NOTULEN TYPE VERGADERING
Sportraad – raad van bestuur
DATUM
16 november 2015 – 20u - CC Den Blank
VOORZITTER
Johny Rons
DAGELIJKS BESTUUR RAAD VAN BESTUUR
William Charlier (ondervoorzitter), Kris Neven (secretaris) en Roland Vanobbergen (penningmeester) Monique Bauwens , Marc Gyselinck, José Vannieuwenhoven, Willy Van Roy, Eddy Vlasselaer
VERONTSCHULDIGD Sandra Vandenplas AFWEZIG
/
WAARNEMERS
Peter Van den Berge (schepen van sport), Kim Van Caudenberg (diensthoofd IVA Sporeo)
1. Verslaggeving BESLISSING 1
Het verslag van de RVB van 21/09 wordt zonder opmerkingen goedgekeurd. De to do’s komen verder in de vergadering nog aan bod.
2. Interne werking sportraad BESLISSING 2
BESPREKING
Uitleenreglement beamer en geluidsinstallatie Het voorgestelde uitleenreglement wordt zonder opmerkingen goedgekeurd. TO DO Sporeo: verspreiden van reglement en aanvraagprocedure naar de sportclubs. Toetreding en uitsluiting leden Er kwamen 2 nieuwe ledenaanvragen binnen: Thor Events vzw en Volleybalclub Set U p. Kim deelt mee dat beide aanvragen voldoen aan de statutair bepaalde aansluitingsvoorwaarden van de sportraad. Roland merkt op dat de datum ontbreekt op het aanvraagformulier van Volleybalclub Set Up, Kim laat dit rechtzetten. 1) Thor Events vzw organisator omnisportkamp kerstvakantie coördinator multimove voor kleuters (organisator Sporeo) voetbaljeugdacademie: woensdagnamiddag van 14u-15u extra: organisatie teambuildingsevents 2) Volleybalclub Set Up recreatieve volleybalclub die wekelijks traint op donderdag 20u-22u in sporthal Nahon Roland formuleert enkele opmerkingen m.b.t. de toetredingsaanvraag van Thor Events vzw. Hij argumenteert dat de doelstellingen van Thor Events vzw als commercieel kunnen beschouwd worden (zie bijlage 1) en stelt zich de vraag of dit initiatief zijn plaats heeft in de sportraad en of zij dan aanspraak kunnen maken op de voordeeltarieven bij de huur van sportinfrastructuur.
BESLISSING 3
1
Toetreding en uitsluiting leden De RVB verklaart zich akkoord met eenparigheid van de stemmen om het aanvraagformulier van Thor Events vzw ontvankelijk te verklaren onder voorwaarde dat een addendum toegevoegd wordt aan het aanvraagformulier dat stelt dat commerciële incentives en events die niet gelinkt zijn aan een sportieve activiteit voor een breed publiek uitgesloten worden van de aanvraag. TO DO Johny/Sporeo: opmaak addendum en laten ondertekenen door Thor events vzw. Het aanvraagformulier van Volleybalclub Set Up wordt ontvankelijk verklaard mits toevoeging van
SPORTRAAD OVERIJSE – raad van bestuur 2015-4 van 16/11/2015
de datum.
BESPREKING
Project communicatie De verschillende ideeën worden voorgesteld 1) Voorstelproject “Overijse sport” (Sporeo) overkoepelende naam voor kortstondige initiatiereeksen voor 18+ organisatie door Sporeo of door sportclub i.s.m. Sporeo voorbeelden: Overijse jogt, Overijse duikt, Overijse badmintont, Overijse zwemt, Overijse tennist, Overijse doet aan petanque,… gezamenlijke communicatie: affiche – flyer – website – Facebook - jaarkalender (Sporeo) – uit in Vlaanderen aanmaak basis-lay-out voor extra promotie clubs meewerkende clubs beloond via extra promotie, subsidiereglement? 2) Bache n.a.v. kampioenenviering (Johny) 3m op 4m met foto’s van sportkampioenen in Overijse budget: kosten lay-out + fotograaf + productiekosten (€800-850) 3) Opmaak sportgids 8 pagina’s met oplijsting van sportclubs met contactgegevens verspreiding: via post, toevoegen aan Overijsenaar, meegeven in scholen, meegeven met nieuwe inwoners eventueel aangevuld met grote affiches met de oplijsting van alle sportclubs budget: afhankelijk van verspreiding en oplage
BESLISSING 4
Project communicatie De RVB vraagt aan de AV van 14/12/15 een budget van €5000 om de diverse communicatieinitiatieven verder te ontwikkelen. TO DO projectgroep communicatie & Sporeo: De projectgroep communicatie doet i.s.m. Sporeo het voorbereidende werk naar de volgende RVB.
BESLISSING 5
Algemene vergadering De algemene vergadering heeft plaats op 14 december – 20u (polyvalente zaal, CC Den Blank). De RVB neemt kennis van de rekening 2014-2015 en het budget 2015-2016, voorbereid door Roland. (zie bijlage 2). Het budget voor communicatie dient aangepast te worden naar €5000. Volgende punten dienen op de agenda van de AV te komen: budget 2014-2015 - rekening 2014-2015 en budget 2015-2016 kwijting rekeningnazichters en aanstelling nieuwe rekeningnazichters aanpassing huishoudelijk reglement artikel 14 uitsluiting en aanvaarding leden uitleenreglement sportraad project communicatie bestuurlijke mededelingen varia
BESLISSING 6
Vergaderdata 2016 Volgende vergaderdata voor 2016 worden vastgelegd: 1) AV: 19/12/2016 2) RVB: 15/02/2016 – 18/04/2016 – 20/06/2016 – 19/09/2016 – 21/11/2016 3) DB: 18/01/2016 – 21/03/2016 – 17/10/2016
3. Informatie en bestuurlijke mededelingen MEDEDELING 1
Masterplan sportinfrastructuur: stand van zake Peter deelt mee dat de onderhandelingen voor de verwerving van de terreinen aan site Hagaard gunstig evolueren. Wanneer de eigenaars akkoord gaan, kan de procedure voor de aanleg van de nieuwe atletiekpiste in gang worden gestoken.
