ZÁKLADNÍ RADY K PODÁVÁNÍ ŽÁDOSTÍ O ZMĚNY PROJEKTŮ CIP EQUAL Jakoukoliv změnu údajů obsažených v DPA a TCA, resp. změny týkající se všech částí „rozhodnutí“ je třeba bezodkladně nahlásit řídícímu orgánu CIP EQUAL. Změna se řídícímu orgánu oznamuje prostřednictvím NPS, a to na vyplněném formuláři „Žádost o změnu“ (viz. Příloha č. 1). Žádost o změnu se zasílá na předepsaném formuláři spolu se všemi přílohami elektronicky e-mailem na adresu
[email protected] s tím, že se uvede předmět zprávy ve tvaru XXXX – zadost o zmenu c.YY (kde XXXX je číslo projektu a YY je číslo aktuální změny). Žádost o změnu podstatnou se navíc zasílá písemně ve dvou originálních výtiscích na adresu NPS. Písemně je možno žádost o změnu podstatnou zaslat až po předběžné kontrole její elektronické verze (na základě dohody s odpovědným pracovníkem NPS).
Nejčastější příklady podstatných i nepodstatných změn naleznete v Příručce pro příjemce v Kapitole 3.5.2.
Obecné náležitosti žádosti o změnu: V případě požádání o změnu musí být splněny následující obecné podmínky platné pro podstatné i nepodstatné změny: •
změnou nesmí být narušen charakter a hlavní záměr projektu,
•
změna musí být NPS/ poskytovateli neprodleně oznámena,
•
nelze žádat o změny se zpětnou účinností (tj. před datem nahlášení změny na NPS),
•
jakákoliv změna musí být řádně zdůvodněna,
•
změna musí být předložena na stanoveném formuláři a musí k ní být přiloženy veškeré relevantní přílohy,
•
žádost musí být přehledná a jasná,
•
v případech, kdy dochází ke změně rozpočtu, je nutné podrobně popsat přesun částek z jednotlivých položek a ke každé položce uvést důvod změny.
Formální stránka žádosti Pro zpřehlednění a tím i urychlení celé administrace schvalování žádostí o změny doporučujeme v případech rozpočtových změn uvádět jejich popis v následujícím tabulkovém formátu (příklad – Zařazení nového experta): Původní znění: 1.2. Odměny partnera č. 2
den
60
2 000
120000
0
120000
1.2.1. Expert č.7 - Ján Novák
den
60
2 000
120000
0
120000
Aktualizované znění: 1.2. Odměny partnera č. 2
den
60
2 000
120000
0
120000
1.2.1. Expert č.7 - Ján Novák
den
40
2 000
80000
0
80000
1.2.2. Expert č.8 – Jana Malá
den
20
2 000
40000
0
40000
Zdůvodnění: Expert č.8 Jana Malá, lektor, byl nově zařazen do projektu z důvodu rozšíření plnění aktivity č. 5 – Kurzy pro neslyšící. Částka 40 000 odpovídající 20 ČLD byla převedena z položky 1.2.1 – expert č. 7 Ján Novák, neboť tento expert je do realizace projektu zapojen menší mírou než se původně očekávalo. Pokud mají experti jiné jednotky, bude v součtovém řádku pouze částka za Akci 2, za Akci 3 a celková částka za Akci 2 a 3.
Vybrané typy změn: 1. Rozpočtové změny
U všech žádostí o změnu, při kterých dochází ke změně rozpočtu, musí být detailně popsáno: •
které rozpočtové položky se mění,
•
zda dochází ke změně počtu jednotek, jednotkových sazeb nebo obojího,
•
zda se při změně překračují některá ze stanovených % omezení,
•
řádné zdůvodnění změn.
Nutnou podmínkou ke schválení je dodržení všech obecných náležitostí a přiložení aktuálního rozpočtu zachycujícího změny popsané v žádosti. Změněné rozpočtové položky doporučujeme v rozpočtu barevně odlišit.
2. Změny týkající se zapojení nových pracovníků
Příjemce musí popsat, jestli nově zařazený zaměstnanec nastupuje na pozici experta nebo
administrativního pracovníka. Přílohami k tomuto typu změn jsou: •
životopisy všech nově zařazených expertů,
•
nebo aktualizovaný seznam administrativních pracovníků,
•
aktualizovaný rozpočet v případě, že zařazením experta dochází k rozpočtové změně.
