WIJZE VAN GUNNING : ondehandelingsprocedure met vrijwillige bekendmaking

1

BESTEKNUMMER : FILM TOERISME GENT 2012

PROVINCIE OOST-VLAANDEREN

AANBESTEDENDE OVERHEID : STAD GENT DEPARTEMENT Communicatie en Promotie DIENST oerisme WOODROW WILSONPLEIN 1 9000 GENT TEL 09 266 57 01

OPDRACHT : DE REALISATIE VAN EEN CREATIEVE CAMPAGNEFILM VOOR DE DIENST TOERISME GENT.

WIJZE VAN GUNNING : ondehandelingsprocedure met vrijwillige bekendmaking.

WIJZE VAN PRIJSBEPALING : volgens globale prijs. Het totale beschikbare bedrag is 25.000 euro, btw inclusief.

OPENING VAN DE OFFERTES :

woensdag 17/10 – 12 uur

UITVOERINGSTERMIJN : vanaf de betekening van de gunning tot einde opdracht (vermoedelijk juni 2013).

ONTWERPER :

Dienst Toerisme Stad Gent

KOSTPRIJS AANBESTEDINGSDOCUMENTEN : Gratis

De realisatie van een creatieve campagnefilm voor de Dienst Toerisme Gent.

P1

2

Zijn van toepassing op deze opdracht :    

 

De Wet van 24 december 1993 en zijn wijzigingen betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten; Het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken; Het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; De algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten van aanneming van werken, leveringen en diensten en voor concessies voor openbare werken.(bijlage bij het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken). De Wet van 4 augustus 1996 en zijn wijzigingen betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. Het Besluit van de Vlaamse regering van 14 december 2007 houdende vaststelling van het Vlaams reglement betreffende de bodemsanering en bodembescherming. (facultatief: enkel indien bij het bestek van de werken grondverzet gemoeid is)

Alle latere aanvullingen op voormelde besluiten, geldig op datum van bekendmaking, alsook de bepalingen van het bestek die aanvullingen en wijzigingen kunnen inhouden van voormelde besluiten en alle andere documenten waarnaar het bestek verwijst. Onderhavig bestek wijkt af van volgende bepalingen van de algemene aannemingsvoorwaarden op volgende artikel: artikel 14, §6, van de AAV, zie punt B.20. hierna: De aanbestedende overheid vraagt dat de dienstverlener, indien hij de rechten van derden niet heeft geëerbiedigd of hen niet aan de aanbestedende overheid kenbaar heeft gemaakt, onbeperkt borg staat voor elk verhaal dat een derde tegen haar zou stellen en niet beperkt tot het bedrag van de opdracht, omdat zij van oordeel is dat de dienstverlener volledig zelf moet instaan voor de gevolgen van zijn daden.

 Onderhavig bestek  Het bij dit bestek horend model van offerte en bijgevoegde inventaris


P2

3

Algemene bepalingen 1. Voorwerp van de opdracht De uit te voeren dienst betreft: Een campagnefilm over Gent realiseren dat als belangrijkste communicatiedoelstelling heeft om de merkidentiteit van de stad Gent uit te dragen of onderstrepen volgens het CIAO-principe. De film moet awareness scheppen in de toeristische sector van professionelen en toeristen. Deze opdracht omvat één perceel.

2. Varianten Vrije varianten worden in overweging genomen.

3. Aanbestedende overheid De opdrachtgever is het Stadsbestuur van Gent. Het Stadsbestuur van Gent staat in voor de betaling.

4. Gunningswijze De opdracht wordt gegund door middel van een onderhandelingsprocedure met vrijwillige bekendmaking op grond van artikel 17, § 3, 4° van de Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, dit aangezien de aard van de dienst zodanig is dat de specificaties van de opdracht niet kunnen bepaald worden met voldoende nauwkeurigheid om de toewijzing toe te laten volgens de procedure van aanbesteding of offerteaanvraag.

De onderhandelingsprocedure verloopt in twee fasen. In de eerste fase worden de kandidaten geselecteerd die uitgenodigd zullen worden om in de tweede fase een offerte in te dienen. Hieronder worden de verschillende stappen van de procedure beknopt toegelicht. Selectie van de kandidaten: Dienst Toerisme Gent lanceert een publieke oproep tot kandidaten. De geïnteresseerden dienen hun videoportfolio vergezeld van alle nodige stukken betreffende de kwalitatieve selectie. De ingediende kandidaturen zullen worden getoetst aan de vooropgestelde minimumvereisten inzake kwalitatieve selectie (zie verder artikel 5). Op die wijze wordt een eerste selectie gemaakt van de kandidaturen. Van de geselecteerde kandidaten zullen slechts de 5 besten worden uitgenodigd om een offerte in te dienen, voor zover er voldoende valabele gegadigden zijn (in toepassing van artikel 68 van het K.B. van 8 janauari 1996 betreffende de overheidsopdrachten en voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken). Deze tweede selectieronde geschiedt op de wijze zoals beschreven hieronder. De 5 beste kandidaten worden per brief of e-mail uitgenodigd om een offerte in te dienen.


