WinRIS
Marketing-, Sales- en Communicatiesysteem
Inleiding WinRIS is een marketing, sales- en communicatiesysteem dat eigenhandig is ontwikkeld door WinRIS Nederland b.v. Het systeem wordt ook wel een crm-systeem genoemd en biedt u de mogelijkheid om al uw werkzaamheden, klanten en klantencommunicatie te ordenen. Daarmee wordt alles binnen uw organisatie overzichtelijk én inzichtelijk. Het systeem is modulair opgebouwd, dus uit te breiden met unieke, aanvullende modules. WinRIS biedt een toegevoegde waarde voor verschillende afdelingen binnen een organisatie. Het gebruik van WinRIS kan vele trajecten binnen uw organisatie verbeteren. Een betere archivering van alle werkzaamheden zorgt voor een efficiënte manier van werken. Wanneer alle gegevens correct ingevoerd worden, ontstaat er een helder beeld voor het management. Per medewerker wordt inzichtelijk welke resultaten er voortvloeien uit hun werkzaamheden. Kortom, WinRIS biedt positieve mogelijkheden voor alle lagen binnen uw organisatie; voor zowel het management als voor de medewerkers die werkzaamheden uitvoeren op de afdelingen.
versie 1.2
2
Functionaliteiten De functionaliteiten van WinRIS kunnen ervoor zorgen dat u uw doelen eenvoudiger bereikt. De kwaliteiten van WinRIS zijn zeer divers en kunnen uw organisatie op verschillende fronten ondersteunen. Door al deze aspecten individueel toe te lichten, krijgt u meer inzicht in ons systeem. ▪ Modulair opgebouwd Een uniek aspect van WinRIS is de modulaire opbouw. Er bestaat een basispakket en deze kan naar wens uitgebreid worden met aanvullende modules. Deze modules zijn verschillend van aard en goed te integreren met de dagelijkse werkzaamheden binnen uw organisatie. Een aantal voorbeelden van aanvullende modules: de projectenmodule, de agendamodule, de offertemodule, de selectiemodule. Door de juiste modules te combineren, stelt u een bedrijfsspecifiek pakket samen. Hierdoor is WinRIS inzetbaar in vrijwel alle bedrijven en branches. ▪ Klanthistorie opbouwen Efficiënter werken en een betere klanthistorie opbouwen is een mooie doelstelling. Met WinRIS is het mogelijk alle inkomende en uitgaande e-mail van Outlook te archiveren in WinRIS. Op deze manier ontstaat er bij iedere klant een historie, waarin te zien is welk
e-mailverkeer heeft plaatsgevonden.
Daarnaast is het mogelijk allerlei andere soorten acties in de historie te plaatsen. Dit kunnen acties zijn als telefonisch contact, het versturen van brieven of offertes en meer. Vervolgens is in één oogopslag te zien wat er allemaal gedaan is met betrekking tot de klant. Behalve deze historie per klant, wordt er ook een historie per contactpersoon bij de klant opgebouwd. Daarmee is in één oogopslag te zien welk contact er met die betreffende contactpersoon is geweest. Onduidelijkheid over wat wel/niet heeft plaatsgevonden is hiermee verleden tijd. Naast de archivering per bedrijf en contactpersoon, is het ook mogelijk om te archiveren per project. Met de projectenmodule ontwikkelt u mooie overzichten en wordt direct duidelijk wat de status per project is. ▪ Koppeling DATA-collectief Naast de bestaande bedrijven en contactpersonen die u reeds in uw database heeft staan, kunt u ook behoefte hebben aan nieuwe gegevens. WinRIS heeft een unieke koppeling met het DATA-collectief. Deze data-base bevat 2,1 miljoen en bedrijven en 3,2 miljoen contactpersonen van bedrijven in Nederland. Met één druk op de knop kunt u deze gegevens rechtstreeks downloaden in WinRIS.
Behalve het direct downloaden, biedt de koppeling tussen WinRIS en het DATA-collectief ook de mogelijkheid om online doelgroepselecties te maken. Hiermee kunt u op zoek gaan naar relevante adressen in uw branche en doelgroep. Deze selectie kunt u online bekijken en hoeft u pas te downloaden als u daadwerkelijk weet of de prospect geïnteresseerd is in uw organisatie. Hiermee houdt u uw database schoner, doordat u pas gegevens downloadt zodra u zeker weet dat het nuttig is.
