Wethouder van Bouwen en Wonen RIS149374_15-OKT-2007
M. Norder
Gemeente Den Haag
Retouradres: Postbus 12 600, 2500 DJ Den Haag
Aan: de Rekeningencommissie
Uw brief van Uw kenmerk Ons kenmerk
DSO/2007.3427 - RIS 149374 Doorkiesnummer
070 - 353 2852/2966 E-mailadres Aantal bijlagen
4 Datum
11 oktober 2007 Onderwerp
Voortgangsgrapportage Programma DOEN
Geachte voorzitter, 1. Inleiding & Voortgang en risico ten aanzien van het realiseren van het einddoel Deze brief en de bijgevoegde stukken vormen de Voortgangsrapportage programma ‘DOEN’ over de periode juni t/m september 2007. Deze stukken zijn ook in het Audit Committee DSO, de Beheerraad DSO en het College besproken. Op uw verzoek, zoals opgenomen in het rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2006, begin ik met een doorkijk over het kunnen realiseren van één van de vier einddoelen van het verbeterprogramma ‘DOEN’, te weten een goedkeurende accountantsverklaring over 2008. In de zomerperiode heeft DSO een aantal belangrijke mijlpalen behaald. Zo heeft de noodzakelijke conversie EOS plaatsgevonden waardoor de projectadministratie operationeel is. Dit was een noodzakelijke voorwaarde om de 30/9 afsluiting te kunnen maken. Ook is de herinrichting van de financiële functie conform planning afgerond en zijn de nieuwe directie Financiën Services en Control en de bedrijfsbureaus nieuwe stijl per 3 september een feit. Beide projecten worden in deze voortgangsrapportage nog uitgebreid toegelicht. Met de afronding van deze projecten zijn we er nog niet, maar 2 belangrijke en zeer arbeidsintensieve structuuringrepen zijn gerealiseerd. De komende tijd zullen de effecten van deze ingrepen geleidelijk aan steeds zichtbaarder moeten worden. De noodzakelijke voorbereidingen voor de uitvoering van de 30/9 afsluiting zijn afgerond en de 30/9 afsluiting is nu in volle gang.
Inlichtingen bij
A. van der Bijl Postadres: Postbus 12 600, 2500 DJ Den Haag Bezoekadres: Spui 70, Den Haag Internetadres: www.denhaag.nl
Telefoon: 070 - 353 2852/2966 Fax: 070 - 353 3615
DSO/2007.3427
Ik ga er van uit dat het einddoel gehaald wordt: een goedkeurende accountantsverklaring over het jaar 2008. Het is echter ook niet zo dat het gehele traject zonder risico’s is. Daarom wil ik graag de drie belangrijkste risico’s noemen die bij de verschillende projecten van het programma ‘DOEN’ aan de orde kunnen zijn. o Ten eerste is de arbeidsmarkt voor financiële mensen op dit moment erg krap. Hoewel in eerdere instantie een aantal boekhouders is geworven en er maatregelen genomen zijn ten aanzien van tijdelijke externe inhuur, blijkt het zeer lastig voldoende mensen aan te trekken. Alle mogelijke aandacht wordt dan ook gegeven om de kwaliteitsslag (het verhogen van de kennis) binnen de financiële functie te realiseren. Op dit moment zijn de structurele functies voor het merendeel bezet. Er is helaas nog wel een aantal vacatures bij de afdeling functioneel beheer, waar zo snel mogelijk mensen voor moeten worden aangetrokken. Ook kost het tijd om de nieuwe medewerkers in te werken binnen een organisatie met een complexe bedrijfsvoering zoals DSO en de directie HOB in het bijzonder. o Ten tweede wordt steeds meer duidelijk dat niet alle ‘technische’ problemen, zoals bij een project als EOS fase 2, eenvoudig en snel zijn op te lossen door extra externe inhuur aan te trekken. Ook bij de conversie is dit weer naar voren gekomen en dit leidt snel tot (kleine) vertragingen die opgeteld soms tot weken vertraging in het totaalproces kunnen leiden. Risico’s zijn in tegenstelling tot een jaar geleden wel veel beter en sneller in beeld, waardoor proactief maatregelen genomen kunnen worden. o Een derde risico betreft subsidiebeheer. Op dit moment wordt een grootscheepse reparatie actie uitgevoerd (waaronder het leveren van prestatieverklaringen bij 800 oude facturen). Ook is er naar de toekomst toe een voorstel voor een nieuwe procedure om het subsidiebeheer (sterk) te verbeteren. Onderdeel van deze nieuwe procedure is de oprichting van een projectbureau subsidiebeheer. Er is een risico dat de resultaten van de opschoonactie en van de nieuwe procedure nog niet vanaf begin 2008 volledig geëffectueerd zijn waardoor het subsidiebeheer over geheel 2008 nog niet op het gewenste niveau is. Met u heb ik afgesproken dat de 9-maandsrapportage en de kwalitatieve resultaten van het verbeterprogramma een belangrijk nieuw ijkpunt zijn om de verwachtingen omtrent het realiseren van de goedkeurende accountantsverklaring over het jaar 2008 te bepalen. De voortgangsrapportage