Přestupky - Příručka Verze: Datum: VITA software, s.r.o

Příručka

PŘESTUPKY

Přestupky - Příručka Verze: 4.8.0.66 Datum: 2016-05-12

© VITA software, s.r.o.

Obsah ÚVOD ....................................................................................................................................................... 8 ZÁKLADNÍ INFORMACE ........................................................................................................................ 9 ZÁKLADNÍ POJMY ....................................................................................................................................... 9 Dvojklik ........................................................................................................................................... 9 Klik - kliknutí ................................................................................................................................... 9 Následující (předchozí) pole .......................................................................................................... 9 Přetažení (Drag’n’Drop) ................................................................................................................. 9 Kontextové menu ........................................................................................................................... 9 IČO ................................................................................................................................................. 9 DS, SSL.......................................................................................................................................... 9 ISDS ............................................................................................................................................. 10 ISZR, ZR ...................................................................................................................................... 10 ROB.............................................................................................................................................. 10 ROS.............................................................................................................................................. 10 ISEP ............................................................................................................................................. 10 AIS ................................................................................................................................................ 10 AISEO .......................................................................................................................................... 10 AISC ............................................................................................................................................. 10 Datum ........................................................................................................................................... 10 Hypertextový odkaz ...................................................................................................................... 10 SPUŠTĚNÍ PROGRAMU ............................................................................................................................... 11 OBECNÁ PRÁCE S PROGRAMEM...................................................................................................... 13 OBECNÉ OVLÁDÁNÍ PROGRAMU ................................................................................................................. 13 Horní lišta .......................................................................................................................................... 13 Základní menu programu .................................................................................................................. 13 Lišta s tlačítky .................................................................................................................................... 13 Okna řízení, Záložky ......................................................................................................................... 13 Spodní lišta ........................................................................................................................................ 14 Výběrová menu podrobněji ............................................................................................................... 15 Případ ........................................................................................................................................... 15 Hledej ........................................................................................................................................... 15 Údaje ............................................................................................................................................ 16 Kartotéky ...................................................................................................................................... 16 Pošta ............................................................................................................................................ 16 Zákony.......................................................................................................................................... 17 Program........................................................................................................................................ 18 PRÁCE S PŘÍPADY (VĚCMI, ŘÍZENÍMI) .......................................................................................................... 19 Podací deník ..................................................................................................................................... 19 Zápis a přidělení písemnosti bez vazby na SSL .......................................................................... 21 Vyhledání/otevření řízení (případu) ................................................................................................... 23 Seznam případů ........................................................................................................................... 24 Automatické ztotožnění, Notifikace (ISZR) .................................................................................. 25 ZAHÁJENÍ ................................................................................................................................................. 27 Došlá pošta ....................................................................................................................................... 27 Zahájení řízení z došlé pošty ....................................................................................................... 28 NOVÝ ....................................................................................................................................................... 29 Číslo případu a spisová značka ................................................................................................... 30 Využití dat jiného případu ve stejné agendě ..................................................................................... 30 Využití dat jiného případu z jiné agendy (pomocí VitaWeb) ............................................................. 31 Typ případu .................................................................................................................................. 32

strana 3

Zadávání údajů do řízení .................................................................................................................. 33 Věc ............................................................................................................................................... 33 přestupky ........................................................................................................................................... 33 podstata ............................................................................................................................................. 34 (skutky) .............................................................................................................................................. 34 další § ................................................................................................................................................ 34 body ................................................................................................................................................... 34 místo spáchání .................................................................................................................................. 34 Obvinění ....................................................................................................................................... 34 Zadání obviněného – vyhledání ........................................................................................................ 35 Zápis nového - fyzická osoba, fyzická os. podnikající, organizace ................................................... 35 Datové schránky .......................................................................................................................... 40 Základní registry ........................................................................................................................... 44 Oprava údajů osoby .......................................................................................................................... 46 Panel osoby....................................................................................................................................... 47 Zrušení osoby/organizace ................................................................................................................. 47 Zástupce mladistvého ....................................................................................................................... 47 Správní orgány ............................................................................................................................. 47 Účastníci....................................................................................................................................... 48 Ostatní .......................................................................................................................................... 48 Zástupce (plná moc) .................................................................................................................... 49 Opis z ISEP .................................................................................................................................. 50 Sankce ......................................................................................................................................... 53 Pokuta/náklady řízení ........................................................................................................................ 53 Pořádková pokuta ............................................................................................................................. 54 Zadání pokuty v rámci pořádkové pokuty ......................................................................................... 54 Tisk složenek ..................................................................................................................................... 54 Tisk složenky – vytiskne složenku s částkou odpovídající vybrané řádce ........................................ 55 Tisk podle VS – vytiskne složenku s částkou sečtenou z řádků se stejným VS ............................... 55 Tisk společný – vytiskne složenku s částkou sečtenou ze všech řádků. .......................................... 55 Předání dat do modulu DDP/Příjmy – předběžný zápis.................................................................... 55 Zabrání věci ....................................................................................................................................... 55 Údaje dopravní ............................................................................................................................. 56 Přehled o osobě ........................................................................................................................... 56 Jednání......................................................................................................................................... 57 Termíny stále zobrazené .............................................................................................................. 57 SLOUČENÍ ŘÍZENÍ ...................................................................................................................................... 58 PRŮBĚH ŘÍZENÍ - OBECNĚ ......................................................................................................................... 59 TYPY PRŮBĚHŮ ŘÍZENÍ .............................................................................................................................. 60 postoupení ......................................................................................................................................... 60 odložení ............................................................................................................................................. 60 blokové řízení .................................................................................................................................... 60 zastavení ........................................................................................................................................... 61 zastavení a blokové řízení ................................................................................................................ 61 příkazem ............................................................................................................................................ 62 rozhodnutím ...................................................................................................................................... 62 přerušení ........................................................................................................................................... 62 VYBRANÝ PRŮBĚH ŘÍZENÍ – ROZHODNUTÍ, PŘÍKAZ ...................................................................................... 63 Rozhodnutí ........................................................................................................................................ 63 Příkaz ................................................................................................................................................ 64 Doručení ............................................................................................................................................ 64 Hromadné načtení doručenek z datových schránek ......................................................................... 64 Načtení doručenek otevřením doručení v seznamu "Oprav" ............................................................ 65 Načtení doručenek otevřením řízení ................................................................................................. 66 Zápis doručenek podle kódu vypravení ............................................................................................ 67 Právní moc ........................................................................................................................................ 68 Předání dat do modulu DDP/Příjmy – právní moc ............................................................................ 69 Zápis přestupku do ISEP .................................................................................................................. 69 Zrušení zápisu ................................................................................................................................... 70 Uzavření spisu ................................................................................................................................... 71

strana 4

Přestupky – uživatelská příručka

POMOCNÉ NÁSTROJE V ŘÍZENÍ................................................................................................................... 72 Úkoly.................................................................................................................................................. 72 Nové .................................................................................................................................................. 72 Došlá pošta ....................................................................................................................................... 73 Staré .................................................................................................................................................. 73 Nedoručeno ....................................................................................................................................... 73 Právní moc ........................................................................................................................................ 73 Nové/Staré - vymáháno..................................................................................................................... 73 Soupis spisu ...................................................................................................................................... 73 TISKY ..................................................................................................................................................... 75 TVORBA DOKUMENTŮ ............................................................................................................................... 75 Výběr vzoru/dokumentu ............................................................................................................... 75 Tisk na zkoušku................................................................................................................................. 76 Nový dokument ................................................................................................................................. 76 Specifikace údajů o dokumentu ................................................................................................... 77 Formulář ............................................................................................................................................ 77 Jak pokračovat .................................................................................................................................. 79 Dokument .......................................................................................................................................... 79 PRÁCE V TEXTOVÉM EDITORU.................................................................................................................... 80 ÚPRAVA ULOŽENÝCH DOKUMENTŮ ............................................................................................................ 81 Editace dokumentu............................................................................................................................ 81 Opakované generování ze vzoru ................................................................................................. 82 Význam symbolů v souvislosti s dokumenty ................................................................................ 83 Kontextová menu pro jednotlivé stavy dokumentů ...................................................................... 84 Předáno k vytištění obálek ................................................................................................................ 84 Vytvořený rozdělovník ....................................................................................................................... 85 Čeká na parafu (nabídka je stejná i u stavu „čeká na podpis“) ......................................................... 85 Odeslaná pošta ................................................................................................................................. 86 Odeslaná pošta Vráceno – přepracovat dokument ........................................................................... 87 Vráceno – přepracovat rozdělovník .................................................................................................. 88 Nový rozdělovník ............................................................................................................................... 88 Nepodepsaný dokument ................................................................................................................... 89 Podepsaný dokument........................................................................................................................ 89 Dokument předaný k parafě, podpisu, tisku obálek .......................................................................... 89 Dokument odeslaný........................................................................................................................... 90 ELEKTRONICKÉ PODEPSÁNÍ DOKUMENTU, TISK OBÁLEK ............................................................................. 90 Podepsat a tisknout obálky .......................................................................................................... 90 Podepsat a předat k tisku obálek ................................................................................................. 91 Podepsat a zapsat jako odeslanou poštu .................................................................................... 92 Předat k podepsání ...................................................................................................................... 92 Předat k parafování ...................................................................................................................... 94 NESTANDARDNÍ SITUACE S DOKUMENTY .................................................................................................... 96 Obnova dokumentu z místní kopie .............................................................................................. 96 Obnovení z jiného počítače.......................................................................................................... 97 Obnovení ze souboru na disku .................................................................................................... 97 TISK OBÁLEK ............................................................................................................................................ 98 Pošta připravená k odeslání......................................................................................................... 99 Příprava adres na obálky .................................................................................................................. 99 Tisk adres na obálky ....................................................................................................................... 101 Odeslaná pošta – chyby............................................................................................................. 103 Odeslaná pošta .......................................................................................................................... 103 Tisk obálek ...................................................................................................................................... 104 VITA BEZ VAZBY NA SSL......................................................................................................................... 106 STATISTIKA ........................................................................................................................................ 107 ZADÁNÍ ÚDAJŮ........................................................................................................................................ 107 VÝPISY STATISTIK ................................................................................................................................... 107 Kontrola - výkaz ......................................................................................................................... 107 Přehled - výkaz .......................................................................................................................... 108

strana 5

Statistický výkaz ......................................................................................................................... 108 Přehled - přestupky .................................................................................................................... 109 Přehled - pokuty ......................................................................................................................... 109 Přehled – přestupky podle obcí ................................................................................................. 109 SPRÁVA PROGRAMU ........................................................................................................................ 111 INSTALACE ............................................................................................................................................. 111 Instalace nových verzí ..................................................................................................................... 111 Klientská stanice ............................................................................................................................. 111 ZÁLOHOVÁNÍ .......................................................................................................................................... 112 NASTAVENÍ PARAMETRŮ ......................................................................................................................... 112 Administrace .............................................................................................................................. 112 Úřad I ............................................................................................................................................... 112 Úřad II .............................................................................................................................................. 114 Pohledávky ...................................................................................................................................... 115 Termíny ........................................................................................................................................... 115 Rozdělovník ..................................................................................................................................... 116 Ostatní ............................................................................................................................................. 117 Uživatelské proměnné [8xx] ............................................................................................................ 117 Pracovník ................................................................................................................................... 118 Pracovník ........................................................................................................................................ 118 Speciální .......................................................................................................................................... 119 Uživatelské proměnné [9xx] ............................................................................................................ 119 Zákony ............................................................................................................................................. 119 Historie ............................................................................................................................................ 120 Oprávnění ........................................................................................................................................ 120 Oprávnění ........................................................................................................................................ 120 Přidělení případu ............................................................................................................................. 120 Výběr ............................................................................................................................................... 121 KARTOTÉKY ........................................................................................................................................... 122 Obyvatelé organizace...................................................................................................................... 122 Údržba evidence ........................................................................................................................ 122 Zrušení položky .......................................................................................................................... 122 Adresa ........................................................................................................................................ 123 Poznámka .................................................................................................................................. 123 Tisk seznamu ............................................................................................................................. 123 Spojování položek ...................................................................................................................... 123 Změna typu osoby (obyvatel/organizace) .................................................................................. 124 Kartotéka ......................................................................................................................................... 124 Zápis do kartotéky ...................................................................................................................... 124 Vyřazení z kartotéky................................................................................................................... 124 ARCHIV DOKUMENTŮ .............................................................................................................................. 125 VZORY ................................................................................................................................................... 125 Vzory ............................................................................................................................................... 125 Funkce dostupné pro správu vzorů ............................................................................................ 126 Převzetí originálních vzorů .............................................................................................................. 127 Úprava vzorů - editace .................................................................................................................... 127 Úprava vzorů – vytvoření nového vzoru.......................................................................................... 128 Použití vzoru .................................................................................................................................... 129 Hlavičky dokumentů ........................................................................................................................ 130 CHYBOVÁ HLÁŠENÍ ................................................................................................................................. 131 Uživatelské chyby............................................................................................................................ 131 Chyby vazby na další moduly ......................................................................................................... 131 Systémové chyby ............................................................................................................................ 132 Zaslání informací o chybách ........................................................................................................... 132 UKÁZKA VYBRANÝCH ŘÍZENÍ.......................................................................................................... 135 Dožádání (zprávy o pověsti) ........................................................................................................... 135 Výzva k zaplacení podle §125h 361/2000 Sb. ................................................................................ 136 Zjednodušený zápis blokové pokuty ............................................................................................... 138

strana 6


ISEP – mobilní přístup..................................................................................................................... 139

strana 7

Úvod Příručka je určena pro pracovníky správních úřadů, poskytuje návod pro práci s programem PŘESTUPKY. V první kapitole jsou popsány základní ovládací prvky vycházející ze standardů Windows, které jsou využívány v rámci celého programu. Ve druhé kapitole je popsána logika práce s programem. Tato kapitola popisuje, jak je možno provést základní úkony – zaznamenání předané/postoupené věci, odložení věci, zahájení řízení, zastavení řízení, uložení blokové pokuty, vytvoření příkazu, rozhodnutí, zaznamenání data doručení, nabytí právní moci atd. Třetí kapitola popisuje, jak tisknout dokumenty a adresy. Čtvrtá kapitola popisuje, jak vytvořit požadované statistiky. Pátá kapitola popisuje příkazy určené pro správu programu – správu kartoték a vzorů dokumentů, nastavení parametrů, kterými se ovlivňuje chování programu.

strana 8


Kapitola 1

Základní informace Program je vytvořen v prostředí Windows a jeho ovládání je maximálně přizpůsobeno tomuto prostředí. Na editaci textů je využíván textový editor MS Word, na prohlížení pak Internet Explorer.

Základní pojmy V rámci celého programu je použito několik základních principů, které se pak využívají na mnoha místech. Zde jsou uvedeny ty, které jsou v programu nejčastěji používané, aby byl další výklad přehlednější. Program využívá prvky ovládání Windows:

Dvojklik Dvojí rychlé (rychle za sebou) zmáčknutí levého tlačítka myši. Způsobuje aktivaci vybraného objektu.

Klik - kliknutí Jednoduché zmáčknutí levého tlačítka myši. Slouží např. k nastavení označené položky, aktuálního pole, apod.

Následující (předchozí) pole Pohyb po polích zobrazeného okna způsobuje klávesa Tabelátor (klávesa označená šipkou doleva a šipkou doprava). Stisk této klávesy provede posun do dalšího pole. Pokud se klávesa zmáčkne spolu s klávesou Shift (ozn.  ), provede se posun na pole předcházející. V polích je možné se také pohybovat pomocí myši. Ta pole, která nejsou zvýrazněna (mají barvu pozadí), jsou dostupná pouze při použití myši, při pohybu tabelátorem jsou přeskočena.

Přetažení (Drag’n’Drop) Při přetažení údajů ze seznamu se levé tlačítko myši stiskne nad vybraným objektem, kurzor se přesune na místo, kam se má vybraný objekt přesunout, a stisknuté tlačítko se pustí.

Kontextové menu Po stisknutí pravého tlačítka myši se zobrazí seznam příkazů pro označenou položku.

IČO Používaná zkratka pro "identifikační číslo" (IČO) - jednoduchý datový prvek k identifikaci ekonomického subjektu.

DS, SSL Používaná zkratka pro Datové schránky (DS) a pro spisovou službu (SSL).

Základní informace

strana 9

ISDS Informační systém datových schránek

ISZR, ZR Používané zkratky pro Informační systém Základních registrů (ISZR) a Základní registry (ZR).

ROB Používaná zkratka pro Registr obyvatel.

ROS Používaná zkratka pro registr osob (právnické osoby).

ISEP Používaná zkratka pro informační systém Evidence přestupků.

AIS Agendový informační systém – software pro zpracování agendy, např. Vita Přestupky

AISEO Používaná zkratka pro agendový informační systém Evidence obyvatel.

AISC Používaná zkratka pro agendový informační systém cizinců.

Datum Datum je možné zadat v rozmezí 1.1.1900 - 31.12.2999. Pokud není zadán měsíc nebo rok (nebo je zadána 0), doplní se aktuální.

Hypertextový odkaz Po kliknutí dojde k přepnutí na místo v příručce, kde je pojem vysvětlen nebo se k němu váží podrobnosti, postupy. Pojmy použité v zákoně o přestupcích a ročním výkazu věc, přestupek, řízení věc - ve smyslu rozhodování o věci (§ 13), příslušnosti ve věci (§ 53), vyloučení věci (§ 57), oznámení věci (§ 58), odložení věci (§ 58, 66), postoupení věci (§ 55, 71), projednání věci (§ 74), vyřízení věci (§ 87), ve věcech přestupků (§ 89, 90) přestupek (jako věc s č. j., totéž co věc) - přestupky projednávají… (§ 52, 53, 55), oznámení přestupku (§ 58), počty přestupků v ř. 21, 22, 24, 33, 34 přestupek (jako konkrétní přestupek) - pojem přestupku (§ 2), odpovědnost za přestupek (§ 7), posuzování přestupku (§ 8), sankce za přestupek (§ 11, 12)… dopuštění se více přestupků (§ 57), oznámení o přestupcích, projednávání přestupků (§ 59) řízení o přestupcích: - přestupkové řízení, - blokové řízení - v ročním výkazu se objeví pouze jako odloženo, resp. zastaveno - příkazní řízení řízení o přestupcích je podle § 51 vždy správní řízení a u všech typů je možné použít opravné prostředky jako obnova řízení, přezkoumání řízení mimo odvolací řízení blokové pokuty - § 85 odst. 3 (nezaplacení na místě) a 4 (prokázání oprávnění, vyznačení na bloku) Pojmy použité v programu - věc, přestupek, řízení, případ… věc je to, co nám bylo předáno nebo postoupeno v programu se věc-přestupek zaeviduje jako případ

strana 10


jedna věc je jeden případ, pokud nejde projednat ve společném řízení, zaeviduje se jako více případů v jednom případu se může zadat více přestupků, pro roční výkaz se jeden označí A jako nejzávažnější pokud není případ odložen nebo postoupen, je zahájeno řízení (případ se dostane do stavu, kdy probíhá řízení)

Spuštění programu Na základní ploše je obvykle ikona:

nebo v menu Start jsou příkazy Programy > VITA software > Přestupky Dvojklikem levého tlačítka myši nad ikonou nebo výběrem z menu Start se vyvolá okno pro zadání přihlašovacího jména a hesla.

V poli Login se zobrazí přihlašovací jméno. Při prvním spuštění je předepsáno jméno uživatele Windows, pokud se liší od loginu pro program, je nutno ho přepsat. Pokud si má program pro příští přihlašování pamatovat nově zadaný Login, zatrhne se pole uložit login např. kliknutím na příslušné pole. Pole Heslo je určeno pro zápis hesla k příslušnému Login. Při psaní se nezobrazuje text hesla, pouze hvězdičky - tolik hvězdiček, kolik písmen bylo do hesla zadáno. Poznámka: V případě, že se zobrazí chyba (po rozkliknutí tlačítka „Detaily“ se zobrazí v dolní části okna podrobnosti chyby)

bylo pravděpodobně zadáno chybně heslo či login. Po úspěšném zadání se zobrazí základní okno programu.

Základní informace

strana 11

strana 12


Kapitola 2

Obecná práce s programem Obecné ovládání programu Horní lišta Horní lišta základního okna programu obsahuje vlevo název programu a vpravo základní tlačítka pro minimalizaci, zmenšení/zvětšení a uzavření okna.

Základní menu programu Základní menu pod horní lištou obsahuje funkce:

Prostřednictvím těchto funkcí je možné, po jejich odkliknutí a rozbalení roletového menu, volit ostatní příkazy programu. Některé příkazy (např. pro správu programu) lze volit pouze z tohoto menu. Některé příkazy (pro nejběžnější úkony při rutinní práci) jsou obsažené ještě i v ikonách (tlačítcích) na následující liště s tlačítky (viz níže).

Lišta s tlačítky Pod základním menu programu je lišta s tlačítky, která urychlují některé činnosti.

Zobrazení stálých tlačítek Hledej až Kartotéka (viz výše) zůstává po celou dobu práce nezměněna. Podoba a výběr tlačítek )napravo od stálých tlačítek) se mění v závislosti na vybrané činnosti.

Okna řízení, Záložky Pod lištou s tlačítky je pracovní plocha, kde se po volbě některých funkcí nebo příkazů otvírají další okna. Je možno mít otevřeno více takových oken současně a mezi nimi se přepínat. Okna jsou na sobě navrstvena. Aktivní okno (se kterým chcete právě pracovat) specifikujete kliknutím na příslušnou záložku. Např. zde se pracuje s oknem Oprav, zbylá dvě okna jsou v pozadí:

Obecná práce s programem

strana 13

Spodní lišta Na spodní liště jsou uvedeny základní informace o programu. První údaj (4.8.0.47) je číslo verze programu, který máte aktuálně nainstalován. Další údaj (12:50:32) je aktuální čas. Ikony znamenají propojení na další systémy: - informace o vazbě na ISZR. Barevná ikona značí aktivní vazby, šedá neaktivní. - informace o vazbě na SSL. Barevná ikona značí aktivní vazby, šedá neaktivní.

-

- informace o konfiguraci tvorby PDF. Je-li ikona barevná, je konfigurace v pořádku, je-li šedá, vazba není konfigurována, nebo je konfigurace chybná. Tuto vazbu musí mít pracovník, který elektronicky podepisuje dokumenty. - informace o konfiguraci editoru. Ve většině případů je zobrazena ikona Word

-

- informace o stavu instalace. Zelené zatržítko znamená, že je vše v pořádku. 

- doporučení co by bylo vhodné zapnout, doinstalovat



- varování na končící platnost certifikátů, případně na dlouho neprovedenou aktualizaci dat



- chyba - například neplatný certifikát, nedostupná data, zastavené rozhraní.

Dvojklikem na ikonky stavu instalace se otevře záložka Stav AIS VITA s údaji

Další údaj ("vedouci") je identifikace pracovníka přihlášeného do programu. Údaj (Odbor výstavby) je informace o příslušnosti k pracovní skupině v programu. Poslední údaj (surad@HUD2) je informace o serveru a databázi.

strana 14


Výběrová menu podrobněji Případ

Výběrem z menu Případ jsou dostupné funkce programu: Funkce

Popis

Ikona

Hledej

Vyhledání řízení (spisu) k nahlížení

Oprav

Vyhledání řízení (spisu) k editaci

Nový

Založení spisu z moci úřední

Vyřaď

Smazání spisu v rámci AIS, nemá vliv na spis v SSL. Pokud je vazba na SSL, iniciační dokument se objeví v došlé poště

Evidence přestupků

Mobilní přístup k získání opisu, zápis blokových pokut

Úkoly

Termíny a úkoly vyplývající z řízení

Hledej

Výběrem z menu Hledej jsou dostupné funkce programu: Funkce Obyvatelé a organizace… Kartotéka Panel ISZR

Popis

Ikona

Vyhledání obyvatel a organizací v datech AIS Zobrazení seznamu obyvatel a organizací v kartotéce Zobrazení postranního panelu komunikace s ISZR


strana 15

Údaje

Výběrem z menu Údaje jsou dostupné funkce programu: Funkce Nastavení Vzory Statistika Další

Popis Nastavení aplikace - údajů o odboru, pracovníkovi (dle oprávnění) Seznam vzorů funkce pro práci se vzory Statistické výkazy, přehledy Dostupné jen administraci – další uživatelské nastavení aplikace

Kartotéky

Tato funkce je dostupná pouze administraci. Výběrem z menu Kartotéky jsou dostupné funkce programu: Funkce Obyvatelé a organizace Kartotéka

Popis Správa údajů o obyvatelích a organizacích, spojování duplicit Funkce pro vytvoření kartotéky

Pošta

strana 16


Výběrem z menu Pošta jsou dostupné funkce programu: Funkce Podací deník Došlá pošta Pošta k parafování Pošta k podepsání Pošta připravená k odeslání Pošta odeslaná Pošta odeslaná – chyby Doručenky Načti doručení ze SSL

Popis Podací deník odboru Seznam podání k vyřízení Seznam dokumentů připravených k parafování Seznam dokumentů připravených k elektronickému podepsání Seznam elektronicky podepsaných dokumentů připravených k odeslání do SSL Seznam elektronicky podepsaných dokumentů odeslaných do SSL Seznam elektronicky podepsaných dokumentů u kterých došlo při odesílání do SSL k chybě Vyhledání doručení (doručenky) dle kódu vypravení Načtení doručení do DS – dostupné jen u některých SSL

Zákony

Výběrem příslušného zákona se zobrazí záložka se zobrazením zákona. Záložka je rozdělena do dvou částí. V levé se načte seznam paragrafů, případně příloh. Po zvolení paragrafu (lze i zvolit více paragrafů najednou) se v pravé části načte text vybraného paragrafu.

Načítání seznamu paragrafů a i vlastního textu zákona probíhá na pozadí (nedojde k zablokování programu). Během tohoto načítání se v názvu záložky zobrazuje text "(Pracuji)". Poklepáním na panel nad textem zákona, kde je zobrazeno číslo vybraného paragrafu, můžete zadat seznam (oddělovaný čárkou) paragrafů, které chcete zobrazit.

Písmo použité při zobrazení textu zákona lze zvětšit pomocí otočení kolečka myši společně s podržením klávesy Ctrl.


strana 17

V panelu dole se zobrazuje informace o zdroji dat, která se zobrazují. Tímto zdrojem je oficiální server portal.gov.cz, po kliknutí na název zdroje se zobrazí vybraný zákon na zdrojovém serveru.

Program

Výběrem z menu Pošta jsou dostupné funkce programu: Funkce Obnovit spojení Změna hesla O programu Přestupky Novinky Panely Konec

strana 18

Popis Obnovení spojení klienta se serverem Uživatelská změna hesla do programu Informace o nainstalované verzi programu Odkaz na manuálové stránky Vity, seznam dostupných verzí programu Možnost upravit velikost a zobrazování ikon Zavření programu


Práce s případy (věcmi, řízeními) Věc (přestupek) je obvykle předána nebo postoupena jiným orgánem. Věc je možné postoupit jinému orgánu, odložit nebo vyřídit ve správním řízení (přestupkovém, příkazním, blokovém). Během práce s programem vzniká evidence, ze které je možné generovat dožádání, statistiky. Každý případ je identifikován číslem případu a číslem spisu.

Podací deník Volbou z menu Pošta>Podací deník se zpřístupní práce s podacím deníkem. Podací deník eviduje všechnu příchozí poštu na odbor a sleduje průběh vyřizování těchto podání (pošty). Podací deník je společný pro více agend VITA, protože eviduje poštu za celý odbor.

Mimo administrativy má možnost prostřednictvím programů (např. Stavební úřad, Přestupky) každý do deníku nahlížet, vedoucí má k dispozici všechny funkce. Pro kontrolu, že spis vznikl správně a vazba je v pořádku, se ve sloupci SSL zobrazuje zelená šipka. Pokud je ve vazbě na spis něco v nepořádku, zobrazuje se ikonka s červeným křížkem.