P3

4

Briefing: De 5 beste kandidaten krijgen, voor het indienen van de offerte, een gemeenschappelijke mondelinge briefing op de dienst Toerisme Gent over de inhoud van het project en de opdracht. Bij deze briefing is er mogelijkheid tot het stellen van vragen. De datum zal worden bepaald in de uitnodiging om een offerte in te dienen. Analyse van de offertes Vervolgens worden de offertes, ingediend door de 5 beste kandidaten, aan een grondig onderzoek onderworpen en geanalyseerd op basis van de onder artikel 5 vermelde gunningscriteria. De kandidaten zullen hun opdracht mondeling kunnen toelichten op een presentatie. De datum hiervoor zal later nog gecommuncieerd worden. De analyse van de offertes zal geschieden door een multidisciplinaire beoordelingscommissie samengesteld als volgt: - Dienst Toerisme Gent: Erwin Van de Wiele, Nathalie De Neve, Nathalie Dumon, Jelena Moya Santana, Stephanie Vermeulen - Departement Cultuur: Marianne Lippens - Bart Rosseau, E-strategie Stad Gent - Directeur Festival Van Vlaanderen: Serge Platel

De presentatie van de offertes De aanbestedende instantie behoudt zich het recht voor om één of meerdere inschrijvers uit te nodigen om hun offerte te komen toelichten ten overstaan van een multidisciplinaire beoordelingscommissie. In voorkomend geval, zullen zij daarvoor ten gepaste tijde worden uitgenodigd. Voor de presentatie is een 30-tal minuten voorzien; naderhand is ook gedurende 30 minuten gelegenheid voor vraag en antwoord. Onderhandelingen De aanbestedende instantie kan onderhandelingen aanknopen met één of meerdere inschrijvers en eventueel in meerdere rondes mocht dat nodig zijn. De resultaten van de onderhandelingen worden in elk geval schriftelijk vastgelegd en met de uitverkoren inschrijver zal uiteindelijk een overeenkomst worden opgemaakt, die een coördinatie zal zijn van de offerte- en bestekbepalingen en de onderhandelingsresultaten. Conform artikel 18 van de wet van 24 december 1993 houdt het volgen van de procedure geen verplichting in tot het toewijzen van de opdracht. De aanbestedende instantie kan afzien van het gunnen van de opdracht en/of de procedure herbeginnen, desnoods op een andere wijze.

5. Kwalitatieve selectie (art. 68 tot 72 van het KB van 8 januari 1996) De dienstverlener mag zich niet bevinden in één van de uitsluitingstoestanden van artikel 69, §§ 1 en 2 van het K.B. van 8 januari 1996. Door ondertekening van de offerte verklaart de inschrijver1 zich niet te bevinden in één of meerdere van onderstaande uitsluitingstoestanden: 

1

veroordeeld zijn door een in kracht van gewijsde gegaan vonnis voor: - deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek; - omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek; - fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de Wet van 17 februari 2002;

Dit geldt zowel voor natuurlijke personen als voor rechtspersonen en de bestuurder(s), zaakvoerder(s) of andere personeelsleden met enige vertegenwoordigings-,beslissings- of controlebevoegdheid binnen de rechtspersoon.


P4

5

- witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Wanneer de aanbestedende overheid kennis heeft dat de inschrijver zich in één van bovenstaande gevallen bevindt, sluit zij de inschrijver uit van de toegang tot de gunningsprocedure, in welk stadium van de procedure ook.

Indien de aanbestedende overheid twijfels heeft over de persoonlijke situatie van de aannemer, kan zij de bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten om de inlichtingen die zij nodig acht. (artikel 69, § 1 van het K.B. van 8 januari 1996)

      

in staat van faillissement of vereffening verkeren, zijn werkzaamheden hebben gestaakt of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of in een gelijkaardige toestand verkeren volgens buitenlandse wetgeving; aangifte hebben gedaan van zijn faillissement of voor de inschrijver is een procedure van vereffening of van gerechtelijk akkoord aanhangig of in een gelijkaardige toestand verkeren volgens buitenlandse wetgeving; bij een in kracht van gewijsde gegaan vonnis veroordeeld zijn voor een misdrijf dat de professionele integriteit aantast; bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op elke grond die aanbestedende overheden aannemelijk kunnen maken; niet voldaan hebben aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid; niet in orde zijn met betaling van de belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of van het land waar de inschrijver gevestigd is; zich in ernstige mate schuldig hebben gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opvorderbaar in het kader van de kwalitatieve selectie. Wanneer de aanbestedende overheid kennis heeft dat de inschrijver zich in één van bovenstaande gevallen bevindt, kan zij de inschrijver uitsluiten van de toegang tot de gunningsprocedure, in welk stadium van de procedure ook. (artikel 69, § 1 van het K.B. van 8 januari 1996)

Bovendien voegt de inschrijver als bewijs bij zijn offerte: - een RSZ-attest in de zin van artikel 69bis, § 1 of 2 van het K.B. van 8 januari 1996; De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om, indien zij twijfels heeft over de toestand van de inschrijver, na indiening van de offertes bijkomende originele bewijsstukken betreffende bovenvermelde uitsluitingstoestanden op te vragen aan de inschrijver.

-

Er zijn geen vereisten wat betreft de financiele of econmische draakracht van inschrijvers.

