‘Wij houden niet van stilstaan’
Secretaresses en assistants over de ontwikkelingen in hun vakgebied
ECABO
Secretary Plus
ECABO is het kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven voor de economischadministratieve, ICT- en veiligheidsberoepen. In deze beroepen werken ongeveer twee miljoen Nederlanders. Bijna 83.500 leerlingen doen een mboopleiding in één van de ECABO-sectoren: dat is zo’n 16% van het hele mbo. ECABO is een van de zeventien kenniscentra in ons land. Samen vormen wij de schakel tussen beroepsonderwijs en bedrijfsleven, vanuit één gezamenlijk doel: een arbeidsmarkt in balans voor iedereen. ECABO wil bijdragen aan de instroom van voldoende en goed opgeleide medewerkers voor de kennissamenleving. ECABO houdt de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt en in het beroepsonderwijs daarom scherp in de gaten. www.ecabo.nl
Secretary Plus is de specialist in het bemiddelen, begeleiden en ontwikkelen van alle ondersteunende professionals op het brede gebied van managementondersteuning, secretarieel, marketing & communicatie, administratie, facilities, human resources, projecten, sales en legal. Secretary Plus verbindt assistent professionals met management en professionals op alle niveaus, in elke werkvorm, in elke werkomgeving en in elke contractvorm. Onderscheidend aan Secretary Plus is de regiekracht om assisting professionals, managers en daarmee organisaties in 'flow' te krijgen, zodat ze zich succesvol ontwikkelen. www.secretary-plus.nl
‘Wij houden niet van stilstaan’
Secretaresses en assistants over de ontwikkelingen in hun vakgebied
Inhoud 6 8 9 11 13 14 15 19 20 21 22 24 25 28 30
> > > > > > > > > > > > > > >
Leuk om nu zelf eens te vertellen wat ik van mijn vak vind… Wat is er onderzocht? Hoe heten de 600 respondenten? Wat hebben ze voor opleiding? Wat hebben ze voor aanstelling? Waar werken ze? Wat doen ze zoal? Hoe waarderen ze hun werk? In welke taal werken ze? Wat is er gaande op social media? Hoe zit het met het Nieuwe Werken? Hoe zit het met de zelfstandig professionals? Wat willen ze? Wat zien de 600 voor kansen? …en wat voor bedreigingen?
32 > 33 >
Een paar aanbevelingen voor opleiders en werkgevers … en voor de professionals in secretariële beroepen
34 >
Wat is er nog meer aan (arbeidsmarkt)informatie beschikbaar?
4
Leeswijzer Zo’n 600 directiesecretaresses, managementassistenten, projectsecretaresses, assisting professionals en andere vakvrouwen (en vier vakmannen) in secretariële beroepen hebben in februari en maart 2012 deelgenomen aan een onderzoek van Secretary Plus en ECABO. Hoe denken zij over hun werk en wat voor ontwikkelingen zijn er gaande in het vakgebied? Deze publicatie beschrijft de belangrijkste uitkomsten en geeft de mening van de beroepsoefenaars weer. Hier en daar citeren we de visie van werkgevers. Die citaten komen uit ‘Insights: Trends in het vak van secretaresses en assistants’, een uitgave van Secretary Plus uit zomer 2011. Als marktleider vindt Secretary Plus het belangrijk om continu de ontwikkelingen in het vakgebied te volgen en aan te jagen. De resultaten van dit onderzoek dragen bij aan de tijdige aanpassing van de dienstverlening aan de behoeftes van onze klantgroepen. ECABO doet continu onderzoek op de arbeidsmarkt en gebruikt ook deze uitkomsten bij het actueel houden van de opleidingen zodat het bedrijfsleven de mensen krijgt die het nodig heeft. Kortom, Secretary Plus en ECABO willen proactief de ontwikkelingen meten en de uitkomsten delen met alle stakeholders. Vakbeoefenaars zien hoe collega’s over secretariële beroepen denken. Scholen kunnen hun voordeel doen met de uitkomsten bij het vormgeven van de opleidingen. Bedrijven kunnen er in hun personeelsbeleid op inspelen.
5
‘Mijn taak? Twee afdelingshoofden…’
‘Ik ben luisterend oor voor 52 medewerkers’
Leuk om nu zelf eens te vertellen wat ik van mijn vak vind… (ofwel: wat voor algemeen beeld komt er uit het onderzoek?)
