YEP Water richtlijnen internationale uitzendingen. Richtlijnen internationale uitzendingen

YEP Water richtlijnen internationale uitzendingen

Richtlijnen internationale uitzendingen


COLOFON

NWP YEP Water Marjon Reiziger en Huiberdien Sweeris Goedkeuring Stuurgroep YEP Water mei 2013 In samenwerking met ministerie van Buitenlandse Zaken, HDPO, Natascha Soons en Eva Schreuder Datum: juni 2013

2


Beste YEP Water betrokkenen, Het doel van het Young Expert Programme Water (YEP Water) is het verjongen en versterken van de professionaliteit en expertise in de Nederlandse watersector in zowel ontwikkelingslanden als bij bedrijven, kennisinstellingen en maatschappelijke organisaties in Nederland. De inzet van de Young Experts is gelieerd aan één of meer van de volgende drie thema’s: 1. Efficiënt waterbeheer, met name in de landbouw 2. Verbeterd stroomgebiedbeheer en veilige delta’s 3. Toegang tot veilig drinkwater en sanitatie Het YEP Water stelt de watersector in staat om haar toekomstige internationale netwerk veilig te stellen en daarmee de aanpak met de geselecteerde ontwikkelingssamenwerking (OS)-landen te verduurzamen. YEP Water is een werken opleidingsprogramma voor jonge lokale en Nederlandse en lokale experts. Het programma staat open voor kandidaten uit Nederland, voor kandidaten uit ontwikkelingslanden(aanmelding via Nederlandse organisaties) en voor Nederlandse organisaties die betrokken zijn bij beleid en uitvoering van OS gerelateerde activiteiten in het buitenland. Een andere doelstelling is het verbeteren van de uitzendingprocedures zodat de Young Experts meer kwaliteit kunnen bieden in het ontvangende land/ project. Dat bestaat uit het bieden van meer zekerheid aan diegenen die uitgezonden zijn door professionele processen op het gebied van: Werving & Selectie, Voorbereiding, Begeleiding, Terugkeer & Evaluatie en opleidingen begeleiding op inhoudelijk werk, cultuur, communicatie en netwerken. Het doel van de richtlijnen uitzendingen YEP Water is om de activiteiten rondom uitzending te standaardiseren en te professionaliseren. De richtlijnen zijn digitaal beschikbaar. Om deze doelstellingen te kunnen halen, is een hoofdproces opgesteld en beschreven. In elk hoofdproces is een eigen stroomschema verwerkt waarin duidelijk wordt in welke volgorde de formulieren gebruikt kunnen worden en welke formulieren dit zijn. Ook is het RACI-model weergegeven. Het RACI-model wordt gehanteerd om de rollen en verantwoordelijkheden van de personen die bij een project of lijnwerkzaamheden betrokken zijn weer te geven. Per uitzendende organisatie is dit aan te passen aan de eigen situatie. Ook is toegevoegd de gedragscode. Het is van belang dat iedereen die uitgezonden gaat worden deze gedragsregels gelezen heeft, de betekenis ervan begrijpt en zich hier aan houdt. Het programmabureau, namens het ministerie van Buitenlandse Zaken en NWP wenst iedereen die met internationale uitzendingen te maken heeft als Young Expert, als leidinggevende, als mentor of coach een geslaagde inzet en duidelijkheid over de processen en procedures die voorafgaan aan een uitzending tijdens en bij terugkeer! Met vriendelijke groet, Programmamanager Young Expert Programma Water Marjon Reiziger 3


Inhoudsopgave

1.

Inleiding ................................................................................................................................................. 5

2.

Introductie Young Expert Programma Water ....................................................................................... 6

3.

Hoofdproces internationale uitzendingen Young Expert Programme Water .................................... 10

4.

Procesbeschrijving: werving & selectie Young Experts ....................................................................... 14

5.

Procesbeschrijving: voorbereiding ...................................................................................................... 28

6.

Procesbeschrijving: veiligheid en calamiteitenplan ............................................................................ 36

7.

Procesbeschrijving: persoonlijke ontwikkeling Young Experts ........................................................... 46

8.

Procesbeschrijving: performance & begeleiding Young Expert .......................................................... 57

9.

Procesbeschrijving: evaluatie na terugkeer ........................................................................................ 73

4


1. Inleiding In de afgelopen jaren is het aantal internationaal georiënteerde professionals op het gebied van water sterk afgenomen. Niet alleen in Nederland en Europa, maar ook in overige continenten. Het gevolg is dat de Nederlandse watersector de komende jaren te kampen krijgt met capaciteitsproblemen bij de uitvoering van internationale projecten. Daarom is investeren in jong internationaal talent van groot belang om de benodigde deskundigheid/professionaliteit in internationale samenwerking te waarborgen op lange termijn.

De watersector heeft er groot belang bij om zijn netwerk professionals in OS-gerelateerde activiteiten (hierna genoemd ‘OS-project’), en programma’s te versterken en te verjongen. Het gaat daarbij zowel om Nederlandse professionals die ervaring opdoen in het buitenland als om professionals uit OSlanden die met of vanuit Nederlandse projecten lokaal hun eerste stappen zetten in een internationale werkomgeving. Deze Young Experts zullen in de praktijk met Nederlandse en buitenlandse collega’s samenwerken en nieuwe netwerken creëren.

Om de watersector een impuls te geven te investeren in jong Nederlands en lokaal talent, is het Young Expert Programme Water (YEP Water) ontwikkeld binnen een publiek-private samenwerking tussen NWP en het ministerie van Buitenlandse Zaken.

5


2. Introductie Young Expert Programma Water Het YEP Water stelt de watersector in staat om haar toekomstige internationale netwerk veilig te stellen en daarmee de relatie met de geselecteerde OS-landen te verduurzamen. YEP Water is een werken opleidingsprogramma voor jonge lokale en Nederlandse experts. Het doel van het YEP Water is het verjongen en versterken van de professionaliteit en expertise in de Nederlandse watersector in zowel ontwikkelingslanden als bij bedrijven, kennisinstellingen en maatschappelijke organisaties in Nederland. De inzet van de Young Experts is gelieerd aan één of meer van de volgende drie thema’s:

1. Efficiënt waterbeheer, met name in de landbouw 2. Verbeterd stroomgebiedbeheer en veilige delta’s 3. Toegang tot veilig drinkwater en sanitatie

Hiermee kan de menselijke capaciteit in ontwikkelingslanden en in Nederland op deze thema’s worden versterkt en de resultaten van de samenwerking tussen Nederland en deze landen worden vergroot.

Concreet betekent dit: 1.

Het door jonge ‘high potentials’ uit zowel Nederland als ontwikkelingslanden laten opdoen van internationale ervaring in de watersector in landen in ontwikkeling. Dit doen zij door in die landen te wonen en te werken voor een periode van maximaal 2 jaar. Het YEP Water is bedoeld als een impulsprogramma voor het aanmoedigen van een internationale carrière in de watersector,

2.

Het door Young Experts (hbo’ers en academici) uit Nederland en ontwikkelingslanden laten opbouwen van een internationaal netwerk in de watersector, waarmee zij een bijdrage leveren aan het verankeren van kennis. Dit schept nieuwe capaciteit voor het OS-werk en nieuwe kansen voor Nederlandse actoren die in OS - landen actief zijn,

3.

Het versterken van de relatie tussen de overheid en het Nederlandse bedrijfsleven voor het realiseren van het OS-programma door: a. Het bevorderen van interactie tussen overheid en bedrijfsleven via het gezamenlijk uitvoeren van het YEP Water in een publiek-privaat partnership,

6


b. Het versterken van draagvlak voor OS door Nederlandse bedrijven, kennisinstellingen en maatschappelijke organisaties meer te betrekken bij uitvoering van OS beleid, c. Het betrekken van het senior kader van bedrijven, kennis instellingen en maatschappelijke organisaties bij het opleiden van jonge Nederlandse en lokale professionals voor een (internationale) loopbaan en het overdragen van deskundigheid en internationale ervaring.

YEP Water staat open voor OS-activiteiten in landen die behoren tot de lijst van landen waarvoor ook het Dutch Good Growth Fund open staat: Afrika (34 landen) Algerije Angola Benin* Burkina Faso Burundi* Congo Dem. Republiek Djibouti Egypte Eritrea Ethiopië* Gambia Ghana* Kaapverdië Kenia* Libië Madagaskar Malawi Mali* Marokko Mozambique* Niger Nigeria Rwanda* Sao Tomé Senegal Sierra Leone Somalië Zuid Sudan* Tanzania Tunesië Oeganda* Zambia Zimbabwe Zuid Afrika

Azië (19 landen) Afghanistan* Bangladesh* Bhutan Cambodja Filippijnen India Indonesië* Jemen* Jordanië Laos Maldiven Myanmar Mongolië Nepal Pakistan Palestijnse Gebieden* Sri Lanka Thailand Vietnam

Latijns-Amerika (6 landen) Bolivia Colombia Guatemala Nicaragua Peru Suriname Europa (7 landen) Albanië Armenië Bosnië Herzegovina Georgië Kosovo Macedonië Moldavië

*partnerland, ** transitieland, dikgedrukt is watermondiaal of water OS land.

7


YEP Water biedt financiële ondersteuning die organisaties en bedrijven uit de watersector stimuleert jonge Nederlandse en lokale professionals in te zetten in internationale ontwikkelingsprojecten. De financiële ondersteuning draagt bij aan enerzijds de mogelijkheid om een lokale jonge expert ervaring te laten opdoen bij een Nederlandse organisatie, en anderzijds in de kosten van internationale uitzending van een Nederlandse jonge professional (opleiding en professionele begeleiding, kosten voor reizen, huisvesting, voorbereiding). De uitzendende organisatie biedt deze jonge Nederlandse expert de mogelijkheid gedurende maximaal 2 jaar relevante internationale ervaring op te doen werkend vanuit een Nederlandse organisatie in OS-gerelateerde activiteiten. De lokale Young Expert krijgt de mogelijkheid om maximaal 2 jaar relevante werkervaring op te doen in een Nederlandse organisatie die in een van de landen werkzaam is.

De opzet van het Young Expert programma wordt getoond in het Hoofdproces Young Expert Program waarin alle fasen van het programma worden weergegeven:

Geel :

Werving & Selectie processen

Wit:

Communicatieplan

Groen:

Development program

Grijs:

Aansturing en contractuele verplichtingen

Oranje:

Uitzendprogramma YEP Water

Blauw:

Werken in Water

8


9


3. Hoofdproces internationale uitzendingen Young Expert Programme Water Doel Doelstelling van YEP Water is de uitzending van Young Experts naar internationale OS-projecten. Uit oogpunt van professionaliteit moeten de arbeidsvoorwaarden voor uitzending naar het buitenland, regelingen, verzekeringen, veiligheid enz. goed beschreven zijn.

