Europees aanbesteden in het voortgezet onderwijs

1 42

Europees aanbesteden in het voortgezet onderwijs

© Anculus b.v. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze rapportage mag worden verveelvuldigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, in enige vorm en op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opname of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Anculus b.v..

Anculus b.v. Insulindelaan 120 Postbus 842 5600 AV Eindhoven T 040 2462357 F 040 2364278 I www.anculus.nl E [email protected] KvK Oost Brabant 17192859 ABN AMRO 45 19 41 411

Europees aanbesteden in het voortgezet onderwijs Datum maart 2010

Inhoudsopgave

2 42

1

Basisbeginselen voor inkoop via een aanbesteding

4

2

Inkoopbeleid en interne organisatie

9

3

Kansen en bedreigingen (Europees) aanbesteden in het VO

16

4

Europees aanbesteden en aanbestedingswet

18

5

Juridische verplichting Europese aanbesteding

23

6

Hoe werkt een Europese aanbesteding?

27

7

Checklist Europese aanbesteding

40


Inleiding Inleiding Met de invoering van ‘gratis schoolboeken’ in schooljaar 2009-2010 is de Europese aanbestedingsregelgeving voor organisaties in het voortgezet onderwijs zeer actueel. Europees aanbesteden in het voortgezet onderwijs is echter niet nieuw. Al jaren zijn scholen aanbestedingsplichtig. Het beeld heerst dat met aanbesteden de keuzevrijheid van de scholen beperkt wordt. Ook wordt de regelgeving als ingewikkeld ervaren en zou het een enorme papierwinkel met zich meebrengen. Vaak wordt als eerste de vraag gesteld: “Hoe kunnen we de (Europese) aanbestedingsprocedure vermijden?” Dat is jammer, want de regels bieden juist ook perspectieven.

3 42

In deze brochure wordt ingegaan op Europees aanbesteden in het voortgezet onderwijs. De te volgen processtappen, de interne organisatie en het op te stellen inkoopbeleid voor een goede bedrijfsvoering in het algemeen en een succesvolle aanbesteding in het bijzonder komen aan bod. Vervolgens is een hoofdstuk gewijd aan de kansen en bedreigingen van (Europees) aanbesteden. Tenslotte wordt de weten regelgeving uitgebreid toegelicht. Anculus is een betrouwbare specialist in de ondersteuning van onderwijsorganisaties bij hun huisvestingsvragen en ondersteunende diensten. Voor het onderwijs geen kerntaak, voor Anculus hét vak. Allerlei complexe vraagstukken komen in hoog tempo op onderwijsorganisaties af. Hoe richt je de beheerorganisatie in? Centraal of decentraal? Traditioneel of Europees aanbesteden van diensten en leveringen? Communicatie is hét sleutelwoord voor een vloeiend procesverloop. En Anculus gaat niet in de laatste plaats voor efficiencyverbetering. Besparingen zonder kwaliteitsverlies leveren direct extra budget op voor het primaire proces: onderwijs.

Maart 2010


1

Basisbeginselen voor inkoop via een aanbesteding

Een belangrijk verschil tussen ‘traditioneel’ inkopen en aanbesteden is het verschil tussen een aanbodgerichte opdracht en een vraaggestuurde opdracht. Bij inkopen wordt een keuze gemaakt uit het bestaande aanbod van diverse leveranciers. Terwijl de opdrachtgever bij aanbesteden gedwongen is eerst de vraag te definiëren om vervolgens te selecteren welke leverancier daar het beste aan voldoet. Om succesvol (Europees) aan te besteden, moet de organisatie in de voorbereidende fase zo goed mogelijk haar eigen vraag specificeren. Hiervoor is het aan te bevelen om een aantal processtappen te doorlopen, van het opstellen van een projectplan tot en met de implementatie en het beheer van het uiteindelijke contract. De door Anculus geadviseerde stappen zijn:

4 42

1.1

1

2

3

4

Projectplan

Analyse huidige situatie

Beleid ontwikkeling

Programma van eisen

5

6

7

Inschrijving

Gunning

Implementatie en beheer

Projectplan

Een projectplan is het plan van aanpak voor het betreffende inkooptraject. De vraagstelling, doelstellingen, werkwijze, projectorganisatie, overleg, rapportage en planning worden beschreven. 1.2

Analyse huidige situatie

Het in kaart brengen van de huidige situatie van het inkooptraject is het vertrekpunt voor de ontwikkeling van beleid. Onderdeel hiervan is minimaal een inventarisatie van huidige contracten en een analyse van de grootboekrekeningen. Daarbij wordt inzichtelijk gemaakt wat


de knelpunten zijn die oplossing behoeven en wat de sterke punten zijn die gecontinueerd moeten worden. Vervolgens kan pas de vertaalslag naar de gewenste situatie gemaakt worden. VOORBEELD EEN ANALYSE VAN DE HUIDIGE SITUATIE BETREFFENDE DE INKOOP VAN LESMATERIAAL ZAL ONDER ANDERE ANTWOORD GEVEN OP DE VRAGEN: • WELKE LESMATERIALEN WORDEN GEBRUIKT? • WAT ZIJN DE AANSCHAFKOSTEN? • WELKE CONTRACTEN ZIJN AFGESLOTEN EN WAT ZIJN DAARVAN DE DOORLOOPTIJDEN? • WELKE ROL HEBBEN DE HUIDIGE LEVERANCIERS (BIJVOORBEELD DISTRIBUTIE, BEHEER, ADVISERING)? • HOE KOMEN DE BOEKENLIJSTEN TOT STAND?

