YOUTOP MINI IDEEËN VOOR EEN MOGELIJKE AANPAK, GEBASEERD OP DE AANPAK VAN DE EIGENLIJKE YOUTOP IN BRUSSEL OP 5 MEI 2012
DOELSTELLINGEN 1. Op het vlak van de inhoud: • Per thema van het Jongerenpact 3 komen tot de formulering van 3 engagementen die elk ‘gewaardeerd’ en ‘geprioritiseerd’ worden. Met gewaardeerd bedoelen we dat elk mogelijk engagement beargumenteerd is (pro en con’s). Met geprioritiseerd dat de 3 mogelijke engagementen onderling werden gewogen (= een rangorde opgesteld). In totaal willen we dit dus voor 30 engagementen (10 thema’s x 3 engagementen) • Per engagement enkele (2 à 3) ideeën voor acties of aanpakken om het engagement effectief te realiseren
2. Op het vlak van het proces: • Een actieve en dynamische (namiddag)dag/sessie met veel energie, onderlinge vermenging van jongeren en maatschappelijke stakeholders, voelbaar engagement en plezier. Dit willen we doen door • Het feit dat er zo’n grote groep mensen samen werkt rond thema’s die hen aanbelangen, laat zich voelen. Er ontstaat een collectief bewustzijn en een gevoel van : ‘we zijn hier samen aan onze toekomst aan het werken’. Het proces in vogelvlucht, gebaseer op de aanpak van de YouTop
De eigenlijke YouTop strekt zich uit over de namiddag en de vroege avond en omvat een programma van alles samen bijna 8 uur. De deuren gaan open om 13.00u, aanvang voorzien om 14.00u, einde rond 21.30u. We mikken op 300 jongeren en 150 maatschappelijke stakeholders.
Het geheel is opgedeeld in twee grote delen, elk van deze delen weer in enkele kleinere stukken. Het eerste deel van de namiddag werken we enkel met de jongeren, in twee sessies. Het tweede deel (vanaf 17.30u) is met betrokkenheid van de 150 maatschappelijke stakeholders.
Inhoudelijk willen we 4 grote stappen zetten, die we hieronder toelichten. Deze toelichting gebeurt in het licht van 1 thema, het Jongerenpact 2020 zal 10 thema’s bevatten (milieu, onderwijs, armoede, werk, mobiliteit, gezondheid, wonen, verdraagzaamheid, politiek, veiligheid).
1. Op basis van de input worden de grote uitdagingen per thema geformuleerd. We mikken naar 3 uitdagingen per thema maar willen ons niet blindstaren hierop. Het mogen er dus ook 2 of 4 zijn. 2. Elk van deze uitdagingen wordt geformuleerd in een te behalen resultaat, een op te nemen engagement voor 2020. Bij elk engagement wordt nagedacht over het de waarde ervan (positief/te verbeteren). We gaan hier op zoek naar argumenten die het belang van het engagement al dan niet onderstrepen. Eenvoudiger gesteld : we zoeken een antwoord op de vraag waarom dit engagement al dan niet in het Jongerenpact 2020 moet opgenomen worden. 3. Per engagement 2 à 3 ideeën genereren om het engagement te realiseren/waar te maken. 4. De engagementen per thema onderling prioritiseren i.f.v. het opnemen van de engagementen in het Jongerenpact 2020
Keuzemogelijkheden voor een YouTopMini
Laten we met het allerbelangrijkste beginnen : elke YouTopMini die georganiseerd wordt, bidet de gelegenheid aan Vlaamse en Brusselse jongeren om uit te wisselen en samen na te denken over zaken die voor jongeren belangrijk zijn. Hoe meer jongeren hiervoor in de gelegenheid gesteld worden, hoe beter. Of u er nu voor kiest om de hieronder voorgestelde aanpak te volgen of niet is van tweede orde. Het feit dat uw organisatie jongeren in de gelegenheid stelt om mee na te denken, vinden we al fantastisch. U beschikt zelf zonder enige twijfel over de nodige expertise om – op basis van de hieronder voorgestelde aanpak – een eigen proces te ontwerpen.