Vyvoláním kontextového menu nad vybranou položkou jsou dostupné tyto funkce Podacího deníku: V případě vazby na SSL se zobrazuje: Bez vazby na SSL se zobrazuje:

* Pokud je vytvořená vazba na SSL, příkaz Nový v nabídce není aktivní (do Podacího deníku jsou údaje odesílány ze SSL a není možné zde novou poštu vytvořit).


strana 19

Nejčastější akce mají ještě k dispozici ikonu a tzv. F-klávesu (např. příkaz Nový pro založení nové pošty má ikonu a klávesu F7). Vytvoření nové pošty je možné: 1) s aktivní vazbou na SSL založením příchozí pošty přímo v SSL, nebo jako vytvoření řízení z vlastního podnětu v konkrétní agendě. 2) bez vazby na SSL – pomocí příkazu „Nový“ Využití Podacího deníku

V Podacím deníku je možno sledovat vyřizování jednotlivých podání. K tomu slouží některá data zobrazovaná v deníku a ikony popisující aktuální stav. Pozn.: Není-li vazba na SSL, není v podacím deníku zobrazen sloupec „SSL“. došlo Informace o datu podání návrhu nebo zahájení řízení z vlastního podnětu. Je shodné s datem podání příchozího dokumentu (příp. zahájení řízení z vlastního podnětu) do SSL. SSL (bez vazby na SSL se tento sloupec nezobrazuje) Stav vazby dokumentu se spisovou službou: zelená šipka – vazba je v pořádku červený křížek - vazba na SSL není vytvořena Č. j. Informace o čísle jednacím dokumentu. spis. zn. Byl-li nad dokumentem vytvořen spis, je zde informace o čísle spisu, který byl z dokumentu založen. Pokud byl dokument zařazen do jiného spisu, tak tuto informaci najdete ve sloupci TP jako modrou lomenou šipku od koho Informace o původci podání ( navrhovatel, vlastní podnět orgánu ). IDDS Je-li ve sloupci ISDS symbol datové schránky ( ), dokument byl doručen prostřednictvím DS. Pokud zastavíme myší na tomto symbolu, objeví se identifikace datové schránky, odkud dokument pochází. věc Název dokumentu. vyřizuje Informace o osobě, která dokument zpracovává. Je-li jméno šedé, zpracovatel již na dokumentu pracuje. Je-li jméno černé, na dokumentu ještě nikdo nezačal pracovat a lze je po dvojkliku výběrem z roletového menu změnit a tím dokument předat jinému zpracovateli. Po změně je třeba potvrdit tuto volbu kliknutím do jiného řádku. stav Identifikace stavu, v jakém se podání (nebo řízení z vlastního podnětu) právě nachází: zapsáno, neodesláno pracovníkovi zapsáno, nepřiděleno (je-li místo ? zobrazen ! , vráceno, nepřiděleno) odesláno pracovníkovi, ten o podání zatím neví pracovník o podání ví – viděl ho v Došlé poště pracovník podání zpracovává – zahájil řízení či ostatní, nebo vede řízení z vlastního podnětu.

strana 20


vyřízeno pracovníkem (např. řízení nabylo právní moci). Není ještě ukončeno pro SSL vyřízeno – zpracovávané podání (nebo řízení z vlastního podnětu) je ukončeno a uzavřeno i pro SSL pozn. Ikonka indikuje, že k položce v deníku existuje poznámka. Poznámku lze zobrazit (resp. opravit) po kliknutí na položku pravým tlačítkem myši a následným výběrem volby Poznámka z nabízeného kontextového menu Xml Soubor XML z prvoinstančního úřadu s údaji o spisu. (pouze pro krajské úřady a magistráty.) TP Graficky znázorňuje, do jaké kategorie bylo podání zařazeno: správní řízení ostatní přiřazení k existujícímu spisu typ Specifikuje, o jaký typ správního řízení (přestupky, delikty) resp. ostatní (dožádání, …) se jedná. vyřízení Specifikuje datum vyřízení podání (nebo řízení z vlastního podnětu). uzavření Specifikuje datum uzavření podání (nebo řízení z vlastního podnětu).

Zápis a přidělení písemnosti bez vazby na SSL Volbou „Nový“ z kontextového menu nebo použitím klávesy F7 se zobrazí okno pro zápis údajů o došlé písemnosti.


strana 21

číslo jednací Pokud je nastaveno ve volbě Nastavení č. j. předepisovat č. j., automaticky se předepíše číslo o 1 větší než naposledy zapisované. (V Nastavení č. j. je možno zadat i počáteční hodnotu, od které se mají čísla přidělovat).

Pokud předepisování čísla jednacího nastaveno není, je nutno hodnotu zadat. došlo Položka označující datum, kdy byla písemnost přijata úřadem. Automaticky se předepisuje datum předchozí zapisované písemnosti (při zápisu první písemnosti se předepisuje aktuální datum). Je možno změnit přepsáním. k č. j. Pokud se došlá písemnost vztahuje k nějakému již rozpracovanému řízení, může se to specifikovat již při zápisu do podacího deníku. Pokud se do této položky zapíše číslo spisu, ke kterému se písemnost vztahuje, automaticky se zařadí do tohoto spisu vyřizuje Slouží k přidělení písemnosti konkrétnímu pracovníkovi, který bude písemnost vyřizovat. Po kliknutí na šipku vpravo této položky se zobrazí seznam pracovníků, z něj dvojklikem vyberete požadovanou položku. Dokud není tato položka vyplněna, zůstává celé číslo jednací v podacím deníku ve fázi zápisu s možností opravit všechny položky. kdo Specifikuje, od koho byla písemnost doručena. věc Jednoduchá identifikace písemnosti pro potřeby deníku. počet listů Specifikuje počet listů písemnosti. počet příloh Specifikuje počet příloh písemnosti.

strana 22


Nově zadané položky jsou v Podacím deníku ve sloupci stav označeny ikonkou „obdélníček“ a to do té doby, dokud nejsou odeslány pracovníkovi. Odeslání proběhne až po uzavření Podacího deníku nebo během práce po kliknutí na ikonu Obnovení pohledu

Po odeslání pošty pracovníkovi se změní ikona obdélníček na uzavřenou obálku Jakmile pracovník otevře funkci Úkoly a číslo jednací vidí, změní se ikonka na otevřenou obálku .

.

Vyhledání/otevření řízení (případu) Při práci je základem případ nejprve vyhledat, pak je možno s ním dále pracovat. Vyhledávat můžeme dvěma způsoby – po kliknutí na ikonu „Hledej“ nebo na ikonu „Oprav“

volby jsou přístupné také z menu Případ > Hledej/Oprav Hledej: zde nalezneme případy všech pracovníků odboru (i vyřízené) pouze na prohlížení - v jakém je řízení stavu, data, dokumenty… Oprav: zde nalezneme pouze svoje případy a to neukončené (živé). Přes tuto volbu se budeme vracet do námi zpracovávaných řízení. Pro hledání je vždy otevřeno okno, které obsahuje položky, podle kterých je možné řízení vyhledávat. Je možno zadat podmínku do více polí současně, pak budou vyhledány ty případy, které splňují všechny zadané podmínky současně.

Pokud je kurzor nastaven v příslušném poli, zobrazuje se ve spodní liště nápověda.


strana 23

Vyhledávat je možné podle těchto polí: Název pole č. případu č. spisu č. policie… Obviněný… dům + č.p. ulice + č.o. přestupek místo přestupku typ a název úředník RZ, vozidlo, ŘP spácháno oznámeno var. symbol spec. symbol dokument

Význam pole pořadové číslo v roce a rok, nejčastější způsob vyhledávání č.j. z podacího deníku, pokud není shodné s číslem případu číslo jiného orgánu 4 pole pro zadání typu, příjmení, jména (resp. názvu) a RČ nebo IČ 2 pole pro zadání názvu části obce a čísla popisného 2 pole pro zadání názvu ulice a čísla orientačního pole pro hledání podle spáchaného skutku pole pro zadání místa spáchání přestupku pole specifikují typ případu (PR, PD, ZZ…), skutek a podstatu (doporučeno zadat začátek názvu a *) 2 pole specifikující pracovníka, který případ vyřizuje, první pole je pro jméno, druhé pro login pole pro SPZ/RZ, název vozidla, číslo řidičského průkazu datum spáchání od-do (ve tvaru 01.12.2001 apod.) datum oznámení od-do (ve tvaru 01.12.2001 apod.) variabilní symbol pokuty, nákladů, pořádkové pokuty specifický symbol pokuty, nákladů, pořádkové pokuty vzor, který byl použit pro tvorbu dokumentu

Není potřeba zadávat vždy úplný název, někdy je obtížné znát např. přesný název orgánů. Je možné využít tzv. „hvězdičkovou konvenci“ tj.: Nov specifikuje požadavek na vyhledání všech, jejichž jméno začíná "Nov" – tedy např. Novák, Nováková, Novotný, Novotná,…. ažek specifikuje požadavek na vyhledání všeho, co končí na "ažek" – např. Blažek, Stražek ... 123 specifikuje požadavek na vyhledání případů, v jejichž názvu se vyskytuje na libovolné pozici text 123 – např. v č. j. policie.

Seznam případů Po zadání podmínky a stisknutí klávesy Enter nebo tlačítka "Hledej" se objeví seznam případů, které splňují zadanou podmínku:

strana 24


Stav se mění podle průběhu případu. Změnu stavu je možné provést i pomocí šipek Zpět a Pokračuj.

Zvolený případ se otvírá dvojklikem na vybraný řádek s případem nebo se ovládá pomocí příkazů z kontextového menu, vyvolaného po kliknutí pravým tlačítkem myši na vybraný případ. Nabídka příkazů i příkaz spouštěný dvojklikem se mění v závislosti na stavu případu.

Automatické ztotožnění, Notifikace (ISZR) Po otevření případu k editaci program (AIS) ověřuje, zda jsou všechny fyzické osoby ztotožněny se Základními registry (ZR). Pokud je vše v pořádku, otevře se okno s případem. Pokud AIS zjistí, že je někdo z účastníků neztotožněn, nebo je hlášena systémem Základních registrů změna u účastníka, vyzve pracovníka, aby neztotožněné osoby ztotožnil vůči ZR nebo přebral notifikace.

Jde-li o notifikaci, zobrazí se obdobný dotaz

Potvrzení dotazu "ANO" dává pracovník pokyn AISu, aby provedl vyhledání fyzických osob v Základních registrech a uložil údaje (ztotožnil) o těchto osobách v AIS. AIS nemůže bez pokynu pracovníka sám vyhledávat údaje v ZR. V rámci AIS Přestupky se ukládají mj. tyto údaje (jméno, příjmení, datum narození, datum úmrtí, místo narození, trvalý pobyt, doručovací adresa, informace o DS). Vyhledávání probíhá na pozadí programu, pracovník může dále pracovat s programem bez omezení. Informace o průběhu ztotožňování jsou zobrazovány v levém panelu


strana 25

Jsou-li údaje o osobě v řízení dostačující pro automatické vyhledání (jméno, příjmení, datum narození, adresa trvalého pobytu s vazbou na RUIAN (modré zámečky)), program provede automatické ztotožnění a pracovníka o tom informuje.

Pozn. parametry automatického vyhledávání lze upravit na serveru v "PrmEdit" Pokud je některý z údajů nedostatečný, program pracovníka informuje včetně chybějícího údaje a je nutné provést ruční ztotožnění.

strana 26


Zahájení Došlá pošta Pokud je v rámci programu veden Podací deník, nebo je vytvořená vazba na spisovou službu, pracovník dokument s číslem jednacím do programu nezavádí - dostává ho přidělen prostřednictvím funkce Úkoly. Nově přidělené dokumenty s číslem jednacím pro daného pracovníka se zobrazí pod volbou Došlá pošta.

Došlá pošta je též přístupná ze základní nabídky – „Pošta“ Po zvolení volby Došlá pošta a kliknutí pravým tlačítkem na vybranou položku (řádek) se volí příkazy z nabízeného kontextového menu:


strana 27

Případ, Ostatní, Přezkoumání a Další řízení otevřou novou záložku, kde se bude zpracovávat konkrétní řízení. Typy jsou blíže specifikované v části „Typ případu“ Přiřadit k č. j. Tato funkce slouží pro založení příchozího dokumentu do existujícího spisu – dokument je vyřízen vložením do spisu, nebo uzavřením spisu (dle typu SSL) Vyřízeno … Použitím této volby dojde k vyřízení dokumentu mimo spis. Ne všechny SSL tuto funkci podporují. Více informací, zda Vaše SSL tuto funkci podporuje, naleznete na našich Manuálových stránkách: (http://www.vitasw.cz/man/propojeni/ssl/funkcnost ) Vrátit … Tato funkce slouží pro vrácení dokumentu z Došlé pošty zpět do Podacího deníku. Použije se v případě, že tento dokument byl omylem přidělen jinému zpracovateli. Vrátit do SSL Tato funkce slouží pro vrácení dokumentu z Došlé pošty do spisové služby, kde se přidělí jinému zpracovateli, který tento případ bude zpracovávat na jiném odboru. El. přílohy ze SSL Tato funkce slouží pro načtení elektronických příloh ke konkrétní věci – např. přišlo přes DS i s dokumenty.

Zahájení řízení z došlé pošty Volba Případ, či další z nabízených příkazů, otevře záložku s nově založeným řízením. Současně s tím vznikne ve spisové službě spis (v případě vazby na SSL), jeho číslo se použije jako spisová značka ve VITĚ (spisovou značku ovládá SSL). Pro kontrolu, že spis vznikl správně, se zobrazuje ikonka žluté obálky vpravo od typu řízení. Pokud se zobrazuje zelená šipka, je vazba na SSL v pořádku.

Pokud je ve vazbě na spis něco v nepořádku, tak se zobrazuje ikonka s červeným křížkem.

strana 28


Nový Pomocí ikony Nový se případ zahajuje jen v případě pokud: - úřad nemá spisovou službu - ve VITĚ se nepoužívá podací deník - pro nestandardní situace nebo založení řízení z moci úřední

Po stisknutí tlačítka Nový nebo zadání příkazů Případ > Nový > typ řízení (případ, ostatní, přezkoumání, další řízení) se v případě vazby na SSL nejprve objeví okna:

po potvrzení „Ano“ následuje okno pro zápis názvu případu

Poté se objeví okno pro zadávání údajů (není-li vazba na SSL, předchozí okna nejsou nabízena a okno pro zadávání údajů se otevře okamžitě):


strana 29

V tomto okně se postupně zapisují údaje do příslušných polí. Po polích se pohybuje klávesou Tab (zpět pomocí Shift-Tab) nebo myší. Do polí, která mají vpravo šipku, je vhodné vybírat ze seznamu, který se zobrazí po kliknutí myší na tuto šipku. Ze zobrazeného seznamu se vybraná hodnota do pole zapíše pomocí Dvojklik.

Číslo případu a spisová značka Přestupky se evidují podle čísel případů a čísel spisů. (V jednom spisu může být více případů, např. případ a pořádková pokuta) V programu se věc-přestupek zaeviduje jako případ • jedna věc je jeden případ, pokud nejde projednat ve společném řízení, zaeviduje se jako více případů • v jednom případu se může zadat více přestupků, pro roční výkaz se jeden označí A jako nejzávažnější • pokud není případ odložen nebo postoupen, je zahájeno řízení Spisová značka obvykle vychází z č. j. v podacím deníku a může být přebírána automaticky ze spisové služby. Číslo případu je povinné, údaje do ostatních polí je možné zadávat až po jeho zadání.

Poznámka: V nastavení se určuje, v jakém tvaru se mají čísla objevovat na písemnostech a počáteční hodnota pro automatické generování čísla případu. Předpona a zkratka se nezadávají, do všech tisknutých dokumentů se doplňují automaticky. (viz. kapitola Správa programu) Využití dat jiného případu ve stejné agendě Údaje z jednoho případu je možné zkopírovat do jiného. Při zápisu nového případu se použije v okně tlačítko: „Související“.

Po kliknutí myši na volbu „Případ z přestupků“ se objeví okno pro zadání čísla případu, ze kterého mají být data zkopírována. Je nutné zadat číslo včetně roku ve tvaru, který je zapsán v Podacím deníku ve VITĚ (bez zkratky odboru a pracovníka).

strana 30


*"více údajů" – zatržení způsobí, že se přenese i průběh řízení ze souvisejícího případu Využití dat jiného případu z jiné agendy (pomocí VitaWeb) Aplikace Přestupky umožňuje načíst data z jiné agendy. Jedná se např. o přestupky či správní delikty podle stavebního zákona, kde je zahájeno řízení (kontrolní prohlídka) v agendě Stavební úřad a přestupek, příp. správní delikt je následně řešen v aplikaci Přestupky. K umožnění načítání dat mezi agendami slouží nástroj VitaWeb. Pro načtení dat se postupuje obdobně, jako v případě souvisejícího řízení. Při zápisu nového případu se použije v okně tlačítko: „Související“.

Po kliknutí myši na volbu „Případ z VitaWeb“ se objeví okno VitaWebu a připojené agendy. Pro vyhledání řízení z jiné agendy se zvolí volba „Hledej řízení“ v příslušné agendě.

po zadání podmínek pro vyhledání řízení a potvrzení „Hledej“ se provede zobrazení spisů odpovídajících podmínce.


strana 31

výběrem konkrétního spisu se zobrazí detailní informace o vybraném řízení a po odsouhlasení správnosti výběru se provede načtení dat do agendy Přestupky. Pro správné roztřídění dat je nutné zvolit role účastníků řízení načteného pomocí VitaWeb. Výběr se provádí z kontextového menu nad konkrétním záznamem. Jakmile je roztřídění záznamů provedeno, potvrdí se výběr tlačítkem „Propojit účastníky“. Tím dojde k naplnění položek agendy Přestupky.

Typ případu Program zpracovává případy a ostatní činnosti. Je nutno specifikovat typ, který určí, jaké vzory dokumentů se použijí, jaké termíny připadají v úvahu apod. Typy pro Případ:

strana 32

Typy pro Ostatní:


Typy pro Odvolání:

Typy pro Další řízení:

Do pole typ případu je možné zapsat zkratku, nebo lze vybrat ze seznamu – tj. myší kliknout na šipku na pravé straně pole a vybrat ze zobrazeného seznamu (dvojklikem).

Zadávání údajů do řízení V okně zadávání údajů o případu jsou zobrazena tlačítka (obvinění, věc, spr. orgány, účastníci, ostatní, zástupci). Pokud se na tato tlačítka klikne myší, rozbalí se okno pro zadávání údajů pro konkrétní skupinu.

Věc Po kliknutí myší na tlačítko věc se zadávají spáchané přestupky, jejich podstata, případně porušení dalších předpisů.

přestupky V seznamu paragrafů se dvojklikem vybírají příslušné paragrafy s písmeny. Vybrané paragrafy se přenáší do horní části výběrového pole. U vybraného přestupku se dále objeví i maximální pokuta a maximální délka zákazu činnosti v měsících. Vybrané paragrafy lze rušit po označení příslušné položky pomocí klávesy Delete nebo pravým tlačítkem a příkazem Zruš. Seznam paragrafů je závislý na zadaném údaji „o datu spáchání přestupku“. Proto je možné uživatelsky vybrat, ke kterému datu se bude zobrazovat účinnost paragrafů. Je-li zadáno konkrétní datum spáchání, příp. pokud je známo pouze přibližné datum spáchání, volí se „podle data spáchání“. Je-li žádoucí zvolit vlastní datum účinnosti, použije se volba „vlastní“ a vyplní se datum účinnosti ručně. Ano První přenesený přestupek se označí jako hlavní (Ano). Změnu toho, který paragraf bude hlavní, je možné provést kliknutím pravým tlačítkem na paragraf a výběrem Ano. Do statistik se přenese pouze položka označená Ano. Ostatní paragrafy jsou


strana 33

označeny jako „další“. Paragrafy je možné změnit na „neprokázáno","zastaveno“ nebo “odloženo“ podstata Záložka umožňuje zadat podstatu přestupku. (skutky) Zápis do záložky se používá výjimečně, pokud nepostačuje automaticky programem dosazený popis vybraného §. Nově zapsaný text, původní automaticky vygenerovaný přepíše. další § Další paragrafy se zadávají podobně jako přestupky. Uvádí se sem paragrafy, které dále rozvádí prvotně vybraný hlavní skutek. Tyto paragrafy jsou celém textovém znění vygenerovány v odůvodnění rozhodnutí. body Automaticky vytvářený seznam bodů za spáchaný dopravní přestupek. místo spáchání Záložka umožňuje zadat místo spáchání přestupku výběrem ze seznamu obcí pomocí šipky vpravo (dvojklikem). Položka se do vzorů nedoplňuje, je vytvořena pouze pro potřeby statistiky. Poznámka: Po zadání věci je možno kliknout na svislé tlačítko vlevo a okno pro zadávání se „sbalí“, jak bylo původně před jejich zadáváním. Stejným způsobem je možno se do tohoto okna vrátit a údaje upravit.

Obvinění Pro zadávání osob a organizací jsou v okně následující pole. Podle toho, do kterého okna údaje doplňujeme, mění se označení v prvním sloupci – tj. typ (T). Ostatní sloupce jsou stejné pro všechna okna. Označení sloupce

Význam konkrétní položky Typ*, B - obviněný (automaticky), Z - zástupce mladistvého, E – orgán ochrany dětí, T – opatrovník

T

DS rc Příjmení/název jméno Z P

strana 34

*Změna typu se provádí klikem pravým tl. myši na položku a výběrem konkrétního typu informace o Datové schránce (DS) konkrétní osoby nalezena DS a její ID (oranžový zavináč) není DS, nebo je neaktivní (šedý zavináč) nebylo provedeno hledání (šedý zavináč s vykřičníkem) rodné číslo Příjmení konkrétní osoby/název organizace Jméno osoby Zástupce (pokud provedeme propojení zástupce, zde uvidíme tuto informaci) poznámka


Zadání obviněného – vyhledání Do některých z polí dolní položky: rc, příjmení nebo jméno se zapíší údaje pro vyhledávání. Po zadání podmínek pro výběr se po stisku klávesy Enter začne hledat v evidenci obyvatel i organizací a v pravé části základního okna se zobrazí seznam nalezených položek. Z tohoto seznamu se vybírá pomocí Dvojklik nebo Přetažení.

Poznámka: U zadávání jména je doporučeno napsat začátek příjmení a znak , neboť nám program nabídne všechny osoby začínající námi zapsanou podmínkou. V našem případě nám program nabídne všechny osoby s příjmením „Hufová“ Pokud v zobrazeném seznamu není hledaná položka, stiskne se na dolní liště pravého okna tlačítko Nový a objeví se okno dialogové okno „Adresa“pro zápis nového obyvatele či organizace. Tímto způsobem se zadávají údaje o osobách a organizacích v dalších oknech. Zápis nového - fyzická osoba, fyzická os. podnikající, organizace Fyzická osoba:

Tento formulář nazvaný Adresa slouží k zadání základních údajů o obyvateli (fyzická osoba) a jeho adres. Zadávací tabulka je stejná u všech typů osob, mění se pouze horní část dle typu osoby (fyzická, fyzická podnikající, právnická): V současnosti je možné využít údaje z Informačního systému základních registrů. Pro úspěšné vyhledání fyzické osoby v Registru obyvatel (ROB) je nutné zadat skupinu položek "Datum narození", "Jméno", "Příjmení", nebo skupinu "Jméno", "Příjmení", "Adresu trvalého pobytu". Jakmile jsou tyto položky vyplněny, automaticky se zobrazí panel pro hledání v ROB, kde se stiskem tlačítka "Hledat v ROB" spustí hledání podle zadaných položek.

Poznámka: Popis přebírání údajů je dále v odstavci "Základní reigstry" Rodné číslo


strana 35

- určeno pro zápis rodného čísla obyvatele. Pokud není známo, program sám vygeneruje pomocné rodné číslo, které bude zapisovanou položku v systému jednoznačně identifikovat. Datum narození – určeno pro zápis data narození Pohlaví – výběrem ze seznamu použitím šipky vpravo Příjmení - pro zápis příjmení obyvatele Jméno - pro zápis jména obyvatele Pokud se zapisuje obyvatel, obsahuje formulář pro zápis údajů položky: Titul - dvě pole pro zápis titulů - první je určen pro tituly před jménem, druhý za jménem. Tituly se zapisují v takové podobě, jak mají být pak v textu použity – tj. má-li např. někdo titulů před jménem více, píší se za sebou s mezerami v pořadí, jak se mají objevit v adresách a dalších citacích. Tato pole nejsou standardně přístupná (při pohybu kurzorovými klávesami po polích jsou přeskočena), vstup do nich je pomocí myši. Email – je možné zapsat kontaktní email (v případě vazby na SSL a nastavení způsobu vypravení „e-mail“ se tato položka přenáší do SSL) Pro zadání se použije roletové menu a volba ---zadat novou adresu---

Zobrazí se okno pro zadání e-mailu

Pokud při otevření dialogu Adresa z řízení zvolíte emailovou adresu, pak bude použita při tvorbě vypravení. Podle typu spisové služby může být potřeba pro doručení emailem ještě zvolit odpovídající způsob dodání. Tato volba má vliv pouze na řízení, ve kterém byla provedena. Zadanou e-mailovou adresu lze vyřadit nebo vybrat jako výchozí e-mail, což způsobí, že takto zvolená emailová adresa se automaticky zvolí při přidání osoby do řízení jako vybraná. Tato volba nemá vliv na řízení, ve kterých je již osoba zařazená.

Výchozí e-mailová adresa je v poli tyrkysově podbarvená

strana 36


Fyzická osoba podnikající:

U fyzické osoby podnikající jsou ve formuláři navíc pole pro zadání dalších informací: Dodatek – určeno pro zápis dodatku obchodního jména. Text se generuje jen na obálku za příjmením obyvatele. Není nikde v textu. IČO – určeno pro zápis IČa fyzické podnikající osoby Pro vyhledání údajů o fyzické osobě podnikající stačí vložit IČO a automaticky se zobrazí panel pro hledání v ROS, kde se stiskem tlačítka "Hledat v ROS" spustí hledání podle zadaných položek (IČO).

Právnická osoba:

Tento formulář nazvaný Adresa slouží k zadání základních údajů o organizaci a jejich adres: Pro vyhledání údajů o fyzické osobě podnikající stačí vložit IČO a automaticky se zobrazí panel pro hledání v ROS, kde se stiskem tlačítka "Hledat v ROS" spustí hledání podle zadaných položek (IČO).


strana 37

IČO - určeno pro zápis IČ organizace. Pokud není známo, program sám vygeneruje pomocné nebo IČ, které bude zapisovanou položku v systému jednoznačně identifikovat (ixxxxxx). Název - pro zápis názvu organizace Útvar - pro zápis útvaru organizace Oprávněná osoba – zde je možno zapsat statutárního zástupce organizace. Jsou k dispozici dva řádky, do kterých zapíšete text včetně formulace zastoupení – např.: zastoupená předsedou představenstva Ing. Aloisem Drábkem Rozdělovník - pokud je oficiální název dlouhý, je možno zadat zkrácený název, který bude uváděn v rozdělovníku Email – zde je možno zapsat kontaktní email stejně jako u fyzické osoby

Adresa První řádek (se záložkami) je určen pro identifikaci adresy a ovládání práce s adresami daného obyvatele. První adresa je automaticky pojmenovaná Trvalý pobyt (místo pobytu fyzické osoby nebo podnikání fyzické právnické osoby) a tento název nelze změnit. Pokud je vazba na ISZR a má-li obyvatel nahlášenu doručovací adresu v ZR, objevuje se tato adresa pod záložkou „ROB“, jejíž název nelze změnit. U dalších adres je možno nabízený text Doručovací adresa1, Doručovací adresa2, apod., přejmenovat přepsáním.

Pro zápis adresy jsou postupně nabízena pole obec, část obce, č.p. - číslo popisné, ulice, č.o. – číslo orientační, městská část, pošta a PSČ. Stát je předepsán na Česko - je možno přepsat. Při zápisu čísel orientačních a popisných je možno zapsat i jejich podlomení, na tyto položky je možno dostat se pouze myší.