Het “Handboek Internationale Uitzendingen” voor YEP Water is gebaseerd op het hoofdproces zoals hieronder beschreven: Instroom (Werving & Selectie), Voorbereiding, Begeleiding en Evaluatie. Daarnaast wordt speciaal aandacht geschonken aan persoonlijke ontwikkeling en Veiligheid & Calamiteiten.

Hoofdproces Persoonlijke ontwikkeling Werving&Selectie

Performance

Voorbereiding

Evaluatie& Perspectieven

Begeleiding

Beleid internationale uitzendingen Het Hoofdproces Internationale Uitzendingen moet worden geprofessionaliseerd, zodat er systematisch zicht komt op het aanwezige potentieel in de watersector. De Werving & Selectie moet eenduidig plaatsvinden met behulp van heldere criteria. Ook de Voorbereiding, Begeleiding en Evaluatie van Young Experts dient zo te worden ingericht dat we structureel van elkaar blijven leren. Tot slot: alle leerervaringen moeten worden geïnventariseerd en gebundeld, zodat volgende uitzendingen nog beter verlopen. Kennis opgedaan in het buitenland moet worden gemanaged en eventueel weer ingezet worden in Nederland of andere landen.

10


De beschrijving van het hoofdproces van Internationale Uitzendingen van YEP Water dient om de communicatie over activiteiten te bevorderen en verantwoordelijkheden over die activiteiten eenduidig toe te wijzen en daarmee professionaliteit te bevorderen.

Het RACI-model wordt gebruikt om verantwoordelijkheden vast te leggen. Het RACI- model is een matrix die gehanteerd wordt om de rollen en verantwoordelijkheden van de personen die bij een project of lijnwerkzaamheden betrokken zijn weer te geven. Hieronder volgt de beschrijving van het hoofdproces Internationale Uitzendingen en het RACI-model.

SYMBOLEN Symbolen gebruikt in deelprocessen: Werving & Selectie, Voorbereiding, Begeleiding en Evaluatie, Persoonlijke Ontwikkeling, Veiligheid & Calamiteitenplan zijn de volgende:

Start of sluiting van een proces

Proces

Opgeslagen gegevens

Beslissing

Lokale Young Expert

Document

11


SCHEMA HOOFDPROCES

Start Hoofdproces Internationale uitzendingen Young Experts

Uitzending Young Expert

Werving & Selectie Nederlandse Young Expert

Werving & Selectie Lokale Young Expert

Training Voorbereiding Young Expert

Voorbereiding ter plekke Young Expert Partnerbeleid

Begeleiding Young Expert

Begeleiding Young Expert

Evaluatie en terugkeer Young Expert

Evaluatie Young Expert

Netwerken, Kennis delen & Leren door opdrachten

Veiligheid & Calamiteitenplan

*Proces Lokale Young expert

Einde proces

12


RACI-MODEL Per deelproces wordt beschreven wie verantwoordelijk is voor uit te voeren taken in het proces middels de RACI. Het RACI-model is een matrix die gehanteerd wordt om de rollen en verantwoordelijkheden van de personen die bij een project of lijnwerkzaamheden betrokken zijn weer te geven. R

Responsible (Uitvoerder)

A

Accountable (Beslisser)

C

Consulting (te) Raadplegen

I

Informeren (te) Informeren

De persoon die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de activiteit. Er kunnen meer dan één persoon 'verantwoordelijk' zijn. De persoon die 'accountable' is, is bevoegd om de uiteindelijke beslissing te nemen. Slechts één persoon kan per activiteit als 'accountable' worden aangemerkt. Deze persoon/personen moet(en) door de beslisser worden geraadpleegd voordat deze een beslissing neemt. Deze persoon/personen moet(en) door de beslisser achteraf worden geïnformeerd over de genomen besluiten. Zij hebben geen invloed op de te nemen besluiten.

13


4. Procesbeschrijving: werving & selectie Young Experts Proces werving & selectie Young Experts Het deelproces werving en selectie wordt als volgt vormgegeven: Onderdeel in hoofdproces Persoonlijke ontwikkeling Werving&Selectie

Performance

Voorbereiding


Begeleiding

Doel Het werven en selecteren van een geschikte en beschikbare Nederlandse en/of lokale Young Expert kandidaat voor het uitvoeren van een functie in een ontwikkelingsproject van maximaal twee jaar.

Prestatie-indicator(en) 

Aantal contracten getekend per jaar



Snelheid en kwaliteit van selectie van juiste kandidaat



Tevredenheid betrokkenen te evalueren na 1 jaar (uitzendende organisatie en Young Expert) over matchingsproces

Verantwoordelijkheid De programmamanager YEP is eindverantwoordelijk (accountable) voor de selectie van de kandidaat.

Algemene informatie Er zijn drie verschillende aanvragen mogelijk: 1. Aanmelding van een Young Expert positie door een Nederlands bedrijf, kennisinstelling of maatschappelijke organisatie (projecten functiebeschrijving, begeleidingsplan Young Expert). Een voorkeurskandidaat van de organisatie kan in een begeleidende brief worden vermeld. 2. Open aanmelding van Nederlandse kandidaten, die aan de eisen voldoen, om internationaal ervaring op te doen via een functie bij een bedrijf, kennisinstelling of maatschappelijke

14


organisatie (NGO); De Nederlandse kandidaat kan zich alleen online melden met een motivatiebrief en een gestandaardiseerd CV (zie bijlage 4 ), ook te vinden op de website van www.yepwater.nl. 3. Werving van een lokale kandidaat voor een OS project door een Nederlands bedrijf, kennisinstelling of maatschappelijke organisatie; De lokale expert wordt geworven door een Nederlands bedrijf, kennisinstelling of maatschappelijke organisatie werkzaam in het OS land; Het projectbureau toetst op CV (zie bijlage 5), korte projectbeschrijving, taakbeschrijving, leeren begeleidingsplan. Transparantie en vastlegging ten aanzien van het werving- & selectie-proces zijn van groot belang. Organisaties worden hierop getoetst. Aanmeldingsmogelijkheden voor deelname aan het YEP: 1. Een Nederlandse organisatie meldt een positie aan waarop een Young Expert geplaatst kan worden, samen met een korte beschrijving van het OS project waar de Young Expert positie zal worden uitgeoefend. 2. Een jonge Nederlandse deskundige meldt zichzelf aan als kandidaat Young Expert door het digitaal indienen van een motivatiebrief met CV (sollicitatie); De Young Expert kandidaat kan door een bedrijf, kennisinstelling of maatschappelijke organisatie worden aanbevolen. In een begeleidende brief bij het projectvoorstel voor een positie kan worden aangegeven dat men een voorkeurskandidaat heeft. Deze moet digitaal solliciteren zoals hierboven vermeld. 3. Een Nederlandse organisatie meldt een of meerdere CV’s van lokale jonge deskundige aan als kandidaat Young Expert, samen met de beoogde Young Expert positie en het beoogde OS project (motivatiebrief & CV kandidaat, korte projectbeschrijving, taakbeschrijving, leerbegeleidingsplan). Lokale jonge deskundigen kunnen alleen via een Nederlandse organisatie worden aangemeld. Dit deelproces beschrijft alleen de werving & selectie van de Nederlandse Young Expert. Het kan deels worden gebruikt voor de werving &selectie van de lokale experts door de Nederlandse organisaties. Na voorselectie brief en CV, volgt een selectiegesprek en voor de Nederlandse kandidaat, na positieve beoordeling, een assessment. Dan volgt het informeren van de uitzendende organisatie met, indien er geschikte kandidaten zijn, een voorstel met maximaal drie kandidaten met zo nodig een nadere toelichting op de uitzendregeling. De uitzendende organisatie maakt een definitieve keuze uit de aangeboden kandidaten, inclusief de eigen voorkeurskandidaat, indien door de selectie gekomen. Uiteindelijk resulteert dit proces in een match van een geschikte kandidaat bij de vacante Young Expertfunctie.

15


STROOMSCHEMA WERVING&SELECTIE Proces Werving & Selectie Young Expert 1. Vaststellen beschikbare YEP posities

Interesse- peiling YEP posities

Interessepeiling kandidaten YEP posities

2. Sollicitatie kandidaten YEP pool Verzamelen en beoordelen motivatiebrief/CV YEP Pool min. eisen criteria voldaan

nee

Geschikt

ja

Voeren selectie gesprekken nee

Registratie cv, brief, beoordelings-formulieren en assessment in databank

Geschikt

Afwijzingsbrief

ja

[Geef een citaat uit het document of de samenvatting van een interessant punt op. Het tekstvak kan overal in het Assessment document worden neergezet. Ga naar het tabblad Hulpmiddelen voor tekstvakken als u de opmaak van het nee tekstvak voor het blikvangercitaat wilt wijzigen.]

Geschikt

ja

Voorstel max. 3 kandidaten Bedankbrief en opnemen in pool/databank

nee

Matching ja

Administratieve afhandeling

Proces Voorbereiding

16

YEP contract


RACI-Model Responsible, Accountable, Consulting, Informed) Beschrijving activiteiten W&S 1

2

3

4

5

Capaciteitsaanvraag of aanbod van kandidaten uit bedrijf, kennisinstelling of maatschappelijke organisatie. Onverwachte of moeilijk te plannen capaciteitsaanvragen kunnen in een volgende ronde worden meegenomen. Twee indieningsronden per jaar van aanvragen voor Young Expertfuncties Nadere details over opdracht en functieeis worden vastgelegd in projectvoorstel, functiebeschrijving en leeren begeleidingsplan.

Bevoegd/ verantwoordelijk (RACI) R: Uitzendende partij A: PM1 YEP/HDPO C: PB2 YEP I : Stuurgroep

R: Uitzendende partij A: PM C: PB I: P&O Medewerker

Vastgelegd wordt wie selectie van kandidaten uitvoert (YEP en HDPO) De selectieprocedure wordt doorlopen (brief+CV, selectiegesprek en assessment). De programmamanager bespreekt, indien geschikte kandidaten voorhanden, max. drie kandidaten met de leidinggevende van de uitzendende organisatie. Matching in overleg met uitzendende organisatie.

R: PB A: PM/HDPO C: Uitzendende partij I: P&O Medewerker R: PM A: PM C: Leidinggevende3 I: Stuurgroep

Bij positief besluit wordt de kandidaat nader geïnformeerd, worden concrete afspraken gemaakt en vastgelegd in een contract tussen uitzendende organisatie en een contract tussen NWP en uitzendende organisatie over financiering. Overige kandidaten ontvangen een afwijzing.

