Wijkgericht werken in een nieuwe jas
Handboek
Wijkgericht werken in een nieuwe jas Toelichting op de uitvoeringspraktijk Inleiding Dit toelichting is ontwikkeld in het kader van de notitie Wijkgericht werken in een nieuwe jas ter ondersteuning van de werkwijze die naar aanleiding van die notitie haar concrete vorm moet krijgen. Om de invulling van de notitie in de praktijk van alledag juist voor alle betrokkenen in het wijkgericht werken zo eenduidig mogelijk te laten verlopen, is er voor gekozen de nieuwe instrumenten wat verder uit te werken. Bij de vormgeving is gekozen voor een indeling waarbij in de vorm van tabellen gemakkelijk onderwerpen teruggevonden kunnen worden. Ieder onderwerp heeft een eigen plek. Wij verwachten met dit richtlijnen wijkraden, wijkbewoners en professionals zoveel mogelijk ondersteuning te kunnen bieden bij de praktische organisatie van het wijkgericht werken.
Instrumenten In de notitie Wijkgericht werken in een nieuwe jas zijn de volgende instrumenten benoemd, die in deze praktische handwijzer verder zullen worden uitgewerkt: 1. 2. 3. 4.
De wijktafel Het wijkactieplan Het wijkwerkoverleg Het wijkbezoek.
Wijkgericht werken meer is dan het toepassen van bovenstaande instrumenten. Het gaat namelijk ook om een houding en het gedrag waarmee het wijkgericht werken wordt benaderd. Om die reden is ook een paragraaf opgenomen over: 5. Verwachtingen t.a.v. taakopvatting van partijen in het wijkgericht werken
1.
Wijktafel
Locatie
Tijdstip Initiatiefnemer/ Organisatie
Voorzitter Deelnemers
Doel
Onderwerpen Agenda
Resultaat
Karakter Frequentie Communicatie
In principe het wijkhuis, hoewel andere locaties uiteraard mogelijk zijn. De ruimte moet voldoen aan enkele belangrijke voorwaarden: 1. Er is zowel een ruimte waarin het besloten gedeelte (+/- 20 personen) alsook het openbare gedeelte (+/- 80 personen) plaats kan vinden. 2. Er is de mogelijkheid iets te presenteren (beamer/scherm en evt. laptop) en er zijn microfoons om tijdens het openbare gedeelte de verstaanbaarheid van de spreker(s) te garanderen. 3. Er is de mogelijkheid om informeel af te sluiten. Als richtlijn: van 18:00 tot 21:30 uur, inclusief een gezamenlijke maaltijd. De gemeente neemt het initiatief en organiseert de wijktafel. 1. De adviseur wijkgericht werken coördineert de totstandkoming van de agenda, verzamelt alle inbreng en voegt samen tot 1 bespreekdocument; reserveert de ruimte e.d. 2. De betrokken vakambtenaren zorgen voor de vakinhoudelijke voorbereiding van het onderwerp. 3. De gemeente verzorgt de verslaglegging. Wethouder met wijkbeleid in de portefeuille; Wethouder van den Heuvel. - College (brede vertegenwoordiging) - Wijkorgaan (een afvaardiging in de vorm van, bijvoorbeeld, het bestuur, van +/- 5-10 personen) - professionals/partners o SWH o Netwerkinspecteur politie o Corporatie o Evt. SWOH, Onderwijs, Zorg (afhankelijk van de punten in het wijkactieplan) - adviseur wijkgericht werken - vakambtenaren (op verzoek van het college) Toekomstgericht nadenken over de opgaven voor de wijk en de inzet van gemeente, professionals/partners en bewoners/ wijkorgaan. Het overleg beperkt zich