MAANDELIJKS – NIET IN JULI EN AUGUSTUS – AFGIFTEKANTOOR 1099 GENT X – P 209166
volume 18 - best finance team
special edition
Who will be the Best Finance Team of the year?
video included
download our app
auteur : aart de zitter
|
azelis
azelis Azelis implementeert rolling budgetering- en forecasting tool
Van spreadsheet tot moderne sturend instrument 12
cfo magazine best finance team
Bedrijven die kort op de bal willen spelen, hebben al lang niet meer genoeg aan statische, jaarlijkse budgetoefeningen. Dat besefte ook het distributiebedrijf Azelis. Het implementeerde een nieuwe rolling budgeterings- en forecasting tool. Een ander bonussysteem gericht op groei in plaats van op performance versus budget was noodzakelijk voor het succes van deze nieuwe tool.
Z
e moeten ontelbaar zijn: de bedrijven die elk jaar lis ontstaan is door de samenvoeging van verschillende kleine opnieuw een diepe zucht slaken als ze hun budbedrijfjes.’ Initieel startte Van Moeseke dan ook met een Excel getoefening moeten doen. Departementen vullen template. ‘Per land werd die per jaar ingevuld. De template was knarsetandend een spreadsheet in, die dan door de erg sterk P&L-gericht en vooral een invuloefening. Verder is financiële dienst in een budget voor komend jaar zo’n complexe Excelsheet veel te weinig dynamisch en flexibel. wordt vertaald. Dat budget ligt dan een jaar stof te vergaren, De budgetten die eruit voortkwamen, waren statische jaarbudom een jaar later geëvalueerd te worden. Toch groeit ook het getten, misten de essentiële informatie rond net working capiaantal ondernemingen die inzien dat budgetten en bijhorende tal, cash,…en hadden niet of nauwelijks invloed of belang voor forecasts een fantastisch hulpmiddel zijn bij het voeren van een de strategie en toekomst van het bedrijf. Zo creëer je bij de menproactief beleid. In 2011 vond ook Azelis dat het tijd was om een sen natuurlijk geen budgetmentaliteit.’ performantie tool voor budgettering en forecast te installeren. Uit die eerste stap trok het finance team van Azelis lessen. In dat jaar werd Hilde Van Moeseke als Group controller aanVooral het idee dat de oefening maar éénmaal per jaar werd gegeworven. Haar bedrijf Azelis is een maakt, was een ernstig nadeel. Van distributiegroep (opgericht in 2009) We hadden een overload aan Moeseke: ‘dus zijn we gaan denken die actief is in twee sectoren: indusvanuit het standpunt van de busidata maar misten tegelijk infor- ness units: welke informatie hebben triële chemicaliën (denk daarbij aan magnesium etc.) en life science pro- matie zoals essentiële KPI’s die die nodig? Daarbij denk je meteen ducten (zoals chemische producten aan allerlei ratio’s, en die zaten in voor tandpasta, shampoo etc.) De ons vertelden hoe het werkelijk de oude Excelfiles natuurlijk niét.’ Britse private equity group 3i, gespeZo kwam er in 2012 een tweede stap gaat met ons bedrijf cialiseerd in investeringen in middelin de evolutie naar een professionele grote ondernemingen, is de eigenaar. budget- en forecasttool: Het BelgiHoofdzetel van Azelis ligt in Berchem sche Element61 installeerde de SAP bij Antwerpen. Azelis draait een omzet van 800 miljoen euro, en Business Planning & Consolidation (BPC)-tool. Zo kwam er haalt einde dit jaar ongeveer 37 miljoen EBITDA. Alles samen naast consolidatie ook meteen een hele rapportering. De extra zijn er zo’n duizend mensen actief. In het finance team zitten module Planningstool maakte flexibele budgettering mogelijk. ongeveer veertig mensen, onderverdeeld in de afdelingen IT, essentiele kpi’s controlling (zowel financial controlling als business controlling) en accounting (met onder andere audit en consolidatie en Nog in 2012 werden drie extra templates ontwikkeld. Van Moeeen shared service center dat de transactionele boekhouding seke: ‘Eén template focuste zich op de P&L, maar dan wel gevoert). linkt aan de actuals. Dé stap voorwaarts was echter de database die we ontwikkeld hebben voor sales en margins (S&M). Daarin excelsheets staan alle klanten en alle mogelijke combinaties aan producten. In 2011 werd Van Moeseke aangetrokken als Group Controller We krijgen die input van de sales representatives.’ Het voordeel voor de hele groep Azelis. De “groep” Azelis bestond toen nog van de aanpassingen die Azelis in 2012 doorvoerde, was de gromaar net en had onder andere nood aan een goede tool voor te hoeveelheid aan data en details die aanwezig waren. Bovenbudgettering. Van Moeseke: ‘op vlak van controlling was er op dien was het systeem een pak dynamischer dan de Excelsheets dat moment eigenlijk nog niets als gevolg van het feit dat Azevan weleer. cfo magazine best finance team
13
azelis
Toch zag Van Moeseke nog enkele problemen: ‘Enerzijds hadmotiverend en heeft tot gevolg dat men de rolling tool eerder den we eigenlijk een overload aan data maar miste we nog als een sturingselement in plaats van een lastige eenjaarlijkse ‘informatie’ zoals essentiële KPI’s die ons vertelde hoe het weroefening gaat beschouwen. ’Ook de link van de KPI’s aan het kelijk gaat met ons bedrijf. En het systeem kon nog altijd niet budget zorgde voor een mentaliteitswijziging. Azelis werkt overweg met cash flow, balance sheets en net working capital.’ met een tiental KPI’s. Voorbeelden daarvan zijn de verhouding En dus voerde Azelis in 2013 een belangrijke, derde stap door tussen aantal producten en klant, of de commerciële marge in in de ontwikkeling van zijn budgetterings- en forecasttool. BPC verhouding tot het werkkapitaal. Van Moeseke: ‘onze rollende bleef behouden, de templates werden lichtjes aangepast en tot forecast geeft een goed idee over hoe die KPI’s evolueren. Per één geïntegreerd. Belangrijkste vernieuwing was het dynamiland hebben we bovendien een dashboard waarop we al die acseren van de forecasttool. In plaats tuals nauwkeurig kunnen opvolgen.’ van één oefening per jaar te houden, Het opzetten van een performantiegedreven wordt het nu een rollend systeem dat over achttien maanden loopt en zich performante budget- en De resultaten van deze drietrapsopetelkens met de realiteit update... En ratie zijn heel duidelijk. Het finance cash flow, balance sheets en net wor- forecasttool zorgde voor team heeft niet langer een statische king capital kunnen makkelijk uit het een mentaliteitswijziging: Excelsheet maar wel een dynamische systeem gelezen worden alsook de tool voor de budgetten en forecasts, belangrijke KPI’s zoals cash conver- een budget is nu vooral een waarmee het heel makkelijk werken sion, DSO, direct selling costs/direct is. De tool maakt het mogelijk om sturingselement in plaats FTE,... analyses te maken per bedrijfsafdeZeker zo belangrijk als de introductie van een lastige éénjaarlijkse ling en per land, en linkt de actuals van een rollende forecast is evenwel aan de forecasts. Van Moeseke: ‘en de aanpassing van de mentaliteit, oefening. dat alles in één en dezelfde tool.’ leren we van Van Moeseke. ‘Vroeger Voor het bedrijf in zijn totaliteit zijn kregen de medewerkers van Azelis de resultaten ook heel opmerkelijk bonussen op basis van het al dan niet te noemen. De medewerkers zijn gehalen van de budgetten. Dat had het ëvolueerd van conservatief denkend negatieve effect dat die budgetten bewust nogal laag (lees onnaar performantiegedreven. Er ligt dankzij het nieuwe bonusrealistisch) werden gehouden. Voor de budgetronde van 2014 systeem een duidelijke focus op groei. Van Moeseke vat kernhebben we een ander systeem ingevoerd, en de bonussen geachtig samen: ‘we hebben nu een pak méér informatie met een linkt aan de groei die het bedrijf realiseert ten opzichte van het stuk minder data. We zijn nu in staat om alle relevante KPI’s op vorige jaar. Hoe meer we groeien, hoe beter de bonussen. Dat eenvoudige wijze te analyseren en te sturen.’ zorgt natuurlijk voor een totaal andere mentaliteit: die zijn nu Nu Van Moeseke op het hele proces terugkijkt, is ze erg tevreveel meer op bedrijfsgroei gefocust. We hebben wel heel veel den. Niet in het minst over het werk dat haar financieel detijd moeten spenderen aan het uitleggen van dit systeem, zodat partement verricht heeft. ‘Dankzij het harde werk van al deze de mensen niet langer conservatief zouden zijn met de budgetmensen zijn we erin geslaagd om in drie jaar tijd uit het niks ten maar integendeel realistisch tot optimistisch te budgetteeen zeer performante budget- en forecasttool te ontwikkelen. ren. Op basis van de actuals wordt het budget steeds aangepast Het is daarbij overduidelijk dat het om een inspanning van ons over de komende 18 maanden zodat groei en vooruitgang voor hele team ging. Iedereen was bij die ontwikkeling betrokken. iedereen op elk moment duidelijk wordt. Bovendien duiden de Na drie jaar tijd zwoegen vind ik het dan ook de hoogste tijd om KPI’s in de dashboards aan op welke vlakken er nog opporhen met een reward als Best Finance Team te vereren.’ π tuniteiten zijn om nog meer te groeien. Zoiets werkt enorm
download our app for free
see also video 14
cfo magazine best finance team
de kandidatuur Beschrijf in maximaal 5 bulletpoints de kern van uw kandidatuur ππ Verandering budget en FCST proces ππ Implementatie SAP BPC tool ππ Overgang van een statische naar een meer dynamische oefening ππ KPI oriented In welke domeinen van finance situeert zich het project of de belangrijkste evoluties? ππ In de budgettering, forecasting activiteit van de controlling afdeling maar met impact op de hele organisatie ππ (van niets naar een dynamisch proces) Beschrijf in maximaal 5 bulletpoint de target die u voor ogen had bij het begin van het project of de evolutie ππ Mentaliteitsverandering ππ Rolling model ππ KPI gefocust budget ππ P&L, BS en CF ππ Aanpassing bonus scheme Wat maakt de realisatie van deze target bijzonder/extra moeilijk/… ππ Complexiteit van de organisatie (veel departmenten, landen,…) ππ Business mentaliteit omtrent budgetering (=een lastige en vervelende jaarlijkse oefening) ππ Hoeveelheid mensen betrokken bij het proces ππ De voortdurende veranderingen die dit private equity bedrijf ondergaan Hoe werd het project gerealiseerd? Welke zijn de belangrijkste milestones binnen de evolutie van finance geweest? ππ De excel periode (jaar 1) ππ De BPC periode maar met statische oefening en geen KPI's (geen BS en geen CF) (jaar 2)
Deze informatie werd door de kandidaten zelf aangeleverd. ππ De rolling tool die dynamisch is en alles omvat van P&L tot BS en CF en KPI's (dit jaar) Welke zijn de bijzondere moeilijkheden waaraan een oplossing moest worden gegeven; of welke waren (on)verwachte obstakels? ππ Gebruik van een nieuwe tool door sales mensen ππ Oude gewoonte om budgetten conservatief te houden Hoe heeft finance met dit project/evolutie impact op het bedrijf ? ππ Heeft een drastische vermindering van de tijd die gespendeerd wordt aan budget / FCST met zich meegebracht. ππ Heeft de rol van finance veranderd van number crunchers naar controllers Welke zijn de belangrijkste resultaten/realisaties tot op heden? ππ BPC tool op en running ππ Rolling budget / FCST tool reeds gebruikt voor budget ronde 2014 Wat is het gewenste of voorziene vervolgtraject? Wat zijn de next steps? ππ Rolling concept per kwartaal toepassen (FCST ipv Budget) ππ Bonus regeling officieel veranderen in 2014 ππ Focus KPI's nog verhogen Geef maximaal 3 redenen waarom uw finance team het verdient om uitgeroepen te worden tot Best Finance Team of the Year ππ Het feit dan van scratch een budget/ Fcst proces is opgebouwd in de toch wel korte tijdspanne van 3 jaar ππ De drive en de volharding alsook de role die het finance team daarin gespeeld heeft
cfo magazine best finance team
15
azelis
feiten en cijfers
Deze informatie werd door de kandidaten zelf aangeleverd.