1.3

5 42

Beleid ontwikkeling

Omdat een (eerste) aanbesteding vaak dwingt om goed na te denken hoe omgegaan moet worden met bijvoorbeeld het voorzieningenniveau, taken en verantwoordelijkheden, aansluiting van het onderdeel binnen het algehele beleid, logistieke en administratieve processen, beheersaspecten, etc., is het van belang om op het specifieke deelgebied beleid vast te stellen indien dit nog niet aanwezig is. Het beleid is kaderscheppend: de te hanteren uitgangspunten en procedures van het schoolbestuur zijn erin vastgelegd. Grote(re) scholen en schoolbesturen waaronder meerdere scholen vallen hebben omvangrijke inkoopvolumes. Maar het professioneel inkopen en daarmee benutten van deze schaalvoordelen blijft vaak nog achter. Het gemiddelde inkoopvolume voor ondersteunende diensten (huisvestingslasten, leermiddelen en overige instellingslasten) per instelling voor voortgezet onderwijs bedraagt al snel ruim € 2 miljoen op jaarbasis. En hierop zijn fikse besparingen mogelijk door professioneel in te kopen. Besparingen van 10% of meer zijn niet ongebruikelijk!

Reductie inkoopvolume Bij het ontwikkelen van inkoopbeleid speelt allereerst de vraag of vermindering van het inkoopvolume haalbaar is door het terugdringen van verbruik. Enkele voorbeelden: Kunnen de


kozijnen aan noord- en oostgevels iedere zeven in plaats van iedere vijf jaar geschilderd worden? Zijn er maatregelen genomen om geen dubbele administratieve handelingen te verrichten, zoals het twee keer accorderen van facturen of bijhouden van dezelfde personeelsdossiers op meerdere locaties? Zijn alle afgesloten servicecontracten noodzakelijk? Wordt alle lesmateriaal daadwerkelijk gebruikt? Kortom, alleen datgene inkopen wat ook aantoonbaar nodig is.

Scherp inkopen

6 42

Vervolgens wordt bekeken hoe het inkoopvolume juist zo groot mogelijk kan worden gemaakt, om schaalvoordelen te benutten en zo scherp mogelijk in te kopen. Alle inkoopopdrachten op het betreffende terrein binnen het schoolbestuur worden indien dat mogelijk is gecentraliseerd. Verder kunnen inkopen over meerdere jaren worden samengevoegd. Eventueel kan zelfs een samenwerking met andere schoolbesturen worden overwogen. Soms kunnen creatieve combinaties tot verrassende voordelen leiden. Een bestaand voorbeeld is het distribueren van toiletpapier en zeep door het schoonmaakpersoneel. Men komt toch dagelijks op school. Waarom niet de catering koppelen aan het schoonmaakbedrijf, postbezorging, tl-buizen verwisselen of conciërge taken?

Minimalisering interne processen Door ook de interne processen onder de loep te nemen, kunnen vaak aanzienlijke efficiencyvoordelen worden behaald met betrekking tot de interne kosten. Interne handelingen zoals het opstellen van rapportages en kwaliteitscontroles kunnen wellicht verlegd worden naar de leverancier. Opdrachten en facturen kunnen worden teruggedrongen. Stroomlijning van het inkoopproces verlaagt niet alleen de kosten van de externe leveranciers. Ook leidt slimme inrichting van inkoopprocessen tot efficiencyvoordelen voor het onderwijsondersteunend personeel en blijft er meer tijd over voor onderwijzend personeel om hun kerntaak uit te oefenen. VOORBEELD HET KIEZEN VOOR ÉÉN (DIGITALE) VERZAMELFACTUUR PER MAAND IN PLAATS NA ELKE LEVERING EEN FACTUUR KAN EEN ENORME ADMINISTRATIEVE BESPARING OPLEVEREN. VERTAALD IN EURO’S IS DIT PER FACTUUR MINDER EEN BESPARING VAN ONGEVEER € 25,-.

In hoofdstuk 2 wordt dieper ingegaan op het ontwikkelen van inkoopbeleid en het implementeren daarvan in de interne organisatie.


