Een Leidraad
Werving en Selectie Wetenschappelijk Personeel
Een leidraad
April, 2008
Inhoud
Voorwoord door prof.dr.ir. Jacob Fokkema
7
Werving en Selectie Universitair Docent (inclusief Tenure Trackers) Universitair Hoofddocent
11
Hoogleraren
19
Hoogleraren (verkort proces)
29
Antoni van Leeuwenhoekhoogleraren
37
Herbenoemingen Deeltijd- en Praktijkhoogleraren
45
Hoogleraren 65+
49
Bevorderingen Van Universitair Docent tot Universitair Hoofddocent (tevens bevordering tot Docent 1/ Onderzoeker 1)
55
Bijlagen Checklist Raad van Hoogleraren
61
Brief College van Bestuur aan decanen betreffende: ‘Benoeming hoogleraren, verkorte procedure’
65
5
Voorwoord door prof.dr.ir. Jacob Fokkema, Rector Magnificus TU Delft Menselijk kapitaal is binnen een universiteit van onschatbare waarde. Zonder goede wetenschappers geen goede universiteit. Veel van de ambities van de TU Delft zijn slechts te realiseren als we erin slagen nog meer excellente wetenschappers aan te trekken. Om dit te bewerkstelligen moeten we in de werving en selectie zorgvuldig en slim te werk gaan. Het zoeken en vinden van de juiste persoon op de juiste plek is echter geen sinecure – en dat ligt niet alleen aan de krapte op de arbeidsmarkt. Het gaat vaak om langdurige processen waarbij veel verschillende mensen binnen en buiten de organisatie betrokken zijn. Niet zelden stagneert de voortgang doordat taken en verantwoordelijkheden niet duidelijk zijn of doordat niet aan de procedurele eisen is voldaan. Om de werving en selectie van Wetenschappelijk Personeel (WP) te optimaliseren werd in de zomer van 2007 de TU-brede werkgroep ‘Werving en selectie WP’ in het leven geroepen. De leden van de werkgroep – ambtelijke stafleden met veel ervaring op het gebied van werving en selectie van WP – kregen als opdracht mee een leidraad te schrijven die op alle faculteiten de zoektocht naar nieuw wetenschappelijk personeel zou kunnen faciliteren. Het resultaat ligt voor u. De werkgroep heeft de werving- en selectieprocessen beschreven op basis van bestaande richtlijnen en best practices van verschillende faculteiten. Deze zijn bijeengebracht en geselecteerd in een serie workshops waarvoor alle P&O-managers en faculteitssecretarissen werden uitgenodigd. Ook voor de herbenoeming van hoogleraren en de bevordering van Universitair Docent tot Universitair Hoofddocent is in deze bundel een leidraad opgenomen. De hierna volgende bladzijden zijn bedoeld voor iedereen die bij de werving en selectie van WP betrokken is, zoals decanen, afdelingsvoorzitters, sectieleiders, secretaresses, P&Omanagers, P&O-adviseurs, faculteitssecretarissen en afdelingssecretarissen. In de leidraad staan, naast een heldere specificatie van de processtappen, ook allerlei tips en aanbevelingen die in de praktijk hun waarde hebben bewezen. Doe er uw voordeel mee! TU Delft, april 2008 Met dank aan de werkgroep Werving en Selectie WP: Marc Bosma Anna Hoek Elly Pauw Meike Buteijn Anne Smit Bart van Leijen
7
Werving en Selectie
9
Werving en Selectie
Universitair Docenten (inclusief Tenure Trackers)
Universitair Hoofddocenten
11
Universitair Docenten (inclusief Tenure Trackers) en Universitair Hoofddocenten
Actie
Wie?
Opmerkingen
1.1
Bespreking vacature in afdelings-/sectieoverleg
Afdelingsvoorzitter/ Sectieleider
Sterk aanbevolen
1.2
Bespreking vacature met strategische partners
Afdelingsvoorzitter/ Sectieleider
Indien van toepassing
1.3
Check financiële kaders
Afdelingsvoorzitter/ Sectieleider
Bij externe financiering de financiële kaders vóór de werving vaststellen
1.4
Opstelling profielschets vacante functie
Verantwoordelijk: Afdelingsvoorzitter
1.5
Benoeming selectiecommissie
Aanbevolen samenstelling: • Sectieleider (= vz.) • Afdelingsvoorzitter • HL/UHD uit andere sectie zelfde afdeling • UD uit zelfde sectie (inhoudelijk/processecretaris) • Opleidingsdirecteur • P&O-adviseur • De commissie bevat minimaal 1 vrouw
week
1 t/m
3
Uitvoering: Sectieleider
Verantwoordelijk: Afdelingsvoorzitter Uitvoering: Sectieleider
1.6
Informeren collegaafdelingsvoorzitters
Afdelingsvoorzitter
1.7
Formele accordering profielschets en selectiecommissie
Afdelingsvoorzitter legt profielschets en samenstelling commissie voor aan decaan
Facultatieve benoeming: • Aparte processecretaris uit ambtelijke staf (naast UD als inhoudelijk secretaris) • HL/UHD uit andere afdeling/ faculteit • Student/promovendus zelfde afdeling
Facultatief: faculteitssecretaris agendeert start werving in MT
Voorbereiding
Inhoud profielschets: • Functiebeeld • Selectiecriteria • Info over sectie
Fase
Decaan accordeert 1.8
Decaan inlichten of en wanneer hij met de kandidaat spreekt
Voorzitter selectiecommissie
Indien van toepassing
13
Universitair Docenten (inclusief Tenure Trackers) en Universitair Hoofddocenten
Fase week
4
2.1
Werving en Selectie 14
Wie?
Keuze aanpak werving
Voorzitter selectiecommissie (in overleg met commissieleden)
Mogelijkheden: • open werving • via persoonlijke contacten • combinatie hiervan
t/m
15
Actie
2.2
2.3
Keuze & productie/ inzet wervingsmiddelen
Verantwoordelijk: Voorzitter selectiecommissie
Mogelijkheden: • Personeelsadvertentie (in nationale en/of internationale media, websites) • Flyer voor verspreiding binnen netwerken sectie- en commissieleden • Persoonlijk contacteren van geschikte kandidaten binnen netwerken sectie- en commissieleden
Uitvoering: Secretaris selectiecommissie
Aanwijzen en instrueren secretariaat t.b.v. administratieve ondersteuning
Verantwoordelijk: Voorzitter selectiecommissie
Mogelijkheden: • afdelingssecretariaat • P&O-secretariaat
In samenwerking met P&O
Opmerkingen
Aandachtspunten: • Vermeld verplichte onderdelen CV in advertentie (zie 2.11) • Vermeld mogelijke inzet assessment • Sluitingsdatum sollicitaties afstemmen op laatste plaatsing advertentie • Gebruik standaard TUadvertentie voor binnenlandse media • Voor buitenlandse media: pas stijl en format advertentie aan
Uitvoering: Secretaris
2.4
Planning data voor interviews (participatie door gehele selectiecommissie)
Uitvoering: Secretaris/Secretariaat
2.5
Registratie en ontvangstbevestiging inkomende brieven en CV’s
Uitvoering: Secretaris/Secretariaat
Aandachtspunten: • Check beschikbaarheid alle commissieleden • Indien van toepassing: check beschikbaarheid decaan • Indien van toepassing: check beschikbaarheid sectieleden (zie 2.10) • Check beschikbaarheid studenten/afdeling (i.v.m.proefcollege, zie 2.10) • Reserveer zalen • Reserveer catering
Universitair Docenten (inclusief Tenure Trackers) en Universitair Hoofddocenten
2.7
Wie?