tot hoofdlijnen en heeft een strategisch karakter. Het wijkactieplan wordt al tevoren opgesteld en de wijktafel is het moment waarop de betrokken partijen het document bespreken en afspraken maken.. Zie Agenda. De agenda is opgebouwd uit 4 afzonderlijke elementen: 1. Wijkbeeld Het college en het wijkorgaan bespreken middellange termijn (2-4 jaar) ontwikkelingen/onderwerpen in de wijk. 2. Wijkactieplan Een evaluatie/terugblik op de afgelopen twee jaar ‘wijkactieplan’. Hoe is de uitvoering verlopen? + vastleggen nieuwe afspraken. 3. Resumé Het openbare gedeelte van de vergadering wordt voorbereid en afspraken worden nogmaals herhaald. 1. Openbaar gedeelte - De voorzitter van de wijktafel informeert de belangstellenden over de gemaakte afspraken in het wijkactieplan. - Ruimte voor reacties/vragen uit de zaal (geen dieptediscussies). - Het wijkactieplan wordt ondertekend. - Algemene korte rondvraag. Naast deze formele elementen is er nog ruimte voor een informele ontmoeting tussen vertegenwoordigers van het college met wijkorgaan en wijkbewoners, en professionals. Wijkactieplan, beknopt uitvoeringsdocument van wijkorgaan, partners en gemeente met de opgaven voor de wijk en afspraken over de (additionele) inzet van wijkorgaan, partners en gemeente. Besloten, met een openbaar gedeelte ter afsluiting (of eventueel voorafgaand t.b.v. inbreng) waarbij het wijkactieplan toegelicht en ondertekend wordt. 1x per 2 jaar - De agenda en aankondiging worden door de adviseur wijkgericht werken gecoördineerd.
Financiën
Hierbij moet gedacht worden aan een korte aankondiging in de Trompetter (afd. communicatie), een aankondiging op de gemeentelijke website (bij informatie over de wijk) en een plek in het gemeentelijk vergaderschema. Tevens krijgen alle betrokken partijen een digitale agenda toegezonden. Met het wijkorgaan vindt tijdige afstemming plaats, met het oog op info in het wijkblad. - De afsprakenlijst alsook het wijkactieplan worden geplaatst op de gemeentelijke site (bij informatie over de wijk) en worden digitaal aan de betrokken partijen verstrekt. Een papieren versie van het wijkactieplan wordt (onder voorbehoud van laatste wijzigingen) ter vergadering/wijktafel aan de betrokken partijen verstrekt. Gemeente.
2.
Wijkactieplan
Locatie Tijdstip Initiatiefnemer/ Organisatie
Voorzitter Deelnemers
Doel
Onderwerpen
N.v.t. N.v.t. De gemeente neemt het initiatief en neemt de organisatie op zich. De adviseur wijkgericht werken is verantwoordelijk voor het proces van totstandkoming en monitoren. Het proces laat zich in 8 stappen benoemen: 1. Inventarisatie van verwachtingen of wensen mbt het handelen van anderen en de eigen inzet in de wijk. (wie wil wat doen en wat zijn de verwachtingen van de anderen?) 2. Eerste conceptlijst (=samengevoegde inbreng van alle partners) uitzetten voor reacties. 3. Matchen van wensen en mogelijkheden van de diverse partners. Dit vraagt de nodige voorbereiding en afstemming, zowel intern als extern. 4. Overleg met partijen over hun toezeggingen. 5. Concept wijkactieplan ter vergadering / Eindversie wijkactieplan vaststellen met partijen. Daaropvolgend bestuurlijke afstemming. 