plnění plánu za měsíc a v dalších sloupcích jsou tytéž údaje za celý rok

4. Skutečnost po analytice ( osa x) ve sloupcích sestavy je vybraná analytika ( středisko, zakázka činnost), v řádcích hodnoty účtu (výkazu) za vybranou analytiku 5. Plán po analytice ( osa x)

stejná sestava jako skutečnost, v řádcích jsou hodnoty plánu za vybranou analytiku

6. Plán a skutečnost po měsících

v řádcích sestavy jsou účty (výkazy) a ve sloupcích se tiskne nahoře kurzívou plán a dole skutečnost

7. Skutečnost po analytice ( osa y) v řádcích sestavy je vybraná analytika ( středisko, zakázka, činnost), ve sloupcích hodnoty účtu za vybranou analytiku 8. Plán po analytice ( osa y)

v řádcích sestavy je vybraná analytika ( středisko, zakázka, činnost), ve sloupcích hodnoty plánu za vybranou analytiku

9. Plán a skut.+skut.min. roku

v řádcích sestavy jsou účty (řádky výkazů), ve sloupcích skutečnost, plán běžného roku a také skutečnost a plán minulého roku za vybranou analytiku.

10. Skut. po analytice (měsíc+rok) v řádcích sestavy jsou účty (řádky výkazů), ve sloupcích je vybraná analytika (středisko, činnost, zakázka). Tyto sloupce jsou uvedené 2x. Jednou jsou hodnoty za měsíc a podruhé za rok. 11. Skut. po měsíci; řádek po analytice v řádcích sestavy je kombinace účtů (řádky výkazů) + zvolených analytik (středisko, činnost, zakázka), ve sloupcích jsou skutečné hodnoty podle měsíců. 12. Plán po měsíci; řádek po analytice stejná sestava jako předchozí varianta, avšak hodnoty jsou plánované. 13. Skut. a plán po měsíci; řádek po analytice v řádcích sestavy je kombinace účtu (výkazu) + analytik (střediska, činnost, zakázka) a ve sloupcích je skutečnost, plán, rozdíl mezi plánem a skutečností, % plnění plánu za měsíc a v dalších sloupcích jsou tytéž údaje za celý rok

45

DATA Software

Účetnictví

Varianty 4,5,7,8,11,12,13 lze tisknout pouze za podnik. U variant 1,2,6,11,12 je možné i zatrhnout volbu „Hodnoty k datu“. Po zvolení této varianty jsou hodnoty v jednotlivých měsících roční (od začátku roku, včetně poč. stavu ke konci daného měsíce). Výpočet z položek: Pokud ještě nejsou všechny doklady zaúčtované, výsledovka se vypočte i z nezaúčtovaných položek. Výpočet podle výkazu: Chcete-li mít ve výsledovce jiné pořadí účtů nebo ji tisknout jen za některé účty, můžete si sami nadefinovat řádky sestavy se svými názvy řádků a účty. Viz Vytvoření vlastních výkazů Potom zatrhnete myší tlačítko výpočet podle výkazu a sestava se vytiskne ve Vámi zvoleném tvaru. Zůstatek podle účtového rozvrhu: Pokud zvolíte tento parametr, rozdíl stran se počítá podle nastaveného zůstatku účtu v účetním rozvrhu (D=D-MD, M=MD-D).ovlivňujete tak znaménka jednotlivých hodnot. Pokud tento parametr nezvolíte, rozdíl se počítá vždy jako MD-D. Započítat plán od: Pokud zvolíte tento parametr, objeví se pole, kde můžete zadat měsíc od kterého se má do plánovaných hodnot zahrnovat plán. Do předchozích měsíců automaticky zahrne do plánovaných hodnot skutečnost. (tzv. zpřesňování plánu). Plán řada: Pokud máte více variant plánu, zde můžete zadat, kterou variantu plánu použijete do sestavy.. Buton Kontrol:

Po spuštění tohoto butonu se provede kontrola, zda jsou všechny účty nadefinovány (které jsou v rozsahu výběru) v definici zvoleného výkazu. Kontrola se provádí podle skutečnosti v hlavní knize.

Buton Výkaz: Po spuštění tohoto butonu se provede automaticky přesun do definice daného výkazu (viz výkazy).

Zaškrtněte myší políčko Výpočet podle výkazu (ano/ne) Vyplňte : Vlastník Def. řádku Řádek výkazu od do Vynechat prázdné řádky Tisk jen 1. řádku

Výběr klávesou F5 z oblasti výkazů Výběr klávesou F5 kódu vytvořeného výkazu Výběr klávesou F5 z definice řádků vybraného výkazu Řádky výkazu, jejichž hodnota je nulová, se v sestavě nevytisknou Slouží ke kontrole složitějších výpočtů ve výkazu (např. výpočet režie)

Tisk jen součtů (R)

Vytisknou se pouze součtové řádky

Chcete-li při tisku změnit znaménka ve výsledovce ( výnosy – kladná hodnota, náklady – záporná hodnota), musíte nastavit parametr Uc1202. Hodnoty se vybírají klávesou F5.

46

DATA Software

Účetnictví

Výsledovka II – výkazy rozpis Účtování Výsledovka II – výkazy rozpis Tato sestava slouží pro kontrolu předchozí sestavy. Zobrazuje podrobněji účetní položky, ze kterých se tvoří předchozí sestava ( číslo dokladu, pořadí, číslo dávky, středisko, činnost a zakázku u jednotlivých účetních zápisů) Souvztažnosti účtů Účtování Tisk Souvztažnosti účtů Sestava Vám umožňuje najít účty proti kterým byl zaúčtovaný konkrétní účet. Hledat můžete podle účtu, dávky, dokladové řady, čísla dokladu, u položkové sestavy i podle účtované částky. Rozsah pro MD a DAL Divize: Účet: Účetní měsíc: 00 až 15/rok Dávka od do Dokl. řada od do Čís. dokl. od do Částka od do Zaúčtované položky Ano,Ne,* Rozsah pro Má dáti Účet Po zaškrtnutí políčka ostatní analytiky : Středisko Činnost Zakázka Rozsah pro Dal Účet Po zaškrtnutí políčka ostatní analytiky : Středisko Činnost Zakázka Třídění můžete zvolit podle strany MD nebo podle strany DAL Varianty : 1. Položky 2. Stavy (položky)

vytiskne se účet MD ,účet DAL ,účetní období, účtovaná částka a název účtu D vytiskne se účet MD středisko, činnost, zakázka, účet DAL, středisko, činnost, zakázka , účetní období, účtovaná částka, poznámka, divize, dávka, dokladová řada, číslo dokladu, pořadí. Hledané „protiúčty“ se sčítají po analytických účtech

3. Stavy ( účty + střed.) sestava je stejná jako varianta Položky, ale obsahuje navíc číslo střediska 4. Stavy (účty + střediska + činnosti) sestava je stejná jako varianta Položky, ale obsahuje navíc číslo střediska a činnosti 5. Stavy (účty + střediska + činnosti + zakázky) sestava je stejná jako varianta Položky, ale obsahuje navíc číslo střediska, činnosti a zakázky Aby tato sestava byla přesná, musí se dodržet při vytváření souvztažností kombinace 1:N nebo 0:2. Jestliže se při vytváření sestavy zjistí, že byla porušena tato zásada, tvorba sestavy se automaticky předčasně ukončí. Pro kontrolu všech souvztažností byla přidána funkce Kontrola všech souvztažností, která umí některé souvztažnosti automaticky opravit (Systém Kontrola souvztažnosti) V Práci s dávkou , u jednotlivých obratů dokladu je přidáno pole Souvztažnost. Toto pole lze opravovat i po zaúčtování dávky. Položky, které patří z hlediska souvztažnosti k sobě, mají v poli Souvztažnost stejné číslo Není-li pole Souvztažnost vyplněné, automaticky se doplní při kontrole dávky.

47

DATA Software

Účetnictví

Pokud je v parametrech účetnictví nastaven parametr Uc1023 na hodnotu Ano, probíhá při kontrole dávky i kontrola souvztažností Předběžná hlavní kniha Účtování Tisk Předběžná hlavní předvaha Sestava se používá pro předběžné zobrazení předvahy, když ještě všechny účetní položky za dané období nejsou zaúčtované. Možnosti výběru Podle účtu Podle dávky Podle dokladu Zaúčtované položky Ano,Ne,* (vše) Ostatní analytiky Další výběr stejný jako u obratové předvahy Předběžná hlavní kniha analytik Účtování Tisk Předběžná hl. kniha analytik Stejná sestava jako hlavní kniha analytik, ale lze ji vytisknout i z ještě nezaúčtovaných účetních položek. Výběr položek pro sestavu je stejný jako u předběžné obratové předvahy , další výběr je popsán u obratové předvahy analytik. Předběžná hlavní kniha ze všech položek Účtování Tisk Předběžná hl. kniha všech pol. Sestava se zpracovává se zaúčtovaných i nezaúčtovaných položek. Rozsah sestavy lze omezit střediskem. Dialog pro zadání sestavy je jednodušší než u předchozích dvou sestav. Výběr se nemusí zadávat dvakrát. Sestava vypadá stejně jako Hlavní kniha. Generátor sestav Pomocí generátoru sestav lze vytvářet vlastní uživatelské sestavy. Generátor sestav najdete v těchto funkcích : Účtování – Účetní zápisy Účtování –Hlavní kniha Účtování –Výsledovka Účtování –Účetní zápisy Číselníky –Účtový rozvrh Generátor sestav vyvoláte stiskem kláves CTRL+G nebo ikonou semaforu v horní liště. Návod, jak postupovat při tvorbě vlastní sestavy naleznete ve zvláštní příručce. Tisk Klepnete-li na příkazové tlačítko Tisk, objeví se dialogové okno pro tisk. PRO TISK A PROHLÍŽENÍ VŠECH SESTAV JE SPOLEČNÁ VOLBA VÝSTUPNÍHO ZAŘÍZENÍ : • Výstupní zařízení F5

volba výstupního zařízení

Obrazovka 1. Klepněte na příkazové tlačítko OK 2. Sestava se objeví na obrazovce

48

DATA Software

Účetnictví

Grafický náhled 1. Klepněte na příkazové tlačítko OK 2. Sestava se objeví na obrazovce v grafickém tvaru Tisk na tiskárnu : 1. Klepněte na příkazové tlačítko OK 2. Sestava se vytiskne na tiskárně Grafický tisk : 1. Klepněte na příkazové tlačítko OK 2. Sestava se vytiskne na tiskárně (obsahuje LOGO firmy ,rámečky...) Excel 1. Klepněte na příkazové tlačítko OK 2. .Otevře se okno Archív souborů : Exportní soubory 3. Nabídne se název souboru, který můžete přepsat 4. V poli popis můžete popsat, o jakou sestavu jde 5. Klepněte na příkazové tlačítko Výběr 6. Otevře se Excel a zobrazí se list s názvem sestavy. Tisk do souboru : 1. Klepněte na příkazové tlačítko OK 2.Otevře se okno Archív výstupů :Sestavy 3. Nabídne se název souboru, který můžete přepsat 4. V poli popis můžete popsat, o jakou sestavu jde 4. Klepněte na příkazové tlačítko Výběr 5. Sestava se objeví v okně textového editoru

