XL Reporter Felhasználói útmutató Az SAP Business One bővítése

2004. október Magyar

XL Reporter Felhasználói útmutató Az SAP Business One bővítése

SAP AG Neurottstr. 16 69190 Walldorf Germany

SAP Business One 2004

XL Reporter felhasználói kézikönyv

Copyright © Copyright 2004 SAP AG. Minden jog fenntartva. Jelen kiadvány semmilyen része nem másolható és nem továbbítható semmilyen formában és semmilyen célból az SAP AG kifejezett engedélye nélkül. A jelen kiadványban található információ előzetes értesítés nélküli változtatásának jogát az SAP AG fenntartja. Az SAP AG és viszonteladói által értékesített bizonyos szoftvertermékek más szoftverszállítók tulajdonosi szoftverkomponenseit tartalmaznak. A Microsoft, Windows, Outlook és PowerPoint a Microsoft Corporation bejegyzett márkajelei. Az IBM, DB2, DB2 Universal Database, OS/2, Parallel Sysplex, MVS/ESA, AIX, S/390, AS/400, OS/390, OS/400, iSeries, pSeries, xSeries, zSeries, z/OS, AFP, Intelligent Miner, WebSphere, Netfinity, Tivoli és Informix az IBM Corporation Egyesült Államokban és/vagy más országokban érvényes márkajelei vagy bejegyzett márkajelei. Az ORACLE® az ORACLE Corporation bejegyzett márkajele. A UNIX®, X/Open®, OSF/1® és Motif® az Open Group bejegyzett márkajelei. A Citrix, ICA, Program Neighborhood, MetaFrame, WinFrame, VideoFrame és MultiWin a Citrix Systems, Inc. márkajelei vagy bejegyzett márkajelei. A HTML, XML, XHTML és W3C a W3C®, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology márkajelei vagy bejegyzett márkajelei. A JAVA® a Sun Microsystems, Inc bejegyzett márkajele. A JAVASCRIPT® a Sun Microsystems, Inc. bejegyzett márkajele, amelyet a Netscape által feltalált és bevezetett technológiai licenc alapján használ. A MaxDB a MySQL AB, Sweden márkajele. A jelen kiadványban említett SAP, R/3, mySAP, mySAP.com, xApps, xApp és további SAP termékek és szolgáltatások, valamint azok logója az SAP AG Németországban és a világ számos országában érvényes márkajelei és bejegyzett márkajelei. Minden, jelen kiadványban említett egyéb termék- és szolgáltatásnév a vonatkozó vállalatok márkajele. A jelen kiadványban szereplő adatok kizárólag tájékoztatási célokat szolgálnak. A termékek nemzeti jellemzői eltérők lehetnek. Jelen anyagok előzetes értesítés nélküli változtatásának jogát az SAP AG fenntartja. Jelen anyagokat az SAP AG és kirendeltségei ("SAP csoport") kizárólat tájékoztatási célokból biztosítja és semmilyen garanciát nem vállal azokra vonatkozóan; továbbá az SAP csoport nem felelős jelen anyagra vonatkozó hibákért vagy hiányosságokért. Az SAP csoport termékeire és szolgáltatásaira vonatkozó egyetlen garancia az ilyen termékekre és szolgáltatásokra – amennyiben ilyenek léteznek – vonatkozó kifejezett garanciális nyilatkozat. A jelen kiadványban foglaltak semmelyike sem értelmezhető kiegészítő garanciaként. Az SQL Server® a Microsoft Corporation bejegyzett márkajele. A WinFax® a Symantec Corporation Egyesült Államokban bejegyzett márkajele. A Sybase és a SYBASE (logó) a Sybase, Inc. márkajelei.

2004 szeptember

Oldal: 2 / 45



Az Intel és az Intel JPEG Library az Intel, Inc. márkajelei. Az SEE4C (SMTP/POP3 Email Engine Library for C/C++) a MarshallSoft Computing, Inc. szerzői jogvédelme alatt áll. A Victor Image Processing Library és a VIC32 a Catenary Systems márkajelei. A Victor Image Processing Library szerzői jogvédelem alatt álló anyag. Magában foglalja a forráskódot, tárgykódot, dll-eket, példákat és dokumentációt. Jelen anyag az Egyesült Államok szerzői jogvédelme és nemzetközi szerzői jogvédelmi rendelkezések hatálya alatt áll.

THE APACHE SOFTWARE LICENSE, VERSION 1.1 Copyright (c) 1999 The Apache Software Foundation. All rights reserved. Redistribution and use in source and binary forms, with or without modification, are permitted provided that the following conditions are met: • Redistributions of source code must retain the above copyright notice, this list of conditions and the following disclaimer. • Redistributions in binary form must reproduce the above copyright notice, this list of conditions and the following disclaimer in the documentation and/or other materials provided with the distribution. • The end-user documentation included with the redistribution, if any, must include the following acknowledgment: "This product includes software developed by the Apache Software Foundation (http://www.apache.org/)." Alternately, this acknowledgment may appear in the software itself, if and wherever such third-party acknowledgments normally appear. • The names "Xerces" and "Apache Software Foundation" must not be used to endorse or promote products derived from this software without prior written permission. For written permission, please contact [email protected]. • Products derived from this software may not be called "Apache", nor may "Apache" appear in their name, without prior written permission of the Apache Software Foundation. THIS SOFTWARE IS PROVIDED “AS IS”' AND ANY EXPRESSED OR IMPLIED WARRANTIES, INCLUDING, BUT NOT LIMITED TO, THE IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE ARE DISCLAIMED. IN NO EVENT SHALL THE APACHE SOFTWARE FOUNDATION OR ITS CONTRIBUTORS BE LIABLE FOR ANY DIRECT, INDIRECT, INCIDENTAL, SPECIAL, EXEMPLARY, OR CONSEQUENTIAL DAMAGES (INCLUDING, BUT NOT LIMITED TO, PROCUREMENT OF SUBSTITUTE GOODS OR SERVICES; LOSS OF USE, DATA, OR PROFITS; OR BUSINESS INTERRUPTION) HOWEVER CAUSED AND ON ANY THEORY OF LIABILITY, WHETHER IN CONTRACT, STRICT LIABILITY, OR TORT (INCLUDING NEGLIGENCE OR OTHERWISE) ARISING IN ANY WAY OUT OF THE USE OF THIS SOFTWARE, EVEN IF ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGE.

This product includes software developed by the Apache Software Foundation (http://www.apache.org/) and Info-Zip (http://www.info-zip.org/pub/INFO-ZIP/). This software consists of voluntary contributions made by many individuals on behalf of the Apache Software Foundation and was originally based on software copyright (c) 1999, International Business Machines, Inc., http://www.ibm.com. For more information on the Apache Software Foundation, please see . SAP and/or its distributors may offer, and charge a fee for, warranty, support, indemnity or liability obligations to one or more recipients of the software. However, SAP and/or its distributors may do so only on its/their own behalf, and not on behalf of the Apache Software Foundation or its contributors. UNZIP. This is version 2003-May-08 of the Info-ZIP copyright and license. The definitive version of this document should be available at ftp://ftp.info-zip.org/pub/infozip/license.html indefinitely. Copyright (c) 1990-2003 Info-ZIP. All rights reserved.

2004 szeptember

Oldal: 3 / 45



For the purposes of this copyright and license, "Info-ZIP" is defined as the following set of individuals: Mark Adler, John Bush, Karl Davis, Harald Denker, Jean-Michel Dubois, Jean-loup Gailly, Hunter Goatley, Ian Gorman, Chris Herborth, Dirk Haase, Greg Hartwig, Robert Heath, Jonathan Hudson, Paul Kienitz, David Kirschbaum, Johnny Lee, Onno van der Linden, Igor Mandrichenko, Steve P. Miller, Sergio Monesi, Keith Owens, George Petrov, Greg Roelofs, Kai Uwe Rommel, Steve Salisbury, Dave Smith, Christian Spieler, Antoine Verheijen, Paul von Behren, Rich Wales, Mike White This software is provided "as is," without warranty of any kind, express or implied. In no event shall Info-ZIP or its contributors be held liable for any direct, indirect, incidental, special or consequential damages arising out of the use of or inability to use this software. Permission is granted to anyone to use this software for any purpose, including commercial applications, and to alter it and redistribute it freely, subject to the following restrictions: Redistributions of source code must retain the above copyright notice, definition, disclaimer, and this list of conditions. Redistributions in binary form (compiled executables) must reproduce the above copyright notice, definition, disclaimer, and this list of conditions in documentation and/or other materials provided with the distribution. The sole exception to this condition is redistribution of a standard UnZipSFX binary (including SFXWiz) as part of a self-extracting archive; that is permitted without inclusion of this license, as long as the normal SFX banner has not been removed from the binary or disabled. Altered versions--including, but not limited to, ports to new operating systems, existing ports with new graphical interfaces, and dynamic, shared, or static library versions--must be plainly marked as such and must not be misrepresented as being the original source. Such altered versions also must not be misrepresented as being Info-ZIP releases--including, but not limited to, labeling of the altered versions with the names "Info-ZIP" (or any variation thereof, including, but not limited to, different capitalizations), "Pocket UnZip," "WiZ" or "MacZip" without the explicit permission of Info-ZIP. Such altered versions are further prohibited from misrepresentative use of the Zip-Bugs or Info-ZIP e-mail addresses or of the Info-ZIP URL(s). Info-ZIP retains the right to use the names "Info-ZIP," "Zip," "UnZip," "UnZipSFX," "WiZ," "Pocket UnZip," "Pocket Zip," and "MacZip" for its own source and binary releases. MarketSet and Enterprise Buyer are jointly owned trademarks of SAP AG and Commerce One. SAP, SAP Logo, R/2, R/3, mySAP, mySAP.com, and other SAP products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of SAP AG in Germany and in several other countries all over the world. All other product and service names mentioned are the trademarks of their respective companies. Copyright and Licensing Information for ACE(TM) and TAO(TM) ACE(TM) and TAO(TM) are copyrighted by Douglas C. Schmidt and his research group at Washington University, University of California, Irvine, and Vanderbilt University Copyright (c) 19932003, all rights reserved. Since ACE+TAO are open-source, free software, you are free to use, modify, copy, and distribute--perpetually and irrevocably--the ACE+TAO source code and object code produced from the source, as well as copy and distribute modified versions of this software. You must, however, include this copyright statement along with code built using ACE+TAO. You can use ACE+TAO in proprietary software and are under no obligation to redistribute any of your source code that is built using ACE+TAO. Note, however, that you may not do anything to the ACE+TAO code, such as copyrighting it yourself or claiming authorship of the ACE+TAO code that will prevent ACE+ TAO from being distributed freely using an open-source development model. You needn't inform anyone that you're using ACE+TAO in your software, though we encourage you to let us know so we can promote your project in the ACE+TAO success stories.. ACE+TAO are provided as is with no warranties of any kind, including the warranties of design, merchantability, and fitness for a particular purpose, noninfringement, or arising from a course of dealing, usage or trade practice. Moreover, ACE+TAO are provided with no support and without any obligation on the part of Washington University, UC Irvine, Vanderbilt University, their employees, or students to assist in its use, correction, modification, or enhancement. However, commercial support