algemeen : ππ Naam bedrijf : Azelis Corporate Services ππ Activiteit bedrijf : Distributie Chemical en Life science producten ππ Sector : Distributie ππ Is het bedrijf beursgenoteerd ? Neen private equity ππ Is het bedrijf dochterbedrijf van internationale groep ? J van de Azelis Holding Group ππ Omzet van de groep ? 816 Mio ππ Omzet van het bedrijf ? geen: headquarters ππ Aantal medewerkers in de groep ? 1100 ππ Aantal medewerkers in het bedrijf ? 60-tal
finance team : ππ Naam CFO : Martin Hollenhorst ππ Hoeveel FTE zijn op de finance afdeling tewerkgesteld ? 50-tal ππ Welke functies zijn het ? SSC, Controlling (finance + business + accounting), IT, TAX en M&A ππ Behoren de volgende functies tot het finance departement ? »» legal : neen »» riskmanagement : J onder controlling »» verzekeringen : neen onder legal »» ICT : J »» HR : neen »» loonadministratie : in local finance teams »» interne audit : neen »» andere: welke ? M&A, TAX ππ Behoort orderadministratie tot de bevoegdheid van finance of van sales ? sales ππ Behoort voorraadbeheer tot de bevoegdheid van finance of van productie ? sales, corporate finance en local finance ππ Behoort businessanalyse tot de bevoegdheid van finance of van sales ? beiden ππ Behoort ABC management tot de bevoegdheid van finance of van facturatie ? geen ABC ππ Aantal actieve klanten : ongeveer 5000 ππ Wat is het gemiddeld aantal uitgaande facturen per maand ? niet bekend ππ Wat is het gemiddeld aantal inkomende facturen per maand ? niet bekend ππ Actuele gemiddelde DSO : 47 ππ Actuele gemiddelde DPO : 40 ππ Actuele gemiddelde DIO : 36 ππ Hoeveel filialen (intercompany) moet u meenemen in de consolidatie ? 45 ππ Welke is de KPI om de efficientie van de finance afdeling te meten ? meedere: aantal facturen geboekt, payments on time…
16
cfo magazine best finance team
ππ Voor wie moet u de financiële rapportering opzetten ? board ππ Met welke frequentie moet uw afdeling een financiële rapportering opzetten ? maandelijks ππ Hoeveel dagen heeft u nodig per maand- of kwartaalafsluiting ? ongeveer 10 ππ Op een schaal van 1 (weinig) tot 10 (veel): welke is de complexiteit van uw materiële vaste activa ? 1 ππ Op een schaal van 1 (weinig) tot 10 (veel): hoe zwaar weegt het proces van budgettering en opstellen businessplannen en forecasting door op uw finance afdeling ? 7 ππ Met hoeveel banken werkt u samen op dagelijkse basis ? ontelbaar ππ Wie is uw bedrijfsrevisor ? Deloitte ππ Welke specifieke knowhow koopt u in bij derden ? geen ππ Met welke leasingmaatschappijen werkt u samen ? Econocom, Alphabet,… ππ Met welke factoringmaatschappijen werkt u samen ? Meestal banken ππ Fungeert uw finance afdeling als een ‘shared service center’ voor andere maatschappijen in de groep of kunt u zelf financiële transacties uitbesteden ? J ππ Welk ERP-systeem heeft uw bedrijf ? AX dynamics ππ Welke BI software gebruikt u ? BI ππ Welke consolidatiesoftware gebruikt u ? SAP BPC ππ Welke creditmanagementsoftware gebruikt u ? ππ Doet u aan elektronische facturatie, zo J, welke software gebruikt u daarvoor ? ππ Worden alle betalingen giraal betaald of heeft u ook cashverkopen ? meestal giraal ππ Met hoeveel munten heeft uw bedrijf een wisselrisico ? vooral USD en YUAN ππ Doet u aan cashpooling ? neen
