ZADÁVACÍ DOKUMENTACE PRO ZADÁNÍ VEŘEJNÉ ZAKÁZKY MALÉHO ROZSAHU
Personální strategie, kompetenční model, hodnocení 360 stupňů a adaptace pro podmínky KrÚ JMK realizované v rámci projektu „Řízení lidských zdrojů na Krajském úřadu Jihomoravského kraje“, reg. č. CZ.1.04/4.1.01/57.00021 spolufinancovaného z Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost, Prioritní osa 4 Veřejná správa a veřejné služby, Oblast podpory 4.1 Posilování institucionální kapacity a efektivnosti veřejné správy
V ZADÁVACÍM ŘÍZENÍ v souladu s § 6, § 12 odst. 3 a § 18 odst. 3 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v platném znění, vedené pod názvem
Část I. – Zadávací podmínky 1. Údaje o zadavateli, kontaktní osoba Název: Jihomoravský kraj Zastoupený: Mgr. Michal Hašek, hejtman Jihomoravského kraje Sídlo: Brno, Žerotínovo nám. 3/5, PSČ 601 82 Právní forma: kraj – právnická osoba zřízená ústavním zákonem č. 347/1997 Sb. IČ: 70888337 DIČ: CZ70888337, je plátcem DPH Bankovní spojení: Komerční banka, a.s., č.ú.: 35-4778850207/0100 Kontaktní osoba: JUDr. Věra Vojáčková, vedoucí odboru kancelář ředitele Telefon: 541 651 262 Fax: 541 651 269 E-mail:
[email protected] 2. Předmět veřejné zakázky Předmětem veřejné zakázky je vytvoření personální strategie pro zadavatele, vytvoření kompetenčního modelu pro vedoucí úředníky zadavatele, hodnocení metodou 360 stupňů a zkvalitnění adaptačního procesu zaměstnanců zadavatele. Předmět veřejné zakázky je podrobně specifikován v čl. 10. Části I. – Zadávací podmínky a v obchodních podmínkách k veřejné zakázce (vzoru smlouvy), které tvoří Část II. této zadávací dokumentace. 3. Doba a místo plnění veřejné zakázky Předpokládaný termín zahájení plnění: ode dne nabytí účinnosti smlouvy Termín ukončení plnění: do 16 měsíců ode dne nabytí účinnosti smlouvy (pozn.: jednotlivá dílčí plnění předmětu veřejné zakázky mají stanoveny své samostatné termíny plnění, vyplývající z obchodních podmínek, uvedený termín 16 měsíců ode dne nabytí účinnosti smlouvy představuje termín ukončení posledního z dílčích plnění předmětu veřejné zakázky) Místo plnění veřejné zakázky: místem plnění veřejné zakázky jsou budovy užívané zadavatelem (budovy Krajského úřadu Jihomoravského kraje na adrese Žerotínovo nám. 3/5, 601 82 Brno a na adrese Cejl 73, 601 82 Brno); pokud některé činnosti předmětu veřejné zakázky nebudou vyžadovat žádnou součinnost zadavatele či jeho zaměstnanců, může tyto činnosti dodavatel plnit v místě, které si sám zvolí. 4. Kvalifikace uchazeče 4.1. Uchazeči prokáží splnění kvalifikačních předpokladů takto: a) předložením výpisu z obchodního rejstříku, pokud je v něm uchazeč zapsán, nebo výpisu z jiné obdobné evidence, pokud je v ní uchazeč zapsán, a to v originále
1
b)
c)
d)
e)
nebo v úředně ověřené kopii, přičemž výpis z obchodního rejstříku, pokud je v něm uchazeč zapsán, nebo jiné obdobné evidence, pokud je v ní uchazeč zapsán, nesmí být k poslednímu dni lhůty pro podání nabídek starší 90 kalendářních dnů; předložením dokladu o oprávnění k podnikání podle zvláštních právních předpisů (např. výpisu z živnostenského rejstříku) v rozsahu odpovídajícím předmětu veřejné zakázky v celém rozsahu, a to v originále nebo v úředně ověřené kopii; předložením čestného prohlášení uchazeče, že nemá v evidenci daní zachyceny daňové nedoplatky, a to jak v České republice, tak v zemi sídla, místa podnikání či bydliště dodavatele; předložením čestného prohlášení uchazeče, že nemá nedoplatek na pojistném a na penále na veřejné zdravotní pojištění nebo na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, a to jak v České republice, tak v zemi sídla, místa podnikání či bydliště dodavatele; předložením seznamu významných služeb poskytnutých uchazečem v posledních 5 letech s uvedením jejich rozsahu a doby poskytnutí služeb. Významnou službou se rozumí řádně a včas realizovaná služba pro orgán veřejné správy, jejímž sjednaným předmětem nebo jeho součástí byla tvorba a zavádění personální strategie nebo personálních procesů (dále jen „významná služba 1“) anebo služba pro jakýkoliv subjekt (veřejný či soukromý), jejímž sjednaným předmětem nebo jeho součástí bylo provedení hodnocení metodou 360 stupňů (dále jen „významná služba 2“) anebo služba pro jakýkoliv subjekt (veřejný či soukromý), jejímž sjednaným předmětem nebo jeho součástí bylo vytvoření kompetenčního modelu (dále jen „významná služba 3“). Zadavatel pro kvalifikaci uchazeče požaduje, aby uchazeč významnou službu 1 poskytl v posledních 5 letech nejméně 2krát a zároveň aby uchazeč významnou službu 2 poskytl v posledních 5 letech nejméně 2krát a zároveň aby uchazeč významnou službu 3 poskytl v posledních 5 letech nejméně 2krát. Byla-li jakákoliv z výše uvedených významných služeb poskytnuta orgánu veřejné správy, bude přílohou seznamu významných služeb osvědčení vydané orgánem veřejné správy s uvedením, zda byla významná služba poskytnuta řádně a včas. V případě poskytnutí jakékoliv z významných služeb subjektu odlišnému od orgánu veřejné správy, bude přílohou seznamu významných služeb osvědčení takového subjektu s uvedením, zda byla významná služba poskytnuta řádně a včas. Osvědčení lze v odůvodněných případech nahradit čestným prohlášením. V případě předkládání čestných prohlášení je uchazeč povinen uvést důvody, pro které nebylo možno poskytnutí významné služby doložit osvědčením. Uchazeč je srozuměn s tím, že zadavatel si může skutečnosti uváděné v čestném prohlášení ověřit u subjektů, jimž byly významné služby poskytnuty a v případě, že tyto subjekty nepotvrdí pravdivost skutečností uváděných v čestném prohlášení, bude nabídka uchazeče z hodnocení vyloučena, byť by i bez zohlednění předmětné významné služby uchazeč kvalifikaci splňoval.