2004 szeptember

Oldal: 4 / 45



for ACE is available from Riverace and commercial support for TAO is available from OCI and PrismTech. Both ACE and TAO are Y2K-compliant, as long as the underlying OS platform is Y2Kcompliant. Washington University, UC Irvine, Vanderbilt University, their employees, and students shall have no liability with respect to the infringement of copyrights, trade secrets or any patents by ACE+TAO or any part thereof. Moreover, in no event will Washington University, UC Irvine, or Vanderbilt University, their employees, or students be liable for any lost revenue or profits or other special, indirect and consequential damages. The ACE and TAO web sites are maintained by the Center for Distributed Object Computing of Washington University for the development of open-source software as part of the open-source software community. By submitting comments, suggestions, code, code snippets, techniques (including that of usage), and algorithms, submitters acknowledge that they have the right to do so, that any such submissions are given freely and unreservedly, and that they waive any claims to copyright or ownership. In addition, submitters acknowledge that any such submission might become part of the copyright maintained on the overall body of code, which comprises the ACE and TAO software. By making a submission, submitter agrees to these terms. Furthermore, submitters acknowledge that the incorporation or modification of such submissions is entirely at the discretion of the moderators of the open-source ACE+TAO projects or their designees. The names ACE(TM), TAO(TM), Washington University, UC Irvine, and Vanderbilt University, may not be used to endorse or promote products or services derived from this source without express written permission from Washington University, UC Irvine, or Vanderbilt University. Further, products or services derived from this source may not be called ACE(TM) or TAO(TM), nor may the name Washington University, UC Irvine, or Vanderbilt University appear in their names, without express written permission from Washington University, UC Irvine, and Vanderbilt University. SAP Library document classification: PUBLIC

2004 szeptember

Oldal: 5 / 45



Tartalom XL Reporter........................................................................................................................................... 9 Bevezető............................................................................................................................................. 9 Felhasználási cél ................................................................................................................................ 9 Az XL Reporter fő komponensei ........................................................................................................ 9 A Report Composer ........................................................................................................................... 10 A Report Composer használata........................................................................................................ 11 Beszámoló készítése és tartalmának kiigazítása............................................................................. 11 Beszámolók megnyitása, mentése és nyomtatása .......................................................................... 13 Egyedi kimutatások alárendelt tranzakciók megtekintéséhez.......................................................... 14 A Report Organizer ............................................................................................................................ 16 A Report Organizer használata......................................................................................................... 17 Új cikkek létrehozása........................................................................................................................ 17 Meglévő cikkek feldolgozása............................................................................................................ 18 Beszámolók vagy beszámolódefiníciók exportálása........................................................................ 18 Beszámolók vagy beszámolódefiníciók importálása........................................................................ 19 Cikkek törlése a Report Organizerből .............................................................................................. 19 Cikkek áthelyezése vagy másolása a Report Organizeren belül ..................................................... 19 Beszámolók végrehajtása vagy megnyitása .................................................................................... 20 Beszámolócsomagok és beszámolófeladatok tartalmának kialakítása ........................................... 21 Beszámolófeladat tulajdonságainak beállítása ................................................................................ 21 Beszámolókönyv mentése lemezre vagy elosztása e-mail útján ..................................................... 23 A Report Designer.............................................................................................................................. 25 A Report Designer használata - tananyag a beszámolókészítés önálló elsajátításához............ 26 1. rész: új beszámolódefiníció létrehozása ...................................................................................... 26 2. rész: számlák meghatározása...................................................................................................... 28 3. rész: dimenzióattribútumok meghatározása ................................................................................ 31 4. rész: adatgyűjtési periódusok meghatározása............................................................................. 33 5. rész: mutatószámok és összegzésképletek meghatározása ....................................................... 36 6. rész: külön sor meghatározása ‘eredményhez’............................................................................ 39 7. rész: oszlop meghatározása eltérésekhez ................................................................................... 40 8. rész: beszámolódefiníció végrehajtása ........................................................................................ 41 9. rész: kumulált összegek kiválasztásának meghatározása........................................................... 42 10. rész: fő fejléc hozzáadása és részletes sorok kikapcsolása...................................................... 44

2004 szeptember

Oldal: 6 / 45



11. rész: kész beszámolódefiníció végrehajtása.............................................................................. 45

2004 szeptember

Oldal: 7 / 45



Ikonok Ikon

Jelentés Figyelem Példa Jegyzet Javaslat Szintaxis

Tipográfiai megállapodások Betűstílus

Leírás

Példaszöveg

A képernyőn megjelenő szavak vagy karakterek. Ezek lehetnek mezőnevek, képernyőfeliratok, nyomógombok ill. menünevek, elérési útvonalak és opciók is. Keresztreferenciák más dokumentumokhoz.

Példaszöveg

Kiemelt szavak vagy kifejezések törzsszövegben, ábrák és táblázatok felirataiban.

PÉLDASZÖVEG

Elemek nevei a rendszerben. Ezek lehetnek beszámolónevek, programnevek, tranzakciókódok, táblanevek és egy programozási nyelv egyedi kulcsszavai, amikor azokat törzsszöveg veszi körül, pl. SELECT és INCLUDE.

Példaszöveg

Képernyőinformációk. Ezek lehetnek fájl- és könyvtárnevek és azok elérési útvonalai, üzenetek, forráskódok, változók és paraméterek nevei továbbá telepítések, frissítések és adatbáziseszközök nevei.

PÉLDASZÖVEG

A billentyűzet billentyűi, pl. funkcióbillentyűk (mint pl. F2) vagy az ENTER billentyű.

Példaszöveg

Pontos felhasználói bejegyzés. Ez olyan szó vagy karakter, amelyet pontosan a dokumentációban megjelenő módon kell rögzíteni a rendszerben.

Változó felhasználói bejegyzés. A csúcsos zárójelek azt mutatják, hogy a köztük levő szavakat és karaktereket megfelelő bejegyzéssel kell helyettesíteni.

2004 szeptember

Oldal: 8 / 45


XL Reporter User Guide

XL Reporter Bevezető Ez a kézikönyv az XL Reporter új felhasználói számára készült. Rövid áttekintést nyújt a szoftverről és annak jellemzőiről. További részletes információkkal az online segítség és más rendelkezésre álló kézikönyvek szolgálnak.

Felhasználási cél Az XL Reporter az SAP Business One-ba és a Microsoft Excelbe integrált beszámolókészítő alkalmazás. Az alkalmazás közvetlenül az SAP Business One tranzakciótábláiból nyeri az adatokat a különböző modulokon keresztül. Segítségével könnyen készíthetők standard eredménykimutatások, egyenlegek, előrejelzések, mutatószámok, irányítópultok és további elemző beszámolók is, mint pl. termékenkénti, projektenkénti, dolgozónkénti stb. eladások. Az XL Reporter funkcióinak a Microsoft Excel standard funkcióival történő kombinálása az XL Reportert hatékony beszámolókészítő eszközzé teszi. Az XL Reportert ezen túl még nagyon könnyen is használható. Néhány kiemelt termékjellemző: •

Teljes mértékű integráció az SAP Business One-nal. Az adatok átmeneti tárolása fölösleges

•

”Kattintás és húzás”-alapú felhasználói interfész (drag&drop)

•

Lehetőség az SAP Business One tranzakciós szintjének (egyedi kimutatások) elérésére

•

A Microsoft Excel a beszámolók definiálásának és végrehajtásának felhasználói felületeként használható

•

Standard pénzügyi beszámolókhoz alkalmazható funkcionalitás

•

Egyedi beszámolók vagy beszámolócsomagok automatikus, ütemezett végrehajtása

•

Végrehajtott beszámolók és beszámolócsomagok automatikus elosztása

Az XL Reporter fő komponensei Az XL Reporter jelenleg három komponensből áll: •

A Report Composer (beszámoló-összeállító)

•

A Report Organizer (beszámolószervező)

•

A Report Designer (beszámolótervező)

Ezeket a komponenseket jelen dokumentum részletesen tárgyalja.

September 2004

Page 9 of 45



A Report Composer A Report Composer olyan intuitív és felhasználóbarát beszámolókészítő eszköz, amely gyakran szolgálhat Microsoft Excel alapú beszámolók készítésének kiindulásaként is. Ebben a komponensben az SAP Business One összes modulját átfogóan, a ‘fogd és vidd’ funkcionalitás egyszerű használatával hozhat létre beszámolókat: elég csak rámutatnia a beszámolóba felvenni kívánt cikkekre (pl. számlák, osztályok, termékek vagy összegek), ragadja meg és húzza át egy beszámolónézetbe, majd a beszámolóban történő megjelenítési formának megfelelően csoportosítsa azokat. Ilyen módon – bonyolult képletek ismerete, sőt a billentyűzet érintése nélkül – sokoldalú beszámolókat készíthet néhány másodperc alatt. A Report Composer az alapul szolgáló SAP Business One rendszerbeli lekérdezések alkalmas eszközeként is használható. Ha kétszer kattint egy számértékre, automatikusan külön ablakban jelennek meg például egy számla adott időszakra vonatkozó egyenlegadatai és valamennyi alárendelt bejegyzése, ahol azokat például bizonylatszámmal, számladátummal, szállítási dátummal, megjegyzésekkel stb. egészíthet ki ill. tekinthet meg. Ha a beszámolót már feltöltötte azokkal az adatokkal, amelyeket szeretne megtekinteni, akkor átviheti azokat a Microsoft Excelbe bemutatás céljából. Az adatokat ugyanakkor a Report Designer komponensbe is konvertálhatja, ahol azokat további fejlett funkcionalitással és kibővített számításokkal, diagramokkal stb. vértezheti fel.

September 2004

Page 10 of 45



A Report Composer használata Beszámoló készítése és tartalmának kiigazítása 1. lépés A beszámolóba felveendő adatok kiválasztása az adatbázisból 1. Az ablak tetején levő adatcikkek közül válassza ki a felvenni kívánt cikkeket és vontassa át azokat a beszámolónézetbe.

Az adatok (“fogd és vidd” módszerrel történő) áthúzásához az egér elsődleges gombjával jelölje ki és húzza át a célhelyre a vonatkozó cikket, majd engedje el az egérgombot. Dokumentumunk erre a műveletre a legtöbb esetben csak a ‘húzza át’ kifejezést fogja használni. 2. Az Egyedi kimutatás ablakban megjelenő adatok frissítéséhez válassza a Beszámoló aktualizálása opciót.