1.4

Programma van eisen

In de aanbestedingsstukken moet goed en duidelijk omschreven staan wát men wil inkopen en wat er dus van de inschrijvende bedrijven verwacht wordt. Een dergelijke inhoudelijke specificatie wordt programma van eisen genoemd. Een nauwkeurig programma van eisen levert concrete aanbiedingen op die voldoen aan de behoeften van de organisatie. Voor elk nieuw inkooptraject zullen dan ook zorgvuldige afwegingen gemaakt moeten worden op basis van de analyse van de huidige situatie en het ontwikkelde beleid. Het schoolbestuur is gedwongen om, samen met de schooldirectie(s), vooraf goed na te denken over wat ze precies nodig hebben. Daarbij in het achterhoofd houdend hoe financiële voordelen en kwaliteitsverbeteringen gerealiseerd kunnen worden en tegelijkertijd waar nodig de keuzemogelijkheden van de organisatie niet teveel beperkt worden.

7 42

VOORBEELD BIJ DE INKOOP VAN LESMATERIAAL KUNNEN IN HET PROGRAMMA VAN EISEN DE VOORWAARDEN VAN HET SCHOOLBESTUUR OPGENOMEN WORDEN MET BETREKKING TOT ONDER ANDERE: KOOP OF HUUR VAN BOEKEN, (MINIMUM) PERCENTAGE TE LEVEREN OUDE OF NIEUWE BOEKEN, RETOURPROCEDURES, HET VERVAARDIGEN VAN BOEKENLIJSTEN, WIJZE VAN PRODUCTIE EN LEVERING VAN DE BOEKENPAKKETTEN, VOORRAADBEHEER, ADMINISTRATIEVE AFHANDELING EN FINANCIËLE AFHANDELING

1.5

Inschrijving

De inschrijving is de formele aanbesteding. Aan de hand van de aanbestedingsstukken melden geïnteresseerde bedrijven zich en dienen hun aanbiedingen in. Deze procedure dient volgens de weten regelgeving te verlopen. Meer informatie daarover is te vinden in hoofdstuk 4 t/m 6. 1.6

Gunning

Nadat alle aanbiedingen zijn ingediend, breekt de gunning aan. De enveloppen met de offertes worden gelijktijdig geopend. Gegadigden kunnen hierbij uitgenodigd zijn. In de periode daarna worden de inschrijvende bedrijven beoordeeld op basis van diverse criteria volgens de vooraf in de aanbestedingsstukken bekend gemaakte wegingsfactoren en beoordelingsmethodiek (zie hoofdstuk 6). Er wordt voorlopig gegund aan het bedrijf met de beste score. Bij of na gunning wordt met het ‘winnende’ bedrijf gesproken over de concrete uitwerking van de opdracht. Onderhandelingen over de offerte zijn nadrukkelijk niet toegestaan. Wel kan


worden gesproken over de details van de nadere invulling van de overeengekomen diensten en activiteiten. 1.7

Implementatie en beheer

Tijdens de implementatiefase worden de aanbestede werkzaamheden of diensten opgestart. In deze periode wordt de basis gelegd voor een goede samenwerking gedurende de totale contractperiode, zowel op kwalitatief, communicatief, financieel als op administratief vlak.

8 42

De opdracht moet worden gegund op basis van de aanbieding die is ontvangen. Er mogen na gunning geen prijsonderhandelingen meer worden gevoerd. Wél mogen er onderhandelingen worden gevoerd over de specificaties van de opdracht, als de winnende inschrijver daartoe bereid is én als het overleg niet leidt tot wezenlijke aanpassingen van de inhoud van de opdracht. Met andere woorden: het overleg mag geen betrekking hebben op aspecten die voor de onderlinge vergelijking van de ontvangen aanbiedingen van belang zijn geweest. Na aanvang van de uitvoering van de opdracht dient het afgesloten contract beheerd ofwel bewaakt te worden. Dit wil zeggen dat er iemand belast is met klachtenbeoordeling en afhandeling, contractbeheer en periodiek overleg. Er wordt getoetst of de opdrachtnemer de in het contract vastgelegde verplichtingen nakomt en dit gebeurt tegen de afgesproken vergoedingen. Een adequaat hulpmiddel hierbij is een contractbeheersingsplan. In zo’n plan zijn alle risico’s, afspraken en richtlijnen uit het contract opgenomen. Door het stapsgewijs en punctueel doorlopen van het contractbeheersingsplan wordt voorkomen dat vertragingen, kwaliteitsverlies en misverstanden gedurende langere tijd onopgemerkt blijven.