-

Om de technische bekwaamheid van de dienstverlener te kunnen nagaan, moet bij de offerte volgende documenten toegevoegd worden: o Een videoportfolio met minstens 2 referenties van eigen audiovisueel materiaal. De inschrijver vermeldt per referentie ten minste het bedrag, de naam en de contactgegevens van de publieke of private opdrachtgever (telefoonnummer contactpersoon) en het effectief gerealiseerde gedeelte van de opdracht in geval van onderaanneming of tijdelijke vereniging en voegt de nodige illustraties toe of verwijst naar een website. Ervaring in de toeristische of openbare sector is geen must. Bewijs van goede uitvoering Indien de referentieprojecten diensten voor overheden betreffen, worden deze bovendien aangetoond met certificaten van goede uitvoering, die door de bevoegde overheid zijn opgesteld of goedgekeurd. Indien het gaat om diensten aan privaatrechtelijke personen worden de diensten aangetoond door certificaten opgesteld door deze personen of bij ontstentenis door een verklaring van de


P5

6

dienstverlener. De aanbestedende instantie behoudt zich het recht voor om, bij ontstentenis van deze attesten, de voormalige opdrachtgevers te contacteren en hun bevindingen aanvullend mee te nemen in de beoordeling van de technische bekwaamheid. o

Kwalificaties van het projectteam: een verklarende nota betreffende de samenstelling van het projectteam dat met de uitvoering van de opdracht zal worden belast, vergezeld van de gedetailleerde curricula vitae van alle teamleden onder vermelding van tenminste de persoonlijke referentieprojecten, studie- en beroepskwalificaties en specialisaties. De kandidaat stelt eveneens een projectleider voor, die zal fungeren als contactpersoon ten aanzien van de opdrachtgever. Minimumvereisten: Het team dient zodanig te zijn samengesteld dat een kwalitatieve dienstverlening op de verschillende gebieden (klank, beeld, producer, regisseur…) verzekerd is. De projectleider dient minstens over 2 jaar nuttige ervaring te beschikken met inbegrip van leidinggeven aan teams voor gelijkaardige projecten.

Consequenties voor de uitvoering van de opdracht De aandacht van de kandidaten wordt gevestigd op het feit dat het voorstel betreffende de in te zetten teamleden en de onderaannemers bindend wordt bij de betekening van de goedkeuring van de toewijzingsbeslissing. De dienstverlener verbindt zich ertoe alle onderdelen van onderhavige opdracht te laten uitvoeren door de in de offerte genoemde teamleden en onderaannemers. De dienstverlener kan deze slechts vervangen door derden indien aangetoond wordt dat ze over de dezelfde capaciteiten beschikken als de in de offerte voorgestelde personen en voor zover de opdrachtgever schriftelijk en voorafgaandelijk met de vervanging heeft ingestemd. Selectie van de 5 beste kandidaten die worden uitgenodigd om een offerte in te dienen Van de op basis van bovenstaande minimumvereisten geselecteerde kandidaten, wordt een rangschikking gemaakt, op basis van volgende gunningscriteria: -

technische kunde 20% creatieve techniek 40% originaliteit/creativiteit 40%

De 5 kandidaten met de meeste punten worden uitgenodigd om een offerte in te dienen, nadat deze rangschikking bekrachtigd is geworden in een collegebesluit.

Belangrijk i.v.m. tijdelijke verenigingen en onderaanneming: 

Wat de tijdelijke vereniging van inschrijvers betreft, mag geen enkele deelgenoot zich in één van de uitsluitingstoestanden in de zin van artikel 69 van het K.B. van 08/01/1996 bevinden. Elke deelgenoot dient bijgevolg de vereiste stukken in te dienen. De deelgenoten van de tijdelijke vereniging dienen samen aan de vereisten inzake financiële en economische draagkracht en technische bekwaamheid te voldoen.



Wat het aspect onderaanneming betreft, kan de inschrijver zich, om aan te tonen dat hij aan bovenvermelde vereisten inzake financiële en economische draagkracht en technische bekwaamheid voldoet, ook beroepen op andere entiteiten, ongeacht de juridische aard van zijn band met die entiteiten, doordat deze entiteiten tijdens de uitvoering van de opdracht zullen optreden als onderaannemers.


P6

7

In dat geval voegt de inschrijver bij zijn offerte bovendien: - een schriftelijke verbintenis van deze toekomstige onderaannemers om de opdrachthouder voor de uitvoering van de opdracht de noodzakelijke middelen ter beschikking te stellen. Enkel de offertes van inschrijvers, die niet worden uitgesloten en die aan de technische minimumeisen voldoen, komen in aanmerking voor onderzoek en gebeurlijke toewijzing.

6. Gunningscriteria (art. 115) De gunningscriteria waarmee rekening wordt gehouden: - originaliteit (verrassende invalshoek): 25 punten. - CIAO-principe: 25 punten CREATIEF: vindingrijk, spitsvondig, creative city of music, groot en divers cultuuraanbod. INNOVATIEF: vernieuwend en opvallend, afwijkend van de gangbare toeristische promotiefilm, meer dan alleen 'mooie plaatjes’. AUTHENTIEK: dicht bij Gentse karakter, warm, echte stad in tegenstelling tot louter toeristische steden zoals Brugge en Venetië. OPEN: gastvrijheid, charme, warmte, vrijdenkend. = ‘Gentsheid’, tikkeltje tegendraads karakter, underdog attitude = trotsheid - toets aan de beoogde doelgroep: 25 punten. - passend bij het Gentse (toeristische) karakter: 25 punten De opdracht wordt gegund aan de kandidaat met het hoogste aantal punten.

7. Prijsbepaling Wat de prijsbepaling betreft is de opdracht:  voor een globale prijs, met een totaal budget van 25.000 euro, btw inclusief. De inschrijvers moeten voor het gunnen van de opdracht alle inlichtingen verstrekken om de aanbestedende overheid in staat te stellen de aangeboden prijzen te onderzoeken.

