Online vergaderen als alternatief voor zakenreizen
Inhoudsopgave Samenvatting
3
1. Een nieuwe kijk op zakenreizen
4
2. Besparen op zakelijke reisuitgaven
5
3. Online vergaderen als alternatief
6
4. Vergelijking van online-vergaderingen en zakenreizen 4.1. Directe financiële voordelen en sneller investeringsrendement 4.2. Efficiëntere werkprocessen 4.3. Pluspunten voor motivatie, de balans tussen werk en privéleven, en veiligheid 4.4. Effectievere kennis- en informatieoverdracht 4.5. Duurzaam groener
7 7 7 7 7 7
5. Conclusie: lagere kosten en hogere efficiëntie 5.1. De gouden regels van duurzaamheid en motivatie
9 9
2
Samenvatting Zakenreizen worden steeds vaker kritisch tegen het licht gehouden: alleen al aan binnenlandse, meerdaagse zakenreizen besteden Nederlanders ca. 1,5 miljard euro per jaar (bron ContinuZakenreisOnderzoek NBTC NIPO Research). Om deze kosten enigszins te drukken, vervangen veel bedrijven zakenreizen door online-vergaderingen. Met deze technologie kunnen klanten en partners via het internet middels beeld en geluid communiceren, waarbij speciale presentatiefuncties de persoonlijke aspecten van een vergadering versterken. Softwarelicenties, webcams en headsets zijn hun investering meer dan waard. Bedrijven die online vergaderen, ontdekken nieuwe manieren van samen werking en zien hun uitstoot van broeikasgassen teruglopen.
3
1. Een nieuwe kijk op zakenreizen Door de globalisering van de economie wordt reizen een steeds grotere kostenfactor. Veelgenoemde aanleidingen voor zakenreizen zijn klantpresen taties, personeelstrainingen, projectvergaderingen en technische ondersteuning. Het aantal binnenlandse, meerdaagse zakenreizen bedraagt zo’n 4,55 miljoen reizen per jaar. Daarbovenop komen nog ca. 5,11 miljoen eendaagse en meerdaagse buitenlandse zakenreizen. Totaal zijn daar 23,9 miljoen overnachtingen mee gemoeid. Zakenreizigers verblijven het vaakst in een drie- of vier sterren hotel. Zo komt naar voren in het ContinuZakenreisOnderzoek van NBTC NIPO Research. Tot nu toe was geen weg te lang om klanten en projectpartners direct te kunnen spreken. Maar de sombere economische vooruitzichten hebben bijna de helft van alle Nederlandse bedrijven ertoe gebracht om de voorwaarden voor zakenreizen flink aan te scherpen.
Bedrijven zoeken daarom naar nieuwe, efficiëntere en duurzamere manieren om persoonlijk contact met klanten en partners te onderhouden. Online vergaderen is een van de manieren om dat te bereiken.
Dat heeft te maken met hogere kosten en lagere verdiensten: sinds 1 januari 2010 is de prijs van een liter benzine in Nederland met bijna 30% gestegen. De prijzen van huurauto’s zijn eveneens gestegen, en ook de vliegtarieven gaan omhoog doordat luchtvaartmaatschappijen hun capaciteit inkrimpen. Omdat het totale aantal hotelgasten daalt, verhogen hotels steeds vaker de prijzen die ze aan bedrijven berekenen voor langlopende contracten.
60% van de bedrijven in Nederland stimuleert (video)conferencing en andere technologische alternatieven als ‘groene reismaatregel. 43% van de bedrijven heeft een CO2-compen satieprogramma. (Nederlandse Travel Management Survey 2012; jaarlijks onderzoek onder Travel Managers door vakblad Zakenreis in samenwerking met de Nederlandse Associatie voor Travel Management (NATM).
Tegelijkertijd wordt het publiek zich steeds meer bewust van het belang van duurzaamheid. Zowel klanten als investeerders hebben verwachtingen ten aanzien van maatschappelijk verantwoord ondernemen, en daarom zetten veel bedrijven zich in voor klimaatbescherming. Vanzelfsprekend zijn goede bedoelingen alleen niet genoeg. Meetbare resultaten, daar gaat het om. Daarom moet elke zakenreis nu worden beoordeeld ten aanzien van het milieueffect: hoeveel CO2, energie en geluid van auto’s en vliegtuigen kunnen we tegenwoordig nog rechtvaardigen?