R: PM A: PM C: Uitzendende partij I: Leidinggevende

PM1 YEP = Programmamanager YEP HDPO = Afdeling Werving&Selectie van ministerie van Buitenlandse Zaken PB2 YEP= Programma bureau; Leidinggevende3 is de begeleider van de uitzendende partij

17

AFGEROND en DATUM


Uitvoering werving & selectie en matching Nederlandse Young Expert Een jonge professional kan solliciteren op een functie als Nederlandse Young Expert binnen het YEP Water programma via www.yepwater.nl. De eerste selectie wordt gebaseerd op een CV & motivatiebrief, de tweede selectiefase is een sollicitatiegesprek. De derde fase is een assessment, dat plaatsvindt als nodig voor in te vullen posities. Een kandidaat die goed door het selectieproces is gekomen, wordt opgenomen in een pool van kandidaten. Het YEP Water programmabureau matcht YEP Waterprojecten met kandidaten uit de pool. Dit houdt in dat een kandidaat voor meerdere projecten voorgesteld kan worden. De Nederlandse uitzendende organisatie besluit wie de beste kandidaat is. Wanneer een kandidaat de selectie goed doorlopen heeft, betekent dit niet automatisch dat het YEP Water een YEP Water positie kan garanderen in een OS-land. Na toestemming, worden de bescheiden van de kandidaat tot 2 jaar bewaard. De kandidaat blijft daarmee in de pool van kandidaten en kan opnieuw gematcht worden.

Partners van kandidaten Partners van kandidaten die eveneens in het land van plaatsing willen werken, dienen goed bij de uitzendende organisatie te informeren of dit door het desbetreffende land voor partners is toegestaan en moeten zich realiseren dat de uitzendkosten niet worden vergoed door het YEP Water-programma.

Werving lokale Young Expert Lokale kandidaten acteren niet via een pool, maar worden op basis van advisering van de aanvragende organisatie geselecteerd. Lokale Young Experts worden aangeboden door de Nederlandse bedrijven, kennisinstellingen of maatschappelijke organisaties middels een CV, functiebeschrijving en een leeren begeleidingsplan dat wordt opgesteld door de aanvragende organisatie. De Nederlandse organisatie is verantwoordelijk voor het selectieproces.

18


BIJLAGEN FORMATS WERVING & SELECTIE Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Bijlage 4 Bijlage 5 Bijlage 6

Beoordelingsformulier brief & CV Beoordelingsformulier gesprekken Beoordelingsformulier assessment Nederlands CV (Nederlandse Young Expert) Engels CV (lokale Young Expert) Voorbeeld opdrachtbrief voor uitzendende organisatie

19


BIJLAGE 1

BEOORDELINGSFORMULIER BRIEF+CV

1e check door : 2e check door : Naam :    

Leeftijd :

Toestemming gegevens 2 jaar bewaren In het bezit van diploma Masteropleiding/HBO Bachelor Nationaliteit Is Junior Professional Officer geweest bij het Rijk

Geslacht: : : : :

Talenkennis Engels slecht (0) - matig (1) - goed (2)

:

0

1

2

Talenkennis Duits/Frans/Spaans/Arabisch Chinees/Russisch

:

0

1

2

Extra taal: Frans/Arabisch/Chinees/Russisch : (onderstreep betreffende taal, slecht (0) - matig (1) - goed (2))

0

1

Taal:

Academische opleiding

:

ja

nee

HBO opleiding

:

ja

nee

(Opleiding/studierichting (welke masters/bachelors behaald)

:

0

1

2

Werkervaring na studie opgedaan Relevante werkervaring

:

0

1

2

Stage-ervaring

:

ja

Relevante stage-ervaring

:

0

1

2

Buitenland ervaring

:

0

1

2

(onderstreep betreffende taal, slecht (0) - matig (1) - goed (2))

3

(niet relevant-matig relevant-voldoende relevant)

nee

(geen – 1 x studie/werk – 1x kort/1x lang verblijf studie/werk – meerdere keren lang verblijf studie/werk)

Extra curriculaire ervaring (geen-veel-weinig)

:

0

1

Hobby’s/Interesses/Sport

:

0

1

Brief/Motivering/Taalfouten Toelichting: (zwak – gemiddeld – sterk)

:

0

1

Totaal: …… punten Kandidaten met werkervaring : Kandidaten zonder werkervaring:

uitnodigen uitnodigen

Opmerkingen:

20

portefeuille portefeuille

afwijzen afwijzen

2

2

3


BIJLAGE 2

BEOORDELINGSFORMULIER GESPREKKEN

Naam kandidaat: _____________________________________________________________ Datum gesprek: ______________________________________________________________ Selecteurs: __________________________________________________________________

Kopieën diploma’s + pasfoto ingeleverd:

ja/nee

RELEVANTE KENNIS BELEIDSTERREINEN: (toetsing minimaal 3 thema’s)  Ontwikkelingssamenwerking  Waterbeheer  Watertechnologie  Drinkwater & Sanitatie  Water Governance

1 1 1 1 1

2 2 2 2 2

3 3 3 3 3

4 4 4 4 4

5 5 5 5 5

PERSOONLIJKE KWALITEITEN:  Empathie  Lerende oriëntatie  Resultaatgerichtheid  Samenwerken  Aanpassingsvermogen/Flexibiliteit

1 1 1 1 1

2 2 2 2 2

3 3 3 3 3

4 4 4 4 4

5 5 5 5 5

TOELICHTING PERSOONLIJKE KWALITEITEN (a.d.h.v. praktijkvoorbeelden): ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ _______________________________________ INDRUK PERSOON (inclusief motivatie): ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ _______________________________________ Opzegtermijn: Bijzonderheden: Eindoordeel:

A F W IJ Z E N / ASSESSMENT

21


BIJLAGE 3

BEOORDELINGSFORMULIER ASSESSMENT

Het assessment geeft informatie over de onderzoeksvraag “geschiktheid van de kandidaat om als Young Expert te worden uitgezonden naar een ontwikkelingsland”. Het assessment levert conclusies, adviezen en aanbevelingen op ten aanzien van de onderzoeksvraag. Het assessmentrapport levert een overzicht op van de in het assessment behaalde resultaten op capaciteiten en competenties. De volgende informatie wordt weergeven in het rapport:     

Resultaten Valkuilen en risico’s Algemene, verbale, cijfermatige en figurale cognitieve capaciteiten Toetsing op de competenties uit het profiel Persoonlijk ontwikkeladvies

Competenties waar op getoetst wordt bij de selectie voor de positie van een Nederlandse Young Expert:          

Empathie (Inter)culturele sensitiviteit Lerende oriëntatie Resultaatgerichtheid Samenwerken Mondelinge en schriftelijke vaardigheden Aanpassingsvermogen/flexibiliteit Stressbestendigheid/coping Netwerken Creativiteit en innovatievermogen

Specifieke aandacht bij het assessment voor:  (Inter)culturele sensitiviteit  Mondelinge en schriftelijke vaardigheden  Stressbestendigheid/coping  Netwerken  Creativiteit en innovatievermogen

22


BIJLAGE 4

NEDERLANDSE CV

CV format wordt door kandidaat online ingevuld op www.yepwater.nl CV Formulier Geeft toestemming om de bescheiden langer dan 1 jaar te bewaren In het bezit van het diploma Masteropleiding/HBO bachelor Nationaliteit

Persoonsgegevens Titels voor Volledige naam Roepnaam Titels achter Geslacht Geboortedatum Geboorteplaats Nationaliteit Burgerlijke staat Straat en huisnummer Postcode/Woonplaats Land Telefoon privé Telefoon mobiel E-mailadres

Talenkennis Taal 01 Taal 02 Taal 03 Taal 04 Taal 05 Taal 06

Mondeling

Schriftelijk

Opleidingen

Cursussen

Werkervaring

Stage-ervaring

23


Extra-curriculaire ervaring

Overig Hobby’s en interesses Persoonskenmerken en competenties Motivatiebrief

Sollicitatiegeschiedenis

Master diploma-HBO bachelor Hoeveel Masters heb je behaald? Hoeveel HBO bachelor diploma´s heb je behaald? Welke Master/HBO is de meest relevante voor deze functie? Op welke universiteit/HBO opleiding heb je dit meest relevante diploma gehaald? Heb je werkervaring opgedaan na je studie? Traineeship ervaring Heb je trainee-ervaring opgedaan?

24


BIJLAGE 5

ENGLISH CV LOCAL YOUNG EXPERT

CV format is completed online by candidate on www.yepwater.nl CV Form Gives permission to preserve the documents for more than one year In the possession of the diploma Master/Bachelor Nationality

Personal Data Titels Full name First name Gender Date of birth Place of birth Nationality Marital status Address Postal code/Residence Country Telephone private Telefoon mobile E-mailaddress

Knowledge of languages Language 01 Language 02 Language 03 Language 04 Language 05 Language 06

Speaking

In writing

Training

Courses

Working experience

Internship experience

25


Extra-curricular experience Other information Hobbies and interests Personal characteristics and competences Motivation letter Job application history Master diploma Bachelor How many Masters have you achieved? How many Bachelor diplomas have you achieved? Which Master/HBO is the most relevant for this position? At which university did you get this most relevant diploma? Have you gained experience after graduation?

Traineeship experience Do you have experience as a trainee?

26


BIJLAGE 6

VOORBEELD OPDRACHTBRIEF VOOR UITZENDENDE ORGANISATIE AAN YOUNG EXPERT

Behandeld door Ons kenmerk Onderwerp uitzending

Datum

Beste , Met genoegen bevestigen wij dat je binnenkort een uitzending gaat maken voor………………... Op deze uitzending zijn de “richtlijnen uitzending naar het buitenland” van toepassing. Een kopie van de regeling en nadere uitwerkingen hiervan tref je aan in de bijlage. Als bijlage bij deze brief tref je de uitzendregeling en de checklist Voorbereiding om je goed voor te bereiden op jouw uitzending. Graag attenderen we je op een aantal belangrijke zaken: o o o o

Check of je ziektekostenverzekering ook een buitenlanddekking, incl. repatriëring heeft; Zorg voor een geldig paspoort; Ga langs bij de GGD of een andere instantie om de vereiste medische vaccinaties te halen; Realiseer je dat je in het buitenland te gast bent. ……………. verwacht dat je je als goed gast gedraagt en dat je je ervan bewust bent dat je, veel meer dan in Nederland, wordt gezien en beoordeeld als een vertegenwoordiger van het bedrijf/organisatie. Dit houdt o.m. in:  Het aannemen van een tolerante houding t.o.v. de lokale bevolking, haar normen, waarden, godsdienst(en) en gewoonten;  Het vermijden van uitspraken in het openbaar over zaken die heel gevoelig kunnen liggen zoals de politieke en maatschappelijke situatie;  Het in acht nemen van de plaatselijke wetten en voorschriften;  Een terughoudende opstelling bij het bekritiseren van uitspraken van andere Young Experts.

