WinMens Agenda handleiding Inhoud 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Inleiding Agenda opstarten Agenda openen Agenda medewerker Patiënten (snel) invoer Afspraak verplaatsen Patiënten invoer Memo plaatsen Agenda knoppen • Agenda uitprinten • Patiëntenkaart openen van de geselecteerde patiënt • Agenda openen alle medewerkers (alleen lezen) • Agenda instellingen 10. Groepen • Groepen aanmaken • Een groep in de agenda zetten 11. Agenda bestanden verwijderen
1
pag. 2 pag. 3 pag. 6 pag. 7 pag. 8 pag. 9 pag. 10 pag. 11 pag. 12 pag. 12 pag. 12 pag. 13 pag. 14 pag. 18 pag. 18 pag. 22 pag. 24
WinMens Agenda handleiding Inleiding Lees dit document zeer zorgvuldig door, voordat u aan de slag gaat met de WinMens Agenda. De helpdesk zal geen vragen beantwoorden die in dit document beschreven zijn. Uiteraard kunt u wel om een toelichting vragen aan de helpdesk over een bepaald onderwerp. Het hart van de agenda van WinMens is een ActiveX component van een derde partij. (third party with Fairware License). Het uiterlijk van de agenda is gebaseerd op de Microsoft Outlook agenda. Voor het gebruik van deze agenda heeft u geen Microsoft Office nodig. De WinMens agenda zal hierna gewoon ‘agenda’ worden genoemd. Wat nu beschreven gaat worden is enigszins technisch en mag ter kennisgeving worden aangenomen. De agenda maakt naast het gebruik van de tabellen van WinMens ook gebruik van een eigen bestand. Deze heeft de extensie *.cal (van Calendar). Dit is een XML bestand. Dit bestand zal worden aangemaakt zodra u de agenda wilt gaan openen. Als u al afspraken (behandelingen) in de ‘oude’ agenda heeft staan zullen deze worden overgenomen. Iedere gebruiker krijgt een eigen agenda bestand. B.v. ‘WinmensEvents1.cal’ Het grote voordeel van deze constructie is dat bij meerdere gebruikers (medewerkers) de database van WinMens niet te zwaar belast wordt. Alleen tijdens een actie wordt er naar de database tabel van WinMens geschreven. Dus bij het door de agenda bladeren, wordt de WinMens database niet meer aangesproken. Dit gebeurde voor versie 2.06 wel en dit kon daardoor bij meerdere gebruikers op een server wel eens problemen opleveren. Een ander groot voordeel is dat u zelf de tijden kunt aanpassen en dat er geen TijdSettingen meer gebruikt worden (voor de ‘oude’ WinMens gebruikers). De agenda heeft zeer veel instelmogelijkheden waarvan we de meest gangbare hebben geprogrammeerd. Alle instellingen zijn per medewerker in te stellen, zodat ieder zijn eigen configuratie kan maken.
2
WinMens Agenda handleiding Agenda opstarten In het hoofdmenu van WinMens klikt u op de knop [Agenda] (sneltoets) Als het agendabestand (*.cal) niet bestaat, zal het agendavoorbereidingsscherm worden gestart. Bij een solo praktijk zal er in de ‘Gevonden medewerkers’ lijst maar één naam te zien zijn. Dat is die van de praktijkhouder. Als er meerdere medewerkers zijn gevonden dan zullen deze automatisch in de lijst verschijnen. U hoeft niets te doen met deze lijst.
Het vak Overneem datum is belangrijk, vul deze zorgvuldig in! Als u b.v. al een praktijk voert in WinMens vanaf het jaar 2000, verander dan de datum a.u.b. in een datum van ongeveer een jaar terug.
