WHITEPAPER
UIT ZORGMARKT ICT ENQUÊTE BLIJKT: ZORGSECTOR HEEFT KANSEN VAN AUTOMATISERING NIET HELEMAAL SCHERP IN BEELD
Executive Summary Samenvatting Kansen die procesautomatisering en digitalisering bieden aan de zorg, worden in de sector nog onvoldoende erkend en opgevolgd. Dat blijkt uit de Zorgmarkt ICT enquête die Zorgmarkt samen met softwarebedrijf AFAS geïnitieerd heeft. Aan de enquête namen bijna 500 respondenten deel. Gevraagd naar de problemen die zij ervaren in de zorg, antwoordt 30%: het ontbreken van een visie. 58% vindt de integratie van systemen een probleem. Ook verouderde systemen en software, een gebrek aan kennis en hoge kosten worden als problemen gezien. Uit de resultaten van de enquête blijkt dat ICT en automatisering in de belangstelling staan van mensen die werkzaam zijn in de cure en in de care. De sector begrijpt dat er veranderingen nodig zijn: 22% van de deelnemers vindt automatisering een kritische succesfactor voor de organisatie vanwege toename van de efficiency en de mogelijkheid optimaal te sturen. 44% kan zich daar gedeeltelijk in vinden. De overige 34% vindt dat niet of niet helemaal. Een enkeling komt tot de conclusie dat de backoffice geen kritische succesfactor is, of zelfs ‘niet belangrijk’. Dat automatisering kansen kan bieden aan de zorg, is voor één derde van de respondenten niet duidelijk. Uit de enquête blijkt dat het merendeel van de zorginstellingen de meest basale administratieve processen geautomatiseerd heeft, maar daarmee slechts een klein deel van de automatiseringsmogelijkheden benut. Automatisering gaat pas wat opleveren in de optimalisatiefase. Ontbrekende kennis op het gebied van software en uitblijvende actie van beslissers in zorginstellingen bedreigen daarmee de kwaliteit en bestaanszekerheid van zorginstellingen. Het optimaliseren van processen, deze kritisch onder de loep nemen, te verbeteren waar mogelijk en het zand uit de machine halen, leidt tot efficiencywinst waarmee winst valt te maken. Het doordacht inzetten van ICT helpt de zorg met het stroomlijnen van primaire en secundaire processen waardoor er meer budget overblijft voor zorg aan het bed. Het ontwikkelen van beleid op het gebied van IT en sociale media helpt de sector stappen zetten om voorbereid te zijn op een digitale toekomst.
Conclusie en aanbeveling Automatisering kan veel meer voor de zorg betekenen dan de sector zelf denkt. Uit de Zorgmarkt ICT enquête blijkt dat de zorg achterloopt in ICT-ontwikkeling ten opzichte van andere branches. Men lijkt onvoldoende de urgentie van automatisering in te zien en de vele kansen die het biedt. Dat is zorgelijk, omdat instellingen het zich in de huidige tijd niet kunnen veroorloven om zaken op hun beloop te laten. Ingrijpen is gewenst en niet pas op de lange termijn, maar nu. Alleen door aan te haken bij de automatiseringstrend die in andere sectoren al volop aan de gang is, kan de zorg ook in de toekomst de gewenste en noodzakelijke kwaliteit blijven bieden.
SAMENVATTING
ZORGSECTOR HEEFT KANSEN VAN AUTOMATISERING NIET HELEMAAL SCHERP IN BEELD
Kwaliteitsverhoging en kostenbesparingen zijn van levensbelang in de zorg. Dat beide te realiseren zijn met behulp van automatisering heeft nog niet de hele sector scherp op het netvlies. En voor instellingen die dat wel hebben is het niet gemakkelijk de juiste stappen te zetten naar een geoptimaliseerde organisatie. Instellingen ervaren problemen op hun pad en weten niet hoe zij die te lijf kunnen gaan. Dat blijkt uit de Zorgmarkt ICT enquête, een onderzoek dat Zorgmarkt organiseerde samen met softwarehuis AFAS. Dit whitepaper zoomt in op resultaten uit het onderzoek, signaleert problemen en komt met oplossingen.