2

Inkoopbeleid en interne organisatie

Voor veel organisaties in het voortgezet onderwijs vergt professioneel inkoopbeleid en voldoen aan de Europese regelgeving voor inkoopopdrachten de nodige aanpassingen. In dit hoofdstuk komen enkele aandachtspunten voor een aangepast inkoopbeleid aan bod. Met ‘de inkoper’ wordt bedoeld degene die belast is met het inkopen van een dienst of van goederen. Dat kan, afhankelijk van het met de inkoop gemoeide bedrag of afhankelijk van het soort in te kopen dienst, een bovenschools bestuurder of staflid, een directeur / rector, maar ook een conciërge, administratief medewerker, interne dienst of vakgroep zijn. 2.1

9 42

Naar een inkoopbeleid

Om tot inkoopbeleid te komen is per onderdeel van het inkoopproces onderscheid nodig naar de omvang. Op grote volumes is meestal meer besparing mogelijk. Daarnaast is onderscheid nodig in het risicoprofiel van de beheertaak voor de organisatie. De mate van het risico wordt in dit geval bepaald door het raakvlak met het primaire proces van onderwijs geven.

Grote inkoopvolumes zonder veel raakvlak met het onderwijs zoals onderhoud aan de gebouwen of energie, vragen bijvoorbeeld om een andere strategie dan inkooptrajecten met onderwijskundig raakvlak waarin partnerschap en afweging op prijs én kwaliteit een grotere rol spelen. Denk aan de lesmaterialen of de administratieve ondersteuning. Tenslotte, zie paragraaf 2.2 van dit hoofdstuk, is er de kwestie van interne organisatie, meer in het bijzonder interne controle: wie is waartoe bevoegd en hoe worden controles ingebouwd? Zeker bij grotere inkoopvolumes waarbij aanzienlijke bedragen kunnen omgaan, moet gewaakt worden voor de mogelijkheid van, zelfs schijn van, belangenverstrengeling.


Inkoop geordend Als eerst op bestuursniveau alle mogelijke inkooponderdelen zijn geordend naar omvang en risicoprofiel, kan vervolgens bepaald worden welke kaders op welk onderdeel worden gesteld en wie vervolgens met de inkoop belast wordt.

10 42

Hefboom (risico laag, volume hoog)

Strategisch (risico hoog, volume hoog)

Doel Inkoopvoordeel

Doel Optimaliseren prijs / kwaliteit / bedrijfszekerheid

Middel Aanbesteding Creëren grote volumes (in de tijd / met anderen)

Middel Partnership met leverancier Prestatiecomponenten op prijs / kwaliteit

Onderdelen • Schoonmaak (15%) • Energie inkoop (10%) • Onderhoud gebouwen totaal (23%)

Onderdelen • Onderwijsleerpakket (33%) • Administratie (4%) • Beheer en bestuur (5%)

Routine (risico laag, volume laag)

Bottleneck (risico hoog, volume laag)

Doel Interne proceskosten verlagen

Doel Risico’s spreiden

Middel Bestelprocedures uit catalogi / internet Levering aan huis / school, verlaging adm. lasten

Middel Vaste en zekere leveranciers Kwaliteitsborging

Onderdelen • Kantoorartikelen • Publieksrechtelijke heffingen (2%) • Telefonie

Onderdelen • Alarmopvolging • Onderhoudsbeheer (1%) • Meubilair (3%)

In het bovenstaande schema is een voorbeeld situatie weergegeven. De gehanteerde percentages zijn schattingen van het gemiddelde aandeel van het betreffende onderdeel in het totale inkoopvolume voor ondersteunende diensten en goederen in het voortgezet onderwijs. (Onderdelen onder 1% van het totaal zijn buiten het schema gelaten.) Het schema geeft de basis weer om aldus het inkoopbeleid in te richten. Beheeronderdelen die 5% of meer bedragen van het totale inkoopvolume staan aan de bovenkant van het schema, beheeronderdelen met een nauwe link met het onderwijs aan de rechterkant. Ieder kwadrant van het schema vraagt om een andere aanvliegroute.


Voor elke organisatie is het schema anders. Bij aanvang (analyse van de huidige situatie) kunnen posten op een andere plek zitten door bijvoorbeeld slechte contracten of leveranciers. Bovendien krijgen in de huidige situatie posten soms te veel of te weinig aandacht, waardoor ze in een verkeerd kwadrant zitten. Een organisatie zou twee van deze schema’s moeten maken: één voor de huidige en één voor de gewenste situatie. Aan de hand van de gewenste indeling van de kwadranten, kan het inkoopbeleid voor de goederen en diensten tot stand komen. Zo is in het voorbeeld de inkoop van schoonmaak ondergebracht in de rubriek ‘hefboom’. Hierbij past een contract voor enkele jaren gebaseerd op een (Europees) aanbestedingstraject. Gunningscriteria zijn vooral de prijs en administratieve ontzorging van het schoolbestuur. In de rubriek ‘routine’ passen onder andere de telefoniediensten. Op de kleine inkoopvolumes in deze rubriek zijn de absolute besparingsbedragen niet hoog. De focus moet liggen op aspecten als snelheid, betrouwbaarheid en minimalisering van de belasting van de organisatie. Dus bijvoorbeeld bestellen via internet en maandelijkse, overzichtelijke verzamelfacturen.

