Omgaan met schaarste
Wine te Meerman April 2012
Praktische oplossingen voor inzet en werving van personeel
Inhoud 1. Aanleiding: schaarse middelen 2. Slimme werving
a. b. c.
Interne werving – personeel en vrijwilligers Werving via het web Aantrekkelijk werkgeverschap
3. Verhogen van het percentage directe uren
a. b. c.
Bruto-Netto verdeling Toepassing van Lean Herverdelen van taken
4. Berenschot in Zorg & Welzijn
2
1. Aanleiding Schaarse middelen
3
1. Verdeling van schaarse middelen
4
1. Organisatie van schaarse middelen
De zorgvraag van de cliënt (1) Individuele zorgvraag (2) ambities van de organisatie (3) regelgeving
Niveau 2
Basisrooster Per tijdsinterval taken en minimaal functieniveau
Niveau 3
Medewerkersrooster (1) Regelgeving en contracten, (2) ambities van organisatie m.b.t. werkgeverschap en (3) individuele wensen medewerkers
Niveau 4
Totale personele kosten Vaste formatie en flexibele inhuur
Niveau 5
Totale organisatiekosten Inclusief volledige overhead en overige kosten (o.a. medicatie, materialen, voeding etc.)
Vergelijken van de totale kosten met het beschikbare budget (o.a. ZZP opbrengsten)
Kwaliteit, flexibiliteit, cliënt & mw tevredenheid en kosten
Niveau 1
5
2. Slimme werving Interne werving – personeel en vrijwilligers Werving via het web Aantrekkelijk werkgeverschap 6
2. Slimme werving: interne werving – personeel en vrijwilligers
1. Intern opleiden van personeel 2. Samenwerking met ROC’s 3. Professionelere organisatie rond vrijwilligers 4. Gebruik van subsidiegelden en convenantsgelden voor opleiding
7
2. Slimme werving: werven via het web*
*Onderdeel van de communicatiestrategie van onder meer Berenschot
8
2. Slimme werving: aantrekkelijk werkgever zijn • Welk percentage van de werknemers van uw organisatie zou de organisatie aanbevelen aan anderen als goede werkgever? • Dit percentage verhogen door aantrekkelijk werkgeverschap
• • •
Rust in de roosters Benutting flexibele schil …
9
2. Aantrekkelijk werkgeverschap: rust in de roosters
Rooster Q 2 bekend Rooster Q 3 bekend
Rooster Q 1 bekend
Kwartaal 1
Kwartaal 2
Kwartaal 4
Kwartaal 3
Rooster Q4 bekend
10
2. Aantrekkelijk werkgeverschap: benutting flexibele schil
Flexibele schil boven locaties
Flexibele schil binnen locatie
Flexibele schil binnen afdeling
Basisbezetting afdeling
11
3. Verhogen van percentage directe uren Bruto-Netto berekening Toepassing van Lean Herverdelen van taken 12
3. Bruto-Netto berekening
365 dagen per jaar x 24 uur is 8760 uur. 100 %
Bij een contract van 36 uur x 52 weken is beschikbaar 1872 uur per jaar.
94 %
Na aftrek van 6 % ziekteverzuim is beschikbaar 1760 uur per jaar.
82 %
Na aftrek van 30 verlofdagen is beschikbaar 1544 uur per jaar.
81 %
Na aftrek van 4 dagen (~ 2%) scholing: 1515 uur per jaar.
?? %
Na aftrek van X uur overlegvormen, vrijgestelde uren: Y uur per jaar.
13
3. Lean*: waar komt het vandaan?
Ambachtelijke productie
Massa productie
Lean productie
Lean service industrie
1910 Henry Ford • Standaardiseer onderdelen • Optimaliseer werkpatronen • Productieplanning • Tijdbesteding
1960
1990
Nu
Taichi Ohno • Klant centraal • Just in time • Produceer alleen wat verkocht is • Continu gevecht tegen verspilling • De beste ideeën komen van de werkvloer
*In de Care ook bekend onder de term Zorglogistiek
14
3. Lean: voorkomen van verspilling 1. Overproductie We geven de cliënt meer zorg dan nodig.
8. Talent Medewerkers inzetten onder hun niveau. Verlies van kennis, vaardigheden, motivatie, capaciteiten, opleidingsinvesteringen etc.
2. Wachten Wachten op een collega, toestemming, informatie, documenten etc.
3. Transport Lopen over de afdeling, onnodig vervoer van cliënten en materialen, lopen naar andere verdieping etc.
7. Fouten Vergissingen, zaken vergeten, verkeerde medicatie toedienen, onvoldoende afgestemde werkzaamheden.
4. Overbewerking
6. Onnodige beweging Gebruiksonvriendelijke ICT, niet ergonomisch ingerichte ruimten etc.
5. Onnodige voorraad
Onnodige administratie of meervoudige registratie van bijvoorbeeld zorggegevens.
Te grote voorraad materialen, medicatie, archief, brieven. Te veel projecten tegelijk etc. 15
3. Lean: verhelpen van muda, mura, muri*
Proces
Act
Richten
Benchmark
Doel
Plan
Verrichten
Inrichten
Check
Blauwdruk
Do
Implementatie & continu verbeteren
Referenties Berenschot in o.a. VVT, GGZ, GHZ en de Cure
*Verspilling, onbalans en overbelasting
16
3. Herverdeling van taken 1. Sluit aan op punt 8 (Talent) van twee pagina’s terug 2. In de thuiszorg in het verleden wel eens te ver doorgevoerd. In combinatie met kleine contracten -> te veel verschillende gezichten voor de cliënt 3. Kan resulteren in minder beroep doen op schaarse krachten 4. Positieve referenties in o.a. de VVT
17
4. Over Berenschot
18
4. Berenschot in Zorg & Welzijn Berenschot beschikt over een kleine honderd adviseurs die hun expertise aanwenden voor de sectoren Zorg & Welzijn en is daarmee ook in deze sectoren één van de toonaangevende adviesbureaus. Een selectie van onze adviseurs vormt samen ons kernteam Zorg & Welzijn. De overige adviseurs dragen vanuit verschillende competentiegroepen bij aan het oplossen van specifieke vraagstukken van onze klanten. Al kort na de oprichting van Berenschot in 1938 werden onze adviseurs actief in de gezondheidzorg. Onze kracht ligt onder meer in het verbeteren van de organisatie van zorgaanbieders. Zij vragen Berenschot onder meer om advies op het gebied van (strategisch) personeelsmanagement, bedrijfsvoering, benchmarking en financieel management. Berenschot voert regelmatig (beleids)onderzoek uit voor het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en gelieerde organisaties. Ook vele gemeenten en provincies mogen wij tot onze klantenkring rekenen. Naast het geven van (organisatie)advies, verzorgt Berenschot implementaties en draagt Berenschot in Zorg & Welzijn bij aan het tot stand komen van diverse vormen van samenwerking. Vanuit haar kennis van Zorg & Welzijn is Berenschot tevens een vertrouwd partner van zorgverzekeraars, farmaceuten en toeleveranciers in de zorg. 19
4. Contactgegevens
Wine te Meerman 06 20938104
[email protected]
20
Einde
21
