Zapojov{ní veřejnosti do strategického pl{nov{ní Ledeč nad Sázavou 20. 2. 2014 Dana Diváková
Příprava strategie • Stručné shrnutí zpracování strategického plánu organizace, obce, města • Analýza jaké okruhy budeme prostřednictvím SP řešit jaké máme vstupní informace jaké máme spolupracovníky, partnery jaké máme další zdroje (materiál, lidé, technika, znalosti) SWOT analýza – doporučujeme vedení zvenčí, podmínka – přítomni všichni, kdož budou v pracovních skupinách o Shrnutí výstupů SWOT do jednotlivých oblastí o Zpracování sociodemografické analýzy, analýzy potřeb (zapojení veřejnosti, zjišťování potřeb občanů – dotazníky, ankety, přímé oslovení) o o o o o
2
Příprava strategie • Nominování pracovních skupin pro jednotlivé identifikované oblasti na základě SWOT (odborná i laická veřejnost) • Stanovení priorit • návrh opatření o Rozpracování opatření, stanovení limitů, zodpovědností
• Zpracování akčního plánu
3
Příprava strategie • Zpracování, představení plánu na společném setkání (veřejné projednání, veřejné slyšení, veřejné projednání s programem) • Schválení plánu vedením obce, města, regionu • Vystavení základních bodů SP na internetu, připomínkovací proces (min. 14 dní k dispozici veřejnost s hypertextovými odkazy) • Realizace jednotlivých priorit a opatření • Vyhodnocování realizace plánu – cca po 1 roce
4
Z{klady dobré komunikace Analytická část zpracování SP Dotazníky Ankety – přímé oslovení Internet Podklady zvenčí (úřad práce, Policie ČR, statistický úřad) • Veřejné Fórum (komunitní veřejné projednání, veřejné kulaté stoly…) • • • • •
5
Z{klady dobré komunikace • Konzultace s veřejností • Veřejné projednávání (s programem, komunitní veřejné projednání, veřejné kulaté stoly) • Dokument je zpracován (výstupy z Fóra) • Zapracovány podněty veřejnosti • Předány ke konzultaci (internet)
6
Z{klady dobré komunikace Kulaté stoly Workshopy Akční plánování Dokument je zpracován, zkonzultován s veřejností, • navrženy prioritní oblasti, rozpracovávají se do postupných kroků, • zpracovává se akční plán, • kontroluje se plnění akčního plánu • • • •
7
Z{klady dobré komunikace • • • • • • •
Vnější komunikace Místní zpravodaje Místní rozhlas Místní televize Sms zprávy Netradiční formy (trubač, bubeník) Internet
8
9
Komunikace s veřejností • Pro zajištění jednotlivých procesů není tak složité zajistit moderátora, facilitátora, prostory, techniku, ale zajistit vůbec někoho, s kým můžeme komunikovat. Tedy občany, veřejnost. • V předchozím projektu se projevily dvě skutečnosti: • Veřejnost říká, že obec či město s ní nechce komunikovat • Představitelé obcí a měst říkají, že občané nechodí na akce, nemají zájem
10
Komunikace s veřejností • Možné příčiny nezájmu občanů o dění ve městě, či obci • Špatná předchozí zkušenost • Obec či město aktivizovalo občany, ti se zúčastnili procesu, ale z jejich hlediska se „nic nestalo“. • Město či obec uskutečnilo nějaké velmi nepopulární opatření, aniž by o tom informovalo veřejnost či zjišťovalo jejich názor (např. zavření školy, školky, výstavba silnice, větrné elektrárny apod.). • Nedůvěryhodní představitelé obce (arogantní starosta, místostarosta, klientelizmus apod.). 11
Komunikace s veřejností • Celkové nastavení veřejnosti • Špatná ekonomická situace, nezájem o věci veřejné, primární jsou osobní potřeby • Stejně se nic nezmění, proč bychom to dělali • Nejistota, obava z veřejného zapojení (něco řeknu, a pak se mi to vrátí zpátky)
12
Komunikace s veřejností • Možné příčiny nezájmu veřejné správy o názory veřejnosti • Je to drahé, nebudeme se lidí ptát • Máme právo rozhodovat, vždyť nám dali mandát • Stejně nic nevymyslí, my víme, jak to udělat
13
Komunikace s veřejností • Proč ano? • Občané berou společné rozhodnutí za své. • Občané se podílejí na spolurozhodování a získávají lepší vztah k místu, kde žijí. • Občané jsou vstřícnější vůči nepopulárním krokům, které město či obec musí občas udělat. • Informovaní občané jsou připraveni ke změnám.
