Zakenreizen... REGEL JE ZO! Zakenreizen. Zakenreizen. Zakenreizen. J a c q u e l i n e M a h i e u

Zakenreizen

Zakenreizen... REGEL JE ZO!

Zakenreizen Zakenreizen Jacqueline Mahieu

Zakenreizen... regel je zó!

Jacqueline Mahieu

Zakenreizen... regel je zó!

kluwer, alphen aan den rijn 2009

Samenstellers en uitgever zijn zich volledig bewust van hun taak een zo betrouwbaar mogelijke uitgave te verzorgen. Niettemin kunnen zij geen enkele aansprakelijkheid aanvaarden voor (de gevolgen van) onvolkomenheden die eventueel in deze uitgave voorkomen. ISBN 978 90 13 06583 1 © 2009 Kluwer, Alphen aan den Rijn Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, in fotokopie of anderszins zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voor zover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van art. 16h t/m 16m Auteurswet 1912 jo. Besluit van 27 november 2002, Stb. 575, dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoeding te voldoen aan de Stichting Reprorecht te Hoofddorp (Postbus 3060, 2130 KB). Correspondentie inzake overneming of reproductie richten aan: Kluwer, Postbus 4, 2400 MA Alphen aan den Rijn.

Inhoud

Inleiding

7

1

Definitie van een zakenreis

11

2

Wat houdt het organiseren van een zakenreis in? 2.1 Gegevens 2.2 Visum en vergunningen; vaccinaties 2.3 Overige informatie 2.4 Tijdstip 2.5 Zelf doen of uitbesteden?

13 13 14 15 17 18

3

Regelen van de reis 3.1 Auto 3.2 Openbaar vervoer 3.3 Vliegtuig 3.4 Lounges

21 22 24 26 39

4

Regelen van het hotel 4.1 Reservering maken 4.2 Stopover-pakketten 4.3 Bijzondere hotels 4.4 Boeken, in- en uitchecktijd

43 45 46 47 47

5

Paspoort, visum, vaccinaties en vergunningen 5.1 Paspoort of identiteitskaart 5.2 Visum 5.3 Vaccinaties 5.4 Vergunningen

51 51 52 55 56

6

Zakelijke reis- en annuleringsverzekering 6.1 Zakelijke reisverzekering 6.2 Zakelijke annuleringsverzekering 6.3 Verzekering op creditcard

59 59 60 60

5

inhoud

6.4

Gegevens van verzekeringen, creditcards enzovoort

60

7

Mee te nemen documenten

63

8

Relatiegeschenken

65

9

Opbouw reisprogramma 9.1 Jetlag tegengaan

67 68

10 Tips om goedgekleed aan te komen

71

11

73 73

Veiligheid op reis 11.1 Persoonlijke veiligheid 11.2 Elektronische informatie (computer, laptop, USB-stick, PDA, iPhone, smartphone enz.) 11.3 Meegedragen kennis (in het hoofd van de manager) 11.4 Bezoekers in je bedrijf 11.5 Wie spioneert er en waarom? 11.6 Hoe kan je manager het lekken van informatie voorkomen?

74 76 77 77 78

12

Zakenreiziger op bezoek 12.1 Hotel regelen 12.2 Onverwachte gebeurtenissen

81 81 83

13

Manieren om te besparen op de zakenreis

85

14 Teleconferencing en videoconferencing 14.1 Teleconferencing 14.2 Videoconferencing

89 89 93

Bijlage: Nederland over de grens

95

Over de auteur

97

Beter boeken bij Bizztrip

99

Focus op Travelmanagement

103

6

Inleiding

Dit gratis e-book wordt mede mogelijk gemaakt door:

Zakenreizen. De ene manager ziet ze als een noodzakelijk kwaad, voor de andere manager zijn ze de krenten in de pap. Is jouw manager iemand die het liefst alles vanachter het bureau regelt, met telefoon, e-mail en teleconferencing? Of vliegt je manager met genoegen de hele wereld rond, om toekomstige zakenpartners persoonlijk de hand te kunnen schudden? Hoe het ook zij, voor beide typen managers maakt het heel veel uit hoe de zakenreis georganiseerd is. De meest terughoudende reiziger kan de reis als aangenaam ervaren, als de reistijden gunstig gekozen zijn, de aansluitingen kloppen, het hotel goede service biedt en het programma weloverwogen is opgebouwd. Aan de andere kant kan de meest enthousiaste zakenreiziger flink terneergeslagen raken als de vlucht middenin de nacht of – misschien erger – in de spits aankomt, er meteen vergaderd moet worden over zwaarwegende onderwerpen en belangrijke documenten in Nederland achtergebleven blijken te zijn. Jij kunt heel veel invloed hebben op hoe je manager de zakenreis ervaart. Daarom gaat dit boekje diverse aspecten na die van invloed zijn op het succes van een zakenreis. Dat varieert van het boeken van een geschikte vlucht en bijpassend hotel, tot het verstrekken van informatie over het te bezoeken land, regelen van visum en eventuele vergunningen en het meegeven van de juiste documenten voor vergaderingen. Een onderwerp dat erg actueel is, is veiligheid op reis. Dat betreft niet alleen het behoud van lijf en leden, maar ook van gevoelige informatie, die maar al te makkelijk gehackt kan worden van laptop, mobiel of smartphone.

7

zakenreizen... regel je zó!

Tot slot is er aandacht voor het alternatief van de zakenreis: tele- en videoconferencing. Want de honkvaste manager heeft het niet slecht gezien: veel onderwerpen kunnen ook via videoconferencing of teleconferencing afgehandeld worden. Dit bespaart zowel tijd als geld, om niet te spreken van energie. In dit boekje wordt telkens een aantal links gegeven naar websites waar je meer informatie kunt vinden. Er zijn echter zeer veel websites en er kan slechts een beperkt aantal links worden aangeboden. De genoemde websites zijn dus zeker niet de enige die je kunt raadplegen.

8

inleiding

9

1

Definitie van een zakenreis


Het is misschien vreemd om je af te vragen wat nu eigenlijk een zakenreis is. Dat is toch simpelweg een reis die voor het bedrijf gemaakt wordt? Maar bekijk eens de volgende voorbeelden. Manager Jan heeft een zakenrelatie in Parijs. Hij spreekt af om die op vrijdagmiddag om 14.00 uur te bezoeken. Jan gaat met de auto en neemt zijn vrouw en dochter mee. Met z’n drieën nemen ze een hotelkamer bij Parijs. De bespreking op vrijdagmiddag duurt een uur; op vrijdagavond en zaterdag gaat het gezin gezellig naar Disneyland. Zaterdagavond rijden ze terug naar Nederland. Jan wil dat zijn bedrijf de kosten van de reis en het hotel betaalt. Voor de reiskosten maakt het immers niet uit hoeveel mensen er in de auto hebben gezeten. En het hotel rekent per kamer, niet persoon, dus ook de hotelkosten vallen niet hoger uit. Volgens het bedrijf gaat het echter voornamelijk om een gezinsuitje; de bespreking dient slechts als smoes om het als een zakelijke reis te kunnen declareren. Aangezien er niemand anders bij de bespreking aanwezig was en eventuele documentatie ook online bekeken had kunnen worden, had het gesprek net zo goed telefonisch gevoerd kunnen worden. De boekhouding accepteert daarom de declaratie van Jan niet. Uitgeverij Tau, een klein bedrijf met twaalf werknemers, boekt voor alle personeelsleden een reis naar België. Ze huren een bus met chauffeur, waarmee ze naar Antwerpen rijden;

11


daar overnachten ze in een viersterrenhotel, bezoeken twee uitgeverijen en hebben een uitgebreid ontspanningsprogramma. Tau voert bij de belastingaangifte alle kosten op als een zakenreis. De Belastingdienst accepteert dat echter niet en bestempelt de reis als een bedrijfsuitje. Daardoor kan er maar een beperkt bedrag per personeelslid worden afgetrokken. Tau gaat in beroep tegen de beslissing, maar de rechter geeft de Belastingdienst gelijk. De reis bevat te weinig zakelijke elementen en te veel ontspanningsmomenten. Bovendien is voor veel medewerkers niet duidelijk wat het nut is van het bezoek aan de twee uitgeverijen.

Uiteindelijk draait het bij een zakenreis allemaal om de kosten. Is het bedrijf bereid om de kosten van de reis te betalen en kunnen die kosten vervolgens bij de belastingen afgetrokken worden? Om onduidelijkheid over de aard van de reis te voorkomen, hebben de meeste bedrijven criteria opgesteld waaraan een zakenreis moet voldoen. De meest praktische definitie van een zakenreis is dus: een reis die voldoet aan de criteria van een zakenreis die door het bedrijf zijn opgesteld. Die criteria zijn overigens niet hetzelfde voor alle bedrijven. Ze kunnen verschillen per branche en ook kan de omvang van het bedrijf van invloed zijn. Het is in feite niet jouw verantwoordelijkheid om na te gaan of een voorgenomen reis wel of niet aan die criteria voldoet. Maar je kunt je manager veel narigheid besparen door hem of haar op het bestaan van die criteria te wijzen. En ook als in jouw bedrijf dergelijke regels niet bestaan, maar je vermoedt dat de boekhouding of Belastingdienst wel eens moeilijk kan gaan doen over de kosten, zeg dat dan tegen je manager. Als die dit van tevoren kortsluit met de boekhouding of de directie (of eventueel de Belastingdienst), kan dat veel discussie achteraf schelen.

12

2 Wat houdt het organiseren van een zakenreis in?


2.1 Gegevens Om de reis te kunnen boeken, heb je minimaal de volgende gegevens nodig: – de bestemming; – het aantal deelnemers; – de data van heen- en terugreis; – het budget. Misschien laat je manager het verder helemaal aan jou over en kun je, binnen het budget, zelf de details invullen. Maar het kan ook zijn dat je manager aanvullende wensen heeft, waaronder: – vervoermiddel naar de bestemming: auto, trein, vliegtuig, combinatie daarvan; – vervoermiddel ter plekke: bedrijfswagen, huurauto, taxi; – minimaal aantal sterren of minimale prijsklasse hotel; – locatie hotel (centrum, buitenwijk, dicht bij plaats van bijeenkomst, enzovoort); – bijkomende activiteiten (entertainen reisgezelschap en/of gastheer, enzovoort); – overige wensen (vegetarische maaltijden, niet-roken kamer, enzovoort).

13


2.2 Visum en vergunningen; vaccinaties Daarnaast moet uitgezocht worden hoe het zit met visum en in- en uitvoervergunningen. De visumregels verschillen per land en ook veranderen ze regelmatig. Daarom is het belangrijk dat je de meest actuele informatie opzoekt. Dit kan heel makkelijk op internet, bijvoorbeeld bij www.visumdienst.nl. Het aanvragen van een visum duurt van enkele minuten (Australië, online) tot enkele weken. Het kan zijn dat je manager monsters meeneemt naar de bestemming of van de bestemming vandaan. Sommige monsters zijn zonder waarde, zoals ballpoints of boeken met lege pagina’s. Andere monsters, zoals kleding en sieraden, kunnen echter waardevol zijn. Ga goed na bij de douane of de ambassade van het betreffende land hoe het zit met de in- en uitvoerbepalingen. Misschien heeft je manager een vergunning nodig of moeten er in- of uitvoerrechten betaald worden. Als er gezondheidsrisico’s zijn in het land van bestemming, bijvoorbeeld meningitis of gele koorts, dan kan het land vaccinaties voor bezoekers verplicht stellen. Maar ook als er geen verplichting is, kan het aan te bevelen zijn om voorzorgsmaatregelen te nemen, zoals het slikken van pillen bij malaria. De plaatselijke GGD en de Travel Clinic van het Havenziekenhuis in Rotterdam kunnen je hierover de meest actuele informatie geven (www.ggd.nl; www.travelclinic.nl). Links www.visumdienst.nl

actuele informatie over vereiste visa en vergunningen; bemiddeling bij de verkrijging daarvan www.ggd.nl actuele informatie over en verstrekking van vereiste/gewenste vaccinaties en pillen; locaties dichtstbijzijnde vestiging www.travelclinic.nl actuele informatie over en verstrekking van vereiste/gewenste vaccinaties en pillen www.lcr.nl actuele informatie over en verstrekking van vereiste/gewenste vaccinaties en pillen www.douane.nl informatie over in- en uitvoer van goederen www.douaneadvies.nl bemiddeling en advies over kwesties met betrekking tot in- en uitvoer van goederen http://ambassade.startpa- links naar buitenlandse ambassades in Nederland gina.nl

14

wat houdt het organiseren van een zakenreis in?

2.3 Overige informatie Kosten onderweg Hoe worden de kosten onderweg, zoals benzine en maaltijden, betaald? Schiet je manager die voor en worden ze later op declaratie door het bedrijf terugbetaald? Of krijgt je manager een zakelijke creditcard mee? En hoeveel mag je manager onderweg besteden? Creditcards Overigens kan het handig zijn voor je manager om twee creditcards mee te nemen in verband met diefstal of het bereiken van de kredietlimiet. Daarnaast bestaan er in de diverse landen sterke voorkeuren voor bepaalde creditcards. Zo kun je in Europa over het algemeen goed terecht met Visa en Mastercard, maar wordt American Express nauwelijks geaccepteerd. In het Verre Oosten is dat precies andersom. Houd de bestedingslimiet van de creditcard in de gaten. Die zal bij een zakelijke kaart hoger zijn dan bij een privékaart, maar als alles met de kaart betaald wordt moet je er rekening mee houden dat het krediet tot boven de € 10.000 kan oplopen (hotels, vluchten, huurauto’s, maaltijden). Ook iets om in de gaten te houden is de expiry date of verloopdatum van de creditcard(s). Vaak willen acceptanten dat de kaart minimaal nog twee tot drie maanden geldig is in verband met de afwikkeling van het krediet. Documentatie over de bestemming Om je manager zoeken te besparen, kun je alvast informatie over de bestemming downloaden of opvragen bij het verkeersbureau van het betreffende land. Het gaat dan met name om: – stadsplattegrond; – informatie over openbaar vervoer; – openingstijden van winkels, banken en restaurants; – bezienswaardigheden en ontspanningsmogelijkheden; – zakelijke etiquette van het land. Als er bepaalde landen of steden zijn waar vaak zakenreizen naartoe gemaakt worden, kun je overwegen daarvan reisgidsen aan te schaffen. Houd wel in gedachten dat de informatie in reisgidsen snel veroudert.

15


Link www.verkeersbureau.nl overzicht van (bijna) alle verkeersbureaus Mee te nemen documenten/informatie Waarschijnlijk heeft je manager documenten of informatie nodig voor de zakelijke bespreking. Ga na welke dat zijn en zorg dat die ruim op tijd beschikbaar zijn. Niets is zenuwslopender dan op het laatste moment informatie bijeen te moeten garen, met het risico dat die niet compleet is of verouderd. Visitekaartjes Als je manager vaak naar het buitenland gaat, is het zinvol om visitekaartjes te laten drukken met aan de ene kant de gegevens in het Nederlands en aan de andere kant in het Engels. In sommige landen (bijvoorbeeld China en Japan) wordt veel waarde gehecht aan een visitekaartje. Het loont dan om de kaartjes te laten drukken in de desbetreffende taal op de ene kant en in het Engels op de andere kant. Tolk Het is natuurlijk ideaal als je manager de taal van het te bezoeken land beheerst, of als zowel je manager als de relatie goed Engels spreekt. Soms is echter de aanwezigheid van een tolk gewenst. Dan hangt het van de situatie af wie daarvoor zorgt. Degene met het grootste belang is ook degene die voor een tolk zorgt. Wil jouw manager iets aan de relatie verkopen, dan zorgt hij of zij ook voor een tolk. Eventueel reist de tolk vanuit Nederland mee naar de relatie. Is het echter de relatie die iets wil verkopen aan je manager, dan moet de relatie zorgen voor een tolk. Op internet vind je vele tolkenbureaus. Ook via het Nederlands Genootschap van Tolken en Vertalers (NGTV) kun je zoeken naar tolken. Iedereen kan zich tolk noemen, maar tolken die lid zijn van het NGTV zijn professioneel opgeleid of hebben een proeve van bekwaamheid afgelegd. Link www.ngtv.nl Nederlands Genootschap van Tolken en Vertalers

16


2.4 Tijdstip Soms heeft je manager niets te kiezen en ligt het tijdstip of de periode van de zakenreis al bij voorbaat vast. Maar soms heeft je manager een grote inbreng in het tijdstip. Dan is het goed om de volgende aspecten in de gaten te houden. Vakanties en feestdagen Wanneer zijn in het desbetreffende land of de regio de schoolvakanties en feestdagen? En wat hebben die voor consequenties? Is het er dan extra druk, omdat het een vakantieoord is? Of is dan juist iedereen weg en zijn veel winkels en restaurants gesloten? Dit laatste kom je vooral tegen in landen als Frankrijk, Spanje en Italië. Voor de manager die alleen zaken wil doen en dan weer naar huis maakt dit niet veel uit. Maar voor de manager die graag nog even rondkijkt kan dit een domper op de reis betekenen. Mocht de bestemming juist zinderen van de vakantiedrukte, houd er dan rekening mee dat dit gevolgen heeft voor de beschikbaarheid en de prijs van vluchten en hotelkamers. Verkiezingen In ons rustige land zijn verkiezingen interessant, maar zelden spannend. In andere landen kunnen de gemoederen echter hoog oplopen. Soms vallen er zelfs doden bij schermutselingen tussen de aanhangers van verschillende partijen. Houd dus goed in de gaten hoe de situatie is in het te bezoeken land en plan eventueel de reis in een andere periode. Politieke onrust Ook als de verkiezingen voorbij zijn kan het nog onrustig zijn. Niet zelden wordt de uitkomst van de verkiezingen betwist. Zelfs komt het voor dat de gekozen leider, die al enige tijd in het zadel zit, door demonstraties en stakingen tot aftreden gedwongen wordt. Of er vindt een militaire coup plaats. Mocht het onrustig zijn in het land, stel dan voor om de zakelijke bijeenkomst in een ander land te laten plaatsvinden of op het vliegveld. Manifestaties en demonstraties In democratische landen maken veel mensen gebruik van hun recht om te demonstreren en staken. In landen als Frankrijk en Italië is nog niet lang geleden het openbare leven geheel platgelegd door stakingen. Een staking is niet op lange termijn te voorspellen, maar je kunt wel zien of er onvrede heerst. Houd er reke-

17


ning mee dat een staking ook het openbaar vervoer, inclusief het vliegverkeer, kan lamleggen. Een bespreking op het vliegveld is daarom geen optie. Niet alleen stakingen, ook manifestaties en demonstraties kunnen heel erg verstorend werken op het dagelijks leven. De Dag van de Arbeid, 1 mei, is in dit opzicht een beruchte datum. Bussen en treinen lopen vertraging op of worden omgeleid, daardoor nemen meer mensen de auto en kunnen de wegen verstopt raken. In dit geval is een bespreking op het vliegveld wel een optie, althans voor je manager. Vraag of dit ook geldt voor de gastheer of -vrouw. Klimaat In veel landen is het klimaat extremer dan bij ons en moet je daar rekening mee houden bij de planning van de zakenreis. Is het bijvoorbeeld bijzonder heet of koud, heerst er droogte of is het regentijd, waait er een constante warme wind? Niet alleen zijn deze factoren in praktisch opzicht hinderlijk, ze zijn ook van invloed op de geestesgesteldheid van mensen. Zo is bekend dat mensen bij grote hitte of constante wind snel geïrriteerd raken. Daardoor is het moeilijker voor je manager om gunstige resultaten te boeken. Religie Nederland is een seculair land. Dit houdt in dat religie over het algemeen weinig of geen invloed heeft op het dagelijks leven. In andere landen is dat heel anders en is religie een belangrijk onderdeel van het dagelijks handelen. Denk bijvoorbeeld aan het dagelijks gebed van moslims, voorafgegaan door wassingen. En natuurlijk is er de vastenmaand van de moslims, de Ramadan. Deze valt elke keer in een andere periode, dus ga goed na wanneer die valt ten opzichte van de zakenreis. En plan bij voorkeur de reis niet in die periode. Iets soortgelijks geldt voor Nyepi, de Dag van de Stilte op Bali. Op deze dag mag niemand de deur uit, ook toeristen en zakelijke bezoekers niet. Het dagelijks leven ligt volkomen stil. Een uitstekende dag om bij te komen van de jetlag, maar niet om zaken te doen. Ook deze dag valt telkens op een andere datum.