Archiv

Chcete-li stejnou sestavu vidět nebo vytisknout ještě jednou, nemusíte ji znova vytvářet. 1. Klepněte na příkazové tlačítko Archiv v dialogovém okně pro tisk

49

DATA Software

Účetnictví

2. Myší nebo šipkami si vybereme sestavu, do které se chcete podívat 3. Klepněte na příkazové tlačítko Otevři 4.Prohlížení a tisk souboru Tisk na obrazovku : 1. Klepněte na příkazové tlačítko OK 2. Sestava se objeví v okně textového editoru 3. Prohlížení a tisk souboru Sestava se nikde neuchovává. Chcete-li si ji znova prohlédnout, je nutné opět klepnout na příkazové tlačítko OK

4. Výkaznictví Tato oblast modulu umožňuje definovat, zobrazit a tisknout nejrůznější výkazy a přehledy. Výkazy jsou řešeny obecně s možností jejich úpravy uživatelem. Základní výkazy (tj. Výkaz zisků a ztrát a rozvaha v plném i zkráceném rozsahu) jsou již nadefinovány. 4.1.

Kontrola, oprava a definování účetních výkazů

1.

Výkazy Nastavení výkazů

2.

Objeví se okno Oblast výkazů Zvolte oblast Uc (Účetnictví) Řádek ,který chcete vybrat, je tučně ohraničen. Stiskněte klávesu ENTER nebo klepněte myší na příkazové tlačítko VÝBĚR. Objeví se okno Seznam výkazů Definice každého výkazu se skládá z definice: řádků pro každý řádek výkazů se určí, který účet nebo jiný řádek má řádek výkazu obsahovat sloupce definuje počet a obsah sloupců výkazu hlavní určuje období (nebo divizi), za které potřebujete výkaz vypočítat Definici řádku nebo sloupce jednoho výkazu lze použít i v jiných výkazech. Výkaz zisků a ztrát má kód dotazu VZZ. Rozvaha má kód dotazu ROZ.

Kontrola, oprava a tisk rozvahy Kurzor přesuňte na řádek s výkazem,který chcete kontrolovat. V našem případě ROZ. Řádek týkající se rozvahy v okně Seznam výkazů má tyto hodnoty : Vl Uc 3.

Poř

Kód výkazu

Def. hlavní

Def. řádek

Def. sloup.

Název výk.

ROZ00

OB99

ROZ1

PRED1

Rozvaha

Klepněte na příkazové tlačítko ŘÁDKY nebo stiskněte klávesy ALT + R

50

DATA Software

Účetnictví

Zde můžete zkontrolovat jednotlivé řádky výkazu. Řádek dotazu(podřádek) : číslo řádku oficiálního výkazu Typ dotazu : řádek/sloupec do řádku (sloupce)výkazu se přičítají předchozí nebo následující řádky (od řádku (sloupce) do řádku(sloupce)) účet do řádku výkazu se přičítá účet O.(typ operace) + řádek se přičítá řádek se odečítá N řádek se používá k nastavení funkcí 4.

5.

Klepněte na příkazové tlačítko SLOUPCE nebo stiskněte klávesy ALT +S Pro rozvahu stačí nadefinovat jeden sloupec. Hodnoty tohoto sloupce : Řádek dotazu : 001 001 (podřádek) Typ dotazu : P.typ připojení Dotaz od : HLu ze které účetní sestavy se vybírají hodnoty pro výkaz (Hlavní kniha) O.: + Klepněte na příkazové tlačítko HLAVNÍ nebo stiskněte klávesy ALT +H V této obrazovce musí být nadefinován jeden řádek pro každé období, za které chci výkaz zpracovávat. Příklad hlavní definice pro rozvahu na celý rok 2004

Řádek dotazu 00 1 01 1 02 1 … … 12 1 6.

Typ dotazu O účetní období O účetní období O účetní období

Dotaz od 00/2004 01/2004 02/2004

Dotaz do 00/2004 01/2004 02/2004

O + + +

Název Poč. stav 2004 Leden 2004 Únor 2004

O účetní období

12/2004

12/2004

+

Prosinec 2004

Klepněte na příkazové tlačítko OSTATNÍ nebo stiskněte klávesy ALT +O Objeví se okno Ostatní parametry výkazu Zde mají být vyplněny pouze tyto údaje : Operace sloupce 3 +12 v nastavení hodnoty dotazu má být vyplněno : Dotaz na řádky : PoUcR1 Nastavení automatiky tisku v tisících: zde máte možnost zapnout automatický tisk v jednotkách a nebo v tisících (není závislý na nastavení v listech) a při tisku se objeví dialog pro tisk v jednotkách a nebo tisících.

7.

Pokud chcete použít funkci pro automatické zaokrouhlování výkazů na tisíce, klikněte na příkazové tlačítko ZOKROUHLENÍ. Objeví se okno „Parametry pro zokrouhlení“, zde mají být vyplněny tyto údaje: Řádek výkazu pro kontrolu zaokrouhlení: zde se uvádí řádek, na který má kontrolovat rozdíl, který vznikne automaticky ze zaokrouhlení, pro Výkaz zisků a ztrát zde uveďte číslo řádku 60 (Výsledek hospodaření) pro Rozvahu řádek 84 (Výsledek hospodaření). V tomto poli je funkční výběr z řádku definic. Sloupec výkazu pro kontrolu zaokrouhlení: zde pro výkaz VZZ uveďte číslo 1 a pro ROZ číslo 3 Zapnout on-line dotaz: zde doporučujeme zapnout tuto funkci. Pří výpočtu výkazu se automaticky zeptá, kde má umístit vzniklý rozdíl. Objeví se nové okno, kde zadáte číslo řádku, kam se má promítnout vzniklý rozdíl (např. u VZZ řádek „1 Tržby“ a u ROZ řádek „49 Pohledávky“) a jakou operaci má použít s rozdílem (+ nebo ,-). Další pole v tomto okně při zapnutém on-line dotazy nejsou přístupné. Po výpočtu se však v těchto polí objeví vzniklý rozdíl. Pokud však je vypnutá funkce „Zapnout online dotaz“ máte možnost si ručně v 1. variantě nastavit, kde má umístit vzniklý rozdíl. Pokud je rozdíl větší než 1, budou přístupné i 2. a 3. varianta při zapnutém online dotazu, kde je možné vzniklý rozdíl rozmělnit mezi více řádky.

51

DATA Software 8.

Účetnictví

Klepněte na příkazové tlačítko ZPRACUJ nebo stiskněte klávesy ALT +Z Objeví se okno Zpracování výkazu : Neobsahuje-li toto okno žádné řádky ( to je při prvním zpracování výkazu), klepněte na příkazové tlačítko NASTAV. Řádky se vygenerují podle hlavní definice. Kurzor musí být na řádku s obdobím, za které chcete výkaz zpracovat. Před zpracováním každého měsíce je nutné zkontrolovat, jestli nebyly do účtového rozvrhu zadány účty, které výkaz neobsahuje. To se zkontroluje klepnutím na příkazové tlačítko KONTROL nebo stiskněte klávesy ALT +K Nastavené hodnoty v těchto oknech neměňte ! Objeví se okno Kontrola výkazu : Objeví se okno Nastavení kontroly řádků :

9.

Klepněte na příkazové tlačítko OK Klepněte na příkazové tlačítko ZPĚT

Po kontrole se objeví okno Seznam výskytů účtů v dotazu : v poli Upozornění text začíná slovem : upozornění to není chyba chyba v poli výskyty uvidíte počet výskytu účtu v definici řádku , v poli Úč hodnota Ano znamená , že na účet je a účtováno, Ne není účtováno Pokud má být účet uveden ve výkazu a v poli Upozornění u tohoto účtu je chyba :účet není uveden v dotazu,musí se přidat do definice řádku. Klepněte na příkazové tlačítko ZPRACUJ nebo stiskněte klávesy ALT +Z → vypočítají se hodnoty výkazu Objeví se okno Probíhá zpracování výkazů. Po ukončení zpracování se klepnutím na příkazové tlačítko ZPĚT dostanete opět do okna Zpracování výkazů. Klepnete-li na příkazové tlačítko ZPRACUJR, vypočítají se hodnoty výkazů po jednotlivých analytických účtech. Klepnete-li na příkazové tlačítko ZPRACUJT, vypočítají se hodnoty výkazů s automatickým zaokrouhlením na tisíce (viz výše nastavení ZAOKROUHLENÍ). Při výpočtu se objeví okno (zapnutá funkce „Online dotaz“ v Zaokrouhlení), kde zadáte do 1 .varianty číslo řádku pro vzniklý rozdíl a operaci (+,-). Po skončení výpočtu se objeví dialogové okno, která Vás bude informovat, zda zaokrouhlení bylo úspěšné (musí být nula). Pokud není nula, klikněte znovu na tlačítko „ZpracujT“ a opakujte znovu celý proces s tím rozdílem, že např. změníte znaménko operace. Pokud bude rozdíl větší hodnoty než 1, máte možnost při opakování výpočtu rozmělnit částky do více řádků. Částku rozdílu ručně rozhodíte do více řádků (1,2 a 3. varianta).