4.2.Podává-li nabídku více uchazečů společně, splnění kvalifikačního předpokladu uvedeného pod bodem 4.1. písm. a), c) a d) tohoto článku zadávací dokumentace prokáže každý z těchto uchazečů. Splnění kvalifikačních předpokladů pod bodem 4.1. písm. b) a e) tohoto článku zadávací dokumentace prokáží dodavatelé společně. V nabídce bude předložena smlouva obsahující závazek, že uchazeči
2
podávající společnou nabídku, budou vůči zadavateli a třetím osobám z jakýchkoliv právních vztahů vzniklých v souvislosti s veřejnou zakázkou zavázáni společně a nerozdílně, a to po celou dobu plnění veřejné zakázky i po dobu trvání jiných závazků vyplývajících z veřejné zakázky. 4.3.Pokud není uchazeč schopen prokázat splnění kvalifikace požadované zadavatelem pod bodem 4.1. písm. b) a e) zadávací dokumentace v plném rozsahu, je oprávněn splnění části kvalifikace požadované zadavatelem pod bodem 4.1. písm. b) a e) zadávací dokumentace v chybějícím rozsahu prokázat prostřednictvím subdodavatele. Uchazeč je v takovém případě povinen zadavateli předložit smlouvu uzavřenou se subdodavatelem, z níž vyplývá závazek subdodavatele k poskytnutí plnění určeného k plnění veřejné zakázky uchazečem či k poskytnutí věcí či práv, s nimiž bude uchazeč oprávněn disponovat v rámci plnění veřejné zakázky, a to alespoň v rozsahu, v jakém subdodavatel prokázal splnění kvalifikace. 5. Nabídka 5.1. Požadavky na nabídku: a) nabídka bude zpracována v českém jazyce a v písemné formě, elektronické podání nabídky není možné, b) nabídka bude podepsána osobou oprávněnou jednat za uchazeče (u osob zapsaných v obchodním rejstříku bude podepsána v souladu se způsobem jednání zapsaném v obchodním rejstříku), c) nabídka bude předložena ve dvou vyhotoveních a bude obsahovat všechny doklady, informace a přílohy stanovené touto zadávací dokumentací. Součástí nabídky bude návrh smlouvy dle Části II. – Obchodní podmínky, doplněný o příslušné k tomu určené části a podepsaný oprávněnou osobou (viz čl. 5. odst. 5.1. písm. b) zadávacích podmínek). Mimo to uchazeč zadavateli předloží návrh smlouvy doplněný o příslušné k tomu určené části a podepsaný oprávněnou osobou (viz čl. 5. odst. 5.1. písm. b) zadávacích podmínek) ve čtyřech originálních vyhotoveních (viz. čl. 6 zadávacích podmínek) – tyto návrhy smlouvy nebudou pevně spojeny s nabídkou, d) nabídka bude podána v neprůhledné obálce zabezpečené proti neoprávněné manipulaci, označena bude názvem veřejné zakázky „Personální strategie, kompetenční model, hodnocení 360 stupňů a adaptace pro podmínky KrÚ JMK“ a slovem – NEOTVÍRAT. Zadavatel doporučuje uchazečům opatřit obálku s nabídkou v místě uzavření razítkem, příp. podpisem uchazeče je-li fyzickou osobou, či jeho statutárního zástupce, je-li uchazeč právnickou osobou. 5.2. Struktura nabídky: a) krycí list nabídky (vzor krycího listu nabídky je uveden v Části III. – Krycí list této zadávací dokumentace – zejm. základní identifikační údaje dodavatele, tj. obchodní firma/název/jméno, sídlo/místo podnikání/bydliště, právní forma, identifikační číslo, daňové identifikační číslo, jméno, příjmení a funkce osoby oprávněné jednat jménem dodavatele, adresu, telefon, fax, e-
3
b) c)
d)
e) f)
g)
mail, kontaktní osobu ve věci zakázky, její adresu, telefon, fax a e-mail). V případě společné nabídky musí být uveden pouze 1 uchazeč, který bude ve smluvním vztahu se zadavatelem, a který bude zastupovat ostatní subjekty podílející se na realizaci veřejné zakázky v jednání o záležitostech týkajících se realizace této veřejné zakázky, kalkulace nabídkové ceny v požadované struktuře dle čl. 5 odst. 5.3. těchto zadávacích podmínek – příloha č. 1 nabídky, doklad o oprávnění osoby jednat za uchazeče – např. plná moc, pověření, apod. (úředně ověřená kopie) – příloha č. 2a nabídky. Předkládá se, jen pokud se nejedná o statutárního zástupce uchazeče, jehož oprávnění k jednání vyplývá z obchodního rejstříku či jiné evidence, informaci a doklad (např. plná moc, smlouva o sdružení) o tom, která osoba je zmocněna k jednání za uchazeče, pokud nabídku podává více osob společně – příloha č. 2b nabídky. Předkládá se, jen pokud nabídku podává více osob společně, doklady a informace prokazující splnění kvalifikačních předpokladů uchazeče požadované touto zadávací dokumentací – příloha č. 3 nabídky, řádně doplněný a podepsaný návrh smlouvy (viz čl. 6. zadávacích podmínek) – příloha č. 4 nabídky. Mimo to uchazeč zadavateli předloží návrh smlouvy doplněný o příslušné k tomu určené části a podepsaný oprávněnou osobou (viz čl. 5. odst. 5.1. písm. b) zadávacích podmínek) ve čtyřech originálních vyhotoveních (viz. čl. 6 zadávacích podmínek) – tyto návrhy smlouvy nebudou pevně spojeny s nabídkou. další náležitosti, pokud to požaduje tato zadávací dokumentace.