waarin deze verwachtingen vermeld staan zal, conform de planning van uw vergaderingen, op donderdag 20 december behandeld kunnen worden. Op dat moment zal het mogelijk zijn om een nader beeld te bepalen. Dit is mogelijk omdat niet alleen de 9maandsrapprtage dan beschikbaar is maar ook omdat de nieuwe financiële organisatie dan bijna 4 maanden draait en de projectenmodule bijna 6 maanden operationeel is. Het zijn vooral de resultaten van de structurele maatregelen die noodzakelijk zijn om een goedkeurende verklaring te realiseren. Deze verklaring moet immers niet eenmalig over het jaar 2008 afgegeven worden maar het doel is om vanaf het jaar 2008 deze verklaring structureel te verkrijgen. 2. Voortgang afspraken uit het rapport van de RC over het jaar 2006 Naast de vooruitblik over het realiseren van het einddoel van het verbeterprogramma heeft u ook gevraagd om per verbetermaatregel expliciet aan te geven wanneer de positieve effecten in de praktijk blijken.
2
DSO/2007.3427
Ik verwijs u graag naar de paragraaf in deze voortgangsrapportage over ‘vooruitblik te behalen mijlpalen’. Graag geef ik u ook een stand van zaken van de voortgang op de volgende aandachtspunten: o Afwikkelen resterende onderzekerheden SV/ISV: Per taakveld worden de projectdossiers gecontroleerd om na te gaan of de dossiers op orde zijn en of er onvolkomenheden aanwezig zijn. Eventuele onvolkomenheden worden verzameld en maken onderdeel uit van een nog op te stellen raadsvoorstel ter afwikkeling van deze onvolkomenheden (net als vorig jaar). Gelijktijdig met het controleren van de dossiers worden ook de financiële uitgaven per project aangesloten op de geconverteerde projectadministratie in EOS. Einddoel is dat per project de dossiers op orde zijn en de uitgaven over de periode 2000 t/m 2006 rechtmatig zijn en aansluiten op EOS. Het op orde brengen van het subsidiebeheer per project brengt in sommige gevallen zeer veel werk met zich mee. Gedacht moet worden aan het leveren van bijvoorbeeld prestatieverklaringen bij 800 facturen van een aantal projecten. Deze prestatieverklaringen zijn (nu nog) niet in een centraal dossier opgeslagen maar zijn aanwezig bij diverse vakafdelingen en diverse dossiers. Het is dan ook vooral de factor ‘tijd’ die knellend is om de benodigde documenten boven water te krijgen. Er is extra capaciteit aangetrokken om zo snel mogelijk de projectdossiers op orde te krijgen. Daarbij maakt DSO gebruik van de inzet van KPMG die DSO ook heeft geholpen bij de ISV1 afrekening en de problematiek dus ook kent, zodat zo snel mogelijk resultaat geboekt kan worden. Hoewel dus alles op alles wordt gezet om nog dit jaar alles af te wikkelen is de kleur van de kleurenmonitor nog oranje vanwege het risico van de factor ‘tijd’. De doorlooptijd van de oplevering van de dossiers, het vervolgens beoordelen van de dossiers door de GAD, tot het behandelen ervan in de diverse overleggen vergt bijna 2 maanden. Dit verklaart het risico dat niet de volledige 100% van alle projecten met SV/ISV subsidies en mogelijke onzekerheden nog dit jaar afgewikkeld zal zijn. o Tijdige besteding van GSBIII middelen: Door de nieuwe projectadministratie in EOS kan beter het verloop van de projecten gevolgd worden. De nieuwe projectadministratie heeft ook gezorgd voor een forse verbeterslag in de structuur van EOS. Doordat nu ook de financiering van een project in EOS beter inzichtelijk is kunnen ook de subsidiebijdragen zoals GSBIII middelen beter gevolgd worden. Het grote voordeel is dat ook de uitputting van de GSBIII middelen eenvoudiger middels standaard EOS rapportages opgevraagd kunnen worden. Dit is een noodzakelijke randvoorwaarde om projectleiders tijdig te kunnen aanspreken over de besteding van de GSBIII middelen in hun project. o EOS: De belangrijkste gebeurtenis van de afgelopen maanden is de conversie van de EOS data naar de nieuwe projectadministratie. Dit is een omvangrijke en heel belangrijke mijlpaal geweest. De nieuwe projectadministratie voor DSO een noodzakelijke randvoorwaarde om het financieel beheer structureel te kunnen verbeteren en met name de kwaliteit van de informatievoorziening de komende periode fors te kunnen verbeteren. De conversie heeft ook inzichtelijk gemaakt welke financiële- en tijdschrijfdata nog uitgezocht en opgeschoond moesten worden. Door alle data te beoordelen zijn ook nog fouten uit EOS gehaald die destijds zijn ontstaan bij de overgang van het oude financiële systeem naar EOS. Op een paar laatste uitzoekpunten na zijn de data volledig geconverteerd en geaccepteerd.