Ik word nog vaak secretaresse genoemd. Daar ben ik niet ontevreden over maar soms denk ik wel eens dat managementassistent of assisting professional beter is. Dat schrikt mannen ook minder af om voor het vak te kiezen. Ik werk gemiddeld 34 uur in de week en daar komt elke week toch wel een uur of vier extra bij. Dat overwerk is iets meer geworden de laatste tijd. Mijn takenpakket is breed. Ik heb mijn standaardtaken als agendabeheer en correspondentie en ik gebruik regelmatig de Engelse taal. Daarnaast ben ik bezig met het organiseren van bijeenkomsten, het verzorgen van mailings, het regelen van financiële zaken, het schrijven van teksten... Mijn lijst met taken wordt langer én gevarieerder. Dat vind ik prettig, want ik houd niet van stilstaan. Ik heb ook duidelijke loopbaanwensen: ik wil verder 6
komen in het vak. En meer verantwoordelijkheid en coördinerend werk zijn ook welkom. Het lijkt me fijn om beter thuis te raken op terreinen als p&o of communicatie. Ik ben nu ook al heel tevreden met de belangrijkste dingen van mijn werk. Ik heb aardig wat zelfstandigheid en kan zelf mijn werktijden goed regelen. De sfeer in ons bedrijf is aangenaam en aan contacten ontbreekt het me niet. Maar ik zou mezelf nog wel verder willen ontwikkelen. Steeds meer mensen werken deels thuis. Ik snap wel dat dat voor mij lastiger is en ik vind het ook fijn om zo veel mogelijk in de organisatie aanwezig te zijn. Maar af en toe heb ik werk dat ik veel efficiënter thuis kan doen, zoals een rapport uitwerken. Als ik thuis mag werken, maakt dat mijn bedrijf nóg aantrekkelijker. Ik ben steeds meer online actief: ik zit op LinkedIn en Twitter. Dat is handig om op de hoogte te blijven en te netwerken. Sommige collega-secretaresses willen voor zichzelf beginnen. Dat klinkt wel leuk, die vrijheid en dat eigen baas zijn, maar ik zie toch op tegen een onzeker inkomen. Bovendien zie ik in ons bedrijf ook genoeg kansen nu mijn werk verandert van pure ondersteuning in meer zelfstandig taken uitvoeren. Ik hoorde laatst twee mooie nieuwe woorden: snap-snelheid en snap-vermogen. Die twee zijn cruciaal in ons secretarieel werk. Dat spreekt me wel aan. Ik vind het leuk om te laten zien wat ik in huis heb. Misschien dat managers en medewerkers zelf meer gaan regelen nu ze smartphones en andere handige apparaatjes hebben. Maar ons vak blijft belangrijk: we hebben en houden meerwaarde. 7
Wat is er onderzocht? Secretary Plus en ECABO willen weten hoe vakvrouwen in secretariële beroepen denken over hun beroep. Er zijn veel publicaties over de secretariële beroepen. Maar wat vinden de secretaresses eigenlijk zelf van hun vak en hun positie? Hoe waarderen ze het, wat voor ontwikkelingen en trends zien ze in hun vakgebied en hoe zit het met hun loopbaanwensen en scholingsbehoefte? Bijna 600 vakvrouwen (en vier vakmannen) vulden de uitgebreide vragenlijst in. Een deel werkt voor Secretary Plus, een ander deel werkt elders. De helft is tussen de 30 en 50 jaar, een kleine derde tussen de 20 en 30 jaar oud en een zesde deel ouder dan 50.
Aantal jaren werkervaring (in %)
25 24
20 15
17
20
18 16
10 5
5
0 korter dan 1 jaar
tussen 1 en 5 jaar
tussen 5 en 10 jaar
tussen 10 en 15 jaar
tussen 15 en 20 jaar
langer dan 20 jaar
De mensen met 1 tot 5 jaar werkervaring vormen de grootste groep in dit onderzoek. De executive secretary/assistant, de personal assistant en de officemanager hebben gemiddeld de meeste jaren werkervaring, de projectsecretaresses en secretaresses gemiddeld de minste.