2. lépés Adatok vertikális csoportosítása 1. A beszámolóban válassza ki az adatok csoportosítására szolgáló adatcikk oszlopfejlécét. 2. Húzza át a kiválasztott oszlopfejlécet a beszámoló fölötti kék területre. 3. Ha az éppen elkészített csoport alatt egy alcsoportot is létre szeretne hozni, ismételje meg a fenti lépést. Az alcsoportok száma tetszőleges lehet.

3. lépés Adatok horizontális kibontása oszlopokban 1. Kattintson az egér jobb gombjával a kibontani kívánt oszlop fejlécére a beszámolóban és válassza a kibontása oszlopként opciót. 2. Ezáltal a kiválasztott oszlopfejléc egy szinttel feljebb kerül és a vonatkozó cikkhez az adatbázisból lekérdezett adatok számára alfejléceket hoz létre.

September 2004

Page 11 of 45



4. lépés Szűrési feltételek meghatározása 1. Az ablak felső részében látható adatcikkekből válassza ki azt a cikket, amelyhez egy szűrési feltételt szeretne meghatározni és húzza át azt a Kiválasztási területre (a felső részen található beszámolóterület és a dimenzió-/mutatószám-terület közötti területre). A kiválasztott adattípushoz megjelenik egy üres kiválasztómező. 2. Az üres kiválasztómezőtől jobbra kattintson a Keresés ikonra. Ezzel megnyitja az önálló Dimenzió keresése ablakot, amely az aktuálisan hozzáférhető és a kiválasztott cikkhez az adatbázisban aktuálisan létező adatokat listázza ki. A listából válassza ki a szűrésnek megfelelő adatokat: a. Egymást sorban követő adatok kiválasztásához jelölje ki az átvenni kívánt első sort, tartsa lenyomva az egér gombját és húzza le az egérmutatót a listában levő utolsó átveendő sorig. Ezt követően engedje el az egér gombját. b. Több, egymást nem sorban követő sor kiválasztásához nyomja meg és tartsa lenyomva a billentyűt és jelölje ki az átvenni kívánt sorokat. 3. A kiválasztott sorok beszámolóba történő átvételéhez kattintson az OK ikonra, majd a Beszámoló aktualizálása opcióra.

5. lépés További attribútumok hozzáadása vagy megjelenítése 1. A beszámolóban kattintson az egér jobb gombjával arra az adatcikkre, amelyhez attribútumot szeretne hozzáadni, válassza a További attribútumok megjelenítése opciót és jelölje ki a beszámolóba átvenni kívánt attribútumokat. A beszámoló kiválasztott attribútumokkal történő frissítéséhez kattintson az Aktualizálás ikonra. 2. A Név vagy Kód attribútum módosításához kattintson az egér jobb gombjával és válassza a nevének megjelenítése vagy kódjának megjelenítése opciót. Az összes oszlopot egyszerre úgy befolyásolhatja, ha az összes dimenzióhoz a Név megjelenítése vagy a Kód megjelenítése opciót választja.

6. lépés Adatok rendezésének kiválasztása 1. A beszámolóban egy adott cikk szerint történő rendezéshez válassza ki a cikk adatrendezési szempontjának megfelelő oszlopfejlécét. A rendszer az adatokat a kiválasztott oszlopban levő cikknek megfelelően alfanumerikusan növekvő vagy csökkenő sorrendben rendezi. 2. A növekvő ill. csökkenő sorrendben történő rendezés közötti váltáshoz válassza ki újból az oszlopfejlécet.

September 2004

Page 12 of 45



7. lépés Összegzések hozzáadása A jobb egérgombbal kattintson valamelyik oszlopon belülre és válassza az Összesen pontot a menüből. Az összegek minden csoport felső részén megjelennek és az egyes oszlopokban levő összes mutatószám végösszege is megjelenik a teljes beszámoló legfelső sorában.

Beszámolók megnyitása, mentése és nyomtatása 1. lépés Beszámoló megnyitása 1. Kattintson az Előre definiált beszámoló megnyitása opcióra. Megnyílik az Előre definiált beszámolók dialógusablak, ahol a rendelkezésre álló előre definiált beszámolók megtalálhatók. 2. Az előre definiált beszámolók listájából válassza ki a megfelelőt és kattintson a Megnyitás ikonra

2. lépés Beszámoló mentése 1. Kattintson a Beszámoló mentése opcióra a Report Composer ablak alján. Megnyílik az Előre definiált beszámolók dialógusablak. 2. A Fájlnév mezőben írjon be egy leíró nevet a beszámolóhoz és kattintson a Mentés ikonra. A beszámolót a rendszer *.rcr fájlkiterjesztéssel menti.

3. lépés Beszámoló nyomtatása 1. Kattintson a Beszámoló nyomtatása opcióra a Report Composer ablak alján. Megjelenik a Nyomtatás dialógusablak. 2. Ellenőrizze, hogy a Név mezőben a dialógusablak felső részén a megfelelő nyomtató van kijelölve és kattintson az OK ikonra.

September 2004

Page 13 of 45



Egyedi kimutatások alárendelt tranzakciók megtekintéséhez 1. lépés Alárendelt tranzakciók megjelenítése 1. Az alárendelt adatok megtekintéséhez Kattintson az egér jobb gombjával a megfelelő sorra és válassza az Egyedi kimutatás opciót vagy egyszerűen csak kattintson duplán rajta. Megnyílik az önálló Egyedi kimutatás ablak, amelyben a kiválasztott sor alárendelt tranzakciói láthatók. 2. Ha az alárendelt tranzakciókról további információkat igényel, húzzon át még több adatot az Egyedi kimutatás beszámolónézetbe és kattintson a Beszámoló aktualizálása opcióra. Ezzel frissíti az Egyedi kimutatás ablak adatait.

2. lépés Beszámolónézet konvertálása beszámolódefinícióba 1. Kattintson a Microsoft Excel opcióra a Report Composer ablak alján jobb oldalt. A megnyíló Generálás dialógusablakban keresse meg azt a mappát, amelyben az új beszámlódefiníciót szeretné elhelyezni és jelölje is ki azt. 2. A Név mezőben adja meg az új beszámolódefiníció nevét. 3. Művelet végrehajtásához kattintson a Definíció feldolgozása opcióra. 4. Ha a beszámolódefinícióhoz egyéni Microsoft Excel munkafüzetsablont szeretne alkalmazni, tegyen jelet az Excel minta használata jelölőmezőbe. Ebben az esetben lehetősége van arra, hogy a lépések során később válassza ki a vonatkozó egyéni mintát. Ha nem tesz jelet ebbe a jelölőmezőbe, a rendszer a Microsoft Excel alapértelmezett munkafüzetsablonját használja. 5. Kattintson az OK ikonra. A beszámolónézettől függően a rendszer létrehoz egy beszámolódefiníciót és megnyitja azt a Report Designerben, ahol további funkcionalitások és széleskörű számítások, diagramok stb. adhatók hozzá, mielőtt egy kész Microsoft Excel beszámoló készülne belőle. Beszámolódefiníciók feldolgozására vonatkozó további információk itt találhatók: A Report Designer használata – Tanagyag a beszámolókészítés önálló elsajátításához. A beszámolódefiníció a későbbiekben a Report Organizeren belül nyitható meg.

3. lépés Beszámolónézet konvertálása kész Microsoft Excel beszámolóra 1. Kattintson a Microsoft Excel opcióra a Report Composer ablak alján jobb oldalt.

September 2004

Page 14 of 45



1. A megnyíló Generálás dialógusablakban keresse meg azt a mappát, amelyben az új – a rendszer által a háttérben alapértelmezés szerint generált – beszámlódefiníciót szeretné elhelyezni és jelölje is ki azt. 2. A Név mezőben adja meg a háttérben létrehozott beszámolódefiníció nevét. 3. Művelet végrehajtásához kattintson a Beszámoló végrehajtása opcióra. 4. Ha a beszámolódefinícióhoz egyéni Microsoft Excel munkafüzetsablont szeretne alkalmazni, tegyen jelet az Excel minta használata jelölőmezőbe. 5. Ebben az esetben lehetősége van arra, hogy a lépések során később válassza ki a vonatkozó egyéni mintát. Ha nem jelöl ki egyéni mintát, a rendszer a Microsoft Excel alapértelmezett munkafüzetsablonját használja. 6. Kattintson az OK ikonra. A beszámolónézettől függően a rendszer létrehoz egy beszámolódefiníciót a háttérben és generál egy kész beszámolót, amit Microsoft Excelben megnyit. A beszámolót a későbbiekben a Report Organizerben nyithatja meg.

September 2004

Page 15 of 45



A Report Organizer A Report Organizer komponens az XL Reporter saját fájlkezelője, ahonnan valamennyi alkalmazásra vonatkozó cikk szervezése elvégezhető. A Windows Intézőjéhez meglehetősen hasonló hierarchikus struktúrában az összes fájl (mint pl. beszámolók, beszámolókönyvek, beszámolócsomagok valamint beszámolók automatikus végrehajtásának és elosztásának ütemezései), megjeleníthető és adminisztrálható. Az XL Reporterben végrehajtott számos feladat ebből a komponensből kiindulva is elvégezhető. A következő lista néhány gyakran elvégzett feladatot tartalmaz: A beszámolódefiníciók olyan .xls fájlok, amelyek megmondják a rendszernek, hogy mely adatokat kell kikeresnie az adatbázisból és hogy a kész beszámolók hogyan nézzenek ki. A fájlok kész Microsoft Excel beszámolók létrehozására használhatók. 1. Beszámolódefiníciók végrehajtása kész Microsoft Excel beszámolók generálásához. Ütemezések beállítása beszámolók automatikus végrehajtásához. Ütemezések beállítása beszámolók és beszámolókönyvek automatikus elosztáshoz.

September 2004

Page 16 of 45



A Report Organizer használata Új cikkek létrehozása 1. lépés Üres mappa, beszámolókönyv, beszámolócsomag vagy beszámolófeladat létrehozása 1. A bal oldali ablakrészben válassza ki azt a mappát, amelyben az új cikket szeretné elhelyezni. 2. Kattintson az egér jobb gombjával a jobb oldali ablakrészben és válassza az Új → Mappa, Beszámolókönyv, Beszámolócsomag vagy Beszámolófeladat opciót. Ezzel az új cikket ideiglenes névvel elhelyezte az ablakrészben. 3. Cserélje ki az ideiglenes nevet egy leíró névvel és nyomja meg az ENTER billentyűt.