10. Klepněte na příkazové tlačítko HODNOTY nebo stiskněte klávesy ALT +H → v dalším okně vidíte vypočtené hodnoty výkazu Klepnete-li na příkazové tlačítko HODNOTYR ( objeví se jedině tehdy, když jste předtím vypočítali hodnoty tlačítkem ZpracujR),uvidíte v v řádcích výkazu hodnoty analytických účtů. Tento pohled se využívá při hledání chyb ve výkazech.. 11. Klepněte na příkazové tlačítko LISTY nebo stiskněte klávesy ALT +L Objeví se okno Listy výkazu : Kód listu =x znamená x-tou stranu tiskové sestavy U předvahy musí být listy vyplněné tímto způsobem : Typ Vámi zvolený název listu Blok název hlavní definice rozvahy Sloupec název definice sloupce Řádek název definice řádku Výstup počet sloupců a řádků na listu Od Do Od – první číslo řádku (sloupce) na stránce Do - poslední číslo řádku (sloupce) na straně Kód listu 1

Typ

Blok

ROZ01

OB99

Od Do Sloupec

Od

Do

Řádek

Od

Do

PRED1

001

001

ROZ1

1

27

52

Výstup Sl Řád 1 1

DATA Software 2 3 4

ROZ02 ROZ03 ROZ04

Účetnictví OB99 OB99 OB99

PRED1 PRED1 PRED1

001 001 001

001 001 001

ROZ1 ROZ1 ROZ1

28 61 91

60 90 110

1 1 1

1 1 1

V dolní části obrazovky si můžete zvolit, jak bude výstup vypadat. Maska hodnot by měla být N10.2, klepnutím myší na výběrové pole si zvolíte, jestli chcete tisknout hodnoty v tisících apod. Pokud chcete tisknout výkaz v tisících, nesmíte zapomenout ještě změnit masku (např. N10Z) Dále si můžete zvolit, že výkaz nebude obsahovat kontrolní součty nebo že se řádky, které mají hodnotu nula, vůbec nevytisknou. 12. Chcete-li výkaz vytisknout, klepněte na příkazové tlačítko TISK. nebo stiskněte klávesy ALT +T,zvolte výstupní zařízení a klepněte na příkazové tlačítko OK: V okně dialogu tisku máte možnost vyplnit variantu tisku hodnot v tisících. Při volbě této možnost nebere ohled na nastavení v listech výkazů. Možnost této volby je podmíněna zapnutím v příkazovém tlačítku „OSTATNÍ“ (viz výše). V okně Nastavení výkazů lze vyplnit údaje, které je potřeba tisknout v hlavičce výkazu. Po vyplnění údajů klepněte na příkazové tlačítko OK. 13. Pokud chcete vytisknout jednotlivé řádky výkazu i s hodnotami účtů, ze kterých se výsledné číslo skládá, klikněte myší na příkazové tlačítko ZPRACUJ R. Po výpočtu klikněte na příkazové tlačítko HODNOTY R, uvidíte kromě výsledných hodnot za celý řádek i hodnoty a čísla účtů, ze kterých se skládá výsledná hodnota. Pro vytištění výkazu použijte příkazové tlačítko TISK R. Při tisku do Excelu máte možnost zatrhnout Při výstupu do Excelu použít u součtů vzorce , potom jsou všechny součty nahrazeny vzorci. Kontrola,oprava a tisk výkazu zisku a ztrát Postup při kontrole a zpracování výsledovky je stejný jako u rozvahy. Definice řádku obsahuje v typu dotazu jen účty a řádky. Definice sloupce je pro výsledovku stejná jako pro rozvahu (PRED1). Hlavní definice je také stejná jako u rozvahy (OB99).Obsahuje 13 řádků, 0 až 12 období. Po klepnutí na příkazové tlačítko OSTATNÍ musí být v okně Ostatní parametry výkazu v nastavení hodnoty dotazu v údaji Dotaz na řádky vyplněno PoUcV1. Postup práce při zpracování výkazu, kontrole a tisku je stejný jako u rozvahy. 4.2.

Vytvoření vlastních výkazů

Tyto funkce jsou určeny pokročilejším uživatelům. Při vytváření vlastního výkazu musíte vytvořit:

definici řádku nového výkazu definici sloupce nového výkazu hlavní definici nového výkazu definici tisku nového výkazu (příkazové tlačítko LISTY)

Princip zadávání dotazu je pro všechny tři definice stejný, ale každý nový výkaz musí mít definici řádku, sloupce i hlavní definici. Přitom lze využít již vytvořených definic. Při výpočtu výkazu se zpracovává nejprve definice řádku, potom sloupce a nakonec hlavní definice. Vytvoření nového výkazu 1.


2.

Vyberte si oblast výkazů (účetnictví,výkaznictví) objeví se okno Seznam výkazů

3.

Stiskněte klávesu F4 vytvoří se nový řádek

4.

V poli Poř. Zadejte zkratku výkazu, podle které jsou výkazy v seznamu tříděny v poli Kód výkazu si zvolte kód výkazu

53

DATA Software

Účetnictví

do pole Definice hlavní (řádek, sloupec) buď zadáte kód již dříve vytvořené hlavní definice (řádku,sloupce) nebo klepnete na příkazové tlačítko HLAVNÍ, zadáte kód a název dotazu a klepnete myší na příkazové tlačítko ZPĚT 5.

Dále pokračujte vyplňováním řádků jednotlivých definic

viz. Vytvoření nového řádku definice od bodu 6

Vytvoření nového řádku definice 6.


7.


8.

Klepněte na příkazové tlačítko ŘÁDKY (nebo SLOUPCE nebo HLAVNÍ) výkazu Objeví se okno Definice dotazu

4.

Stiskněte klávesy CTRL + M

5.


6.

V poli Řádek dotazu zadejte číslo řádku, stiskněte tabulátor a zadejte číslo podřádku (např. 001 TAB 001) Doporučujeme čísla řádku zadávat ve tvaru 001,002 apod. kvůli třídění. V poli Typ dotazu vyberte F5 z číselníku druhů dotazů typ dotazu Typy dotazů A dokladová řada C činnost D divize F funkce I interval platnosti K kategorie O účetní období P typ připojení R řádek/sloupec dotaz S středisko T strana pohybu U účet V kód výkazu Z zakázka Pokud se do typu operace zadá jedna z operací (A,C,D,K,O,S,T,Z), provádí se výpočet za zvolenou ( dokladovou řadu, činnost., divizi, kategorii, období, středisko, stranu pohybu, zakázku). I Interval platnosti omezuje podmínky výběru definované v podřízené definici(intervalem platnosti v definici sloupce lze zadat výpočet jen některých definovaných řádků v daném sloupci) Př. V definici sloupce máme nadefinováno 6 sloupců, v definici řádku 300 řádků výkazu.Chceme , aby se ve sloupci 5 vypočetly jen řádky 200 a 300. Řádek dotazu

Typ dotazu

Dotaz OD

005 001

P Typ připojení

Vyu

005 002

S Středisko

5

005 003

I Interval platn.

200

Středisko od

Dotaz Středisko DO do

O. N

5

S Název . řádku Středisko 5

Ozn.

Uz. Tisk N

A

N

N

A

+

N

A

005 I Interval 300 + N A 004 platn. F Funkce Funkce se zadává vždy před řádkem, na kterém ji chci využívat, a po posledním řádku využívajícím tuto funkci je nutné ji vypnout. Vybíráte si ji klávesou F5 v poli Dotaz od . Můžete použít tyto funkce : Ra001 rozpis výběru na syntetiky (ve výkazu se vytvoří tolik řádků, kolik je syntetických účtů) Př. Na řádku výkazu chci mít součty za syntetické účty začínající na číslici 5

54

DATA Software

Účetnictví

Řádek dotazu

Typ dotazu

Dotaz OD

Středisko od

Dotaz DO

Středisko O. S. do

001 001

F Funkce

Ra001

N

001 002

U Účet

5*

+

001 003

F Funkce

Název řádku

Ozn.

5 třída 1

N

Uz. Tisk N

A

N

A

N

A

Ra002rozpis výběru na účty ( použitím této funkce vytvoříte ve výkazu tolik řádků, kolik je analytických účtů za vybranou oblast, analytický účet je možný omezit i přímo zadáním střediska do sloupců Středisko od nebo Středisko do, středisko se nemusí omezovat pomocí funkce. Ku001 kumulace kladné hodnoty Ku002 kumulace záporné hodnoty Vy004 ve druhém sloupci se ve výkazech objeví hodnota za měsíc zpracování, (v prvním sloupci je hodnota od začátku roku po aktuální měsíc zpracování), tato funkce se používá v definici sloupce Funkce Ku001 a Ku002 se využívají u účtů, jenž mohou mít zůstatek na konci měsíce buď na straně MD nebo DAL(např. účet 336,343 apod.) Jestliže má účet zůstatek na MD, v aktivech se zapíná funkce Ku001 a v pasívech Ku002 u tohoto účtu. Př. využití této funkce v rozvaze, účty 396 102 až 396 104 mají zůstatek na MD, účty 396 201 až 396 204 mají zůstatek na DAL Řádek dotazu

Typ dotazu

Dotaz OD Středis Dotaz DO ko od

Středisko O. do

043 010

F Funkce

Ku001

N

043 011

U Účet

396 102

+

043 012

U Účet

396 103

043 013

U Účet

043 014

S.

Název řádku

Ozn.