2.5 Zelf doen of uitbesteden? Sommige ondernemingen hebben een intern reisbureau dat alle reizen regelt. Andere maken gebruik van een extern zakenreisbureau. Maakt jouw bedrijf gebruik van een reisbureau, dan kun je alles wat met de reis zelf te maken heeft aan hen overlaten. Uiteraard moet je wel de juiste gegevens doorgeven. Het 18


boeken van reis en hotel, aanvragen van visum en vergunningen, uitzoeken van in- en uitvoerbeperkingen en verstrekken van informatie over de bestemming wordt echter allemaal door het reisbureau gedaan. De vraag is nu wat goedkoper of handiger is: zelf doen of uitbesteden? Een extern zakenreisbureau rekent bemiddelingskosten. Aan de andere kant kost jouw tijd ook geld. En een bureau kan vaak kortingen bedingen bij vervoermaatschappijen en hotels omdat het met grote aantallen werkt. Sommige bureaus hebben ook een 24-uurs nooddienst (al geldt dat ook voor veel reisverzekeraars). De afweging om uit te besteden of zelf te doen is er een die jij en je manager zelf moeten maken omdat elke situatie weer anders is. Misschien betreft het een eenmalige, korte reis binnen Europa die je makkelijk zelf kunt organiseren. Of wellicht is het een langere reis naar een achteraf gebied, waarvan je met moeite de ambassade of het consulaat hebt kunnen vinden. Misschien vind je het een leuke uitdaging om zo’n reis te organiseren. Of is dit iets wat je er niet bij kunt doen omdat het jaarverslag al je aandacht nodig heeft. Als je met een zakenreisbureau in zee gaat is het van belang dat je goede afspraken maakt. Spreek duidelijk af wat het bureau moet regelen en wat je eventueel zelf wilt doen. Het werkt het beste als je contact hebt met een vaste reisadviseur. Als er vaker reizen te organiseren zijn leert een vaste adviseur jouw bedrijf of afdeling steeds beter kennen en kent hij of zij jullie specifieke wensen. Let er overigens op of het bureau is aangesloten bij ANVR en SGR. Mocht het bureau failliet gaan, dan nemen die organisaties maatregelen om de schade voor de klanten zoveel mogelijk te beperken. Links www.carlsonwagonlit.nl www.atp.nl www.bcdtravel.nl www.vcktravel.nl www.uniglobethltravel.nl www.anvr.nl www.sgr.nl

zakenreisbureau zakenreisbureau zakenreisbureau zakenreisbureau zakenreisbureau informatie over de rechten van de reiziger informatie over de garantieregeling en het claimen van schade

19


20

3

Regelen van de reis


We gaan er nu even van uit dat jij zelf de reis regelt. Voordat je aan het boeken slaat is het verstandig om na te gaan of je bedrijf richtlijnen heeft voor het vervoer en het hotel. Zo’n richtlijn kan zijn dat werknemers met het openbaar vervoer moeten reizen als de reis korter dan twee uur duurt. Of dat werknemers vanaf een bepaald functieniveau per eerste klas mogen reizen. Ga dus eerst na welk vervoermiddel je manager mag of moet gebruiken. Als er een keus is, vraag dan je manager naar diens voorkeur. Sommige mensen reizen graag per trein omdat ze dan nog wat kunnen werken. Anderen nemen liever de auto omdat ze dan meer spullen kunnen meenemen, niet hoeven over te stappen of korter onderweg zijn. Let op Af en toe verschijnt in de kranten weer het bericht van een Japanner die, na een vlucht van vele uren, niet in Nederland landt, maar in het plaatsje Holland in Massachusetts (Verenigde Staten). Hoewel dergelijke berichten onder de noemer ‘broodje aap’ vallen (het plaatsje telt maar 2.500 zielen en heeft geen vliegveld), schuilt er toch een les in. En die is dat je goed moet checken of de door jou aangegeven bestemming inderdaad de correcte is. Zo liggen er in zowel Engeland als de Verenigde Staten een Oxford en een Cambridge, heeft zowel Noord-Brabant als Zuid-Holland een Rijswijk en kun je voor de plaats Groningen naar Nederland, de Verenigde Staten en Suriname.

21


3.1

Auto

Algemeen – Ga na of je manager de eigen auto gebruikt, een auto uit het wagenpark van je bedrijf of een huurauto. Indien een van de laatste twee opties het geval is, reserveer dan de auto. Boek, indien mogelijk, ook een navigatiesysteem. – Als je een huurauto gaat boeken, check dan eerst of je bedrijf een contract met een bepaalde huurmaatschappij heeft. Dan gaat het boeken sneller en zijn er vaak ook prijsafspraken gemaakt. – Bereken met een routeplanner (bijvoorbeeld www.anwb.nl of www.routenet.nl) de reisafstand en reistijd. Houd er rekening mee dat op sommige wegen en op sommige tijden van de dag de kans op files groot is (zie hiervoor www.anwb.nl of www.fileradar.nl). Maar ook op onverwachte plekken en wegen kunnen files ontstaan, bijvoorbeeld door ongelukken. Neem daarom een flinke marge op de reistijd. – Print de routebeschrijving naar de plaats van bespreking en eventueel naar het hotel, alsmede de terugweg. Ook als je manager over een navigatiesysteem beschikt is het handig om de routebeschrijving te hebben. De kaart van het systeem kan verouderd zijn, er kunnen wegafsluitingen of ongelukken zijn en een enkele keer zit een navigatiesysteem er helemaal naast. Daarnaast kan het navigatiesysteem defect raken of gestolen worden. Binnenland – Ga na hoe het zit met parkeergeld betalen. Sommige bedrijven maken gebruik van een pasje op de voorruit. Dan belt men na het parkeren naar een bepaald nummer en voert het nummer van de parkeerzone in. Parkeerwachters kunnen het pasje scannen en zien dat de auto aangemeld is. Na het parkeren moet men zich weer afmelden. Werkt jouw bedrijf met zo’n pasje? Zorg dan dat de auto van je manager daarvoor aangemeld is. Heeft je manager niet zo’n pasje, ga dan na of er in de plaats van bestemming bij de parkeerautomaat betaald kan worden met muntgeld, PIN of chipknip. In Rotterdam kan bijvoorbeeld alleen met de chipknip betaald worden. Buitenland – Als je manager naar het buitenland reist, ga dan bij de ANWB na of de auto een wegenvignet moet hebben. Dit is momenteel het geval in Oostenrijk en Zwitserland. Het vignet kan aan de grens aangeschaft worden, maar ook vooraf bij de ANWB. Dit kan wachttijd aan de grens schelen. 22

regelen van de reis

–

–

– –

In Duitsland en mogelijk ook andere landen, moeten auto’s een milieuvignet hebben om bepaalde steden in te mogen. Een dergelijk vignet kan via de ANWB of online aangeschaft worden. Landen stellen verschillende eisen aan de inventaris van een auto. In het ene land is een reflecterend hesje verplicht (bij pech langs de weg), in het andere moeten er reservelampen, een EHBO-doos of brandblusser aanwezig zijn. In Engeland moeten de koplampen zodanig afgeplakt worden dat ze het tegemoetkomende verkeer niet verblinden. Ga na hoe dit zit bij het te bezoeken land en de landen waar je manager doorheen moet reizen. Als je een overtocht naar Engeland of Scandinavië boekt, per tunnel of veerboot, dan moet je ook het kenteken van de auto weten. Binnen de Europese Unie kan je manager volstaan met het eigen rijbewijs. In veel andere landen is echter ook een internationaal rijbewijs verplicht. Dit rijbewijs kan aangeschaft worden bij de ANWB en is één jaar geldig.

Auto, taxi of limousine huren na vliegreis Wat nu als je manager na een reis van vele uren in een ver buitenland staat? Is het raadzaam voor je manager om zelf een auto te huren (internationaal rijbewijs niet vergeten!), alles per taxi af te leggen, of meteen maar een limousine met chauffeur te huren? Dat laatste is uit veiligheidsoogpunt wel het beste, niet alleen vanwege vermoeidheid na de lange reis, maar ook om verdwalen uit te sluiten. Bovendien rijdt men in veel landen buiten Europa aan de linkerkant. Wie dat niet gewend is, raakt makkelijk aan de verkeerde kant van de weg terecht, vooral bij rotondes of na het omslaan van een hoek. Daarnaast kan het voor de status van je manager belangrijk zijn dat die zich laat rijden. In het Oosten is men daar zeer gevoelig voor. Een manager die zichzelf in een huurauto rondrijdt vindt men maar armzalig. Als jij voor je manager een auto huurt, doe dat dan bij voorkeur bij een bekende keten, zoals Avis of Hertz. Andere bedrijven kunnen ook goed zijn en die kun je ook gebruiken als ze aanbevolen worden. Een keten garandeert je echter toch wel een bepaalde kwaliteit. Vaak kun je een navigatiesysteem bij de auto huren. Limousines vind je op internet, met de zoekwoorden limousine, limosine of limo. Links www.anwb.nl

www.routenet.nl www.fileradar.nl

nationale en internationale routeplanner en verkeersinformatie (wegwerkzaamheden, files) uitrustingseisen voor de auto per land klik op Vakantie → Landeninformatie nationale en internationale routeplanner informatie over huidige en te verwachten files 23


www.eurotunnel.nl www.stenaline.nl

autotrein door de Kanaaltunnel (vanuit Calais) veerboot naar Engeland (vanuit Hoek van Holland), Ierland, Zweden en Noorwegen www.poferries.nl veerboot naar Engeland (vanuit Hoek van Holland) en Ierland www.dfdsseaways.nl veerboot naar Engeland (vanuit IJmuiden) en Denemarken www.seafrance.nl veerboot naar Engeland (vanuit Calais) www.avis.nl autoverhuurketen; reserveren voor het buitenland www.hertz.nl autoverhuurketen; reserveren voor het buitenland

3.2 Openbaar vervoer Binnenland – Voor reizen binnen Nederland kun je op de site www.9292ov.nl, door het begin- en eindadres in te typen, een reisadvies van deur tot deur krijgen. Daarbij wordt gebruik gemaakt van diverse vervoermethoden, te weten lopen, trein, bus, tram, metro, regiotaxi en veerboot. Je kunt echter bepaalde vervoermethoden uitsluiten. Je kunt ook voor advies bellen naar 0900-9292. Dit kost een flink bedrag per minuut, tot een bepaald maximum. De kosten worden gemeld voor het eigenlijke gesprek aanvangt. Het reisadvies geeft de vertrek- en aankomsttijden van de diverse vervoermiddelen, het nummer (bus of tram) of de naam (metro) van de lijn, en de bestemming. De NS heeft een eigen planner: www.ns.nl; deze geeft alleen informatie over treinverbindingen. Beide planners houden rekening met actuele omstandigheden, zoals werkzaamheden en vertragingen. Ook geven ze de kosten van de reis, op basis van losse kaartjes en strippenkaarten. – Op veel stations in Nederland kan een OV-fiets gehuurd worden. Als je manager gebruikmaakt van een NS Business Card of een Mobility Card, is hij/zij automatisch geabonneerd op de OV-fiets. Dit houdt in dat hij/zij geen formulieren hoeft in te vullen, borg betaalt of legitimatie hoeft te tonen. Voor meer informatie, kijk op www.ovfiets.nl. – Ga na of je bedrijf een NS Business Card heeft. Hiermee kan je manager op rekening reizen per trein en (trein)taxi, een fiets huren en parkeren bij NS-stations. Daarnaast geeft de kaart korting op treinreizen en taxiritten en kan men zonder toeslag binnen Nederland met de ICE International reizen. Ook heeft men toegang tot de NS Hispeed Lounges (daarover verderop 24

regelen van de reis

–

–

meer). De kaart staat op naam van het bedrijf. Maar als meerdere medewerkers samen reizen, heeft elke medewerker een NS Business Card nodig. Een andere mogelijkheid is dat je bedrijf een Mobility Card heeft. Deze lijkt in veel opzichten op de NS Business Card, maar wordt uitgegeven door Mobility Mixx (www.mobilitymixx.nl). De kaart staat op naam van een medewerker of van een afdeling van het bedrijf. Ga na of je manager een strippenkaart of OV-chipkaart nodig heeft. Geeft jullie bedrijf er dan een mee of moet je manager er zelf een kopen en declareren? Een OV-chipkaart kan gekoppeld zijn aan een abonnement, bijvoorbeeld een NS Voordeelurenkaart, maar kan ook los gekocht worden. De chipkaart kan opgeladen worden via automatische incasso (als de kaart op naam staat) of in een oplaadautomaat. Voorlopig kan je manager overal nog steeds terecht met de strippenkaart, behalve in de metro van Rotterdam en Amsterdam. Daar kan alleen de OV-chipkaart gebruikt worden.

Links www.9292ov.nl

reisadvies per trein, tram, bus, metro, regiotaxi en veerboot; met reiskostenoverzicht www.ns.nl reisadvies per trein, met reiskostenoverzicht; NS Business Card www.ovfiets.nl fiets huren bij treinstation www.mobilitymixx.nl Mobility Card, voor bedrijven www.ov-chipkaart.nl actuele informatie over gebruik en verkrijgbaarheid van de OV-chipkaart Buitenland – Sommige internationale treinen bieden speciale faciliteiten voor de zakelijke reiziger. Zo heeft de eerste klas van ICE International bij elke stoel een aansluiting voor de laptop, het GSM-signaal wordt versterkt voor een goede telefoonverbinding en er zijn speciale werkcoupés, die ook als vergaderruimte te gebruiken zijn. – Naar Duitsland, Frankrijk en Engeland rijden, naast de gewone internationale treinen, ook hogesnelheidstreinen. In Duitsland is dat de ICE International. Tot Keulen rijdt die op de gewone snelheid, na Keulen rijdt hij zo’n 300 km per uur. In Frankrijk ligt een uitgebreid net van de TGV (Train à Grande Vitesse): vanuit Brussel vertrekken dagelijks verschillende directe treinen naar meer dan twintig bestemmingen in Frankrijk en vanuit Genève naar Zuid-Frankrijk. De hogesnelheidstrein naar Londen heet Eurostar en 25


–

–

vertrekt vanuit Brussel-Zuid. Men kan ook met de auto op de trein naar Londen. Deze autotrein heet Eurotunnel en vertrekt vanuit Calais. In Nederland ligt de HSL-Zuid, een hogesnelheidslijn tussen Amsterdam en Brussel. De ingebruikname hiervan is een aantal keren uitgesteld. Thans rijdt er wel een trein over het HSL-spoor, maar nog niet op hoge snelheid. Dit gaat binnenkort echter wel gebeuren. Internationale treinkaartjes kun je boeken bij NS Hispeed (www.nshispeed.nl). Ondanks de naam kun je daar niet alleen terecht voor de hogesnelheidstreinen, maar ook voor andere sneltreinen naar het buitenland. Op deze site vind je ook een reisplanner voor internationale treinen. Voor kaartjes zonder zitplaatsreservering naar de populairste bestemmingen in België en Duitsland kan jij (of je manager) ook terecht bij de kaartjesautomaat met aanraakscherm op het station. Om zeker te zijn van een plaats kun je maar beter de kaartjes via de website bestellen.

Links www.eurostar.com

passagierstrein naar Londen; dienstregeling en treinkaartjes www.eurotunnel.com autotrein naar Londen; dienstregeling en treinkaartjes www.nshispeed.nl internationale treinreisplanner; internationale treinkaartjes bestellen (ook voor Eurostar en gewone sneltreinen)

3.3 Vliegtuig Binnenland Hoewel het niet gebruikelijk is om binnen Nederland het vliegtuig te nemen, is het wel mogelijk. Tot voor kort bestonden er lijndiensten binnen Nederland, waarvan de Cityhopper van KLM de bekendste was. Deze diensten zijn echter opgeheven. De enige manier om nu binnen Nederland te vliegen is zelf een vliegtuig huren. Voor een enkele manager is dit doorgaans onbetaalbaar, maar er zijn situaties waarin dit zeker kosteneffectief is: – er gaan meerdere mensen mee op de vlucht; – er wordt tijdens de vlucht (voorbereidend) vergaderd; – tijdsbesparing is een doorslaggevende factor. Verderop wordt ingegaan op het huren van een privévliegtuig.

26

regelen van de reis

Buitenland Ook naar het buitenland kan een privéjet gehuurd worden. Zoals gezegd komt dit later aan de orde. Eerst komen lijnvluchten aan bod. Je kunt op basis van diverse criteria kiezen voor een bepaalde luchtvaartmaatschappij. – De alliantie. Luchtvaartmaatschappijen gaan verbanden met elkaar aan. Zo bestaat de Star Alliance uit 21 leden, waaronder Singapore Airlines, Air New Zealand en Lufthansa. Deze maatschappijen doen aan code sharing. Stel dat je bij Singapore Airlines een vlucht naar Auckland boekt. Je manager vliegt dan met Singapore Airlines van Amsterdam naar Singapore en met Air New Zealand van Singapore naar Auckland. Je hoeft daarvoor niet twee verschillende tickets te boeken. Tenzij je manager vanuit Singapore per se met Qantas wil vliegen, want die maatschappij maakt deel uit van een andere alliantie. Daarnaast ondersteunen de maatschappijen in een alliantie elkaars frequent flyers programma’s. Wie op verschillende tijdstippen heeft gevlogen met Singapore Airlines, Air New Zealand en Lufthansa, kan al die gevlogen kilometers laten meetellen voor het frequent flyer programma van één van de maatschappijen. Dit is voor veel mensen een reden om met een maatschappij uit een bepaalde alliantie te vliegen. – De bestemming. Niet alle maatschappijen vliegen op Ouagadougou (in Burkina Fasso, West-Afrika). Als je manager daar moet wezen is de keuze beperkt tot Royal Air Maroc en Air France/KLM. – De veiligheid. Voor sommige mensen is het zeer belangrijk of de luchtvaartmaatschappij bekend staat als veilig. De echt onveilige maatschappijen mogen niet eens meer landen in de Europese Unie. Daarnaast kunnen maatschappijen echter redelijk veilig tot heel veilig zijn. – Incheckmogelijkheden. Bij sommige maatschappijen, zoals Singapore Airlines, kan je manager thuis online inchecken, het stoelnummer kiezen en de boarding pass uitprinten. Dan hoeft op het vliegveld alleen nog maar de bagage afgegeven te worden. Voor andere maatschappijen, zoals KLM en British Airways, kan op het vliegveld bij een incheckautomaat ingecheckt worden. Dit alles scheelt tijd en moeite. Voor meer informatie: zie www.schiphol.nl. – Het comfort, met name de beenruimte. Hoewel maatschappijen vaak met dezelfde typen vliegtuigen vliegen kunnen zij die geheel naar eigen wens inrichten. Zo kan maatschappij A in hetzelfde type toestel 30 rijen stoelen neerzetten en maatschappij B 28 rijen. In dit laatste toestel hebben de pas27


–

–

–

sagiers dus meer beenruimte. Op onder andere www.airlinequality.com staat per maatschappij aangegeven hoeveel beenruimte die biedt. De verzorging, met name het eten. Sommige maatschappijen serveren redelijk eten dat de honger stilt. Andere serveren prima maaltijden die de passagier een gevoel van luxe geven. De meeste maatschappijen kunnen aan de meest voorkomende dieetwensen voldoen (vegetarisch, halal, koosjer enzovoort). Als je manager bijzondere wensen heeft loont het om na te gaan welke maatschappijen daaraan kunnen voldoen. De prijs. In het afgelopen decennium zijn de prijsvechters sterk opgekomen. De bekendste zijn Ryanair, easyJet en transavia.com. Deze maatschappijen kennen maar één klasse, te weten: Economy. Zij hebben alle extra’s de deur uit gedaan: geen gratis maaltijden, drankjes of kranten. Voor alles moet betaald worden. Uit oogpunt van kostenbesparing kunnen vluchten alleen via de eigen website van de maatschappij geboekt worden. Het vliegveld waarop gevlogen wordt. De grotere maatschappijen vliegen naar London Heathrow, maar easyJet vliegt naar Luton (bij Londen) omdat daar de landingsrechten lager zijn. In sommige gevallen kan dat voor je manager beter uitkomen, als dat dichter in de buurt van de relatie ligt. Dat geldt ook voor de andere prijsvechters.