11 42

Risicoprofiel

Hefboom Laag

Strategisch Hoog

Routine Laag

Bottleneck Hoog

Volume Volume

Hoog

Hoog

Laag

Laag

Voorbeeld

Schoonmaak

Kantoorartikelen

Alarmopvolging

Typering leverancier

Solide gespecialiseerde leverancier

Onderwijsleerpakket Partnership met creatieve, innovatieve partijen

Catalogus, webshop

Kleinere, nabije en gespecialiseerde partners

Typering relatie

Operationeel

Strategisch

Operationeel

Tactisch

Tijdshorizon

Middellange termijn

Lange termijn

Korte termijn

Lange termijn

Contractvorm

Na (Europese) aanbesteding meerjarig raamcontract

Ontwikkelingscontract

Orderbonnen

Raamcontract met prestatiecomponenten

Criteria contract

Prijs Administratieve ontzorging

Innovatief gehalte Stabiliteit, continuïteit

Snelheid Administratieve ontzorging

Partnership met schoolbestuur Stabiliteit, continuïteit

Tenslotte: ook als er geen sprake is of hoeft te zijn van Europese aanbesteding, verdient het aanbeveling beleid te formuleren hoe dan te handelen.


VOORBEELD •

INKOOPBELEID ONDER DE EUROPESE DREMPELWAARDEN BIJ LEVERINGEN OF DIENSTEN TOT € 15.000,- KAN VOLSTAAN WORDEN MET EEN ENKELVOUDIGE ONDERHANDSE AANBESTEDING. OFWEL BIJ ÉÉN, BEKENDE, LEVERANCIER WORDT EEN OFFERTE

•

BIJ LEVERINGEN OF DIENSTEN VANAF € 15.000,- EN TOT € 50.000,- KAN VOLSTAAN WORDEN MET EEN

OPGEVRAAGD MEERVOUDIGE ONDERHANDSE AANBESTEDING WAARBIJ AAN TENMINSTE TWEE BEDRIJVEN VERZOCHT WORDT EEN AANBIEDING TE DOEN. OFWEL BIJ TWEE LEVERANCIERS WORDT EEN OFFERTE OPGEVRAAGD

•

BIJ LEVERINGEN OF DIENSTEN VANAF € 50.000,- EN TOT DE DREMPELWAARDE VAN EUROPEES AANBESTEDEN DIENT MEERVOUDIG ONDERHANDS AANBESTEED TE WORDEN WAARBIJ AAN TENMINSTE VIER BEDRIJVEN VERZOCHT WORDT EEN AANBIEDING TE DOEN

Deze methode voorkomt dat altijd dezelfde bedrijven benaderd worden, zodat ook nieuwere aanpakken en concurrerende prijzen mogelijk worden, terwijl het niet leidt tot onnodige bureaucratie bij kleinere opdrachten.

12 42

2.2

Interne organisatie

In het kader van inkoopbeleid zijn twee vragen vanuit de interne organisatie het belangrijkste: • •

Wie is tot welk bedrag bevoegd handelingen te verrichten (zoals inkopen)? Hoe vindt controle op de interne afhandeling plaats?

Wie is tot welk bedrag bevoegd? Voor (Europees) aanbesteden is duidelijkheid belangrijk met betrekking tot de toedeling, bestemming en aanwending van de beschikbare financiële middelen. Wie is in welke situatie tekeningsbevoegd en wie neemt dus de uiteindelijke inkoopbeslissingen? Het bevoegd gezag ofwel schoolbestuur is te allen tijde verantwoordelijk voor alle aangelegenheden betreffende de organisatie en de scholen. Het schoolbestuur bepaalt zelf welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden uit haar naam uitgevoerd worden door bijvoorbeeld de directeur of rector. Hiervoor wordt dan zogenaamd ‘mandaat’ verleend. Kenmerk van een mandaat is dat het bevoegd gezag verantwoordelijk blijft voor de uitoefening van de bevoegdheid die uit haar naam wordt uitgeoefend. Dat betekent dat het bevoegd gezag in haar naam genomen besluiten kan vernietigen en daarvoor in de plaats andere besluiten kan nemen, maar ook dat het bevoegd gezag altijd juridisch aansprakelijk blijft. Het vastleggen van de bevoegdheidsgrenzen kan op verschillende manieren:


•

• •

13 42

In het managementstatuut van een organisatie wordt geregeld wie welke plaats heeft in de organisatie en welke verdeling van verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken dit met zich meebrengt Vaak is in het treasurystatuut vastgelegd tot welke financiële grenzen wie, al dan niet samen met een ander, beschikkingsbevoegd is Zeker in het kader van professioneel inkoopbeleid is het van belang de bevoegdheidsgrenzen niet alleen in het managementstatuut en het treasurystatuut vast te leggen, maar ook bij de Kamer van Koophandel. Leveranciers kunnen dan nagaan of degene die met hen een contract of overeenkomst aangaat, ook daadwerkelijk bevoegd is om te tekenen