3
DSO/2007.3427
o
o
o
o
o
Om deze laatste uitzoekpunten weg te werken is een ‘veegploeg’ ingesteld. In nauw overleg met de GAD wordt op dit moment nagegaan hoe de ‘veegploeg’ ook deze laatste onvolkomenheden uit het verleden afgewikkeld kunnen worden. Betrouwbaarheid bestuurlijke kengetallen: Voor de begroting 2007-2010 is de set bestuurlijke kengetallen deels herzien. Voor het meten van de realisatiewaarden van deze kengetallen zijn en worden waar nodig nieuwe AO/IC’s opgesteld . Voor de recent door de Raad toegevoegde Topindicatoren voor de begroting 2008-2011 worden nog apart AO/IC’s opgesteld. Ten aanzien van de geconstateerde discrepantie tussen de realisatiewaarden van GSBII kengetallen zal verbeterde afstemming tussen de DSO en het concern plaatsvinden. Betrouwbaarheid tijdschrijfsysteem: De afgelopen periode is hard gewerkt om de gesignaleerde technische onvolkomenheden op te lossen. Dit heeft meer tijd gekost dan vooraf ingeschat, maar begin oktober zijn de onvolkomenheden opgelost en kunnen medewerkers weer gaan tijdschrijven op de projecten in de nieuwe projectadministratie. Dit betekent nog wel dat er op sommige plaatsen een inhaalslag nodig is, maar de achterstanden zijn goed in beeld gebracht en de acties zijn uitgezet zodat aan het einde van het jaar de geschreven uren op controleerbare wijze aan de projecten zijn gekoppeld. Naleving Europese aanbestedingsregels: Gemeentebreed wordt het contractbeheer verbeterd waarbij steeds vaker mantelcontracten worden ontwikkeld. Bij DSO geldt dit bijvoorbeeld voor de inhuur van financieel deskundigen waarvoor een Europese aanbestedingsprocedure wordt gevolgd. Voordeel is dat gedurende de termijn van het mantelcontract sneller tot inhuur van betreffende deskundigheid kan worden overgegaan. Overigens heeft de dienst alle betrokken medewerkers uitvoerig geïnformeerd over de aanbestedingsregels ten einde fouten te voorkomen. Ook zal het auditteam vanaf 1 september de naleving van de procedures toetsen. De resultaten van de audits zullen aangeven in hoe verre DSO de aanbestedingsregels op orde heeft en daadwerkelijk naleeft. Verantwoording vastgoed in eigen beheer: Om de volledigheid van huuropbrengsten en de juistheid van exploitatielasten te verbeteren wordt op dit moment gewerkt aan een aantal maatregelen om het vastgoedbeheer goed te organiseren. Dit betreffen: zichtbare interne controles en zichtbaar toezicht houden op de in 2007 opgestelde AO’s, periodieke aansluiting van spreadsheetregistratie op het grootboek in EOS, het implementeren van een activa-module in EOS, de volledigheid vaststellen van het pandenbezit en het op een juiste manier verantwoorden van de exploitatieresultaten voor het pandenbezit. Ook is een aparte reserve ingesteld zodat de exploitatieresultaten geen onderdeel meer uitmaken van de reserve grondbedrijf. De eerste resultaten van de maatregelen zullen zichtbaar zijn bij de jaarrekening 2007 en de maatregelen worden in de eerste helft van 2008 van afgerond. Uiteindelijk resultaat is dat bij de jaarrekening 2008 de exploitatieresultaten juist verantwoord zijn en waarbij er een uitsplitsing is naar vastgoed als onderdeel van grondexploitaties en vastgoed in het kader van strategisch bezit. Afwikkeling verrekeningen reserve Grondbedrijf: Als gevolg van de systeemwijziging ten aanzien van alle grondexploitaties, is op alle grondexploitaties één regime van toepassing. Alle afwijkingen van saldi van vastgestelde grondexploitaties worden verrekend met de Reserve Grondbedriijf (RGB).