Opmerkingen
Leden selectiecommissie inzage geven in ingekomen brieven/CV’s
Verantwoordelijk: Voorzitter selectiecommissie
Mogelijkheden: • Brieven/CV’s in afgeschermde community op Blackboard • Overzichtsmatrix met essentiële informatie over kandidaten
Voorselectie (shortlist) maken en voorleggen aan selectiecommissie Indien mogelijk: plaats minimaal 1 vrouw op shortlist
Uitvoering: Secretaris
Verantwoordelijk: Voorzitter selectiecommissie Uitvoering: Secretaris
Eventueel ook betrekken bij voorselectie: • Resultaten informele voorgesprekken • Bij CWTS opgevraagde citatiescores (zie www.cwts.nl)
2.8
Schriftelijk uitnodigen, afwijzen en in portefeuille houden van kandidaten
Uitvoering: Secretaris/Secretariaat
Aandachtspunt: • Geselecteerde kandidaten in uitnodigingsbrief procedure uitleggen
2.9
Voorbereiding selectiebijeenkomsten
Uitvoering: Secretaris/Secretariaat
Zie ook 2.4
Verantwoordelijk: Voorzitter selectiecommissie
Tips: • Kandidaat spreekt niet met alle commissieleden tegelijk, maar met subgroepjes (t.b.v. diepgang gesprek) • Kandidaat spreekt ook met sectieleden • Proefcollege-publiek: leden FSR, studievereniging of sectie/afdeling
• programma maken • declaratieformulieren klaarleggen • zalen checken • catering checken
2.10
Selectiebijeenkomsten Ideale format: 1. Proefcollege door kandidaat (ca. ½ uur, Engelstalig) 2. Presentatie van onderzoeksvisie door kandidaat 3. Gesprek(ken)
Uitvoering: Leden selectiecommissie Ondersteuning: secretariaat
Fase week
4 t/m
15
Werving en Selectie
2.6
Actie
15
Universitair Docenten (inclusief Tenure Trackers) en Universitair Hoofddocenten
Fase week
4
2.11
Actie
Wie?
Opmerkingen
Selectie kandidaat
Verantwoordelijk: Voorzitter selectiecommissie
CV bevat ten minste: • Personalia • Opleiding • Eerdere functies • Publicaties • Onderwijservaring (doceren aan/ begeleiden van studenten en promovendi) • Bestuurslidmaatschappen • Prijzen/ Onderscheidingen • Internationale positie • Gerealiseerde (competitieve) fondsen en/of projecten
Op basis van: • Inhoud brief en CV • Gesprekken/presentaties • Eventueel: referenties van (internationale) gerenommeerde wetenschappers (niet-TUD)/relevant bedrijfsleven • Eventueel: assessment
t/m
15 2.12
Formeel besluit over voordracht
Uitvoering: Leden selectiecommissie
Voorzitter selectiecommissie legt keuze (met onderbouwing) voor aan decaan
Werving en Selectie
Decaan beslist
16
Onderbouwing van besluit in een verslag, bevattende: • Conclusies • Afwegingen • Sterkten/zwakten kandidaat op gebied van onderwijs, onderzoek, management, valorisatie • Bijlagen: brief/CV, profielschets, eventuele aanbevelingsbrieven etc.
2.13
Verwittiging geselecteerde kandidaat
Naar keuze: voorzitter selectiecommissie of afdelingsvoorzitter of secretaris
Indien opportuun: Verkennend gesprek tussen sectieleider/afdelingsvoorzitter en kandidaat over wederzijdse verwachtingen en wensen, voorafgaand aan arbeidsvoorwaardengesprek (Principe-afstemming arbeidsvoorwaarden overleggen met P&O)
2.14
Afwijzen van niet geselecteerde kandidaten
Uitvoering (bv): voorzitter selectiecommissie (telefonisch)/secretariaat (schriftelijk)
Eventueel tweede kandidaat in portefeuille houden
(onder voorbehoud goedkeuring voordracht geselecteerde kandidaat)
Universitair Docenten (inclusief Tenure Trackers) en Universitair Hoofddocenten
Wie?
Opmerkingen
Onderhandeling arbeidsvoorwaarden
Verantwoordelijk: Decaan/Afdelingsvoorzitter
Rolverdeling afhankelijk van facultaire afspraken
Uitvoering: Afdelingsvoorzitter/Sectieleider Advisering door P&O
3.2
Administratieve afhandeling Opdrachtaanstelling naar Shared Service Centre sturen
Fase week
16 t/m
19
Verantwoordelijk: Afdelingsvoorzitter Uitvoering: Sectieleider instrueert Afdelingssecretaris of P&O
Aanstelling
3.1
Actie
17
Werving en Selectie
Hoogleraren
19
Hoogleraren
Fase week
1
1.1
Actie
Wie?
Opmerkingen
Bespreking vacature in afdelingsoverleg
Verantwoordelijk: Decaan
Let op randvoorwaarden: • Leerstoelenstrategie • Financiën
Uitvoering: Afdelingsvoorzitter
t/m
4
1.2
Voorbereiding
1.3
20
1.4
Bespreking vacature met strategische partners (waaronder 3TU en regio)
Decaan en/of Afdelingsvoorzitter
Indien gewenst
Voorstel samenstelling Benoemingsadviescommissie (BAC)
Verantwoordelijk: Decaan
Vereiste samenstelling: • Eén lid vanuit andere faculteit • Eén lid vanuit andere universiteit • Eén lid vanuit maatschappelijke omgeving • Eén vrouwelijke interne/externe deskundige op het vakgebied (Samenstelling niet te beperkt uit eigen omgeving. Zie ook checklist Raad van Hoogleraren in bijlage 1)
Uitvoering: Afdelingsvoorzitter
Niet vereist, maar wel raadzaam/handig: • Afdelingsvoorzitter • Secretaris (bv UD uit zelfde sectie vacature) • Directeur Onderwijs/Opleidingsdirecteur • Manager P&O (adviseur) • Extra hoogleraar eigen faculteit (ter vergroting draagvlak) • Partner uit relevant bedrijfsleven • Student (bij zware onderwijstaak vacante leerstoel) • Aparte processecretaris uit ambtelijke staf (naast UD als inhoudelijk secretaris)
Opstelling concept-leerstoelprofiel
Verantwoordelijk: Afdelingsvoorzitter
Inhoud profielschets: • Managementsamenvatting • Voorstel samenstelling BAC • Omvang/tijdsduur leerstoel • Beschrijving vakgebied in relatie tot aangrenzende gebieden • Profielbeschrijving leerstoel (onderzoekstaak, onderwijstaak, bestuurlijke taken, overige taken) • Profielbeschrijving ideale kandidaat • Organisatorische inpassing (info over afdeling/sectie; samenwerking met en relatie tot andere HL; etc.)
Uitvoering: Beoogd secretaris BAC
Hoogleraren
Wie?
Opmerkingen
Facultaire besluitvorming over concept-profiel en samenstelling BAC
Verantwoordelijk: Decaan
Indien positief: ga naar 2.1
Uitvoering: Decaan en MT-leden
Indien negatief: ga terug naar 1.1 en verwerk advies MT in nieuw voorstel
1.6
Contacteer headhunter
1.7
Inventarisatie potentiële kandidaten op basis van citatiescores
Indien gewenst
Verantwoordelijk: Beoogd voorzitter BAC
Fase week
1 t/m
4
Indien gewenst
Benodigde acties: Uitvoering: • Opstelling trefwoordenlijst Beoogd secretaris BAC • Analyse trefwoorden door CWTS (zie www.cwts.nl) (in samenwerking met sectie) • Beoordeling uitkomsten CWTS • Resultaat = lijst potentiële kandidaten
Voorbereiding
1.5
Actie
21
Hoogleraren
Fase week
5
2.1
Actie
Wie?