8
Bijna driekwart van de werkgevers vindt dat de functie van secretaresse evengoed door een man uitgeoefend kan worden. Uit ‘Insights: Trends in het vak van secretaresses en assistants’ van Secretary Plus
Hoe heten de 600 respondenten? De mensen die meededen in het onderzoek, hebben heel verschillende functienamen, maar de meesten werken als managementassistent (18%), directiesecretaresse (16%) of secretaresse (15%). Ook namen als informant, administrative assistant, teamsecretaresse of beleidsondersteuner komen voor. Intussen is er veel discussie over de functiebenaming secretaresse, omdat de inhoud van het beroep aan het veranderen is. Is managementassistent of assisting professional passender bij het toenemend aantal taken en verantwoordelijkheden? Deze namen klinken moderner en schrikken mannen niet zo snel af om voor het beroep te kiezen, vinden de ondervraagden. Desondanks zijn acht van de tien tevreden met hun functienaam.
De term secretaresse dekt de lading van de functie niet meer, vindt 40% van de werkgevers die ondervraagd werden in Insights-onderzoek van Secretary Plus. Uit ‘Insights: Trends in het vak van secretaresses en assistants’ van Secretary Plus
9
‘Een betere naam voor mijn functie? Noem me maar
duizendpoot’
Welke naam voor je functie is beter? > > > >
Managementondersteuner Allround secretaresse Executive assistant Assisting professional
10
Wat hebben ze voor opleiding? Bijna de helft van de 600 respondenten heeft een mbo-diploma. In bijna twee derde is dat een specifieke secretariële opleiding. Dat was bij een eerder onderzoek in 2009 nog 90%. Dat wil zeggen dat nu opvallend meer mbo’ers met een ándere opleiding secretariële functies vervullen. Er zitten edelsmeden, bloemisten, mensen met een horecaopleiding of detailhandelachtergrond bij. Een op de drie mensen die de vragenlijst invulden, heeft een hbo-opleiding gedaan. Dat is ook wat meer dan in het onderzoek eind 2009: werkgevers lijken net wat vaker te kiezen voor iemand met een hbo-opleiding voor een baan die wellicht ook iemand met een mbo-diploma prima kan vervullen. De executive secretary/assistant heeft het vaakst een hogere vooropleiding, secretaresses hebben het vaakst een lagere vooropleiding.
Respondenten naar vooropleiding (in %)
5
3 3 Mbo
8
Hbo
48
Havo/mms Vmbo/mavo
33
VWO/hbs Universiteit
11
En uitgesplitst naar functiegroep (in %) Executive secretary/assistant
35
65
Directiesecretaresse
35
65
Officemanager
47
53
Management assistent
54
Personal assistant
46 58
Projectsecretaresse
42
60
Secretaresse
40 71
vmbo/mavo, mbo
29
havo/mms, vwo/hbs, hbo, wo
‘Opleiding? Ik ben in de praktijk opgevoed’ 12
Wat hebben ze voor aanstelling? Vier op de tien secretaresses die aan het onderzoek hebben meegedaan, hebben een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd. Een derde heeft een vaste baan. Een deel werkt via een bemiddelingsbureau en werkt op uitzendbasis of is gedetacheerd. Een deel is zelfstandig ondernemer. Het aandeel mensen dat via een uitzendbureau werkt, is 5% hoger dan bij het vorige onderzoek in 2009. Het aandeel met een arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd is 6% lager. Ze werken gemiddeld iets meer dan 34 uur per week en dat is niet veel anders dan in 2009. Ruim de helft werkt fulltime (36-40 uur). Eén op de tien werkt 20 uur of minder (en dat zijn er meer dan in 2009 want toen was het één op de twintig). Er wordt aardig wat overgewerkt: bijna tweederde werkt gemiddeld 4 uur per week over. Dat was drie jaar geleden minder: toen werkte de helft gemiddeld 3 uur per week over. Vooral de executive secretary/assistent draait meer uren, secretaresses hebben gemiddeld de minste overuren.
Soort arbeidsrelatie (in %)
8
4 Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
33 17
Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd Tijdelijke uitzendovereenkomst Detacheringsovereenkomst Zelfstandige
38
Twee van de drie respondenten hebben een arbeidsovereenkomst: een even groot deel heeft een overeenkomst voor bepaalde tijd of voor onbepaalde tijd. De ‘flexibele schil’ is net zo groot als drie jaar geleden.
13
Gemiddeld aantal uren van het dienstverband per week Personal assistant
36,3 36
Projectsecretaresse Directiesecretaresse
35,2
Alle respondenten
34,2
Executive secretary / assistant
34
Managementassistent
34
Secretaresse Officemanager
33,5 33
Waar werken ze? Veel van de secretaresses werken in de sectoren zakelijke dienstverlening, gezondheids- en welzijnszorg en industrie en nutsbedrijven. Dat aandeel in de zakelijke dienstverlening (van 20,2% naar 17,6%) en ook in het openbaar bestuur (van 5,6% naar 4,1%) is een paar procent afgenomen vergeleken met het vorige onderzoek in 2009. Vooral in de sector industrie en nutsbedrijven is het aandeel juist een paar procent toegenomen, van 6,4% in 2009 naar 10.1% nu.