4
DSO/2007.3427
In het verleden werden de afwijkingen van de saldi van de grondexploitaties die gefinancierd werden uit ISV of MPZ rechtstreeks verrekend met deze subsidiebronnen. Teneinde (in de nieuwe systematiek) de RGB niet onnodig te belasten met nadelen, is besloten om 10% van het ISV of MPZ-subsidiebedrag in het PRI te reserveren. In het jaar 2006 hebben zich nadelen in plannen voorgedaan (welke in het oude systeem ten laste van de ISV of MPZ-subsidies zouden zijn gebracht), die in de nieuwe systematiek ten laste van de RGB gekomen zijn. Deze bedragen dienen in principe ten laste van de hierboven genoemde 10%-reservering te worden gebracht. Dit laatste is (nog) niet geschied. Hierdoor is de stand van de RGB in de jaarrekening 2006 te laag weergegeven. Deze correctieboekingen zullen in het vierde kwartaal worden verricht. o Evaluatie systeem waarbinnen reserves worden gebruikt: Bij de begrotingsvoorbereiding 2008 zijn de bestaande reserves van DSO gedetailleerd doorgenomen vanuit nut en noodzaak en vanuit verwachtingen. Er is geanalyseerd vanuit de doelstelling van de reserve en de verwachtingen omtrent de realisatie van de betreffende projecten/voornemens, wanneer de middelen daadwerkelijk zullen worden aangewend. Voor een belangrijk deel is bovenstaande acties doorvertaald naar het concernbericht 2007 waarin de prognoses zijn opgenomen van de aanwending van de reserves in relatie tot de geldigheidsduur van de reserves. Daar waar nodig is dit aangepast. In het verlengde hiervan is bij de het concernbericht 2007 een aantal reserves opgeschoond zoals de reserve Vinex die is bezien op noodzaak van aanhouden en nu wordt voorgesteld om deze reserve op te heffen en de nog aanwezige middelen toe te voegen aan de RGB. Daarnaast is de reserve masterplannen structuurvisie opgesplitst in strategische aankopen en uitvoerende kosten om het onderscheid tussen deze twee activiteiten te vergroten. Voor het vastgoedbeheer is nu een beleidsmatige visie neergelegd en om dit administratief ook goed tot uiting te laten komen is er een aparte reserve vastgoedexploitatie gecreëerd ter onderscheid van de reserve RGB. Tot slot is ook de reserve Ruimtelijke Ontwikkeling geïntroduceerd voor het goed kunnen egaliseren van de middelen voor de task force 16.200 en voor het kunnen reserveren van de opbrengsten uit de verkoop bloot eigendom ten behoeve van stedelijke ontwikkelingen. De hier genoemde uitgevoerde acties hebben er toe geleid dat het inzicht in de reserves verder is toegenomen. o Problematiek rondom de bouwleges: Bij RV 165/2006 'voorstel van het college inzake verordening bouwleges 2006-2010 en wijziging legesverordening' zijn de volgende maatregelen getroffen om de problematiek rondom de bouwleges op te lossen. 1. De voorziening bouwleges is met € 15 mln verlaagd, 2. Er is een generieke tariefsverlaging van de bouwleges doorgevoerd van 15% per 1 januari 2007, 3. Met ingang van 2007 is een maximumbedrag aan legesinkomsten ingesteld van € 1 mln per bouwaanvraag , 4. De meerjarenraming bouwleges is geactualiseerd en opgenomen in de programmabegroting 2007, 5. De hierboven getroffen maatregelen zijn middels begrotingswijziging verwerkt in de begroting en 6. De nieuwe tarieven per 1 januari 2007 zijn opgenomen in de legesverordening. In het kader van de marap 2007 is per 30 juni een doorrekening gemaakt van de lasten en baten welke met de voorziening bouwleges worden verrekend. Deze doorrekening heeft er niet toe geleid de meerjarenraming bouwleges aan te passen.