6. Wijktafel + ondertekenen wijkactieplan. Na het vaststellen is het wijkactieplan een statisch document (er kunnen geen nieuwe onderwerpen worden toegevoegd). 7. Uitvoering wijkactieplan. De adviseur wijkgericht werken inventariseert en rapporteert halfjaarlijks bij en aan de betrokken partijen (adviseur wijkgericht werken verzoekt, trekker (wie/wat trekker is – wordt in wijkactieplan benoemd) rapporteert, adviseur wijkgericht werken verstuurt een actuele stand van zaken). De adviseur wijkgericht werken bewaakt de voortgang. Indien gewenste vorderingen uitblijven, organiseert hij een overleg. 8. Aan het einde van de cyclus vindt een evaluatie plaats, welke gericht is op successen en verbeterpunten. Dit document vormt de basis voor de volgende cyclus. N.v.t. - wijkorgaan / betrokken wijkorganisaties - vakambtena(a)ren - professionals/ partners - adviseur wijkgericht werken - Het wijkactieplan is een gezamenlijk uitvoeringsdocument van wijkorgaan, partners en gemeente. - Het geeft inzicht in de belangrijkste opgaven voor de nabije toekomst van de wijk, inclusief de voorgenomen acties en initiatieven om deze opgaven ‘te lijf’ te gaan. 1 - Het maakt heel concreet – SMART - zichtbaar aan welke acties en initiatieven gemeente, partners en wijkorgaan zich committeren bovenop hun reguliere inzet voor de wijken. Het wijkactieplan biedt een mogelijkheid om activiteiten af te stemmen op elkaar en op de behoeften van de wijk en om te sturen op resultaten en successen te vieren. - De partijen committeren zichzelf, een bijdrage te leveren aan de leefbaarheid in de wijk. - Het betreft hier expliciet geen reguliere werkzaamheden, maar additionele. In het wijkactieplan komen acties en initiatieven te staan die door één of meerdere van de partners uitgevoerd gaan worden (bij meer: belangrijk dat duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is en wie trekt). De onderwerpen zijn in principe onbegrensd; alle zaken die in de samenleving aan de orde kunnen zijn, zijn in theorie in het wijkactieplan te passen, mits ze binnen twee jaar klaar of realiseerbaar zijn en niet tot reguliere werkzaamheden behoren. Uitgegaan wordt van vier hoofdcategorieën, met daaronder subcategorieën: 1. Wonen a. Gebiedsontwikkeling b. Huisvesting c. Handhaving/Veiligheid 2. Werk a. Werk
1
SMART: Specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdgebonden
Agenda Resultaat Karakter Frequentie Communicatie Financiën
b. Winkels/bedrijvigheid 3. Samen leven a. Cultuur b. Sport c. Maatschappelijke voorzieningen d. Evenementen e. Onderwijs/Welzijn f. Jeugd/jongeren/ouderen g. Actief burgerschap 4. Omgeving a. Verkeer b. Groen/water/wegen c. Milieu (Op basis van behoefte van de wijk is deze indeling aan te passen.) N.v.t. N.v.t. Het wijkactieplan is vooral een to do – lijstje, en geen sociale kaart of visie-document. Het is een document met een beperkte omvang; het is expliciet geen boekwerk. Het wijkactieplan heeft een looptijd van (maximaal) 2 jaar. Na ondertekening is het wijkactieplan een openbaar document. Het wordt op de gemeentelijke website geplaatst. Gemeente (voor zover van toepassing).
3.