Bij een Europese aanbesteding wordt veelal door de aanbesteder aan alle gegadigden een uittreksel uit het register van de Kamer van Koophandel gevraagd. Omgekeerd is uiteraard evenzo mogelijk. In zo’n geval zijn naast de bestuurders ook één of meer zogeheten gevolmachtigden (bijvoorbeeld de rector / directeur en hoofd financiën) in het register ingeschreven, onder vermelding van de mate waarin de tekeningsbevoegdheid is beperkt. VOORBEELD

• • •

VAN DE GRENS AAN DE BEVOEGDHEID VAN EEN RECTOR / DIRECTEUR VOLLEDIGE VOLMACHT VOOR OPDRACHTEN OF BESCHIKKING OVER BEDRAGEN TOT (EEN GEZAMENLIJK TOTAAL VAN) € 25.000,- BUITEN DE BEGROTING VOLMACHT MET EEN TWEEDE GEVOLMACHTIGDE VOOR OPDRACHTEN OF BESCHIKKING OVER BEDRAGEN € 25.000,- MAAR TOT € 50.000,- BUITEN DE BEGROTING GEEN VOLMACHT VOOR OPDRACHTEN OF BESCHIKKING OVER BEDRAGEN VANAF € 50.000,- BUITEN DE BEGROTING

• • •

VOLLEDIGE VOLMACHT VOOR OPDRACHTEN OF BESCHIKKING OVER BEDRAGEN TOT (EEN GEZAMENLIJK TOTAAL VAN) € 50.000,- BINNEN DE BEGROTING VOLMACHT MET EEN TWEEDE GEVOLMACHTIGDE VOOR OPDRACHTEN OF BESCHIKKING OVER BEDRAGEN VANAF € 50.000,- MAAR TOT € 100.000,- BINNEN DE BEGROTING GEEN VOLMACHT VOOR OPDRACHTEN OF BESCHIKKING OVER BEDRAGEN VANAF € 100.000,- BINNEN DE BEGROTING

Waar geen volmacht is verleend, dient er een bestuursbesluit aan de opdracht of beschikking van bedragen ten grondslag te liggen. In het kader van Europese aanbesteding kan dat betekenen dat voorlopige en definitieve gunning van opdrachten voorbehouden zijn aan het bestuur, met andere woorden, het bestuur ondertekent. Uiteraard hoeft dat niet. Het bevoegd gezag beslist waar de grenzen liggen.

Hoe vindt controle op de interne afhandeling plaats? In toenemende mate wordt met name binnen grotere organisaties de administratieve organisatie (AO) beschreven. Belangrijk onderdeel hiervan is de interne controle (IC). Ook binnen kleinere organisaties is inzicht in de AO en IC belangrijk, zij het dat de beschrijving simpeler kan zijn, omdat er minder partijen/schijven zijn.


Hoezeer het ook nodig is om op basis van vertrouwen met elkaar te werken, de mogelijkheid van fraude moet zoveel mogelijk, in het belang van alle partijen, uitgesloten worden. Helemaal uitsluiten is helaas niet mogelijk. De interne controle heeft dan de functie van signaleren: iemand kan niet onontdekt frauderen. VOORBEELD ALS EEN RECTOR OF DIRECTEUR BESCHIKKINGSRECHT HEEFT OVER DE BANKREKENING TOT € 25.000,-, KAN HIJ OF ZIJ DIT GELD OF EEN LAGER BEDRAG IN PRINCIPE OVERMAKEN NAAR ZIJN OF HAAR EIGEN REKENING. MAAR ALS IN DE AO/IC GEREGELD IS DAT VOOR IEDERE BETALING EEN SCHRIFTELIJKE OPDRACHT OF FACTUUR NAAR DE ADMINISTRATIE MOET GAAN MET TENMINSTE TWEE PARAFEN (VOOR AKKOORD LEVERING EN AKKOORD BETALING) DAN WORDT HET MOEILIJK. ALS DIT ECHTER NIET GEREGELD IS EN DE RECTOR VERVOLGENS OOK ZELF KAN BETALEN, DAN IS DE HANDELING MAKKELIJK VERRICHT. PAS ALS DE AO/IC VERVOLGENS WÉL REGELT, DAT EEN DERDE (BIJVOORBEELD DE PENNINGMEESTER OF EEN STAFFUNCTIONARIS) PERIODIEK HET GROOTBOEK CONTROLEERT, KAN GECONSTATEERD WORDEN DÁT DEZE BETALING HEEFT PLAATSGEVONDEN EN KAN ACHTERAF ACTIE ONDERNOMEN WORDEN.