Pokud je počítač napojen na kompletní a aktuální UIR-ADR (Územně identifikační registr adres) nebo RUIAN, program zkontroluje existenci adresy s tímto registrem a

strana 38


po vyplnění pole Obec, Část obce a č.p. doplní existující zbytek adresy – tj. Ulici, č.o., Měst. část, Poštu, PSČ. Ověření adresy nám indikují modré zámečky vedle polí Obec, Část obce a Ulice Je-li vazba na ZR, adresa je automaticky vyplněna hodnotami ze Základních registrů a „zámečkem“ je označen i název adresy (Trvalý pobyt). Má-li osoba nahlášenou doručovací adresu v ZR, tato adresa se po ztotožnění objeví u adresy osoby s označením "ROB"

Další adresa U obyvatele i organizace je možné evidovat více adres. Po kliknutí na ikonku zápis další adresy se zobrazí další pole pro další adresu:

Adresu můžete pojmenovat přepsáním předepsaného názvu "Doručovací adresa 2". Při zápisu adresy se postupuje stejně jako v předchozím odstavci. Doručuje se na adresu, která je právě aktivní (adresu, kterou vidíme). Mezi adresami se přepneme kliknutím na název adresy. zápis další adresy (vytvořit doručovací adresu) vyprázdnit položky aktuální adresy obyvatele nebo organizace vyplní adresou z poslední otevřené osoby, organizace. Šipka je zobrazena jen tehdy, kdy funkce připadá v úvahu (je-li více adres), jinak je ikonka prázdná a kliknutí na ni nic neprovede. zrušení zobrazené adresy obyvatele. Křížek je zobrazen jen tehdy, kdy funkce připadá v úvahu (je-li více adres ). Další položky adresy: Prostředník – prostředník doručení, např. „bytem u K. Nováka“. Tento údaj se generuje pouze na obálku, v textu dokumentu není nikde uveden.


strana 39

Text – Adresa ze Základních registrů nestrukturovaně, pracovník musí adresu zapsat ručně. Poznámka

V záložce Poznámka je možnost zapsat si k obyvateli jako takovému poznámku. Bude k dispozici při každém použití tohoto obyvatele. Spisová služba

V záložce Spisová služba je možnost u konkrétní osoby (organizace) vybrat preferovaný způsob dodání a s tím spojenou šablonu pro tisk obálek. Výchozí nastavení je „automatický“ – dle nastavení programu (např. fyzickým osobám obálky s červeným pruhem).

Datové schránky

V záložce Datové schránky můžeme vyhledat Datovou schránku (DS) ručně ke konkrétní osobě, nebo je informace o DS převzata při ztotožnění osob se Základními registry. DS jsou také hledány automaticky programem a to před generováním rozdělovníku (u každé osoby maximálně jednou za den). Ruční/automatické hledání Datových schránek Automatické hledání ID DS Před generováním rozdělovníku (při tvorbě – vygenerování nového dokumentu nebo při novém vypravení) se provede dohledání ID DS pro všechny osoby uvedené v řízení. Toto automatické dohledání se provádí maximálně jednou za den. Automatické hledání se provádí buď podle ID DS, pokud již byla dříve datová schránka nalezena a tak se ověřuje její platnost (např. fyzické osoby si mohou DS zneplatnit). Pokud zatím ID DS nebylo nalezeno, tak se hledá podle všech údajů zavedených ve VITĚ. Výsledkem hledání může být buď nalezení žádné, jedné nebo více DS. Podle toho se přidělí stav DS - Není DS, Nalezena DS nebo Nalezeno více DS. O chybných stavech jste pak informováni zobrazením okna, které následuje.

strana 40


Chybným stavem se rozumí následující stavy: Beze stavu - nebylo provedeno hledání DS. Protože před zobrazením varování se provádí automatické hledání, tak tento stav se ve varování nemůže zobrazit Nalezeno více DS - automatickým hledáním bylo nalezeno DS, v tomto případě byste měli provést ruční hledání a zjistit, která DS odpovídá osobě zapsané ve VITĚ Znepřístupněná DS, Smazaná DS - pokud se DS dostane do těchto stavů, tak adresát nebude schopen přijímat zásilky, například protože právnická osoba byla zrušena apod. Zjistěte stav a pokud lze doručovat poštou, tak zablokujte doručování do DS v dialogu Adresa. Není DS - pouze u PFO (fyzické osoby podnikající). PO (právnické osoby) a OVM (orgány veřejné moci) - po 1.11.2009 by měli mít všichni zřízenu DS. Pokud nebyla nenalezla, jedná se nejspíš o chybu, nebo jsou organizací dle zvláštního předpisu a DS mít nemusí. Ruční vyhledání ID DS Ruční hledání ID DS se provádí v dialogu Adresa na záložce Datové schránky. Před vlastním hledáním zkontrolujte údaje na záložce Adresa, které se použijí při hledání. Po přepnutí na záložku "Datové schránky" věnujte pozornost položce Typ ISDS, kde musíte určit jaký typ datové schránky ve smyslu ISDS (Informační systém DS) chcete najít. Typy jsou dvojího druhu, základní: FO (fyzická osoba), PFO (podnikající fyzická osoba), PO (právnická osoba), OVM (orgán veřejné moci) a podtypy. Pro hledání DS stačí zvolit základní typ, podtyp se pak dohledá společně s dohledání DS.


strana 41

Typy FO a PFO se vám nastaví automaticky podle zvoleného typu osoby ve VITĚ. Věnujte zvláštní pozornost rozlišení mezi PO a OVM.

Hledání spustíte tlačítkem "Vyhledat datovou schránku", poté co hledání proběhne, tak se nalezené DS zobrazí v seznamu v dolní části dialogu. Správnou DS potvrdíte dvojklikem, její ID se zobrazí u položky ID datové schránky a stav DS se změní na "Nalezena DS".

Pokud se žádná DS nenalezne, změní se stav na "Není DS". V takové situaci překontrolujte údaje uvedené na záložce "Adresa", případně můžete zmenšit počet položek, které budou použité při hledání DS volbou "Výběrová kritéria". Výběrová kritéria vychází z definice ISDS a neodpovídají přesně položkám, které znáte z ostatních IS: Typ - povinná položka Id datové schránky - pokud znáte ID datové schránky, tak její existenci ověříte, když ji zde zadáte jako podmínku, ostatní položky jsou v takovém případě ignorovány Jméno - jméno fyzické osoby Příjmení - příjmení fyzické osoby Datum narození - původně povinná položka, nyní je povinnost zrušena. Doporučujeme její použití. IČ - pokud máte u PO resp. OVM problém najít DS, tak použijte hledání pouze pomocí IČ Název - zatím ISDS hledání podle celého názvu, nestačí pouze zadání jeho části Město - položka, která obsahuje název obce, případně městskou část. Proto pokud je ve VITĚ zadaná městská část, tak se posílá ta, jinak obec Číslo popisné Ulice - položka, která obsahuje ulici, pokud obec ulice nemá, tak obsahuje část obce. Stejně se tedy chová VITA a pokud není zadaná ulice, tak posílá část obce Číslo orientační - posílá se číslo i znak PSČ Stát

strana 42


Pokud nejsou dosud nastavena výchozí výběrová kritéria, jsou automaticky zatržena všechna výběrová kritéria. Pro omezení výběrových kritérií lze nastavit jednotlivým klikáním na konkrétní zatržíko u položky, nebo použitím kontextového menu a výběrem z nabídky. Podle toho, která kritéria zůstanou zatržena, se provádí hledání DS. Výběrová kritéria lze nastavit jako výchozí pro konkrétní typ ISDS a to tak, že určíme konkrétní výběrová kritéria a po potvrzení tlačítkem Ok se vrátíme na záložku pro vyhledání DS. Vedle tlačítka „Výběrová kritéria“ jsou námi vybraná kritéria vypsaná. Samotné nastavení výchozích výběrových kritérií se provede vyvoláním kontextové nabídky na textu vedle tlačítka „Výběrová kritéria“ a výběrem z nabídky.

V omezených případech (např. u odborů vlastního úřadu) nechcete, aby se zasílalo do DS. V takovém případě DS vyhledejte a pak z kontextového menu nad položkou "Stav“ (text „Nalezena DS“) zvolte volbu "Nezasílat přes DS".


strana 43

Historie

Zde se ukládají informace o práci konkrétního uživatele, např. úprava údajů v adrese, ztotožňování vůči ZR apod. Uvádí se zde, kdy a kdo operaci provedl.

Základní registry

-

Záložka Základní registry slouží pro ruční ztotožnění osoby. Poté, co jsou vyplněny údaje nutné k vyhledání v ZR (viz políčko "Hledání podle") je možné pomocí volby "Hledat v ROB (ROS)" spustit hledání na základě parametrů, které jste předvolili. Vyhledávat fyzickou osobu v ROB je možné podle těchto kritérií: Příjmení, Jméno, Datum narození Příjmení, Jméno, Adresa pobytu Příjmení, Jméno, Datum narození, Adresa pobytu Datová schránka Doklad (číslo dokladu) Občanský průkaz Cestovní pas Povolení k pobytu Vízový štítek Pobytový štítek Je-li záznam dohledán, zobrazí se v záhlaví okna "Nalezeno 1 záznamů" a ve střední části okna detailní informace o hledaném subjektu. Pro ztotožnění je potřeba stisknout tlačítko "Propojit s ROB (ROS)" a údaje dohledané v ZR se uloží.

strana 44


Údaje z AISEO Z registru obyvatel se získají údaje:  Rodné příjmení  Rodné číslo  Omezení způsobilosti Tyto údaje se vyhledají u ztotožněných osob s ROB na záložce „Základní registry“. Hledání uživatel spustí pomocí tlačítka "Údaje z AIS EO.

Je-li záznam dohledán, zobrazí se v záhlaví okna text "Nalezen záznam v AIS EO" a ve střední části okna detailní informace o hledané osobě. Pro zkopírování do políčka rodného čísla na záložce „Adresa“ je třeba stisknout tlačítko "Převzít data“. Údaje z AISC Z registru cizinců se získají údaje:  Rodné číslo  Typ pobytu Tyto údaje se vyhledají u ztotožněných cizinců s ROB na záložce „Základní registry“. Hledání uživatel spustí pomocí tlačítka "Údaje z AISC.

Je-li záznam dohledán, zobrazí se v záhlaví okna text "Nalezen záznam v AISC" a ve střední části okna detailní informace o hledaném cizinci. Pro zkopírování do políčka rodného čísla na záložce „Adresa“ je třeba stisknout tlačítko "Převzít data“. Jedná-li se o osobu právnickou, fyzickou podnikající, OVM, hledání probíhá obdobně, avšak jako kritérium pro vyhledání stačí IČO.


strana 45

před propojením je možné nepřebírat některé z nalezených údajů zatržením příslušného políčka, a to Název, Adresu, Datovou schránku. Toho využijete u právnických osob, které jsou v ROS zapsány s ústřední adresou, ale váš úřad komunikuje s oblastní pobočkou. Pokud jsou v ZR evidovány chybné údaje, po provedeném hledání se tyto údaje zobrazí červeně

tyto údaje se do Vity nepřevezmou a program o tom uživatele informuje. Garant registru je zodpovědný do 3 dnů problém vyřešit buď opravou dat v registru, anebo zamítnutím reklamace. Oprava údajů osoby Údaje zapsané v evidenci obyvatel a organizací můžete také opravovat. Můžete je opravovat přímo při práci nebo systematicky při údržbě této evidence obyvatel a organizací. Pokud v seznamu vybraných položek na příslušném řádku stisknete pravé tlačítko myši a zvolíte "adresa", obdržíte formulář se zapsanými údaji o této položce, které můžete libovolně přepsat podle pravidel popsaných ve funkci zápisu položky. Opravu údajů použijte v případě, že jste si skutečně jisti, že se jedná o tutéž položku a její údaje je nutno upřesnit nebo se změnily. Opravujete tím údaje ve všech ostatních řízeních vašich kolegů, kde je tato položka (s příslušným rodným číslem nebo IČO) použita!

-

Uživatel s oprávněním vedoucí: má možnost provádět spojení osob v Kartotéka > Obyvatelé a organizace, tím se původní osoba nahradí novou osobou a to opět ve všech řízeních provádí vymazání osob, které nejsou zadané v žádném řízení. Pokud je osoba zadaná v řízení, tak lze osoby pouze spojovat v Kartotéce ( viz výše)

strana 46


Panel osoby

Jednotlivé typy účastníků obsahují po rozkliknutí okno pro zadávání údajů, skládající se z několika sloupců. Označení sloupce

Význam konkrétní položky

T

Typ účastníka – má vazbu na generování dokumentů, tvorbu rozdělovníku

H

DS

ZR RČ/IČ Příjmení/název jméno Z O P

- grafický symbol typu osoby (fyzická, -právnická+OVM) - značí nesrovnalost, např. změnu údaje v ZR - značí úmrtí osoby informace o Datové schránce (DS) konkrétní osoby nalezena DS a její ID (oranžový zavináč) není DS, nebo je neaktivní (šedý zavináč) nebylo provedeno hledání (šedý zavináč s vykřičníkem) Informace o ztotožnění se ZR Barevný symbol ZR – ztotožněno Šedý symbol ZR - neztotožněno rodné číslo/IČO Příjmení konkrétní osoby/název organizace Jméno osoby Zástupce (pokud provedeme propojení zástupce, zde uvidíme tuto informaci v grafické podobě "hlavičky") Symbol obálky – adresátovi se zasílá Křížek – adresátovi se nezasílá poznámka

O každé osobě/organizaci je možné zaznamenat poznámku. Je k tomu určen příkaz poznámka v seznamu příkazů pravého tlačítka myši nad položkou příslušného obviněného. Po zápisu poznámky se v poli P zobrazí ikona „kancelářská sponka“, která upozorňuje na existenci poznámky. Zrušení osoby/organizace Pokud je osoba/organizace zadána v okně omylem, je třeba označit příslušnou položku a stisknout klávesu Delete. Je možné také použít pravé tlačítko myši a příkaz Zrušit. Poznámka: Po zadání obviněných je možno kliknout na svislé tlačítko vlevo a okno pro zadávání obviněných se „sbalí“, jak bylo původně před jejich zadáváním. Stejným způsobem je možno se do tohoto okna vrátit a údaje upravit.

Zástupce mladistvého V okně „Obvinění“ po zadání konkrétní osoby přepneme typ osoby ve sloupci „T“ Automatické označení: B – obviněný je možné změnit po stisku pravého tlačítka myši a výběru označení Z – zástupce.

Správní orgány V okně zadávání údajů o případu je zobrazeno tlačítko správní orgány. Pokud se na toto tlačítko klikne levým tlačítkem myši, rozbalí se okno pro zadávání údajů. Nejprve je zobrazena jediná položka, postupným zadáváním přibývají položky další.


strana 47

Označení sloupce

Význam konkrétní položky Typ*, O - předáno kým (automaticky), D - dožádáno kým, P - postoupeno kým, K - žádost o úkon, Q - postoupeno komu

T *Změna typu se provádí pravým tl. myši a výběrem konkrétního typu zadání správních orgánů Zadávat je možné buď výběrem z příslušných kartoték nebo zadáním jména/názvu. 

výběr z kartotéky V kontextovém menu v okně pro zadávání údajů se vybere příkaz kartotéky. Tutéž volbu lze získat v liště ikon kliknutím levého tlačítka myši na rozbalovací šipku ikony Kartotéka. Vpravo se zobrazí kartotéka, ze které se vyberou (Dvojklik) požadované položky.



zadání výběrem dle názvu (čísla) Do některých z polí: rc, příjmení/název nebo jméno zapíšete údaje pro vyhledávání. Obdobně jako u Obviněného.

Účastníci V okně zadávání údajů o případu je zobrazeno tlačítko účastníci (práce je stejná jako při zadávání obviněných). Pokud se na tlačítko klikne myší, rozbalí se okno pro zadávání údajů o účastnících. Nejprve je zobrazena jediná položka, postupným zadáváním účastníků přibývají položky další. Pro zadávání účastníků jsou v okně následující pole: Označení Význam konkrétní položky sloupce Typ*, U - poškozený (automaticky), V - vlastník věci, N – navrhovatel T * Změna typu se provádí pravým tl. myši a výběrem konkrétního typu zadání účastníka Účastníky je možno zadat stejně jako obviněného výběrem podle jména, časté účastníky je možno vybírat z kartotéky. 

výběr z kartotéky V kontextovém menu v okně pro zadávání údajů se vybere příkaz kartotéky. Tutéž volbu lze získat v liště ikon kliknutím levého tlačítka myši na rozbalovací šipku ikony Kartotéka. Vpravo se zobrazí kartotéka, ze které se vyberou (Dvojklik) požadované položky.



zadání výběrem dle názvu (čísla)



Do některých z polí: rc, příjmení/název nebo jméno zapíšete údaje pro vyhledávání. Obdobně jako u Obviněného

Ostatní V okně zadávání údajů o případu je zobrazeno tlačítko ostatní (práce je velmi podobná jako při zadávání účastníků). Pokud se na tlačítko klikne myší, rozbalí se okno pro zadávání údajů. Nejprve je zobrazena jediná položka, postupným zadáváním přibývají položky další.

strana 48


Pro zadávání ostatních jsou v okně následující pole: Označení Význam konkrétní položky sloupce Typ*, S - svědek (automaticky), I - postižený, M - oznamovatel, F - provozovatel, X - ostatní T * Změna typu se provádí pravým tl. myši a výběrem konkrétního typu zadání ostatních Ostatní je možno zadat stejně jako obviněného výběrem podle jména, časté účastníky je možno vybírat z kartotéky. . 

 

výběr z kartotéky V kontextovém menu v okně pro zadávání údajů se vybere příkaz kartotéky. Tutéž volbu lze získat v liště ikon kliknutím levého tlačítka myši na rozbalovací šipku ikony Kartotéka. Vpravo se zobrazí kartotéka, ze které se vyberou (Dvojklik) požadované položky. zadání výběrem dle názvu (čísla) Do některých z polí: rc, příjmení/název nebo jméno zapíšete údaje pro vyhledávání. Obdobně jako u Obviněného

Zástupce (plná moc) V okně zadávání údajů o případu je tlačítko zástupci. Pokud se na tlačítko klikne myší, zobrazí se okno pro zadávání zástupců. Sem se zapisují ti, kdo zastupují některého z účastníků na základě plné moci. Pro zadávání zástupců jsou v okně následující pole: Označení Význam konkrétní položky sloupce typ, nevyplňuje se, u zástupců se automaticky zapíše Y. T zadání zástupce !!!Jde o zástupce s plnou mocí pro zastupování účastníka, ne o zástupce mladistvého!!! Zástupce je možno zadat stejně jako obviněného výběrem podle jména, časté zástupce je možno vybírat z kartotéky. 

 

výběr z kartotéky V kontextovém menu v okně pro zadávání údajů se vybere příkaz kartotéky. Tutéž volbu lze získat v liště ikon kliknutím levého tlačítka myši na rozbalovací šipku ikony Kartotéka. Vpravo se zobrazí kartotéka, ze které se vyberou (Dvojklik) požadované položky. zadání výběrem dle názvu (čísla) Do některých z polí: rc, příjmení/název nebo jméno zapíšete údaje pro vyhledávání. Obdobně jako u Obviněného Pokud je zadán zástupce, je třeba specifikovat, koho zastupuje. Pokud zastupuje nějakého účastníka (nezáleží na tom, zda se jedná o obviněného, poškozeného …), postupuje se následujícím způsobem: Musí být otevřena společně tlačítka s doplněnými údaji pro zástupce i zastoupeného (viz v ukázce níže např. : - zastoupený = účastník, ve sloupci T (=typ) je na příslušném řádku označen U - zástupce = zástupce, ve sloupci T je na příslušném řádku označen Y) Kurzor umístíme do řádku s vybraným zastoupeným (dle ukázky: na řádek se jménem Haas).


strana 49

Klikneme levým tlačítkem myši na řádku, pod kurzorem se objeví obdélníček. Obdélníček Přetažením umístíme do volného pole ve sloupci Z do řádku s příslušným zástupcem. Ve sloupci Z se u zastoupeného objeví symbol hlavy upozorňující na existenci zástupce. Je třeba zkontrolovat, komu se mají posílat dokumenty. Standardně mají všichni znak obálky - tj. posílat. V případě, že nechceme někomu dokumenty zasílat, změníme symbol obálky dvojklikem na křížek.

Současně může být zadáno více zástupců. Pokud jeden zástupce zastupuje více účastníků, postup vytvoření zastupování se zopakuje dle výše uvedeného i pro ostatní zastoupené. Zastoupený může být i zástupce. Tzn., že v rámci tlačítka zástupci je možné vytvořit zastoupení zástupce zástupcem. Pro kontrolu jsou zástupci a zastupovaní barevně zvýrazněni. Pokud klikneme na zástupce, barevně se zvýrazní všichni, které zastupuje. Pokud klikneme na zastupovaného, zvýrazní se jeho zástupce.

Opis z ISEP Při zadávání přestupků po 1. 10. 2016 se ve sloupci „ISEP“ zobrazí informace, zda je třeba k vybranému přestupku opatřit opis z ISEP.

Dokud nebude proveden opis, zobrazí se v horní části okna upozornění na potřebu získání opisu.

strana 50


 Získání opisu Uživatel získá opis nad obviněným z kontextového menu volbou Evidence přestupků (ISEP) > Opatřit opis. Pozor, obviněný musí být ztotožněný s ROB.

U cizince, který není evidovaný v ROB, musí být doplněno občanství a místo narození v dialogu Adresa na záložce Narození.

Pokud obviněný zadaný přestupek nespáchal opakovaně, zobrazí se okno s informací a s možností zobrazit opis.

Pokud při kontrole opisu program zjistí, že zadaný přestupek byl spáchán opakovaně, zobrazí se varování, že přestupek byl spáchán opakovaně. Uživatel má možnost označit opakovaný přestupek stiskem tlačítka Označit opakované přestupky.


strana 51

Opakovaný přestupek se následně označí v seznamu přestupků, kde ve sloupci pokuta se píše vyšší sazba pokuty a informace, že přestupek byl spáchán opakovaně.

 Zobrazení opisu Opis si uživatel zobrazí z kontextového menu a volbou Základní/ PDF. PDF lze uložit pro předložení jinému orgánu.

Opis lze získat opakovaně před vydáním rozhodnutí, před potvrzením právní moci.

strana 52


Sankce Pokuta/náklady řízení Pokuta a náklady řízení se zadávají z kontextového menu u obviněného a volbou příkazu Pokuta/náklady nebo klávesou F4.

* pozn. zápis pokuty (nákladů řízení) je vhodné provést po výběru průběhu řízení (např. rozhodnutí, příkaz.) Otevře se následující okno.

U pokuty se do vkládací položky zadá do sloupce „druh“ - písmeno dle typu (P-pokuta, N-náklady, V-náklady vážení), "vymáháno Kč" - částka v Kč (ve tvaru XXXX – bez tečky, či mezery a bez haléřů), dne, datum splatnosti nebo termín splatnosti, var. symbol, spec. symbol a stiskne se Enter a OK. Je-li nastavena vazba DDP/Příjmy, variabilní symbol se získává prostřednictvím vazby z kontextového menu při zápisu údajů o pokutě.

V další části okna je možné obviněnému zadat další sankce, případně ochranná opatření.


strana 53

Výběr sankce nebo ochranného opatření se provede kliknutím a změnou příslušného tlačítka ne na ano. V případě pokuty zadáním pokuty v poli Pokuta/náklady. U zákazu činnosti se zadá doba zákazu, u omezujícího opatření doba omezení. Pořádková pokuta Pořádková pokuta se ukládá z kontextového menu u obviněného a volbou příkazu pořádková nebo klávesou F5.

Po zvolení volby pořádková se vytvoří nový průběh řízení ( otevře se nové okno s novou záložkou, v našem příkladě (P) 2-1/2010 Huf David ).

Tento průběh je zpracováván v rámci stejného případu - spisu a liší se tím, že spisová značka je rozšířena o koncovku "-1". Sankce se zadávání stejně, jako v případě pokuty/nákladů Zadání pokuty v rámci pořádkové pokuty Zadání výše pokuty se provádí v novém průběhu řízení, které se otevřelo (-1), z kontextového menu povinného příkazem pokuta nebo klávesou F4. Otevře se následující okno.

Zadání je stejné jako u pokuty/náklady s tím rozdílem, že jako "druh" se vkládá písmeno O. Tisk složenek Po uložení pokut je možné vytisknout složenku pro plátce. Tisk složenky je přístupný z kontextového menu v okně pokuty. Pro tisk je nutné mít nastaven tisk složenek pomocí programu "slozenky.exe", který je umístěn na pracovní stanici v adresáři Vita, stejně jako tisk obálek. Tisk je nutné nastavit na každé stanici, ze které je tisk složenek prováděn.

strana 54


Tisk složenky – vytiskne složenku s částkou odpovídající vybrané řádce Tisk podle VS – vytiskne složenku s částkou sečtenou z řádků se stejným VS Tisk společný – vytiskne složenku s částkou sečtenou ze všech řádků. Předání dat do modulu DDP/Příjmy – předběžný zápis Po zadání pokuty (nákladů) je třeba vyplnit datum vyhotovení rozhodnutí (příkazu) a vytvořit dokument, který bude mít jako typ uvedeno „Rozhodnutí ve věci“. Tento dokument musí od SSL dostat č. j., tedy musíte mít případ správně napojen na SSL.

Po vytvoření dokumentu s danými parametry je možné zaslat předpis do modulu DDP/Příjmy pomocí tlačítka "Příjmy/DDP >".

V zobrazeném dialogu se poklepáním ve sloupci „>“ (nebo volbou "Odeslat" z kontextového menu) zvolí, které předpisy se mají zapsat jako předběžné. Předpisy určené k odeslání zobrazují symbol ">". K vlastnímu odeslání dojde při uložení celého případu. Po úspěšném uložení si již v sloupci zobrazuje symbol „+“. Do příjmů se předává informace o typu předpisu (pokuta, náklady ...) a to do položky kód rozúčtování podle provedeného nastavení. Storno předběžného předpisu Pokud je do DDP odeslaný předběžný předpis (ve sloupci „>“ je hodnota „+“), tak je z kontextového menu dostupná akce „Storno předběžného předpisu“, která stejně jako „Storno“ u finálního předpisu při ukládání řízení se pokusí provést storno v DDP. Pokud akce proběhne, tak při příštím otevření bude sloupeček „>“ prázdný. Zabrání věci Zabrání věci se zadává volbou z kontextového menu obviněného a volbou příkazu zabrání věci nebo klávesou F6.


strana 55

Po zvolení volby zabrání věci se vytvoří nový průběh řízení (otevře se nové okno s novou záložkou).

Tento průběh je zpracováván v rámci stejného případu - spisu a liší se tím, že spisová značka je rozšířena o koncovku "-1".

Údaje dopravní Údaje dopravní se zadávají kliknutím pravého tlačítka myši na příslušnou osobu a příkazu Údaje dopravní nebo klávesou F7. Údaje dopravní lze zadat u obviněného, účastníků, ostatních.

Po zvolení volby se zobrazí tabulka pro zadání údajů

Přehled o osobě Pro zobrazení přehledu o konkrétní osobě (je-li proti osobě vedeno jiné řízení…), která je v řízení použita, se z kontextového menu na příslušné osobě a volbě příkazu Přehled nebo klávesy F2 zobrazí tabulka s údaji o konkrétní osobě.

strana 56


Jednání Po kliknutí tlačítka jednání se doplní hodnoty Datum, Hodina a Místo (jednání) a zápis hodnot se potvrdí stiskem klávesy Enter. Pokud není pole "Místo" vyplněno, doplní se hodnota z nastavení parametrů pracovníka. Potvrzením se vytvoří nová položka (objeví se zelený puntík), kde program kontroluje, zda na zvolený termín nepřipadá den pracovního klidu nebo s tímto termínem nekoliduje další jednání (v tomto případě se ve sloupci Kontrola objeví hláška s červeným vykřičníkem: Na uvedenou hodinu už máte jednání). Data jednání se objeví v Úkolech.

Při větším počtu zadaných jednání program do vzorů generuje jednání, u kterého je zelený puntík. Pokud je třeba generovat jednání (např. z prvního řádku), musí se nejprve příslušné jednání označit (dvojklik do sloupce, ve kterém má být puntík) a pak teprve zadat Tisk.

