Werkmap Europees Aanbesteden voor opdrachtgevers Aanbevelingen voor het selecteren van een architect BNA

Werkmap Europees Aanbesteden voor opdrachtgevers Aanbevelingen voor het selecteren van een architect

BNA

BNA Inhoud

Inhoud

Inleiding Het proces van aanbesteden Het project De opdracht: uw ambities De procedure Selectie- en gunningscriteria Interactie en presentatie De selectiecommissie De beoordeling Gunnen en motiveren Modellen Inleiding Model Ambitiedocument Model Selectieleidraad Model Aanvraag Ontwerpvisie Model Gunningsleidraad Juridische bijlage De aanbestedingsplicht Uitsluitingscriteria Selectiecriteria Gunningscriteria Interactie/presentatie Beoordelen van aanmeldingen en inschrijvingen

Europees Aanbesteden voor opdrachtgevers

BNA Inleiding

Inleiding

Inkopen, en Europees aanbesteden als specifieke vorm daarvan, is een vak apart. Het is maatwerk en dat geldt voor het selecteren van een architect. U wilt immers de voor ú beste architect, met wie u een lange tijd wilt en kunt samenwerken. In de praktijk lopen niet alle aanbestedingprocedures even soepel en tot volle tevredenheid van de opdrachtgever en het aanbiedende architectenbureau. Hoe zorg je ervoor dat je de juiste architect kiest terwijl het Programma van Eisen nog niet eens volledig is uitgewerkt? En welke eisen stel je dan? Het opstellen van toegesneden selectiecriteria is essentieel voor het vinden van de meest geschikte architectenbureaus. In de praktijk knelt het vaak bij de omzeteisen en referentieprojecten. Daarnaast draagt de selectie van een architectenbureau per definitie subjectieve kenmerken in zich. Hoe ga je daarmee om en wat vraag je in de gunningsfase aan de architectenbureaus? De Bond van Nederlandse Architecten (BNA) heeft deze vragen aangegrepen om de Werkmap Europees Aanbesteden te ontwikkelen in samenwerking met het Instituut voor Bouwrecht en Spekkink C&R. In deze Werkmap staan concrete oplossingen voor de knelpunten die in de praktijk zijn gesignaleerd door architecten én opdrachtgevers. Het zinvolle en nuttige commentaar van een aantal opdrachtgevers uit de gemeentelijke en rijksoverheid en een bouwmanagementbureau hebben wij verwerkt. In de Werkmap Europees Aanbesteden wordt een procedure aangereikt die zo goed en efficiënt mogelijk leidt tot de selectie van een architectenbureau. Daarbij is niet een heel nieuwe procedure bedacht, maar is binnen de meest gebruikte selectieprocedure, de zogenoemde niet-openbare aanbestedingsprocedure, gezocht naar oplossingen. In de eerste fase van de procedure selecteert u de geschikte architectenbureaus, die in de tweede fase van de aanbestedingsprocedure een inschrijving kunnen doen. De procedure begint altijd met een goed doordachte vraag waarin uw ambities en doelstellingen helder zijn en eindigt bij het gunnen van de opdracht. In de Werkmap vindt u praktische basismodellen voor elke fase van de aanbestedingsprocedure, zoals een ambitiedocument, een selectieleidraad, een aanvraag ontwerpvisie en een gunningsleidraad. De Werkmap betreft de niet-openbare aanbestedingprocedure. Wanneer u bijvoorbeeld de inwoners van uw gemeente een keuze wilt laten maken op basis van een schetsontwerp of voorlopige ontwerp, moet de beschreven procedure in de gunningsfase anders zijn ingericht.Vergoeding van de werkzaamheden is dan redelijk. Bij bepaalde opdrachten kan een andere procedure voor de hand liggen. Als u niet de ontwerper, maar een ontwerp wilt kiezen, is de prijsvraag een betere procedure (zie ook www.ontwerpwedstrijden.nl). De Werkmap is letterlijk een werkmap. Naast de beschrijving van het proces, modellen voor de noodzakelijke aanbestedingsdocumenten en een juridische bijlage is er ruimte voor uw eigen notities en het opbergen van aanvullingen (van de BNA) voor deze map. De documenten en modellen zijn eveneens te downloaden op www.architecten.nl. Dit is geen statisch document. De BNA nodigt u uit de Werkmap in de praktijk toe te passen en uw bevindingen te delen zodat op basis van praktijkervaringen de inhoud verbeterd kan worden. Een goede, evenwichtige en efficiënte architectenselectie is het doel!


BNA Proces van aanbesteden

Het proces van aanbesteden

1 Het project: het stellen van de goede vraag 1 2 De opdracht: uw ambities 2 Ambitiedocument Samenhang tussen aanbestedigingdocumenten Specificatie van de opdracht 3 De procedure 4 Schematische weergave van de niet-openbare procedure Ruimte binnen de aanbestedingswetgeving Toelichting eerste en tweede fase 4 Selectie- en gunningscriteria 8 Opstellen criteria Objectief of subjectief? Transparantie Gelijke behandeling Proportioneel Eerste fase: de selectiecriteria Economische of financiële draagkracht Technische bekwaamheid Tweede fase: de gunningscriteria 5 Interactie en presentatie 17 6 De selectiecommissie 19 7 De beoordeling 20 8 Gunnen en motiveren 22


1 Het project Een opdrachtgever zoekt een architect om het juiste antwoord te krijgen op zijn of haar huisvestingsvraag. Het type architect dat u zoekt, is dus sterk afhankelijk van het gebouw dat u wenst en vooral ook van wat u en de gebruikers met een nieuw of vernieuwd gebouw willen bereiken. Een van de eerste voorwaarden voor een goed antwoord op uw vraag is het stellen van de goede vraag. Daar komt bij dat het ontwerpproces al gauw het karakter krijgt van een trial-anderrorproces, wanneer de vraag niet duidelijk is. Het lijkt een open deur, maar het loont alleszins de moeite om de tijd te nemen voor het formuleren van uw ambities met het project in een Ambitiedocument en het opstellen van het programma van eisen (PvE). U verdient die tijd dubbel en dwars terug in de rest van het project! Het opstellen van het PvE start met het formuleren uw ambities en die van de gebruikers. U stelt zich de vraag welke doelen u wilt realiseren met de nieuwe of vernieuwde huisvesting. Deze Werkmap stelt u voor een Ambitiedocument op te stellen waarin u die doelen formuleert, vóórdat u een architect selecteert. U kunt bijvoorbeeld denken aan doelen als: - de gebruiker centraal; - een functionele werkomgeving: een gebouw dat de werkprocessen van de gebruikers optimaal ondersteunt; - een huisvesting met toekomstwaarde, die groei en krimp van de gebruikersorganisatie en veranderingen in de werkwijzen van die organisatie moeiteloos kan opvangen; - hoogwaardige architectuur, een gebouw dat een positieve bijdrage levert aan het functioneren van de gebruikersorganisatie en de kwaliteit van de omgeving; - goede bereikbaarheid en toegankelijkheid, ook voor mensen met een lichamelijke beperking; - gezond en duurzaam; - een veilige (en beveiligde) werkomgeving; Het Ambitiedocument is minder gedetailleerd dan een concept-PvE en vormt de basis voor de selectie van een architectenbureau (zie paragraaf 2). De inhoud van Ambitiedocument en PvE bepalen in hoge mate de wijze waarop u de aanbesteding van de architectendiensten insteekt en welke selectieen gunningscriteria (zie paragraaf 4) u het best kunt hanteren voor de architectenkeuze. Zodra de doelen helder zijn, kunt u ze vertalen in het PvE. Er zijn verschillende methoden en technieken beschikbaar om u daarbij te helpen. Een handzame en toegankelijke methode is beschreven in Bouwstenen – Gids bij het maken van een programma van eisen, uitgegeven door SBR (ISBN 90-5367-398-9, Rotterdam 2004). Aan het Ambitiedocument en het daaropvolgende PvE moet vanzelfsprekend altijd een grondige analyse van de gebruikersorganisatie en haar werkprocessen ten grondslag liggen. Maar bouwprocessen duren lang en organisaties veranderen tegenwoordig in snel tempo. Bekijk daarom niet alleen hoe de gebruikersorganisatie nú werkt, maar denk – samen met de gebruikers – ook heel goed na over mogelijke veranderingen in de toekomst. Bovendien is de vraag of u maatwerk zoekt of wellicht genoegen neemt met een ‘marktconform’ gebouw met algemene kenmerken. Hoe dan ook, zorg ervoor dat uw vraag niet al is achterhaald zodra de bouw start!


1

2 De opdracht: uw ambities Bij het zoeken naar een geïnspireerde architect hoort het stellen van een inspirerende vraag. Het PvE is het aangewezen document voor het documenteren van die vraag. In dit document neemt u veel detailinformatie op, die ontwerpers later nodig hebben om een goed ontwerp te kunnen maken, maar die waarschijnlijk niet direct inspirerend te noemen is. Bovendien wéét u nog niet alles op het moment dat u een architectenbureau gaat selecteren. Het PvE moet groeien, óók in uw hoofd. Bouwen is dikwijls aanleiding voor verandering en u moet nieuwe inzichten een kans geven. Nieuwe inzichten die bijvoorbeeld ontstaan in gesprekken met toekomstige gebruikers of… met de architect.Vaak is een eerste schets van de architect al aanleiding om het PvE op punten bij te stellen. Het is daarom beter om in het begin te – blijven – spreken van een concept–PvE. Ambitiedocument

Het PvE hoeft niet helemaal uitgekristalliseerd te zijn als u de architectendiensten gaat aanbesteden, maar de essenties van de opgave moeten dan wel goed vastliggen. Om ervoor te zorgen dat de juiste architectenbureaus zich melden, moeten deze kunnen zien waar het in grote lijnen om gaat en wat uw ambities zijn. Een goed hulpmiddel daarbij is een zogenoemd Ambitiedocument. Het Ambitiedocument is een inspirerend stuk, waarin u kort maar krachtig de kern van de opgave beschrijft: ambities, doelstellingen en de belangrijkste eisen waaraan in ieder geval moet worden voldaan. In het tabblad Modellen van deze Werkmap is een model voor zo’n Ambitiedocument opgenomen. Die kunt u als onderlegger gebruiken voor uw eigen document. Let op: in de details van het PvE kan later nog van alles veranderen, maar het Ambitiedocument wijzigt niet: de kern van de opgave is onveranderlijk en uw ambities houdt u overeind!

Samenhang tussen aanbestedingsdocumenten

Het Ambitiedocument moet, samen met de Selectieleidraad (zie paragraaf 4), beschikbaar zijn op het moment dat u de aanbesteding van de architectendiensten aankondigt. U kunt het document bijvoorbeeld op internet plaatsen en in de aankondiging aangeven waar geïnteresseerde architectenbureaus het kunnen vinden. De inhoud van het Ambitiedocument heeft vanzelfsprekend een nauwe relatie met de beleidsdoelen die u voor het project hebt geformuleerd (zie paragraaf 1). De ambities houden immers rechtstreeks verband met deze doelen. Het is heel belangrijk dat u ook de selectieen gunningscriteria die u hanteert, baseert op de beleidsdoelen en de inhoud van het Ambitiedocument.Wanneer u bijvoorbeeld de ‘zorgvuldige inpassing van het gebouw in de gevoelige, historische omgeving’ als beleidsdoel hebt geformuleerd, moet dat in het Ambitiedocument terugkomen. Vervolgens kunt u ‘het vermogen van de architect om een nieuw gebouw in te passen in een gevoelige, historische stedenbouwkundige omgeving’ als belangrijk selectiecriterium vermelden. Kortom, het is belangrijk dat u een consistente lijn aanbrengt in alle stukken die met de aanbesteding te maken hebben.

Specificatie van de opdracht

Architectenbureaus kunnen u verschillende dienstenpakketten bieden, van smal tot heel breed. Het gaat erom dat u van meet af aan duidelijk maakt welk dienstenpakket u verlangt.Voorheen, toen architectendiensten veelal nog werden gecontracteerd onder toepassing van de rechtspositieregeling SR 1997, bood het begrip ‘volledige opdracht’ enig houvast. Sinds de SR 1997 is vervangen door de DNR 2005,


2

De opdracht: uw ambitie

bestaat dit begrip niet meer. Een reden is dat de aard en inhoud van de opdrachten niet altijd voldeed aan de definitie van het begrip ‘volledige opdracht’ in de zin van de SR. Er ontstond dan dikwijls meer discussie over wat de architect níet moest doen, dan over wat hij wél moest doen. Onder de DNR 2005 specificeren architect en opdrachtgever iedere opdracht apart. Met andere woorden: u maakt de opdracht zo breed (of zo smal) als u zelf wilt.Voor het specificeren van opdrachten aan architecten en andere ontwerpende disciplines hebben BNA en ONRI een geautomatiseerd hulpmiddel ontwikkeld: de Standaardtaakbeschrijving. Met deze takenlijst kunt u als opdrachtgever precies aangeven welke diensten u van het architecten-bureau verlangt. De BNA adviseert u om een uitdraai van de ingevulde takenlijst bij de Selectieleidraad te voegen. Desgewenst kunt u zich bij het invullen door een deskundige laten bijstaan. Dat kan bijvoorbeeld een huisvestingsadviseur of architect zijn die u ook inschakelt voor de opstelling van het PvE (die dan overigens niet meer kan deelnemen aan de aanbesteding).


3

3 De procedure Als u een architectenbureau zoekt, bent u op zoek naar een bureau dat de ontwerpopdracht naar uw inzicht het best en met de gunstigste prijs-kwaliteitverhouding zal uitvoeren. De prijsvraag of de meervoudige opdracht is dan niet de meest geschikte procedure, want dan selecteert u in feite het beste ontwerp en niet zozeer de ontwerper die de opdracht het best zal uitvoeren. Welke procedure ligt voor de hand wanneer u een ontwerper moet kiezen én Europees moet aanbesteden? In de praktijk wordt meestal gekozen voor de niet-openbare procedure. Deze procedure heeft een aantal kenmerken die noodzakelijk zijn voor een succesvolle selectieprocedure van een architectenbureau: Uitgebreider over de verschillende procedures in de aanbestedingsregelgeving: Juridische Bijlage 1 De aanbestedingsplicht.

- De niet-openbare procedure biedt ruimte voor evenwicht tussen de wens te toetsen op kwalitatieve aspecten enerzijds, en het beperken van de transactiekosten van opdrachtgever én architectenbureau anderzijds; - Binnen deze procedure is binnen bepaalde grenzen interactie mogelijk tussen opdrachtgever en de geselecteerde architecten. Dat contact is gewenst en onontbeerlijk wanneer u op zoek bent naar het meest geschikte architectenbureau en zijn visie op ontwerpen en specifiek deze ontwerpopdracht. In paragraaf 5 gaan wij hier uitgebreider op in; - De procedure verloopt in twee fasen waardoor het aantal inschrijvers dat een daadwerkelijke inschrijving mag doen beperkt is; 1 de selectiefase: uit de aanmeldingen selecteert de opdrachtgever (minimaal vijf) architecten (gegadigden); 2 de gunningsfase: de opdrachtgever nodigt de vijf (of meer) gegadigden uit tot het doen van de economisch meest voordelige inschrijving. In Model 4: Model Gunningsleidraad vindt u in paragraaf 3 Gunningscriteria een aantal voorbeelden van subgunningscriteria. Zie tevens Juridische Bijlage 4: Gunningscriteria.

De opdrachtgever kan volgens de aanbestedingswetgeving kiezen uit twee gunningscriteria op basis waarvan de architect wordt gekozen: de laagste prijs óf de economisch meest voordelige inschrijving (ook wel afgekort als emvi). In deze werkmap wordt uitgegaan van de emva omdat met dit gunningscriterium ook kwalitatieve aspecten van de inschrijving kunnen worden meegewogen. Het gunningscriterium emvi bestaat uit zogenaamde subgunningscriteria. Een subgunningscriterium is de laagste prijs, maar daarnaast worden verschillende kwalitatieve criteria gesteld. - Deze procedure leent zich voor een selectie waarbij u een architectenbureau kiest dat gaat ontwerpen en niet zozeer een uitgewerkt ontwerp, zoals bij een prijsvraag of meervoudige opdracht. Door een beperkt aantal inschrijvers en geen uitgewerkt ontwerp zijn de transactiekosten aanzienlijk beperkter; - De niet-openbare procedure mag altijd worden gebruikt: er zijn geen voorwaarden aan verbonden. In de praktijk kampen opdrachtgevers vaak met de vraag hoe deze procedure zo moet worden ingekleeddat ook daadwerkelijk het voor deze opdracht beste architectenbureau uit de bus komt. In deze Werkmap Europees Aanbesteden is daarvoor een model uitgewerkt


4

De procedure

waarin een antwoord is geformuleerd op de meest voorkomende knelpunten. Hoe zou de niet-openbare procedure in geval van een aanbesteding van architectendiensten eruit kunnen zien? Het volgende schema toont deze procedure, inclusief de documenten en de beslissingen die aan de orde zijn.

Beslissing Aanbestedende dienst Niet-openbare Procedure

Ô

Gunnen/verlenen opdracht

Ô

Ô

Bekendmaken voornemen tot gunnen

Ô

Beoordelen inschrijvingen

Uitnodigingsbrief en afwijzingsbrief voor niet geselecteerden Toesturen gunnings-leidraad.

Ô

Inschrijven (indienen en presenteren)

Selectie 5 gegadigden op basis beoordeling selectiecriteria door selectiecommissie

Ô Ô Ô Ô

Ô Ô Ô Ô

Inlichtingen/Consultatie

Selectieleidraad

Ô

Ô

- (Europees) aanbesteden? - Niet-openbare procedure?

Aanmelding met eigenverklaring of evt bewijs

Selectie gegadigden (shortlisten tot min./max. 5 gegadigden)

Gegadigden uitnodigen tot inschrijven

Ô

Advertentie Ambitiedocument Selectieleidraad

Ô

Ô

Aanmelden ontwerpers

Ô

Ô

Aankondiging

Documentatie

Inlichtingen document

Offerte inschrijvers (en presentatie)

gunningscriteria

Brief voornemen gunnen aan geselecteerde inschrijver en afwijzingsbrieven aan overigen


Sluiten overeenkomst

5

Selectie economisch meest voordelige aanbieding op basis beoordeling gunningscriteria door selectiecommissie Sluiten overeenkomst

De procedure

Schematische weergave van de niet-openbare procedure

In de aanbestedingsregelgeving zijn bepalingen opgenomen over het verloop van de niet-openbare procedure. Deze regelgeving is leidend, maar sluit eigen invulling helemaal niet uit. In de praktijk bestaat vaak onduidelijkheid welke ruimte er nu daadwerkelijk is. In deze Werkmap is binnen de grenzen van de regelgeving de procedure verder vormgegeven, toegespitst op een architectenselectie. Het schema geeft het verloop van de niet-openbare procedure weer conform de regel geving, maar met een aantal elementen die niet in de aanbestedingsregelgeving worden genoemd. Elementen waarmee de Werkmap een oplossing biedt voor een aantal veelvoorkomende vragen of knelpunten die leven in de praktijk. Deze elementen, het Ambitiedocument, de aanvraag ontwerpvisie, de Selectieleidraad en Gunningsleidraad en de interactiemomenten tussen opdrachtgever en architect(enbureau) zijn niet in strijd met de aanbestedingsregelgeving. In de Werkmap is gezocht naar een zorgvuldige oplossing die recht doet aan de belangen van opdrachtgever én architectenbureau.

In dit deel komen verschillende elementen aan de orde, meer informatie hierover is te vinden elders in de Werkmap: - Ambitiedocument: paragraaf 3 en Model 1: Model Ambitiedocument. - presentatie: paragraaf 5 en Juridische Bijlage 5 Interactie/presentatie. - Selectieleidraad en Gunningsleidraad: paragraaf 4, Juridische Bijlage 2 Uitsluitingscriteria, Juridische Bijlage 3 Selectiecriteria en Juridische Bijlage 4 Gunningscriteria en Model 2 Model Selectieleidraad en Model 4 Model Gunningsleidraad.

Toelichting eerste en tweede fase

De niet-openbare procedure bestaat uit twee fasen. In de selectiefase, dat wil zeggen de fase van prekwalificatie, selecteert u de architectenbureaus (gegadigden), die worden uitgenodigd om in de volgende fase een inschrijving in te dienen. Het Bao vereist dat u minimaal vijf gegadigden selecteert. Het mogen er dus niet minder zijn, wel meer. Het aantal gegadigden dat u uitnodigt moet u vooraf bekendmaken in de aankondiging van de opdracht. De gegadigden ontvangen een uitnodiging tot inschrijving. Dan gaat de tweede fase, de gunningsfase, in. In de gunningsfase gaat het om de keuze van de economisch meest voordelige inschrijving. Blijkt op basis van de beoordeling dat er minder dan vijf gegadigden voldoen aan de gestelde uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en selectiecriteria, dan mag de aanbesteding worden voortgezet met minder dan vijf gegadigden. De eisen en criteria moeten wel voldoen aan de aanbestedingsregelgeving (en dus proportioneel, transparant en niet discriminerend zijn). In de procedure die in deze Werkmap is uitgewerkt en die is weer-gegeven in het schema, is in de gunnings-fase voorzien in twee mogelijkheden tot interactie tussen de opdrachtgever en de inschrijvende architectenbureaus (in het schema genoemd ‘presentatie’). in de periode tussen de uitnodiging tot inschrijving en het indienen van de inschrijvingen; meteen na het indienen van de inschrijving (de dag nadat de inschrijvingen uiterlijk moeten zijn ingediend). Volledigheidshalve: in beide gevallen vindt de interactie plaats tussen de opdrachtgever en de geselecteerde architectenbureaus (het aantal dat in de aankondiging is genoemd) en niet met alle architectenbureaus die zich hebben aangemeld op basis van de aankondiging van de opdracht.

De opdracht: uw ambitie

6

De procedure

Meer informatie

Een door u als opdrachtgever in het leven geroepen selectiecommissie beoordeelt in de eerste fase (deels) de aanmeldingen en in de tweede fase de inschrijvingen. Let op Het komt in de praktijk voor dat er twee verschillende selectiecommissies worden ingesteld voor de beoordeling in de eerste fase en de beoordeling in de tweede fase.Vanwege de continuïteit van de procedure adviseert de BNA u één selectiecommissie in te stellen voor beide beoordelingen. Juridische Bijlage 1 De aanbestedingsplicht Met stap voor stap beantwoording vraag of er moet worden aanbesteed en welke procedures in de aanbestedingsregelgeving zijn geregeld. BNA, Architecten 2005-2006. Informatie voor opdrachtgevers, p. 26/27. Over de architectenkeuze in geval van een Europese aanbesteding. M.J.J.M. Essers, Aanbestedingsrecht voor overheden. Naar een verantwoord aanbestedingsbeleid onder het nieuwe aanbestedingsrecht, Reed Business Information 2006.


7

4 Selectie- en gunningscriteria De selectieen gunningscriteria zijn een belangrijk punt van aandacht bij selecties. Het opstellen van goede selectieen gunningscriteria is een van de lastigste onderdelen van een aanbestedingsprocedure. Een veel gehoorde klacht over selectiecriteria is dat opdrachtgevers te hoge eisen stellen. Dit bezwaar leeft niet alleen bij architecten, maar in het gehele bedrijfsleven. Als een opdrachtgever te hoge selectiecriteria stelt, sluit hij of zij architecten, aannemers en leveranciers ten onrechte uit, die wellicht zeer wel in staat zijn de opdracht tot een goed einde te brengen. Een gemiste kans voor opdrachtgevers en voor ondernemers. Daar komt bij dat buitengewoon hoge eisen de mededinging beperken, omdat een te kleine groep ondernemers op basis van die criteria kan worden geselecteerd. Dit is in strijd met de Europese regelgeving, die juist mede als doel heeft de mededinging te bevorderen. Over de terminologie (uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, selectiecriteria en gunningscriteria) zie de Juridische Bijlage 2: Uitsluitingscriteria, Juridische Bijlage 3: Selectiecriteria en Juridische Bijlage 4: Gunningscriteria.

Als opdrachtgever heeft u uiteraard belang bij het stellen van selectieeisen.Voordat u met een opdrachtnemer in zee gaat, wilt u zeker weten dat deze in staat is de opdracht uit te voeren. De selectiecriteria moeten recht doen aan deze belangen. Zoals al aan de orde is geweest, selecteert de opdrachtgever op basis van de selectiecriteria een aantal architectenbureaus die een inschrijving mogen indienen. Op basis van de gunningscriteria kiest u het architectenbureau met de economisch meest voordelige inschrijving. Opstellen criteria

Het opstellen van de selectieen gunningscriteria is maatwerk. Door het project en de opdracht vooraf goed te doordenken, zult u ook goed kunnen aangeven en bepalen aan welke eisen de architect moet voldoen. Het Ambitiedocument is daarbij een goed hulpmiddel (zie Model 1 Model Ambitiedocument). Het is van belang dat de selectieen gunningscriteria direct voortvloeien uit en nauw samenhangen met dit document. Deze werkwijze maakt de kans op disproportionele criteria en criteria die niets van doen hebben met de ontwerpopdracht aanzienlijk kleiner. Wanneer zijn selectieen gunningscriteria niet te zwaar of buitenproportioneel, objectief en eenduidig? Behalve dat de criteria objectief en transparant moeten zijn, in redelijke verhouding moeten staan tot het voorwerp en de omvang van de ontwerpopdracht, u transparant moet handelen en u de aanmelders/gegadigden gelijk moet behandelen, kunnen we geen algemene regel geven. Iedere opdracht is namelijk maatwerk. Hierna vindt u een aantal aandachtspunten die belangrijk zijn bij het opstellen van selectieen gunningscriteria die voldoen aan die voorwaarden ‘objectief, transparant, gelijke behandeling en proportioneel’. Daarna gaat deze Werkmap verder in op de selectieen gunningscriteria bij architectenselecties.

Objectief of subjectief?

De selectieen gunningscriteria en de beoordeling van de aanmeldingen en inschrijvingen op basis van die criteria, moeten objectief zijn. Dit is de algemene regel.Vaak is gedacht, misschien ook door u, dat selectieen gunningscriteria – en daarmee de beoordeling in het geheel – niet subjectief mag zijn. Dit is niet het geval. De regelgeving biedt ruimte om kwalitatieve aspecten die de aanbieder (in de selectiefase bij de selectie-criteria) en inschrijving (in de gunningsfase


8

Selectie- en gunningscriteria

bij de gunningscriteria) betreffen, op basis van subjectieve criteria (subjectief) te beoordelen. Als opdracht-gever heeft u wat betreft deze aspecten meer beoordelingsvrijheid. Subjectieve selectiecriteria (selectiefase) Dit kunt u voor de selectiecriteria ten eerste opmaken uit het Bao. In art. 49 lid 5 is geregeld dat de ‘(…) de geschiktheid van ondernemers om die diensten te verlenen (…), worden beoordeeld aan de hand van met name hun know how, efficiëntie, ervaring en betrouwbaarheid’. Deze bepaling onderstreept dat de persoonlijke capaciteiten en standing van de onder-neming een rol moeten kunnen spelen. De wijze waarop de aanbestedende dienst de betrouwbaarheid etcetera dient te beoordelen, is niet voor-geschreven. De regels gaan ervan uit dat de opdrachtgever op dit punt een ruime beoordelingsvrijheid heeft. Diensten – en dan met name intellectuele diensten als ontwerpopdrachten – zijn andersoortige opdrachten dan werken en leveringen. De criteria en de beoordeling bij diensten hebben voor het belangrijkste deel betrekking op de kwaliteiten van het architectenbureau die nodig zijn om de opdracht uit te voeren. De regelgeving biedt ruimte (art. 49 lid 2 Bao) rekening te houden met die kwaliteiten van de aanmelder/inschrijver, respectievelijk het door deze in te schakelen kaderpersoneel. In Juridische Bijlage 3 Selectiecriteria zijn de onderdelen van artikel 49 opgenomen die betrekking hebben op diensten.

Subjectieve gunningscriteria (gunningsfase) U beoordeelt op basis van de gunningscriteria de inschrijvingen van de architecten en kiest de economisch meest voordelige inschrijving. Omdat (schets-)ontwerpen en maquettes in deze Werkmap geen onderdeel zijn van de inschrijving, ligt (ook) bij de gunningscriteria en de beoordeling van de inschrijvingen de nadruk op kwalitatieve aspecten. De invulling die ieder architectenbureau in zijn inschrijving van die kwalitatieve aspecten geeft, kan sterk verschillen waardoor u een keuze moet maken uit niet vergelijkbare aanbiedingen. In dat geval is het gerechtvaardigd dat opdrachtgevers een ruimere beoordelingsvrijheid hebben. Dit betekent voor u dat bij de beoordeling van de kwalitatieve aspecten van de opdracht subjectieve gunningscriteria en een subjectieve beoordeling mogelijk zijn. Uw ruimte is daarbij niet onbeperkt. De (subjectieve) beoordeling moet duidelijk gefundeerd zijn (transparante criteria en een transparante beoordeling) en mag niet gezocht zijn (zie RvA 19 november 1997, BR 1999, p. 1053). Bij criteria die gekwantificeerd zijn of kunnen worden (denk aan het honorarium), heeft u geen of in aanzienlijk mindere mate ruimte om subjectieve criteria te stellen en subjectief te beoordelen. In die gevallen moeten de criteria en de beoordeling objectief meetbaar zijn. Transparantie

Transparantie betekent dat selectiecriteria bekend moeten zijn bij de aankondiging van de opdracht en de gunningscriteria bij de uitnodiging tot het doen van een inschrijving. Daarnaast moet vooraf duidelijk zijn hoe de beoordelingsprocedures zullen worden ingericht. Aanmelders en inschrijvers moeten immers kunnen inschatten of zij een kans maken en weten aan welke eisen en criteria de aanmelding dan wel inschrijving moet voldoen.


9


Gelijke behandeling

U dient ondernemers gelijk te behandelen. Dat betekent onder andere dat, eenmaal bekendgemaakt, selectieen gunningscriteria niet mogen worden gewijzigd, geschrapt of aangevuld. De bekendgemaakte selectieen gunningscriteria zijn het kader waarbinnen de beoordeling van de aanmeldingen en inschrijvingen moet plaatsvinden.

Proportioneel

Selectie- en gunningscriteria moeten in verhouding tot de opdracht staan. Dit betekent dat de criteria niet te zwaar mogen zijn. De regel is dat de criteria in redelijke verhouding tot het voorwerp en de omvang van de ontwerpopdracht moeten staan. Welke selectiecriteria en gunningscriteria kunt en mag u als opdrachtgever stellen en in welke gevallen? Dit is nu aan de orde.

Eerste fase: de selectiecriteria

In de selectiefase kunt twee soorten criteria stellen (zie ook Juridische Bijlage 3 Selectiecriteria): 1 eisen en criteria die betrekking hebben op de economische of financiële draagkracht;eisen en criteria die betrekking hebben op de 2 technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid. In de selectiefase selecteert u die architectenbureaus die geschikt zijn om de opdracht uit te voeren. Pas in de gunningsfase gaat u op zoek naar de beste inschrijving. In de selectiefase sluit u dus in eerste instantie de niet-geschikte kandidaten uit.Vervolgens rankt u de geschikte aanmelders aan de hand van de technische bekwaamheidseisen en selecteert een aantal gegadigden. Financiële eisen lenen zich niet voor die ranking, zeker niet bij intellectuele diensten zoals architectendiensten. Bij het stellen van de geschiktheideisen (financiële en economische draagkracht en technische bekwaamheid) is het van belang dat u zich afvraagt met welk doel u die eisen stelt. U toetst de financiële draagkracht en technische bekwaamheid van het architectenbureau om te beoordelen of het architectenbureau de opdracht wel of niet kan uitvoeren. Momenteel wordt onderzocht of en hoe de BNA opdrachtgevers van dienst kan zijn bij het verstrekken van branchecijfers.

Economische of financiële draagkracht

Bij het stellen van eisen die betrekking hebben op de economische en financiële draagkracht – kort gezegd financiële eisen – bepaalt u dus eerst met welk doel u die eisen stelt. U toetst de financiële draagkracht van het architectenbureau om te beoordelen wat de financiële betrouwbaarheid van het architectenbureau is. U voorkomt daarmee dat u een architectenbureau kiest waarvan u vooraf had kunnen inschatten dat het bureau bij verlening van deze opdracht in zodanige financiële problemen zou komen tijdens de uitvoering, dat het de opdracht daardoor niet meer kan uitvoeren. Als opdrachtgever wilt u niet dat het architectenbureau failliet gaat, wanneer bijvoorbeeld de opdracht om welke reden dan ook een tijdlang stil valt. U wilt dan weten of het bureau voldoende financiële draagkracht of – bijvoorbeeld – andere opdrachten heeft om fluctuaties in de omzet op te vangen. Of dat het bureau wellicht andere maatregelen heeft genomen om de continuïteit te waarborgen (zoals samenwerking met andere bureaus of het werken met een bepaald percentage inleenkrachten). Bij de toetsing van de financiële draagkracht toetst u dat soort risico’s.