14 42

Het verdient natuurlijk verre de voorkeur in het voortraject interne controle in te regelen. Functiescheiding is hierbij het meest effectieve instrument. Om die reden wordt eerst de verplichting (bijvoorbeeld de opdrachtbrief, of het contract / de overeenkomst) gearchiveerd. Zorg ervoor dat dat altijd gebeurt! En dat degene die de opdrachtbrief, het contract of de overeenkomst ondertekent, daartoe ook bevoegd is. Helemaal mooi is het als in de financiële administratie een verplichtingenadministratie gevoerd wordt. Daarmee wordt ook bijgehouden welke financiële verplichtingen er al zijn aangegaan, maar waar nog geen feitelijke betaling tegenover staat. Vervolgens wordt een factuur die op die verplichting betrekking heeft, van verschillende parafen voorzien: een paraaf voor levering (er is een prestatie geleverd waarvoor betaald kan worden, bijvoorbeeld de levering heeft in goede orde plaatsgevonden of aan de verplichtingen van de overeenkomst is voldaan) en een paraaf voor betaling (er mag aan de betreffende persoon of instantie betaald worden). Tenslotte is er een derde partij, bijvoorbeeld het administratiekantoor, die de feitelijke betaling verricht of klaar zet voor accordering. Zo wordt gewaarborgd dat ook de afronding van het inkoopproces volgens de bedoeling én de regels verloopt. Bij de verplichte jaarlijkse controle zal de accountant hier zeker op letten. Als zich hier manco’s voordoen, zal de accountant die zijn taak serieus opvat, daarover een opmerking maken. Als, in het uiterste geval, daardoor transacties niet op hun rechtmatigheid kunnen worden beoordeeld, kan dat als het om aanzienlijke bedragen gaat zelfs leiden tot het niet verlenen van een goedkeurende verklaring.


2.3

Draagvlak

Voor de aanbestedende dienst is het belangrijk dat er draagvlak aanwezig is bij de afzonderlijke schooldirecties en anderen, die met de diensten of goederen in kwestie te maken hebben of gaan krijgen.

15 42

De rol van de schooldirecties en andere gebruikers / betrokkenen moet gedefinieerd worden. In een aanbestedingstraject kunnen betrokkenen uit verschillende geledingen van de organisatie bijvoorbeeld invloed uitoefenen op het programma van eisen door hierover in een hiervoor opgerichte werkgroep mee te denken. Zij hebben dan een zogenaamde klankbordfunctie. Beleid dat op basis van consensus is ontstaan heeft een grotere kans van slagen dan een van bovenaf opgelegde beleidskeuze. Een aantal tips: •

• • • • •

Betrek alle relevante betrokkenen van de organisatie bij het programma van eisen. Bij aanbesteding van lesmaterialen zijn dit bijvoorbeeld zowel schooldirecteuren als afgevaardigden van de diverse vakgroepen Spreek vooraf de spelregels af, leg ze vast en handel ernaar Communiceer iedere stap zo duidelijk mogelijk met alle betrokkenen gedurende het gehele proces Zorg waar nodig voor voldoende individuele keuzevrijheid binnen collectieve afspraken Ga voor meer kwaliteit voor minder geld Bazuin besparingen rond!

Door de afzonderlijke schooldirecties in een vroeg stadium te betrekken in het beslissingsproces, bijvoorbeeld doordat ze inspraak krijgen of doordat ze in ieder geval op de hoogte worden gehouden, kunnen ze actief meedenken en meebeslissen. Ook kunnen ze wennen aan eventuele veranderingen en komen deze niet als een donderslag bij heldere hemel. Bovendien: zij kunnen met vragen of opmerkingen komen, waaraan u niet gedacht hebt.


3 Kansen en bedreigingen (Europees) aanbesteden in het voortgezet onderwijs Er dienen bij (Europees) aanbesteden een aantal vaste procedures gevolgd te worden en er is meer weten regelgeving van toepassing dan u waarschijnlijk gewend bent bij uw inkoop. De regels zijn echter niet ontworpen om een boel tijd, papier en geld te kosten. In dit hoofdstuk worden een aantal kansen benoemd die ontstaan met professioneel inkopen via een aanbesteding. Daarnaast worden een aantal bedreigingen ofwel valkuilen benoemd. Deze kunnen gemakkelijk omzeild worden, mits ze bekend zijn en er voldoende rekening mee gehouden wordt.

Kansen

16 42

Openbaarheid, objectiviteit en transparantie zijn de drie peilers van de aanbestedingswetgeving (zie hoofdstuk 4). Men wil er hiermee voor zorgen dat de voor de aanbestedende dienst beste partij de meeste kans heeft om de aanbesteding te ‘winnen’. Bestuurders in het voortgezet onderwijs kunnen met behulp van Europees aanbesteden transparantie en objectiviteit waarborgen naar alle betrokkenen: het bestuur / de raad van toezicht, de accountant, het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), de eigen organisatie en de omgeving daarvan.

De voorbereiding van een aanbestedingstraject is een goed moment om kritisch na te denken over de huidige werkwijze en de voordelen die de organisatie kan behalen door slim en professioneel in te kopen. Organisaties gaan van aanbodgericht inkopen naar vraaggestuurd inkopen. De gewenste kwaliteit van de dienstverlening wordt vastgelegd en wordt meetbaar. Daarnaast is de kans op interessante of innovatieve oplossingen groter. Vraaggestuurd inkopen maakt het mogelijk om kritisch te kijken naar verbruiken en het terugdringen daarvan. Ook wordt schaalgrootte benut en kunnen de interne bemoeienis en beheerskosten worden teruggebracht.


