Werkwijze Cogo 2004
Cogo publicatienr. 04-03 Ad Graafland Paul Schepers 3 maart 2004
abcdefgh Rijkswaterstaat
Werkwijze Cogo
2/16
I Inleiding Verandering Cogo In 2003 is de organisatie van de Cogo ingrijpend veranderd. Twee belangrijke redenen hiervoor zijn: - De realisatie van het informatiebeleidsplan1. Met dit plan heeft de Cogo besloten het ontwikkelen van nieuwe informatiesystemen en –toepassingen te richten op een beperkt aantal speerpunten. Deze speerpunten zijn vertaald in Smart-doelen. Daarnaast heeft de Cogo – duidelijker dan voorheen – een klant benoemd. - De nieuwe rol die de Cogo inneemt binnen de ICT-functie van Rijkswaterstaat. In 2003 is de ICT-functie van RWS ingrijpend gereorganiseerd. Binnen dit proces is ook een duidelijke opdrachtgever geformuleerd en is de positie en de rol van de Cogo binnen RWS duidelijk bepaald. - Verandering van de sturingsrelaties binnen RWS. Hiermee samenhangend is de Cogo benoemd als een adviesgroep van de regiegroep Rijkswegen binnen RWS. Adviesvelden Cogo De Cogo adviseert over het beheer, gebruik en ontwikkeling van ICT binnen Aanleg. Hierbij zijn vijf gebieden benoemd, te weten: - Het beheer van RWS-brede systemen voor Aanleg; deze rol is door de Cogo verder uitgesplitst in exploitatie, ontwikkeling en coördinatie. - Innovatie van ICT binnen Aanleg. - Strategie voor ICT binnen Aanleg. Verandering werkwijze De genoemde verandering en positionering van de Cogo heeft geleid tot de behoefte om de bestaande werkwijze en verantwoordelijkheden voor initiëren, realiseren en afronden van het werkpakket van de Cogo te herzien. Besloten is tot het instellen van een programmaorganisatie onder leiding van een programmamanager die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de geplande werkzaamheden. Inhoud rapport In het voorliggende document wordt de nieuwe werkwijze van de Cogo beschreven. Achtereenvolgens komen aan de orde: hoofdstuk 2: Organisatie ICT Aanleg en verantwoordelijkheden hoofdstuk 3: Werkwijze rondom werkplan
1
Van verkenning horizon naar richting in ICT, integraal Informatiebeleidsplan Aanleg 2003-2006, Cogo publicatienr: 0210
Werkwijze Cogo
3/16
opdrachtgever - opdrachtnemer
GO Aanleg Cogo-
advisering en ondersteuning Programmamanager
Secretaris Cogo
Afb. 1 Organisatie ICT Aanleg Rijkswaterstaat
Werkwijze Cogo
4/16
2 Organisatie ICT Aanleg Binnen ICT Aanleg functioneren de volgende partijen: - de GO Aanleg Aanleg (vervult de rol van principaal2) - de Cogo (adviseert en ondersteunt bij de uitvoering van projecten) - de secretaris van de Cogo (voert werkzaamheden uit voor de Cogo) - de programmamanager Aanleg (BD) (is verantwoordelijk voor de uitvoering van het werkplan) De GO Aanleg Aanleg (principaal) stuurt op hoofdlijnen. Op advies van de Cogo verleent de GO jaarlijks opdracht aan de Programmamanager van de Cogo om een werkplan uit te voeren. Alleen bij grotere afwijkingen wordt de GO geraadpleegd (zie hoofdstuk 3) In de Cogo zitten vertegenwoordigers van RD’en en SD’en. De Cogo is belast met de volgende taken: • Op- en bijstellen van het beleidsplan • Doorvertalen van het beleid naar het werkplan • Monitoren van het werkplan • Faciliteren bij de uitvoering: voor projecten bezetting vanuit de RD’s leveren • Monitoren van implementatie van Cogo-producten Bij deze taken wordt de Cogo ondersteund door de secretaris van de Cogo. Afbeelding 1 geeft de structuur van de organisatie weer. De verticale lijn geeft de opdrachtgever (GO) – opdrachtnemer relatie weer. De horizontale lijn geeft de adviserende en ondersteunende rol van de Cogo organisatie naar de GO en de programmamanager Aanleg (BD) weer.