10


Stelt u zich daarom de volgende vragen: 1 welke risico’s met betrekking tot de financiële draagkracht van het architectenbureau loopt u, 2 is het nodig en mogelijk daarvoor zekerheden of voorwaarden te vragen, en 3 ten slotte: welke financiële eisen horen daar dan bij? Verwar deze risico’s niet met de risico’s die u kunt lopen als een architect niet aan zijn opdracht voldoet, oftewel slecht presteert. De risico’s die daarmee samenhangen kunt u beperken door bepaalde voorwaarden in het contract op te nemen of door een aansprakelijkheidsverzekering met een bepaalde omvang te verlangen. Het is raadzaam het risico van niet-naleving niet te willen ondervangen door bijvoorbeeld een hoge omzeteis te stellen. U probeert dan namelijk via de financiële draagkracht een zekerheid te krijgen, die u via een andere weg ook en vaak met meer zekerheid kan verkrijgen. Concrete toetsing Hoe toetst u dan concreet of een architectenbureau voldoende financiële draagkracht heeft om uw opdracht uit te voeren? Bij architectendiensten zijn de financiële cijfers van het bureau eigenlijk het minst informatieve element voor de vraag of het bureau geschikt is de opdracht uit te voeren. In andere selecties ligt dat anders. Een uitvoerend bouwbedrijf moet bijvoorbeeld veel materialen voorfinancieren en moet daarvoor natuurlijk wel de middelen te hebben. Architectenbureaus financieren geen goederen voor en besteden ‘alleen’ uren. Bovendien is de ontwerper veel vrijer in het roosteren van zijn uren als hij het ontwerp maakt (bijvoorbeeld overdag of ’s nachts), wanneer het ontwerp maar op tijd wordt opgeleverd. Het uitvoerend bouwbedrijf moet u kunnen garanderen dat de juiste persoon op het juiste moment op de bouwplaats verschijnt om zijn deel van het werk te doen. Een architectenbureau is veel flexibeler in het indelen van tijd en capaciteit over de verschillende projecten. De financiële huishouding (van de onderneming) is dan minder bepalend voor de vraag of het bureau de opdracht kan uitvoeren. De BNA adviseert u bij het stellen van de selectiecriteria u te richten op de bekwaamheidseisen en niet op de financiële eisen. Dat wil zeggen: hoe organiseert het bureau de uitvoering van zijn opdrachten, welke delen besteedt hij bijvoorbeeld regelmatig uit aan een tekenbureau, welke maatregelen neemt het bureau om te bewaken dat aan alle kwaliteits- en budgeteisen is voldaan, etcetera. U krijgt dan meer zekerheid over de mogelijkheden van het bureau om de opdracht goed uit te voeren vergeleken met het enkel stellen van een omzeteis. Een relevant punt in dit kader is dat in de regelgeving het de dienstverlener, zoals het architectenbureau, is toegestaan zijn geschiktheid aan te tonen door aan te geven welke delen van de opdracht hij wil uitbesteden (aan bijvoorbeeld een tekenbureau). De aannemer moet aantonen dat hij over de uit te besteden delen van het werk kan beschikken. Dat is een zwaardere eis. Als u toch een financieel criterium wilt stellen, omdat de specifieke situatie daar aanleiding toe geeft – er is bijvoorbeeld een groter risico met betrekking tot de continuïteit dat ook daadwerkelijk alleen kan worden opgevangen door een bureau van een zekere omvang – beperk u dan tot een beperkte omzeteis.


11


Hoogte van de omzeteis De hoogte van de omzeteis is veel bediscussieerd. De rechtspraak biedt weinig helderheid over de vraag wanneer financiële eisen disproportioneel zijn, want die is er niet voor architectendiensten. Hoewel de uitvoering van diensten niet te vergelijken is met de uitvoering van werken waarover wel jurisprudentie is, kun je uit de rechtspraak van de RvA afleiden dat de volgende factoren van belang zijn bij de vraag of een omzeteis proportioneel is: - de uitvoeringsduur. Een korte uitvoeringsduur zou aanleiding kunnen zijn geen omzeteis te stellen, omdat het risico dat de opdracht stilvalt en het architectenbureau als gevolg daarvan ‘omvalt’ (failliet gaat) minder groot is; - de complexiteit van projecten kan een rol spelen. Een opdracht met een bepaalde specifieke complexiteit kan verlangen dat het bureau een bepaalde omvang heeft. Echter, ga dan wel na of de omvang bepalend is, dan wel specifieke ervaring of kunde nodig is. Het kan natuurlijk ook een combinatie zijn: een zekere omvang en bepaalde specifieke ervaring. De BNA raadt u aan als u een omzeteis stelt, deze in ieder geval niet hoger te stellen dan maximaal één tot twee maal het bedrag dat het architectenbureau omgerekend in één jaar aan honorarium verdient. De opdracht van de architect strekt zich meestal over enkele jaren uit en het totale honorarium wordt dus ook in meerdere jaren verdient. Met een dergelijke omzeteis gekoppeld aan de waarde van de opdracht per jaar heeft u voldoende zekerheid dat de gegadigde niet geheel afhankelijk is van de onderhavige opdracht, maar houdt u rekening met de flexibiliteit die eigen is aan de architectenpraktijk. Voorbeeld: als de waarde van een opdracht met een looptijd van drie jaren € 240.000,- (€ 80.000,- per jaar) is, stel dan een eis van maximaal € 160.000,- per jaar. Let op het stellen van eisen is maatwerk. Deze aanbeveling is dus niet absoluut (hoger of lager kan in bepaalde gevallen ook proportioneel zijn): iedere opdracht vergt een eigen afweging. De BNA raadt u aan het architectenbureau daarbij ook de ruimte te geven te kiezen hoe zij dat willen aantonen, hetzij met financiële gegevens, hetzij met organisatorische maatregelen of zorgsystemen, hetzij met beide. Conclusie Ga steeds na welke factoren bepalend zijn voor de vraag of het a rchitectenbureau geschikt is de opdracht uit te voeren. En bepaal op basis van die analyse uw eisen. Zie hierover uitgebreider het Model 2 Model Selectieleidraad, paragraaf 7.2.2.

De minimum omzeteis mag niet verder teruggaan dan de laatste drie beschikbare boekjaren. Minder ver terug mag wel. Het Engelse Office of Government Commerce (OGC) adviseert op basis van onderzoek om niet verder terug te gaan dan twee jaar, omdat nog oudere omzetcijfers weinig zeggen over de actuele financiële situatie van een geïnteresseerde. Het rapport ‘Supplier financial appraisal guidance’ van de Office of Government Commerce (OGC) in Engeland bevat aanbevelingen en voorbeelden met betrekking tot het stellen van financiële eisen. Dit rapport kunt u downloaden van http://www.ogc.gov.uk/documents/cp0086.pdf


12


Omzet komt ook wel in andere eisen terug. Bijvoorbeeld in de eis dat een bepaald bedrag aan omzet is gehaald met hetzelfde type opdrachten als de onderhavige. Dergelijke eisen zijn van beperkte betekenis. Ze zeggen immers weinig tot niets over wat het architectenbureau op dit moment financieel aan kan. Beter is het om te eisen dat gegadigden aantonen dat de continuïteit van het bureau én van de opdracht is gewaarborgd. Let op een omzeteis en de eis dat een bureau aantoonbare ervaring moet hebben met projecten van een bepaalde omvang (dikwijls een verkapte omzeteis), mogen niet met elkaar worden verward. Maak in de Selectieleidraad een duidelijk onderscheid tussen even-tuele omzeteisen die vallen onder de financiële en economische draagkracht en eisen aan de minimale omvang van gerealiseerde projecten. Deze laatste vallen onder de technische bekwaamheidseisen. Financiële ratio’s en bankgaranties Opdrachtgevers hanteren naast de omzet soms ook financiële ratio’s (zoals solvabiliteit en liquiditeit) of vragen bankgaranties (of de minder vergaande bereidheid bankgarantie). Deze twee varianten (financiële ratio’s of bank-garantie) lijken niet of minder geschikt als selectie-eis (en dus ‘knock-out criterium’) in een aanbestedingsprocedure voor architectendiensten. Individuele financiële ratio’s zijn nuttige instrumenten voor verschillende situaties, maar hebben weinig voorspellende waarde voor de vraag hoe groot het risico is dat de geïnteresseerde onderneming failliet gaat c.q. voldoende draagkracht heeft om de opdracht aan te kunnen. Financiële ratio’s zijn momentopnamen, gaan over het verleden, zijn – tot op zekere hoogte – beïnvloedbaar, niet eenduidig en zijn sterk afhankelijk van de sector en de grootte van de onderneming. De ratio’s zijn daarenboven alleen financieel van aard en geven dus geen informatie over de kwaliteit van het management, de markt, de omvang van de onderneming en allerlei andere elementen die bijvoorbeeld financiële instellingen wel meenemen als zij de draagkracht van een onderneming beoordelen. Het is aan te raden individuele financiële ratio’s – zonder samenhang met andere factoren – niet te gebruiken als knock-out-criterium bij de toetsing van de financiële draagkracht van een architectenbureau, omdat het risico op willekeur te groot is. Met het stellen van een bankgarantie (of een bereidheid bankgarantie) krijgt u ook geen zekerheid over de financiële draagkracht van architectenbureaus. De bankgarantie geeft u de zekerheid dat in een bepaalde situatie een bepaalde som geld zal worden uitbetaald. U heeft daarmee niet getoetst of het architectenbureau voldoende financiële draagkracht heeft om de opdracht uit te voeren. De bankgarantie brengt daarnaast extra financiële lasten en risico’s voor het architectenbureau met zich mee. De verstrekkende financiële instelling rekent (beperkte) kosten en blokkeert in de regel een deel van de financiële middelen van de aanvrager van de garantie. Verder wordt vaak een verzekering tegen beroepsrisico’s geëist (zie hierover paragraaf 7.2.2. in het Model Selectieleidraad).Voor architecten die onder de DNR 2005 werken, is een beroepsaansprakelijkheidsverzekering alleen al uit dien hoofde verplicht.


13


Technische bekwaamheid

In deze Werkmap ligt het zwaartepunt van de selectie bij de technische bekwaamheid. Het Bao bevat een opsomming van eisen die u mag stellen aan de technische bekwaamheid van het architectenbureau. Meer of andere eisen mag u niet stellen. De meest voorkomende selectiecriteria die betrekking hebben op de technische bekwaamheid van de architect, zijn ervaringseisen die moeten worden aangetoond met referenties.Vergeet u bij het opstellen van bekwaamheidseisen en het vaststellen van de bewijsmiddelen echter niet dat de bekwaamheid van het bureau uit meer dan alleen in het verleden opgedane ervaringen kan blijken. Laat ruimte voor andere bewijsmiddelen. Geschiktheid gaat met name over know how, efficiëntie, ervaring en betrouwbaarheid (integriteit). Kwaliteitszorgsystemen of de organisatie van het bureau geven ook veel informatie over de bekwaamheid van het bureau. Zoals eerder opgemerkt moet de eis dat het architectenbureau projecten van een bepaalde, minimale financiële omvang moet hebben gerealiseerd, niet worden verward met omzeteisen die worden gesteld m.b.t. de finan-ciële en economische draagkracht.Wanneer deze eisen door elkaar worden gehaald, ligt de kans op het stellen van disproportionele eisen op de loer. Proportionele eisen De criteria die u stelt aan de technische bekwaamheid van de architect, moeten proportioneel zijn. Ook hiervoor is geen algemene regel te geven. Bij iedere opdracht moet u zelf beoordelen wat de noodzakelijke bekwaamheid is voor deze opdracht. De omvang en de aard van de aan te besteden ontwerpopdracht zijn daarbij belangrijke invloedfactoren. Moet de architect die u zoekt bijvoorbeeld ervaring hebben met het ontwerpen van een openbaar gebouw waar veel publiek komt en de logistieke problemen die dat oplevert? Hoe belangrijk zijn ontwerpaspecten als licht en klimaat voor deze opgave en welke eisen stelt u wat dat betreft aan de architect? En wat voor soort architectuur zoekt u: modern of juist historiserende bouw? Die laatste vraag is minstens zo belangrijk voor de vraag of het uiteindelijke gebouw het beste antwoord is op uw vraag. Een valkuil voor veel opdrachtgevers bij het stellen van bekwaamheidseisen is dat opdrachtgevers architectenbureaus vragen aan te tonen dat zij ‘hetzelfde kunstje’ al eens eerder hebben laten zien. Het ontwerpen en bouwen van een goed gebouw vraagt echter meer en andere kwaliteiten dan alleen hetzelfde kunstje. U sluit met die eis dan ook alle architecten uit die bijvoorbeeld niet díe specifieke ervaring, maar wel de relevánte ervaring hebben, en dus ook geschikt zijn. Het is dan ook niet aan te raden referenties te vragen van hetzelfde type projecten als het project waarvoor u een architectenbureau zoekt. Dus bijvoorbeeld niet uitsluitend referenties van musea als u een museum wilt bouwen. Relevante en noodzakelijke competenties De eerste stap is dat u bepaalt wat de echt relevante en noodzakelijke competenties zijn voor het project. Realiseer daarbij dat een architect getraind is in het zich eigen maken van de specifieke eisen die voor iedere specifieke opdracht gelden. Ervaring met alle vraagstukken van uw opgave is niet voorwaardelijk voor een goed ontwerp. De noodzakelijke competenties liggen op inhoudelijk en organisatorisch vlak. U vraagt het architectenbureau de noodzakelijke


14


competenties aan te tonen door bijvoorbeeld ervaring, maar zoals gezegd vergeet u niet dat ook andere bewijsmiddelen daarvoor kunnen dienen. Het architecten-bureau kan de competenties (of ervaring) ook hebben opgedaan in verschillende projecten of projecten van een veel kleinere omvang. Referenties Als u in beeld hebt welke competenties noodzakelijk zijn voor de opdracht, bepaal dan hoe het bureau moet aantonen die competenties te bezitten. Referenties zijn daarvoor een veel gebruikt middel. Als u referenties vraagt, vraag dan naar referenties van projecten met een complexiteit die vergelijkbaar is met uw opdracht. In de praktijk wordt vaak de term ‘soortgelijk’ of ‘gelijksoortig’ gebruikt, maar dan vraagt u feitelijk naar hetzelfde kunstje. Dus vraag bijvoorbeeld naar ervaringen met gebouwen met een publieksfunctie of een bepaald logistiek vraagstuk, en niet naar een museum. Houd in uw achterhoofd dat referenties u op meerdere manieren goede informatie geven. Het toont bepaalde ervaring aan. En geeft u ook informatie over het soort architectuur dat de architect maakt. Ook daarvoor kunt u referenties vragen. Het komt ook voor dat opdrachtgevers referenties vragen van opdrachten met een minimale financiële omvang. Het is begrijpelijk dat u enige garantie wilt dat een architect het project aankan. Maar deze ‘omvangseis’ moet geen ‘verkapte omzeteis’ worden. Het project mag best ‘het grootste project ooit’ zijn van een bureau. En de vraag of het bureau het aan kan, kan ook beantwoord worden met de organisatorische kwaliteitsmaatregelen die het bureau heeft genomen. Ga dus eerst na of het noodzakelijk is om eisen te stellen met een minimale omvang in omzet. Is dat inderdaad relevant? En, zo ja, eis dan een redelijke waarde. In de GWW-sector is het gebruikelijk referenties van projecten te vragen met een omvang van dertig à zestig procent van de omvang van het onderhavige project. Ook met betrekking tot ervaringseisen en het verlangen van referenties op basis van die eisen geldt dus de regel, dat u bij elke ontwerpopdracht moet bezien welke ervaringseisen passend en opportuun zijn. Samenvattend noemen wij wat betreft het opstellen van de eisen die betrekking hebben op de technische bekwaamheid, de volgende aandachtspunten: 1 Bepaal wat de relevante en noodzakelijke ervaring, kennis of kunde voor déze opdracht is, oftewel welke competenties moet het bureau hebben. 2 Vraag daarvoor vervolgens bewijsmiddelen (referenties of andere bewijsmiddelen). 3 De gevraagde competentie hoeft niet altijd in één referentieproject te zitten, dit mag verdeeld zijn over verschillende referentieprojecten. 4 De omvang van referentieprojecten is niet altijd bepalend voor de ervaring/competenties. 5 Vraag nooit naar ervaring die groter is dan de opdracht zelf. Architecten-bureaus worden zo onnodig beperkt in hun groeimogelijkheden.


15


Tweede fase: de gunningscriteria

Met de gunningscriteria kiest u niet de architect, want die is na het door-lopen van de selectiefase al in beeld, al is nog niet bekend wie het precies wordt. In de gunningsfase kiest u op basis van de gunningscriteria de economisch meest voordelige inschrijving. Dit is de inschrijving met de beste prijs-kwaliteit verhouding. In de Model Gunningsleidraad en in hoofdstuk 7 gaan wij hier verder op in.

Meer informatie

Juridische Bijlage 3 Selectiecriteria Juridische Bijlage 4 Gunningscriteria Model 2 Model Selectieleidraad. M.J.J.M. Essers, Aanbestedingsrecht voor overheden. Naar een verantwoord aanbestedingsbeleid onder het nieuwe aanbestedingsrecht, Reed Business Information 2006, p. 117-143.


16

5 Interactie en presentatie Een goed ontwerpen bouwproces wordt mede bepaald door de samenwerking tussen opdrachtgever en architect; goede communicatie en samenwerking is daarbij een van de succesfactoren. De opdrachtgever is daarom niet alleen op zoek naar de architect die de ontwerpopdracht het best kan uitvoeren, maar ook naar de architect met wie hij goed kan samenwerken, die begrijpt wat hij wil en in wie hij vertrouwen heeft. Dat is tegelijkertijd ook voor de architect van groot belang, die op zoek is naar een goede klik met de opdrachtgever. Deze aspecten zijn moeilijk te beoordelen, als de opdrachtgever en de architecten niet met elkaar kunnen spreken tijdens de aanbestedingsprocedure. Er zal daarom op enig moment in de aanbestedingsprocedure interactie moeten plaatsvinden tussen de opdrachtgever en de architecten. Dat kan bijvoorbeeld in de vorm van presentaties door de gegadigde/ inschrijvende architecten. In de Juridische Bijlage 5 Interactie/presentatie komen de juridische aspecten nader aan de orde; op welk moment in de procedure kan er interactie plaatsvinden, waar liggen de grenzen en wat zijn de randvoorwaarden? Hier komt ook de regelgeving omtrent deze contactmomenten aan de orde.

Interactie: wat zijn de mogelijkheden Wat zijn de mogelijkheden binnen de aanbestedingsregelgeving voor interactie? Wat mag wel en wat juist niet? Hierover bestaat soms onduidelijkheid. Interactie is mogelijk voor zover het geen ongelijkheid en daardoor discriminatie veroorzaakt. In Juridische Bijlage 5, vraag 8 staat een duidelijke toelichting. In de procedure is twee maal voorzien in een contactmoment of interactie tussen partijen (zie het schema in paragraaf 3): de consultatie en een presentatie van de visie op de ontwerpopdracht. Interactie één: consultatie Om een goede inschrijving te kunnen doen, is het voor architecten van belang dat zij vóór het indienen van de inschrijving contact hebben met de opdrachtgever. Dit eerste interactiemoment heeft het karakter van een consultatie. Na de selectie nodigt u alle geselecteerde gegadigden uit voor een bijeenkomst, waarin u de opgave nader toelicht. De architecten kunnen vragen stellen. Het kan daarnaast nuttig zijn om de locatie ter plaatse te gaan bekijken. U maakt een verslag van alle vragen en antwoorden en doet dit aan alle gegadigden toekomen.Wees in uw toelichting niet te beperkt; de geschiedenis van het project, uw persoonlijke overtuigingen, sterke wensen of discussies bij uw gebruikers, al die informatie is nuttig en geeft het architectenbureau een kader om een op uw vraag toegesneden inschrijving te doen. Interactie twee: presentatie visie op de ontwerpopdracht Het is in de praktijk gebruikelijk dat de architectenbureaus in de gunningsfase bij de inschrijving een presentatie geven. In het Model Selectieleidraad (Model 2) is daarin ook voorzien, zie paragraaf 6.3 van het model. Dikwijls wordt de geselecteerde architecten in deze fase van de aanbesteding echter ook gevraagd in concurrentie een (schets)ontwerp te maken en dat te presenteren. Een groot nadeel van deze werkwijze is, dat zowel de opdrachtgever als de deelnemende architecten hoge kosten moeten maken. Meerdere ontwerpers investeren in een ontwerp, maar slechts één is in de gelegenheid


17

Interactie en presentatie

die investering terug te verdienen. De opdrachtgever kan wel een ontwerpvergoeding geven, maar die dekt meestal niet de kosten. Bovendien vraagt de opdrachtgever in feite aan minimaal vijf gegadigden om alvast een deel van de ontwerpopdracht uit te voeren, die nu wordt aanbesteed. Er is nog een ander nadeel. Een goed ontwerp ontstaat pas in de interactie tussen de opdrachtgever en toekomstige gebruikers en architect. In de aanbestedingsfase is een dergelijke interactie niet mogelijk. Het échte ontwerpwerk begint daarom pas na de gunning. Het is meer regel dan uitzondering dat er na de gunning een heel ander ontwerp ontstaat dan het ontwerp waarop de architect in eerste instantie was gekozen. De BNA is daarom geen voorstander van het vragen van een ontwerp in het kader van een aanbestedingsprocedure van architectendiensten. In het model van deze Werkmap nodigt u de deelnemende architecten uit te nodigen elk afzonderlijk aan de hand van een model een visie op de ontwerpopdracht te presenteren. De visie is een antwoord op onder meer het Ambitiedocument dat eerder ter beschikking is gesteld. Schetsontwerpen of maquettes maken uitdrukkelijk geen deel uit van de gevraagde visies. Om meer focus aan te brengen, is in de Werkmap een ‘aanvraag ontwerpvisie’ opgenomen, die u bij de uitnodiging voegt. Daarin geeft u aan, aan welke aspecten de architecten in hun presentaties specifiek aandacht dienen te besteden (zie Model 3 Model aanvraag Ontwerpvisie). Van deze presentatie wordt een uitgebreid verslag opgesteld, dat mede kan dienen om de uitslag van de aanbesteding c.q. de architectenkeuze te motiveren. Let op De aspecten die u in de aanvraag opneemt, moeten een nauwe relatie hebben met de gunningscriteria. Het is belangrijk dat de inhoud van een eventueel Ambitiedocument, de aanvraag ontwerpvisie, de gunningscriteria en de daaraan gekoppelde wegingsfactoren één consistent geheel vormen. De gunningscriteria en wegingsfactoren die aangeven hoe u de verschillende criteria (inclusief de prijs) ten opzichte van elkaar weegt, alsook de wijze waarop u de ontwerpvisies zult beoordelen, moet u vooraf via de Gunningsleidraad aan de gegadigden bekend maken. In deze Werkmap vinden de presentaties plaats op de dag nadat alle inschrijvingen moeten worden ingediend. Iedere presentatie duurt ongeveer 30 tot 45 minuten. De architect presenteert zijn ontwerpvisie en vervolgens kan de selectiecommissie nog vragen stellen. Het verdient de voorkeur dat de selectiecommissie ten tijde van de presentatie en de kwalitatieve beoordeling nog niet op de hoogte is van de prijsaanbiedingen, zodat die niet van invloed kunnen zijn op de kwalitatieve beoordeling. Uiteraard weegt de prijsaanbieding wel mee in het eindoordeel. Meer informatie

Juridische Bijlage 5 Interactie en presentatie Model 2 Model Selectieleidraad


18

6 De selectiecommissie De beoordeling van de aanmeldingen in de eerste fase en de inschrijvingen in de tweede fase is voor een belangrijk deel kwalitatief van aard. De architect wordt immers mede beoordeeld op zijn architectuur en zijn visie op deze specifieke ontwerpopdracht. Maar hoe hij deze ontwerp-opdracht gaat uitvoeren en zijn vaardigheden vormen ook een onderdeel van de beoordeling. Voor deze beoordelingen is deskundigheid vereist. Daarom wordt in de praktijk regelmatig gebruik gemaakt van een selectiecommissie. Deze selectiecommissie beoordeelt de aanmeldingen in de eerste fase en vervolgens de inschrijvingen in de tweede fase. Aandachtspunten met betrekking tot de selectiecommissie zijn: 1 Stel de commissie met zorg samen. Wie moeten in ieder geval zitting nemen in de selectiecommissie?: - vertegenwoordigers van de opdrachtgever en de toekomstige gebruikers; - degenen die verantwoordelijk zijn voor de opstelling van het Ambitiedocument (dit kunnen ook de bedoelde vertegenwoordigers van de opdrachtgever en gebruikers zijn); - één of meer architecten, architectuurcritici en/of -historici. Wanneer de inpassing in de stedenbouwkundige situatie een belangrijk aspect is van de opgave, kunt u overwegen om ook een stedenbouwkundige of een belanghebbende uit de directe omgeving toe te voegen. 2 Maak in de Selectieleidraad de samenstelling van de selectiecommissie bekend. In de eerste fase van het aanbestedingsproces is de deskundigheid van de selectiecommissie eigenlijk alleen nodig bij de beoordeling aan de hand van de selectiecriteria. De beoordeling van de overige onderdelen van de aanmelding is vooral administratief van aard en kan worden uitgevoerd door een ambtenaar. Deze beoordeling (de zogenaamde ambtenarentoets) beperkt zich dan immers tot het constateren dat bijvoorbeeld de onder-neming niet in staat van faillissement verkeert, staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel etcetera.


19

7 De beoordeling De beoordeling door de opdrachtgever is vanzelfsprekend een belangrijk onderdeel in de aanbestedingsprocedure. Zoals in paragraaf 6 reeds besproken, kan de beoordeling deels worden uitgevoerd door ambtenaren en deels door een voor deze ontwerpopdracht in het leven geroepen selectiecommissie. Belangrijke vereisten voor de beoordeling zijn dat deze: - transparant en; - verifieerbaar en; - objectief (zonder willekeur) is. Zie over de regelgeving omtrent de beoordeling Juridische Bijlage 6 Beoordelen van aanmeldingen en inschrijvingen.

Het is in het belang van de opdrachtgever en de gegadigde en inschrijvende architecten dat de aanmeldingen en daarna de inschrijvingen met inachtneming van deze vereisten wordt uitgevoerd. Voor de ambtenarentoets kunnen deze vereisten eenvoudig worden nageleefd door in de Selectieleidraad en Gunningsleidraad duidelijk aan te geven wat en op welke wijze wordt beoordeeld (of getoetst) door een ambtenaar. Beoordeling door de selectiecommissie De beoordeling door een selectiecommissie is complexer en verdient daarom hier meer aandacht. Uit de bovenstaande vereisten vloeit voort dat gewaarborgd moet worden dat alle gegadigden/inschrijvers dezelfde kansen hebben en gelijk worden behandeld. Door de selectiecommissie zorgvuldig samen te stellen en de samenstelling vooraf bekend te maken, is er niet per definitie voldaan aan genoemde vereisten. Daarvoor is meer nodig. De selectiecommissie beoordeelt de aanmeldingen en inschrijvingen op basis van deels kwalitatieve criteria die subjectief van aard zijn en waarvan de beoordeling dus ook enigszins subjectief zal zijn. Zie Juridische Bijlage 6 Beoordelen aanmeldingen en inschrijvingen over in hoeverre de aanbestedende dienst verplicht is de rangorde van de gunningscriteria vooraf bekend te maken. Er kunnen objectief gerechtvaardigde redenen zijn dit niet te doen.Wanneer het gaat om een opdracht met innovatief of creatief karakter (zoals ontwerpopdrachten) lijkt er eerder sprake te kunnen zijn van zulke objectieve gerechtvaardigde redenen.

Let op Dit is niet te vermijden en hoeft ook niet in strijd te zijn met de eerder genoemde vereisten. Belangrijk is dat de vereisten van gelijke behandeling, verifieerbaarheid en objectiviteit steeds in het oog worden gehouden door de selectiecommissie en dat met name het proces heel transparant wordt vormgegeven. Wanneer is de beoordeling van de selectiecommissie transparant, verifieerbaar en objectief? Een aantal aandachtspunten: - Tijdens de beoordeling van de aanmeldingen in de eerste fase en de inschrijvingen in de tweede fase mogen de selectiecriteria en gunningscriteria niet worden gewijzigd of aangevuld. Dit is in strijd met de eis van transparantie. - Behalve de criteria moet ook de kwalitatieve beoordeling van de selectiecommissie vooraf in de Selectieleidraad en de Gunningsleidraad bekend worden gemaakt. De gegadigden en inschrijvers moeten namelijk vooraf inzicht hebben in de aspecten die bij de


20

De beoordeling

kwalitatieve beoordeling een rol spelen, zodat zij hun aanmelding en inschrijving daarop kunnen afstemmen. Een andere belangrijke reden is dat de selectieen gunningsmethodiek achteraf vatbaar moet zijn voor toetsing. - Wanneer de selectiecommissie gebruik maakt van een Selectieleidraad of een ander document waarin beschreven staat op welke wijze de commissie tot haar oordeel zal komen, dan moet dat document vooraf bekend worden gemaakt aan alle gegadigden/inschrijvers. - Voor de kwalitatieve beoordeling door de selectiecommissie wordt vaak gebruik gemaakt van een puntensysteem en matrixwaarderingen. Op deze manier wordt aan de selectiecriteria en gunningscriteria een bepaald gewicht toegekend (in bijvoorbeeld punten of percentages). Zo worden scores toegekend aan de aanmeldingen van gegadigden en inschrijvingen van inschrijvers. Het algemene uitgangspunt is dat per selectie- of gunningscriterium wordt aangegeven hoeveel punten kunnen worden gescoord en welke wegingsfactoren worden gebruikt. Afhankelijk van de omstandig-heden kan een verdere detaillering vereist zijn. Bijvoorbeeld in de gevallen waarin per criterium tientallen punten te verkrijgen zijn. Dat doet vermoeden dat de selectiecommissie per criterium met verschillende aspecten rekening zal houden en dat per aspect punten worden toegekend. In deze gevallen zullen ook de relevante aspecten en de hoeveelheid punten die daarvoor kunnen worden behaald, vooraf bekend gemaakt moeten worden. In Model 2 Model Selectieleidraad wordt een voorbeeld gegeven van een wegingssystematiek.

Meer informatie

Juridische Bijlage 5 Beoordelen van aanmeldingen en inschrijvingen Model Selectieleidraad M.J.J.M. Essers, Aanbestedingsrecht voor overheden. Naar een verantwoord aanbestedingsbeleid onder het nieuwe aanbestedingsrecht, Reed Business Information 2006, p. 179-220. Pijnacker Hordijk, Van der Bend en Van Nouhuys, Aanbestedingsrecht. Handboek van het Europese en het Nederlandse Aanbestedingsrecht, Den Haag: SDU Uitgevers BV 2004, p. 279-296 en p. 361-376.


21

8 Gunnen en motiveren Wanneer de inschrijvingen zijn beoordeeld, wordt de ontwerpopdracht eerst voorlopig gegund aan de architect met de economisch meest voordelige inschrijving. De opdrachtgever moet de afgewezen inschrijvers daarvan op de hoogte stellen. Binnen vijftien dagen kunnen de afgewezen inschrijvers in kort geding een rechtsvordering instellen tegen de voor-lopige gunning. Als die termijn is verstreken en er is geen kort geding aanhangig gemaakt of de rechtsvordering wordt afgewezen, kan de opdrachtgever de ontwerpopdracht definitief gunnen. Let op Aangeraden wordt meteen bij de afwijzing een uitgebreide motivering te geven. Een belangrijke reden daarvoor is dat afgewezen architecten maar vijftien dagen de tijd hebben om eventueel een kort geding aanhangig te maken tegen het gunningsbesluit van de opdrachtgever. Het komt voor dat een afgewezen architect die denkt dat de aanbestedingsregels zijn overtreden, niet de motivering kan afwachten en een kort geding start voordat de termijn verloopt waarbinnen hij dat kan doen. Een goede motivering zal dat in veel gevallen kunnen voorkomen. Hoever de motiveringsplicht moet gaan, is niet geregeld in het Bao. In de toelichting op het Bao wordt uitgegaan van een summiere motiveringsplicht. De BNA is geen voorstander van een summiere motivering bij een architectenselectie. Op grond van de regelgeving moet u in de motivering minimaal duidelijk vermelden welke procedure bij de beoordeling van de inschrijvingen is gevolgd, dat de winnaar is uitgekozen omdat dit de inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving of de laagste prijs was, en in hoeverre de inschrijving van de informatiezoekende inschrijver voor de in het beschrijvend document genoemde criteria over het geheel genomen beter of slechter gerangschikt was dan de winnende aanbieder. De BNA adviseert echter u niet te beperken tot alleen die summiere motivering. Architectenbureaus hebben veel tijd en moeite in de procedure gestoken. Een uitgebreidere motivering van de afwijzing doet recht aan die inspanning en maakt de redenen voor afwijzing helderder en daarmee de kans op eventuele procedures kleiner. Meer informatie

M.J.J.M. Essers, Aanbestedingsrecht voor overheden. Naar een verantwoord aanbestedingsbeleid onder het nieuwe aanbestedingsrecht, Reed Business Information 2006, p.212-220.


22

BNA Modellen

Modellen

Inleiding 1 Model Ambitiedocument 1 2 Model Selectieleidraad 6 3 Model Aanvraag Ontwerpvisie 27 4 Model Gunningsleidraad 31


Inleiding

Dit deel van de Werkmap Europees Aanbesteden bevat vier modellen van documenten die een belangrijke rol spelen bij de aanbesteding van architectendiensten. Het betreft de volgende modellen: 1 Model Ambitiedocument 2 Model Selectieleidraad 3 Model Aanvraag Ontwerpvisie 4 Model Gunningsleidraad De tekst die in de rechterkolom staat zijn formuleringen die u kunt overnemen. De teksten die er in het grijs bijstaan zijn aanwijzingen hoe het model verder in te vullen zodat de documenten aangepast worden aan uw project. In de linkerkolom vindt u een toelichting op (delen van) het model. Aanbestedende diensten kunnen de modellen gebruiken als onderleggers voor de eigen, projectspecifieke documenten. De modellen zijn tevens te downloaden via de website www.architecten.nl. U kunt de documenten zo aanpassen aan uw eigen specifieke project.


1 Het Ambitiedocument Vooraf Een Ambitiedocument is een goed hulpmiddel om architecten die geïnteresseerd zijn in deelname aan een aanbesteding, kort en bondig te informeren over de essenties van de opgave. Het opstellen van een Ambitiedocument is bovendien voor uzelf heel belangrijk, omdat het u (én de gebruikersorganisatie) dwingt om eerst zelf na te gaan wat die essenties van de opgave zijn, vóórdat u het aanbestedingstraject ingaat. Voor een goed aanbestedingstraject is een goed doordachte en heldere vraag immers essentieel. De inhoud van het ambitiedocument moet zodanig zijn, dat architectenbureaus op basis daarvan (enigszins) kunnen beoordelen of zij zich voor het project kunnen kwalificeren of niet. Dit levert voordelen op voor zowel de architecten als voor u als opdrachtgever. Architecten die zich niet voelen aangesproken of menen weinig kans te maken op selectie, kunnen hun inspanningen richten op andere, beter passende opgaven. U krijgt op uw beurt een beter op het project toegespitst aanbod van gegadigden. Het projectspecifiek gemaakte Ambitiedocument moet u tegelijk met de Selectieleidraad (zie Model) publiceren bij de aankondiging van de aan-besteding. Dat kan bijvoorbeeld door in die aankondiging te verwijzen naar een website waar beide documenten te vinden zijn. Het is ook mogelijk om het Ambitiedocument te integreren in de Selectieleidraad, bijvoorbeeld als een speciaal hoofdstuk.