5.3. Zpracování nabídkové ceny a platební podmínky: a) Nabídková cena za veřejnou zakázku bude zpracována formou podrobné a srozumitelné kalkulace v korunách českých. b) Nabídková cena je cena nejvýše přípustná se započtením veškerých nákladů, rizik a zisku. c) Nabídková cena za veřejnou zakázku bude stanovena jako cena za jednotlivá dílčí plnění veřejné zakázky (viz. údaje v popisu předmětu veřejné zakázky dle čl. 10 této zadávací dokumentace) a dále souhrnně jako celková cena za kompletní realizaci veřejné zakázky. Všechny ceny budou členěny jako cena bez DPH, sazba DPH, výše DPH a cena včetně DPH. d) Cena bude uhrazena dle platebních podmínek uvedených v obchodních podmínkách – Části II. této zadávací dokumentace; podkladem pro zaplacení je daňový doklad – faktura se splatností 30 dnů od data jejího doručení zadavateli veřejné zakázky. e) Zadavatel neposkytuje zálohy. 5.4. Místo a lhůta pro podání nabídek: a) Poštou se nabídka podává zadavateli na adresu: Jihomoravský kraj, Krajský úřad Jihomoravského kraje, odbor kancelář ředitele, Brno, Žerotínovo nám. 3/5, PSČ 601 82. b) Osobně se nabídka podává zadavateli na adresu: Jihomoravský kraj, Krajský úřad Jihomoravského kraje, odbor kancelář ředitele, dveře č. 159, Brno,
4
c)
Žerotínovo nám. 3/5, PSČ 601 82, a to v pracovních dnech od 8.00 hodin do 14.00 hodin. Lhůta pro podání nabídek končí dne 17.1.2011 ve 14:00 hod. Nabídka musí být zadavateli doručena (nikoliv tedy pouze podána k poštovní přepravě) do konce lhůty pro podání nabídek. Nabídku, která bude zadavateli doručena po uplynutí této lhůty, zadavatel neotevře a vyrozumí uchazeče o tom, že jeho nabídka byla podána po uplynutí lhůty pro podání nabídek.
5.5. Lhůta, po kterou jsou uchazeči vázáni nabídkami: a) Uchazeči jsou svými nabídkami vázáni po dobu 90 dnů; tato lhůta začne běžet dnem následujícím po skončení lhůty pro podání nabídek. b) Uchazeči, jehož nabídka bude vybrána jako nejvhodnější, se lhůta, po kterou je svou nabídkou vázán, prodlužuje do uzavření smlouvy, nejvíce však o 30 dnů. 6. Obchodní podmínky zadavatele 6.1. Zadavatel stanovil obchodní podmínky pro realizaci veřejné zakázky, a to formou vzoru smlouvy, který tvoří Část II. této zadávací dokumentace. Uchazeč předloží jako součást nabídky podepsaný návrh smlouvy ve čtyřech vyhotoveních doplněný o příslušné k tomu určené části. 6.2. Návrh smlouvy musí být podepsán oprávněnou osobou (viz čl. 5. odst. 5.1. písm. b) zadávacích podmínek). 7. Způsob hodnocení nabídek Zadavatel stanovil pro zadání veřejné zakázky hodnotící kritérium, kterým je celková nabídková cena bez DPH za kompletní realizaci veřejné zakázky. Za nejvýhodnější se považuje nejnižší celková nabídková cena bez DPH. V případě nabídky s mimořádně nízkou nabídkovou cenou vzhledem k rozsahu zakázky bude zadavatelem vyžádáno zdůvodnění nabídkové ceny. Zdůvodnění musí být uchazečem doručeno ve lhůtě 3 pracovních dnů ode dne doručení žádosti uchazeči, pokud hodnotící komise nestanoví lhůtu delší. Komise může vzít její zdůvodnění v úvahu, pouze pokud je zapříčiněna objektivními příčinami. V opačném případě nabídka nebude dále hodnocena. 8. Další podmínky zadávacího řízení: 8.1. Uchazeč může podat pouze jednu nabídku. Pokud uchazeč podá více nabídek samostatně nebo společně s dalšími uchazeči, nebo podá nabídku a současně je subdodavatelem jiného uchazeče v tomtéž zadávacím řízení, zadavatel všechny nabídky podané takovým uchazečem samostatně či společně s jinými dodavateli vyřadí. 8.2. Zadavatel nepřipouští variantní řešení. 8.3. Uchazeč podáním nabídky uděluje zadavateli svůj výslovný souhlas se zveřejněním podmínek jeho nabídky v rozsahu a za podmínek vyplývajících
5
z příslušných právních předpisů (zejména zák. č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, v platném znění). 8.4. Náklady uchazečů spojené s účastí v zadávacím řízení zadavatel nehradí. 8.5. Dotazy k zadávacímu řízení na tuto veřejnou zakázku zadavatel přijímá nejpozději do 12.1.2011 do 14:00 hod. Zadavatel si vyhrazuje právo na dotazy doručené (nikoliv podané k doručení) po uvedené lhůtě neodpovědět. 8.6. Nabídky nebudou uchazečům vráceny. 8.7. Nabídka, a) která nebude úplná nebo nebude obsahovat veškeré doklady, informace a přílohy stanovené těmito zadávacími podmínkami nebo b) která bude označena nebo doručena v rozporu s těmito zadávacími podmínkami nebo c) která bude doručena po uplynutí lhůty pro podání nabídek nebo d) u níž nebude subjektem, jemuž byla poskytnuta významná služba potvrzena pravdivost skutečností uváděných v čestném prohlášení dle čl. 4. odst. 4.1. písm. e), pokud si zadavatel tyto skutečnosti bude ověřovat, nebo e) u níž nebude zdůvodněna mimořádně nízká nabídková cena objektivními příčinami, nebo f) u níž celková nabídková cena za kompletní realizaci předmětu veřejné zakázky dle čl. 9 této zadávací dokumentace, případně některá z cen za jednotlivá dílčí plnění veřejné zakázky, které jsou uvedeny v rámci popisu předmětu veřejné zakázky v čl. 10 této zadávací dokumentace, překročí stanovené maximum, nebude zadavatelem hodnocena. 8.8. Zadavatel si vyhrazuje právo: a) v průběhu lhůty pro podání nabídek měnit, doplnit či upřesnit podmínky zadávacího řízení, b) nevybrat žádnou nabídku bez uvedení důvodu, c) neuzavřít smlouvu s žádným uchazečem, d) odmítnout všechny nabídky, e) zadávací řízení kdykoliv zrušit. 8.9. Na požádání bude u zadavatele pro uchazeče k dispozici text zadávací dokumentace v digitální podobě. Kontaktní e-mail pro vyžádání zadávací dokumentace v digitální podobě:
[email protected]. 9. Předpokládaná hodnota veřejné zakázky Předpokládaná hodnota veřejné zakázky činí 1.291.495,-Kč bez DPH za kompletní realizaci veřejné zakázky. Předpokládaná hodnota veřejné zakázky je zároveň maximální možnou nabídkovou cenou, kterou mohou uchazeči nabídnout. Maximální ceny za jednotlivá dílčí plnění veřejné zakázky jsou uvedeny v rámci popisu předmětu veřejné zakázky v čl. 10 této zadávací dokumentace.
6
Zadavatel upozorňuje na ustanovení čl. 8 odst. 8.7. písm. f) těchto zadávacích podmínek. 10. Popis předmětu veřejné zakázky V tomto článku je popsán předmět veřejné zakázky formou popisu jednotlivých dílčích plnění předmětu veřejné zakázky. 10.1. Aktivita 1 – Vytvoření personální strategie KrÚ JMK Zpracování personální strategie bude provedeno u Jihomoravského kraje jako územního samosprávného celku. Půjde o vypracování personální strategie pro úřad, ve kterém pracuje cca 658 zaměstnanců. Personální strategie KrÚ JMK bude jednou ze součástí celkové strategie úřadu a bude podporovat uskutečnění strategických cílů zaměřených na lidské zdroje – zaměstnance a jejich potenciál. Personální strategie bude určovat, čeho se má dosáhnout, ale představuje i cesty a metody dosažení dlouhodobých cílů úřadu v oblasti personálního řízení. Základní oblasti personální strategie: - Profesně způsobilí a flexibilní zaměstnanci - Adaptace nových zaměstnanců - Vzdělávání a rozvoj - Nastavení kompetencí vedoucích pracovníků - Fungující pracovní vztahy a komunikace - Efektivní systém hodnocení - Firemní kultura - Kvalitní management - Motivovaný a spokojený zaměstnanec Cílem zakázky je vytvořit srozumitelnou všeobecně přijatelnou personální strategii, která bude mít zásadní význam k naplnění strategických cílů a Vize KrÚ JMK v části „Učení a růst“. Postupné závazné činnosti dodavatele pro vytvoření personální strategie KrÚ JMK: 1. dodavatel se seznámí s následujícími podklady KrÚ JMK pro zavedení personální strategie a provede jejich analýzu: a. interní normativní a řídící akty KrÚ JMK – Systém vzdělávání, Popisy pracovních míst, Provádění hodnocení zaměstnanců, Pracovní řád, Pružná pracovní doba, Vnitřní platový předpis, Přijímání nových úředníků, Příručka jakosti, Kodex etiky zaměstnanců Jihomoravského kraje, Organizační řád KrÚ JMK b. strategické a koncepční dokumenty - Strategie rozvoje lidských zdrojů Jihomoravského kraje 2006 – 2016, Krátkodobý realizační plán strategie rozvoje lidských zdrojů Jihomoravského kraje 2010 – 2011, Vize Krajského úřadu JMK. Termín pro seznámení s podklady a jejich analýzu: do 1 měsíce ode dne nabytí účinnosti smlouvy
7
2. dodavatel bude realizovat vzdělávací workshopy a konzultace k tvorbě a realizaci personální strategie: a. pro vedoucí odborů (celkem 19 osob) – 1 den (8 hodin po 45 minutách) x 1 skupina b. pro vedoucí oddělení (43 osob – rozdělení do 3 skupin) – 1 den (8 hodin po 45 minutách) x 3 skupiny c. pro realizační tým projektu (6 osob) – 1 den (6 hodin po 45 minutách) x 1 skupina Cíl workshopů a konzultací : seznámit účastníky s procesem tvorby personální strategie zaměřit se na formulaci strategických cílů úřadu v oblasti personálního řízení určit klíčové faktory mající vliv na výkon a kvalitu lidských zdrojů a personálního řízení analyzovat současnou situaci a naplánovat kroky, které povedou ke zlepšování kvality poskytovaných služeb prostřednictvím lidských zdrojů Všechny vzdělávací aktivity proběhnou v budovách Krajského úřadu Jihomoravského kraje. Termín realizace vzdělávacích workshopů a konzultací: do 1 měsíce ode dne nabytí účinnosti smlouvy, konkrétní termín bude dohodnut se zadavatelem 3. dodavatel (za spolupráce realizačního týmu na pracovních jednáních): a. provede analýzu vnitřního prostředí úřadu včetně dílčího zhodnocení cílové skupiny, skutečného fungování personálních procesů, určení zdrojů, analýzy rizik a změn - ve vztahu k celkové strategii úřadu a na ni navazující personální strategii; výstupy dodavatel zapracuje do dokumentu „Personální strategie KrÚ JMK“ dle bodu 4. písm. a. b. provede analýzu prostředí úřadu ke zjištění očekávání zaměstnanců formou min. 60 dotazníků, event. doplňující konzultace