Workshop De preventiemedewerker neemt de leiding, 25 oktober 2012

Workshop ‘De preventiemedewerker neemt de leiding’, 25 oktober 2012 Uitwerking van de resultaten, 6 nov. 2012 Pieter Diehl (Voorzitter BvAA en Management & Consultant bij Edux te Breda, [email protected]) Jos de Lange (TNO, [email protected]) en Nicole de Koning (TNO, [email protected])

1. Achtergrond Op 25 oktober vond in twee ronden de workshop ‘De preventiemedewerker neemt de leiding’ plaats tijdens de conferentie ‘Samen Bevlogen’ van het Nederlands Focal Point. In deze workshop zijn we aan de slag gegaan met alle ‘stakeholders’ om de preventiemedewerker heen, zowel binnen als buiten het bedrijf. We hebben alle stakeholders geïnventariseerd en op een rij gezet en we hebben gezocht naar praktische tips om succesvol met deze stakeholders te werken om zo meer betrokkenheid te krijgen voor het preventiewerk. Het doel hiervan was tweeledig: • zinvolle tips en ideeën voor en door de deelnemers; • input voor TNO voor de ontwikkeling van een ‘krachtenveldanalyse’ op inPreventie.nl om preventiewerkers te helpen in hun dagelijkse praktijk. De workshop bestond uit de volgende onderdelen: 1. Inventarisatie en prioritering van stakeholders 2. Presentatie ‘Effectief leiderschap’ 3. Groepswerk ‘Samenwerking met stakeholder’ 4. Terugkoppeling

In de bijlage zijn de slides terug te vinden die gepresenteerd zijn gedurende de workshop.

2. Inventarisatie stakeholders Tijdens de workshop is in kaart gebracht met welke stakeholders de preventiemedewerker heeft te maken. Deze stakeholders kunnen in drie groepen worden ingedeeld: 1. Stakeholders binnen het bedrijf 2. Stakeholders buiten het bedrijf 3. Stakeholders van overheid Figuur 1 toont alle stakeholders. Het valt op dat de preventiemedewerker met een zeer groot aantal stakeholders te maken heeft. 1

Figuur 1: stakeholders rond de preventiemedewerker De deelnemers hebben gestemd welke stakeholders zij verder wilden uitwerken om te bezien hoe een succesvolle samenwerking kan worden bereikt. De volgende stakeholders kregen de meeste stemmen:    

Directeur/eigenaar (in beide workshoprondes gekozen) Medewerkers (in beide workshoprondes gekozen) Arbo diensten/bedrijfsarts PO functionaris

2

3. Samenwerken met de stakeholders Hieronder volgt een korte uitwerking van de resultaten van het groepswerk. In de bijlage zijn de volledige teksten overgenomen die de deelnemers op de tafelkleden geschreven hebben. Bij de directie/eigenaar als stakeholder is het belangrijk om commitment te verkrijgen. De preventiemedewerker wil een houding van ‘willen’ in plaats van ‘moeten’ bereiken bij de directie. Het voornaamste doel van de directie is het zorgen voor continuïteit van de bedrijfsvoering en/of het maken van winst. Het is dus belangrijk voor de preventiemedewerker om altijd duidelijk te maken wat een maatregel kost én wat deze oplevert (op korte en lange termijn), vooral ook omgerekend naar geld. Veel van de tips en ideeën gaan over communicatie met de directie. Het is écht belangrijk om regelmatig met de directie/eigenaar te spreken over het onderwerp preventie. De preventiemedewerker moet daarbij de belangen van de directie kennen. En daarbij moet de preventiemedewerker ook het lef hebben om zaken aan de orde te stellen die niet goed gaan. Dit is lang niet altijd eenvoudig. Het betekent dat een preventiemedewerker vaardigheden nodig heeft om de directie aan te spreken. Voor de preventiemedewerker is het belangrijk om zichtbaar en benaderbaar te zijn voor de medewerkers. Dit betekent dat de preventiemedewerker veel op de werkvloer dient te zijn. De medewerkers moeten voelen dat ze geholpen worden door de preventiemedewerker en dat veilig werken niet extra gedoe betekent. Alles wat de preventiemedewerker doet moet in het teken staan van praktische oplossingen en niet van ‘onbenullige regels’. Zo is duidelijk dat de preventiemedewerker en de medewerkers dezelfde belangen hebben; na een veilig dag werken weer gezond thuiskomen. De tips en ideeën concentreren zich op (blijven) communiceren, het luisteren naar en aandacht geven aan medewerkers. Een leuke en praktische manier om met de medewerkers in gesprek te blijven is het organiseren van zeepkist-bijeenkomsten. De preventiemedewerker is de interne ‘arbodeskundige’. Voor de complexere vraagstukken is er kennis en deskundigheid van buiten nodig. De arbodienst en bedrijfsarts zijn deze deskundigen van buiten. Er bestaat behoefte aan samenwerking en regelmatig overleg met de arbodienst/bedrijfsarts. De bedrijfsarts is daarbij van oorsprong vooral gefocust op de medische, curatieve kant. De samenwerking moet gericht zijn op het zoeken naar preventieve oplossingen.

3

De P&O medewerker beschikt over data (zoals verzuim- en ongevalsstatistieken) die voor de preventiemedewerker onmisbaar is. Om knelpunten op te sporen en vervolgens preventieve maatregelen te bedenken is het van belang om in samenwerking deze data te benutten. Er zijn veel preventiemedewerkers die geen taakomschrijving hebben en daar in praktijk last van hebben. De P&O medewerker heeft in het bedrijf een belangrijke rol in het beschrijven van functieprofielen. De preventiemedewerkers die het ontbreken van een taakomschrijving als een gemis ervaren, kunnen de P&O medewerker inschakelen om te komen tot een helder functieprofiel, bijvoorbeeld aan de hand van standaard competentieprofielen (van preventiemedewerkers).