1

Invulmodel Het Amitiedocument 0 Inleiding De [aanbestedende dienst] te [Plaatsnaam], Nederland, heeft het voornemen om voor de huisvesting van [Gebruikersorganisatie] te [Plaatsnaam] architectendiensten aan te besteden. Het gaat om een Europese aanbesteding. De aanbesteding vindt plaats door middel van een niet-openbare procedure conform het Besluit van 16 juli 2005, houdende regels betreffende de procedures voor het gunnen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten (Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten - Bao). Met dit document wil de aanbestedende dienst architecten die geïnteresseerd zijn in de opdracht, informeren over de kern van de opgave. Het doel is niet om op basis van dit document architectenbureaus te selecteren, noch om de scope van het project in detail vast te leggen. De selectie zal plaatsvinden aan de hand van de Selectieleidraad [Titel], die tegelijk met dit Ambitiedocument is gepubliceerd op [URL van de betreffende website].


2

Model Ambitiedocument

1 Het project

Naam van het project: Gebruikersorganisatie(s): Locatie (indien bekend): Aard van de locatie: [binnenstad / herontwikkelingsgebied / stadsuitbreiding / andere, namelijk ... + naam van de wijk en/of buurt] Belangrijkste functies: [korte omschrijving van de belangrijkste en/of meest bijzondere functies waaraan de huisvesting onderdak moet bieden, bijvoorbeeld in een muziekschool: leslokalen, kantoren voor administratie en docenten, zaal voor muziekuitvoeringen met een capaciteit van 250 personen, restaurant met keuken] Te huisvesten organisatie: [korte omschrijving van de te huisvesten organisatie: * naam en soort organisatie; * hoofdactiviteiten van de organisatie; * omvang, bijvoorbeeld in aantallen fte’s verdeeld over ‘x’ afdelingen, klassen (bij scholen), verpleeg- en/of verzorgingseenheden (bij gezondheidszorg), enzovoort] Indicatieve omvang : m2 FNO : m2 BVO : fte : functionele eenheden (werkplekken, lokalen, bedden o.i.d.) Indicatieve omvang van het bouwbudget:. inclusief BTW Scope van de gevraagde diensten: [globale omschrijving van architectendiensten die worden aanbesteed, bijvoorbeeld: ‘De aan te besteden architectendiensten omvatten in hoofdzaak de stedenbouwkundige inpassing van het gebouw, het maken van het bouwkundig/architectonisch ontwerp en het terrein, de integratie van draagconstructies en installaties in het ontwerp, het verzorgen van de aanvraag bouwvergunning, het aanbestedingsgereed maken van het bouwkundig werk, het begeleiden van de aanbesteding van het werk, het vervaardigen van bouwkundige uitvoeringstekeningen en het voeren van directie en het houden van toezicht tijdens de uitvoering.’] Een nadere specificatie van de gevraagde diensten [is/zal worden] opgenomen in de Selectieleidraad. Aanbestedende dienst: Adres: Plaats: Contactpersoon: E-mail: Nadere informatie is te verkrijgen via [bijvoorbeeld interactieve website]. Antwoorden op alle binnengekomen vragen – voor zover relevant voor het project – zullen worden gepubliceerd op de website [URL website], zodat zij voor alle geïnteresseerden beschikbaar zijn.


3


2 Ambitie / kern van de opgave

-

-

-

De kern van de opgave is als volgt te omschrijven. [Kernachtige beschrijving wat er bijzonder is aan dit project en op welke aspecten speciaal zal worden gelet bij de beoordeling van de aanmeldingen van architecten. Denk daarbij bijvoorbeeld aan: de organisatiedoelen die opdrachtgever en gebruikers met het project nastreven: wat wilt u met het project bereiken; ambitie van de opdrachtgever en gebruikers ten aanzien van de huisvesting (bijvoorbeeld ‘state of the art’ of juist ‘vernieuwend, passend bij een organisatie die voortdurend op zoek is naar nieuwe wegen om haar klanten van dienst te zijn’; ‘sober en doelmatig’ of juist ‘een inspirerende, gevarieerde werk-, leer- en leefomgeving’; maatwerk of juist een ‘markt-conform’ gebouw met algemene kenmerken); eventuele bijzonderheden van het stedenbouwkundige plan; aspecten die dit project onderscheidt van andere projecten en waarvoor derhalve speciale aandacht wordt gevraagd, inclusief de achterliggende redenen; aspecten van het project die bijzondere expertise of ervaring vragen; kwaliteit van de werkplek, indien hieraan bijzondere eisen worden gesteld; eventuele andere projecten waarop moet worden aangesloten of waarmee rekening moet worden gehouden; enzovoort]

De inhoud van het Ambitiedocument moet een sterke relatie hebben met en voortvloeien uit uw projectbeleid en de doelen die u en uw gebruikers met het project willen bereiken. De opsomming die in dit Model is geschetst is dus indicatief en moet u aanpassen aan uw eigen project.

Ambities hoeven niet altijd hooggestemd te zijn, maar kunnen ook bescheiden zijn. Wellicht is het voor u belangrijk om – ook met de gevraagde huisvesting – uit te stralen dat zorgvuldig wordt omgegaan met belastinggelden. Ook dát is voor architecten belangrijk om te weten om u een goede aanbieding te doen.

Ambitie op het gebied van de ruimtelijke en architectonische kwaliteit Stedenbouwkundig [geen bijzondere eisen / (zorgvuldig) inpassen in de historische context / belangrijke bijdrage aan de kwaliteit van de openbare ruimte / structuur-bepalend in de openbare ruimte / eventuele eisen en wensen van de gemeente (bestemmingsplan, beeldkwaliteitsplan) / …] Architectuur [sober en doelmatig / doelmatig en verzorgd / regionaal passend / zich voegend naar de omgeving / representatief / onderscheidend / beeldbepalend in de omgeving / hoge eisen aan architectuur, omdat …/ karakter dat de huisvesting moet uitstralen: … / …] Interieur [sober en doelmatig / doelmatig en verzorgd / representatief / stimulerend / hoge eisen aan interieurarchitectuur, omdat … / karakter dat het interieur moet uitstralen: … / …] Ambitie op het gebied van milieu en duurzaamheid [voldoen aan (nationale) weten regelgeving / bijdrage leveren aan voorbeeldfunctie van de overheid / hoge, bovenwettelijke eisen aan


4


milieuaspecten en duurzaamheid, vanwege … / ambitie op het gebied van energiegebruik: …. / ambitie op het gebied van materiaalgebruik: … / ambitie op het gebied van de beperking van milieubelasting: … / niveau … conform GreenCalc+ / …] Ambitie op het gebied van de kwaliteit van de werkplek [verschillende typen werkplekken voor verschillende typen van activiteiten (bijvoorbeeld in het geval van kantoorhuisvesting: ‘de huisvesting moet verschillende kantoorconcepten kunnen herbergen’) / (hoge) eisen aan binnenklimaat / integraal toegankelijk volgens …./ …). Ambitie op het gebied van toekomstwaarde en flexibiliteit: [geen bijzondere eisen / gebouw moet groei en krimp van de organisatie in de toekomst moeiteloos kunnen opvangen / interne verbouwingen en verhuizingen moeten het primaire proces niet verstoren, ….] Ambitie op het gebied van het ontwerp [het beoogde gebruik dient centraal te staan bij het ontwerpen / optimale integratie van bouwkundig, constructief en installatietechnisch ontwerp / …] Ambitie op het gebied van het [eventueel projectspecifiek in te vullen]: […]


5

2 Model Selectieleidraad Vooraf De Selectieleidraad is één van de belangrijkste documenten bij (Europese) aanbestedingen. De leidraad beschrijft tot in detail de procedures en de criteria die zullen worden gehanteerd voor de selectie van een beperkt aantal gegadigden, dat zal worden uitgenodigd om in de tweede fase van de aanbesteding een inschrijving te doen. De architectenkeuze blijft altijd in zekere mate subjectief. Omwille van de transparantie is het juist daarom essentieel, dat de procedures en selectiecriteria vooraf zo expliciet en controleerbaar mogelijk worden beschreven en bekend gemaakt. Dit model combineert een aantal ‘best practices’ op dit gebied.


6

Model Selectieleidraad

Invulmodel Model Selectieleidraad Selectieleidraad ten behoeve van de aanbesteding van architectendiensten voor het project [naam project] te [plaatsnaam]. Inhoud 1 Inleiding 2 Omschrijving van de opdracht 3 Aanmelding 4 Vragen 5 Planning 6 Selectieprocedure 7 Selectiecriteria 8 Overzicht aan te leveren gegevens

Bijlagen 1 Vragenlijst 2 Specificatie gevraagde architectendiensten volgens de Standaardtaakbeschrijving 3 Ten behoeve van de selectie in te dienen informatie 4 Aanbestedingsreglement


7


1 Inleiding

Deze Selectieleidraad bevat informatie over de aanbestedingsprocedure voor de selectie van de architect voor het ontwerp van een [omschrijving project] te [plaatsnaam]. De aanbestedende dienst is [naam aanbestedende dienst]. De aanbesteding vindt plaats door middel van een niet-openbare procedure conform het Besluit van 16 juli 2005, houdende regels betreffende de procedures voor het gunnen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten (Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten - Bao). De aanbestedingsprocedure kent twee fasen. Deze Selectieleidraad heeft betrekking op de eerste fase, waarin alle geïnteresseerde architecten(-bureaus) in de gelegenheid worden gesteld een aanvraag tot deelneming in te dienen. Op basis van de ingeleverde informatie bepaalt de aanbestedende dienst welke gegadigden een uitnodiging tot inschrijving ontvangen. Dit zullen maximaal [aantal, doch minimaal vijf] gegadigden zijn. De aanbestedende dienst heeft een selectiecommissie samengesteld voor het uitvoeren van de selectie. De selectieprocedure en de daarbij te hanteren criteria zijn in deze Selectieleidraad beschreven. De gegadigden die een uitnodiging tot inschrijving ontvangen, worden in de tweede fase in de gelegenheid gesteld om – elk afzonderlijk – hun visie te presenteren op de ontwerpopgave en het verwezenlijken van de ambities van de opdrachtgever en de toekomstige gebruikers. Daarnaast wordt hen gevraagd een financiële aanbieding te doen. De selectiecommissie beoordeelt vervolgens de inschrijvingen. De opdracht wordt gegund aan de gegadigde met de economisch meest voordelige aanbieding. Aan het gunningscriterium ‘economisch meest voordelige aanbieding’ kunt u toevoegen ‘mits deze past binnen het beschikbare budget’. U introduceert dan wel een extra gunningscriterium. U moet dan ook aangeven wat budget is.

De te volgen procedure in de tweede fase en de gunningscriteria zullen worden beschreven in een afzonderlijke Gunningsleidraad, die gegadigden tegelijk met de uitnodiging tot inschrijving zullen ontvangen. Let op De ‘economisch meest voordelige aanbieding’ betekent, dat er niet alleen op basis van prijs, maar op basis van prijs én kwaliteit wordt gegund.Van tevoren moet in de Gunningsleidraad bekend worden gemaakt welke kwaliteitsaspecten in de beoordeling worden mee-genomen en hoe zwaar ze ten opzichte van elkaar en ten opzichte van de prijs worden gewogen in de beoordeling.


8


2 Omschrijving van de opdracht

2.1 Te huisvesten organisatie [Geef hier een korte omschrijving van de te huisvesten organisatie: naam en soort organisatie; hoofdactiviteiten van de organisatie; omvang, bijvoorbeeld in aantallen fte’s verdeeld over ‘x’ afdelingen, klassen (bij scholen), verpleeg- en/of verzorgingseenheden (bij gezondheidszorg), enzovoort.] 2.2 Het project [Geef hier een kernachtige omschrijving van het gevraagde gebouw. Denk daarbij bijvoorbeeld aan: de functie van het gebouw (gemeentehuis, kantoorhuisvesting, school, verzorgingshuis, museum, …); locatie; aantal m2; belangrijkste (groepen van) ruimten waaruit het gebouw bestaat (‘Het gebouw bestaat in hoofdzaak uit …… en omvat onder meer ……’).] De inhoud van paragrafen 2.1 en 2.2 moet overeenkomen met de omschrijvingen in het Ambitiedocument.Waak ervoor dat u geen tegenstrijdige informatie levert in de verschillende documenten. Desgewenst kunt u hier verwijzen naar het Ambitiedocument

2.3 Ambitie De doelstellingen en ambities van de gebruikersorganisatie en de aanbe-stedende dienst met betrekking tot het project zijn beschreven in een apart Ambitiedocument, getiteld [titel Ambitiedocument] dat tegelijk met deze Selectieleidraad is gepubliceerd op de website [URL van de betreffende website]. U kunt er ook voor kiezen om het Ambitiedocument in deze Selectieleidraad te integreren. In dat geval neemt u hoofdstuk 2 ‘Ambitie / kern van de opgave’ uit het Model Ambitiedocument (zie Model 1) op als paragraaf 2.3 op in de Leidraad.

2.4 Gevraagde architectendiensten [Specificeer hier de architectendiensten die u vraagt. Het is sterk aan te bevelen om hiervoor de Standaardtaakbeschrijving (STB) van BNA en ONRI te hanteren. Er zijn gratis computerapplicaties (takenlijsten) te verkrijgen (bijvoorbeeld via www.assistanceDNR.nl of www.dnrster.nl ), waarmee u eenvoudig de juiste taken uit de STB kunt selecteren en printen. Een rapportage van de selectie kunt u als bijlage bij de Selectieleidraad voegen. U kunt op deze plek dan volstaan met een algemene omschrijving van de gevraagde diensten. Zie daarvoor ook het Model Ambitiedocument (Model 1)]. 2.5 Planning doorlooptijd bouwproces [Neem hier een ‘mijlpalenplan’ op voor het totale bouwproces met: verwachte startdatum en doorlooptijd van het ontwerpproces; periode waarin de aanbesteding van de uitvoering dient plaats te vinden; uitvoeringstijd en verlangde opleveringsdatum].


9


3 Aanmelding

Om te kunnen meedingen in de selectieprocedure, dienen geïnteresseerden zich aan te melden en dienen zij te voldoen aan de in hoofdstuk 7 genoemde uitsluitingsgronden en geschiktheids- en selectiecriteria. Geïnteresseerde architectenbureaus die menen te voldoen aan deze criteria, kunnen zich gedurende de in de planning van hoofdstuk 5 vastgestelde aanmeldingsperiode aanmelden. De aanmelding dient te geschieden door indiening van een ingevulde verklaring conform Bijlage [nummer bijlage] bij deze Leidraad, inclusief de Eigen Verklaring [en daarin genoemde direct in te dienen bewijsstukken]. Aanmelding kan bijvoorbeeld door het indienen van een ingevulde vragenlijst, die u als aanbestedende dienst voor dat doel opstelt. De vragen leidt u af van de uitsluitingsgronden en geschiktheids- en selectiecriteria die u in hoofdstuk 7 opneemt. Door het invullen van de vragenlijst verklaart een geïnteresseerde architect onder meer, dat hij of zij niet in omstandigheden verkeert zoals bedoeld in artikel 45 van het Bao (de ‘uitsluitingsgronden’) en voldoet aan de geschiktheids- en selectiecriteria. Het is aan te bevelen de architectenbureaus ook ruimte te geven bijlagen bij de vragenlijst te voegen, zoals bijvoorbeeld materiaal ter toelichting op of motivering van eventuele referentieprojecten.

Voor de beoordeling of de geïnteresseerde architectenbureaus voldoen aan de uitsluitingsgronden en de kwantificeerbare selectie-eisen, gaat deze Werkmap uit van een Eigen verklaring van het architectenbureau. Dat wil zeggen een ‘eigen verklaring’ van geïnteresseerden, dat zij aan de uitsluitingsgronden en geschiktheidscriteria voldoen. Daarmee wordt voorkomen alle geïnteresseerden kosten moeten maken om aan de ‘bureaucratische formaliteiten’ zoals accountantsverklaringen en verklaringen van de Belastingdienst dat de betreffende architecten ten tijde van de aanmelding aan al hun belastingverplichtingen hebben voldaan, die geen toegevoegde waarde leveren voor de selectie, te voldoen. U moet er dan wel bij vermelden, dat de gegadigden bereid moeten zijn om in een later stadium van de aanbestedingsprocedure (uiterlijk bij de selectie) op aanvraag van de aanbestedende dienst alsnog formele bewijsstukken te leveren.Voor bewijsstukken die u kunt vragen: zie de artikelen 46, 48 en 49 van het Bao en de Juridische Bijlagen 2 en 3 in deze Werkmap.

Bij de aanmelding dienen geïnteresseerde architecten(-bureaus) de informatie te leveren, die in hoofdstuk 8 van deze Selectieleidraad is genoemd en nader is gespecificeerd in bijlage [nummer bijlage]. Het gaat hier bijvoorbeeld om documentatie van referentieprojecten, eventuele motivaties van de keuze van referentieprojecten, CV’s van de beoogde architect en de beoogde projectleider, bureaudocumentatie, enzovoort

Aanmelding in combinatie is toegestaan. De combinatie dient dan te verklaren, c.q. aan te tonen dat zij als geheel voldoet aan de uitsluitingsgronden en de geschiktheidscriteria. Ook is het architecten (-bureaus) toegestaan om delen van de opdracht in onderaanneming te geven. Indien dit op u van toepassing is, dient u in de aanmelding te specificeren welke delen van de opdracht u denkt uit te besteden. Volgens artikel 49 van het Bao kan een ondernemer zich voor bepaalde overheidsopdrachten beroepen op ‘… de bekwaamheid van andere natuurlijke personen of rechtspersonen (…)’. Dit kan bijvoorbeeld door overlegging van een overeenkomst tussen de architect en die natuurlijke persoon of rechtspersoon, waarin is bepaald dat de laatste de nodige middelen (specifieke deskundigheid, menskracht en dergelijke) aan de architect ter beschikking stelt. Artikel 49 paragraaf 2 lid j bepaalt daarenboven, dat een dienstverlener het bewijs voor zijn technische geschiktheid en beroepsbekwaamheid mede kan leveren aan de hand van de omschrijving van het gedeelte van de overheidsopdracht dat hij eventueel in onderaanneming wil geven Voor (architecten) diensten geldt dus niet de extra eis


10


dat het bureau alleen delen van de opdracht mag uitbesteden als het kan aantonen dat het over de capaciteit kan beschikken.

De informatie ten behoeve van de aanmelding dient u onder vermelding van ‘Aanbesteding architectendiensten [naam project]’ in te dienen bij: [Naam aanbestedende dienst of andere betrokken organisatie] [Postadres] [Bezorgadres] Desgewenst kunt u hier nog nadere eisen en voorwaarden aan de inschrijving opnemen, bijvoorbeeld of het wel of niet is toegestaan om de aanmelding per fax of per e-mail in te dienen.

Te laat ontvangen aanmeldingen worden niet in behandeling genomen en ongeopend retour gezonden. Iedere gegadigde kan zich slechts één keer aanmelden.


11


4 Vragen

Geïnteresseerde architecten(-bureaus) kunnen vragen naar aanleiding van de selectieprocedure en in te dienen informatie [naar keuze: mondeling, schriftelijk, per e-mail of een combinatie daarvan] stellen. De aanbestedende dienst zal de vragen schriftelijk beantwoorden en alle vragen en antwoorden publiceren op de website [adres van de website, waar mogelijk met ‘dieplink’ naar de pagina waar de vragen en antwoorden te vinden zullen zijn]. Uw kunt uw vragen indienen bij het in hoofdstuk 3 genoemde adres onder vermelding van [de betreffende aanbestedingsprocedure]. Omwille van de beginselen van gelijke behandeling, transparantie en vrije mededinging moeten alle gegadigden kennis kunnen nemen van vragen die zijn gesteld en antwoorden die daarop zijn gegeven. Omdat u als aanbesteder vóór de sluitingsdatum van de aanmelding niet alle gegadigden kent, is publicatie op een website het aangewezen middel.


12


5 Planning

Voor de aanbestedingsprocedure geldt de volgende planning. 1 Uiterste tijdstip voor aanmelding van gegadigden: [datum], om [tijdstip] uur. 2 Uiterste datum voor verzending van de uitnodigingen tot inschrijving (uitnodiging voordeelname aan de tweede fase van de aanbesteding): [datum]. 3 Verwachte datum voor de presentatie van de ambities en de opdracht door de aanbestedende dienst: omstreeks [datum] 4 Verwachte datum voor het indienen van aanbiedingen/inschrijvingen: omstreeks [datum]. 5 Verwachte data voor het geven van een presentatie door de gegadigden: omstreeks [datum] 6 Verwachte datum van gunning van de opdracht: omstreeks [datum].


13


6 Selectieprocedure

6.1 Selectiecommissie De aanbestedende dienst heeft ten behoeve van de selectieprocedure in de eerste fase en de beoordeling van aanbiedingen in de tweede fase van de aanbesteding een Selectiecommissie samengesteld, bestaande uit de volgende personen: [voornaam achternaam] (voorzitter) [functie + organisatie waar het commissielid werkzaam is / groepering die hij/zij vertegenwoordigt] [voornaam achternaam] functie + organisatie waar het commissielid werkzaam is / groepering die hij/zij vertegenwoordigt] [voornaam achternaam] functie + organisatie waar het commissielid werkzaam is / groepering die hij/zij vertegenwoordigt] [voornaam achternaam] functie + organisatie waar het commissielid werkzaam is / groepering die hij/zij vertegenwoordigt] [voornaam achternaam] [architect/architectuurcriticus/architectuurhistoricus en organisatie waar het commissielid werkzaam is] Stel een deskundige Selectiecommissie samen, waarin u als opdrachtgever en de toekomstige gebruikers van het gebouw zijn vertegenwoordigd. Om de continuïteit in de aanbestedingsprocedure als geheel te waarborgen, is het aan te bevelen om daarvoor onder andere personen te kiezen die ook al waren betrokken bij het opstellen van het Ambitiedocument. Daarnaast is het aan te bevelen om tenminste één onafhankelijke architect uit te nodigen in de commissie zitting te nemen. Deze is dan uiteraard uitgesloten van deelname aan de aanbesteding. Naast of in plaats van een architect kunt u ook denken aan een architectuurcriticus (bijvoorbeeld een journalist van een architectuurtijdschrift) of een architectuurhistoricus.Wanneer de inpassing in de stedenbouwkundige situatie een belangrijk aspect van de opgave is, kunt u bijvoorbeeld ook het toevoegen van een stedenbouwkundige of een belanghebbende uit de directe omgeving overwegen.

Omwille van de transparantie van het aanbestedingsproces is het belangrijk om de samenstelling van de Selectiecommissie al in de Selectieleidraad bekend te maken. Geïnteresseerde architecten kunnen dan beter beoordelen waarmee zij rekening hebben te houden.

6.2 Fase 1: selectie van gegadigden die een uitnodiging voor inschrijving ontvangen Na het verstrijken van de aanmeldingstermijn vindt de beoordeling van de aanmeldingen plaats. Dit gebeurt door toetsing van de ingediende informatie aan de uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en selectiecriteria die in hoofdstuk 7 zijn opgenomen. De beoordeling vindt in deze eerste fase van de aanbesteding stapsgewijs plaats. De eerste stap is een toets op de compleetheid van de ingediende informatie. De tweede stap bestaat uit een toets aan de uitsluitingsgronden en algemene uitsluitingscriteria. De derde stap bestaat uit de toetsing van gegadigden aan minimumeisen op het gebied van financiële en economische draagkracht en de formele eisen met betrekking tot de beroepsbekwaamheid. De vierde stap ten slotte, bestaat uit een toets aan de eisen van


14


technische bekwaamheid en het daarna maken van een rangschikking van de overbleven geïnteresseerden op basis van in hoofdstuk 7 beschreven selectiecriteria. In het navolgende worden deze stappen nader uitgewerkt. Rangschikking van overgebleven gegadigden op basis van selectiecriteria is alleen nodig als dit er meer zijn dan het aantal dat u wilt uitnodigen voor het doen van een inschrijving. In de praktijk zal dat vrijwel altijd het geval zijn. Het is geen uitzondering dat zich bij een Europese aanbesteding van architectendiensten meer dan vijftig architectenbureaus melden.

6.2.1 Toets op compleetheid Een door de aanbestedende dienst aangewezen persoon (of werkgroep) toetst de informatie die door geïnteresseerde architecten (-bureaus) is ingediend, op volledigheid. Het toetsingskader wordt gevormd door de eisen die in hoofdstuk 8 van deze Selectieleidraad zijn gesteld aan de in te dienen informatie. Het ongemotiveerd ontbreken van gevraagde gegevens leidt tot uitsluiting. Als een geïnteresseerd architectenbureau om welke reden dan ook niet in staat is om een vraag te beantwoorden of gegevens (compleet) te overleggen, dient deze aan te geven wat de reden daarvan is. De Selectiecommissie beoordeelt of het betreffende architectenbureau alsnog kan deelnemen, al dan niet na aanvulling van de ontbrekende informatie. Architectenbureaus die op basis van deze toets op compleetheid worden uitgesloten van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure, ontvangen hiervan een schriftelijke en gemotiveerde mededeling. 6.2.2 Toets op algemene uitsluitingscriteria Aan de hand van de in Artikel 45 Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten opgenomen uitsluitingsgronden en de eigen verklaringen van de architecten(-bureaus) die zich hebben aangemeld, stelt een door de aanbestedende dienst aangewezen persoon (of werkgroep) vast of architecten(-bureaus) moeten worden uitgesloten van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure. De toetsing aan de algemene uitsluitingsgronden vindt doorgaans plaats aan de hand van een vragenlijst, aan de hand waarvan gegadigden zelf moeten verklaren of zij aan de uitsluitingscriteria voldoen. In de regelgeving is bepaald dat voor bepaalde uitsluitingsgronden de ondernemer bewijsstukken moet kunnen overleggen. Zo moet een gegadigde certificaten kunnen overleggen, waarin ‘bevoegde instanties’ uit de lidstaat waar de gegadigde is gevestigd, verklaren dat de betreffende onderneming op het moment van aanmelding heeft voldaan aan alle verplichtingen ten aanzien van de betaling van sociale verzekeringslasten en verschuldigde belastingen. Het is aan te bevelen om dergelijke formele bewijsstukken zo laat mogelijk op te vragen, om niet alle geïnteresseerden op kosten te jagen. U moet als aanbestedende dienst bij de uitnodiging tot inschrijving u er van vergewissen dat de gegadigden voldoen aan de selectiecriteria. Dat is dus het laatste moment waarop u deze stukken kunt vragen.

Architecten(bureaus) die op basis van deze toets op algemene uitsluitingsgronden worden uitgesloten van verdere deelname, ontvangen hiervan een schriftelijke en gemotiveerde mededeling.


15


6.2.3 Toetsing aan eisen van financiële en economische draagkracht en formele eisen met betrekking tot beroepsbekwaamheid De door de aanbestedende dienst aangewezen persoon (of werkgroep) toetst de informatie van de architectenbureaus die zich hebben aangemeld, aan de minimumeisen op het gebied van de beroepsbekwaamheid en financiële en economische draagkracht. Architectenbureaus die niet aan deze eisen voldoen, worden uitgesloten van verdere mededinging. Zij ontvangen hiervan een schriftelijke en gemotiveerde mededeling. De toetsing aan de geschiktheidcriteria (bij stap 3 en de volgende stap 4) is de kern van de beoordeling in selectiefase. Het is dan ook van belang in de voorbereiding tijd en aandacht te besteden aan het opstellen van de geschiktheidcriteria. Die criteria moeten voortvloeien uit en nauw samenhangen met uw Ambitiedocument. In het deel ‘Proces van Aanbesteden’ van deze Werkmap is de aanbeveling opgenomen terughoudend te zijn met het stellen van financieel-economische eisen, omdat deze u bij intellectuele dienstverleners (zoals architectenbureaus) het minste informatie en/of zekerheid geven. Financieel-economische gegevens geven een zekere indicatie wat betreft de omvang en continuïteit van een onderneming, maar een architectenbureau kan de risico’s die samenhangen met omvang en continuïteit op een andere manier borgen.Voor de beantwoording van de vraag of een bureau uw opdracht goed kan uitvoeren, ofwel geschikt is uw opdracht uit te voeren, zijn technische bekwaamheidseisen belangrijker dan financieel-economische eisen. Áls u financieel-economische eisen stelt, moeten deze in overeenstemming zijn met daadwerkelijke risico’s die u wilt afdekken. Zie ook de aanwijzingen/aanbevelingen bij paragraaf 7.2.2 van dit Model en in het deel ‘proces van aanbesteden’.

6.2.4 Toetsing aan eisen van technische bekwaamheid Deze laatste toetsing in fase 1 van de aanbestedingsprocedure wordt uit-gevoerd door de Selectiecommissie en is bedoeld de technische bekwaamheid te toetsen en te komen tot een shortlist van maximaal [aantal, doch minimaal vijf] gegadigden die worden uitgenodigd tot het doen van een inschrijving. Architectenbureaus die zich aanmelden, wordt gevraagd bewijsmiddelen in de vorm van documentatie van maximaal [aantal] referentieprojecten of [andere in artikel xx Bao genoemde bewijsmiddelen benoemen] in te leveren, waaruit de technische en organisatorische bekwaamheid voor het uitvoeren van de opdracht moge blijken. Zij dienen in een schriftelijke toelichting aan te geven waarom ze juist voor deze bewijsmiddelen hebben gekozen. De selectiecommissie beoordeelt in een plenaire vergadering de bewijsmiddelen met bijbehorende toelichtingen aan de hand van de criteria die zijn genoemd in paragraaf 7.3 van deze Selectieleidraad. De aanbestedende dienst draagt zorg voor een uitgebreide verslaglegging van de beraadslagingen van de selectiecommissie. De aard van de opdracht brengt bij architectenselecties met zich mee dat de beoordeling voor de selectiecommissie deels subjectief is. Met name de kwalitatieve aspecten dragen een zekere subjectiviteit in zich. Dat is op zichzelf toegestaan, mits de beoordeling transparant en niet-discriminerend is. De beoordelingsvrijheid van de selectiecommissie is niet onbeperkt. Het is aan te bevelen een uitgebreid verslag te maken van het overleg van de commissie zodat de beoordeling ook achteraf verifieerbaar is.Verder moet er vooraf enige duidelijkheid zijn hoe de selectiecommissie de kwalitatieve selectiecriteria zal beoordelen. Als u maatstaven kunt formuleren, dan dient u die in de Selectieleidraad op te nemen.


16


Wanneer er na de toetsing op de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen meer dan het maximaal aantal te selecteren architectenbureaus over zijn, bepaalt de selectiecommissie in een plenaire vergadering in onderling overleg en per criterium de volgorde van de geïnteresseerde architecten. Als er bijvoorbeeld twaalf architectenbureaus over zijn, krijgt het architectenbureau dat voor een bepaald criterium als beste wordt beoordeeld, twaalf punten. De gegadigde met de laagste beoordeling krijgt één punt voor het betreffende criterium. De ranking van architectenbureaus kunt u naast voorgaand simpel systeem, nog aanvullen met wegingsfactoren. Een voorbeeldbepaling kan luiden: [De scores per criterium worden vermenigvuldigd met de wegingsfactoren die voor de verschillende criteria zijn vastgesteld, waardoor een gewogen score per gegadigde en per criterium ontstaat. Door de gewogen scores per gegadigde bij elkaar op te tellen, ontstaat een totaalscore per gegadigde. Dit is geïllustreerd in onderstaand schema.] Gegadigde Criterium 1 Criterium 2 Criterium 3 Criterium 4 Criterium 5 Totaalscore Let op: de hier beschreven procedure is slechts één van de mogelijkheden om tot de selectie van uit te nodigen architecten te komen. Afhankelijk van de specifieke kenmerken van een ontwerpopgave kunt u andere procedures gebruiken.

De wegingsfactoren in het schema zijn bedoeld als voorbeeld en moeten uiteraard per project worden vastgesteld.

Alternatieve beoordelingsmethode Een alternatieve beoordelingsmethode is de volgende. Geïnteresseerde architecten mogen voor ieder selectiecriterium één referentieproject inleveren. Het is toegestaan om voor meerdere selectiecriteria één en hetzelfde referentieproject in te dienen. Bij de beoordeling van de mate waarin aan een selectiecriterium wordt voldaan, wordt het referentieproject van een gegadigde voor dat criterium afzonderlijk vergeleken met het referentieproject van elk van de andere gegadigden voor hetzelfde criterium. Op basis van deze vergelijkingen worden de volgende puntenscores toegekend aan een gegadigde: - indien het referentieproject van gegadigde beter dan het referentieproject van de andere gegadigde voldoet aan het betreffende criterium: 2 punten; - indien het referentieproject van gegadigde in dezelfde mate dan het referentieproject van de andere gegadigde voldoet aan het betreffende criterium: 1 punt; - indien het referentieproject van gegadigde in mindere mate dan het referentieproject van de andere gegadigde voldoet aan het betreffende criterium: 0 punten

De totale puntenscore van een gegadigde wordt nu als volgt bepaald: - de scores per selectiecriterium worden bij elkaar opgeteld, waardoor een relatieve puntenscore per criterium ontstaat; - deze relatieve puntenscore wordt vermenigvuldigd met de wegingsfactor die aan het betreffende criterium is toegekend, waardoor een gewogen score per criterium ontstaat; - de gewogen scores per selectiecriterium worden bij elkaar opgeteld, waardoor een totaalscore voor de gegadigde ontstaat.


17

Score

Weging in % 25 25 20 20 10 100

Gewogen score


Deze methode leidt uiteindelijk tot dezelfde beoordelingsmatrix als hierboven is weergegeven, maar de scores komen op een andere, wat nauwkeuriger manier tot stand.

Let op: welke selectiemethode u ook kiest, in de selectie van een architect blijft onvermijdelijk een subjectief element zitten. Een goede verslaglegging, maatstaven en bijvoorbeeld een beoordelingsmatrix bieden een zekere schijnnauwkeurigheid, maar zijn de beste beschikbare methode om het selectieproces te objectiveren en – zeer belangrijk – ook achteraf controleerbaar te maken. Juist omdat een zekere subjectiviteit niet is te vermijden, is het belangrijk om de procedure zeer transparant te maken en duidelijk te omschrijven in de Selectieleidraad.