14
Wat doen ze zoal? De meesten hebben een breed takenpakket met zowel standaard als niet-standaard secretarieel werk. Mensen doen vanzelfsprekend standaardtaken als agendabeheer, zakelijke correspondentie verzorgen, de post verzorgen en bezoekers ontvangen. Maar dat is wel aan het veranderen: bij sommigen zitten standaardtaken zoals notulen uitwerken en afhandelen, reizen en accommodaties regelen en het relatienetwerk onderhouden, niet meer in het takenpakket. Daarvoor zijn andere werkzaamheden in de plaats gekomen.
Welke van de acht? Dan zijn er ook nog acht soorten niet-standaardtaken: p&o-taken, financiële taken, facilitaire taken, taken marketing en communicatie, taken voor intranet en internet, ICT-taken, organiserende taken en coördinerende en leidinggevende taken.
Veel organiseren Vrijwel iedereen is wel met organiserende en facilitaire taken bezig: ze regelen bijeenkomsten, werkoverleg, uitjes of complete evenementen. Ze zorgen voor de catering, houden de kantoorvoorraden bij en grijpen in bij storingen van de kantoorapparatuur.
Werkgevers hebben behoefte aan meer zelfstandigheid, meer organisatietalent, meer opleidingsniveau en meer kennis van vakgebieden (zoals HR of marketing). Uit ‘Insights: Trends in het vak van secretaresses en assistants’ van Secretary Plus
15
…en minstens zo veel financiën, communicatie en p&o Zo’n 80% heeft financiële taken zoals het aanvragen van offertes of het verwerken van facturen en even zo veel hebben taken op het gebied van marketing en communicatie: ze verzorgen mailings en regelen drukwerk en relatiegeschenken. En dan zijn er nog veel met p&o-taken: zeven op de tien is bijvoorbeeld belast met de verlof-, uren- of verzuimregistratie of met het afhandelen van declaraties. Dat aantal is zelfs iets meer dan drie jaar geleden.
Werk voor de website Bijna de helft doet taken voor de website of intranet. Ze schrijven teksten of beheren (delen van) intranet of website: dat beheer komt wat vaker voor dan bij het onderzoek van eind 2009. Vier op de tien doen ICT-taken. Ze hebben bijvoorbeeld het ‘super-user’-schap of zijn vraagbaak.
En dan ook nog coördineren en leiding geven Een derde heeft coördinerende taken, één op de vijf geeft leiding. Dat eerste komt het meeste voor bij de officemanager en de executive secretary/assistant. De officemanager geeft logischerwijs ook vaak leiding en dat geldt eveneens voor de personal assistant.
Standaardtaken (in %) Zakelijke correspondentie verzorgen
94
Agendabeheer
92
Post en archief verzorgen
89
Bezoekers ontvangen
88
Vergaderruimten en faciliteiten regelen
87
Bijeenkomsten organiseren
84
Notulen uitwerken en afhandelen
77
Reizen en (hotel)accomodaties regelen
71
Relatienetwerk onderhouden
61
16
‘24 uur
beschikbaar zijn, dat zit in mijn takenpakket’
Sommigen doen nog heel andere dingen… Trainingen organiseren Vertrouwenspersoon zijn Stagebegeleiding Functioneringsgesprekken Resourceplanningen Vacatures uitzetten Inhousing regelen Coaching Begrotingen maken Administratie bijhouden Debiteuren achter de broek aan zitten > Keuken schoonhouden > Servicecontracten afsluiten
> > > > > > > > > > >
17
Niet-standaard taken (in %) Organiseren
90
Facilitair
80
Marketing en communicatie
78
P&O
72
Financieel
71
Intranet of website
50
Leidinggeven/coördineren
39
ICT
36
Hoeveel hebben coördinerende en leidinggevende taken? (in %) 60
Officemanager
45 59
Executive secretary/assistant
28 54
Personal assistant
46
Projectsecretaresse
48 16
Directiesecretaresse
41 20
Managementassistent
37 23
Secretaresse
coördineren
9
leidinggeven
2
18
Hoe waarderen ze hun werk? De 600 secretaresses die de vragenlijst invulden, zijn (heel) tevreden over belangrijke aspecten van hun werk. Ze zijn het meest te spreken over de mate van zelfstandigheid en over hun flexibele werktijden, de contacten en de sfeer. Vooral de loopbaanmogelijkheden en de mogelijkheden om deels thuis te werken kunnen beter.