versie 1.2
3
▪ Salestrajecten managen en inzichtelijk maken Door alle gegevens die in WinRIS ingevoerd worden goed te combineren, worden trajecten inzichtelijk. Met deze informatie kan het gehele verkooptraject beter gemanaged worden. Zo kan er bijvoorbeeld geanalyseerd worden in welke branche men het meest succesvol is, of welke verkoper binnen uw bedrijf te veel kansen onbenut laat. Als deze belangrijke informatie aantoonbaar wordt, kunnen er op een effectieve manier maatregelen getroffen worden. Deze opties zijn te realiseren met de selectiemodule of met QlikView rapportages. ▪ Offertes genereren en forecasts aanmaken Een salesafdeling wil verkopen en daar komen veel werkzaamheden bij kijken. Zoals het uitbrengen van offertes en het aanmaken van forecasts. Door het werken met forecasts kunt u uw verkoopkansen goed inschatten en kunt u inzien hoe lang een traject al loopt. Het automatisch genereren van offertes via WinRIS is ook mogelijk, waardoor u de klant sneller van dienst kunt zijn en sneller deals kunt sluiten. In WinRIS kunnen deze belangrijke documenten gekoppeld worden aan acties en geplande afspraken. Daarmee worden werkzaamheden rondom een forecast of offerte centraal gearchiveerd en is eenvoudig te zien hoeveel werk ervoor verricht is.
▪ Rapporteren in Qlikview In samenwerking met het bedrijf QlikTech biedt WinRIS de mogelijkheid om te rapporteren in het programma QlikView. Deze rapportages worden gegenereerd door een koppeling te leggen met WinRIS. U bepaalt dus zelf van welke gegevens uit het systeem u een rapportage wilt zien. Het unieke aan de QlikView-rapportages zijn de visualisaties; door middel van mooie grafieken, symbolen en tellers komen de cijfers tot leven. Dit maakt het analyseren van de rapportage aangenamer en eenvoudiger. Tevens zijn de rapportages dynamisch, waardoor alle wijzigingen in het systeem direct zichtbaar worden in de rapportage. Elke keer dat de rapportage geopend wordt, zijn de gegevens dus actueel en correct. Met deze unieke manier van rapporteren ontstaan er heldere overzichten en kunt u aan de hand van de rapportage-informatie uw verkoopafdeling perfect aansturen. ▪ Nieuwsbrieven opstellen via selecties en E-marketingmodule Met WinRIS kunt u zeer eenvoudig een selectie maken in uw database. U ontwikkelt hiermee een mooie selectielijst, die vervolgens voor verschillende doeleinden te gebruiken is. Zo is het mogelijk om de selectie te gebruiken voor de WinRIS E-marketingmodule. Met deze module kunt u digitale nieuwsbrieven opstellen en versturen, zonder een expert op dit gebied te zijn. Met de combinatie van selectiemogelijkheden en de E-marketingtool van WinRIS kunt u zeer specifiek uw klanten aanschrijven en meer resultaat behalen.
versie 1.2
4
Voor bedrijven worden de regels op het gebied van SPAM steeds strenger. Zo is het vanaf 1 oktober 2009 verplicht toestemming te vragen om zakelijke elektronische mailings naar iemand te sturen. Via WinRIS is het mogelijk om contactpersonen individueel aan te melden voor een elektronische nieuwsbrief. Zij ontvangen dan automatisch een e-mail waarin zij de toestemming bevestigen en zij ontvangen vanaf dat moment uw nieuwsbrief.
▪ Activeren van unieke Plug-ins Met de WinRIS Plug-inmodule kunt u verschillende unieke plug-ins activeren in uw CRM-systeem. Deze plug-ins zijn gratis verkrijgbaar als u de Plug-inmodule gebruikt.
De volgende plug-ins zijn beschikbaar: LinkedIN©-koppeling Met deze gratis koppeling zet WinRIS de eerste stap naar Social CRM. De LinkedIN©-koppeling stelt WinRIS-gebruikers in staat om LinkedIN©-profielen te koppelen aan contactpersonen in WinRIS. Daarmee is alle LinkedIN©-informatie met 1 muisklik inzichtelijk binnen WinRIS. Daarnaast kunnen berichten en ook uitnodigingen vanuit de WinRIS-applicatie worden gestuurd. Navigeren via Google Maps Met deze gratis plug-in kunt u vanuit WinRIS navigaties opvragen in Google Maps. U kunt zelf instellen welk adres u als vertrekpunt wilt gebruiken, hier kunt u zelfs nog een onderscheid maken tussen uw privé- of werkadres. Om de route te berekenen, hoeft u enkel het bedrijf waar u naar toe wilt in WinRIS te openen en de navigatieberekening te starten. Het resultaat is een helder beschreven route met een aanvullende kaart, gegenereerd via Google Maps. Handig om routes te plannen van afspraak naar afspraak, of om even snel te checken waar een klant of prospect gevestigd is.