14
15
Komunikace s veřejností • Technika otevřených dlaní • V nonverbální komunikaci znamenají otevřené dlaně Nic neskrývám. Jsem otevřený, připraven ke komunikaci. • Začněte s málem, s jednoduchými věcmi • Využívejte nové metody, nová místa. • Využívejte principy marketingu, využijte marketingový mix. • Určete primární cílovou skupinu (dětské hřiště – děti a jejich rodiče, dům s pečovatelskou službou – senioři a jejich děti). 16
Komunikace s veřejností • Technika otevřených dlaní • Zvolte techniku oslovení pro danou cílovou skupinu. Senioři (letáky, zpravodaje, rozhlas, rodinní příslušníci) • Děti mládež (Škola, školka. Letáky, plakáty, využití třídních schůzek. Spolupráce s učiteli. Výtvarná soutěž. Modelovací soutěž. Literární soutěž. Nakresli svou obec. Napiš reportáž o své obci. Vymodeluj to, co by sis přál mít na hřišti, v obci)
17
Komunikace s veřejností Technika počítáme s vámi Pro přípravu strategií Oslovení tzv. odborné laické veřejnosti Přímé oslovení formou dopisu, který podepíše starosta. Přizvání k podílu na zpracování strategie či účasti na aktivitách. • Velmi účinné v případě, že není splněna podmínka nedůvěry vůči představitelům města. • Kontakty získáváme z veřejných projednání s programem, kdy žádáme občany o uvedení adresy, telefonu či e-mailu. • • • •
18
Komunikace s veřejností • Technika rozpuštěný a vypuštěný • Vytvoříme si okruh spolupracovníků na základě předchozích jednání a aktivit. • Tím si připravíme skupinu, která je „rozpuštěná“, tedy připravená ke komunikaci, důvěřující představitelům veřejné správy. • Ta poté informace přenáší, tedy „vypouští“ po okolí. Mezi svou rodinu, spolupracovníky, přátele, kamarády. • V marketingu se této technice říká „šuškanda“. Ta je nejlepší, neboť je i s referencemi. 19
Komunikace s veřejností • Technika sousedského syndromu • Podobné, jako šuškanda, ale jedná se v tomto případě o předávání informací mezi jednotlivými obcemi či městy. • Pro předávání informací mohou sloužit setkávání mikroregionu, MAS, Spolků pro obnovu venkova, konference, setkání zástupců obcí a měst a také setkávání Angažovanců. • Mnohem účinnější je, jestliže pozitivní zpětnou vazbu poskytují samotní občané, tedy občan z jedné obce předá informace občanu z jiné obce a stejná informace přijde k představitelům obce či města ze strany starostů z jiných obcí. 20
Komunikace s veřejností • Proveďte analýzu cílové skupiny • Zjistěte, koho znáte, kdo zná koho, jaké informace mezi lidmi kolují • Zvolte techniku komunikace podle stanovené cílové skupiny • Připravte si komunikační strategii, zvolte marketingové nástroje • Realizujte jednotlivé kroky komunikační strategie • Vyhodnocujte dopady komunikace s veřejností či s veřejnou správou • Vyhodnocujte výsledky, stanovte si předem indikátory úspěšnosti komunikace • Proces opakujte s využitím předchozích zkušeností 21
Pracovní skupiny • Jak zabránit či omezit prosazování partikulárních zájmů? • Dobrý a zkušený facilitátor, který umí číst v lidech a řídit proces • tzv. Pravidla diskuze.
22
Pracovní skupiny • Měly by být tvořeny všemi důležitými osobami, reprezentujícími různé oblasti života komunity. • Např. zástupce škol, školských zařízení, spolků, neziskových organizací, sociální oblasti, podnikatele a v neposlední řadě politické představitele daného místa. • Zásadní je zapojení politické reprezentace
23
Pracovní skupiny • Příklad Pravidel diskuze: • Je stanoven časový limit pro samotné setkání • V diskuzi nikdo nedominuje • Necháváme se inspirovat ostatními • Máme vypnuté mobilní telefony • Neprobíhá diskuze mezi dvěma či třemi účastníky, každý se podílí stejnou měrou • …. 24
Pracovní skupiny • Výhody pravidel • Jaké lidi ve skupině máme (aktivní, neaktivní, agresivní, prosazovači, šuškandy…) • Schopnost spolupracovat ve skupině • Způsoby vzájemné komunikace • Kdykoli se na ně můžeme odvolat, pomáhají při řízení pracovních skupin
25
Pracovní skupiny • • • • • •
Odměňování Soutěže Děkovný dopis Příjemná atmosféra Občerstvení Volné vstupenky
26
Komunikace s veřejnosti • Kdy a co: • Analytická část – dotazníky, ankety, přímé oslovení, internet o Výstup – představení analytické části (internet, setkání PS)