Elke organisator van een YouTopMini heeft uiteraard ook de keuze om het proces groter of kleiner te maken. U kan ervoor kiezen om enkel met jongeren te werken (en dus geen maatschappelijke stakeholders uit te nodigen), u kan stappen sneller of trager zetten, zelf beslissen over pauzes, andere templates gebruiken, slechts enkele thema’s te bespreken,… Het hieronder beschreven proces is dus slechts één mogelijke manier (gebaseerd op de eigenlijke YouTop) en zeker niet de enige denkbare of wenselijke voor uw specifieke context. Het meest relevante zijn wellicht de doelstellingen en beoogde resultaten van de onderscheiden stappen op basis waarvan u uw eigen proces kan vormgeven.
Wat uiteraard ook belangrijk is, is het resultaat dat we zeer graag ontvangen om mee te nemen in het verder verloop van het proces. Het kan misschien cru klinken maar we zijn
op zich niet geïnteresseerd in tientallen pagina’s tekst of dikke dossiers. Wat voor ons wel belangrijk is (zie verder: template A0) is dat we per thema enkele goed geformuleerde engagementen krijgen met telkens ideeën voor mogelijke acties of projecten om de engagementen te realiseren.
ROLLEN (ALLEMAAL
IN FUNCTIE VAN GROOTTE, AMBITIE, DUUR, AANTAL DEELNEMERS,…) DEELNEMERS •
•
Wie: Twee categorieën : jongeren en maatschappelijke stakeholders. Voor de eigenlijke YouTop gaan we uit van een verhouding 2 jongeren/1 maatschappelijke stakeholder maar het staat elke organisator van een YouTopMini vrij om hier zelf andere keuzes in te maken. Rol: . - Zij vormen de bestaansreden van de YouTopMini. Zij leveren het ruwe materiaal waarmee de Living Library en de klankbordgroep aan de slag gaan.
LEAD-FACILITATOR: •
Rol: - Deze persoon is eindverantwoordelijke voor de begeleiding van de YouTopMini - Zij/hij neemt vanuit haar/zijn rol en waar nodig de nodige ad hoc beslissingen in functie van een goed verloop van het proces - Op de centrale momenten (bv. plenaire opstart, toekomen stakeholders, afsluitmoment,…) geeft zij/hij de plenaire instructies, kondigen aan,… - Ondersteunt voortdurend de groepsbegeleiders
GROEPSBEGELEIDERS: •
Rol: - Als de deelnemers de bestaansreden zijn van deze dag, zijn de groepsbegeleiders diegenen die het succes moeten verzekeren. - Zij begeleiden de themagroepen. Ze doen dit op basis van het draaiboek én een briefing die ze ontvangen. - Zijn verantwoordelijk voor taak én proces binnen de eigen groep
-
-
Bewaken te allen tijde dat resultaten worden afgeleverd binnen het tijdsbestek van elk tijdsblok Ze zorgen ervoor dat elke deelnemer zich betrokken voelt en aan het woord komt Geven aandacht aan meningen die gedeeld zijn maar ook aan meningen van individuen (minderheidsstandpunten) Geven samenvattingen en/of doen voorstellen van formuleringen die én aansluiten bij wat in de groep is gezegd én die duidelijk, vlot en goed zijn geschreven ten behoeve van de thematafel Volgen het draaiboek en de instructies van de lead-facilitatoren
VERSLAGGEVERS •
Rol: o
Zij nemen verslag in de thematische groepen en zorgen – voor wat betreft hun thema – dat het team van het Jongerenpact een beknopt en overzichtelijk verslag krijgt (engagementen + acties)
ONTHAAL, REGISTRATIE EN CATERING: •
Rol: o o o o
Zij staan aan de ontvangstbalie en ontvangen de deelnemers Ze maken de deelnemers wegwijs in het programma en tonen hen waar alles te doen is. Ze lopen ook rond in het gebouw om verdwaalde ‘deelnemers’ terug wegwijs te maken Zij zorgen, indien het een lang proces betreft, voor de nodige spijs en drank
PRAKTISCH De accommodatie is uiteraard volledig afhankelijk van het aantal deelnemers dat u beoogt, het aantal thema’s dat u wenst te bespreken, de duur,… We kunnen hier zelf weinig uitsluitsel en raad bij geven.