2. lépés Új beszámolódefiníció létrehozása 1. Az bal oldali ablakrészben válassza ki azt a mappát, amelyben az új beszámolódefiníciót szeretné elhelyezni. 2. Kattintson az egér jobb gombjával a jobb oldali ablakrészben és válassza az Új → Beszámolódefiníció opciót. Ezzel az új beszámolódefiníciót „Új definíció” ideiglenes névvel elhelyezte az ablakrészben. 3. Cserélje ki az ideiglenes nevet egy leíró névvel és nyomja meg az ENTER billentyűt. A megjelenő dialógusablakban lehetősége nyílik arra, hogy hozzárendeljen egy Microsoft Excel mintát saját beszámolójához: 4. Ha nem szeretne egyéni mintát alkalmazni, válassza a Nem opciót; ebben az esetben a rendszer a Microsoft Excel alapértelmezett munkafüzetsablonját használja. 5. Ha egyéni mintát szeretne alkalmazni, válassza az Igen opciót és válasszon ki egy egyéni mintát a megnyíló dialógusablakból. 6. A folytatáshoz kattintson az OK ikonra. A rendszer az új beszámolót a Report Designerben megnyitja. Beszámolódefiníciók feldolgozására vonatkozó további információk itt találhatók: A Report Designer használata – Tanagyag a beszámolókészítés önálló elsajátításához.

September 2004

Page 17 of 45



Meglévő cikkek feldolgozása Eljárásmód Cikk nevének módosítása 1. Kattintson az egér jobb gombjával rá arra a cikkre, amelynek nevét módosítani szeretné és válassza az Átnevezés opciót. 2. Írja be az új nevet és nyomja meg az ENTER billentyűt.

Beszámolók vagy beszámolódefiníciók exportálása 1. lépés Beszámolódefiníció exportálása 1. Kattintson az egér jobb gombjával az exportálni kívánt beszámolódefinícióra és válassza az Exportálás opciót. (Több exportálni kívánt definíciót is kiválaszthat.) Megnyílik a exportálása dialógusablak. Ebben a dialógusablakban keressen egy alkalmas helyet a beszámolódefiníciónak. 2. A Fájlnév mezőben írjon be egy nevet a beszámolódefinícióhoz. Alapértelmezés szerint a rendszer a beszámolódefiníciót automatikusan a beszámolóobjektum típusának megfelelő fájlként (*.ixr) exportálja. Ha a beszámolódefiníciót Microsoft Excel munkafüzetfájlként szeretné exportálni, módosítsa a fájltípust *.xls-re a Mentés típusként mezőben. 3. A beszámolódefiníció exportálásához válassza a Mentés opciót. Ezt követően a beszámolódefiníció sikeres exportálásáról tudósító dialógusablak jelenik meg. 4. A dialógusablak bezárásához kattintson az OK ikonra.

2. lépés Beszámoló exportálása 1. Kattintson az egér jobb gombjával az exportálni kívánt beszámolóra és válassza az Exportálás opciót. (Több exportálni kívánt beszámolót is kiválaszthat.) Megnyílik a exportálása dialógusablak. Ebben a dialógusablakban keressen egy alkalmas helyet a beszámolónak. 2. A Fájlnév mezőben írjon be egy nevet a beszámolóhoz. 3. Ha a beszámolót Microsoft Excel munkafüzetfájlként szeretné exportálni, válassza ki a megfelelő fájltípust (*.xls) a Mentés típusként mezőben. 4. A beszámoló exportálásához válassza a Mentés opciót. Ezt követően a beszámoló sikeres exportálásáról tudósító dialógusablak jelenik meg.

September 2004

Page 18 of 45



5. A dialógusablak bezárásához kattintson az OK ikonra.

Beszámolók vagy beszámolódefiníciók importálása 1. lépés Beszámolódefiníció importálása 1. A bal oldali ablakrészben válassza ki azt a mappát, amelyben a beszámolódefiníciót szeretné elhelyezni. 2. A jobb oldali ablakrészben kattintson az egér jobb gombjával és válassza az Importálás opciót. 3. A megjelenő Importálás dialógusablakban keresse meg és válassza ki az importálni kívánt fájlt (többet is kiválaszthat) és válassza a Megnyitás opciót. Ezt követően a beszámolódefiníció sikeres importálásáról tudósító dialógusablak jelenik meg. 4. A dialógusablak bezárásához kattintson az OK ikonra.

2. lépés Beszámoló importálása 1. A bal oldali ablakrészben jelölje ki azt a beszámolókönyvet, amelyben a beszámolót szeretné elhelyezni. 2. A jobb oldali ablakrészben kattintson az egér jobb gombjával és válassza az Importálás opciót. 3. A megjelenő Importálás dialógusablakban keresse meg és válassza ki az importálni kívánt fájlt (többet is kiválaszthat) és válassza a Megnyitás opciót. Ezt követően a beszámoló sikeres importálásáról tudósító dialógusablak jelenik meg. 4. A dialógusablak bezárásához kattintson az OK ikonra.

Cikkek törlése a Report Organizerből Eljárásmód Cikk törlése a Report Organizerben 1. Kattintson az egér jobb gombjával a törölni kívánt cikkre és válassza a Törlés opciót. 2. A cikk törlésének megerősítésére vonatkozó kérdésre válaszolva kattintson az Igen opcióra. Ezzel a cikket és teljes tartalmát véglegesen törli a Report Organizerből.

Cikkek áthelyezése vagy másolása a Report Organizeren September 2004

Page 19 of 45



belül 1. lépés Cikk áthelyezése a Report Organizeren belül A jobb oldali ablakrészben jelölje ki és húzza át a cikket a bal oldali ablakrészben a célhelyre.

2. lépés Cikk másolása a Report Organizeren belül A jobb oldali ablakrészben válassza ki a cikket, majd – miközben lenyomva tartja a billentyűt – húzza át a bal oldali ablakrészben levő célhelyre. Ezt követően engedje fel a billentyűt.

Mappák nem másolhatók.

Beszámolók végrehajtása vagy megnyitása 1. lépés Beszámolódefiníció végrehajtása kész Excel beszámoló létrehozásához A jobb oldali ablakrészben kattintson az egér jobb gombjával és válassza a Végrehajtás opciót. Ezzel létrehoz egy kész Microsoft Excel beszámolót, amely a kiválasztott beszámolódefiníción alapul.

2. lépés Egyedi beszámoló vagy beszámolókönyv megnyitása A jobb oldali ablakrészben kattintson az egér jobb gombjával a beszámolóra vagy beszámolókönyvre és válassza a Megnyitás opciót. Ezzel megnyit egy vagy több kész Microsoft Excel beszámolót.

September 2004

Page 20 of 45



Beszámolócsomagok és beszámolófeladatok tartalmának kialakítása 1. lépés Beszámolódefiníciók felvétele beszámolócsomagba 1. A bal oldali ablakrészben válassza ki azt a mappát, amelyben a csomagba felvenni kívánt beszámolódefiníció található. 2. A jobb oldali ablakrészben jelölje ki és húzza át a beszámolódefiníciót a bal oldali ablakrészben arra a beszámolócsomagra, amelybe azt szeretné felvenni.

A beszámolólcsomagban levő beszámolódefiníció nem másolata az eredeti beszámolódefiníciónak, hanem egy arra való hivatkozás. Ez azt jelenti, hogy a beszámolócsomag végrehajtásánál a rendszer az eredeti beszámolódefinícióban végrehajtott minden módosítást figyelembe vesz.

2. lépés Beszámolócsomagok felvétele beszámolófeladatba 1. A bal oldali ablakrészben válassza ki azt a mappát, amelyben a beszámolófeladat által végrehajtandó beszámolócsomag található. 2. A jobb oldali ablakrészben jelölje ki és húzza át a beszámolócsomagot a bal oldali ablakrészben a beszámolófeladatra.

A beszámolófeladatban levő beszámolólcsomag nem másolata az eredeti beszámolólcsomagnak, hanem egy arra való hivatkozás. Ez azt jelenti, hogy a beszámolócsomag beszámolófeladatban történő végrehajtásánál a rendszer az eredeti beszámolócsomagban végrehajtott minden módosítást figyelembe vesz.

Beszámolófeladat tulajdonságainak beállítása 1. lépés A beszámolófeladat által létrehozandó adatkivitel kiválasztása 1. Kattintson az egér jobb gombjával a beszámolófeladatra és válassza a Tulajdonságok opciót. 2. A Tulajdonságok dialógusablakban lépjen a Kivitel regiszterkártyára. 3. A Kiviteli opciók alatt válasszon egyet az alábbiak közül: a. A kész beszámolók beszámolókönyvben való tárolásához válassza a Tárolás beszámolókönyvekben opciót. September 2004

Page 21 of 45



Meg kell határoznia, hogy a fájlokat a Report Organizeren belül hol szeretné tárolni. Ehhez válassza a Mappa kiválasztása mezőben a Keresés opciót. Ezzel megnyílik a Mappa kiválasztása dialógusablak. Válassza ki azt a mappát, amelyikben a kész beszámolókat tartalmazó beszámolókönyvet szeretné menteni és kattintson az OK ikonra.

A beszámolófeladatot tartalmazó mappát magát nem választhatja ki. Másik mappát kell választania. b. A kész beszámolók lemezre való mentéséhez válassza a Mentés lemezre opciót. Meg kell határoznia, hogy a fájlokat hol szeretné tárolni. Ehhez válassza a Mappa kiválasztása mezőben a Keresés opciót. Ezzel megnyílik a Mappa kiválasztása dialógusablak. Válassza ki a kész beszámolók helyét a lemezen és kattintson az OK ikonra. c. A kész beszámolók e-mailben történő automatikus elosztásához válassza a Küldés e-mailben opciót. Meg kell adnia azoknak az embereknek az e-mail címét, akiknek a beszámolókat szeretné elküldeni. Ennek érdekében válassza a Keresés opciót. Ez megnyitja e-mail rendszerének alapértelmezett címjegyzék-dialógusablakát, ahol kiválaszthatja az email üzenet címzettjeit. Az összes címzett kiválasztását követően az OK ikonra kattintva zárja be a dialógusablakot. Ezt követően a Téma mezőben írja le az üzenet témáját. Az Üzenet mezőben írja be a beszámolókönyvekkel együtt küldendő üzenetet. d. A kész beszámolók automatikus kinyomtatásához válassza a Nyomtatás opciót. Meg kell határoznia a felhasználni kívánt nyomtatót is. Ehhez válassza a Keresés opciót a Nyomtató kiválasztása mezőben és válassza ki a nyomtatók listájából az alkalmazandó nyomtatót, majd kattintson az OK ikonra. 4. A beállításokat az Alkalmazás ikonra kattintva mentse el. 5. A dialógusablak bezárásához kattintson az OK ikonra.

2. lépés Új ütemezés kialakítása beszámolófeladat automatikus végrehajtásához 1. Kattintson az egér jobb gombjával a beszámolófeladatra és válassza a Tulajdonságok opciót. 2. A Tulajdonságok dialógusablakban lépjen az Ütemezés regiszterkártyára és válassza a Feladat ütemezése végrehajtáshoz opciót. 3. A megjelenő dialógusablakban adja meg a leíró nevet és kattintson az OK ikonra. A feladatütemezés standard Microsoft Windows dialógusablaka tűnik fel. 4. Új feladat ütemezéséhez lépjen az Ütemezés regiszterkártyára és válassza az Új opciót. 5. A Feladat ütemezése opció alatt válassza ki, hogy a beszámolófeladattal milyen gyakran szeretné a beszámolófeladatban levő beszámolócsomagokat végrehajtani. 6. A Kezdő időpont opció alatt határozza meg, hogy mikor szeretné a beszámolófeladatot az első alkalommal futtatni.