Polsen interesse kandidaatleden BAC
Verantwoordelijk: Beoogd voorzitter BAC Uitvoering: Beoogd secretaris BAC
t/m
17
2.2
Voorstel samenstelling BAC ter goedkeuring naar College van Bestuur
Verantwoordelijk: Decaan
Uitvoering: Eventueel kan het concept-leerBeoogd secretaris BAC stoelprofiel worden meegestuurd als daar geen interne discussie over wordt verwacht
Besluitvorming CvB
Stuur dit anders pas bij 2.7
2.3
Benoemingsbrief naar leden BAC
Format voordracht leden BAC: • Volledige naam/ titulatuur • Affiliatie • Relatie tot inhoud vacante leerstoel/vakgebied Bij positief besluit: ga naar 2.3 Bij negatief besluit: ga terug naar 1.3 en verwerk kritiek College van Bestuur
Verantwoordelijk: Decaan Uitvoering: Faculteitssecretariaat
2.4
Vaststellen data bijeenkomsten BAC
Verantwoordelijk: Voorzitter BAC Uitvoering: Secretaris BAC
2.5
1e bijeenkomst BAC Agendapunten: • Concept-leerstoelprofiel (zie 1.4) • Selectiecriteria • Inventarisatie geschikte kandidaten/relevante netwerken • Advertentietekst • Vervolg proces/vervolgacties
2.6
Voorstel leerstoelprofiel voor instemming naar MT
Verantwoordelijk: Voorzitter BAC Uitvoering: Secretaris BAC/leden BAC
Verantwoordelijk: Voorzitter BAC Uitvoering: Secretaris BAC
22
Opmerkingen
Alleen noodzakelijk als BAC concept-leerstoelprofiel uit 1.4 op essentiële punten heeft gewijzigd
Hoogleraren
Wie?
Opmerkingen
Voorstel leerstoelprofiel voor goedkeuring naar het College van Bestuur
Verantwoordelijk: Decaan
College van Bestuur wint advies in van Raad van Hoogleraren
Uitvoering: Faculteitssecretariaat
Bij positief besluit: ga naar 3.1 Bij negatief besluit: ga terug naar 2.5 en verwerk kritiek College van Bestuur
Fase week
5 t/m
17
Besluitvorming CvB
2.7
Actie
23
Hoogleraren
Fase week
18
3.1
t/m
33
Werving en Selectie
3.2
3.3
Wie?
Opmerkingen
Keuze & productie/inzet wervingsmiddelen
Verantwoordelijk: Voorzitter BAC
Opties: • Personeelsadvertentie (in nationale en/of internationale media, websites) • Flyer voor verspreiding binnen netwerk • Persoonlijk contacteren van geschikte kandidaten binnen netwerk
Uitvoering: Secretaris BAC/Leden BAC
Aandachtspunten advertentie: • Vermeld verplichte onderdelen CV (zie 3.16) • Vermeld mogelijke inzet assessment • Sluitingsdatum sollicitatietermijn afstemmen op laatste plaatsing advertentie • Gebruik standaard TUadvertentie voor binnenlandse media • Voor buitenlandse media: pas stijl en format advertentie aan
In samenwerking met P&O
Aanwijzen en instrueren secre- Verantwoordelijk: Voorzitter BAC tariaat t.b.v. administratieve ondersteuning Uitvoering: Secretaris BAC Opties: • Faculteitssecretariaat • Afdelingssecretariaat • P&O-secretariaat Planning data voor interviews (participatie door gehele BAC)
Uitvoering: Secretaris BAC/Secretariaat
Indien gewenst: plan voorbespreking kleine facultaire delegatie BAC t.b.v. opstellen shortlist (zie 3.6) Aandachtspunten: • Check beschikbaarheid BACleden (plan zonodig chatsessie of videoconference; bij uitzondering kan enkeling schriftelijk reageren) • Check beschikbaarheid decaan • Check beschikbaarheid sectieleden (zie 3.11) • Check beschikbaarheid studenten/afdeling (i.v.m.proefcollege, zie 3.11) • Reserveer zalen • Reserveer catering
3.4
24
Actie
Registratie en ontvangstbevestiging inkomende brieven en CV’s
Uitvoering: Secretaris BAC/Secretariaat
Hoogleraren
3.6
Wie?
Opmerkingen
Leden BAC inzage geven in ingekomen brieven/CV’s
Uitvoering: Secretaris BAC/Secretariaat
Mogelijkheden: • Brieven/CV’s in afgeschermde community op Blackboard • Overzichtsmatrix met essentiële informatie over kandidaten
Voorselectie (shortlist) maken Indien mogelijk: plaats minimaal 1 vrouw op shortlist
3.7
Voorleggen shortlist aan BAC
Verantwoordelijk: Voorzitter BAC Uitvoering: Voorzitter en secretaris BAC (eventueel i.s.m. andere leden BAC)
Uitvoering: Secretaris BAC
Schriftelijk uitnodigen, afwijzen en in portefeuille houden van kandidaten
Uitvoering: Secretaris BAC/Secretariaat
3.9
Voorbereiding selectiebijeenkomsten BAC
Uitvoering: Secretaris BAC/Secretariaat
Aandachtspunt: • Geselecteerde kandidaten in uitnodigingsbrief procedure uitleggen
• Programma maken • Declaratieformulieren klaarleggen • Citatiescores kandidaten klaarleggen • Zalen checken • Catering checken • Komst publiek proefcollege verifiëren 3.10
Contact opnemen met referenties
Verantwoordelijk: Decaan
Minimaal drie (inter)nationaal gerenommeerde wetenschappers buiten de TU Delft of uit relevant bedrijfsleven
Uitvoering: Secretaris BAC
week
18 t/m
33
Eventueel ook betrekken bij voorselectie: • Resultaten informele voorgesprekken • Bij CWTS opgevraagde citatiescores (zie ook 1.7)
Verantwoordelijk: Voorzitter BAC
3.8
Fase
Werving en Selectie
3.5
Actie
Tips: • Verzoek telefonisch of per e-mail om aanbevelingsbrief (schriftelijk duurt vaak langer) • Indien gewenst: stel direct specifieke vragen over kandidaat
25
Hoogleraren
Fase week
18
3.11
Actie
Wie?
Opmerkingen
Selectiebijeenkomsten BAC
Verantwoordelijk: Voorzitter BAC
Zie ook 3.3.
Aanbevolen format: • Proefcollege door kandidaat (ca. ½ uur, Engelstalig) • Presentatie visie op onderzoek en onderwijs door kandidaat • Gesprek(ken)
t/m
33 3.12
Selectie kandidaat
Werving en Selectie
Op basis van: • Inhoud brief en CV • Gesprekken/presentaties • Referenties • Eventueel: assessment
26
Uitvoering: Leden BAC
Tips: • Kandidaat spreekt niet met alle BAC-leden tegelijk, maar successievelijk met subgroepjes (t.b.v. diepgang gesprek) • Gesprek met decaan • Gesprek met sectieleden • Proefcollege-publiek: leden FSR, studievereniging of sectie/afdeling
Verantwoordelijk: Voorzitter BAC Uitvoering: Leden BAC
3.13
Informeer geselecteerde kandidaat over formele voordracht
Voorzitter/Secretaris BAC
3.14
Afwijzen van niet geselecteerde kandidaten
Uitvoering (bijv.): Voorzitter BAC (telefonisch) /Secretariaat (schriftelijk)
Eventueel tweede kandidaat in portefeuille houden
3.15
Overleg met kandidaat over wederzijdse verwachtingen en wensen
Verantwoordelijk: Decaan
Indien gewenst: globaal aanbod arbeidsvoorwaarden (principe-afstemming overleggen met P&O)
Uitvoering: Afdelingsvoorzitter en decaan
Hoogleraren
Wie?