OVERZICHT PROGRAMMA Onderdeel
Duur
Timing
Deuren en ontvangst
60
12.30u-13.30u
2
Plenaire opstart en groepsvorming
30
13.30u-14.10u
3
Eerste werksessie in themagroepen
90
14.10u-15.40u
4
Pauze (vier-uurtje),
20
15.40u-16.00u
5
Tweede werksessie in themagroepen
60
16.00u-17.00u
6
Aankomst stakeholders, onderlinge kennismaking stakeholders en jongeren, klein hapje
45
17.00u-18.45u
7
Uitwisselen en verrijken resultaten thematische werksessies in onderlinge samenwerking
90
18.45u-19.15u
8
Samenkomen in groepjes
15
19.15u-19.30u
9
Slotplechtigheid (zelf in te vullen)
…
19.30u….
1
1) Deuren en ontvangst
12.30u– 13.30u
Doelstelling Jongeren kunnen geleidelijk aan toekomen en krijgen de gelegenheid informeel kennis te maken en zich wat op te warmen Aanpak Jongeren komen toe, krijgen iets te drinken en kunnen informeel kennismaken. Om 13.30u wordt het startschot voor de YouTopMini Praktische zaken mensen aan de ontvangstbalie koffie/thee/frisdrank
2) Plenaire opstart en groepvorming
13.30u14.10u
Doelstelling Jongeren voelen zich welkom en weten zich geapprecieerd voor hun komst Jongeren begrijpen de doelstelling van de YouTopMini en wat er in functie daarvan van hen verwacht wordt. Ze ontvangen de gedetailleerde instructies voor de eerstkomende sessies De thematische werkgroepen zijn gevormd, iedereen wordt naar de zalen of werkplekken gebracht Aanpak Leadfacilitator neemt het woord en geeft een toelichting bij de dag. Dit gebeurt aan de hand van een slide waarop de basiswerktemplate (zie verder) op staat en die aangevuld wordt naargelang de verschillende stappen: (1) engagement formuleren, (2) positief/te verbeteren, (3) acties, ideeën en uitwerkingen van het engagement, (4) feedback bespreking met stakeholders en (5) prioritisering. Maak het concreet aan
de hand van een didactisch voorbeeld uit een compleet andere sfeer bv. tegen 2020 moeten alle wachtlijsten voor rusthuizen weggewerkt zijn. Acties : campagne voor kangeroewonen en investeren in aanpassingen aan bestaande woningen, in kaart brengen behoeften komende 30 jaar én renoveren bestaande infrastructuur. Het vormen van de groepen over de verschillende thema’s van het Jongerenpact voor sessie 1 en sessie 2. Hier kunnen we op zich geen instructies voor geven. Dit hangt echt af van het aantal deelnemers, het aantal thema’s dat je wil bespreken,… Bedoeling is wel dat je groepen vormt van +/10 à 15 jongeren per thema (tenminste: binnen de aanpak die wij hier voorstellen) Leadfacilitator geeft een teken om naar de respectieve themagroepen te gaan. De groepsbegeleiders begeleiden hun groep
Praktische zaken Ppt-presentatie met uitleg geïnstalleerd op pc, beamer aanwezig
3) Eerste werksessie in themagroepen
14.10u15.40u
Doelstelling De engagementen per thema worden geformuleerd Elk geformuleerd engagement wordt onderzocht en beoordeeld op zijn relevantie/waarde De engagementen worden geprioritiseerd (van 5 naar 3) De ‘sponsors’ van het thema (=achterblijvers tijdens volgende ronde) worden aangeduid Aanpak Stap 1 (50’) Groepsbegeleider heet iedereen welkom, stelt zichzelf en de rapporteur voor.