8. Opmaken van de offerte (art. 89) - Indien de inschrijver zijn offerte maakt op andere documenten dan op het voorziene formulier moet op ieder van deze documenten volgende verklaring worden opgenomen : "Ik ondergetekende, .........., verklaar te hebben nagezien dat de hierna vermelde gegevens in volstrekte overeenstemming zijn met de vermeldingen op de door het bestuur verstrekte offerte(n), of inventaris(sen) en neem daartoe de volledige verantwoordelijkheid op mij." - De documenten (inventaris en offerte) worden door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend.


P7

8

Zoals bepaald in art 89 alinea 2 van voormeld KB van 8 januari 1996, moeten alle doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, evenmeens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden. - Een offerte mag worden ingediend door een tijdelijke vereniging die niet-geselecteerde personen omvat, voor zover minstens één geselecteerde kandidaat deel uitmaakt van deze vereniging. Bij te voegen bescheiden (art. 90) De inschrijver moet bij zijn offerte volgende stukken voegen :  RSZ - attest zoals bepaald in art. 69 bis, §§ 1en 2 van voormeld KB van 8 januari 1996  wanneer de offerte door volmachthouders wordt ingediend : documenten die het mandaat bewijzen  de documenten bedoeld onder het hoofdstuk “kwalitatieve selectie” (punt 5 van de algemene bepalingen van dit bestek)  een storyboard  een uitgewerkte budgettering  een timesheet  een overzicht van de shootinglocaties  een overzicht van de benodigde logstiek met daarin een rolverdeling (voor de Stad Gent of voor de inschrijver) - De prijzen worden in de offerte in euro opgegeven. Het totale bedrag van de offerte wordt voluit geschreven. - De inschrijver is verplicht in zijn offerte de aanslagvoet van de BTW te vermelden. - Er kan geen voorbehoud worden aanvaard in verband met eventuele wijzigingen van taksen, rechten of omrekeningskoersen van buitenlandse munten. - De inschrijver is verplicht in zijn offerte de sluitingsperiode(s) van zijn onderneming te vermelden.

9. Indienen van offertes De offerte wordt geschoven in een definitief gesloten omslag waarop zijn vermeld : de datum van de zitting waarop de offertes worden geopend en, de verwijzing naar het bestek. Bij inzending over de post, als gewoon of aangetekend stuk, wordt die gesloten omslag geschoven in een tweede gesloten omslag met opgave van het adres dat in het bestek is aangegeven en met de vermelding "offerte". Iedere offerte moet bij de voorzitter van de zitting voor de opening van de inschrijvingen toekomen alvorens hij de zitting opent. Het adres voor toezending of afgifte tegen ontvangstbewijs van de offerte is: Dienst Toerisme – Predikherenlei 2 – 9000 Gent.

10. Opening van de offertes De offertes worden geopend :  plaats : Dienst Toerisme – Predikherenlei 2 - 000Gent


P8

9

Donderdag 18/10/2012 10 uur.

11. Gestanddoeningstermijn voor de inschrijvers (art. 116) In afwijking op art. 116 van het KB van 8 januari 1996 blijven de inschrijvers gebonden door hun offerte gedurende een termijn van kalenderdagen, ingaande de dag na de zitting voor de opening van de offertes.

12. Uitvoeringstermijn De uitvoeringstermijn bedraagt : na beteking van de gunning tot einde van de opdracht.

Utvoeringsregels toepasselijk op deze opdracht 1. Algemene bepalingen De uitvoeringsregels die deze opdracht bepalen zijn - de Algemene aannemingsvoorwaarden, opgenomen als bijlage bij het KB van 26 september 1996, in de mate dat er bij bestek niet wordt van afgeweken, - het bestek en alle andere documenten waarnaar het bestek verwijst. Op deze opdracht zijn de de bepalingen van de algemene aannemingsvoorwaarden, opgenomen als bijlage bij het KB van 26 september 1996, volledig van toepassing.

2. Betalingsmodaliteiten De prijs van de opdracht wordt betaald ineens na volledige uitvoering. De facturen in 1exemplaar dient verplicht per post verzonden te worden aan Factuurregistratie, Stad Gent, p.a. Stadhuis, Botermarkt 1 te 9000 Gent. Overdracht van schuldvordering in toepassing van art. 23 § 4 van de wet van 24 december 1993 op de overheidsopdrachten Wanneer een overdracht van schuldvordering krachtens art. 23 § 4 van de wet van 24 december 1993 op de overheidsopdrachten bij aangetekende brief ter kennis wordt gebracht van het opdrachtgevend bestuur, zal deze brief gericht worden aan het volgend adres : Departement Financiën Stad Gent p.a. Stadhuis Botermarkt 1 te 9000 Gent

3. Wijzigingen van en aanvullingen aan de Algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten van aanneming van werken, leveringen en diensten en voor concessies voor openbare werken die op deze opdracht toepasselijk zijn : Art. 1. Leiding van en toezicht op de uitvoering


P9

10

De leiding en het toezicht op de uitvoering gebeuren door Nathalie De Neve, Dienst Toerisme Stad Gent. Art. 5. Borgtocht Niet van toepassing.

Art. 13. Prijsherziening Niet van toepassing.

Art. 14. Intellectuele rechten “De Stad Gent wordt na afloop van de opdracht de exclusieve eigenaar van de resultaten van de opdracht. De dienstverlener draagt dus aan Stad Gent alle vermogensrechten over op de resultaten van onderhavige opdracht en dit in hun meest volledige actuele en toekomstige wettelijke omvang. Voornoemde overdracht van vermogensrechten geldt voor de volledige wettelijke bestaansduur van de overgedragen auteursrechtelijke prerogatieven en zonder enige geografische beperking. De overdracht geldt zowel ten aanzien van de dienstverlener zelf als ten aanzien van alle eventuele derden op wie de dienstverlener een beroep doet voor de uitvoering van de opdracht.