Termíny stále zobrazené Zobrazení termínů je závislé na průběhu. Vždy se zobrazí:

přestupek spáchán Pro vložení údajů jsou k dispozici tři pole ( odkdy - dokdy, popis ). Do prvních dvou polí se zadává datum spáchání přestupku, případně odkdy - dokdy byl spáchán. Do třetího pole se zadává textová část v případě, že nelze určit přesné datum spáchání přestupku. Zapsaná textová část pak bude nahrazovat parametr <spácháno> v textu pod tlačítkem věc na záložce podstata. přestupek oznámen Zadává se datum, kdy byl přestupek oznámen správnímu úřadu – od tohoto data běží lhůta pro zahájení řízení. pro návrh Datum, kdy se navrhovatel dozvěděl o přestupku nebo o postoupení věci. přes 18 let stiskem tlačítka je možné zvolit rozmezí věku obviněného (do 15 let, 15-18 let, přes 18 let). Výběr má vliv na statistiku. lhůty neběží stiskem tlačítka se objeví okno pro zadání údajů o době, kdy neběží lhůty (např. z důvodu vedení trestního řízení).


strana 57

Sloučení řízení Sloučení řízení se provádí volbou z kontextového menu ve složce Oprav

Po potvrzení volby je potřeba zapsat, se kterým řízením chceme konkrétní řízení sloučit, je možné si prohlédnout výpis řízení („zobrazit“) a po zavření záložky jsme vyzvání, zda chceme určitá řízení opravdu sloučit.

strana 58


Průběh řízení - obecně Po provedení úkonů vedoucích ke zvolení dalšího průběhu řízení je potřeba zvolit vybraný průběh řízení a posunout se v programu do žádaného stavu ("krokovat"). Na základě vybraného průběhu řízení a příslušného stavu řízení jsou nabízeny odpovídající formuláře. 1. Výběr průběhu řízení

Kliknutím na šipku dolů ve žlutém políčku je možné volit další postup. Ze seznamu je možné vybrat rozhodnutím, příkazem, blokově, odložení, zastavení, postoupení, přerušení 2. Uložení případu a pokračování do zvoleného stavu

Uložit – uložení údajů v řízení bez posunutí do následujícího kroku. Využívá se v případě, že nejsou zadána všechna data o řízení v základním formuláři. Pokračovat – uložení údajů v řízení a posunutí do následujícího kroku. Využívá se v případě, že jsou zadána všechna data o řízení, účastnících v základním formuláři a je žádoucí posun v průběhu řízení. Neuložit – neuložení změn v datech ve formuláři. Zpět – zrušení dotazu na uložení a návrat do formuláře 3. Vyhledání a otevření řízení v příslušném stavu

Poklepáním na příslušný řádek se otevře řízení v příslušném stavu – podle sloupce "stav"


strana 59

Typy průběhů řízení postoupení Správní úřad může věc postoupit jinému správnímu úřadu. Zadává se datum a důvod postoupení. Případ se dostává mezi vyřízené.

V tomto průběhu se dále zobrazuje termín: postoupeno dne – datum postoupení věci důvod (tlačítko) – textové pole: - horní polovina pole: pro výběr §, na základě kterého se řízení o přestupku postupuje (dvojklikem levého tlačítka myši se označí vybrané § a získají příznak Ano, opakovaným dvojklikem příznak zmizí) - dolní polovina pole: pole pro vložení poznámky. Text se objeví po ukončení případu při jeho prohlížení (volba Prohlížení F3 z menu vyvolaného kliknutím pravého tlačítka myši na případ)

odložení V případech plynoucích ze zákona, je správní orgán povinen věc odložit. Zadává se datum a důvod odložení. Případ se dostává mezi vyřízené.

V tomto průběhu se zobrazuje termín: odloženo dne – datum odložení důvod (tlačítko) – textové pole: - horní polovina pole: pro výběr §, na základě kterého se přestupek odkládá (dvojklikem levého tlačítka myši se označí vybrané § a získají příznak Ano, opakovaným dvojklikem příznak zmizí). Nabídka § odložení je závislá na datu spáchání přestupku. - dolní polovina pole: pole pro vložení poznámky. Text se objeví po ukončení případu při jeho prohlížení (volba Prohlížení F3 z menu vyvolaného kliknutím pravého tlačítka myši na případ)

blokové řízení 1. Je možné ho zadat jako odložení a u obviněného zadat pokutu. Případ se dostává mezi vyřízené.

strana 60


2. Je možné ho zadat bez odložení výběrem blokově a u obviněného zadat pokutu.

3. Je možné ho zadat bez odložení a pokuty, pouze domluvou. Případ se dostává mezi vyřízené.

zastavení Řízení o přestupku je možné zastavit, zadává se důvod zastavení. V daných případech se proti zastavení mohou účastníci řízení odvolat (podle seznamu). Řízení postupuje až k nabytí právní moci.

V tomto průběhu se dále zobrazují termíny: řízení zahájeno - Datum se zadává v případě, že je zahajováno správní řízení. zastaveno dne – datum zastavení řízení důvod (tlačítko) – textové pole: - horní polovina pole: pro výběr §, na základě kterého se řízení o přestupku zastavuje (dvojklikem levého tlačítka myši se označí vybrané § a získají příznak Ano, opakovaným dvojklikem příznak zmizí). Nabídka § zastavení je závislá na datu spáchání přestupku. - dolní polovina pole: pole pro vložení poznámky. Text se objeví po ukončení případu při jeho prohlížení (volba Prohlížení F3 z menu vyvolaného kliknutím pravého tlačítka myši na případ)

zastavení a blokové řízení Postupuje se obdobně jako u odložení a blokového řízení.


strana 61

příkazem Pro zkrácení je možné provést příkazní řízení. Pokud podá obviněný odpor, pokračuje se přestupkovým řízením.

V tomto průběhu se dále zobrazují termíny: řízení zahájeno - Datum se zadává v případě, že je zahajováno správní řízení. termín vyřízení – Datum, nebo počet dnů od zahájení řízení ( datum se doplní automaticky po kliknutí do pole dle nastavení).

rozhodnutím Pokud je vybrána volba rozhodnutím, jde o přestupkové řízení. Pokud není řízení zastaveno, jsou uloženy pokuta, náklady, sankce nebo omezující opatření…

V tomto průběhu se dále zobrazují termíny: řízení zahájeno - Datum se zadává v případě, že je zahajováno správní řízení. termín vyřízení – Datum, nebo počet dnů od zahájení řízení (datum se doplní automaticky po kliknutí do pole dle nastavení).

přerušení

Pokud by bylo nutné řízení přerušit, přibudou další položky:

strana 62


řízení zahájeno - datum se zadává v případě, že je zahajováno správní řízení. přerušeno dne - datum přerušení (automaticky se předepíše dnešní, lze přepsat) termín doplnění - termín, do kdy mají být údaje k řízení doplněny, je možno zadat přímo datum nebo počet dní od doručení výzvy výzva - pole pro vložení poznámky. Text se objeví po ukončení případu při jeho prohlížení (volba Prohlížení F3 z menu vyvolaného kliknutím pravého tlačítka myši na případ) Pokud je řízení přerušeno, po zahájení přibývá ještě fáze doplnění, kde je možno zadat datum doručení výzvy, termín doplnění. Pokud uplyne termín pro doplnění a doplnění nebude zaznamenáno, řízení automaticky přejde do stavu zastaveno. termín vyřízení - datum, nebo počet dnů od zahájení řízení (doplní se automaticky po kliknutí do pole dle nastavení).

Vybraný průběh řízení – rozhodnutí, příkaz Rozhodnutí

rozhodnutí dne - datum, kdy se rozhodnutí vydává, povinné pole, musí být zadáno. Je možno zadat i budoucí datum a rozhodnutí si připravit dopředu škoda - výše náhrady škody, pokud je součástí rozhodnutí tlačítko rozhodnutím - po stisknutí se postupně mění na "dohodou", "soudem". Vztahuje se na řešení škody. tlačítko Příjmy/DDP> - dostupné v případě vazby na DDP/Příjmy. Po stisknutí se objeví okno s údaji o sankcích s možností předat data do navázaného systému. Postup je uveden v samostatné příručce na manuálových stránkách Vita software. Přehled zadaných sankcí, ochranných opatření a nákladů řízení se zobrazuje ve žlutém poli. Sankce, ochranná opatření a náklady se zadávají u vybraného obviněného, náklady je možné zadat u navrhovatele (účastníci). Po vydání rozhodnutí následuje zápis doručenek, právní moc (odvolání).


strana 63

Příkaz Není-li pochybnosti o tom, že obviněný z přestupku se přestupku dopustil a nebyla-li věc vyřízena v blokovém řízení, může správní orgán bez dalšího řízení vydat příkaz o uložení napomenutí nebo pokuty

příkaz dne - datum, kdy se příkaz vydává, povinné pole, musí být zadáno. Je možno zadat i budoucí datum a příkaz si připravit dopředu tlačítko Příjmy/DDP> - dostupné v případě vazby na DDP/Příjmy. Po stisknutí se objeví okno s údaji o sankcích s možností předat data do navázaného systému. Postup je uveden v samostatné příručce na manuálových stránkách Vita software. Přehled zadaných sankcí se zobrazuje ve žlutém poli. Sankce se zadávají u vybraného obviněného. Obviněný z přestupku může proti příkazu podat do 15 dnů ode dne jeho doručení odpor správnímu orgánu, který příkaz vydal. Včasným podáním odporu se příkaz ruší a správní orgán pokračuje v řízení. Příkaz, proti kterému nebyl včas podán odpor, má účinky pravomocného rozhodnutí.

Doručení

-

Po vydání rozhodnutí (příkazu) je nutno zapsat data doručení a stanovit termín pro odvolání/odpor a evidovat, zda se někdo odvolal (podal odpor) či naopak vzdal práva odvolání. Doručení je možné zapisovat několika způsoby: volbou "Doručenky" z kontextového menu v seznamu "Oprav", ve stavu řízení "doručení/odvolání", "příkaz-doručení/odpor" vyhledáním konkrétné doručenky volbou "Pošta">"Doručenky" – zápis papírových doručenek Hromadné načtení doručenek z datových schránek V případě vypravení do datové schránky (DS) se vrací elektronická doručenka, ze které je možné vyčíst správné datum doručení. Princip přebírání data doručení elektronických doručenek je závislý na typu SSL, na kterou je AIS Vita Přestupky napojen. Existují dvě možnosti načítání doručenek – hromadně/jednotlivě. Pokud spisová služba podporuje hromadné předávání doručenek, tak se zjišťování nových doručenek volá znovu nejdříve po 60 minutách (lze změnit v konfiguraci), aby se častým zjišťováním zbytečně nezpomalovala práce s programem. Lze vyvolat

strana 64


kontrolu nových doručenek dříve a to volbou z menu Pošta > Načíst doručenky ze SSL. Po provedení akce se zobrazí počet nově zjištěných doručenek.

Pokud tuto volbu ve Vašem případě nemáte k dispozici, Vaše SSL tuto možnost nepodporuje. Pokud je v SSL zaznamenáno přijetí nějaké doručenky, objeví se následující hlášení. V našem případě byly předány ze SSL 4 doručenky:

V tuto chvíli se rozdělí vrácené doručenky ze SSL ke konkrétním spisům a číslům jednacím.

-

Načtení doručenek otevřením doručení v seznamu "Oprav" volbou "Doručenky" z kontextového menu v seznamu "Oprav",

V tuto chvíli dojde k načtení informací o doručenkách ze spisové služby a otevře se okno „Doručenky“, kde máme tyto informace (typu a způsobu doručení – papírově, nebo přes DS, datu doručení, ke kterému č. j. patří, kód vypravení) Ve sloupci „Stav DS“ je možné objevit několik informací o stavu doručení:


strana 65

Doručeno – bylo doručeno do DS a adresát potvrdil převzetí (stačí přihlášením do DS). V položce Doručeno DS je pak datum doručení této zásilky. Doručeno fikcí - bylo doručeno do DS a adresát se v termínu 10 dnů nepřihlásil do DS (zásilku si nevyzvedl). Ve sloupci „Doručeno DS“ je datum uplynutí této lhůty, po které se zásilka považuje za doručenou. Ne všechny SSL předávají informaci o doručení fikcí, v tom případě jsou všechny zásilky ve stavu Doručeno. Neplatná DS – pokud po vypravení došlo k zneplatnění DS Doručeno mimo DS – ve SSL bylo změněno, že zásilka nebude doručována do DS Nedoručeno – při vypravování došlo k chybě, v závorce jsou podrobnosti, které k tomu sdělila SSL Sloupec „Doručeno“ je pro zápis všech doručení – tedy i ručního k poštovním zásilkám. Pokud je ve sloupci „Stav DS“ Doručeno a Doručeno fikcí, přebírá se automaticky tento datum do sloupce „Doručeno“:

Po načtení doručenek je zobrazen seznam všech dokumentů a všech vypravení. Pro informace ke konkrétnímu dokumentu je nutné dokument vybrat ze seznamu.

V tuto chvíli je možné upravit data doručení a způsob pro ostatní adresáty – tedy ty, kterým nebylo doručováno prostřednictvím ISDS. Dvojklikem aktivujeme příslušné okénko (Doručeno – zapisujeme datum, Způsob – ze seznamu vybereme způsob doručení či důvod nedoručení)

Jak je již zmíněno, objeví se tyto informace v řízení – v místě "doručení/odvolání“, "příkaz-doručení/odpor". Taktéž aktivací tohoto „stavu“ dojde k načtení doručenek ze SSL. Načtení doručenek otevřením řízení Otevřením řízení, které je ve stavech "doručení/odvolání“, "příkaz-doručení/odpor" se zobrazí seznam účastníků. Zároveň se provede načtení data doručení zásilek prostřednictvím ISDS. U ostatních zásilek (které nebyly zaslány prostřednictvím ISDS)

strana 66


je nutné zapsat datum doručení ručně, a to ve spodní části okna, kde je pole pro zadávání údajů o datu doručení. Zároveň je zde místo pro zápis podaných odvolání, odporech. Pole se vztahuje vždy k označené položce v seznamu účastníků. Zadává se: doručeno - datum doručení rozhodnutí, příkazu (pokud se bude zasílat přes DS ve vazbě se spisovou službou, datum doručení vrátí spisová služba)

Po zadání potřebných údajů k danému účastníkovi je třeba kliknout na tlačítko aktualizace a údaje se zapíší. Pokud zvolíme „podáno odvolání“ program nabídne možnost zapsat datum a č. j. podaného odvolání

Při odporu je zápis obdobný, kdy do kolonky "podán" se uvádí datum doručení odporu. Je-li opožděný, na takový odpor se nebere ohled, to znamená, že řízení přejde do stavu pro potvrzení právní moci.

Hromadný zápis dodejek Doručení je možné postupně zadat ke každé položce v seznamu. Rychlejší způsob je zapsat pouze poslední datum, které je rozhodující pro další termíny. Klikne se na tlačítko Dodejky došly do a do zobrazeného pole se zapíše příslušné datum a klikne na tlačítko se symbolem zatržení. Všem se pak hromadně zapíše toto datum, jako datum doručení. Tímto způsobem se nedotkneme data doručení prostřednictvím ISDS. Zápis doručenek podle kódu vypravení Některé úřady tisknou na obálky kódy vypravení, případně čárové kódy. Aby byla technikům co nejvíce usnadněna práce při zapisování doručení do agend Vita, je k tomuto účelu dostupná funkce „Doručenky“ z menu „Pošta“


strana 67

Volbou této nabídky se otevře okno pro vyhledání doručenky podle kódu vypravení.

Po zapsání kódu vypravení, který je vytištěn na doručence, je programem vyhledáno řízení a konkrétní vypravení, ke kterému se doručení váže (v kolonce pro zápis data doručení bliká kurzor).

Právní moc Pokud se nikdo v termínu neodvolá nebo nepodá odpor, řízení přechází automaticky do stavu nabytí právní moci. Po uložení údajů o právní moci je vyřízeno. Datum nabytí právní moci se vypočítává automaticky, a je možno je změnit přepsáním. Dále je možno zapsat údaj o umístění spisu v reálném archivu. Políčko archiv slouží k zapsání archivního čísla, tedy identifikace, kde spis je uložen (podle systému v archivu to bývá označení regálu, krabice, atd.).

tlačítko Příjmy/DDP >>> - dostupné v případě vazby na DDP/Příjmy. Po stisknutí se objeví okno s údaji o sankcích s možností předat data do navázaného systému. Postup je uveden v samostatné příručce na manuálových stránkách Vita software. Tlačítko Vymáhání --> - slouží pro předání dat do AIS Vita Pohledávky pro následné vymáhání pohledávek. Popis je uveden v samostatné příručce na manuálových stránkách Vita software.

strana 68


Předání dat do modulu DDP/Příjmy – právní moc Ve stavu "právní moc" se provádí potvrzení předpisu. Pomocí tlačítka se vyvolá dialogové okno a v něm se potvrdí odeslání potvrzení předpisu.

Předpisy k odeslání se označí volbou „odeslat“ nebo dvojklikem ve sloupečku „>>>“. U takto označené pohledávky se píše „odeslat“. K vlastnímu odeslání dochází při uložení případu. Pak se ve sloupci píše „odesláno“. V programu Příjmy se potvrdí datum předepsání a skutečné datum splatnosti. Storno předpisu Pokud je do DDP odeslaný předpis (ve sloupci „>>>“ je hodnota „odesláno“), tak je z kontextového menu dostupná akce „Storno“, která se pokusí provést storno v DDP. Pokud akce proběhne, tak při příštím otevření bude sloupeček „>“ prázdný.

Zápis přestupku do ISEP Při potvrzení právní moci u řízení u přestupků, které se mají zapsat do ISEP, se zobrazí hláška s informací „! Je třeba provést zápis do ISEP“.

Zápis uživatel provede u konkrétního obviněného z kontextového menu a výběrem Evidence přestupků (ISEP) > Zápis.

Po provedení zápisu se zobrazí okno s informací „Zápis do ISEP byl proveden pod UID (číselným identifokátorem uživatele), který tomuto zápisu byl přidělen. Tento identofikárot je uložen v programu a lze jej použít pro zrušení zápisu.


strana 69

Stejným způsobem se postupuje po zapsání blokové pokuty.

Zrušení zápisu Nejprve uživatel vyhledá pomocí ikonky Oprav případ. V seznamu případů ve sloupci ISEP je zobrazen stav komunikace s ISEP.

Pokud je ve sloupci ISEP stav „Zápis proveden“, je uživateli dostupná volba z kontextového menu Evidence přestupků (ISEP).

Potvrzením této volby se zobrazí seznam s informací o provedení zápisu do ISEP. Zrušení zápisu provede uživatel volbou Zrušení přestupku z kontextového menu a výběrem důvodu tohoto zrušení.

strana 70


Důvody zrušení přestupku se rozumí:  Vyřadit - vyřazení přestupku dle § 16k odst. 1 z. č. 269/1994 Sb., o Rejstříku

trestů. Údaje obsažené v evidenci přestupků se vyřazují z evidence po uplynutí 5 let ode dne nabytí právní moci rozhodnutí o přestupku, kterým se pro tyto účely rozumějí i rozhodnutí o přestupku v přezkumném řízení a rozhodnutí soudu o žalobě ve správním soudnictví. Údaje o pravomocném rozhodnutí o přestupku se z evidence přestupků vyřadí též, je-li toto rozhodnutí zrušeno rozhodnutím správního orgánu nebo soudu.  Zrušit - rozhodnutí o přestupku bylo zrušeno dle § 94 z. č. 200/1990 Sb., o přestupcích. Správní orgán své pravomocné rozhodnutí o přestupku zruší, zjistí-li, že osoba, která byla uznána vinnou z přestupku, byla za týž skutek soudem pravomocně odsouzena nebo obžaloby zproštěna.  Mylné - mylné zaslání původního záznamu o přestupku (zkomolení zapsaného údaje, např. jména). Zápis se musí zápis zrušit a znovu zapsat správně.

Uzavření spisu Po vyřízení případu - spisu zbývá případ ještě uzavřít. Tato operace je důležitá zejména vůči SSL, které o vyřízení v podstatě neví, protože ač je spis v agendě zpracovaný a vyřízený, spisová služba eviduje spis stále jako otevřený (rozpracovaný). Pokyn spisové službě se dává až "uzavřením" spisu v AIS Vita Přestupky. V nastavení vazby na SSL se určuje, jakou operaci má Vita uzavřením spisu vykonat v SSL, zda spis označí za vyřízený či uzavřený. Uzavření spisu se provede po jeho vyřízení, tedy až spis v AIS přejde do stavu "vyřízeno". Obvykle tuto skutečnost značí ikona ve sloupci "spis"

.

Po uložení údajů, které vedou k vyřízení spisu (např. potvrzení právní moci), se zobrazí složka "Oprav", kde je spis k vidění a je možné zvolit jeho uzavření. To se provede volbou "Uzavřít spis" z kontextového menu nad spisem.

Po uzavření spisu se ikona ve sloupci "spis" změní . Pokud je potřeba spis uzavřít později, vyřízený spis se již automaticky ve složce "Oprav" nezobrazuje. Pro zobrazení je potřeba spis vyhledat přesnou specifikací (např. č. případu, číslo spisu).


strana 71

Pomocné nástroje v řízení Úkoly Pomůckou při práci je kalendář termínů – ty vznikají během práce, např. datum a hodina jednání, nabytí právní moci… Kalendář termínů je přístupný prostřednictvím příkazu Případ v základním menu pod názvem Úkoly, nebo pomocí ikony Úkoly. Ty se dále dělí na úkoly nové (termíny do budoucna), staré (prošlé nepotvrzené), úkoly čekající na dodejky, nabytí právní moci a splatnost předpisů (pokut, nákladů).

Mimo úkoly automaticky zapisované programem lze do úkolů zapisovat i vlastní poznámky k jednotlivým řízením. Zápis se provede tak, že kdekoliv v řízení se vyvolá kontextová a volbou „Další úkoly“ se otevře záložka pro zápis úkolu pro konkrétní řízení. Zápis se prování stejně, jako např. zápis jednání. Po uložení se zapsaný úkol objeví v seznamu úkolů.

Nové V rámci příkazu "Úkoly">"Nové" je zobrazen kalendář s termíny, které vyplynuly z průběhu rozpracovaných případů. Každému pracovníkovi se zobrazují termíny pouze od jeho případu, pracovníkovi s oprávněním administrace se zobrazují všechny.

strana 72


V tomto kalendáři je možné s případem pracovat stejně jako u volby Oprav – tj. k označené položce se vztahují tlačítka v pravé části lišty tlačítek Dokumenty, Soupis, Případ, Zpět, Pokračuj, Tisk. Po dvojkliku se zobrazí okno pro práci s daným případem (v závislosti na tom, v jakém je právě stavu). Došlá pošta Pokud je v rámci programu veden Podací deník, nebo je vazba na spisovou službu, pracovník případ do programu nezavádí - dostává ji prostřednictvím funkce Úkoly. Nově přidělené případy pro daného pracovníka se zobrazí v jeho došlé poště. Staré Příkaz Úkoly staré zobrazuje úkoly, jejichž termín již proběhl, ale v programu nebylo specifikováno, že byl splněn – případy je proto třeba dovést až do stavu vyřízeno. Nezobrazuje se kompletní kalendář, ale pouze ta data, ke kterým se nějaký úkol vztahuje. Nedoručeno Tento příkaz je určen pro vyhledání případu, kde se očekávají dodejky, aby bylo možné stanovit termíny pro další průběh případu. Právní moc Zobrazí ta řízení, u kterých uplynul termín nabytí právní moci, ale právní moc zatím nebyla potvrzena. Nové/Staré - vymáháno Zobrazí splatnosti pokut a nákladů.

Soupis spisu K vybranému případu je možné zobrazit seznam všech písemností, které se vztahují k dané věci – soupis spisu. Obecná práce s programem

strana 73

Pokud chceme do soupisu provést záznam, nebo zaznamenat přílohu, klikneme pravým tlačítkem myši na řádek s vybraným dokumentem a zvolíme volbu Nový. Zobrazí se okno pro příslušný záznam do spisu.

Pokud je kurzor nastaven na řádku příslušného záznamu (řádek musí být zvýrazněn), lze zobrazit nebo stornovat záznam, klikneme na něj pravým tlačítkem myši a zvolíme volbu Zobrazit a v textovém editoru si je prohlédnout. Pro zobrazení elektronického obrazu zapsaného v SSL slouží volba Zjistit el. obrazy v SSL. Pro stornování záznamu slouží volba Stornovat. Pro tisk soupisu spisu slouží volba Tisk soupisu spisu. Stornované záznamy můžeme zobrazit volbou Zobrazit stornované.

strana 74


Kapitola 3

Tisky Velmi důležitou součástí programu jsou tisky dokumentů – oznámení, výzvy, rozhodnutí… Tisknout je možno ve většině fází práce s programem. Ze vzoru a zadaných údajů je automaticky vygenerován dokument, který se dále zpracovává v textovém editoru. Vytvořené dokumenty jsou uchovávány v archivu. Program umožňuje i tisk adres na obálky s dodejkami.

Tvorba dokumentů Ve všech situacích, kdy je možno v programu vytvořit nový dokument, se postupuje totožným způsobem. Pokud je v dané situaci možno dokument vytvářet, je na horní liště ikon ikona „registrační složka“ s nápisem Tisk. Volbu tisku provedeme kliknutím levého tlačítka myši na tuto ikonu:

Stejná funkce se vyvolá z kontextového menu v ploše s otevřeným řízením (příslušná záložka) a výběrem volby Tisk. Možné je též využít klávesovou zkratku Ctrl+P.

Výběr vzoru/dokumentu Po volbě Tisk se zobrazí následující okno s nabídkou dokumentů a vzorů:

Okno je rozděleno do dvou částí: Dolní část okna - seznam vzorů, ze kterých budete vybírat při tvorbě nového dokumentu (nabídka seznamu vzorů je přizpůsobena danému typu a fázi řízení). Horní část okna – seznam dokumentů (již někdy vybraných a zpracovávaných vzorů z dolní části okna). Stav dokumentu po jeho otevření je shodný se stavem při

Tisky

strana 75

posledním uložení. Pokud ještě nebyl ze žádného vzoru vytvořen dokument, horní část okna ve vyobrazení chybí a celé okno tvoří pouze seznam vzorů pro výběr a tvorbu nového dokumentu. Tisk na zkoušku Slouží jako zkušební náhled na vytvořený dokument s doplněnými zadanými parametry. Takto vyvolaný dokument je pouze na prohlížení, dokument se neuloží a ani nezapíše do spisové služby (nezíská č.j.). Pomocí volby "Tisk na zkoušku">Uživatelský vzor se vygeneruje dokument ze vzoru, který aktuálně využíváte. Volba "Tisk na zkoušku">Originální vzor vygeneruje dokument z originálního (námi dodaného) vzoru.

Nový dokument Při vytváření nového dokumentu slouží pro výběr vzoru dolní část okna. Požadovaný vzor je ze seznamu vybrán pomocí dvojkliku levým tlačítkem myši (nebo kliknutím levým tlačítkem myši na příslušný řádek a potom klik na tlačítko OK v levém dolním rohu v tomto okně). Tímto krokem se provede také záznam do SSL a ta přidělí dokumentu číslo jednací – je-li vazba k dispozici. Pokud požadovaný vzor v nabídce není, je možno použít tlačítko Jiný vzor (pravý dolní roh okna). Zde se zadá přímo číslo vzoru nebo se vybere ze seznamu vzorů (použitím šipky vpravo). Po potvrzení OK bude požadovaný vzor zařazen do zobrazeného seznamu vzorů. Seznam vzorů je závislý na stavu řízení, tedy ve stavu zahájení řízení není k dispozici vzor pro rozhodnutí.

