WinGym Abonnementen Via ‘Abonnementen en lessen’, ‘Abonnementen’ (of u drukt op F5 komt u in het scherm waarin u zelf u eigen abonnementen kunt maken.
Om een abonnement aan te maken doet u het volgende: Klik op ‘nieuw’, de tekst
‘Nieuw!’ verschijnt dan in het geel, om aan te geven dat u een nieuw abonnement wilt gaan maken.
Geef in het vakje ‘type’ een unieke omschrijving van het abonnement. In het vakje ‘omschrijving’ kunt u een omschrijving van het abonnement ingeven, wat het type duidelijke maakt. Hierna gaat u het bedrag per periode ingeven. U kunt drie bedragen ingeven met elk hun eigen ingangsdatum. Dit houdt het volgende in: U vult bijvoorbeeld bij prijs per periode 20 euro in met als ingangsdatum 1-1-2007, en bij de volgende prijs per periode 22 euro met als ingangsdatum 1-1-2008. Als een lid achterloopt met betalen in 2007, moet het lid wel de prijs van 2007 betalen en niet die van 2008. WinGym rekent zelf uit, hoeveel het lid moet betalen. Dus als het lid twee periodes achterloopt in 2007 en 1 in 2008, dan betaalt het lid 2x20 en 1x22 euro, wat een totaal van 62 euro maakt. In het vakje ‘per …. periode(n)’ vult u in per hoeveel maanden of per hoeveel 4 weken dit bedrag geldt. Bij maandelijkse of per 4 weken betaling, vult u hier een 1 in. Is het bedrag per kwartaal, dan vult u hier een 3 in. In het vakje ‘aantal …. keer per week’ vult u het aantal keer dat het lid per week mag komen. Is het een onbeperkt abonnement dan vult u hier een 7 in. Het aantal lessen wordt dan niet getoond bij het aanmelden! Is het een 2x per week abonnement, dan vult u hier een 2 in. Zodra het aantal gebruikte lessen per week is bereikt, wordt het lid niet meer toegelaten. In het vakje ‘aantal …. keer per periode’ vult u het aantal in dat het lid per periode, zoals ingevuld is bij het bedrag, mag komen. Is dit een abonnement voor 2x per week, en het abonnementsbedrag is per maand, dan vult u hier een 10 is. Namelijk 5 weken x 2 keer per week, is 10 keer per maand. Indien het een onbeperkt abonnement is en het lid betaalt per jaar ( u vult dan bij periodes een 12 in!) dan vult u bij ‘aantal …. keer per periode’ 365 in. Hier gaat u aangeven of het bedrag per automatische incasso geïncasseerd gaat worden. Zodra u dit abonnement kiest bij het lid, dan wordt meteen het vakje incasso aangevinkt. Als dit abonnement een 10-rittenkaart wordt, dan vinkt u dit vakje aan. Het lid kan dan net zoveel binnenkomen als er bij ‘aantal …. keer per periode’ is ingevuld. Bij een 10-rittenkaart dient u wel de ‘per …. periode(n)’ op zo’n 6 maanden te zetten. Dan heeft het lid 6 maanden de tijd op de lessen te gebruiken. Dit type abonnement stopt dan zodra de eindtijd is bereikt of de lessen op zijn. Als dit abonnement een ‘gezinsabonnement’ is, dan vinkt u dit vakje aan. Dit abonnement is speciaal voor gezinnen gemaakt. Als een gezin komt sporten, en het hoofd van het gezin betaald alle
abonnementsgelden, dan wordt bij een automatische incasso alle aangesloten doorgeboekt, terwijl er maar één incasso opdracht is verstuurd. Indien bij dit abonnement ook een activiteit moet worden gekozen bij het lid, dan vinkt u dit vakje aan. Als u dit abonnement kiest bij het lid, en er is nog geen activiteit erbij gekozen, dan geeft WinGym een melding dat u eerst een activiteit moet kiezen, voordat de gegevens worden opgeslagen. Als u het lid wilt laten sporten per werkelijk gesporte tijdsduur, vinkt u dit vakje aan. Het lid betaald dan per ingekochte tijdsduur, en de tijd tussen aanmelden en afmelden wordt dan in mindering gebracht op de ingekochte tijd hoeveelheid.