Soms bepalen opdrachtgevers dat er extra punten te verdienen zijn, wanneer een geïnteresseerd architectenbureau referenties kan laten zien die veel lijken op het gebouw waarvoor de architectendiensten worden aanbesteed. Bijvoorbeeld wanneer er een architect voor een museum wordt gezocht, kunnen geïnteresseerden die aantoonbare ervaring hebben met het ontwerpen van musea, extra punten verdienen. In de praktijk kan dit erop neerkomen, dat architecten die nog nooit een museum hebben ontworpen, zo goed als worden uitgesloten, terwijl ze de opdracht heel goed zouden aankunnen. De BNA raadt u daarom af een dergelijke ‘bonus’ toe te kennen.

De aanbestedende dienst maakt een procesverbaal op van fase 1 van de aanbestedingsprocedure. Dit proces-verbaal omvat de vier stappen in de selectie en beschrijft de gevolgde toetsingsprocedures en de resultaten daarvan. De aanbestedende dienst stuurt dit procesverbaal naar alle gegadigden die aan fase 1 van de aanbesteding hebben deelgenomen. Het opstellen van zo’n proces-verbaal is niet verplicht. Uitgangspunt is wel dat de gang van zaken bij de beoordeling en besluitvorming naderhand toetsbaar moet zijn. In de Werkmap is het uitgangspunt dat de aanbestedende dienst wel een proces-verbaal opmaakt. Het getuigt van zorgvuldigheid en openheid, wanneer de verantwoording en motivatie (neergelegd in het proces-verbaal) ongevraagd aan alle afgewezen architecten wordt verstrekt.

6.2 Fase 2: inschrijving en gunning De vijf gegadigden met de hoogste totaalscores zullen een uitnodiging tot inschrijving ontvangen. De aanbestedende dienst zal kort na de uitnodiging tot inschrijving zijn ambities en doelstellingen en de opdracht in een bijeenkomst met de [getal] gegadigden nader toelichten. Onder een ‘inschrijving’ wordt in dit verband verstaan: het op schrift stellen en presenteren van een visie op de ontwerpopgave. Iedere gegadigde krijgt afzonderlijk de gelegenheid om in een sessie van [aantal] uur voor de Selectiecommissie zijn visie op de opgave te presenteren. De visie op de ontwerpopgave moet worden gezien als een persoonlijk antwoord op de doelen en ambities van de opdrachtgever, gegeven het globale programma van eisen en de situatie. Uitdrukkelijk wordt hier geen ontwerp of een maquette gevraagd, maar een visie. Deze kan worden geïllustreerd met referentiebeelden of – waar opportuun – met schetsen. Om meer focus te geven aan het schriftelijke deel van de visie, zal de aanbestedende dienst een ‘aanvraag visie op de ontwerpop-gave’ opstellen. Daarin wordt een aantal specifieke onderwerpen genoemd, waaraan de gegadigden in hun visies aandacht dienen te besteden; een prijsaanbieding voor de in bijlage [nummer bijlage] van deze Selectieleidraad gespecificeerde architectendiensten, inclusief de verschotten.


18


Ten behoeve van deze tweede fase van het aanbestedingsproces zal de aanbestedende dienst een Gunningsleidraad opstellen, met beschrijvingen van de te volgen procedure, de gunningscriteria en de beoordelingsmethoden. De gunningscriteria en de eventueel daaraan te koppelen wegingsfactoren


19


7 Uitsluitingsgronden, geschiktheids- en selectiecriteria

Bij de onderhavige selectieprocedure worden de in dit hoofdstuk omschreven criteria gehanteerd.Voor de beoordeling of de gegadigden aan deze criteria voldoen, dienen zij onder meer de in Bijlage 1 opgenomen vragenlijst in te vullen. Daarnaast dienen zij de in hoofdstuk 8 genoemde informatie te overleggen. 7.1 Uitsluitingsgronden Van deelname aan de aanbestedingsprocedure kan worden uitgesloten een ieder die verkeert in omstandigheden als genoemd in artikel 45 lid 1 en [artikel 45 lid 3a t/m 3d en 3g – NB: dit is facultatief] van het Besluit van 16 juli 2005, houdende regels betreffende de procedures voor het gunnen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten (Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten). [Eveneens kan worden uitgesloten een ieder die niet aan haar verplichtingen heeft voldaan als genoemd in artikel 45 lid 3e en 3f van het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten – NB: dit is facultatief]. De aanbestedende dienst is verplicht om de uitsluitingsgronden als genoemd in artikel 45 lid 1 van het Bao toe te passen, tenzij er ‘dwingende redenen van algemeen belang’ zijn om daarvan af te wijken. De uitsluitingsgronden genoemd in artikel 45 lid 3 van het Bao zijn facultatief. Deze moet u alleen toepassen als u hebt aangekondigd dat u ze zult toepassen. Zie verder ook de Juridische Bijlage 2, waarin ook is beschreven wat de uitsluitingsgronden inhouden. U mag geen andere dan de in artikel 45 genoemde uitsluitingsgronden hanteren.

Voor de beoordeling of een gegadigde al dan niet moet worden uitgesloten van deelname aan de aanbestedingsprocedure, zijn de antwoorden op de vragen die zijn opgenomen in onderdeel 1 van de vragenlijst van belang (eigen verklaring van de gegadigde). Op aanvraag van de aanbestedende dienst dienen geïnteresseerden in staat te zijn om binnen een termijn van [termijn in werkdagen] na die aanvraag de volgende bewijsstukken te leveren: - een door een bevoegde instantie uit de lidstaat waar de onderneming is gevestigd, afgegeven certificaat, waaruit blijkt dat de onderneming heeft voldaan aan haar verplichtingen tot betaling van de sociale premies volgens de wettelijke bepalingen waar de onderneming is gevestigd. Het certificaat mag niet eerder zijn afgegeven dan drie maanden voorafgaande aan de uiterste datum van aanmelding. Van deze termijn van drie maanden mag worden afgeweken, wanneer het certificaat de meest recent verkrijgbare informatie bevat; - een door de bevoegde instantie in Nederland of het land waar de onderneming is gevestigd afgegeven certificaat, waaruit blijkt dat de onderneming heeft voldaan aan haar verplichtingen tot betaling van belastingen en heffingen, volgens de wettelijke bepalingen van Nederland of het land waarin de onderneming is gevestigd. Het certificaat mag niet eerder zijn afgegeven dan drie maanden voorafgaande aan de uiterste datum van aanmelding.Van deze termijn van drie maanden mag worden afgeweken, wanneer het certificaat de meest recent verkrijgbare informatie bevat. Het is toegestaan geïnteresseerden te verplichten deze certificaten al direct bij de aanmelding in te dienen. Dit levert echter alleen onnodige administratieve lasten op zowel voor u als voor het inschrijvende architectenbureau. In deze Werkmap Europees aanbesteden is het uitgangspunt daarom een Eigen verklaring van de gegadigden.


20


Naast de hier genoemde certificaten kunt u nog andere bewijsstukken vragen, zoals een verklaring van een rechtbank dat het bedrijf niet in staat van faillissement of liquidatie verkeert. Zie ook artikel 46 van het Bao (Juridische Bijlage 2). U beslist zelf of u dit wilt opnemen. In deze Werkmap is het uitgangspunt dat u de bewijsstukken niet eerder dan bij de selectie van (minimaal) vijf gegadigden daadwerkelijk vraagt en in de eerste fase van het aanbestedingsproces volstaat met een eigen verklaring van de gegadigden.

7.2 Geschiktheidcriteria De geschiktheidscriteria vormen minimumeisen en zijn onderverdeeld naar criteria met betrekking tot de beroepsbekwaamheid, criteria met betrekking tot financiële en economische draagkracht en criteria met betrekking tot technische bekwaamheid. Geschiktheidscriteria mogen volgens het Bao in algemene termen slechts betrekking hebben op financiële en economische draagkracht en technische bekwaamheid en/of beroepsbekwaamheid. Daarbinnen is niet geregeld welke eisen wel of niet mogen worden gesteld. Dat is helemaal afhankelijk van het specifieke project. De criteria moeten wel te maken hebben met de opdracht; een criterium dat geen relatie heeft met de opdracht die u aanbesteedt, is niet toegestaan.

7.2.1 Beroepsregister en vertegenwoordiging De gegadigde dient ingeschreven te zijn in het Architectenregister of in een beroepsregister, overeenkomstig de wetgeving van het vestigingsland van de gegadigde. Let op: regelmatig wordt geëist dat een architect moet zijn ingeschreven in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel. Maatschappen en eenmanszaken zijn evenwel niet in het Handelsregister opgenomen. De maatschapsvorm is in de architectenbranche niet ongebruikelijk, ook niet bij grotere architectenbureaus. Een dergelijke eis is dus lang niet altijd zinvol.

Voor de beoordeling of een gegadigde beroepsbekwaam kan worden geacht, zijn de antwoorden in onderdeel 2 van de Vragenlijst van belang (Eigen verklaring van de gegadigde). Op aanvraag van de aanbestedende dienst dienen gegadigden in staat te zijn om binnen een termijn van [termijn in werkdagen] na die aanvraag de volgende bewijsstukken te leveren: - een bewijs van inschrijving in het Architectenregister 7.2.2 Financiële en economische draagkracht Algemeen geldt, dat de gegadigde aantoonbaar over de financiële en economische draagkracht dient te beschikken die noodzakelijk is om de opdracht naar behoren uit te kunnen voeren. In deze fase van de selectie toetst u of het architectenbureau geschikt is de opdracht uit te voeren. Financiële eisen verschaffen u bij de selectie van architectendiensten de minste informatie voor de vraag of het bureau geschikt is, c.q. de opdracht ‘aan kan’. De BNA adviseert u zich daarvoor vooral te richten op de bekwaamheidseisen. Het deel ‘Proces van aanbesteden’ van de Werkmap Europees Aanbesteden gaat hier verder op in. Het doel van het stellen van eisen aan de financiële en economische draagkracht is het beperken van financiële risico’s die u als aanbestedende dienst loopt. U toetst de financiële draagkracht om te beoordelen wat de financiële betrouwbaarheid van het architectenbureau is. U wilt voorkomen dat u een architectenbureau kiest waarvan u vooraf had kunnen


21


inschatten dat het bureau bij verlening van deze opdracht in zodanige financiële problemen zou komen tijdens de uitvoering, dat het de opdracht daardoor niet meer kan uitvoeren. In de praktijk beperken financiële eisen zich vaak tot omzeteisen.Wanneer u wilt weten of een architectenbureau een opdracht met een omvang als van uw project aankan, is de waarde van omzetcijfers echter betrekkelijk. Gegevens over wat een bureau in het recente verleden heeft gerealiseerd, weerspiegelen niet noodzakelijkerwijs de potenties van dat bureau. De Werkmap gaat in het eerste deel uitgebreider in op (voor- en nadelen van) financiële eisen bij een architectenselectie. Mocht u niettemin omzeteisen willen stellen, dan lijkt een omzeteis van 1 à 2 maal het honorariumbedrag van één jaar reëel. Daarmee hebt u voldoende zekerheid dat de gegadigde niet geheel afhankelijk is van de onderhavige opdracht en houdt u rekening met de flexibiliteit van een architectenbureau.

Als u een bepaalde financiële eis stelt, geef het architectenbureau dan ook de ruimte met andere bewijsmiddelen aan te tonen dat hij voldoet.

Meer concreet gelden de volgende minimumeisen: [....] [....]

-

-

-

De financiële eisen moeten toegespitst zijn op de opdracht. Een voorbeeldeis is: Gegadigde moet kunnen aantonen dat – in het geval hij de opdracht krijgt de continuïteit van de uitvoering van de opdracht is gewaarborgd, wanneer deze door onvoorzienbare omstandigheden gedurend langere tijd wordt onderbroken.Tot de bewijsstukken kunnen behoren: jaarrekeningen, indien beschikbaar, waaruit blijkt dat de totale omzet, gemaakt met de uitvoering van architectendiensten over de laatste twee boekjaren (20.., 20.. ) gemiddeld tenminste [bedrag] bedroeg; een overzicht van de actuele orderportefeuille; zorgsystemen en/of samenwerkingsovereenkomsten met collega-bureaus; [ander bewijs dat de continuïteit van de opdracht is gewaarborgd]; Indien gegadigde in combinatie aanbiedt, gelden de bovengenoemde eisen in gelijke mate voor de combinatie als geheel.

Door de gelegenheid te bieden om in combinatie aan te bieden, biedt u ook kleine en/of beginnende architectenbureaus de mogelijkheid om mee te dingen. Grotere, gevestigde bureaus vinden het dikwijls leuk om beginnende, relatief onervaren talenten te begeleiden. Een klein architectenbureau kan ook samenwerking zoeken met een facilitair bureau.

Voor de beoordeling of een gegadigde voldoet aan eisen van financiële en economische draagkracht, zijn de antwoorden in onderdeel 3 van de Vragenlijst van belang (Eigen verklaring van de gegadigde). Op aanvraag van de aanbestedende dienst dienen gegadigden in staat te zijn om binnen een termijn van [termijn in werkdagen] na die aanvraag de bovengenoemde bewijsstukken te leveren. 7.2.3 Technische bekwaamheid De gegadigde dient technisch in staat te worden geacht de opdracht te kunnen uitvoeren binnen de randvoorwaarden die de aanbestedende dienst stelt ten aanzien van kwaliteit, kosten en tijd. Daarbij gelden de volgende eisen. De eisen aan de technische bekwaamheid van het architectenbureau zijn de kern van de selectiefase. Meer dan met de financiële eisen kan hier getoetst worden of het architectenbureau geschikt is en de opdracht aan kan.


22


De bekwaamheidseisen moet u dus per project formuleren. Dit is echt maatwerk.

Wij geven hier een voorbeeld van een eis met betrekking tot bepaalde ervaring.

-

-

[De gegadigde] of bij aanmelding in combinatie: de combinatie) dient referenties te kunnen overleggen, waaruit blijkt dat gegadigde ervaring of vergelijkbare ervaring heeft met [omschrijving relevante en noodzakelijke ervaring]. Gegadigde toont de ervaring aan door: overlegging van [aantal] projecten of activiteiten met een complexiteit en/of ambitieniveau, die vergelijkbaar zijn met die van het onderhavige project, zijnde [omschrijving van die ervaringen c.q. elementen uit het Ambitiedocument waarvoor ervaring noodzakelijk is]. […] […] Andere bewijsmiddelen [bewijsmiddelen benoemen]

Gaat u goed na welke competenties noodzakelijk zijn om de opdracht naar behoren uit te voeren.Vraag niet meer competenties.

Als u ten bewijze van de noodzakelijke competenties referenties vraagt, vraag dan naar referenties van projecten met een vergelijkbare complexiteit en beperk u tot de echt noodzakelijke elementen van die complexiteit. Als u referenties vraagt van hetzelfde type (‘soortgelijke of gelijksoortige’) projecten als h et project waarvoor u een architectenbureau zoekt, sluit u mogelijk een groot aantal potentieel geschikte architectenbureaus uit. Dus wanneer u een architect zoekt voor een theater, is het raadzaam om niet uitsluitend referenties te vragen van theaterprojecten, maar van projecten met de complexiteit die vergelijkbaar is met bijvoorbeeld de logistieke vraagstukken van een theater.

Opdrachtgevers stellen wel eisen aan de minimale omvang van projecten die gegadigden eerder hebben gerealiseerd. Zij beogen daarmee een indicatie te hebben, dat een gegadigde een project met een omvang als het uwe aankan. U dient zich er daarbij voor te behoeden, dat deze ‘omvangseis’ niet een verkapte omzeteis wordt. Uw project mag best ‘het grootste project ooit’ zijn van een bureau. Anders kan een bureau nooit groeien. Bovendien zegt de omvang van een project niet zoveel over de creativiteit, originaliteit of het innovatief vermogen van een architect. Kies daarom, als u eisen wilt stellen aan de minimale omvang van eerder werk van een gegadigde, een redelijke waarde. In de GWW-sector vragen opdrachtgevers bijvoorbeeld vaak referenties van projecten met een omvang van dertig tot zestig procent van de omvang van het onderhavige project. U zoekt naar verwachting ook een architectenbureau met bepaalde organisatorische bekwaamheden. Een voorbeeldbepaling kan als volgt luiden.

U zoekt naar verwachting ook een architectenbureau met bepaalde organisatorische bekwaamheden. Een voorbeeldbepaling kan als volgt luiden. De gegadigde dient – al dan niet in combinatie – te kunnen beschikken over een toereikende organisatie met voldoende capaciteit, vakbekwaam personeel en technische en architectonische ervaring om de opdracht naar behoren uit te voeren. Het in te zetten verantwoordelijk en leidinggevend personeel dient te beschikken over voldoende vakbekwaamheid en organisatorisch vermogen. De gegadigde toont dit aan door - […] - […] - Bij de aanmelding moeten namen en Curriculae Vitae van de leiding-


23


gevende medewerkers die aan het project zullen werken, worden ingediend. - […] - Andere bewijsmiddelen. [bewijsmiddelen benoemen] De voertaal in het project is Nederlands. Het door de gegadigde in te zetten leidinggevende personeel dient de Nederlandse taal in woord en geschrift te beheersen. Voor de beoordeling van de technische bekwaamheid van de gegadigde zijn de antwoorden op de vragen in onderdeel 4 van de vragenlijst van belang, inclusief de daarbij in te dienen bewijzen. 7.3 Selectiecriteria voor de selectie van gegadigden De selectiecriteria voor de selectie van gegadigden dienen om een rangorde aan te brengen in de gegadigden, die zich op basis van de uitsluitingsgronden en de geschiktheidscriteria hebben gekwalificeerd. De voor het onderhavige project geformuleerde selectiecriteria vloeien voort uit de doelstellingen en ambities van de opdrachtgever /gebruikers, zoals die zijn verwoord in het Ambitiedocument. Specifiek gaat het om de volgende criteria: - […] - […] - […] De selectiecriteria zijn echt maatwerk.Te denken valt bijvoorbeeld aan de mate waarin het bureau – op basis van referentieprojecten – in staat is om een aantal specifieke aspecten die relevant zijn voor het onderhavige project – weet op te lossen. Let u op: u mag hier geen eisen stellen die gericht zijn op uw specifieke opdracht: die toetsing vindt pas plaats in de tweede fase (gunningsfase). Het gaat er hier om de vraag of het architectenbureau geschikt is (de kwalificaties heeft) om de opdracht uit te voeren.Voorbeelden: - integratie in complexe en/of historische omgeving; - duurzaam bouwen, - conceptuele architectuur; - architectonische uitstraling; - kosten; - flexibiliteit; - functionele kwaliteit.

Selectiecriteria kunnen ook in meer algemene zin worden gericht op de ontwerpcapaciteiten die relevant zijn voor de onderhavige opdracht. Daarbij kunt u bijvoorbeeld denken aan de volgende capaciteiten. - Functioneel ontwerpen: het vermogen om een functioneel ontwerp op te stellen, vergelijkbaar met hetgeen is omschreven in het Ambitiedocument, waarbij in het ontwerp rekening is gehouden met [met name te noemen specifieke kenmerken van het project dat wordt aanbesteed]. - Conceptueel vermogen: de vaardigheid om het idee dat ten grondslag ligt aan de verbeelding, te realiseren, alsmede de vaardigheid om een samenhangend stedenbouwkundig en architectonisch concept te formuleren. - Creatief vermogen: het kunnen ontwerpen van een gebouw met een eigen karakter, waarin bovendien de wensen van de opdrachtgever en de kenmerken van de locatie tot hun recht komen. - Innovatief vermogen: de capaciteit tot het ontwerpen gericht op vernieuwing, zoals die tot uiting komen in specifieke benaderingen van de opgave, geïntegreerd ontwerpen en/of vernieuwende oplossingen (in materiaalgebruik, keuze van systemen en dergelijke).


24


Let op de beoordeling van deze capaciteiten vragen veel deskundigheid van de zijde van de opdrachtgever. Om te kunnen uitleggen waarom de beoordeling op een bepaalde wijze is uitgevallen, kan het bijvoorbeeld nodig zijn om een architectuurcriticus of -historicus bij de beoordeling te betrekken.

Van de gegadigden wordt daarnaast een motivatie gevraagd van de keuze van de bewijsmiddelen (referentieprojecten of andere bewijsmiddelen).Waarom zijn juist deze projecten of andere bewijsmiddelen gekozen in relatie tot de ambities van de opdrachtgever en de gestelde criteria? De gegadigden kunnen deze motivatie vergezeld doen gaan van een beknopte omschrijving van de architectuuropvatting van het bureau (maximaal 1x A4), ondersteund door relevant beeldmateriaal. Met name de laatstgenoemde informatie (motivatie van de keuze van referentieprojecten, architectuuropvatting in relatie tot de ambities van de opdrachtgever) kan veel informatie opleveren, op basis waarvan de selectiecommissie een rangorde kan bepalen. De beoordeling van deze aspecten is onvermijdelijk in zekere mate subjectief. Dat is geen bezwaar, mits het beoordelingsproces transparant en naspeurbaar is.


25


8 Overzicht in te dienen informatie

[Neem hier een overzicht op van de informatie die u direct bij aanmelding van de gegadigden wenst te ontvangen en van de ‘bewijsstukken’ die u desgewenst in tweede instantie wilt kunnen ontvangen].


26

3 Model Aanvraag Ontwerpvisie Vooraf In de tweede fase maakt u als aanbestedende dienst een definitieve keuze uit de overgebleven vijf (of meer) architecten op basis van hun inschrijvingen. Deze Werkmap laat die inschrijving bestaan uit twee onderdelen: een visie op de ontwerpopgave en een prijsopgave voor de gewenste architectendiensten. Om meer focus te geven aan de bedoelde visie kunt u bij de uitnodiging tot inschrijving een ‘aanvraag visie op de ontwerpopgave’ voegen. In dit Model Aanvraag visie op de ontwerpopgave treft u aanwijzingen voor het opstellen van zo’n aanvraag. In de aanvraag geeft u aan welke aspecten u in de visies van de gegadigde architecten specifiek belicht wilt zien. Deze aspecten moeten voortvloeien uit de inhoud van het Ambitiedocument dat u eerder voor het project hebt opgesteld (en dus uit de beleidsdoelen van u en uw gebruikers).Vervolgens moeten dezelfde aspecten ook weer terugkomen in de gunningscriteria (zie Model 4 Model Gunningsleidraad). Beleidsdoelen, Ambitiedocument, Aanvraag visie op de ontwerpopgave en gunningscriteria moeten één consistent geheel vormen. Deze Werkmap Europees aanbesteden gaat er vanuit dat de architecten-bureaus de visie op de ontwerpopgave schriftelijk indienen en op basis daarvan een mondelinge presentatie geven. Het is aan te bevelen om daarbij – eventueel per onderdeel – de maximale omvang in pagina’s A4 aan te geven.


27

Model Aanvraag Ontwerpvisie

Invulmodel Model Aanvraag Ontwerpvisie Aanvraag visie op de ontwerpopgave ten behoeve van de aanbesteding van architectendiensten voor het project [naam project] te [plaatsnaam]. 1 Inleiding Deze Aanvraag visie op de ontwerpopgave is door [aanbestedende dienst] te [plaatsnaam], Nederland, opgesteld in het kader van de aanbesteding van architectendiensten voor het project [naam project] te [plaatsnaam]. Het gaat om een Europese aanbesteding; de gevolgde procedure is de niet-openbare procedure. Deze Aanvraag maakt deel uit van de documenten ten behoeve van de tweede fase van de aanbestedingsprocedure. In de eerste fase van de aanbesteding is aan de hand van de Selectieleidraad ‘[naam Selectieleidraad]‘ d.d. [datum] en de daarin verwoorde selectiecriteria een shortlist gemaakt van [aantal] architectenbureaus uit de [aantal] bureaus die zich als gegadigden voor deze aanbesteding hadden aangemeld. De architectenbureaus op de shortlist worden uitgenodigd om een inschrijving te doen, bestaande uit twee delen, te weten (de presentatie van) een visie op de ontwerpopgave en een prijsaanbieding. In deze Aanvraag visie op de ontwerpopgave geeft de aanbestedende dienst aan welke aspecten van de opgave zij in de verschillende visies specifiek belicht wil zien.Van de gegadigden worden in dit stadium uitdrukkelijk visies gevraagd en geen ontwerp. Desgewenst kunnen de gegadigden hun visies ondersteunen met referentiebeelden en/of schetsen, waarbij die beelden niet noodzakelijkerwijs eigen projecten van de gegadigden hoeven te betreffen.


28


2 Vraagstelling

De vraagstelling in deze Aanvraag is voor het grootste deel afgeleid uit het Ambitiedocument ‘[titel Ambitiedocument]‘ d.d. [datum] en heeft een nauwe relatie met de gunningscriteria die ten behoeve van de finale selectie van de architect zijn geformuleerd in de Gunningleidraad ‘[naam Gunningsleidraad]’ d.d. [datum]. Daarnaast wordt de visie van de gegadigden gevraagd op een aantal organisatorische aspecten van de opgave. Het is van belang de gegadigden uit te nodigen c.q. te dwingen tot kernachtige statements. Het vragen van visies, en niet bijvoorbeeld een schetsontwerp of allerlei maquettes, past in een evenwichtige aanbestedingsprocedure.Visies hebben echter ook een vaag en moeilijk toetsbaar element. Het architectenbureau moet niet in de verleiding komen algemene, wijdlopige verhalen te schrijven vol sociaal wenselijke antwoorden. U voorkomt dat door uw vragen scherp en puntig te formuleren en alleen visies te vragen die echt relevant zijn voor de opgave c.q. de opdracht.

U kunt de architectenbureaus verder een maximum aan A4 opleggen. Als u dat doet, houdt dan ook streng de hand aan het toegestane maximum aantal pagina’s tekst. Geef bijvoorbeeld in de aanvraag of de Gunningsleidraad aan, dat de Selectiecommissie na het toegestane aantal pagina’s ophoudt met lezen.

Let op voor de beoordeling en dus de uiteindelijke architectenkeuze zijn de mondelinge presentaties belangrijker dan de op schrift gestelde visies. De schriftelijke bijdragen zijn ondersteunend en dragen gespreksonderwerpen aan voor de mondelinge interactie. U kunt de gegadigden ook vragen om hun visiepresentaties te ondersteunen met presentatiepanelen in plaats van met geschreven teksten. Ook dan is het aan te bevelen om het aantal panelen per gegadigde te beperken, bijvoorbeeld tot maximaal twee of drie panelen op A0-formaat.

2.1 Visie op het project als geheel a In het Ambitiedocument is de kern van de opgave beschreven, inclusief de organisatiedoelen en ambities van de opdrachtgever en de gebruikersorganisatie. Beschrijf s.v.p. uw visie op de opgave als geheel en geef aan waarom u bij uitstek de partij bent die de doelen en ambities van opdrachtgever en gebruikersorganisatie kan waarmaken. (Maximaal [...] A4 tekst) 2.2 Ruimtelijke en architectonische kwaliteit b Geef s.v.p. uw visie op de stedenbouwkundige inpassing van het project. Besteed daarbij specifiek aandacht aan [noem hier aspecten die in het Ambitiedocument als relevant zijn aangemerkt, bijvoorbeeld: inpassing van een nieuw gebouw in een historisch gevoelige context, bereikbaarheid, bijdrage aan de kwaliteit van de stedenbouwkundige ruimte, enzovoort] (Maximaal [...] A4 tekst) Geef uw visie op de architectuurstijl die u voor dit project geëigend acht. Motiveer uw visie vanuit de ambitie die in het Ambitiedocument ten aanzien van de architectuur is gesteld. U kunt uw visie desgewenst met referentiebeelden en/of schetsen illustreren. (Maximaal [...] A4 tekst, inclusief referentiebeelden en/of schetsen) c [...]


29


Visies ten aanzien van ruimtelijke en architectonische kwaliteit laten zich doorgaans beter en sneller formuleren (en beoordelen!) in de vorm van beelden en schetsen, dan in de vorm van teksten.Voorkom echter dat dit ‘ontaardt’ in een ontwerp, ofwel in hoge kosten voor de gegadigden, stel een duidelijke grens aan de maximaal toelaatbare omvang.

2.3 Milieu en duurzaamheid a Geef s.v.p. in grote lijnen aan hoe u invulling denkt te kunnen geven aan de doelstellingen en ambities van opdrachtgever en gebruikersorganisatie op het gebied van milieu en duurzaamheid. Besteed daarbij specifiek aandacht aan [het is hier van belang concrete relevante aspecten te noemen waaraan in het Ambitiedocument ook werkelijk aandacht is besteed, bijvoorbeeld: energieconcept, materiaalgebruik, beperking milieubelasting, gewenste niveau conform de methode GreenCalc+. Als u hier niet concreet wordt, is de kans op algemene weinigzeggende verhalen groot.]. (Maximaal [...] A4 pagina’s A4 tekst) b [...] 2.4 Kwaliteit van de werkplek a Geef s.v.p. aan hoe u in grote lijnen invulling denkt te geven aan de doelen en ambities ten aanzien van de kwaliteit van de werkplek. Besteed daarbij aandacht aan [het is hier van belang concrete relevante aspecten te noemen die in het Ambitiedocument als zodanig zijn aangemerkt, bijvoorbeeld toe te passen kantoorconcepten, binnenklimaat, integrale toegankelijkheid, enzovoort) Als u hier niet concreet wordt, is de kans op algemene weinigzeggende verhalen groot]. U kunt uw visie desgewenst met referentiebeelden illustreren. (Maximaal [...] pagina’s A4). b [...] 2.5 Toekomstwaarde en flexibiliteit a Wat zijn in uw visie de meest geëigende oplossingsrichtingen voor het realiseren van de ambities op het gebied van de flexibiliteit van de huisvesting. Besteed daarbij s.v.p. specifiek aandacht aan [noem hier relevante aspecten die in het Ambitiedocument zijn genoemd, zoals opvangen van groei en krimp in de toekomst, opvangen van organisatorische veranderingen, interne verbouwingen en ver-huizingen, enz]. b [...] (Maximaal [....] pagina’s A4)

a

b c

d


2.6 Organisatorische aspecten Op welke manier werkt u of beoogt u te werken met het ontwerpteam voor deze opdracht en hoe organiseert u de integratie van deelontwerpen van verschillende betrokken disciplines? Beschrijf uw aanpak van het project. Hoe ziet uw eigen, interne project-organisatie eruit? Welke waarborgen hebt u in uw organisatie ingebouwd om ervoor te zorgen dat het ontwerptraject binnen de beschikbare tijd en het beschikbare budget worden afgerond? Beschrijf uw aanpak van het bewaken van [bouwkosten / investeringskosten / exploitatiekosten / levensduurkosten]

30

4 Model Gunningsleidraad Vooraf De Gunningsleidraad beschrijft tot in detail de procedures en de criteria die zullen worden gehanteerd voor de finale architectenkeuze op basis van de inschrijvingen van gegadigden, die daartoe na de selectiefase zijn uitgenodigd. Net als voor de eerste fase van het aanbestedingsproces (de selectie), is het voor de tweede fase van dat proces (inschrijving en gunning) essentieel, dat de procedures en gunningscriteria vooraf zo expliciet en controleerbaar mogelijk worden beschreven en bekend gemaakt.


31

Model Gunningsleidraad

Invulmodel Model Gunningsleidraad Gunningsleidraad ten behoeve van de aanbesteding van architectendiensten voor het project [naam project] te [plaatsnaam]. Inhoud 1 Inleiding 2 Procedure fase 2: inschrijving en gunning 3 Gunningscriteria 4 Planning 5 Overzicht aan te leveren gegevens


32


1 Inleiding

Deze Gunningsleidraad bevat informatie over de tweede fase van de aanbestedingsprocedure voor de selectie van de architect voor het ontwerp van een [omschrijving project] te [plaatsnaam]. De aanbestedende dienst is [naam aanbestedende dienst]. De aanbesteding vindt plaats door middel van een niet-openbare procedure conform het Besluit van 16 juli 2005, houdende regels betreffende de procedures voor het gunnen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten (Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten). De aanbestedingsprocedure kent twee fasen. In de eerste fase is aan de hand van de Selectieleidraad [naam Selectieleidraad] d.d. [datum] en op basis van de daarin beschreven selectiecriteria uit het totaal aantal van [aantal] architectenbureaus dat zich als gegadigden voor deze aanbesteding heeft aangemeld, een shortlist opgesteld van [aantal] gegadigden, die worden uitgenodigd voor het doen van een inschrijving.Van het selectieproces in de eerste fase is verslag gedaan in [naam document], dat op [datum] aan alle gegadigden is toegezonden. De essenties van de opgave zijn beschreven in het document ‘[titel Ambitiedocument]‘ d.d. [datum] dat aan (potentiële) gegadigden beschikbaar is gesteld via de website [URL website]. De gegadigden die een uitnodiging tot inschrijving ontvangen, worden in de tweede fase in de gelegenheid gesteld om – elk afzonderlijk – hun visie te presenteren op het project en het verwezenlijken van de ambities van de opdrachtgever. Daarnaast wordt hen gevraagd een financiële aanbieding te doen. De gevraagde architectendiensten zijn gespecificeerd in een bijlage bij de voornoemde Selectieleidraad. De selectiecommissie die ook betrokken was bij de beoordeling van aanmeldingen in de eerste fase, beoordeelt de inschrijvingen. De opdracht wordt gegund aan de gegadigde met de economisch meest voordelige aanbieding. Aan het gunningscriterium ‘economisch meest voordelige aanbieding’ kunt u toevoegen ‘mits deze past binnen het beschikbare budget’. U introduceert dan wel een extra gunningscriterium. U moet dan ook aangeven wat budget is.

De te volgen procedure in de tweede fase en de gunningscriteria zijn beschreven in de voorliggende Gunningsleidraad, die gegadigden tegelijk met de uitnodiging tot inschrijving ontvangen.


33


2 Procedure fase twee: inschrijving en gunning

2.1 Selectiecommissie [voornaam achternaam] (voorzitter) [functie + organisatie waar het commissielid werkzaam is / groepering die hij/zij vertegenwoordigt] [voornaam achternaam] functie + organisatie waar het commissielid werkzaam is / groepering die hij/zij vertegenwoordigt] [voornaam achternaam] functie + organisatie waar het commissielid werkzaam is / groepering die hij/zij vertegenwoordigt] [voornaam achternaam] functie + organisatie waar het commissielid werkzaam is / groepering die hij/zij vertegenwoordigt] [voornaam achternaam] [architect/architectuurcriticus/architectuurhistoricus en organisatie waar het commissielid werkzaam is] In principe is het mogelijk om voor de fase van inschrijving en gunning een andere commissie te benoemen of de samenstelling van de ‘oude’ commissie te wijzigen. Omwille van de continuïteit en consistentie van beoordelingen is het echter aan te bevelen om voor de tweede fase dezelfde selectiecommissie in te zetten als voor de eerste fase.