Uz. Tisk N

A

1

N

A

+

1

N

A

396 104

+

1

N

A

F Funkce

Ku002

N

N

A

043 015

U Účet

396 201

+

1

N

A

043 016

U Účet

396 203

+

1

N

A

043 017

U Účet

396 204

+

1

N

A

043 018

F Funkce

N

A

N

Funkce Vy001,Vy002,Vy003 se používají k tvorbě výkazu Casch Flow. Vy001 výběr minulého výběru ( období 00 až OD –1) Vy002 výběr hlavního výběru ( období 00 až DO) Vy003 rozdíl hlavního a minulého výběru T

Strana pohybu do řádku definice se přičítá jen zvolená strana účtu

P

Typ připojení tento typ operace má význam hlavně pro sloupce, ale lze ho použít i v řádku, zde zadáváte, ze které účetní sestavy chcete vycházet při tvorbě výkazu

55

DATA Software HLs HLu POu REs REu REv VV1 VV2 VV3 VV4 VV5 VYs VYu VYv

Účetnictví

Předvaha saldokonto Předvaha účetnictví účetní položky Výsledovka redukce slučování Výsledovka redukce účtování Výsledovka redukce vše Výkazy sloupec 1 Výkazy sloupec 2 Výkazy sloupec 3 Výkazy sloupec 4 Výkazy sloupec 5 Výsledovka slučování Výsledovka účtování Výsledovka účtování a slučování

V odvolání na řádek jiného výkazu do řádku výkazu lze načíst řádek jiného výkazu

56

DATA Software

Účetnictví

V polích Dotaz Od a Dotaz Do klávesou F5 vybíráte podle typu dotazu jeho rozsah V poli O. klávesou F5 vybíráte operaci, která se má provést : Operace : + součet přičítá vypočtenou hodnotu do řádku výkazu rozdíl odečítá vypočtenou hodnotu ze řádku výkazu S součin násobí interní sloupce D podíl dělí interní sloupce N nastav zahajuje a ukončuje použití funkce M nastav vyšší pokud v řádku nižší definice (definice řádku) nastavíte jiný rozsah zpracování než ve vyšší definici (definici sloupce), pak M vrací původní nastavení Př. Chcete přepsat do výkazu tento složitější výpočet. V definici sloupce je nadefinováno 6 sloupců.Každý sloupec představuje jedno středisko.V řádku 110 chcete mít hodnotu tohoto výpočtu : účet 521 1*(za středisko definované ve sloupci)/521 198 (za středisko definované ve sloupci)+ 521 1*( za všechna střediska)-521108 (za všechna střediska)*512 181 + 518 48 ( obojí za všechna střediska)

Řádek dotazu

Typ dotazu

Dotaz OD

Středisko Dotaz od DO

Středisko O. S. Název do řádku

110 001

U Účet

521*

+

1

N

A

110 002

U Účet

521 198

+

2

N

A

110 003

S Středisko

*

+

2

N

A

110 004

U Účet

521 108

-

2

N

A

110 005

U Účet

521 1*

+

2

N

A

D

2

N

A

110 006

Ozn. Uz. Tisk

110 007

U Účet

512 181

+

1

N

A

110 008

U Účet

518 481

+

1

N

A

110 009

F Funkce

568 81

+

1

N

A

S

1

110 010 110 011

S Středisko

M

Na podřádku 003 jsme změnili definici sloupce ( místo jednoho střediska se výpočet provádí za všechna střediska). Na podřádku číslo 011 se opět vracíme k původní definici sloupců. S. číslo interního sloupce interní sloupce se používají při složitějších výpočtech viz. předchozí příklad (v jednom interním sloupci je dělenec a ve druhém dělitel) V poli Název řádku uvedete název řádku (sloupce )výkazu Jestliže do pole Ozn.napíšeme Z, název řádku (sloupce) výkazu se vytiskne tučně. Pole Uz.

A N

řádek se nepoužívá ve výpočtu řádek se používá ve výpočtu

57

DATA Software Pole Tisk

A N

Účetnictví řádek se tiskne ve výkazu řádek se netiskne ve výkazu

Možnosti při vytváření definic Export definice Chcete-li použít definici řádku, sloupce ,hlavní definici (obecně definici dotazu) v jiném výkazu, můžete řádky definic jednotlivých dotazů postupně vyexportovat z jednoho výkazu a potom je importovat do vlastního výkazu. 1.


2.


3.

Klepněte na příkazové tlačítko ŘÁDKY (nebo SLOUPCE nebo HLAVNÍ) výkazu, který chcete exportovat. Objeví se okno Definice dotazu

4.

Klepněte na příkazové tlačítko OPERACE nebo stiskněte klávesy ALT +O

5.

Objeví se okno Zápis Klepněte na kartu Exportovat zadejte :

kód dotazu, který chcete exportovat např. ROZ1 řádek dotazu, který chcete exportovat např. od 001 do 110 (celá rozvaha) lze vybrat klávesou F5 cestu a název souboru např. ROZEXP

Import definice 1.


2.


3.

Klávesou F4 vytvořte řádek s novým výkazem, zadejte jeho název.

4.

Klepněte na příkazové tlačítko ŘÁDKY (nebo SLOUPCE nebo HLAVNÍ) výkazu, který chcete importovat. Objeví se okno Definice dotazu

5.

Klepněte na příkazové tlačítko OPERACE nebo stiskněte klávesy ALT +O

6.

Objeví se okno Zápis , vyplňte kód dotazu a jeho popis, klepněte na příkazové tlačítko ZPĚT. Klepněte na kartu Importovat zadejte : cestu a název souboru vyexportované řádky se objeví ve vašem výkazu

Kopírování řádků Kopírování řádků funguje v rámci definice.Pokud chcete opakovat stejné operace na dalším řádku, nemusíte je znovu pořizovat, ale stačí je zkopírovat do nového řádku. Př. Chci kopírovat řádek 1 do řádku 3 Postupujte podle bodů 1 až 5 jako u importu definice 7.


8.

Kurzor je na řádku 1

9.

Klepněte na příkazové tlačítko OPERACE nebo stiskněte klávesy ALT +O.

10. Objeví se okno Operace s řádky Klepněte myší na kartu Kopírovat Kód dotazu se vyplní automaticky. Řádek dotazu se vyplní taky automaticky od 1 do 1. 11. Klepněte na příkazové tlačítko OK, objeví se okno Zadej nový kód řádku dotazu. Údaj vyplníte takto : přepiš řádek 1 na řádek 3 (druhý údaj přepište na 3) 12. Klepněte na příkazové tlačítko OK. Řádek 3 nesmí být vytvořen předem, vytvoří se sám při kopírování.

58

DATA Software

Účetnictví

13. Klepněte na příkazové tlačítko ZPĚT Přepisování řádků Tuto funkci lze použít, jestliže chcete změnit číslo již vytvořeného řádku. Př. Chci přepsat řádek 1 na řádek 3 Postupujte podle bodů 1 až 5 jako u importu definice 6.


7.


8.


9.

Objeví se okno Operace s řádky Klepněte myší na kartu Přepsat Kód dotazu se vyplní automaticky. Řádek dotazu se vyplní taky automaticky od 1 do 1.

10. Klepněte na příkazové tlačítko OK, objeví se okno Zadej nový kód řádku dotazu. Údaj vyplníte takto : přepiš řádek 1 na řádek 3 (druhý údaj přepište na 3) 11. Klepněte na příkazové tlačítko OK. Řádek 3 nesmí být vytvořen předem. 12. Klepněte na příkazové tlačítko ZPĚT Rušení řádků : Př. Chci zrušit řádek 1 Postupujte podle bodů 1 až 5 jako u importu definice 6.


7.


8.


9.

Objeví se okno Operace s řádky Klepněte myší na kartu Zrušit Kód dotazu se vyplní automaticky. Řádek dotazu se vyplní taky automaticky od 1 do 1.

10. Klepněte na příkazové tlačítko OK, objeví se okno Zadej nový kód řádku dotazu. Údaj vyplníte takto : přepiš řádek 1 na řádek 1 11. Klepněte na příkazové tlačítko OK. 12. Klepněte na příkazové tlačítko ZPĚT

5. Saldokonto 5.1.

Číselníky

Aby saldokonto správně fungovalo, musíte vyplnit číselník vazeb, v číselníku dokladové řady vyplnit u řad týkajících se faktur předpis(Ano) a doplnit účetní rozvrh o některé údaje. Nastavení skupin vazeb Číselníky Řady skupin vazeb Tento číselník definuje způsoby párování. Doporučujeme nastavit tyto způsoby párování :

59

DATA Software

Účetnictví

párování podle financí ruční párování párování podle variabilního symbolu

Zkratka

Celý název Kód divize

D Kód řady

Kód řady

Možné hodnoty 2 místa (1)

Poznámka každá divize může mít svůj číselník zakázek

5 míst 60 míst (2)

Název řady vazeb Volné číslo Horní mez Dolní mez Formát

(3)

Platnost

MM/RRRR

(1)

číslo divize, pro kterou nastavujete párování

(2)

název řady vazeb např. párování podle financí, párování podle variabilního symbolu

(3)

lze vybrat F5 párování podle financí párování podle var. symbolu ruční párování

FI5, FI6, FI8 – nejnovější párování (doporučujeme) VAR,VAP bez formátu

FI5 –Tento typ párování se nastaví v případě, že se položka bankovního výpisu nebo pokladny rozúčtovává na více účetních položek podle faktur FI6 - Tento typ párování se nastaví v případě, že se položka bankovního výpisu nebo pokladny je jeden účetní zápis a k ní jsou připárovány faktury. Částka banky se neshoduje s částkami faktur Nastavení saldokontních účtů v účetním rozvrhu Číselníky Účtový rozvrh Pole Typ sal. se u saldokontních účtů v účtovém rozvrhu nastaví na Ano. Lze vyplnit i režim zadávání saldokontních údajů v poli Saldokonto. Viz. Účtový rozvrh str.18 5.2. 1.