September 2004

Page 22 of 45



7. Ha az ütemezés beállításait elvégezte, a beállítások mentéséhez válassza az Alkalmazás opciót. 8. A megjelenő Windows bejelentkezési képen adja meg Windows-jelszavát kétszer, majd kattintson az OK ikonra.

3. lépés Beszámolófeladat végrehajtásának felügyelete 1. A Report Organizerben kattintson az egér jobb gombjával a beszámolófeladatra és válassza a Tulajdonságok opciót. 2. A megjelenő Tulajdonságok dialógusablakban lépjen a Napló regiszterkártyára. 3. Az információk Napló ablakban való kibontásához kattintson a plusz (+) ikonra.

Beszámolókönyv mentése lemezre vagy elosztása e-mail útján 1. lépés Beszámolókönyv mentése lemezre 1. Nyissa meg a Microsoft Excel munkafüzetfájlként menteni kívánt beszámolókönyvet. 2. A beszámolókönyv nyitott állapotában válassza a Fájl → Mentés másként pontot. 3. A Microsoft Excel Mentés másként dialógusablakában válassza ki azt a mappát, amelyben a beszámolókönyvet tárolni szeretné. 4. A Fájlnév mezőben írjon be egy leíró nevet a beszámolókönyvhöz. 5. A Mentés típusként mezőben ellenőrizze, hogy a kiválasztott fájltípus Microsoft Excel munkakönyv (*.xls) legyen. 6. A beszámolókönyv mentéséhez válassza a Mentés opciót.

2. lépés Beszámolókönyv küldése e-mailben 1. Kattintson az egér jobb gombjával a beszámolókönyvre és válassza a Küldés → Mail fogadója pontokat. Ekkor készrejelentési üzenet jelzi, hogy a beszámolókönyv Microsoft Excel munkafüzetként csatolva lett. Ez az e-mail tartalmaz egy rövid üzenetet a beszámolókönyv nevével együtt ill. egy témát is a Tárgy ablakban. 2. Szükség esetén módosítsa vagy írjon be egy új szöveget az üzenetablakban és az üzenet elküldéséhez válassza a Küldés opciót. Az új címzett tehát ugyanolyan módon kapja meg az üzenetet és a mellékletet, ahogy bármilyen más üzenet is megérkezett az e-mail rendszerben. September 2004

Page 23 of 45


September 2004


Page 24 of 45



A Report Designer A Report Designer olyan komponens, amelyben beszámolódefiníciókat hozhat létre továbbfejlesztett funkcionalitások és átfogó számítások, diagramok stb. alkalmazásával. A korábban a Report Composerben körvonalazott beszámolókat is továbbfejlesztheti itt. Amikor beszámolódefiníciót hoz létre a Report Designerben, akkor megszokott Microsoft Excel környezetben dolgozik az abban rendelkezésre álló valamennyi standard szolgáltatással együtt. Ugyanakkor hozzáférhet az XL Reporter speciális jellemzőihez is. A funkcionalitás ilyen mértékű kombinációja azt is lehetővé teszi, hogy a beszámolókban gyakorlatilag bármit létrehozhat. A következő példa egy a Report Designerben létrehozott új és ‘üres’ beszámolódefiníciót mutat be. A Microsoft Excel munkafüzet és a vele együtt rendelkezésre álló szokásos eszközsávok és nyomógombok a jobb oldalon és a felső részen vannak. Az Advanced Report Builder a bal oldalon található. Szolgáltatásaiban az XL Reporter kibővített jellemzőit nyújtja. Külön Report Designer eszközsáv biztosít hozzáférést további XL Reporter funkcionalitásokhoz.

Microsoft Excel munkalapon dolgozik, és használhatja annak minden funkcióját. Az XL Reporter funkció elérhető az Advanced Report Builder-ből a bal oldalon és a Report Designer eszközsorból a jobb oldalon.

Ha létrehozott egy beszámolódefiníciót a Report Designerben, akkor azt végre is hajthatja az eredmények megtekintése érdekében – egy kész beszámolót (.xls fájlt) kap a Microsoft Excelben. A beállítások függvényében egy beszámolódefiníció olyan beszámolókönyvet is eredményezhet, amely több beszámolót tartalmaz és azok mindegyike külön munkafüzetben szerepel.

September 2004

Page 25 of 45



A Report Designer használata - tananyag a beszámolókészítés önálló elsajátításához A beszámolókészítés alapszintű lépéseinek végigkövetésére a Report Designerben a következő példa szolgál (egyszerű eredménykimutatás létrehozása a Report Designer használatával). A Report Designerben rendelkezésre álló valamennyi funkció részletes áttekintésére az alkalmazás online segítsége nyújt lehetőséget.

1. rész: új beszámolódefiníció létrehozása Használat A beszámolódefiníció a rendszeradatbázisban tárolt olyan Microsoft Excel fájl (.xls), amely a kész beszámolók megjelenési formáját leíró különböző képleteket és funkciókat tartalmaz. A rendszer alapfunkcióként egy beszámolódefiníciót alkalmaz kész Microsoft Excel beszámolók végrehajtásához.

1. lépés Microsoft Excel minta előkészítése jelen tanagyagban való használatra 1. Nyissa meg a Microsoft Excelt és kattintson az Új

ikonra az eszközsávon.

Ekkor üres munkafüzetet fog kapni. 2. A munkafüzetben hozza létre azokat a formatálási, stílus-, szöveg- és egyéb információkat, amelyeket az összes egyforma típusú új füzetben használni szeretne. Példánkban a következőt tesszük: a. Az első sornak némi háttérszínt adunk és vállalati mintalogónkkal bővítjük. b. A 6. és 7. sorban sötétebb háttérszínt, továbbá félkövér és fehér szövegformázást határozunk meg. Minderre azért van szükség, mert ezt a két sort a beszámoló fejlécében szeretnénk majd használni. c.

Eltávolítjuk a munkafüzet rácsvonalait. Ehhez válassza az Opciók pontot az Eszközök menüből. Az Opciók dialógusablak Nézet regiszterkártyáján távolítsa el a jelet a Rácsvonalak jelölőmezőből az Ablak opciók alatt. Ezt követően az ablak bezárásához kattintson az OK ikonra.

3. Ha már minden szükségeset felvett a munkafüzetbe, válassza a Fájl menüben a Tulajdonságok opciót. 4. A Tulajdonságok dialógusablak Összefoglalás regiszterkártyáján tegyen jelet az Előzetes kép mentése jelölőmezőbe. A folytatáshoz kattintson az OK ikonra. 5. Végül válassza a Fájl menüből a Mentés másként pontot és a Mentés típusként ablakban válassza a Minta (*.xlt) opciót. 6. A Fájlnév ablakban írja be a minta nevét.

Ne módosítsa azt a mappát, amelyben a mintát tárolja majd.

September 2004

Page 26 of 45



7. Válassza a Mentés opciót és zárja be a Microsoft Excelt.

2. lépés Új beszámolódefiníció létrehozása a Microsoft Excel minta használatával 1. A Report Organizer bal oldali ablakrészében válassza ki azt a mappát, amelyben az új beszámolódefiníciót szeretné elhelyezni. 2. Kattintson az egér jobb gombjával a jobb oldali ablakrészben és válassza az Új → Beszámolódefiníció opciót. Ezzel az új beszámolódefiníciót ideiglenes névvel elhelyezte az ablakrészben. 3. Cserélje ki az ideiglenes nevet egy leíró névvel és nyomja meg az ENTER billentyűt. A megjelenő dialógusablakban lehetősége nyílik arra, hogy hozzárendeljen egy Microsoft Excel mintát saját beszámolódefiníciójához: 4. Jóváhagyásként válassza az Igen opciót. 5. A megjelenő Új dialógusablakban válassza ki a már létrehozott mintát. A folytatáshoz kattintson az OK ikonra. A rendszer megnyit egy beszámolódefiníciót a Report Designerben.

September 2004

Page 27 of 45



2. rész: számlák meghatározása Használat Az értékesítési és költségszámlák beszámolóban megjelenítendő adatainak kereséséhez szűrési feltételeket (kiválasztásokat) kell meghatározni.

Mi a kiválasztás? A kiválasztás a beszámolóba felvenni kívánt, adatbázisban tárolt adatok leírása.

1. lépés Kiválasztás meghatározása adatok értékesítési számlákból történő kereséséhez 1. A beszámolódefiníció munkafüzetében válassza ki a 8. sz. sort. 2. Az Advanced Report Builderben a bal oldali ablakrészben kattintson a Kibontakozó csoport ikonra.

Mi a kibontakozó csoport? A kibontakozó csoport ismeretlen számú sor és oszlop közötti kiválasztás ismétlődése. A kiválasztásban foglalt adatok kumulált végösszegét tartalmazó egyetlen sor vagy oszlop megjelenítése helyett ez a csoport minden a kiválasztásban foglalt számlához megad egy sort vagy oszlopot. 3. A Kiválasztások ablakban határozza meg és jelölje ki a Számla dimenziót. A jobb oldalon egy keresőgomb

jelenik meg.

Mi a dimenzió? A dimenzió adatbázisban alárendelt táblával rendelkező tranzakció adatmezője vagy értéke. Szokásos dimenziók a Számlák, Periódusok, Cikkek, Vevők, Osztályok, Szállítók, Pénznem és még sok más. 4. A Dimenzió keresése ablak megnyitásához válassza a Keresés opciót. 5. A Dimenzió keresése ablakban válassza az Oszlopok opciót, tegyen jelet az Alapszámla jelölőmezőbe és kattintson az OK ikonra. Az alapszámlakódokat most már tartalmaznia kell a számlalistának. 6. A Számlakód helyett az Alapszámla szerinti rendezéshez lépjen az ablak alján levő Kiválasztás mezőkre, kattintson az Attribútumok mezőre és válassza az Alapszámla opciót az attribútumok megjelenő listájából. Ezt követően kattintson a jobb oldalon az Érték mezőre.

September 2004

Page 28 of 45



7. A fenti listából válassza ki a kiválasztás által az adatbázisból kiemelendő adatbázisrekordokat (adatokat). Példánkban az értékesítési számlákat választjuk, amelyek számlakódja adatbázisunkban 41100000 és 44100000 között van. 8. Az ablak bezárásához kattintson az OK ikonra. 9. A kiválasztás mentéséhez kattintson az Advanced Report Builderben az Alkalmazás ikonra.

Ha elfelejtené az Alkalmazás opció választását, akkor műveletei elvesznek és az 1.8. lépéseket újból végre kell hajtania.

2. lépés Kiválasztás keresése a munkafüzetben •

A beszámolódefinícióban lépjen a Report Designer eszközsávra és kattintson a Definíciójelölések megjelenítése

ikonra.