Opmerkingen
Opstellen benoemingsvoorstel
Verantwoordelijk: Voorzitter BAC
Tip: gebruik een succesvol benoemingsvoorstel van de eigen faculteit als voorbeeld
Verplichte onderdelen rapport (zie checklist Raad van Hoogleraren): • Managementsamenvatting • Samenstelling BAC • Beschrijving werving- en selectieprocedure (incl. verantwoording werving vrouwelijke kandidaten) • Benoemingsadvies:
Uitvoering: Secretaris BAC
CV bevat: • • • • •
— personalia geselecteerde kandidaat — korte argumentatie geschiktheid kandidaat — analyse onderwijservaring — analyse prestaties onderzoek/ ontwerp — beschrijving organisatorische kwaliteiten — beschrijving maatschappelijke rol — passendheid op profiel (incl. afspraken over onderwijs-, onderzoeks-, bestuurlijke taken en eventuele begeleiding daarbij)
• • • •
Opleiding Eerdere functies Publicaties Lijst van ontwerpen Onderwijservaring (doceren aan/begeleiden van studenten en promovendi) Bestuurslidmaatschappen Prijzen/onderscheidingen internationale ervaring Gerealiseerde (competitieve) fondsen en/of projecten
• Bijlagen: CV (zie rechterkolom), 3 aanbevelingsbrieven, profielschets leerstoel 3.17
Benoemingsadvies ter accordering naar BAC
Verantwoordelijk: Voorzitter BAC Uitvoering: Secretaris BAC
3.18
Benoemingsadvies ter accordering naar decaan en eventueel MT
Verantwoordelijk: Voorzitter BAC Uitvoering: Secretaris BAC
Indien goedgekeurd: naar 3.18 Bij correcties van fundamentele aard: stem deze af met gehele BAC en herhaal 3.17
Indien akkoord: naar 4.1 Bij correcties van fundamentele aard: pas benoemingsadvies aan en ga terug naar 3.17
Fase week
18 t/m
33
Werving en Selectie
3.16
Actie
27
Hoogleraren
Fase week
34
Actie
Wie?
Opmerkingen
Benoemingsvoorstel naar College van Bestuur
Verantwoordelijk: Decaan
College van Bestuur wint advies in van Raad van Hoogleraren
Format zoals beschreven in 3.16
Uitvoering: Secretaris BAC
Benoemingsbesluit door College van Bestuur
College van Bestuur
4.3
Informeren voorzitter BAC over benoemingsbesluit CvB
Decaan
4.4
Verwittiging kandidaat
Decaan (mondeling)
4.1
t/m
Benoeming
40
4.2
Ambtelijk secretaris CvB informeert decaan z.s.m. over besluit, gevolgd door schriftelijke bevestiging met cc naar P&O-manager
Schriftelijke bevestiging door College van Bestuur
4.5
Decharge BAC
Verantwoordelijk: Decaan Uitvoering: Faculteitssecretariaat
4.6
Arbeidsvoorwaardengesprek
Verantwoordelijk: Decaan Uitvoering: Decaan en P&O-manager
4.7
28
Opdracht aanstelling naar Shared Service Centre sturen
Verantwoordelijk: Decaan
Besluitvormingsbrief CvB meesturen, ter opname in personeelsarchief
Uitvoering: P&O
In de vorm van een bedankbriefje
Werving en Selectie
Hoogleraren verkort proces (benoeming op voordracht, geen open werving)
29
Hoogleraren - verkort proces
Fase week
1
Actie
Wie?
Opmerkingen
Bespreking vacature/voor te dragen kandidaat in afdelingsoverleg
Verantwoordelijk: Decaan
Let op randvoorwaarden: • leerstoelenstrategie • financiën
1.2
Bespreking vacature/voor te dragen kandidaat met strategische partners (waaronder 3TU en regio)
Decaan en/of afdelingsvoorzitter
1.3
Schriftelijk verzoek aan College van Bestuur om toestemming verkorte procedure
Verantwoordelijk: Decaan
1.1
t/m
4
Bevattende: • Motivatie • Bijlagen (desgewenst)
Uitvoering: Afdelingsvoorzitter
Indien gewenst
Uitvoering: Decaan/ Faculteitssecretariaat
— CV beoogde kandidaat — Profiel leerstoel
Voorbereiding
Zie ook bijlage 2 (brief Ir. G.J. van Luijk, betreffende ‘Benoeming hoogleraren, verkorte procedure’, d.d. 28-11-2006)
1.4
1.5
Besluit College van Bestuur over verkorte procedure
Voorstel samenstelling Benoemingsadviescommissie (BAC)
College van Bestuur Ambtelijk secretaris CvB informeert decaan z.s.m. over besluit, gevolgd door schriftelijke bevestiging met cc naar P&O-manager
Verantwoordelijk: Decaan
Vereiste samenstelling: Uitvoering: • Eén lid vanuit andere faculteit Afdelingsvoorzitter • Eén lid vanuit andere universiteit • Eén lid vanuit maatschappelijke omgeving • Eén vrouwelijke interne/externe deskundige op het vakgebied (Samenstelling niet te beperkt uit eigen omgeving. Zie ook checklist Raad van Hoogleraren in bijlage 1)
30
College van Bestuur wint advies in van Raad van Hoogleraren NB Dit is nog geen benoemingsbesluit!
Niet vereist, maar wel raadzaam/handig: • Afdelingsvoorzitter • Secretaris (bv UD uit zelfde sectie vacature) • Directeur Onderwijs/Opleidingsdirecteur • Manager P&O (adviseur) • Student (bij zware onderwijstaak vacante leerstoel) • Partner uit relevant bedrijfsleven • Aparte processecretaris uit ambtelijke staf (naast UD als inhoudelijk secretaris)
Hoogleraren - verkort proces
1.7
Wie?
Opmerkingen
Facultaire besluitvorming over concept-profiel en samenstelling BAC
Verantwoordelijk: Decaan
Indien positief: ga naar 2.1
Uitvoering: Decaan en MT-leden
Indien negatief: ga terug naar 1.1 en verwerk advies MT in nieuw voorstel
Opstelling concept-leerstoelprofiel
Verantwoordelijk: Afdelingsvoorzitter
Uitvoering: Inhoud profielschets: Beoogd secretaris BAC • Managementsamenvatting • Voorstel samenstelling BAC • Omvang/tijdsduur leerstoel • Beschrijving vakgebied in relatie tot aangrenzende gebieden • Profielbeschrijving leerstoel (onderzoekstaak, onderwijstaak, bestuurlijke taken, overige taken) • Profielbeschrijving voorgedragen kandidaat • Organisatorische inpassing (info over afdeling/sectie; samenwerking met/relatie tot andere HL, etc.) 1.8
Aanwijzen en instrueren secre- Verantwoordelijk: tariaat t.b.v. administratieve Voorzitter BAC ondersteuning BAC Uitvoering: Opties: Secretaris BAC • Faculteitssecretariaat • Afdelingssecretariaat • P&O-secretariaat
Fase week
1 t/m
4
Voorbereiding
1.6
Actie
31
Hoogleraren - verkort proces
Fase week
5
2.1
Actie
Wie?