5
DSO/2007.3427
Per 30 september 2007 zal er in het kader van de FINRAP opnieuw een doorrekening van de meerjarenraming bouwleges worden gemaakt. (Mocht deze doorrekening leiden tot een gewenste aanpassing van de meerjarenraming bouwleges, dan zal dit worden meegenomen in het raadsvoorstel, dat separaat met de finrap zal worden opgesteld) o Prestatieafspraken per directeur: per directeur binnen DSO zijn prestatieafspraken opgesteld waarin is opgenomen wat de bijdrage moet zijn vanuit een directie voor het behalen van de vier doelstellingen van het programma ‘DOEN’. De prestatieafspraken zijn besproken in de beheerraad DSO. De voortgang in de uitvoering van de prestatieafspraken wordt driemaandelijks besproken. 3. 30/9 afsluiting / 9-maandsrapportage Het totstandkomingsproces voor de 30/9 afsluiting is in volle gang. Een (groot) aantal medewerkers vanuit de financiële functie is deels vrijgesteld om aan de 30/9 afsluiting te kunnen werken. Om daarbij maximaal gebruik te kunnen maken van de beschikbare kennis wordt er gewerkt met ‘koppels’: medewerkers die vanuit hun oude functie (van voor de herinrichting) ‘nieuwe’ medewerkers begeleiden. Er is een detailplanning opgesteld en afgestemd met de GAD. Er wordt gebruik gemaakt van de door de concerncontroller opgestelde richtlijnen “tussentijdse afsluiting van de boekhouding”. Deze richtlijn is een nadere uitwerking van het uitvoeringsbesluit financieel beheer. Mijn voorstel is om deze richtlijn als criterium te hanteren om te bepalen in welke mate de verbetermaatregelen tijdig een positief effect hebben op het behalen van de goedgekeurde jaarrekening 2008. De criteria zijn expliciet besproken in het Auditcommittee DSO en Beheerraad DSO. Een belangrijk verschil (en verbetering!) met voorgaande periode-afsluitingen is dat verantwoording van de gegevensverzameling vooral vanuit de (nieuwe) projectenmodule tot stand zal komen. Dit doet ook recht aan gekozen projectorganisatie en zal tevens tot een leerproces van de nieuwe organisatie leiden. Dit impliceert ook dat voor een deel van het tot nu toe gevolgde ‘oplever- en controlepad’ wordt afgeweken. Zowel voor DSO zelf als voor de GAD ( andere aanpak van controleren ) is dit nieuw en brengt op dit moment nog de nodige onzekerheden in termen van beschikbare informatie overzichten en aanpak met zich mee. Door de dienst én door de GAD is dit aspect onderkend en afgesproken is dat we hierin gezamenlijk zullen optrekken waarbij transparantie van handelen en borging van het proces in de nieuwe organisatie belangrijke aandachtspunten zullen zijn. Door de conversie van projecten en de reorganisatie van de financiële functie bij DSO is het opleveren van een volledige 30-09 rapportage conform de richtlijnen Concern Overleg Bedrijfsvoering (COB) op dit moment nog niet mogelijk. Het accent van rapportage ligt dan ook op de cijfermatige controle ten aanzien van aansluiting en afstemming. Dit punt is besproken met de GAD en wordt ook door hun onderkend. De accountantscontrole dient dan ook te worden gezien als een tussentijdse procesmeting; zij dient aan te geven waar DSO op dit moment staat qua proces en kwaliteit van de opgeleverde producten. Daarbij dient ook helder te worden welke werkzaamheden / activiteiten met het oog op de jaarrekening nog dienen te worden toegevoegd of aangevuld Met de GAD is afgesproken dat DSO zal aangeven welke producten voor de controle wel en niet kunnen worden aangeleverd. Daarbij is het kwaliteitsaspect ( volledig en juist ) maatgevend.