Links www.staralliance.com

alliantie; informatie over deelnemende luchtvaartmaatschappijen www.skyteam.com alliantie; informatie over deelnemende luchtvaartmaatschappijen www.oneworld.com alliantie; informatie over deelnemende luchtvaartmaatschappijen www.nl.wikipedia.org beknopte informatie over genoemde allianties www.schiphol.nl informatie over Self-service check-in klik op Op Schiphol → Check-in & controles www.airlinequality.com informatie over de kwaliteit van luchtvaartmaatschappijen www.airsafe.com informatie over crashes en slachtoffers, per maatschappij Klasse Er zijn in een vliegtuig diverse klassen beschikbaar. Luchtvaartmaatschappijen maken onderscheid in First Class, Business Class, Comfort Class en Economy Class (de laatste wordt in Amerika ook wel coach genoemd). Niet alle maatschap28

regelen van de reis

pijen hebben nog First Class. Dit is de duurste klasse en alleen geschikt voor mensen die echt niet op hun uitgaven hoeven te letten. Business Class zit qua comfort en service tussen First Class en Economy in. In First Class en (bij enkele maatschappijen) Business Class kunnen de stoelen uitgeklapt worden tot een bed voor een goede nachtrust. Als er direct na de vlucht vergaderd moet worden kan dat de uitgave voor een duurdere klasse rechtvaardigen. Maar vanwege het grote prijsverschil vliegen veel zakenmensen in Economy, zeker op kleinere stukken. Als compromis hebben sommige maatschappijen de Comfort Class ingevoerd. Deze biedt het comfort van de Business Class, maar de verzorging (maaltijden) van de Economy Class. Economy is onderverdeeld in diverse prijsklassen, aangegeven met een letter (bijvoorbeeld N, H, L). Die hebben te maken met de condities. Neemt men de goedkoopste prijsklasse, dan kan men na betaling niets meer wijzigen, zoals dag of tijd waarop gevlogen wordt. Ook kan het ticket niet geannuleerd worden. Bij een iets duurdere prijsklasse kan men, tegen betaling, wel wijzigingen aanbrengen. Bij annulering krijgt men een deel van de aankoopprijs terug. En bij een nog iets duurdere prijsklasse zijn de voorwaarden nog wat gunstiger. Er is van elke prijsklasse in Economy maar een beperkt aantal stoelen beschikbaar. Hoe eerder je boekt, hoe meer keus je dus hebt qua prijsklasse. Overigens zegt de betaalde prijs niets over de plek waar men zit in Economy. Die wordt bij het inchecken vastgelegd. Als je manager beschikt over frequent flyer miles kunnen die gebruikt worden voor een gratis upgrade naar een hogere klasse. Vooral in Amerika is het daarnaast mogelijk om, bij voldoende beschikbaarheid, te betalen voor een upgrade. Om voor je manager een vlucht te boeken, heb je de volgende gegevens nodig: – bestemming; – vertrekdatum en retourdatum (zit daar enige rek in?); – gewenste vertrektijd; – gewenste aankomsttijd; – klasse waarin gereisd mag worden; – paspoortgegevens: paspoortnummer, plaats en datum van uitgifte, volledige naam zoals vermeld in het paspoort. Online boeken Je kunt rechtstreeks bij de luchtvaartmaatschappij boeken of via een website als www.vliegtickets.nl, dat van diverse maatschappijen de prijzen geeft. Boeken bij 29


de maatschappij zelf levert geen voordeel op. Het is niet zo dat je korting krijgt omdat je geen provisie hoeft te betalen. Het is juist andersom: vaak vallen de prijzen via een vergelijkingssite lager uit. Bovendien krijg je op zo’n site de prijzen en vluchttijden van diverse maatschappijen naast elkaar te zien, zodat je beter kunt kiezen. Veel van deze sites hebben nu ook een afdeling voor zakenreizen. Daarmee heb je extra mogelijkheden, zoals het in optie zetten van een vlucht (altijd mogelijk via een reisbureau, maar niet bij gewone online boekingen), maken van groepsboekingen waarbij niet meteen de namen van de deelnemers vastgelegd hoeven te worden, (laten) zoeken welke data beschikbaar zijn (doorgaans niet mogelijk bij gewone online boekingen, daar moet je een exacte datum ingeven). Als je manager met een prijsvechter vliegt, kun je de reis alleen via hun eigen website boeken. Links www.vliegtickets.nl

vergelijken van prijzen en vluchttijden; tickets boeken, tevens hotel en huurauto boeken; aparte afdeling voor zakenreizen www.cheaptickets.nl vergelijken van prijzen en vluchttijden; tickets boeken, tevens hotel en huurauto boeken; aparte afdeling voor zakenreizen www.worldticketcenter.nl vergelijken van prijzen en vluchttijden; tickets boeken, tevens hotel en huurauto boeken www.easyjet.com prijsvechter; boeken van vluchten, huurauto en hotel www.transavia.com prijsvechter; boeken van vluchten, huurauto en hotel www.ryanair.com prijsvechter; boeken van vluchten, huurauto en hotel Let op Voor aankopen via internet geldt een afkoelingsperiode. Je kunt dan binnen een wettelijk vastgestelde tijd nog afzien van de koop. Dit geldt echter niet voor reizen (incl. vluchten) die via internet geboekt zijn. Let er dus goed op dat alle gegevens kloppen, want je kunt naderhand niets meer veranderen (tenzij het type ticket dat toestaat).

Bij reisbureau boeken Het is mogelijk om alleen de vlucht bij een reisbureau te boeken. Dat is een optie als je er niet uitkomt met de beschikbare data. De reisbureaus hebben via hun eigen systeem veel sneller inzicht in de beschikbare data. En ook komt het voor

30

regelen van de reis

dat zij een betere prijs kunnen bieden dan de vergelijkingswebsites. De meeste reisbureaus maken deel uit van een keten. Die ketens kunnen weer kortingen bedingen of hebben beter inzicht in speciale acties van luchtvaartmaatschappijen. Ticket Tegenwoordig wordt (bijna) uitsluitend gewerkt met elektronische tickets. Zo’n ticket houdt in dat je een boekingsnummer doorkrijgt. Je manager hoeft bij het inchecken alleen maar dat nummer te noemen en het paspoort te tonen. Soms kan, tegen betaling, toch een papieren ticket verstrekt worden, maar waarom zou je dat willen? Papieren tickets kunnen kwijtraken. Een boekingsnummer kun je op diverse plekken opslaan en opschrijven. Bij de terugvlucht hoeft vaak alleen maar het paspoort getoond te worden, omdat dat in de computer al gekoppeld is aan het e-ticket. Het is wel aan te raden om de e-mail met het e-ticketnummer uit te draaien, zodat je manager het op verzoek aan de douane en de immigratiedienst kan tonen. Inchecken De meest vertrouwde manier is inchecken bij de incheckbalies. Verschillende vliegvelden houden daarbij verschillende inchecktijden aan. Zo kan je manager op Schiphol twee uur van tevoren inchecken voor een Europese vlucht, en drie uur van tevoren voor een vlucht buiten Europa. In Auckland (Nieuw-Zeeland) kun je echter al vier uur van tevoren inchecken voor een internationale vlucht. Wie Business Class of First Class vliegt hoeft niet in de rij te staan. Deze reizigers krijgen voorrang of hebben een eigen incheckbalie. Op monitors, die over de hele vertrekhal hangen, staat aangegeven bij welke balies je manager kan inchecken. Dit gaat namelijk op luchtvaartmaatschappij en vluchtnummer. Bij veel maatschappijen is het mogelijk om online in te checken of via een van de Self-service check-in automaten op de luchthaven. In het laatste geval moet je manager zich identificeren door het paspoort, de creditcard of frequent flyer-card in de lezer van de automaat te steken. Vervolgens kiest je manager de zitplaats. Daarna print het apparaat de boarding pass. Je manager kan de bagage vervolgens afleveren bij het Drop-off Point. Een kleine trolley kan eventueel als handbagage meegenomen worden. Er zijn echter regels voor afmeting en gewicht waaraan handbagage moet voldoen; deze verschillen per maatschappij. Zo mag handbagage bij Transavia maximaal vijf kg wegen, maar bij de KLM maximaal twaalf kg. Het gewicht van een laptop (in aparte laptoptas meegedragen) hoef je daar niet bij op te tellen. 31


Ook voor de bagage die in het ruim gaat verschillen de regels. Zo mag iemand die Business Class vliegt een hoger gewicht meenemen dan iemand in Economy. Maar ook een frequent flyer kan extra kilo’s toegewezen krijgen. Dit alles verschilt per maatschappij. Bij online inchecken verschilt het per maatschappij hoe ver van tevoren dit kan. Je manager voert dan het e-ticketnummer en paspoortgegevens in, kiest een stoel en print de boarding pass uit. De mogelijkheden van online inchecken veranderen telkens. Zo is het bij sommige luchthavens niet mogelijk om zelf van tevoren de boarding pass af te drukken. Bij Singapore Airlines kan men, als men vanaf Amsterdam vliegt, online inchecken. Maar bij Malaysia Airlines kan men alleen online inchecken als men vanaf de thuishaven Kuala Lumpur vliegt. Ga dit dus goed na. Let erop dat je manager voor een vlucht naar de Verenigde Staten of Israël ruim van tevoren moet inchecken, uiterlijk 1,5 tot 2 uur van tevoren. Dit in verband met de veiligheidsmaatregelen. Bagage Het is belangrijk dat je manager goed in het oog houdt dat de kritieke inchecktijd niet zozeer de instaptijd is, als wel het tijdstip waarop het ruim van het vliegtuig sluit. Wie wil inchecken en bagage heeft die het ruim in moet, wordt geweigerd als het ruim al gesloten is. Het is heel goed mogelijk dat op dat moment de passagiers nog in de wachtruimte zijn. Dit is een reden om zoveel mogelijk te proberen de bagage als handbagage mee te nemen. Of er ruim op tijd te zijn. Globaal genomen kan men op Schiphol tot 40 minuten voor vertrek inchecken voor Europese vluchten en tot 60 minuten voor vertrek voor intercontinentale vluchten. Maar voor sommige landen (zoals de Verenigde Staten en Israël) dient men, zoals gezegd, eerder in te checken. Veiligheidsregels bagage Door terroristische dreigingen worden de veiligheidsregels telkens aangepast. Wij geven hier de huidige regels weer, maar die kunnen elk moment veranderen. Controleer dus altijd de regels voor bagage op www.schiphol.nl. In het douanegebied (het gebied achter de paspoortcontrole) en het vliegtuig mogen alleen kleine flesjes of tubes met vloeistof of gel meegenomen worden (dit geldt ook voor drankjes, tandpasta, lotion en de inhoud van spuitbussen). De maximum inhoud is 100 ml. Die flesjes moeten passen in een doorzichtige plastic hersluitbare zak van maximaal één liter. Per persoon mag men maar één 32

regelen van de reis

zo’n zakje meenemen. Er is een uitzondering voor vloeibare medicijnen, babyvoeding en dieetvoeding; daarvan mag men net zoveel meenemen in de handbagage als men tijdens de reis (= vlucht én verblijf) nodig heeft. Wel moet men een doktersrecept voor de medicijnen kunnen tonen. Als men naar een land met een ander alfabet gaat (bijvoorbeeld China, Saoedi-Arabië) moet dat recept ook vertaald worden. Vloeistoffen en gels die niet aan deze regels voldoen moeten met de overige bagage in het ruim vervoerd worden. Voor de vloeistoffen (bijvoorbeeld alcohol) en gels die in het taxfree winkelgebied gekocht zijn gelden andere regels. De koffer is dan immers al in het ruim verdwenen. Deze aankopen worden door de winkel verpakt en verzegeld. Het zegel mag pas op de eindbestemming verbroken worden. Afgezien hiervan, mogen ook de volgende materialen niet meegenomen worden in de handbagage (maar wel in de koffer; in sommige gevallen is daarvoor een vergunning nodig): – speelgoed en andere goederen (bijvoorbeeld aanstekers) in de vorm van een vuurwapen; – harpoenen en harpoengeweren; – kruisbogen; – schok- of schrikapparaten (bijvoorbeeld prikstokken voor vee, tasers); – bijlen, messen; – gereedschap dat als steek- of snijwapen gebruikt kan worden (bijvoorbeeld stanleymessen, schroevendraaiers, zaagbladen); – ijspriemen; – klimijzers; – ski- en wandel/hikingstokken; – cricket bats; – golfclubs; – hengels; – skateboards; – alcoholische dranken met meer dan 70% alcohol; – terpentijn en verfverdunner. Daarnaast zijn er regels voor wat ook niet in het ruim vervoerd mag worden. Hieronder vallen onder meer: – bijtende zuren, waaronder kwik, voertuigaccu’s; – gassen, waaronder propaan, butaan; 33


– – – –

ontvlambare vloeistoffen, waaronder benzine, methanol; ontvlambare vaste stoffen, waaronder magnesium, aanmaakblokjes, vuurwerk; radioactief materiaal; giftige stoffen, waaronder rattenkruit, besmet bloed.

De lijst is nog langer, maar voor de meeste mensen is wel duidelijk wat voor soort materialen een maatschappij niet aan boord wil hebben. Voor een volledig overzicht: kijk op www.schiphol.nl. Als jij of je manager twijfelt of iets mag worden meegenomen, kun je telefonisch inlichtingen inwinnen: – 0900-0141 over het meenemen van bepaalde goederen; – 088-489 00 00 (Inspectie Verkeer en Waterstaat) over het meenemen van bepaalde (chemische/ontvlambare) stoffen. Link www.schiphol.nl informatie over regels voor bagage klik op Op Schiphol → Bagage & handbagage Bestemmingen in de VS Voor reizen naar de Verenigde Staten gelden nog bijkomende voorwaarden. – Nederlandse reizigers moeten een elektronische reistoestemming hebben. Deze kan worden aangevraagd op de website van ESTA (Electronic System for Travel Authorization). Uiteraard doe je dit zo vroeg mogelijk. De uiterste deadline is 72 uur voor vertrek. De goedkeuring is twee jaar geldig of tot de verloopdatum van het paspoort. – Alle reizigers moeten in het bezit zijn van een optisch leesbaar paspoort. Ga dus na of je manager zo’n paspoort heeft. – Als je manager de reis combineert met een gezinsuitje: baby’s en kinderen die meereizen moeten elk hun eigen paspoort hebben. Een bijschrijving op het paspoort van hun ouders is niet meer genoeg. – Bij het inchecken moet de volgende informatie opgegeven worden: • het land van domicilie; • het land van uitgifte van het paspoort; • de vervaldatum van het paspoort; • het (eerste) verblijfadres in de VS (huisnummer, straatnaam, plaats, staat, postcode).

34

regelen van de reis

Deze aanvullende informatie moet bij het inchecken opgegeven worden, waardoor de wachttijd langer wordt. Een reden temeer om te bekijken of je manager online kan inchecken, want dan kunnen die gegevens thuis opgegeven worden. Links https://esta.cbp.dhs.gov aanvragen van reistoestemming naar VS www.schiphol.nl informatie over reizen naar de VS klik op Op Schiphol → Check-in & controles → Reizen naar de VS Reconfirmeren (herbevestigen) Bij sommige maatschappijen moet men 24 tot 48 uur van tevoren de retourvlucht bevestigen. Controleer of dat bij de gekozen maatschappij ook het geval is. Geef je manager het telefoonnummer mee waarnaar gebeld moet worden om te reconfirmeren. Luchthavenbelasting Op sommige luchthavens moeten reizigers een bedrag betalen voordat ze kunnen vertrekken. Dit wordt wel airport tax of exit tax genoemd. Vaak is dit bedrag al in het ticket opgenomen, maar regelmatig moet dit bedrag ter plekke voldaan worden. Dit kan vaak met creditcard, maar soms alleen contant. Ga na hoe dit zit op de bestemming van je manager en breng hem of haar daarvan op de hoogte. Privium Als je manager regelmatig vliegt kan het zin hebben om hem of haar aan te melden bij Privium, het serviceprogramma van Schiphol. Wie lid is van Privium, geniet de volgende voordelen: – vooraan parkeren op de parkeerterreinen P1, P2 en P3; – met voorrang inchecken bij deelnemende luchtvaartmaatschappijen; – snelle grenspassage met de irisscan (niet meer langs de douane); – toegang tot de ClubLounge van Privium; – Airport Assistent Service (Schiphol vraagbaak); – korting bij Seal & Go (sealen van koffer), Check me in (automatische online check-in service) en Amatus (mobiel bellen). Het lidmaatschap kost rond de € 160 per jaar. Wil je manager alleen gebruik maken van de irisscan, dan kost dat rond de € 110 per jaar.

35


Tijdig inchecken De luchtvaartmaatschappijen maken er een gewoonte van om meer mensen op een vlucht te boeken dan er stoelen zijn. Ervaring heeft ze immers geleerd dat er altijd een percentage is dat niet komt opdagen. Maar je manager zal nu maar net op een vlucht geboekt zijn waarvoor zich meer mensen melden dan verwacht. Dan moeten er mensen omgeboekt worden naar een andere vlucht. Om te voorkomen dat dit ook je manager overkomt, kan die maar beter ruim op tijd aan de incheckbalie staan. (Als je manager thuis online ingecheckt heeft is er natuurlijk niets aan de hand. Maar wel moet de bagage op tijd afgegeven worden.) Vertraging, overboeking of annulering door de luchtvaartmaatschappij Helaas gaat het niet altijd van een leien dakje bij een vlucht. Er kunnen zich vertragingen voordoen en er kunnen zelfs vluchten geannuleerd worden. Luchtvaartmaatschappijen geven daarvoor bij voorkeur redenen die buiten hun schuld liggen, zoals stakingen en noodweer. Ze zullen zelden toegeven dat het vliegtuig voor reparatie aan de grond moet blijven. Er zijn namelijk internationale regels die voorschrijven dat reizigers een financiële vergoeding moeten krijgen voor het ongemak en de eventuele schade. Weinig reizigers weten van deze regels en de maatschappijen willen dat graag zo houden. Daarom staan die hieronder in het kort. – Bij overboeking kan een passagier vrijwillig of onvrijwillig afstand doen van zijn of haar stoel. In het eerste geval komen de maatschappij en passagier samen een tegemoetkoming overeen (bijvoorbeeld vervangende vlucht met upgrade naar hogere klasse, voucher voor extra reis). In het tweede geval moet de maatschappij alternatief vervoer aanbieden of het ticket terugbetalen, plus een financiële vergoeding geven. – Bij vertraging dient de maatschappij de reizigers te verzorgen, bijvoorbeeld door het aanbieden van maaltijden, drankjes en eventueel een hotelkamer. Ook kunnen reizigers zelfgemaakte kosten voor maaltijden terugclaimen. – Bij langdurige vertraging (meer dan 24 uur) hebben de reizigers daarnaast recht op financiële vergoeding. – Bij annulering moet de maatschappij alternatief vervoer aanbieden of het ticket terugbetalen. Als er buitengewone omstandigheden zijn, zoals stakingen, politieke instabiliteit, oorlog of epidemie, hoeft de maatschappij verder geen financiële vergoeding te geven. Als die omstandigheden er niet zijn, moet de maatschappij de passagiers een vergoeding geven die gerelateerd is aan de afstand die gevlogen zou worden.

36

regelen van de reis

Weigert de maatschappij zich te houden aan bovenstaande regels, dan kan je manager een officiële klacht indienen bij de maatschappij. Als deze klacht niet naar wens afgehandeld wordt, kan dit gemeld worden bij de Inspectie voor Verkeer en Waterstaat. Of je manager kan dit alles overlaten aan www.ticketclaim.nl of www.euclaim.nl. Zij regelen de claim (en eventueel klacht) bij de maatschappij tegen een provisie van 25% respectievelijk 27%. Daarentegen brengen ze niets in rekening als de claim niet gehonoreerd wordt. Per 1 juli 2009 is overigens de Geschillencommissie luchtvaart ingesteld. Het is nog niet helemaal duidelijk hoe effectief die is. De betreffende bedragen zijn als volgt. Vertraagde aankomst bij vervangende vlucht Als een passagier, door overboeking of annulering, via een andere vlucht met vertraging op de bestemming aankomt, is de vergoeding als volgt: vlucht van minder dan 1.500 kilometer en aankomst minder dan twee uur later dan de oorspronkelijke aankomsttijd

€ 125

vlucht van minder dan 1.500 kilometer en aankomst meer dan twee uur later dan de oorspronkelijke aankomsttijd

€ 250

vlucht van 1.500 tot 3.500 kilometer en aankomst minder dan drie uur later dan de oorspronkelijke aan- € 200 komsttijd vlucht van 1.500 tot 3.500 kilometer en aankomst meer dan drie uur later dan de oorspronkelijke aankomst- € 400 tijd vlucht van meer dan 3.500 kilometer en aankomst minder dan vier uur later dan de oorspronkelijke aan- € 300 komsttijd vlucht van meer dan 3.500 kilometer en aankomst meer dan vier uur later dan de oorspronkelijke aankomsttijd

€ 600

Vlucht geannuleerd Als een vlucht geannuleerd wordt en de passagier krijgt geen vervangende vlucht aangeboden, dan krijgt de passagier de ticketprijs terug plus een compensatiebedrag, dat als volgt bepaald wordt: vlucht van minder dan 1.500 kilometer

€ 250

vlucht van 1.500 tot 3.500 kilometer

€ 400

vlucht van meer dan 3.500 kilometer

€ 600

37


Vlucht vertraagd Als de vlucht meer dan 24 uur vertraagd is heeft een passagier recht op de volgende vergoeding: vlucht van minder dan 1.500 kilometer

€ 250

vlucht van 1.500 tot 3.500 kilometer

€ 400

vlucht van meer dan 3.500 kilometer

€ 600

Links www.ticketclaim.nl

bemiddeling bij het claimen van compensatie bij ernstige vertraging, omboeking en annulering; no cure no pay; provisie bij geslaagde claim 25% www.euclaim.nl bemiddeling bij het claimen van compensatie bij ernstige vertraging, omboeking en annulering; no cure no pay; provisie bij geslaagde claim 27% www.geschillencommis- voor informatie over geschillen met luchtvaartmaatsieluchtvaart.nl schappijen [email protected] klacht melden over afhandeling luchtvaartmaatschappij Privéjet huren Na alle mogelijke kommer en kwel van het reizen per lijnvlucht gelezen te hebben, vraag je je misschien af of dit niet anders kan. Was er ook niet melding gemaakt van reizen per privévliegtuig? Inderdaad is het ook mogelijk om als bedrijf een vliegtuig te huren. De voordelen liggen voor de hand, maar ze worden hier toch nog maar even genoemd: – Tijdsbesparing. Je manager hoeft niet twee tot drie uur van tevoren in te checken. De vertrektijd wordt door je bedrijf bepaald, niet door de luchtvaartmaatschappij. De vlucht is rechtstreeks, zonder tussenstops. Er kan uit meer vliegvelden gekozen worden waardoor de afstand tot vertrekpunt en bestemming korter is (bijvoorbeeld elf regionale vliegvelden in Nederland, tegenover Schiphol voor grote lijnmaatschappijen). De bagage-afhandeling is sneller. – Meer luxe. De vliegtuigen bieden meer beenruimte. Men kan maaltijden en drankjes net zo luxe maken als men zelf wil. De service van het cabinepersoneel is persoonlijker.

38

regelen van de reis

–

–

Efficiëntie. Door de privacy is het mogelijk aan boord te vergaderen. En doordat de vliegtijden gunstig zijn (je bedrijf bepaalt die immers) kan een hotelovernachting uitgespaard worden. Goedkoper. Bij grotere groepen is het goedkoper om een eigen vliegtuig te huren dan voor iedereen een lijnticket te kopen. Voorbeeld: vanaf zes mensen is een privévliegtuig goedkoper dan reizen in Business Class.