SAMENVATTING WHITEPAPER
ZORGSECTOR HEEFT KANSEN VAN AUTOMATISERING NIET HELEMAAL SCHERP IN BEELD
ICT’ers, managers en beslissers in de zorg staan voor een grote uitdaging. Terwijl overheid, cliënten en patienten roepen om meer kwaliteit, is daar steeds minder geld voor beschikbaar. Kansen liggen er echter op het gebied van procesautomatisering en digitalisering. Door slim te automatiseren vallen tijd en geld te besparen, zoals ook blijkt uit de ervaringen en resultaten van andere branches. De zorg heeft ten opzichte van andere sectoren een inhaalslag te maken waarmee de concurrentiepositie verbeterd kan worden. En dat is, met het oog op de recente ontwikkelingen rondom marktwerking, van groot belang. Zorginstellingen die overleven, zijn zorginstellingen die kwalitatief geen enkele concessie doen. En dat ook niet hóeven doen omdat zij besparen op primaire en secundaire processen. Door te automatiseren en te digitaliseren. Uit de ICT enquête die zorgspecialistisch magazine Zorgmarkt liet houden door onderzoeksbureau CheckMarket onder ICT’ers, managers, bestuurders en medewerkers in de zorg, blijkt dat er nog een wereld te winnen is. De early adapters onder de instellingen hebben automatiseringsbeleid opgesteld en zijn voortvarend aan de slag. Voor veel instellingen heeft automatiseren echter nog onvoldoende de aandacht. Zij hebben er soms moeite mee om de basis aan automatisering die aanwezig is, uit te breiden en te optimaliseren.
Het onderzoek Samen met softwareleverancier AFAS heeft Zorgmarkt een enquête gehouden onder zorgmedewerkers: IT-specialisten, managers, bestuurders en medewerkers. AFAS en Zorgmarkt werken al jaren hecht samen. Aangezien ICT-ontwikkelingen in de zorg nog niet eerder in kaart waren gebracht, hebben zij de handen ineen geslagen om meer inzicht te verkrijgen. Het doel was te ontdekken welke ICT-onderwerpen de zorg belangrijk vindt en waar men mee worstelt. De vragen waarop het onderzoek een antwoord wilde hebben, waren: • •
Overweegt uw organisatie duurzamer en slimmer te gaan werken door de inzet van ICT? Is ICT werkelijk een kritische succesfactor in uw zorginstelling?
• •
Hoe ver is de Nederlandse gezondheidszorg met eHealth toepassingen? Hoe staat het met de ontwikkelingen op het gebied van social media in zorgland?
Resultaten Aan de enquête namen bijna 500 respondenten deel, werkzaam bij academische of categorale ziekenhuizen, VVT- en GGZ-instellingen, ZBC’s en instellingen voor gehandicaptenzorg. Eénderde deel (31%) van de organisaties met vijftig mensen of minder in dienst, heeft geen IT-afdeling. 12% van deze relatief kleine organisaties heeft de IT geoutsourced. Onder de veel grotere organisaties (van 1000 tot 2500 medewerkers) komt outsourcing nauwelijks voor: slechts 1% besteedt IT-taken uit. Onder de allergrootste organisaties (meer dan 2500 mensen) is dat percentage 4. Bij outsourcing gaat het vooral om de salarisadministratie, in 31% van de gevallen. Bijna alle instellingen hebben de basis van hun salarisadministratie (92%) en financiële administratie (91%) geautomatiseerd, op de voet gevolgd door de personeelsadministratie (85%). Dienstroosterplanning zit op 68% en het Elektronisch Patiëntendossier op 66. eHealth is een onontgonnen gebied; 26% heeft zelfs geen idee wat het is, daarbovenop geeft nog eens 36% aan geen plannen te hebben dat onderwerp op te gaan pakken. Slechts 75 respondenten (19%) geven aan hier mee bezig te zijn. Merkwaardig genoeg geeft 94% aan hier wel mee aan bezig te wíllen, 95% ziet dat zelfs als min of meer noodzakelijk! Wens en werkelijkheid lijken hier ver uiteen te lopen. Zorginstellingen schaffen hun software aan bij heel verschillende aanbieders. Een enkele instelling bouwt de eigen systemen. Iets minder dan de helft (43%) van de deelnemende organisaties gaat in de komende jaren nieuwe software aanschaffen, vooral ter vervanging van verouderde software (ook 43%), maar ook omdat er ontevredenheid is met de huidige leverancier (6%) of door fusies en samenwerking met andere organisaties (8%). Opvallend is dat slechts 6% andere software overweegt op grond van te hoge kosten of omdat de software de verwachte kostenbesparingen niet weet te realiseren.
