WHITE PAPER. Beschikt u over een doelgericht boekhoudsysteem?

WHITE PAPER Beschikt u over een doelgericht boekhoudsysteem?

Beschikt u over een doelgericht boekhoudsysteem? Branche in de schijnwerpers: kleine en middelgrote ondernemingen (met een omzet tussen €50 miljoen en €1 miljard)

Het hoe en waarom Uw boekhouding kan om verschillende redenen niet langer doelgericht zijn. Uw bedrijf kan bijvoorbeeld een sterke groei hebben gekend als gevolg van een vernieuwd bedrijfsmodel. De recessie van de laatste jaren kan u ertoe aangezet hebben nieuwe geografische markten aan te boren. Het kan zijn dat u een kans misloopt omdat u geen gebruik maakt van de ‘altijd-klaar-voor-gebruik’ mobiele gegevens waar uw concurrenten wel gretig gebruik van maken op gebieden zoals verkooporders, samenwerking, onkostenbeheer, rapportages en MI. Of het kan zijn dat u het vervangen van uw boekhoudsysteem niet als een prioriteit beschouwt wanneer het budget voor kapitaalinvesteringen wat mager is. Wat ook de achtergrond is: houdt dit u misschien nog steeds tegen? SystemsAccountants selecteert al 18 jaar managers voor financiële systemen, managers voor financiële projecten, consultants op het gebied van toepassingen en systeemaccountants. Onze managers en consultants zijn bedreven in het verbeteren van financiële systemen, ERP en de financiële functie. We besteden het merendeel van onze tijd aan gesprekken met onze klanten en deskundigen in financiële systemen over wat wel en wat niet werkt.

Veel voorkomende problemen Vaak gehoorde feedback van kleine en middelgrote ondernemingen die zo snel gegroeid zijn of zo complex geworden zijn dat hun investering in bedrijfssystemen niet meer bij kan blijven:

2



• D  e oudere boekhoudsystemen kunnen amper de stijgende transactievolumes en extra complexiteit van meerdere valuta, lokale boekhoudregels, budgettering en planning aan.



• H  et dupliceren en opnieuw invoeren van gegevens vanuit meerdere systemen zoals orderbeheer en CRMgegevensbanken komt steeds vaker voor.



• Het aantal uitgegeven creditnota’s en niet-afgestemde leveranciersrekeningen stijgt.



• H  et management voelt zich gefrustreerd want het heeft geen toegang tot elementaire, bruikbare managementgegevens zoals een analyse van de winstgevendheid op product-, klant- of afdelingsniveau.



• Tussenoplossingen en spreadsheets blijven overal in gebruik.

Is het tijd voor een upgrade? Integrale ERP stimuleert de productiviteit Vaak ziet men dat bij het verbeteren van de doeltreffendheid van de financiële afdeling er alleen voor wordt gezorgd dat deze afdeling niet even snel groeit als de verkoopcijfers. De onderliggende oorzaak van operationele inefficiëntie zit hem vaak in het gebruik van verouderde boekhoudsystemen, gescheiden operationele systemen, handmatige en tijdelijke oplossingen en een verouderde situatie van verkokering in afdelingen.

Oorzaak en gevolg

• O  ffertes, orders en in- en verkoop facturen worden vaak apart en in verschillende systemen aangemaakt, en onkostendeclaraties worden nog steeds op papier ingediend, zodat de financiële medewerkers zich vooral bezig houden met het afstemmen van de gegevens en het opnieuw invoeren van allerlei gegevens.



• D  e teams voor supply chain, inkoop, orderverwerking en financiën werken in traditionele silo’s per afdeling. Deze silo’s worden in stand gehouden omdat de afdelingen verschillende systemen gebruiken, wat leidt tot starheid en overlast Profiteer van een tijdens piektijden of bij afwezigheid van een medewerker.

inkomstengroei zonder uw

Door over te schakelen naar een procesmodel kunnen individuele medewerkers backoffice uit te breiden multi-tasken. Door bijvoorbeeld een integraal proces van aankoop tot betaling (procure to pay) op te starten op basis van een ERP-werkstroom kunnen de verantwoordelijkheden van elke functie stroomopwaarts of -afwaarts worden uitgebreid, wat niet zo gemakkelijk is in een traditioneel afdelingsmodel. Daardoor kan het backoffice de groei in inkomsten en transacties beter absorberen voordat u extra personeel hoeft te werven. ERP-oplossingen combineren in feite alle verkoop-, inkoop-, toevoer-, distributie-, productie-, HR- en financiële systemen (grootboek, crediteuren, debiteuren, kasgeld, bank, vaste activa), zodat integrale bedrijfsprocessen kunnen worden opgesteld op basis van de werkstroom van de ERP-applicatie. Een voorbeeld:

Vroegere functie

Nieuw bedrijfsproces

Crediteuren / Toevoerketen / Aankoop

Aankoop-tot-betaling

Debiteuren / Kredietbeheer / Verkoop

Offerte-tot-cash

HR en salarisadministratie

Werving-tot-pensioen

3

Uitgebreide rapportage

Waar begint u?