4

Bijlage: Uitwerking stakeholders In groepjes hebben de deelnemers de volgende zaken in kaart gebracht:     

Wat wil je bereiken bij deze stakeholder? Wat zijn zijn/haar belangen? Wat zijn mijn belangen (als preventiemedewerker)? Wat zijn knelpunten? Welke tips/ideeën heb je uit jouw eigen praktijk om samen te werken met de betreffende stakeholder?

5

Directeur/eigenaar Wat wil je bereiken?  Luisterend oor  Commitment o Middelen o Voorbeeldfunctie  ‘Willen’ in plaats van ‘moeten’; pro-actief  Belang van Occupational Safety & Health beleid Zijn/haar belangen  Continuïteit bedrijfsvoering/winst  Goed imago als werkgever  Productiviteit/kwaliteit/veiligheid  Welzijn medewerkers/betrokkenheid, positieve instelling medewerkers  Laag ziekteverzuim  Duurzaamheid (medewerkers en omgeving) Mijn belangen  Back up  Betrokkenheid  Onafhankelijke positie  Rol & positie  Zichtbaarheid in organisatie  Health Safety and Environment serieus genomen in de organisatie; beoordelingspunt voor management/directie  Duidelijk budget  Visie Knelpunten  Verschillende belangen  Veiligheid versus productie  Onbekendheid/weerstand  Financieel aspect  Inschatting van haalbaarheid  Verschil van visie  Teveel lagen tussen preventiemedewerker en directie Tips en ideeën  Communicatie en overleg, regelmatige communicatie  Maak plannen financieel  Open/toegankelijke omgeving creëren  Aanspreekbaar zijn = tijd = luisteren  Kunnen aanspreken  Inkoopbeleid onder de loep nemen => preventief = geld  Bottum <-> up voorwaarde draagvlak/voorwaarde scheppend 6

      

Goede voorbeelden belonen; door hele organisatie Ken de belangen van de directie Leef je niet teveel in Preventiemedewerker direct laten rapporteren aan CEO (staffunctie) Betrekken bij werk, middels overleg, rondes lopen Vast agendapunt bij MT MT een training laten volgen

7

Medewerkers Wat wil je bereiken?  Begrip, acceptatie  Veiligheid – werken, Veilig gedrag  Laten meedenken, samenwerken  Motiveren  Resultaat

Zijn/haar belangen  Veilig werken, goede werkomstandigheden  ARBO wet  Geen inspanning: preventiezaken moeten geen ‘gedoe’ met zich meebrengen  Werkvreugde/-sfeer  Dat preventiemedewerker oplossing brengt (bijv. nieuwe stoel)

Mijn belangen  Veilig werken  Bestaansrecht  Optimaliseren arbeidsomstandigheden  Geen ongevallen, ziekteverzuim Knelpunten  Onbenullige regels vanuit overheid  Verandermoeheid (onder meer bij oudere werknemers)  Geld  Tijd  Motivatie/geen zin  Geen draagvlak  Geen belang  Vertrouwen Tips en ideeën  Blijf communiceren, goede communicatie  Zeepkist bijeenkomsten: bij deze bijeenkomsten betreden zowel de preventiemedewerker als de medewerkers de ‘zeepkist’. Het management is niet bij deze bijeenkomsten aanwezig. De bijeenkomsten zijn een goede manier om op te vangen wat er leeft bij de medewerkers.  Empatisch vermogen  Allebei hetzelfde belang; samenwerken  Aandacht geven/op de werkvloer begeven/zelf doen  Luisteren/houding  Goede voorlichting en instructie

8

Arbo diensten/bedrijfsarts Wat wil je bereiken?  Veilig en gezond werken omgeving  Effectieve samenwerking  Laag ziekteverzuim  Laag verloop Zijn/haar belangen  Respecteren medisch beroepsgeheim  Geld verdienen/eigen commercieel belang  Goed advies geven  Vertrouwenspositie (personeel, OR, directie) Mijn belang  Lager verzuim  Deskundigheid van specialistische arbodienst  Gemotiveerd personeel Knelpunten  Commercieel belang Arbodienst Tips en ideeën  De-medicaliseren  Samenwerken; regelmatig overleg tussen preventiemedewerker en arbodienst/arts  Direct leidinggevende is verantwoordelijk bij verzuim -> advies welke hulp medisch, psychisch, maatschappelijk, e.d.

9

P&O medewerker Wat wil je bereiken?  Optimale arbeidsomstandigheden; oplossen knelpunten RI&E  Geen ongevallen  Laag ziekteverzuim Zijn/haar belangen  Gekwalificeerd personeel  Voldoende personeel  Tevreden personeel (=gemotiveerd)  Goede data over personeel  Analyse Mijn belangen  Goede samenwerking => juiste informatie  Juiste doelen (bedrijfsdoelen) Knelpunten  Geen goede analyse ziekte, ongevallen  Geen duidelijkheid over taak  Onvoldoende kennis risico’s Tips/ideeën  Heldere doelen/afspraken (organisatie & preventiemedewerker)  Gebruik maken van branche en kennisinstellingen  Opzetten goede communicatie/afstemming (structureel overleg) arbodienst  Competentieprofielen veiligheid en gezondheid

10

Bijlage: Slides presentatie

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22