Door voormelde overdracht cedeert de dienstverlener aan de aanbestedende overheid definitief en zonder enige beperking qua omvang of territoriaal gebied: het exclusieve en onvoorwaardelijke reproductierecht het exclusieve en onvoorwaardelijke recht tot bewerking en vertaling het exclusieve en onvoorwaardelijke verhuurrecht en leenrecht het exclusieve en onvoorwaardelijke distributierecht het exclusieve en onvoorwaardelijke recht op mededeling aan publiek en dit voor de volledige wettelijke duur van de op de resultaten van de opdracht rustende auteursrechtelijke prerogatieven. Indien de dienstverlener voor de uitvoering van de opdracht gebruik wenst te maken van teksten, ontwerpen, beelden, foto’s, etc. waarvan de intellectuele rechten berusten bij een derde (portretrecht!), is het aan hemzelf om de noodzakelijke regelingen te treffen en alle eventuele daaruit voortvloeiende kosten te dragen en bijgevolg in te calculeren in het voor de opdracht beschikbare budget. De dienstverlener staat borg, zonder beperking van bedrag, voor elk verhaal dat een derde zou stellen tegen de opdrachtgever wegens niet eerbiedigen van de intellectuele rechten van deze derde (bv. portretrecht). Deze overdracht van de vermogensrechten wordt geacht te zijn inbegrepen in de prijs van de opdracht. De dienstverlener kan geen aanspraak op enige bijkomende vergoeding en zal zich niet verzetten tegen de uitoefening van hoger vernoemde rechten door de aanbestedende overheid. De dienstverlener behoudt wel de intellectuele eigendom (morele rechten) op de resultaten van de opdracht; Stad Gent verbindt er zich toe de dienstverlener als auteur te vermelden (indien de praktische omstandigheden het toelaten).”


P 10

11

Art. 15. Betaling De betalingen van onderhavige opdracht van diensten geschieden binnen de vijftig (50) kalenderdagen te rekenen vanaf de datum waarop de keuringsformaliteiten werden beëindigd, zo het bestuur tezelfder tijd in het bezit is van de regelmatig opgestelde factuur met vermelding van de belasting over de toegevoegde waarde, alsmede van de andere eventueel vereiste bescheiden. Indien het bestuur niet in het bezit is van de factuur bij het beëindigen van de keuringsformaliteiten of indien er geen keuringsformaliteiten vereist zijn, gaat de betalingstermijn in op de datum van de ontvangst van de factuur.

Art. 18. Rechtsvorderingen Bij geschillen zijn de rechtbanken te Gent bevoegd.

Art. 20 en 75 Middelen van optreden van de aanbestedende overheid De aandacht van de dienstverlener wordt gevestigd op het feit dat hij zich in geval van een aantoonbare miskenning van de bijzondere uitvoeringsvoorwaarden inzake non-discriminatie (zie verderop in dit bestek) blootstelt aan de middelen van optreden van de aanbestedende overheid in toepassing van art. 20 en 75 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden.” Art. 21. Verbreking § 4 wordt aangevuld als volgt: De verbrekingsgronden gelden zowel voor natuurlijke personen als voor rechtspersonen en bestuurders, zaakvoerders of andere personeelsleden met enige vertgenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid binnen de rechtspersoon.

Art. 69. Uitvoeringsmodaliteiten De uitvoeringstermijn vangt aan de btekening van de gunning aan de dienstverlener. De eidndatum is afhankelijk van het project en zal in onderling oveleg met de Dienst Toerisme vastglelegd worden bij aanvang van de opdracht.

4. Bijzondere uitvoeringsvoorwaarden inzake non-discriminatie De dienstverlener: o

duldt geen enkele vorm van discriminatie op grond van geslacht, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, huidige of toekomstige gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschap of sociale afkomst.

o

verbindt er zich toe toegankelijk te zijn voor iedereen.


P 11

12

o

verbindt zich ertoe elk discriminerend gedrag op de werkplaats te voorkomen en indien nodig te bestrijden en bestraffen.

o

leeft de wetten en reglementen die de toepassing van de non-discriminatie en gelijke kansen bevorderen en verdedigen na.

o

verbindt er zich toe onderhavige code eveneens ter kennis te brengen aan zijn onderaannemers en ervoor te zorgen dat ook zij die naleven in de bijdrage die zij leveren in de uitvoering van deze opdracht van diensten.

Bovenstaande clausule geldt zowel voor de dienstverlener – natuurlijke persoon als voor de dienstverlener – rechtspersoon en hun zaakvoerder(s), bestuurder(s) en andere personeelsleden met enige vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid binnen de rechtspersoon. Indien de aanbestedende overheid kan aantonen dat de dienstverlener voormelde bepalingen niet naleeft bij de uitvoering van onderhavige overheidsopdracht, kan zij ten aanzien van de dienstverlener toepassing maken van artikel 20 en 75 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden (middelen van optreden van de aanbestedende overheid).

