Inleiding abonnementen
Zet u deze pagina op ware grootte (100 %) of wat voor u prettig is. Blader met “page down” en “page up” De Abonnementenregistratie gebruikt u als u periodiek, vergelijkbare facturen aan uw klanten stuurt. U factureert dus elke week/maand/jaar (ongeveer) het zelfde. U zou steeds bestaande facturen kunnen kopieeren , maar dat is erg veel werk.Hiervoor is de abonnementenregistratie in het leven geroepen. We hebben in deze presentatie “servicescontracten” als voorbeeld genomen. Maar het is ook zeer geschikt voor: • • • • • •
Lidmaatschappen VVE Eenvoudige verhuur Telefoonabonnement Internetproviders(ADSL-abonnement) Kortom, alles wat u periodiek factureert
Aanmaken abonnementen
U begint met het invoeren van uw klanten (als die nog niet in uw boekhouding staan). Indien u een klantenbestand heeft in een spreadsheet, kunt u die snel importeren in Ohmega (eventueel met hulp van Ohmega) Dan maakt u het eerste abonnement aan en koppelt dat aan de eerste klant. Kopieer abonnement, haal een tweede klant op en pas eventueel het abonnement aan indien het iets afwijkt. Zo maakt u snel honderden abonnementen aan . Dan is het alleen nog een kwestie van: Eén keer per week/maand/jaar te klikken “factureer” en alle facturen worden gemaakt. Al dan niet gevolgd door automatische incasso. We laten het u hierna zien.
Invoer abonnement basis Uw klanten zijn al ingevoerd. U maakt hier het eerste abonnement aan. Klik “Invoer” en in debiteur typt u “me” tab. Klant wordt opgehaald en abonnementcode wordt automatisch gelijk aan klantcode (kunt u wijzigen). U voert een begindatum in. Meestal nog geen eindatum (weet u nog niet). We houden hier aan dat de prijs per maand is en dat we ook elke maand factureren (kan ook anders) We factureren vooruit. (kan ook achteraf) “Volgende factuur t/m” laten we leeg. Komen we straks op terug. Synchronisatiedatum ook. Die wordt later automatisch gevuld. En we gaan naar het tweede tabblad “Factuurregels periodiek”
Invoer abonnement prijzen Hier vult u de maandelijkse prijs in en de regel die straks op de factuur komt. U doet dat door in het vak “Artikelcode te typen de eerste twee letters van de code “on” tab. Eventueel past u de prijs aan. [BEGIN en [EIND] zullen straks de eerste en laatste dag van de periode op de factuur zetten. [VAL] geeft straks de valuta (normaal gesproken €) U kunt hier ook meerdere regels invoeren. Die zullen straks allemaal tegelijk worden gefactureerd.. Bijvoorbeeld meerdere ADSL abonnementen. Of bijv. Bij VVE sevicekosten en onderhoudsbijdragen. Of verhuur appparaat en servicecontract.
Abonnement kopieeren Dan gaat u terug naar het basisblad en u klikt op “Kopie” Een lijst met al uw klanten verschijnt. U dubbelklikt één van die klanten en een tweede abonnement is gekoppeld. Eventueel past u prijs en andere gegevens aan indien van toepassing. En zo maakt u hel snel een aantal abonnementen aan.
Factureren U klikt “Abonnementen factureren” en er wordt gevraagd om de peildatum (meestal vandaag maar mischien wilt u ”alvast” de run doen in plaats van volgende week). Klik OK en u krijgt alle abonnementen die gefactureerd gaan worden. U ziet hier als voorbeeld slechts drie abonnementen (klanten) maar 3.000 per maand is geen probleemen en kost een kwartiertje. In deze lijst kunt u nog nakijken maar u kunt ook gewoon OK klikken. U ziet in deze lijst al wat er gaat gebeuren. Van wanneer tot wanneer hoeveel gaat worden gefactureerd.
Het resultaat Hier ziet u een stukje van één van de facturen (zonder lay –out nog, die wordt voor u aangemaakt door Ohmega) U ziet dat precies gefactureerd is van 1 tot 30 september. Uiteraard is deze factuur ook weer automatisch verwerkt in de boekhouding zoals • Openstaande posten • W&V • BTWaangifte • Balans • Etc. •
Op de volgende pagina, uitleg over de periodes.
Het facturatiesysteem
Bij de facturatierun “kijkt” Ohmega bij elk abonnement: • Wat is de begindatum”? (bij de eerste run) • Is er een einddatum? • Tot wanneer is dit abonnement vorige keer gefactureerd? (kunt u handmatig overrulen) • Wat is de prijs per periode? • Hoe lang is de periode die nu gefactureerd moet worden? Synchronisatie indien gewenst: U gaf een periode aan dat gefactureerd moet worden (bijv. per maand). Dan zal Ohmega telkens precies een maand factureren. Maar wat als het abonnement begint op 13 maart. Dan zou steeds gefactureerd worden van de 13e tot de 13e. Dat is vaak niet de bedoeling. In dat geval komt het vak “Volgende factuur t/m” in werking. U vult daar bijvoorbeeld in “30 april”. “En de eerste factuur wordt gemaakt van 13 maart tot 30 april. De tweede van 1 mei tot 31 mei etc. U loopt dan synchroon met het eind van de maand.
Eenmalige kosten toevoegen
Behalve de “periodieke kosten” kunnen “eenmalige kosten” voorkomen. U factureert elke periode het zelfde bedrag. Maar u levert bijv: • Onderdelen • Een reparatie (tarief) • Een computer • Niet, in het supportcontract opgenomen, support • Etc. Dan kunt u daar een aparte order en/of factuur voor aanmaken. Maar vaak is het wenselijk dit toe te voegen aan de periodieke factuur. Ook daarvoor is een mogelijkheid in Ohmega. U zoekt in de loop van de tijd, tussen de facturatierondes, het abonnement op van de klant en u klikt op het tabblad “Eenmalige kosten”. Zie het voorbeeld op de volgende pagina.
Factureren U ziet hier een voorbeeld van het leveren van een floppydrive en een speakerset. Deze zijn een keer in dit tabblad ingevoerd. Ze zijn beiden al gefactureerd, ziet u aan het sterretje aan links. Onderaan ziet u zelfs op welke factuur. Factuur 2012006 is in dit geval de periodieke factuur van het abonnement. Het sterretje zorgt er voor dat de artikelen NIET meer worden gefactureerd. Het gebeurt slechts eenmalig. Op de volgende periodieke facturen zullen ze uiteraard niet meer voorkomen.
Factuur met eenmalige kosten Dit is dan het resultaat van die ene factuur 2012006.
Nogmaals, kijk niet naar de lay-out van deze factuur Deze Is straks gelijk aan uw huidige facturen of indien u nog moet starten met Ohmega, aan de lay out die u zelf maakt in Wordsjablonen of de lay out in uw maatwerk binnen Ohmega.
Afsluitend
Denk ook eens aan het werken met automatische incasso. Vaak gebruikt bij hoge aantallen abonnementen. Ook wijzen wij u op het massaal versturen van de facturen in PDF. Zie eventueel de presentatie Electronisch factureren En natuurlijk hoeft u de facturen niet te versturen of af te drukken. Sportscholen bijvoorbeeld, doen dat vaak niet. Dan dient de facturatie alleen voor de boekhouding en eventueel de automatische incasso. Verdere inlichtingen of persoonlijke demo? Klik http://www.ohmega.nl/main.php en dan de oranje button. Of bel 010 2937006 Of mail
[email protected] Alle overigepresentaties