dodavatele s členy realizačního týmu zaměstnanců oddělení personálních věcí a vzdělávání ve vztahu k tvorbě personální strategie úřadu c. provede SWOT analýzu ve vztahu k tvorbě personální strategie úřadu d. zpracuje mapu personální strategie (grafické schéma a popis). Termín realizace bodů 3a, 3b, 3c a 3d: do 4 měsíců ode dne nabytí účinnosti smlouvy Po provedení dalších bodů předmětu veřejné zakázky – Aktivity 2 – Kompetenční model, Aktivity 3 – Hodnocení metodou 360 stupňů a Aktivity 4 – Adaptační proces, dodavatel provede následující činnosti: e. vypracuje personální strategii a následně akční plán, jakožto krátkodobý plán, který definuje jednotlivé kroky pro naplnění personální strategie, a který bude obsahovat priority, úkoly, termíny plnění a odpovědnost. f. specifikuje opatření k implementaci a řízení (postupy, aktivity, nástroje k zavedení strategie)
8
g. provede nastavení hodnocení a monitoringu měřítek v jednotlivých oblastech personální strategie (měřitelné výstupní indikátory). Termín realizace bodů 3e, 3f, 3g: do 16. měsíce ode dne nabytí účinnosti smlouvy 4. dodavatel zpracuje následující dokumenty: a. písemný dokument „Personální strategie KrÚ JMK“, jakožto koncepční dokument, který bude mít strukturu v rozsahu bodu 3. Rozsah cca 40 stran, formát A4 b. písemný dokument „Manuál personální strategie“ pro potřeby úřadu jakožto pracovní pomůcku pro personální řízení vedoucích pracovníků a další uživatele včetně PowerPoint prezentace, rozsah cca 15 stránek, formát A4. c. písemný dokument „Závěrečná zpráva“ obsahující vyhodnocení období přípravy a implementace personální strategie do KrÚ JMK, rozsah cca 4 stránky, formát A4. Termín předání dokumentů dle bodu 4: do 16. měsíce ode dne nabytí účinnosti smlouvy Dodavatel je povinen poskytnout osobní konzultace realizačnímu týmu projektu a vedoucím zaměstnancům zadavatele v budovách Krajského úřadu Jihomoravského kraje v rámci Aktivity 1 minimálně 5x (konkrétní termín dle vzájemné dohody) a dále vždy dle potřeby zadavatele nebo dodavatele. Maximální cena za Aktivitu 1 – Vytvoření personální strategie KrÚ JMK je 187.916,- Kč bez DPH. 10.2. Aktivita 2 – Vytvoření kompetenčního modelu pro vedoucí úředníky zadavatele Postupné závazné činnosti dodavatele pro vytvoření kompetenčního modelu pro vedoucí úředníky zadavatele: 1. dodavatel realizuje workshopy pro cílovou skupinu vedoucích pracovníků určenou zadavatelem Cílem workshopů je identifikace silných a slabých stránek vedoucích pracovníků (manažerské dovednosti) a zhodnocení jejich klíčových způsobilostí k výkonu manažerské funkce. Forma: - 1 den (8 hodin po 45 minutách) x 4 skupiny (po 15-17 osobách), celkem 65 osob, v budovách Krajského úřadu Jihomoravského kraje - moderovaná diskuse s účastníky workshopu a práce ve skupinkách - zmapování typických situací (problematiky), kterou vedoucí pracovníci řeší v různých oblastech dle návrhů jednotlivých účastníků
9
- pro účely workshopu dodavatel zpracuje tištěné pracovní materiály pro všechny účastníky - evaluační dotazník pro každého účastníka – zpětná vazba účastníků workshopů (papírová či elektronická forma) Na základě realizovaných workshopů dodavatel zpracuje následující písemné materiály: - Písemný materiál pro vedoucí OKŘ, jehož obsahem bude zhodnocení současného stavu, identifikace schopností a dovedností, které je nezbytné prokázat při úspěšném zvládání typických situací, nalezení společných charakteristik – vytvoření základu pro kompetenční model (min. 10 stran formátu A4) - Písemný materiál pro každého účastníka, jehož obsahem bude vyhodnocení, návrhy na zlepšení u každého účastníka. (65 x 1 strana formátu A4), v kopii poskytnout i vedoucí OKŘ - Souhrnná zpráva z výsledků evaluačních dotazníků workshopů (min. 5 stran formátu A4), přílohou budou evaluační dotazníky vyplněné účastníky workshopů Termín realizace workshopů a předání dokumentů dle bodu 1: do 5 měsíců ode dne nabytí účinnosti smlouvy, konkrétní termín bude dohodnut se zadavatelem Maximální cena za Aktivitu 2, bod 1, je 65.833,- Kč bez DPH. 2. dodavatel realizuje jednodenní vzdělávání personalistů Cílem vzdělávání personalistů je získání teoretických základů a osvojení základních principů, metod a postupů při tvorbě kompetenčních modelů ve specifickém prostředí úřadu. Forma vzdělávání: - 1 den (8 hodin po 45 minutách) x 1 skupina (max. 10 osob) v budovách Krajského úřadu Jihomoravského kraje - interaktivní seminář, úvodní přednáška, samostatné úkoly, práce ve skupinkách, konkrétní příklady dobré praxe, praktické úkoly, široký prostor pro diskusi - pro účely vzdělávání dodavatel zpracuje tištěné pracovní materiály pro všechny účastníky Na základě realizovaného vzdělávání personalistů dodavatel zpracuje krátký písemný materiál, jehož obsahem bude formulace základních principů pro činnost pracovní skupiny personalistů k vytvoření kompetenčního modelu. Termín realizace jednodenního vzdělávání personalistů a předání materiálu dle bodu 2: do 5 měsíců ode dne nabytí účinnosti smlouvy, konkrétní termín bude dohodnut se zadavatelem Maximální cena za Aktivitu 2, bod 2, je 8.166,- Kč bez DPH.