• Analytická část II (zpracování SWOT v PS) – zohlednění názorů veřejnosti z první části o Výstup – zpracovaná SWOT, zohlednění relevantních názorů občanů z první části, doplnění o PEST analýzu, případně matici SWOT
27
Komunikace s veřejnosti • Kdy a co: • Návrh priorit – internet, zpravodaje • Návrh opatření – veřejné projednání, potřebuji od veřejnosti zpětnou vazbu, internet • Zpracování priorit, opatření, podopatření, Konzultační proces – 14 denní lhůta pro zasílání připomínek z veřejnosti, vystaveno na internetu, na obecních a městských úřadech, v sekretariátech MAS • Vypořádání připomínek • Schválení v zastupitelstvech, na sněmu mikroregionu, MAS • Vystavení dokumentu na internetu • Zpracování akčního plánu • Kulaté stoly, workshopy k jednotlivým tématům • Kontrola, monitoring SP a AP
28
Veřejné projedn{ní SP • Veřejné projednání může mít dvě podoby: • Formální (nezáleží mi příliš na názoru občanů, potřebuji jen splnit metodiku) • Neformální (záleží mi na názoru občanů, potřebuji získat zpětnou vazbu) • V prvním případě je de facto jedno, kdy a kde se akce bude konat, v kolik hodin, který den, jak budou vypadat pozvánky. • Ve druhém případě se již musím věnovat organizačně-technické přípravě akce. 29
Komunitní veřejné projedn{ní • představení závěrů z jednání pracovních skupin, plnění akčního plánu, strategických dokumentů či koncepcí. • Komunitní proto, že na projednávání jsou pozváni zástupci všech sektorů společenského života, tedy komunity. • Realizace na základě tzv. komunikační strategie.
30
Komunitní veřejné projedn{ní • V rámci realizace MA21 bývá komunitnímu projednávání zaměřeno např. na: • Projednávání strategií, strategických dokumentů • Projednávání konkrétních aktivit v rámci plnění akčního plánu • Projednávání integrované strategie území MAS • Projednávání komunitního plánu rozvoje sociálních služeb • ….
31
Komunitní veřejné projedn{ní • Je zaměřeno na širokou veřejnost • Jeho účastníky by měli být zástupci všech sektorů (podnikatelé, veřejná správa, neziskové organizace, aktivní občané, školy, zástupci zdravotnictví apod.). • Jeho výstupy jsou více či méně závazné (se znalostí a představení limitů dané obce či města) • Je podkladem pro další aktivity (akční plán, strategický dokument a jeho dopracování apod.)
32
Komunitní veřejné projedn{ní • Výběr cílové skupiny • Výběr prostoru (pozor – ani malý, ani velký, příjemné prostředí) • Zaslání pozvánek (je dobré osobní pozvání starosty) • Zajištění médií pro prezentování výstupů • Umístění informace o akci na internet • Zajištění moderátora, facilitátora • Zajištění základních vstupních informací pro účastníky (materiály, mapy apod.) • Zpracování záznamu • Rozesílka zápisu • Zpětná vazba od účastníků 33
Komunitní veřejné projedn{ní • Doporučení: • Volte zajímavé formy oslovení veřejnosti. Nikdo zřejmě nepřijde na Veřejné fórum. Nebo na veřejné projednání. Nebo na komunitní projednávání. Např. Kopřivnice zve občany na setkání s názvem S vámi o všem? Ovšem!, městský úřad Studénka již před mnoha lety nazval toto projednání a aktivity s tím spojené O vás s vámi. Netradiční název, blízký lidem, je zcela nezbytný pro zajištění její účasti. • Zvolte si marketingové nástroje, které pomohou celou akci propagovat a prezentovat a díky tomu získat účastníky. 34
Komunitní veřejné projedn{ní • Doporučení: • Oslovte především školy a školky, spolupracujte s nimi, připravte výtvarnou soutěž pro děti Jak vidím svou obec, Co bych si přál/a. díky tomu budete mít zajištěnu účast všech cílových skupin – rodiče i prarodiče. • Připravte doprovodné materiály (zkrácené verze dokumentů, plánky, fotografie z předchozích akcí, výstavu z prací dětí, mládeže). • Jako doprovodný program zvolte tombolu nebo vyhlášení výsledků soutěží, které jste k danému tématu vyhlásili (např. fotografická, literární apod.) • Proces by měl být veden zkušeným facilitátorem. 35
Komunitní veřejné projedn{ní • • • • • • •
Doporučení: Zajistěte zapisovatele. Mějte připravena pravidla diskuze. Pozvěte zástupce médií. Zajistěte fotografa, případně záznam z celé akce. Připravte občerstvení. Celá příprava akce může trvat až 3 týdny, vyčleňte na tuto dobu některému z pracovníků část úvazku.