3. Změny v rozvojovém partnerství V případě že dochází k jakýmkoli změnám ve složení RP (odstoupení/změna partnerů1) je nutné žádat o podstatnou změnu, ve které je potřebné detailně popsat: •
kdo a kdy bude vykonávat aktivity odstupujícího partnera: o v případě, že tyto aktivity přebírá příjemce a/nebo jiný stávající partner a/nebo nový partner, musí být přílohou žádosti nový plán aktivit se zvýrazněním aktivit, které převzali, o přijetí nového partnera se připouští pouze v zcela výjimečných případech a to pouze když: •
odstupující partner vykonával v projektu důležité aktivity, které příjemce ani partneři nejsou vzhledem k jejich vysoké specifičnosti schopni realizovat a jejichž neplnění by mohlo ohrozit cíle nebo chod celého projektu (řádné zdůvodnění této skutečnosti je nedílnou součástí žádosti o změnu),
•
přílohou žádosti o změnu je v takovém případě tabulka s identifikačními údaji přistupujícího partnera (viz. Příloha č.2),
•
jak se mění stávající rozpočet, jako přílohu zasílá příjemce také aktualizovaný rozpočet (doporučujeme s barevným odlišením změn).
4. Změny v plánu pracovního programu Jestliže dochází k mírnému časovému skluzu plnění jedné nebo více klíčových aktivit, je příjemce povinen žádat o nepodstatnou změnu. V samotném textu žádosti je třeba detailně popsat, z jakých důvodů dochází k prodlení a kdy je předpokládaný termín plnění dané aktivity2. •
Přílohou k tomuto typu žádosti je vždy aktualizovaný plán pracovního programu. (doporučujeme s barevným odlišením změn).
1
Přistoupení partnera není obecně ŘO podporováno z důvodu stanoviska ÚOHS ve věci partnerství. Příjemce, resp. RP by se vždy měli snažit případného odstupujícího partnera nahradit v rámci stávajícího partnerství. 2 Časové posuny plnění klíčových aktivit do období 1–2 měsíců nejsou důvodem k zasílání žádosti o změnu ale příjemce je povinen tyto změny popsat a zdůvodnit v průběžné technické monitorovací zprávě.
Na co si dát při podávání žádostí o změnu pozor 1. V případě personálních změn, (např. zapojení nových pracovníků, změna pracovních pozic apod.) a s nimi souvisejících změn rozpočtu, před odesláním změny NPS zkontrolujte, zda změna obsahuje všechny relevantní dokumenty. Mezi nejčastěji opomíjené patří: -
aktualizovaný seznam pracovníků;
-
životopisy nově zapojovaných expertů spolu s uvedením položek, ze které budou mzdy nárokovány.
2. Pokud v kapitole lidských zdrojů zřizujete novou položku, nezapomeňte na odůvodnění této skutečnosti.
3. U žádostí, kde dochází ke změnám rozpočtu, se zaměřte na popis zdůvodnění změn v rozpočtových
položkách
(vytvoření,
zvýšení,
snížení,
zrušení).
Při
rozsáhlejších
rozpočtových změnách věnujte pozornost popisu dopadu zvýšení/snížení rozpočtovaných částek na rozsah plnění cílů projektu.
4. Při předkládání změn je také důležité, aby všechny předkládané dokumenty vycházely z aktuálně platných dokumentů. Pokud například ve změně č.8 i 9 dochází ke změně rozpočtu, musíte při sestavování posledně uvedené změny vycházet z rozpočtu schváleného v rámci změny č.8. Tento rozpočet může být v rámci změny schválen v jiné podobě, než v které jste jej předložili. Z tohoto důvodu nedoporučujeme podávat více žádostí o změnu současně.
5. Připomínáme také, že změny nelze uznávat se zpětnou platností. Den, kdy změna nabývá platnosti je den doručení na adresu NPS.
Příloha č. 1 – Formulář žádosti o změnu
Žádost o změnu projektu A. Část vyplňovaná příjemcem 1. Základní identifikační údaje Číslo projektu: EQUAL/2/XX, CZ.0X.X… Název příjemce: Název projektu: Název rozvojového partnerství: Začátek Akce 2 a 3: dd/mm/rrrr
2. Typ změny: podstatná / nepodstatná
3. Podrobný popis změny včetně výčtu příloh:
4. Odůvodnění
(Podstatná i nepodstatná změna musí být řádně zdůvodněna.) (V případě podstatné změny, popište, proč je změna podmínek Rozhodnutí nutná a případně doložte další požadovanou dokumentaci.)
Datum: Razítko organizace a podpis statutárního zástupce:
Příloha č. 2 – Formulář identifikace nového partnera Název subjektu: Zkratka: Právní forma: Plátce DPH: DIČ: IČ: Partner s finančním příspěvkem3: Ulice: Město: Kraj: PSČ: Namísto údajů stávajícího partnera společnosti [___] bude v části DPA Zapojení partnerů do projektu uvedeno [___]: Role v projektu:
(prosíme doplnit)
Důvod zapojení: (prosíme doplnit)
Práce s cílovou skupinou: (prosíme doplnit)
3
Do této položky se vyplní celková finanční částka, která podle rozpočtu připadá na nově přistupujícího partnera.