6
DSO/2007.3427
Door de richtlijnen “tussentijdse afsluiting van de boekhouding” te hanteren zal ook in de volgende voortgangsrapportage aangegeven kunnen worden op welke onderdelen DSO het financieel beheer al geheel op orde heeft en bij welke onderdelen nog een “kwaliteitsslag” nodig is. Deze kwaliteitsslag zal in het jaarrekeningentraject 2007 verder worden gerealiseerd zodat bij het opstellen van de jaarrekening 2007 een verdere verbeterslag gerealiseerd wordt. In de volgende voortgangsrapportage zal ik u hierover uitvoerig berichten. 4. Samenhang 30/9 afsluiting met andere projecten met prioriteit In de vorige voortgangsrapportage heb ik de intensivering/aanscherping van het programma ‘DOEN’ toegelicht. Onder de noemer P&C in Samenhang wordt een aantal concrete acties gerealiseerd die voortvloeien uit de jaarrekeningenproblematiek. In de zomerperiode is besloten om het project P&C korte termijn niet als zodanig uit te voeren. Bij het concretiseren van dit project kwam naar voren dat doelstelling van dit project al voldoende was belegd bij de lopende projecten. Het betreft het definiëren van heldere producten/resultaten, dit zijn noodzakelijke voorwaarden die al bij elk project belegd zijn, en het definiëren van managementinformatie. In het kader van het stellen van prioriteiten is besloten om op dit moment voorrang te geven aan het gebruiken van ‘basis’ rapportages en deze de komende periode geleidelijk te upgraden naar managementinformatie. De huidige ‘basis’ rapportages worden bij de 30/9 afsluiting gebruikt en managers en opdrachtnemers krijgen ondersteuning vanuit de financiële functie om de overzichten te kunnen begrijpen. Aan de projecten met prioriteit is het project Stuurbegroting 2008 toegevoegd omdat die gebruik maakt van dezelfde capaciteit vanuit de financiële functie en er dus afstemming met de andere projecten noodzakelijk is. • A: Follow-up (wegwerken onvolkomenheden) jaarrekening 2006 • B: Kwartaalafsluiting EOS (incl. 30/9 afsluiting) • D: Verbeteren subsidiebeheer • H: EOS Fase 2 • F: Stuurbegroting 2008 • J+K: Herinrichting financiële functie U kunt de voortgang op deze projecten alsmede alle overige projecten ook uitgebreider teruglezen in de Voortgangsrapportage programma ‘DOEN’ die is bijgevoegd. Voortgang project A: Wegwerken onvolkomenheden jaarrekening 2006 Het project “follow-up” jaarrekening 2006 omvat het wegwerken van de door de GAD geconstateerde onvolkomenheden bij de jaarrekening 2006. Het project dat in mei van start is gegaan bevindt zich in een afrondende fase en is op onderdelen al afgerond. Over de aanpak en oplevering van producten is reeds meerdere malen met de GAD gesproken en inmiddels zijn de definitieve dossiers, aan de GAD ter beoordeling voorgelegd. De onzekerheden zijn vrijwel geheel voor 1 oktober afgewikkeld. Dit komt de kwaliteit van de 30/9 afsluiting ten goede. In de volgende voortgangsrapportage zal ik de resultaten en de behaalde effecten van dit project opnemen.
7
DSO/2007.3427
Voortgang project D: verbeteren subsidiebeheer Het project verbeteren subsidiebeheer bestaat uit een tweetal deelprojecten. Enerzijds betreft het, het afwikkelen van de onvolkomenheden SV/ISV. Dit betreft het vervolg op de afwikkeling zoals die eind vorig jaar in de Raad is behandeld. De voortgang op dit project heb ik al toegelicht bij de alinea over de afspraken uit het rapport van de RC over het jaar 2006. Het tweede deel van het project verbeteren subsidiebeheer betreft het ‘voorkomen’ dat de gesignaleerde onzekerheden zich in de toekomst weer gaan voordoen. Ik ben OCW dankbaar dat DSO voor dit project gebruik kan maken van de expertise van één van hun “subsidieexperts”. De nieuwe projectleider heeft veel zaken uitgevoerd op het gebied van het organiseren van het subsidiebeheer, ook in relatie tot EOS. De projectleider van dit deelproject heeft voorgesteld een projectbureau op te richten om zo ook op korte termijn resultaten te kunnen boeken. Hiermee wordt invulling gegevens aan de verbeteracties zoals die in de vorige voortgangsrapportage vermeld waren. Dit betrof het uitvoeren van reparatiewerkzaamheden korte termijn, het versterken van de centrale regie en het opstellen van heldere kaders. Deze verbeteracties zijn vertaald in concrete maatregelen. Zo gaat het projectbureau zich richten op het fondsbeheer, het uitvoeren van kwaliteitstoetsen op beschikkingen en het ontwikkelen van een aantal subsidieadministraties. Op dit moment wordt de afstemming van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden afgestemd met de bestaande organisatie zodat er geen ‘dubbelingen’ in uit te voeren taken zijn maar ook dat alle taken expliciet belegd zijn. Zo moet voorkomen worden dat er in de toekomst weer nieuwe onzekerheden ontstaan. Ik ga graag op uw verzoek in om een werkbezoek/presentatie te organiseren over de voortgang op het gebied van het subsidiebeheer. In uw vergadering van 22 november zou ik graag door de twee projectleiders een presentatie willen laten verzorgen. Tijdens die presentatie kunnen zowel de uitkomsten, inclusief het raadsvoorstel, toegelicht worden op het gebied van het afwikkelen van onzekerheden alsmede een toelichting op het