Er zijn diverse verhuurders op de markt die bij elkaar een grote verscheidenheid aan vliegtuigen bieden. Of je bedrijf nu met vijf of vijfhonderd mensen wil vliegen, het kan allemaal. Links www.jetrental.nl bemiddelt tussen klant en verhuurder www.firstclassaviation.nl heeft eigen vloot; biedt ook plaatsen aan op lege retourvluchten (empty legs) www.netjets.com heeft eigen vloot www.aerodynamics.nl heeft eigen vloot www.globalaviation.nl heeft eigen vloot www.airbusiness.nl heeft eigen vloot www.solid-airline.nl heeft eigen vloot

3.4 Lounges Niemand vindt het prettig om lang te moeten wachten tot de trein of het vliegtuig vertrekt. Een vakantieganger kan zich dan nog bezighouden met winkelen of een tijdschrift lezen. Een zakelijke reiziger wil die tijd echter nuttiger besteden, bijvoorbeeld door nog wat te werken op de laptop of telefoontjes te plegen. En dat natuurlijk in een rustige omgeving. Voor die reiziger zijn er de lounges. Alle belangrijke luchthavens hebben een of meer lounges beschikbaar, alsmede sommige treinstations. Treinstations In Nederland zijn er Hispeed Lounges in Amsterdam, Rotterdam, Breda en Schiphol. Men kan er ontspannen, een gratis drankje nemen, of rustig werken. Er is draadloos internet beschikbaar. Ook is er een pc met internet (niet gratis). Wie op de hoogte wil blijven van het laatste nieuws, kan aan de leestafel (internationale) kranten en tijdschriften inzien. Voor toegang tot de lounges heeft men het volgende nodig: 39


– – – –

een NS-Business Card, met geldig kaartje; of een eerste klas internationaal kaartje; of een eerste klas NS-abonnement of OV-jaarkaart; of een loyaliteitskaart van een Railteam-partner. Deze partners zijn DB Bahn, QBB, TGV, Eurostar, Hispeed, Thalys en SBB.

Houders van een van deze kaarten kunnen een introducé(e) meenemen. Dit is gratis of tegen betaling (€ 12,50 per twee uur), afhankelijk van het type kaart. In Amsterdam, Rotterdam en Schiphol kan men daarnaast ook vergaderruimte huren. Utrecht Centraal biedt momenteel een Hispeed Corner. Deze wordt een Hispeed Lounge na de verbouwing van het treinstation. Buiten Nederland zijn er lounges op de treinstations van onder andere BrusselZuid/Midi, Berlijn, Düsseldorf, Frankfurt, Keulen, Londen, Parijs (vier stations), Lyon, Innsbruck, Salzburg, Wenen enzovoort. Hier kan men terecht met de NSBusiness Card. Link www.nshispeed.nl locaties en toegangsvoorwaarden Hispeed lounges klik op Zakelijk → NS Hispeed Lounge Luchthavens Op internationale luchthavens hebben de grote luchtvaartmaatschappijen elk hun eigen lounge. Wie First Class of Business Class vliegt en/of een frequent flyer kaart heeft met voldoende gevlogen kilometers, heeft gratis toegang tot de lounge van zijn of haar luchtvaartmaatschappij of een andere maatschappij uit dezelfde alliantie. Hier kan de zakenreiziger tot rust komen, werken, iets eten of drinken, tv-kijken en internetten. Ook zijn er douches. Alle voorzieningen zijn gratis. Er zijn echter ook lounges die niet van een luchtvaartmaatschappij zijn. Daartoe kan men op verschillende manieren toegang krijgen. – Men kan tegen betaling een lounge-abonnement nemen. Daarmee heeft men toegang tot diverse lounges over de hele wereld. Priority Pass is de kaart die toegang geeft tot de meeste lounges. Met het duurste abonnement (circa € 400 per jaar) heeft men zonder bijkomende kosten toegang tot meer dan 600 lounges. Als men het goedkoopste abonnement neemt (circa € 100 40

regelen van de reis

–

–

per jaar) betaalt men per bezoek circa € 25. De kaarthouder kan, tegen betaling, één introducé(e) meenemen. Het bezoek hoeft niet van tevoren aangemeld worden. Daarnaast is het mogelijk om zonder abonnement lounges te boeken. Dit kan onder andere bij Lounge Pass. Men moet bij boeking het vluchtnummer opgeven en kan voor maximaal negen personen boeken. De kosten bedragen circa € 20 per persoon per drie uur. Dan zijn er de lounges die voor iedereen toegankelijk zijn, zonder abonnement of aanmelding vooraf. Hiertoe behoren de Plaza Premium Lounges, in onder andere Singapore, Hong Kong, Peking, Kuala Lumpur en Toronto. Voor circa € 15 kan men daar vijf uur verblijven, drankjes en lichte snacks gebruiken, douchen, internetten enzovoort.

Links www.prioritypass-nl.com toegang tot circa 600 vliegveldlounges; abonnement www.loungepass.com toegang tot circa 130 vliegveldlounges, max. verblijf drie uur; los boeken www.plaza-ppl.com toegang tot 9 vliegveldlounges, zonder abonnement of boeking

41


42

4 Regelen van het hotel


De reis is geregeld. Nu nog het onderkomen. Het is gebruikelijk om de te bezoeken relatie te vragen dit te doen. Deze weet beter de weg in zijn omgeving en heeft mogelijk prijsafspraken gemaakt met bepaalde hotels of ketens. Het laten regelen van het hotel heeft de volgende voordelen: de relatie weet waar je manager verblijft, hij zal daardoor sneller geneigd zijn ook vervoer van en naar hem toe te regelen en het hotel zal gunstig liggen ten opzichte van de locatie van de relatie. Er kunnen echter redenen zijn waarom je manager aan jou vraagt om het hotel te regelen. En ook komt het navolgende van pas als jou gevraagd wordt om voor een bezoekende relatie een hotel te reserveren. Er zijn veel mogelijkheden om een hotel te boeken. Maar ga eerst even na welke wensen je manager heeft. Op basis daarvan kun jij makkelijker een keuze maken voor een bepaald hotel. Echter, als je bedrijf prijsafspraken heeft met een bepaalde hotelketen (corporate rates), dan kies je daaruit het hotel. Mogelijke wensen van je manager kunnen de volgende onderdelen betreffen. Type hotel – onderdeel van een bepaalde keten; – zelfstandig hotel; – klein hotel; – groot hotel.

43


Ligging hotel – in/bij het centrum (CBD = Central Business District); – in/bij het uitgaansgebied; – in rustige buurt; – vlakbij de zakenrelatie; – makkelijk bereikbaar per auto, openbaar vervoer. Faciliteiten – pendeldienst van en naar vliegveld; – vergaderzalen; – ontspanningsmogelijkheden; – restaurant(s) en de kwaliteit daarvan; – rookvrije kamers; – draadloos internet; – roomservice; – nachtportier. Prijsklasse hotel – ga niet alleen af op het aantal sterren van het hotel. Een driesterrenhotel in Moskou kost net zoveel als een vijfsterrenhotel elders. Vraag hoeveel een kamer met ontbijt mag kosten per nacht. Verschillende wensen mannelijke en vrouwelijke zakenreizigers Onderzoek heeft uitgewezen dat er verschillen bestaan in de manier waarop mannen en vrouwen tegen een zakenreis aankijken. Mannen neigen er meer naar om snel de zaken af te handelen en weer huiswaarts te keren, vrouwen willen graag wat meer genieten van hun verblijf, pikken een cultureel bezoek mee en nemen misschien een vakantiedag op voor een langer verblijf. Mannen laten de keus van de reis en het hotel vaak afhangen van loyalty programs, waarbij upgrades te verdienen zijn. Vrouwen daarentegen laten vaak comfort, veiligheid en maatschappelijke betrokkenheid van de hotelketen de doorslag geven. De specifieke wensen van vrouwen, op een rijtje gezet, komen neer op: – persoonlijker benadering en minder neerbuigende behandeling in het hotel; – betere veiligheid in het hotel (meer verlichting in lounge en gangen, zichtbaar nachtpersoneel); – betere bedden; – meer spiegels, vergrotende spiegel in de badkamer; – gezondere maaltijden;

44

regelen van het hotel

– –

maatschappelijke betrokkenheid van de hotelketen: welke organisaties steunt die? milieubewustzijn van de hotelketen: hoe wordt omgegaan met waterbesparing?

Sommige hotels hebben de zakenvrouw ontdekt en hebben hun service aangepast. Zo stellen zij bijvoorbeeld make-up en designkleding beschikbaar aan zakenvrouwen die onverwacht voor een diner zijn uitgenodigd.

4.1 Reservering maken Je kunt rechtstreeks bij het hotel reserveren, maar let dan goed op. Hotels maken gebruik van rack rates, dat zijn hun officiële prijzen, die bij de receptie vermeld zijn. Bijna niemand betaalt echter die prijzen. Hotels geven korting als je via hun website reserveert, via een reisbureau of via een andere website. Die andere websites lopen sterk uiteen naar doelgroep en prijsstelling: – Sites die vluchten verkopen en daarnaast ook hotels en huurauto’s aanbieden. – Sites die van diverse hotels de beschikbaarheid en prijs opgeven (bijvoorbeeld www.reserveringen.net). – www.tripadvisor.com dat de gegevens van diverse sites combineert en vergelijkt. Daarnaast geven gebruikers hier hun mening over de hotels, zodat je op basis daarvan een keuze kunt maken. – Kortingssites, waar hotels kamers aanbieden die ze op korte termijn over hebben (bijvoorbeeld www.laterooms.com). Overigens kun je er ook op wat langere termijn boeken. Helaas bieden hotels op deze sites ook kamers aan tegen dezelfde prijs als op hun eigen website. De kortingen zijn dus niet altijd echt. Links www.booking.com hotel zoeken; hotelbeoordeling op schaal 1-10; boeken www.reserveringen.net hotel zoeken op basis van opgegeven voorkeuren; hotelbeoordeling op schaal 1-10; boeken www.expedia.com hotelbeoordeling op schaal 1-5; meningen van gebruikers lezen; boeken; laagste-prijsgarantie

45


www.tripadvisor.com

www.laterooms.com www.zoover.nl

hotel zoeken op basis van opgegeven voorkeuren; vergelijkt prijzen van diverse sites; hotelbeoordeling op schaal 1-5; meningen van gebruikers lezen; boeken kortingen voor restanten hotelkamers op korte termijn; ook langere termijn boeking mogelijk; boeken hotelbeoordeling op schaal 1-10; meningen van gebruikers lezen; links naar diverse boekingssites voor het gekozen hotel

4.2 Stopover-pakketten Een aantal luchtvaartmaatschappijen biedt een goede deal aan als passagiers een stopover maken in hun thuishaven. Die aanbieding bevat altijd een hotel tegen een gereduceerde prijs; daarnaast worden vaak ook excursies aangeboden, gratis of met korting. Het stopover-pakket van Singapore Airlines ziet er bijvoorbeeld als volgt uit: – korting op overnachting in drie-, vier- of vijfsterrenhotel; – 50% korting op maaltijden in het hotel; – transfer van vliegveld naar hotel en vice versa; – gratis ritten op de SIA Hop-on Bus; – gratis toegang tot zeven attracties, waaronder Jurong Bird Park, Sentosa Island Resort, Singapore River Cruises en Singapore Zoo; – korting in winkels, restaurants, bij sightseeing tours en attracties; – gratis prepaid simkaart. Als je manager toevallig in de thuishaven van een van deze luchtvaartmaatschappijen moet zijn is dit een goede optie. Hier staan enkele maatschappijen met een stopover-pakket en hun thuishavens. Singapore Airlines Malaysian Airlines Cathay Pacific Qatar Airways Emirates

Singapore Kuala Lumpur Hong Kong Doha Dubai

46


4.3 Bijzondere hotels Misschien wil je manager wel eens wat anders, of wil hij of zij een bijzondere locatie om de zakenrelatie te ontmoeten. Dan kun je een hotel boeken met een heel eigen karakter. Zo zijn er hotels die door beroemde designers zijn ingericht, die behoren tot het nationaal erfgoed of die een specifieke atmosfeer ademen. Links www.designhotels.com www.erfgoedlogies.nl

door designers ingerichte hotels over de hele wereld landelijke hotels in Nederland, Vlaanderen en Duitsland www.hotelsdecharme.nl bijzondere hotels in de Benelux, Frankrijk, Duitsland, Italië, Portugal en Spanje

4.4 Boeken, in- en uitchecktijd Online boeken heeft diverse voordelen. Je kunt een hotel zoeken op basis van ingegeven criteria, zoals het aantal kamers, de aanwezigheid van een restaurant, fitnessruimte, ligging in of buiten het centrum enzovoort. Je kunt de gunstigste prijs zoeken. Je kunt meteen de beschikbaarheid checken. En je kunt meteen de reservering vastleggen. Je hebt daarvoor wel een creditcard nodig. Soms moet je de kamer meteen betalen, maar vaker dient de creditcard alleen ter verificatie en hoeft je manager pas ter plekke te betalen. Elk hotel heeft zo zijn eigen regels met betrekking tot inchecken uitchecktijd. Vaak kan men om 14.00 uur inchecken en moet men om 10.00 uur uitchecken. Kijk of die tijden overeenkomen met de wensen van je manager. Neem eventueel contact op met het hotel om te overleggen over een afwijking van die tijden. Als het hotel niet vol is kan vaak eerder ingecheckt en later uitgecheckt worden. Soms wordt voor later uitchecken een bedrag in rekening gebracht. Bij de meeste hotels, zeker vier sterren en meer, kan men de bagage tijdelijk laten opslaan. Als je manager later dan 18.00 uur arriveert, moet je dit meedelen aan het hotel. Anders denken ze dat hij of zij helemaal niet meer komt en geven ze de kamer aan een ander. Soms is het voldoende om af te spreken dat ze de kamer vasthouden tot bijvoorbeeld 22.00 uur, soms moet de kamer dan van tevoren betaald worden. In het laatste geval weet je in ieder geval zeker dat de kamer beschikbaar is voor je manager. 47


Tip Zakenhotels berekenen door de week hogere prijzen dan in het weekend. Bij toeristenhotels is dat juist andersom. Je kunt daar rekening mee houden als je naar de beste prijskwaliteitverhouding zoekt.

48


49

5

Paspoort, visum, vaccinaties en vergunningen


5.1

Paspoort of identiteitskaart

In Nederland (en veel andere landen) moet men zich altijd kunnen identificeren. Dat kan met een paspoort. Binnen de EU en een aantal andere Europese landen kan daarvoor ook de identiteitskaart gebruikt worden. Ook voor reizen naar deze landen kan men de identiteitskaart gebruiken. Voor andere landen heeft men echter een geldig paspoort nodig (dat doorgaans nog drie of zes maanden geldig moet zijn nadat men het land weer verlaten heeft). Het is maar het beste dat je manager altijd een paspoort gebruikt, dan doen zich geen onaangename verrassingen voor aan de grens. Mensen die veel reizen naar landen waarvoor een visum vereist is kunnen een zakenpaspoort aanvragen. Men hoeft daarvoor overigens geen zakenreiziger te zijn, ook vakantiereizigers kunnen een zakenpaspoort aanvragen. Zo’n paspoort bevat meer bladzijden, voor alle benodigde visa. Sommige landen weigeren nog wel eens de toegang aan iemand die uit een voor hen vijandig land komt. Wie een stempel van Israël in zijn paspoort heeft en vervolgens Syrië in wil, zal geweigerd worden. Hetzelfde probleem speelde tussen de VS en Cuba. Om dergelijke problemen te voorkomen, kan men een tweede paspoort aanvragen.

51


5.2 Visum Nederland heeft met veel landen een overeenkomst gesloten, waardoor Nederlanders geen visum hoeven aan te vragen. Voor de overige landen moeten Nederlanders een visum hebben. Een visum is simpelweg toestemming om een bepaald land binnen te gaan. Er zijn verschillende soorten visums, waaronder: – toeristenvisum, voor vakantiegangers; – zakelijk visum, voor zakenlieden; – studievisum, voor mensen die komen studeren; – transitvisum, voor mensen die op doorreis naar een ander land zijn; – Schengenvisum: één visum voor alle landen die onder het Schengenverdrag vallen. Een visum wordt afgegeven door het te bezoeken land, in tegenstelling tot een paspoort dat wordt afgegeven door het eigen land. Elk land bepaalt zelf hoe het visum aangevraagd moet worden. Bij sommige landen krijgen reizigers een toeristenvisum als ze al geland zijn op de luchthaven. Bij de meeste landen moet het visum aangevraagd worden voor de aanvang van de reis. Doorgaans moeten dan een of meer formulieren ingevuld worden, het paspoort moet bijgesloten worden en dit alles moet op de ambassade of het consulaat worden ingeleverd. Na enige tijd kan men dan het paspoort met een stempel of inlegvel weer ophalen. Op dit moment is Australië het enige land waarvoor men online een elektronisch visum kan aanvragen. Bij aankomst kan de douane in de computer zien dat er een visum is afgegeven. Als het om een zakenvisum gaat, willen sommige landen meer informatie hebben: om wat voor zaken gaat het, wie wil de zakenreiziger bezoeken? Soms moet de zakenreiziger uitgenodigd worden door het te bezoeken bedrijf en daarvan een brief kunnen tonen. Bij zakenreizen vragen veel ambassades om een garantiebrief van het bedrijf. Daarin staat dat de reis voor rekening en risico van het bedrijf is, en dat het bedrijf betaling van alle kosten garandeert. Verderop staan twee voorbeelden van een garantiebrief. Vaak wil een land dat een paspoort nog enige tijd geldig is na het voorgenomen vertrek uit het land. Dat kan drie of zes maanden zijn. Let dus goed op de geldig-

52

p a s p o o r t, v i s u m , v a c c i n a t i e s e n v e r g u n n i n g e n

heidsduur van het paspoort en laat je manager desnoods een nieuw paspoort aanvragen. De meeste visums laten maar één inreis toe. Als je manager in korte tijd meerdere keren in een bepaald land moet zijn kun je beter een multiple entry-visum aanvragen. Hiermee kan je manager binnen de geldigheidsduur van het visum verschillende malen het land in- en uitreizen. Mocht je manager vaak verschillende visums nodig hebben of veel op reis gaan, dan kan het nuttig zijn dat hij of zij twee paspoorten heeft. Dan kunnen twee visums tegelijkertijd aangevraagd worden, of je manager kan alvast op het ene paspoort reizen terwijl met het tweede paspoort een visumaanvraag verwerkt worden. Visum aanvragen – Zoek uit, bijvoorbeeld via www.visumdienst.nl of je manager voor het te bezoeken land een visum nodig heeft. – Indien ja, ga dan na hoe dit visum aangevraagd moet worden. Kun je volstaan met het opsturen van formulieren en paspoort? Of moet het door je manager persoonlijk op de ambassade aangevraagd worden (dit is uitzonderlijk)? – Download de benodigde formulieren of laat ze opsturen door de ambassade. Laat ze invullen door je manager. – Lees alle voorwaarden goed door en controleer ze. Is de geldigheidsduur van het paspoort toereikend? Bevat het paspoort twee lege pagina’s naast elkaar (voor sommige landen een vereiste)? – Soms is vaccinatie verplicht (bijvoorbeeld gele koorts). Dan moet je manager eerst de vaccinatie gehaald hebben, voordat het visum aangevraagd kan worden. – Zorg dat alle benodigde documenten aanwezig zijn (pasfoto’s, kopieën van garantie- en/of uitnodigingsbrief, vaccinatiepaspoort, retourticket of boekingsbewijs enzovoort). – Stuur geen originelen mee, tenzij daar nadrukkelijk om gevraagd wordt. Maak dan altijd eerst een kopie voor jezelf. – Stuur dit alles per aangetekende post of, desgewenst, per koerier op. – Let goed op de gegeven termijnen: hoelang duurt het voordat het visum afgegeven wordt? De geldigheidsduur van het visum gaat pas in op het moment dat het land betreden wordt. Je kunt dus al een tijdje van tevoren beginnen met het aanvragen.

53


Voorbeeld van een Engelse garantiebrief (van www.visumdienst.nl) Embassy of .................. Consular Section Dear Sirs, This is to certify the proper behaviour of Mr / Mrs ................, ................ (beroep), employed by our company, who is required to travel to your country for business reasons. The nature of his / her visit is to ................... (reden reis). Mr / Mrs ................. is scheduled to leave on .................. for a stay of ................. . We take full responsibility for all expenses involved with and resulting from Mr / Mrs .................’s travelling in your country. We will provide him / her with a return ticket. Please issue the appropriate visa. Yours faithfully, Ambassade de ................. Section Consulaire Messieurs, Nous vous prions de bien vouloir accorder un visa d’entrée en votre pays en faveur de notre employé / employée .................. (naam), .................. (beroep), pour une visite d’affaires. La nature de sa visite sera de .............................. (reden reis). Son séjour durera environ ...................... (verblijfsduur), et son départ vers votre pays est prévu pour le .................... (vertrekdatum). Nous nous engageons de payer tous les frais de déplacement et de séjour. Nous lui fournirons d’un billet d’avion aller-retour. Avec nos remerciements nous vous prions de croire, Messieurs, à l’expression de notre haute considération.