Po výběru vzoru se nabídne okno "Tisk dokumentu" pro specifikaci údajů o dokumentu.

strana 76


Specifikace údajů o dokumentu Okno je děleno do tří částí: Formulář, Jak pokračovat, Dokument: Formulář

Spis. zn. Zobrazená spisová značka, jak s ní pracuje program a která je předepsána v poli. Spisovou značku nelze upravovat. Číslo jednací Pokud je vazba na SSL, číslo přidělí SSL a nelze ho upravit. Pokud vazba na SSL není, pole je prázdné a můžete ho zapsat, jak se má objevit v dokumentu. Druhé pole slouží k identifikaci dokumentu na obálce. Používá se pro odlišení dodejek pro konkrétní dokument. Zapisuje se zde zkratka typu dokumentu, např. Ozn (pro typ oznámení). Zdroj Volitelná hodnota pro zvolení způsobu tvorby dokumentu (výběr z roletového menu kliknutím levým tlačítkem myši na černou šipku na konci řádku) Vybírá se z voleb: Editor (WORD…), Externí soubor. Technik téměř nepoužívá. Komu poslat Volitelná hodnota pro určení okruhu účastníků v rozdělovníku na dokumentu (výběr z roletového menu kliknutím levým tlačítkem myši na černou šipku na konci řádku). Vybírá se z voleb: Navrhovateli, Všem, Účastníkům. Hodnota je přednastavena dle typu vzoru (pod volbou Údaje_Vzory_sloupec komu). Vybrat adresáty Po stlačení tlačítka se vyvolá okno Příprava adres na obálky. Zde můžeme upravovat jednotlivé doručovací adresy v rozdělovníku před generováním dokumentu, tzn. komu se má dokument poslat a jakým způsobem (kliknutím pravým tlačítkem myši na konkrétního adresáta a výběr z kontextového menu).

Tisky

strana 77

Pokud potřebujeme upravit adresu pouze pro tisk obálky (např. odlišit adresáty stejného jména a adresy – Jaromír Huf st., Jaromír Huf ml.), stačí vepsat požadovaný text do části adresy, jak se má na obálce objevit a potvrdit tlačítkem Aktualizovat. Tato změna adresy se neprojeví v SSL. Pokud potřebujeme ale opravit chybu v adrese, na kterou se bude prakticky doručovat (např. chybí PSČ) je nutné použít tlačítko Oprava, které zpřístupní adresní kartu konkrétního adresáta a zde můžeme opravu provést. Tato oprava se projeví v SSL.

veřejná vyhláška Pokud má být dokument doručován Veřejnou vyhláškou, je třeba, aby bylo toto okénko zatrženo (zatržítko_kliknutí na čtvereček před popisem). Po zatržení se do vybraného vzoru bude plnit text ze vzoru č. 0009. použít originální vzor Po zatržení této volby dojde k přepisu původního vzoru a bude nabídnut vzor z originální sady vzorů, která je průběžně aktualizována firmou a neobsahuje uživatelské úpravy. z povahy dokumentu nelze poslat elektronicky Volba se zaškrtává, pokud má být dokument doručován pouze v listinné podobě (z určitého důvodu nelze doručit do DS, např. dokumentace). Všem adresátům (i s dohledanou DS) bude zasláno „papírovou“ formou (obálkou). podepisuje vedoucí Zatrhává se, pokud má být dokument podepsán vedoucím. Tato volba je nastavitelná v základním nastavení programu. Slouží pro případy, kdy si některé dokumenty podepisuje sám technik a některé vedoucí. Sada vzorů Informace, ze které sady vzorů bude dokument generován. Sada je určena programem, není nutné uživatelsky upravovat.

strana 78


Jak pokračovat V tomto místě volíme akci, která následuje po vytvoření dokumentu. Vybíráme z nabízených možností, které mohou být přednastaveny pro každého pracovníka zvlášť:

Další akce: Podepsat a tisknout obálky – referent dokument elektronicky podepíše a sám si tiskne obálky z VITY. Podepsat a předat k tisku obálek – referent elektronicky podepíše dokument, obálky tiskne někdo jiný (např. sekretářka) Podepsat a zapsat jako odeslanou poštu – referent elektronicky podepíše dokument, odesílá seznam adresátů do SSL bez tisku obálek (z VITY) Předat k podepsání – referent elektronicky nepodepisuje, podepisuje někdo jiný (např. vedoucí) Předat k parafování – referent nejprve dokument předá ke kontrole (parafě), poté je dokument připraven k elektronickému podepsání Dokument

Název - standardně je dokument pojmenován podle vzoru, ze kterého byl generován. Toto jméno je možné změnit přepsáním. Je důležité v situacích, kdy z jednoho vzoru vzniká během práce více dokumentů. Typ – z nabídky šipky je možno vybrat jednu z možností: -neurčenoOznámení o zahájení Rozhodnutí ve věci Výzva k doplnění před jednáním Výzva k doplnění po jednání Předání spisu odvolacímu orgánu Usnesení Rozhodnutí o odvolání Protokol Výzva k doplnění a usnesení o přerušení Výzva jiná Oznámení Stanovisko Vyjádření Souhlas Sdělení Předvolání Tímto výběrem je programu specifikováno, o jaký typ dokumentu se jedná. Zatím je využíváno pouze pro některé spisové služby a pro posílání odvolání odvolacímu orgánu v elektronické podobě.

Tisky

strana 79

Práce v textovém editoru Po doplnění údajů z programu do vzoru je soubor v textovém editoru plně k dispozici k editaci. Během generování parametrů do vzoru není doporučeno současně používat jakoukoli z dalších funkcí Wordu (raději nesahat na myš ani klávesnici). Po skončení generování je k dispozici textový editor, ve kterém je možno dokument libovolně upravit. Ukládání dokumentu se provádí pomocí volby "Uložit", nebo zavřením okna editoru. Nesmí se použít volba "Uložit jako". Po uložení je vytvořený textový soubor v databázi a dostupný přes AIS Vita Přestupky. Pokud chce uživatel vytvořený textový soubor uložit ještě lokálně na klientskou stanici (mimo VITU), je nutno dokument uživatelsky exportovat. Doporučení: V případě, že před vygenerování parametrů do dokumentu si bude chtít uživatel ještě zkontrolovat a upravit rozdělovník, je třeba v nastavení pracovníků na záložce Pracovník zaškrtnout volbu: Před editací dokumentu zobrazit rozdělovník ke kontrole.

Po výběru určitého vzoru se ukáže okno Příprava adres na obálky:

Po odsouhlasení rozdělovníku se objeví okno editoru:

strana 80


Přepnout do editoru Občas se stane, že se okno editoru neotevře v popředí (dokument „nevidíte“), proto máte možnost se pomocí tlačítka do editoru přepnout. Tlačítko „Přepnout do editoru“ je zobrazeno, dokud existuje okno Wordu, ve kterém je otevřen dokument form_xx.doc, který se edituje. Po kliknutí na tlačítko se maximalizuje a přepne do popředí okno Wordu.

Pokud se objevuje volba "Přepnout do editoru", nepotvrzujte uložení, přepněte se do editoru, tím zabráníte tomu, abyste nejdříve potvrdili uložení dokumentu do databáze a až později provedli editaci lokálního souboru, která se ve vaší databázi neprojeví. Práce v textovém editoru Po vygenerování parametrů do vzoru je programem připraven dokument, který je potřeba ještě uživatelsky doladit, příp. dopracovat. Jsou dostupné všechny funkce editoru a je možné využívat veškeré dostupné funkce editoru. Po ukončení úprav v editoru se dokument ukládá. Je možno zvolit funkci "Uložit" nebo zavřít okno editoru. Nesmí se použít volba "Uložit jako". Uložení dokumentu provádí AIS Vita Přestupky do úložiště dokumentů, proto se po zavření okna editoru objeví dialog, kterým se potvrzuje uložení. Je-li dokument ve finální verzi, provede se před zavřením editoru tisk dokumentu.

Potvrzením "Ano" je dokument uložen na server do úložiště dokumentu a je přístupný z řízení, ze kterého byl vytvořen. Pokud se zvolí "Ne", dokument se stornuje včetně stornování v SSL.

Úprava uložených dokumentů Seznam uložených dokumentů je k dispozici v horní části okna Tisk dokumentů. Dokument se nachází v určitém stavu (sloupec "Stav"). Od stavu dokumentu se odvíjí složení nabídky kontextového menu pro jeho další zpracování a vyvolá se: - kliknutím pravého tlačítka myši na vybraný dokument - pokud je vytvořen PDF dokument, tak i dvojklikem levého tlačítka myši na vybraný dokument

Editace dokumentu - pokud je požadována práce s již vytvořeným dokumentem, je nutné ho vybrat ze seznamu v horní části okna. Zobrazí se dokument ve tvaru, jak byl uložen při poslední editaci a je možné pokračovat v jeho úpravách. Pro editaci již vytvořeného dokumentu je nutné, aby byl ve stavu "vytvořený rozdělovník"

Tisky

strana 81

Při každé editaci již vytvořeného dokumentu je možné opakovaně upravit seznam adresátů (rozdělovník). Úprava seznamu adresátů (změna rozdělovníku pro doručení dokumentu): V okně Tisk dokumentu v řádku "Komu poslat" je přednastavena volba "Ponechat původní rozdělovník". Je-li třeba rozdělovník pro doručování změnit, musí se provést změna výběrem z roletového menu. Vybírá se z možností: Navrhovateli, Všem, Účastníkům.

Úprava seznamu adresátů (změna rozdělovníku v dokumentu): Změna rozdělovníku provedená v předchozím odstavci se neprojeví v dokumentu automaticky. Pokud chceme mít změněný tedy i rozdělovník v dokumentu, musí se následně po provedení změny rozdělovníku pro doručení dokumentu na kartě Tisk dokumentu zatrhnout volba "znovu vygenerovat ze vzoru" – viz dále. Pozor! Při užití této volby se dokument vygeneruje znovu včetně nového rozdělovníku. Předchozí uživatelské úpravy textu v dokumentu jsou ale nahrazeny základním textem z originálního vzoru (tedy uživatelské úpravy provedené před generováním rozdělovníku se ztratí)! Pokud nechcete uživatelské úpravy ztratit, upraví se rozdělovník v dokumentu ručně.

Opakované generování ze vzoru Pokud je třeba znovu generovat ze vzoru dokument, který již existuje, například protože po dosazení údajů do případu uživatel zjistí, že opomenul zadat některého z účastníků, je možné použít funkci znovu vygenerovat ze vzoru. Uživatel zvolí tisk dokumentu a v dialogu nastavení před tiskem zatrhne volbu znovu vygenerovat ze vzoru. Program se uživatele ještě jednou zeptá …

strana 82


Touto akcí se provede nové dosazení parametrů do vzoru, ale s použitím původního č. j. Do spisové služby se nic nového nezapíše. Pokud je potřeba vygenerovaný dokument uchovat a pro stejný vzor vytvořit dokument další, vybere se příslušný vzor ve spodní části a proběhne generace nového dokumentu z příslušného vzoru. Pokud je u existujícího dokumentu v horní části okna vykřičník, upozorňuje to, že soubor byl vytvořen jiným textovým editorem, než který je v současné době v programu užíván. Pokud je řádek o existujícím dokumentu zobrazen kurzívou, došlo při poslední editaci k problému při ukládání dokumentu na server. Po kliknutí na tento řádek se program bude snažit dokument obnovit, aby bylo možné v práci pokračovat. Pokud se obnova nezdaří, kontaktujte Vašeho informatika, který by Vám pomohl soubor nalézt – viz dále Nestandardní situace.

Po ukončení jakékoliv úpravy v dokumentu je uživatel vyzván k uložení změn v dokumentu. Uložení se provádí stejně jako v případě nového dokumentu – tedy zavření okna editoru a potvrzení dotazů na uložení změn v dokumentu. Nesmí se použít volba "Uložit jako"

Význam symbolů v souvislosti s dokumenty Sloupec SSL – zelená šipka informuje o propojení dokumentu se spisovou službou. Zelené podbarvení značí, že elektronický obraz dokumentu je uložen v SSL. Červený křížek na zeleném podbarvení vznikne, pouze pokud se používá server RSN – tedy bez vazby na SSL. Sloupec PDF – ikonky v tomto sloupci značí, že je určitý dokument převeden do formátu PDF/A a je elektronicky podepsán Sloupec Stav – ikonky v tomto sloupci značí, v jakém stavu je konkrétní dokument Sloupec Č.j. – zde se zobrazuje informace o čísle jednacím tak, jak nám jej poskytla spisová služba.

Předáno k vytištění obálek Vytvořený rozdělovník Čeká na parafu Odeslaná pošta Čeká na podpis Vráceno – dokument k dopracování Předáno k vytištění obálek – tato ikona značí, že máme vytvořený dokument, je převeden do PDF/A a je podepsán, rozdělovník (adresy) anikel. obraz dokumentu Vráceno – rozdělovník opravě nejsou zapsány v SSL, obálky tiskne sekretářka – v tuto chvíli je rozdělovník v Poště – Pošta připravená k odeslání (nebo Sekretariát – K odeslání) Vytvořený rozdělovník - tato ikona značí, že máme vytvořený dokument, pokud je ikonka ve sloupci PDF, je převeden do PDF/A a je podepsán, rozdělovník (adresy)

Tisky

strana 83

ani el. obraz dokumentu nejsou zapsány v SSL. Pokud ikonka ve sloupci PDF není, je vytvořený dokument, který není převeden do PDF a není podepsán, tudíž ho můžeme ještě dále upravovat , rozdělovník (adresy) ani el. obraz dokumentu nejsou zapsány v SSL. Čeká na parafu - tato ikona značí, že máme vytvořený dokument, není převeden do PDF/A, čeká na parafu od vedoucího, abychom jej mohli následně podepsat (nemáme-li el. podpis, podepisuje např. kolega či sekretářka – „za správnost“), rozdělovník (adresy) ani el. obraz dokumentu nejsou zapsány v SSL. Odeslaná pošta - tato ikona značí, že máme vytvořený dokument, je převeden do PDF/A a je podepsán, rozdělovník (adresy) i el. obraz dokumentu jsou zapsány v SSL. Čeká na podpis - tato ikona značí, že máme vytvořený dokument, není převeden do PDF/A, čeká na podpis od vedoucího, rozdělovník (adresy) nejsou zapsány ve spisovce Vráceno (dokument k dopracování) - tato ikona značí, že je vytvořený dokument, který není podepsán a není převedený do PDF/A. Dokument je od vedoucího vrácen k dopracování. Vráceno (rozdělovník k opravě) - Dokument je podepsán a je převedený do PDF/A. Rozdělovník s adresami pro doručení je vrácen k opravě (např. sekretářka vrací z důvodu opravy adresy).

Kontextová menu pro jednotlivé stavy dokumentů Pro jednotlivé stavy dokumentů je možnost využít kontextové menu k příslušnému dokumentu (řádku) v horní polovině okna Tisk dokumentů. Kontextové menu obsahuje volby dostupné podle stavu dokumentu: Předáno k vytištění obálek

Zobrazit dokument – zobrazí se dokument ve Wordu (příp. jiném textovém editoru), který se používá pro tvorbu dokumentů ve VITĚ. Dokument je pouze pro čtení, lze z něj kopírovat, nelze přepisovat. Zobrazit PDF – zobrazí se dokument v PDF formátu v prohlížeči PDF souborů. Export dokumentu – umožní uživateli uložit dokument (Word, příp. jiný textový editor) i mimo VITU. Volba stejná jako ve Wordu – „Uložit jako“. Přílohy – zobrazí se přílohy k dokumentu. Předat el. dokument do SSL – zapíše se el. obraz dokumentu do SSL. Storno dokumentu – stornuje se dokument ve VITĚ i v SSL.

strana 84


Vytvořený rozdělovník

Upravit dokument – kliknutím levým tlačítkem myši na dokument se dokument otevře pro editaci Podepsat dokument – kliknutím na tuto volbu je dokument převeden do PDF a elektronicky podepsán. Zobrazit dokument – zobrazí se dokument ve Wordu (příp. jiném textovém editoru), který se používá pro tvorbu dokumentů ve VITĚ. Dokument je pouze pro čtení, lze z něj kopírovat, nelze přepisovat. Import dokumentu – původní obsah dokumentu je nahrazen importovaným dokumentem Export dokumentu – umožní uživateli uložit dokument (Word, příp. jiný textový editor) i mimo VITU. Volba stejná jako ve Wordu – „Uložit jako“. Přílohy – zobrazí se přílohy k dokumentu nebo se zde provádí připojení elektronické přílohy k dokumentu. Přílohy je možné připojit pouze tehdy, když je dokument v držení zpracovatele – tj. je ve stavu vytvořený rozdělovník. Proto, pokud chcete k dokumentu připojit přílohy, tak nepotvrzujte akci předání k podpisu, parafě či tisku obálek, pokud se vám podle vašeho nastavení zobrazí dotaz na provedení akce. Dokument může být podepsaný (pokud si ho podepisuje sám referent). Přílohou může být libovolný soubor. Pro odeslání do DS musíte použít formát dokumentu, který je povolen vyhláškou 194/2009 Sb. (pdf, PDF/A, xml, fo/zfo (602XML Filler dokument), html/htm, odt, ods, odp, txt, rtf, doc, xls, ppt, jpg/jpeg/jfif, png, tiff, gif, mpeg1/mpeg2, wav, mp2/mp3, isdoc/isdocx) a jejich celková velikost nesmí přesáhnout 10MB (včetně hlavního dokumentu). Předat – (K parafování, K podpisu) – pomocí volby se dokument se předá k parafě nebo podpisu. Storno dokumentu – stornuje se dokument ve VITĚ i v SSL. Čeká na parafu (nabídka je stejná i u stavu „čeká na podpis“)

Tisky

strana 85

Zobrazit dokument – zobrazí se dokument ve Wordu (příp. jiném textovém editoru), který se používá pro tvorbu dokumentů ve VITĚ. Dokument je pouze pro čtení, lze z něj kopírovat, nelze přepisovat. Export dokumentu – umožní uživateli uložit dokument (Word, příp. jiný textový editor) i mimo VITU. Volba stejná jako ve Wordu – „Uložit jako“. Přílohy - zobrazí přílohy k dokumentu. Storno dokumentu – stornuje se dokument ve VITĚ i v SSL. Odeslaná pošta

Zobrazit dokument – zobrazí se dokument ve Wordu (příp. jiném textovém editoru), který se používá pro tvorbu dokumentů ve VITĚ. Dokument je pouze pro čtení, lze z něj kopírovat, nelze přepisovat. Zobrazit PDF – zobrazí se dokument v PDF formátu v prohlížeči PDF souborů. Export dokumentu – umožní uživateli uložit dokument (Word, příp. jiný textový editor) i mimo VITU. Volba stejná jako ve Wordu – „Uložit jako“. Přílohy – zobrazí se přílohy k dokumentu. Tisk odeslaných obálek – informace o odeslání rozdělovníku (adresátů) do SSL – datum a čas. V tomto seznamu je informace o adresátech a úspěšnosti odeslání dokumentu do SSL (zda se zdařil zápis do SSL – zelené podbarvení a kód obálky). Kliknutím levým tlačítkem myši na informaci „Odeslané:… se otevře seznam obálek, které se mohou opakovaně tisknout. Nové vypravení – pokud byl již rozdělovník odeslán do SSL, je zde možnost vytvoření nového vypravení (pří stejném okruhu účastníků). Pokud bychom měnili okruh adresátů (okruh účastníků), je nutné vytvořit nový dokument. Storno dokumentu – stornuje se dokument ve VITĚ i v SSL.

strana 86


Odeslaná pošta Vráceno – přepracovat dokument

Pokud u tohoto stavu není ikonka PDF, nebyl dokument podepsán a byl vrácen k přepracování. Upravit dokument – kliknutím levým tlačítkem myši na dokument se dokument otevře pro editaci Podepsat dokument – kliknutím na tuto volbu je dokument převeden do PDF a elektronicky podepsán. Zobrazit dokument – zobrazí se dokument ve Wordu (příp. jiném textovém editoru), který se používá pro tvorbu dokumentů ve VITĚ. Dokument je pouze pro čtení, lze z něj kopírovat, nelze přepisovat. Import dokumentu – původní obsah dokumentu je nahrazen importovaným dokumentem Export dokumentu – umožní uživateli uložit dokument (Word, příp. jiný textový editor) i mimo VITU. Volba stejná jako ve Wordu – „Uložit jako“. Přílohy – zobrazí se přílohy k dokumentu nebo se zde provádí připojení elektronické přílohy k dokumentu. Přílohy je možné připojit pouze tehdy, když je dokument v držení zpracovatele – tj. je ve stavu vytvořený rozdělovník. Proto, pokud chcete k dokumentu připojit přílohy, tak nepotvrzujte akci předání k podpisu, parafě či tisku obálek, pokud se vám podle vašeho nastavení zobrazí dotaz na provedení akce. Dokument může být podepsaný (pokud si ho podepisuje sám referent). Přílohou může být libovolný soubor. Pro odeslání do DS musíte použít formát dokumentu, který je povolen vyhláškou 194/2009 Sb. (pdf, PDF/A, xml, fo/zfo (602XML Filler dokument), html/htm, odt, ods, odp, txt, rtf, doc, xls, ppt, jpg/jpeg/jfif, png, tiff, gif, mpeg1/mpeg2, wav, mp2/mp3, isdoc/isdocx) a jejich celková velikost nesmí přesáhnout 10MB (včetně hlavního dokumentu). Předat - „K parafování“ - dokument je odeslán vedoucímu k parafě. - „K podpisu“ - dokument je odeslán vedoucímu k podpisu. Storno dokumentu – stornuje se dokument ve VITĚ i v SSL.

Tisky

strana 87

Vráceno – přepracovat rozdělovník Pokud u tohoto stavu vidíme ikonku PDF, byl vrácen k přepracování rozdělovník.

Zobrazit dokument – zobrazí se dokument ve Wordu (příp. jiném textovém editoru), který se používá pro tvorbu dokumentů ve VITĚ. Dokument je pouze pro čtení, lze z něj kopírovat, nelze přepisovat. Zobrazit PDF – zobrazí se dokument v PDF formátu v prohlížeči PDF souborů. Export dokumentu – umožní uživateli uložit dokument (Word, příp. jiný textový editor) i mimo VITU. Volba stejná jako ve Wordu – „Uložit jako“. Přílohy – zobrazí se přílohy k dokumentu nebo se zde provádí připojení elektronické přílohy k dokumentu. Přílohy je možné připojit pouze tehdy, když je dokument v držení zpracovatele – tj. je ve stavu vytvořený rozdělovník. Proto, pokud chcete k dokumentu připojit přílohy, tak nepotvrzujte akci předání k podpisu, parafě či tisku obálek, pokud se vám podle vašeho nastavení zobrazí dotaz na provedení akce. Dokument může být podepsaný (pokud si ho podepisuje sám referent). Přílohou může být libovolný soubor. Pro odeslání do DS musíte použít formát dokumentu, který je povolen vyhláškou 194/2009 Sb. (pdf, PDF/A, xml, fo/zfo (602XML Filler dokument), html/htm, odt, ods, odp, txt, rtf, doc, xls, ppt, jpg/jpeg/jfif, png, tiff, gif, mpeg1/mpeg2, wav, mp2/mp3, isdoc/isdocx) a jejich celková velikost nesmí přesáhnout 10MB (včetně hlavního dokumentu). Předat el. dokument do SSL – zapíše se el. obraz dokumentu do SSL. Znovu generovat rozdělovník – rozdělovník není předán do SSL a je možné vytvořit nového vypravení (Pozor! neprojeví se v dokumentu). Pokud je nutné v rozdělovníku změnit adresy, případně přidat dalšího účastníka, je nutné vytvořit nový dokument. Odeslání a tisk obálek – tato volba způsobí odeslání připraveného rozdělovníku do SSL a nabídne nám již známé okénko pro tisk obálek. Předat – (zde „K tisku obálek“) – obálky netiskne referent, posílá k tisku sekretářce. Storno dokumentu – stornuje se dokument ve VITĚ i v SSL.

Nový rozdělovník Rozdělovník se tvoří společně s dokumentem, a pokud uživatel neprovede některou z níže popsaných akcí, tak zůstane nezměněn. Pokud si uživatel provede změny v odeslání (u adresátů například zvolí komu neposílat, změní způsob dodání apod.), tak se tyto změny uloží a nemusí se před předáním sekretářce nebo odesláním do SSL znovu nastavovat. Pokud uživatel provede změny u účastníků řízení (přidání účastníka, dohledání DS apod.), tyto změny se neprojeví automaticky v rozdělovníku již dříve vytvořeného

strana 88


dokumentu a pokud tyto změny bude uživatel chtít promítnout do rozdělovníku, tak ho bude muset nechat znovu vygenerovat níže popsaným způsobem. Nepodepsaný dokument Pokud dokument není zatím podepsaný a není předaný k parafě nebo podpisu, tak se zobrazuje ve stavu "vytvořený rozdělovník". V tom případě můžete dokument editovat - pomocí dvojkliku levého tlačítka myši na vybraný dokument (ne do sloupce Název) nebo výběrem z kontextového menu volbou "Upravit dokument".

V následujícím dialogu nastavení před tiskem je volba "Komu poslat" nastavena na "Ponechat původní rozdělovník". Pokud vyberete jinou z nabízených hodnot, tak se program zeptá, zda může zrušit původní rozdělovník. Poté co budete souhlasit, tak se vygeneruje nový rozdělovník, podle aktuálního stavu účastníků a vybrané hodnoty komu posílat. Nově vygenerovaný rozdělovník můžete zkontrolovat volbou "Vybrat adresáty". Podepsaný dokument V případě již podepsaného dokumentu, který není předán k vytištění obálek, tedy je ve stavu "vytvořený rozdělovník", nebo je vrácen pro tvorbu nového rozdělovníku je v kontextovém menu dostupná volba "Znovu generovat rozdělovník". Po zvolení této akce se zobrazí dialog, ve kterém se vybírá, komu se má dokument posílat, zda má být vypravení elektronicky a jaká má být následující akce po vytvoření rozdělovníku.

Po potvrzení parametrů se zobrazí seznam obálek nového rozdělovníku. Zde můžete provést jeho úpravy (zrušení adresáta, změna způsobu dodání apod.) a po zavření bude následovat akce, kterou jste zvolili v předchozím dialogu. Dokument předaný k parafě, podpisu, tisku obálek Pokud byl dokument již předán k parafě, podpisu nebo tisku obálek, tak není možné použít ani jednu z výše uvedených akcí. Nejdříve musí osoba, zodpovědná za zpracování odpovídajícího kroku, vrátit dokument referentovi. Ten pak může postupovat podle výše uvedených postupů.

Tisky

strana 89

Dokument odeslaný Pokud je dokument ve stavu "odeslaná pošta", tak již nelze rozdělovník změnit, ale pouze vytvořit nové vypravení. To provedete výběrem "Nové vypravení", který je dostupný pod volbou Tisk z kontextového menu nad dokumentem. Další postup pak je stejný jak u výše popsané akce "Znovu generovat rozdělovník".

Elektronické podepsání dokumentu, tisk obálek V první řadě je třeba stanovit, kdo z uživatelů je oprávněn dokumenty podepisovat a kdo z nich bude mít el. podpis (dle podpisového řádu úřadu). Agendy VITA podporují různé kombinace podepisování a v následující kapitole jsou tyto možnosti popsány. Pro zjednodušení práce je možné nastavit výchozí způsob práce, aby nemusel uživatel při každé tvorbě dokumentu volit, jakým způsobem bude dokument zpracovávat.

Podepsat a tisknout obálky - Referent si sám elektronicky podepisuje a sám si tiskne obálky. Po vygenerování dokumentu je programem vyzván, zda chce dokument uložit, převést do PDF a podepsat. Po uložení dokumentu na server (příp. uložení změn v dokumentu) se objeví následující dotaz.

Pokud budeme chtít v dokumentu pokračovat později, v prvním dotazu (Uložit dokument na server….) zvolíme ANO, v druhém dotazu (Chcete pokračovat podepsáním dokumentu) zvolíme NE, tím dokument uložíme a můžeme pokračovat později v jeho editaci. Chceme-li hotový dokument podepsat, zvolíme ANO. Objeví se následující obrazovka.

strana 90


Před samotným elektronickým podepsáním dokumentu je možné si podepisovaný dokument prohlédnout „Zobrazit PDF“. Dále je možné zvolit zatržení volby Zobrazit podepsaný. Pokud tuto možnost využijeme, zobrazí se v prohlížeči PDF souborů podepsaný dokument a uživatel vidí, který dokument opravdu podepsal. Poté potvrdí, zda tento dokument opravdu uložit na server. Stiskem tlačítka „Podepsat PDF“ dokument elektronicky podepíšeme a program se přepne do prohlížeče PDF soborů.