2.2 De procedure De vijf gegadigden met de hoogste totaalscores ontvangen een uitnodiging tot inschrijving. De procedure daarna is als volgt. 2.2.1 Presentatie van de vraag door de aanbestedende dienst De aanbestedende dienst zal aan de hand van het Ambitiedocument zijn ambities, doelstellingen en de opdracht in een plenaire bijeenkomst aan de [aantal] gegadigden toelichten. Deze presentatie zal plaatsvinden op [datum en plaats] waarna gezamenlijk de locatie zal worden bezocht. De presentatie van de vraag biedt u de mogelijkheid uw vraag nog een keer toe te lichten. De architecten kunnen dan persoonlijk van u horen wat uw ambities en doelstellingen zijn. Dat geeft hen een steviger basis en meer informatie om een goede aanbieding te doen. U kunt hier ook in ieders bijzijn vragen beantwoorden. Het is van groot belang dat deze bijeenkomst goed verslagen wordt en dat u steeds de beginselen van transparantie, gelijkheid en objectiviteit in acht neemt bij deze presentatie. Geen van de gegadigden mag op enigerlei wijze bevoordeeld worden. Ook moet u er goed op letten dat er geen wijziging of aanvulling van de informatie die in de selectiefase is gegeven (in het Ambitiedocument), plaatsvindt. U benadeelt dan namelijk de oorspronkelijk geïnteresseerden.

2.2.2 Inschrijvingen De gegadigden zijn uitgenodigd tot het doen van een inschrijving. Onder een ‘inschrijving’ wordt in dit verband verstaan: - het op schrift stellen en presenteren van een visie op de ontwerpopgave. Iedere gegadigde krijgt afzonderlijk de gelegenheid om in een sessie van [aantal] uur voor de selectiecommissie zijn visie op de opgave te presenteren. De visie op de ontwerpopgave moet worden gezien als een persoonlijk antwoord op de doelen en ambities van de opdrachtgever, gegeven het globale programma van eisen en de


34


situatie. Uitdrukkelijk wordt hier geen ontwerp of een maquette gevraagd, maar een visie. Deze kan worden geïllustreerd met referentiebeelden of – waar opportuun – met schetsen. Om meer focus te geven aan het schriftelijke deel van de visie, zal de aanbestedende dienst een ‘aanvraag visie op de ontwerpopgave’ opstellen. Daarin wordt een aantal specifieke onderwerpen genoemd, waaraan de gegadigden in hun visies aandacht dienen te besteden; - een prijsaanbieding voor de in bijlage [nummer bijlage] van deze Selectieleidraad gespecificeerde architectendiensten, inclusief de verschotten. Het is ook mogelijk om de ‘aanvraag visie op de ontwerpopgave’ integraal onderdeel te maken van de Gunningsleidraad.

De inschrijvingen moeten uiterlijk op [datum] om [tijdstip] uur binnen zijn bij: [Naam aanbestedende dienst of andere betrokken organisatie] [Postadres] [Bezorgadres] Desgewenst kunt u hier nog nadere eisen en voorwaarden aan de inschrijving opnemen, bijvoorbeeld of het wel of niet is toegestaan om de inschrijvingsdocumenten per fax of per e-mail in te dienen.

Te laat ontvangen inschrijvingen worden niet in behandeling genomen en onge-opend retour gezonden. 2.2.3 Presentatie van visies op de ontwerpopgave Iedere inschrijver krijgt afzonderlijk de gelegenheid om op de dag na de uiterste indieningsdatum, te weten [datum], zijn of haar visie op de ontwerpopgave mondeling te presenteren en toe te lichten aan de selectiecommissie.Voor iedere presentatie is er [30 à 45] minuten beschikbaar, waarna er gedurende [15 à 20] minuten beschikbaar is voor het beantwoorden van vragen van de Selectiecommissie. 2.2.5 Beoordeling van visies op de ontwerpopgave De aanbestedende dienst stelt voorafgaand aan de presentaties de op schrift gestelde visies op de ontwerpopgave ter beschikking van de leden van de Selectiecommissie. De prijsopgaven worden niet aan de Selectiecommissie ter beschikking gesteld, zodat de commissie zich onafhankelijk van de prijs een oordeel kan vormen van de kwaliteit van de inschrijvingen. Na de presentaties beoordeelt de Selectiecommissie de visies op de ontwerpopgave en bepaalt aan de hand van de gunningscriteria die zijn genoemd in hoofdstuk 3 van deze Gunningsleidraad. In een plenaire vergadering bepaalt de commissie in onderling overleg en per criterium de volgorde van de gegadigden. De gegadigde die voor een bepaald criterium als beste wordt beoordeeld, krijgt [aantal punten, afhankelijk van het aantal inschrijvers: wanneer er vijf inschrijvers zijn, krijgt de inschrijver die naar mening van de Selectiecommissie het best scoort op een bepaald criterium, vijf punten]. De gegadigde met de laagste beoordeling krijgt één punt voor het betreffende criterium. [De scores per criterium worden vermenig-


35


vuldigd met de wegingsfactoren die voor de verschillende criteria zijn vastgesteld, waardoor een gewogen score per gegadigde en per criterium ontstaat.] 2.2.6 Bepaling van de economisch meest voordelige aanbieding De economisch meest voordelige aanbieding wordt bepaald door de combinatie van de scores voor de visies op de ontwerpopgave en de prijsopgave, zoals aangegeven in de beoordelingstabel die is opgenomen in hoofdstuk 3 van deze Gunningsleidraad. De tabel toont onder andere de verschillende kwaliteitsaspecten waarop de visies op de ontwerpopgave zullen worden beoordeeld [inclusief de wegingsfactoren die van toepassing zijn. Deze wegingsfactoren zijn uitgedrukt in de vorm van percentages]. Behalve de kwaliteitsaspecten weegt ook de prijsopgave mee bij de beoordeling van de economisch meest voordelige aanbieding. De tabel laat zien dat de prijs voor [getal, bijvoorbeeld 15] % meeweegt in de totaalscore. De laagste inschrijver behaalt voor de prijsopgave een score van [getal dat gelijk is aan het aantal inschrijvers]; de laagste inschrijver scoort één punt. Door per gegadigde de gewogen scores per criterium en voor de prijsopgave bij elkaar op te tellen, ontstaat een totaalscore per gegadigde. De inschrijver met de hoogste totaalscore heeft de economisch meest voordelige aanbieding gedaan. Aan hem of haar wordt de opdracht gegund, mits de aanbieding past binnen het beschikbare budget.Wanneer dit laatste niet het geval is, beslist [het bestuurlijk verantwoordelijk orgaan van de aanbestedende dienst, bijvoorbeeld in het geval van een gemeente het College van B&W] over nader te nemen stappen. 2.2.7 Afhandeling van de procedure De opdrachtgever maakt een schriftelijk verslag van de visiepresentaties, de beoordeling van die presentaties, alsmede van de bepaling van de economisch meest voordelige aanbieding. Dit verslag dient mede ter onderbouwing en motivering van gemaakte keuzen en wordt ter ondertekening aan alle gegadigden toegestuurd. Met de ondertekening verklaren de inschrijvers dat het verslag een correcte weergave is van de gevolgde procedure. Het verdient sterke aanbeveling om veel aandacht te besteden aan de verslaglegging van de gunningsprocedure in al zijn facetten. Een correcte verslaglegging verhoogt de transparantie van het proces en verkleint de kans op geschillen en gerechtelijke procedures. Daarnaast kunnen inschrijvers van een verslag veel leren ten behoeve volgende aanbestedingen. Jurisprudentie leert bovendien, dat ook rechters en arbiters in voorkomende gevallen veel belang hechten aan een goede verslaglegging van de gunningsprocedure.


36


3 Gunningscriteria

De gunningscriteria zijn afgeleid van de inhoud van het document [titel Ambitiedocument voor het project] en hebben een één op één relatie met de vragen die zijn gesteld in de Aanvraag visie op de ontwerpopgave. Onderstaande tabel geeft de gunningscriteria weer, inclusief de wegingsfactoren die zullen worden gehanteerd bij het bepalen van de economisch meest voordelige aanbieding. Let op: de hier weergegeven wijze van beoordelen van inschrijvingen is slechts één van de mogelijke beoordelingsmethoden. Er zijn andere manieren op tot een eindoordeel te komen, mits die transparant zijn en vooraf bekend zijn.

Gegadigde

Score

Visie op het project als geheel Motivatie waarom gegadigde de aangewezen partij is om doelen en ambities te verwezenlijken

Weging in %

A%

Beeldkwaliteit Aspecten: vermogen om gebouw in te passen in historisch gevoelig context, vermogen tot leveren van bijdrage aan kwaliteit stedenbouwkundige ruimte, visie op architectuurstijl in de gegeven situatie voor de gegeven gebruikersorganisatie

B%

Milieu en duurzaamheid Aspecten: visie op de integratie van milieu- en duurzaamheidsaspecten (energie, materiaalgebruik, beperking milieubelasting) in het ontwerp

C%

Kwaliteit van de werkplek Aspecten: visie op de kwaliteit van de werkplek als resultante van vormgeving en differentiatie van werkplekken (werkplekconcepten) en maatregelen t.b.v. het binnenklimaat

0%

Toekomstwaarde en flexibiliteit Aspecten: visie op opvangen van krimp en groei, vermogen tot creëren van oplossingen voor realiseren vermogen tot creëren van oplossingen voor realiseren verstoring van primaire proces

E%

Organisatorische aspecten Aspecten: visie op geïntegreerd ontwerpen, aanpak project, bemensing

F%

Prijsopgave Aspect: hoogte van het prijsaanbod

G%

Totaalscore

100


37

Gewogen score


Toelichting op schema

De gunningscriteria en wegingsfactoren die in de tabel zijn genoemd, zijn eveneens slechts voorbeelden. Criteria en wegingsfactoren moeten per project worden bepaald. De voorbeelden in de tabel zijn afgeleid van de voorbeelden in het Model aanvraag visie op de ontwerpopgave (zie Model 3), om te illustreren dat de Aanvraag visie op de ontwerpopgave en de gunningscriteria een één op één relatie dienen te hebben.

Andere mogelijke gunningscriteria zijn bijvoorbeeld: het vormgevend vermogen van de architect, het probleemoplossend vermogen van de architect, enzovoort.Wanneer u de inschrijvingen mede aan dergelijke criteria wilt toetsen, moet dat ook in de vraagstelling in de aanvraag visie op de ontwerpopgave duidelijk worden gemaakt.

Een criterium als ‘Ruimtelijke en architectonische kwaliteit’ is zonder nadere specificatie van wat daaronder wordt verstaan, te vaag. Daarom is het belangrijk om bij de opstelling van de gunningscriteria zo nauwkeurig mogelijk te bepalen welke aspecten moeten worden meegewogen bij de beoordeling van de visie van gegadigden ten aanzien van de ruimtelijke en architectonische kwaliteit. Hierover dient u vooraf zeer zorgvuldig na te denken, het is niet toegestaan om naderhand nog andere aspecten bij de beoordeling te betrekken. Met andere woorden: het is niet toegestaan om gunningscriteria in de loop van het proces aan te passen.Voor de inschrijvers is het belangrijk om de aspecten waarop hun visies worden beoordeeld, vooraf te kennen. Zij kunnen hun visies dan op die aspecten toespitsen.

Xxxx

38


4 Planning

Voor deze tweede fase van de aanbestedingsprocedure geldt de volgende planning.

a b c d e


1 Verzending van de uitnodiging tot inschrijving, met bijbehorende Aanvraag visie op de ontwerpopgave en Gunningsleidraad: [datum]. 2 Presentatie ambities, doelstellingen en de opdracht door aanbestedende dienst: [datum en plaats]. 3 Uiterste tijdstip voor indiening van inschrijvingen: [datum], om [tijdstip] uur. 4 Datum voor mondelinge presentaties van de visies op de ontwerpopgave: [datum]. Inschrijver 1, [naam architectenbureau]: van … uur tot … uur; Inschrijver 2, [naam architectenbureau]: van … uur tot … uur; Inschrijver 3, [naam architectenbureau]: van … uur tot … uur; Inschrijver 4, [naam architectenbureau]: van … uur tot … uur; Inschrijver 5, [naam architectenbureau]: van … uur tot … uur. 5 Beoordeling van de inschrijvingen gereed op uiterlijk [datum]. 6 Gunning: omstreeks [datum].

39


5 Overzicht in te dienen informatie

[Neem hier een overzicht op van de informatie die u van de inschrijvers wenst te ontvangen].


40

BNA Juridische bijlage

Inhoud

Bijlage 1 De aanbestedingsplicht 1 1 In welke gevallen moet er worden aanbesteed? 2 Om wat voor opdracht gaat het? 3 Wat betekent onder bezwarende titel? 4 Wat zijn drempelbedragen? 5 Hoe wordt de waarde van een dienst berekend? 6 Geraamde waarde boven het drempelbedrag? 7 Wat als de waarde van de opdracht onder de drempel blijft? 8 Wat is een aanbestedende dienst? 9 Wat is een publiekrechtelijke instellingen? Bijlage 2 Uitsluitingscriteria 5 1 Wat zijn uitsluitingsgronden? 2 Welke bepalingen in het Bao hebben betrekking op uitsluitingsgronden? 3 Moeten alle uitsluitingsgronden altijd worden toegepast? 4 Welke zijn de verplichte uitsluitingsgronden? 5 Moeten verplichte uitsluitingsgronden altijd toegepast worden? 6 Welke zijn de facultatieve uitsluitingsgronden? 7 Mag een aanbestedende dienst zelf nog meer uitsluitingsgronden bedenken en toepassen? 8 Wanneer moeten de facultatieve uitsluitingsgronden worden toegepast? 9 Moet een onderneming worden uitgesloten als de inschrijvende onderneming deel uitmaakt? 10 Zijn aanbestedende diensten verplicht onderzoek te doen naar de integriteit van ondernemingen? 11 Duurt een uitsluiting voor altijd? 12 Waar is het bewijs geregeld dat een onderneming kan aandragen om aan te tonen dat de uitsluitingsgrond niet van toepassing is op hem?


Bijlage 3 Selectiecriteria 8 1 Wat zijn selectiecriteria? 2 Wat is een selectieleidraad? 3 Waar staan de bepalingen omtrent selectiecriteria in het Bao? 4 Wat is het doel van selectiecriteria? 5 Hoeveel inschrijvers moeten minimaal uitgenodigd worden voor de inschrijving? 6 Mogen selectiecriteria op alle denkbare onderwerpen betrekking hebben? 7 Wat zijn de algemene grenzen die de aanbestedende dienst in acht dient te nemen bij het omschrijven van de selectiecriteria? 8 Hoe te bewijzen dat aan de selectiecriteria voldaan wordt? 9 Waar staan de bewijsmiddelen genoemd voor financiële en economische draagkracht in het Bao? 10 Wat wordt met deze gegevens aangetoond? 11 Zijn er nog andere bewijsmiddelen te gebruiken voor de financiële en economische draagkracht? 12 Wat wordt bedoeld met het beoordelen van de geschiktheid van ondernemers om die diensten te verlenen (…) aan de hand van met name hun praktische vaardigheden, technische kennis, efficiëntie, ervaring en betrouwbaarheid (art. 48 lid 5 Bao)? 13 Waar staan de bewijsmiddelen omtrent technische geschiktheid en beroepsbekwaamheid in het Bao? 14 Kan een architect zich beroepen op andermans bekwaamheid? 15 Hoe de eis van beroepsbekwaamheid aan te tonen? 16 Hoe aan te tonen dat de architect technisch bekwaam is? 17 Wat wordt bedoeld met ‘ervaringen van soortgelijke aard, omvang en/of in soortgelijke omstandigheden’. Bijlage 4 Gunningscriteria 16 1 Wat zijn gunningscriteria? 2 Welke gunningscriteria kent het Bao? 3 Waarop dienen subgunningscriteria behorend tot de emvi betrekking te hebben? 4 Aan welke subgunningscriteria kan gedacht worden?


5 Zijn de genoemde subgunningscriteria voorbeelden of is dit een complete (limitatieve) opsomming? 6 Dienen de subgunningscriteria economisch van aard te zijn? 7 Aan welke voorwaarden dienen de (sub)gunningscriteria te voldoen? 8 Hoe om te gaan met het subgunningscriterium van esthetische kenmerken? 9 Moeten aan subgunningscriteria altijd wegingsfactoren worden gekoppeld 10 Wanneer moeten gunningscriteria bekend zijn gemaakt? 11 Mogen eenmaal bekendgemaakte gunningscriteria gewijzigd worden? 12 Moeten de wegingsfactoren van de subgunningscriteria ook bekend gemaakt worden? 13 Hoe ver gaat de bekendmakingsplicht inzake de wegingsfactoren? 14 Is het voldoende dat subgunningscriteria, wegingsfactoren en (punten) waardering vooraf bij de notaris worden gedeponeerd? 15 Mogen selectiecriteria als subgunningscriteria worden gesteld? 16 Wat is de sanctie als een verkeerd subgunningscriterium (een subgunningscritrium dat een selectiecriterium is) wordt gebruikt? 17 Hoe oordeelt de rechter over het hanteren van subgunningscriteria: marginaal of vol? Bijlage 5 Interactie/presentatie 20 1 In welke artikelen in het Bao wordt iets geregeld over de interactie tussen aanbestedende dienst en inschrijvers? 2 Wat zegt de Toelichting op het Bao over de interactie mogelijkheid tussen aanbestedende dienst en inschrijvers? 3 Mag een aanbestedende dienst met de inschrijver de plaats waar het ontwerp gerealiseerd dient te worden bezichtigen? 4 Hoe dienen aanbestedende dienst en inschrijver tijdens de bezichtiging met elkaar om te gaan? 5 Mag een inschrijver om informatie vragen en daarbij bedingen dat deze informatie alleen aan hem ter beschikking wordt gesteld? 6 Bevat het Bao specifieke bepalingen omtrent de wijze waarop verstrekte inlichtingen moeten worden vastgelegd? 7 Mag de vraag van de aanbestedende dienst gewijzigd worden naar aanleiding van de vragen?


8 Mag een inschrijving door middel van een visiepresentatie worden toegelicht/verduidelijkt/aangevuld? 9 Mag tijdens deze visiepresentatie worden onderhandeld door aanbestedende dienst en inschrijver? Bijlage 6 Beoordelen van aanmeldingen en inschrijvingen 22 1 Welke beginselen dient de aanbestedende dienst in acht te nemen bij het beoordelen van aanmeldingen en inschrijvingen? 2 Welke zijn de algemene beginselen van behoorlijk bestuur en wat betekenen zij? 3 Welke zijn de beginselen van het aanbestedingsrecht en wat betekenen zij? 4 Wat wordt bedoeld met de in de precontractuele fase in acht te nemen maatstaven van redelijkheid en billijkheid? 5 Wanneer dient de aanbestedende dienst te toetsen of de inschrijver voldoet aan de selectiecriteria? 6 Wanneer dient de inschrijver te voldoen aan de selectiecriteria? 7 Is een aanbestedende dienst verplicht om zich actief op te stellen wanneer hij onduidelijke stukken van een inschrijver krijgt? 8 Mag van de inschrijvende architect verwacht worden dat hij soms zelf een vraag stelt als hij een onduidelijkheid ziet


1 De Aanbestedingsplicht 1 In welke gevallen moet er worden aanbesteed? Deze vraag moet worden onderverdeeld in de volgende deelvragen: Om wat voor opdracht gaat het? Wat betekent onder bezwarende titel? Wat zijn drempelbedragen? Hoe wordt de waarde van een dienst berekend? Waarde boven de drempel? Moet onder de drempelbedragen ook worden aanbesteed? Wat is een aanbestedende dienst? 2 Om wat voor opdracht gaat het? De aanbesteding van een ontwerp (een architectendienst) valt onder het begrip diensten.Wat is een dienst in de zin van de regelgeving? Dat staat in art. 1 van het Bao: ‘overheidsopdracht voor diensten: een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die tussen een of meer dienstverleners en een of meer aanbestedende diensten is gesloten en betrekking heeft op: het verrichten van de diensten, bedoeld in bijlage 2.’ En in bijlage 2 staat: Bijlage 2 Diensten als bedoeld in artikel 1, onderdeel j Onderdeel A: Diensten van architecten; diensten van ingenieurs en geïntegreerde diensten van ingenieurs bij kant-en-klaar opgeleverde projecten; diensten in verband met stedenbouw en landschapsarchitectuur; diensten in verband met aanverwante wetenschappelijke en technische adviezen; diensten voor keuring en contrôle. 3 Wat betekent onder bezwarende titel? Een overeenkomst onder bezwarende titel betekent dat tegenover de prestatie van de ene partij een op geld waardeerbare tegenprestatie staat, die meer is dan een vriendendienst en evenmin een symbolische prijs. Het maakt dus niet uit of de tegenprestatie in natura wordt gegeven: het gaat er om dat het op geld waardeerbaar is. De overeenkomst waarbij een aanbestedende dienst een ontwerpopdracht verleent en daarbij als tegenprestatie voor het ontwerp de architect het recht verleent om nog een expositie van het werk van de architect te organiseren in het gemeentelijk museum zonder voor de ruimte huur te betalen en verder geen honorarium verschuldigd is, is een overeenkomst onder bezwarende titel. Het recht dat de ontwerper verkrijgt om gratis zijn werk tentoon te stellen is immers op geld waardeerbaar, want dat is een vorm van publiciteit. Deze opdracht moet dus aanbesteed worden. 4 Wat zijn drempelbedragen? Drempelbedragen zijn bedragen die tweejaarlijks worden vastgesteld. Zij zijn bepalend voor het antwoord op de vraag of Europees of nietEuropees moet worden aanbesteed. De drempelbedragen zijn o.a. te vinden op de site van het ministerie van Economische Zaken (www.minez.nl).


1

De Aanbestedingsplicht

5 Hoe wordt de waarde van een dienst berekend? De aanbestedende dienst bepaalt de geraamde waarde van de opdracht. Zie daarvoor de regeling in art. 9 Bao; zie met name lid 1 over de berekening van de waarde alsmede lid 4 over het verbod van splitsen: Artikel 9 1 Een aanbestedende dienst baseert de berekening van de geraamde waarde van een overheidsopdracht op het totale bedrag, exclusief omzetbelasting. Bij deze berekening wordt rekening gehouden met het geraamde totaalbedrag, met inbegrip van de eventuele opties en eventuele verlengingen van het contract. 2 Wanneer de aanbestedende dienst voorziet in prijzengeld of betalingen aan gegadigden of inschrijvers, berekent hij deze door in de geraamde waarde van de overheidsopdracht. 3 De raming, bedoeld in het eerste lid, geldt op het tijdstip van verzending van de aankondiging van de overheidsopdracht overeenkomstig artikel 35, negende lid, of, wanneer deze aankondiging niet vereist is, op het tijdstip waarop de procedure voor de gunning van de overheidsopdracht door de aanbestedende dienst wordt ingeleid. 4 Een aanbestedende dienst onttrekt zich niet aan dit besluit door voorgenomen werken of voorgenomen aankopen ter verkrijging van bepaalde hoeveelheden leveringen of diensten te splitsen of bijzondere regels te gebruiken voor de berekening van de geraamde waarde van de overheidsopdrachten. 5 Bij de berekening van de geraamde waarde van overheidsopdrachten voor werken houdt de aanbestedende dienst rekening met de waarde van de werken, en met de geraamde totale waarde van de voor de uitvoering van het werk noodzakelijke goederen die door de aanbestedende dienst ter beschikking van de aannemer zijn gesteld. 6 Wanneer een voorgenomen werk of een voorgenomen aankoop van diensten leidt tot overheidsopdrachten die gelijktijdig in afzonderlijke percelen worden gegund, neemt de aanbestedende dienst de geraamde totale waarde van deze percelen als grondslag. 7 Wanneer de samengetelde waarde van de percelen, bedoeld in het zesde lid, gelijk is aan of groter is dan het in artikel 7 bepaalde drempelbedrag, is dit besluit van toepassing op de gunning van elk perceel. 8 Dit besluit is niet van toepassing op percelen als bedoeld in het zesde lid waarvan de geraamde totale waarde, exclusief omzetbelasting: a minder dan € 80.000 bedraagt voor overheidsopdrachten voor diensten of b minder dan € 1.000.000 voor overheidsopdrachten voor werken, mits het samengestelde bedrag van de percelen waarvoor is afgeweken niet meer dan 20 procent van de totale waarde van alle percelen omvat. 9 Wanneer een voorgenomen verkrijging van homogene leveringen aanleiding kan geven tot overheidsopdrachten die gelijktijdig in afzonderlijke percelen worden gegund, neemt de aanbestedende dienst


a

b

a

b

a b c d

de geraamde totale waarde van deze percelen als grondslag voor de toepassing van artikel 7, eerste lid, onderdelen a en b. 10 Wanneer de samengetelde waarde van de percelen, bedoeld in het negende lid, gelijk is aan of groter is dan het drempelbedrag, genoemd in artikel 7, is dit besluit van toepassing op de gunning van elk perceel. 11 Dit besluit is niet van toepassing op percelen als bedoeld in het negende lid, waarvan de geraamde waarde, exclusief omzetbelasting, minder dan € 80.000 bedraagt, mits het samengestelde bedrag van de percelen niet meer dan 20 procent van de totale waarde van alle percelen omvat. 12 In het geval van overheidsopdrachten voor leveringen die betrekking hebben op leasing, huur of huurkoop van producten wordt de waarde van de overheidsopdracht op de volgende grondslag geraamd: bij overheidsopdrachten voor leveringen met een vaste looptijd: de totale geraamde waarde voor de gehele looptijd wanneer die ten hoogste twaalf maanden bedraagt, dan wel de totale waarde wanneer de looptijd meer dan twaalf maanden bedraagt, met inbegrip van de geraamde restwaarde; bij overheidsopdrachten voor leveringen voor onbepaalde duur of waarvan de looptijd niet kan worden bepaald: het maandelijks te betalen bedrag vermenigvuldigd met 48. 13 In het geval van overheidsopdrachten voor leveringen of overheidsopdrachten voor diensten die met een zekere regelmaat worden verleend of die bestemd zijn om gedurende een bepaalde periode te worden hernieuwd, neemt de aanbestedende dienst voor de berekening van de geraamde waarde van de overheidsopdracht als grondslag: de totale reële waarde van de tijdens het voorafgaande boekjaar of tijdens de voorafgaande twaalf maanden gegunde soortgelijke opeenvolgende overheidsopdrachten voor leveringen of overheidsopdrachten voor diensten, indien mogelijk gecorrigeerd voor verwachte wijzigingen in hoeveelheid of waarde gedurende de twaalf maanden volgende op de eerste opdracht, of de geraamde totale waarde van de opeenvolgende overheidsopdrachten voor leveringen of overheidsopdrachten voor diensten over de twaalf maanden volgende op de eerste levering of over het boekjaar, indien dit zich over meer dan twaalf maanden uitstrekt. 14 Een aanbestedende dienst maakt de keuze van de methode van berekening van de geraamde waarde van een overheidsopdracht niet met de intentie om de overheidsopdracht aan dit besluit te onttrekken. 15 Een aanbestedende dienst raamt de waarde van overheidsopdrachten voor diensten: wanneer het verzekeringsdiensten betreft: de te betalen premie en andere vormen van schadeloosstelling, wanneer het bankdiensten en andere financiële diensten betreft: honoraria, provisies en rente, en andere vormen van beloning, wanneer het overheidsopdrachten betreffende een ontwerp betreft: de te betalen honoraria, provisies en andere wijzen van bezoldiging, wanneer het overheidsopdrachten betreft waarin geen totale prijs is vermeld en die een vaste looptijd hebben die gelijk is aan of korter is dan 48 maanden: de totale geraamde waarde voor de gehele looptijd, of

2


e wanneer het overheidsopdrachten betreft waarin geen totale prijs is vermeld en die voor onbepaalde duur zijn of een looptijd hebben die langer is dan 48 maanden: het maandelijks te betalen bedrag vermenigvuldigd met 48. 16 Bij de berekening van de waarde van een raamovereenkomst of een dynamisch aankoopsysteemgaat de aanbestedende dienst uit van de geraamde maximale waarde, exclusief omzetbelasting, van alle voor de totale duur van de raamovereenkomst of van het dynamisch aankoopsysteem voorgenomen overheidsopdrachten. 6 Geraamde waarde boven het drempelbedrag? Of een dienst Europees moet worden aanbesteed, is voorts afhankelijk van de geraamde waarde (excl. BTW) van de ontwerpwerkzaamheden. Is deze waarde gelijk aan dan wel groter dan de drempelwaarden die in de Europese aanbestedingsrichtlijn (Richtlijn 2004/18/EG) worden genoemd, dan dient de opdracht Europees te worden aanbesteed. Daarbij komt nog een onderscheid: is de aanbestedende dienst een centrale overheid of een decentrale.Voor de decentrale overheden geldt een hogere drempel; dat wil dus zeggen dat de plicht om Europees aan te besteden pas ‘later’ ontstaat in vergelijking tot de centrale overheid. De drempelbedragen voor 2006-2008 zijn: voor de centrale overheid: € 137.500 en voor de decentrale overheid € 211.000. 7 Wat als de waarde van de opdracht onder de drempel blijft? Ook dan moet er van uitgegaan worden dat er aanbesteed dient te worden. Over deze kwestie is in een zogenaamde interpretatieve mededeling door de Europese Commissie – in lijn met jurisprudentie van het Europese Hof – aangegeven dat de aan het EG-Verdrag ontleende normen alleen gelden voor opdrachten die voldoende verband houden met de werking van de interne markt. In specifieke gevallen mag er van worden uitgegaan dat vanwege bijzondere omstandigheden zoals de zeer geringe economische betekenis van de betreffende opdracht ondernemingen uit andere lidstaten niet geïnteresseerd zullen zijn. Hieruit zou kunnen worden afgeleid dat voor de opdrachten met een zodanig lage waarden dat naar alle waarschijnlijkheid buitenlandse marktpartijen daarin niet zouden zijn geïnteresseerd, de beginselen uit het EG-Verdrag (zoals het transparantiebeginsel) niet gelden. Verderop in de mededeling stelt de Commissie echter dat aanbestedende diensten zich bij hun keus voor een bepaald medium om hun opdrachten bekend te maken ‘moeten laten leiden door een beoordeling van de relevantie van de opdracht voor de interne markt, met name met het oog op het onderwerp en de waarde van de opdracht en de gebruikelijke praktijken in de desbetreffende sector’. Ten aanzien van publicatie via lokale media merkt de Commissie verder op: ‘Weliswaar mogen aanbestedende diensten nog steeds lokale media, zoals plaatselijke kranten, gemeentelijke aankondigingsbladen of zelfs aanplakborden gebruiken, maar omdat deze alleen een bekendmaking op strikt plaatselijk niveau garanderen, is dit alleen geschikt voor speciale gevallen, zoals zeer kleine opdrachten waarvoor alleen een lokale markt bestaat’. Een algemene oplossing van deze schijnbare tegenstelling wordt door de Commissie vermeden. De beslissing om wel of niet aan te besteden


moet volgens de Commissie steeds ‘zijn gebaseerd op een evaluatie van de individuele omstandigheden van het geval in kwestie, zoals het onderwerp en de geschatte waarde van de opdracht, de kenmerken van de sector in kwestie omvang en structuur van de markt, handelspraktijken enz.) en ook de geografische ligging van de plaats van uitvoering.’ Vooral dat laatste element is interessant. Als van geval tot geval moet worden gekeken of buitenlandse partijen geïnteresseerd zouden kunnen, kan dit inderdaad betekenen dat van een opdracht met een bepaalde geschatte waarde in Almelo, Maastricht of Terneuzen redelijkerwijs buitenlandse belangstelling mag worden verwacht, terwijl dezelfde opdracht in Alkmaar, in Monster of op Texel kan worden gegund met toepassing van het gemeentelijke aanbestedingsbeleid, ook als dat betekent dat niet wordt aanbesteed. Die afweging zal overigens ook per lidstaat verschillen: hoe groter de lidstaat, hoe kleiner de kans dat in grote gebieden ver van de landsgrenzen opdrachten op buitenlandse interesse kunnen rekenen. Eén ding is uit de Mededeling van de Europese Commissie wel duidelijk geworden: de Commissie levert zelf niet het maatwerk waarop veel overheden en marktpartijen wellicht hebben gehoopt, maar legt de bal bij hen terug. Of de Commissie de partijen die met de regelgeving moeten werken te kort doet is daarmee overigens niet gezegd. Het bereiken van een werkelijk open markt binnen de EU – volgens de Commissie in de Mededeling hét doel van het Europese aanbestedingsrecht – vergt nu eenmaal maatwerk. Met de in de Mededeling gegeven handvatten zullen rijk, provincies, waterschappen, gemeenten en andere publiekrechtelijke instellingen de komende tijd aan de slag moeten, leidend tot een aanbestedingsbeleid waarin de Interpretatieve Mededeling is verwerkt. 8 Wat is een aanbestedende dienst? Alleen aanbestedende diensten zijn aanbestedingsplichtig.Wie zijn aanbestedende diensten? Het Bao noemt in het definitie artikel (art. 1 onder r): de staat, een provincie, een gemeente, een waterschap een publiekrechtelijke instelling of een samenwerkingsverband van deze overheden of publiekrechtelijke instellingen. 9 Wat is een publiekrechtelijke instelling? Dat wordt ook gedefinieerd in artikel 1 Bao: q publiekrechtelijke instelling: een instelling die is opgericht met het specifieke doel te voorzien in behoeften van algemeen belang, niet zijnde van industriële of commerciële aard, die rechtspersoonlijkheid bezit en waarvan: 1° de activiteiten in hoofdzaak door de staat, een provincie, een gemeente, een waterschap of een andere publiekrechtelijke instelling worden gefinancierd,

3


2° het beheer onderworpen is aan toezicht door de staat, een provincie, een gemeente, een waterschap of een andere publiekrechtelijke instelling, of 3° de leden van het bestuur, het leidinggevend of het toezichthoudend orgaan voor meer dan de helft door de staat, een provincie, een gemeente, een waterschap of andere publiekrechtelijke instellingen zijn aangewezen; Er zijn dus drie vereisten waaraan voldaan dient te zijn, wil er sprake zijn van een publiekrechtelijke instelling. Voorbeeld: Is de BNA een publiekrechtelijke instelling? Nee, want hoewel de BNA is opgericht met het specifieke doel te voorzien in behoeften van algemeen belang die niet van industriële of commerciële aard zijn, rechtspersoonlijkheid bezit (want een vereniging), voldoet de BNA niet aan het derde vereiste: afhankelijkheid van de overheid (noch in financiële zin noch in de zin van toezicht). Ook scholen, ziekenhuizen, politie en gevangenissen dienen aanbesteed te worden. De opdrachtgever wordt als een publiekrechtelijke instelling aangemerkt.Voor een overzicht van de jurisprudentie van het Hof van Justitie van de EG zie de internetsite van Europa Decentraal (www.europadecentraal.nl), Beleidsdossier Aanbestedingen onder Jurisprudentie. Over woningcorporaties wordt verschillend gedacht of deze publiekrechtelijke instellingen zijn, en dus aanbestedingsplichtig zijn, of niet. In het tijdschrift Bouwrecht zijn voorstanders en tegenstanders uitgebreid aan het woord geweest: A.Z.R. Koning, Werken in Bouwteam, BR 2002, p. 378-384 Mr. M.R. de Boer, ‘Invloed van Europese regels en beleidsvoornemens op aanbesteding door woningcorporaties’, BR augustus 2006. mr. drs. F.A. van den Assem, ‘De woningcorporatie als aanbestedende entiteit’, BR oktober 2006. mr. R.D. Luteijn, ‘Woningcorporaties & Europese aanbesteding: een reactie’, BR november 2006. mr. M.R. de Boer, ‘Naschrift mr. M.R. de Boer’, BR november 2006. De meningen zijn sterk verdeeld. Afgewacht moet worden of de rechtspraak hier in de toekomst meer uitsluitsel zal geven. Conclusie Is er sprake van een opdracht en een opdrachtgever in de zin van het Bao en is er sprake van een opdrachtsom boven de drempel, zal de opdracht Europees aanbesteed dienen te worden. Zijn de eerste twee vragen bevestigend beantwoord maar valt de opdrachtsom onder de drempel dan zal in principe ook aanbesteed dienen te worden, maar kan volstaan worden met een nationale aanbesteding.