2
Opdrachtgeverrol in het Kwaliteitssysteem van de Bouwdienst
Werkwijze Cogo
5/16
Werkgebied 1: Ontwikkeling
Werkgebied 2: Exploitatie
Actualiseren Ontwikkelingsbeleid
Formuleren / actualiseren Exploitatiebeleid
Werkgebied 3: Coördinatie ICT Aanleg
Opstellen programmawerkplan
Formuleren Ontwikkelingsprojecten
Formuleren Exploitatieprojecten ad 2
ad1
Groslijst
September
Prioriteitenlijst
September november
Prioriteren en specificeren behoeften Cogo
Aanbieding
November december
Opstellen Aanbieding
December -
Definitief werkplan vaststellen
Definitief werkplan januari
Formuleren coördinatieactiviteiten
Realisatie werkplan (zie ook hoofdstuk 4)
ad 3
ad 4
ad 5
Evaluatie: • monitoring Smart-doelen • jaarverslag ad 6 Acceptatie opdrachtresultaat Afb. 2 Overzicht van stappen vanaf het opstellen tot en met het evalueren van het werkplan
Werkwijze Cogo
6/16
3 Werkwijze rondom werkplan In dit hoofdstuk worden de volgende processen beschreven: 3.1. Opstellen en evalueren van het werkplan 3.2. Werkwijze bij afwijkingen van het werkplan 3.3. Rollen en verantwoordelijkheden bij het werkplan
3.1 Opstellen en evalueren van het werkplan In het werkplan staan alle projecten en activiteiten die de Cogo voor al haar werkgebieden (exploitatie, ontwikkeling, coördinatie, innovatie en strategie) in het desbetreffende jaar wil gaan uitvoeren. Elk project en elke activiteit wordt in het werkplan kort omschreven en gebudgetteerd. In de bijlage van het werkplan is ook het zogenoemde programma-werkplan opgenomen. Het programma-werkplan is een meerjarige planning voor de realisering van de Smart-doelen. Het werkplan heeft gedurende het opstellen verschillende functies, te weten: - Groslijst: Ongeprioriteerde groslijst projecten en activiteiten. - Prioriteitenlijst: Geprioriteerde lijst met gewenste projecten en activiteiten. - Aanbieding: Offerte van de dienstverlener. - Definitief werkplan: Opdracht aan dienstverlener voor realisering werkplan. Afbeelding 2 geeft een overzicht van alle stappen vanaf het opstellen tot en met het evalueren van het werkplan. Deze stappen (genummerd in afbeelding 2) worden achtereenvolgens uitgewerkt.
Ad 1 Opstellen groslijst werkgebied Ontwikkeling Actualiseren Ontwikkelingsbeleid In principe wordt door de Cogo om de twee jaar het beleid voor voor de ontwikkeling van ICT voor Aanleg herzien. De volgende stappen worden doorlopen: 1. Verkennen van de omgeving (horizonverkenning): welke ontwikkelingen komen op Rijkswaterstaat af; 2. Verkennen van ICT Trends: welke ICT-trends zijn van belang voor ICT Aanleg; 3. Formuleren van ER-doelen: met de resultaten van de eerste twee stappen worden bestaande ER-doelen geactualiseerd of nieuwe geformuleerd; 4. Formuleren van Smart-doelen: het bijstellen of vernieuwen van ER-doelen kan leiden tot bijstelling of vernieuwing van de Smart-doelen. Opstellen Programmawerkplan De Cogo bepaalt welke projecten in de komende jaren (met een horizon van 4 jaar) nodig zijn om de Smart-doelen te realiseren. Deze projecten worden globaal beschreven, begroot en gepland in de tijd. Formuleren ontwikkelingsprojecten Voor het desbetreffende werkplan jaar worden de projecten uit het programmawerkplan op meer detailniveau beschreven en begroot.
Werkwijze Cogo
7/16
Werkwijze Cogo
8/16
Ad 2 Opstellen groslijst werkgebied exploitatie Actualiseren (formuleren) Exploitatiebeleid De Cogo stelt vast welk beleid gehanteerd wordt voor de exploitatie van de systemen die onder het beheer van de Cogo vallen. Formuleren exploitatieprojecten De Cogo doet voorstellen voor exploitatieprojecten. De geformuleerde projecten worden globaal beschreven en begroot.
Ad 3 Opstellen groslijst werkgebied Coördinatie van ICT Aanleg Formuleren coördinatieprojecten De Cogo doet voorstellen voor coördinatieactiviteiten. Deze activiteiten kunnen zowel incidenteel (bijv. studiemiddagen), als continu (niet projectmatig) zijn. Voor deze laatste wordt gepland op basis van ervaring uit het voorgaande jaar. De activiteiten worden globaal beschreven en begroot.