www.afas.nl
3
SAMENVATTING WHITEPAPER
ZORGSECTOR HEEFT KANSEN VAN AUTOMATISERING NIET HELEMAAL SCHERP IN BEELD
Opmerkelijk is dat 58% van de deelnemers aangeeft van plan te zijn software aan te schaffen op het gebied van het Elektronisch Patiëntendossier, 16% heeft behoefte aan software op het gebied van eHealth (16%). Het lijkt erop dat dit terreinen zijn waarop instellingen zich verder willen ontwikkelen. Slechts 14% denkt echter dat eHealth ook tot kostenbesparingen leidt. Gaat een instelling over tot aanschaf van software, dan doet 31% dat op basis van een licentie, 9% wil huren. 29% is voorstander van werken ‘in the cloud’ via software as a service. Dat is een opmerkelijk resultaat. De zorg heeft de privacy van patiënten hoog in het vaandel staan. Wellicht valt hieruit voorzichtig te concluderen dat minder instellingen dan algemeen verondersteld wordt het vooroordeel aanhangen dat werken ‘in the cloud’ onveilig is. Sommige instellingen bekijken de manier waarop ze werken per applicatie en andere laten dat afhangen van de kosten. Slechts 31% van de instellingen beschikt over een vorm van medewerkerselfservice, 53% niet en de andere 16% weet dat niet. Van de medewerkers die de beschikking hebben over ESS (employee self service) maakt 22% daar dagelijks gebruik van om persoonlijke updates te doen en nieuws te bekijken, 32 procent een paar keer per week en de rest zelden (eens per maand) tot nooit. Gevraagd naar de problemen die mensen ervaren in de zorg, antwoordt 30%: het ontbreken van een visie. 58% vindt de integratie van systemen een probleem. Ook verouderde systemen en software, een gebrek aan kennis en hoge kosten worden als problemen gezien. 75% van de respondenten geeft de kwaliteit van de eigen automatisering binnen de instelling echter een voldoende. Een kwart is echter ontevreden tot zeer ontevreden.
Conclusie op basis van de enquêteresultaten Samenvattend blijkt uit de resultaten van de Zorgmarkt ICT enquête dat ICT en automatisering in de belangstelling staan van mensen die werkzaam zijn in de cure en in de care. Er is bij velen een ‘sense of urgency’: de sector begrijpt dat er veranderingen nodig zijn: 22% van de deelnemers aan de Zorgmarkt IT-enquête vindt automatisering
een kritische succesfactor voor de organisatie vanwege toename van de efficiency en de mogelijkheid optimaal te sturen. 44% kan zich daar gedeeltelijk in vinden. De overige 34% vindt dat niet of niet helemaal. Een enkeling komt tot de conclusie dat de backoffice geen kritische succesfactor is, of zelfs ‘niet belangrijk’. Wat automatisering precies voor een zorginstelling kan betekenen, is voor maar liefst éénderde van de respondenten dus niet duidelijk. Heel positief is wel dat de salarisadministratie (92%), de financiële administratie (91%) en de personeelsadministratie (85%) al voor een groot deel ook in de zorg geautomatiseerd zijn. Het automatiseren van deze basisprocessen is het noodzakelijke uitgangspunt van waaruit verdere automatisering plaats kan hebben. Door hierop voort te borduren met bijvoorbeeld eHealth, ketenintegratie en sociale media, openbaren zich kansen aan de zorg. Juist hiervan lijken instellingen zich niet volledig bewust te zijn. Zij laten deze kansen liggen, wat impact kan hebben op hun voortbestaan.