MEDEDELING 2
Evaluatie ‘week van de sportclub’ Kim deelt mee dat 6 sportclubs uit Overijse meededen aan de ‘Week van de sportclub’. In totaal hadden zij bijna 100 extra deelnemers, waarvan geschat wordt dat er een 25 -tal als nieuw lid zijn aangesloten. Er werd de opmerking gemaakt dat meer communicatie rond dit event via banner of website wenselijk zou zijn.
2
SPORTRAAD OVERIJSE – raad van bestuur 2015-4 van 16/11/2015
MEDEDELING 3
Evaluatie ‘verenigingenmarkt tijdens Druivenfeesten’ Kim deelt mee dat er van de 26 verenigingen 8 sportclubs waren. Er werd de opmerking gemaakt dat de locatie (Begijnhofplein) minder gunstig was dan vorig jaar, daardoor was er minder passage Er waren ook veel gelijkaardige stands. De opmerkingen werden overgemaakt aan de coördinatoren.
MEDEDELING 4
Kampioenenhuldiging 2016 Deze heeft plaats op 22 januari vanaf 20u in De Bosuil. Er wordt opnieuw gekozen voor de receptie formule. Dansclub Coreo heeft een aanvraag gedaan om een dansact te doen tijdens de kampioenenhulde, deze zal voorzien worden als opening. Als gadget wordt er opnieuw voor handdoeken gekozen.
MEDEDELING 5
Diverse mededelingen zwembaddagen 26-29 november 2015: www.begijntjesbad.be infoavond Paul Van Den Bosch: 30/11: inschrijvingen via www.sporeo.be jaarlijkse sluiting Begijntjesbad: 6/12 – 17/12 Spocje 2016: 8/02 – 12/02
4. Varia VARIA 1
Willy vraagt om duidelijk melding te maken dat het Begijnhof op 5/12 autovri j moet zijn n.a.v. het politiebesluit voor de voorbereidingen van de Druivencross
VARIA 2
Johny deelt mee dat de gemeente dit jaar zandzakjes voorziet aan de gemeentelijke sportinfrastructuur, zodat de sportclubs hier indien gewenst de inritten mee kunnen vrijmaken.
BIJLAGEN
Bijlage 1: opmerkingen bij lidmaatschapsaanvraag Thor Events vzw Bijlage 2: jaarrekening en begroting
VOLGENDE VERGADERING
3
RVB sportraad van 15/02/2016
SPORTRAAD OVERIJSE – raad van bestuur 2015-4 van 16/11/2015
Bijlage 1: Bezwaren bij lidmaatschapsaanvraag Thor Events vzw Roland Van Obbergen formuleert onderstaande bezwaren tegen de lidmaatschapsaanvraag van Thor Events vzw: “Thor Events is een frisse en jonge onderneming opgericht door Peter Simkens, Sven Vercarre en Senne Debrouwer. Thor Events is gespecialiseerd in voetbaljeugdacademie, events en teambuilding incentives. Organiseer je een event of teambuilding incentive, dan ben je bij Thor Events aan het juiste adres. Wij zorgen voor een concept-op-maat en maken van jouw event een overweldigend succes. Om dit te kunnen garanderen, luisteren wij naar jouw wensen en voorkeuren. Samen met jou maken wij een voorstel dat het best aansluit bij jouw type event. Thor Events maakt jouw event helemaal uniek! Wij denken graag met je mee bij het realiseren van een onvergetelijke ervarin g! Het Thor Events motto : “Make the difference!” Thor Events bestaat uit enthousiaste professionals die zorgen voor een perfecte levering en een onberispelijke service! Contacteer ons vandaag nog voor meer informatie of een offerte. Als professionals weten wij exact wat jouw event nodig heeft. Bovendien zijn we baanbrekend in Vlaanderen met eigen events die niet of nauwelijks te zien zijn! Maar waar zonder twijfel absolute vraag naar is en die gegarandeerd spektakel opleveren! ” Wel als je dit allemaal leest is buiten hun voetbaljeugdacademie het hoofddoel van deze onderneming het organiseren van een event, een teambuilding incentive en het brengen van spektakel. Ik denk dat we hier niet meer kunnen spreken van een sportclub, maar wel van een professionele winstmakende onderneming. Zoiets past absoluut niet in de filosofie van een sportraad. Indien zij moesten aansluiten bij de sportraad, dan zou deze onderneming tevens kunnen genieten van het gunsttarief om gebruik te maken van de gemeentelijke infrastructuur. Moesten we dit toelaten dan mogen we in de toekomst nog meer aanvragen van buiten Overijse verwachten om aan te sluiten bij onze sportraad. Tevens heeft deze onderneming, met maatschappelijke zetel in Tervuren, geen enkele binding met Overijse en zijn inwoners.
4
SPORTRAAD OVERIJSE – raad van bestuur 2015-4 van 16/11/2015
Bijlage 2: Rekening 2014-2015 en begroting 2015-2016
5
SPORTRAAD OVERIJSE – raad van bestuur 2015-4 van 16/11/2015