36
Průběh VP, kulatého stolu, workshopu • • • • • • • • • • • •
Technické zajištění: dataprojektor plátno – bílá zeď notebook občerstvení flipchart fixy dostatek papírů lepky hodiny místnost odpovídající počtu účastníků upravená místnost pro typ jednání 37
Průběh VP, kulatého stolu, workshopu • Personální zajištění • moderátor /facilitátor/ • zapisovatel /musí umět pást všemi deseti a pracovat v Microsoft Word/ • asistent – zajišťuje občerstvení před jednáním, pomáhá s mikrofony a technikou
38
Průběh VP, kulatého stolu, workshopu • představení všech • představení tématu, metod práce • základní info pro zajištění stejné informační úrovně /metody a principy práce ve skupině/ • neustálá kontrola nastavení skupiny • generování nápadů, námětů, případně shrnování diskuze /vedení pracovních skupin/ 39
Průběh VP, kulatého stolu, workshopu • Doporučení • Zapisovat přímo do notebooku – viditelné pro všechny, jednoduše zpracovatelné. • Nezapomenout na „dobré klima“ – vstřícnost, dobré a vlídné zacházení, občerstvení, vzduch, přestávky. • Zakažte si používat Já a Takže. • Zpracujte matici SWOT • Zpracujte PEST analýzu 40
Průběh • Doporučení • Zapisovat přímo do notebooku – viditelné pro všechny, jednoduše zpracovatelné. • Nezapomenout na „dobré klima“ – vstřícnost, dobré a vlídné zacházení, občerstvení, vzduch, přestávky. • Zakažte si používat Já a Takže. • Zpracujte matici SWOT • Zpracujte PEST analýzu 41
Rozdíl jedna obec – MAS mikroregion Mnohem náročnější Jedna obec (město), jeden starosta, úředníci Mikroregion – 13 obcí, 13 starostů Nelze realizovat veřejné projednání pro všechny obce (přijdou jen lidé, kteří jsou z pořádající obce) • CO S TÍM? • Motivovat starosty jednotlivých obcí, aby průběžně informovali občany (někdo chce, někdo ne…) • Internet (v obcích mnohem menší zájem o informace na internetu, než ve městech) • • • •
42
Rozdíl jedna obec – MAS mikroregion • Obecní rozhlas – jen informace, že materiál je k dispozici na internetu • Komunitní veřejné projednání – pozvat občany ve všech obcích a projednat s nimi návrh za celý mikroregion (MAS) • Veřejné projednání s programem – happening ve spádové obci pro všechny okolní, trachtace…, možno spojit s tradiční akcí • Materiály na úřadu (nikdo nepřijde…)
43
Rozdíl jedna obec – MAS mikroregion • Co s tím? • Přes všechna negativa a jistoty, komunikujte • Využívejte členy pracovních skupin pro prezentaci plánu
44
Jak to udělat Znalosti a dovednosti
Role
Z{pal pro věc
Vzbuzujeme nadšení, jsme pochodeň, kter{ zapaluje
Schopnost pož{dat
Neb{t se oslovit nezn{mé Informační Informuje o z{kladních skutečnost, potřebných osoby pro vysvětlení dané aktivity, problematiky
Komunikač Dobré znalosti ní z nonverb{lní dovednosti komunikace, schopnost odezírat partnera v komunikaci
Přesvědčov Přesvědčit partnera v komunikaci o smyslu a ací významu toho, co děl{
Nabízí řešení
M{ zpracov{ny alternativy řešení dané problematiky
45
Jak to udělat Empatie
Dok{zat se vcítit do partnera, přizpůsobit se moment{lní n{ladě
Pravdomlu vnost, důvěryhod nost
Vždy říkat pravdu, nikdy Komunik{t Propojuje spr{vné lidi, vysvětluje postoje, nelhat or vysvětluje specializované informace
Umět motivovat
Schopnost motivovat partnera v komunikaci, zn{t z{kladní motivační prvky, zn{t z{zemí partnera v komunikaci
46
Veřejný z{jem
Upozorňuje na veřejný z{jem dané akce, aktivity, téma
Organiz{to Organizuje setk{ní, připravuje podklady, r zpracov{v{ výstupy, hled{ nov{ řešení, řídí čas setk{ní, udržuje obsah setk{ní v r{mci předem stanovené osnovy, nicméně se přizpůsobuje novým okolnostem a je na ně připraven
Jak to udělat Co
Kdo, jak, kdy
Připravujte kvalitní materi{ly, podklady bez chyb
Zodpovědný pracovník, příznivec, editor, týden před akcí Materi{ly nemusíte mít ve skvělých složk{ch, nemusí být ani na křídovém papíře, musí být ale přehledné, jasné a konkrétní Mějte v materi{lu uvedeny reference
47
Z{věr • Nic není zadarmo • Nic není jednoduché • Nic se nestane samo ale Vy na to máte!
48
