Zajišťování shody v činnosti facility management Jan Dressler,
22.5.2012
Rizika správce a jejich zvládnutí
• Správce objektu přejímá rizika vlastníků, uživatelů a třetích stran souvisejících s objektem v rozsahu smluv – Smlouvy řeší známá rizika – Nebezpečná jsou právě ta neznámá
• Požadavek na explicitní zajištění shody s právními předpisy (přeneseně s technickými normami a ostatními regulatorními požadavky) • Dodržení předpisů vytváří v případě materializace rizik s vážnými následky domněnku řádné péče
31.5.2012
2
Charakteristika regulatorních dokumentů pro facility management • Právní řád a zčásti i navazující dokumenty se vytvářejí nikoliv dle užití, ale dle struktury státní správy (kompetenční zákon) • Důsledek: • regulatorní informace pro oblast facility management se potenciálně může vyskytnout (a také se vyskytuje) v kterékoliv oblasti právního řádu • pro využití v praxi je třeba regulatorní informace uspořádat druhotně (výběry, rešerše, zpravodaje ….) – riziko ztráty informace mezi tvůrcem a uživatelem • Není reálné, aby pracovník FM měl trvale aktuální znalosti současně o spravovaném objektu a všech potenciálně relevantních předpisech (hledisko organizace – podle odbornosti nebo procesu, ne podle obou) 31.5.2012
3
Způsob přiřazení regulatorní informace k předmětu nebo činnosti
Hlediska •
• •
31.5.2012
Explicitně / intuitivně – v našem kontextu závazné informace preferujeme explicitně (je vidět jak přiřazení nastane) Determinovaně / pravděpodobně - v našem kontextu preferujeme determinovaně (nový předmět/činnost nebo nový předpis nutně vede k novému přiřazení – nezávisle zda si někdo pečlivý vzpomene) Staticky / dynamicky – v našem kontextu musí přiřazení fungovat dynamicky (předpisy i objekty e mění)
4
Explicitně – co to v praxi znamená: • Mám před sebou předmět/činnost a hledám (ve své paměti, v databázi předpisů …..) všechny relevantní informace • Dostane se ke mně nový předpis a dohledávám, u kterých činností/předmětů ho musím použít Proč je dodržení takového postupu nereálné?
Intuitivně • Čtu předpisy, chodím na školení, sleduji databázi předpisů • obhlížím objekt, účastním se porad , sleduji změny objektu….
31.5.2012
5
Determinovaně – co to v praxi znamená • Běžně vyhledáváme heuristicky – fulltext, klíčová slova, kategorie (např. v ASPI) a jejich kombinace • Pohyb na funkci přesnost/úplnost vyhledávání – proč specificky v případě regulatorní informace nelze očekávat uspokojivý kompromis (vysoký nárok na úplnost nelze splnit jen akceptováním malé přesnosti http://en.wikipedia.org/wiki/Precision_and_recall) • Omezení pro vyhledávání regulatorní informace – pravděpodobnost správného vyhledání nestačí
Řešení – nevyhledávat, nýbrž vylučovat •
31.5.2012
Kontraintutivní, ale v praxi ověřené; vzhledem k požadavkům je to reálná alternativa
6
Příklad využití architektury objekt – aspekt ve FM compliance management
Východiska: • Objekt lze definovat pojmy regulatorní informace (různá úroveň podle účelu – např. požární úsek – pracoviště z hlediska hygieny práce – vyhrazené zařízení na pracovišti) • Regulatorní požadavky mají svůj číselník – číslo předpisu a jeho struktura
31.5.2012
7
Činnost po přiřazení regulatorní informace • Přijímáme opatření k účelu: předmět/činnost vyhovuje předpisu • Fail safe princip – compliance manager vyvrací domněnku, že • Pro daný objekt je každá položka z každého číselníku relevantní (generuje úkol : splnit/doložit splnění) • Každý úkol je nesplněný, dokud oprávněný nepotvrdí splnění • Preferovaný způsob – strukturovaný checklist
31.5.2012
8
31.5.2012
9
Povinnost kontrolovat zařízení obsahující freony
31.5.2012
10
Příklad – povinnost recyklace
31.5.2012
11
Příklad – povinnost kontroly těsnosti
31.5.2012
12
Prokazování shody • •
Dovnitř organizace: interní audit Auditní otázky při předpokládaném způsobu zajištění shody: • • • •
Excerpují se všechny zdroje regulatorní informace Dodává změnové řízení nad objektyvšechny podklady k vyhodnocení Zajišťuje interní komunikace ve firmě, že se změny v předpisech a změny na objektech předávání k vyhodnocení Odvozují se z vyhodnocení jasné stavy relevantní/irelevantní
Jednoduchost pokynů – nepřenášet složitost níže
31.5.2012
13
Děkuji za pozornost
31.5.2012
14
