Tým AKVIZICE
Členové týmu : Lenka Kadlecová (vedoucí týmu) Viktor Gleich (zástupce vedoucí) Viktoriia Yemchenko (členka týmu) Bohdana Ivanytsya (členka týmu)
Základní informace o knihovnách Diagramy aktivit
Hrdličkovo muzeum člověka Velmi malá knihovna sloužící výhradně pro potřeby přírodověděcké fakulty UK, mají přibližně 350 exemplářů (+ některé neevidované svazky). Knihy mají po jednom exempláři, učebnice po dvou exemplářích. Knihy mají značeny signaturou převzatou z antropologické knihovny. Knihovna jako taková je placena z vědeckých projektů. Na svou činnost nemají fond, dostávají granty pro svou činnost, tzn. že knihy kupují dle potřeby ze zbytku peněz z grantů, popř. získávají exempláře formou darů (např. od pana prof. Pospíšila), dalšími přírůstky jsou vyřazené knihy z antropologické knihovny. Vydávají vlastní sborníky (už 3 roky) – forma povinného výtisku (ISBN). Odebírají časopisy National Geographic a Vesmír formou předplatného (opět ze zbytků peněz z grantů). Přírůstkový seznam veden od r. 2007 (pouze na nově zakoupené knihy).
Diagram aktivit pro koupi :
Diagram aktivit pro dary :
Neziskovky.cz Knihovna byla zřízena z dřívější nadace - od poč. 90. let, na začátku zejména zahraniční literatura. Původní nadace se přeměnila na akademické informační centrum, pak Informační centrum neziskových organizací a teprve poté na Neziskovky.cz. Knihovna je neprioritním zájmem, slouží jako podpora pro lektory a účastníky kurzů a veřejnost (studenty, aj.) V roce 2005 byla vyřazena ze sítě veřejných knihoven = soukromá knihovna (má tedy jen doplňující poslání). Knihovna má ± 5 000 svazků (knihy, brožury, periodika), má 60-70 (aktivních) čtenářů, kteří platí roční čtenářské poplatky. Evidence čtenářů a výpůjček je zatím vedena pouze papírově. Knihovna využívá knihovní software Clavius. Vydávají měsíčník - dříve v tištěné podobě, dnes už jen v elektronické (PDF). Snaží se monitorovat a na webu zveřejnňovat i ostatní elektronické publikace z oblasti neziskového sektrou. Knihovna má navázanou spolupráci s nakladatelstvími Grada (management, komunikace), ASPI (právní literatura), ANAG (účetnictví, daně, právo) a Portál (pedagogika, psychologie). Knihovna nemá vlastní rozpočet, v minulosti získala publikace nakoupené z grantových peněz. Exempláře získávají občas i formou darů, např. od knihovny Jabok, a výměnou – časopisy (dříve za tištěný časopis Neziskovky.cz). Přírůstkový seznam vedou od roku 1993 (od začátku činnosti). Obsahuje tyto údaje : přírůstkové číslo (1-xx), signatura – např. V6c (V…předmětová skupina, 6… pořadové číslo, c…pořadí výtisku), autor, název, rok vydání, nakladatelství, poznámky – způsob nabytí, odpisy. Předmětové skupiny : neziskový sektor, legislativa neziskový sektor, management, psychologie, účetnictví, slovníky, public relations, české výroční zprávy, encyklopedie, sociální práce a služby, humanitní vědy, řízení podniku, fundraising, dary, granty a obecně (projekty a žádosti).
Diagram aktivit pro koupi :
Diagram aktivit pro dary :
Diagram aktivit pro výměnu :
Jabok Knihovna při VOŠ Jabok. Mají přibližně 600 uživatelů (čtenářů, převážně studentů a profesorů Jaboku), rozdělených do 7 kategorií uživatelů. Knihovna má 20 000 dokumentů, a to učební literaturu (skripta, apod. - po 6 - 10 exemplářích), povinnou literaturu (podle zaměření - po 1 exempláři). Knihy získávají koupí a formou darů (z Portálu, od uživatelů, od organizací). Dále zde mají i práce studentů (přibližně 970), časopisy (z darů - z Německa), audiovizuální dokumenty (videokazety, DVD - např. člověk v tísni, nelze je půjčovat, pouze v rámci výuky), CD-ROMy a ALBERTINA IKONE (elektronické dokumenty). Nemají klasickou signaturu, mají tzv. Tématické skupiny. Rozpočet pro letošní rok (1/3 vyčerpají v 1. polovině roku, zbylé 2/3 od září do listopadu) mají 175 000,- na knihy, elektronické knihy a video a 20 000,- na časopisy. Dalšími finančními zdroji jsou granty z projektů (jako literatura k danému projektu). Co se týče akvizice, spolupracují s elektronickým knihkupectvímPortál a Grada, organizacemi Neziskovky (dary), Člověk v tísni. Výměnu neprovádí. Vlastní knihy dávají do jiných knihoven. Přírůstkový seznam nevedou, vpřípadě potřeby jej získávají z katalogu knihovny. Nakladatelství : Portál (zadrma + dokoupě), Kosmos, Neoluxor, Grada, Computer Press, Triton, Slon, Sociologické nakladatelství, Dokořán, Vyšehrad, Karolinum, Akademie, C. H. Back, Computer Media, Kalich, Karmelitánské nakladatelství, Levné knihy, Starman Bohemian,... Časopisy, které odebírají : České zemědělství, Děti a my, Můžeš, Moderní vyučování, Gymnasion, Getsemay, Bridge, Agora, Bulletin, Kontakt, Kontexty, Poradce, Nový prostor, The New Presence, Sociální služby, Sociální studia, Sociální péče, Scripta bioethica, Speciální pedagogika.