De flexibiliteit van het rekeningstelsel: één versie van de waarheid, FAST CLOSE

Een project voor verbetering van de financiële functie door middel van ERP begint met het samenstellen van een overtuigende business case en een ROI analyse, en vereist een continu en zichtbaar CFO-sponsorschap.

Het rekeningstelsel is de hoeksteen van het grootboek en het ontwerp ervan bepaalt hoe goed het bedrijfsbreed inzicht in uw bedrijfsresultaten is. Veel van de reguliere ERP-aanbieders faciliteren een multi-dimensioneel rekeningstelsel waarmee meer diepgaande en gedetailleerde analyses kunnen worden opgezet. Bovendien bieden de meeste leveranciers uniforme grootboekfunctionaliteit zodat de gebruiker vanuit het grootboek de onderliggende transacties kan bereiken en de transactiegegevens in realtime kan bijwerken in AP, AR en in het grootboek, wat de opleveringscyclus aanzienlijk korter maakt.

Uitgebreide MI Goed-ontworpen ERP-oplossingen moeten alle bedrijfsafdelingen dekken en een integraal overzicht van alle gegevens van het hele bedrijf bieden. Een geavanceerde segmentatie van rekeningcodes en geïntegreerde analyse mogelijkheden kunnen door managers in het gehele bedrijf worden gebruikt om gegevens over transacties, klanten, producten, afdelingen, regio’s en werknemers naar believen op te delen en te groeperen teneinde bedrijfsresultaten te evalueren zonder de noodzaak tot controle uit welke bron de gegevens afkomstig zijn.

Budgettering, planning en prognoses in één systeem Hoewel 80% van de respondenten van een vergelijkende studie door PwC in 2012 aangaf dat ze op de nauwkeurigheid van hun prognoses vertrouwden, dacht slechts 45% dat de prognoses inderdaad correct waren. De 120 dagen voor budgetteringen en 19 dagen voor prognoses zijn in de huidige, snel veranderende omgevingen dan ook te lang. Meer flexibele bedrijven concentreren zich op de belangrijkste kosten categorieën met cost drivers (top down) in plaats van te trachten de budgetten vanuit de details op te bouwen (bottom up). Voorspellingen over de kasstroom en scenario-analyses vormen vaak een integraal onderdeel van deze prognoses, een teken van het stijgend belang van risicofactoren en de haalbaarheid van resultaten. Hoewel spreadsheets altijd een elementair onderdeel van het analytische instrumentarium zullen uitmaken, gebruiken steeds meer financiële teams een combinatie van integrale planningssoftware zoals Cognos TM1, Board, Tagetik of applicaties van mega-leveranciers zoals Hyperion en SAP aan de ene kant en hun ERP-architectuur aan de andere kant. Hun doel daarbij is het stroomlijnen van het algemene planningsproces, het faciliteren van het opstellen van op cost drivers gebaseerde budgetten en prognoses en het reduceren van handmatige planningsactiviteiten. Daarom kan het voorbereiden van gevoeligheidsanalyses, plannen van scenario’s, en functie overschrijdend invoeren van prognoses en plannen veel sneller en eenvoudiger gebeuren. Veel aanbieders bieden nu een voor samenwerking geschikt model van mobiele planning aan, zodat winkel managers bijvoorbeeld hun plannen kunnen openen en bijwerken via hun iPad.

Datakwaliteit is van het grootste belang Het is echter zo dat het implementeren van budgetterings- en planningssoftware zonder eerst de brongegevens en -systemen aan te pakken, geen oplossing biedt voor de tekortkomingen in het planningsproces en de MI-resultaten. Een standaard gegevens-taxonomie aan de bron is vereist om betrouwbare gegevens te kunnen garanderen, en dit is alleen mogelijk met een integrale aanpak van ERP, waarbij data governance ondernemingsbreed kan worden vastgelegd.