Pokud volba „Zobrazit podepsaný“ zatržena není, po stisku tlačítka je dokument převeden do PDF, elektronicky podepsán a uložen na server v jednom kroku. Podle nastavení vazby VITA x SSL (tj. je-li zatržena volba „Odeslat do SSL před tiskem obálek“) jsme vyzváni, zda chceme odeslat do SSL. Zvolíme-li ANO, zapíše se do SSL seznam adresátů, přiřadí se kódy obálek, a pokud se zápis zdaří, u adresátů se objeví přiřazené kódy obálek se zeleným podbarvením. Současně se informace objeví v seznamu dokumentů konkrétního řízení a v seznamu „Pošta“ > „Pošta odeslaná“ Je-li však nastavení takové, že volba zatržená není, program nejprve nabízí tisk obálek a teprve poté zápis do SSL. Tento způsob je nevhodný zejména v případě, kdy je potřeba tisknou čárový kód na obálku, který se získá až zápisem rozdělovníku do SSL Pokud se u některého adresáta zápis do SSL nezdaří, program nás informuje varovným hlášením, proč se zápis nezdařil. Zároveň se u adresáta se objeví růžové podbarvení bez kódu obálky (viditelné při vyvolání okna pro tisk obálek). Chyba při odeslání rozdělovníku do SSL se současně objeví v přehledu dokumentů konkrétního řízení ve sloupci SSL a v seznamu „Pošta odeslaná – chyby“. Červený vykřičník informuje o této chybě při odeslání rozdělovníku do SSL. Tato informace je důležitá zejména v případě, kdy referent obálky netiskne a tudíž se mu nezobrazí okno „Tisk adres na obálky (500/2004) – odeslané.

Poznámka: Tisk obálek je popsán v samostatném oddílu

Podepsat a předat k tisku obálek - Referent - sám si elektronicky podepisuje, obálky tiskne sekretářka, nebo někdo jiný. Po vygenerování dokumentu je referent programem vyzván, zda chce dokument uložit, převést do PDF a podepsat. Po převodu do PDF a následném elektronickém podepsání dokumentu jsme programem vyzváni k potvrzení odeslání k vytištění obálek.

Tisky

strana 91

Zvolíme-li ANO, seznam adresátů je přesunut do složky "Pošta připravená k odeslání", kde je přístupný pro vytištění obálek odpovědným pracovníkem. V tomto kroku není ještě seznam adresátů odeslán do SSL.

Podepsat a zapsat jako odeslanou poštu - Referent: sám si elektronicky dokumenty podepisuje, obálky se netisknou ve VITĚ. Po vygenerování dokumentu a jeho uložení je referent programem vyzván, zda chce dokument převést do PDF a podepsat. Po převedení dokumentu do PDF a jeho podepsání nás program vyzve k potvrzení uložení el. obrazu dokumentu a seznamu adresátů do SSL.

Zvolíme-li ANO, seznam adresátů je zapsán do SSL a přesunut do složky "Pošta odeslaná", kde je přístupný pro vytištění obálek odpovědným pracovníkem. Poznámka: Pokud dojde k chybě při zapsání seznamu adresátů do SSL, postupuje se jako v části „Odeslaná pošta – chyby“ Pokud zvolíme NE, dokument zůstane v seznamu dokumentů ve stavu „vytvořený rozdělovník“, tedy lze ještě upravovat.

Předat k podepsání - Referent: nemá elektronický podpis, podepisuje vedoucí (sekretářka – za správnost). Referent vytvoří dokument v editoru, uloží jeho změny a je vyzván, zda chce dokument předat k podpisu. Po úspěšném uložení dokumentu se objeví následující dotaz:

Pokud budeme chtít v dokumentu pokračovat později, v prvním dotazu (Uložit dokument na server? …) zvolíme ANO, v druhém dotazu (Předat k podpisu?) zvolíme NE, tím dokument uložíme a můžeme pokračovat později v jeho editaci.

strana 92


Chceme-li hotový dokument předat k podpisu, zvolíme ANO. Tímto krokem odešleme dokument do složky „Pošta k podepsání“. V seznamu dokumentů pod volbou Tisk se dokument objeví s ikonou „čeká na podpis“ ve sloupci Stav. Nyní musí referent počkat, až si dokument převezme osoba, která má oprávnění elektronicky podepisovat a dokument podepíše. Pokud je referentovi dokument vrácen k dopracování, objeví se tato informace na úvodní obrazovce a dále v seznamu dokumentů konkrétního řízení (pod ikonou TISK). Potřebuje-li referent stáhnout dokument zpět, provede se tato operace v "Pošta">"Pošta k podepsání", kdy referent vidí svoje dokumenty, které předal k podpisu. Využívá tak možnosti z kontextového menu podobně jako vedoucí či sekretářka. - Vedoucí, sekretářka: Vedoucí nebo sekretářka (za správnost) může nad těmito dokumenty provádět některé operace. Dokumenty čekající na podepsání se vedoucímu (sekretářce) objeví pod volbou Pošta>Pošta k podepsání.

Ze seznamu si vedoucí (sekretářka) vybere dokument, který bude podepisovat. Dokument si může zobrazit pro čtení, pokud je dokument v pořádku, může podepsat – tím vytvoří PDF a elektronicky podepíše.

Pokud ale s dokumentem spokojený není, může buď sám dokument editovat a následně podepsat, nebo vrátit referentovi k dopracování s připojeným komentářem. Vedoucí vrací dokument k dopracování a připojuje komentář. Potvrzením tlačítka „Ano“ odešle dokument k přepracování referentovi. Referent se o vrácení dozví z úvodní obrazovky, nebo ze seznamu dokumentů ve volbě Tisk (ikona „vráceno“ ve sloupci Stav).

Tisky

strana 93

- Referent: Údaj o vráceném dokumentu se referentovi objeví na základní obrazovce při spuštění VITY, případně po zavření všech záložek. Uvidí jej také v seznamu dokumentů ve volbě Tisk (ikona „vráceno“ ve sloupci Stav). Referent může opravit dokument hned (dvojklikem levého tlačítka myši v úvodní obrazovce a otevřením ve složce „Oprav“) nebo může pokračovat v jiném řízení, aniž se tato informace o vrácení dokumentu ztratí. Informace zmizí až po opravě (příp. vzetí na vědomí) dokumentu. Dokument opraví referent tím, že otevře řízení, jde na tisk dokumentů a nad konkrétním dokumentem vyvolá kontextové menu a zvolí volbu „Upravit dokument“. Po úpravě dokumentu je referent programem vyzván, zda dokument uložit a předat k podpisu. - Vedoucí, sekretářka: Vedoucí (sekretářka) si ze seznamu vybere dokument, který bude podepisovat. Dokument si může zobrazit pro čtení. Pokud je dokument v pořádku, může jej podepsat – tím vytvoří PDF a elektronicky podepíše. Podepsaný dokument se přesouvá do Pošty>Pošta připravená k odeslání, odkud zpracovatel obálek odešle rozdělovník do SSL a vytiskne obálky.

Předat k parafování V agendách VITA je parafa zkrácený či zjednodušený podpis osoby (např. vedoucího) pod dokumentem, který bude následně elektronicky podepsán. Parafou je dokument schválen a předán k elektronickému podepsání. Jakmile je dokument parafován, je uzamčen a nelze ho již editovat. Parafa nenahrazuje elektronický podpis. - Referent nebo sekretářka (za správnost): mají elektronický podpis, vedoucí parafuje, referent nebo sekretářka následně podepisují. Referent vytvoří dokument v editoru, uloží jeho změny a je vyzván, zda chce dokument předat k parafování.

Pokud bude chtít referent v úpravě dokumentu pokračovat později, v prvním dotazu (Uložit dokument na server? …) zvolí ANO, v druhém dotazu (Předat k podpisu?) zvolí NE, tím si dokument uloží a bude moci pokračovat v jeho editaci později. Chce-li hotový dokument předat k parafě, zvolí ANO. Tímto krokem odešle dokument do složky „Pošta k parafování“. Nyní bude muset referent počkat, až si osoba s oprávněním parafovat dokument převezme a parafuje (pod volbou Tisk se referentovi objeví u dokumentu ikona „čeká na parafu“ve sloupci Stav)

strana 94


- Vedoucí: Dokumenty čekající na parafu se objeví v Pošta>Pošta k parafování.

Ze seznamu si vedoucí vybere dokument, který bude parafovat. Dokument si může zobrazit pro čtení. V případě, že je dokument v pořádku, může připojit parafu.

V případě, že dokument v pořádku není, může vedoucí sám dokument editovat a následně parafovat nebo vrátit referentovi k dopracování s připojeným komentářem. Vedoucí vrací dokument k dopracování a připojuje komentář. Potvrzením tlačítka „Ano“ odešle dokument k přepracování referentovi. Referent se o vrácení dozví z úvodní obrazovky, nebo ze seznamu dokumentů ve volbě Tisk (ikona „vráceno“ ve sloupečku Stav). - Referent: Údaj o vráceném dokumentu se referentovi objeví na základní obrazovce při spuštění VITY, případně po zavření všech záložek. Uvidí jej také v seznamu dokumentů při tisku. Referent může opravit dokument hned nebo může pokračovat v jiném řízení, aniž se tato informace o vrácení dokumentu ztratí. Informace zmizí až po opravě (příp. vzetí na vědomí) dokumentu. Dokument opraví referent tím, že otevře řízení, jde na tisk dokumentů a nad konkrétním dokumentem vyvolá kontextové menu a zvolí volbu „Upravit dokument“. Po úpravě dokumentu je referent programem vyzván, zda dokument uložit a předat k parafě. - Vedoucí: Ze seznamu si vybere dokument, který bude parafovat. Dokument si může zobrazit pro čtení. Pokud je dokument v pořádku, může připojit parafu.

Tisky

strana 95

Jakmile stiskne tlačítko „Parafovat“, je programem dotázán, zda chce parafovat dokument a předat k elektronickému podepsání. Potvrzením se k dokumentu připojí parafa a dokument se přesune do složky "Pošta k podepsání". Podepsaný dokument se přesouvá do složky "Pošta připravená k odeslání"

Nestandardní situace s dokumenty Pokud během editace dokumentu ve Wordu došlo k chybě, která zabránila nahrání hotového dokumentu na server, například ztráta spojení se serverem, pád aplikace nebo celého počítače, tak lze dokument obnovit z lokální kopie. Že je dokument v tomto stavu, poznáte podle toho, že v seznamu dokumentů před tiskem se zobrazí kurzívou.

Obnova dokumentu z místní kopie Poté co takový soubor vyberete a potvrdíte nastavení před tiskem, tak program nahlásí, že na serveru není a dotáže se, zda chcete použít lokální kopii dokumentu, která se při editaci ve Wordu používá.

Po odpovědi "Ano" se otevře dokument ve Wordu. Pokud nevidíte dokument, který jste čekali, může to být z následující příčiny: -

-

Otevře se úplně jiný dokument - od poslední editace dokumentu jste otevřeli více než 100 dalších dokumentů a lokální kopie byla přepsána. Word nahlásí, že dokument neexistuje - nejspíš máte nastaveno mazání TEMP adresáře. Případně používáte Terminal Server, kde se TEMP adresář přiděluje při každém přihlášení nový, v tom případě doporučujeme nastavit jiný adresář pro ukládání pracovních souborů Otevře se starší verze dokumentu - k chybě došlo dříve, než Word dokument uložil. Pokud vám Word nenabídl obnovu ze svých záloh, tak jste bohužel o změny přišli.

strana 96


Po uzavření Wordu se zobrazí dotaz na uložení dokumentu na server stejně jako v případě normální editace vzoru.

Pokud zvolíte "Ano", tak se na server nahraje verze, kterou jste měli otevřenou ve Wordu. Pokud zvolíte "Ne", tak se zpřístupní verze dokumentu, která byla na serveru před neúspěšnou editací.

Obnovení z jiného počítače Program si pamatuje, na kterém počítači byla editace prováděna a kde se tedy nachází lokální kopie. Pokud zjistí, že obnovu provádíte na jiném, tak vás na to upozorní a zeptá se, zda opravdu chcete obnovení provést.

Obnovu v takovém případě provádějte pouze pokud víte, že v adresáři pro lokální kopie dokumentů (standardně TEMP) je soubor z původního počítače.

Obnovení ze souboru na disku Pokud máte kopii souboru na svém disku a chcete pomocí ní obnovit obsah souboru, tak v nastavení před tiskem dokumentu, zvolte volbu "Znovu generovat ze vzoru".

Tisky

strana 97

Ve Wordu se vám vytvoří nový dokument. Otevřete si ve Wordu vaši kopii z disku a překopírujte obsah - označte celou vaši kopii (Ctrl+A), zkopírujte do schránky (Ctrl+C), přepněte se do nově vytvořeného dokumentu, celý jej označte (Ctrl+A) a vložte obsah schránky (Ctrl+V). Po uložení ve Wordu a zavření editoru, potvrdíte dotaz na uložení na server ve VITĚ.

Ve všech situacích, kdy je možno v programu vytvořit nový dokument, postupuje se totožným způsobem. Pokud je v dané situaci možno dokument vytvářet, je na horní liště ikon ikona „registrační složka“ s nápisem Tisk, na kterou kliknete myší. Stejnou funkci má, když na ploše okna záložky (nikoli na konkrétní položce) vyvoláte kontextové menu a zvolíte volbu Tisk, příp. použijete klávesovou zkratku Ctrl+P.

Tisk obálek Pokud technici při své práci používají funkci Akce po tisku: Podepsat a předat k tisku obálek Předat k parafě Předat k podpisu je po provedení několika operací s dokumenty a potvrzení některé z těchto výše uvedených akcí (podle nastavení u uživatele) dokument zařazen do společného seznamu (od všech pracovníků) "Pošta připravená k odeslání" Pokud je dokument např. jenom předán k podpisu, tak ještě není v Poště připravené k odeslání, to je až ve chvíli, kdy už je dokument podepsán. Ve složce "Pošta k odeslání" najdete dokument předaný k odeslání do SSL. Před vlastním odesláním můžete změnit obsah rozdělovníku (změnit způsob dodání, doplnit údaje o adresátovi, zrušit zaslání některému z adresátů, nelze však adresáta přidat – přidání adresáta se provádí pomocí volby „Znovu generovat rozdělovník“.

strana 98


Pošta připravená k odeslání Tisk adres je volitelná akce, která následuje po ukončení editace dokumentu. Pokud si uživatel elektronicky podepisuje a tiskne obálky sám, má v programu nastaveno, že se po editaci a uložení dokumentu objeví okno pro tisk obálek. Pokud obálky tiskne např. sekretářka, nebo si uživatel dokumenty nepodepisuje, je po elektronickém podepsání programem vyzván, zda chce předat dokument k tisku obálek. Funkci tisku obálek je přístupná z menu Pošta>Pošta připravená k odeslání. Zobrazí se seznam dokumentů včetně vytvořených rozdělovníků, které ještě nejsou zapsány v SSL.

V zobrazeném seznamu mají jednotlivé sloupce následující význam: A – program, ze kterého je pošta odesílána. Pro program Přestupky je to ikona paragraf. Spis. zn. – číslo spisu (včetně prefixu i sufixu), ve kterém je konkrétní dokument včetně rozdělovníku Č.j. dokumentu – číslo jednací konkrétního dokumentu, ke kterému mají být tištěny obálky Dodatek – dodatek ke specifikaci typu dokumentu – pro snazší identifikaci (Roz – rozhodnutí,…) Dodatek bývá nastaven podle použití vzoru, ze kterého se generuje dokument. Lze jej samozřejmě přepsat, a to u pracovníka, který dokument vytváří, před tiskem dokumentu, kde se provádí detailnější nastavení před samotným generováním dokumentu (volba Tisk>výběr dokumentu>okno Tisk dokumentu>druhé vkládací pole v řádku u pole "Číslo jednací" ) SSL - Stav vazby dokumentu se spisovou službou: zelená šipka – vazba je v pořádku červený křížek, vazba na SSL není zelené podbarvení symbolu – úspěšně zapsaný elektronický obraz dokumentu do SSL Ob (obálky) – ikona obálky - pro číslo jednací se budou tisknout adresy na obálky. Jeli ikonka s červenou fajfkou – obálky již byly vytištěny. Dok (dokument) – informace o vytvořeném elektronicky podepsané dokumentu. Zde můžeme dokument zobrazit, příp. vytisknout Xml - soubory XML z prvoinstančního úřadu s údaji o spisu Kdo - účastníci řízení (obviněný z přestupku, povinný) Věc - § a zákon číslo, dle kterého byl přestupek spáchán Dokument - název dokumentu (Přebírá se z názvu vzoru pod volbami Údaje_Vzory_sloupeček Název. Přednastavení názvu dokumentu lze změnit při tisku konkrétního dokumentu Datum - datum a hodina, kdy byl dokument uložen do seznamu pošty k odeslání. Volbou z kontextového menu a výběrem funkce "Příprava obálek" (příp. Tisk obálek – dle nastavení vazby na SSL) se zobrazí okno, kde je rozdělovník konkrétního dokumentu. Příprava adres na obálky Podle nastavení vazby na SSL je možno v seznamu pošty k odeslání připravit adresy, nebo rovnou tisknout obálky. Pokud je nastavena příprava adres, obálky se tisknou až po zápisu adres do SSL ze seznamu Odeslaná pošta. V seznamu pošta k odeslání může ještě referent zkontrolovat adresy, zda jsou v pořádku, případně upravit způsob doručení. Zde lze provést změnu způsobu doručení

Tisky

strana 99

z DS na poštovní zásilku a naopak, změnu typu obálky – z kontextového menu konkrétního adresáta.

Jsou-li v rozdělovníku konkrétního dokumentu chyby (chybí adresát), je potřeba rozdělovník vrátit a upravit. Je nutné se vrátit do seznamu „Pošta připravená k odeslání“. Použije se volba z kontextového menu – Vrátit rozdělovník. Po zvolení této funkce se objeví okno pro zápis komentáře, proč se rozdělovník vrací k opravě. Po potvrzení komentáře se tato informace objeví u pracovníka, kterému se rozdělovník vrací jednak na úvodní obrazovce agendy VITA a dále v seznamu dokumentů konkrétního řízení (ikona TISK). Příprava adres na obálky

Okno pro přípravu adres na obálky se skládá ze dvou částí: Horní část okna – seznam adresátů s informací, jaký způsob doručení má být použit. Seznam je složen z následujících sloupců: U - typ adresáta – navrhovatel (N), orgán ... Způsob - typ obálky – použitím dvojkliku se změní ikonka obálky (červená – dodejka do vlastních rukou pouze adresátovi, modrá – dodejka do vlastních rukou, dodejka, doporučeně, obyčejně, vlastní doručovací lístek) DS - pokud je zde symbol DS (žlutý zavináč) a adresa je šedým písmem, bude doručováno do DS T - specifikace, zda odeslání na adresu předat do SSL. Symbol „zatržení“ znamená předat adresy do SSL a tisknout, obálky. Symbol „křížek“ znamená nepředávat adresu do SSL a netisknout obálky. Mezi symboly zatržení a křížku se přepíná dvojklikem levého tlačítka myši na symbol. Spodní část okna popisuje podrobně adresu aktuální položky v seznamu. Adresu je možno změnit.

strana 100


Přímé přepsání v tomto formuláři a použití volby Aktualizovat, se adresa opraví pouze pro účely tohoto jediného tisku adres na obálky. Pokud je použita funkce "Oprava", zobrazí se okno z evidence obyvatel a organizací. Pokud je adresa přepsána zde, opraví se v celé evidenci (t.j. navždy a všem). Aby se změna projevila v SSL, je potřeba editovat osobu právě volbou Oprava. Tuto spodní část je možno minimalizovat (zneviditelnit) použitím tlačítka šipka dolů vlevo před adresou. Po stisku tohoto tlačítka spodní část zmizí a na spodní liště vlevo od tlačítka OK se objeví tlačítko šipka nahoru, které zase tuto část umožní zviditelnit. Tisk adres na obálky Pokud je ve vazbě na SSL nastaven tisk obálek, obálky je možné tisknout již před zápisem adres do SSL ze seznamu “Pošta připravená k odeslání“. Okno pro tisk adres na obálky se skládá ze tří částí (horní část, dolní část a levý okraj).

Horní část – seznam adresátů s informací, jaká obálka má být použita. Seznam je složen z následujících sloupců: U - typ adresáta – navrhovatel (N), orgán ... Způsob - typ obálky – použitím dvojkliku se změní ikonka obálky (červená – dodejka do vlastních rukou pouze adresátovi, modrá – dodejka do vlastních rukou, dodejka, doporučeně, obyčejně, vlastní ...) DS - pokud je zde symbol DS (žlutý zavináč) a adresa je šedým písmem, bude doručováno do DS T - specifikace, zda odeslání na adresu předat do SSL. Symbol „zatržení“ znamená předat adresy do SSL a tisknout, obálky. Symbol „křížek“ znamená nepředávat adresu do SSL a netisknout obálky. Mezi symboly zatržení a křížku se přepíná dvojklikem levého tlačítka myši na symbol. Č.kód - kód obálky, který je možno na obálku tisknout. Podle nastavení SSL je možno přiřadit kód z VITY nebo ze SSL. V tomto kroku se zobrazí dle nastavení buď kód z Vity, nebo prázdné pole, protože pokud má kódy přiřadit SSL, v tuto chvíli o obálkách neví. Pokud se tedy používají čárové kódy pro identifikaci dodejek přiřazené SSL, je třeba tisknout obálky až z odeslané pošty – obálky dostanou přidělen č. kód ze SSL.

Tisky

strana 101

Levý okraj Tlačítka umožní tisk adres podle typu tištěné obálky (kliknutím na příslušnou ikonku). Jednotlivá tlačítka slouží k vypnutí a zapnutí celých skupin adres najednou. Po vypnutí některé skupiny, adresy zesvětlají a nebudou při zadání příkazu tisk vytisknuty. Používá se např. pro jednotlivé doručenky fyzicky barevně rozlišené (nikoli počítačové, které jsou pouze bílé a to, zda jsou do vlastních rukou, se specifikuje pouze textem). Tlačítka se ovládají kliknutím levého tlačítka myši. Skupina se zamáčknutým tlačítkem se tiskne, skupina s vymáčklým tlačítkem se netiskne. Např.: Skupina Do vlastních rukou je vymáčknutím vypnuta a tisknou se pouze obyčejné dodejky. Poté se vymáčknutím vypne skupina Dodejky a zamáčknutím zapne pro tisk skupina Do vlastních rukou. Spodní část okna popisuje podrobně adresu aktuální položky v seznamu. Adresu je možno změnit. Přímé přepsání v tomto formuláři a použití volby Aktualizovat, se adresa opraví pouze pro účely tohoto jediného tisku adres na obálky. Pokud je použita funkce "Oprava", zobrazí se okno z evidence obyvatel a organizací. Pokud je adresa přepsána zde, opraví se v celé evidenci (t.j. navždy a všem). Aby se změna projevila v SSL, je potřeba editovat osobu právě volbou Oprava. Tuto spodní část je možno minimalizovat (zneviditelnit) použitím tlačítka šipka dolů vlevo před adresou. Po stisku tohoto tlačítka spodní část zmizí a na spodní liště vlevo od tlačítka OK se objeví tlačítko šipka nahoru, které zase tuto část umožní zviditelnit.

-

Pokud jsou údaje o adresách v pořádku, kliknutím na tlačítko Tisk na spodní liště okna je spuštěn tisk na specifikovanou tiskárnu. Je-li potřeba tisknout jen některé obálky, slouží pro tuto možnost tlačítko Tisk vybrané. Vytisknou se pouze obálky, které jsou označeny (řádek je modrý). Lze tisknout i více obálek najednou, a to tak, že se provede výběr: pro souvislý seznam se stlačenou klávesou Shift + kliknutím na první a poslední položku souvislého seznamu pro jednotlivé položky v seznamu se stlačenou klávesou Ctrl + klikáním myší na jednotlivé položky seznamu Tlačítko Označení – možnost změnit dodatek k dokumentu. Pokud tisk proběhl v pořádku, nebo je nutné na obálce tisknout čárový kód ze spisové služby, je potřeba příslušný dokument s připraveným rozdělovníkem odeslat ze složky "Pošta připravená k odeslání" do složky "Odeslaná pošta". Vybere se příslušný dokument s připraveným rozdělovníkem a po vyvolání kontextového menu se zvolí "Odeslaná pošta"

Tím se přesune dokument do složky Odeslaná pošta a provede se zapsání dokumentu a adresátů do SSL. Pokud se odeslání dokumentu nebo rozdělovníku do SSL nezdaří, program tuto skutečnost oznámí varovnou hláškou s uvedením důvodu, proč se zápis nezdařil a dokument s rozdělovníkem se přesune do složky „Pošta odeslaná – chyby“. Zároveň se objeví symbol nebo ve složce "Odeslaná pošta" a v seznamu dokumentů konkrétního řízení. Rozdílnost grafické informace je dána důvodem nezapsání dokumentu a rozdělovníku do SSL.

strana 102


- do SSL se nepodařilo odeslat ani PDF dokument - do SSL je PDF předáno, chyba je při předání adresátů

Odeslaná pošta – chyby V tomto seznamu se zobrazují dokumenty, jejichž rozdělovník, nebo samotné PDF se nezdařilo zapsat do SSL (viz grafické symboly ve sloupci SSL).

Po otevření detailu dvojklikem levého tlačítka myši se zobrazí seznam adresátů (rozdělovník), kde je graficky zvýrazněna chyba – sloupec Č.kód neobsahuje kód vypravení a navíc je podbarven růžovou barvou. Žádoucí je přiřazený kód vypravení a zelené podbarvení, což značí úspěšný zápis do SSL. Pro nápravu chybného stavu se postupuje následovně: 1) Zjištění příčiny – zobrazí se v chybovém hlášení při odeslání adresátů do SSL, případně kontrolou adresy. Nejčastější příčinou je chybějící údaj v adrese (např. č. p., PSČ, Pošta...) 2) Oprava chyby – pomocí volby "Oprava" se zobrazí okno z evidence obyvatel a organizací a v tomto místě se oprava chybného údaje provede. Pokud je adresa přepsána zde, opraví se v celé evidenci (t.j. navždy a všem) 3) Opakovaný zápis do SSL – vyvoláním kontextového menu a volbou "Opakovat zápis do SSL" na řádku s chybným záznamem.

Jakmile se zápis zdaří, dokument ze seznamu "Odeslaná pošta – chyby" zmizí a změní se také ikonka ve sloupci SSL v okně "Odeslaná pošta". Pokud se však zápis opětovně nezdaří, objeví se chybové hlášení, které pochází ze SSL s uvedením důvodu, proč záznam odmítá. V tom případě kontaktujte svého správce IT, příp. náš HelpDesk s uvedením detailů chyby, č.j. dokumentu a čísla spisu pro snazší odhalení příčiny.

Odeslaná pošta Ze složky Odeslaná pošta je možné obálky vytisknout (již nelze měnit způsob dodání apod.). Zde se obálky nachází a jsou ještě k dispozici do doby přesunutí do archivu (nejdéle 30 dní). Po úspěšném vytisknutí obálek, můžete použít akci "Archivovat", která přesune okamžitě dokument do složky Archiv, která je dostupná z pomocného programu Sekretariát. V zobrazeném seznamu mají jednotlivé sloupce stejný význam, jako v Poště k odeslání:

Tisky

strana 103

Tisk obálek Okno pro tisk adres na obálky se skládá ze tří částí (horní část, dolní část a levý okraj).

