WinGym Maak uw eigen brieven Via ‘Management’, ‘Diverse brieven’ komt u in het scherm waarin u zelf uw eigen brieven kunt samenstellen.
U kunt zelf een sjabloon maken waarin u uw eigen huisstijl kunt ontwerpen. Dit sjabloon wordt dan gebruikt voor later te maken brieven. Dit scheelt u veel tijd en voorkomt dat u dubbel werk gaat doen. Klik op ‘sjabloon’ om uw eigen huisstijl aan te maken. Wordpad wordt geopend waarin u dit kunt gaan doen. Indien u liever werkt met MS Word of andere tekst verwerker, dient u dit zelf te wijzigen in wingym.ini.
Om zelf een nieuwe eigen brief te maken moet u het volgende doen. Klik eerst op de knop ‘nieuw’ Het volgende scherm ziet u dan:
.
Het gele vakje ‘Nieuw!’ om aan te geven dat we een nieuwe brief gaan maken. In het vakje ‘bestandsnaam’ vult u de naam van het bestand in zoals de brief moet worden opgeslagen. Houdt wel rekening met de naamgeving omdat niet alle tekens gebruikt kunnen worden. Gebruik voor de zekerheid alleen de letters van het alfabet en cijfers. In het vakje ‘omschrijving’ geeft u een beknopte omschrijving over de brief. Deze tekst komt later te staan op plaatsen waar u een brief kunt kiezen. Verder geeft u aan of deze brief bij het lid getoond moet worden (zie verderop), of deze brief gebruikt moet worden bij het venster van de jarigen. Let er wel op dat één brief gebruikt mag worden om verjaardagsbrieven te versturen. Als deze brief niet gepersonaliseerd wordt, en wordt deze brief meestel per e-mail of SMS verstuurd, dan kunt u ‘Bulk e-mail’ aanvinken. Nadat we bovenstaande gedaan hebben klikken we op ‘bewaar’. Nu zijn de instellingen gereed om verder te gaan met het invullen van de brief. Klik op ‘wijzig’ om de brief te gaan maken. Dit kunt u doen door zelf en compleet nieuwe brief te gaan maken of u kiest voor het eerder gemaakte sjabloon. We krijgen nu de keuze of we de brief zelf willen gaan maken of gebaseerd op het eerder gemaakte sjabloon.
Omdat ik gekozen heb voor het sjabloon zien we dat het logo en een aantal velden reeds ingevuld zijn. U kunt nu zelf velden toe gaan voegen vanuit het brieven venster in WinGym. Deze velden worden bij het gebruik van de standaard brief automatisch ingevuld door WinGym. Dan komt de brief over alsof u deze brief zelf getypt heeft met de gegevens van het betreffende lid erin. Als u een veld wilt toevoegen, ga naar de taakbalk en kies dan WinGym, klik op de gewenste knop met de het veld dat u graag in uw brief wilt hebben, ga dan naar de taakbalk en kies van dan Wordpad. In Wordpad kunt u op het icoontje plakken klikken. Bovenstaande handelingen kunt u ook met de Windows sneltoetsen doen. Als u in Wordpad staat, druk op ALT-TAB en kies voor WinGym, klik op de knop met het gewenste veld, druk op ALT-TAB en kies wederom voor Wordpad, zoek de plaats op waar u het veld wilt hebben en druk op CTRL-V. Als u de brief gereed heeft, klikt u op ‘opslaan’ of op CTRL-S en verlaat Wordpad. Klik niet op ‘opslaan als’ omdat u dan de brief kwijt bent binnen WinGym! De brief wordt namelijk in de standaard map op uw computer/server weggeschreven waarbij de bestandsnaam begint met het lidnummer. De volgende velden kunt u in uw standaard brief plaatsen: ‘aanhef kort’ dhr. / mevr. ‘aanhef lang’ de heer / mevrouw ‘telefoon’ ‘geslacht’ M/V ‘voornaam’ ‘adres’ ‘email’ ‘tussenvoegsel’ ‘postcode’ ‘geboortedatum’ ‘leeftijd’ ‘achternaam’ ‘woonplaats’ ‘pasnummer’ het nummer dat op de toegangspas staat ‘lidnummer’ het volgnummer dat het betreffende lid heeft ‘banknummer’ ‘gironummer’ ‘naambank’ ‘tenaamstelling’ ‘bank/giro’