4

De geloofwaardigheid van een business case kan aanzienlijk worden verhoogd door een externe (en per definitie objectieve) bijdrage te zoeken. Ook kan een bedrijf zich vergelijken met collega-organisaties die worden beschouwd als bedrijven met bewezen best practices. Bedrijven gaan daarvoor vaak te rade bij adviesbureaus. Dit is echter niet de enige bron van onafhankelijke expertise.

Interim consulting services Evaluatie, selectie en oplevering van ERP SystemsAccountants heeft al 18 jaar ervaring in het selecteren, controleren en plaatsen van tijdelijke consultants met expertise in financiële functies. We hebben onafhankelijke specialisten in financiële systemen en projecten geleverd die onze klanten ondersteunen op de volgende terreinen: Financiële afdeling: analyse van de huidige situatie en ontwerp van Target operating model Onafhankelijke experts voor het leiden van ontdekkingsprojecten: een analyse van de interne werking van de bestaande financiële afdeling/wie doet wat/wat is het nieuwe systeemlandschap/wat werkt/wat werkt niet? De voor deze opdrachten geselecteerde consultants hebben meestal reeds talrijke projecten geleid en kunnen een positieve bijdrage leveren aan het winnen van de goedkeuring van het beoogde bedrijfsmodel door het management, door te verwijzen naar een lange reeks praktische voorbeelden van best practices en ontwerpen van financiële processen.

Evaluatie en selectie van ERP Het aanleveren van consultants met bewezen expertise in ERP van meerdere leveranciers om de klant te begeleiden tijdens het proces van evaluatie, selectie en aankoop van ERP-applicaties die het meest geschikt zijn voor de verwachte groei, schaalbaarheid, optimale total cost of ownership en met een rendementsplan dat aansluit op de business case.

Projectmanagement Dankzij een voortdurend programma van persoonlijke interviews en het gebruik van een bedrijfseigen, videogebaseerd evaluatieplatform hebben we toegang tot een uniek netwerk van gekwalificeerde projectmanagers die over bewezen ervaring beschikken in het opzetten, leiden en opleveren van veranderings- en systeemprojecten voor financiële afdelingen. Op basis van de strategische intentie en concept helpen ze de klanten de gemeenschappelijke visie te bepalen, te begrijpen en te onderschrijven en dit om te zetten in een projectplan. Ze zorgen er ook voor dat gepaste beheers middelen aanwezig zijn om de resultaten te garanderen. Bovendien kunnen onze projectmanagers die gespecialiseerd zijn in een bepaalde applicatie ervoor zorgen dat de relatie met de softwareaanbieder optimaal blijft, waarbij ze hun praktijkgerichte ervaring in het vertegenwoordigen van de belangen van klanten in voorgaande projecten en hun opgedane kennis van de praktische mechanismen van de software kunnen inzetten. Als boegbeeld van het project zullen ze alle belanghebbenden bij het werk betrekken en betrokken houden, ze zullen optimaal gebruik maken van relevante derde partijen en alle werknemers het nodige beslissingsrecht geven om ervoor te zorgen dat verandering wordt begrepen, aanvaard en dus succesvol wordt. Afhankelijk van de omvang van het initiatief zal de projectmanager ook verantwoordelijk zijn voor risico- en probleembeheer, opvolging van budgetten en status en communicatie en rapportage over de voortgang van het project.

5

Continue ondersteuning, oplevering volgens plan, budget en tijdslijn Nadat uw project opgestart is, kunnen we u tijdelijke, voordelige implementatieconsultants en business analisten bieden om tijdelijke personeelstekorten te overbruggen en de kosten van implementatiediensten van de leverancier te beperken. Ongeacht wat het uitgangspunt en de drijfveren zijn voor transformatie van uw financiële afdeling en ongeacht welk ERP- of bedrijfssysteem (cloud-gebaseerd of op uw locatie) u gebruikt, wij hebben de capaciteit om snel de nodige specialisten in financiële projecten te selecteren en in te zetten, zodat u de gewenste veranderingen kunt doorvoeren.