Uiteraard zijn wij bereid een nadere toelichting te geven omtrent de uitzending of eventuele vragen die je hebt te beantwoorden. Voor meer informatie kun je contact opnemen met: ………………………………………. 06Regeling uitzendingen Voor declaraties, verzekeringen, voorschotten; Visum, ticket, hotel, facturen, Ipad; Regeling uitzendingen Wij wensen je een leuke, nuttige tijd en succes toe in het buitenland! Met vriendelijke groet,

Kopie Personeelsdossier Bijlagen Uitzendregeling en de checklist Voorbereiding Young Expert

27


5. Procesbeschrijving: voorbereiding Proces voorbereiding Young Experts Het proces voor logistieke voorbereiding van de Young Experts wordt als volgt vormgegeven: Onderdeel in hoofdproces

Persoonlijke ontwikkeling Werving&Selectie

Performance

Voorbereiding


Begeleiding

Doel Het voorbereiden van een Young Expert voor een inzet van maximaal twee jaar in het buitenland, zodanig dat de functiebeschrijving, landen projectinformatie bekend is en de noodzakelijke administratieve handelingen verricht zijn.

Prestatie-indicator(en)   

Functiebeschrijving, incl. taken, Landeninformatie/uitzendregeling/medische keuring/verzekeringen, incl. repatriëringverzekering/ticket/visa/inentingen /inentingsboekje/werkvergunning, Geen klachten over de voorbereiding van Young Expert en/of lokale ontvangende partij.

Verantwoordelijkheid De uitzendende organisatie is eindverantwoordelijk (accountable) voor de voorbereiding van de Young Expert.

Algemene informatie In de voorbereiding op een uitzending is het belangrijk dat alle betrokkenen zich realiseren dat een goede voorbereiding een voorwaarde is voor een succesvolle missie. Daarbij dient de uitzendende organisatie te zorgen voor goede input en heeft de betrokken medewerker een haalplicht. Van beide partijen mag betrokkenheid, initiatief en zelfstandigheid worden verwacht om de missie succesvol voor te bereiden.

28


STROOMSCHEMA VOORBEREIDING Voorbereiding Young Expert

Functiebeschrijving

Gesprek over opdracht, land, verblijf

Training/ POP

Ticket boeken

Ticket

Land- en projectinfo Uitzendregeling Medische keuring/Inentingen

Conform site visumdienst

Aanvragen visum

ICEgegevens

ICE-(in Case of Emergency) gegevens doorgeven

Werkvergunning aanvragen

Proces Persoonlijke ontwikkeling

29

Keuring/ Inentingsboekje

Visum

Werkvergunning

YEP Water richtlijnen internationale uitzendingen RACI-Model Voorbereiding

Beschrijving activiteiten

Bevoegd/verantwoordelijk (RACI)

1

Met de Young Expert wordt de functiebeschrijving, incl. taken, de landen projectinformatie doorgesproken. Tevens wordt een “rugzak” met benodigde informatie overhandigd en doorgesproken. Hier wordt ook de trainingsbehoefte vastgesteld, zoals taal- en technische training

R: Leidinggevende met lokale Partner A: Leidinggevende C: P&O I: Programmamanager

2

Het ticket wordt geboekt

R: Secretaresse A: Leidinggevende C: Young Expert I: Programmamanager

3

Young Expert vraagt visum aan

R: Young Expert A: Leidinggevende

4

Medische keuring en de benodigde inentingen worden tijdig aangevraagd en verkregen

R: Young Expert A: Young Expert C: Leidinggevende I: Programmamanager

5

De ICE (In Case of Emergency) gegevens worden doorgegeven aan Leidinggevende, P&O, YEP Waterprogrammabureau, Reisbureau, thuis en de communicatieafdeling

R: Young Expert A: Leidinggevende C: P&O Medewerker I: YEP Water PB

30


BIJLAGEN VOORBEREIDING YOUNG EXPERTS Bijlage 1

Checklist voorbereiding Young Expert

Bijlage 2

Ice-gegevens schiphol travel (in case of emergency)

31


BIJLAGE 1

CHECKLIST VOORBEREIDING YOUNG EXPERT

Naam Young Expert Land/projectnaam Functie Periode VOORBEREIDING Is mijn paspoort nog geldig (minstens zes maanden is verplicht)? Heb ik mijn visum aangevraagd?

VERANTWOORDELIJK Young Expert

Is mijn ticket geboekt?

Secretaresse

Heb ik mijn ICE-gegevens doorgegeven?

Young Expert

Heb ik de landeninformatie doorgenomen op Country risk report http://www.controlrisks.com/ of www.minbuza.nl (Ministerie van Buitenlandse Zaken) Is mijn functiebeschrijving helder en duidelijk?

Young Expert

Heb ik mijn vlucht- en verblijfsgegevens genoteerd en doorgeven aan het thuisfront, P&O en YEP programmabureau? Jaarverslag, brochures over organisatie ontvangen?

Young Expert

Uitzendregeling ontvangen?

P&O

Landenboekje ontvangen?

P&O

Projectdocumenten ontvangen?

Leidinggevende

Young Expert

32

Young Expert en leidinggevende

Leidinggevende

GEDAAN/DATUM


VERZEKERINGEN

VERANTWOORDELIJK

Verzekeringen checken? Aandacht voor repatriëringverzekering

Young Expert en P&O

Indien van toepassing: heb ik een international rijbewijs? (navraag doen bij ANWB) Ongevallenverzekeringen checken

Young Expert

Infolijst meegeven, attent maken op uitzendregeling Indien Young Expert aansluitend aan een missie vakantie neemt, dan is hij zelf verantwoordelijk voor het afsluiten van benodigde verzekeringen voor de vakantieperiode

P&O

P&O

Young Expert

GEZONDHEID

GEDAAN/DATUM

Heb ik een medische keuring gehad?

Young Expert

Heb ik mijn inentingen gehaald?

Young Expert

Heb ik de juiste en voldoende medicijnen bij me?

Young Expert

Boekje over tropenziektes (indien van toepassing); EHBO kit (First care kit)

Young Expert

Kosten van GGD en recepten voor benodigde medicijnen kunnen worden gedeclareerd met overlegging van facturen bij uitzendende organisatie

Young Expert

VEILIGHEIDS- & CALAMITEITENPLAN Informatie ontvangen over wat te doen bij calamiteiten/ongeval/ziekte/repatriëring? Heb ik het noodnummerkaartje correct ingevuld en bij me?

GEDAAN/DATUM

GEDAAN/DATUM Young Expert Young Expert

33


BIJLAGE 2

ICE-GEGEVENS SCHIPHOL TRAVEL (In Case of Emergency)

Personal data (Please write your name as mentioned in your passport!) Mr./Mrs. Home Address Postal Code Telephone Mobile phone Direct telephone number E-mail address (direct) Telephone Number Secretary IS E-mail address (Secretary IS)

AIR preferences  Aisle seat

 Window seat

 Special meal / diet

Mileage membership  Smoking

 Non smoking

Credit card number:

Expiring date:

(for guarantee/late arrival in hotel, after 18.30 hrs)

Personal information

Passport number

Expiration Date:

Nationality Date of Birth Insurance Company

Number:

34


In Case of Emergency information (1)

Relation Name Address and town Phone numbers

In Case of Emergency information (2)

Relation Name Address and town Phone numbers

35


6. Procesbeschrijving: veiligheid en calamiteitenplan Doel Young Expert voor buitenlandreis voldoende en volledig informeren over hoe te handelen in geval van nood bij een calamiteit, ziekte of ongeval. Prestatie-indicator(en)  Noodnummerkaartje afgegeven  Tevredenheid Young Expert over de informatie verstrekt voor de reis  Uitzendende organisatie, YEP Water programmabureau en communicatieafdeling geïnformeerd over reis naar het buitenland

Verantwoordelijkheid De coördinator uitzendende organisatie is eindverantwoordelijk (accountable) voor de afhandeling van het proces. Algemene informatie In het buitenland mag van de Young Expert een zelfstandige werkhouding worden verwacht. De Young Expert heeft de supervisor voor begeleiding in het buitenland. Vanuit de organisatie en het YEP Water programmabureau moet helder zijn wat de verwachtingen zijn tav de Young Expert tijdens zijn/haar uitzending. De begeleiding stopt na de evaluatie aan het einde van de terugkeer. De verbeterpunten die uit dit gesprek komen, zullen aangepast moeten worden.

Onderdeel in hoofdproces


Performance

Voorbereiding


Begeleiding

Het proces Veiligheid &Calamiteitenplan wordt uitgevoerd tijdens de voorbereiding van een Young Expert op uitzending naar het buitenland, onderdeel van het deelproces voorbereiding.

36


STROOMSCHEMA VEILIGHEID & CALAMITEITENPLAN

Proces uitzending/ verblijf buitenland

Internet-informatie: www.minbuza.nl; www.controlrisk.com CIA factbook

Risico-inventarisatie

Risicobeoordeling

Goedkeuring uitzending ja/nee

Checklist voorbereiding Checklist Voorbereiding

Gesprek met P&O en uitzendende organisatie (informatieverstrekking) “Rugzakje” toebehoren

37


RACI-MODEL BEGELEIDING Beschrijving activiteiten 1

Bevoegd/ verantwoordelijk (RACI) Met de uitzendende organisatie en in aanwezigheid van R: uitzendende organisatie de P&O afdeling wordt een gesprek gevoerd met de A: uitzendende organisatie checklist voorbereiding als leidraad en het deelproces C: P&O veiligheid&calamiteitenplan om te bespreken hoe te I: Young Expert handelen in nood situaties en welke verzekeringen, noodnummers voorhanden zijn en wat de procedure is die gevolgd moet worden

38


BIJLAGEN Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Bijlage 4

Gedetailleerd stroomschema Communicatie in geval van nood Noodnummerkaartje met telefoonnummers in geval van nood Veiligheid en Calamiteitenplan

39


BIJLAGE 1

GEDETAILLEERD STROOMSCHEMA RISICO INVENTARISATIE, RISICOBEOORDELING EN EVALUATIE UITZENDING

40


BIJLAGE 2 COMMUNICATIE IN GEVAL VAN ……. Voorbereidingen voorafgaand aan je reis Informatiebeveiliging Voorafgaande aan je reis is het belangrijk om te weten dat derden wellicht geïnteresseerd zijn in de informatie waar je over beschikt. Ga zorgvuldig met deze informatie om. Het betreft persoonlijke en bedrijfsinformatie; Bedrijfsinformatie  Is je laptop/ipad vooraf gecontroleerd door ICT  Laat je ook door ICT informeren over gebruik mobiele telefoon, token, en dergelijke  Laat je informatie extra beveiligen met een wachtwoord  Ga zorgvuldig om met een USB-stick  Ga zorgvuldig om met vertrouwelijke papieren en laat ze niet open en bloot achter of op je hotelkamer liggen, zorg voor een kluisje  Bewaar je laptop/Ipad niet in je koffer maar houd deze bij je als handbagage  Lees de informatie over het land van bestemming zorgvuldig door Persoonlijke informatie (maak van alle documenten een kopie en bewaar deze op een veilige plaats)  Paspoort  Rij- en kentekenbewijs  Reisdocumentnummer  Auto-, reis- en ziektekostenverzekering  Bankpasjes en creditcard  Wachtwoorden/ pincodes Reiszekerheid Voor vertrek naar het buitenland kan informatie worden ingewonnen op www.controlrisks.com of www.minbuza.nl (Ministerie van Buitenlandse zaken) over de situatie in het land. Specifieke gedragsen veiligheidsmaatregelen zijn hier te vinden. Ondanks alle getroffen maatregelen is het mogelijk dat er zich een noodsituatie tijdens je reis voordoet. Er kan sprake zijn van natuurramp,terroristische aanslag of diefstal, ziekte o.i.d.