opgerichte projectbureau. Voortgang project H: EOS fase 2 In de paragraaf over de voortgang over de afspraken uit het rapport van de RC heb ik stilgestaan bij het conversietraject van de projectadministratie. Naast de feitelijke conversie zijn ook de medewerkers van DSO uit de financiële functie opgeleid om met de nieuwe projectadministratie te kunnen werken. De Financieel Economische Medewerkers (FEM’ers) zoals die na de reorganisatie bij de bedrijfsbureaus werkzaam zijn, zijn nu in staat om zowel met de projectadministratie te kunnen werken alsmede de managers te voorzien van de benodigde rapportages om de voortgang van de projecten te kunnen bewaken. Als mogelijke borging van de betrouwbaarheid van de financiële administratie is met de GAD gesproken over een mogelijke EDP-audit op EOS. De formele opdracht voor een EDP-audit is niet aan de GAD gegeven. In overleg tussen DSO en de GAD is besloten primair aandacht te geven aar het uitvoeren van het onderzoek naar de (technische) inrichting van de module projectadministratie, de koppelingen met de overige modules van EOS, koppeling met PKS en de conversie van het bestaande EOS naar EOS-2 inclusief gebruik projectenadministratie. De GAD is actief betrokken geweest bij de acceptatietest van de koppeling van PKS Æ EOS en EOS Æ PKS en het te gebruiken projectsjabloon in EOS. Tijdens deze testen heeft de GAD adviezen uitgebracht welke verwerkt zijn in de betreffende programmatuur.
8
DSO/2007.3427
Eindconclusie is dat de acceptatietest op een adequate wijze is uitgevoerd en dat de tijdens de test geconstateerde gebreken in de betrokken systemen tot een oplossing zijn gebracht. Wel werden door de GAD kanttekeningen geplaatst bij de acceptatie door de eindgebruikers, omdat die op het moment van testen nog niet bekend waren en derhalve niet formeel betrokken zijn geweest bij de acceptatietest. Naast de conversie van de projectadministratie staat voor de komende periode de voorbereiding van de zogenaamde ‘nieuwe sets of books’ voor de deur. Dit betreft de gemeentebrede nieuwe indeling van de ‘boekingssleutels’ die in EOS gebruikt zullen worden. Per 1 januari 2008 wordt deze nieuwe set of books geïmplementeerd en op dit moment worden proefconversies uitgevoerd om nog aanpassingen te kunnen uitvoeren zodat de conversie per 1 januari zo goed mogelijk verloopt. In de volgende voortgangsrapportage zal ik u uitvoeriger informeren over de voortgang van dit onderdeel. Voortgang project J: Herinrichting financiële functie De reorganisatie van de financiële functie van DSO is voltooid op 3 september, de dag waarop de nieuwe directie Financiën, Services en Control, de bedrijfsbureaus nieuwe stijl en het auditteam van start zijn gegaan. Daarmee hebben we de centrale planning en control gecombineerd met ondersteuning van opdrachtgevers-, nemers en afdelingsmanagers. Een belangrijke mijlpaan van het project Herinrichting is daarmee gehaald. Maar, daarmee zijn we er niet. De herinrichting, omvat, naast de structuuraanpassing, ook een aanpassing van de werkwijze (de kwaliteitslag) en een traject van cultuurontwikkeling. Deze drie elementen moeten tezamen bijdragen aan de doelstelling van een goedkeurende accountantsverklaring over de jaarrekening 2008 én bijdragen aan de ondersteuning van de integrale managers van DSO. De projectgroep Herinrichting Financiële Functie heeft in het MT DSO van 18 september verantwoording afgelegd, waarna decharge is verleend. In dat verantwoordingsdocument (dat als bijlage is bijgevoegd) is niet alleen teruggeblikt, maar ook aangegeven wat er nog moet gebeuren en waar nog een drietal werkgroepen, maar vooral de nieuwe organisatie verder mee aan de slag gaat. Het komende half jaar staat de uitwerking van de kwaliteitslag centraal met verder aandacht voor kennismanagement, het opstellen van de financieel AO’s, maar ook het intensiveren van de relatie tussen de financiële functie en haar omgeving. De samenwerking met bijvoorbeeld de integrale managers is ook onderwerp van gesprek in het traject van de cultuurontwikkeling, dat nog loopt tot de zomer 2008. In dat (intensieve) traject staat de verbeterslag naar betere dienstverlening, het nakomen van afspraken en de samenwerking centraal. Er wordt gestart met het management (de financiële managers én het MT DSO). Zij zijn verantwoordelijk voor het aanpassen van de houding en het gedrag en zij worden ondersteund in het zijn oppakken van dit onderwerp richting hun medewerkers. De uitgebreide verantwoording inclusief een toelichting op de toekomstige acties waartoe het MT DSO heeft besloten, staan dus in het Verantwoordingsdocument. Hieruit blijkt dat de belangrijkste doelstellingen van het project zijn behaald, namelijk het in de zomer starten van de nieuwe heringerichte financiële functie. En aan de vervolgacties op het terrein van de kwaliteitslag en de cultuur wordt al hard gewerkt. In april 2008 en mei 2009 wordt het project formeel geëvalueerd. Het lijkt mij goed, er op deze plaats ook op te wijzen dat de reorganisatie gepaard is gegaan met een forse wisseling van de managers in de financiële functie. Bijna alle managers zijn (al dan niet van buiten de gemeente) nieuw geplaatst.