Problemen in de zorg, volgend uit de enquête De zorg loopt, als het gaat om procesautomatisering en digitalisering, achter op andere branches. Ondanks een zekere sense of urgency bij tweederde van de respondenten, staat bij een groot deel van de respondenten het besef van nut en noodzaak van automatisering en digitalisering in de kinderschoenen, terwijl wel volwassen ingrepen nodig zijn om de zorg te laten werken op een wijze die aansluit bij de eisen van de tijd. Daarvoor is meer nodig dan automatisering. Het gaat in feite om het optimaliseren van processen. Deze kritisch onder de loep nemen, te verbeteren waar mogelijk en het zand uit de machine halen, leidt tot efficiencywinst waarmee winst valt te maken. Uit de resultaten blijkt bijvoorbeeld dat meer dan vijftig procent van de medewerkers in de zorg niet werken met een medewerkersportaal (ESS). En degenen die er wel mee werken, krijgen alleen inzicht in basiszaken, zoals het eigen dossier. Dat kan veel optimaler; in het kader van efficiency is op het gebied van ESS/MSS, door het beleggen van taken bij medewerkers die daar eigenaar van zijn, nog veel te winnen. Zeker gezien de haast onuitputtelijke mogelijkheden die ESS/ MSS tegenwoordig bieden, is de conclusie
www.afas.nl
4
SAMENVATTING WHITEPAPER
ZORGSECTOR HEEFT KANSEN VAN AUTOMATISERING NIET HELEMAAL SCHERP IN BEELD gerechtvaardigd dat de zorg veel kansen laat liggen; een goed gebruik van ESS/MSS (oftewel e-hrm) kan leiden tot een tijdsbesparing voor de P&O-afdeling van 50%. Ook voor sociale media geldt dit. Deze zijn in de maatschappij niet meer weg te denken. Voor steeds meer mensen is communiceren via sociale media heel normaal. En zij verwachten ook dat organisaties waarmee zij iets te maken hebben hier effectief mee om kunnen gaan. In de zorg is het gebruik van sociale media echter nog maar voorzichtig in opkomst, zo blijkt uit de enquête. 45% van de instellingen doet er nog helemaal niets mee in hun communicatie naar patiënten. Ze zijn zoekende. Op een glijdende schaal maakt 67% van de 55% die wél iets doet met sociale media niet actief gebruik van sociale media in de communicatie met cliënten en slechts 4% zeer actief. Door niet goed aan te haken bij de belevingswereld van patiënten en cliënten missen zorginstellingen de boot op het gebied van klantenbinding. De patiënt of cliënt van de toekomst wil aangesproken worden op de manier die bij hem past en kiest voor de instelling die die slag kan maken.
De oplossingen voor de problemen Kwaliteit in de zorg is steeds meer een issue door de marktwerking. Het doordacht inzetten van ICT helpt de zorg met het stroomlijnen van primaire en secundaire processen waardoor er meer budget overblijft voor zorg aan het bed. Processen die in zorginstellingen in aanmerking komen voor automatisering en digitalisering, zijn:
Personeels- en Salarisadministratie Een goede dienstroosterplanning is essentieel voor een zorginstelling. De tijd van handgemaakt Excelsheets is gelukkig voorbij; dit onderdeel van uw bedrijfsvoering is geheel te automatiseren.
Dienstroosterplanning Een goede dienstroosterplanning is essentieel voor een zorginstelling. De tijd van handgemaakt Excelsheets is gelukkig voorbij; dit onderdeel van uw bedrijfsvoering is geheel te automatiseren.
EPD Het Elektronisch Patiëntendossier maakt communicatie
met en over patiënten tussen dienstverleners veel gemakkelijker. Het voorkomt ernstige fouten en het bespaart papier. Ook weet u altijd waar het dossier is: in uw computer en niet ergens in een kast of zwervend over de afdeling.
Boekhouding Als zorginstelling wilt u zich focussen op uw core business. Dat zult u ook moeten gezien het huidige tijdsgewricht. Werken met een integraal systeem voorkomt fouten, gaat snel en effectief en ook dit bespaart geld.
eHealth Gezondheidszorg, ondersteund door elektronische processen, wordt steeds meer de toekomst in een digitale wereld. U kunt hierdoor de zorg efficiënter inrichten en ook daardoor besparen. Voorbeelden zijn telemonitoring, teleconsultatie, telezorg en de inzet van domotica. Al deze systemen helpen u te focussen op waar het om draait in uw instelling: namelijk om patiënt of cliënt. De zorg is uw business, niet het doen van de boekhouding of het bijhouden van dossiers. Dit soort essentiële zaken kunt u door te automatiseren veel optimaler regelen. Het ontwikkelen van beleid op het gebied van IT en sociale media helpt u stappen zetten om voorbereid te zijn op een digitale toekomst die al lang werkelijkheid is geworden.