Postup při párování saldokontních účtů Saldokonto Nastavení období Zvolte období,do kterého chcete párovat saldokonto. (Zvolíte-li období 03/2004, saldokonto se páruje za období 01/2004-03/2004)

Párování podle financí a variabilního symbolu 2.

Saldokonto Práce se saldokontem Objeví se okno Výběr párování účetních položek, v okně jsou řady skupin vazeb (stejné řady,jaké jsou v číselníku Řady skupin vazeb)

Výběr párování účetních položek Popis jednotlivých údajů Zkratka

Celý název

2 znaky

Divize Skup.

Možné hodnoty

Skupina vazeb

5 znaků(1)

60

Poznámka

DATA Software Název skupiny vazeb

Název (1)

Účetnictví 60 znaků

Formát vazeb z číselníku řady vazeb

Číslo skupiny

(1)

8 znaků

F5 - ZOOM

Údaje skupiny

Možné hodnoty

Úč. období

MM / RRRR

Uzavření skupiny

A, N(1)

Vlastník

10 znaků(2)

Popis skupiny

200 znaků(3)

Počet vazeb

10 znaků(4)

Kontrolní číslo

11.2 des. číslo

A

Ano

N

Ne

, *, 00 – 15 / *, 0000, 1990 – 2100

toto číslo skupiny vazeb (dávka vazeb) je uzavřeno,účetní položky s tímto číslem skupiny vazeb se nedají měnit ani odúčtovat účetní položky s tímto číslem skupiny vazeb se dají měnit

(2)

Identifikační číslo uživatele

(3)

účty,které jsou párovány ve skupině

(4)

počet vazeb vytvořených ve vybrané skupině

3.

Poznámka

Vyberte si, podle čeho (podle které skupiny vazeb) chcete párovat ( řádek s vybraným párováním je tučně ohraničen,stisknete klávesu ENTER nebo myší klepnete na příkazové tlačítko VÝBĚR). DOPORUČUJEME NEJDŘÍVE ZADAT PÁROVÁNÍ PODLE FINANCÍ

4.

Tabulátorem přesuňte kurzor na pole Číslo skupiny

5.

Stiskněte klávesu F5 Objeví se okno Výběr a nastavení čísla skupiny

Popis jednotlivých údajů Zkratka

Celý název

Možné hodnoty

Č. skupiny

Číslo skupiny

8 znaků

Úč. obd.

Účetní období

MM / RRRR 200 znaků

Popis zpracování Uz. Poč. vazeb

Uzavřena Počet vazeb

Poznámka pořadové číslo skupiny , *, 00 – 15 / *, 0000, 1990 – 2100 účty,které se v této skupině párují

Ano, Ne 8 čísel

Vlastník

10 znaků

Kontrolní číslo

7.2des – číslo

61

Počet spárovaných úč. položek ve skupině Id uživatele

DATA Software

6.

Účetnictví

Buď si vyberte již vytvořenou skupinu (kurzor přemístíte na řádek s vybranou skupinou a stisknete klávesu ENTER nebo myší klepnete na příkazové tlačítko VÝBĚR), nebo vytvořte novou skupinu klávesou F4 : číslo skupiny se automaticky generuje zvolíte účetní období, do kterého chcete párovat DOPORUČUJEME VOLIT SKUPINY PO MĚSÍCÍCH Např. 1.skupina období 01/2004 účet 311*** 2.skupina období 01/2004 účet 321*** 3.skupina období 02/2004 účet 311*** 4.skupina období 02/2004 účet 321***

7.

Klepněte myší na příkazové tlačítko VÝBĚR (vrátíte se do okna Výběr párování účetních položek)

8.

Klepněte znovu myší na příkazové tlačítko VÝBĚR, objeví se dialogové okno Výběr saldo. položek To platí pro formáty skupiny vazeb AUT,FIN,VAR,VAP,ručním párováním se zabývá samostatný odstavec.(bod 17)

9.

Volíte : účty nebo účet,které chcete spárovat (lze je vybrat z účetního rozvrhu klávesou F5) doporučujeme párovat po jednom syntetickém účtu (např. od 311*** do 311***)

10. Klepněte myší na příkazové tlačítko OK proběhne párování – otevře se okno Probíhá načtení finančních vazeb,v dolní části okna je údaj počítadlo a počet vazeb, tyto údaje zobrazují počet účetních a počet spárovaných položek ve skupině vazeb 11. Po skončení párování klepněte myší na příkazové tlačítko ZPĚT nebo stiskněte klávesu ESC Vrátíte se zpět do okna Výběr párování účetních položek V dolní části okna vidíte : - do jakého účetního období jsou položky spárované - jestli je skupina vazeb uzavřená - ID uživatele, který skupinu pároval - popis skupiny ,tj.výčet účtů, které se párovaly - počet vazeb je počet vytvořených vazeb ve skupině Párování podle financí testuje existenci spárovaného dokladu. Pokud tento doklad ve financích neexistuje, tak se na tuto vazbu nebere zřetel. 12. Klepněte-li myší na příkazové tlačítko VAZBY, otevře se dialogové okno Výběr pro přehled vazeb F5 lze vybrat číslo skupiny , implicitně se objevuje číslo skupiny vybrané v předchozím okně Klepněte myší na příkazové tlačítko OK Objeví se okno Přehled vazeb a v něm jsou všechny spárované účetní položky,náležící k vybranému číslu skupiny vazeb. Tímto způsobem se podíváte na všechny spárované doklady. Pokud Vás zajímají nespárované doklady,přejděte k bodu 14. Toto okno je určeno jen pokročilejším uživatelům.Je v něm soubor vazeb, to znamená, že u sebe je vždy jen jedna platba dokladu (dva řádky). Pokud je doklad hrazen částečně nebo jinak než jedním finančním dokladem, neuvidíte tyto vazby u sebe. Př.: Bankovní výpis 1 (BV1) 2000 Kč Faktura vydaná 1 (FV1) 1000 Kč Faktura vydaná 2 (FV2) 1000 Kč V okně Přehled vazeb se objeví . BV1 FV1 a někde dále v seznamu vazeb BV1 FV2

1000 Kč 1000 Kč 1000 Kč 1000 Kč

62

DATA Software

Účetnictví

Přehled vazeb Popis jednotlivých údajů

Zkratka

Celý název

Možné hodnoty

Dávka vazeb Pořadí V.

Pořadí vazby

Uzavřená

číslo skupiny vazeb

8 znaků

číslo vazby (páru)

1 znak

1, 2 pořadí položky v páru

Ano, Ne(1) 8 znaků

Číslo dávky Dokl. řada

8 znaků

Ano, Ne

Učt. Uz.

Poznámka

Kód dokladové řady

5 znaků

Čís. dokladu Číslo dokladu

10 znaků

Poř.

Pořadí položky

4 znaky

určuje pořadí a jednoznačnost položky v dokladu

Úč. období

Účetní období

MM / RRRR

, *, 00 – 15 / *, 0000, 1990 – 2100

Číslo účtu

XXX . XXX

Účet S.

Strana účetního pohybu

M, D 9. 2des. – číslo

Umístěná částka

Má dáti, Dal spárovaná částka účetní položky

V dolní části obrazovky vidíte :

Zkratka Finanční doklad Var.symbol

Celý název

Možné hodnoty


5 znaků 10 znaků

Variabilní symbol

10 znaků 12 znaků

Id. Firmy Bank. spojení

Poznámka

Bankovní spojení

22 znaků

Splatnost

DD/MM/RR

Neumístěná částka

10.2des – číslo

nespárovaná částka účetní položky

Účtována částka

10.2des – číslo

celková částka účetní položky

63

DATA Software

Účetnictví

Klepnete-li myší na příkazové tlačítko ROZPOJ nebo stisknete-li klávesu F9, objeví se dialogové okno. Klepnutím myší na příkazové tlačítko OK potvrdíte zrušení vazeb.Zruší se dva řádky se stejným číslem pořadí V.(řádek ,na kterém je kurzor , a řádek s nim související)

Klepnete-li myší na příkazové tlačítko FIN DETAL objeví se přímo okno daného finančního dokladu přímo z modulu Finance.

13. Chcete-li opustit okno Přehled vazeb, klepněte myší na příkazové tlačítko ZPĚT a v dalším okně znovu. 14. Stejně jako párování podle financí zadejte párování podle variabilního symbolu (formát skupiny vazeb VAR,bod 2-11) 15. Účetní položky se spárovaly podle financí a podle variabilního symbolu. Teď je vhodné vytisknout sestavy saldokonta, kde se dá zjistit, které účetní položky jsou nespárované, případně k čemu by šly připárovat. DOPORUČUJEME Inventurní soupis verze 2 Inventurní soupis ver. 2 Saldokonto Tisk inventurní soupis ver. 2 Objeví se dialogové okno Výběr pro inventarizaci Zvolíte: (Tučným písmem je označen doporučený výběr) účet od do klávesou F5 lze účet vybrat z účetního rozvrhu účetní období od do úč. období , za které chcete sestavu vytisknout zadává se ve tvaru MM/RRRR stav položky * všechny otevřené obsahují neumístěnou částku DOPORUČENO volit uzavřené neobsahují neumístěnou částku typ setříděni podle dokladu podle variabilního symbolu nespárované položky se stejným variabilním symbolem se vytisknou vedle sebe výstupní zařízení viz. Tisk str. 39 16. V sestavě kontrolou částek na stranách MD a DAL zjistíte, které účetní položky půjdou spárovat ručně. Ručním párováním by se měly vyloučit všechny úhrady (tj. banka,pokladna,případně interní doklady obsahující platbu). Ruční párování 17. Postupujte stejně jako u párování podle financí od bodu 2. až do bodu 7. V bodě 3. vyberte ruční párování (RUC),vytvořte si skupinu vazeb pro ruční párování. 18. Klepněte na příkazové tlačítko VYBĚR,objeví se dialogové okno Výběr saldokontních. položek 19. Zvolte : (Tučným písmem je označen doporučený výběr) položky,které chcete vidět v dalším okně (všechny,otevřené,uzavřené) v kartě výběru podle účtu účty nebo účet,které chcete spárovat (lze je vybrat z účetního rozvrhu klávesou F5) doporučujeme párovat po jednom účtu úč. období, do kterého se mají účetní položky spárovat,objevuje se období podle nastavení období v saldokontu(viz. bod 1) v kartě výběru podle dávky účty nebo účet,které chcete spárovat (lze je vybrat z účetního rozvrhu klávesou F5) doporučujeme párovat po jednom účtu úč. období, do kterého se mají účetní položky spárovat číslo dávky lze ho vybrat F5 ze seznamu dávek dokladovou řadu lze ji vybrat F5 z číselníku dokladových řad číslo dokladu v kartě výběru podle dokladu