Polsen interesse kandidaatleden BAC
Verantwoordelijk: Beoogd voorzitter BAC Uitvoering: Beoogd secretaris BAC
t/m
8
Opmerkingen
2.2
Benoemingsbrief naar leden BAC
Verantwoordelijk: Decaan
BAC / Leerstoelprofiel
Uitvoering: Faculteitssecretariaat
32
2.3
Vaststellen datum interview BAC met voorgedragen kandidaat
Uitvoering: Secretaris BAC/Secretariaat
2.4
Toesturen concept-leerstoelprofiel en CV kandidaat aan leden BAC
Uitvoering: Secretaris BAC/Secretariaat
Aandachtspunten: • Check beschikbaarheid BACleden (plan zonodig chatsessie of videoconference; bij uitzondering kan enkeling schriftelijk reageren) • Check beschikbaarheid decaan • Check beschikbaarheid sectieleden (zie 3.3) • Check beschikbaarheid studenten/afdeling (i.v.m. proefcollege, zie 3.3) • Reserveer zalen • Reserveer catering
Hoogleraren - verkort proces
Wie?
Opmerkingen
Voorbereiding selectiebijeenkomst BAC
Uitvoering: Secretaris BAC/secretariaat
Zie ook 2.3
• Programma maken • Declaratieformulieren klaarleggen • Citatiescores kandidaat klaarleggen • Zalen checken • Catering checken • Komst publiek proefcollege verifiëren
3.2
3.3
9 12
Verantwoordelijk: Decaan
Minimaal drie internationaal gerenommeerde wetenschappers
Uitvoering: Secretaris BAC
Selectiebijeenkomst BAC
Verantwoordelijk: Voorzitter BAC
• Proefcollege door kandidaat (ca. ½ uur, Engelstalig) • Presentatie visie op onderzoek en onderwijs door kandidaat • Gesprek(ken)
week
t/m
Contact opnemen met referenties
Aanbevolen format:
Fase
Uitvoering: Leden BAC
(NB bij interne kandidaat is het binnen faculteiten soms toegestaan 1 en 2 te vervangen door Sensorresultaten en R&O-resultaten)
3.4
Informeer kandidaat over formele voordracht
Voorzitter/Secretaris BAC
3.5
Overleg met kandidaat over wederzijdse verwachtingen en wensen
Verantwoordelijk: Decaan Uitvoering: Afdelingsvoorzitter en decaan
Tips: • Verzoek telefonisch of per e-mail om aanbevelingsbrief (schriftelijk duurt vaak langer) • Indien gewenst: stel direct specifieke vragen over kandidaat
Tips: • Kandidaat spreekt niet met alle BAC-leden tegelijk, maar successievelijk met subgroepjes (t.b.v. diepgang gesprek) • Gesprek met decaan • Gesprek met sectieleden • Proefcollege-publiek: leden FSR, studievereniging of sectie/afdeling
Selectie
3.1
Actie
Indien gewenst: globaal aanbod arbeidsvoorwaarden (principe-afstemming overleggen met P&O)
33
Hoogleraren - verkort proces
Fase week
9
3.6
Actie
Wie?
Opmerkingen
Opstellen benoemingsvoorstel
Verantwoordelijk: Voorzitter BAC
Tip: gebruik een succesvol benoemingsvoorstel van de eigen faculteit als voorbeeld
Verplichte onderdelen rapport (zie checklist Raad van Hoogleraren): • Managementsamenvatting • Samenstelling BAC • Beschrijving werving- en selectieprocedure (incl. verantwoording werving vrouwelijke kandidaten) • Benoemingsadvies:
t/m
12
Uitvoering: Secretaris BAC
Selectie
— personalia geselecteerde kandidaat — korte argumentatie geschiktheid kandidaat — analyse onderwijservaring — analyse prestaties onderzoek/ ontwerp — beschrijving organisatorische kwaliteiten — beschrijving maatschappelijke rol — passendheid op profiel (incl. afspraken over onderwijs-, onderzoeks-, bestuurlijke taken en eventuele begeleiding daarbij)
• Beschrijving veld en beschikbare kandidaten, alsmede van positie voorgestelde kandidaat • Bijlagen: CV (zie rechterkolom), 3 aanbevelingsbrieven, profielschets leerstoel
3.7
3.8
34
CV bevat: • Personalia • Opleiding • Eerdere functies • Publicaties • Lijst van ontwerpen • Onderwijservaring (doceren aan/begeleiden van studenten en promovendi) • Bestuurslidmaatschappen • Prijzen/onderscheidingen • Internationale ervaring • Gerealiseerde (competitieve) fondsen en/of projecten
Benoemingsadvies ter accordering naar BAC
Benoemingsadvies ter accordering naar decaan en eventueel MT
Verantwoordelijk: Voorzitter BAC
Indien goedgekeurd: naar 3.8
Uitvoering: Secretaris BAC
Bij correcties van fundamentele aard: stem deze af met gehele BAC en herhaal 3.6
Verantwoordelijk: Voorzitter BAC
Indien akkoord: ga naar 4.1
Uitvoering: Secretaris BAC
Bij correcties van fundamentele aard: pas benoemingsadvies aan en ga terug naar 3.6
Hoogleraren - verkort proces
4.1
Actie
Wie?
Opmerkingen
Samenstelling BAC/profielschets/benoemingsvoorstel naar College van Bestuur
Verantwoordelijk: Decaan
College van Bestuur wint advies in van Raad van Hoogleraren
Format benoemingsvoorstel zoals beschreven in 3.6
4.2
Uitvoering: Secretaris BAC
Benoemingsbesluit door College van Bestuur
College van Bestuur
4.3
Informeren voorzitter BAC over benoemingsbesluit CvB
Decaan
4.4
Verwittiging kandidaat
Decaan (mondeling)
Fase week
13 t/m
15
Ambtelijk secretaris CvB informeert decaan z.s.m. over besluit, gevolgd door schriftelijke bevestiging met cc naar P&O-manager
4.5
Decharge BAC
Verantwoordelijk: Decaan Uitvoering: Faculteitssecretariaat
4.6
Arbeidsvoorwaardengesprek
Verantwoordelijk: Decaan Uitvoering: Decaan en P&O-manager
4.7
Opdracht aanstelling naar Shared Service Centre sturen
Verantwoordelijk: Decaan
Besluitvormingsbrief CvB meesturen, ter opname in personeelsarchief
Uitvoering: P&O
In de vorm van een bedankbriefje
Benoeming
Schriftelijke bevestiging door College van Bestuur
35
Werving en Selectie
Antoni van Leeuwenhoekhoogleraren
37
Antoni van Leeuwenhoekhoogleraren
Fase week
1.1
1
Wie?