Ezek olyan jelölések, amelyek megmutatják, hogy hol vannak a kiválasztások a beszámolódefinícióban. Folyamatosan húzott vonalak jelölik a kibontakozó csoportokat, szaggatott vonalak pedig a kiválasztásokat mutatják. Ezen túlmenően – ha az egérmutatót a jelölés sarkában levő piros pont fölé viszi – a szűrési feltételeket mutató gyorsinfót is megjeleníthet.

3. lépés Összegzősor rögzítése értékesítési számlák kiválasztása alatt 1. A beszámolódefinícióban jelölje ki a B9 cellát, éppen a 8. sz. sorban elvégzett kiválasztást (kibontakozó csoport) mutató jelölés alatt. 2. Írja be a leírást (Összes forgalom) és módosítsa a betűk formátumát félkövérre.

4. lépés Kiválasztás meghatározása adatok költségszámlákból történő kereséséhez 1. A beszámolódefiníció munkafüzetében válassza ki a 10. sz. sort. 2. Az Advanced Report Builderben a bal oldali ablakrészben kattintson a Kibontakozó csoport ikonra. 3. A Kiválasztások ablakban határozza meg és jelölje ki a Számla dimenziót. A jobb oldalon egy kis keresőgomb

jelenik meg.

4. A Dimenzió keresése ablak megnyitásához válassza a Keresés opciót.

September 2004

Page 29 of 45



5. A Dimenzió keresése ablakban lépjen a Kiválasztás mezőkhöz az ablak alsó részén, majd kattintson az Attribútum mezőre és válassza az Alapszámla opciót az ezen attribútum szerinti rendezéshez. 6. Válassza a jobb oldalon az Érték mezőt. 7. A fenti listából válassza ki a kiválasztás által az adatbázisból kiemelendő adatbázisrekordokat (adatokat). Példánkban a költségszámlákat választjuk, amelyek számlakódja adatbázisunkban 51100000 és 99200000 között van. 8. Az ablak bezárásához kattintson az OK ikonra. 9. A kiválasztás mentéséhez kattintson az Advanced Report Builderben az Alkalmazás ikonra.

5. lépés Összegzősor rögzítése költségszámlák kiválasztása alatt 1. A beszámolódefinícióban jelölje ki a B11 cellát, éppen a 10. sz. sorban elvégzett kiválasztást (kibontakozó csoport) mutató jelölés alatt. 2. Írja be a leírást (Összes forgalom) és módosítsa a betűk formátumát félkövérre.

September 2004

Page 30 of 45



3. rész: dimenzióattribútumok meghatározása Használat Most, hogy definiálta a kiválasztásokat, meg kell határoznia azokat a dimenzióattribútumokat is, amelyeket látni szeretne a beszámolóban a kiválasztások mindegyikéhez.

Mi a dimenzióattribútum? A dimenzióattribútum mondja meg a rendszernek, hogy egy dimenzió mely információját kell megjelenítenie a kiválasztott adatbázisrekordok beszámolójában. A dimenzióattribútumok egy adott dimenzióhoz az adatbázistáblában létező különböző oszlopokat/mezőket képviselik. A legtöbb dimenzió legalább egy alapértelmezett – általában Kód –, ill. más – pl. Név – attribútummal rendelkezik.

1. lépés Dimenzióattribútumok meghatározása értékesítési számlák kiválasztásához 1. A beszámolódefiníció munkafüzetében válassza ki a sor első olyan celláját, amelyben értékesítési számlák kiválasztását határozta meg. Példánkban ez az A8 cella. 2. A Report Designer eszközsávon kattintson a Képletszerkesztő ikonra. Ezzel megnyílik a Képletszerkesztő ablak, amely megjeleníti a kiválasztott cellára rendelkezésre álló dimenzióattribútumokat. 3. Ebben a dialógusablakban kattintson a plusz jelre

a Számla dimenzió előtt.

A lista most oly módon bővült, hogy az illető dimenzió rendelkezésre álló attribútumai láthatóvá válnak. 4. Kattintson duplán a beszámolóban látni kívánt attribútumra. Példánkban ez az Alapszámla attribútum. Ezzel az attribútum bekerül a munkafüzet kiválasztott cellájába. 5. A munkafüzetben válassza ki a sor második olyan celláját, amelyben értékesítési számlák kiválasztását határozta meg. Példánkban ez a B8 cella. 6. A Képletszerkesztőben kattintson duplán a Számlanév attribútumra. Ezzel az attribútum bekerül a munkafüzet kiválasztott cellájába.

September 2004

Page 31 of 45



2. lépés Dimenzióattribútumok meghatározása költségszámlák kiválasztásához 1. A munkafüzetben válassza ki a sor első olyan celláját, amelyben költségszámlák kiválasztását határozta meg. Példánkban ez az A10 cella. 2. Ha a Képletszerkesztő ablak nincs megnyitva, kattintson a Képletszerkesztő Report Designer eszközsávon.

ikonra a

3. A Képletszerkesztőben bontsa ki ismét a Számla dimenziót és kattintson duplán az Alapszámla attribútumra. Ezzel az attribútum bekerül a munkafüzet kiválasztott cellájába. 4. A munkafüzetben válassza ki a sor második olyan celláját, amelyben költségszámlák kiválasztását határozta meg. Példánkban ez a B10 cella. 5. A Képletszerkesztőben kattintson duplán a Számlanév attribútumra. Ezzel az attribútum bekerül a munkafüzet kiválasztott cellájába. 6. Zárja be a Képletszerkesztőt.

September 2004

Page 32 of 45



4. rész: adatgyűjtési periódusok meghatározása Használat Miután meghatároztuk az adatbázisból begyűjteni kívánt adatok fajtáját, a gyűjtés periódusát is meg kell adni. Beszámolódefiníciónkban nem szeretnénk rögzített periódust kiválasztani. Ugyanakkor annak érdekében, hogy ugyanazt a beszámolódefiníciót használhassuk többször is különböző periódusokra, egy periódusparamétert hozunk létre, amelyet a perióduskiválasztásokhoz adhatunk meg.

Mi a paraméter? Paramétert használunk rögzített értékek helyett; a paraméter a beszámoló végrehajtásáig érték nélkül marad. Az összes periódust lefedő több beszámolódefiníció létrehozása helyett így elegendő csak egy definíció, amely egy periódusparamétert is tartalmaz. Amikor a felhasználó végrehajtja a beszámolódefiníciót, egy dialógusablak jelenik meg és a felhasználótól bekéri a kívánt periódust a beszámoló teljes végrehajtása előtt.

Paraméter használatához a beszámolódefinícióban két lépés szükséges: 1. Paraméter létrehozása. 2. A paraméter kijelölése a kiválasztás definiálásakor.

1. lépés Perióduskiválasztásokban használatos periódusparaméterek létrehozása 1. Az Advanced Report Builderben a bal oldali ablakrészben kattintson a Paraméterek ikonra. 2. A megjelenő dialógusablakban válassza a Hozzáadás opciót. 3. A Név ablakban adjon meg nevet a paraméternek, pl. “SajatPeriodusParameter”. ikonra és válassza a

4. Kattintson egyszer a Kategória ablakban, kattintson a Legördítés Dimenzió kategóriát. 5. Kattintson egyszer a Típus ablakban, kattintson a Legördítés Periódus típust.

ikonra és válassza a

6. Kattintson egyszer az Attribútum ablakban, kattintson a Legördítés Kód attribútumot.

ikonra és válassza a

7. Ezután kattintson duplán a Jóváhagyás ablakban és írja be azt az üzenetet, amelyet a beszámolódefiníció végrehajtását követően szeretne megjeleníteni, pl. Adja meg a periódust. 8. A paraméter mentéséhez válassza a Bezárás opciót.

September 2004

Page 33 of 45



2. lépés Perióduskiválasztás meghatározása periódusparaméter használatával 1. A beszámolódefiníció munkafüzetében válassza ki a C oszlopot. 2. Az Advanced Report Builderben a bal oldali ablakrészben kattintson az Oszlopkiválasztás ikonra. 3. A Kiválasztások ablakban határozza meg és jelölje ki a Periódus dimenziót. A jobb oldalon egy keresőgomb

jelenik meg.

4. A Dimenzió keresése ablak megnyitásához válassza a Keresés opciót. 5. A Dimenzió keresése ablakban lépjen a Paraméterek regiszterkártyára. 6. A paraméterek listájából válassza ki az előzleg létrehozott periódusparamétert (“SajatPeriodusParameter”). 7. Az ablak bezárásához kattintson az OK ikonra. 8. A kiválasztás mentéséhez kattintson az Advanced Report Builderben az Alkalmazás ikonra.

3. lépés Perióduskiválasztás meghatározása múlt évre periódusfunkció használatával 1. A beszámolódefiníció munkafüzetében válassza ki a D oszlopot. 2. Az Advanced Report Builderben a bal oldali ablakrészben kattintson az Oszlopkiválasztás ikonra. 3. A Kiválasztások ablakban határozza meg és jelölje ki a Periódus dimenziót. A jobb oldalon egy keresőgomb

jelenik meg.

4. A Dimenzió keresése ablak megnyitásához válassza a Keresés opciót. 5. A Dimenzió keresése ablakban lépjen a Paraméterek regiszterkártyára. 6. A paraméterek listájából válassza ki ismét a korábbi periódusparamétert (“SajatPeriodusParameter”). 7. Az ablak bezárásához kattintson az OK ikonra. 8. Az Advanced Report Builder alján levő Teljes kiválasztás ablakban határozza meg az éppen megadott perióduskiválasztás kiválasztási szabályát. Példánkban a perióduskiválasztás szabálya: Code=@SajatPeriodusParameter.

September 2004

Page 34 of 45



Mi a kiválasztási szabály? Az XL Reporterben végrehajtott kiválasztások egy IXLnek nevezett speciális nyelvvel írhatók le (az ‘IX Language’ rövidítése). Az IXL-t elemek különböző kombinációja alkotja és a rendszer a felhasználó általi adatbáziskiválasztások meghatározásához használja. Felhasználóspecifikus kiválasztásokhoz a felhasználó a szabályt módosíthatja. 9. Ha a kiválasztást az előző év egyező periódusának adatgyűjtésére szeretné módosítani, akkor be kell vonnia a periódusfunkciót, -12-t, amely a végrehajtáskor meghatározott periódusból 12 periódust visszaszámol. Ekkor az új perióduskiválasztás a következő lesz: Code=@SajatPeriodusParameter-12 10. A kiválasztás mentéséhez kattintson az Alkalmazás

ikonra.