Snel E-mail In WinRIS kan al heel lang e-mail worden verstuurd op basis van WinRIS-sjablonen. Bijvoorbeeld een sjabloon voor een afspraakbevestiging of offerte. Die sjablonen hadden echter geen mooie opmaak. Met de nieuwe Snel E-mail Plug-in kan vanuit een actie heel gemakkelijk een Outlooksjabloon worden gekozen en een e-mail aan de betreffende contactpersoon worden verstuurd. U kunt de sjablonen zelf aanmaken en voorzien van de juiste samenvoegvelden en tekst. Zo gaan professioneel opgemaakte e-mails met bijvoorbeeld logo, opmaak en persoonlijke handtekening naar uw klanten. De verstuurde e-mail kan uiteraard als gebruikelijk in WinRIS worden gearchiveerd.
versie 1.2
5
TAPI-koppeling De TAPI-koppeling maakt het mogelijk vanuit uw WinRIS-systeem te bellen. Met een simpele muisklik kunt u een telefoonnummer dat in WinRIS staat, laten bellen. Door uw telefoontoestel met de computer te verbinden, wordt het nummer automatisch gebeld en hoeft u niet langer alle telefoonnummers handmatig in te toetsen. Het gebruik van de TAPI-koppeling bespaart u tijd en zorgt voor een prettigere manier van werken. SMS versturen via OneSixty Met deze plug-in is het mogelijk vanuit WinRIS sms’jes te versturen. U kunt dit bijvoorbeeld gebruiken om klanten te feliciteren of om collega’s te herinneren aan een belangrijke afspraak. Hierbij is het zeer praktisch dat u de juiste contactpersoon kunt aanvinken en daarmee direct kunt sms’en naar het juiste telefoonnummer. Ansichtkaarten versturen via DM Cards Met deze plug-in kunt u ansichtkaarten versturen vanuit WinRIS. Ideaal te gebruiken om uw klantrelaties te onderhouden en te verbeteren. Er zijn kaarten beschikbaar voor verschillende gelegenheden. Omdat u het vanuit uw eigen systeem verzendt, kunt u direct de juiste adres- en contactpersoongegevens gebruiken. (Om dit te kunnen gebruiken dient u tevens een abonnement af te sluiten bij DM-Cards). Acties aanmaken vanuit Rapportage Soms is er behoefte om in één maal meerdere acties in WinRIS aan te maken. Bijvoorbeeld op basis van bedrijfsvolgnummers uit een Salesrapportage. Het is met deze plug-in mogelijk om heel gemakkelijk vanuit Excel acties in WinRIS aan te maken. Enkel door een kolom met bedrijfsvolgnummers te kopiëren en te plakken in deze plug-in, kunt u in één keer acties aanmaken.
versie 1.2
6
Voordelen op een rij Het Marketing-, Sales- en Communicatiesysteem van WinRIS is enorm veelzijdig en biedt u wat u nodig heeft. Door de modulaire opbouw van het systeem, kunt u een pakket samenstellen dat bij uw organisatie past. De unieke voordelen van WinRIS zijn:
- U bouwt een klanthistorie op, waarin alle communicatie en acties vastgelegd worden - Er ontstaat een klanthistorie op bedrijfs-, contactpersoon- en projectniveau - U kunt bedrijfs- en contactpersoongegevens direct downloaden in uw systeem - Met WinRIS kunt u uw salestrajecten managen en inzichtelijker maken - U kunt mooie visuele rapportages maken in QlikView - In combinatie met de E-marketingmodule kunt u digitale nieuwsbrieven versturen - Het automatisch genereren van offertes en aanmaken van forecasts - de optie om unieke Plug-ins te activeren zoals LinkedIN© en Google Maps.
versie 1.2
7
Contact Wilt u nog specifieker inzicht in wat het WinRIS Marketing-, Sales- en Communicatiesysteem voor uw organisatie kan betekenen? Onze experts en consultants denken graag (vrijblijvend) met u mee. Ook kunnen zij u WinRIS daadwerkelijk demonstreren, waardoor u een beter beeld van het systeem krijgt. Telefonisch kunt u WinRIS Nederland b.v. bereiken op 030-6025450 U kunt ons ook bereiken via de e-mail:
[email protected]
versie 1.2
8
WinRIS Nederland b.v. Coltbaan 4 C/D 3439 NG Nieuwegein T: 030-6025450 F: 030-6025451 E:
[email protected]
versie 1.2
9