4

2 Uitsluitingsgronden 1 Wat zijn uitsluitingsgronden? Uitsluitingsgronden dienen onderscheiden te worden van minimumeisen, selectiecriteria en gunningscriteria. Met uitsluitingsgronden worden bedoeld: gronden de aanbieder betreffende, die diens uitsluiting van deelneming aan aanbestedingen in het algemeen kunnen rechtvaardigen. 2 Welke bepalingen in het Bao hebben betrekking op uitsluitingsgronden?

a

b

c

d

e

f

g


Artikel 45 1 Een aanbestedende dienst sluit iedere gegadigde of inschrijver jegens wie bij een onherroepelijk vonnis of arrest een veroordeling is uitgesproken op grond van artikel 140, 177, 177a, 178, 225, 226, 227, 227a, 227b of 323a, 328ter, tweede lid, 416, 417, 417bis, 420bis, 420ter of 420quater van het Wetboek van Strafrecht van deelneming aan een overheidsopdracht uit. 2 Een aanbestedende dienst kan om dwingende redenen van algemeen belang afwijken van de verplichting, bedoeld in het eerste lid. 3 Een aanbestedende dienst kan van deelneming aan een overheidsopdracht uitsluiten iedere ondernemer: die in staat van faillissement of van liquidatie verkeert, wiens werkzaamheden zijn gestaakt, jegens wie een surseance van betaling of een akkoord geldt of die in een andere vergelijkbare toestand verkeert ingevolge een soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie; wiens faillissement of liquidatie is aangevraagd of tegen wie een procedure van surseance van betaling of akkoord dan wel een andere soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie, aanhangig is gemaakt; jegens wie een rechterlijke uitspraak met kracht van gewijsde volgens de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie is gedaan, waarbij een delict is vastgesteld dat in strijd is met zijn beroepsgedragsregels; die in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op een grond die de aanbestedende dienst aannemelijk kan maken; die niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van de sociale zekerheidsbijdragen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd of van Nederland; die niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd of van Nederland; die zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van de inlichtingen die ingevolge de artikelen 45 tot en met 53 kunnen worden verlangd, of die inlichtingen niet heeft verstrekt. 4 Een aanbestedende dienst kan in verband met de toepassing van het eerste of derde lid de gegadigde of inschrijver verzoeken om bewijsstukken of verklaringen als bedoeld in artikel 46.

5

Uitsluitingsgronden

Artikel 46 1 Als instantie die bevoegd is tot het afgeven van een bewijsstuk waaruit blijkt dat een gegadigde of inschrijver voor een overheidsopdracht niet verkeert in een van de omstandigheden, bedoeld in artikel 45, derde lid, onderdelen a en b, geldt de griffier van de rechtbank die op grond van artikel 2 van de Faillissementswet bevoegd is tot het uitspreken van de faillietverklaring van de gegadigde of tot het op die gegadigde of inschrijver van toepassing verklaren van de schuldsaneringsregeling natuurlijke personen. 2 Als instantie die bevoegd is tot het afgeven van een verklaring waaruit blijkt dat een gegadigde of inschrijver niet verkeert in de omstandigheden, bedoeld in artikel 45, eerste of derde lid, onderdelen c en d, geldt de verklaring omtrent het gedrag, bedoeld in artikel 30 van de Wet Justitiële en strafvorderlijke gegevens. 3 Als instantie die bevoegd is tot het afgeven van een verklaring waaruit blijkt dat een gegadigde of inschrijver voor een overheidsopdracht niet verkeert in de omstandigheid, bedoeld in artikel 45, derde lid, onderdeel e, geldt voor zowel de bijdragen ten behoeve van werknemersverzekeringen, als voor de bijdragen ten behoeve van de volksverzekeringen, de ontvanger onder wie de gegadigde ressorteert voor de inning van belastingen. 4 Als instantie die bevoegd is tot het afgeven van een bewijsstuk waaruit blijkt dat een gegadigde of inschrijver voor een overheidsopdracht niet verkeert in de omstandigheid, bedoeld in artikel 45, derde lid, onderdeel f, geldt de ontvanger onder wie de gegadigde ressorteert voor de inning van belastingen. 5 Wanneer in het land waarin de gegadigde of inschrijver gevestigd is niet een bewijsstuk of verklaring als bedoeld in het eerste tot en met het vierde lid, wordt afgegeven, kan de gegadigde of inschrijver volstaan met een verklaring onder ede of een plechtige verklaring die door betrokkene ten overstaan van een bevoegde rechterlijke of administratieve instantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van het land van oorsprong of herkomst wordt afgelegd.

a b c d e f g

5 Moeten verplichte uitsluitingsgronden altijd toegepast worden? Nee. Het Bao maakt het mogelijk in art. 45 lid 2 om dwingende redenen van algemeen belang af te wijken van de verplichting. Door Pijnacker Hordijk e.a. wordt in de uitgave ‘Aanbestedingsrecht’ (SDU Den Haag, 2004 p. 219) het volgende hypothetische scenario geschetst: in het geval dat nagenoeg alle ondernemingen binnen een bepaalde sector zouden moeten worden uitgesloten, en de aanbestedende diensten van betrokken lidstaat om die reden geen mogelijkheid meer zou hebben opdrachten in concurrentie op de markt te brengen.

a

b c

d

e

f g

6 Welke zijn de facultatieve uitsluitingsgronden? De facultatieve uitsluitingsgronden kunnen worden toegepast door de aanbestedende dienst, zij is daartoe niet verplicht. Deze uitsluitingsgronden zijn genoemd in art. 45 lid 3 Bao. Uitgesloten worden: ondernemingen die in Nederland dan wel in de EU failliet of in staat van liquidatie verkeren, waarvan de werkzaamheden zijn gestaakt, jegens wie een surseance van betaling of een akkoord geldt; ondernemingen van wie in Nederland of in de EU het faillissement of liquidatie is aangevraagd; ondernemingen jegens wie in Nederland of in de EU een rechterlijke uitspraak met kracht van gewijsde is gedaan, waarbij een delict is vastgesteld dat in strijd is met zijn beroepsgedragsregels; ondernemingen die in de uitoefening van beroep een ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op een grond die de aanbestedende dienst aannemelijk kan maken; ondernemingen die in Nederland of een ander land van vestiging niet aan de verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van de sociale zekerheidsbijdragen; ondernemingen die niet aan de verplichtingen hebben voldaan ten aanzien van de betaling van belastingen; ondernemingen die zich in ernstige mate schuldig maakten aan valse verklaringen bij het verstrekken van de inlichtingen die ingevolge de artikelen 45 tot en met 53 kunnen worden verlangd, of die inlichtingen niet heeft verstrekt.

3 Moeten alle uitsluitingsgronden altijd worden toegepast? Nee. Er bestaan uitsluitingsgronden die altijd moeten worden toegepast en uitsluitingsgronden die facultatief kunnen worden toegepast.

7 Mag een aanbestedende dienst zelf nog meer uitsluitingsgronden bedenken en toepassen? Nee. Het stelsel van uitsluitingsgronden is gesloten.

4 Welke zijn de verplichte uitsluitingsgronden? De verplichte uitsluitingsgronden, staan genoemd in art. 45 lid 1 Bao en betreffen: deelname aan een criminele organisatie; omkoping van een ambtenaar; valsheid in geschrifte; fraude met EG subsidie; omkoping van anderen dan ambtenaren; heling; witwassen.

8 Wanneer moeten de facultatieve uitsluitingsgronden worden toegepast? Facultatieve uitsluitingsgronden moeten worden toegepast indien de aanbestedende dienst heeft aangekondigd ze te zullen toepassen.


6

9 Moet een onderneming worden uitgesloten als de inschrijvende onderneming deel uitmaakt van een groter geheel en bijvoorbeeld de moeder of de dochter van de onderneming voldoet aan de uitsluitingsgronden? Nee, dat moet niet, maar de aanbestedende dienst kan dat wel doen. In het Bao wordt hier gesproken van functionele toerekening. Daarmee wordt bedoeld: dat toerekening van frauduleuze handelingen

Uitsluitingsgronden

zal plaatsvinden wanneer de gegadigde of inschrijver uit meerdere deelnemers bestaat, er sprake is van moeder- of dochterbedrijven, van rechtsopvolging (fusie, splitsing, e.d.), of van nevenaanneming. Voor moeder- en dochterbedrijven die hebben aangeven voor de uitvoering van een opdracht de beschikking te hebben over het benodigde materieel of personeel, etc. van de ander geldt dat in dat geval de integriteit van die ander in aanmerking kan worden genomen bij de toetsing van de integriteit van de gegadigde of inschrijver. Van belang bij deze vraag is of de gegadigde of inschrijver volledig (o.a. financieel) onafhankelijk is van het moederbedrijf en het moederbedrijf geen enkele invloed kan uitoefenen op de uitvoering van de overeenkomst door de gegadigde of inschrijver. De Toelichting op het Bao meldt verder: ‘Voorts moet bedacht worden dat het veelal niet mogelijk zal zijn om een onderneming die zelf geen fraude heeft gepleegd, maar een gedeelte van de uitvoering van de overheidsopdracht in onderaanneming wil uitgeven aan een bedrijf dat fraude heeft gepleegd, op grond van fraude uit te sluiten van een aanbesteding.Wel is het mogelijk dat de aanbestedende dienst in zijn aanbestedingsstukken of in de overeenkomst (wanneer bij het sluiten van die overeenkomst de onderaannemer nog niet bekend is) het recht voorbehoudt om een onderaannemer niet te accepteren.’

iedere aanbestedingsprocedure van de rijksoverheid, verhoudt zich aldus niet met het proportionaliteitsvereiste. Dit betekent ook dat er steeds sprake is van maatwerk, omdat elke aanbestedende dienst per opdracht moet nagaan of hij in het concrete geval (afhankelijk van de aard en omvang van de opdracht, de aard en omvang van de fraude en wat voor maatregelen het bedrijf inmiddels genomen heeft) een bedrijf moet uitsluiten.Wel is het mogelijk om een bepaalde bandbreedte te geven. In voornoemde beleidsregels is er voor gekozen om de aanbestedende diensten van het Rijk steeds per aanbestedingsprocedure te laten bepalen of een bedrijf moet worden uitgesloten van die aanbestedingsprocedure. Er is afgezien van uitsluiting voor een bepaalde termijn. Reden hiervoor is wordt geacht om bedrijven voor een langere termijn uit te sluiten, met name wanneer deze bedrijven inmiddels maatregelen hebben getroffen om onregelmatig handelen in de toekomst te voorkomen. 12 Waar is het bewijs geregeld dat een onderneming kan aandragen om aan te tonen dat de uitsluitingsgrond niet van toepassing is op hem? In art. 46 van het Bao.

10 Zijn aanbestedende diensten verplicht onderzoek te doen naar de integriteit van ondernemingen? Dat hangt er van af. Als de aanbestedende dienst tot de Rijksoverheid behoort, is de dienst wel verplicht tot dat onderzoek. Zie de Toelichting op het Bao: ‘Voor de aanbestedende diensten van het Rijk geldt op grond van de Beleidsregels integriteit en uitsluiten bij aanbestedingen in BIBOB-sectoren (BIBOB betekent: de wet Bevordering Integriteitsbeoordelingen door het Openbaar Bestuur) wel een plicht om onderzoek te doen naar de integriteit van gegadigden of inschrijvers, namelijk waar het gaat om het verstrekken van overheidsopdrachten boven de drempelwaarden in de sectoren bouw, milieu en informatie- en communicatietechnologie.’ In het wetsvoorstel Aanbestedingswet wordt de integriteittoets op basis van BIBOB vervangen door de COVOG-verklaring (COVOG = Centraal Orgaan Verklaringen omtrent het Gedrag). Zie hierover uitgebreid de Memorie van Toelichting op art. 19 van het wetsvoorstel: Kamerstukken II, 2005-2006, 30 501, nr. 3 (MvT), p. 40 e.v. (kamerstukken kunnen gratis worden geraadpleegd via http://www.overheid.nl/op/index.html). 11. Duurt een uitsluiting voor altijd? Nee. De duur van de uitsluiting dient in verhouding te staan tot de gedraging die tot de uitsluiting leidde (proportionaliteitsbeginsel). In de Toelichting op het Bao leest men daarover: De beoordeling of daadwerkelijk tot uitsluiting wordt overgegaan en voor hoe lang die uitsluiting geldt, dient gelet op de algemene uitgangspunten van de aanbestedingsrichtlijnen steeds proportioneel en niet-discriminatoir te zijn. Proportioneel houdt in dat de uitsluiting en de duur van die uitsluiting in verhouding moeten staan tot de ernst van de onregelmatige gedraging. Ook moeten de uitsluiting en de duur daarvan in verhouding staan tot de omvang van de overheidsopdracht. Het vaststellen van een absolute termijn waarbinnen een bedrijf dat onregelmatig heeft gehandeld op voorhand moet worden uitgesloten van


7

3 Selectiecriteria 1 Wat zijn selectiecriteria? Selectiecriteria dienen onderscheiden te worden van minimumeisen, gunningscriteria en uitsluitingsgronden. Selectiecriteria zijn criteria op grond waarvan bij andere dan de openbare procedures uit de gegadigden voor een bepaalde opdracht die aan de minimumeisen voldoen, degenen worden geselecteerd die tot de inschrijving worden uitgenodigd. De inschrijvers die geselecteerd worden, worden na de selectie gegadigde genoemd en zij worden uitgenodigd tot het doen van een inschrijving. Het gaat er bij de selectie om, om tot een keuze van een beperkt (minimaal 5) aantal architecten te komen. Het gaat in deze fase om de architecten en niet de aanbieding waarmee zij denken te komen. De aanbieding is onderwerp van de gunning. 2 Wat is een selectieleidraad? Een selectieleidraad is een document waarin de aanbestedende dienst omschrijft wat de opdracht inhoudt, aan welke selectiecriteria de inschrijver dient te voldoen, hoe de inschrijver dient te bewijzen dat hij aan de criteria voldoet en hoe de beoordeling van de inschrijvers plaatsvindt. Zo wordt bijvoorbeeld in de selectieleidraad bekend gemaakt welke waarde de aanbestedende dienst hecht aan de vraag naar referentieprojecten, of naar ervaring op een bepaald gebied etc. De waarde die de aanbestedende dienst hecht aan de verschillende onderdelen kan hij in een beoordelingsmatrix zetten. 3 Waar staan de bepalingen omtrent selectiecriteria in het Bao? De relevante bepalingen worden hieronder weergegeven, waarna een toelichting volgt op een aantal aspecten. § 12. Uitsluiting, selectie en gunning: Art. 48 1 Een ondernemer kan zijn financiële en economische draagkracht aantonen door middel van: a passende bankverklaringen of het bewijs van een verzekering tegen beroepsrisico’s, b overlegging van balansen of van balansuittreksels, indien de wetgeving van het land waar de ondernemer is gevestigd, de bekendmaking van balansen voorschrijft, of c. een verklaring betreffende de totale omzet en de omzet van de bedrijfsactiviteit die het voorwerp van de overheidsopdracht is, over ten hoogste de laatste drie beschikbare boekjaren, afhankelijk van de oprichtingsdatum of van de datum waarop de ondernemer met zijn bedrijvigheid is begonnen, voor zover de betrokken omzetcijfers beschikbaar zijn. 2 Een ondernemer kan zich voor een bepaalde overheidsopdracht beroepen op de draagkracht van andere natuurlijke personen of rechtspersonen, ongeacht de juridische aard van zijn banden met die natuurlijke personen of rechtspersonen. Een ondernemer toont in dat geval bij de aanbestedende dienst aan dat hij werkelijk kan beschikken over de voor de uitvoering van de overheidsopdracht noodzakelijke middelen van die natuurlijke personen of rechtspersonen.

8

Selectiecriteria

3 Onder dezelfde voorwaarden als bedoeld in het tweede lid, kan een samenwerkingsverband van ondernemers als bedoeld in artikel 4 zich beroepen op de draagkracht van de deelnemers aan het samenwerkingsverband of van andere natuurlijke personen of rechtspersonen. 4 Een aanbestedende dienst geeft in de aankondiging van de overheidsopdracht of in de uitnodiging tot inschrijving aan welke referenties, genoemd in het eerste lid, en andere bewijsstukken overgelegd dienen te worden. 5 Wanneer de ondernemer om gegronde redenen niet in staat is de door de aanbestedende dienst gevraagde referenties over te leggen, kan hij zijn economische en financiële draagkracht aantonen met andere bescheiden die de aanbestedende dienst geschikt acht.

a

b

c d

e

Artikel 49 1 Een aanbestedende dienst beoordeelt en controleert de technische bekwaamheid of beroepsbekwaamheid van de ondernemers op basis van het tweede en derde lid. 2 Ondernemers kunnen hun technische bekwaamheid op een of meer van de volgende manieren, afhankelijk van de aard, de hoeveelheid of omvang en het doel van de werken, leveringen of diensten, aantonen: aan de hand van een lijst van de werken die de afgelopen vijf jaar zijn verricht, welke lijst vergezeld gaat van certificaten die bewijzen dat de belangrijkste werken naar behoren zijn uitgevoerd en waarin het bedrag van de werken, de plaats en het tijdstip waarop ze zijn uitgevoerd vermeld wordt, en waarin wordt aangegeven of de werken volgens de regels der kunst zijn uitgevoerd en tot een goed einde zijn gebracht en die door de bevoegde instantie rechtstreeks aan de aanbestedende dienst worden toegezonden, aan de hand van een lijst van de voornaamste leveringen of diensten die gedurende de afgelopen drie jaar werden verricht, met vermelding van het bedrag en de datum en van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. De leveringen en diensten worden aangetoond in het geval van leveringen of diensten voor een aanbestedende dienst, door certificaten die de bevoegde autoriteit heeft afgegeven of medeondertekend of in het geval van leveringen of diensten voor een particuliere afnemer, door certificaten van de afnemer of, bij ontstentenis daarvan, eenvoudigweg door een verklaring van de ondernemer, (…) aan de hand van een beschrijving van de technische uitrusting van de leverancier of de dienstverlener, van de maatregelen die hij treft om de kwaliteit te waarborgen en de mogelijkheden die hij biedt ten aanzien van ontwerpen en onderzoek, in het geval van complexe producten of diensten of wanneer deze aan een bijzonder doel dienen te beantwoorden, aan de hand van een controle door de aanbestedende dienst of, in diens naam, door een bevoegd officieel orgaan van het land waar de leverancier of de dienstverlener gevestigd is, onder voorbehoud van instemming door dit orgaan; deze controle heeft betrekking op de productiecapaciteit van de leverancier of op de technische capaciteit van de dienstver lener en, zo nodig, op diens mogelijkheden inzake ontwerpen en onderzoek en de maatregelen die hij treft om de kwaliteit te waarborgen,


f aan de hand van de studie- en beroepsdiploma’s van de dienstverlener of de aannemer of het kaderpersoneel van de onderneming en in het bijzonder van degenen die met de dienstverlening of de leiding van de werken zijn belast, g voor overheidsopdrachten voor werken of overheidsopdrachten voor diensten, aan de hand van de vermelding van de maatregelen inzake milieubeheer die de ondernemer kan toepassen in het kader van de uitvoering van de overheidsopdracht, h aan de hand van een verklaring betreffende de gemiddelde jaarlijkse personeelsbezetting van de onderneming van de dienstverlener of de aannemer, en de omvang van het kaderpersoneel gedurende de laatste drie jaar, i aan de hand van een verklaring welke de outillage, het materieel en de technische uitrusting vermeldt waarover de dienstverlener of de aannemer voor het verlenen van de overheidsopdracht beschikt, j aan de hand van de omschrijving van het gedeelte van de overheidsopdracht dat de dienstverlener eventueel in onderaanneming wil geven, of k (…) 3 Een ondernemer kan zich voor bepaalde overheidsopdrachten beroepen op de bekwaamheid van andere natuurlijke personen of rechtspersonen, ongeacht de juridische aard van zijn banden met die natuurlijke personen of rechtspersonen. In dat geval toont hij de aanbestedende dienst aan dat hij kan beschikken over de voor de uitvoering van de overheidsopdracht noodzakelijke middelen. 4 Onder de voorwaarden, genoemd in het derde lid, kan een samenwerkingsverband van ondernemers zich beroepen op de bekwaamheid van de deelnemers aan het samenwerkingsverband of van andere natuurlijke personen of rechtspersonen. 5 Bij procedures voor het gunnen van overheidsopdrachten voor leveringen, waarvoor plaatsings- of installatiewerkzaamheden nodig zijn, overheidsopdrachten voor diensten of overheidsopdrachten voor werken, kan de geschiktheid van ondernemers om die diensten te verlenen of die installatiewerkzaamheden of werken uit te voeren, worden beoordeeld aan de hand van met name hun praktische vaardigheden, technische kennis, efficiëntie, ervaring en betrouwbaarheid. 6 De aanbestedende dienst geeft in de aankondiging of in de uitnodiging tot indiening van een inschrijving aan, welke van de in het tweede lid genoemde referenties hij verlangt. Artikel 50 1 Indien een aanbestedende dienst de overlegging verlangt van door onafhankelijke instanties opgestelde verklaringen dat de ondernemer aan bepaalde kwaliteitsnormen voldoet, verwijst hij naar kwaliteitsbewakingsregelingen die op de Europese normenreeksen op dit terrein zijn gebaseerd en die zijn gecertificeerd door instanties die voldoen aan de Europese normenreeks voor certificering. 2 Een aanbestedende dienst erkent gelijkwaardige certificaten van in andere lidstaten van de Europese Unie gevestigde instanties. Een aanbestedende dienst aanvaardt eveneens andere bewijzen inzake gelijkwaardige maatregelen op het gebied van de kwaliteitsbewaking van ondernemers.

9

Selectiecriteria

Artikel 51 1 Indien een aanbestedende dienst in de gevallen, bedoeld in artikel 49, tweede lid, onderdeel g, de overlegging verlangt van een door onafhankelijke instanties opgestelde verklaring dat de ondernemer aan bepaalde normen inzake milieubeheer voldoet, verwijst hij naar het communautair milieubeheer- en milieuauditsysteem of naar normen inzake milieubeheer die gebaseerd zijn op de desbetreffende Europese of internationale normen die gecertificeerd zijn door erkende organisaties of organisaties die beantwoorden of aan de relevante Europese of internationale normen voor certificatie. 2 Een aanbestedende dienst erkent gelijkwaardige certificaten van in andere lidstaten gevestigde instanties. Hij aanvaardt tevens andere bewijzen inzake gelijkwaardige maatregelen op het gebied van milieubeheer die de ondernemers overleggen. Artikel 52 Een aanbestedende dienst kan verlangen dat de ondernemers de uit hoofde van de artikelen 45 tot en met 51 overgelegde verklaringen en bescheiden aanvullen of nader toelichten. Artikel 53 1 Een aanbestedende dienst mag de opneming op een lijst of certificering als bedoeld in artikel 52 van richtlijn nr. 2004/18/EG niet aan ondernemers uit andere lidstaten voorschrijven als voorwaarde voor deelneming aan een overheidsopdracht. 2 De ondernemers die op een officiële lijst zijn opgenomen of in het bezit zijn van een certificaat, kunnen bij een overheidsopdracht een door de bevoegde autoriteit afgegeven bewijs van inschrijving of het door de bevoegde certificeringsinstelling afgegeven certificaat aan de aanbestedende dienst overleggen. Op dit bewijs of dit certificaat worden de referenties vermeld op grond waarvan de inschrijving op de lijst of de certificering mogelijk was, en de classificatie op deze lijst. 3 De door de bevoegde autoriteit in een andere lidstaat van de Europese Unie waarin de ondernemer is gevestigd, bevestigde opneming op een officiële lijst of het door de certificeringsinstelling afgegeven certificaat vormt voor een aanbestedende dienst een vermoeden van geschiktheid met betrekking tot de eisen genoemd in de artikelen 45, eerste lid en derde lid, onderdelen a tot en met d en g, 47, 48, eerste lid, onderdelen b en c, 49, tweede lid, onderdelen a tot en met f en h tot en met k. 4 Een aanbestedende dienst kan de gegevens die uit de opneming op een officiële lijst of de certificering, bedoeld in het derde lid, kunnen worden afgeleid, alleen gemotiveerd ter discussie stellen, met dien verstande dat met betrekking tot de betaling van sociale zekerheidsbijdragen en belastingen en heffingen van een ingeschreven ondernemer bij een overheidsopdracht een aanvullende verklaring kan worden verlangd.


4 Wat is het doel van selectiecriteria? Het doel van de selectie is inschrijvers aan te wijzen die volgens de aanbestedende dienst in staat zijn de opdracht uit te voeren. De verschillende eisen moeten derhalve direct verband houden met het voorwerp van de opdracht. In overweging 33 van de Algemene Richtlijn, waarop het Bao steunt, wordt overwogen: ‘De voorwaarden voor de uitvoering van een opdracht zijn verenigbaar met deze Richtlijn voor zover zij niet rechtstreeks of onrechtstreeks discriminerend zijn en zij in de aankondiging zijn vermeld. Zij kunnen met name ten doel hebben de beroepsopleiding op de werkplek of de arbeidsparticipatie van moeilijk in het arbeidsproces te integreren personen te bevorderen, de werkloosheid te bestrijden of het milieu te beschermen (…)’ 5 Hoeveel inschrijvers moeten minimaal uitgenodigd worden voor de inschrijving? Artikel 44 lid 5 van het Bao bepaalt dat minimaal vijf gegadigden uitgenodigd worden voor de inschrijving: 5 Bij niet-openbare procedures zijn er ten minste vijf gegadigden. Bij de concurrentiegerichte dialoog en bij procedures van gunning door onderhandelingen met mededeling van een aankondiging van een overheidsopdracht zijn er ten minste drie gegadigden. Het aantal uitgenodigde gegadigden volstaat in ieder geval om daadwerkelijke mededinging te waarborgen. Dit artikel bepaalt voorts: 6 Een aanbestedende dienst nodigt een aantal gegadigden uit dat ten minste gelijk is aan het minimumaantal gegadigden. 7 Wanneer het aantal gegadigden dat aan de selectiecriteria en de minimumeisen inzake draagkracht en bekwaamheid voldoet lager is dan het minimumaantal, kan de aanbestedende dienst de procedure voortzetten door de gegadigde of de gegadigden uit te nodigen die aan de minimumeisen voldoen. Een aanbestedende dienst neemt in dit geval geen ondernemers in aanmerking die niet om deelneming hebben verzocht, noch neemt hij gegadigden in aanmerking die niet aan de minimumeisen voldoen. De Toelichting op dit artikel is eveneens van belang en luidt voor zover relevant: ‘Uit een oogpunt van transparantie, proportionaliteit en non-discriminatie worden in artikel 44 van dit besluit een aantal eisen gesteld aan de aanbestedende dienst. Zo is in het tweede lid van dit artikel bepaald dat minimumeisen inzake draagkracht en bekwaamheden waaraan gegadigden of inschrijvers moeten voldoen, verband moeten houden met en in verhouding moeten staan tot de overheidsopdracht. Voorts moet de aanbestedende dienst ingevolge het derde lid van dit artikel, wanneer hij een minimumniveau eist ten aanzien van de technische bekwaamheid of de financiële en economische draagkracht van een aannemer, leverancier of dienstverlener dit minimumniveau vooraf in de aankondiging van de overheidsopdracht vermelden. Bij de niet-openbare procedure, de procedure van gunning door

10

Selectiecriteria

onderhandelingen met voorafgaande bekendmaking van de overheidsopdracht en bij de concurrentiegerichte dialoog kunnen de aanbestedende diensten het aantal gegadigden dat zij willen uitnodigen aan de hand van de selectiecriteria te beperken. In dat geval vermelden zij in het beschrijvend document de selectiecriteria op basis waarvan zij dit doen en het minimumaantal alsmede, in voorkomend geval, het maximum aantal gegadigden dat zij voor de overheidsopdracht zullen uitnodigen. Ingevolge het vijfde lid van artikel 44 geldt bij niet-openbare procedures een minimumaantal van vijf gegadigden. In het arrest Nord Pas-deCalais (HvJ EG zaak C-255/98, 2000, blz. I-07445) heeft het Hof uitgesproken dat wanneer aanbestedende diensten er in een niet-openbare procedure voor opteren een maximumaantal gegadigden te noemen, het aantal ondernemingen dat een aanbestedende dienst voornemens is uit te nodigen voor een inschrijving in geen geval minder mag bedragen dan vijf. In een procedure van gunning door onderhandeling met bekendmaking geldt een minimumaantal van drie gegadigden dat moet worden uitgenodigd. De normstelling dat het aantal genodigden in ieder geval groot genoeg moet zijn om daadwerkelijke mededinging te waarborgen, ziet op het door de aanbestedende dienst te stellen maximumaantal gegadigden dat zal worden uitgenodigd.Voorts ziet dit op de situatie dat minder gegadigden dan het aangegeven minimum voldoen aan de gestelde vereisten. In dat geval kan de aanbestedende dienst ingevolge het vijfde lid van dit artikel in beginsel verder met de procedure en de gegadigden uitnodigen die wel aan de gestelde vereisten voldoen, tenzij dat een zodanig aantal is dat er geen sprake meer is van daadwerkelijke mededinging. Let op Feitelijk betekent dit dat er tenminste twee gegadigden moeten voldoen aan de gestelde selectie-eisen, omdat er bij slechts één gegadigde geen sprake meer is van mededinging.Voldoet slechts één gegadigde aan de gestelde eisen dan moet de aanbestedende dienst opnieuw een aanbestedingsprocedure starten. Dit kan een openbare of niet-openbare procedure zijn, of een onderhandelingsprocedure wanneer sprake is van de omstandigheden genoemd in artikel 30, eerste lid, of artikel 31, eerste lid, van dit besluit. Het is in geen geval toegestaan, teneinde een daadwerkelijke mede-dinging te waarborgen, om ondernemers in de procedure te laten deelnemen die niet om deelneming hebben verzocht of die niet de vereiste bekwaamheden bezitten.’ 6 Mogen selectiecriteria op alle denkbare onderwerpen betrekking hebben? Nee. Selectiecriteria dienen gerelateerd te zijn aan de opdracht en betrekking hebben op technische en beroepsbekwaamheid en financiële en economische draagkracht. In die zin is er dus sprake van een limitatief stelsel, maar dat daarbinnen – en dit is vooral van belang voor de technische en beroepsbekwaamheid – niet uitputtend geregeld is welke kwaliteitseisen gesteld mogen worden. Het is niet zo dat het Bao beschrijft welke selectiecriteria mogen of moeten worden toegepast, want dat is toch vooral afhankelijk van ieder concreet project. Maar de selectiecriteria moeten wel te maken hebben met de opdracht. Een selectiecriterium dat geen relatie heeft met de opdracht die daadwerkelijk wordt aanbesteed, is dus niet toegestaan. Binnen deze ruime begrenzing staat het de aanbestedende dienst echter wel vrij de selectiecriteria te hanteren die de dienst nodig acht.