3
WinMens Agenda handleiding Agenda opstarten (vervolg) Niet alle afspraken hoeven meegenomen te worden in deze agenda. De behandelingen zelf zullen altijd nog in WinMens op te roepen zijn. En wilt u toch verder terug kunnen bladeren dan kan de agenda altijd opnieuw geladen worden vanaf een eerdere datum. Als u toch kiest voor een datum van lang geleden zal het agendabestand (*.cal) groot worden. Dit heeft effect op het laden en opslaan van de agenda. (duurt langer). Het heeft geen effect op het bladeren van de agenda (deze is in tegenstelling tot de oude WinMens agenda sneller). U kunt er dus voor kiezen, een wat recentere datum te nemen, zoals b.v. van een jaar geleden. Het agendabestand (*.cal) geeft slechts de weergave van de afspraken weer. De werkelijke inhoud van de afspraak, prestatiecodes, Uzovi, bedrag enz. wordt naar de database van WinMens geschreven en bewaard. Het voordeel is dat u als u een agenda bestand (*.cal) heeft laten maken van een periode en u wilt achteraf toch eigenlijk een langere of een korte periode, dan kunt u het bestand gewoon via uw Windows Verkenner verwijderen. Als u daarna de agenda weer opstart wordt het bestand opnieuw aangemaakt. Interval In deze agenda zal ook de tijdsduur van een behandeling of sessie weergegeven worden. Omdat dit nog niet bestond in de oude WinMens agenda zal deze ingesteld moeten worden. Default (standaard) staat deze op een half uur (30 minuten) Bij de agenda instellingen (agenda opties) kunt u per medewerker een eigen interval instellen. Tevens is het ook mogelijk om dit aan de prestatiecode te koppelen, zodat de interval per prestatiecode in de agenda gezet kan worden. Dit kan niet gebruikt worden voor de prestatiecodes van de Ergotherapie!
4
WinMens Agenda handleiding Agenda opstarten (vervolg) Als alles goed staat ingesteld kunt u op de knop [Start] klikken. De agenda bestanden worden aangemaakt. De tijd die hiervoor nodig is, is afhankelijk van het aantal medewerkers en de grootte van de database. Onderbreek dit proces niet. Als u b.v. 5 medewerkers heeft dan zal het onderdeel het proces 5x doorlopen. U krijgt vanzelf het bericht dat u de agenda kunt opstarten.
Voor visuele begeleiding bij het opstarten van de agenda kunt u de video op onze site bekijken. Deze video is ook met de volgende link te bekijken. http://www.winmens.nl/video/AgendaVoorbereiden.html
5
WinMens Agenda handleiding Agenda openen In het hoofdmenu van WinMens klikt u op de knop [Agenda] (sneltoets) De agenda wordt standaard in het weekoverzicht geopend met als thema office 2007 blue. De agenda is volledig schaalbaar (resizable). De opbouw van de agenda. Linksboven in het scherm kunt u selecteren welke agenda-view u wilt zien. Standaard is dit de werkweek view (ma t/m vr). Wilt u b.v. de gehele week zien dan kunt op de ronde knop (radiobutton); Toon gehele week klikken. Voor de kolomview moet u daar ook nog MultiColumn mode aanvinken.
In de rechterbovenhoek staat de kalender (1 maand). Deze is gelinkt aan de agenda. Als u hierin een datum aanklikt, dan springt de agenda hier automatisch naar toe. U ziet ook in die kalender een oranje selectie van dagen (5 t/m 9 januari). Deze komen overeen met de dagen die u werkelijk ziet in de agenda. Bij een Maandoverzicht is de gehele maand (dagen) geselecteerd. De knop [None] (Engels: geen) schakelt deze weergave uit. Klikt u op de knop [Today] (Engels: vandaag) dan krijg u de dag van vandaag te zien in de agenda. Wilt u snel een paar maanden terug, klik dan op de maandnaam (b.v. op januari) met de linkermuisknop en selecteer dan een andere maand. (Helaas zijn de woorden none en today niet naar het Nederlands aan te passen)
6
WinMens Agenda handleiding Agenda openen (Vervolg) Multi kolom (volle) week overzicht Als u een volledige week overzicht heeft (7 dagen) kan dit op twee manieren getoond worden. 7 kolommen naast elkaar of de zogenaamde maandview. Week overzicht (7 kolommen) Multikolom
Weekoverzicht (maandview)
