1
Bas Leeuwerke Business Consultant bij King heeft (volgens eigen zeggen) de leukste baan bij King en dat al meer dan 13 jaar. Wat zijn baan zo leuk maakt is dat hij contact heeft met een grote diversiteit aan klanten, hij werkt met dealers en allerlei partijen die koppelen aan King. Daarnaast mag hij meedenken over nieuwe functionaliteit in King. Bas is sinds de vorige eeuw getrouwd heeft 2 kinderen, waarvan er ook één bij King werkt als King Mobile consultant. Zijn ambitie is met King voor klanten en dealers goede oplossingen kunnen bieden. Zijn specialisme ligt op het gebied van koppelingen en e-commerce toepassingen/webwinkel oplossingen. Doreth Middeldorp is inmiddels 5 jaar betrokken bij King als Business consultant Accountancy. Haar passie is paardrijden. In maart ging dit mis, maar gelukkig is ze weer in ons midden. Ze is wonend in Rotterdam en is de trotse moeder van 2 kinderen. Bij ieder contact met klant/ondernemer stelt ze zichzelf de vraag: hoe kan hij/zij succesvoller worden door automatisering in te zetten?
2
Wij hebben onszelf voorgesteld en zijn nu ook nieuwsgierig naar u in de zaal. Doormiddel van laagdrempelige vragen en wat handen in de lucht maken we met elkaar kennis. Het uitgangspunt van vandaag is hoe digitaliseert u uw inkoopadministratie zo optimaal mogelijk, graag nemen wij u mee in wat wij doorgaans horen. Om van daaruit de oplossing te laten zien. Tipje van de sluier m.b.t. nieuwe functionaliteit Na vandaag geven wij jullie graag een paar praktische tips mee die u van te voren zelf kan doen.
3
4
5
6
7
8
Hoe zag de wereld eruit voor Factuur2King Plaatje 1: een hoop papierwerk, moet verwerkt worden Plaatje 2: het kost tijd, iedere week/ periode inplannen. Plaatje 3: na het inboeken hetgeen tijd kost, moeten de inkoopfacturen ook betaald worden, vaak wordt dit dan nogmaals overgetypt in de bank, betalingsafspraken moeten nagekeken worden enzovoorts. Plaatje 4: In grotere organisaties is de vraag vaak waar is die factuur? Kan ik de factuur volgen? wie heeft deze factuur te beoordelen, waar is de factuur? Kan opgelost worden met Factuur2King en fiatteringsoplossing. Het zogenaamde goedkeuren van de factuur door bijvoorbeeld de budgethouder. Plaatje 5: Archief; In het geval van meer dan 2500 facturen heeft u al snel in 7 jaar 20.000 facturen in het archief
9
Hoe lossen wij uw probleem op? Met de combinatie King + Factuur2King. In de Praktijk krijgen wij ook nog wel eens tegengas en dit willen wij voor zijn. We hebben wat terugkoppelingen van klanten die lopen wij samen even door!
10
Plaatje 1: men verliest tastbaarheid van de factuur, echter wordt het juist meer met F2K. U heeft nog steeds iedere factuur in beeld. Plaatje 2: tel alle handelingen is bij elkaar op (beoordelen/goedkeuren, inboeken, betalen, afboeken/afschrift, opbergen, en zoeken in archief) Plaatje 3: dat blijft en moet ook voor u als ondernemer. Plaatje 4: de werkwijze met de map die blijft, maar dan via de computer Plaatje 5: ik zeg altijd ook oude stempels hebben nieuwe inkt nodig Plaatje 6: het is rendabel vanaf 400 inkoopfacturen per jaar De eerste winst is door meer facturen digitaal te ontvangen: nu druk je iedere factuur zelf af (inkt/papier kosten) Het boeken gaat sneller en is nauwkeurig (in ca. 10 seconden is een factuur gecontroleerd en klaargemaakt voor boeking) Alles is direct op te roepen uit King (archief inkoopadministratie niet meer nodig, goedgekeurd door fiscus) Accountant kan per mutatie inkoopfactuur erbij pakken.
11
Het proces van factuur2King is als volgt: Drie manieren waarop u facturen kan ontvangen/verwerken. U kunt uw facturen via de factuurportal uploaden ten behoeve van uw accountant en de facturen fiatteren. U ontvangt van uw leveranciers per email de facturen welke op uw eigen netwerk terecht komen. Of de per post ontvangen facturen scant u, waarna die ook naar het netwerk gaan en in Factuur2King worden herkend per administratie In Factuur2King worden de facturen verwerkt en naar King verzonden, waar u de facturen per journaalpost digitaal terug kunt vinden evenals bij de crediteurenkaart en bijvoorbeeld bij de balans drill down.
12
13
Fiatteurs uitbreidingen: 1. U kunt een groep fiatteurs vastleggen van bijvoorbeeld 5 mensen, waarvan er minimaal 2 de factuur moeten goedkeuren. 2. U kunt uw fiattering doorgeven aan een derden. Notificaties: U kunt op uw telefoon een melding krijgen dat u openstaande fiatteringen heeft. Dashboard: op het Dashboard kunt u een totaal overzicht zien van het fiatteringsproces, waar bevinden zich facturen, wie moeten nog goedkeuren enz. Online fiatteringsportal: Stel dat u medewerkers alleen budgethouder zijn en niks met het financiële pakket doen dan is dit ideaal. Ze hoeven alleen via de portal te fiatteren. Online upload-portal:met name geschikt voor administratie-en accountantskantoren die hun klanten de facturen willen laten uploaden.
14
Tips: 1. Maak een aparte mailbox aan waar de inkoopfacturen in terecht komen. Voorbeelden: administratie@, facturen@ etc. 2. Leg contact met uw leveranciers en vraag om de facturen voortaan digitaal te sturen. Onze ervaring leert dat 60-70% al wel een digitale factuur kan sturen. 3. Bepaal hoe de factuur het beste door de organisatie kan gaan (fiattering). Automatiseer geen uitzonderingen. 4. Checklist: vul de gegevens van uw leveranciers vast in uw softwarepakket (King). Denk tenminste aan: BTW, KVK en IBAN-nummer. Hoe meer des te beter de match!
15
16
17