4. lépés Fejlécek és dimenzióattribútumok meghatározása perióduskiválasztásokhoz 1. A munkafüzetben két olyan a mintán alapuló sor található, amelynek háttere narancssárga. Annak érdekében, hogy a fejléc elkülönüljön a narancs háttértől, állítson be a két sorhoz fehér betűszínt és félkövér szövegformázást a két sor elején. 2. A perióduskiválasztás mindkét cellájában (C6 és D6) írja be a következő szöveget: Aktuális. 3. Jelölje ki a C7 cellát (a perióduskiválasztáson belül). 4. A Report Designer eszközsávon kattintson a Képletszerkesztő

opcióra.

Ezzel megnyílik a Képletszerkesztő ablak, amely megjeleníti a kiválasztott cellára rendelkezésre álló dimenzióattribútumokat. 5. Ebben a dialógusablakban kattintson a plusz jelre

a Periódus dimenzió előtt.

A lista most oly módon bővült, hogy az illető dimenzió rendelkezésre álló attribútumai láthatóvá válnak. 6. Kattintson duplán a beszámolóban látni kívánt attribútumra. Példánkban ez a Kód attribútum. Ezzel az attribútum bekerül a munkafüzet kiválasztott cellájába. 7. A munkafüzetben jelölje ki a D7 cellát (a perióduskiválasztáson belül). 8. A Képletszerkesztőben kattintson a plusz jelre a Periódus dimenzió előtt a rendelkezésre álló attribútumok kibontásához és ismét kattintson duplán a Kód attribútumra. Ezzel az attribútum bekerül a munkafüzet kiválasztott cellájába. 9. Zárja be a Képletszerkesztőt.

September 2004

Page 35 of 45



5. rész: mutatószámok és összegzésképletek meghatározása Használat Miután meghatároztuk az adatbázisból kigyűjteni kívánt adatok típusát és a rájuk alkalmazandó periódusokat, a beszámolóban megjeleníteni kívánt mutatószámok típusát is meg kell határoznunk.

Mi a mutatószám? A mutatószámok az aktuálisan végrehajtott tranzakciók értékei. A mutatószámok soha nem rendelkeznek alárendelt táblákkal az adatbázisban. Szokásos mutatószámok például: összeg, követelés, tartozás, esedékességi dátum, sorjegyzet, diszkontláb, bizonylatszám stb.

1. lépés Mutatószámok meghatározása beszámolóban való megjelenítéshez 1. A munkafüzetben jelölje ki az értékesítési számlák kiválasztásán és az első perióduskiválasztáson belüli első cellát. Példánkban ez a C8 cella. 2. A Report Designer eszközsávon kattintson a Képletszerkesztő

opcióra.

Ezzel megnyílik a Képletszerkesztő ablak, amely – a rendelkezésre álló dimenzióattribútumok megjelenítésén túl – a rendelkezésre álló mutatószámokat is megjeleníti. 3. Ebben a dialógusablakban kattintson a plusz jelre

a Főkönyv modul előtt.

A lista most oly módon bővült, hogy az illető modul rendelkezésre álló mutatószámai láthatóvá válnak.

Mi a modul? A Képletszerkesztőben a modulok mutatószámok olyan csoportjait jelentik, amelyek adatai valamilyen módon kapcsolódnak egymáshoz. Az XL Reporter szokásos moduljai: Főkönyv, Költségvetés, Vevők, Szállítók, Vevői rendelés, Beszerzés és CRM. 4. A kész beszámolóban látni kívánt mutatószámok megjelenítéséhez kattintson duplán a Főkönyv modulban a mutatószámok listáján. Példánkban ez az Összeg mutatószám. Ezzel a mutatószám bekerül a munkafüzet kiválasztott cellájába. 5. A munkafüzetben jelölje ki az értékesítési számlák kiválasztásán és a második perióduskiválasztáson belüli cellát. Példánkban ez a D8 cella. 6. A Képletszerkesztőben keresse meg újból az Összeg mutatószámot és kattintson rá duplán. September 2004

Page 36 of 45



Ezzel a mutatószám bekerül a munkafüzet kiválasztott cellájába. 7. A munkafüzetben jelölje ki a költségszámlák kiválasztásán és az első perióduskiválasztáson belüli első cellát. Példánkban ez a C10 cella. 8. A Képletszerkesztőben keresse meg az Összeg mutatószámot és kattintson rá duplán. Ezzel a mutatószám bekerül a munkafüzet kiválasztott cellájába. 9. A munkafüzetben jelölje ki a költségszámlák kiválasztásán és a második perióduskiválasztáson belüli cellát. Példánkban ez a D10 cella. 10. A Képletszerkesztőben keresse meg még egyszer az Összeg mutatószámot és kattintson rá duplán. Ezzel a mutatószám bekerül a munkafüzet kiválasztott cellájába. 11. Zárja be a Képletszerkesztőt.

2. lépés Értékesítési számlák összegeinek pozitívvá tétele 1. Az értékesítési számlák kiválasztását tartalmazó sorban jelölje ki az első cellát, amelyben az Összeg mutatószám van meghatározva. Példánkban ez a C8 cella. A Microsoft Excel képletsorában a munkafüzet fölött a következő képlet látható: =ixGet(“Összeg”) 12. A képlet végén írja be a szorzási képletet (*-1) a következő módon: =ixGet(“Összeg”)*-1 13. Az értékesítési számlák kiválasztását tartalmazó sorban jelölje ki a következő cellát, amelyben az Összeg mutatószám van meghatározva. 14. Példánkban ez a D8 cella. A Microsoft Excel képletsorában a munkafüzet fölött ismét a következő képlet látható: =ixGet(“Összeg”) 15. A képlet végén írja be még egyszer a szorzási képletet (*-1): =ixGet(“Összeg”)*-1

Azokban a cellákban, amelyekben az aktuális összegek a *-1 képlettel lettek meghatározva (példánkban ez a C8 és D8 cella), csak a #VALUE! Megjegyzés látható. Ez azért van, mert a *-1 képlet hozzáadásával a funkciót képletté alakítottuk át és mivel a Microsoft Excel számokat vár a képletben, a program csak a beszámolódefiníció végrehajtását követően tudja kiszámolni a képletet és kigyűjteni az aktuális mutatószámokat az adatbázisból. Ugyanakkor ha megnézi a képletsort minden cellához, akkor látni fogja az aktuális képletet.

September 2004

Page 37 of 45



3. lépés Összegzésképletek meghatározása teljes összegek számításához 1. A munkafüzetben az Összes forgalom fejlécet tartalmazó sorban jelölje ki a C9 cellát. 2. A Report Designer eszközsávon kattintson a Képletszerkesztő

opcióra.

3. A Képletszerkesztőben lépjen a Funkciók regiszterkártyára. Megjelennek a rendelkezésre álló funkciók. 4. A rendelkezésre álló összegzésképletek megtekintéséhez kattintson a listában a plusz jelre az Összegek típus előtt . 5. Kattintson duplán az Oszlop összege képletre. Ezzel az összegzésképlet bekerül a beszámolódefiníció kiválasztott cellájába. Mivel a fenti (azaz a definíció végrehajtását követően az összegeket tartalmazó) cella tartalma ideiglenesen #VALUE! lesz, ezért ebben a cellában csak a #VALUE! kifejezés látható. 6. A munkafüzetben az Összes forgalom fejlécet tartalmazó sorban jelölje ki a D9 cellát. 7. A Képletszerkesztőben kattintson megint duplán az Oszlop összege képletre. Ezzel az összegzésképlet bekerül a kiválasztott cellába. 8. A munkafüzetben az Összes kiadás fejlécet tartalmazó sorban jelölje ki a C11 cellát. 9. A Képletszerkesztőben kattintson duplán az Oszlop összege képletre. Ezzel az összegzésképlet bekerül a kiválasztott cellába. Mivel a mutatószámok kigyűjtésére csak a beszámolódefiníció végrehajtását követően kerül sor, ezért ebben a cellában ideiglenesen nullát (0) fog látni. 10. A munkafüzetben az Összes kiadás fejlécet tartalmazó sorban jelölje ki ismét a D11 cellát. A Képletszerkesztőben kattintson duplán az Oszlop összege képletre. Ezzel az összegzésképlet ismét bekerül a kiválasztott cellába. 11. Zárja be a Képletszerkesztőt.

September 2004

Page 38 of 45



6. rész: külön sor meghatározása ‘eredményhez’ Használat Tekintettel arra, hogy ‘eredmény’-beszámolót készítünk, szeretnénk azt a beszámolóban számítani és megtekinteni.

1. lépés Összegzéssor rögzítése ’eredményhez’ 1. Jelölje ki a beszámolódefinícióban a B12 cellát, jobbra lent pedig a költségszámlák fejlécét a 11. sorban. 2. Írja be a fejlécszöveget: Eredmény. 3. Jelölje ki a teljes sort (11. sor) és módosítsa a betűk formátumát félkövérre.

2. lépés Számításképlet rögzítése ’eredmény’ számításához 1. A munkafüzetben lépjen a 12. sorra, ahol az Eredmény szöveget írta be és jelölje ki azt a cellát, amely az első perióduskiválasztáson belül található. Példánkban ez a C12 cella. 2. Mivel az értékesítésekből a költségeket le kell vonni, írja be a képletet: =C9-C11. Tekintettel arra, hogy az egyik számításba bevont cella tartalma #VALUE!, ezért a cellában csak a #VALUE! kifejezést látja. 3. Ugyanebben a sorban jelölje ki a következő perióduskiválasztásban található cellát (D12) és írja be a képletet: =D9-D11. 4. A cellában megint csak a #VALUE! kifejezést, a munkafüzet fölötti képletsorban pedig az aktuális képletet látja.

3. lépés Kiválasztásjelölések kikapcsolása beszámolódefinícióban A beszámolódefinícióban lépjen a Report Designer eszközsávra és kattintson a Definíciójelölések megjelenítése

September 2004

ikonra.

Page 39 of 45



7. rész: oszlop meghatározása eltérésekhez Használat Eddigi munkánk során két oszlopot határoztunk meg beszámolónkban: •

Az aktuális és adott periódusának adatait tükröző oszlop

•

Ugyanazon periódus múlt évi adatait nyújtó oszlop

Ehhez a két oszlophoz szeretnénk meghatározni egy olyan külön oszlopot, amely az aktuális és a múlt év közötti eltéréseket számítja ki.

1. lépés Oszlopfejléc rögzítése eltérések számításához 1. A második perióduskiválasztási oszlopot követő oszlopban jelölje ki a második, narancssárga háttérszínű cellát. Példánkban ez az E7 cella. 2. Írja be a fejlécet: Eltérés. A többi periódusfejléchez hasonlóan a betűk formázása félkövér és fehér legyen.