Agenda Medewerker Onder de kalender staat de actuele medewerker geselecteerd. Het getal wat tussen de [ ] is het medewerkers ID. Indien er meerdere medewerkers zijn, kunt u de agenda van uw collega’s openen, mits dit is toegestaan in het rechterbeheer. Dat kan alleen door de praktijkhouder ingesteld worden. Als u een andere medewerker selecteert zal eerst uw eigen agenda worden opgeslagen. Dit wordt ook weergegeven in de tekst: Medewerker (agenda opslaan…) Als de agenda van uw collega in gebruik is, dan kan deze agenda niet worden geopend. Hier krijg u een bericht van. Het kan zo zijn dat de in gebruik melding onterecht is. Dit kan b.v. komen doordat uw collega WinMens niet op de juiste manier heeft afgesloten of dat WinMens op een andere manier abrupt is afgesloten. In dat geval moet u WinMens afsluiten en als het mogelijk is, als die medewerker inloggen. Dat is om de lockcode op te heffen, die de agenda in beslag neemt. Wanneer u inlogt bij de desbetreffende collega opent u de agenda. U krijgt de melding dat de agenda al in gebruik is. Lees deze melding goed en beantwoord de vraag met [Ja] of [Nee]. Wanneer u op [Ja] klikt zal de agenda weer vrijgegeven zijn voor gebruik. Als u de agenda van uw collega kunt openen met alle rechten, dan kunt u gegevens invoeren voor die collega. Voor visuele begeleiding bij het openen van de agenda van uzelf en van uw collega’s kunt u de video op onze site bekijken. Deze video is ook met de volgende link te bekijken. http://www.winmens.nl/video/AgendaOpenen.html 7
WinMens Agenda handleiding Patiënten invoer (snel invoer) LET OP: U kunt alleen patiënten in de agenda invoeren, wanneer de weergave van de agenda in de kolomview staat! Dit is omdat alleen daar een tijdsindeling zichtbaar is. Deze kolomview staat standaard in de dag en in de werkweekweergave. In de volledige weekweergave moet je hiervoor eventueel het vinkje bij MultiColumn Mode aanzetten. De maandweergave kunt u niet in kolomview zetten. Het invoeren (plaatsen van afspraken) in deze agenda kan op 2 manieren. De Snelle invoer en de standaard methode (gebruikelijke zoals u gewend bent in WinMens). De eerste manier is de snelle invoer. Dit is een sleepfunctie (drag & drop). Deze functie kunt u alleen gebruiken wanneer de agenda in de kolom weergave staat. In de rechterkolom in het scherm onder de medewerkers staan de patiënten/cliënten. Klik op de patiënt (die u in de agenda wilt zetten) met de linkermuisknop en houd de linkermuisknop ingedrukt. U ziet dan onder de muispointer een vierkantje met een plusje erin. Beweeg dan de muis (met nog steeds de linkermuisknop ingedrukt) naar de plaats in de agenda waar u de afspraak wil neerzetten en laat dan de muisknop los. De afspraak wordt neergezet. (met de ingestelde interval voor die prestatie) Bij de snelle invoer neemt WinMens de standaard gegevens over vanuit de patiëntenkaart en de verwijskaart. Als de verwijzing b.v. niet geldig is kunt u geen snelle invoer gebruiken. Ook voor het invoeren van een andere prestatie (denk aan screening, intake en onderzoek) kunt u de snelle invoer niet gebruiken. Bij ergotherapie is een gesleepte afspraak het aantal kwartieren wat bij interval (knop 4 bij Agenda instellingen / knoppen op pagina 10) is ingesteld (staat standaard op 30 = 2 kwartier). De afspraak is na plaatsen te veranderen door hem groter of kleiner te maken.
8
WinMens Agenda handleiding Afspraak verplaatsen & vergroten/verkleinen Door middel van slepen kunt u de afspraak naar een andere dag zetten, of de tijdsduur en het tijdstip aanpassen. Om de afspraak langer of korter te maken beweegt u met de muis boven het onderste deel (lijn) van de afspraak totdat u twee pijltjes ziet. Met de linker muisknop ingedrukt sleept u deze lijn naar beneden. Zo maakt u de afspraak langer. Om de afspraak te verkorten beweegt u het onderste deel (lijn) naar boven. Wilt u dat de afspraak eerder of later begint, dan neemt u de bovenkant (lijn) van de afspraak een sleep deze naar boven of beneden in de agenda. Wilt u de gehele afspraak verplaatsen dan klikt u op de afspraak met de linkermuisknop en houd deze ingedrukt. Sleep dan de afspraak naar de gewenste plek in de agenda en laat daarna de linkermuisknop los. Wilt u de afspraak naar een andere week verplaatsen dan kunt u de maandview aanzetten en de afspraak in die modus verslepen. U kunt dan weer terug naar weekview om hem naar het juiste tijdstip te verplaatsen.
9
WinMens Agenda handleiding Patiënten invoer De tweede manier om een behandeling in de agenda te zetten is de standaard methode. U klikt dubbel op de juiste tijd en datum. Daarna opent het onderstaand scherm.