Welke aspecten zijn het belangrijkst? (in %) Waardering
99
1
Zelfstandigheid in het werk
99
1
(Collegiale) contacten/sfeer
98
2
Salaris
98
2
Nieuwe uitdagingen/taken
96 4
Scholingsmogelijkheden
87
13
Loopbaanmogelijkheden
86
14
Veranderende taken
85
15
Flexibele werktijden
83
Korte reistijd
79
Partime werken Weinig stress Thuiswerken
60 52
17 21 40 48
49
51
19
(heel) belangrijk (heel) onbelangrijk
Hoe tevreden zijn ze over die belangrijkste aspecten van het werk? (in %) Zelfstandigheid in het werk
84
(Collegiale) contacten/sfeer
83
Korte reistijd
10
7
11
8
78
Waardering
71
Salaris
16 18
70
Nieuwe uitdagingen/taken
20
65
Veranderende taken
22
63
Weinig stress
60
Scholingsmogelijkheden
Loopbaanmogelijkheden
11 5
81
Partime werken
Thuiswerken
7 5
88
Flexibele werktijden
58 52 49
32
10 13
26
11
28
12
27 25
6 11
15
(heel) tevreden
23 19
niet ontevreden/niet tevreden (heel) ontevreden
In welke taal werken ze? Driekwart gebruikt Engels in het werk en dat is ietsjes meer dan drie jaar geleden. Een derde heeft met Duits te maken en dat was bij het vorige onderzoek ook al zo. Een stuk of vijf geven aan dat ze ook in het Fries werken. Bijna de helft vindt het nodig om meer oog en gevoel te hebben voor andere culturen. Vooral de executive secretary/assistant vindt dit, meer dan de secretaresse. Zij werken wellicht vaker in een internationale context.
20
‘Social media geven me zichtbaarheid’
‘Ik gebruik social media om contacten te onderhouden’
Wat is er gaande op social media? De helft van de secretaresses is actief op sociale media voor het werk. Ze gebruiken LinkedIn (80%), Facebook (48%) en Twitter (30%). Driekwart van de respondenten doet dat om te netwerken. Tweederde om op de hoogte te blijven van nieuwe ontwikkelingen en vier van de tien om in contact te blijven met klanten en leveranciers. Ze gebruiken de sociale media ook om klanten te vinden en om specifieke vragen te stellen en te beantwoorden.
21
‘Mijn baas verwacht dat ik er altijd ben’
‘Bij ons gebeurt alles op kantoor’
Hoe zit het met het Nieuwe Werken? Een ruime meerderheid van de ondervraagden is het ermee eens dat het Nieuwe Werken de motivatie en productiviteit vergroot. Het plaats- en tijdonafhankelijke werken maakt het bedrijf aantrekkelijker om voor te werken. Vier van de tien respondenten kunnen thuis werken en dat is 10% meer dan eind 2009. Velen van hen doen dat ook. Zes van de tien mogen niet thuiswerken van hun manager: de helft vindt dat niet erg, maar de andere helft heeft daar eigenlijk wel behoefte aan. Het grootste deel van die groep die er wel behoefte aan heeft, vindt dat thuiswerken ook best mogelijk is. Ze zien de mogelijkheden: inloggen kan, alles gaat digitaal, een laptop en telefoon zijn genoeg en ze hebben voldoende klussen om thuis in alle rust te doen.
Bij slechts 20% van de werkgevers is het mogelijk om als secretaresse thuis te werken Uit ‘Insights: Trends in het vak van secretaresses en assistants’ van Secretary Plus
22
Kortom, een vijfde van alle ondervraagden wil én kan thuiswerken als het aan hen ligt, maar krijgt daar geen kans voor. > > > > > > >
Ik mag wel thuis werken, maar ik doe het niet want… Ik vind het niet handig voor mijn baan. Ik vind het zelf prettig om zo veel mogelijk aanwezig te zijn. Het is een idiote regeling. Het is lastig in mijn functie. De middelen zijn niet toereikend. Het is niet echt nodig.