4
2. Besparen op zakelijke reisuitgaven De verwachting is dat de vliegtarieven en de hoteltarieven blijven stijgen. De economische situatie en de crisis nopen veel bedrijven tot maatregelen om de zakenreisuitgaven te beperken. Uit de Nederlandse Travel Management Survey 2012 komt naar voren dat Travel Managers met name denken aan een strenger reisbeleid, minder vergaderingen buiten de deur en het stimuleren van technologische alternatieven zoals online vergaderen. Maatregelen die worden getroffen om de zakenreisuitgaven te beperken
Bezuinigen op het hele reisprogramma Met minder mensen op zakenreis Minder zakenreizen in totaal Autorisatie door senior management Doel en kosten vooraf evalueren Trips combineren Technologische alternatieven stimuleren Aanscherpen klasse van reizen en verblijf Minder vergaderingen buiten de deur Strengere controle op naleving reisbeleid 0% Bron: De Nederlandse Travel Management Survey
25%
50%
75%
% Travel Managers die maatregel treft
5
3. Online vergaderen als alternatief Steeds meer bedrijven maken gebruik van het internet om effectiever met klanten en partners te kunnen communiceren. Tegelijk houden ze ook hun reisbudget in de gaten. Het besparingspotentieel is aanzienlijk: de medewerkers van de Support-afdeling helpen klanten direct vanaf hun werkplek, overal in het bedrijf profiteren medewerkers van zogenaamde webinars, en projectpartners kunnen via online-vergaderingen hun activiteiten beter coördineren. En wanneer meerdere deelnemers op verschillende locaties een belangrijk onderwerp moeten bespreken, dragen online-vergaderingen bij aan een constructieve sfeer, vergelijkbaar met een ‘gewone’ vergadering. De technische benodigdheden voor online-vergaderingen zijn vrijwel overal ter wereld voorhanden. Er is alleen een normale computer met internettoegang en speciale webconferencingsoftware nodig om aan een online-vergadering deel te nemen. Ook de voor beeld- en geluidsoverdracht noodzakelijke bandbreedte is vrijwel overal beschikbaar. Webcams en headsets geven spraak en non-verbale communicatie direct door aan de overige deelnemers. Bij presentaties is geen overheadprojector meer nodig: deelnemers krijgen namelijk het bureaublad van degene die presenteert direct op hun eigen beeldscherm te zien. Alle deelnemers kunnen gezamenlijk documenten openen, bekijken en bewerken in realtime.
Het enige dat deelnemers aan een online-vergadering nodig hebben, is een telefoon en een pc met internettoegang. Ze kunnen dan in realtime met de overige deelnemers documenten redigeren, projecten bespreken of presentaties bekijken.
6
4. Vergelijking van online-vergaderingen en zakenreizen 4.1. Directe financiële voordelen en sneller investeringsrendement Investeringen in webconferencing-toepassingen zijn overzichtelijk. Afhankelijk van de gebruiksfrequentie, interne verrekeningskosten voor deelnemers en reisgerelateerde kosten die anders gemaakt zouden worden, kunnen online-vergaderingen op korte termijn al voor besparingen zorgen. In veel gevallen is een webconferencing-toepassing al rendabel als één keer per maand een online-vergadering wordt gehouden in plaats van een ‘gewone’ vergadering. Naast de uitgespaarde reiskosten kan uw bedrijf ook de productiviteit verhogen doordat de reistijd wegvalt. Onderstaand enkele voorbeelden.
Een vereniging van banken… … gebruikt online-vergaderingen om nieuwe IT-applicaties te introduceren in een organisatie van 75 aangesloten banken en 3200 filialen. Kostenbesparingen ten opzichte van reizen: 414 euro per presentatie (uitgaand van een gemiddelde afstand van 150 km).
Een fabrikant van aandrijvings- en transmissiesystemen... … met een jaaromzet van meer dan 2,5 miljard euro, 13.000 medewerkers en een internationale klantenkring gebruikt voor vrijwel alle projecten online-vergaderingen. Totale besparingen: 20.000 euro per maand. Bijkomend voordeel: de hogere efficiëntie verkort ontwikkelingscycli.
De zeer tijdrovende en minder efficiënte informatie-uitwisseling via e-mail wordt op deze manier vermeden. Daardoor krijgt de mailserver een stuk minder elektronische berichten te verwerken. Bij communicatie per e-mail liggen voortdurend misverstanden op de loer. Doordat webconferencing directe persoonlijke interactie biedt, net als bij een gewone vergadering, wordt het vertrouwen juist gestimuleerd. Bovendien leert de ervaring dat deelnemers aan online-vergaderingen sneller tot de kern van de zaak komen en minder snel van het gespreksonderwerp afdwalen. 4.3. Pluspunten voor motivatie, de balans tussen werk en privéleven, en veiligheid Online-vergaderingen versterken de interne communicatie doordat medewerkers op verschillende locaties eenvoudig bij de besluitvorming kunnen worden betrokken. Webconferencing-technologie biedt bedrijven ook nieuwe manieren om flexibel gebruik te maken van telewerken en thuiswerken. Tot slot kan online vergaderen de veiligheid voor medewerkers vergroten doordat reizen in gebieden met bijvoorbeeld epidemieën of politieke onrust wordt vermeden. 4.4. Effectievere kennis- en informatieoverdracht Met online-vergaderingen kunnen op de werkplek intensieve cursussen en hoogwaardige bijscholing worden gegeven. Medewerkers die daaraan deelnemen, blijven normaal bereikbaar. Met deze seminars via het internet, ook wel webinars geheten, kan aan elke medewerker snel en direct nieuwe kennis worden overgedragen. Leermaterialen kunnen in alle gangbare webformaten worden aangeboden, en deelnemers kunnen vragen stellen en nieuw materiaal bespreken. Het vastleggen, archiveren en voor downloaden beschikbaar maken van webinars gaat heel eenvoudig. Online-ondersteuning zorgt ervoor dat klanten altijd toegang hebben tot technische service en live-ondersteuning voor de toepassingen die ze gebruiken.