Technische bepalingen

1. Dienst Toerisme Voorstelling

De dienst voor toerisme Gent heeft tot doel het communiceren met (potentiële) toeristen voor, tijdens en na hun bezoek aan Gent. We maken een onderscheid tussen wervende en informerende communicatie. De wervende communicatie moet de potentiële toerist (of professioneel) prikkelen, hem laten dromen van Gent en aanzetten tot het boeken van een weekendje Gent (of over Gent te schrijven of het op te nemen in een programma). De informerende communicatie maakt de toerist wegwijs en leidt deze eens ter plaatse naar onze voornaamste bezienswaardigheden. De rol die print inneemt in de huidige communicatiemix is nog steeds groot. In maart 2012 opende ons nieuwe infokantoor in de Oude Vismijn. De toeristen die hier zijn, worden nu geïnformeerd via volgende kanalen: de digitale datatafel, de posterwand, de brochures in het folderrek en niet in het minst door onze baliemedewerkers zelf. De brochures zijn vrij mee te nemen in tegenstelling tot het vorige infokantoor waar de publicaties werden meegegeven door de mensen ‘achter’ de balie. Dit leidt tot een grotere afname en dus tot een stijging van de kost. Daarom werd beslist om bij herdruk de toeristische brochure te herleiden tot een goedkoper A5 formaat en te drukken op verbeterd dagblad kwaliteit. Goed voor het milieu bovendien. Het is meteen ook onze bedoeling om meer te gaan investeren in de communicatiemiddelen van deze tijd: online, video en social media.

Beleidsplan

Zie bijlage


P 12

13

2. Doelstelling van de film Voor wie is de film bedoeld?

In eerste instantie is de film bedoeld voor de internationale potentiële toerist. De focus van Dienst Toerisme Gent ligt op de buurlanden. Binnen deze doelgroep richten we ons op de 'DINKS'. DINKS staat voor duo-income-no-kids. Dit is een tweeverdienend koppel zonder kinderen, en hierdoor een bovengemiddeld inkomen heeft. Voor de DINKS is the sky the limit. Werken en genieten staan centraal in hun leven. Ontspanning en vakantie: het mag wat kosten, maar het moet goed zijn. En bij "goed" moeten we niet noodzakelijk aan luxe denken. "Goed" kan ook staan voor: avontuur, ver reizen, natuurbeleving, exotische ervaringen, een sport leren, een hobby perfectioneren, vele andere mensen leren kennen ... Deze doelgroep heeft is eveneens sterk vertrouwd met virale communicatie en sociale media. De subdoelgroep is de professionelen (touroperators en journalisten) uit de toeristische sector. Via een film kunnen zich een idee te vormen over de bestemming en de couleur locale van op afstand.

Waar wordt de film afgespeeld? Hoe moet de film aangeleverd worden?

Facebook – Twitter – www.visitgent.be – Youtube - nieuwsbrief naar de professionelen – op USB-stick aan de journalisten. -

in hoge resolutie MP 4-file op een kopieerbare DV lage resolutie MP 4-file op een kopieerbare DVD (max 3 MB)

2 soorten files: - de volledige film (2 tot 3 minuten) - de gecutte versie als teaser (max. 30 seconden) De hoge resolutiefilm moet afgespeeld kunnen worden in goede kwaliteit op grote beeldschermen (bijv. op beurzen en congressen). Wat is de uiteindelijke communicatie/ marketingdoelstel ling van de film?

Elke zichzelf respecterende bestemming promoot zich via bewegend beeld en toont zo het best de mogelijkheden van de city trip. Daarom is het aanmaken van een virale (online) bestemmingscampagne in de vorm van een promotiefilm voor Gent noodzakelijk. De dienst voor Toerisme heeft voor zijn wervende internationale communicatie nood aan een campagnefilm die meer is dan een aaneenrijging van mooie beelden. Gent heeft een kleine internationale bekendheid en moet de aandacht weten te vangen door op te vallen en er uit te springen. Een campagnefilm over Gent moet de aandacht weten te vangen en op een ludieke manier de kijker aanzetten tot het ondernemen van een bepaalde actie (boeken of inzenden van ideeën). Een goed voorbeeld van dergelijke film is ‘How would you spend a thousand euros in Amsterdam’ waarbij het niet alleen blijft bij ‘kijken en ondergaan’. Je kunt door het inzenden van een goed idee werkelijk kans maken op die 1000 EUR zakgeld tijdens je bezoek aan Amsterdam. De belangrijkste communicatiedoelstelling van deze film is de merkidentiteit van


P 13

14

de stad Gent uitdragen of onderstrepen volgens het CIAO-principe. CREATIEF: vindingrijk, spitsvondig, creative city of music, groot en divers cultuuraanbod. INNOVATIEF: vernieuwend en opvallend, afwijkend van de gangbare toeristische promotiefilm, meer dan alleen 'mooie plaatjes’. AUTHENTIEK: dicht bij Gentse karakter, warm, echte stad in tegenstelling tot louter toeristische steden zoals Brugge en Venetië. OPEN: gastvrijheid, charme, warmte, vrijdenkend. = ‘Gentsheid’, tikkeltje tegendraads karakter, underdog attitude = trotsheid Dit betekent dat de film awareness moet scheppen: Gent bestaat! Dit doen we door op te vallen, te ontroeren, te choqueren... Bijkomende welgekomen doelstellingen en als het even kan: interesse en nieuwsgierigheid wekken en desire opwekken (zin krijgen in een bezoek aan Gent). De film heeft niet de bedoeling een call-to-action (reis of hotelovernachting boeken) uit te lokken. Wanneer is de lancering voorzien?

Volgens de planning van de Dienst Toerisme in februari – maart (na Valentijn en voor Pasen). Dit wordt besproken in overleg met de geselecteerde kandidaat. (Onder voorbehoud van eventuele scenario’s die andere timing aangeven).

Hoe is de lancering gepland? Langs elke kanalen?

Facebook – Twitter – www.visitgent.be – Youtube - nieuwsbrief naar de professionelen – op USB-stick aan de journalisten. Geen persconferentie.