Opmerkingen
(voorafgaand aan feitelijke voorbereiding)
Verantwoordelijk: Decaan/Afdelingsvoorzitter
• Op basis van previews/reviews vaste staf • In overleg met/op advisering van afdelingsvoorzitters, MT en Rector NB Wek geen verwachtingen bij kandidaat
Monitoren mogelijke kandidaten
t/m
6
Actie
1.2
Voorlopige selectie kandidaat
Verantwoordelijk: Decaan/Afdelingsvoorzitter
1.3
Bespreking benoemingsvoorstel met HL binnen afdeling
Verantwoordelijk: Afdelingsvoorzitter
1.4
Beslissing door decaan
Verantwoordelijk: Decaan Eventueel advies: Leden MT/ Leden loopbaancommissie
Voorbereiding
1.5
38
1.6
Aanbieding schriftelijk voorstel aan Rector
Verantwoordelijk: Decaan
Format (2 A4): • Managementsamenvatting (bondige argumentatie geschiktheid voor te dragen kandidaat) • Naam/titulatuur/huidige functie kandidaat • Beschrijving wetenschappelijke kwaliteiten • Bijdragen aan onderwijs/onderzoek • Bestuurlijke bijdragen • Maatschappelijke rol • Internationale status • Namen van potentiële referenten
Uitvoering: Afdelingsvoorzitter
Bespreking voorstel met Rector
Verantwoordelijk: Decaan
Bij positief besluit: ga naar 1.5 Bij formele kritiek: ga terug naar 1.3 Bij twijfel geschiktheid kandidaat: terug naar 1.1
Uitvoering: Decaan en Afdelingsvoorzitter 1.7
Referentieonderzoek door Rector
Verantwoordelijk: Rector
• Buiten medeweten kandidaat • Rector wint advies in van Raad van Hoogleraren • Rector laat eventueel citatieanalyse opmaken door CWTS
1.8
Besluit College van Bestuur tot voortzetting procedure
College van Bestuur
Bij positief besluit: ga naar 2.1 Bij negatief besluit: terug naar 1.1
Antoni van Leeuwenhoekhoogleraren
Wie?
Voorstel samenstelling Benoemingsadviescommissie (BAC)
Verantwoordelijk: Rector
Eisen aan samenstelling: • Vaste voorzitter en 2 vaste leden uit de AvL-commissie van de TU Delft • Minimaal 1 deskundige op vakgebied van buiten universiteit • Lid vanuit maatschappelijke omgeving • Vrouwelijke deskundige op vakgebied (intern/extern) • Secretaris
Minimaal drie (inter)nationaal gerenommeerde wetenschappers buiten de TU Delft of uit relevant bedrijfsleven
Uitvoering: Secretaris BAC
Verzoek aan kandidaat om visiedocument
Verantwoordelijk: Rector
Format: • Visie op leerstoel • Invulling onderzoek • Invulling onderwijs • Organisatorische invulling
Uitvoering: Secretaris BAC
2.4
Polsen kandidaatleden BAC
Verantwoordelijk: Rector
2.5
Benoemingsbrief naar leden BAC
Verantwoordelijk: Voorzitter BAC Uitvoering: Secretaris BAC
2.6
Planning bijeenkomsten BAC (overleg/interview kandidaat)
7 t/m
12
Verantwoordelijk: Rector
2.3
Fase week
Uitvoering: Rector en Decaan
Verzoek aan referenten om aanbevelingsbrieven
2.2
Opmerkingen
Dient als bijlage bij benoemingsvoorstel (zie 3.4)
Instelling BAC
2.1
Actie
Verantwoordelijk: Voorzitter BAC Uitvoering: Secretaris BAC
39
Antoni van Leeuwenhoekhoogleraren
Fase week
13 t/m
Actie
Wie?
3.1
Voorbereiding interviewbijeenkomst BAC
Uitvoering: Secretaris BAC
3.2
Interviewbijeenkomst BAC
Verantwoordelijk: Voorzitter BAC
Opstelling Benoemingsadvies
18
40
Aanbevolen format: • Presentatie algemene visie op onderzoek en onderwijs door kandidaat/aansluitend gesprek met voltallige BAC (tezamen 1 à 1,5 uur) • Seminar door kandidaat (30 à 45 minuten) over: — past performance (onderzoek en onderwijs) — voorgenomen invulling leerstoel 3.3
Besluit voordracht kandidaat
Opmerkingen
Uitvoering: Leden BAC
Verantwoordelijk: Voorzitter BAC Uitvoering: Leden BAC
3.4
Opstellen benoemingsvoorstel Verplichte onderdelen rapport (zie ook checklist Raad van Hoogleraren): • Managementsamenvatting (bondige argumentatie geschiktheid voor te dragen kandidaat) • Samenstelling BAC • Beschrijving werkwijze • Benoemingsadvies:
— naam/titulatuur/functie kandidaat — positionering in vakgebied (nationaal en internationaal) — analyse prestaties onderzoek/ ontwerp — analyse onderwijservaring — kwaliteiten als coach/ begeleider promovendi — organisatorische kwaliteien — maatschappelijke rol — inpassing AvL-leerstoel in organisatie, taken/verantwoordelijkheden, loopbaanperspectieven
• Bijlagen: CV (zie rechterkolom), 3 aanbevelingsbrieven (zie 2.2), visiedocument kandidaat (zie 2.3)
Verantwoordelijk: Voorzitter BAC Uitvoering: Lid BAC Ondersteuning: Secretaris BAC
CV bevat: • Personalia • Opleiding • Eerdere functies • Publicaties • Lijst van ontwerpen • Onderwijservaring (doceren aan/ begeleiden van studenten en promovendi) • Bestuurslidmaatschappen • Prijzen/onderscheidingen • Internationale ervaring • Gerealiseerde (competitieve) fondsen en/of projecten
Antoni van Leeuwenhoekhoogleraren
Wie?
Benoemingsadviesrapport ter accordering naar BAC
Verantwoordelijk: Voorzitter BAC
Opmerkingen
week
13
Uitvoering: Secretaris BAC
3.6
Benoemingsadviesrapport ter accordering naar College van Bestuur
Verantwoordelijk: Voorzitter BAC Uitvoering: Secretaris BAC
Fase
t/m Raad van Hoogleraren wordt in deze fase niet meer gehoord
18
Opstelling Benoemingsadvies
3.5
Actie
41
Antoni van Leeuwenhoekhoogleraren
Fase week
4.1
19
Actie
Wie?
Benoemingsbesluit door College van Bestuur
College van Bestuur
Verwittiging kandidaat
Voorzitter BAC
t/m
20
4.2
Opmerkingen
Ambtelijk secretaris CvB informeert decaan z.s.m. over besluit, gevolgd door schriftelijke bevestiging met cc naar P&O-manager
Schriftelijke bevestiging door College van Bestuur
4.3
Decharge niet-permanente BAC-leden
Verantwoordelijk: Voorzitter BAC Uitvoering: Secretaris BAC
Benoeming
4.4
42
Arbeidsvoorwaardengesprek
Verantwoordelijk: Decaan Uitvoering: Decaan en P&O-manager
4.5
Opdracht aanstelling naar Shared Service Centre sturen
Verantwoordelijk: Decaan
Besluitvormingsbrief CvB meesturen, ter opname in personeelsarchief
Uitvoering: P&O
In de vorm van een bedankbriefje
Herbenoemingen
43
Herbenoemingen
Deeltijd- en Praktijkhoogleraren
45
Deeltijd- en Praktijkhoogleraren
Fase week
1
1.1
t/m
4 1.2
Actie
Wie?