Diagram aktivit pro koupi :
Diagram aktivit pro dary :
SIC VOŠIS Knihovna VOŠIS má celkem 8338 exemplářů, z toho cca 8030 knih, dále audiovizuální jednotky, bakalařské práce (jsou i ve skladu ve sklepě, kde je umístěný archiv), denni tisk a odborné časopisy. Knihovna má cca 300 uživatelů (z celkového počtu 600 studentů na VOŠIS). Knihovna je financována ze zdrojů školy, vše schvaluje ředitel. Dosavadním systémem je Clavius. Evidence a výpůjčky jsou psány ručně. Za minulý školní rok bylo zaznamenáno cca 2 300 vypůjček. Přírůstkový seznam je psaný ručně do sešitu. Nemají klasickou signaturu, každá kniha má evidenční číslo.
Diagram aktivit pro koupi :
Diagram aktivit pro dary :
VÚKOZ (Výzkumný ústav Silva Taroucy pro krajinu a okrasné zahradnictví) Knihovna slouží především pro výzkumné pracovníky ústavu, v menší míře i pro veřejnost (převážně studenty střední a vysokých škol). Knihovní fond je uložen v databázovém systému UNESCO - CDS/ISIS (LatISIS) a WinISIS. Publikace knihovna získává především koupí. Zahraniční, ale i české publikace se kupují z grantů jednotlivých výzkumných pracovníků. Nákup je prováděn převážně přes internet, zahraniční publikace prostřednictvím akademického knihkupectví a velkoobchodu Starman Bohemia, s.r.o.. Periodika jsou nakupována na základě kontinuálních objednávek u jednotlivých distributorů, zahraniční (ale i česká) periodika zajišťuje společnost Dovoz tisku Praha Suweco CZ, s.r.o. Dalším zdrojem získávání publikací (hlavně periodik) he výměna, a to jak s tuzemskými tak i se zahraničními partnery za periodikum Acta Pruhoniciana, vydávané VÚKOZem. Malou část při doplňování forndu tvoří dary, roční přírůstek je cca 300 jednotek. Jednotlivé knihy jsou zapsány do knihy přírůstků, a dále do jednotlivých sešitů podle signatury (tu tvoří písmeno a číslo). Signatura popisuje vzhled dokumentu a zároveň jeho umístění ve skladu knihovny.
Diagram aktivit pro koupi :
Diagram aktivit pro dary :
Diagram aktivit pro výměnu :
Akvizice v systému Evergreen
Funkce systému Evergreen umožňují zadávat a získávat informace, tykající se všech druhů akvizice (nákup, dary, výměna). Menu Akvizice (Acquisitions) vypadá následovně : • Selection List • Title search • Load Order Record • New Brief Record • Purchase Orders • Funds • Funding Sources • Providers • Currency types • Exchange Rates • Distribution Formulas
Kliknutím na položky Selection List a Title search se spustí funkce vyhledávání, které lze využít v případě, že potřebujeme najít nějaké záznamy o určité akvizici.
Spuštěním příkazu Load Order Record lze zadat novou objednávku, která již byla schválena. Je zde možnost uvést takové údaje, jako jsou dodavatel, organizační skupina (objednávky můžeme rozdělit na takové organizační skupiny, jako nákup, dar, yýměna) a přiřazení do tzv. Picklistu.
Také lze přidávát nové zápisy o nakoupených knihách, a to pomocí otevření políčka New Brief Record. Zde lze zapsat následující údaje o získané knize: název, autor, jazyk, stránkování, ISBN, ISSN, cena, identifikátor, vydavatel, datum vydání, edice a také tento záznam můžeme přiřadit do Selection List, kde jej pak můžeme vyhledat.
Příkaz Purchase Orders Search dává možnost vyhledávat příkazy nákupu. Při vyhledávání se zobrazují ID příkazu, vlastník, agentura, dodavatel, čas vytvoření záznamu a čas jeho upravení, stat. Systém Evergreen umožňuje přednastavit měnu a kurz, ve kterých má být nákupní transakce provedena. Lze vytvořít seznam nejčastějších dodavatelů:
A také seznam fondů a jejich zdrojů doplňování :
Diagramy pro využití systému Evergreen Use case diagram popisující využití Evergreenu uživatelem :
Activity diagram pro přihlašení do systému :
Activity diagram pro Nákup :
Activity Diagram pro Výměnu :
Activity Diagram pro Dary :
Naše shrnutí : V průběhu práce na projektu jsme měli možnost nahlédnout do systému Evergreen. Systém je vhodný pro sledování akvizice a lze ho použít pro všechny typy rozšířování fondu knihovny, i když je nejvíce přizpůsoben pro nákup nových publikací. Protože jsme neměli možnost důkládně pracovat s jiným knihovnickým evidenčním systémem, nemůžeme tedy systémy Evergreen objektivně porovnat, ale považujeme jej za velmi dostačující. Práce s ním je přehledná. Po osvojení všech příkazů a možností, které Evergreen nabízí, je práce s ním rychlá a jednoduchá.
