MAANDELIJKS – NIET IN JULI EN AUGUSTUS – AFGIFTEKANTOOR 1099 GENT X – P 209166
volume 18 - best finance team
special edition
Who will be the Best Finance Team of the year?
video included
download our app
auteur : aart de zitter
|
essers
essers Financieel departement H.Essers levert kennis en inzicht aan operationele departementen
Van finance team tot business partner 42
cfo magazine best finance team
H.Essers, de logistieke dienstverlener met wortels in het Limburgse Genk, heeft een financieel departement van zo’n 54 medewerkers. Drie jaar lang heeft de afdeling, onder leiding van CFO Koenraad Rogiers, gewerkt om de dienst een grondige ‘upgrade’ te geven: van een louter cijfer verwerkende eenheid naar een ware business partner voor alle operationele eenheden in het bedrijf. En die transformatie werpt nu duidelijke vruchten af: meer financiële bewustwording doorheen het hele bedrijf, stroomlijning van alle activiteiten én als toetje een besparing!
J
e moet al van kwade wil zijn om over onze wegen te rijden greenfield oefening gehouden: hoe kunnen we met ons team zonder geregeld vrachtwagens van H.Essers tegen te komeer doen dan alleen wat we wettelijk verplicht zijn?’ Dat zou men. Het logistieke bedrijf werd in 1928 opgericht door tot een totale metamorfose van de financiële afdeling leiden. Henri Essers. Sinds 2000 zijn alle aandelen in handen Aan de basis van zo’n transformatie ligt de vaststelling van de van Noël Essers. H.Essers telt vandaag 16 sites in België, sterktes van het financieel team. Rogiers: ‘we hebben drie troe32 in elf landen (vooral in West- en ven: mensen, informatie en knowOost-Europa). Het bedrijf speciali- We zijn begonnen met het how. Voeg die drie samen, en dan seert zich niet alleen in transport (het besef je dat je van zo’n finance team bedrijf telt 1.250vrachtwagens, dage- uniformiseren en op één een echte ‘business partner’ voor alle lijks wordt rond de aardbol gereden), platform zetten van alle operationele eenheden binnen de maar ontwikkelt in house systemen bedrijfsgroep kan maken.’ Regelmadie voor toegevoegde waarde zor- processen die bestonden tige taken, zoals boeken van facturen, gen tijdens de opslag (denk daarbij moeten plaats maken voor meer straaan het verpakken van pralines):. En in onze veertig juridische tegisch gerichte support aan andere toegevoegde waarde in logistiek is entiteiten: alleen dat al vergde afdelingen. cruciaal, omdat de bruto- (en netto) Alleen: hoe pak je zoiets aan? Rogiers marges er traditioneel zeer laag lig- heel wat change management. heeft een complex uitziend schema gen. Die unieke focus op ICT en op op het bord in zijn kantoor getekend. flexibiliteit geeft het bedrijf jaar na Het moet aantonen hoe het proces jaar fikse groeischeuten. Alleen al invan louter uitvoerende accountingtern groeit H.Essers jaarlijks gemiddeld zo’n zes tot zeven proactiviteiten naar volwaardige business partner gelopen is. cent. De hoofdzetel ligt in Genk: een unieke uitvalsbasis in de Rogiers: ‘We zijn begonnen met het uniformiseren van alle proas Nederland-België-Duitsland. In 2007 werd H.Essers uitgecessen die bestonden in onze veertig juridische entiteiten. We roepen tot Onderneming van het Jaar en eerder dit jaar won het hebben alle processen op één platform gezet. Geloof me: alleen bedrijf nog de Leeuw van de Export, uitgereikt door FIT. dat al vergde heel wat change management. Maar het was een noodzaak om aan de top van de piramide plaats te genereren greenfield oefening voor meer business gerelateerde activiteiten.’ Het financieel departement van een logistiek bedrijf is traditibetere rapportering oneel een complex gegeven. Er moeten massa’s verrichtingen gebeuren. Voeg daarbij nog de internationale dimensie en de Vervolgens werd gekeken naar wat aan bijkomende tools nodig vele verschillende munteenheden, en je begrijpt dat het hard was. Zo kwam er een web-applicatie voor kredietmanagement werken is in finance. En toch vond Koenraad Rogiers, de CFO in 2012: een makkelijke beslissing, een eerste ‘quick win’. Als van H.Essers, dat het beter moest kunnen. ‘We tellen meer dan ERP-software is MySQL behouden, en daarbovenop werd een vijftig financiële medewerkers, en het was in 2011 hoog tijd om data warehouse geïnstalleerd. Rogiers ziet dat data warehouse over onze strategische missie na te denken. We hebben dan een als de tweede quick win: ‘dat laat ons toe om niet langer a poscfo magazine best finance team
43
essers
teriori te moeten vaststellen of er Bijna drie jaar lang hebben de hele groep. Dat center is al sinds fouten in de boekingen gebeurd zijn. 2011 actief. Zes boekhouders doen er Dankzij het data warehouse krijgen we aan deze transformatie alle fysieke betalingen. Rogiers benawe dagelijks feedback op die boekindrukt dat het een bewuste keuze was van accountant tot business gen, nog voor de afsluitdatum. Dat is om dat service center niet uit te bedus een proactieve controle.’ steden: zo kan H.Essers de volledige partner gewerkt met iets Een en ander leidt meteen tot een controle behouden. eerste duidelijk meetbaar gevolg van meer dan vijftig medewerkers. flexibiliteit de conversie: de rapportering kan Op die manier hebben we veel vlugger gebeuren. Rogiers: ‘terOok binnen het departement heeft wijl we vroeger rapporteerden op zes ongeveer 150 jaar interne het proces voor heel wat evolutie geweken na het einde van elk kwartaal, zorgd. De medewerkers zijn losgekodoen we dan nu tien dagen na het expertise opgebouwd. Zoiets is men van hun eigen, oude rollen. Dat einde van elke maand. Het grote stravergt behoorlijk wat aanpassingsveronbetaalbaar. tegische voordeel daarvan is de Raad mogen en flexibiliteit, horen we van van Bestuur, maar ook het Audit Code CFO. ‘Zowel extern als intern wamité sneller kunnen samenkomen en ren veel mensen bang voor de veranindien nodig strategische bijsturindering. Dat is een natuurlijke reflex. gen beslissen.’ Toch ben ik er fier op dat onze hele Als gezamenlijke planningstool werd TM1 van Cognos geheractransformatie niemand heeft doen vertrekken. We zijn niemand tiveerd. Rogiers: ‘we hadden TM1 al, maar gebruikten het nauverloren in dit toch wel moeilijke proces! Iedereen is geleidelijk welijks. Het was als een vrachtwagen waarin we alleen maar 1 aan mee geëvolueerd, zowel met het bedrijf als met ons departeschoendoos vervoerden, zonder de volledige functionaliteit erment als met zichzelf. Ik ben heel erg trots op de wendbaarheid van te benutten.’ In 2013 werd Cognos Controller geselecteerd en flexibiliteit van onze mensen.’ voor het consolidatieproces. Rogiers is daar best blij mee: ‘je ‘Tegelijkertijd is de kost van ons departement gezakt van 0,79% moet weten dat we voordien met Excel spreadsheets werkten. naar 0,70% van onze omzet. Bij een omzet van meer dan 400 Dat was niet handig, zeker als je weet dat we acht verschillende miljoen euro is dat toch een aanzienlijke besparing. Andere demunteenheden hanteren.’ partementen worden nu aangespoord om diezelfde efficiëntie te behalen.’ 150 jaar expertise Het verhaal van H.Essers leest als een moeilijke oefening: zowel Wat de casus van H.Essers sterk maakt, is de bewuste keuze om qua ICT-systemen als qua stroomlijning doorheen de 40 entiteihet grootste deel van dit proces intern te realiseren. Rogiers, die ten als qua flexibiliteit van de mensen in het bedrijf heeft deze zelf naast economist ook informaticus is, noemt dat een bewuscasus veel gevraagd. Maar de resultaten zijn meetbaar, zichtbaar te keuze: ‘bijna drie jaar lang hebben we aan deze transformaen voelbaar. CFO Rogiers vindt daarom dat zijn finance team tie van accountant tot business partner gewerkt met iets meer het ‘best finance team’ als trofee verdient. Ietwat verrassend dan vijftig medewerkers. Op die manier hebben we ongeveer concludeert hij daarom: ‘ze hoeven die titel eigenlijk niet te 150 jaar interne expertise opgebouwd. Zoiets is onbetaalbaar. krijgen, want ze zijn al het best finance team. Zo’n proces doorDie kennis is nu zo duidelijk aanwezig zodat ik me gerust drie staan zonder dat er mensen weggaan, bewijst hoe flexibel ze maanden op een overname kan focussen zonder dat de rol van zijn en hoe goed ze zichzelf doorheen het proces hebben kunbusiness partner van ons departement verloren gaat. Ons hele nen omvormen . En dat is moeilijker dan lijdzaam op de bank informatiesysteem loopt gewoon verder.’ gaan zitten en de match van aan de zijlijn gadeslaan. Ik vind dit Rogiers benadrukt graag het belang van de transformatie naar een bijzonder puik voorbeeld van change management.’ π business partner. ‘We stimuleren nu al onze operationele afdelingen om zelf te gaan nadenken over manieren om toegevoegde waarde te creëren. ‘Finance is volledig naar operaties download our app for free gegaan. Het is belangrijk te beseffen dat we per vrachtwagen per dag een lage nettowinst maken. Het is dan ook belangrijk dat iedereen in het bedrijf continu doordrongen is van de zoektocht naar waarde creatie. Door de operationele eenheden financieel bewust te maken, gaan ze daar nu ook meer denken in termen van cash flow, bankconsignaties enzovoort.’ H.Essers heeft een eigen service center geïnstalleerd. Vanuit Moldavië helpen een twintigtal medewerkers alle operaties in
see also video 44
cfo magazine best finance team
the nomination Describe the core of your application in max. 5 bullet points ππ From “Finance Department” to “Business Partner” ππ From Operator through Catalyst to Strategist In which areas of finance is the project / are the main evolutions situated? ππ Working capital ππ Operating margin reporting ππ Asset efficiency (ROCE) Describe in max. 5 bullet points the target that you had in mind at the beginning of the project or the evolution. ππ Streamline all basic processes ππ bring operational KH into finance and bring Finance KH into operations ππ Quarterly results should become monthly results and operational results = financial results ππ Get rid of Suplier-dependancy and Individual dependancy and all exel's ππ Cost of finance department max same%/to What makes the realization of this target special / extra difficult / … ππ Basic processes: 11 countries, 8 currencies, 40 legal entities, 122 p&l's ππ Change management (eg paiement authorisation) ππ Cost model – asset management ππ M&A files: realised and unrealised ππ Role of service center How was the project implemented? Which were the main milestones within the evolution of finance? Use of service center ππ Risk & control matrix ππ Uniform platform ππ ETL and DWH ππ Choise and implementation of the different systems What are the particular difficulties for which a solution had to befound, or which were (un) expected obstacles? ππ Job protection (intern and extern) ππ Choise of software/supplier versus previous engagements ππ Definitions of turnover/contribution/...