U selecteert de patiënt met het patiëntnummer of met de achternaam. Hierna kunt u nog diversen items wijzigen. De standaard prestatiecode wordt geselecteerd op basis van wat in de patiëntenkaart als standaard staat. De prestatiecodes zijn van de op de patiëntenkaart geselecteerde zorgverzekeraar (Uzovi code). In dit scherm kunt u wel andere prestatiecodes van dezelfde zorgverzekeraar selecteren. Bij Prestatie optie heeft u de mogelijkheid om Prestatie niet van de verwijzing aan te vinken. Deze zal dan ook niet van de verwijzing afgehaald worden. In het behandelingenscherm heeft u de mogelijkheid om ook een herhaalafspraak in te voeren. Het aantal dat u links onderin het scherm invoert komt bovenop de afspraak die in het scherm al is ingevoerd. Naast het tijdstip en de datum die u geselecteerd heeft wordt de patiënt in het gekozen aantal weken op dezelfde dag en hetzelfde tijdstip in de agenda gezet. Dit gebeurt met precies dezelfde voorwaarden (prestatiecode, polis, e.d.) als die u in het behandelingenscherm heeft ingevoerd. Let wel op dat er nog voldoende behandelingen op de verwijzing staan! De herhaalfunctie is niet beschikbaar voor Ergotherapie!
10
WinMens Agenda handleiding Memo plaatsen U kunt in de agenda ook een memo invoeren. U opent het behandelingenscherm door dubbel op de gewenste datum en tijd te klikken. U klikt het rondje (radiobutton) voor Memo aan. U kunt alleen een onderwerp invoeren, maar u kunt ook tekst typen in het grote veld. De tekstlengte hierin is onbeperkt. Door op de knop [Opslaan] te klikken komt de memo in de agenda te staan. Wanneer niet de volledige tekst zichtbaar is, kunt u het memoveld vergroten zoals u dat ook bij een afspraak doen.. Voor visuele begeleiding bij het invoeren, verplaatsen en vergroten/verkleinen van afspraken of memo’s in de agenda kunt u de video op onze site bekijken. Deze video is ook met de volgende link te bekijken. http://www.winmens.nl/video/AgendaInvoeren.html
11
WinMens Agenda handleiding Agenda knoppen In deze agenda staan rechts onderin het scherm 4 knoppen.
1 1. 2. 3. 4.
2
3
4
Agenda uitprinten Patiëntenkaart openen van de geselecteerde patiënt Genereer de agenda van alle medewerkers (alleen lezen) Instellingen van de agenda per medewerker
Agenda uitprinten Wanneer u op [Knop 1] klikt zal de agenda worden uitgeprint. Deze print is van de weergave en de dag(en) zoals u op dat moment in het agendascherm ziet staan. Patiëntenkaart openen van de geselecteerde patiënt In de oude agenda kon u alleen rechtstreeks van de agenda naar de patiëntenkaart door dubbel op een behandeling van de desbetreffende patiënt te klikken. In deze agenda kunt u ook naar de patiëntenkaart door in de lijst patiënten de juiste patiënt te selecteren en daarna op [Knop 2] te klikken. Het voordeel van deze nieuwe manier is dat u ook de patiëntenkaart kunt openen van een patiënt die nog niet in de agenda staat.
12
WinMens Agenda handleiding Agenda openen alle medewerkers (alleen lezen) Met de knop ‘Geneer de agenda van alle medewerkers (alleen lezen)’ wordt een tijdelijk agenda bestand aangemaakt. Dit is een alleen lezen bestand, omdat er niet gelijktijdig (door meerdere medewerkers) in het agenda bestand gewerkt kan worden. Als u een overzicht wilt zien van alle medewerkers in de agenda (of uit wilt printen) dan klikt u op [Knop 3] Wanneer u er voor kiest om het agenda bestand te openen wordt het onderstaande scherm geopend.