Veiligheidsadviezen voor landen met een laag risicoprofiel a. Verblijf in hotels of een projecthuis  Geef nooit je prive-adres bij het inchecken, maar het bedrijfsadres.  Vermijd kamers op de begane grond (te makkelijk te benaderen van buiten) en boven de 8e verdieping (niet meer bereikbaar van buitenaf voor hulpdiensten).  Doe je kamerdeur altijd op slot met aanwezige sloten.  Maak gebruik van het spy-eye voordat je een gast binnenlaat op je kamer.  Wees alert op verdachte telefoontjes op de kamer.  Laat geen persoonlijke gegevens door de kamer slingeren.  Gebruik eventueel de safe in de kamer of in de lobby.  Wees bekend met de nooduitgangen.  Laat nooit je kamernummer zien aan derden (label aan sleutel).  Berg je laptop altijd op indien je deze niet gebruikt.

41


 Check voor het slapen gaan of deuren gesloten zijn. Laat ook je raam niet openstaan als je dit niet veilig acht.  Zorg dat je een ‘grab bag’ gereed hebt staan met daarin essentiële documenten (zoals paspoort, visa, geld) en eventueel benodigdheden (zoals fles water, setje schone kleren, toiletspullen). b. Voertuigprocedures  Draag altijd de veiligheidsgordel  Let op het sluiten van de deuren van het voertuig en houd de ramen dicht, vooral in drukke gebieden. Een tas of fototoestel is snel uit je handen gegrist.  Zorg dat persoonlijke eigendommen zoals koffers of laptops uit het zicht zijn, bij voorkeur in de kofferbak.  Zorg dat je je mobiele telefoon bij de hand hebt, zodat je deze direct kan gebruiken. En zorg dat deze is opgeladen.  Gebruik bij het bellen een handsfree apparaat /of oortje. Wijs ook eventueel je (taxi)chauffeur hierop.  Gebruik geen alchohol en sta ook je chauffeur niet toe om alcohol te gebruiken.  Zorg dat je auto in goede staat is en controleer of er een reservewiel aanwezig is.  Geef geen lift aan mensen (tenzij onder bedreiging, werk dan mee).  Doe altijd het voertuig op slot als je het verlaat en neem je waardevolle spullen mee (inclusief identiteitsbewijzen), ook voor korte tijd.  Rij met een veilige snelheid, nooit harder dan toegestaan.  Als je gebruik moet maken van een taxi, gebruik dan alleen officiële taxi’s. c.            d.     

Onmiddellijke persoonlijke actie bij betrokkenheid bij een verkeersongeval Schat in of de situatie veilig is om te stoppen, rijd eventueel door naar een politiebureau. Stop indien mogelijk op de plaats van het ongeval. Verleen hulp aan gewonde personen. Werk mee met andere partijen, maar beken nooit schuld. Wissel persoonlijke en voertuiggegevens (van je werk en niet thuis) uit met andere bestuurder(s). Informeer lokale politie/autoriteiten indien: Er iemand gewond is geraakt of gedood. Een van de bestuurders van een betrokken voertuig is doorgereden. Een van de betrokken bestuurders alcohol of drugs lijkt te hebben gebruikt. Een voertuig moet worden weggesleept. Informeer je leidinggevende over het ongeval. Arrestatie Volg de instructies rustig op. Ga niet de strijd aan (verbaal of non-verbaal). Vraag wel gelijk om een advocaat. Leg geen verklaring af/beken nooit schuld (onderteken zeker niet iets in een vreemde taal). Probeer zo snel mogelijk je leidinggevende te informeren (zij kunnen een advocaat organiseren en de familie informeren).

42


e. Wie te bellen en te informeren Wanneer er sprake is van een calamiteit dan is het wenselijk om je contactpersoon bij jouw organisatie op de hoogte te stellen. Je contactpersoon kan je zo nodig ondersteunen bij de te nemen maatregelen. Is je contactpersoon niet te bereiken dan kun je contact opnemen met 0031 …………………. Dit is het nummer van ………………… en deze is 24 uur per dag bereikbaar. Het telefoonnummer is Zij zijn ook op de hoogte van je reis en in de procedures is hier rekening mee gehouden. Er is ook een extern nummer beschikbaar het betreft het telefoonnummer van de alarmcentrale van de ANWB, deze is te bereiken onder het nummer 0031 88 26 92 888. Wanneer je uit het buitenland belt met een prepaid telefoon, draai je 0031 70 314 14 14. Zij begeleiden je en geven je advies op het moment dat een calamiteit zich heeft voorgedaan.

f. Instructies voor supervisor Veiligheid en Calamiteitenplan Indien de uitzendende /inhurende organisatie door een uitgezonden Young Expert gebeld wordt vanwege een calamiteit dan gelden de volgende instructies die zullen worden opgenomen in het calamiteiten draaiboek bij de wacht: 1. informeer naar de aard van de calamiteit (verlies, diefstal, beroving, ongeluk, natuurramp, etc.) en vraag wat de Young Expert zelf lokaal nog kan doen (politie inschakelen, naar ziekenhuis, etc.) en wat de Young Expert wil dat de organisatie doet (thuisfront informeren, management informeren, verzekeringen informeren, Schiphol Travel informeren, andere specifieke acties). 2. informeer coördinator internationale samenwerking (……………….), de veiligheidscoördinator (…………………….) en personeelszaken (………..) en programmamanager PB YEP Water (0031 646081292 of projectmanager YEP 0031 618865841) 3. ingeval de uitzendende/inhurende organisatie door externen benaderd kan worden ivm de calamiteit in het buitenland, ook afdeling communicatie (……) informeren

43


BIJLAGE 3

NOODNUMMERS

Noodnummerkaartje Als extra hulpmiddel heb je bij de voorbereidingen een kaartje ontvangen met daarop een aantal belangrijke telefoonnummers.  Vergeet niet om de ontbrekende telefoonnummers in te vullen en zorg ervoor dat je het in je portefeuille bewaard.  Programmeer deze nummers in je mobiele telefoon

Belangrijke Privé nummers ( zelf in nog te vullen) Telefoon provider Bank Reisverzekering … ….

Algemene belangrijke nummers Organisatie supervisor Nederland kantoor Hulpverlening YEP programma bureau Nederlandse ambassade … … … …

44


BIJLAGE 4

GEDRAGSREGELS YEP PROGRAMMA WATER

1

Eerlijkheid, integriteit, openheid, vertrouwen en respect voor mensen zijn de belangrijkste aspecten om rekening mee te houden

2

Je bent verantwoordelijk voor je eigen acties/daden

3

Houd rekening met alle gezondheids- en veiligheidsmaatregelen

4

Pas alle procedures en reglementen toe die betrekking hebben op je uitzending

5

Respecteer alle relevante wetten en regels die van toepassing zijn in het land van uitzending

6

Voorkom persoonlijke transacties, situaties, relaties of andere vormen van persoonlijke betrokkenheid die (mogelijk) in conflict kunnen zijn met de organisatiebelangen

7

Communicatie is het belangrijkste middel om misverstanden te voorkomen, ben je bewust van de interculturele verschillen

8

Behandel bedrijfseigendommen alsof deze aan jezelf toe behoren

9

Accepteer een gift alleen als deze persoonlijk bedoeld is en de gever niets terug verwacht van de ontvanger

10

Je werkt in een professionele organisatie, wij verwachten dat je je daarnaar gedraagt

11

Alcohol misbruik is niet toegestaan, als je drinkt, drink dan met mate en laat je rijden

12

Gebruik in de auto ten allen tijde een handsfree apparaat/of oortje om te bellen

45


7. Procesbeschrijving: persoonlijke ontwikkeling Young Experts Cruciaal in het YEP programma is de ontwikkeling en netwerkvorming van de jonge deskundige. De ontwikkeling wordt middels een leerplan en ontwikkelingsprogramma vorm gegeven. Het YEP programma beoogt jonge experts goed op te leiden voor werken in een internationale context. Middels een persoonlijk leerplan worden de leerdoelen van de jonge deskundige vastgesteld, en wordt een ontwikkelingsplan van de jonge deskundige gemaakt, toegespitst op de plaats waar de jonge deskundige ingezet wordt. Het leerplan, waarin de leerdoelen en het ontwikkelingsplan worden vastgelegd, wordt vooraf aan de uitzending opgesteld en voor goedkeuring voorgelegd aan het programmabureau. Binnen 3 maanden na uitzending kan het leerplan in overleg tussen de leidinggevende

en de jonge deskundige worden bijgesteld. Eventuele wijzigingen worden in

afstemming met het programmabureau gemaakt.

Proces Ontwikkelingsprogramma Het Ontwikkelingsprogramma wordt als volgt vorm gegeven: Deel van hoofdproces


Voorbereiding

Performance


Begeleiding

Doel Ontwikkelingsprogramma Continu professionaliseren van Young Experts; opleiden van water experts, kennis verspreiden, delen en leren van internationale ervaringen met trainers, lecturers, key-note speakers, ervaren medewerkers uit de watersector.

46


Prestatie-indicator(en) 

Persoonlijke ontwikkeling van uitgezonden medewerkers vastleggen middels jaarlijkse evaluatiegesprekken



Doelstellingen uit Persoonlijk leerplan beoordeeld als goed



Leerdoelen uit opleidingen begeleidingsplan beoordeeld als goed

Verantwoordelijkheid Programmabureau YEP Water is verantwoordelijk (accountable) voor een passend opleidings- en begeleidingsplan voor de Young Expert.

Algemene informatie Werken in het YEP Water wordt binnen de watersector gezien als een “high potential programma”. Daarbij is professionaliteit een vereiste waaraan continu moet worden gewerkt. Daarom zal vanuit het programmabureau YEP Water worden aangegeven welke trainingen moeten worden gevolgd en welke competenties kunnen worden verbreed voor professioneel werken in het buitenland. Werken in het Young Expert Programma Water kan dan ook worden gezien als een intern opleidingstraject binnen de watersector.