4.2. Efficiëntere werkprocessen Online-vergaderingen kunnen snel en eenvoudig worden georganiseerd en kunnen helpen om projectwerk te vereenvoudigen. Andere kosten en inspanningen, zoals het boeken van reizen of het zoeken naar passende accommodatie, komen te vervallen.
Online-vergaderingen zijn ook ideaal voor klantpresentaties. Producten kunnen bijvoorbeeld nog voor de eerste persoon lijke ontmoeting worden geïntroduceerd. Zakenpartners kunnen zo bepalen of ze de kosten van een ‘echte’ ontmoeting zinvol vinden.
Omdat lange en vermoeiende reizen niet meer nodig zijn, kunnen medewerkers hun werktijd nuttiger besteden. Projectteams die over meerdere locaties gespreid zijn, kunnen tijdens online-vergaderingen gezamenlijk documenten doornemen en bespreken. Dat zorgt ervoor dat de meningen en vragen van alle teamleden direct worden meegenomen en afgestemd.
4.5. Duurzaam groener Het milieu profiteert net zo goed van online-vergaderingen als ondernemingen, doordat deze het verbruik van hulpbronnen verlagen en strategische duurzaamheid in de praktijk brengen. Dat versterkt de identiteit van bedrijven en het imago bij klanten, zakenpartners en het publiek.
7
Vergelijking
Zakenreis
Online-vergadering
Voordelen
� Bevordert onderlinge betrekkingen � Maakt ‘tastbare’ productpresentaties mogelijk
� Snelle, effectieve en efficiënte communicatie � Economisch en flexibel � Positieve invloed op duurzaamheid en de motivatie van personeel � Minder tijdsintensief
Nadelen
� Hoge reiskosten � Reistijd niet erg productief � Vergt van alle betrokkenen veel tijd
� Tijdsverschillen maken planning ingewikkeld � Minder geschikt voor kennismaking / eerste ontmoeting
8
5. Conclusie: lagere kosten en hogere efficiëntie Met online-vergaderingen kunnen bedrijven duurzame, schaalbare besparingen realiseren. Tegelijkertijd gaan ook de productiviteit en motivatie van medewerkers omhoog. ‘Virtuele zakenreizen’ ondersteunen een flexibele, persoonlijke samenwerking in de huidige geglobaliseerde wereld en dragen wezenlijk bij aan duurzaamheid. Traditionele zakenreizen krijgen een steeds sterkere concurrentie van online-vergaderingen. Functies als een gedeeld bureaublad en webcams zorgen voor persoonlijk contact tussen deelnemers en bieden diverse mogelijkheden voor directe interactie. Met de juiste oplossing voor webconferencing is een standaard bedrijfs-pc met internettoegang het enige dat nodig is om ermee aan de slag te kunnen. Online-vergaderingen zijn daarom ook een serieus alternatief voor zakenreizen aan het worden. 5.1. De gouden regels van duurzaamheid en motivatie
Als online-vergaderingen onderdeel zijn van de reis- en vergaderrichtlijnen van een bedrijf, dan… … kunnen medewerkers zelf beslissen (binnen bepaalde grenzen) of voor een gegeven situatie een zakenreis dan wel een online-vergadering beter zou zijn. … moeten de kosten, efficiëntie en duurzaamheid van zakenreizen en vergaderingen gekoppeld worden aan meetbare doelen. Voorbeeld: “We willen het aantal zakenreizen in het komende boekjaar met 10% beperken.” … moeten bereikte doelen in het duurzaamheidsverslag worden opgenomen en nieuwe doelen worden gesteld. Zo kunnen bedrijven kostenvoordelen koppelen aan duur zaamheid en imago.
9
KPN Event & Conferencing: Dé specialist voor communicatie op afstand KPN Event & Conferencing is de specialist op het gebied van communicatie op afstand. In Nederland zijn wij marktleider in audioconferencing en videoconferencing diensten. Vele bedrijven en organisaties maken al jaren gebruik van onze gebruiksvriendelijke diensten voor audio-, web- en videoconferencing. Kies voor betrouwbaarheid en kwaliteit Kiezen voor KPN Event & Conferencing betekent kiezen voor betrouwbare en bedrijfszekere diensten. KPN Event & Conferencing biedt een breed scala aan vergaderdiensten, van geheel geautomatiseerde telefonische vergaderingen tot aan volledig door operators begeleide vormen van vergaderen. Ze worden uitgevoerd als audio-, web- of videoconferentie, zowel voor eenmalige bijeenkomsten als voor terugkerende vergaderingen.
Meer informatie Bel naar 0800-0156 of stuur een e-mail naar
[email protected].
10
kpn.com