Je hebt nu al een paar keer de naam Visumdienst voorbij zien komen. Dit is een bedrijf dat visums regelt, tegen betaling (bovenop de prijs van het visum zelf). Zeker als je manager visums van verschillende landen nodig heeft, is het het overwegen waard om dit uit te besteden. De Visumdienst (of een ander soortgelijk bedrijf) coördineert dan de aanvragen en houdt in de gaten welke visums meer tijd vergen dan andere.

54


Links http://visumdienst.nl www.visumwinkel.nl www.visum.nl www.pelita.nl

5.3

aanvragen van visums; actuele informatie per land aanvragen van visums; actuele informatie per land aanvragen van visums; actuele informatie per land aanvragen van visums voor Indonesië

Vaccinaties

Het is belangrijk te weten wat de gezondheidsrisico’s in een land zijn. Aangezien deze regelmatig veranderen moet je de meest actuele informatie zien te achterhalen. Dit kan onder andere bij de GGD’s en het Havenziekenhuis in Rotterdam. Ook kun je informatie vinden op de website van het Landelijk Coördinatiecentrum Reizigersadvisering, www.lcr.nl. Veel landen stellen vaccinatie tegen gele koorts verplicht. Daarnaast wordt reizigers sterk aanbevolen om zich te laten inenten tegen hepatitis A, buiktyfus en DTP (difterie, tetanus en polio). Sommige entingen moeten regelmatig herhaald worden voor een blijvende bescherming, andere entingen blijven 10 tot 25 jaar werkzaam. Ook dit verandert regelmatig, aangezien er steeds nieuwe entstoffen op de markt komen. Ga dit dus na voor je manager. In landen met malaria wordt sterk aanbevolen om uit voorzorg pillen mee te nemen. Welke pillen dat moeten zijn hangt af van het type malaria. Malariaparasieten worden op den duur resistent tegen bepaalde medicijnen en moeten met weer andere medicijnen bestreden worden. Actuele informatie is dus hoogst belangrijk. De pillen die vorig jaar werkten in een bepaald gebied, kunnen inmiddels hun werking verloren hebben. Malaria wordt overgebracht door muskieten. Ook dengue of knokkelkoorts wordt door muskieten overgebracht. Op dit moment is daartegen geen vaccinatie mogelijk. Aangezien dengue vaak op dezelfde plaatsen voorkomt als malaria is het belangrijk om muggenbeten te voorkomen. Dit kan door het dragen van lichtgekleurde kleding die armen en benen bedekt en het smeren met antimuggenmiddel, bij voorkeur met het bestanddeel DEET. Zwangere vrouwen Zwangere vrouwen moeten altijd overleggen met de arts over de beste profylaxe (middelen uit voorzorg). Vaccinaties tegen hepatitis A en buiktyfus worden als 55


veilig beschouwd. Maar als het om antimalariamiddelen gaat, zowel tabletten als smeermiddelen met DEET, moet met de arts overlegd worden, evenals bij vaccinaties tegen gele koorts en capsules tegen buiktyfus. Daarnaast kunnen voor een bepaald land nog andere vaccinaties aanbevolen worden, bijvoorbeeld tegen rabiës (hondsdolheid) en meningitis (hersenvliesontsteking). Raadpleeg hierover altijd de arts. Informatie is ook te vinden op www.lcr.nl. Links www.ggd.nl

actuele informatie over en verstrekking van vereiste/gewenste vaccinaties en pillen; locatie dichtstbijzijnde vestiging www.travelclinic.nl actuele informatie over en verstrekking van vereiste/gewenste vaccinaties en pillen www.lcr.nl informatie per land over vereiste/gewenste vaccinaties en pillen

5.4 Vergunningen Het is mogelijk dat je manager monsters wil meenemen om te tonen aan de zakenrelatie. Of andersom, dat de zakenrelatie monsters meegeeft om hier in Nederland aan anderen te tonen. Vaak zijn de monsters zonder waarde; over enkele ballpoints zal de douane niet moeilijk doen. Maar een prototype van een nieuwe smartphone of designerkleding kan op problemen stuiten. Deze voorwerpen zijn geld waard. Het is mogelijk dat de douane uitvoer- of invoerheffingen oplegt. Dit is echter het minste probleem, het gaat immers alleen maar om mogelijke kosten. Een belangrijker kwestie zijn voorwerpen die verboden zijn. Zo zijn producten van zeehondenbont in Canada toegestaan, maar in Nederland verboden. Ze mogen hier dus ook niet ingevoerd worden. Ook voorwerpen waarin maar een klein deel zeehondenbont is verwerkt zijn verboden. Als je manager zich hiermee aan de grens van Nederland vertoont worden de voorwerpen inbeslaggenomen. En als de douane vermoedt dat je manager de voorwerpen opzettelijk tegen de regels in wilde invoeren wordt er ook nog eens een boete opgelegd. Als het zakelijk gezien nodig is om voorwerpen met zeehondenbont in te voeren moet daarvoor een vergunning aangevraagd worden. Dan moet Canada eerst een vergunning afgeven, waarna Nederland een invoervergunning zal afgeven. Andersom is het ook mogelijk dat je manager een vergunning nodig heeft 56


om iets in het andere land in te voeren. Of is een uitvoervergunning vereist, bijvoorbeeld als je manager uit Egypte een archeologisch waardevol voorwerp wil meenemen. Van sommige voorwerpen is het duidelijk dat de douane daar problemen mee heeft. Diverse soorten wapens, zoals vuurwapens of slag- en steekwapens, worden niet zonder meer toegelaten. Ook gevaarlijke stoffen, zoals gassen, of biologisch materiaal zoals virussen, komen niet zomaar de grens over. Als je manager dus iets meeneemt wat niet alledaags is, ga dan na of dat zonder problemen in- of uitgevoerd kan worden. Zo af en toe steekt een besmettelijke ziekte de kop op. Dit kan zowel mensenals dierenziekten betreffen, zoals een gevaarlijk type griep of mond-en-klauwzeer. Mensen die in een besmet gebied zijn geweest kan de toegang tot een land worden geweigerd of ze kunnen in quarantaine geplaatst worden. Verklaring van oorsprong In sommige gevallen is het niet de aard van de voorwerpen die problemen veroorzaakt maar de oorsprong. Zo wil men in Arabische landen geen voorwerpen hebben die van Israëlische makelij zijn. Om duidelijk te maken dat een product niet uit een ‘vijandig’ land komt kun je bij de douane een verklaring van oorsprong aanvragen. Hier gaat uiteraard tijd in zitten, dus begin daar tijdig mee. Links www.douane.nl informatie over in- en uitvoer van goederen www.douaneadvies.nl bemiddeling en advies over kwesties met betrekking tot in- en uitvoer van goederen Valutabepalingen Voor een zakenreis kan je manager normaal gesproken volstaan met een of meer creditcards en eventueel een pinpas. Daarmee kan geld worden opgenomen bij geldautomaten of banken. Mocht het nodig zijn om veel contant geld mee te nemen, ga dan na hoe het zit met de bepalingen van het betreffende land. Veel landen leggen beperkingen op aan de hoeveelheid geld die men mag in- of uitvoeren. Voor elk land verschillen de bedragen; bovendien kan de regelgeving hierover veranderen. Zoek dus de meest actuele informatie op. Dit kan onder andere in het naslagwerk Nederland over de grens, onder redactie van Dick Jansen. Hiervan verschijnt elk jaar een update. Toch is het goed om de informatie nog

57


eens online te checken. Digitale informatie is immers makkelijker aan te passen dan tekst in een gedrukt medium. Naslagwerk Nederland over de grens. Zakboek voor informatie per land over visumvereisten, zakendoen in het buitenland vergunningen, valutabepalingen enzovoort. Medicijnen Als je manager medicijnen meeneemt, laat hij of zij dan ook de recepten daarvan meenemen. Dat dient twee doelen: je manager kan bij de douane aantonen dat de medicijnen door de arts zijn voorgeschreven en bij verlies kunnen nieuwe medicijnen gehaald worden. Mocht je manager ook injectiespuiten met naalden meenemen, bijvoorbeeld wegens suikerziekte of zorg over de veiligheid van de gezondheidszorg in een land, dan is het aan te bevelen dat daar een doktersverklaring bij zit. Anders kan de douane denken dat je manager aan de drugs is.

58

6 Zakelijke reis- en annuleringsverzekering


6.1 Zakelijke reisverzekering Een zakelijke reisverzekering is absoluut aan te raden. Deze dekt meer dan een persoonlijke reisverzekering. Om maar een paar dingen te noemen: – een zakelijke reisverzekering kan voor het hele bedrijf afgesloten worden; – de dekking geldt ook voor een meereizende assistent(e); – bij een calamiteit wordt de overkomst van een zaakwaarnemer uit Nederland gedekt; – schade aan en verlies van computer en digitaal opgeslagen gegevens worden gedekt; – de verzekering biedt dekking voor rechtsbijstand, niet alleen voor verkeerszaken, maar ook voor strafzaken, verhaal van schade en contractuele kwesties; – de verzekering dekt alle reizen, ook vakantiereizen; partner en kinderen van de verzekerde zijn meeverzekerd. De verzekering bestaat uit verschillende modules, bijvoorbeeld voor rechtsbijstand en zaakwaarnemer. Op deze manier kan je bedrijf een verzekering op maat samenstellen. Een aanrader is om rechtsbijstand mee te verzekeren. Juist op een zakenreis is tijd geld en wil je manager geen tijd kwijt zijn aan geschillen. En er gaat niet alleen veel tijd, maar ook veel energie zitten in geschillen, vooral als je manager de taal van het land niet (goed) spreekt. Laat het oplossen van geschillen maar liever aan de verzekeraar over.

59


Verder dekt een zakelijke reisverzekering alles wat een gewone reisverzekering ook dekt, zoals: – ziektekosten; – repatriëringskosten; – bagage; – vervangend vervoer (indien meeverzekerd).

6.2 Zakelijke annuleringsverzekering Tevens is het aan te raden om een annuleringsverzekering af te sluiten, die ook dekking biedt wanneer de reis niet kan doorgaan door ziekte van een collega. Dit kan een meereizende collega zijn, maar ook iemand op kantoor wiens afwezigheid opgevangen moet worden.

6.3 Verzekering op creditcard Bij veel creditcards wordt een beperkte verzekering aangeboden. Soms is dat alleen bij de duurdere variant. De meeste creditcards verzekeren verlies of diefstal van met de kaart gekochte goederen. Daarnaast kan er ook een beperkte ongevallenverzekering aan de kaart verbonden zijn. Deze verzekeringen zijn geen vervanging van een reisverzekering. De dekking is geringer en de voorwaarden kunnen beperkter zijn. De vergelijkingssite Independer peilt doorlopend de meningen van gebruikers van diverse diensten. Jaarlijks wordt de Monitor Reisverzekeringen op de site gepubliceerd, waarin verzekeraars met elkaar vergeleken worden. Unigarant, Centraal Beheer Achmea en FBTO staan aan de top als het gaat om schadeafhandeling en service.

6.4 Gegevens van verzekeringen, creditcards enzovoort Mocht je manager bestolen worden, dan is het belangrijk dat creditcards direct geblokkeerd worden en de verzekering op de hoogte wordt gesteld. Ook dient aangifte gedaan te worden bij de politie, omdat anders de verzekering niet uitkeert. Je manager moet beschikken over de noodnummers van de bank(en) en verzekeringsmaatschappij(en). Eén manier waarop dat kan, is om die gegevens en 60

zakelijke reis- en annuleringsverzekering

kopieën van paspoort, rijbewijs, visum enzovoort in de handbagage mee te nemen. Alleen biedt dat geen soelaas als de bagage kwijtraakt of gestolen wordt. Er zijn echter nog andere manieren om die gegevens beschikbaar te maken: – je manager kan ze bij jou achterlaten; – je manager kan ze in een online kluis bewaren, bijvoorbeeld van de eigen bank of die van het bedrijf; – je manager kan de gegevens in een bestand zetten en naar zichzelf mailen, zodat het via de webmail beschikbaar is; – je manager kan alle drie de bovenstaande dingen doen. Links www.unigarant.nl verzekeringsmaatschappij; via tussenpersoon www.centraalbeheer.nl verzekeringsmaatschappij; zelf direct verzekering afsluiten www.fbto.nl verzekeringsmaatschappij; via tussenpersoon www.independer.nl vergelijkingssite van diverse diensten

61


62

7

Mee te nemen documenten


Het succes van een zakenreis valt en staat met een goede voorbereiding. Daartoe hoort ook het selecteren en verzamelen van de benodigde documenten. Deze documenten vallen in verschillende soorten uiteen: – documenten die je manager nodig heeft om zich voor te bereiden; – documenten met gegevens die specifiek voor de zakenrelatie bedoeld zijn; – documenten met algemene informatie over je bedrijf, bijvoorbeeld brochures; – documenten met achtergrondinformatie, bijvoorbeeld branche-informatie in Nederland; – informatie over de bestemming. Met name de eerste twee soort documenten kunnen vertrouwelijke informatie bevatten. Overleg dus met je manager hoe deze documenten meegenomen gaan worden: uitsluitend digitaal (op USB-stick of in de laptop), uitgeprint, of beide. Als je de documenten print, berg ze dan op in een ondoorzichtige envelop of folder, zodat ze niet te lezen zijn. Dit lijkt vanzelfsprekend, maar nog niet zo lang geleden heeft een politiechef in Groot-Brittannië ontslag genomen omdat hij gefotografeerd werd met onafgedekte geheime documenten. Op de foto was de geheime informatie goed te lezen. Wordt de informatie digitaal meegenomen, zorg dan voor beveiliging met een wachtwoord. Zie hiervoor ook hoofdstuk 11, over veiligheid op reis. Overleg ook of het misschien nodig is om documenten voor de relatie te laten vertalen. Wees dan ook alert op mogelijke taalpolitieke kwesties. Zo liggen in

63


bijvoorbeeld België en India taalkwesties gevoelig. In België worden drie officiële taalzones onderscheiden: Vlaanderen, waar men Nederlands spreekt. Wallonië, waar men Frans spreekt en Brussel, dat tweetalig is. Voor een relatie in Wallonië moeten de documenten dus in het Frans vertaald worden. Bij de relatie in Brussel moet men goed informeren of deze in het Frans of Nederlands aangesproken wil worden. In India, waar enorm veel talen en dialecten gesproken worden, is officieel het Hindi de algemene landstaal. Maar in de zuidelijke staat Tamil Nadu heeft men, bij contact met niet-Tamils, een duidelijke voorkeur voor het Engels. Belangrijke documenten, of ze nu digitaal meegenomen worden of op papier, moeten altijd mee in de handbagage. Informatie over de bestemming Natuurlijk heeft je manager al informatie verworven over het te bezoeken bedrijf en de manier waarop men in het land zaken doet. Maar wellicht stelt je manager ook informatie over de bestemming op prijs, zoals: – stadsplattegrond; – informatie over openbaar vervoer; – aanbevolen restaurants; – plaatselijke specialiteiten; – bezienswaardigheden; – informatie over het hotel (locatie, faciliteiten). De meeste van deze informatie is te vinden op de website van het toeristenbureau van het betreffende land. Daarnaast kun je ook reisgidsen raadplegen.

64

8 Relatiegeschenken


Het contact met een buitenlandse relatie kan net iets soepeler lopen met een goed gekozen relatiegeschenk. Wat een goed relatiegeschenk inhoudt hangt erg af van het land dat bezocht wordt en de fase waarin de relatie verkeert. In sommige landen verwacht men bij het eerste contact geen geschenk. Een te duur geschenk kan de indruk wekken van een poging tot omkoping. Voorts hoeft je manager in Frankrijk niet aan te komen met een fles wijn. De Fransen hebben hun eigen adresjes voor een goede fles wijn en buitenlandse wijn wordt niet op prijs gesteld. Daarentegen is een Nederlandse specialiteit zoals jenever er wel een schot in de roos. Over het algemeen doen typisch Hollandse producten het goed: te denken valt aan Delfts blauw en afbeeldingen van Hollandse meesters. Ook bedrijfssouvenirs met het bedrijfslogo erop worden op prijs gesteld, bijvoorbeeld een luxe pennenset met jullie bedrijfslogo. Het is van belang om de etiquette van het land in het oog te houden. In ZuidKorea en Japan pakt men bijvoorbeeld nooit de cadeaus in het bijzijn van de gever uit. Sterker nog, in Japan worden cadeaus vaak onuitgepakt doorgegeven. Het geven van cadeaus is daar een hele wetenschap, waarbij vooral de status van gever en ontvanger telt. Als je manager op safe wil spelen, kan hij of zij in een warenhuis zich laten bijstaan in het kopen van een cadeau. Het wordt dan ook meteen correct ingepakt. In veel landen in het Verre Oosten is de verpakking van zeer groot belang.

65


In islamitische landen geeft men uiteraard geen drank. In Rusland en Polen, daarentegen, wordt sterke drank zeer op prijs gesteld. Laat je manager voorzichtig zijn met het meenemen van bloembollen. Deze zijn weliswaar typisch Nederlands, maar in veel landen is de invoer van plantmateriaal streng verboden. Bloembollen, zaden en dergelijke mogen daar alleen ingevoerd worden als ze voorzien zijn van een fytosanitair certificaat; daarmee is gegarandeerd dat het plantmateriaal vrij is van schadelijke organismen (schimmels, virussen, bacteriën). Op Schiphol worden bij sommige winkels bloembollen met zo’n certificaat verkocht. Elders zullen ze moeilijker te vinden zijn. Naslagwerk Nederland over de grens. Zakboek voor informatie per land over de etiquette met zakendoen in het buitenland betrekking tot relatiegeschenken Links www.presentsathome.nl www.souvenirs33.com www.royaldelft.com

relatiegeschenken met een Hollands tintje souvenirs met een Hollands tintje fabrikant van het originele Delfts blauw; diverse voorwerpen; men kan zelf een bord ontwerpen en met eigen logo laten bedrukken artikelen met afbeeldingen van Van Gogh-werken

www.vangoghmuseumshop.com www.rijksmuseum.nl/webwin- artikelen met afbeeldingen van Hollandse kel meesters

66

9 Opbouw reisprogramma


Als je manager alleen maar naar Engeland of Duitsland hoeft te gaan is je enige zorg bij het opstellen van een reisschema dat er voldoende ruimte in de reistijd zit om vertragingen op te vangen. Gaat de reis verder weg en komt je manager in een heel andere tijdzone terecht, dan moet je rekening houden met jetlag. De ene persoon is daar gevoeliger voor dan de andere. Ook hebben mensen die naar het oosten reizen vaak meer last van jetlag dan mensen die westwaarts gaan. Dit kan zich uiten in grotere emotionaliteit, concentratieverlies, slechter geheugen, desoriëntatie, irritatie en agressie. Om een goed passend reisschema op te stellen, heb je de volgende informatie nodig: – dag, tijd en plaats van de zakelijke bijeenkomst(en); – benodigde reistijd op de heenweg; – inchecktijd hotel, kan je manager meteen inchecken? – benodigde hersteltijd na aankomst (bijvoorbeeld naar Verre Oosten: minstens twee dagen); – contact met de zakenrelatie, vergadering of gezamenlijk bezoek fabriek of iets dergelijks; – representatie, wil je manager de relatie in een restaurant onthalen? – ontspanning, wil je manager wat couleur locale opsnuiven? – tijdstip waarop manager terug in Nederland dient te zijn of tijdstip waarop manager uiterlijk wil vertrekken uit het land; – benodigde reistijd op de terugweg.

67


Neem overstaptijden niet te krap. Stel dat je manager naar Hongkong moet en je kunt kiezen uit verschillende vluchten, een met een overstaptijd van dertig minuten en een met een overstaptijd van vijf uur. Dan is die van vijf uur te verkiezen, want een vertraging van dertig minuten is zo opgelopen. En zelfs als je manager met flink rennen het vervolgvliegtuig weet te halen, dan geldt dat niet altijd voor de bagage. Kies de locatie van het hotel met zorg. Als je manager na tien uur vliegen eindelijk in de shuttle naar het hotel stapt heeft hij of zij geen zin om nog twee uur in de ochtendspits te zitten. Lijkt dit te gaan gebeuren, dan kies je ofwel een vlucht met een andere aankomsttijd, ofwel een beter bereikbaar hotel, eventueel alleen voor de eerste nacht.