47


Stroomschema persoonlijk ontwikkelingsprogramma

Trainingsprogramma Young Expert

Inventarisatie van internationale programma’s

Concept leerplan YE

Jaarplan Young Expert Programma Water

Concept strategisch plan opstellen

Inventariseren van collectieve en individuele opleidingsbehoeften in watersector

Algemeen opleidingsplan individueel of collectief

Concept opleidingsplan t.b.v. Young Expert maken

Overleg met stuurgroep opleiding t.b.v. Young Expert incl. budget

trainers /coaches benaderen

Uitbesteden

Contract met trainers/ coaches

Uitvoeren trainingen en begeleiding

Evalueren trainingen

Einde

48

Evaluatieformulier


RACI-Model Beschrijving activiteiten Trainingen

Bevoegd/ verantwoordelijk (RACI)

1

In het kader van de reguliere ontwikkelplannen en de

R: Young Expert

evaluatiecyclus wordt een plangesprek gehouden

A: Leidinggevende C: P&O I: P&O Medewerker

2

De Young Expert maakt een Persoonlijk Ontwikkelingsplan

R: Young Expert

(POP*)

A: Leidinggevende C: P&O I: Programmamanager

3

Uit de POP wordt een opleidingsplan gedestilleerd. Dit plan

R:

Leidinggevende

bevat de collectieve en de individuele opleidingswensen

Young Expert A: Leidinggevende C: P&O I : Programmamanager

4

Vanuit het jaarplan van Internationale Samenwerking wordt

A: Programmamanager

aangegeven welke opleidingen gewenst zijn binnen de C: Leidinggevende voorgenomen projecten. Het bijbehorende budget wordt C: P&O

5

vastgesteld in overleg met het MT

I: Young Experts

Het programma wordt uitgevoerd

R: Programmamanager A: Leidinggevende C: P&O I: Leidinggevende

6

Het programma wordt geëvalueerd. Terugkoppeling over

R: Programmamanager

externe leveranciers door Young Experts wordt gebruikt om

A: Leidinggevende

de effectiviteit van de trainingen te meten

C: P&O I: Young Expert

49

en


Inhoud ontwikkelings- en begeleidingsprogramma Het individueel en collectief ontwikkelingsprogramma van het Young Expert Programma Water valt onder de verantwoordelijkheid van het programmabureau in samenwerking met het ministerie van Buitenlandse Zaken. Het programmabureau is verantwoordelijk voor de opzet en uitvoering en de kwaliteit van het programma, alsmede voor de organisatie en evaluatie van de trainingen.

Leer- en ontwikkelingsplan Young Expert Middels een assessment en persoonlijk leerplan worden de leerdoelen van de Young Expert vastgesteld, en wordt een ontwikkelingsplan door de Young Expert en de organisatie opgesteld, toegespitst op de plaats waar de Young Expert ingezet wordt. Het leerplan, waarin de leerdoelen en het ontwikkelingsplan worden vastgelegd, wordt voorafgaand aan de uitzending opgesteld en voor goedkeuring voorgelegd aan het programmabureau. Binnen drie maanden na uitzending kan het leerplan in overleg tussen de leidinggevende (senior leidinggevende in het land) en de Young Expert worden bijgesteld. Eventuele wijzigingen worden in afstemming met het programmabureau aangebracht. De lokale Young Expert stelt in het land van inzet een leeren begeleidingsplan op met het projectteam.

Leerdoelen Young Expert Van groot belang is dat de ontwikkeling die de Young Experts doormaken kwalitatief hoogwaardig is, zodat een Young Expert na succesvol afronden van het programma over waardevolle expertise beschikt die internationaal ingezet kan worden. Van de Young Expert wordt verwacht dat hij/zij minimaal de volgende leerdoelen behaalt na succesvol doorlopen van het YEP: -

Het kunnen toepassen van expertise, instrumenten en vaardigheden in de concrete OS werksituatie

-

Het erkennen en herkennen van de OS thema’s is een belangrijk onderdeel van het werk

-

Vervullen van een intermediaire functie van de Young Expert als netwerker en benutten van social media en netwerkvaardigheden in een internationale context (Waternetwerk).

-

Omzetten van theoretische kennis in praktische oplossingen en activiteiten

-

Om kunnen gaan met multidisciplinaire projecten met aandacht voor institutionele- en capaciteitsversterking, participatieve benadering en procesmanagement

-

Communiceren en overdragen van technische kennis en vaardigheden naar lokale/internationale staf

-

Professionele beroepshouding en sociale vaardigheden

50


De filosofie van het ontwikkelproject van de Young Expert richt zich op drie gebieden: 1. Individualisering: wat wil je worden, wie ben je en welke zelfontplooiing sta je voor? 2. Internationalisering: virtuele internationalisering en integreren in andere culturen, organisaties en samenwerkingsverbanden 3. Informatisering: omgangsvormen, communiceren en netwerken

Het gehele traject is gebouwd op een bewezen principe, namelijk de regel ‘70:20:10’ van leiderschapsontwikkeling (voortgekomen uit onderzoek van Lombardo en Eichinger, 2000). Deze regel betekent dat 10% van de ontwikkeling voortkomt uit gestructureerde training, 20% door feedback en 70% van on-the-job ervaringen. Belangrijk is om uitdagende opdrachten/projecten te formuleren, een goed asessment en leerplan te hebben en ondersteuning te bieden tijdens het werk door leidinggevende (senior leidinggevende) mentor van uitzendende organisatie en professionele coach.

51


Nieuwe kennis en vaardigheden zijn een belangrijk onderdeel, grotendeels op te doen in het werk (70%)en deels door feedback –on the –job (20%) en door trainingen, masterclasses en netwerken/communities/webinars via internet (10%). Een feedback-intensief traject is van belang waarbij ook de rol van de Young Expert in het verbinding leggen tussen Nederland en het OS land/beleid van groot belang is.

52


BIJLAGEN ONTWIKKELINGSPROGRAMMA YOUNG EXPERT Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3

Leerplan Checklist trainingen Young Expert Evaluatieformulier training Young Expert

53


BIJLAGE 1

LEERPLAN

1. Introductie project/programma  Doelstellingen  Resultaten  Activiteiten 2. Projectorganisatie  Plaats van de Young Expert in de organisatie 3. Persoonlijke uitdagingen en ontwikkeling Young Expert  Leerdoelen en ervaringen die je wilt opdoen 4. Leermethoden  Hoe wil je je leerdoelstellingen bereiken? 5. Monitoring activiteiten  Jaarlijkse functioneringsgesprekken met Leidinggevende middels een voorbereidend ingevuld formulier (begeleiding) PERSOONLIJKE BALANCE SCORE CARD Young Expert (naam): AFSPRAKEN

WAT

HOE

WANNEER

AKKOORD Leidinggevende

Afspraken doelstellingen komend halfjaar

Afspraken persoonlijke ontwikkeling komend halfjaar

Afspraken werkomstandigheden

Afspraken toekomstige acties

Datum:

Handtekening Leidinggevende

54

Handtekening Young Expert


BIJLAGE 2

CHECKLIST TRAININGEN YOUNG EXPERT

Naam Young Expert Afdeling Land Projectnaam Opdracht Periode

DEELPROCES

ACTIE

VERANTWOORDELIJK

1

Jaarlijks functionerings- en plangesprek in de reguliere ontwikkelen evaluatiecyclus

Leidinggevende

2

Maken van een POP (Persoonlijk Ontwikkel Plan)

Young Expert

3

Inventariseren van collectieve en individuele opleidingsbehoefte

Progammamanager

4

Jaarplan maken

Progammamanager

5

Per opleidingsthema doel vaststellen

Progammamanager

6

Uitbesteden trainingen

Progammamanager

7

Uitvoeren trainingen

Trainers

8

Evalueren trainingen

Young Experts en Progammamanager

55

AFGEROND EN DATUM


BIJLAGE 3

EVALUATIEFORMULIER TRAINING YOUNG EXPERT

Naam training Datum training

Fijn dat je aanwezig was bij de training als voorbereiding op jouw uitzending! Graag zouden wij feedback van je ontvangen om dat mee te nemen voor de organisatie van eventuele volgende trainingen. Meer ruimte nodig? Gebruik de achterkant. Het invullen duurt ongeveer 10 minuten. Naam Functie Project

1. Wat waren je verwachtingen voor deze training?

2. In hoeverre ga je nu beter toegerust het veld in?

3. In hoeverre draagt deze training voor jouw gevoel bij aan het beter verbinding kunnen maken met de collega’s in het land van uitzending?

4. Wat draagt er voor jouw gevoel het meest aan bij om goede resultaten te kunnen behalen in het buitenland? Zat dat in het programma?

5. Wat zou je (nog meer) helpen om je beter voor te bereiden op een uitzending?

6. Als je het zelf zou organiseren, wat zou je dan anders doen? Wat heb je gemist?

Bedankt voor je medewerking!

56


8. Procesbeschrijving: performance & begeleiding Young Expert Door goede begeleiding van de Young Expert bij het uitvoeren van een functie in een OS-land is belangrijk voor het slagen van de uitzending en inzet slaagt, doordat de Young Expert zich ontwikkelt (leerdoelen behaalt) en de uitzendende/inhurende organisatie tevreden is.

Onderdeel van hoofdproces


Voorbereiding

Performance


Begeleiding

Proces begeleiding Prestatie-indicator(en) 

% van de leerdoelstellingen gehaald (>85%)



Tevredenheid Young Expert over zijn/haar eigen bijdrage en begeleiding door mentor en coach



Tevredenheid lokale partner, leidinggevende en programmabureau YEP over inzet en resultaten

Verantwoordelijkheid De leidinggevende is eindverantwoordelijk (accountable) voor de begeleiding van de Young Expert.

Algemene informatie In het buitenland mag van de Young Expert een zelfstandige werkhouding worden verwacht. 1. werkplek begeleiding van de Nederlandse en lokale Young Experts wordt door de leidinggevende in het buitenland gedaan. Vanuit de functiebeschrijving moet helder zijn wat de verwachtingen zijn; tijdens het tussentijdsgesprek kan worden getoetst of die verwachtingen zijn waargemaakt.

57


2. Ook wordt aandacht besteed aan mentoring door een persoonlijke mentor van de uitzendende organisatie (achtervang) zodat de ontwikkeling van de Young Expert door zijn werk in het buitenland goed in beeld blijft bij de uitzendende organisatie (in geval van lange uitzending extra belangrijk). 3. Ook maken we gebruik van professionele coaching door een persoonlijke coach (bekend bij de groep uit het trainingsprogramma) voor de Nederlandse Young Expert, ingezet door het YEP programmabureau (3 maandelijkse skype-coaching) De begeleiding stopt na de evaluatie aan het einde van de uitzending.

De leidinggevende heeft een rol om het werk goed te begeleiden, taak- en houdinggericht. Dit vindt regelmatig plaats op de werkvloer, minstens maandelijks een gesprek. De mentor is de achtervang vanuit de uitzendende organisatie en heeft en onafhankelijk rol vanuit de uitzendende organisatie. De professionele coach is er voor persoonlijke onderwerpen met betrekking tot gedrag en ontwikkeling. De coaching vindt plaats via skype, eenmaal in de drie maanden.