Wijkwerkoverleg
Locatie
Tijdstip Initiatiefnemer/ Organisatie
Voorzitter Deelnemers
Doel
Onderwerpen Agenda Resultaat Karakter
Frequentie
Communicatie
Financiën
Het wijkwerkoverleg kan op verschillende locaties plaatsvinden: - In beginsel heeft het de voorkeur om het wijkwerkoverleg in het gemeentehuis te houden, mede vanwege het feit dat er een brede ambtelijke vertegenwoordiging gewenst is. - Indien onderwerp en/of situatie daartoe aanleiding geven, kan het wijkwerkoverleg ook in de wijk plaatsvinden. Per vergadering te bepalen. Zowel het wijkorgaan als de gemeente kan initiatiefnemer zijn, afhankelijk van behoefte. De adviseur wijkgericht werken wordt benaderd met het formele verzoek voor een wijkwerkoverleg. De adviseur wijkgericht werken stemt dit verzoek af met belanghebbende betrokkenen (wijkorgaan / vakambtenaar – vakwethouder). De gemeente organiseert het wijkwerkoverleg: 1. De adviseur wijkgericht werken draagt zorg voor het opstellen van de agenda en algemene voorbereiding van de vergadering. 2. De betrokken vakambtenaren zorgen voor de vakinhoudelijke voorbereiding van het onderwerp. 3. De betrokken vakambtenaren zorgen voor het vastleggen van de afspraken m.b.t. hun onderwerp. (Eén van) de betrokken vakwethouder(s) - vakwethouder(s) - wijkorgaan / betrokken wijkorganisaties - vakambtena(a)ren - professionals/ partners - adviseur wijkgericht werken Er zijn drie mogelijke doelen die het wijkwerkoverleg kan dienen: 1. Diepgaander bespreken van één of enkele actuele vraagstuk(ken), dossier(s), project(en), initiatie(f)(ven). 2. Meer inzicht in en duidelijkheid over dossiers voor wijkorgaan (qua inhoud en proces). 3. Meer inzicht in behoeften wijkorgaan bij gemeente, versnellen van processen. Het zal in de praktijk vaak gaan over dossiers met complexere inhoud en/of langere looptijd. Ook kunnen actuele knelpunten / vraagstukken die in de wijk spelen bespreekpunt zijn. De besproken dossiers. Zie Doel. Het wijkwerkoverleg is een besloten overleg. Aan het wijkwerkoverleg kan een openbaar deel (v.b. bezoek op locatie in de wijk) worden gekoppeld als partijen daarvan de meerwaarde zien. - Maatwerk per wijk. - Ter indicatie: 1 tot 3 keer per jaar. - Adviseur wijkgericht werken polst behoefte bij gemeentebestuur en wijkorgaan. Gegeven het besloten karakter, vindt over het besprokene geen externe communicatie plaats, tenzij betrokken partijen hierover gezamenlijk anders besluiten. Communicatie is een vast agendapunt en de afdeling communicatie zit bij het overleg. De deelnemers aan de vergadering bespreken waarover wel en waarover niet gecommuniceerd kan worden. Gemeente.
4.
Wijkbezoek
Locatie Tijdstip Initiatiefnemer/ Organisatie Voorzitter Deelnemers
Doel Onderwerpen Agenda
Resultaat Karakter Frequentie Communicatie
Financiën
In de wijk. Als richtlijn: van 13:00 tot 17:30 uur, zaterdag. Het wijkorgaan neemt het initiatief en organiseert; de gemeente denkt desgevraagd en waar mogelijk mee (afdeling communicatie en adviseur wijkgericht werken). Wijkorgaan - College (brede vertegenwoordiging) - raadsleden - wijkorgaan - ambtenaren - wijkbewoners - vrijwilligers - professionals - adviseur wijkgericht werken Ontmoeting, uitwisseling en laagdrempelige contacten met wijkbewoners over hun wijk. N.v.t. De agenda is opgebouwd uit 3 afzonderlijke elementen: 1. Ontvangst en opening. De voorzitter van het wijkorgaan opent en licht het programma toe. 2. Tocht door de wijk. Het wijkorgaan organiseert in overleg met deelnemende partijen (organisaties, verenigingen, wijkbewoners) een rondgang in de wijk, waarbij ontmoeting een belangrijke rol speelt. Een ruime vertegenwoordiging uit de wijk is daar bij van groot belang. Er is hier o.a. ruimte voor het presenteren van bepaalde projecten of initiatieven. 3. Terug op startlocatie Het college reageert op het bezoek. Het wijkbezoek wordt afgesloten op een informele wijze. Kennismaking met de wijk door de ogen van wijkbewoners, vrijwilligers, professionals die in de wijk actief zijn Openbaar 1x per collegeperiode (dagdeel) De aankondiging, het meedenken over de organisatie en de verslaglegging voor de trompetter, andere pers en de gemeentelijke website wordt door de afdeling communicatie verzorgd. Wijkorgaan (trekkersrol).