Ad 4 Van groslijst naar een definitief werkplan Prioriteren en specificeren behoeften Cogo De Cogo prioriteert de groslijst totdat deze in redelijke mate in overeenstemming is met het beschikbare budget (zie § 7). Opstellen aanbiedingen De Programmamanager Aanleg (BD) stelt in opdracht van de Accountmanager BD op basis van de prioriteitenlijst van de Cogo een aanbieding op. Vaststellen definitief werkplan De Principaal (GO Aanleg) gaat - al dan niet met beperkte wijzigingen, nadat deze besproken zijn met de Accountmanager BD en programmamanager Aanleg (BD) - accoord met de aanbieding. Bij ingrijpende wijzigingen wordt de Cogo geconsulteerd. De aanbieding die op deze wijze in medio december – januari is vastgesteld, wordt door de programmamanager Aanleg (BD) uitgewerkt tot het definitieve werkplan. Door ondertekening van het werkplan geeft de principaal de programmamanager Aanleg (BD) de opdracht tot uitvoering van het werkplan en de Accountmanager BD neemt door ondertekening de opdracht tot uitvoering aan. Met het ondertekenen van het werkplan wordt ook het beschikbare budget voor het desbetreffende jaar vastgesteld (zie § 7).
Werkwijze Cogo
9/16
Opstellen/ bijstellen monitoring plan
Meten voortgang Smart-doelen
Vaststellen en rapporteren mate waarin SMARTdoelen zijn gerealiseerd afwijkingen (incl. oorzaken) t.o.v. Smart-doelen
Vaststellen benodigde bijsturing
Afb. 3 Werkwijze bij monitoring realisatie SMART-doelen
Werkwijze Cogo
10/16
Ad 5 Realisatie van het werkplan Vanaf de vaststelling van het werkplan is de Programmamanager Aanleg (BD) verantwoordelijk voor de realisatie van de projecten in het werkplan. Hij bepaalt wie projectleiders van de projecten worden en is eindverantwoordelijk voor de projecten uit het werkplan.
Ad 6 Evaluatie realisatie Smart-doelen en jaarverslag Monitoring realisatie Smart-doelen De Cogo heeft een monitoringsproces ingesteld, om te controleren of de beoogde Smart-doelen gehaald (gaan) worden. De monitoring is nodig omdat het al dan niet realiseren van projecten geen zekerheid verschaft of de gestelde Smart-doelen ook gerealiseerd worden. De stappen van dit proces worden hieronder beschreven. Opstellen/bijstellen monitoringplan Elke keer als het programma wordt bijgesteld (nieuwe/actuele ER/Smart-doelen) wordt een monitoringplan opgezet of bijgesteld. Het monitoringplan heeft tot doel om metingen voor te bereiden (incl. referentiegroepen, tussenmetingen en meetinstrumenten) die inzicht geven in het al dan niet halen van de Smart-doelen. Meten voortgang bereiken Smart-doelen De voorgenomen metingen uit het monitoringplan worden uitgevoerd, om te bepalen of de geplande tussendoelen dan wel de uiteindelijke Smart-doelen bereikt zijn. Dit gebeurt in principe ieder half jaar. Bepalen in welke mate Smart-(tussen)doel is bereikt De resultaten van de metingen worden verwerkt. Op basis van deze resultaten wordt bepaald of de Smart-(tussen)doelen behaald zijn, en zo ja, of eventueel geplande en lopende projecten dan nog (verder) uitgevoerd moeten worden. In het geval de Smart-(tussen)doelen niet zijn bereikt wordt de oorzaak vastgesteld en sturingsmaatregelen voorgesteld. Vaststellen benodigde bijsturing De meting na een half jaar is een indicatie om te bepalen of het ‘behalen van de Smart-doelen’ op schema loopt. Deze meting geeft hierin vooral een trend aan. Alleen voor afwijkingen waarvan is vastgesteld dat er op projectuitvoeringsniveau bijgestuurd moet worden, worden maatregelen bedacht. Bijsturing is mogelijk op alle niveaus: de uitkomsten van de meting kunnen leiden tot aanpassingen in het programmaplan of het monitoringplan van het eerstkomende jaar. Dit geldt voor zowel positieve als negatieve afwijkingen. Periodieke voortgangsrapportages Om de monitoring op basis van Smart-doelen aan te vullen, stelt de Programmamanager Aanleg (BD) periodiek de volgende voortgangsrapportages en financiële overzichten op.