U kunt het abonnement zo instellen dat het alleen geldig is tussen bepaalde tijdstippen. Indien het abonnement altijd geldig is, dan volstaat het om alleen de vakjes maandag tot en met zondag aan te vinken. Is het bijvoorbeeld een weekend abonnement, dan kruist u alleen zaterdag en zondag aan. Als het bijvoorbeeld een ochtend abonnement is dat de gehele week geldig is, dan kruist u maandag tot en met zondag aan, en geeft u de ‘van’ tijd bij maandag in en WinGym vraagt dan of deze ‘van’ tijd de gehele week geldig is. En geeft u de ‘tot’ tijd bij maandag in en WinGym vraagt dan of deze ‘tot’ tijd de gehele week geldig is. Indien u deze bevestigd wordt voor de gehele week dezelfde van/tot ingevuld. U kunt dit natuurlijk gewoon wijzigingen. Indien u een van en tot tijd heeft ingegeven, kan het lid 20 minuten voor aanvang van de les reeds binnenkomen. Het lid kan gedurende de tijd tussen ‘van’ en ‘tot’ binnenkomen. U kunt 5 van/tot tijden instellen per dag. per maand
per 4 weken Om het u makkelijk te maken, kunt u hier aanvinken in welke periodes het abonnement automatisch geïncasseerd moet worden. Dit is vooral handig voor abonnement voor kinderen. Deze komen in de zomer periode niet sporten, en meestal wordt dan ook niet geïncasseerd. Dan zou u eigenlijk de bijbehorende leden moet uitschakelen, terwijl u gewoon het vakje in juli en augustus afvinkt. Deze leden gaan niet mee met de incasso, maar worden wel doorgeboekt.
Als laatste klikt u op ‘bewaar’. Het ingevulde nieuwe of gewijzigde abonnement wordt nu opgeslagen. Let op! Indien u een abonnement heeft gewijzigd of nieuw aangemaakt, dan dient u alle reeds draaiende WinGym programma’s af te sluiten en opnieuw te starten. Het is namelijk zo dat WinGym alle abonnementen inleest tijdens het opstarten en als u iets gewijzigd heeft, dan worden deze wijzigingen niet overgenomen op de andere computers.
De tabs ‘verleng’ en ‘extra bedrag’ zijn speciaal voor een klein aantal fitnesscentra gemaakt, en worden hier dus niet verklaard. Indien u niet tot deze fitnesscentra behoort, gebruik deze tabs dan niet!
In het tabje ‘Korting’ kunt u zelf u kortingsregels gaan aanmaken. U kunt bepalen of dit abonnement ‘Geen korting’, ‘Leeftijd’ korting of ‘Datum’ korting heeft. Indien u korting wilt gaan geven op leeftijd, vult u hier de leeftijden ‘van’ en ‘t/m’ in en het kortingspercentage. Als u gedurende een bepaalde periode een korting wilt geven, bij een inschrijving op een opendag bijvoorbeeld, dan geeft u hier de startdatum in en over hoeveel periodes deze korting geldig is. En natuurlijk vult u het kortingspercentage in. Hierna klikt u op ‘bewaar kortingsregel’.
In het tabje ‘Communicatie’ kunt u deze leden van dit abonnement een brief of email sturen. U kiest de brief, en indien het om een email gaat, het onderwerp. U vinkt ‘alle brieven ineens’ aan om de brieven in één keer te printen of u wilt de brieven één voor één afdrukken. Klik op ‘brief’ en de brieven worden gepersonaliseerd afgedrukt, of deze leden ontvangen een email met de gepersonaliseerde tekst uit de gekozen brief. Met de knop ‘deze leden naar Excel’ krijgt u een Excel lijst met alle lidgegevens van de aangesloten leden van dit abonnement. Hier kunt u zien wanneer dit abonnement is gewijzigd, hoeveel aangesloten leden dit abonnement heeft, en deze leden uitgesplitst naar incasso, contant betalende of bedrijfsfitness leden.
U kunt door de reeds aanwezige abonnement heen scrollen, klik op een abonnement en u ziet aan de rechterkant de aangesloten leden. Door te dubbelklikken op de naam van het lid, gaat u meteen naar de lidgegevens. De drie kolommen in ‘Overzicht leden met dit abonnement’ houden het volgende in: - naam van het lid - de betaald tot datum - of het lid geblokkeerd is - en of het lid contant (C) betaald of per automatische incasso (A) betaald (vierde kolom)