Opmerkingen
Melding dat aanstelling gaat aflopen
Verantwoordelijk: Decaan
Doe dit uiterlijk 7 à 8 maanden vóór aflopen contract (verlenging kan dan 3 maanden vóór aflopen contract geregeld zijn)
Uitvoering: P&O/ Afdelingssecretaris
• NB: rappel van Shared Service Centre komt pas 4 maanden vóór aflopen contract • Zorg dus voor eigen rappelsysteem op basis van leerstoelenplan
Bespreking verlenging leerstoel
Verantwoordelijk: Decaan Uitvoering: Decaan en Afdelingsvoorzitter
1.3
Gesprek met kandidaat over verlenging
Verantwoordelijk: Decaan
Let op randvoorwaarden: - leerstoelenstrategie - financiën
Indien kandidaat akkoord gaat: naar 1.4
Voorbereiding
Uitvoering: Decaan en Afdelingsvoorzitter
46
1.4
Bespreking herbenoeming in MT/besluit tot starten procedure
Verantwoordelijk: Decaan Uitvoering: Decaan en MT-leden
Indien positief: naar 2.1
Deeltijd- en Praktijkhoogleraren
Wie?
Opmerkingen
Opstelling concept-herbenoemingsadvies
Verantwoordelijk: Afdelingsvoorzitter
Format rapport: • Eerdere benoemingen • Omvang en tijdsduur nieuwe aanstelling • Argumentatie herbenoeming • Gemaakte afspraken nieuwe periode • Rapportage afgelopen periode:
Uitvoering: Afdelingssecretaris of UD uit de betreffende sectie
Bij een 3-jarige aanstelling kan in de voorbereiding van de herbenoeming een R&Ogesprek worden gehouden
Verantwoordelijk: Afdelingsvoorzitter Uitvoering: Afdelingssecretaris
5 10
• Bijlagen: actueel CV, laatste R&O-verslag (indien aanwezig, zie rechterkolom)
Herbenoemingsadviesrapport voorleggen aan MT/decaan
week
t/m
— onderwijs: colleges/uren/aantallen studenten/evaluatie — begeleiding studenten/promovendi — publicaties en/of ontwerpen (uitgesplitst TUD/hoofdbaan) — bijdrage aan organisatie
2.2
Fase
Indien positief: naar 3.1
Opstelling Herbenoemingsadvies
2.1
Actie
47
Deeltijd- en Praktijkhoogleraren
Fase week
11
3.1
Actie
Wie?
Herbenoemingsadviesrapport naar College van Bestuur
Verantwoordelijk: Decaan
Herbenoemingsbesluit College van Bestuur
College van Bestuur
Verwittiging HL van herbenoeming
Decaan (mondeling)
Opdracht aanstelling naar Shared Service Centre sturen
Verantwoordelijk: Decaan
Besluitvormingsbrief CvB meesturen, ter opname in personeelsarchief
Uitvoering: P&O
t/m
17
3.2
3.3
Herbenoeming
3.4
48
Opmerkingen
Uitvoering: Faculteitssecretaris
Ambtelijk secretaris CvB informeert decaan z.s.m. over besluit, gevolgd door schriftelijke bevestiging met cc naar P&O-manager
Schriftelijke bevestiging door College van Bestuur
College van Bestuur wint advies in van Raad van Hoogleraren
Herbenoemingen
Hoogleraren 65+
49
Hoogleraren 65+
Fase week
1
1.1
Actie
Wie?
Opmerkingen
Bespreking in afdelingsoverleg
Verantwoordelijk: Decaan
Doe dit ruim voordat het contract afloopt
Uitvoering: Afdelingsvoorzitter
Bespreekpunten: • Randvoorwaarden: — Leerstoelenstrategie — Financiën • Overdracht managementtaken hoogleraar
t/m
Voorbereiding
4
week
1.2
Bespreken in MT/besluit tot starten verlengingsaanvraag
Verantwoordelijk: Decaan Uitvoering: Decaan en MT-leden
2.1
5 t/m
8 2.2
Opstelling verzoek tot verlenging
Verantwoordelijk: Afdelingsvoorzitter
Verzoek bevat minimaal: • Naam/titulatuur/leerstoel HL • Beschrijving activiteiten/staat van dienst in primaire processen • Argumenten voor verlenging
Uitvoering: Afdelingssecretaris
Voorstel tot herbenoeming ter accordering naar kandidaat
Verantwoordelijk: Afdelingsvoorzitter Uitvoering: Afdelingssecretaris
2.2
Herbenoemingsadvies voorleggen aan MT/decaan
Verantwoordelijk: Afdelingsvoorzitter Uitvoering: Afdelingssecretaris
50
Toon in verzoek aan dat er is geanticipeerd op bereiken pensioensgerechtigde leeftijd
Hoogleraren 65+
3.1
3.2
3.3
Actie
Wie?
Opmerkingen
Herbenoemingsadvies naar College van Bestuur
College van Bestuur
College van Bestuur wint advies in van Raad van Hoogleraren
Ambtelijk secretaris CvB informeert decaan z.s.m. over besluit, gevolgd door schriftelijke bevestiging met cc naar P&O-manager
Verwittiging HL van herbenoeming
Decaan (mondeling)
Arbeidsvoorwaardengesprek
Verantwoordelijk: Decaan
Fase week
11 t/m
17
Schriftelijke bevestiging door College van Bestuur
3.4
Opdracht aanstelling naar Shared Service Centre sturen
Verantwoordelijk: Decaan
Besluitvormingsbrief CvB meesturen, ter opname in personeelsarchief
Uitvoering: P&O
Herbenoeming
Uitvoering: Decaan en P&O-manager
51
Bevorderingen
53
Bevorderingen
Van Universitair Docent tot Universitair Hoofddocent (tevens bevordering tot Docent 1/ Onderzoeker 1)
55
Van Universitair Docent naar Universitair Hoofddocent
Fase 0.1
Actie
Wie?
Instelling facultaire loopbaancommissie
Verantwoordelijk: Decaan
Opmerkingen
Minimale samenstelling: • 3 hoogleraren uit de faculteit • 1 externe hoogleraar (bijv. van andere TUD-faculteit) • Directeur onderwijs • Manager P&O (= adviseur/secretaris) • Minimaal 1 vrouwelijke hoogleraar 0.2
week
1
1.1
Verantwoordelijk: Decaan
Besluit tot indienen bevorderingsvoorstel
Verantwoordelijk: afdelingsvoorzitter
Uitvoering: Secretaris loopbaancommissie
• Wordt in principe genomen tijdens R&O-cyclus
t/m
6
56
Jaarplanning vergaderingen loopbaancommissie (aanbevolen frequentie: 1 x per 2 maanden)
1.2
Bespreken bevorderingsvoorstel met decaan
Verantwoordelijk: Afdelingsvoorzitter
1.3
Opstellen adviesaanvraag aan loopbaancommissie
Verantwoordelijk: Decaan
Voorstel bevat minimaal: • Aanbiedingsbrief afdelingsvoorzitter • Voordracht door hoogleraar • Uitgebreid CV UD (zie rechterkolom) • Position paper UD (visie op onderwijs/ onderzoek • Minimaal 3 aanbevelingsbrieven
Uitvoering: Secretaris loopbaancommissie
Indien gewenst: • Gebruik UFO-criteria • Gebruik aanvullende TUDspecifieke criteria (voor UD1 en UHD2)
CV bevat: • Personalia • Opleiding • Eerdere functies • Publicaties • Lijst van ontwerpen • Onderwijservaring (doceren aan/ begeleiden van studenten en promovendi) • Bestuurslidmaatschappen • Prijzen/onderscheidingen • Internationale ervaring • Gerealiseerde (competitieve) fondsen en/of projecten
Van Universitair Docent naar Universitair Hoofddocent
Wie?