9
DSO/2007.3427
Dit veroorzaakt op de korte termijn, en zeker bij de 30/9 afsluiting, een continuïteitsprobleem. Ik ben er wel van overtuigd dat de te realiseren kwaliteitsslag, zowel bij de medewerkers uit financiële functie en bij het (nieuwe) management, op langere termijn binnen de nieuwe structuur winst oplevert in het proces van verbetering van de financiële sturing en verantwoording. 5. Vooruitblik te behalen mijlpalen De Mijlpalenplanning & vergaderschema programma ‘DOEN’ is geactualiseerd tot de zomer 2008. Conform uw verzoek zijn per verbetermaatregel de belangrijkste mijlpalen opgenomen. De datum per mijlpaal betreft de datum dat een mijlpaal gereed is, het totale positieve effect per verbetermaatregel/project is weergegeven door het ‘groene’ blok ‘project X afgerond’. In het schema is ook middels een stippellijn aangegeven wat de projecten zijn die bijdragen aan het verbeteren van de bedrijfsvoering korte termijn en die de hoogste prioriteit hebben. Zoals uit het overzicht naar voren komt vallen alle projecten onder de noemer P&C in Samenhang hieronder (aangegeven doormiddel van een rood kader) aangevuld met het project Stuurbegroting 2008. Belangrijkste argument voor deze afbakening is dat de benodigde inzet van medewerkers veelal dezelfde (schaarse) capaciteit betreft waardoor het goed afstemmen van de capaciteitsplanning cruciaal is. Zo is de planning en aanpak van de Stuurbegroting 2008 aangepast zodat er meer capaciteit is voor de 30/9 afsluiting zonder dat de einddatum voor het realiseren van de Stuurbegroting verschoven hoefde te worden. De intensiteit en frequentie van deze afstem overleggen is voor de komende periode dan ook opgeschroefd (ook op directieniveau) om meer van dergelijke maatregelen tijdig te kunnen nemen. 6. ‘DOEN’: van uitvoering naar resultaat Voor alle projecten is helder wat het einddoel is en wanneer de effecten van de resultaten verwacht mogen worden. Belangrijkste maatregel is de 30/9 afsluiting met als resultaat de 9maandsrapportage. De (voorbereiding van de) uitvoering van dit project en ook voor de andere projecten met prioriteit is in volle gang. Nu is het zaak dat de uitvoering van de maatregelen ook tot resultaat leidt inclusief de gewenste positieve effecten. Zoals ook aangegeven in de vorige voortgangsrapportage moeten veruit de meest maatregelen begin 2008 zijn doorgevoerd zodat over het jaar 2008 de GAD een goedkeurende accountantsverklaring met betrekking tot getrouwheid van de jaarrekening 2008 kan afgeven. De inspanning die wordt geleverd is maximaal en samen met u richt ik mij op uitkomsten van de 9-maandsrapportage. In de volgende voortgangsrapportage wordt niet alleen van de overige projecten aangegeven welke resultaten behaald zijn maar ook zal er zeer helder aangegeven worden als resultaten nog niet conform de planning behaald zijn en wat de oorzaken daarvan zijn. Duidelijk is dat de conversie EOS en de herinrichting van de financiële functie nog dermate nieuw zijn dat het traject naar de 9-maandsrapportage nog zeer kwetsbaar is. De volgende Voortgangsrapportage ‘DOEN’ waarin de stand van zaken rond de 9-maandsrapportage is opgenomen zal medio december aan de Rekeningencommissie worden toegezonden.
10
DSO/2007.3427
Ik vertrouw erop u met deze brief en bijgevoegde stukken voldoende te hebben geïnformeerd over de voortgang van het verbeterprogramma ‘DOEN’ bij DSO. De wethouder van Bouwen en Wonen, J.M. Norder
11