10
3.
dodavatel vytvoří kompetenční model pro vedoucí úředníky zadavatele Vytvoření modelu, který bude dlouhodobě měřit výkonnost, správný výběr, rozvoj a hodnocení vedoucích zaměstnanců KrÚ JMK. Jasně definované kompetence a požadavky na všechny vedoucí pracovníky. Forma: - Vytvoření ideálního profilu na každé z 65 míst vedoucích zaměstnanců KrÚ JMK. Tento ideální profil/kompetenční model bude vycházet z výsledků workshopu s vedoucími zaměstnanci, diskusí a námětů vzešlých z pracovní skupiny personalistů (a jimi dodaných podkladů). V rámci tvorby kompetenčního modelu budou otestovány manažerské dovednosti a kompetence všech vedoucích zaměstnanců - účastníků workshopu dle Aktivity 2 bod 1. - Kompetenční model bude obsahovat tří základní oblasti: Odborné znalosti pro danou pozici – teoretický základ, vzdělání Odborné dovednosti pro danou pozici – řízení jednotlivých úseků a útvarů, koordinační činnosti, projektové řízení, organizační a koordinační činnosti Obecné způsobilosti pro danou pozici – řízení lidí, organizování a plánování práce, motivování lidí, jednání s lidmi, vyjednávání Na základě vytvoření kompetenčního modelu pro vedoucí úředníky zadavatele dodavatel zpracuje následující písemné materiály: - dokument kompetenčního modelu ke každé vedoucí pozici a nastavení kompetenčních kritérií (cca 2 – 3 strany formátu A4 pro každou vedoucí pozici) - závěrečná zpráva v tištěné a elektronické podobě obsahující veškerá zjištěná data, analýzy a doporučení (cca 15 – 20 stran formátu A4) Termín vytvoření kompetenčního modelu pro vedoucí úředníky zadavatele a předání dokumentů dle bodu 3: do 9 měsíců ode dne nabytí účinnosti smlouvy Maximální cena za Aktivitu 2, bod 3, je 256.416,- Kč bez DPH.
Dodavatel je povinen poskytnout osobní konzultace realizačnímu týmu projektu a vedoucím zaměstnancům zadavatele v budovách Krajského úřadu Jihomoravského kraje v rámci Aktivity 2 minimálně 5x (konkrétní termín dle vzájemné dohody) a dále vždy dle potřeby zadavatele nebo dodavatele. 10.3. Aktivita 3 – Hodnocení metodou 360 stupňů Postupné závazné činnosti dodavatele pro hodnocení metodou 360 stupňů: 1. dodavatel realizuje jednodenní workshop pro členy projektového týmu Cílem workshopu je seznámení členů projektového týmu (zástupci oddělení personálních věcí a vzdělávání) s metodikou hodnocení v souvislosti s
11
nastavením kompetenčních modelů, výběrem hodnotitelů, definicí cílů hodnocení metodou 360 stupňů, návrhem dotazníku pro hodnocení metodou 360 stupňů a stupnice, podle které se budou položky hodnotit, nastavením základních parametrů hodnocení, návrhem obsahu písemné individuální zprávy dle bodu 4. Aktivity 3. Všechny výše uvedené body a postupy musí být odsouhlaseny realizačním týmem projektu. Forma: - 1 den (8 hodin po 45 minutách) x 1 skupina v budovách Krajského úřadu Jihomoravského kraje - interaktivní setkání, široký prostor pro diskuzi - nastavení samotného principu hodnocení, jakým způsobem bude probíhat sběr dat, ochrana informací apod. - dodavatel zajistí tištěné materiály pro všechny účastníky workshopu Termín realizace jednodenního workshopu pro členy projektového týmu a předání dokumentů dle bodu 1: do 2 měsíců ode dne nabytí účinnosti smlouvy, konkrétní termín bude dohodnut se zadavatelem Maximální cena za Aktivitu 3, bod 1, je 16.666,- Kč bez DPH. 2. dodavatel realizuje jednodenní workshopy pro vedoucí úředníky zadavatele Cílem workshopů je stanovení pevných a jasných pravidel pro hodnocení metodou 360 stupňů, vysvětlení rolí hodnocených i hodnotitelů, informace o hodnocení metodou 360 stupňů, k čemu slouží a jaké výhody z ní plynou, osvojení si principu hodnocení účastníky workshopů, motivace účastníků workshopů k co nejobjektivnějším odpovědím, zaškolení účastníků workshopů ve vyplňování dotazníků. Hodnocení budou seznámeni s principy anonymity a důvěrnosti při hodnocení. Forma: - 1 den (4 hodin po 45 minutách) x 4 skupiny (po 16-17 osobách) v budovách Krajského úřadu Jihomoravského kraje - interaktivní semináře, široký prostor pro diskusi - dodavatel zajistí tištěné materiály pro všechny účastníky workshopu ve formě příručky pro hodnotitele Na základě jednodenních workshopů pro vedoucí úředníky zadavatele dodavatel zpracuje písemné materiál, jehož obsahem bude popis postupu hodnocení metodou 360 stupňů. Termín realizace jednodenních workshopů pro vedoucí úředníky zadavatele a předání materiálu dle bodu 2: do 2 měsíců ode dne nabytí účinnosti smlouvy, konkrétní termín bude dohodnut se zadavatelem Maximální cena za Aktivitu 3, bod 2, je 65.833,- Kč bez DPH.