U vult dan de datum in vanaf welke datum u gegevens wilt zien. Omdat dit bestand elke keer bij het opvragen opnieuw moet worden aangemaakt, kunt u het beste een zo recent mogelijke datum hiervoor kiezen. Standaard staat deze datum op de datum die het op dat moment is. U klikt op [Start]. De WinMens database wordt doorlopen en het bestand wordt aangemaakt. Als deze is aangemaakt wordt het genereer scherm afgesloten en de agenda toont nu alle behandelingen van alle medewerkers. Bij de Medewerkers in de rechter agenda kolom staat nu: Alle medewerkers (alleen lezen) U kunt afspraken wel verplaatsen, bewerken of verwijderen maar dit heeft geen effect op de data van de medewerkers. Het is alleen iets visueels. Wanneer er van verschillende medewerkers op hetzelfde moment behandelingen in de agenda staan, worden deze behandelingen naast elkaar weergegeven. In de Alle medewerkers weergave hebben alle behandelingen, groepslessen en memo’s de kleur van de desbetreffende therapeut. U ziet hier dus niet de kleuren, zoals u het in het instellingenscherm heeft ingesteld. Door bij Medewerkers een andere medewerker te selecteren gaat u uit deze Multimodus (Alle medewerkers tonen) en wordt de agenda van de geselecteerde medewerker geladen. 13
WinMens Agenda handleiding Agenda instellingen De instellingen van de agenda kunnen per medewerker worden aangepast. U klikt hiervoor op [Knop 4] Dit is de knop instellingen. Zodra u deze knop heeft aangeklikt opent het instellingenscherm zoals u hieronder ziet.
Onder de optie Week agenda ziet u 7 vakjes met daarbij Zo Ma Di Wo Do Vr Za Hier kunt u een selectie maken in de week agenda van de dagen die u wilt zien. Dit hoeft geen respectievelijke dag opvolging te zijn. De hokjes die aangevinkt zijn worden ook getoond in de weekagenda. Standaard zijn de hokjes bij Ma Di Wo Do Vr aangevinkt. In het vak achter Agenda kunt u instellen hoe u wilt dat de agenda opgestart wordt. Dit kan een dagoverzicht, een weekoverzicht of een maandoverzicht zijn. Standaard staat hier het werkweekoverzicht. In het vak achter Eerste dag kunt u instellen met welke dag de weekagenda moet beginnen. Standaard staat dit op maandag. (Nadat u dit heeft veranderd, is het noodzakelijk om de agenda op nieuw op te starten, om de verandering in de agenda te kunnen zien.) 14
WinMens Agenda handleiding Agenda instellingen (vervolg) Bij de vakken Starttijd en Eindtijd kunt u de werkperiode instellen (werkgebied) van de tijd dat u begint met werken tot de tijd dat u stopt met werken. Dit is alleen een visueel effect. Buiten deze tijden kunt u ook afspraken in de agenda plannen, wat afhankelijk is van de ingestelde tijdschaal. (zie Min. tijdschaal en Max. tijdschaal.) De tijden buiten deze selectie zijn van een andere kleur voorzien. Welke kleuren dit zijn is afhankelijk van het ingestelde thema. U kunt van Visueel (thema) wisselen door op het ronde vakje (radiobutton) voor het gewenste thema the klikken. Standaard is het rondje bij Office 2007 (blue) geselecteerd. In het vakje Tijd Interval kunt u de behandelduur (duur van de afspraak) instellen. Dit is per gewenst aantal minuten in te stellen. Standaard is de interval 30 minuten. Bij ergotherapie moet dit een veelvoud van 15 zijn. Als u het hokje bij Prestatie aan vinkt (dit kan niet gebruikt worden voor ergotherapie) wordt de interval die behoort bij de desbetreffende prestatie code (in combinatie met de Uzovi code) gebruikt. De standaard interval voor een prestatiecode kunt u instellen bij Extra -> Zorgverzekeraars U selecteert een zorgverzekeraar waarvan u deze interval wilt instellen. Op het tabblad Tarieven selecteert u de prestatiecode en klikt dan op de knop [Bewerk] of dubbelklik op de prestatiecode. U zet dan bij behandelduur het gewenste aantal minuten neer (interval). Geldt deze behandelduur van de prestatiecode ook voor andere zorgverzekeringen, vink dan ‘aanpassen voor elke zorgverzekeraar’ aan. Klik dan op [Opslaan]. In het vak achter Tijdschaal kunt u de tijdschaal verdeling instellen. Standaard staat dit op 15 minuten. Zo kunt u een afspraak plannen op een eenheid van 15 minuten. b.v. op het hele uur, kwart over, op het halve uur of om kwart voor. Wilt u op 5 minuten plannen dan stelt u 5 minuten in. De andere mogelijkheden zijn: 5 min., 6 min., 10 min., 15 min., 30 min., 60 min. en 90 min. In de vakken Min. Tijdschaal en Max. Tijdschaal worden de minimum en maximum tijden van de agenda bepaald. Buiten deze tijden kunt u geen behandelingen in de agenda plaatsen.