‘Het nieuwe werken vergroot mijn motivatie en productiviteit en maakt de organisatie aantrekkelijker als eigentijdse werkgever’ (in %) Managementassistent
75
Executive secretary/assistant
18 4 3
72
Personal assistant
24 4
71
Officemanager
29
67
28
Directiesecretaresse
64
Projectsecretaresse
64
Alle respondenten
64
25
Secretaresse
63
27
27 12
5 7 2
20 4 7 4 3
7
(helemaal) eens noch mee eens/ noch mee oneens (helemaal) oneens weet niet
Volgens bijna tweederde van de ondervraagden vergroot het Nieuwe werken haar productiviteit. Het maakt de organisatie aantrekkelijker als eigentijdse werkgever. De managementassistenten onderstrepen dat het vaakst, de secretaresses net wat minder dan gemiddeld.
23
Hoe zit het met de zelfstandig professionals? Een op de 25 mensen die de vragenlijst invulden, is zelfstandig ondernemer. Dat was in 2009 maar één op de 50. Meer mensen werken – al dan niet uit vrije keuze of noodgedwongen – voor zichzelf. Een op de zes secretaresses wil eigenlijk wel voor zichzelf beginnen: ze willen graag eigen baas zijn, zelf hun tijd invullen en meer vrijheid om naar eigen inzicht te handelen. Maar ze zien wel obstakels. Ze zijn bang voor onvoldoende werk en voor acquisitie, zien op tegen een onzeker inkomen mochten ze ziek worden of zwanger raken en ze zijn bang voor hoge verzekerings- en pensioenkosten. Al die angsten zijn wel minder dan in 2009. Bijna 30% ziet eigenlijk geen knelpunten.
Redenen om als zelfstandige te gaan werken (in %)
2012 Vrijheid om naar eigen inzicht te handelen
60
Eigen baas kunnen zijn
50
Mogelijkheid hebben om zelf tijd in te delen
46
Inzetten specialisatie/vakmanschap
32
Voor verschillende opdrachtgevers werken
32
Financiële motieven
30
(Dreigend) ontslag
8
24
‘Het lijkt me leuk om steeds weer voor een ander bedrijf te werken’
‘Ik wil in meer verschillende projecten meedraaien’
Wat willen ze? De vakvrouwen die de vragenlijst invulden, houden niet van stilstaan. Negen van de tien hebben loopbaanwensen en willen daar de komende twee jaar iets mee doen. Ze willen zich vooral verder professionaliseren in het vak. Een derde wil wel meer verantwoordelijkheden en een kwart wil meer coördinerende taken. En ze willen ook specifieke taken uitbouwen, bijvoorbeeld op het gebied van p&o en communicatie en voorlichting. En ze hebben nog meer wensen: een kwart wil meer zelfstandigheid en één op de vijf ziet een promotie naar een andere secretariële functie wel zitten. Bijna de helft wil zich verder bekwamen via scholing. Overigens hebben niet alleen de jongere medewerkers die loopbaan- en scholingsbehoeften: alle leeftijdscategorieën hebben dezelfde wensen voor wat betreft doorgroei en ontwikkeling.
25
‘Ik wil een vaste baan in plaats van steeds maar weer korte projecten’
Ik wil… > > > > > > > >
26
meer inhoudelijke taken groeien in mijn functie meer specialisatie meer verdienen lesgeven eigen onderneming leidinggeven meer uren werken
Loopbaan- en opleidingswensen (in %) 2012 Opleiding of cursus volgen
46
Meer verantwoordelijkheden
34
Meer coördinerende taken
26
Meer zelfstandigheid
26
Promotie naar andere secretariële functie
20
Meer werkzaamheden op het gebied van p&o
17
Meer werkzaamheden op het gebied van leidinggeven
16
Meer werkzaamheden communicatie en voorlichting
16
Overgang naar een niet-secretariële functie
12
Meer werkzaamheden in de financiële administratie
5
Meer werkzaamheden in- en verkoop
3
De projectsecretaresse wil vooral meer verantwoordelijkheden, een opleiding of cursus volgen en meer coördinerende taken. Hetzelfde geldt voor de directiesecretaresse, de managementassistent en de personal assistant. De officemanager en de secretaresse willen ook die opleiding en verantwoordelijkheden, maar wensen daarnaast vooral ook meer zelfstandigheid. De executive secretary/assistant noemt meer verantwoordelijkheden, meer coördinerende taken en meer zelfstandigheid het meest.