Plenair geeft de groepsbegeleider de opdracht : Formuleer – uiteraard binnen het thema - engagementen die de Vlaamse regering, samen met de Vlaamse jongeren en de Vlaamse maatschappelijke stakeholders kan aangaan voor 2020. Een engagement is een ambitieus, maar haalbaar en realistisch te bereiken doel. De facilitator geeft een aantal (kwantitatieve en kwalitatieve) voorbeelden uit andere contexten bv. CO2-reductie uit Kyoto protocol, Millenium doelstellingen,… Iedere deelnemer krijgt een blad (zie bijgevoegde templates) om een engagement te formuleren en de nodige tijd om dit te doen. Als iedereen klaar is met schrijven, begint de groepsfacilitator de geformuleerde engagementen te verzamelen. Hij clustert, vraagt naar meningen en opinies en tracht alles terug te brengen tot maximaal 5 engagementen. Deze 5 (of minder) engagementen wordt (op een grote postit) midden in de A0-template gehangen Vervolgens deelt de groepsbegeleider de groep op in evenveel kleinere groepjes als er engagementen zijn. Stap 2 (25’) Carrousel: elk groepje start aan een eerste engagement en schuift in elke korte ronde door naar een volgend engagement (met de klok mee) Ze lezen het engagement, overleggen met elkaar en schrijven in de daartoe voorziene vakken (positief/te verbeteren-toe te voegen, zie template A0) wat ze aan het engagement positief vinden en/of wat ze nog voor verbetering vatbaar achten. Na +/- 4 à 5 minuten geeft de facilitator het teken om door te schuiven naar de volgende werkplek waar dezelfde opdracht wacht, weliswaar rekening houdend met wat de vorige groep reeds achter liet. Op deze manier wordt (als er 5 engagementen zijn) 4 keer doorgeschoven. Naar het einde toe mag er relatief sneller
worden doorgeschoven omdat het meeste al wel zal zijn opgeschreven.
Stap 4 (10’) Na een vijfde maal doorschuiven zit elk groepje weer bij zijn oorspronkelijk geformuleerd engagement. Ze lezen wat iedereen heeft geschreven en bespreken wat ze eventueel nog wijzigen aan het engagement. Het finale engagement wordt opgeschreven op de template zelf (dus verwijderen van post-it) Elk groepje bereidt een pleidooi voor om hun engagement ter stemming voor te leggen aan de volledige groep Stap 5 (10’) De groep verzamelt zich rond een tafel De groepsbegeleider vraagt eerste groep om hun engagement voor de stemming te beargumenteren. Op deze wijze worden de 5 groepen afgegaan. De groepsbegeleider vraagt dat ieder voor zich de 3 engagementen noteert waarop zij/hij zal stemmen. Vervolgens overloopt hij de 5 engagementen en vraagt telkens om te stemmen. Rapporteur telt telkens de stemmen, doet de finale controle (totaal aantal stemmen/3 = # deelnemers). Op deze wijze wordt beslist welke 3 engagementen overblijven. Stap 6 (5’) Facilitator vraagt per thema 1 sponsor die wil achterblijven om voor de volgende groep het engagement toe te lichten. De rest van de groep zal na de pauze naar hun tweede thema gaan.