15
WinMens Agenda handleiding Agenda instellingen (vervolg) Wanneer u het vinkje zet in het hokje voor Multi kolom (volle) weekoverzicht Wordt bij het openen van het volledige weekoverzicht, standaard de MultiColumn mode weergegeven. Normaal wordt in de agenda alleen de hele uren getoond. Wanneer u het vinkje zet in het hokje voor Toon minuten op de tijdschaal worden ook de tussenliggende minuten (ingestelde tijdschaal) getoond. Standaard staat deze aan en geeft om de 15min. een tijd weer. (b.v. 06:00, 06:15, 06:30, 06:45) Als de tijdschaal op b.v. op 5 min. wordt gezet, dan wordt het om de 5 min. weergegeven. Als de optie Toon eindtijd weekagenda aanstaat wordt de eindtijd ook weergegeven in de ‘niet’ multikolom van de weekweergave. Standaard wordt alleen de begintijd getoond. Als de optie Toon eindtijd maandagenda aanstaat wordt de eindtijd ook weergegeven in de maandweergave. Standaard wordt alleen de begintijd getoond. Wanneer de optie Toon klok i.p.v. tijd in weekweergave aanstaat wordt in de ‘niet’ multikolom van de weekweergave een (analoog) klokje getoond. Standaard wordt in deze weergave een digitale tijd getoond. Wanneer de optie Toon klok i.p.v. tijd in maandweergave aanstaat wordt in de maandweergave een (analoog) klokje getoond. Standaard wordt in deze weergave een digitale tijd getoond. De Reminder (herinnerings) functie is nog niet beschikbaar. Bij de optie Auto save kunt u aangeven na hoeveel minuten u wilt dat de agenda automatisch wordt opgeslagen.
16
WinMens Agenda handleiding Agenda instellingen (vervolg) In deze agenda kunt u diverse kleuren gebruiken. Elke medewerker kan zijn of haar eigen kleur gebruiken. De kleur van de medewerker is bepaald door de hoofdgebruiker maar de medewerker kan in dit geval de kleur zelf veranderen. Bij het opvragen van de agenda voor alle medewerkers tegelijk zal dit ook zichtbaar zijn. Om de kleur te veranderen klikt u onder de optie Kleur op de (steek)sleutel achter de kleur die u wilt veranderen. Er wordt dan een kleurenpatroon geopend.
Wanneer u een basiskleur wilt gebruiken, kunt u 1 van de gekleurde hokjes onder Basic colors selecteren en op [Ok] klikken. Wanneer u de kleur iets wilt verfijnen, dan kunt u die doen aan de rechterkant van het scherm. U kunt de RGB (Rood Groen Blauw) waarden aanpassen. Dit zijn alleen decimale waarden. U kun de lichtheid van de kleur bewerken door middel van de schuif aan de rechterkant van het scherm. U kunt ook een kleur selecteren met het geblokte kruisje. U beweegt deze met de muis naar de gewenste positie. Wanneer de kleur naar wens is sluit u dit scherm af door op [Ok] te klikken. Na het aanpassen van de kleur moet u de agenda eerst opnieuw starten om de veranderingen in de agenda te kunnen zien. Wanneer u klaar bent met de instellingen kunt u het instellingenscherm sluiten. De gegevens worden automatisch opgeslagen als u dit scherm met het kruisje rechts bovenin afsluit. In sommige gevallen is het noodzakelijk om de agenda opnieuw op te starten om het effect te zien. U krijgt hiervan een melding. Na het opnieuw starten van de agenda ziet u alle veranderingen die u heeft doorgevoerd. Voor visuele begeleiding bij het aanpassen van de instellingen van de agenda kunt u de video op onze site bekijken. Deze video is ook met de volgende link te bekijken. http://www.winmens.nl/video/AgendaInstellingen.html 17
WinMens Agenda handleiding Groepen aanmaken In deze agenda kunt u nu ook complete groepen plannen (plaatsen). Deze functie is niet beschikbaar voor ergotherapie! Momenteel zijn de groepen nog voor elke therapeut te benaderen, maar in de toekomst kan WinMens een groep of een patiënt aan een therapeut toekennen. Het aanmaken van een groep gaat buiten de agenda om. U kunt hiervoor het beste eerst de agenda afsluiten. In het hoofdmenu van WinMens selecteert u onder het kopje Patiënten [Groepen].