64

DATA Software

Účetnictví

účty nebo účet,které chcete spárovat (lze je vybrat z účetního rozvrhu klávesou F5) doporučujeme párovat po jednom účtu úč. období, do kterého se mají účetní položky spárovat dokladovou řadu lze ji vybrat F5 z číselníku dokladových řad číslo dokladu pokud vyplníte dokladovou řadu a číslo dokladu v dolní části dialogového okna, bude kurzor po skončení párování na tomto číslu dokladu 20. Klepněte myší na příkazové tlačítko OK proběhne výběr a objeví se okno Saldokontní položky 21. Podle čísla dokladu najdete účetní položku, kterou chcete spárovat,pokud jste ji nezadali v kartě výběru. 22. Stiskněte klávesu F8 nebo klepněte myší na příkazové tlačítko PÁRUJ, otevře se dialogové okno nastavení výběru. 23. Vyberte si:

Dokladovou řadu případně číslo dokladu účetní položky, kterou hledáte. Účetní období, do kterého se měla být zaúčtována hledaná položka. V rozbalitelném seznamu stav položky zvolíte, chcete-li hledat mezi otevřenými, uzavřenými a všemi položkami. Jestliže zatrhnete výběrové tlačítko přímo spouštět výběr, při dalším párování se dialogové okno nastavení výběru neobjeví.Toto okno lze potom vyvolat z okna Výběr saldo položek klepnutím na příkazové tlačítko NASTAV. Po nastavení výběru klepněte na příkazové tlačítko OK.Objeví se okno Výběr saldo položek.

24. V okně Výběr saldo položek se nabízí položky vyhovující vašemu výběru. Můžete si vybrat položku k připárování zaškrtnutím políčka výb. (klepnete na toto políčko myší),párovanou částku můžete změnit vyplněním údaje Umístit V horní části obrazovky vidíte původní položku – číslo dokladu,umístěnou a účtovanou částku 25. Stiskněte klávesu ENTER nebo příkazové tlačítko Výběr. Vybrané položky se spárují. Dostanete se zpět do okna Saldokontní položky. 26. Potřebujete-li k dokladu připárovat ještě další položku, postupujte znova od bodu 21. Příklad ručního párování Ze sestavy Inventurní soupis ver. 1 už víte, co chcete párovat a s čím. Chci spárovat :

BV FP VD

číslo dokladu 981003 číslo dokladu 9800214 číslo dokladu 1005

částka 5400 Kč částka 5250 Kč částka 150 Kč

bod 19.Dialogové okno Výběr saldokontních položek, karta výběru podle dokladu účty od 321 001 do 321 001 dokl. řada od * do * čís.dokl. od * do * hledání položky: dokl. řada BV číslo dokl. 981003 Klepněte na příkazové tlačítko OK ,objeví se okno Saldokontní položky a kurzor bude na dokladu 981003. Klepněte na příkazové tlačítko PÁRUJ bod 23. bod 23 v dialogovém okně Nastavení výběru zvolte : stav položky otevřené dokladová.řada od FP do FP číslo dokladu od 9800214 do 9800214 Klepněte myší na příkazové tlačítko OK,objeví se okno výběr saldo položek, myší zašktněte políčko Výb a klepněte na příkazové tlačítko VÝBĚR.Faktura je připárovaná k bankovnímu výpisu. Zbývá připárovat interní doklad. V okně saldokontní položky je kurzor na BV číslo 981003. Znovu klepněte myší na příkazové tlačítko PÁRUJ a zvolte bod 23 : stav položky otevřené dokladová.řada od VD do VD číslo dokladu od 1005 do 1005

65

DATA Software

Účetnictví

Klepněte myší na příkazové tlačítko OK,objeví se okno výběr saldo položek a v něm doklad VD 1005, myší zašktněte políčko Výb a klepněte na příkazové tlačítko VÝBĚR.Všechny tři položky již jsou k sobě připárovány. 27. Klepnete-li v okně Saldokontní položky na příkazové tlačítko VAZBY, objeví se okno Připárované položky a v něm vazby k účetní položce, na níž je kurzor (položka je v tučném rámečku). Pokud k této položce neexistují vazby,neobjeví se nic. Připárované položky

Popis jednotlivých údajů Zkratka

Celý název

Možné hodnoty


5 znaků

Číslo dokladu

10 znaků

Poř.

Pořadí

4 znaky

Uz.

Uzavřená

Dokl. Čís. dokl.

Úč. ob. St.

Poznámka Druh účetního dokladu

Určuje pořadí a jednoznačnost položky v dokladu

Ano, Ne(1)

Účetní období

MM / RRRR

Strana účetního pohybu

M, D

, *, 00 – 15 / *, 0000, 1990 – 2100 Má dáti, Dal

Účtovaná

9. 2des. – číslo

celková částka účetní položky

Spárovaná

9. 2des. – číslo

spárovaná částka účetní položky

Var. symbol

10 znaků

Skupina

8 znaků

skupina vazeb, v rámci které byla úč. položka spárovaná

Dolní část obrazovky se vztahuje k účetní položce v tučném rámečku : Zkratka Čís. dávky

Celý název

Možné hodnoty

Číslo dávky – označuje doklady stejného zpracování

Poznámka

8 znaků

Čís. vazby

8 znaků

Úč. vazba

Ano, Ne

28. Chcete-li rozpojit jednu účetní položku : umístíte na ni kurzor klepnete myší na příkazové tlačítko ROZPOJ nebo stiskněte klávesu F9 objeví se další okno, klepnete na příkazové tlačítko OK Myší nebo mezerníkem zatrhněte výběrové tlačítko u současného rušení vazeb, Stisknete-li klávesu F7,uvidíte všechny další finanční vazby položky, na které je kurzor. Kliknete-li na příkazové tlačítko ROZPOJ, rozpojí se všechny položky připárované k položce, na které je kurzor. 29. Chcete-li rozpojit všechny vazby jedné položky, musíte mít v okně Saldokontní položky kurzor na této položce. Klepněte na příkazové tlačítko ROZPOJ nebo stiskněte klávesu F9. V dalším okně potvrďte klepnutím na příkazové tlačítko OK.

66

DATA Software

Účetnictví

Další saldokontní sestavy

Analýza období

Saldokonto Analýza období Tato sestava slouží ke zjištění stavu saldokonta za libovolné minulé období. Když zvolíte období leden v červenci ,budou v této sestavě spárované jen položky, které se spárovaly do ledna.

Rekapitulace saldokonta

Saldokonto Rekapitulace saldokonta Objeví se dialogové okno Výběr pro rekapitulaci Zvolíte: účet od do klávesou F5 lze účet vybrat z účetního rozvrhu účetní období od do úč. období , za které chcete sestavu vytisknout typ sestavy sloupcový stav saldokonta po měsících řádkový stav saldokonta a jeho porovnání s účetním stavem účtu, dále částky na straně MD,D SAL stav saldokonta UČT. stav účetnictví

Inventurní soupis

Saldokonto Tisk inventurní soupis ver. 1 Objeví se dialogové okno Výběr pro inventarizaci Okno obsahuje stejné položky výběru jako předchozí sestava , navíc jsou v této sestavě úrovně třídění a možnost výběru zobrazení sestavy. stav položky lze vybrat otevřené, uzavřené, *-všechny dokladová řada lze vybrat, jen tisk některých druhů dokladů, např. BV, PO typ setřídění podle dávky podle čísla dokladu podle účtované částky podle neumístěné částky podle variabilního symbolu (var. symbol se bere jako řetězec) podle ID firmy bankovního spojení splatnosti čísla variabilního symbolu (var. symbol se bere jako číslo) požadavky na sestavu lze si vybrat,jak má sestava vypadat Uvést součet za změnu setřídění

podle vybraného třídění bude sestava obsahovat součty za toto třídění (např. za druh dokladu, za číslo dokladu …) Uvést neumístěné za období sestava bude obsahovat neumístěné částky u účetních položek za zvolené období Uvést připárované položky u spárovaných položek v sestavě jsou i připárované účetní položky,řádky s těmito položkami jsou označeny < Uvést doklad připojeného modulu sestava obsahuje kromě druhu dokladu,čísla úč. dávky a čísla čís. dokladu také finanční kód dokladu (např. FV,FP,BV,PO) Tisk naležato – v sestavě je přidán sloupec poznámka a sloupce párovaná částka MD a D

Inventurní soupis za středisko Saldokonto Tisk inventurní soupis

67

DATA Software

Účetnictví

Výběr pro inventarizaci je stejný jako u předešlých sestav, přibyl jen výběr střediska od do

lze ho vybrat F5 z číselníku středisek

Inventarizační zápis za středisko Word Saldokonto Inventarizační zápis za středisko Word Vyplňte : Divize : Účet od do Úč. období k Středisko Započata dne Ukončena dne

číslo divize číslo účtu, který chcete vytisknout měsíc/rok číslo střediska datum započetí inventury datum ukončení inventury

Vytvořit pouze dokumenty Skrýt aplikaci K vytvoření dokumentu v aplikaci Word je zapotřebí dokument inventura.doc (šablona) v adresáři magis\gformul. Samotná sestava se vytvoří v pracovním adresáři. Inventarizační zápis za středisko Excel Pokud je zadáno více účtů, vytvoří se pro každý účet nový sešit. Tato sestava je pouze v Excelu. Může se tisknout i v jiném jazyce, ale musí být vytvořený překladový slovník.