Praktijkvoorbeelden Associated British Ports (ABP) is de grootste havengroep van het Verenigd Koninkrijk. Het is eigenaar en exploitant van 21 havens in Engeland, Schotland en Wales, en verwerkt ongeveer een vierde van de maritieme handel van het land. De 21 havens van ABP, samen met de andere transportbedrijven die deel uitmaken van de ABP-groep, vormen in het Verenigd Koninkrijk een netwerk dat elke soort vracht kan verwerken. Het model van de financiële afdeling van ABP was ontwikkeld voor meerdere vestigingen, met 6 afzonderlijke versies van hun boekhouding Sunv4.2.6 (allen met een ander rekeningstelsel). Om de kosten en processen te reduceren, startte ABP een project op om de diverse financiële afdelingen te consolideren in één centrale afdeling, gebaseerd op een reeks standaard boekhoudprocessen. Van cruciaal belang voor het project was de herinvoering van een unieke versie van SunSystems op basis van een gemeenschappelijk rekeningstelsel. SystemsAccountants werd gevraagd om een ervaren consultant in Sun GL te selecteren om de klant te helpen bij het ontwerpen van het rekeningstelsel en het configureren van het grootboek. Vervolgens leverden we een projectmanager met ervaring in SunSystems-applicaties om het veranderingsprogramma voor de financiële afdeling vorm te geven en op te leveren. Dit hield ook in dat een afzonderlijk projectteam moest worden samengesteld om een Hyperion-systeem voor financiële rapportage en consolidatie te ontwerpen en te implementeren. Synergy Health plc is een internationale leider in het outsourcen van sterilisatiediensten voor fabrikanten van medische apparatuur, ziekenhuizen en andere branches. Als internationaal maar toch uiterst gespecialiseerd en innovatief bedrijf behaalde het een omzet van meer dan €450 miljoen en maakte het gebruik van een uitgebreide reeks technologieën, waaronder in Zwitserland ‘s werelds eerste röntgenmachine voor het screenen van pallets. Als gevolg van de zeer snelle organische groei en vele bedrijfsovernames waren de boekhoud-, productie- en distributiesystemen van Synergie achterhaald en werden ze veelal niet meer ondersteund. Dat leidde tot tekortkomingen in de processen en MI/rapportage. Dit zette de klant aan om een project op te starten om wereldwijd de financiële en productiesoftware, de bijhorende gegevens en rapportages te standaardiseren. Het project omvatte 15 landen, 91 vestigingen en 800 gebruikers. SystemsAccountants werd gevraagd een tijdelijke projectmanager in ERP-selectie te leveren om een analyse- en selectieproces uit te voeren. Onze projectmanager bracht alle huidige internationale eisen op het vlak van financiën, distributie en productie tezamen in een analyse, stelde een gedetailleerd verzoek voor inlichtingen op, beheerde een zoek- en selectieproces voor leveranciers, en hielp de klant met dit selectieproces. MS Dynamics AX, Sage X3, Epicor, SAP All-in-One, Exact en Infor stonden op de long list, maar IFS werd uiteindelijk aangemerkt als de beste keuze voor de klant. Onze projectmanager ontwikkelde vervolgens een wereldwijde implementatiestrategie, waaronder een structuur- en invoeringsplan voor het projectimplementatieteam.