Als deze gestart is ziet u het onderstaande scherm (zonder deze gegevens):
18
WinMens Agenda handleiding Groepen aanmaken (vervolg) Bovenin het groepenbeheerscherm staan de groepen en onderin het groepenbeheerscherm staan de patiënten die in die groep zitten. U dient eerst een groep aan te maken voordat u deze in de agenda kunt gaan gebruiken. Links boven in het scherm bij Groepen ziet u drie knoppen staan.
1
2
3
1. Groep aanmaken 2. Groep verwijderen 3. Groep bewerken De eerste knop is [Knop1]. Dit is de knop met een plusteken er in. Klik deze knop aan om een groep aan te maken. Zodra u deze aanklikt wordt het onderstaande invulscherm geopend.
Achter het kopje Groepsnaam hier vult u voor deze groep een zelf bedachte naam in. Achter het kopje Prestatiecode vult u de prestatiecode in die geldt voor deze groep. Dit is de prestatiecode waarmee de patiënten in de agenda komen te staan. Achter het kopje Behandelduur vult u het aantal minuten in die u standaard bij deze groepsbehandeling wilt gebruiken.
19
WinMens Agenda handleiding Groepen aanmaken(vervolg) Achter het kopje Verzekeringssoort kan er gekozen worden voor Natura en Restitutie. Wanneer u kiest voor Natura zal de verzekering die op de patiëntenkaart staat worden gebruikt (alle verzekeringsinstellingen worden aangehouden zoals ze op de hoofdkaart van de patiënt staan, ook als deze op Restitutie staat) Wanneer u kiest voor Restitutie krijgen alle patiënten zelf de rekening. U kunt niet via de zorgverzekeraar declareren. Achter het kopje Tariefmethode kunt u nu kiezen voor Patiëntenkaart (Uzovi) en Algemene (eigen) (Uzovi) Wanneer u kiest voor Patiëntenkaart (Uzovi), zal de Uzovi code (en het daarbij behorende tarief) van de patiëntenkaart gebruikt worden in het declaratie proces. Als u kiest voor Algemene (eigen) (Uzovi), wordt niet de Uzovi code van de patiëntenkaart gebruikt, maar de Uzovi code (en het daarbij behorende tarief) die u kunt invullen in het veld Uzovi. Als alles goed is ingevuld klikt u op de knop [Opslaan] en de groep is aangemaakt. Vervolgens kunt u de groep gaan vullen met patiënten die rechts onder in het groepenscherm staan. U kunt de patiënten die u in deze groep wilt plaatsen, van de rechter ‘patiënten’kolom naar de linker ‘Groep’kolom slepen. Wanneer een patiënt al in deze groep staat, krijgt u bij het opnieuw toevoegen van die patiënt een melding. De patiënt wordt dan ook niet nogmaals aan de groep toegevoegd. U hoeft niets op te slaan. Om een patiënt te verwijderen uit een groep, klikt u eerst de groep (groepsnaam) aan zodat deze geselecteerd is. Daarna klikt u met de rechter muisknop op de patiënt die u wilt verwijderen. Er zal de vraag worden gesteld of u deze patiënt uit de groep wilt verwijderen. Indien u op [Ja] klikt zal de patiënt uit de groep gehaald worden. Dit heeft geen effect op de afspraken die al in de agenda staan. De patiënt blijft wel in groepsafspraken staan die al in de agenda ingevoerd zijn. Ook na het verwijderen van een patiënt hoeft u niets op te slaan.
20
WinMens Agenda handleiding Groepen aanmaken (vervolg) Wanneer u een gehele groep wilt verwijderen, selecteert u eerst die groep, daarna klikt u op de knop Groep verwijderen. Dit is [Knop 2] links bovenin het groepenbeheerscherm. Dit is de knop met het min teken. U krijgt de vraag of u de groep wilt verwijderen. Indien u op [Ja] klikt zal de groep verwijderd worden. Dit heeft geen effect op de groepsafspraken die al in de agenda staan. Alle Patiënten blijven in de groepsafspraken staan die al in de agenda ingevoerd zijn. Ook na deze stap slaat u niets op.