Horní část – seznam adresátů s informací, jaká obálka má být použita. Seznam je složen z následujících sloupců: U - typ adresáta – navrhovatel (N), orgán ... Způsob - typ obálky – použitím dvojkliku se změní ikonka obálky (červená – dodejka do vlastních rukou pouze adresátovi, modrá – dodejka do vlastních rukou, dodejka, doporučeně, obyčejně, vlastní ...) DS - pokud je zde symbol DS (žlutý zavináč) a adresa je šedým písmem, bude doručováno do DS T - specifikace, zda odeslání na adresu předat do SSL. Symbol „zatržení“ znamená předat adresy do SSL a tisknout, obálky. Symbol „křížek“ znamená nepředávat adresu do SSL a netisknout obálky. Mezi symboly zatržení a křížku se přepíná dvojklikem levého tlačítka myši na symbol. Č.kód - kód obálky, který je možno na obálku tisknout. Podle nastavení SSL je možno přiřadit kód z VITY nebo ze SSL. V tomto kroku se zobrazí dle nastavení buď kód z Vity, nebo prázdné pole, protože pokud má kódy přiřadit SSL, v tuto chvíli o obálkách neví. Pokud se tedy používají čárové kódy pro identifikaci dodejek přiřazené SSL, je třeba tisknout obálky až z odeslané pošty – obálky dostanou přidělen č. kód ze SSL. Levý okraj Tlačítka umožní tisk adres podle typu tištěné obálky (kliknutím na příslušnou ikonku). Jednotlivá tlačítka slouží k vypnutí a zapnutí celých skupin adres najednou. Po vypnutí některé skupiny, adresy zesvětlají a nebudou při zadání příkazu tisk vytisknuty. Používá se např. pro jednotlivé doručenky fyzicky barevně rozlišené (nikoli počítačové, které jsou pouze bílé a to, zda jsou do vlastních rukou, se specifikuje pouze textem). Tlačítka se ovládají kliknutím levého tlačítka myši. Skupina se zamáčknutým tlačítkem se tiskne, skupina s vymáčklým tlačítkem se netiskne. Např.: Skupina Do vlastních rukou je vymáčknutím vypnuta a tisknou se pouze obyčejné dodejky. Poté se vymáčknutím vypne skupina Dodejky a zamáčknutím zapne pro tisk skupina Do vlastních rukou.

strana 104


Spodní část okna popisuje podrobně adresu aktuální položky v seznamu. V tomto místě je možné upravit text adresy, který se bude tisknout na obálku (např. rozlišení "mladší", "starší", oslovení apod.). Někdy je vhodné uvádět např. ročník narození, tento údaj je možné doplňovat automatizovaně – záleží na nastavení programu. Nelze však přepsat adresáta a adresu, neboť jsou tyto údaje předané do SSL. Tuto spodní část je možno minimalizovat (zneviditelnit) použitím tlačítka šipka dolů vlevo před adresou. Po stisku tohoto tlačítka spodní část zmizí a na spodní liště vlevo od tlačítka OK se objeví tlačítko šipka nahoru, které zase tuto část umožní zviditelnit.

-

Pokud jsou údaje o adresách v pořádku, kliknutím na tlačítko Tisk na spodní liště okna je spuštěn tisk na specifikovanou tiskárnu. Je-li potřeba tisknout jen některé obálky, slouží pro tuto možnost tlačítko Tisk vybrané. Vytisknou se pouze obálky, které jsou označeny (řádek je modrý). Lze tisknout i více obálek najednou, a to tak, že se provede výběr: pro souvislý seznam se stlačenou klávesou Shift + kliknutím na první a poslední položku souvislého seznamu pro jednotlivé položky v seznamu se stlačenou klávesou Ctrl + klikáním myší na jednotlivé položky seznamu Tlačítko Označení – možnost změnit dodatek k dokumentu. Úprava čísla jednacího Tlačítko Označení – možnost změnit dodatek k dokumentu. V případě propojení se spisovou službou nelze číslo jednací měnit, lze upravit pouze dodatek dokumentu.

Pokud je potřeba vytisknout pro jednoho adresáta více typů obálek (např. zásilky do zahraničí), slouží k tomu po vyvolání kontextového menu funkce „Tisknout nestandardní obálku“, kde se ze seznamu šablon vybere odpovídající obálka.

Tisky

strana 105

Vita bez vazby na SSL Některé úřady dosud nemají vazbu VITY se spisovou službou. Aby bylo možné využívat agendy VITA i po spuštění Datových schránek, je od 28.10.2009 v distribuci server RSN, který se automaticky nainstaluje a který se bude spouštět uživatelům, kteří nemají zapnutou vazbu na SSL. To, že se pouští program s vazbou na RSN server, je signalizováno ikonou vazby na SSL ve stavovém řádku programu. Ikona v případě napojení na server RSN je šedá.

Se spuštěným serverem RSN se pracuje stejně jako s vazbou na SSL. Rozdíl je v tom, že program symbolem červeného křížku hlásí, že řízení (žlutá obálka s červeným křížkem) nebo dokument (červený křížek ve sloupci SSL) nejsou napojeny na spisovou službu.

Ve chvíli, kdy se potvrdí dotaz "Odeslat do SSL?" se namísto odeslání PDF dokumentu do SSL provede jeho uložení do adresáře na aplikačním serveru a to včetně jeho příloh. Z tohoto adresáře je pak může pověřený pracovník převzít a vypravit do DS.

strana 106


Kapitola 4

Statistika Zadání údajů Statistika nabízí možnost využít údaje, které uživatelé při práci s programem zadají. Údaje potřebné pro statistiky se zadávají do jednotlivých kolonek karty řízení. Údaje jsou využity jednak při tvorbě dokumentů ze vzorů a jednak pro statistiky

Výpisy statistik Statistické údaje za určité období je možno získat příkazem Údaje>Statistika. Zobrazí se úvodní okno statistik:

Doplněním údajů od - do se vymezí časové období, za které se má statistický přehled vytvořit. Po kliknutí na šipku se vybere z roletového menu typ statistiky. Kliknutím na tlačítko je načten výběr dat a výsledná statistika je zobrazena. Stiskem tlačítka Export se data zobrazené statistiky přenesou do programů MS Word nebo Excel a zde je možné je dle potřeby upravit.

Kontrola - výkaz -

Před vytvořením podkladů pro roční výkaz se nejprve provede kontrola. Možné chyby: podlomení roku v čísle přestupku neodpovídá roku oznámení přestupku není zadáno datum oznámení datum oznámení je větší než datum rozhodnutí datum oznámení je větší než datum nabytí právní moci datum rozhodnutí je větší než datum nabytí právní moci ani jeden z přestupků není označen jako nejzávažnější je vybráno více sankcí (v Rozhodnutí je Ano u více sankcí)

Statistika

strana 107

Přehled - výkaz Detailní kontrola pro statistický výkaz.

Statistický výkaz Vlastní vytvoření podkladů pro roční výkaz Ministerstva vnitra

Poznámka: Pro přehlednost obsahuje i další údaje, které se týkají blokových pokut, společných řízení apod.

strana 108


Přehled - přestupky

Přehled - pokuty

Přehled – přestupky podle obcí

Statistika

strana 109

strana 110


Kapitola 5

Správa programu

-

Pro správu programu Přestupky jsou k dispozici: funkce pro nastavování parametrů v rámci samotného programu Přestupky program spravce.exe, který je speciálně věnován správcovským funkcím a je dostupný na serveru program printer.exe pro nastavování tisku na obálky program slozenky.exe pro nastavování tisku složenek instalační program Chování programu je možno ovlivnit nastavením řady parametrů. Některé parametry ovlivňují chování programu jako celku, některé parametry určují konkrétní hodnoty pro daného pracovníka.

Instalace První instalaci AIS provádí firma v rámci dodávky AIS. Při instalaci jsou respektována přání správců systému na umístění základního instalačního adresáře VITA, na umístění databáze i to, zda dokumenty (vzory a vytvořené formuláře) jsou archivovány v podobě klasických souborů v adresářích či jsou uloženy v databázi. Na klientské stanici jsou v adresáři VITA spustitelné soubory a v systémovém adresáři Windows je umístěn soubor sqclient.ini, který popisuje, kam se má klientská část AIS Přestupky připojovat - na jaký počítač, do jaké databáze a jaký port má při komunikaci používat. Instalace nových verzí Instalace probíhá na počítači, kde je nainstalován aplikační server. Při instalaci AIS Přestupky nesmí nikdo pracovat s žádným z AIS firmy VITA. Postup instalace: Spustí se Univerzální instalační program, který si stáhne všechny potřebné balíčky souborů pro instalaci. Jakmile program stáhne určité aktualizační soubory, vyvolá se automaticky instalační program a objeví se okno pro přihlášení uživatele surad. Po přihlášení se zobrazí seznam programů VITA, je potřeba zatrhnout volbu Přestupky. Dále je potřeba potvrdit adresář, kam se instaluje. Nakonec se souhrnně zobrazí všechny zadané parametry instalace, které je potřeba potvrdit. Poté proběhne instalace – zobrazují se výpisy o jejím průběhu. Pokud je vše v pořádku, objeví se hlášení, že instalace byla úspěšně dokončena. Na klientských stanicích proběhne automatická instalace sama, po zjištění, že na serveru je instalována novější verze programu.

Klientská stanice Instalace nové klientské stanice spočívá ve spuštění programu setcli.exe. Tento program je na aplikačním serveru v adresáři VITA\INSTALL.

Správa programu

strana 111

Po spuštění setcli.exe je vyžádáno heslo uživatele surad. Po jeho zadání je zobrazeno okno pro zadání údajů na komunikaci s aplikačním serverem. Údaje se zapisují do souboru sqclient.ini v systémovém adresáři Windows.

Zálohování Zálohovat je potřeba data uložená v databázi. Pokud nejsou dokumenty a vzory uloženy v databázi, ale pouze v souborech, je potřeba zálohovat i adresáře sxarchiv a sxvzory v adresáři VITA. Pokud uživatel nepoužívá zálohování dat v rámci databáze, je možno využít zálohování dat v rámci programu spravce.exe pomocí funkce Zálohování (ve volbě Data). V adresáři VITA vznikne adresář ZALOHA s daty z databáze.

Nastavení parametrů Na jednotlivých úřadech se způsob práce odlišuje. Proto je součástí programu řada parametrů, jejichž nastavení mění chování programu tak, aby danému úřadu vyhovoval co možná nejvíce. Nastavování základních parametrů programu může provádět uživatel s oprávněním administrace pomocí volby Údaje>Nastavení. Uživatel s jiným oprávněním než administrace má přístupny pouze záložky týkající se svého individuálního nastavení.

Administrace V tomto odstavci jsou uvedené záložky, které jsou přístupné pro nastavení pouze pracovníkům s oprávněním administrace. Úřad I

V této záložce je možné nastavit: Podpis -podoba jména vedoucího, jak má být uváděno v tisknutých dokumentech Titul - název funkce vedoucího (např. "vedoucí oddělení" apod.) úř. hod. - úřední hodiny hlava 1, hlava 2 - hlavička dokumentu správního orgánu, která se dosazuje do parametru [21] a [301] – [305]

strana 112


zkratka - ve spisové značce pro konkrétní odbor se bude plnit parametr . Zadává se bez lomítek resp. pomlček apod. text - název úřadu a organizační jednotky pro použití uvnitř textu odvolání - odvolací orgán, udává se tvar ve 3. pádu Zápis adresy úřadu na dodejku a složenku - nastavení: Úřad - název úřadu Ulice - ulice a číslo (resp. obec a číslo) Pošta - PSČ a název obce označení trvalého pobytu - lze nastavit text, který se dosadí před trvalý pobyt v parametrech dosazovaných do dokumentu. Např. je možné nastavit text „bytem“. (Př.: [66] obvinění ( podrobně) - Petr Novotný, nar.15.6.1974, bytem Na horce 154, 182 00 Praha) prefix čárového kódu - je možné předepsat prefix čárového kódu, pokud se vytváří čárové kódy z Vity. Další skupina polí slouží pro nastavení parametrů. - parametr bude použit. - parametr nebude použit. titul nad podpis - titul vedoucího bude uveden nad jménem podpis vlevo - podpis vedoucího bude vlevo kontrola jednání u všech -jednání kontrolovat pouze pro pracovníka nebo pro všechny vedoucí vidí vše - u uživatele s oprávněním administrace se zobrazují všechny případy dožádání jen za odbor – dožádání v rámci jednotlivého odboru nebo ze všech odborů adresát do jedné řádky - adresát v záhlaví dokumentů jen na 1 řádek (včetně adresy) adresy do Výpisu - ve Výpisu se vypíší adresy editace pouze vlastních obyvatel - Pokud ji zapnete, tak všichni uživatelé budou moci zapisovat novou osobu. V případě, že se běžný uživatel s oprávněním pracovník pokusí přepsat osobu, kterou zapsal někdo jiný, objeví se tato hláška „Nemáte oprávnění na změnu osoby, chcete vytvořit kopii?“. Pokud pracovník hlášku odsouhlasí, vytvoří se v databázi dva záznamy (původní zápis a nová upravená kopie) o téže osobě. Pokud souhlasit nebude, jeho změny se neuloží. hlava 2 pro zpracování jako odbor - Do položky "hlava 1" vyplníte hlavičku dokumentu, tak jak má vypadat pro řešení případu jako komise. Do položky "hlava 2" vyplníte hlavičku dokumentu, tak jak má vypadat pro řešení případu jako odbor. Ve vzorech pak musíte mít hlavičku dokumentu uvedenou parametrem [21] nebo parametry [301] až [305]. Další skupina parametrů ovlivňuje chování programu na základě vybrané hodnoty z roletového menu po kliknutí na šipku: Do adresy psát - obec/část/obec-část/pošta a způsob psaní čísla domu Do vlastních rukou - Účastníkům/Všem/Obvyklým a modrá/červená komise/odbor - výchozí režim zpracování pro celý odbor (Komise/Odbor)

Správa programu

strana 113

Úřad II

oddíl Spisová značka Rok na čtyři číslice (zaškrtávátko) – umožní výběr, zda chce uživatel ve spisové zn. mít rok na dvě nebo čtyři číslice Kopírovat číslo přestupku z čísla spisu (zaškrtávátko) – tuto funkčnost (zatržení) je možné použít v případech, kdy současně: - uživatelé zakládají řízení nad dokumentem z Došlé pošty (Pošta>Došlá pošta) - uživatelé nechtějí přestupky číslovat číslem případu. V položce číslo případu se použije číslo spisu ze spisové služby. Číslování řad případ, ostatní …číslovat od - zde je možné nastavit „pomocné číslování“ (identifikaci) vedených řízení (kromě spisové značky). Číslo se objeví ve sloupečku Č.př. po vyhledání řízení volbami Oprav a Hledej. V prvním sloupečku se zadá číslo, kterým má číselná řada začínat, ve druhém sloupečku musí být číslo, které rozliší řady ( např. případ=1, ostatní=2…). Je-li ve druhém sloupečku uvedeno číslo 1, všechny typy případu se číslují v rámci jedné řady, a to podle nastavení ř. 1 (případ). Pokud je ve třetím sloupečku uvedeno písmeno „S“ je číselná řada společná pro všechny odbory. Pokud je sloupeček prázdný, odbor si může řady číslovat samostatně.

1) 2)

1) 2)

Formát spisové značky - k číslu a roku spisu ze SSL je možno nastavit doplnění spisové značky včetně prefixu i sufixu Příklad sp. zn. - ukázka spisové značky po úpravě Automaticky zaznamenat oprávněnou osobu do spisu provést záznam do spisu - po založení řízení je automaticky proveden záznam o úřední osobě do spisu (značka pera ve sloupci typ v soupisu spisu) vytvořit dokument - specifická zákaznická funkce, v běžném nastavení se volba nepoužívá Přegenerovat spisovou značku při předání - je-li zatrženo, spisová značka se při předání řízení mezi uživateli automaticky přegeneruje dle nastavení konkrétního pracovníka, který spis obdrží soupis spisu obsahuje - volitelný údaj pro dokument, který se bude přiřazovat do spisu s datem vložení do spisu (datum vložení do spisu) datem podání (datum podání) Formát č.j. - nastavení č.j. příchozího dokumentu

strana 114


Pohledávky

propojení Příjmy/DDP - pokud je zatrženo, nabízí se funkce pro získání VS a zápis předpisu do modulu Příjmy/DDP propojení Vymáhání - pokud je zatrženo, nabízí se funkce pro předání dat do AIS Pohledávky firmy VITA "předpis" před NPM – umožňuje zaslat údaje do modulu Příjmy/DDP před nabytím právní moci Datum vystavení předpisu - datum, které se předává do modulu Příjmy/DDP 1) Právní moc 2) Aktuální datum kód Pokuta, Náklady, Poř. Pok., Náklady vážení, Výzva - kódy poplatku pro vazbu na Příjmy/DDP. účet - číslo účtu, které je dosazeno do parametru [293]. Neposílat zaplacenou blokovou pokutu do DDP – ovlivňuje vazbu na modul Příjmy/DDP Automaticky vytvářet úkol pro kontrolu zaplacení - pokud je volba zapnutá, tak se automaticky po doplnění data doručení výzvy vygeneruje úkol upozorňující na nutnost zkontrolovat zaplacení. Lhůta pro kontrolu zaplacení na výzvu - počet dní od doručení výzvy, kdy si budete kontrolovat, zda provozovatel zaplatil v termínu. Výchozí hodnota je 16 dní, tedy další den po uplynutí lhůty. Lhůtu pro kontrolu přesunout na pracovní den - zatrhněte, pokud úkol spočítaný na základě předchozího parametru, se má posunout na nejbližší pracovní den. Termíny Je možné změnit termíny vyřízení, splatností apod.

Správa programu

strana 115

Rozdělovník

-

Číslování rozdělovníku – pokud je volba zapnutá, budou se části rozdělovníku číslovat. Doplňující informace Trv. Pobyt/sídlo pro vypravení do DS – zobrazí v dokumentu (rozdělovníku) mimo identifikátoru DS také trvalý pobyt nebo sídlo organizace Trv. Pobyt/sídlo pro vypravení na doručovací adresu - zobrazí v dokumentu (rozdělovníku) mimo trvalého pobytu nebo sídla organizace také doručovací adresu Seznam zastupovaných osob - zobrazí v dokumentu (rozdělovníku) zástupce včetně zastupovaných s provázáním vztahu. Třídit před tvorbou dokumentu - pokud je volba zapnutá, seřadí se seznam adresátů podle abecedy Sloupec Nadpis - názvy nadpisů v rozdělovníku v dokumentu (např.: účastníci, na vědomí…) Sloupec Účastníci - písmenné zkratky typů účastníků (B – obviněný, N – navrhovatel). K jednomu nadpisu ve sloupci Nadpis v rozdělovníku může být přiřazeno více typů účastníků ve sloupci Účastníci. V celém rozdělovníku se může každý typ účastníka zadat pouze jednou, nesmí se v jednotlivých nadpisech opakovat. (Pozor – nadpis, kde se zopakuje typ účastníka, se v rozdělovníku neobjeví). Typy účastníků: B – obviněný Z – zástupce obviněného E – orgán ochrany dětí T – opatrovník U – poškozený V – vlastník věci N – navrhovatel O – předáno kým P – postoupeno kým Q – postoupeno komu D – dožádáno kým K – žádost o úkon S – svědek I – postižení M – oznamovatel F – firma X – přizvaný Y - zástupce Vložení nové položky do rozdělovníku (nadpisu): Do volného vkládacího řádku pod sloupcem "Nadpis" se napíše nový název nadpisu a potvrdí stisknutím klávesy Enter. Tím se nadpis zařadí do tabulky. V tabulce na řádku k zapsanému nadpisu se vyvolá stiskem pravého tlačítka myši kontextové menu a klikáním se vyberou potřebné písmenné typy účastníků (vybrané typy se označí

strana 116


zaškrtnutím). Pokud je potřeba typy zrušit, novým kliknutím na zaškrtnutí se výběr typu zruší. Smazání položky rozdělovníku (nadpisu): Smazání se provede volbou "Zrušit" z kontextového menu nad vybraným řádkem (záznamem). Ostatní

Typ data – formát data Kontrola společných řízení - pokud je volba zapnutá, program prověří obviněného, zda se nenachází v dalších řízení, ve kterých nebylo ještě rozhodnuto a tuto skutečnost oznámí - zobrazí Na obálku psát – jaké další údaje se budou tisknout na obálku pro jednotlivé typy osob Do dokumentu psát - jaké další údaje se budou tisknout do dokumentu pro jednotlivé typy osob Formát jména – v jakém tvaru se budou psát jména fyzických osob do dokumentu Uživatelské proměnné [8xx]

Vzory obsahují parametry (číselné údaje v hranatých závorkách) do kterých se doplňují údaje předepsané v nastavení. Nad rámec těchto základních parametrů byly vytvořeny "prázdné parametry" pro uživatele: [8xx] – parametry týkající se celého odboru.

Správa programu

strana 117

Pracovník V tomto odstavci jsou uvedené záložky, které jsou přístupné pro nastavení všem uživatelům. Pracovník Parametry, které určují specifické údaje pro jednotlivé pracovníky, si může nastavit každý z pracovníků sám pomocí příkazů Údaje>Nastavení.

Akce po tisku - nastavení způsobu elektronického podepisování dokumentů a tisku obálek Před editací dokumentu zobrazit rozdělovník ke kontrole – pokud je volba zatržena a nepoužije se volba "vybrat adresáty" před generováním dokumentu, je automaticky zobrazen rozdělovník před editací dokumentu ke schválení. Zkratka - zkratka pracovníka Vyřizuje - tvar jména pracovníka, jak se má objevovat na tisknutých dokumentech. Místo jednání – slouží pro zadání nejběžnějšího místa jednání, které se pak bude při zahájení nabízet jako standardní. Výchozí Zadání výchozích hodnot pro práci s případy. Výběr z nabídek typů. Používá se pro zjednodušení práce v případě, že pracovník zpracovává jen určitý typ případu

-

Podpis Nastavení certifikátu pro elektronický podpis Z úložiště – certifikát se načítá z úložiště Windows Ze souboru – certifikát se načítá ze souboru na počítači Důvod Funkce uživatele elektronického podpisu (např. „vedoucí stavebního úřadu“, „za správnost“…)

strana 118


Zobrazit podepsaný Je-li zatrženo, po podepsání el. podpisem se zobrazí dokument v prohlížeči pdf souborů Speciální Nastavují se hodnoty u uživatele (podpis, titul, hlavičky) odlišné od společných zadaných hodnot na záložce Úřad I. Možná volba Za správnost vyhotovení. Uživatelské proměnné [9xx]

Vzory obsahují parametry (číselné údaje v hranatých závorkách) do kterých se doplňují údaje předepsané v nastavení. Nad rámec těchto základních parametrů byly vytvořeny „prázdné parametry“ pro uživatele: [9xx] – parametry týkající se konkrétního uživatele (má možnost nastavit uživatel s oprávněním administrátor pro ostatní uživatele volbami údaje>další>pracovníci>oprávnění . Do řádku s parametrem se doplní libovolný text. Tento text se potom objevuje ve vzoru v místě doplnění parametru. (např. u konkrétního uživatele se do řádku 901 uvede jeho telefonní číslo a potvrdí se klávesou OK, pod volbami Údaje>vzory>výběr vzoru 0001 – hlava, do řádku "Tel.:" se doplní parametr [901], tzn. číslo řádku ohraničené hranatými závorkami. Ve vygenerovaném dokumentu se potom uživateli v hlavičce objeví v řádku "Tel.:" zadané telefonní číslo

Zákony

Ze seznamu zákonů, které seznam nabízí, je možné vybrat příslušný zákon zatržením (Dvojklikem levého tlačítka myši nebo volbou "Použít" z kontextového menu. Zatržení lze zrušit opakováním akce). Seznam zákonů, dle kterých byl přestupek spáchán, se nabízí pod tlačítkem Věc na záložce přestupky. Typ případu DDP – kód poplatku pro modul Příjmy/DDP Možnost podrobnějšího nastavení k zadání kódu poplatku v Údaje>Nastavení>Vazbasloupec kód (identifikace řady VS, která se má použít pro zápis do EKO). Pokud je nastaven typ případu pro jeden konkrétní zákon (případně §), toto nastavení má přednost před nastavením na záložce Vazba. Typ případu DDP (blokově) – kód poplatku pro modul Příjmy/DDP

Správa programu

strana 119

Historie

Záložka zobrazuje audit událostí, které nastaly v průběhu nastavení v rámci odboru. Jakýkoliv zásah do nastavení se zde zobrazí včetně data, času, kdo operaci provedl, jaké nastavení.

Oprávnění

-

Oprávnění k práci s programem přiděluje jednotlivým pracovníkům správce, který má oprávnění administrace. Po nainstalování programu má oprávnění typu administrace automaticky uživatel surad, který toto oprávnění může předat na jiného pracovníka (např. správce programu, vedoucího odboru). Zde záleží na organizaci práce na úřadě. Uživatel s oprávněním administrace má k dispozici volby: ÚDAJE > DALŠÍ > PRACOVNÍCI>: Oprávnění Přidělení případu Přidělení všech Výběr

-

Oprávnění Příkaz pro přidělení oprávnění pracovníkům. Zobrazí se seznam pracovníků. Pro přidělení oprávnění slouží seznam z kontextového menu pro označenou položku. Je možno vybrat jednu z možností: administrace sekretářka pracovník

Dalším nastavením v rámci oprávnění je umožnění nahlížení do jiných než svých spisů. Toto oprávnění je možné upravit volbou "Vidí pouze vlastní řízení", což způsobí, že pracovník s tímto oprávněním vidí pouze řízení, kterých je zpracovatelem, a to i v rámci prohlížení. Nastavení – tato volba umožňuje editaci údajů pracovníka vč. jeho nastavení administrátorem. Pokud není pracovník, kterému chcete přidělit oprávnění, v zobrazeném seznamu zapsán, je nutno ho nejprve do systému zavést pomocí programu VITA Správce na serveru. Přidělení případu Volba umožňuje předávat jednotlivé případy mezi pracovníky dvěma způsoby: 1) Předávající pracovník sám, nebo vedoucí za ostatní ve složce "Oprav". Z kontextového menu nad vybraným spisem se zvolí funkce "Předat spis ->". Po zvolení této funkce se objeví okno s identifikací spisu a vlastníka (zpracovatele) s možností vybrat z roletového menu, komu se případ (spis) předá. Tato funkce provede změnu

strana 120


zpracovatele do SSL. Funkci lze provést nad více spisy najednou stejným způsobem, tzn. označí se seznam a vyvolá se funkce z kontextového menu.

2) Volbou Údaje> Další>Pracovníci>Přidělení případu se otevře okno, kde po zápisu požadovaných položek je možné případ vyhledat (tlačítko "Hledej") a poté po doplnění údajů předat výběrem z roletového menu "změna"

č. př. - číslo a rok případu typ - výběr typu řízení z roletového menu (Případ, Ostatní, Další řízení, Přezkoumání) pracovník – po vyhledání se zobrazí jméno pracovníka, od kterého se případ předává změna – výběrem z roletového menu jméno pracovníka, kterému se případ předává Přidělení všech Historická funkce. Hromadné přidělení případu se nyní již nepoužívá (po převodu by případy nebyly navázány na spisovou službu). Případy se přidělují způsobem popsaným výše. Výběr Volba umožní uživateli s oprávněním administrátor výběr pracovníků na odboru, jejichž řízení má pak možnost vyhledávat, prohlížet a zpracovávat (volba Oprav, Úkoly, Došlá pošta).

Výběr se provádí z roletového menu pracovník: "-všechno-" - v přehledu vyhledaných řízení se budou pak nabízet pro prohlížení a možné zpracování případy všech pracovníků odboru jméno pracovníka - v přehledu vyhledaných řízení se budou pak nabízet pro prohlížení a možné zpracování případy vybraného pracovníka Aktualizace § Historická funkce, již se nepoužívá

Správa programu

strana 121

Kartotéky Program pracuje s obyvateli a organizacemi, které se v případech vyskytují, eviduje o nich základní informace. Během práce vzniká evidence obyvatel a organizací, které byly v programu použity. Pokud byl obyvatel (organizace) do evidence jednou zapsán, je k dispozici již pro všechna další použití v jiných případech, údaje se znovu nepořizují, jsou vyhledány a poskytnuty k práci. Pro skupiny obyvatel a organizací, které se vyskytují v případech často a to v konkrétních souvislostech, jsou vytvářeny Kartotéky, odkud se během práce již jen vybírá. Kartotéka je pohledem do evidence obyvatel a organizací, kdy jsou zobrazeny pro výběr vždy jen specifikované položky. Z toho plyne i údržba příslušných kartoték – do kartoték je možno přidat libovolnou položku a je možno i libovolně položky rušit, v kartotéce se vlastně pouze říká zobrazovat či nezobrazovat, údaje jsou evidovány v evidenci obyvatelé a organizace V rámci evidence Obyvatelé a organizace je údržba složitější, při rušení položek je nutno kontrolovat, zda nebyla použita v nějakém případu a pokud ano, nelze položku bez náhrady zrušit, ale je nutno specifikovat, jakou jinou položkou má být nahrazena.