Opmerkingen
Kandidaat en leidinggevende informeren over procedure
Verantwoordelijk: Voorzitter loopbaancommissie
Aandachtspunten: • Datum behandeling voorstel • Verloop en tijdspad procedure • Toegepaste criteria • Te verwachten inhoud procedure
Uitvoering: Secretaris loopbaancommissie
2.2
2.3
Voorbereiding behandeling bevorderingsvoorstel
Verantwoordelijk: Voorzitter loopbaancommissie
• Verzending uitnodiging en stukken aan alle commissieleden • Eventueel: uitnodigen van externen
Uitvoering: Secretaris loopbaancommissie
Behandeling bevorderingsvoorstel
Verantwoordelijk: Voorzitter loopbaancommissie Uitvoering: Leden loopbaancommissie
2.4
Opstellen concept-bevorderingsadvies
Verantwoordelijk: Voorzitter loopbaancommissie Uitvoering: Secretaris loopbaancommissie
2.5
Concept-advies ter accordering Verantwoordelijk: naar loopbaancommissie Voorzitter loopbaancommissie
Bij unaniem positief: naar 2.6 Bij kritiek: terug naar 2.4
Uitvoering: Secretaris loopbaancommissie 2.6
Advies ter accordering naar decaan
Verantwoordelijk: Voorzitter loopbaancommissie Uitvoering: Secretaris loopbaancommissie
2.7
Besluitvorming decaan
Decaan informeert secretaris loopbaancommissie en afdelingsvoorzitter Afdelingsvoorzitter informeert sectieleider en UD
2.8
(alleen bij negatief besluit) Decaan Verklarende gesprekken met afdelingsvoorzitter, hoofd P&O, voorzitter loopbaancommissie, UD
Indien positief: naar 3.1 Indien negatief: naar 2.8
Fase week
7 t/m
14
Behandeling Bevorderingsvoorstel
2.1
Actie
57
Van Universitair Docent naar Universitair Hoofddocent
Fase week
15
3.1
Actie
Wie?
Inschalingsvoorstel
Verantwoordelijk: Decaan
(altijd afstemmen met P&O)
t/m
16
3.2
Administratieve afhandeling
Uitvoering: Afdelingsvoorzitter
Verantwoordelijk: Decaan
Opdrachtformulier personeelsmutatie naar Shared Service Centre Uitvoering: sturen P&O
Bevordering
3.3
58
Overhandigen bevorderingsbrief aan medewerker en/of bevorderingsgesprek
Decaan
Opmerkingen
Bijlagen
59
Bijlagen
Checklist Raad van Hoogleraren
61
Bijlage: Checklist Raad van Hoogleraren
Checklist voor profiel- en benoemingsvoorstellen De Raad van Hoogleraren stelt het op prijs wanneer de voorstellen voor (her-)benoeming van hoogleraren die door het College aan de Raad worden voorgelegd, tenminste de hierna genoemde elementen bevatten. Het helpt de Raad als deze gegevens gemakkelijk te vinden zijn in een compact voorstel. Voorstel samenstelling profiel-/benoemingsadviescommissie • Commissie niet te beperkt uit eigen omgeving. Tenminste één lid vanuit een andere faculteit, één lid uit een andere universiteit, één lid vanuit maatschappelijke omgeving en één vrouwelijke interne of externe deskundige op het vakgebied. Anticiperen op mogelijke overlap • Namen van voorgestelde personen met hun affiliatie en een zeer korte aanduiding van hun relatie tot de betreffende leerstoel en het betreffende vakgebied Voorstel profielbeschrijving • Omvang en tijdsduur nieuwe leerstoel • Beschrijving vakgebied van te zoeken hoogleraar en relatie tot aangrenzende gebieden • Organisatorische inpassing (bij deeltijd altijd relatie aangeven tot een voltijds leerstoel). Welke afdeling, welke andere hoogleraren zijn er in die afdeling, met wie wordt eventueel in het bijzonder samengewerkt. Krijgt de nieuwe hoogleraar de leiding over een bestaande groep, uit wie bestaat die groep • Bijdrage aan het onderwijs • Specifiek gewenste activiteit, onderzoek/ontwerp • Bijdrage aan organisatie buiten de eigen groep Benoemingsvoorstel voltijds hoogleraar • • • • • •
Samenvatting: waarom is deze persoon zo bij uitstek gewenst Analyse van onderwijservaring van betrokkene Analyse van prestaties in onderzoek/ontwerp Beschrijving van kwaliteiten als organisator Beschrijving van maatschappelijke rol Passendheid op het profiel. Welke afspraken zijn gemaakt over te geven onderwijs, hoe wordt de persoon daarin zonodig begeleid. Welke afspraken zijn gemaakt over onderzoek/ontwerp activiteit. Welke afspraken zijn gemaakt over rol in organisatie • Indien een mannelijke kandidaat ter benoeming wordt voorgedragen, dient aangegeven te worden dat en op welke wijze gezocht is naar vrouwelijke kandidaten • Volledig CV (naam, leeftijd, eerdere functies, publicatielijst dan wel lijst van ontwerpen, onderwijs-gerelateerde activiteiten, bestuurslidmaatschappen, prijzen/onderscheidingen en andere relevante zaken) • Drie aanbevelingsbrieven van personen buiten de TUD
63
Bijlage: Checklist Raad van Hoogleraren
Benoemingsvoorstel deeltijdhoogleraar • • • • • • •
Omvang en tijdsduur van de aanstelling Samenvatting: waarom is deze persoon zo bij uitstek gewenst Analyse van onderwijservaring van betrokkene Analyse van prestaties in onderzoek/ontwerp Beschrijving van kwaliteiten als organisator Beschrijving van maatschappelijke rol Passendheid op het profiel. Bijzondere aandacht voor de aansluiting bij de voltijds leerstoel(en). Welke afspraken zijn gemaakt over te geven onderwijs, hoe wordt de persoon daarin zonodig begeleid. Welke afspraken zijn gemaakt over onderzoek-/ ontwerp activiteit. Welke afspraken zijn gemaakt over rol in organisatie • Indien een mannelijke kandidaat ter benoeming wordt voorgedragen, dient aangegeven te worden dat en op welke wijze gezocht is naar vrouwelijke kandidaten • Volledig CV (naam, leeftijd, eerdere functies, publicatielijst dan wel lijst van ontwerpen, bestuurslidmaatschappen, prijzen/onderscheidingen en andere relevante zaken) • Drie aanbevelingsbrieven van personen buiten de TUD Herbenoemingsvoorstel deeltijdhoogleraar • • • • •
Eerdere benoemingen Omvang en tijdsduur van de nieuwe aanstelling Waarom is herbenoeming belangrijk voor de TUD Gemaakte afspraken voor de nieuwe periode Rapportage over de afgelopen periode (jaarrapporten), bevat
— verzorgd onderwijs: welke colleges of andere onderwijscomponenten, hoeveel uren, voor hoeveel studenten, hoe is het gewaardeerd — begeleiding van promovendi en afstudeerders — publicaties en/of ontwerpen (met onderscheid tussen TUD en hoofdbaan) — bijdrage aan organisatie
• Aanvulling CV
Raad van Hoogleraren TU Delft April 2005
64
Bijlagen
Brief College van Bestuur aan decanen betreffende: ‘Benoeming hoogleraren, verkorte procedure’
65
Bijlage: Brief College van Bestuur aan decanen
67
68
Bijlage: Brief College van Bestuur aan decanen
COLOFON Uitgave: Technische Universiteit Delft Redactie: Werkgroep Werving en Selectie Eindredactie & Vormgeving: Temming Tekstproducties Digitale Print: JB&A Grafische Communicatie Publicatiedatum: 7 april 2008