5.
Verwachtingen t.a.v. taakopvatting van partijen in het wijkgericht werken
Bewoners
Wijkorgaan
Gemeente
SWH
Corporaties
Politie
Overige partijen
- Bereidheid tot meedoen /participatie - Tonen van betrokkenheid - Melden van knelpunten in de openbare ruimte (140492) Een wijkorgaan: - Is een afspiegeling van de wijk (of streeft ernaar dat te zijn) - Organiseert draagvlak in de wijk - Is kwantitatief en kwalitatief goed toegerust - Behartigt het algemene belang van de wijk - Zorgt voor besteding en verantwoording van het buurtbudget - Levert een (eigen) bijdrage aan het wijkactieplan - Adviseert over de programmering van wijkhuizen - Adviseert / ondersteunt bewonersinitiatieven - Organiseert regelmatige contacten met wijkbewoners en verenigingen in de wijk - Organiseert ieder collegeperiode één wijkbezoek - Agendeert bij wijkraadsvergadering eerst de onderwerpen van professionals en daarna de overige onderwerpen voor wijkbewoners te agenderen. Deze agenda is vooraf bekend bij de betrokken ambtenaren. - De adviseur wijkgericht werken is de verbindende schakel tussen wijkorganen en gemeente (bestuur en organisatie). Zie notitie paragraaf 3.3. Rol adviseur wijkgericht werken. - De wijkopzichters nemen deel aan de wijkraadsvergaderingen, waarin zij met name informeren over fysieke, gemeentelijke activiteiten in de wijk. - Ad hoc kunnen op verzoek daartoe (vak)ambtenaren en/of vakwethouders een specifiek onderwerp toelichten in wijkraadsvergadering. - De gemeente bevordert o.a. d.m.v. workshops en trainingen dat medewerkers het wijkgericht werken (werkwijze en houding) tussen de oren krijgen en in praktijk brengen. - De gemeente bevordert een aanbod van trainingen voor wijkorganen en wijkbewoners, zodat het zelforganiserend vermogen wordt versterkt. - De gemeente levert een (eigen) bijdrage aan de wijkactieplannen van de wijken - Organisatie wijktafels en wijkwerkoverleggen - Draagt ervoor zorg dat in iedere wijk een adequaat functionerend wijkorgaan is, dat kwantitatief en kwalitatief op orde is, draagvlak heeft en een afspiegeling van de wijk is (opbouwen om daarna los te laten) - Levert een (eigen) bijdrage aan het wijkactieplan (en levert input voor de periodieke monitoring) - De corporaties zetten met hun teams leefbaarheid in op versterking van de kwaliteit van de leef- en woonomgeving. - De woonconsulenten en buurtbeheerders ondersteunen bewoners bij het nemen van initiatieven om de leefbaarheid te bevorderen en streven naar schone, hele en veilige buurten. - Leveren een (eigen) bijdrage aan het wijkactieplan (+ input voor het huidige bestuur van de wijkraad monitoring, zie hiervoor) - De politie ondersteunt bewoners bij het nemen van initiatieven om de leefbaarheid te bevorderen (o.a. buurtpreventieprojecten) en streven naar veilige buurten. - Levert een (eigen) bijdrage aan het wijkactieplan (zie hiervoor) - Scholen en beroepsonderwijs (o.a. maatschappelijke stages en training/vorming) hebben in hun aanbod aandacht voor vragen van de wijk(en). - Andere verenigingen en/of organen in de wijk zijn desgevraagd bereid als gastheer op te treden voor activiteiten in de wijk. - Leveren een (eigen) bijdrage aan het wijkactieplan (zie hiervoor).