7 Wat zijn de algemene grenzen die de aanbestedende dienst in acht dient te nemen bij het omschrijven van de selectiecriteria? Aangenomen wordt dat de aanbestedende dienst een ruime discretionaire bevoegdheid1 heeft met het stellen van technische en economische selectiecriteria.Wel zijn er een aantal belangrijke algemene vereisten waaraan alle selectiecriteria dienen te voldoen: De selectiecriteria dienen transparant zijn. Dat betekent dat ze bij de aankondiging van de opdracht worden bekendgemaakt en tussentijds niet mogen worden gewijzigd.Wordt er gebruik gemaakt van een wegingsmethodiek (een beoordeling op basis van een puntensysteem) dan moet deze ook worden bekendgemaakt. Voorbeeld: RvA 8 mei 2003, nr 25.342 (niet gepubliceerd): Het is na inschrijving niet zonder meer aan de aanbesteder om te bepalen of een geschiktheidseis nog vervalt. Een eenmaal gestelde eis die proportioneel is, dient gehandhaafd te worden, gelet op de aard en de strekking van de vigerende aanbestedingsregels. De overige betrokkenen mogen immers rekenen op handhaving van die eis, waarnaar ook zij zich hebben gericht. Anders dan inschrijver kennelijk (impliciet) meent, brengen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur overigens niet mee dat een overheidsaanbesteder gehouden is om voor aanbestedingen van identieke werken (indien die al zouden bestaan) steeds dezelfde geschiktheidseisen te hanteren. Het staat een dergelijke aanbesteder ook vrij per aanbesteding zijn geschiktheidseisen te bepalen, mits die maar voldoen aan het bepaalde in art. 8 lid 1 UAR 1986. En zie voor een voorbeeld van de Hoge Raad, 4 november 2005 LJN: AU2806. De A-G merkt het volgende op in overweging 5.5: ‘(…) In onderhavig geval kan er mijns inziens geen twijfel over bestaan dat het de Staat en het NIC niet vrij stond toestemming te vragen voor het wijzigen van het bestek van twee naar drie leveranciers. Uitgangspunt in het aanbestedingsrecht dient te zijn dat het bestek in ieder geval na het verstrijken van de inschrijvingstermijn - niet meer mag worden gewij zigd.(34) Wijziging van het bestek na sluiting van de inschrijvingsdatum schendt zowel het vertrouwen van degenen die zich hebben ingeschreven als het vertrouwen van derden die naar aanleiding van het oorspronkelijke bestek van inschrijving hebben afgezien.(35) Zoals het onderdeel zelf aan voert heeft de wijziging in casu tot gevolg gehad dat het voor een individuele leverancier te verwachten volume (aantal stoelen) van de opdracht afnam. Dit mag van wezenlijk belang worden geacht voor de prijsstelling. Niet uitgesloten kan worden dat een leverancier zijn eenheidsprijs voor het geheel zal willen verhogen, als de kans toeneemt dat hij minder stoelen kan afzetten.(36) Tegen deze achtergrond is niet onbegrijpelijk 's hofs oordeel dat door een dergelijke wijziging leveranciers kunnen zijn benadeeld die – juist vanwege de oorspronkelijke maar nadien gewijzigde – voorwaarden van inschrijving hebben afgezien. Toestemming van de leveran ciers die wel hebben ingeschreven kan daar niet aan af doen. Daarop stuit het tweede onderdeel af.’ In dit verband zij ook nog gewezen op de jurisprudentie van het Hof van Justitie. Door de hoogste Europese rechters wordt als – niet vrijblijvende – richtlijn gegeven dat de aanbestedende dienst in het kader van het onderwerp transparantie gehouden is om selectiecriteria die

11

Selectiecriteria

reeds voor de bekendmaking van de aankondiging van de opdracht afwegingsregels heeft vastgesteld voor de selectiecriteria deze in de aankondiging of in de aanbestedingsstukken in kennis moet stellen. Het transparantiebeginsel houdt namelijk in, aldus deze instantie, dat aan elke potentiële inschrijver een passende mate van bekendmaking wordt gegarandeerd zodat de aanbestedingsprocedure op onpartijdigheid kan worden getoetst. Let op wordt er (deels) beoordeeld door een deskundige selectiecommissie dan zal de wijze waarop deze commissie beoordeeld ook vooraf bekendgemaakt moeten worden. Dit vloeit voort uit het vereiste van transparantie! De eisen dienen objectief en eenduidig te zijn: uit de criteria mag geen voorkeur voor een bepaalde onderneming spreken (de criteria mogen dus niet discriminerend zijn) en de criteria mogen niet voor verschillende uitleg vatbaar zijn (dus duidelijk formuleren). Voorbeeld van een eis die niet duidelijk was: RvA 8 september 1998, nr 20.739, BR 1999, blz. 259, m.nt. H. Nijholt: Als eis was gesteld `dat de inschrijver ervaring heeft met de restauratie van Rijksmonumenten van vergelijkbare aard, omvang en complexiteit en dat de inschrijver deze op vakkundige en regelmatige wijze heeft uitgevoerd en opgeleverd.Ten bewijze hiervan dient hij (...) aan de aanbesteder een specifieke opgave te verstrekken van de in de afgelopen drie jaren uitgevoerde werken van vergelijkbare aard, omvang en complexiteit.' Arbiters:Weliswaar is in de formulering van de eisen in algemene zin gesteld dat een inschrijver ervaring moet hebben met de restauratie van Rijksmonumenten van vergelijkbare aard, omvang en complexiteit, doch voor de ten bewijze daarvan over te leggen gegevens ter zake van eerder uitgevoerde werken is niet, althans niet expliciet, de eis gesteld dat in alle gevallen sprake moet zijn geweest van een restauratie van een Rijksmonument, doch uitsluitend van in aard, omvang en complexiteit vergelijkbare werken. De eisen dienen proportioneel zijn (moeten in verhouding tot de opdracht staan). De beschikbare voorbeelden uit de jurisprudentie hebben alle betrekking op aanneming van werken. Om de lezer een idee te geven van hoe rechtsprekenden met deze eis om gaan en veronderstellende dat zij bij ontwerpopdracht niet anders zullen handelen, wordt het volgende voorbeeld gegeven: RvA 8 september 2005, nr 27.717 (niet gepubliceerd): Arbiters constateren dat het gehele werk in een beperkte periode moet worden uitgevoerd.Volgens artikel 10 van het bestek moet het werk uiterlijk op 1 mei 2006 worden opgeleverd en mogen de bruggen K.,W. en Z. niet vóór 3 oktober 2005 worden gestremd. In de praktijk betekent dat dat er aan meerdere bruggen tegelijkertijd gewerkt moet worden. Dat is een niet alledaagse situatie en arbiters kunnen zich voorstellen dat het lastig is voor een dergelijke situatie een geschikt-heidscriterium op te stellen dat inzicht geeft in de technische bekwaamheid van de inschrijver alsmede in zijn organisatorische capaciteiten. Arbiters kunnen zich ook voorstellen dat de Provincie achteraf het gevoel heeft dat zij dat criterium beter had kunnen formuleren dan zij thans in tweede instantie heeft gedaan.


Dat betekent echter nog niet dat daarmee het criterium, dat inschrijvers een veel zwaardere brug dan ieder van de onderhavige bruggen hebben moeten bouwen, in onredelijke verhouding tot de aard en de omvang van het aan te besteden werk staat, omdat zij beoogt daarmee een aannemer te selecteren met een zekere overcapaciteit voor ieder van de bruggen in het aan te besteden werk afzonderlijk, maar geen overcapaciteit voor alle bruggen tezamen. Arbiters zien derhalve geen reden dat criterium te ecarteren. De vraag of het bij omzeteisen om disproportionele eisen gaat is niet zo eenvoudig te beantwoorden. Uit de jurisprudentie van de RvA waar het gaat om aanneemsommen en omzetten wordt soms drie keer de som van het te verrichten werk disproportioneel genoemd (RvA 24-12-1998, BR 1999, p. 526); vijf keer de directieraming is fors genoemd maar kon wellicht door de beugel als de opdrachtgever/ aanbestedende dienst aannemelijk had kunnen maken dat het werk complex was (wat hij in casu niet kon, RvA 18 augustus 2003, nr 25.668, HBR deel 17 p 68) en in een ander geval is vijftien keer het aan te besteden werk (RvA 13-2-02, nr 24.020, HBR deel 17 p 67) disproportioneel genoemd. Factoren die van belang zijn bij deze jurisprudentie, zijn de uitvoeringsduur (een korte uitvoeringsduur zou wellicht aanleiding kunnen zijn een andere omzeteis te stellen) en vooral ook de complexiteit van projecten speelt een grote rol. 8 Hoe te bewijzen dat aan de selectiecriteria voldaan wordt? In het Bao is uitdrukkelijk voorgeschreven met welke gegevens de aanbestedende dienst de geschiktheid van gegadigden mogen toetsen (de beoordeling van de geschiktheid). Met andere woorden in het Bao staat met welke bewijzen gegadigden kunnen aantonen dat men aan de selectiecriteria die de aanbestedende dienst heeft gesteld, voldoet. De aanbestedende dienst is niet verplicht deze bewijzen te vragen. A Bewijsmiddelen voor financiële en economische draagkracht 9 Waar staan de bewijsmiddelen genoemd voor financiële en economische draagkracht in het Bao? In art. 48: Art. 48 lid 1 Bao Een ondernemer kan zijn financiële en economische draagkracht aantonen door middel van: a passende bankverklaringen of het bewijs van een verzekering tegen beroepsrisico’s, b overlegging van balansen of van balansuittreksels, indien de wetgeving van het land waar de ondernemer is gevestigd, de bekendmaking van balansen voorschrijft, of c een verklaring betreffende de totale omzet en de omzet van de bedrijfsactiviteit die het voorwerp van de overheidsopdracht is, over ten hoogste de laatste drie beschikbare boekjaren, afhankelijk van de oprichtingsdatum of van de datum waarop de ondernemer met zijn bedrijvigheid is begonnen, voor zover de betrokken omzetcijfers beschikbaar zijn.

12

Selectiecriteria

Dit is geen limitatieve opsomming. De aanbestedende dienst kan ook andere bewijzen toelaten. Zo wordt ook als bewijs opgevoerd een rapportage van een Handelsinformatiebureau (zie het rapport van OGC ‘Supplier financial appraisal guidance’, dit rapport kan worden gedownload van www.ogc.gov.uk/documents/cp00086.pdf).

die al eerder genoemd zijn.Wat betreft de inhoudelijke betekenis van het begrip ervaring gaat het om ervaringen: die zullen nader gespecificeerd dienen te worden wil er een onderscheidend vermogen zijn met betrekking tot de ervaring dat een ondernemer een werk van bepaalde omvang en van een bepaald onderwerp heeft gedaan.

10 Wat wordt met deze gegevens aangetoond? Met deze gegevens kunnen de omzet, solvabiliteit, liquiditeit en rentabiliteit van de onderneming aangetoond worden.

Betrouwbaarheid is ook een deelbewijs van beroeps-vakbekwaamheid: wat daaronder te verstaan en hoe aan te tonen dat een inschrijver betrouwbaar is? Aangenomen zal moeten worden dat daarmee niet bedoeld wordt de betrouwbaarheid van artikel 45 (uitsluitingscriteria)2. Het ligt voor de hand te denken aan betrouwbaar in de zin van: op tijd.

11 Zijn er nog andere bewijsmiddelen te gebruiken voor de financiële en economische draagkracht? Ja, het stelsel van bewijsmiddelen inzake financiële en economische draagkracht is niet gesloten. Niet uitgesloten wordt dat de financiële en economische draagkracht met andere dan genoemde gegevens wordt bewezen, voorzover de gegevens gezien de aard en omvang van de opdracht relevant kunnen zijn (zo kan een aanbesteder inzage in de orderportefeuille vragen). Is de gegadigde niet in staat de verlangde gegevens te overleggen en heeft hij daarvoor gegronde redenen dan kan de gegadigde door middel van andere documenten zijn financiële en economische geschiktheid aantonen. De aanbesteder dient deze documenten wel geschikt te achten. 12 Wat wordt bedoeld met het beoordelen van de geschiktheid van ondernemers om die diensten te verlenen (…) aan de hand van met name hun praktische vaardigheden, technische kennis, efficiëntie, ervaring en betrouwbaarheid (art. 48 lid 5 Bao)? Met betrekking tot de technische bekwaamheid wordt nog bepaald (art. 49 lid 5) dat deze eisen met name betrekking kunnen hebben op know how, efficiëntie, ervaring en betrouwbaarheid. Op het punt van economische draagkracht is niet een dergelijke bepaling opgenomen. Hoe dienen know how, efficiëntie en betrouwbaarheid aangetoond worden? Het ligt voor de hand te veronderstellen dat dat in ieder geval kan middels de bewijsmiddelen die art. 48 al noemt. Maar als het alleen op die manier kan, waarom dan geschiktheid als zodanig niet al genoemd in de aanhef van art. 48 naast technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid? Het lijkt daarom verdedigbaar dat om te beginnen geschiktheid iets anders is dan technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid én dat het bewijs op kan kennelijk op een andere wijzen geleverd mag worden. Wat onder efficiëntie te verstaan moet worden, wordt niet uitgelegd (ook in de Richtlijn wordt dit niet uitgelegd): valt daaronder dat een aanbieder die aantoont dat hij altijd binnen de gestelde termijn opleverde (eventueel deel-opleverde) efficiënt is? Is het op tijd opleveren of sneller opleveren dan oorspronkelijk afgesproken, goedkoper en slimmer? Hoe is omgegaan met onverwachte problemen? Hetzelfde geldt voor het begrip ervaring: wat hieronder te verstaan en hoe het bewijs te leveren want ook hier stuit men op de eerder in het artikel genoemde bewijsmiddelen, zoals de lijst van werken van de afgelopen vijf jaar. Aangenomen wordt dan ook dat het bewijs van de ervaring, welk bewijs ertoe dient te onderbouwen dat de aanbieder geschikt is, toch op een andere manier geleverd kan worden dan op de manieren


Het Bao specificeert de mogelijkheid waarop bewijs van geschiktheid mag worden geleverd, maar laat nog wel een en ander over aan de praktijk. De selectiecriteria moeten per afzonderlijke opdracht door de aanbestedende dienst worden bepaald. De voorschriften zijn met andere woorden enkel procedureel van aard en niet materieel. Dit heeft de Commissie uitdrukkelijk aangegeven in haar Handleidingen bij de oude richtlijnen (werken, diensten en leveringen): ‘De reeds genoemde artikelen van de richtlijn hebben niet ten doel de grenzen van de bevoegdheid aan te geven van de lidstaten inzake het bepalen van het niveau van deze draagkracht en bekwaamheid met het oog op deelneming aan de verschillende opdrachten, maar te bepalen welke referenties en bewijsmiddelen kunnen worden gebruikt om het bewijs van die draagkracht en bekwaamheid te leveren.’ Ook het begrip geschiktheid is nog niet helemaal uitgekristalliseerd. Het lijkt er wel op dat art. 48 lid 5 een uitbreiding van de overige in dat artikel genoemde bewijsmiddelen inzake de selectiecriteria biedt. Deze bepaling is nieuw voor leveringen en werken maar stond ook al in één van de oude aanbestedingsrichtlijnen, art. 32 lid 1 Richtlijn Diensten. Pijnacker Hordijk c.s. meldt over deze bepaling, in de tweede druk van het genoemde handboek uit 1999, p. 212: ‘Deze bepaling (bedoeld wordt art. 32 lid 1 Richtlijn Diensten), die geen evenknie heeft in de andere Richtlijnen, onderstreept dat bij dienstverleningscontracten, anders dan bij werken en leveringen, de persoonlijke capaciteiten en standing van de dienstverrichter een rol moeten kunnen spelen. De Richtlijn Diensten bepaalt niet op welke wijze de aanbestedende dienst de betrouwbaarheid etc. van de dienstverlener dient te beoordelen. Kennelijk beoogt de Richtlijn de aanbestedende diensten resp. de nationale wetgevers op dit punt een ruime beoordelingsvrijheid te laten.’ Let op De hoogte van de minimumomzet-eis moet altijd tegen de specifieke omstandigheden van het geval worden afgewogen. B Technische geschiktheid en beroepsbekwaamheid 13 Waar staan de bewijsmiddelen omtrent technische geschiktheid en beroepsbekwaamheid in het Bao? In artikel 49:

13

Selectiecriteria

a b

c

d

e

f

g

h

i

j

k

Art. 493 1 Een aanbestedende dienst beoordeelt en controleert de technische bekwaamheid of beroepsbekwaamheid van de ondernemers op basis van het tweede en derde lid. 2 Ondernemers kunnen hun technische bekwaamheid op een of meer van de volgende manieren, afhankelijk van de aard, de hoeveelheid of omvang en het doel van de (…) diensten, aantonen: (…) aan de hand van een lijst van de voornaamste (…) diensten die gedurende de afgelopen drie jaar werden verricht, met vermelding van het bedrag en de datum en van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. De (…) diensten worden aangetoond in het geval van (…) diensten voor een aanbestedende dienst, door certificaten die de bevoegde autoriteit heeft afgegeven of medeondertekend of in het geval van (…) diensten voor een particuliere afnemer, door certificaten van de afnemer of, bij ontstentenis daarvan, eenvoudigweg door een verklaring van de ondernemer, aan de hand van een opgave van de al dan niet tot de onderneming van de ondernemer behorende technici of technische organen, in het bijzonder van die welke belast zijn met de kwaliteitscontrole (…), aan de hand van een beschrijving van de technische uitrusting van (…) de dienstverlener, van de maatregelen die hij treft om de kwaliteit te waarborgen en de mogelijkheden die hij biedt ten aanzien van ontwerpen en onderzoek, in het geval van complexe (…) diensten of wanneer deze aan een bijzonder doel dienen te beantwoorden, aan de hand van een controle door de aanbestedende dienst of, in diens naam, door een bevoegd officieel orgaan van het land waar (…) de dienstverlener gevestigd is, onder voorbehoud van instemming door dit orgaan; deze controle heeft betrekking op (…) de technische capaciteit van de dienstverlener en, zo nodig, op diens mogelijkheden inzake ontwerpen en onderzoek en de maatregelen die hij treft om de kwaliteit te waarborgen, aan de hand van de studie- en beroepsdiploma’s van de dienstverlener (…) of het kaderpersoneel van de onderneming en in het bijzonder van degenen die met de dienstverlening (…) zijn belast, voor overheidsopdrachten (…) voor diensten, aan de hand van de vermelding van de maatregelen inzake milieubeheer die de ondernemer kan toepassen in het kader van de uitvoering van de overheidsopdracht, aan de hand van een verklaring betreffende de gemiddelde jaarlijkse personeelsbezetting van de onderneming van de dienstverlener (…), en de omvang van het kaderpersoneel gedurende de laatste drie jaar, aan de hand van een verklaring welke de outillage, het materieel en de technische uitrusting vermeldt waarover de dienstverlener (…) voor het verlenen van de overheidsopdracht beschikt, aan de hand van de omschrijving van het gedeelte van de overheidsopdracht dat de dienstverlener eventueel in onderaanneming wil geven, of (…)

de nodige middelen ter beschikking te stelt aan de architect. Zie hieronder wat het Bao daarover bepaalt: Art. 49 3 Een ondernemer kan zich voor bepaalde overheidsopdrachten beroepen op de bekwaamheid van andere natuurlijke personen of rechtspersonen, ongeacht de juridische aard van zijn banden met die natuurlijke personen of rechtspersonen. In dat geval toont hij de aanbestedende dienst aan dat hij kan beschikken over de voor de uitvoering van de overheidsopdracht noodzakelijke middelen. 4 Onder de voorwaarden, genoemd in het derde lid, kan een samenwerkingsverband van ondernemers zich beroepen op de bekwaamheid van de deelnemers aan het samenwerkingsverband of van andere natuurlijke personen of rechtspersonen. 5 Bij procedures voor het gunnen van (…), overheidsopdrachten voor diensten (…), kan de geschiktheid van ondernemers om die diensten te verlenen (…), worden beoordeeld aan de hand van met name hun praktische vaardigheden, technische kennis, efficiëntie, ervaring en betrouwbaarheid. 6 De aanbestedende dienst geeft in de aankondiging of in de uitnodiging tot indiening van een inschrijving aan, welke van de in het tweede lid genoemde referenties hij verlangt. 15 Hoe de eis van beroepsbekwaamheid aan te tonen? Over de eisen omtrent beroepsbekwaamheid bestaat in de praktijk weinig tot geen onduidelijkheid: de aanbestedende dienst kan verlangen dat de onderneming aantoont dat hij is ingeschreven in het beroeps- of handelsregister conform de wetgeving van de lidstaat van vestiging (in Nederland een uittreksel uit het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel). Let op maatschappen en eenmanszaken staan niet in het Handelsregister. Doorgaans wordt (tevens) gevraagd naar een bewijs van inschrijving in het architectenregister bij de Stichting Bureau Architectenregister (www.architectenregister.nl) 16 Hoe aan te tonen dat de architect technisch bekwaam is? De technische bekwaamheid kan worden aangetoond door de ervaring die de onderneming heeft met betrekking tot soortgelijke ontwerpopdrachten (de zogenoemde ervaringseis). De aanbesteder kan de onderneming vragen naar vergelijkbare referentieprojecten. Het is ook mogelijk dat een aanbesteder de eis stelt dat moet worden aangetoond dat door uitvoering van diverse ontwerpopdrachten de nodige ervaring is opgedaan.

14 Kan een architect zich beroepen op andermans bekwaamheid? Ja. Het is mogelijk dat een architect zich beroept op de bekwaamheid van andere natuurlijke personen of rechtspersonen. Dit kan door bijvoorbeeld overlegging van een overeenkomst tussen de architect en die natuurlijke persoon of rechtspersoon waarin is bepaald dat laatste

17 Wat wordt bedoeld met ‘ervaringen van soortgelijke aard, omvang en/of in soortgelijke omstandigheden’. Bij de formulering van de ervaringseis ‘soortgelijke opdrachten’ moet worden aangegeven of het gaat om opdrachten van soortgelijke aard, en/of omvang, en/of om opdrachten in soortgelijke omstandigheden.


14

Selectiecriteria

Wordt als eis slechts gesteld ‘soortgelijke referentieprojecten’ dan betekent dit niet automatisch dat de referentieprojecten ook qua omvang vergelijkbaar moeten zijn. Dat moet duidelijk in de ervaringseis worden aangegeven: ‘…naar aard en omvang vergelijkbare werken/projecten’.

1

Wordt een bevoegdheid in weten regelgeving niet concreet ingevuld dan heeft het

bestuursorgaan (in dit geval de aanbestedende dienst) ruimte om die bevoegdheid zelf in te vullen. Dit wordt de discretionaire bevoegdheid genoemd.

2

In de Handleiding van de Commissie bij de Richtlijn Werken wordt in paragraaf 6.1

opgemerkt dat artikel 24 betrekking heeft op betrouwbaarheid. Artikel 24 is het equivalent van artikel 45 in de nieuwe Richtlijn.

3

In deze bepaling worden de beoordeling van de technische bekwaamheid in geval van

leveringen, werken en diensten geregeld. In dit citaat zijn alleen de onderdelen die betrekking hebben op diensten opgenomen.


15

4 Gunningscriteria In deze bijlage wordt een overzicht gegeven van hetgeen is bepaald in het Bao omtrent gunningscriteria. Artikel 54 1 Een aanbestedende diensten gunt een overheidsopdracht op grond van: a criteria die verband houden met het voorwerp van de overheidsopdracht, indien de gunning aan de inschrijver met de vanuit het oogpunt van de aanbestedende dienst economisch meest voordelige inschrijving plaatsvindt, of b. het criterium de laagste prijs. 2 Een aanbestedende dienst specificeert in het geval, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a, in de aankondiging van de overheidsopdracht of in het beschrijvend document, het relatieve gewicht van elk van de door hem gekozen criteria voor de bepaling van de economisch meest voordelige inschrijving. Dit gewicht kan worden uitgedrukt door middel van een marge met een passend verschil tussen minimum en maximum. 3 Wanneer volgens de aanbestedende dienst om aantoonbare redenen geen weging mogelijk is, vermeldt de aanbestedende dienst in de aankondiging van de overheidsopdracht of in het beschrijvend document of, bij de concurrentiegerichte dialoog, in het beschrijvend document, de criteria in afnemende volgorde van belangrijkheid. 1 Wat zijn gunningscriteria? Gunningscriteria dienen onderscheiden te worden van minimumeisen, selectiecriteria en uitsluitingsgronden. Met gunningscriteria worden bedoeld de inhoudelijke criteria voor de keuze van de beste aanbieding. 2 Welke gunningscriteria kent het Bao? Het Bao kent twee gunningscriteria: a de vanuit het oogpunt van de aanbestedende dienst economisch meest voordelige inschrijving (emvi); b de laagste prijs. Het gunningscriterium emvi bestaat uit verschillende subgunningscriteria (zie vraag 4). 3 Waarop dienen subgunningscriteria behorend tot de emva betrekking te hebben? De subgunningscriteria dienen betrekking te hebben op de ontwerpopdracht. 4 Aan welke subgunningscriteria kan gedacht worden? In de Europese aanbestedingsregelgeving (Richtlijn 2004/18/EG, art. 53 lid 1 sub a) worden een aantal voorbeelden genoemd: de prijs uitvoering de kwaliteit de technische waarde de esthetische en functionele kenmerken


16

Gunningscriteria

de milieukenmerken resp. milieutechnische eigenschappen ‘met inbegrip van zulke kenmerken die de productiemethoden betreffen’ de gebruikskosten de rentabiliteit de klantenservice en technische bijstand; de datum van levering; de termijn voor levering en uitvoering. 5 Zijn de genoemde subgunningscriteria voorbeelden of is dit een complete (limitatieve) opsomming? Het zijn voorbeelden. 6 Dienen de subgunningscriteria economisch van aard te zijn? Nee, niet per se. Het Hof vanJustitie van de EG heeft uitgemaakt dat het niet noodzakelijk is dat de gunningscriteria van zuiver economische aard zijn, daar immers niet kan worden uitgesloten dat niet zuiver economische factoren van invloed kunnen zijn op de waarde van een aanbieding voor die aanbestedende dienst’. 7 Aan welke voorwaarden dienen de (sub)gunningscriteria te voldoen? Net als bij de selectiecriteria dienen de (sub)gunningscriteria objectief, transparant en proportioneel te zijn. Door de Europese rechters in zake dit specifieke onderwerp betreffende de gunningscriteria o.a. als voorwaarde gesteld dat de criteria op objectieve en uniforme wijze kunnen worden toegepast om aanbiedingen te vergelijken en voorts duidelijk relevant moeten zijn om de economisch meest voordelige inschrijving te selecteren.Van dit laatste is in ieder geval sprake indien de criteria de ervaring en de technische bekwaamheid van een inschrijver en zijn team betreffen. Uit andere uitspraken van het Hof vloeit nog voort dat de gunningscriteria zodanig geformuleerd moeten zijn dat normaal zorgvuldige inschrijvers in staat zijn deze criteria op dezelfde wijze te interpreteren, en voorts dat de aanbestedende dienst de gunningscriteria gedurende de gehele aanbestedingsprocedure op dezelfde wijze moet toepassen. 8 Hoe om te gaan met het subgunningscriterium van esthetische kenmerken? Dit is een subgunningscriterium van subjectieve aard en dat terwijl aan alles dat met aanbestedingsrecht te maken heeft de eis wordt gesteld van objectiviteit. De beoordeling van gunningscriteria van subjectieve aard (zoals kwalitatieve criteria als criteria die betrekking hebben op esthetica) is vanzelfsprekend tevens van subjectieve aard. In dergelijke gevallen zal de gunningsbeslissing door de rechter slechts marginaal getoetst worden. Zie in deze zin ook RvA 19 november 1997, BR 1999 p. 1053, met betrekking tot een aanbestedingsprocedure onder vigeur van de Richtlijn Nutssectoren en de AR-NS EG 1992. Arbiters overwegen: ‘Wel kan worden vastgesteld dat in artikel 34 van de Richtlijn (Nutssectoren) een opsomming is gegeven van mogelijke beoordelingsmaatstaven, waarin ele-menten compareren als kwaliteit en esthetische kenmerken, elementen die bij uitstek vatbaar zijn voor


subjectieve beoordeling.Voor zover in deze aanbesteding dergelijke beoordelingsmaatstaven zijn opgenomen, dient met het sub-jectieve oordeel van de aanbestedende dienst rekening te worden gehouden, in die zin dat zijn beoordeling moet worden gevolgd, tenzij deze duidelijk ongefundeerd of kennelijk gezocht moet worden geacht. Voor niet voor subjectieve benadering vatbare beoordelingsmaatstaven, met name beoordelingsmaatsta-ven, die kunnen worden gekwantificeerd, geldt dat niet of althans in aanzienlijk mindere mate en mag in ieder geval bij een beroep daarop in de daarop gebaseerde motivering de eigen kwantificering niet ontbreken.’ In dezelfde richting wijst ook RvA 10 september 1999, BR 1999 p. 1057, eveneens met betrekking tot een aanbestedingsprocedure onder vigeur van de Richt-lijn Nutssectoren en het AR-NS EG 1992. Arbiters onderwerpen de gunningsbeslissing ook in dit geval aan een marginale toetsing. Overigens merken arbiters op dat het ontbreken van een motiveringsplicht in de Richtlijn Nutssectoren en het AR-NS EG 1992 geen aanwijzingen bevat omtrent de toe te passen toetsingsnorm: ‘Uit het achterwege blijven van een motiveringsplicht volgt dat de aanbesteder niet gehouden is haar toetsing uiteen te zetten en dat een afgewezen gegadigde op eigen kracht zal moeten aantonen dat de plaatsgevonden toetsing in redelijkheid niet tot dit resultaat kon leiden.’ Vgl. ook RvA 8 januari 1998, BR 1998 p. 434, over de aanbesteding van de sloop van een brug waarbij de inschrijvers in het kader van de aanbesteding zelf een plan van aanpak voor de sloop en het verwijderen van de brug moesten maken. Arbiters sanctio-neren het gunningscriterium waarin het plan van aanpak op de vol-gende wijze een rol speelt: ‘Het (plan van aanpak) wordt beoordeeld op een voor opdrachtgever onaanvaardbaar risico. Een onaanvaardbaar risico leidt tot het niet verstrekken van de opdracht.’ ‘ 9 Moeten aan subgunningscriteria altijd wegingsfactoren worden gekoppeld? Nee, dat hoeft niet altijd. De Toelichting op art. 54 lid 2 van het Bao zegt hierover: ‘Artikel 54, tweede lid, van dit besluit bepaalt dat de aanbestedende dienst steeds het relatieve gewicht moet vermelden dat hij toekent aan de (sub)gunningscriteria. Alleen wanneer het om een aantoonbare reden niet mogelijk is om het relatieve gewicht te specificeren, mag de aanbestedende dienst op grond van artikel 54, derde lid, van dit besluit erin volstaan om de criteria in dalende volgorde van belangrijkheid te vermelden.’ 10 Wanneer moeten gunningscriteria bekend zijn gemaakt? In de aankondiging of later bij de uitnodiging tot inschrijving. 11 Mogen eenmaal bekendgemaakte gunningscriteria gewijzigd worden? Na de uitnodiging tot inschrijving is dat verboden. Er is enige discussie over de vraag of bekendgemaakte gunningscriteria voor de uitnodiging tot inschrijving gewijzigd mogen worden in het bestek of in de nota van inlichtingen. Nu onzeker is hoe de hoogste rechter er over denkt,

17

Gunningscriteria

is het niet aan te bevelen eenmaal bekend gemaakte gunningscriteria te wijzigen. De aanbestedende dienst loopt het risico het verwijt te krijgen van niet transparant handelen en in rechte betrokken te worden. 12 Moeten de wegingsfactoren van de subgunningscriteria ook bekend gemaakt worden? Ja. Art. 54 lid 2 bepaalt dat de aanbestedende in het geval, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a, in de aankondiging van de overheidsopdracht of in het beschrijvend document, het relatieve gewicht van elk van de door hem gekozen criteria voor de bepaling van de economisch meest voordelige inschrijving specificeert. Dit gewicht kan worden uitgedrukt door middel van een marge met een passend verschil tussen minimum en maximum. 13 Hoe ver gaat de bekendmakingsplicht inzake de wegingsfactoren? Ook dit is een vraag die in de jurisprudentie wordt ontwikkeld, zodat voorzichtigheid is geboden bij het beantwoorden van die vraag. Een recent voorbeeld dat enig licht op deze vraag werpt, is die van de Voorzieningenrechter van de Rechtbank Den Haag van 13 februari 2004. De rechter constateert dat de gehanteerde kwaliteitscriteria in de offerteaanvraag zijn opgesomd evenals de maximale score voor de verschillende criteria en het gewicht dat aan die scores wordt toegekend. De aanbestedende dienst was niet gehouden om ook nog de verdere onderverdeling van de vier kwaliteitscriteria in subgunningscriteria en het gewicht dat aan die subgunningscriteria wordt toegekend kenbaar te maken. De aanbestedende dienst heeft immers ook een zekere beoordelingsvrijheid en die vrijheid is niet overschreden. 14 Is het voldoende dat subgunningscriteria, wegingsfactoren en (punten) waardering vooraf bij de notaris worden gedeponeerd? Nee. Dit moet allemaal in ieder geval bij de uitnodiging tot inschrijving aan alle inschrijvers worden bekendgemaakt (doorgaans in de gunningsleidraad). Het uitgangspunt is dat inschrijvers zo goed mogelijk geïnformeerd worden en een goed antwoord kunnen geven op de vraag die de aanbestedende dienst aan de markt stelt. 15 Mogen selectiecriteria als subgunningscriteria worden gesteld? Nee. Het aanbestedingsrecht kent een scherpe scheiding van de selectiefase en de gunningsfase. De selectie ziet op de keus van de aanbieder en de gunning op de keus van de aanbieding, zij mogen niet door elkaar lopen. 16 Wat is de sanctie als een verkeerd subgunningscriterium (een subgunningscritrium dat een selectiecriterium is) wordt gebruikt? Dan moet de aanbestedingsprocedure worden afgebroken.