6

Ook wierf hij interne en externe medewerkers aan, ontwikkelde een strategie voor het managen van de verandering en zette het projectmanagement op (centrale en regionale stuurgroepen). Nadat het project de ontwerp-, bouw- en testfasen had doorlopen, heeft onze projectmanager het beheer in de uitrolfase overgedragen aan een BAU-team voor de migratie van de systemen naar productie. SAV Credit is een toonaangevende uitgever van creditcards, gespecialiseerd in co-brandkaarten en point-of-sale financiering, en creditcards voor consumenten. Met de steun van VC nam SAV Credit in mei 2013 de co-brand-kaart en point-of-sale financiering van Santander over. Dit bedrijf verzorgt de cardservices voor veel van de bekendste winkelketens in het Verenigd Koninkrijk, waaronder Debenhams, de Arcadia Group, House of Fraser en Laura Ashley. De overname betrof een van de grootste creditcardportefeuilles van het VK, met meer dan 3,5 miljoen klantenrekeningen en saldo’s van meer dan €1,3 miljard. SAV Credit wordt nu beschouwd als een van de snelst groeiende bedrijven in het Verenigd Koninkrijk. Als een gevolg van de deal met Santander en de ambitieuze groeiplannen van de groep, werd het de CFO duidelijk dat de huidige financiële systemen al snel niet meer zouden voldoen. Het niet kunnen verwerken van de stijgend aantal transacties, onvoldoende rapportagecapaciteiten, inefficiënte processen en ontoereikende rekeningstelsels waren allemaal mogelijke problemen. SystemsAccountants werd aanbevolen aan de CFO en werd vervolgens gevraagd om een tijdelijke manager voor het selecteren en invoeren van een financieel systeem te leveren. Onze tijdelijke projectmanager had ervaring in het evalueren en selecteren van ERP-systemen en begeleidde het team van de klant door een gestructureerd proces dat leidde tot de selectie van een suite van financiële, inkoop- en rapportagesystemen gebaseerd op Infor-producten (SunSystems v6, Ipos (van een derde leverancier) en Inform PM). We zorgden ook voor een consultant in bedrijfsprocessen voor het analyseren van de huidige functies binnen de financiële afdeling en voor het ontwerpen van nieuwe bedrijfssystemen op basis van de nieuwe systeemarchitectuur. John Laing plc is een gespecialiseerd belegger in en beheerder van infrastructuur in het Verenigd Koninkrijk en daarbuiten, voornamelijk in de openbare sector. Het bedrijf heeft een benijdenswaardige reputatie als marktleider in op privéfinanciering gebaseerde infrastructuur en beheert 80 op privéfinanciering gebaseerde infrastructuurprogramma’s voor de openbare sector, variërend van het Intercity Express-programma en de Second Severn Crossing tussen Engeland en Wales, tot het Greater Manchester Waste Management PFI. In de vroege jaren 2000 werd het bedrijfsmodel aangepast toen de focus van de groep verschoof van de directe bouw- en constructiemarkt naar infrastructuurinvestering. Tekortkomingen in de oude bedrijfssystemen begonnen problemen te veroorzaken toen het nieuwe bedrijfsmodel werd ingevoerd. Verouderde interfaces tussen het Sun GL-systeem en andere functionele systemen zoals inkoop-, project- en vaste-activa-systemen hadden geleid tot een onnodig groot personeelsbestand en het bedrijf moest vertrouwen op handmatige spreadsheets voor MI-rapportage, project- en activaboekhouding voor hun specifieke PPP/PFI-projecten. SAP BPC werd aangeschaft met oog op financiële consolidatie, maar de reële exploitatiekosten waren te hoog. Het bedrijf selecteerde de Agresso ERP-oplossing om de verschillende financiële, inkoop- en projectsystemen in één enkel system te integreren. Door het betere gegevensbeheer en de duidelijkheid die Agresso bood, werd besloten om SAP BPC af te bouwen en te vervangen door een aanvullend Agressosysteem (Logix4). SA leverde een team van bedrijfsanalisten om een analyse van de bedrijfsprocessen en -eisen uit te voeren, en een gedetailleerde opsomming van de vereisten voor Unit4 (de leverancier) samen te stellen. Daarna leverden we extra Agresso-specialisten om de applicatie te bouwen en online te zetten. Het applicatiesystemen team, dat sinds de lancering van het systeem uit 2 fulltime werknemers (4 voorafgaand aan go-live) bestaat, levert nuttige MI op.

7

Tijdelijke consultants voor het evalueren, selecteren en invoeren van: ERP-applicaties: Access Dimensions CODA Deltek FinancialForce Infor (SunSystems / LN / LX / M3) JD Edwards Microsoft Dynamics (AX / GP / NAV / SL) OpenAccounts PeopleSoft Sage 200/300/1000 SAP Business ByDesign SAP ERP

Agresso CODA Dream Epicor IFS Integra Maconomy NetSuite Oracle EBS PS Financials SAP RDS SAP Business One Workday

systemen voor EPM, budgettering, planning, prognoses en consolidatie: Anaplan BOARD Host Analytics Longview Prophix SAS

Bitam IBM Cognos Infor PM Oracle Hyperion SAP EPM Tagetik

Head Office: SystemsAccountants Limited 28/29 The Point, Rockingham Road Market Harborough Leicestershire, LE16 7QU

London: SystemsAccountants Limited 2 Royal Exchange London EC3V 3LN

Chicago: SystemsAccountants Inc 200 South Wacker Drive Suite 3100 Chicago, Illinois 60606

Amsterdam: SystemsAccountants (NL) WTC, Zuidplein 36 1077 XV Amsterdam The Netherlands

Tel: +44 (0) 1858 431 888

Tel: +44 (0) 207 648 4242

Tel: +1 (312) 674-4992

Tel: +31 (0) 207 095 137

Contact: Web: www.systemsaccountants.com General Enquiries: [email protected] Finance Enquiries: [email protected]