Praktische zaken Voldoende stiften Post-it’s blad met voorbeelden van engagementen en wat tips om een goed engagement te formuleren (zie bijlage) A0 Template (zie bijlage) Kladpapier
4) Pauze,
15.40u-16.00u
Zelf in te vullen Aan het einde van de pauze ook zorgen voor een nieuwe groepsindeling over de verschillende thema’s (met uitzonderlng van de sponsor van de verschillende engagementen)
5) Tweede werksessie in themagroepen
16.00u17.00u
Doelstelling Het werk uit de eerste sessie presenteren aan de nieuwkomers en eventueel nog wat verfijnen op basis van korte gedachtenwisseling Per geformuleerd engagement enkele concrete ideeën voor acties of aanpakken formuleren De uitwisseling (markt) met de maatschappelijke stakeholders voorbereiden Aanpak Stap 1 (6’) Facilitator verwelkomt de groep en ligt kort even het verloop van de 2de sessie toe
3 sponsors presenteren hun engagement, elk 1,5 minuut, niet langer er worden op zich geen vragen gesteld Stap 2 (5’) Iedereen krijgt 2 post-it en mag nog iets toevoegen door een post-it bij een engagement te gaan kleven. Dit kan gewoon een teken van instemming zijn (bv. een opgestoken duim), een extra argument voor een bepaald engagement of – ook dat is mogelijk – nog een bedenking of kritiek. Stap 3 (34’) De groep verdeeld zich over de 3 engagementen. Hier best streven naar gelijke groepen van 5 à 6 personen. Indien het niet zo vlot loopt, ondersteunt en bemiddelt de facilitator een klein beetje. Eenmaal de groepen gevormd, vraagt de facilitator om te gaan zitten en aan de hand van een korte gespreksleidraad (verdelen over de groepen) even na te denken over acties die tot het engagement kunnen leiden. Elk actie wordt op een daartoe voorziene, kleine template geschreven (op deze template staat ook de korte gespreksleidraad). De groep discussieert samen welke zij de 3 beste acties vindt en hangt die in de A0 template. Stap 4 (10’) Plenair delen, elke groep presenteert aan elkaar zijn drie ideeën Rapporteur neemt nota van dit plenaire stuk Faciliotator checkt telkens of alles goed begrepen is en meet de temperatuur. Zo nodig wordt er eventueel nog iets toegevoegd op de templates
Stap 6 (5’) Facilitator legt de flow van het stuk na de pauze uit, geeft de instructies Er worden duo’s gevormd om op zoek te gaan naar de stakeholders Elk duo krijgt de steekkaart van de betreffende referentiepersoon
Praktische zaken Post-it’s + stiften (Stef) Template met de gespreksleidraad Indien nodig ‘steekkaarten’ van maatschappelijke stakeholders, vormgegeven met een allusie naar het MB-spel “Wie is het?’ Deze ‘steekkaarten’ worden door ons op voorhand gemaakt, gebaseerd op de informatie uit het ‘intakeformulier’. Informatie die we hierin vragen : hoeveel vrienden hebt u op Facebook, hebt u een Twitter-account, hobby, leeftijd, geslacht, in welke sector werkt u, aantal kinderen, van welke jeugdorganisatie bent u lid geweest, lijfspreuk
Vanaf 15.15u komen stakeholders toe en krijgen vanaf 15.30u een briefing oer hun rol (zie verder)
6) Aankomst stakeholders, onderlinge 17.00ukennismaking stakeholders en jongeren, klein 17.45u hapje Doelstelling Korte pauze voor jongeren en gelegenheid voor kleine hap De maatschappelijke stakeholders komen toe en krijgen de gelegenheid om de jongeren te leren kennen, zich met hen te mengen
De maatschappelijke stakeholders worden door de jongeren naar hun startlocatie begeleid
Aanpak Een live spel ‘Wie is het’, vormgegeven met logo van gezelschapsspel Elk duo jongeren heeft een omschrijving mee gekregen van de stakeholder die aan hen gematchd wordt. Ze gaan op zoek naar hun ‘date’ Ondertussen is er catering : koffie, thee, frisdrank en wat sandwiches of iets anders kleins dat uit het vuistje kan gegeten worden. Het moet niet te veel zijn gewoon wat om de ergste honger te stillen tot 20.00u Zo zijn er – hopelijk tussen 18.00 en 18.10u – groepjes van 3 gevormd. De groepjes bekijken onderling welke thema’s ze zeker willen bekijken. Een belangrijke variabele hierbij is de specialisatie en achtergrond van de maatschappelijke