58


STROOMSCHEMA PERFOMANCE & BEGELEIDING

Performance & Begeleiding Young Expert

Functiebeschrijving

Gesprek met leidinggevende over verwachtingen en afspraken over functioneringsgesprekken

Functioneringsformulier

Assessmentrapport en Persoonlijk ontwikkelplan

Afspraken PB met begeleiders

Skype of mail met mentor en professioneel coach

Evaluatie en terugkeer Young Expert

59

Jaarlijkse terugkoppeling YEP programmabureau


RACI-Model Begeleiding

Beschrijving activiteiten 1

2

Bevoegd/verantwoordelijk (RACI) Met de mentor en coach wordt het verloop van de R: PB manager met uitzending besproken tijdens de inzet van de Young Leidinggevende Expert (gaat alles naar wens). De Young Expert bepaalt A: Leidinggevende welke informatie hij/zij deelt met het programmabureau. C: Uitzendende organisatie I: P&O medewerker Met de Young Expert wordt gebeld of gemaild door programma bureau tijdens de uitzending over hoe de opdracht verloopt, of men nog ondersteuning nodig heeft vanuit het bedrijf etc. Indien nodig kunnen zaken worden vastgelegd in een voortgangsformulier dat later in de evaluatie kan worden gebruikt (zie bijlage 9.1)

60

R: PB manager met Young Expert A: PB manager C: Deelnemende organisatie I: Young Expert


Begeleiding van de Young Expert De programmamanager of projectmanager YEP zullen de volgende taken vervullen: 

Bewaken van het proces van inzet Young Expert



Bewaken van het trainingsprogramma



Bewaken van participatie van de Young Expert in netwerkopdrachten



Bewaken van de innovatiecase en team wateropdracht



Relatie onderhouden tussen de uitzendende organisatie (de leidinggevende) en de coach



Evaluatie aan einde contract

Vaste contactpersoon van programmabureau Naast inhoudelijke en dagelijkse begeleiding op de werkplek, krijgt elke Young Expert een vaste contactpersoon bij het programmabureau. Deze contactpersoon volgt de ontwikkeling van de Young Expert en houdt bij hoe succesvol de Young Expert het programma doorloopt en evalueert op basis van de functioneringsverslagen de voortgang.

Begeleiding door de uitzendende organisatie van de Young Expert De uitzendende organisatie is verantwoordelijk voor: 

Contract & Arbeidsvoorwaarden



Veiligheid en welzijn van de Young Expert



Verantwoording over aan- en afwezigheid van de Young Expert (verzuim, ziekte en verlof)



Personeelsmanagement



Eindverantwoordelijk voor beoordeling en beloning



De uitzendende organisatie levert een leidinggevende in het land van uitzending. Dit kan een senior manager zijn ter plekke



Mentoring door een onafhankelijke (niet in een leidinggevende functie aan Young Expert) senior manager of bijvoorbeeld een vaste consultant die regelmatig op korte missies het land bezoekt



Het is aan de Young Expert om te besluiten welke informatie wordt gedeeld met de leidinggevende, mentor en coach. De Young Expert formuleert de vragen voor de gesprekken op voorhand.

61


De rol van de leidinggevende ten aanzien van de Young Expert De leidinggevende is de leidinggevende van de lokale organisatie van wie het volgende verwacht mag worden in de begeleiding van de Young Expert: 

Heldere omschrijving en verwachtingen ten aanzien van het eindresultaat te behalen gedurende de uitzending



Ondersteuning in het behalen van de resultaten van de Young Expert



Tijd voor persoonlijke begeleiding en feedback



Tijd voor voortgangsgesprekken en een gefundeerde beoordeling

Feedback van de leidinggevende kan zeer waardevol zijn, immers die ziet de Young Expert van dichtbij functioneren en kan sterke en aandachtspunten benoemen. De Young Expert wordt geacht zelf om feedback te vragen en zodoende te letten op de adviezen van de leidinggevende. De leidinggevende is verantwoordelijk voor de jaarlijkse functioneringsgesprekken met de Young Expert.

De rol van de mentor Mentoring door een onafhankelijk persoon uit de uitzendende organisatie uit Nederland of ter plekke van een kantoor, die de Young Expert als klankbord kan gebruiken. De mentorrol is een vertrouwelijke rol en is een middel voor de uitzendende organisatie om betrokken te zijn bij de ontwikkeling van Young Experts.

Coaching door professionele coach van de Young Expert De Young Expert wordt gekoppeld aan een coach, die wordt ingezet door het YEP programmabureau. Gedurende de gehele uitzending kan de Young Expert met hem/haar werken aan de leerdoelen. De coach heeft geen direct belang bij de resultaten, maar richt zich puur op de ontwikkeling van de Young Expert. Onderwerpen die aan bod kunnen komen zijn bijvoorbeeld; 

Sterke en zwakke competenties ontwikkelen (verdieping van je leerplan, reflecteren hoe de Young Expert zich in zijn/haar innovatie-case ontwikkelt)



Leren professioneel om te gaan in conflictsituaties



Uitdagingen van intercultureel werken bespreken



Issues die spelen tijdens de uitzending



Zekerheden en onzekerheden bespreken

62


Het initiatief voor de gesprekken ligt bij de Young Expert. Een aanbevolen frequentie is eenmaal per twee maanden een gesprek van een uur tot anderhalf uur. De Young Expert is verantwoordelijk voor het formuleren van de coachvraag en mailt dit tijdig naar de coach. Coaching kan helpen bij: 

Zelfreflectie (welke denkpatronen komen steeds terug, welke normen en waarden hanteert de Young Expert, wat leer je on the job en in training etc.)



Verdiepen van leereffecten uit werksituaties en/of trainingen



Ontwikkelacties te benoemen

63


BIJLAGEN FORMATS BEGELEIDING Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3

Formulier voortgangsgesprek Young Expert Formulier jaarlijks functioneringsgesprek Young Expert Scoretabel competenties Young Expert

64


BIJLAGE 1

FORMULIER MONITORING (VOORTGANGSFORMULIER) YOUNG EXPERT (in te vullen door leidinggevende)

Naam Young Expert Functie Land Project Periode

van

tot

Naam supervisor

1. Wat gaat goed tijdens de uitzending, gerelateerd aan de functiebeschrijving? ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………

2. Welke van de doelstellingen zijn (nog) niet behaald of veroorzaken problemen? ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………

3. Welke oplossing(en) is/zijn daarvoor mogelijk? ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………

4. Wanneer wordt het gerealiseerd en door wie/wat kan de organisatie bijdragen? ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………

65


BIJLAGE 2

FORMULIER (JAARLIJKS) FUNCTIONERINGSGESPREK (in te vullen door Young Expert ter voorbereiding van het functioneringsgesprek met leidinggevende)

RESULTAAT VAN HET WERK Wanneer je kijkt naar de belangrijkste taken en werkzaamheden die je in het afgelopen halfjaar hebt verricht, waarin vind je dat je de beste resultaten hebt bereikt?

Hoe verhouden die resultaten zich tot je functie/taakbeschrijving?

Welke onderdelen van je werk hebben je het afgelopen jaar: -

de meeste voldoening gegeven?

-

de minste voldoening gegeven?

Waren er belemmeringen bij de uitvoering van taken en werkzaamheden?

Zo ja, welke? Heb je de belemmeringen tijdig kenbaar gemaakt? Zo ja, op welke wijze en met welk resultaat? Zo nee, waarom niet?

Vooruitkijkend: Wat kun je zelf doen om je werk te verbeteren?

Wat kan je leidinggevende doen om jou in staat te stellen je werk verder te verbeteren?

66


Invullen indien al een functioneringsgesprek heeft plaatsgevonden. Zijn de afspraken die zijn vastgelegd in het verslag van je laatste jaargesprek nagekomen? Zo nee, waarom niet?

PROFESSIONELE ONTWIKKELING Wat heb je in het afgelopen jaar gedaan aan je eigen professionele ontwikkeling?

Heb je daarmee voldaan aan eventuele afspraken die gemaakt zijn (bijvoorbeeld in het vorige functioneringsgesprek)?

Beschrijf twee gebeurtenissen waarvan je het afgelopen jaar veel hebt geleerd. Dat kunnen successen zijn, maar ook zaken die je een volgende keer anders zult aanpakken.

Als je kritisch naar je eigen functioneren kijkt, wat valt je dan op?

Maak je dit bespreekbaar?

Wat doe je eraan?

67


Aan welke aspecten van je functioneren ga je meer aandacht geven? Waarom?

Geef aan welke concrete activiteiten je op dit moment onderneemt om je functioneren te verbeteren.

Wat zijn je belangrijkste doelstellingen voor komend jaar? Noem er tenminste twee.

Wat ga je doen om die te bereiken? Wie of wat heb je daarvoor nodig?

Heb je talenten, kennis en vaardigheden die je in je huidige functie niet of onvoldoende gebruikt?

RUIMTE VOOR OPMERKINGEN Wat wil je nog toevoegen aan het voorgaande? Welke gespreksonderwerpen moeten er op de agenda staan van het jaarlijkse gesprek?

68


BIJLAGE 3

SCORETABEL BEOORDELING YOUNG EXPERT (na 1 jaar en aan einde contract)

0 = onvoldoende 1 = matig 2 = voldoende 3 = ruim voldoende 4 = goed 5 = zeer goed Empathie In het contact laten merken de gevoelens, houding en motivatie van anderen te onderkennen en daarvoor open te staan. De eigen invloed op anderen begrijpen en er rekening mee houden Gedragsvoorbeelden 0

1

2

Score 3

4

5

Houdt rekening met de omstandigheden van de ander Toont begrip voor de gevoelens van de ander Laat blijken de gevolgen van het eigen handelen voor de omgeving te zien Leeft zich in de standpunten en de positie van anderen in

Interculturele sensitiviteit Het zich bewust zijn van de gewoonten en culturele achtergronden van mensen en/of organisaties uit andere landen. Kan daar effectief mee om gaan. Gedragsvoorbeelden 0

1

2

Score 3

4

5

Houdt rekening met de normen en waarden van gesprekspartners zonder de eigen (culturele) identiteit te verliezen Leeft zich in in de waarden en normen van anderen Kan reacties van anderen verklaren vanuit een cultureel kader Kan zich snel aanpassen aan het werkklimaat in andere culturen Weet hoe zich te gedragen in formele en informele situaties

Lerende oriëntatie Hebben van ambitie om nieuwe inzichten en vaardigheden in zich op te nemen en deze gericht in te zetten. Gedragsvoorbeelden 0 Integreert nieuwe kennis Toont zich nieuwsgierig/leergierig om huidige kennis te verbreden en/of te verdiepen Gaaf actief op zoek naar kansen om zichzelf te ontwikkelen Staat open voor feedback en gaat actief naar op zoek

69

1

2

Score 3

4

5


Resultaatgerichtheid Het actief gericht zijn op het behalen van resultaten en doelstellingen Gedragsvoorbeelden 0