9.1 Jetlag tegengaan Er wordt steeds meer onderzoek gedaan naar de oorzaak van jetlag en manieren om die zoveel mogelijk tegen te gaan. Jetlag ontstaat doordat de biologische klok ontregeld wordt. Die klok richt zich op het daglicht en het voedingspatroon. Hiermee kunnen we dus proberen de interne klok zo snel mogelijk op de plaatselijke tijd te zetten. Dit is wat je manager het beste kan doen. – Enkele dagen voor een verre vliegreis het slaap-waakritme aanpassen. Wie bijvoorbeeld naar Japan (oostwaarts) reist, gaat vier dagen voor de reis telkens een half uur eerder naar bed en staat een half uur eerder op. Wie naar de VS (westwaarts) reist, gaat juist steeds later naar bed en staat later op dan normaal. Dit verkleint het tijdsverschil en de benodigde hersteltijd. – Goed uitgerust aan de reis beginnen. – Voor vertrek het horloge op de tijd van de bestemming zetten. – In het vliegtuig geen alcohol en koffie, maar water of vruchtensap drinken. De lucht in het vliegtuig droogt mensen uit en alcohol verergert dit. De cafeïne in koffie heeft op grote hoogte een sterker effect op het lichaam. Door dit alles wordt de benodigde hersteltijd langer. – Lichte maaltijden eten. – Regelmatig bewegen, bij voorkeur door de stoel te verlaten en oefeningen te doen. Dit is overigens ook belangrijk voor het voorkómen van trombose; het risico daarop neemt toe met de lengte van de vlucht. Luchtvaartmaatschappijen zetten in hun in-flight magazine nu vaak een aantal oefeningen 68

opbouw reisprogramma

–

–

die in de vliegtuigstoel gedaan kunnen worden. Je kunt ze ook op internet vinden, op de websites van luchtvaartmaatschappijen of vliegvelden (bijvoorbeeld Schiphol). Geen slaapmiddelen of melatonine gebruiken, maar oordoppen en een slaapmasker meenemen. Slaapmiddelen kunnen tot de vorming van bloedklonters leiden. Melatonine moet op de juiste manier gebruikt worden. Indien verkeerd gebruikt kan het lichaam nog verder ontregeld raken. Voldoende hersteltijd nemen na aankomst. Men rekent hiervoor doorgaans een dag per uur tijdsverschil. Dit is echter niet altijd haalbaar. Plan bij een verre reis oostwaarts bij voorkeur minstens twee dagen rust in voor de zakelijke afspraak.

Links www.schiphol.nl

www.jetlagprevention.com

www.britishairways.com

www.sportsandtechnology.com/contrib/documents/BrochureJetlagSOLGSSTFINAL.pdf

oefeningen voor in de vliegtuigstoel klik op Reisbureau, → Praktische reisinformatie → Tijdens de reis → Fit in het vliegtuig tips om jetlag te voorkomen of bekorten, toegesneden op het ingegeven vluchtschema; oefeningen voor in de vliegtuigstoel tips om jetlag tegen te gaan; jetlag calculator klik op Information → On board → Health and wellbeing brochure Naar Beijing zonder jetlag, opgesteld voor onze Olympische sporters

69


70

10 Tips om goedgekleed aan te komen


Je manager heeft een lange reis achter de rug. Gelukkig laat het reisprogramma voldoende ruimte om bij te komen van de reis en je manager kan uitgerust aan de vergadertafel. Maar heeft de kleding van je manager de reis ook zonder kleerscheuren doorstaan? Het gezegde is bekend: ‘Je krijgt geen tweede kans om een eerste indruk te maken’, oftewel: ‘de eerste klap is een daalder waard’. Nederlandse zakenlieden staan er niet om bekend dat ze zich met zorg kleden. Integendeel, wij hebben in het buitenland een slechte reputatie op dat gebied. Wij mogen dan zelf kleding niet zo belangrijk vinden, voor buitenlanders getuigt een goedkoop, slechtzittend of gekreukeld (mantel)pak niet alleen van slechte smaak, maar ook van slechte manieren. De Nederlander draagt er immers mee uit dat hij of zij de zakenrelatie niet belangrijk genoeg vindt om zich er goed voor te kleden. Men vat dit op als een gebrek aan respect. Een slechte binnenkomer dus. Dat men een lange vliegreis achter de rug heeft is misschien een verklaring, maar geen excuus voor gekreukelde kleding. Hier volgen enige tips voor je manager. Kledingtips voor de manager: – Zorg voor goed passende kleding. Niet alleen zit en staat dat beter, ook kreukt dit minder.

71


–

– – –

–

–

– –

– –

Kies kreukarme stof. Linnen en katoen kreuken snel, wol minder. Een goed alternatief is een mengsel van katoen en polyamide; dit is niet zweterig en kreukt niet snel. Kies donkere kleuren of kleding met een patroon. Daarop zijn vlekken minder snel te zien. Neem vochtige doekjes mee, voor onvoorziene ongelukjes. Let er wel op dat het niet de soort is die met olie is geïmpregneerd. Stop geen voorwerpen in de zakken. Zorg voor zoveel mogelijk opbergruimte in de handbagage. Het is handig om aparte vakken te hebben voor tijdschriften, metalen voorwerpen als sleutels en taxfree aankopen. Houd de portefeuille of portemonnee met legitimatie en creditcard op een toegankelijke plek. Neem samen met uw (mantel)pak een douche. U staat onder de douchestraal, uw pak profiteert aan een hangertje van de vrijkomende stoom (maar niet nat laten worden!). Laat het pak daarna wel goed uitwasemen, anders creëert u juist meer kreukels. Houd uzelf fris. Neem altijd een deodorant, mondwater of tandenborstel, gezichtscrème, eventueel make-up, lippenstift en eyeliner mee. In warme landen is het heel verfrissend om uw gezicht te besproeien met wat water uit een atomizer/parfum sprayer. Leg bij het pakken van de koffer de zwaarste stukken (schoenen, toilettas) bij de wielen, zodat ze onderop liggen als de koffer rechtop staat. Inpakken: • Leg broeken languit in de lengte van de koffer; als de broeken langer zijn dan de koffer, laat de uiteinden buiten de koffer hangen. • Rol overhemden, blouses en shirts op en leg in de koffer. • Vul lege ruimtes op met sokken, ondergoed, opladers enzovoort. • Vouw de broeken naar binnen. Leg jassen bovenop. Leg hierover een eventuele handdoek, uitgevouwen. • Zet alles vast met riemen. Een andere techniek is om alles in elkaar te rollen. Zie www.onebag.com. Voor overhemden en blouses is er de Clever Case, deze belooft een kreukvrije aankomst.

Links www.onebag.com

propageert het bundle wrapping, alle kleding wordt rond één middelpunt gevouwen www.capecomfort.com verkoopt de Clever Case, voor het kreukvrij pakken van overhemd en blouse 72

11 Veiligheid op reis


Er zijn diverse soorten veiligheid. Er is de persoonlijke veiligheid waar iedereen zich wel van bewust is. Zo zullen weinig mensen ’s nachts in hun eentje over straat gaan in een onveilige buurt. Maar er is ook de veiligheid van informatie. En we mogen ervan uitgaan dat je manager informatie meeneemt op reis, opgeslagen in de laptop of op een USB-stick. Ook de informatie in het hoofd van je manager – de meegedragen kennis – moet niet uit het oog verloren worden. Hotelbars zijn bij uitstek plekken waar bedrijfsspionnen contact proberen te leggen met argeloze zakenmensen. En het moet gezegd: Nederlanders zijn argeloos. Wij kunnen dan wel gehaaid zijn in het zakendoen, maar wij zijn ons als volk er niet genoeg van bewust dat we een doelwit vormen voor diverse soorten belagers: spionnen die uit zijn op zakelijke informatie, maar ook spionnen die informatie willen die het landsbelang aangaat.

11.1 Persoonlijke veiligheid In landen waarvan je manager de plaatselijke taal niet spreekt kan hij of zij het beste een visitekaartje van het hotel meenemen waarop de hotelgegevens in de lokale taal geschreven staan. Op die manier kan je manager altijd duidelijk maken aan een taxichauffeur welk hotel de bestemming is. Als je manager een taxi neemt, is het belangrijk dat iemand zichtbaar voor de chauffeur het registratienummer en de maatschappij van de taxi opschrijft. Bij

73


goede hotels wordt dit vaak automatisch gedaan door de portier. En anders doet je manager dit zelf. Wanneer de chauffeur weet dat deze gegevens genoteerd zijn, zal hij minder snel geneigd zijn tot vervelende spelletjes, zoals lange omwegen nemen of onderweg de prijs verhogen. In gebieden als Afrika en Azië zijn de eisen voor een taxivergunning streng, dus de chauffeur zal op zijn tellen passen. Naar bepaalde landen in Afrika en Azië nemen zakelijke reizigers vaak EHBOsetjes mee met daarin verband, pleisters en injectiespuiten met naalden. Soms nemen reizigers zelfs zakjes plasma mee dat in noodgevallen bloed kan vervangen. Het is in sommige landen namelijk ronduit gevaarlijk om zich door plaatselijke, vaak vuile naalden te laten injecteren of bloed te laten toedienen, in verband met mogelijke besmetting met hiv en hepatitis. De EHBO-setjes zijn kant-en-klaar te koop, met een doktersverklaring om de injectiespuiten te verklaren. Wijs je manager erop dat het belangrijk is om bij eventuele ziekteverschijnselen aan de arts te melden dat er kortgeleden een reis naar het buitenland heeft plaatsgevonden. Vooral als die reis naar Afrika, Azië of Zuid-Amerika was, is dat belangrijk. Maar ook in onze buurlanden kunnen zich ernstige ziekten voordoen, waaraan een arts misschien niet in eerste instantie zal denken.

11.2 Elektronische informatie (computer, laptop, USB-stick, PDA, iPhone, smartphone enz.) Helaas zijn van alle Nederlanders de hooggeplaatsten (waaronder managers) misschien wel het meest onzorgvuldig met elektronisch opgeslagen informatie. Dat komt mogelijk doordat zij eraan gewend zijn dat anderen dat soort dingen regelen. Een beetje bedrijf heeft immers een aparte ICT-afdeling die ervoor zorgt dat alle programma’s op de kantoorcomputers up-to-date zijn en dat er virus- en spamfilters zijn geïnstalleerd. De laptops vallen echter vaak buiten hun zicht en hiermee gebeuren nu juist de grootste ongelukken. Met enige regelmaat wordt er een laptop met gevoelige informatie in een taxi achtergelaten. Maar zelfs op schoot bij de manager is de informatie in de laptop niet veilig. Veel laptops gebruiken immers draadloos internet en via de draadloze verbinding kan de laptop bijzonder simpel gehackt worden. Dat geldt ook voor de PDA en smartphone. Je manager denkt misschien veilig te zijn door een aantal verkeerde aannames. Hier volgen er enkele. 74

veiligheid op reis

Niemand kan mijn wachtwoorden raden. Nadat drie keer een verkeerd wachtwoord gebruikt is, gaat het programma of de computer immers op slot. Dit geldt alleen voor iemand die het gewone inlogscherm gebruikt. Hackers komen echter binnen via de achterdeur en kunnen net zoveel wachtwoorden proberen als ze willen. Het programma of de computer gaat daar niet van op slot. Ook al komen ze via de achterdeur, ik heb zo’n lang/vreemd wachtwoord, dat duurt eeuwen voordat ze dat raden. Een hacker geeft het gewoon op. Geen enkele hacker gaat persoonlijk al die wachtwoorden uitproberen. Daar heeft hij een programmaatje voor en die programmaatjes zijn razendsnel. Er worden honderden wachtwoorden tegelijkertijd uitgeprobeerd en soms is in een minuut het wachtwoord gevonden. Alleen ik ken mijn wachtwoord. Dat is immers een combinatie van enkele persoonlijke cijfers en letters die alleen voor mij van betekenis zijn (bijvoorbeeld verjaardag van mijn moeder met mijn huisnummer en de naam van mijn kat). Dit soort wachtwoorden zijn de eerste die hackers uitproberen. Er is op internet onthutsend veel persoonlijke informatie te vinden over mensen. De verjaardagen van henzelf, hun ouders, kinderen en familieleden, huisnummers, persoonlijke rekeningnummers, enzovoort zijn zo gevonden. Namen van kinderen en huisdieren staan vaak in blogs of berichten in forums. Ook de profielen die mensen invullen als ze zich bij een forum aanmelden zijn een dankbare bron van informatie. Ik heb helemaal geen informatie op mijn laptop staan die voor anderen interessant is. Misschien is de informatie op zich niet interessant, maar gecombineerd met informatie uit andere bronnen wel. Zo kunnen de verkoopcijfers van het bedrijf van weinig belang zijn, maar samen met andere getallen kunnen ze wel een beeld schetsen van de verkoop in een hele branche of in een bepaald land. Overigens zijn informatiedieven al tevreden met gedeeltelijke of oude informatie: een oude kopie of een halve offerte geeft ze al genoeg om mee te werken. En bedenk dat gewiste bestanden nog steeds aanwezig zijn op de harde schijf. Ze hebben alleen maar een andere naam gekregen, maar zijn nog steeds te downloaden door derden. Daarnaast kunnen hackers de informatie in de laptop veranderen: ze kunnen verkoopcijfers naar hun wens aanpassen en informatie in memo’s veranderen. Tevens kunnen ze ervoor zorgen dat alle e-mails van je manager ook bij hen te-

75


rechtkomen. Zo krijgen ze een bijzonder goed beeld van de zaken die je manager aan het doen is en van jullie bedrijf als geheel. Het is daarom het beste om alle informatie als gevoelig te beschouwen en dus te beveiligen. In paragraaf 11.6 worden enkele suggesties gedaan om informatie te beschermen.

11.3 Meegedragen kennis (in het hoofd van de manager) Ook voor de kennis in het hoofd van de manager geldt dat het kan lijken dat die niet interessant is voor derden. Maar er zijn enkele aanwijzingen die erop duiden dat iemand toch probeert om die kennis te bemachtigen. Of in ieder geval het contact met de manager te verstevigen. – Iemand raakt na een ‘toevallige’ ontmoeting zeer geïnteresseerd in het werk en het bedrijf van je manager. – Iemand wil per se contact houden met je manager, al zijn daar geen zakelijke of persoonlijke redenen voor. – Iemand wil, zonder dat de relatie daar aanleiding toe geeft, persoonlijke gegevens van je manager weten, zoals adres, telefoonnummer, e-mailadres, naam van echtgenoot en kinderen, enzovoort. – Iemand zegt bij jullie bedrijf te willen solliciteren en vraagt naar diverse gegevens zoals omzet en winst, opdrachtgevers en lopende projecten. – Iemand doet zich voor als deskundige op hetzelfde gebied als je manager, maar blijkt dat niet te zijn. – Iemand vraagt door naar de politieke of religieuze opvattingen van je manager. – Iemand die zich voordoet als gezagdrager (bijvoorbeeld douanier) eist inzage in documenten of de laptop van je manager. – Iemand probeert je manager in een moeilijke positie te manoeuvreren, bijvoorbeeld door iets aan te bieden wat in dat land streng verboden is, zoals seks, drugs of alcohol. Misschien vindt je manager dit allemaal overtrokken en is hij/zij van mening dat het allemaal wel zal meevallen. Herinner je manager er dan aan dat het verlies van gevoelige informatie iets is wat het hele bedrijf aangaat. Het is dus een hele verantwoordelijkheid om te besluiten om geen veiligheidsmaatregelen te nemen. Het succes van elektronische maatregelen, zoals geïnstalleerd door de ICTafdeling van het bedrijf, staat of valt met het gedrag van je manager. Automatisch updaten uitzetten, omdat dat hinderlijk is tijdens het werken, is bijvoorbeeld 76

veiligheid op reis

zeer onverstandig. De laptop open en bloot op de kamer achterlaten is ook af te raden. En bij het afzakkertje in de bar is het zaak om te stoppen voordat men al te loslippig wordt.

11.4 Bezoekers in je bedrijf Zakenreizen betreffen niet alleen reizen die je manager maakt, maar ook zakelijke bezoekers van elders die door je manager ontvangen worden. Ook hierbij zijn er signalen die duiden op slinkse bedoelingen. Er kan meer aan de hand zijn dan alleen een zakenbezoek, als: – de bezoeker begeleid wordt door een medewerker van de ambassade; – de bezoeker op het laatste moment ook anderen meeneemt dan afgesproken; – de bezoeker heel andere onderwerpen aansnijdt dan afgesproken; – de bezoeker of een ander uit het gezelschap (zogenaamd) de weg kwijtraakt in het gebouw; – de bezoeker vragen stelt aan iemand van het bedrijf die niet bij het bezoek betrokken is.

11.5 Wie spioneert er en waarom? Er zijn verschillende landen waarvan de inlichtingendiensten informatie bij zakenmensen proberen los te weken. Dat zijn met name Marokko, Rusland en China. De laatste twee zijn in opkomst als landen waarmee zaken gedaan worden. Daarom willen ze graag informatie op zakelijk gebied. Maar ook zijn ze geïnteresseerd in informatie over de technisch-wetenschappelijke sector, de energiesector en de defensie-industrie. Uit China vinden regelmatig digitale aanvallen op Nederlandse computernetwerken plaats. Daarnaast is de Chinese overheid geïnteresseerd in gegevens over de (politieke) besluitvorming in bepaalde sectoren. De Marokkaanse overheid zoekt vaak informatie over mensen van Marokkaanse afkomst in Nederland. Naast deze drie met name genoemde landen, zijn er echter nog veel meer naties die graag informatie bij ons komen sprokkelen. Aan de ene kant hoeft je manager niet permanent over de schouder te kijken naar mogelijke snoodaards. Aan de andere kant is het goed als je manager zich realiseert dat Nederland misschien klein is, maar wel een rol van belang speelt op het wereldtoneel. Zo is Nederland lid van een aantal belangrijke internationale 77


samenwerkingsverbanden, zoals de Europese Unie en de NAVO. Ook zijn er veel internationale organisaties in ons land gevestigd en hebben wij een hoogontwikkelde kenniseconomie waarin voortdurend technologische innovatie plaatsvindt. Door onze cultuur van openheid is het niet verbazingwekkend dat mensen proberen daar hun voordeel mee te doen.

11.6 Hoe kan je manager het lekken van informatie voorkomen? Voor het vertrek – Laat je manager de bestanden op de laptop en USB-sticks doornemen. Alle informatie die niet nodig is voor de reis kan beter gedownload worden naar een kantoorcomputer en vervolgens gewist van laptop of USB-stick. Daarbij is het niet voldoende om op de delete-knop te drukken want daarmee verdwijnen de bestanden niet echt. Ze moeten door de digitale shredder gehaald worden. Voor Windows is dat bijvoorbeeld Shredder van McAfee, voor Apple is dat bijvoorbeeld Secure Empty Trash. – USB-sticks kunnen beveiligd worden met een vingerafdruk en wachtwoord. Alleen een vingerafdruk is onvoldoende, die kan gehackt worden! – Informatie op een USB-stick kan men versleutelen met onder andere Bitlocker (standaard opgenomen in Windows Vista), PGPdisk en TrueCrypt (gratis voor Windows en Mac). – Een andere manier om bestanden te beveiligen is door er een zip-bestand van te maken en dat met een wachtwoord te beveiligen. Zie hieronder voor tips om een sterk wachtwoord te maken, dat toch goed te onthouden is. – Het is aan te bevelen dat je manager de belgeschiedenis van de mobiele telefoon wist, zowel de inkomende als de uitgaande gesprekken. Zo kan een derde niet achterhalen met wie er contact is geweest, waaruit eventueel het doel van de zakenreis valt af te leiden. – Hetzelfde geldt voor de browsergeschiedenis en cookies op de laptop: laat je manager de browser zo instellen dat bij het afsluiten ervan automatisch de zoekgeschiedenis en cookies gewist worden. – Mobiele telefoon, smartphone, laptop en USB-stick dienen beveiligd te worden met een wachtwoord. Tijdens de reis – Bluetooth moet altijd uitgeschakeld zijn, behalve wanneer het echt gebruikt wordt. Via Bluetooth kan heel makkelijk informatie gestolen worden.

78

veiligheid op reis

–

–

–

–

Alle gegevensdragers, zoals USB-sticks, dvd’s, cd-roms, telefoons, PDA’s en laptops, moeten altijd als handbagage meegenomen worden. Dat is sowieso handig ingeval de bagage zoekraakt. Als je manager samen met iemand anders reist, waarschuw ze dan om geen gevoelige informatie uit te wisselen aan boord van het vliegtuig, de shuttle of de taxi. In sommige landen zijn taxi’s van microfoons voorzien. Als ze onderhandelingen willen voorbereiden, kunnen ze daar beter mee wachten tot ze in het hotel zijn. Laat je manager de mails versleuteld versturen. Dat kan op verschillende manieren. Een simpele manier is om eerst een pdf-bestand van het bericht te maken en het daarna te zippen. Ook bijlagen in Word en Excel kunnen tot pdf-bestand gemaakt worden. Soms moet daarvoor een programma gedownload worden; in Windows Vista is dat programma meegeleverd. Bij sommige providers, zoals XS4ALL, kan aangegeven worden dat de mail versleuteld moet worden. Daartoe vinkt men in de e-mailaccount SSL aan. Je manager kan beter niet surfen op onbekende draadloze netwerken, want het is niet bekend wie daarachter zit. Internetbankieren op zo’n netwerk is al helemaal vragen om moeilijkheden.

Op de plek van bestemming – De hotelkamer is geen veilige plek voor de laptop, mobiel of USB-stick. Als je manager de gegevensdragers in de hotelkluis legt is het aan te bevelen om ze zodanig te verpakken dat direct zichtbaar is of iemand eraan is geweest. – Laat je manager letten op signalen van buitengewone interesse. Toont een onbekende opeens grote belangstelling voor het werk of het doel van het bezoek van je manager? Wil deze persoon adresgegevens uitwisselen en contact blijven houden? Dan is er reden om voorzichtig te zijn. – Vraagt iemand je manager om onschuldige gegevens op te sturen, zoals adressen van speelgoedfabrieken of klompenmakers, dan kan die daar maar beter niet op ingaan. Dit is een veelgebruikte manier om steeds gevoeliger informatie los te peuteren, waarna de manager zelfs tot doelwit van chantage kan worden.