This information is coming from the nominees. How does finance have an impact with this project/evolution on the company? ππ Common standard ππ Business decisions based on uniform and quicker information ππ Operations are aware of financial KPI's (eg bank-covenants; cash culture,...) ππ Finance has now a clear-defined role within M&A ππ Board and AC is now 1 month earlier ππ Uniform reporting to 3rd parties: banks, OR,... Which are the main results/realisations upto now? ππ Turnover finance personnal: zero: interaction meetings with operations ππ Dso from >80 to <70 (mid 2012) ππ Quarterly reporting after 6wks Y monthly reporting after 10 wd (jan 2013) Y 1 result ππ Financial exel's away ππ Automatic consolidation (april 2013) What is the desired or planned follow-up? What are the next steps? ππ Operational data to be linked on the platform (begin 2014) ππ Communication, businness partner activities with Business Units (eg DSO, DIO and DPO) ππ Big data Give max. 3 reasons why your finance team deserves the award of the Best Finance Team of the Year ππ Turnover: zero: (last 2 years grow with > 100 yrs experience) ππ Common goal achieved with agility (cfr. family owned company) ππ Some of these sub-projects are already enough for the award.
cfo magazine best finance team
45
essers
facts & figures
This information is coming from the nominees.
general information : ππ Name company : H.Essers ππ Activity company : transport and logistics ππ Is the company quoted at the stock exchange ? N ππ Turnover of the group ? 410 mio euros ππ Number of employees in the group ? 3738
finance team : ππ Name CFO : Rogiers Koenraad ππ How many FTE are working at the finance department ? 59 or 52,3 FTE ππ Are the following functions part of the finance departement ? »» legal : N »» risk management : Y »» insurances : N »» ICT : N (ex. SPOC IT) »» HR : N »» payroll : N »» internal audit : Y »» others: specify ? BU controlling ππ Does order administration belong to the competence of finance or sales ? sales ππ Does stock management belong to the competence of finance or production ? production ππ Does business analysis belong to the competence of finance or sales ? finance ππ Does ABC management belong to the competence of finance or invoicing ? finance ππ What is the average number of outgoing invoices per month ? 15000 ππ What is the average number of incoming invoices per month ? 18000 ππ Actual average DSO : 69 ππ Actual average DPO : 89 ππ Actual average DIO : na ππ How many affiliated societies (intercompany) enter in account for the consolidation ? 40 ππ What is the KPI to measure the efficiency of the finance department ? direct cost/to; closing performance; financial results; ππ For whom do you have to set up the financial reporting ? total organization, Bum, director, AC, RVB, OR, banks
46
cfo magazine best finance team
ππ At what frequency does your department have to set up the financial reporting ? monthly and intermediat weekly KPI's ππ How many days do you need for the monthly or quarterly closing ? monthly: 10wd ππ On a scale of 1 (low) to 10 (high): what is the complexity of your fixed assets ? 8 ππ On a scale of 1 (low) to 10 (high): what is the impact of budgeting, the establishment of business plans and forecasting on your finance department ? 9 ππ With how many banks do you work on a daily basis ? 15 ππ Who is your auditor ? Deloitte ππ Which specific expertise do you get from third parties ? M&A, tax advices ππ With which leasing companies you work together ? BNP/ING/BELFIUS/JT/KBC ππ With which factoring companies do you work together ? BNP/ING ππ Does your finance department act as a "shared service center" for other companies in the group or can you outsource your financial transactions yourself ? both, own 'shared service center" created ππ Which ERP system do you use ? own development ππ Which BI software do you use ? cognos BI ππ Which consolidation software do you use ? cognos controller ππ Which credit management software do you use ? sidetrade ππ Do you work with electronic invoicing, if so, what kind of software do you use for that purpose ? yes, customer dependent ππ Are all payments by transfer or do you also sell cash ? 99,9% transfer ππ How many foreign currencies imply a currency risk for your company ? 8 ππ Do you work with cash pooling ? Y