Wanneer u een groep wilt bewerken, selecteert u eerst die groep, daarna klikt u op de knop Groep bewerken. Dit is [Knop 3] links bovenin het groepenbeheerscherm. Dit is de knop met het potloodje. Het invulvenster van deze groep wordt geopend. U kunt in dit venster de gegevens aanpassen. Alle veranderingen in dit scherm slaat u op met de knop [Opslaan]. Als de groepen zijn aangemaakt en zijn gevuld met patiënten kunt u het groepenbeheerscherm sluiten. Daarna kunt u de agenda opstarten.
21
WinMens Agenda handleiding Een groep in de agenda zetten Rechts onderin het scherm van de agenda ziet u onder het kopje groepen, de aangemaakte groepen staan. Uw collega’s kunnen deze groepen ook zien (dit wordt in de toekomst anders geregeld). De enige methode om een groep in de agenda te zetten is met het sleep effect. U klikt met de linkermuisknop op de groep die u in de agenda wil zetten en u sleept deze naar het gewenste tijdstip in de agenda. WinMens zal de groep controleren per patiënt. Mochten er onjuistheden gevonden worden (bijvoorbeeld verwijzing niet geldig) dan wordt deze patiënt niet in de groepsafspraak gezet. U krijgt hiervan een melding. In deze melding staat welke onjuistheden er gevonden zijn en om welk patiëntnummer het gaat. De patiënten die wel voldoen komen in de groep te staan. WinMens zal aangeven hoeveel patiënten geplaatst zijn op die afspraak. Als u in de agenda dubbelklikt op de groepsafspraak, wordt het onderstaande scherm van die afspraak geopend. (De weergave van de inhoud wijkt af).
Hierin kunt u zien welke patiënten er in de afspraak staan.
22
WinMens Agenda handleiding Een groep in de agenda zetten (vervolg) Om een patiënt uit de afspraak te halen, klikt u de patiënt aan en daarna klikt u op de knop [verwijderen]. Dit is de knop met het minteken rechts bovenin dit scherm. U kiest voor [Ja] bij de vraag of u de patiënt uit de afspraak wilt verwijderen. U verwijdert dan de patiënt alleen uit deze behandeling. Bij een volgende afspraak zal deze patiënt wel weer meegenomen worden. Wilt u dat de patiënt in toekomstige afspraken niet meer wordt meegenomen, dan moet u dit in de groep aanpassen. Dit doet u in het Groepenbeheerscherm, dat op te roepen is via Groepen. Dit vindt u in het hoofdscherm onder het kopje Patiënten. Om een gehele groepsafspraak te verwijderen moet u alle patiënten uit de afspraak in de agenda verwijderen. Zodra u het beheerscherm van die afspraak sluit, is de afspraak uit de agenda verdwenen. Voor visuele begeleiding bij het maken en plaatsen van groepen in de agenda kunt u de video op onze site bekijken. Deze video is ook met de volgende link te bekijken. http://www.winmens.nl/video/AgendaGroepenBeheer.html
23
WinMens Agenda handleiding Agenda bestanden verwijderen Mocht u de agenda bestanden opnieuw willen aanmaken, omdat het bestaande bestand te groot is, of u een datum wilt bekijken die voor een eerder geselecteerde datum ligt, dan moet u de bestanden met de extensie .cal verwijderen. U klikt hiervoor met de rechtermuisknop op het icoontje van WinMens dat op uw bureaublad staat. Daarna selecteert u bestandslocatie openen. U zoekt in deze map naar het gele mapje Data. Wanneer u gebruik maakt van meerdere praktijken, dan moet u afhankelijk van de praktijk waarvan u de agenda bestanden wilt verwijderen, de map Data, Data1, Data2, Data3 of Data4 selecteren. Daarna zoekt u in de Data map de bestanden op met de extensie .cal. Deze bestanden heten WinMensEvents of Winmensmultievents. U selecteert de bestanden en u klikt met de rechtermuisknop op het bestand, daarna klikt u op verwijderen. U kunt ook nadat u het bestand heeft geselecteerd, het bestand verwijderen met de deleteknop op uw toetsenbord. U moet alle bestanden met de extensie .cal uit deze map verwijderen. Voor visuele begeleiding bij het verwijderen van de *.cal bestanden kunt u de video op onze site bekijken. Deze video is ook met de volgende link te bekijken. http://www.winmens.nl/video/AgendaBestanden.html
24