1

2

Score 3

4

5

Praat en denkt in termen van input, output en outcome waar mogelijk en relevant. Geeft aan: wat, wanneer, hoe goed en hoeveel Zet zich in om gestelde doelen te realiseren, respectievelijk een goede oplossing te vinden voor zich voordoende problemen Maakt duidelijke afspraken (SMART) en is betrouwbaar in het nakomen van afspraken Stelt prioriteiten en postprioriteiten Neemt verantwoordelijkheid voor het eigen handelen Grijpt in bij tegenvallende resultaten

Samenwerken Het actief bijdragen aan samenwerking voor gemeenschappelijke doelen, ook wanneer dat geen direct persoonlijk belang dient. Daartoe de onderlinge communicatie bevorderen. Gedragsvoorbeelden 0 Reageert actief en op een constructieve wijze op de ideeën van anderen Speelt informatie die voor anderen van belang kan zijn, tijdig door Uit zich, als dat terecht is, positief over de prestaties van een collega Betrekt anderen actief bij het gesprek Maakt optimaal gebruik van de kennis en expertise van anderen

70

1

2

Score 3

4

5


Mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Het mondeling overbrengen van ideeën en informatie in heldere en correcte taal, zodanig dat de essentie bij anderen overkomt en wordt begrepen. Gedragsvoorbeelden 0

1

2

Score 3

4

5

Hanteert een heldere opbouw en structuur in een betoog en document Spreekt en schrijft correct en grammaticaal juist Houdt rekening met gesprekspartner(s) en lezer (s) Is beknopt en to the point in het spreken; Formuleert kort en bondig Is een boeiende spreker met beeldend taalgebruik. Geeft met behulp van modellen complexe informatie bondig weer Kan een document vlot opstellen en bouwt een document logisch en begrijpelijk op

Aanpassingsvermogen/flexibiliteit Het doelmatig blijven handelen door zich aan te passen aan veranderende omstandigheden, taken, verantwoordelijkheden en/of mensen. Gedragsvoorbeelden 0

1

2

Score 3

4

5

Past zonder veel moeite zijn/haar gedrag aan bij veranderingen Is niet rigide, durft eigen standpunten los te laten wanneer nieuwe feiten tot een nieuwe conclusie leiden Blijft effectief handelen bij nieuwe omstandigheden, mensen of situaties Weet wanneer de situatie (ad hoc vragen, problemen etc.) echt vraagt om het verleggen van de koers

Stressbestendigheid/coping Het effectief blijven presteren onder tijdsdruk, bij tegenslag, teleurstelling of tegenspel. Gedragsvoorbeelden 0 Reageert op een beheerste wijze bij spanningen en emoties Gaat goed om met belangentegenstellingen/tegenvallers Zoekt in lastige situaties naar een mogelijkheid om er uit te komen Stelt zich bij weerstand zakelijk op

71

1

2

Score 3

4

5


Netwerken Het opbouwen en onderhouden van relaties en zo te komen tot een netwerk dat een katalyserende functie heeft bij het realiseren van de doelstellingen van het organisatieonderdeel. Gedragsvoorbeelden 0

1

2

Score 3

4

5

Benut contacten op het juiste moment Bouwt en onderhoudt sterkte relaties (intern& extern) Pakt kansen aan om anderen te ontmoeten Toont direct actief interesse in anderen Neemt initiatieven voor informatie-uitwisseling met anderen Komt via het eigen netwerk aan informatie en /of weet informatie te toetsen Brengt mensen met elkaar in contact en deelt het netwerk met anderen

Creativiteit en innovatievermogen Het opzetten en uitdenken van een innovatieve case met mogelijke nieuwe technologie of methodologie die in je werkomgeving kan worden geïmplementeerd Gedragsvoorbeelden 0 Toont nieuwsgierigheid en interesse Biedt creatieve oplossingen Kan out-of-the-box denken

72

1

2

Score 3

4

5


9. Procesbeschrijving: evaluatie na terugkeer Proces Evaluatie Het proces van evaluatie na terugkeer wordt als volgt vormgegeven: Doel De leerervaringen van een Young Expert na het uitvoeren van een project in het buitenland evalueren, toetsen aan het competentieprofiel en, indien nodig, borgen in beleid en processen.

Onderdeel van hoofdproces


Voorbereiding

Performance


Begeleiding

Prestatie-indicator(en)  Beleid en processen actueel  Aandacht voor opgedane ervaring van Young Expert  Deelname aan Alumninetwerk onder de aandacht gebracht

Verantwoordelijkheid De programmamanager van het YEP programmabureau en de uitzendende organisatie zijn eindverantwoordelijk (accountable)voor de evaluatie van de Young Expert.

Algemene informatie De vele Young Experts brengen ieder hun eigen beleving en ervaring mee terug. Soms is dat bruikbaar voor volgende uitzendingen/projecten/collega’s. Daartoe is het nodig dat die ervaring wordt gehoord en beoordeeld op bruikbaarheid voor beleid, processen en/of communicatie. De programmamanager is verantwoordelijk voor het verwerken van die beoordeling en de borging daarvan in de systemen, zodat iedere YEP betrokkene daarvan kan profiteren.

73


Evaluatie Young Expert

Evaluatieformulier

Functieprofiel, functioneringsverslagen en evaluatie-formulier

Evaluatieformulier invullen door Young Expert

Gesprek

Verwerken acties en invoeren in deelprocessen en personeelsdossier

Ingevuld evaluatieformulier

Evaluatieformulier ondertekend door Young Expert en uitzendende organisatie

Gewijzigde processen

Personeelsdossier

Einde Uitzending

74


RACI-Model Evaluatie

Beschrijving activiteiten 1

2

3

4

5

Bevoegd/ verantwoordelijk (RACI) Bij terugkeer vult de Young Expert het evaluatieformulier in R: Young Expert A: Young Expert C: P&O Medewerker I: Leidinggevende Programmamanager YEP, Leidinggevende en Young Expert R: Young Expert stemmen af of het formulier voldoende is of dat een gesprek A: Leidinggevende en/of eindrapport wenselijk is. Dit is afhankelijk van de C: Mentor/coach ervaringen en het verbeterpotentieel I: P&O Medewerker Na de uitzending worden de ervaringen gedeeld. Naast het evalueren van de harde eisen (functie), is het van belang de ontwikkeling te evalueren en te bespreken hoe de ervaringen gedeeld zullen worden. Het evaluatieformulier wordt ingevuld en vastgelegd in het personeelsdossier van betrokkene De acties worden verwerkt in: 4.1 het beleid van het Young Expert programma 4.2 de structuur of processen 4.3 de uitvoering 4.4 de communicatie naar andere Young Experts Voor kennisoverdracht kan men kiezen voor bijv. een lunchpresentatie in de uitzendende organisatie of voor een nieuwe groep Young Experts Indien (deel) processen moeten worden aangepast, wordt toegezien dat: 5.1 procesbeschrijvingen worden aangepast 5.2 de aanpassing wordt geïmplementeerd 5.3 de aanpassing wordt gecommuniceerd

75

R: Secretaresse YEP Water A: Programmamanager C: Peers I: P&O medewerker

R: Secretaresse YEP Water A: Programmamanager C: Young Expert I: P&O Medewerker

R: Secretaresse YEP water A: Programmamanager C: Young Expert I: Secretaresse YEP Water


BIJLAGEN FORMATS EVALUATIE Bijlage 1 Bijlage 2

Checklist evaluatie uitzending Young Expert Evaluatieformulier uitzending Young Expert

76

YEP Water richtlijnen internationale uitzendingen BIJLAGE 1

CHECKLIST, EVALUATIE VAN DE UITZENDING VAN DE YOUNG EXPERT

Vul de antwoorden in de tekstvlakken in. Naam Young Expert Land Titel van project Opdracht Periode EVALUATIE DEELPROCES

ACTIE

VERANTWOORDELIJKE

1

Invullen evaluatieformulier (gebruik competentieprofiel en assessment als input) en bespreken met je coach

Young Expert

2

Overleg over de wenselijkheid van een interview

Young Expert

3

Interview op basis van het evaluatieformulier en informatie YEP Water over deelname aan het Programmamanager alumninetwerk

4

Acties worden verwerkt in: • het YEP beleid • de structuur of processen • de implementatie  de communicatie met andere Young Experts

77

YEP Programmabureau

DATUM (afronding)

YEP Water richtlijnen internationale uitzendingen BIJLAGE 2 EVALUATIEFORMULIER VAN DE YOUNG EXPERT'S UITZENDING Vragenlijst in te vullen door Young Expert Naam Young Expert Land Titel van project

Opdracht

Periode 1. Was je voldoende voorbereid op de specifieke omstandigheden in het land van uitzending? Toelichting:

2. Werd er vooraf en na drie maanden een leerplan met jou opgesteld? JA / NEE Indien ja: Werd dit plan (gedeeltelijk) opgevolgd? Toelichting:

3. Heb je een specifieke opleiding of programma gevolgd voorafgaand aan of tijdens je uitzending? JA / NEE Indien ja: Beschrijving van de opleiding/ het programma:

4. Had of heb je persoonlijke begeleiding ontvangen door een leidinggevende op de locatie van je uitzending in het buitenland? JA / NEE Indien ja: Naam leidinggevende:

Toelichting / andere vorm van coaching, indien van toepassing:

78

YEP Water richtlijnen internationale uitzendingen 5. Hoe heb je de kwaliteit van de persoonlijke coaching van je coach ervaren? Toelichting:

6. Ben je van mening dat de uitzending een relevante bijdrage aan de ontwikkeling van jouw expertise oplevert?

Ben je tevreden met de innovatie die je in jouw case hebt geïmplementeerd? Welke invloed heeft jouw bijdrage gehad op de case? Toelichting:

7. In welke netwerken ben je actief betrokken?

Wat is de toegevoegde waarde van deze netwerken?

8. Wat is jouw ervaring met de duur van jouw uitzending? 1 – 2 jaar te kort / lang genoeg Toelichting:

9. Wat is jouw ervaring met de algemene arbeidsvoorwaarden van jouw uitzending? Toelichting:

10. Voldeed het programma aan jouw verwachtingen (geheel of gedeeltelijk), of voldeed het niet aan jouw verwachtingen? Toelichting:

79

YEP Water richtlijnen internationale uitzendingen 11. Ben je nu van plan om een nieuwe uitzending te zoeken voor een beperkte tijdsduur of streef je een internationale carrière na ? JA Toelichting:

NEE Toelichting:

12. Ben je van plan om een baan te vinden bij je huidige organisatie? JA NEE Toelichting:

13. Welke punten van het programma zouden naar jouw mening moeten worden verbeterd en / of uitgebreid? Toelichting:

14. Andere suggesties en / of opmerkingen:

YEP Water gids internationale uitzending

Stuur het ingevulde formulier (bij voorkeur per e-mail) naar: [email protected] (www.yepwater.nl YEP richtlijnen voor uitzending)

80

YEP Water richtlijnen internationale uitzendingen. Richtlijnen internationale uitzendingen

Recommend Documents