Valkuilen Bij instellingen leeft de angst dat ICT-projecten vaak meer kosten dan ze opleveren en dat opbrengsten uiteindelijk tegenvallen. Deze angst is ongegrond, want eindeloze automatiseringsprocessen met veel consultancyuren zijn niet meer van deze tijd. Het is raadzaam om u van tevoren goed te oriënteren op de softwaremarkt, zodat u het kaf van het koren kunt scheiden. Automatisering staat of valt wel met een goede voorbereiding en toegewijde medewerkers met kennis van zaken, zoals een projectleider en een applicatiebeheerder. Ook is het belangrijk dat er binnen de organisatie draagvlak is voor de software. Als medewerkers het niet zien zitten, is het lastig veranderen! Automatiseren gaat dan ook niet alleen over software, maar ook over gedrag en over cultuur.
www.afas.nl
5
SAMENVATTING WHITEPAPER
ZORGSECTOR HEEFT KANSEN VAN AUTOMATISERING NIET HELEMAAL SCHERP IN BEELD
Houd er rekening mee dat een investering nodig is als u gaat automatiseren. Maar door weldoordacht en goed voorbereid aan de slag te gaan en gebruik te maken van de kennis van uw medewerkers kunt u zoveel mogelijk uit de optimalisatie halen.
De voordelen op een rij Halfslachtig automatiseren en digitaliseren heeft geen zin. Maar als u het goed aanpakt, krijgt u er veel voor terug. Hieronder staan de voordelen op een rij: • • • • • • • •
U bespaart tijd, geld en ruimte (geen kasten meer nodig). Eénmaal gegevens invoeren bij de bron voorkomt fouten en spaart tijd. U kunt meer werk doen met minder mensen, u wordt productiever. U kunt zich concentreren op uw core business. Automatiseren is duurzaam en sluit aan bij uw MVO-beleid. U heeft geen of veel minder papier nodig. U kunt de kwaliteit van uw dienstverlening beter borgen; dit komt rechtstreeks ten goede aan patiënt of cliënt. Alle informatie is altijd en overal voor iedereen binnen uw organisatie (of zelfs daarbuiten) beschikbaar. Het sluit aan bij Het Nieuwe Werken en helpt u
om in een krappe arbeidsmarkt medewerkers te boeien en te binden.
• • • •
Dankzij een actueel inzicht in de cijfers kunt u sturen op resultaat. Het systeem herinnert u aan belangrijke zaken. Automatisering zorgt voor gemak, geeft controle en rust. U professionaliseert uw organisatie. Ook dat komt de kwaliteit ten goede en zal cliënten en patiënt en voor u winnen.
Eindconclusie en aanbeveling Automatisering kan veel meer voor de zorg betekenen dan de sector zelf denkt. Uit de Zorgmarkt ICT enquête blijkt dat de kennis van de mogelijkheden van automatisering bij zorgbestuurders en –beslissers niet altijd optimaal is. Dat is zorgelijk, omdat zij het zich in de huidige tijd niet kunnen veroorloven om zaken op hun beloop te laten. Ingrijpen is gewenst en niet pas op de lange termijn, maar nu. Alleen door meer aan te sluiten bij de automatiseringstrend die in andere sectoren al volop aan de gang is, kan de zorg ook in de toekomst de gewenste en noodzakelijke kwaliteit blijven bieden. Blijf u oriënteren u op de mogelijkheden van automatisering en digitalisering en ontwikkel beleid hiervoor. Daarmee borgt u de kwaliteit van (zorg)processen en daarmee uw voortbestaan.
Over Zorgmarkt en AFAS Software
Het Nederlandse familiebedrijf AFAS Software ontwikkelt softwareproducten voor zowel de zakelijke als de consumentenmarkt op een maatschappelijk verantwoorde manier waarbij klanten, medewerkers en het milieu centraal staat. AFAS automatiseert bedrijven en organisaties uit alle branches met complete en moderne (online) bedrijfssoftware. www.afas. nl. Onder de naam Zorgmarkt bundelt uitgeverij Kluwer haar kennis en expertise op het gebied van de zorg. Kennis wordt gedeeld met de markt via magazine Zorgmarkt, een actuele site, een nieuwsbrief en een app. www.zorgmarkt.net.
Meer lezen? Kijk op www.afas.nl of www.zorgmarkt.net
Copyright © AFAS Software, juni 2012 Alle rechten voorbehouden. Het auteursrecht berust bij AFAS Software. Vermenigvuldiging in wat voor vorm dan ook is alleen toegestaan na voorafgaande schriftelijk toestemming door AFAS Software. De informatie in deze whitepaper is met zorg samengesteld. Toch kan AFAS Software geen enkele aansprakelijkheid aanvaarden voor de gevolgen van onvolledigheid of onjuistheid van het materiaal in deze whitepaper.
www.afas.nl
6