Werkwijze Cogo
11/16
Werkwijze Cogo
12/16
Financiële kwartaalrapportage De Programmamanager Aanleg (BD) maakt eens per kwartaal een financieel overzicht van alle projecten en activiteiten van het werkplan, en daarbij eventuele nieuwe incidentele projecten. De rapportage wordt ter beoordeling ingebracht in de vergaderingen van de Cogo. Halfjaar rapportage Eens per half jaar maakt de Programmamanager Aanleg (BD) een overzicht van de afwijkingen die zich op werkplan niveau voordoen. Deze rapportage wordt samen met de Smart-doelen rapportage naar de GO Aanleg en Cogo gestuurd. Hierdoor wordt zichtbaar welke effecten de voortgang van de projecten op het al dan niet halen van de (tussenresultaten) van de Smart-doelen hebben. Jaarverslag Aan het eind van het jaar maakt de Programmamanager Aanleg (BD) een overzicht van de projecten en activiteiten die in het jaar zijn gerealiseerd, nog lopen of wel gepland maar nog niet gestart zijn. Op programmaplanniveau wordt aangegeven wat hiervan de consequenties zijn. De evaluatie betreft zowel inhoud als proces. De rapportage wordt beoordeeld door de GO Aanleg en de Cogo en wordt ook gebruikt als input voor het nieuwe werkplan. Implementatie van Cogo producten Eens per jaar geven Cogo-leden een overzicht van de door de eigen directie geïmplementeerde Cogoproducten. Acceptatie opdrachtresultaat De Principaal (GO Aanleg) verleent goedkeuring aan het Jaarverslag en accepteert daarmee het resultaat van de opdracht. De acceptatie gebeurt niet op projectniveau maar op werkplanniveau3.
7 Het verkrijgen van middelen Het verkrijgen van middelen bestaat uit het verkrijgen van budget en capaciteit van de deelnemende directies. Verkrijgen van financiën voor het werkplan Het verkrijgen van budget voor het werkplan verloopt grofweg volgens de volgende stappen: • De meerjarenplanning wordt voor ICT Aanleg geoormerkt. • Deze planning wordt door het Hoofdkantoor beoordeeld • Er komt een indicatie wat het budget zal worden • Het uiteindelijke budget wordt vastgesteld Het verkrijgen van capaciteit Het verkrijgen van capaciteit houdt in dat de Programmamanager Aanleg (BD) aan de Cogo-leden afstemt welke inzet per project beschikbaar wordt gesteld voor het uitvoeren van het werkplan. Deze capaciteit wordt verwerkt in het definitieve werkplan. De Cogo-leden dragen zorg voor het realiseren van de toegezegde capaciteit.
3
Namens de BD (dienstverlener) wordt het opdrachtresultaat geaccepteerd door de Accountmanager BD
Werkwijze Cogo
13/16
2.3 Samenvatting: Rollen en Verantwoordelijkheden Werkplan Fase Onderdeel Werkplan fase
Verantwoordelijkheid
Actualiseren Ontwikkelingsbeleid
Cogo
Opstellen Programmawerkplan 2002-2006
Cogo
Formuleren ontwikkelingsprojecten
Cogo
Actualiseren (formuleren) Exploitatiebeleid
Cogo
Formuleren exploitatieprojecten Cogo Formuleren coördinatieprojecten
Cogo
Prioriteren en specificeren behoeften Cogo
Cogo
Opstellen aanbiedingen
Programmamanager Aanleg (BD)
Vaststellen definitief werkplan
GO Aanleg, bij wijzigingen na overleg Accountmanager BD en Programmamanager Aanleg (BD)
Realisatie werkplan
Programmamanager Aanleg (BD)
Leveren capaciteit voor begeleiding projecten
Cogo
Monitoring implementatie Cogo-producten
Cogo
Evaluatie: Smart-doelen
Cogo
Jaarverslag programma
Programmamanager Aanleg BD
Acceptatie opdrachtresultaat
Principaal1, Accountmanager BD
Afwijkingen
Principaal1, Accountmanager BD
Werkwijze Cogo
14/16
3.2 Afwijkingen van het werkplan Cumulatie van afwijkingen in projecten Met financiële kwartaalrapportages controleert de Programmamanager Aanleg (BD) welke effecten afwijkingen in projecten (zie paragraaf 4.2) hebben op werkplanniveau. Blijkt sprake van een overplanning van meer dan 25% boven het budget van het werkplan, dan wordt een afwijkingsrapport voorgelegd aan de Principaal (GO Aanleg). Opstarten van nieuwe projecten buiten het werkplan Een bijzonder soort wijziging is een nieuw project buiten het werkplan. Nieuwe inzichten bij de Cogo of andere betrokkenen kunnen leiden tot de conclusie dat behoefte bestaat aan een nieuw project. Cogo kan zelf besluiten nemen voor nieuwe projecten onder 25 k€, mits financiering is geregeld en deze direct aanbieden aan de Programmamanager Aanleg (BD). Boven 25 k€ moet een nieuw project aan de GO Aanleg en aan Accountmanager BD worden voorgelegd. Verkrijgen van financiën voor afwijkingen Gedurende het jaar kunnen zich door mogelijke wijzigingen knelpunten voordoen, waardoor het totale budget niet meer toerijkend is. Om hiervoor een oplossing te zoeken, worden de volgende stappen doorlopen: • Knelpunten voorleggen aan het hoofdkantoor; • Het Hoofdkantoor besluit of er extra middelen beschikbaar worden gesteld.
Werkwijze Cogo
15/16
Werkwijze Cogo
16/16