Wat is het thema van de film?

De campagne kan worden opgebouwd rond volgende ideeën: -

Ghent: more than a one night stay. Deze slogan die werd vertaald van Gent: te veel voor één nacht slaat op de hoeveelheid aan interessante bezienswaardigheden, activiteiten (ook buiten het stadscentrum) e.d. meer maar natuurlijk op het feit dat Gent liefde op het eerste gezicht is en voor langer dan voor één nacht. Gent: zoveel stad (zie merkidentiteit) maar dan toeristisch geïnterpreteerd.

-

Tegendraadsheid. Willen we wel meer toeristen? Veel Gentenaars vinden het al welletjes zo, zeker in juli en augustus. Het rebelse karakter van Gent en de Gentenaren mag zeker tot uiting komen. Een hoekje af. Denk maar aan de Gent: gezelligste stad campagne in 2005 getiteld ‘Gezellig is saai’ met als logo een rode sofa met een spijkerkussen… Die underdog attitude past ook bij onze stad en haar rebels karakter.

-

Personeel van de dienst Toerisme: kan een filmpje waarin personeelsleden mee figureren een meerwaarde betekenen? Op de dienst zijn er kandidaten te vinden om deel te nemen aan de film. Dit is aan de filmmakers om daarover te beslissen.

Voorbeelden die inspirerend kunnen werken:


P 14

15

http://www.youtube.com/watch?v=QFvNhsWMU0c http://www.youtube.com/watch?v=D_Yj4V_WzQo http://www.youtube.com/watch?v=sTPsFIsxM3w http://truthaboutamsterdam.com/ http://www.youtube.com/watch?v=0xUYwDINw2E http://www.youtube.com/watch?v=mMhyZe6xlTs&feature=fvwrel http://www.youtube.com/watch?v=3iaTEgoezNQ

3. Technische specificaties Waarop moet de film afgespeeld worden? (technische dragers)

- Op het web, maar hoge resolutie, - zal worden meegestuurd met mailings naar de professionelen, - virale online verspreiding, - op USB stick en op CD-rom voor geïnteresseerden.

Andere technische specificaties:

Meertalig (Engelstalig bij voorkeur) of geentalig. Indien gebruik gemaakt wordt van een voice-over: een vrouwelijke stem. Duur: 2 a 3 minuten die boeien van a tot z. Muziek: bij voorkeur Gentse muziek, de producenten staan garant dat alle auteursrechten gerespecteerd worden.

4. Kandidaten en jury Kandidaatste lling

Stuur uw videoportfolio in naar het adres: [email protected] uiterste inzendingsdatum: XXXX

Préselectie

De préselectie zal plaats vinden op XXX Een meerkoppige jury zal de inzendingen beoordelen. Enkel de eerste 5 kandidaten zullen in aanmerking komen voor het bestek. De resultaten zullen bekend gemaakt worden op XXXXXX per mail.

5. Budget Totale budget

25.000 euro, btw inclusief. Hierin moeten alle kosten inbegrepen zijn om de film te realiseren zoals vastgelegd in de offerte en beschikbaar zijn op de gevraagde technische dragers.


P 15

PROVINCIE OOST-VLAANDEREN OPDRACHTGEVER: STAD GENT OFFERTE

(omschrijving van de opdracht) Besteknummer :

......................

(Deze offerte bestaat uit ........ bladzijden) - De ondergetekende :

.............................................................................

(naam, voornamen) :

..........................................................................................

Hoedanigheid of beroep :

.............................................................................

Nationaliteit :

.............................................................................

Woonplaats :

............................................................................. ………………………………………………………..

(land, gemeente, straat, nummer) ………………………………………………….

telefoonnummer, fax, e-mail ofwel

(2)

- De vennootschap :

............................................................................. .............................................................................

(handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit, zetel) ………………………………………………….

telefoonnummer, fax, e-mail

vertegenwoordigd door de ondergetekende(n) :

.............................................. .............................................. ..............................................

ofwel

(1)

- De ondergetekenden :

...........................................................................…………….. ...........................................................................…………….. ..........................................................................……………… ...........................................................................……………..

(voor elk van hen dezelfde gegevens als hierboven)

2

Doorhalen wat niet van toepassing is.

modelbestek leveringen Juridische dienst en Kennisbeheer- cel overheidsopdrachten

2

die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming, verbindt of verbinden zich op zijn of op hun roerende en onroerende goederen tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van voornoemd bestek, van de in dit bestek beschreven opdracht, tegen de som van :

(in cijfers : inclusief btw) :

25.000 euro

(in letters: inclusief btw) Vijfentwintigduizend euro

berekend op grond van de hoeveelheden van de hiernavolgende inventaris, die werd onderzocht en aangevuld met de eenheidsprijzen, globale prijzen, gedeeltelijke sommen en btw, ter verantwoording van het bedrag van mijn offerte.

BIJLAGEN  RSZ - attest zoals bepaald in art. 69 bis, §§ 1en 2 van voormeld KB van 8 januari 1996  wanneer de offerte door volmachthouders wordt ingediend : documenten die het mandaat bewijzen  de documenten bedoeld onder het hoofdstuk “kwalitatieve selectie” (punt 5 van de algemene bepalingen van dit bestek)  een storyboard  een uitgewerkte budgettering met de verschillende kostenplaten  een timesheet  een overzicht van de shootinglocaties  een overzicht van de benodigde logstiek met daarin een rolverdeling (voor de Stad Gent of voor de inschrijver)


P2

3

A.