5.3.

Srovnání finančního a účetního saldokonta

Pro zjednodušení hledání v účetním saldokontu se dá využít sestava kontrola saldokonta na finance. Ve financích se k sobě párují doklady (např. BV a FV nebo PO a FV), ale nekontroluje se ,zda jsou tyto doklady zaúčtovány na stejný účet nebo stejné středisko. Potom se může stát, že se v účetnictví nespárují všechny doklady spárované ve financích. Proto se využívá sestavy , která účetnictví a finance porovná a zobrazí rozdíly. Postup při jejím vytváření : 1.

FINANCE

•

Zkontrolujte logické jméno CestaExport, mělo by být nastaveno na …MAGIS\EXPIMP\

•

Faktury vydané Časová analýza pohledávek nebo Faktury přijaté Časová analýza závazků vyplňte: Typy faktur: FD Datum zdanitelného plnění : Od datum ZP nejstarší možné nezaplacené faktury Do poslední den v měsíci kontrolovaného účetního období Úhrada (D/K) : K Datum do Faktury před termínem splatnosti : Ano Rozsah pro zař. faktur 1 : 0 – 9999 (Pokud máte rozsahy nadefinovány jinak, můžete je ponechat)

•

Stiskněte klávesu ENTER

Objeví se okno Stav pohledávek

•

Stiskněte klávesy CTRL +P a v okně Tisk stavu pohledávek zvolte sestavu Podle účtu

•

Otevře se další okno Tisk stavu pohledávek podle účtu vyplňte : Chcete načíst pohledávky podle konkrétního zadaného účtu ?: Ano Číslo účtu : 311 (FV),321 (FP) Vytvořit soubor do účta ? Ano

2.

ÚČETNICTVÍ

•

Nastavte logické jméno UcCestaFin na adresář …MAGIS\EXPIMP\

•

Ostatní Kontrola salda na finance

68

DATA Software

Účetnictví

•

Otevře se okno Kontrola saldokonta

•

Myší zaškrtněte výběrové políčka Provést načtení položek a V přehledu uvést chybné položky. Objeví se okno Upřesnění výčtu účtů, v tomto okně nechejte jen řádky se sledovanými saldokontními účty, ostatní vymažte klávesou F3.Mohou se zde objevit všechny účty, které jsou v kontaci faktury na stejné straně jako saldokontní účet. Klepněte myší na příkazové tlačítko OK. V okně Přehled kontroly saldokonta vidíte výsledek srovnávání.

•

Myší klepněte na příkazové tlačítko TISK, v okně Výběr kontrola vazeb v překryvném seznamu si vyberte setřídění sestavy (podle střediska nebo podle finančního dokladu).Sestavu lze také omezit jen na některé účty (účet od do),dále zaškrtněte výběrové pole Uvést chybné položky a vyberte si výstupní zařízení

•

Klepněte na příkazové tlačítko OK

•

Vytvoří se Sestava Kontrola saldokonta na finance Na každém řádku se objeví nejdříve druh a číslo dokladu ve financích, potom účet, středisko a neumístěná částka. Za těmito údaji je číslo dávky v účetnictví, číslo účetního dokladu,pořadí v účetním dokladu,rozdíl mezi částkami ve financích a účetnictví a stav. Stavy mohou být: Různé neumístěné : Neexistuje finance : Neexistuje účetní : Různé účty : Různé středisko :

Doklad je jinak spárovaný ve financích a jinak v účetnictví. Ve financích je doklad spárovaný, v účetnictví není. V účetnictví je doklad spárovaný, ve financích není. Doklad je zaúčtovaný na jiný účet v účetnictví a jiný ve financích. Položka je zaúčtovaná na jiné středisko ve financích a jiné v účetnictví.

U každé položky musíte zjistit jak je spárovaná ve financích , jak v účetnictví, opravit chyby, případně ji spárovat ručně.

6. Plánování Tato oblast modulu účetnictví umožňuje zpracovávat plán. Plán můžete zadávat roční, čtvrtletní nebo měsíční, podle potřeby ho členit na střediska nebo zakázky. 6.1.

Číselníky

Jestliže chcete využívat plán, musíte vyplnit číselník Řady skupin plánu a v účetním rozvrhu nastavit příznak Pl na Ano. Nastavení řad skupin plánu Číselníky Řady skupin plánu Di

Řada

00

PL1

Název

Volná skup.

Plán – varianta1 200001

Vl.

Formát

Cesta pro rozhraní

Uc

Vyplňte : Di kód divize Řada označení řady plánu např. PL1, řadami lze odlišit různé varianty plánu např. základní plán, upravený plán Název název řady plánu Volná skup. od čísla vyplněného ve volné skupině se číslují dávky plánu Vl Vlastník vyplňuje se Uc Formát Tento údaj se zatím nevyužívá Cesta pro rozhraní Tento údaj se zatím nevyužívá Nastavení účtů pro plánování v účetním rozvrhu Číselníky Účtový rozvrh

69

DATA Software

Účetnictví

Pole PL se u účtů, u kterých chceme stanovit plán, nastaví na Ano 6.2.

Zadávání plánu

1.

Plánování Práce s plánem

Objeví se obrazovka Skupiny plánu

Di

Řada

Skupina Období Vlastník/ Vystaven

00

PL1

001

01/2000

Stav zprac.

Kontrol.součet Chyby

Střed. Čin.

Dat.zprac.

Počet položek

Zakázka

U

Výběr

Popis

153500

01/06/2000 28/06/2000 12 Vyplňte : Di kód divize Řada vybírá se klávesou F5 z číselníku Řady skupin plánu Skupina skupinou můžeme rozlišit např měsíce plánu (leden skupina 01, únor 02 apod.) Období Pokud zadáváte roční plán, zvolíte období 01. Pokud zadáváte měsíční plány, v období je vyplněn měsíc plánu. Musíte mít tolik řádků plánu, kolik je měsíců. Vlastník/ Vystaven datum pořízení plánu Stav zprac. R – nezaúčtovaný plán U – zaúčtovaný plán Datum zprac. datum zaúčtování Kontrol.součet součet částek všech položek plánu Chyby počet chyb Výběr x, pokud je řádek součástí výběru Střed./Čin./Zakázka popisný údaj, zda jde o plán za středisko, činnost nebo zakázku 2.

Klepněte na příkazové tlačítko OBRATY

Objeví se obrazovka Obraty skupiny Pořadí

Účet

Částka

Částka vnitro

Střed.

1

50101

20000

1

2

50101

10000

2

3

501110

200000

1

4

501110

150000

2

Čin.

Zakázka

Vyplňte: Pořadí pořadové číslo řádku Účet

číslo účtu

Částka plánovaná částka pro účet Částka vnitro

nevyplňuje se

Středisko

číslo střediska, pokud chcete plánovat na střediska

Čin.

číslo činnosti, pokud chcete v rámci plánu rozlišovat činnosti

Zakázka

číslo zakázky, pokud chcete plánovat na zakázky

3.

Po pořízení všech účtů klepněte na příkazové tlačítko ZPĚT. (Vrátíte se na obrazovku Skupiny plánu.)

4.

Klepněte na příkazové tlačítko KONTROLA Pořízené položky plánu se zkontrolují.

70

DATA Software

Účetnictví

5.

Klepněte na příkazové tlačítko ZAÚČTOVÁNÍ Stav zpracování se změní na U a položky plánu jsou zaúčtované.Rozhodnete-li se odúčtovat položky plánu, klepněte na příkazové tlačítko ODÚČTOVÁNÍ. Tak lze plán opravit nebo přidat nové účty.

6.

Klepnete-li na příkazové tlačítko CHYBY, objeví se obrazovka Seznam chyb.Podle pořadí můžete určit, na kterém řádku se chyby vyskytla. V textu se dozvíte, o jakou chybu se jedná. Pokud myší klepnete na příkazové tlačítko VÝBĚR, kurzor se objeví přímo na chybném řádku a vy můžete řádek opravit.

7.

Příkazové tlačítko OZNAČ slouží k označení více řádků obrazovky Skupiny plánu.( V poli Výběr se objeví x) Pokud označíte více řádků, můžete tyto řádky hromadně zpracovávat.

8.

Příkazové tlačítko KOPÍRUJ Jednou pořízené položky plánu lze kopírovat i do jiné varianty plánu, aby se tytéž položky nemusely znovu pořizovat.

6.3.

Sestavy s plněním plánu

Účtování Tisk výsledovky Účtování Tisk výsledovky II V těchto sestavách uvidíte naplánované částky na jednotlivých účtech a procento plnění plánu, jak pro jednotlivé účty, tak i celkově.

7. Přechod na nový rok 1.

2.

Systém →Otevření a uzavření účetního roku →Založení nového adresáře a kopírování katalogů a parametrů V okně Založení nového roku vyplňte rok (př. 2004) Cesty pro nový rok : Zákl. číselníky : ..\..\..\magis\ucet\ Data : ..\..\..\magis\ucet04\ Základní katalogy: Překopírovat : nezaškrtnout políčko Prodloužit platnost : zaškrtnout políčko Ostatní katalogy: Překopírovat : zaškrtnout políčko Prodloužit platnost : zaškrtnout políčko Upravit číselné řady zaškrtnout políčko Upravit rok ve výkazech zaškrtnout políčko Klepněte myší na příkazové tlačítko OK, v dalším okně potvrďte volbu klepnutím na příkazové tlačítko ANO. Založí se adresář pro nové účetnictví, platnost v základních číselnících (účtový rozvrh, střediska, zakázky, činnosti) se prodlouží, ostatní katalogy se založí v novém adresáři, upraví se čísla dávek a rok ve výkazech. Systém →Změna účetního roku V okně Výběr roku zvolte nový rok (např. 2004), klepněte myší na příkazové tlačítko VÝBĚR. Tím se dostanete do účetnictví roku 2004. Výběrem roku se dostanete do účetnictví zvoleného roku.