17 Hoe oordeelt de rechter over het hanteren van subgunningscriteria: marginaal of vol? De rechter toetst het hanteren van subgunningscriteria marginaal, dat wil zeggen, hij kijkt of de aanbestedende dienst in redelijkheid tot zijn oordeel heeft kunnen komen. Hij kijkt niet of hij zelf in die omstandigheden ook dat oordeel zou hebben geveld. Zie de volgende voorbeelden: Vzngr. Rb. 's-Gravenhage, k.g., 14 juli 2004, nr KG 04/638 (niet gepubliceerd): BZK heeft de ingestuurde offertes geanalyseerd en de uitkomsten per inschrijver verwerkt in een matrix.Toen bleek dat er op een aantal punten, waaronder de gehanteerde tarieven, nog onduidelijkheden bestonden, zijn de inschrijvers per brief van 29 maart 2004 uitgenodigd voor een tweede presentatieronde. Naar aanleiding daarvan heeft BZK een sterkte-zwakteanalyse uitgevoerd. Deze analyse dient dan ook beschouwd te worden als een beoordeling in het kader van de vraag in hoeverre de inschrijvers de economisch meest voordelige aanbieding hebben gedaan. BZK komt daarbij een ruime beoordelingsvrijheid toe waarbinnen gebruik is gemaakt van de sterkte-zwakteanalyse. Zulks neemt echter niet weg dat de beoordelingsvrijheid betrekking moet hebben op de (sub)gunningscriteria, zoals uitgewerkt in de lijst van eisen. (...) Ten slotte blijven de aspecten `hardheid begroting', ìnschatting inspanningsgarantie' en ìnschatting overall afbreukrisico' over. Deze punten zijn niet direct terug te voeren op vooraf gepubliceerde criteria, maar hebben meer te maken met de algemene indruk die de offertes op de verwervingscommissie hebben gemaakt. De voorzieningenrechter is van oordeel dat BZK aldus gebruik heeft gemaakt van de ruime beleidsvrijheid die hem toekomt om de verschillende offertes te beoordelen. Uit het voorgaande volgt dat BZK zijn beoordeling heeft gestoeld op de gepubliceerde (sub)gunningscriteria en dat hij voor de beoordeling gebruik heeft gemaakt van een sterkte-zwakteanalyse, waarin de offertes nader onderzocht zijn of en in hoeverre zij beantwoorden aan de (sub)gunningscriteria. Niet gezegd kan worden dat BZK onrechtmatig heeft gehandeld door af te wijken van de beoordelingsprocedure die BZK van tevoren heeft opgesteld in de aanbestedingsdocumenten, door het onjuist toepassen van de gunningscriteria of door gedurende het aanbestedingsproces een andere invulling te geven aan het begrip `basis service level'. Niet is gebleken dat BZK NIPO heeft toegestaan haar offerte aan te passen, zodat het ter zake door Effectory gestelde wordt verworpen.Voorts is niet gebleken dat NIPO over een relevante kennisvoorsprong of kostenvoordeel beschikte. Het enkele feit dat zij de software van de Internetspiegel heeft ontwikkeld, is daartoe onvoldoende, aangezien de informatie daarvan aan elke inschrijver ter beschikking is gesteld. En zie voor een arbitrale uitspraak: RvA 9 augustus 2004, nr 26.698 (niet gepubliceerd). De Staat heeft de waardering in handen gelegd van een externe, onafhankelijke commissie. Als twee van de vijf individuele leden van die commissie de functionele (ecologische) breedte tussen S. en Van H. als gelijk beoordelen valt dat naar het oordeel van arbiters geheel binnen de aan hen gegeven oordeelsvrijheid. Enige ruimte in de weging van de twee breedtefactoren ìnloop' en `midden' is daaraan inherent en nu juist aan hen als deskundigen overgelaten. Arbiters kunnen alleen

18

Gunningscriteria

toetsen of er sprake is van een ernstige en klaarblijkelijke fout in de door de commissie aldus verrichte beoordeling. In casu blijkt daar in het geheel niet van. Dit bezwaar wordt derhalve verworpen. (In appel blijft deze uitspraak in stand.)


19

5 Interactie/presentatie 1 In welke artikelen in het Bao wordt iets geregeld over de interactie tussen aanbestedende dienst en inschrijvers? Het Bao heeft slechts enkele bepalingen gewijd aan de interactie tussen aanbestedende dienst en inschrijvers. Artikel 38 lid 10 10 Wanneer het beschrijvend document en de aanvullende stukken of nadere inlichtingen tijdig zijn aangevraagd, maar om enigerlei reden niet binnen de in de artikelen 39 en 40 gestelde termijnen zijn verstrekt, of wanneer de inschrijvingen slechts na een bezichtiging ter plaatse, of na inzage ter plaatse van de bij het beschrijvend document behorende stukken kunnen worden gedaan, verlengt de aanbestedende dienst de termijn voor de ontvangst van de inschrijvingen zodanig dat alle betrokken ondernemers van alle nodige informatie voor de opstelling van de inschrijvingen kennis kunnen nemen. Artikel 40 2 Een aanbestedende dienst verstrekt nadere inlichtingen over het beschrijvend document en de aanvullende stukken uiterlijk zes dagen voor de uiterste datum voor de ontvangst van de inschrijvingen, mits deze aanvraag tijdig voor de uiterste datum voor de indiening van de inschrijvingen is gedaan. (...) 5 Een aanbestedende dienst verstrekt nadere inlichtingen over het beschrijvend document of de aanvullende stukken uiterlijk zes dagen voor de uiterste datum voor de ontvangst van de inschrijvingen, mits het verzoek om inlichtingen tijdig voor de uiterste datum voor de ontvangst van de inschrijving is gedaan. Artikel 42 1 Een aanbestedende dienst deelt de inschrijvers en gegadigden mede of de mededelingen en uitwisselingen van informatie als bedoeld in de artikelen 38 tot en met 41 gedaan worden door middel van de post of de fax, langs elektronische weg overeenkomstig het vijfde en zesde lid, per telefoon, of door middel van een combinatie van deze middelen. 2 Een aanbestedende dienst maakt gebruik van communicatiemiddelen die algemeen beschikbaar zijn en waardoor de toegang van de ondernemers tot de gunningsprocedure niet wordt beperkt. 3 Een aanbestedende dienst waarborgt bij de mededelingen, uitwisselingen en opslag van informatie de integriteit van de gegevens en de vertrouwelijkheid van de inschrijvingen en van de aanvragen tot deelneming. 4 Een aanbestedende dienst neemt pas na het verstrijken van de uiterste termijn voor de indiening kennis van de inhoud van de inschrijvingen en van de aanvragen tot deelneming. 5 Een aanbestedende dienst gebruikt voor mededelingen langs elektronische weg middelen, waarvan de technische kenmerken nietdiscriminerend zijn en algemeen beschikbaar en welke in combinatie met algemeen gebruikte informatie- en communicatietechnologieproducten kunnen functioneren.


20

Interactie/presentatie

6 Op de toezending en de middelen voor de elektronische ontvangst van inschrijvingen, en op de middelen voor de elektronische ontvangst van verzoeken tot deelneming zijn het zevende tot en met het tiende lid van toepassing. 7 Een aanbestedende dienst waarborgt dat de informatie betreffende de specificaties die nodig zijn voor de elektronische indiening van inschrijvingen en verzoeken tot deelneming, inclusief de encryptie, voor belanghebbende partijen beschikbaar zijn. 2 Wat zegt de Toelichting op het Bao over de interactie mogelijkheid tussen aanbestedende dienst en inschrijvers? In de Toelichting wordt er over art. 39 en art. 40 voor zover voor deze vraag van belang het volgende opgemerkt: ‘De in artikel 39 van richtlijn nr. 2004/18/EG gestelde vereiste van «tijdig» is in artikel 39, eerste en tweede lid van dit besluit overgenomen. In beginsel moet ervan worden uitgegaan dat wanneer wordt gevraagd om het beschrijvend document en de aanvullende stukken, bedoeld in artikel 39, eerste lid, de aanbestedende dienst in staat zal zijn om die documenten binnen een dag na het verzoek op te sturen. Ten aanzien van de nadere inlichtingen, bedoeld in het tweede lid, van artikel 39, kan het om een langere termijn gaan.Wat tijdig is, is in dat geval afhankelijk van het aantal inlichtingen dat wordt gevraagd en de complexiteit van die inlichtingen. Als bijvoorbeeld een ondernemer pas een week voor de uiterste inschrijftermijn een groot aantal of een aantal complexe inlichtingen vraagt, dan kan in dat geval de aanbestedende dienst in beginsel niet verweten worden dat hij niet uiterlijk 6 dagen voor de uiterste inschrijfdatum de nadere inlichtingen verstrekt. Artikel 41 betreft het informeren van gegadigden en inschrijvers omtrent de keuzes van de aanbestedende dienst. Aan de hand van de uitspraken door het Gerecht van Eerste Aanleg van de Europese Gemeenschappen (hierna: het Gerecht) is duidelijk geworden dat een aanbestedende dienst al aan haar motiveringsplicht op grond van deze bepaling voldoet als de dienst zich in eerste instantie ertoe beperkt de betrokkenen onmiddellijk op de hoogte te brengen van de afwijzing van hun inschrijving door een eenvoudige, niet-gemotiveerde mededeling, en later aan de inschrijvers die uitdrukkelijk hierom verzoeken, binnen een termijn van vijftien dagen een gemotiveerde uitleg verstrekt.Wanneer een aanbestedende dienst verzocht wordt om een gemotiveerde uitleg, is – zo blijkt uit voornoemde zaken – voldoende dat de aanbestedende dienst duidelijk vermeldt welke procedure bij de beoordeling van de inschrijvingen is gevolgd, dat de winnaar is uitgekozen omdat dit de inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving of de laagste prijs was, en in hoeverre de aanbieding van de informatiezoekende inschrijver voor de in het beschrijvend document genoemde criteria over het geheel genomen beter of slechter gerangschikt was dan de winnende aanbieder. De aanbestedende dienst mag in de nadere uitleg evenwel niet de aanvankelijke motivering vervangen door een volledig nieuwe. 3 Mag een aanbestedende dienst met de inschrijver de plaats waar het ontwerp gerealiseerd dient te worden bezichtigen? Ja dat mag, zie art. 38 lid 2 Bao.


4 Hoe dienen aanbestedende dienst en inschrijver tijdens de bezichtiging met elkaar om te gaan? Aanbestedende dienst en inschrijver dienen tijdens de bezichtiging de beginselen van het aanbestedingsrecht in acht te nemen. Met name het beginsel van transparantie (achteraf moet verklaard kunnen worden hoe gehandeld is en dat niet in gehandeld is in strijd met de aanbestedingsbeginselen) speelt hier een grote rol. 5 Mag een inschrijver om informatie vragen en daarbij bedingen dat deze informatie alleen aan hem ter beschikking wordt gesteld? Nee, een inschrijver mag niet om informatie vragen en daarbij bedingen dat deze informatie alleen aan hem ter beschikking wordt gesteld. Dat is in strijd met het beginsel van gelijke behandeling. Zowel de gestelde vragen als de daarop gegeven antwoorden dienen – gelijktijdig – aan alle inschrijvers ter beschikking te worden gesteld. 6 Bevat het Bao specifieke bepalingen omtrent de wijze waarop verstrekte inlichtingen moeten worden vastgelegd? Nee. Het Bao bevat geen specifieke bepalingen omtrent de wijze waarop verstrekte inlichtingen moeten worden vastgelegd. Ook de Europese regelgeving bevat op dit punt geen nadere bepalingen. 7 Mag de vraag van de aanbestedende dienst gewijzigd worden naar aanleiding van de vragen? Dat hangt er van af. De vraag van de aanbestedende dienst kan kennelijke fouten bevatten en deze mogen gecorrigeerd worden naar aanleiding van de gestelde vragen. Omstreden is of de vraag ook wezenlijk gewijzigd mag worden, dit wordt in de literatuur soms gesteld, maar door andere schrijvers als onmogelijk beschouwd. 8 Mag een inschrijving door middel van een visiepresentatie worden toegelicht/verduidelijkt/aangevuld? Ja. Dit staat niet met zoveel woorden in het Bao, maar wordt in de literatuur afgeleid uit de verklaring van de Raad en de Commisie ad artikel 7 lid 4 op de oude Richtlijn Werken, die ook van toepassing wordt geacht op de nieuwe Richtlijn, waarop het Bao is gebaseerd. Vanwege het belang van deze verklaring wordt deze hier weergegeven: ‘De Raad en de Commissie verklaren dat, bij openbare en niet-openbare procedures, onderhandelingen met gegadigden of inschrijvers over fundamentele punten van de opdrachten waarvan de wijziging de mededinging kan vervalsen, en met name over de prijzen, uitgesloten zijn; wel mogen er besprekingen met gegadigden of inschrijvers plaatsvinden, maar alleen met het oog op een verduidelijking of aanvulling van de inhoud van de offerte, alsmede van de eisen van de aanbestedende diensten, en voor zover zulks geen discriminatie veroorzaakt.’ 9 Mag tijdens deze visiepresentatie worden onderhandeld door aanbestedende dienst en inschrijver? Nee. Dit is absoluut verboden en zou leiden tot het overtreden van met name het verbod van gelijke behandeling en transparantie.

21

6 Aanmeldingen/inschrijvingen Het handelen en nemen van besluiten (zoals het beoordelen in een aanbestedingsprocedure) door overheidsopdrachtgever is onder andere genormeerd door de beginselen van behoorlijk bestuur zoals het zorgvuldigheidsbeginsel, willekeurbeginsel en motiveringsbeginsel. Daarnaast zijn er de beginselen van het aanbestedingsrecht: transparantiebeginsel, gelijkheidsbeginsel en concurrentiebeginsel. Deze beginselen vormen de kaders waarbinnen de overheidsopdrachtgever/aanbestedende dienst handelt/beslist. 1 Welke beginselen dient de aanbestedende dienst in acht te nemen bij het beoordelen van aanmeldingen en inschrijvingen? De aanbestedende dienst dient de beginselen van behoorlijk bestuur in acht te nemen en de aanbestedingsbeginselen. 2 Welke zijn de algemene beginselen van behoorlijk bestuur en wat betekenen zij?4 De beginselen van behoorlijk bestuur worden onderverdeeld al naar gelang de handeling die de overheid treft: De voorbereiding van besluit: formeel zorgvuldigheidsbeginsel. Daarmee wordt bedoeld dat een bestuursorgaan (aanbestedende dienst) de verschillende bij een besluit betrokken belangen betrekt bij zijn besluitvorming. Besluitvorming en inrichting van besluiten: Fairplay-beginsel. Daarmee wordt bedoeld dat een bestuursorgaan (aanbestedende dienst) zonder vooringenomenheid, personen die een persoonlijk belang hebben bij besluit mogen de besluitvorming niet beïnvloeden.Tevens valt er onder dat de aanbestedende dienst de burger geen mogelijkheden mag ontnemen om voor zijn belang op te komen door te beslissen op een in dit opzicht ongunstig gekozen moment. Verbod van détournement de pouvoir: als een besluit genomen wordt met behulp van een procedure die voor dit besluit niet bestemd is, is er sprake van détournement de pouvoir. Gebod van belangenafweging (specialiteitsbeginsel): hiermee wordt bedoeld dat alle belangen die meegewogen mogen worden bij besluitvorming ook meegewogen moeten worden.Voorts: alle relevante belangen dienen te worden betrokken bij de afweging van belangen. Met het specialiteitsbeginsel wordt bedoeld dat een bepaalde wettelijke regeling gericht is op, en het bereik ervan beperkt tot, speciale doelen of belangen. Gebod van draagkrachtige motivering: de motivering van een besluit moet dat besluit kunnen dragen. Gebod van kenbare motivering: een motivering die wel draagkrachtig is, maar niet kenbaar heeft weinig betekenis voor de burger (gegadigde/inschrijver bij een aanbesteding), vandaar dat bepaald is dat de motivering wordt vermeld bij de bekendmaking van het besluit. Formele rechtszekerheid: het gaat hier om de eis dat besluiten duidelijk en ondubbelzinnig geformuleerd zijn en dat de betekenis niet afhankelijk mag zijn van een uitleg door een ander.Wie geconfronteerd wordt met een overheidsbesluit, moet kunnen weten waar hij aan toe is. Inhoud van besluiten (materieel): Materiële rechtszekerheid, vertrouwensbeginsel: het legaliteitsbeginsel zoals dit beginsel ook wel genoemd wordt, brengt met zich dat de regels waaraan overheid en burgers gebonden zijn, duidelijk moeten


22

Aanmelding/inschrijvingen

zijn en dat bijvoorbeeld in beginsel geen terugwerkende kracht aan regels gegeven wordt. Ook mogen burgers vertrouwen op de duurzaamheid van besluiten waarvan zij afhankelijk zijn, op het nakomen van toezeggingen en op het voldoen aan verwachtingen die gewekt zijn. Gelijkheidsbeginsel: gelijke monniken gelijke kappen. Dat wil zeggen dat gelijke gevallen gelijk worden behandeld en ongelijke gevallen ongelijk al naar de mate waarin zij verschillen.Waar wettelijke kaders beleidsruimte laten, kan bij de verdere beleidsvorming soms een verdere differentiatie optreden. Het Nederlanse stelsel van decentralisatie brengt mee dat de ene gemeente bijvoorbeeld wel een ander beleid mag voeren dan een andere gemeente. Verbod van détournement de pouvoir: een door de wet gegeven bevoegdheid mag uitsluitend voor dat doel gebruikt worden. Hier zitten twee kanten aan: overheidsbevoegdheden mogen uitsluitend worden gebruikt ten behoeve van het algemeen belang en niet voor persoonlijke belangen en bevoegdheden mogen niet gebruikt worden voor ‘verkeerde’ bevoegdheden al zou dit in het algemeen belang zijn. Materiële zorgvuldigheid: dit beginsel heeft betrekking op de inhoud van besluiten, met name op de belangenafweging. De wet bepaalt dienaangaande dat de voor een of meer belanghebbenden nadelige gevolgen van een besluit mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot de met het besluit te dienen doelen. Evenredigheidsbeginsel: bij het evenredigheidsbeginsel gaat het om de verhouding tussen de uit een besluit voortvloeiende lasten (het middel) en het effect daarvan op de met het besluit te dienen belangen (het algemeen belang dat in het geding is): deze verhouding moet in balans zijn, mag andersgezegd niet disproportioneel zijn. De rechter toetst dit verbod marginaal: alleen als hij een ‘kennelijke onevenredigheid’ tussen een algemeen en een individueel belang constateert, zal hij concluderen dat er sprake is van schending van dit beginsel. 3 Welke zijn de beginselen van het aanbestedingsrecht en wat betekenen zij? De beginselen van het aanbestedingsrecht zijn: Het beginsel van gelijke behandeling: dit beginsel is in art. 2 van het Bao als volgt vastgelegd en gedefinieerd: ‘Een aanbestedende dienst behandelt ondernemers op gelijke en niet-discriminerende wijze en handelt transparant.’ Zie voor een voorbeeld: RvA 6 januari 2006, nr 70.977 (niet gepubliceerd) Doel en strekking van het aanbestedingsrecht brengen daarenboven mee dat aanpassing van de inschrijving slechts aan de orde kan zijn bij voor een ieder kenbare omissies, waarbij bovendien correctie van de fout niet tot vervalsing van de concurrentie kan leiden. Een inschrijver die achteraf beseft ook minder scherp te hebben kunnen inschrijven om zich te kwalificeren voor het werk, moet zich niet te lichtvaardig kunnen beroepen op gemaakte inschattingsfouten. Het in het aanbestedingsrecht geldende gelijkheidsbeginsel verzet zich daartegen. Het transparantiebeginsel: zie daarvoor het zojuist geciteerde art. 2 van het Bao. In de Toelichting wordt opgemerkt: ‘De instrumenten om transparantie te bereiken zijn de publicatieverplichtingen, het verbod op discriminatie tussen aannemers, leveranciers of dienstverleners, en de plicht om de eisen aan de overheidsopdracht en de aannemer, leverancier of dienstverlener objectief te specificeren.’


Zie voor een voorbeeld: Vzngr. Rb. Amsterdam, k.g., 28 augustus 2003, nr KG 03/1599 TG, BR 2004, blz. 438 Uitgangspunt is dat bij de beoordeling van vraag of in de aanbestedingsprocedure fouten zijn gemaakt, de Richtlijn (Diensten) en de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht meebrengen dat inzicht verschaft moet worden in de gehele procedure van aanbesteding. Op grond van het transparantiebeginsel dienen gegadigden in staat te worden gesteld een reële inschatting te maken van hun mogelijkheden – en die van de concurrentie – om mee te dingen en dienen zij achteraf de mogelijkheid te hebben om de bij de selectie en gunning gehanteerde methode objectief te toetsen. Het beginsel van mededinging: een van de hoofddoelstellingen van het aanbestedingsrecht is om aanbestedingen zoveel mogelijk voor mededinging open te stellen.Vandaar de bepalingen die de aanbestedende diensten verplichten om de kring van voor deelname in aanmerking komende ondernemingen niet te beperken op een manier die geen verband houdt met de opdracht. Zie voor een voorbeeld waarbij de mededinging in het geding was: Rb. Zwolle 28 april 2004, nr 84501/HA ZA 03-312 (niet gepubliceerd) Vaststaat dat het tablet van de Combinatie in vele opzichten niet voldeed aan de door de gemeente gestelde inschrijvingsvereisten. Daarmee rijst de vraag of de gemeente de inschrijving van de Combinatie in aanmerking had mogen nemen.Ter beantwoording van deze vraag moet vooropgesteld worden dat een inschrijving niet in aanmerking mag worden genomen indien die inschrijving fundamenteel afwijkt van de inschrijvingsvereisten.Van fundamentele afwijkingen is onder meer sprake, indien de afwijkingen de calculatie van de prijs beïnvloeden dan wel de mededinging wezenlijk verstoren. In elk geval maken relatief onbeduidende onregelmatigheden de aanbieding niet ongeldig. De rechtbank is van oordeel dat van relatief onbeduidende onregelmatigheden geen sprake is. De gemeente heeft zowel in productie 2 bij de dagvaarding (bestek en voorwaarden) als in productie 3 (nota van inlichtingen) een groot aantal (elkaar overigens deels tegensprekende dan wel niet met elkaar in overeenstemming te brengen) voorschriften gesteld ter zake de proefstukken, die bij de inschrijving dienen te worden overgelegd. De rechtbank verwijst in dit verband naar productie 2, de nummers 1.3.01 jo. 1.8 jo 2.1-2.3 jo. de zeven detailtekeningen. Bij de nota van inlichtingen accentueert de gemeente dit belang nog eens in de punten 18, 25 en 32. De rechtbank maakt uit een en ander op dat de gemeente blijkens de vereisten, waaraan de proefstukken dienen te voldoen, aan deze vereisten uit eigen beweging een dwingend karakter heeft gegeven en deze vereisten als wezenlijk heeft gezien. Nu vaststaat dat de Combinatie op diverse punten van deze vereisten afwijkt, had de gemeente deze aanbieding niet in beschouwing mogen nemen. Het beginsel van proportionaliteit: de in het bestek of de bekendmaking vermelde eisen in redelijke verhouding moeten staan tot aard en omvang van het aan te besteden werk. Dit beginsel leidt in de praktijk tot veel problemen, vaak worden eisen gesteld, die die verhouding niet in acht nemen. Het kan hier gaan om omzeteisen die niet proportioneel zijn, maar ook om beroepsbekwaamheidseisen, referentiewerken etc.

23


4 Wat wordt bedoeld met de in de precontractuele fase in acht te nemen maatstaven van redelijkheid en billijkheid? De fase voorafgaand aan de totstandkoming van de overeenkomst is de precontractuele fase. De aanbestedingsfase, hoewel onderworpen aan regelgeving, is uit zijn aard een precontractuele fase, immers voorafgaand aan de totstandkoming van de overeenkomst. (Let op: de aanbesteding zelf doet geen overeenkomst tot stand komen; eerst wordt bepaald wie de winnende inschrijver is en pas daarna – na de wachtperiode van 15 dagen – wordt de opdracht gegund aan die inschrijver en komt de overeenkomst tot stand.) In de precontractuele fase gelden de maatstaven van redelijkheid en billijkheid, dat betekent o.a. dat de aanbestedende dienst, maar ook de private partij die in die fase verkeert, zijn gedrag mede dient te laten bepalen door de gerechtvaardigde belangen van de wederpartij. Dit brengt soms mee dat een partij onderhandelingen niet mag afbreken of dat als dat wel mag daar een prijs voor betaald moet worden. Zie voor een voorbeeld van wat in de precontractuele fase de maatstaven van redelijkheid en billijkheid met zich kunnen brengen speciaal wanneer het om een aanbesteding gaat: HR 4 april 2003, NJ 2004, 35, m.nt. M.A.M.C. van den Berg, BR 2003, blz. 824, m.nt. H. Nijholt Het Hof heeft zijn oordeel dat RGZ gebonden is aan algemene beginselen van behoorlijk bestuur niet doen steunen op het in art. 1:1 Awb bepaalde, doch heeft daarvoor bepalend geacht dat ziekenfondsen als specifiek doel hebben te voorzien in behoeften van algemeen belang en dat zij in hoofdzaak door de overheid worden gefinancierd. Deze omstandigheden brengen echte niet mee dat de onderhavige inkoopactiviteiten van RGZ, die niet door het geschreven publiekrecht worden beheerst, wel kunnen worden aangemerkt als handelingen waarvoor (publiekrechtelijke) algemene beginsel van behoorlijk bestuur gelden.Voor zover het onderdeel zich tegen dit oordeel richt, is het dan ook gegrond dat het hof zijn oordeel dat RZG onrechtmatig jegens ComforMed heeft gehandeld met name doet steunen op zijn oordeel dat RZG in strijd heeft gehandeld met het gelijkheidsbeginsel.Voor zover het onderdeel zich richt tegen het daarin besloten liggende oordeel van het hof dat RZG gehouden was in overeenstemming met dit beginsel te handelen, is het echter, zoals volgt uit hetgeen hierna wordt overwogen, ongegrond. Het oordeel van het hof dat RZG aan civielrechtelijke normen is gebonden, is in cassatie terecht niet bestreden. ConforMed heeft zich subsidiair op algemene beginselen van aanbestedingsrecht beroepen en gesteld dat RZG de beginselen van gelijkheid, transparantie en objectiviteit heeft geschonden. Het hof is er kennelijk van uitgegaan dat de hiervoor weergegeven gang van zaken inhield dat sprake was van een aanbestedingsprocedure. Dit uitgangspunt is in cassatieniet bestreden. De omstandigheid dat RZG, hoewel de Richtlijn haar daartoe naar 's Hofs oordeel niet verplichtte, toch heeft gekozen voor een aanbestedingsprocedure, bracht mee dat zij gehouden was zich te gedragen overeenkomstig de in de precontractuele fase geldende maatstaven van redelijkheid en billijkheid, hetgeen bij een aanbesteding als de onderhavige betekent dat zij gehouden was de verschillende (potentiële) aanbieders gelijk te behandelen. Het oordeel van het hof dat het gelijkheidsbeginsel in dit geval voor RZG gold, is dan ook juist.


5 Wanneer dient de aanbestedende dienst te toetsen of de inschrijver voldoet aan de selectiecriteria? Het Bao bevat daarover niets.Wel brengen de beginselen van transparantie en gelijke behandeling met zich dat de tijdstippen bekend worden gemaakt. 6 Wanneer dient de inschrijver te voldoen aan de selectiecriteria? De aanbestedingsreglementen voor werken (ARW 2005) bepalen dat alleen die inschrijvingen voldoen, waarvan de inschrijver: - op het moment van uitnodiging tot inschrijving voldoet aan de selectiecriteria, zie art. 3.15.1: ‘Tenzij de aanbesteder besluit geen van de gegadigden een uitnodiging tot inschrijving te zenden, nodigt hij de gegadigden die voldoen aan de eisen, bedoeld in de artikelen 3.7 tot en met 3.12, uit tot inschrijving. Het aantal tot inschrijving uit te nodigen gegadigden kan zijn gelimiteerd op de wijze als beschreven in artikel 3.1.’ - op de dag van de gunning voldoet aan de selectiecriteria, zie art. 3.32.4: ‘Voor de opdracht komen alleen inschrijvers in aanmerking die zowel op de dag van inschrijving als op de dag van opdrachtverlening voldoen aan de eisen die in de aankondiging, het selectiedocument, het bestek en de nota van inlichtingen zijn vermeld.’ Wanneer er gebruik wordt gemaakt van een Eigen Verklaring geldt het bepaalde in art. 3.14. Art. 3.14.3: ‘Alvorens de aanbesteder een uitnodiging tot inschrijving verzendt, verzekert hij zich van de geschiktheid van de op grond van eigen verklaringen geselecteerde gegadigden. De aanbesteder kan de desbetreffende gegadigden verzoeken om onderbouwing van de inhoud van hun eigen verklaring en geeft daarbij aan welke bewijsstukken moeten worden overgelegd.’ Art. 3.14.4: ‘Indien de aanbesteder bewijsstukken als bedoeld in de artikelen 3.7 tot en met 3.13 niet binnen de daartoe gestelde termijn heeft ontvangen, komt de gegadigde niet in aanmerking voor een uitnodiging tot inschrijving. In het geval van een gebrek dat eenvoudig te herstellen is, stelt de aanbesteder de betrokken gegadigde in de gelegenheid om binnen een termijn van twee werkdagen, te rekenen vanaf de dag van verzending van een verzoek daartoe, het gebrek te herstellen. De aanbesteder verzendt het verzoek per fax of elektronisch bericht.’ Aangenomen wordt dat deze praktijk ook voor ontwerpopdrachten zal worden gevolgd. 7 Is een aanbestedende dienst verplicht om zich actief op te stellen wanneer hij onduidelijke stukken van een inschrijver krijgt? Dat hangt er van af. In principe zal de aanbesteder de op zijn verlangen door de inschrijvers verstrekte gegevens op hun juistheid controleren – het eigen belang van de aanbesteder brengt dit met zich mee. Zie de volgende voorbeelden uit de jurisprudentie, die weliswaar betrekking hadden op aanneming van werk, maar waarvan aangenomen kan worden dat bij ontwerpopdrachten er niet anders over gedacht wordt.

24


RvA 23 maart 2005, nrs 27.272, 27.314, 27.379 en 27.393 (niet gepubliceerd) Arbiters constateren dat de Gemeente in haar NvI zelf eerst opmerkt dat er onduidelijkheid is ontstaan over de puntenregeling met betrekking tot certificering en vervolgens een tekst opstelt die wederom niet uitmunt door helderheid. Immers, waar in de leidraad niet klip en klaar staat bepaald dat over de gehele periode van certificering ook daadwerkelijk kopieën van certificaten moeten worden overgelegd, staat dat in de NvI helemaal niet meer te lezen en wordt daar uitsluitend gesproken over een eigen opgave van gegadigde. Dat betekent dat de Gemeente een op dit punt eventueel onjuiste uitleg van de leidraad en de NvI niet aan gegadigde kan tegenwerpen. Dat de redactie van de stukken van de Gemeente niet steeds correct is, blijkt ook daaruit dat de Gemeente volgens de leidraad ‘gewaarmerkte en gedateerde kopie’ van certificaten vraagt, maar vervolgens jegens alle gegadigden genoegen blijkt te nemen met niet-gewaarmerkte en nietgedateerde kopieën.Ter zitting bleek dat de Gemeente bedoeld had kopieën van gewaarmerkte en gedateerde certificaten, hetgeen iets anders is. De Gemeente had derhalve naar aanleiding van de eigen opgave van gegadigde over de periode van certificering alsnog aan gegadigde naar de daarbij behorende bewijsstukken moeten vragen. Daar staat niet aan in de weg dat de Gemeente zichzelf het recht zou hebben ontnomen om nadere stukken op te vragen. De Gemeente kan zich dat recht wel ontnemen, maar dat betekent niet dat zij zichzelf van die plicht kan ontheffen, nu zij zelf een zodanige onduidelijkheid in het leven heeft geroepen dat zij uitsluitend daardoor niet beschikt over de door haar gewenste bewijsstukken en daardoor de belangen van gegadigde schaadt.

vragen om zelfstandige puntenwaardering.Voorts had S., zo betoogt de Staat, bij bestaande onduidelijkheid vóór aanbesteding een vraag kunnen en moeten stellen, hetgeen zij heeft nagelaten, terwijl daartoe voldoende gelegenheid bestond. Arbiters zijn het met dit laatste eens. Door aan dit aspect geen vraag te wijden heeft S. het systeem van puntenwaardering en de wijze van aanbesteding aanvaard. Daar kan zij nu niet zonder meer op terugkomen. De benadering van de Staat dat de aangeboden constructies als zodanig aan de eisen voor het verkrijgen van de nodige vergunningen moeten voldoen, achten arbiters niet kennelijk onredelijk of ongegrond. Dit bezwaar moet dus ook stranden. (in beroep geen grief tegen aangevoerd) Zie ook de overheidsrechter: Vzngr. Rb. 's-Gravenhage, k.g., 22 juli 2003, nr KG 03/750 (niet gepubliceerd) Voorzover bij inschrijver inderdaad onduidelijkheid bestond over het te verkrijgen certificaat, had het voor de hand gelegen dat inschrijver zich tot aanbesteder zou wenden alvorens haar offerte uit te brengen. Nu dit niet is gebeurd, dienen de gevolgen van haar verkeerde veronderstelling voor haar rekening te blijven en mocht aanbesteder ervan uitgaan dat de in de aanbiedingsaanvraag neergelegde criteria en knock-out eisen voldoende duidelijk waren. Vzngr. Rb. Arnhem, k.g., 1 september 2003, BR 2004, blz. 176: Het had op de weg van inschrijver gelegen om in geval van twijfel over de juiste uitleg van de geschiktheidseisen hierover aan de universiteit opheldering te vragen.

RvA 6 januari 2006, nr 70.977 (niet gepubliceerd) De stelling dat aanbesteders de verplichting hebben bij uitzonderlijke prijzen een onderzoek in te stellen naar de redenen die aan de lage inschrijving ten grondslag liggen, vindt geen steun in het recht. De door inschrijver aangehaalde (Europeesrechtelijke) regelingen beogen juist de aanbesteder te beschermen die wordt geconfronteerd met abnormaal lage prijzen en gaan uit van een bevoegdheid van de aanbesteder die inschrijvingen naast zich neer te leggen, echter niet nadat een nader onderzoek naar de reden van de lage prijs is ingesteld. Een algemeen geldende verplichting tot nader onderzoek bij lage prijzen is daaruit niet af te leiden. 8 Mag van de inschrijvende architect verwacht worden dat hij soms zelf een vraag stelt als hij een onduidelijkheid ziet? Ja, onder omstandigheden zal de inschrijver bij onduidelijkheid een vraag moeten stellen. Zie de volgende voorbeelden, die weliswaar betrekking hadden op aanneming van werk, maar waarvan aangenomen kan worden dat bij ontwerpopdrachten er niet anders over gedacht wordt. RvA 9 augustus 2004, nr 26.698 (niet gepubliceerd) Als laatste bezwaar voert S. aan dat het onderdeel `constructie' niet is genoemd als een van de negentien beoordelingsaspecten, terwijl dat wel als onderwerp van beoordeling is vermeld onder 3.4.1 van de Leidraad. De Staat voert aan dat het hier alleen gaat om een toets op minimumeisen, die verder geen onderdeel zijn van een kwaliteitsoordeel en niet


4

Het antwoord op deze vraag is ontleend aan Hoofdstukken van bestuursrecht, 13e druk,

bewerkt door W. Konijnenbelt en R. van Male, hoofdstuk 7.

25

BNA

Notities

Aanvullingen

BNA

Koninklijke Maatschappij tot Bevordering der Bouwkunst Bond van Nederlandse Architecten BNA Keizersgracht 321 Postbus 19606 1000 GP Amsterdam T 020 · 555 36 66 F 020 · 555 36 99 E [email protected] I www.bna.nl

Werkmap Europees Aanbesteden voor opdrachtgevers Aanbevelingen voor het selecteren van een architect BNA

Recommend Documents