27
Wat zien de 600 voor kansen? Het takenpakket van de secretaresse verandert steeds meer van het bieden van ondersteuning naar het zelfstandig uitvoeren van werkzaamheden. Daar is een overgrote meerderheid het mee eens. Bijna de helft (48%) herkent zich in de volgende ontwikkeling: ‘Er is een ontwikkeling gaande waarbij traditionele secretariële taken zoals zakelijke correspondentie en het verzorgen van post en archief minder worden. Ook is het Nieuwe Werken in opkomst en worden andere eisen gesteld aan de secretaresse van de toekomst. Competenties als zelfstandigheid, verantwoordelijkheid durven nemen en ‘snap-snelheid’ en ‘snap-vermogen’ zijn daarin sleutelbegrippen.’ Vooral de personal assistants en directiesecretaresses zien dat. De officemanagers, projectsecretaresses en de secretaresses wat minder. Meer dan de helft ziet hierin kansen voor zichzelf: ze kunnen zich beter ontwikkelen, het verdiept het werk, geeft meer verantwoordelijkheden en uitdagingen.
‘Het algemene beeld van de secretaresse als tiepmiep wordt ontkracht’ ‘Snap-snelheid en snap-vermogen worden steeds belangrijker’ ‘Kennis van de eigen organisatie en bedrijfsprocessen worden steeds belangrijker’
28
‘Het totale takenpakket van de secretaresse verandert steeds meer van het bieden van ondersteuning naar het zelfstandig uitvoeren van werkzaamheden’ (in %)
Personal assistant
96
Executive secretary/assistant
90
Officemanager
87
Directiesecretaresse
87
Secretaresse
86
4 10
8
5
8
5
8 3 3
(helemaal) eens
Managementassistent
83
Alle respondenten
82
Projectsecretaresse
76
11 12 16
6 5 1
noch mee eens/ noch mee oneens
8
(helemaal) oneens weet niet
Vier op de vijf ziet hun takenpakket steeds meer veranderen van het bieden van ondersteuning naar het zelfstandig uitvoeren van werkzaamheden. De personal assistants zien dat bijna allemaal (96%), voor projectsecretaresses geldt het relatief het minst vaak (76%).
Het takenpakket verandert, dus: > > > > > > > > > > >
‘Ik kan mijn manager meer laten zien wat ik in huis heb.’ ‘Ik kan meer meedenken met de manager.’ ‘Een goed en helder inzicht en snel kunnen schakelen worden belangrijker.’ ‘De betrokkenheid wordt groter, we denken ook mee en voeren zelfstandig uit.’ ‘We kunnen ons beter profileren, er is meer kans op waardering en respect.’ ‘We worden meer sparringpartner.’ ‘Ik kan mezelf naar een hoger niveau tillen.’ ‘Het vak wordt uitdagender en interessanter als we uit die traditionele rol kunnen stappen.’ ‘We kunnen meer toegevoegde waarde leveren.’ ‘Door mijn werkmentaliteit kan ik me onderscheiden van de massa.’ ‘Het vak van secretaresse gaat over in dat van assistent.’ 29
…en wat voor bedreigingen? Eén op de zes vindt het bedreigend: het collegiaal face to face-contact wordt minder, medewerkers doen via ‘zelfservice’ steeds meer zelf en dat maakt de secretaresse deels overbodig. Wellicht vallen er ontslagen en worden tijdelijke contracten niet verlengd. Alle veranderingen brengen onrust met zich mee.
‘In het bedrijf waar ik werk voert de manager - onder meer door de ICT steeds meer secretariële taken zelf uit’ (in %)
Projectsecretaresse
52
Executive secretary/assistant
38
Personal assistant
37
Officemanager
38
24 31 25
24 31 38
35
27
Managementassistent
35
26
39
Alle respondenten
34
26
38 2
(helemaal) eens Secretaresse Directiesecretaresse
30 28
24
41 5
28
43 1
noch mee eens/ noch mee oneens (helemaal) oneens weet niet
Een op de drie ervaart dat de managers steeds meer secretariële taken zelf doen. Vooral projectsecretaresses signaleren dat. Het geldt het minst voor directiesecretaresses.
30
‘Ik vrees voor het voortbestaan van mijn baan’ (in %)
Projectsecretaresse 13
Officemanager
12
Managementassistent
12
Secretaresse
56
17
66
10
4
75 3 13
68
17
11
68
7 4
(helemaal) eens
Executive secretary/assistant
7
Directiesecretaresse
7
Personal assistant
24
20
Alle respondenten
4
21
69 3
13
78 2 33
63
noch mee eens/ noch mee oneens (helemaal) oneens weet niet
Eén op de zes vreest voor het voortbestaan van haar baan. Personal assistants zijn daar nauwelijks bang voor, maar projectsecretaresses (20%) juist wel. Ruim een kwart van de mensen die via een uitzendovereenkomst ergens werken vreest voor haar werk, wie een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd heeft, maakt zich daar nauwelijks druk om.