- Inschrijving bij de RSZ : nr(s) ................................................................... - BTW (alleen in België) : nr(s) ................................................................... - Voor registratieplichtige leveringen en diensten (dit zijn opdrachten waarbij bijkomend werken dienen uitgevoerd te worden) : inschrijving op de lijst van de geregistreerde aannemers : in hoofde van de leverancier of dienstverlener : nr(s) .................... in hoofde van de onderaannemer : nr(s) ....................

B.

Mijn onderaannemers hebben hun woonplaats in : (land, gemeente)

.................................................................................... .................................................................................... ....................................................................................

Het bedrag van de werken, die zullen worden opgedragen aan mijn onderaannemers : 1)

onderdanen van een EG-lidstaat, beloopt : (per land)

2)

................................................................... euro

onderdanen van een ander land, beloopt : (per land)

................................................................... euro

C.

Mijn personeel heeft de volgende nationaliteit : ........................................

D. 1)

Voor de uitvoering van deze opdracht zullen geen producten worden gebruikt die niet afkomstig zijn uit de lidstaten van de Europese Gemeenschap. (3)

2)

Overeenkomstig de bepalingen van artikel 90 § 1, 4° van het KB van 8 januari 1996 gaat hierbij een afzonderlijke nota, gedateerd en ondertekend, houdende vermelding van de herkomst van de te leveren producten en/of van de te gebruiken materialen die niet afkomstig zijn uit de lidstaten van de Europese Gemeenschap. - Zij vermeldt per land van oorsprong het bedrag, exclusief douanerechten, dat die producten en/of materialen in de offerte vertegenwoordigen. - Wanneer het gaat om op het grondgebied van de lidstaten van de Europese Gemeenschap af te werken of te verwerken producten en/of materialen, vermeldt zij de prijs van de grondstoffen. (4) (5) (6)

E.

De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving op volgend bankrekeningnummer: IBAN: ……………………… BIC nummer (indien IBAN nummer niet begint met BE): …………………….

3

Geen rekening houden met de door het bestek opgelegde producten van vreemde oorsprong.

4

Doorhalen wat niet van toepassing is.

5

De inschrijver die deze aangifte niet heeft gedaan wordt geacht voor de uitvoering van de ganse aanneming geen producten of materialen te gebruiken die niet afkomstig zijn uit lidstaten van de Europese Gemeenschap.

6

Geen rekening houden met de door het bestek opgelegde producten van vreemde oorsprong.


P3

4

ten name van …………................................................................................

F.

(Voor de Belgische aannemers). Bij deze offerte voeg ik of voegen wij een attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid waarin de stand van mijn of onze rekening bij deze instelling wordt opgegeven, overeenkomstig artikel 69 bis § 1 van het KB van 8 januari 1996. (7)

ofwel (Voor de buitenlandse aannemers). Bij deze offerte voeg ik of voegen wij de in artikel 69 bis § 2 van het KB van 8 januari 1996 bedoelde attesten voor buitenlandse inschrijvers. Bovendien mag de administratie alle nodige inlichtingen van financiële en morele aard omtrent de ondergetekende(n) (of omtrent de hier inschrijvende vennootschap) inwinnen bij andere instellingen. G.

Sluitingsperiode(s) van de onderneming: ……………………………………………..

H.

Bij deze offerte zijn eveneens gevoegd :

I.

-

de bescheiden gedateerd en ondertekend, die luidens het bestek van onderhavige aanneming moeten worden voorgelegd;

-

de door het bestek vereiste modellen en monsters.

Ik verklaar (wij verklaren) dat ik (wij) mij (ons)8 niet bevinden in één van onderstaande uitsluitingstoestanden van artikel 69, §§ 1 en 2 van het K.B. van 8 januari 1996: -

-

-

-

7



veroordeeld zijn door een in kracht van gewijsde gegaan vonnis voor: ◦ deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek; ◦ omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek; ◦ fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de Wet van 17 februari 2002; ◦ witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. in staat van faillissement of vereffening verkeren, de werkzaamheden hebben gestaakt of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of in een gelijkaardige toestand verkeren volgens buitenlandse wetgeving; aangifte hebben gedaan van het faillissement of er is een procedure van vereffening of van gerechtelijk akkoord aanhangig of in een gelijkaardige toestand verkeren volgens buitenlandse wetgeving; bij een in kracht van gewijsde gegaan vonnis veroordeeld zijn voor een misdrijf dat de professionele integriteit aantast;

Bedraagt de schuld aan bijdrage meer dan 2.500 euro dan wordt de inschrijver verzocht bij zijn offerte alle inlichtingen te voegen betreffende de eventuele schuldvorderingen, zoals bedoeld in artikel 90 § 3 van het KB van 8 januari 1996. Dit geldt zowel voor natuurlijke personen als voor rechtspersonen en de bestuurder(s), zaakvoerder(s) of andere personeelsleden met enige vertegenwoordigings-,beslissings- of controlebevoegdheid binnen de rechtspersoon.


P4

5

-

bij de beroepsuitoefening een ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op elke grond die aanbestedende overheden aannemelijk kunnen maken; niet voldaan hebben aan de verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid; niet in orde zijn met betaling van de belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of van het land van vestiging; zich in ernstige mate schuldig hebben gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opvorderbaar in het kader van de kwalitatieve selectie.

Gedaan, te

, de

De inschrijver(s) (handtekening + naam + functie)


P5

WIJZE VAN GUNNING : ondehandelingsprocedure met vrijwillige bekendmaking

Recommend Documents