12
3. dodavatel objednateli dodá softwarový systém pro hodnocení metodou 360 stupňů Funkce softwarového systému: - využívá a spravuje databáze: o zaměstnanců (aktuální i bývalí v historii) o různých dotazníků pro hodnocení metodou 360 stupňů (dotazníky aktuální, bývalé, různé verze), otázky mohou být rozděleny do několika kategorií (např. osobnost hodnoceného, pracovní výsledky apod.) o organizačních struktur (oddělení A, oddělení B, management atd.) i ve více časových variantách - jednoduše umožňuje měnit výběr zaměstnanců, kteří budou v aktuálním období hodnoceni včetně nezávislého určení skupin hodnotitelů a hodnocených - jednoduché elektronické rozeslání formuláře všem hodnotitelům s využitím služby MS Exchange serveru formou e-mailu s odkazem na elektronický dotazník pro vyplnění na PC a identifikační údaje za účelem anonymity hodnotitele - automatické načtení odeslaných elektronických dat do výsledkové databáze - MS SQL - výstupy formou grafických reportů pro hodnocené zaměstnance s možností porovnání hodnocení různých hodnotitelských skupin - následná možnost sledování výsledků pro každou otázku zvlášť, po skupinách a možnost souhrnného sledování přes jednotlivé kategorie otázek a přes hodnocení metodou 360 stupňů jako celek s možností i historického sledování hodnoceného Součástí dodávky softwarového systému bude tištěný manuál v českém jazyce. Součástí plnění bude i zaučení kompetentních pracovníků k vyhodnocování výsledků na různých úrovních (správce systému, tvůrce dotazníků atd.), nastavení správy uživatelů a plná implementace do systému zadavatele. Termín dodání softwarového systému pro hodnocení metodou 360 stupňů dle bodu 3: do 3 měsíců ode dne nabytí účinnosti smlouvy Maximální cena za Aktivitu 3, bod 3, je 60.833,- Kč bez DPH. 4. dodavatel realizuje hodnocení metodou 360 stupňů Cílem je provedení hodnocení metodou 360 stupňů na základě pevných a jasných pravidel pro hodnocení s důrazem na absolutní anonymitu a důvěrnost s výstupem konkrétních požadavků na rozvoj hodnocených. Forma: - hodnocení bude probíhat formou sebehodnocení, hodnocení nadřízeným, hodnocení podřízenými a hodnocení kolegy; předpoklad hodnocení cca 5 podřízenými, jejichž hodnocení se zprůměrují – pro účely hodnocení
13
podřízenými dodavatel vytvoří metodický návod pro hodnotitele – podřízené - sběr dat pomocí softwarového systému dle bodu 3. Aktivity 3 - výstupy dle výsledků návrhu dotazníků dle bodu 1. Aktivity 3, možnost uvádění slovních výpovědí u hodnocení, komunikační šablony - závěrečný hodnotící pohovor s hodnoceným za přítomnosti nadřízeného a zástupce personálního oddělení, seznámení se se zjištěnými výsledky hodnocení, pojmenování zjištěných nedostatků Na základě provedeného hodnocení metodou 360 stupňů dodavatel zpracuje následující písemné materiály: - Písemná individuální zpráva pro každého hodnoceného, představující zpětnou vazbu a týkající se konkrétních dovedností a kompetencí, obsahující základní statistické zpracování odpovědí, porovnání hodnocení jednotlivými skupinami hodnotitelů v každé hodnocené kompetenci, slovní hodnocení, doporučení ke stanovení rozvojových priorit, na základě výsledků vytvoření individuálního rozvojového plánu, identifikace a uvědomění si silných i rozvojových stránek. Statistické údaje budou dodány na základě výstupu softwarového systému pro hodnocení metodou 360 stupňů, dodavatel údaje zpracuje a provede dopracování písemné individuální zprávy na základě výše uvedených kritérií a statistických výsledků softwaru. - Písemná souhrnná zpráva obsahující statistické zpracování celé skupiny všech hodnocených kategorií či kompetencí, pojmenování silných a slabých stránek hodnocených manažerů jako celku. Statistické údaje budou dodány na základě výstupu softwarového systému pro hodnocení metodou 360 stupňů, dodavatel údaje zpracuje a provede dopracování písemné souhrnné zprávy na základě výše uvedených kritérií a statistických výsledků softwaru. Termín realizace hodnocení metodou 360 stupňů dle bodu 4: do 15 měsíců ode dne nabytí účinnosti smlouvy Maximální cena za Aktivitu 3, bod 4, je 501.916,- Kč bez DPH. 10.4. Aktivita 4 – Zkvalitnění adaptačního procesu zaměstnanců zadavatele Cíle Aktivity 4: analýza současného stavu orientace nových pracovníků zpracování metodiky adaptace – vymezit kompetence účastníků, intenzitu a nastavit průběh adaptačního procesu vytvoření průvodce orientace pro nové pracovníky – příprava informačních materiálů pro účastníky adaptačního procesu, vytvořit Manuál pro tutory – konzultanty realizace školení k adaptaci Postupné závazné činnosti dodavatele pro splnění Aktivity 4:
14
1. pracovní schůzka zástupců oddělení personálních věcí a vzdělávání s dodavatelem, jejímž předmětem bude základní představení stávajícího průběhu orientace a adaptace nového pracovníka, diskuse nad zadavatelem navrhovaným řešením adaptace nového pracovníka a úprava sporných částí předloženého návrhu (projednání zejména bodů: účastníci adaptačního procesu, orientační balíček, průběh a intenzita adaptačních schůzek, formulář plánu adaptace, atd.). Doba trvání pracovní schůzky bude min. 5 hodin. Termín uskutečnění pracovní schůzky dle bodu 1: do 1 měsíce ode dne nabytí účinnosti smlouvy, konkrétní termín bude dohodnut se zadavatelem 2. konzultační činnost dodavatele s návrhy na zlepšení a optimalizaci k: - Průvodci nového zaměstnance (vytvořeno pracovníky vzdělávání na OPVV, skládá ze souboru tištěných materiálů, usnadňuje proces seznamování zaměstnance s organizací, šetří čas vedoucím a snižuje pravděpodobnost, že novým zaměstnancům některé informace nebudou poskytnuty) - Plánu adaptace zaměstnance (vytvořeno pracovníky vzdělávání na OPVV, formulář se sestavuje pro každého nového zaměstnance individuálně a obsahuje strukturu adaptačních schůzek se zástupci OPVV a přiděleným tutorem – konzultantem) - Vyhodnocení adaptačního procesu před uplynutím zkušební doby (vytvořeno pracovníky vzdělávání na OPVV, formulář informuje o úspěšném ukončení adaptačního procesu, je předkládáno vedoucí OKŘ k odsouhlasení a k založení do osobního spisu zaměstnance na OPVV) - směrnici Systém řízení adaptace nových zaměstnanců na KrÚ JMK (dokument na KrÚ JMK, interní normativní akt) Termín uskutečnění konzultační činnosti dodavatele dle bodu 2: do 2 měsíců ode dne nabytí účinnosti smlouvy, konkrétní termín bude dohodnut se zadavatelem 3. dodavatel vytvoří Manuál pro tutory Cílem Manuálu pro tutory je napomoci tutorům zvládnout jejich roli tak, aby byla co nejefektivnější pro nového zaměstnance a co nejsnadnější pro tutora. Obsah Manuálu pro tutory: - charakteristika, cíle a přínosy adaptace a tutorování - role tutora - spolupráce tutora a nového pracovníka - nejdůležitější body tutorské práce, které pomohou v rychlé orientaci v úloze tutora - návod, jak vést schůzky s novými zaměstnanci - formuláře dle bodu 2. Aktivity 4 (Plán adaptace zaměstnance, Vyhodnocení adaptačního procesu před uplynutím zkušební doby) a postup vyplňování Požadavky na tištěnou verzi Manuálu pro tutory: - počet výtisků - 150 ks
15
-
barevná vázaná brožura, cca 16 stran včetně příloh formát A5, křídový matný papír 130 g, barevnost dokumentu 4/4 předat 1 CD-ROM s návrhem Manuálu pro tutory ke schválení zadavateli po schválení Manuálu pro tutory zadavatelem předat zadavateli 1 CDROM s Manuálem pro tutory v konečném zpracování
Termín vytvoření Manuálu pro tutory dle bodu 3: do 4 měsíců ode dne nabytí účinnosti smlouvy 4. dodavatel realizuje školení k adaptaci - pro vedoucí odborů (18 osob), vedoucí oddělení (45 osob), pověřené zástupce vedoucích (30) - 1 den (4 hodiny po 45 minutách) x 5 skupin Cílem bude seznámení se s procesem adaptace na KrÚ JMK, vliv způsobu adaptace na rychlost a kvalitu zapracování zaměstnance a jeho začlenění do týmu, podrobné vysvětlení úkolů pro tutory, rady vedoucím, jak správně vyplnit formuláře vztahující se k hodnocení adaptačního procesu. - školení pro zástupce oddělení personálních věcí a vzdělávání – 1 den (3 hodiny po 45 minutách) x 1skupina Cílem bude vysvětlit a na příkladech ukázat, že výběr a zapracování nového zaměstnance jsou vzájemně neoddělitelné aktivity a také že předpokladem motivovaného pracovníka je v první fázi účinný řízený proces adaptace. Všechna školení proběhnou v budovách Krajského úřadu Jihomoravského kraje. Termín realizace školení dle bodu 4: do 6 měsíců ode dne nabytí účinnosti smlouvy, konkrétní termín bude dohodnut se zadavatelem Maximální cena za Aktivitu 4 – Zkvalitnění adaptačního procesu zaměstnanců zadavatele je 127.916,- Kč bez DPH.
16