Veranderingen hebben ook nadelen… ‘Er is minder werk.’ ‘Meer verantwoordelijkheid betekent ook meer druk en spanning. Kan iedereen meekomen?’ ‘Als iedereen alles zelf gaat doen, gaan banen verloren’ ‘Het bedrijf lijdt eronder omdat de coördinerende, organiserende en signalerende functie wegvalt’ ‘Veel competenties liggen op hbo-niveau. Die gaan ons misschien verdringen.’ ‘Mbo-secretaresses worden deels administratief medewerkers met lage salarissen.’ ‘Het echte secretaressevak is een mensenvak. Het persoonlijke mag niet verdwijnen.’ ‘Het wordt steeds lastiger om een goede functie te bemachtigen als de eisen steeds hoger worden.’
31
Een paar aanbevelingen voor opleiders en werkgevers > De ontwikkelingen in het vakgebied vragen erom leerlingen Secretarieel ‘breed’ op te leiden. Laat de diversiteit van het werk en de veelheid aan taken terugkomen in het opleidingsprogramma. > Doe in de opleidingen recht aan de tweedeling die zichtbaar is in het secretaressevak. Aan de ene kant zijn er de secretaresses (administratief medewerkers) die vooral uitvoerend, repetitief werk doen. Aan de andere kant zijn er de assistenten (assisting professionals) op de hogere niveaus die een sterk inhoudelijke, ondersteunende rol vervullen voor hun managers. Deze groep moet meer kennis hebben van de organisatie, proactief zijn en een grote mate van zelfstandigheid aan de dag leggen. > Blijf Duits aanbieden als aanvulling op het reguliere lespakket. De taal blijft onverminderd belangrijk voor een groot deel van de secretaresses. > Heb aandacht voor ondernemersvaardigheden: veel respondenten overwegen om als zelfstandige te gaan werken. > Leg meer nadruk op timemanagement. Het Nieuwe Werken vereist een goede planning en strakke regie. > Pas de voorlichting naar aspirant-secretaresses aan: leg meer nadruk op de ontwikkelingen in het vak en de competenties die daarvoor nodig zijn. > Zorg dat mensen coördinerende vaardigheden opdoen en leren hoe ze hun netwerken kunnen opbouwen en onderhouden. 32
> Besteed in de opleidingen aandacht aan het gebruik van social media. > Breng loopbaanpaden in kaart: de respondenten houden duidelijk niet van stilstaan. Ze willen zich graag verder ontwikkelen. > Kijk naar de mogelijkheden van thuiswerken: veel medewerkers hebben de wens om een (klein) deel van de werktijd van huis uit te werken.
… en voor de professionals in secretariële beroepen > Denk gericht na over verdere loopbaanontwikkeling: welke taken en wat voor soort organisatie hebben de voorkeur? > Blijf continu nieuwe kennis opdoen: een leven lang leren geldt ook voor de secretariële beroepen.
33
Wat is er nog meer aan (arbeidsmarkt)informatie beschikbaar? > In de pocket ‘Insights: Trends in het vak van secretaresses en assistants’ van Secretary Plus staan de resultaten van een onderzoek onder bijna 500 werkgevers. Hoe denken zij over het secretaressevak? Vraag een exemplaar aan via www.secretary-plus.nl > In het boekje ‘Perspectief op werken en leren in de Secretariële beroepen 2011 - 2015’ schetst ECABO actuele ontwikkelingen op de arbeidsmarkt- en stagemarkt. Wat zijn de kansen voor mensen met een mbo-opleiding? Hoe makkelijk of moeilijk komen werkgevers aan goede mensen? Download het gratis via: www.ecabo.nl/arbeidsmarkt
34
Colofon Teksten ECABO Deze uitgave is tot stand gekomen in samenwerking met Secretary Plus. Vormgeving en beeld WAT ontwerpers Een uitgave van ECABO © 2012
ECABO Kenniscentrum beroepsonderwijs en bedrijfsleven Disketteweg 6 Postbus 1230 3800 BE Amersfoort Telefoon 033 450 46 46 Fax 033 450 46 66
[email protected] www.ecabo.nl Twitter @ecabowerkt