bank / giro
‘datum kort’ ‘datum lang’
29-04-2007 zondag 29 april 2007
‘aanmeldingsdatum’ ‘opzeggingsdatum’ ‘wijzigingsdatum’ ‘wijzigingsreden’ ‘extra betalen’ ‘laatst betaald’
datum waarop het lid zich aangemeld heeft datum waarop het lid heeft opgezegd
het bedrag dat het lid nog extra moet betalen de laatste keer dat het lid het extra bedrag betaald heeft
‘type abonnement 1’ naam van het eerste abonnement dat het lid heeft ‘betaald tot datum 1’ tot wanneer het eerste abonnement betaald is ‘nog te gaan 1’ hoeveel lessen er nog openstaan ‘korting 1’ ‘abonnementsbedrag 1’ wat het eerste abonnement kost per periode ‘laatst betaald 1’ wanneer het lid voor het laatst betaald heeft ‘aantal periodes 1’ hoeveel periodes het lid achterloopt met betalen ‘achterstandsbedrag 1’ hoe hoog het achterstands bedrag is dat het lid nog moet betalen Bovenstaande acht velden zijn identiek voor de andere twee abonnementen die het lid eventueel heeft. ‘blokkeringsdatum van’ ‘blokkeringsdatum tot’ ‘blokkeringsreden’
de startdatum van de blokkering de einddatum van de blokkering de blokkeringsreden
Bovenstaande brief kan nu op verschillende plaatsen gebruikt worden. We laten twee voorbeelden zien. Als voorbeeld bij het venster om zelf een zoekopdracht.
Bij leden (F4), ga naar het tabje ‘Overig’ en klik dan op de knop ‘Brieven’. Het volgende venster verschijnt. Omdat we bij de brief hebben aangegeven dat onze voorbeeldbrief bij het lid getoond moest worden, staat deze hier onderaan erbij.
Om een nieuwe brief te sturen naar het geselecteerde lid, doe het volgende: Klik het rondje aan dat voor de brief staat, klik vervolgens op ‘kies nieuwe brief’ , en de vooraf geplaatste velden worden ingevuld door WinGym. We zien nu dat onze velden ingevuld zijn met de gegevens die van het lid bekend zijn.
We kunnen deze brief nu eventueel nog wijzigen, uitprinten en opslaan. Maar kies nooit ‘opslaan als’ omdat Wingym anders de brief kwijt is. De brief wordt opgeslagen met het lidnummer in de bestandsnaam (1067brief gebruikt voor handleiding_1.RTF). In het brieven venster zien we nu het volgende: Klik nu op ‘bewaar’ en de gegevens worden bewaard. Op deze manier wordt er een dossier aangelegd van het betreffende lid zodat u makkelijk terug kunt zien welke brief/e-mail/SMS en wanneer naar het gestuurd is. Ook op andere plaatsen in WinGym heeft u de mogelijkheid om brieven/e-mail/SMS te sturen met standaard brieven. Deze worden altijd bij het lid opgeslagen en kunt u de historie hier terug zien en de verstuurde brief nogmaals bekijken en uitprinten. U kunt de brief ook per e-mail versturen, maar dan moet het lid wel een correct e-mail adres hebben. Als u brieven gaat versturen per mail, en het lid heeft geen e-mail adres, dan kunt u in wingym.ini instellen dat dan de brief uitgeprint moet worden.
Bij het versturen wordt een status venster getoond die de voortgang weergeeft. Als eerste wordt de brief geconverteerd naar HTML. Houdt u er wel rekening mee dat het versturen van brieven per mail niet alle opmaak in de brief geconverteerd kan worden. Alleen opgemaakte tekst wordt verstuurd per mail, afbeeldingen en tabellen worden niet meegenomen. In WinGym kunt u op bepaalde plaatsen een brief versturen. U heeft dan de keuze om de brief als bijlage toe te voegen. Dan wordt de gepersonaliseerde brief wel volledig verstuurd, compleet met afbeeldingen en andere opmaak.