79


Links www.aivd.nl

informatie over mogelijke spionage, zowel naar landelijke geheimen als bedrijfsgeheimen; hoe verdacht gedrag te herkennen www.nisa-intelligence.nl informatie over veiligheidskwesties www.truecrypt.org gratis en betrouwbare versleutelingssoftware Tip Je manager kan een eenvoudig, maar niet te zwak wachtwoord maken door een zin te bedenken, bijvoorbeeld: ‘Ik lees graag de informatie van Management Support’. Neem nu van elk woord de eerste letter en houd daarbij de hoofdletters in stand. Je krijgt dan: IlgdivMS. Vervang minstens twee letters door cijfers, bijvoorbeeld de d door 3 en de v door 5. Het resultaat is: Ilg3i5MS. Voor een sterk wachtwoord neem je een zin die je helemaal uittikt, bijvoorbeeld: ‘Ik lees Management Support-boekjes’. Nu voeg je op enkele plaatsen speciale tekens in: Ik?lees[Management Support$boek;es. Je hebt nu een zeer sterk wachtwoord, dat toch redelijk makkelijk te onthouden is. Om onduidelijke redenen is het voor een kraakprogramma moeilijker als de speciale tekens en cijfers niet aan het begin en einde van het wachtwoord staan, maar in het midden. s03p is dus moeilijker te kraken dan $oe6.

80

12 Zakenreiziger op bezoek


De aandacht is tot nu toe alleen maar gericht geweest op de manager die op zakenreis gaat. Maar het is natuurlijk ook heel goed mogelijk dat je manager thuisblijft en de zakenrelatie hiernaartoe komt. Dan krijg je dus te maken met een bezoeker, uit Nederland of het buitenland. Als het om een Nederlandse bezoeker gaat, zal je assistentie beperkt blijven. De bezoeker regelt hoogstwaarschijnlijk zelf de reis en eventueel het hotel. Als het om heel belangrijk bezoek gaat kun je nog het volgende doen. – De assistent(e) van de bezoeker bellen en vragen naar diens voorkeuren qua drankjes, maaltijden en ontspanning. – Als de bezoeker blijft overnachten: een informatiemap samenstellen over jullie stad met bezienswaardigheden, restaurants, bijzondere winkels. De kans bestaat dat de eigen assistent(e) van de bezoeker dat ook gedaan heeft, maar het gebaar zal zeker op prijs gesteld worden. – Zorgen voor een kleine attentie, bijvoorbeeld een bedrijfssouvenir met jullie bedrijfslogo. – Een rondleiding door jullie bedrijf of fabriek regelen.

12.1 Hotel regelen Komt een bezoeker uit het buitenland, dan is het heel goed mogelijk dat die jou, via je manager, vraagt om behulpzaam te zijn met het regelen van het hotel. Net

81


als bij je eigen manager ga je de voorkeuren na. Vervolgens zoek je op internet, bij bijvoorbeeld www.tripadvisor.com. Je kunt de bezoekende relatie de meest voorkomende vragen als volgt in het Engels stellen. – Ligging hotel Do you have any wishes regarding the location of the hotel (e.g. near the centre, in the CBD, in a quiet location, easily accessible by car or public transport)? CBD = Central Business District, het stadscentrum. – Type hotel Do you prefer a hotel chain or an independent hotel? And do you prefer a big hotel or a boutique hotel? – Faciliteiten Do you have any wishes regarding the hotel facilities (e.g. swimming pool, fitness room, restaurants, smoke-free rooms, wireless internet)? – Klasse hotel Do you have any wishes regarding the hotel classification, e.g. 4 stars or 5 stars? – Prijs hotel What is the price range that you are looking at? Ga ook na of de bezoeker een man of een vrouw is. Zoals eerder vermeld hebben mannen en vrouwen verschillende wensen ten aanzien van een hotel. Mannen letten meer op te verdienen punten en zijn daardoor meer geneigd om steeds naar dezelfde hotelketen terug te keren. Vrouwen letten meer op comfort, veiligheid en maatschappelijke betrokkenheid van het hotel (bijvoorbeeld bij het milieu). Ze hechten meer aan een gezonde voeding, goede bedden en goede verlichting in de lobby en gangen. Links www.booking.com hotel zoeken; hotelbeoordeling op schaal 1-10; boeken www.reserveringen.net hotel zoeken op basis van opgegeven voorkeuren; hotelbeoordeling op schaal 1-10; boeken www.expedia.com hotelbeoordeling op schaal 1-5; meningen van gebruikers lezen; boeken; laagste-prijsgarantie

82

zakenreiziger op bezoek

www.tripadvisor.com

www.laterooms.com www.zoover.nl

hotel zoeken op basis van opgegeven voorkeuren; vergelijkt prijzen van diverse sites; hotelbeoordeling op schaal 1-5; meningen van gebruikers lezen; boeken kortingen voor hotelkamers op korte termijn; ook langere termijn boeking mogelijk; boeken hotelbeoordeling op schaal 1-10; meningen van gebruikers lezen; links naar diverse boekingssites voor het gekozen hotel

12.2 Onverwachte gebeurtenissen Als de zakenrelatie naar jullie bedrijf komt voor de bijeenkomst kunnen zich onverwachte dingen voordoen. Om slechts enkele voorbeelden te noemen: – Er zijn drie bezoekers van verre gekomen om met je manager een belangrijk contract door te nemen. Maar nu belt je manager om te zeggen dat hij vastzit in het verkeer: er is een vrachtwagen gekanteld en de hele snelweg staat vast. Met een beetje pech is hij de hele ochtend kwijt. – Je hebt een luxe broodjeslunch geregeld voor je manager en het bezoek. Maar nu zegt de bezoeker dat hij allergisch is voor gluten en dus geen brood eet. – Madame LeClercq is een maand geleden bevallen. Ze neemt je even terzijde en vraagt om een rustige plek om te kunnen kolven. Hoe ga je hiermee om? Zeker in het eerste geval is het heel belangrijk om dit zo soepel mogelijk op te vangen, want het raakt aan de kern van het hele bezoek. Allereerst bied je de gasten excuses aan voor de vertraging. Weliswaar is die niet de schuld van jou of je manager, maar dat maakt niet uit voor het gevolg: de bezoekers moeten wachten. Vertel ze de oorzaak en zeg dat je gaat proberen te achterhalen hoelang de vertraging duurt. Bied ze vervolgens iets te drinken aan. Probeer op internet te vinden hoelang het oponthoud gaat duren en blijf de gasten daarvan op de hoogte houden. Zoek wat te lezen bij elkaar, regel eventueel een lunch, kijk of je ze kunt bezighouden met een rondleiding. Laat ze in ieder geval niet aan hun lot over, maar laat blijken dat je op alle mogelijke manieren probeert om de tijd aangenaam te laten verstrijken. Vraag naar hun wensen. Misschien willen ze een kantoor met computer, zodat ze nog wat werk kunnen verzetten. Of willen ze de stad in. Regel dan een taxi voor ze, natuurlijk op kosten van de zaak.

83


Dit draait geheel om damage control, beperking van de imagoschade die je manager en je bedrijf kunnen oplopen. Het gaat er niet om dat je je uitput in verontschuldigingen. Maar je laat blijken dat je dit ernstig opvat en je best doet om het op te vangen. De bezoeker met coeliaki (glutenallergie) is dan al een minder ernstig geval. Vraag wat hij doorgaans eet voor de lunch. Misschien is dat een salade en kan het bedrijfsrestaurant die snel in elkaar draaien voor je. Een vergissing als deze ligt voor de hand en de bezoeker zal je die dan ook niet zwaar aanrekenen. Mogelijk voelt de bezoeker zich zelfs opgelaten over de kwestie. Maak duidelijk dat je er niet zwaar aan tilt, maar dat je het als een interessante opgave ziet om hier een oplossing voor te vinden. Maak niet de vergissing te denken dat een vrouw die wil kolven dat toch makkelijk op de wc kan doen. Als dat zo was, had ze je niet om een ruimte hoeven vragen. Voor kolven is ruimte én privacy nodig. Probeer dus een ruimte te vinden met een stoel en een tafel, die van binnen afgesloten kan worden en waarvan de inkijk, bijvoorbeeld met gordijnen, beperkt kan worden. Als zich een probleem voordoet ben je misschien geneigd om een aantal mogelijke oplossingen op te noemen, om vooral te laten zien dat je meedenkt. Als je echt thuisbent in de materie kan dit helpen. Maar als je vooral aan het gissen bent, duurt het vinden van een oplossing langer. Vraag dan liever waar de gast behoefte aan heeft. Zeg niet:

Maar zeg:

Het spijt me, de vertraging duurt nog minstens twee uur, de Het spijt me, de vertraging gaat langer duren dan wij dachten. hele weg staat vast. Helaas kunnen wij hier niets aan doen. We moeten toch wel rekening houden met enkele uren. De Ik vraag uw begrip hiervoor. politie doet er alles aan om de weg snel vrij te maken. Waarmee kan ik u ondertussen van dienst zijn? Wilt u misschien een rondleiding door het bedrijf? Of wilt u liever wat voor uzelf bezig zijn? Ik hoor graag uw wensen. Glutenallergie! O, maar we hebben heel lekkere salades in Glutenallergie! We kunnen vast wel iets vinden dat geschikt is het bedrijfsrestaurant. Of wat dacht u van een omelet? Met voor u. Wat kunt u wel eten en waar hebt u zin in? ham en kaas? En roggebrood, mag u dat wel? Onze toiletten zijn heel ruim en schoon. U kunt daar zonder Wat heeft u nodig om te kolven? Dan zal ik mijn best doen om problemen kolven. Ik zal u de weg wijzen. een geschikte ruimte te vinden.

84

13 Manieren om te besparen op de zakenreis


Tot nu toe is er weinig aandacht besteed aan het budget. Budgetten staan echter onder druk; de winstmarges zijn afgenomen of zelfs geheel verdwenen. Bedrijven staan voor een dilemma. Aan de ene kant willen ze tekens afgeven dat het goed gaat, dat ze zich wel het een en ander kunnen veroorloven. Aan de andere kant willen de aandeelhouders dat er niet te veel van de winst wordt afgesnoept door luxe-uitgaven. Ook zakenreizen ontsnappen niet aan de aandacht. Hoe valt er te besparen op de zakenreis? Langer van tevoren tickets kopen Als je langer van tevoren tickets koopt, kun je vaak kiezen uit meer tariefklassen. Daarnaast zijn die klassen goedkoper naarmate ze vroeger geboekt worden. Niet Business Class maar Economy Class vliegen Vooral op de korte stukken (binnen Europa) is het verminderde comfort goed op te brengen. Bij intercontinentale vluchten moet men een afweging maken tussen de uitgespaarde kosten en de langere hersteltijd (extra overnachting?). Een hotel van een klasse lager nemen (maar minimaal drie sterren) Een goed driesterrenhotel biedt nog steeds een zeer acceptabel niveau van comfort en faciliteiten.

85


Afspraken maken met hotelketens, vervoersmaatschappijen, autoverhuurbedrijven Als er vaker zakenreizen door jullie bedrijf plaatsvinden valt er altijd wel over korting te praten. De reis zodanig plannen dat een overnachting niet nodig is Dit is binnen Europa zeker mogelijk. Hiermee wordt niet alleen een hotelkamer uitgespaard, maar ook wordt het verlies aan werkuren beperkt. Afspraken maken met een zakenreisbureau Nu we het toch over werkuren hebben, jouw uren zijn ook geld waard. Zeker als jullie managers vaker reizen loont het om met een zakenreisbureau in zee te gaan. Zij kunnen hogere kortingen bedingen bij hotels en luchtvaartmaatschappijen en nemen je werk uit handen. Andere vervoersmethode overwegen Wie naar Parijs wil is met de Thalys misschien goedkoper uit dan met het vliegtuig. Of andersom, wie naar Londen gaat kan misschien beter met een prijsvechter vliegen dan de trein of auto nemen. Zet niet alleen de kosten tegen elkaar af, maar ook de tijd. Vliegen is op zich misschien sneller, maar je manager moet eerst naar het vliegveld, ruim van tevoren inchecken, de bagage ophalen en van het vliegveld naar de bestemming reizen. De trein of auto zijn rechtstreekser en mogelijk ook sneller. Reizen combineren Heeft je manager relaties in Parijs en Praag die bezocht moeten worden? Probeer het dan zo te regelen dat je manager van de ene naar de andere relatie kan doorreizen. Dit bespaart zowel reiskosten als reis- en werktijd. Met minder mensen op zakenreis Misschien is het in jullie bedrijf een gewoonte geworden om altijd met twee personen naar een zakenrelatie te gaan. Ga eens na of dat wel echt noodzakelijk is. En wordt de zakenrelatie hiermee niet onnodig geïntimideerd? Niet op zakenreis gaan Er zijn goede redenen om naar een zakenrelatie toe te gaan, om die persoonlijk te spreken. Het kan gaan om een eerste contact, waaruit hopelijk een samenwerking zal voortvloeien. Dan wil men elkaar lijfelijk ontmoeten, om te zien of het klikt. Maar er zijn ook momenten waarop wel overlegd moet worden, maar

86

manieren om te besparen op de zakenreis

waarbij dat niet in persoon hoeft te zijn. Dan gaat het puur om informatie-uitwisseling. Dit zou ook per e-mail, telefoon of videoconferencing kunnen.

87

14 Teleconferencing en videoconferencing


Vergaderen per telefoon of videolink wordt steeds populairder. Niet alleen heeft men de kostenbesparing ontdekt, het is ook technisch steeds eenvoudiger geworden om te realiseren. Oorspronkelijk gebruikte men de term teleconferencing voor elke vergadering op afstand, of dat nu via de telefoon of de video was. Tegenwoordig wordt de term voornamelijk gebruikt voor vergaderen per telefoon. Andere termen die daar ook wel voor gebruikt worden zijn audioconferencing en telephoneconferencing. Als men vergadert via videolink, noemt men dit videoconferencing.

14.1 Teleconferencing Bij teleconferencing kunnen meer dan twee personen tegelijk met elkaar spreken over de telefoon. Om dit mogelijk te maken moet men het gesprek aanvragen bij een teleconferencingbedrijf. Daarvan zijn er verscheidene, ze zijn simpel te vinden op internet. Een bekend bedrijf is New Conference, maar ook via KPN kan men op afstand vergaderen. Het aanvragen van een vergadering kan zelfs tot enkele minuten voordat de vergadering plaatsvindt. Iedere deelnemer krijgt een nummer van het teleconferencingbedrijf. Om deel te nemen aan de vergadering belt iedereen naar dat nummer en toetst een code in. Daarna kan men met elkaar spreken.

89


Er zijn verschillende betaalwijzen mogelijk: elke deelnemer betaalt zijn eigen gesprekskosten, of de voorzitter betaalt alle gesprekskosten. Deze kosten bedragen circa 13 cent per minuut (excl. btw). Jouw bemoeienis met de vergadering zelf kan beperkt blijven. Waarschijnlijk zal jij de vergadering aanvragen en het betreffende telefoonnummer aan de deelnemers doorgeven. Het introduceren van de deelnemers kun je echter beter aan henzelf en/of de voorzitter van de vergadering overlaten. Hoe meer mensen zich laten horen, hoe onoverzichtelijker het wordt. Zelfs als je notulen maakt hoef je niet live de vergadering bij te wonen. De vergadering kan namelijk opgenomen worden, zodat je op een later tijdstip, dat jou misschien beter uitkomt, de notulen kunt maken. Laten we eens kijken naar de dienstverlening van www.newconference.nl. Dit bedrijf biedt een keuze uit vier producten: Direct, OneDay, Personal en Corporate. Direct Toegang via een 0900-nummer. Geen abonnement nodig. Aanvragen en meteen vergaderen. Via website zien wie er deelnemen. Gratis opnemen van het gesprek. Deelname zowel per vaste lijn als mobiel (alleen

90

teleconferencing en videoconferencing

vanuit Nederland). Deelnemers betalen eigen kosten, ad € 0,125 per minuut (excl. btw); geen verdere kosten. One- Toegang via regionaal nummer (geen problemen met eventuele blokkeDay ring van 0900-nummers in de bedrijfscentrale). Vooraf online pincode aanvragen, daarna meteen vergaderen. Pincode is een dag geldig. Via website zien wie er deelnemen. Gratis opnemen van het gesprek. Deelname zowel per vaste lijn als mobiel (ook uit het buitenland). Voorzitter (= degene die de pincode heeft aangevraagd) betaalt alle telefoonkosten, ad € 0,12 per deelnemer per minuut (excl. btw), geen verdere kosten. Perso- Toegang via regionaal nummer (geen problemen met eventuele blokkenal ring van 0900-nummers in de bedrijfscentrale). Vooraf online persoonlijke pincode aanvragen; binnen twee dagen kan men vergaderen. Pincode is onbeperkt geldig. Via website zien wie er deelnemen. Gratis opnemen van het gesprek. Deelname zowel per vaste lijn als mobiel (ook uit het buitenland). Voorzitter (= degene die de pincode heeft aangevraagd) betaalt aansluitkosten; deelnemers betalen hun eigen telefoonkosten, ad € 0,12 per minuut (excl. btw). Een tweede optie is dat de voorzitter naast de aansluitkosten ook abonnementskosten betaalt. De gesprekskosten voor de deelnemers zijn dan € 0,09 per minuut (excl. btw). Corpo- Toegang via regionaal nummer (geen problemen met eventuele blokkerate ring van 0900-nummers in de bedrijfscentrale). Online aanvragen en inloggegevens ontvangen waarmee permanente pincodes kunnen worden toegekend aan mensen in het bedrijf; die kunnen daarmee als voorzitter fungeren. Deelnemers kunnen inbellen, maar kunnen ook door de voorzitter gebeld worden en in de vergadering gebracht. Daardoor kan men mensen laten deelnemen die niet van de vergadering op de hoogte waren gesteld (bijvoorbeeld om deskundigen te raadplegen). Twee betaalmogelijkheden: het bedrijf betaalt aansluitkosten, maar geen abonnementskosten of het bedrijf betaalt zowel aansluitkosten als abonnementskosten. In het laatste geval zijn de gesprekskosten per deelnemer € 0,09 per minuut (excl. btw), anders zijn ze € 0,12 per minuut (excl. btw). Om de deelnemers uit te nodigen, kun je gebruikmaken van de Invitation Assistant; hierin voer je de e-mailadressen in en de tijd van de vergadering. Vervolgens ontvangen alle deelnemers een e-mail met de gegevens van de vergadering en aanwijzingen om in te bellen. De voorzitter kan door een code in te toetsen de vergadering laten opnemen. De opname kan na afloop gratis gedownload en 91


eventueel rondgestuurd worden, of gebruikt worden voor het maken van notulen. Als men een transcriptie van de opname wil ontvangen kost deze € 30 per tien minuten vergadertijd. Het voordeel van telefonisch vergaderen is dat de deelnemers alleen hun telefoon (vast of mobiel) nodig hebben en geen aparte apparatuur hoeven aan te schaffen. Daarnaast kunnen ze vanaf elke plek deelnemen. Een nadeel is dat mensen elkaar niet kunnen zien en er verwarring kan ontstaan over wie wat zegt. Ook kunnen mensen makkelijk door elkaar heen gaan praten. Als de deelnemers elkaar niet kennen is vier personen een werkbaar maximum. Als men elkaar wel kent (en herkent aan de stem) zou men tot zes deelnemers kunnen gaan. Om een telefonische vergadering zo soepel mogelijk te laten verlopen is het goed om de volgende regels te volgen. Voorstelrondje De voorzitter verwelkomt de deelnemers en stelt ze aan elkaar voor. Een andere mogelijkheid is dat de deelnemers zichzelf voorstellen. Dat is eigenlijk wel zo praktisch, de anderen kunnen dan meteen een stem aan de naam koppelen. Men ziet elkaar immers niet. Voorbeeld Voorzitter: Welkom bij deze eerste vergadering van de Commissie ter bestrijding van bloembollenziekten. Wij ontmoeten elkaar hier voor het eerst. Daarom wil ik eerst even een kort voorstelrondje doen. Mijn naam is Wesley van Dunschoten, ik ben de voorzitter van deze vergadering. Dat wil niet zeggen dat ik de voorzitter van deze commissie ben, die gaan we nu juist zodadelijk aanwijzen. Ik werk als hoofd van de afdeling bloembollenveredeling bij Bulbs & Co in Aalsmeer. Verder zijn hier aanwezig mevrouw Schelvis, de heer Verdegaal en de heer Samuels van TNO. Mevrouw Schelvis, misschien wilt u zichzelf introduceren? Schelvis: Dank u meneer Van Dunschoten. Mijn naam is Marylou Schelvis. Ik ben hier namens het -Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit. Wij zijn ook degenen die hebben aangedrongen op de vorming van deze commissie. Wij hadden gehoopt op meer deelnemers, maar dat kan nog komen. 92

teleconferencing en videoconferencing

Voorzitter: Dank u wel mevrouw Schelvis. Meneer Verdegaal? Verdegaal: Ja, mijn naam is Simon Verdegaal. Ik ben van het Productschap Tuinbouw. Er zijn wat zorgwekkende ontwikkelingen geweest in de bloembollenteelt, met name de resistentie tegen enkele virusziekten. Ik hoop dat deze commissie snel tot aanbevelingen kan komen en het niet alleen laat bij vergaderen. Voorzitter: Dat is waar we allemaal naar streven. Meneer Samuels, misschien wilt u zich even voorstellen? Samuels: Dank u meneer de voorzitter. Ik ben Bram Samuels van TNO Voeding. Nu beschouwen we bloembollen niet direct als voeding, maar de chemicaliën die gebruikt worden bij de bestrijding van plantziekten kunnen via het grond- en oppervlaktewater ook in de voedselketen terechtkomen. Vandaar dat het ministerie ons gevraagd heeft om zitting te nemen in deze commissie. Het is misschien even wennen, maar voor het verloop van de vergadering is het goed als de deelnemers elkaar vaak met de naam aanspreken. Dat kan veel misverstanden voorkomen. Nog belangrijker is dat iedere deelnemer die het woord neemt zijn of haar naam zegt. Voorbeeld Samuels: Bram Samuels. Ik ben het niet met u eens, mevrouw Schelvis. We hebben hier al veel aan gedaan. Voorzitter: Van Dunschoten. Ik denk dat ik wel weet wat mevrouw Schelvis bedoelt. En dat is niet ten nadele van TNO. Verdegaal: Verdegaal hier. Meneer Samuels, ik denk dat u boter op uw hoofd heeft – niet u persoonlijk, maar het bedrijf TNO.