stakeholder maar uiteraard mogen de jongeren – indien ze dit wensen – voorstellen aan de maatschappelijke stakeholder om ook hun eigen ‘werk’ te gaan bekijken en kunnen er nog andere thema’s uitgepikt worden. Op de steekkaarten die de duo’s meekrijgen om op zoek te gaan naar ‘hun stakeholder’ staan ook enkele tips om thema’s te selecteren. Groepjes vertrekken vanaf dat ze gevormd zijn en beslist hebben welke thema’s ze zeker willen ‘bezoeken’ op wandelparcours Praktische zaken Alle trio’s krijgen een blaadje bij met wat hulpvragen om de gesprekken te structureren. Deze vragen peilen naar relevantie, haalbaarheid, kostprijs, omgevingsvariabelen,…(zie bijlagen) Persoonlijke notitieblaadjes
7) Uitwisselen en verrijken resultaten thematische werksessies in onderlinge samenwerking
17.45u19.30u
Doelstelling Maatschappelijke stakeholders en ook de jongeren kunnen kennismaken met de resultaten van verschillende thematische werkgroepen en hierover uitwisselen Ze bereiden zich voor op de prioritisering van de engagementen en – vanwege de zijde van de maatschappelijke stakeholders – een eerste aanzet tot het zelf onderschrijven en nemen van engagementen Aanpak Elk trio heeft dus mee : o Blaadje met enkele hulpvragen om onder elkaar te bespreken o Persoonlijke notitieblaadjes o schrijfgerei De trio’s lopen rond van zaal naar zaal, werkplek naar werkplek, thema naar thema (naargelang). In elke zaal staan : o de betreffende facilitator en de rapporteur. Ze geven eventueel wat extra toelichting en zorgen voor de doorstroming. Als er groepjes te lang blijven, aansporen om door te gaan, Er is 1 uur en 3 kwartier voorzien (dit kan uiteraard korter naargelang aantal deelnemers, aantal thema’s,…). Doel is dat elk groepje min 4 thema’s en misschien 5 thema’s bezoekt wat neerkomt op +/- 20’ à 25 per thema. Dit zou in principe meer als voldoende moeten zijn. De trio’s bespreken onder zich de verschillende engagementen. Als ze commentaar hebben, bijkomende ideeën,… schrijven ze dat op kleine post-it’s en hangen ze die in het vak waar hun opmerking betrekking op heeft.
Ieder schrijft voor zichzelf – op de persoonlijke notitiebladen – ook de engagementen op die zij/hij het meest relevant, het best gevonden, het origineelst,… vind
Praktische zaken Persoonlijke notitieblaadjes Post-it’s
8) Samenkomen
19.30u-20.00u
Doelstelling Iedereen krijgt de gelegenheid om samen te komen met de anderen Uitwisseling in kleine groepjes in functie van prioritisering en engageren van stakeholders Aan de maatschappelijke stakeholders wordt de mogelijkheid geboden om aan te geven welke engagementen zij mogelijks kunnen ondersteunen of mee helpen realiseren (1ste stap in het engagement van de stakeholders) Aanpak Groepjes komen geleidelijk aan terug in de centrale ruimte. Ze worden gevraagd om per 2 groepjes (=6 personen) nog even na te praten. Ze krijgen ook 2 templates : o 6 x template voor prioritisering (zie bijlage): o 4 x template waarop de maatschappelijke stakeholders kunnen noteren onder welk van de engagementen (1 engagement per template) zij mee hun schouders kunnen onderzetten. De bedoeling van deze template is dus dat de stakeholders aangeven welke engagementen zij mij kunnen realiseren. Bedoeling van het gesprek in de kleine groepjes is dus: o dat iedereen even aangeeft welke engagementen
o haar/zijn voorkeur genieten en waarom o dat de 4 jongeren de 2 stakeholders bevragen op welke engagement zij mee kunnen realiseren. De jongeren stimuleren de stakeholders om dit op de template te schrijven en op de ‘Wall’ posten die ergens in de centrale ruimte staat Om 20.00u wordt iedereen opgeroepen om hun engagementen op de Wall te posten en de templates met de prioritisering aan de begeleiders te geven. Afronden voor de slotplechtigheid.
Praktische zaken templates voor prioritisering en engagementen van de stakeholders Een wand waarop de stakeholders hun templates kunnen posten
9) Slotplechtigheid Zelf in te vullen
20.00u
Voorbeeldtemplate A0
Positieve punten
Te verbeteren
Engagement
Mogelijke acties