Obyvatelé organizace Program Přestupky pracuje s údaji o obyvatelích, kteří v řízeních vystupují v různých rolích - obviněný, účastník apod. Základní identifikační údaje osob ( jméno, příjmení (jméno organizace), datum narození (IČO) a adresu) je možné získat: ze Základních registrů zapsat potřebné údaje o obyvateli či organizaci ručně v programu Přestupky. Z těchto dvou zdrojů vzniká evidence obyvatel a organizací programu Přestupky. Při práci s údaji obyvatel a organizací je třeba mít stále na mysli, že tyto údaje používají všichni kolegové pracující v programu Přestupky. Pokud tedy uživatel opraví údaje o již zapsaném obyvateli (organizaci), tento opravený text se automaticky objeví ve všech řízeních ostatních kolegů, kde byl tento záznam o osobě či organizaci použit. Pokud si uživatel není jistý, zda opravdu došlo ke změně adresy či jiného údaje, je třeba, aby zapsal nový záznam s adresou, kterou potřebuje, a nebude opravovat existující záznam s odlišnou adresou. Pokud se později zjistí, že záznamy mají být totožné, lze to dodatečně opravit.

Údržba evidence Většinu akcí s evidencí obyvatel a organizací je možno provádět v průběhu práce zapisovat nové položky, ztotožňovat vůči základním registrům, opravovat údaje. Mimo to je součástí programu volba Kartotéky v základní nabídce funkcí a v rámci této volby další volba Obyvatelé a organizace. Tato funkce slouží pro údržbu této evidence. Je možno rušit nepoužité položky a spojovat položky, které by měly být totožné.

Zrušení položky

strana 122


Pokud je v seznamu položka, která není použita v žádném řízení, je možno ji v evidenci obyvatel a organizací zrušit. Pokud položka použita je, je zrušení odmítnuto.

Adresa Volbou adresa je možno opravit evidované údaje o dané položce v evidenci.

Poznámka K položce je možno zapsat poznámku.

Tisk seznamu Zobrazený výběr z evidence obyvatel a organizací je možno vytisknout. Nejprve je předložen formulář pro vyhledávání.

Po vyhledání je zobrazen seznam položek vyhovujících zadaným kritériím.

Spojování položek Pokud je žádoucí duplicity odstranit, využije se kontextové menu nad příslušnou položkou. Spojení se provede tak, že se označí jedna položka jako originál (ta s nejpřesnějšími údaji) a ostatní duplicity se označí jako kopie. Lze označit více položek naráz a vyvolám kontextového menu nad seznamem zvolit "kopie".

Poté se použije funkce "spojit" a označené položky se spojí. Při této akci dojde k záměně položek ve všech řízeních, kde byly položky uvedeny. !!!Tuto akci je nutné používat velmi obezřetně, protože je nevratná!!!

Správa programu

strana 123

Změna typu osoby (obyvatel/organizace) Pokud je ve Vitě vedena organizace, která je ve skutečnosti zapsaná jako fyzická osoba, je možné změnit typ osoby také v tomto místě volbou "Obyvatel -> organizace" z kontextového menu.

Kartotéka Kartotéka správních orgánů a častých účastníků se v některých případech prolíná. Proto jsou zapsáni ve společné kartotéce se společnou správou.

Zápis do kartotéky Do kartotéky lze zapisovat pouze v rámci správy kartotéky nikoli průběžně během práce. Z hlavního menu programu postupně vyvoláte příkazy Kartotéky > Kartotéka.

Automaticky se zobrazí seznam všech položek společné kartotéky. Zápis další položky se provádí do vstupního vkládacího řádku (poslední dolní řádek okna). Při zápisu se postupuje stejně jako při zadávání účastníků: zadá se některý z údajů: rč, příjmení, jméno, stiskne klávesa Enter, vpravo se zobrazí seznam vyhledaných položek (dostupné pouze pro právnické osoby a OVM) či přímo okno pro zápis údajů pro novou položku, která se zobrazí při pokusu dohledat fyzickou osobu. Při vkládání fyzické osoby do Kartotéky se postupuje tak, že si osobu (FO) vyhledáme v rámci řízení, kdy si ponecháme pomocné okno (vpravo) otevřené. Přepnutím do záložky "Kartotéka" je možné záznam vložit.

Pokud je osoba vyhledána rovnou z kartotéky, vybere se záznam, který je žádoucí vložit do kartotéky (nejlépe ztotožněný) a dvojklikem myši na záznam, nebo tlačítkem "umístit" se záznam vloží do kartotéky.

Vyřazení z kartotéky Vyřazení z kartotéky se provede nastavením na příslušný řádek, stiskem pravého tlačítka myši a volbou vyřadit.

strana 124


Archiv dokumentů Během práce se stále vytváří velmi cenný archiv dokumentů. Dokumenty je možné vyhledávat, prohlížet nebo tisknout. Ukládání dokumentů do archivu provádí program automaticky sám. Uživatel se nemusí starat o to, kam se dokumenty ukládají, program je sám opět zpřístupní. Ke každému číslu jednacímu jsou archivovány všechny dokumenty, které byly během zpracování případu vytvořeny a uloženy na server. Archivované dokumenty je možné vyhledat příkazem Dokumenty ve všech situacích, kdy je vyhledán konkrétní případ – např. příkaz Oprav umožňuje ke všem případům v zobrazeném seznamu (hned po vyhledání) využít tento příkaz stiskem ikony Dokumenty. Podobně je tomu u příkazu Úkoly, kde lze pro libovolný případ zobrazený v kalendáři použít příkaz Dokumenty.

-

Příkaz Dokumenty se vyvolá pro označenou položku seznamu dvojím způsobem: pomocí ikony (tlačítka) Dokumenty v pravé části lišty tlačítek pomocí seznamu příkazů kontextového menu na položce seznamu případů Pozor: V zobrazeném seznamu dokumentů, je možné konkrétní dokument otevřít pouze pro čtení dvojklikem levého tlačítka myši na příslušný dokument. V případě snahy editace dokumentu se provedené opravy neuloží a v archivu zůstane původní podoba dokumentu. Pro editaci dokumentu jsou určeny příkazy po stisku ikony Tisk přímo v řízení.

Vzory Podstatnou částí toho, co každý očekává od počítačového zpracování, jsou dokonalé dokumenty, které z programu vystupují. Základem jsou vzory dokumentů, které jsou součástí programu. Vzhledem k tomu, že jsou zvyklosti na jednotlivých úřadech velmi odlišné, nedá se očekávat, že obecné vzory každému bezvýhradně vyhoví. Proto je nutno dát k dispozici aparát, který umožní úpravu vzorů i již hotových dokumentů, tvorbu vlastních vzorů a jejich aplikaci na potřebném místě v programu.

Vzory Součástí programu jsou obecné vzory dokumentů. Dostupné jsou z nabídky Údaje>Vzory. Ty jsou s programem standardně distribuovány. Při prvoinstalaci se do databáze nahrají „originální“ vzory. Obsah těchto vzorů se mění pouze např. při změně legislativy - právních předpisů. Uživatelé mají k dispozici „uživatelské“ vzory – vycházející z originálních vzorů, ale na rozdíl od originálních vzorů je mohou oprávnění uživatelé upravovat. Součástí sady uživatelských vzorů je skupina vzorů 8xxx. Toto jsou „prázdné“ vzory určené pro vytváření vlastních vzorů. Uživatelské a prázdné vzory má možnost editovat pouze uživatel s oprávněním administrace (funkce Editace vzoru (F4)). Při každé aktualizaci programu se zachovají veškeré úpravy (editace) provedené u uživatelských a prázdných vzorů, pokud se nezvolí volba Převzít originál (F10). V případě, že dojde ke změně právních předpisů a tím k zásadní (legislativní) změně vzoru, objeví se po aktualizaci programu v seznamu uživatelských vzorů (volby Údaje>Vzory - sloupec „originál“) datum změny vzoru. V současnosti jsou v AIS Vita Přestupky 2 sady vzorů, a to sada 2000 a 2006. Sada 2000 obsahuje vzory podle starého správního řádu, sada 2006 obsahuje vzory podle nového správního řádu.

Správa programu

strana 125

Význam jednotlivých sloupců v seznamu je následující: Typ – specifikace typu řízení, pro který je vzor určen Číslo – jednoznačná identifikace vzoru (nelze změnit) Název – název vzoru, pod jakým se vzor vyskytuje v nabídkách, lze uživatelsky změnit Komu – pro koho má být standardně vytvořen rozdělovník a seznam adresátů. Lze uživatelsky změnit Originál – datum změny originálního vzoru Seznam vzorů je možné exportovat do Wordu pomocí volby "Tisk seznamu" z kontextového menu v seznamu vzorů

Seznam je možné seřadit podle typu případu, čísla, názvu, a to kliknutím na záhlaví sloupce, podle kterého je potřeba seznam seřadit. Seřazení slouží např. pro jednodušší vyhledávání.

Funkce dostupné pro správu vzorů Vyvoláním kontextového menu v seznamu vzorů jsou dostupné následující funkce. Funkce se vztahují ke vzoru, nad kterým bylo kontextové menu vyvoláno. Editace (F4) Prohlížení a oprava vzoru. (Standardní volba nabídky, tj. při dvojkliku na řádek daného vzoru se vyvolá textový editor pro tento vzor). Tuto volbu má aktivní pouze uživatel s vyšším oprávněním (administrace). Prohlížení (Shift+F3) Prohlížení uživatelského vzoru. Vyvolá se textový editor pro tento vzor. Případné opravy nebudou uloženy – tato funkce je určena pouze pro prohlížení. Prohlížení originálu (F3) Prohlížení originálního vzoru, tedy v editoru se zobrazí podoba vzoru daného čísla z adresáře vzory.ori, kam jsou standardně při instalaci vzory zapisovány. Přejmenování (F2) Umožňuje pro daný vzor změnit název vzoru i ostatní atributy – tj. obsah polí: Název, Komu a Typ. Standardně se po vyvolání této funkce nastaví opravování pole Název, na další pole se posunujete pomocí klávesy Tab. Po změně obsahu příslušných polí potvrdíte změny klávesou Enter. Kopírování Vybraný vzor bude přepsán vzorem, jehož číslo zadáte při výzvě v dialogovém okně, tedy např. vzor 3526 zkopírovat ze vzoru, který se vybere z roletového menu, příp. sady vzorů 2000 a 2006

strana 126


Pokud zadáte stejné číslo vzoru jako je přepisovaný, bude vzor přepsán vzorem tohoto čísla z adresáře vzory.ori, kam jsou standardně při instalaci vzory zapisovány. Použití Použití vzoru v konkrétním řízení na konkrétním místě. Ke zvolenému vzoru je zobrazen seznam typů řízení s vyznačenými místy, kde se daný vzor nabízí k využití. Převzetí originálních vzorů Postup převzetí originálního vzoru, kde je datem avizovaná změna, je následující: 1) Provede se kontrola obsahu nového originálního vzoru funkcí Prohlížení originálu (F3) se vzorem uživatelským funkcí Prohlížení (F3). 2) Posoudí se změna v originálním vzoru vůči uživatelským úpravám vzoru uživatelského, tzn., zda převzetím celého originálního vzoru bude znamenat méně práce při obnově uživatelských úprav. Převzetím originálního vzoru se totiž uživatelský vzor plně nahradí vzorem originálním. Druhou možností je po prohlídce originálního vzoru zkopírovat jen změny v originálním vzoru. 3) Podle posouzení se buď vzor převezme (Převzít originál (F10) nebo se úpravy provedou ručně a pro smazání data ve sloupci "originál" se využije volba (Nepřevzít originál (F9). Tím zmizí datum a uživatel ví, že má vzor aktualizovaný. Parametry ve vzorech [xxx] Vzory obsahují pevný text a dynamicky proměnné údaje - parametry (údaje v hranatých závorkách). Seznam těchto parametrů lze prohlížet v rámci příkazu Údaje>Vzory, v prvním nabízeném vzoru 9990 – výpis všech údajů řízení. Data, která se plní do parametrů, se zadávají jednak v nastavení programu nebo jako zadané údaje do řízení. Úprava vzorů - editace Pro úpravu vzorů slouží funkce z kontextového menu nad konkrétním vzorem v seznamu vzorů, které se mohou vhodně kombinovat, aby vyhověly vašim požadavkům. Uživatelské vzory může editovat uživatel s oprávněním administrace volbou funkce "Editace vzoru" z kontextového menu nad vybraným vzorem nebo dvojklikem myši na vybraném vzoru.

Otevře se okno editoru s vybraným vzorem.

Správa programu

strana 127

Tělo vzoru se skládá z textů a parametrů v hranatých závorkách, které lze libovolně upravovat, kopírova, mazat, měnit font, velikost, formát apod. Je to klasická práce v textovém editoru. Důležité je upozornění, že každý parametr musí mít počáteční i koncovou závorku. Při práci se vzory se setkáte se závorkami typu [číslo] a typu {text, či odstavec}, případně složené parametry a podmínky. Jejich seznam a význam naleznete ve vzoru 9990 – výpis všech údajů řízení, kdy je doporučeno méně zkušeným uživatelům parametry včetně závorek kopírovat, zejména ty složené včetně odstavců. Po dokončení úprav zavřete okno editoru (Wordu) a potvrdíte uložení změn.

Úprava vzorů – vytvoření nového vzoru V seznamu vzorů je možné vytvořit vlastní vzory. Jsou na to určeny vzory 8010 – 8990. Jsou to tzv. volné vzory. 1) Vzor je možné vytvořit parametrizací již existujícího dokumentu, což znamená výměnu údajů v dokumentu, které uživatel stále přepisuje za parametr (např. obviněného za parametr [66]). Postup: a. Otevře se dokument, který se bude parametrizovat a okno editoru se minimalizuje b. V sadě vzorů se vybere příslušný volný vzor a ten se pomocí funkce "Přejmenování" z kontextového menu přejmenuje a upraví se atributy (typ, komu)

Volný vzor se otevře pro editaci. V tuto chvíli jsou otevřené dva dokumenty v editoru – dokument, který se bude parametrizovat a volný vzor. d. Přenese se obsah dokumentu, který se bude parametrizovat do volného vzoru (Ctrl+C, Ctrl+V). Okno s původním dokumentem se může zavřít, aby zbytečně nemátlo. e. V otevřeném volném vzoru se provede parametrizace a další potřebné úpravy a vzor se uloží zavřením editoru a potvrzením dialogového okna. f. Nastaví se použití vzoru – viz dále. c.

2) Dalším způsobem je zkopírování nejpodobnějšího vzoru do vlastního vzoru a úpravou textu. Postup: a) V sadě vzorů se vybere příslušný volný vzor a ten se pomocí funkce "Přejmenování" z kontextového menu přejmenuje a upraví se atributy (typ, komu)

strana 128


b) Pomocí funkce "Kopírování" z kontextového menu se do volného vzoru přenese obsah vzoru kopírovaného – viz "kopírování" c) Vzor se otevře pro editaci, provedou se požadované úpravy a vzor se uloží zavřením editoru a potvrzením dialogového okna. d) Nastaví se použití vzoru – viz dále. Použití vzoru

Vyvoláním kontextového menu a výběru volby "Použití" na příslušném vzoru se zobrazí okno pro úpravu atributů použití vzoru.

Do tohoto okna je možno připisovat další využití tohoto vzoru pro jednotlivé typy řízení. Při práci s programem se při funkci tisk vždy zobrazí příslušná nabídka vzorů (podle stavu řízení a zadaných parametrů), ze které je vybírán ten, který bude použit pro dosazení parametrů a další zpracování v textovém editoru. Aby se nový vzor zobrazoval v této nabídce, musí se sem nasměrovat pomocí "Použití". Pomůckou je záhlaví tabulky "Tisk dokumentů", ze které jsou důležité údaje o typu řízení a čísle tabulky s nabídkou vzorů.

Tato nabídka je očíslována – např. (PR/1-10-2) Písmena PR specifikují typ řízení, číslo 1 specifikuje zákon o přestupcích, číslo 10 označuje místo v programu kde se má vzor zobrazit (toto číslo se zapisuje do tabulky pro použití vzoru) a číslo 2 specifikuje druhou řadu vzorů. Pro uživatele je tedy z tohoto příkladu důležitý typ řízení (PR) a místo v programu, kde se má vzor zobrazovat (10). Čísla tabulek pro použití jsou obsaženy v poslední části vzoru 9990 – výpis všech údajů řízení. Formulář "Použití vzoru" má dvě části – automaticky a uživatelem vybrané. Automaticky – nabídka, kam je vzor automaticky zařazen po instalaci programu. Nastavenu u dodaných vzorů. Uživatelem vybrané – specifikuje aktuální nastavení, v jakých nabídkách se nyní vzor zobrazuje. Do tohoto místa může uživatel připsat další umístění (číslo), kde se má vzor zobrazovat – dvojklikem levého tlačítka myši aktivuje pole, připíše číslo, příp. oddělí čárkou a připíše více umístění (10,11,12,…) a překlikne se do jiného políčka – aby ukončil editaci pole, a uloží stisknutím tlačítka „OK“. Pokud by se uživatel rozhodl,

Správa programu

strana 129

že nechce některý ze vzorů v nabídce zobrazovat i přesto, že je tam umístěn automaticky, může do pole "Uživatelem vybrané" uvést číslo tabulky, ze které chce vzor odstranit s pomlčkou (např. -10) Hlavičky dokumentů Na začátku seznamu dodávaných vzorů jsou vzory 0001 - hlava1, ... 0008 - hlava 8. Tyto soubory je možno použít pro různé hlavičky v dokumentech. Hlaviček je možno nadefinovat více, ne všechny dokumenty používají stejnou hlavičku. V záhlaví každého vzoru je zapsáno, jaký typ hlavičky se má pro daný vzor použít, jaké datum má být v záhlaví a jaký seznam adresátů – např.: [F0001,'[10]','[60]']. Toto znamená, že má být použita hlavička ze souboru hlava1, datum [10] tj. datum odeslání a adresáti (obvinění) [60]. Standardně mají všechny vzory předepsanou hlavičku, která používá dokument hlava1. Pokud má být v některém ze vzorů použita hlavička jiná, je potřeba ji upravit – např. na F0002 – pak bude použit soubor hlava2. Parametr [21] nebo parametry [301] až [305] představují první až pátý řádek položky Hlava 1 a Hlava 2 v nastavení parametrů úřadu. Použití hlavy 1 a 2 je z důvodu zpracování jako komise/odbor.

strana 130


Chybová hlášení Při práci s programem se mohou vyskytnout chyby, které program odhalí (uživatelské chyby) a chyby, které nezná, neočekává (systémové chyby).

Uživatelské chyby Jsou zobrazeny v samostatném okně.

Chyby tohoto typu mají celkem jasnou příčinu a obvykle je v silách uživatele či správce systému odhalit příčinu, protože po rozkliknutí tlačítka "Detaily" se zobrazí pravděpodobná příčina.

Chyby vazby na další moduly Jedná se o chyby ve vazbě na SSL, Příjmy/DDP apod.

V detailech chyby je uveden důvod a postup odstranění chyby, dle kterého mohou uživatel nebo správce chybu odstranit.. Pokud uživatel nebo správce příčinu neodstraní, je potřeba předat chybu dodavateli pomocí systému HelpDesk s popisem situace, jak k chybě došlo a uvedením č.j. a čísla spisu, ve kterém se chyba objevila.

Správa programu

strana 131

Systémové chyby Zobrazí-li se chybové hlášení "Došlo k neočekávané chybě". V tomto případě se jedná o vážnější chybu, která nebyla odhalena programem. Pokud se chyba opakuje i po novém spuštění programu, kontaktujte dodavatele programu.

Zaslání informací o chybách Kliknutím na odkaz "Internet" v chybové hlášce se otevře Internet Explorer a provede se odeslání informací o chybové hlášce.

Zobrazí se hláška, která potvrzuje přijetí chybového hlášení naším systémem. Chyby jsou zpracovávány a jejich ošetření je zapracováno do nových verzí programů.

Pokud potřebujete pomoci při odstranění chyby, tak je potřeba kontaktovat HelpDesk. Stačí pokračovat pomocí odkazu, zobrazeného na stránce.

Pokud nejste na HelpDesk přihlášeni, tak budete vyzváni k zadání loginu a hesla na HelpDesk. K zadávání případů na HelpDesk nelze použít přihlášení pomocí licenčního čísla (více informací o HelpDesku najdete v příručce k HelpDesku). Po přihlášení se zobrazí formulář pro zadání popisu chyby. Vyplníte název a popis, jak k chybě došlo, příp. připojíte přílohu – např. screen obrazovky s chybou. V položce "Chybové hlášení" bude automaticky vybráno chybové hlášení, které jste právě odeslali. Pokud se do zápisu případu na HelpDesk dostanete později (např. protože neznáte přihlášení na HelpDesk, nebo zápis za vás provádí informatik), tak je potřeba v seznamu "Chybové hlášení" vybrat to, ke kterému se zaslané informace vztahují. K identifikaci chybového hlášení slouží číslo, název a datum odeslání.

strana 132


Pokud se u položky "Chybové hlášení" nenabízejí žádná chybová hlášení, pak nemáte v databázi uloženo licenční číslo. Toto číslo se ukládá při každé instalaci nové verze.

Po vyplnění a odeslání zprávy na HelpDesku se tato zpráva zobrazuje společně s odkazem na chybové hlášení.

Správa programu

strana 133

strana 134


Kapitola 6

Ukázka vybraných řízení Dožádání (zprávy o pověsti) Státní orgány, právnické a fyzické osoby jsou povinny bez zbytečného odkladu, a nestanoví-li zvláštní předpis jinak, i bez úplaty vyhovovat dožádáním orgánů činných v trestním řízení při plnění jejich úkolů. Na základě příchozího podání se založí spis, typ případu se vybere "Ostatní">"Dožádání-vše"

Po vyplnění údajů se zvolí "Tisk" a z nabídky vzorů se vybere příslušný vzor, do kterého se vygenerují údaje o řízeních, která byla proti "obviněnému" vedena a s jakým výsledkem.

Ukázka vybraných řízení

strana 135

Po odeslání dokumentu přechází řízení do stavu "ukončeno - ostatní" a je potřeba spis ještě uzavřít.

Výzva k zaplacení podle §125h 361/2000 Sb. Pokud přestupek splňuje podmínky § 125f odst. 2 (přestupek zjištěn automatem bez obsluhy, nebo se jedná o neoprávněné stání či zastavení a jednání nemá za následek nehodu) a totožnost řidiče není známa, tak se podle § 125h vyzve provozovatel vozidla k uhrazení určené částky. Na základě zjištěné skutečnosti se založí spis, typ případu se vybere "Případ">"přestupky - dopravní" a uvedou se údaje o skutku.

Provozovatel se zadá v panelu Ostatní, kde se z kontextového menu zvolí typ "Provozovatel" - "F". Pro zadání výzvy k uhrazení částky se zvolí z kontextového menu nad řádkou provozovatele volba "Výzva k uhrazení (§125h)". V zobrazeném dialogu se předvyplní kód poplatku podle nastavení.

Pokud je k dispozici vazba na modul Příjmy/DDP, je možné pomocí tlačítka "--> Variabilní symbol" získat z modulu přidělené VS a následně pomocí tlačítka "Příjmy/DDP >>>" do modulu předpis odeslat. Odeslaný předpis je možné stornovat. Pokud vazba na modul Příjmy/DDP není, VS se zadá ručně. Doplní se částka, kterou má provozovatel uhradit a den vyhotovení výzvy. Pro výzvu je možné vytisknout složenku pomocí tlačítka "Tisk složenky". Po uložení dialogu se vytvoří dokument s výzvou k uhrazení ze vzoru 2355 běžným způsobem.

strana 136


Po doručení výzvy se datum doručení zadá v dialogu "Výzva k uhrazení". Po zadání se dopočítá termín pro zaplacení (+15 dní).

Podle nastavení se buď automaticky zatrhne, nebo se může ručně zatrhnout volba "Připomínka". Po zatržení této volby se k zobrazenému datu, které se spočítá přičtením hodnoty z nastavení k datu doručení, zapíše úkol, který se bude zobrazovat v seznamu úkolů. Po zadání data zaplacení se automaticky nastaví položka zaplaceno na "Ano" nebo na "Po lhůtě 15 dní" a to podle toho, zda datum je menší nebo roven lhůtě pro zaplacení. Pokud není částka uhrazena vůbec, nastaví se "Ne" z roletového menu.

1) Včasné zaplacení se potvrdí při uzavření dialogu "Výzva k uhrazení", v případu se zvolí jako další pokračování odložení, jako důvod se uvede §125h odst. 5.

2) Při zaplacení po lhůtě nebo vůbec, se pokračuje v řízení běžným způsobem. Pokud je řízení o dopravním přestupku odloženo (protože úřad nezjistil skutečnosti odůvodňující zahájení řízení proti určité osobě - § 66 odst. 3 písm. g)) nebo zastaveno (protože obviněnému z přestupku nebylo spáchání skutku prokázáno - § 76 odst. 1 písm. c)), tak je možné zahájit nové řízení typu SD. Postup: a) Odložení či zastavení původního řízení typu PD b) Zahájení nového řízení typu SD c) Načtení údajů ze souvisejícího řízení – toho co bylo odloženo či zastaveno d) Řešení případu v nově založeném řízení typu SD


strana 137

Zjednodušený zápis blokové pokuty Blokové pokuty, které udělila městská policie a úřad (dle http://www.vitasw.cz/man/propojeni/isep/uzivatel/blok) je následně zapisuje, je možné zapsat pomocí funkce Zápis blokových pokut. Tato funkce je dostupná volbou Případ > Evidence přestupků > Zápis blokových pokut

Touto volbou se zobrazí okno pro zadávání blokových pokut. Výběrem z kontextového menu „Založit nový“se vytvoří řádek, kde je třeba vyplnit informace o blokové pokutě. Editaci jednotlivých políček lze vyvolat klávesou F2, nebo dvojklikem. Pro identifikaci přestupce lze použít jednu z kombinací:    

Typ dokladu, ID dokladu Rodné číslo, příjmení, jméno – pouze pokud je aktivní vazba na AISEO a AISC Datum narození, příjmení, jméno Plnou identifikaci cizince neevidovaného v ROB – příjmení, jméno, rodné příjmení, datum narození, místo narození, stát narození, občanství

Zápis do ISEP se spustí z kontextového menu a volbou „Zápis do ISEP“. Tuto volbu lze zvolit i pro více řádek najednou. Vlastní zápis probíhá na pozadí na serveru. O jeho provedení je uživatel informován změnou ve sloupci „Stav“ a doplněním sloupce „ISEP UID“.

strana 138


ISEP – mobilní přístup Po zpřístupnění aplikace na mobilním telefonu je na ploše telefonu ikona aplikace (Opis z ISEP)

Po jejím spuštění se zobrazí přihlašovací dialog, kde se zadá login a heslo s oprávněním přístupu do programu Přestupky.

Následně se zobrazí varianty pro hledání osoby, které jsou:  Typ dokladu, ID dokladu  Rodné číslo, jméno a příjmení – pouze pokud je aktivní vazba na AISEO a AISC  Datum narození, jméno a příjmení


strana 139



Plná identifikace cizince neevidovaného v ROB – příjmení, jméno, datum narození, místo narození, stát narození, občanství

Po zadání identifikace přestupce se dohledá opis z ISEP a uvede se, jaké přestupky má v ISEP evidované.

Zde se automaticky zobrazují pouze přestupky s právní mocí za poslední rok a jsou setříděné podle paragrafu.

strana 140


Přestupky - Příručka Verze: Datum: VITA software, s.r.o

Recommend Documents