14.2 Videoconferencing Bij vergaderen per directe videoverbinding is het al een stuk makkelijker voor de deelnemers om elkaar te onderscheiden: ze kunnen elkaar immers zien. Als er veel nieuwe deelnemers zijn is een introductierondje essentieel. Ook hier is het goed om zoveel mogelijk elkaar met de naam aan te spreken. Ook het noemen van de eigen naam als men spreekt, zoals bij teleconferencing, is gunstig voor de voortgang. De deelnemers kunnen immers niet aan de richting van het geluid horen wie er spreekt. Alle stemmen komen door dezelfde luidsprekers. 93


Het voordeel van videoconferencing is niet alleen dat men elkaar kan zien. Ook kan men voorwerpen (bijvoorbeeld een nieuw product), tekeningen (bijvoorbeeld een plattegrond) enzovoort aan elkaar tonen. Zelfs een bewegende presentatie die met PowerPoint is gemaakt kan men op deze manier aan elkaar laten zien. Daarnaast kunnen er, doordat men elkaar ziet, meer mensen deelnemen dan bij een telefonische vergadering. Een nadeel is uiteraard dat bij elke deelnemer op de locatie speciale apparatuur aanwezig moet zijn. Deze kan echter gehuurd worden. Daarnaast wordt de apparatuur steeds geavanceerder en goedkoper. Sommige bedrijven hebben een aparte zaal ingericht waar deze apparatuur permanent aanwezig is. De beeldkwaliteit is sterk afhankelijk van de kwaliteit van de netwerkverbinding. In ons land is die doorgaans uitstekend, maar in diverse buitenlanden wil die nog wel eens wegvallen. Dit is iets om in het oog te houden bij overwegingen om een videoconference te houden. Voor de videoconference is de volgende apparatuur nodig: camera, microfoon(s), monitor, speaker, codec. De laatste is een apparaat om het uitgaande signaal te coderen (co-) en het binnenkomende signaal te decoderen (-dec). Links www.newconference.nl

telefonisch vergaderen; deelnemers uitnodigen; vergadering opnemen www.kpnconferencing.nl teleconferencing en videoconferencing

94

Bijlage: Nederland over de grens

Nederland over de grens. Zakboek voor zakendoen in het buitenland, redactie Dolf Jansen (Kluwer). Hiervan verschijnt jaarlijks een update. Dit boekje bevat bijzonder veel informatie voor de zakenreiziger naar het buitenland. Het eerste gedeelte bevat adressen van instanties die behulpzaam zijn voor bedrijven in het buitenland. Daarna volgt een deel met informatie per land. Er worden meer dan honderd landen behandeld. De informatie is als volgt gegroepeerd: Algemene gegevens

Economische gegevens Taxi Luchthavenbelasting Officiële feestdagen Openingstijden Hygiëne en gezondheid Klimaat en kleding Zakelijke gedragscode

telefonische toegangsnummers, gesproken taal/talen, gebruikt maatsysteem, tijdzone, type stekker, munteenheid, koers van de munt, godsdienst, staatsvorm belangrijkste handelspartners, invoeren uitvoerproducten, douaneregels m.b.t. visum, vergunningen prijs en waar te vinden hoogte en hoe te betalen dagen waarop winkels, banken, bedrijven en instanties gesloten zijn openingstijden van winkels, banken en instanties kwaliteit van voedsel en water; gezondheidsrisico’s, bijvoorbeeld malaria, tyfus welke kleding in welk seizoen hoe doet men zaken in het betreffende land; gewoontes met betrekking tot op tijd komen, afspraken maken, mondelinge en schriftelijke communicatie, relatiegeschenken

95


Posten buitenlandse dienst Belangrijke organisaties

adressen van Nederlandse ambassade en/of consulaat

banken, luchtvaartmaatschappijen, diverse handelgerelateerde instellingen, douane Organisaties in Nederland adressen in Nederland van ambassade en/of consulaat van het betreffende land

96

Over de auteur

Jacqueline Mahieu schrijft voor de educatieve en zakelijke markt. Zij is auteur en co-auteur van vele artikelen, boeken en cursussen die uitgegeven zijn door Wolters Kluwer. Daarnaast redigeert zij wetenschappelijke rapporten voor overheidsinstellingen. De laatste tijd legt zij zich ook toe op het vertalen van Engelse teksten in het Nederlands.

97

Beter boeken bij Bizztrip

Advertorial

Voor het boeken van een zakelijke vlucht – zeker met een huurauto of hotelkamer erbij – moet je vaak op allerlei verschillende websites kijken. Het is een hele puzzel om zeker te weten dat je de beste prijs krijgt en dat alles op elkaar aansluit. Bij Bizztrip.com, dat recent live is gegaan, zijn al die boekingsmogelijkheden op één plek verzameld. Boekers centraal Het unieke van Bizztrip is dat de tool tot in de kleinste details is opgezet om het boekers makkelijk te maken om te boeken. Met andere woorden: de boekers staan in alles centraal. Een hele nieuwe benadering, maar tegelijk een hele logische. Meestal is de reiziger immers niet dezelfde persoon als de boeker. Bizztrip geeft de boeker precies wat hij nodig heeft om snel en makkelijk reizen te kunnen boeken voor zijn collega’s. Het is alleen nodig om de gegevens van de reiziger de eerste keer in te vullen; alle volgende keren vink je slechts degene aan voor wie de boeking wordt gemaakt. Dat scheelt dus een hoop tijd. Het aanbod bij Bizztrip is zeer compleet. Je vindt behalve de gebruikelijke luchtvaartmaatschappijen ook alle low-cost carriers. Zo weet je dus zeker dat je altijd de beste vlucht kan vinden. De ene keer de snelste, de andere keer de goedkoopste route. Maar niet alleen voor de reis zelf kun je bij Bizztrip terecht: na de vlucht boek je met evenveel gemak een parkeerplaats op Schiphol, een vergaderarrangement op de plaats van bestemming, een visum of reisverzekering

99


voor de reiziger of een taxi om op Schiphol te komen. En dat allemaal op één plek. Mocht er onverhoopt toch iets misgaan in het proces, dan heeft Bizztrip een helpdesk die jou helpt de problemen op te lossen. Ezra Rood, Marketing Manager van Bizztrip bevestigt: “Inderdaad draait het bij ons om het gemak voor de boeker. En dat staat of valt bij snelheid en compleetheid. Want of je nu maar eens per half jaar of drie keer per week een zakenreis boekt, je hebt genoeg andere dingen te doen dus hoe sneller het goed afgerond is, hoe beter. Uit onderzoek bleek dat bestaande zakelijke boekingssites vaak ingericht waren rond de reiziger, terwijl het meestal hun collega’s zijn die de boeking maken. Zo ontstond het idee om het eens anders te doen.” Naast een persoonlijke benadering biedt Bizztrip je natuurlijk de zekerheid van een professionele organisatie, die aan de achterkant alles perfect regelt. Bizztrip is een initiatief van BCD Travel, de grootste zakenreisorganisatie van Nederland. Wat dat betreft zit het dus wel goed. Graag laten we je zien wat Bizztrip voor jou kan betekenen. Kijk op www.bizztrip.com. Over Bizztrip Bizztrip is de makkelijkste, meest overzichtelijke en meest complete online boekingstool voor zakenreizen. Op Bizztrip boek je niet alleen de vlucht, maar ook een huurauto, een hotel, een vergaderruimte op locatie en zelfs een visum voor de reiziger, als dat nodig is. Je boekt op Bizztrip zelfs een treinreis of videoconference als alternatief. Alles overzichtelijk op één plek. Het meest complete aanbod voor jou • Honderden luchtvaartmaatschappijen en duizenden vluchten, inclusief de low-cost carriers • Meer dan 30.000 zakenhotels over de hele wereld, in alle prijsklassen • Huurauto’s van maatschappijen als Avis, Hertz en Alamo, op meer dan 7.000 locaties Flexibiliteit en efficiency voor de reiziger • Deelname aan alle frequent flyer programma’s • Maximale flexibiliteit voor de beste prijs • Exclusieve tarieven, speciaal onderhandeld voor Bizztrip 100

beter boeken bij bizztrip

•

Direct na het boeken de boekingsbevestiging in de e-mailbox

Veilig boeken Bizztrip is lid van het Algemeen Nederlands Verbond van Reisondernemingen (ANVR). De reis- en boekingsvoorwaarden die aangesloten reisorganisaties hanteren zijn duidelijk vastgelegd. Door te boeken bij Bizztrip voorkom je de confrontatie met onredelijke bepalingen bij het betalen, annuleren of wijzigen van een reis. Bizztrip helpt je daarnaast bij klachten over de gemaakte reis. Bezoek www.anvr.nl voor meer informatie. IATA erkend Bizztrip is formeel erkend door IATA als verkoper en uitgever van internationale vliegtickets. Ga naar www.iata.org voor meer informatie. Prijsopbouw ticket De prijs van een vliegticket is opgebouwd uit de prijs van de vlucht per persoon plus de belastingen en toeslagen. Luchthavenbelastingen zijn afhankelijk van de gekozen luchtvaartmaatschappij, de vliegroute en de luchthavens waar tijdens een vlucht overgestapt moet worden. Security- of brandstoftoeslagen worden door luchtvaartmaatschappijen en andere derden verplicht gesteld. Andere toeslagen van luchtvaartmaatschappijen kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op extra bagage of het inchecken aan de balie. De toeslagen verschillen per luchtvaartmaatschappij. Ook zijn de luchthavenbelastingen en toeslagen aan onder andere koersverschillen onderhevig. Tijdens het boekingsproces wordt er in eerste instantie een indicatie van de belastingen gegeven. Tijdens het afronden van je reservering wordt het exacte bedrag vermeld. Op Bizztrip kun je betalen met: iDEAL (gratis) Je betaalt eenvoudig en veilig je vliegtickets, hotels of huurauto per iDEAL. Deze betalingsmethode is beschikbaar voor rekeninghouders van ABN AMRO, SNS Bank, Rabobank, Fortis en ING.

101


Creditcard Betaal veilig en snel per creditcard. Wij accepteren MasterCard, Visa Card en American Express. Onze website is beveiligd tegen misbruik van de gegevens. Beveiliging van persoonlijke gegevens Bizztrip maakt gebruik van verschillende methodes om persoonlijke gegevens te beschermen. Gegevens die je invoert tijdens een boeking worden via Secure Sockets Layer (SSL) verzonden naar onze website. Ook beschermen firewalls de toegang tot onze systemen om ongeautoriseerde toegang te voorkomen. Wat is SSL? SSL staat voor Secure Sockets Layer en is de meest gebruikte methode voor beveiligde elektronische betalingen via internet. SSL draagt bij aan het versleutelen van verbindingen tussen een webbrowser en een e-mailprogramma of een webserver. SSL houdt in dat elk bericht vercijferd wordt verstuurd tussen de verzender en de ontvanger. Derden kunnen de informatie niet lezen. Contact Blijf op de hoogte van de laatste aanbiedingen en meld je aan voor onze nieuwsbrief. Een aanmeldformulier vind je op onze website. Bizztrip klantenservice is bereikbaar op 0900-7727727 (€ 0,40 per minuut) maandag t/m vrijdag 08.00 - 23.00 uur weekend en feestdagen 10.00 - 17.00 uur Kijk voor meer informatie op www.bizztrip.com.

102

Focus op Travelmanagement

Advertorial

Sneller schakelen VCK Travel biedt totaalconcepten voor het MKB en grootbedrijf bij de organisatie van zakelijk reizen. “Leuk verhaal, maar wij boeken onze zakenreizen wel via internet!” Een uitspraak die we regelmatig horen. Toch kan het boeken van zakenreizen volgens ons nog een stuk makkelijker, sneller én efficiënter. Wij bieden daarvoor een travelmanagementconcept: full service dienstverlening met een team van vaste contactpersonen (dus géén callcenter) aan elke organisatie die met zakenreizen te maken heeft, groot of klein. Een innovatief ondersteunend middel daarbij is de eigen online boekingstool, die op individuele klanten kan worden afgestemd. Zo kunnen in deze tool klantspecifieke autorisatieprocessen worden opgenomen (wie mag boeken, wie moet uiteindelijk akkoord geven) of speciale hotel- en airlinedeals met die klant. Dat maakt VCK Travel ook wel echt uniek: online en full service is ‘gebundeld’ in één product. Bij elke boeking kun je zelf bepalen: ga ik voor de laagst mogelijke kosten omdat het een heel simpele boeking is, of betaal ik liever wat meer voor ervaring en bel ik mijn vaste contactpersoon? Naast het boeken van zakenreizen kunnen bedrijven ook bij ons terecht voor de organisatie van incentivereizen, congressen en bedrijfsevenementen.

103


Kortom, VCK Travel bespaart bedrijven een hoop geld door effectiever, efficiënter en voordeliger te werken bij de organisatie van zakelijke reizen. Meer weten over de toegevoegde waarde die VCK Travel kan bieden op het gebied van uw reismanagement? Bel voor een persoonlijke kennismaking via telefoonnummer 020-6800 802. VCK Travel Valreep 13 Postbus 58417 1040 HK Amsterdam Telefoon: +31 (0)20 6800802 Fax: +31 (0)20 6800897 www.vcktravel.nl Daarom VCK Travel Openheid VCK Travel gelooft in openheid. En we weten dat u daar ook aan hecht. De tickettarieven zijn all in en de transactiefees zijn transparant. Zo weet u waar u aan toe bent en zijn er geen verrassingen achteraf. Snelheid U heeft op het laatste moment nog een wijziging in uw reservering en wil graag weten of een en ander omgezet kan worden? En het liefst ‘gisteren’ nog? Dan is het goed om te weten dat de afspraken die we met elke klant maken, worden vastgelegd in een Service Level Agreement. Als daarin wordt vermeld dat we binnen twee uur op een aanvraag reageren dan doen we dat ook en is dat concreet te meten. Gisteren lukt helaas niet. Maar we komen aardig in de buurt. Ervaring Elke organisatie, iedere klant is uniek. Door onze structuur met diverse gespecialiseerde afdelingen, bieden wij voor ieder bedrijf de perfecte oplossing. Bovendien hébben we niet alleen meer ervaring, we gebrúiken die ervaring ook. Zo weten we als geen ander wat wel en wat niet werkt.

104

focus op tr avelmanagement

Bereikbaarheid Een goede bereikbaarheid is de eerste voorwaarde om onze personal touch echt inhoud te geven. Daarom treft u bij VCK Travel geen groot, anoniem callcenter, maar heeft elke klant een vaste contactpersoon. Dat werkt prettig en efficiënt. Wij noemen dat: The Personal Touch. Betrouwbaarheid VCK Travel is onderdeel van de VCK Group, een onafhankelijke Nederlandse onderneming met activiteiten in logistiek en reizen. De sterke groei in alle sectoren en een goede financiële positie maakt VCK Travel tot een solide en betrouwbare partij. Service Callcenters met onervaren medewerkers en een groot verloop in personeel? Steeds weer een ander contactpersoon? Lange wachttijden? Bij VCK Travel wordt u direct geholpen door toegewijde accountmanagers en hooggespecialiseerde travelconsultants met alle nodige vakkennis, vaardigheden en vaak een jarenlange ervaring in het Government Travel-segment. En dat werkt een stuk prettiger... Betrokkenheid We boeken grotere successen dan onze concurrenten omdat we beter luisteren. We willen precies weten wie u bent. Wat u doet. Wat uw knelpunten en wat uw doelstellingen zijn. Een analyse vooraf van processen, bepaalt welke doelen op welke manier bereikt kunnen worden. Vernieuwend Onze diensten en concepten zijn nooit af. En als ze dat toch zijn, gaan we meteen aan de slag om ze te verbeteren. Want goed kan altijd beter. Dat merkt u vanzelf als klant. Meer informatie vindt u op www.vcktravel.nl of via 020-6800 802. VCK Travel neemt de secretaresse werk uit handen Travel Management is veel méér dan alleen een vliegticket Als secretaresse zijn we een kei in regelen en aanpakken. Vaak spelen we ook een centrale rol in het regelen van zakenreizen. Hoe komt onze baas het snelst in Milaan? Welke hotels zijn er in de buurt van de vergaderlocatie van ons projectteam? Hoe krijgen we de accountmanagers uit onze vestigingen op korte 105


termijn bij elkaar? VCK Travel kan u dat hele proces uit handen nemen, van reizen plannen, hotels boeken en al die faciliteiten ter plaatse regelen. Overzichtelijke rapportages laten in een oogopslag zien waar het efficiënter en goedkoper kan. Op verzoek kunnen parameters als bijvoorbeeld de uitstoot van CO2 in de managementrapportage worden op genomen. Proces in beeld Zeker in deze tijd, waarin bedrijven beter op hun uitgaven moeten letten, is het goed om te weten hoe je het hele traject van boeken, organiseren en afhandelen van zakelijke reizen beter en efficiënter kunt inrichten. Alleen al op proceskosten kunnen bedrijven soms tot wel vijftig procent besparen. Daarnaast biedt VCK Travel de mogelijkheid om je reisproces vrijblijvend te analyseren. De ervaring leert dat daar altijd wel weer kansen uitkomen om geld te besparen. In een uitgebreide analyse vooraf zetten zij een aantal feiten en cijfers op een rij, die uw management inzicht geven in de totale reiskosten die het bedrijf maakt. De ervaring leert dat je dankzij de procesanalyse soms tot de helft op de reiskosten kunt besparen. Door simpelweg transacties te bundelen en zo op transactiekosten te besparen. Maar ook door scherper in te kopen, of efficiënter te plannen. Want uiteindelijk wil je ook winst boeken met reistijd en -gemak. Spil in het contact De secretaresse is voor VCK Travel de belangrijkste bron van informatie in het boekingsproces. Het management moet bijvoorbeeld voor kwartaaloverleg naar afnemers, medewerkers bezoeken projectlocaties of gaan voor congressen of beurzen in Europa. Moet de reiziger snel zijn programma kunnen omgooien? Of is het slim om ergens meer ruimte in te bouwen voor informele contacten? The Personal Touch Van begin tot eind heeft de secretaresse dus de touwtjes in handen, in de samenwerking met VCK Travel. Als geen ander begrijpen zij dat mensen de drijvende kracht zijn achter iedere organisatie. Daarom vormt de persoonlijke benadering de kracht achter ieder advies. Deskundig, betrokken en met begrip voor het individu achter de zakenreis. Meer informatie vindt u op www.vcktravel.nl of via 020-6800 802. The Personal Touch van VCK Travel: • goede bereikbaarheid en dus geen wachttijden aan de telefoon;

106

focus op tr avelmanagement

• • • • • • • •

vaste klantenteams in uw regio die u en uw organisatie kennen; maatwerkoplossingen die bij uw organisatie passen; proactief accountmanagement; meetbare besparingen door scherpe inkoop en lage operationele kosten; optimale automatiseringsoplossingen voor kostenverlaging van uw zakelijke reizen; extra kwaliteitscontrole voorafgaand aan ticketing; ISO 9001:2008-gecertificeerd; de enige Nederlandse aandeelhouder van RADIUS Travel, één van de grootste organisaties op het gebied van travelmanagement ter wereld.

Meer weten? Voor het maken van een afspraak kunt u contact opnemen per telefoon via 020 - 6800802 of per mail via [email protected] .

107

Zakenreizen... regel je zo! Dit boek gaat in op diverse factoren waarmee een managementassistente te maken krijgt bij het regelen van een zakenreis voor haar manager. Dat varieert van het boeken van een geschikte vlucht en bijpassend hotel, tot het verstrekken van informatie over het te bezoeken land, regelen van visum en eventuele vergunningen, en het meegeven van de juiste documenten. Een erg actueel onderwerp is veiligheid op reis. Dat betreft niet alleen het behoud van lijf en leden, maar ook van gevoelige informatie, die maar al te makkelijk gehackt kan worden van laptop, mobiel of smartphone. Daarnaast is er aandacht voor onder meer het kiezen van relatiegeschenken en het voorkomen van een jetlag. Tot slot wordt ingegaan op het alternatief van de zakenreis: tele- en videoconferencing. Want de honkvaste manager heeft het niet slecht gezien: veel onderwerpen kunnen ook via videoconferencing of tele conferencing afgehandeld worden. Dit bespaart zowel tijd als geld, om niet te spreken van energie. Omdat sommige gegevens snel verouderen, bevat het boek veel verwijzingen naar websites, waar de meest actuele informatie te vinden is.

Zakenreizen ISBN 9789013065831

Zakenreizen... REGEL JE ZO! Zakenreizen. Zakenreizen. Zakenreizen. J a c q u e l i n e M a h i e u

Recommend Documents