2. lépés Eltérések számításához szükséges képletek rögzítése 1. A munkafüzetben válassza ki az eltérésoszlopon és az értékesítési számlák kiválasztásán belüli cellát. Példánkban ez az E8 cella. 2. A számítás végrehajtásához írja be a következő képletet: =C8-D8. A cellában – a korábbiakhoz hasonlóan – megint csak a #VALUE! kifejezést, a munkafüzet fölötti képletsorban pedig az aktuális képletet látja. 3. Jelölje ki a következő cellát az eltérésoszlopban (E9) és írja be a számításképletet: =C9-D9. 4. Jelölje ki a következő cellát az eltérésoszlopban (E10) és írja be a számításképletet: =C10D10. 5. Jelölje ki a következő cellát az eltérésoszlopban (E11) és írja be a számításképletet: =C11D11. 6. Jelölje ki a következő cellát az eltérésoszlopban (E12) és írja be a számításképletet: =C12D12.

September 2004

Page 40 of 45



8. rész: beszámolódefiníció végrehajtása Most, hogy meghatároztuk a legtöbb olyan adatot, amit látni szeretnénk a kész beszámolóban, néhány formázási módosítást végzünk a beszámolódefiníción és végrehajtjuk azt a beszámoló megtekintése érdekében.

1. lépés Formázásmódosítások adatok beszámolóbeli hatékony megjelenítéséhez 1. Először keretet húzunk azon sor köré, amelyben az Eredmény összege jelenik majd meg. Ennek érdekében jelölje ki a sort (12.), válassza a Keretek opciót a Microsoft Excel eszközsávján és jelölje ki a kerettípust:

.

2. Ezt követően fejléccel látjuk el a számlalistát; az A7 cellában a Számla, a B7 cellában a Leírás fejlécet írja be. 3. A fentieken túl igazítsa jobbra a C, D, és E oszlop tartalmát.

2. lépés Beszámolódefiníció végrehajtása eredmény-ellenőrzéshez 1. Nyitott beszámolódefiníció mellett kattintson a Definíció végrehajtása Beszámolókészítő eszközsávon.

ikonra a

Mivel meghatároztunk egy periódusparamétert a beszámolódefinícióban, ezért a periódus meghatározását igénylő jóváhagyási ablak jelenik meg. 2. A jóváhagyási dialógusablakban jelölje ki az Érték mezőt. A jobb oldalon egy keresőgomb

jelenik meg.

3. A Dimenzió keresése ablak megnyitásához válassza a Keresés opciót. Ebből az ablakból válassza ki az alkalmazni kívánt periódust. Példánkban a 2003. március periódus adatait választjuk ki (kód: 200303). 4. Az ablak bezárásához kattintson az OK ikonra. 5. A beszámolódefiníció végrehajtásához kattintson ismét az OK ikonra. A végrehajtott beszámolódefiníció új Microsoft Excel beszámolóként nyílik meg. A beszámoló magában foglalja azokat az adatokat, amelyeket a beszámolódefinícióban a megfelelő képletekkel és funkciókkal eddig meghatároztunk.

September 2004

Page 41 of 45



9. rész: kumulált összegek kiválasztásának meghatározása Használat Eddigi eredménybeszámolónkban az aktuális periódus (a beszámolódefiníció végrehajtásánál kiválasztott periódus) aktuális összegeit kapjuk meg erre és a múlt évre. Beszámolónkban azonban az aktuális év januárjától az aktuális periódusig ill. a múlt év januárjától ugyanazon periódusig kumulált összegeket is szeretnénk látni. Továbbá ezek eltéréseit is szeretnénk megjeleníteni.

1. lépés Oszlopok meghatározása kumulált összegekhez 1. Először jelölje ki a C6 - E12 tartományba tartozó cellákat, másolja ki tartalmukat (nyomja meg a +C billentyűkombinációt) és másolja be a vágólap tartalmát a G6 cellába. 2. A G7 cellában – ahol a dimenzióattribútum és a perióduskód található – cserélje le a dimenzióattribútumot a következő fejlécre: Kumulálás 3. aktuális év. 4. A teljes fejléc úgy fér ki, ha a cellára kattint a jobb gombbal és a Cellák formázása opciót választja. 5. A megjelenő dialógusablakban nyissa meg az Elrendezés regiszterkártyát, lépjen a Szövegvezérlés opcióra és tegyen jelet a Szöveg tördelése jelölőmezőbe. 6. A dialógusablak bezárásához kattintson az OK ikonra. A fejléc a beszámolódefinícióban az alábbi módon jelenik meg. 7. A H7 cellában – ahol a dimenzióattribútum és a perióduskód található – cserélje le a dimenzióattribútumot a következő fejlécre: Kumulálás előző év. 8. Végül állítsa be a szöveg tördelését az előző 4. lépésben leírt módon.

2. lépés Kumulált mutatószámok kiválasztásának meghatározása aktuális évre 1. Jelölje ki a munkafüzetben a G oszlopot és az Advanced Report Builderben a bal oldali ablakrészben kattintson az Oszlopkiválasztás

ikonra.

2. A Kiválasztások ablakban határozza meg a Periódus dimenziót és kattintson rá. A jobb oldalon egy keresőgomb

jelenik meg.

3. A Dimenzió keresése ablak megnyitásához válassza a Keresés opciót. 4. A Dimenzió keresése ablakban lépjen a Paraméterek regiszterkártyára. 5. A paraméterek listájából válassza ki az előzőleg létrehozott periódusparamétert (“SajatPeriodusParameter”).

September 2004

Page 42 of 45


SAP Business One 2004 6. Az ablak bezárásához kattintson az OK ikonra.

7. A Periódus dimenzió sorába visszatérve jelölje ki a kiválasztási szabályt tartalmazó Kiválasztás mezőt. Példánkban a perióduskiválasztás szabálya: Code=@SajatPeriodusParameter. 8. Ha a kiválasztást úgy szeretné módosítani, hogy abban az aktuális periódusig eltelt összes periódus kumulált adata benne legyen, a szabályt kiegészítjük a paraméterkiválasztás előtt található Éves periódusfunkcióval (YTD). Ez a következő módon jelenik meg (vegye figyelembe a zárójeleket): Code=YTD(@SajatPeriodusParameter). 9. A kiválasztás mentéséhez kattintson az Alkalmazás

ikonra.

3. lépés Kumulált mutatószámok kiválasztásának meghatározása múlt évre 1. Jelölje ki a munkafüzetben a H oszlopot és az Advanced Report Builderben a bal oldali ablakrészben kattintson az Oszlopkiválasztás

ikonra.

2. A Kiválasztások ablakban határozza meg a Periódus dimenziót és kattintson rá. A jobb oldalon egy keresőgomb

jelenik meg.

3. A Dimenzió keresése ablak megnyitásához válassza a Keresés opciót. 4. A Dimenzió keresése ablakban lépjen a Paraméterek regiszterkártyára. A paraméterek listájából válassza ki ismét a korábbi periódusparamétert (“SajatPeriodusParameter”). 5. Az ablak bezárásához kattintson az OK ikonra. 6. A Periódus dimenzió sorába visszatérve kattintson egyszer a kiválasztási szabályt tartalmazó Kiválasztás mezőre. Példánkban a perióduskiválasztás szabálya: Code=@SajatPeriodusParameter. 7. Ha a kiválasztást úgy szeretné módosítani, hogy abban a múlt év aktuális periódusáig eltelt összes periódus adata benne legyen, a szabályt kiegészítjük a paraméterkiválasztás előtt található Éves periódusfunkcióval (YTD). 8. Ezt követően kiegészítjük azt a végén a periódusfunkcióval: -12. 9. Ez a következő módon jelenik meg (vegye figyelembe a zárójeleket): Code=YTD(@SajatPeriodusParameter-12) 10. A kiválasztás mentéséhez kattintson az Alkalmazás

September 2004

ikonra.

Page 43 of 45



10. rész: fő fejléc hozzáadása és részletes sorok kikapcsolása Használat Mielőtt újból végrehajtanánk a beszámolódefiníciót, címet adunk a beszámolónak. Ugyanakkor az egyes kibontakozó csoportokon belüli sorokat is szeretnénk csoportosítani, hogy azok ki legyenek kapcsolva a kész beszámolóban.

1. lépés Fő beszámolófejléc rögzítése 1. Elsőként szűkítse le az F oszlop szélességét kb. 20 pixelre. 2. Jelölje ki az F3 cellát a beszámolódefinícióban, írja be a fejlécet: Eredménybeszámoló és módosítsa a szövegformátumot félkövérre. Állítson be például 14 pontos betűméretet. Ezen túl igazítsa középre a szövegelrendezést a cellában. 3. Jelölje ki a számlák kiválasztását tartalmazó második sort (10. sor, a második kibontakozó csoport) és a Microsoft Excel menüjében válassza még egyszer az Adatok → Tagolás és részletek → Csoportba foglalás opciót.

2. lépés Sorok kikapcsolása kibontakozó csoportokon belül 1. Jelölje ki a számlák kiválasztását tartalmazó első sort (az első kibontakozó csoport). Példánkban ez a 8. sor. 2. A Microsoft Excel menüjéből válassza az Adatok → Tagolás és részletek → Csoportba foglalás opciót. 3. A sorok csoportbeli megjelenítésének “kikapcsolásához” kattintson a mínusz jelre sorkiválasztás előtt.

a

4. Jelölje ki a számlák kiválasztását tartalmazó második sort (10. sor, a második kibontakozó csoport) és a Microsoft Excel menüjében válassza még egyszer az Adatok → Tagolás és részletek → Csoportba foglalás opciót. 5. A sorok csoportbeli megjelenítésének “kikapcsolásához” kattintson a mínusz jelre sorkiválasztás előtt.

September 2004

a

Page 44 of 45



11. rész: kész beszámolódefiníció végrehajtása Használat Most, hogy meghatároztuk a beszámolóba felveendő összes adatot, lehetőségünk van a beszámoló végrehajtására és a végeredmény megtekintésére.

1. lépés Beszámolódefiníció végrehajtása kész beszámoló megtekintéséhez 1. Nyitott beszámolódefiníció mellett kattintson a Definíció végrehajtása Beszámolókészítő eszközsávon.

ikonra a

2. Mivel meghatároztunk egy periódusparamétert a beszámolódefinícióban, ezért a periódus meghatározását igénylő jóváhagyási ablak jelenik meg. 3. A jóváhagyási dialógusablakban kattintson az Érték mezőbe. A jobb oldalon egy keresőgomb

jelenik meg.

4. A Dimenzió keresése ablak megnyitásához válassza a Keresés opciót. 5. A Dimenzió keresése ablakból válassza ki az alkalmazni kívánt periódust. Példánkban ismét a 2003. március periódus adatait választjuk ki (kód: 200303). 6. Az ablak bezárásához kattintson az OK ikonra. 7. A beszámolódefiníció végrehajtásához kattintson ismét az OK ikonra.

2. lépés Kikapcsolt sorok megjelenítése Tekintettel arra, hogy a 8. és 10. sor tartalmát a beszámolódefinícióban csoportosítottuk, az egyes sorcsoportokban a sorok megjelenítéséhez a sorok előtti plusz jelre kell kattintani.

September 2004

Page 45 of 45

XL Reporter Felhasználói útmutató Az SAP Business One bővítése

Recommend Documents