8. Roční závěrka 1. 2.

Systém →Změna účetního roku Vybrán musí být rok, ve kterém chcete účetnictví uzavírat Systém →Otevření a uzavření účetního roku →Nastavení předkontace V okně Předkontace pořídíte tyto dva řádky. Příklad nastavení závěrky za rok 2004

Divize

Účet. období

Dokladová řada

Číslo dokladu

Účet

71

Souvztažný účet OD DO

DATA Software

Účetnictví

00

14/2004

ID

*

710 100

500 000

699 999

00

15/2004

ID

*

702 100

000 000

710 100

• Číslo dokladu by mělo navazovat na poslední číslo interního dokladu v uzavíraném roce. Po vytvoření dávky za období 14/2004 si zjistěte poslední číslo dokladu v této dávce a ve druhém řádku ( období 15/2004) vyplňte v čísle dokladu číslo o jedno větší než zjištěné číslo. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19.

Systém →Účtování →Práce s dávkou Stiskněte klávesu F4, vytvoří se prázdný řádek v seznamu dávek Doplňte řadu dávek UZ, lze ji vybrat F5 z číselníku řad dávek Číslo dávky se vygeneruje samo . Zadejte účetní období 14/2004 . Klepněte myší na příkazové tlačítko IMPORT a potom v okně Výběr rozhraní na OK. Po skončení importu dávku zkontrolujte a zaúčtujte. Vytvořte sestavu hlavní kniha za období 14/2004 a zkontrolujte, zda jsou 5 a 6 účty nulové. Na účtu 710 100 je hospodářský výsledek. Klávesou F4, vytvořte další dávku UZ a zadejte účetní období 15/2004. Klepněte myší na příkazové tlačítko IMPORT a potom v okně Výběr rozhraní na OK. Po skončení importu dávku zkontrolujte a zaúčtujte. Vytvořte sestavu hlavní kniha za období 15/2004 a zkontrolujte, zda jsou všechny účty nulové (kromě podrozvahových). Systém →Saldokonto →Přepočet párování V okně Výběr saldo. účtu zadáte uzavíraný rok (př. 2004) a saldokontní účty. Potom klepněte myší na příkazové tlačítko OK. Systém →Saldokonto →Rekapitulace saldokonta Zadejte rozsah saldokontních účtů, období 00/2004 – 12/2004, typ sestavy řádkový. Zkontrolujte, zda není u některých účtů rozdíl. Konečný stav v řádku SAL i ÚČT musí být stejný u všech saldokontních účtů. Systém →Změna účetního roku Vyberte nový rok Systém →Otevření a uzavření účetního roku →Nastavení předkontace V okně Předkontace pořídíte tento řádek. Příklad nastavení počátečních stavů v roce 2005

Divize 00

Účet. období 00/2005

Dokladová řada ID

Číslo dokladu 250001

Účet 701 100

Souvztažný účet OD DO 000 000

710 100

Systém →Otevření a uzavření účetního roku →Nastavení převodového můstku V okně Převodový můstek najděte účet 710 100 a do sloupce účet pro převod napište účet 431 100. Převodový můstek musí být nastaven ve „starém“ účetnictví ( v našem příkladě v roce 2004) 20. Systém →Účtování →Práce s dávkou 21. Klávesou F4, vytvořte dávku POCS a zadejte účetní období 00/2005. (Dávka počátečních stavů účtů, které nejsou saldokontní.) 22. Klepněte myší na příkazové tlačítko IMPORT a potom v okně Výběr rozhraní na OK. 23. Po skončení importu dávku zkontrolujte a zaúčtujte. 24. Klávesou F4, vytvořte dávku UCP a zadejte účetní období 00/2005. (Dávka počátečních stavů účtů, které jsou saldokontní.) 25. Klepněte myší na příkazové tlačítko IMPORT a potom v okně Výběr rozhraní na OK. 26. Po skončení importu dávku zkontrolujte a zaúčtujte. 27. Zkontrolujte v hlavní knize za leden 2005 počáteční stavy účtů. Součet účtů 0-4 musí být ve sloupci počáteční stavy nulový. Na účtu 431 je hospodářský výsledek minulého období. Archivace základních číselníků Po uzavření minulého účetního období lze archivovat základní číselníky (účtový rozvrh, seznam středisek, seznam zakázek) Tato funkce přesune neplatné záznamy aktuálního období k minulému období a upraví automaticky cesty k základním číselníkům za minulé období. 1. Archivace se provádí v roce, který chcete archivovat. Archivujete-li rok 2003, musíte pracovat v roce 2003. 2. Systém →Otevření a uzavření účetního roku →Archivace základních číselníků 3. V okně Archivace zákl. číselníků zaškrtnete políčko Překopírovat : (Př. je pro rok 2003) Opravit můžete jen cestu Kam, doporučujeme nechat nastavenou cestu.Základní číselníky se potom kopírují

72

DATA Software

Účetnictví

k datovým souborům daného roku Zaškrtněte také políčko Zapsat novou cestu do parametrů V dalším dotazu zadejte Ano

9. Kontroly 9.1.

Kontrola dokladů

Tato kontrola kontroluje ve zvolených dávkách jestli k položkám dokladu existuje hlavička dokladu, jestli k hlavičce dokladu existují položky dokladu, jestli je správně příznak zaúčtování apod. Systém →Systémová údržba →Kontrola dokladů Divize : Dávka od

do Zvolte číslo dávky nebo dávek, lze vybrat i klávesou F5. Zvolíte –li hvězdičky, kontrolují se všechny dávky. Provést opravy Zaškrtnete-li toto políčko, provedou se opravy automaticky Výstupní zařízení : na zvolené zařízení se vytiskne seznam dokladů, které byly opraveny 9.2.

Kontrola účetních knih

Znovu přepočítává hodnoty jednotlivých účtů a kontroluje je na hodnotu účtů ve výsledovce a hlavní knize. Pokud tato kontrola objeví chyby, je nutné zadat přepočet účetních knih. ( Účtování →Přepočet účetních knih) Systém →Systémová údržba →Kontrola účetních knih Objeví se okno : Chcete provést kontrolu struktury datových souborů a pokračovat ve zpracování ? Zadejte Ano. 9.3.

Kontrola souvztažnosti

Nepřesné souvztažnosti automaticky opravuje ( v rámci dokladu kombinace 1:1 hledá stejné částky) Systém →Systémová údržba →Ostatní kontroly →Kontrola souvztažností 9.4.

Kontrola knih – výmaz nulových dokladů

Kontroluje účetní knihy , jestli neobsahují účty s nulovými hodnotami. Pokud obsahují, tak je vymaže. Systém →Systémová údržba →Ostatní kontroly →Kontrola knih-výmaz nulových dokladů Divize : Účetní období Výběr účetní knihy Parametry tisku :

9.5.

Zvolte účetní období pro kontrolu zaškrtnete-knihu, kterou chcete zkontrolovat na zvolené zařízení se vytiskne seznam účtů, které byly opraveny

Kontrola číselníků

Kontroluje číselníky a vypíše duplicity kódů. (např, že v účtovém rozvrhu je stejný kód účtu vícekrát s jinou platností). Systém →Systémová údržba →Ostatní kontroly →Kontrola číselníků

10. Události 10.1.

Generuj události

73

DATA Software

Účetnictví

Tato funkce automaticky před spuštěním událostí vygeneruje všechny potřebné kódy a jejich názvy, které se používají v událostech. Systém →Systémová údržba →Události→Generuj události

10.2

Prohlížení ozn. aplikací

Po spuštění této funkce se objeví okno, kde je seznam všech aplikací a jejich kódů, které se sledují v událostech. Systém →Systémová údržba →Události→Prohlížení ozn. aplikací

10.2.

Prohlížení def. událostí

Po spuštění této funkce se objeví okno, kde je seznam všech kódů a jejich názvů použitých v událostech. Systém →Systémová údržba →Události →Prohlížení def. událostí 10.3.

Prohlížení událostí

Po spuštění této funkce se objeví seznam všech událostí za jednotlivé aplikace. Na tímto seznam je možné spustit jednotlivé funkce: Rozsah výpisu: touto funkci je možné provést filtr (rozsah) nad daným seznam Detail: zobrazí se na obrazovce detail události Tisk: tisknout můžete jednotlivé varianty a to: 1. Měsíční přehled změn.: V této funkci se zadává ve výběru měsíční období a po spuštění této funkce se vytiskne přehled změn v aplikaci za zvolené období. Pokud se ve výběru zatrhne i možnost vypsat podrobnosti o změnách údajů, tak se vám vytiskne u každé změny i původní hodnota pole a nová hodnota 2. Změny dokladu: Princip je stejný jako u předchozí funkce s tím rozdílem, že výběr je možné omezit podle konkrétního datumu a případně podle druhu dokladu 3. Vlastní přehled událostí: V této funkci je možné se vytisknout událostí podle vlastního nastaveného výběru 4. Běh aplikace: Ve výběru máte možnost zadat rozsah na datum a čas a typ aplikace. Po zadaném rozsahu se vám vytiskne přehled, jak vybraná aplikace ve vybraném časovém horizontu se zapínala a vypínala a z kterého počítače+uživatele byla spuštěna.

Systém →Systémová údržba →Události →Prohlížení událostí

11. Systémová údržba 11.1.

Vyrovnání dokladu v dávce

Tato systémová funkce umožňuje automaticky doplnit protiúčet do položek k jednotlivým dokladům v dávce. Použije se např. v případě, když se pro počáteční stavy saldokonta v účetnictví provede přímo import otevřených položek FV z financí. Po tomto importu bude v položkách pouze 1 strana MD („311“) a pomocí této funkce doplníte protiúčet (“701“) . Systém →Systémová údržba →Vyrovnání dokladu v dávce

74

ÚČETNICTVÍ. Uživatelská příručka. DATA Software s.r.o. Opava

Recommend Documents