Behaalde positieve resultaten van professionele centrale inkoop via een Europese aanbesteding door organisaties in het voortgezet onderwijs zijn: kostenbesparingen vanwege de grote(re) schaal en de grotere concurrentie, kwaliteitsverhoging (al was het alleen maar omdat dan vaak beter wordt nagedacht over wat men nu eigenlijk echt wil inkopen), eenvoudigere procedures, ontzorging van de scholen en minder administratieve handelingen. Op basis van het programma van eisen worden heldere procedure afspraken gemaakt tussen leveranciers/dienstverleners, en scholen en schoolbesturen. Kortom, er blijft meer geld en tijd over voor het onderwijs zelf.

17 42

Bedreigingen Enkele bedreigingen waar rekening mee moet worden gehouden zijn ten eerste de termijnen van de procedures. De officiële stappen lopen via de Europese Unie en er moeten vaste termijnen worden aangehouden voor de verschillende fasen in het traject. Deze termijnen lijken op het eerste gezicht lang, maar in de praktijk blijken ze veelal wel nodig. Dit geldt zowel voor de aanbestedende dienst om goed te kunnen beoordelen, als voor de inschrijvers voor het verzamelen van informatie, vragen stellen en opstellen van de offerte. Met name bij een eerste Europese aanbesteding van een bepaald inkooptraject, moet een schoolbestuur daarnaast rekening houden met voldoende tijd in de voorbereidende fase, onder andere voor beleidsontwikkeling en het opstellen van het programma van eisen. Daarnaast dient men zich er goed van bewust te zijn dat er een zogenaamde ‘ultieme offerte’ wordt uitgebracht. Onderhandeling na gunning over de offerte en de daarbij inbegrepen prijsopgaven is uitdrukkelijk verboden. Dit heeft grote consequenties voor het te ontwikkelen beleid en het bestek van de aanbesteding. Het programma van eisen moet namelijk zo volledig en duidelijk mogelijk zijn en aansluiten op het beleid van het betreffende bestuur. Als geen van de offertes aan de voorschriften in het programma van eisen kan voldoen, moet de gehele procedure overgedaan worden.


4

Europees aanbesteden en aanbestedingswet

De Europese Commissie wil met haar aanbestedingsrichtlijnen invulling geven aan het openstellen van de Europese markt voor iedereen. Zij opereert in het kader van vrij verkeer van goederen, werknemers, personen en diensten binnen de Europese Unie. De belangrijke uitgangspunten in het Europese aanbestedingsrecht zijn: •

•

18 42

•

4.1

Openbaarheid: Opdrachten worden bekend gemaakt aan het gehele Europese bedrijfsleven. Hierdoor ontstaat een open marktwerking met meer concurrentie en eerlijke kansen voor alle aanbieders. Iedereen kan inschrijven, dus niet alleen de vertrouwde ‘huisleveranciers’ worden uitgenodigd Transparantie: De aanbestedingsprocedure is inzichtelijk voor alle inschrijvers en er worden heldere en duidelijke criteria gesteld voor selectie en gunning. Het risico van het maken van prijsafspraken wordt weggenomen. Tevens wordt een te grote inkoopmacht aan de zijde van de overheid voorkomen Objectiviteit: Objectiviteit is gewaarborgd door het vereisen van niet-discriminerende minimumeisen voor het selecteren van aanbieders. Zo mogen er geen eisen worden gesteld waar slechts een enkele marktpartij aan kan voldoen Historische context

De eerste Europese regels met betrekking tot de aanbesteding van overheidsopdrachten stammen al uit de jaren zeventig. Ze waren bedoeld als stimulans in het streven naar vrije en eerlijke concurrentie binnen de Europese Unie, en staan daarom ook bekend als liberalisatierichtlijnen. Vanaf toen zijn er nog veel nieuwe Europese wetten en richtlijnen ingevoerd, die telkens met behulp van besluiten in de Nederlandse wetgeving zijn geïmplementeerd. In 2004 heeft de Europese Commissie een modernisering van de aanbestedingswetgeving doorgevoerd. De regels zijn duidelijker geworden, met name doordat diverse uitspraken van het Hof van Justitie in de wetgeving zijn verwerkt. Sindsdien zijn er twee belangrijke Europese richtlijnen. De zogenaamde ‘klassieke richtlijn’ (2004/18/EG) inzake aanbesteding van leveringen, diensten en werken en de ‘sectorspecifieke richtlijn’ (2004/17/EG) inzake aanbesteding binnen de nutssector.


4.2

Nederland

Bao en Bass De klassieke en sectorspecifieke richtlijnen zijn door de Nederlandse wetgever omgezet in twee Algemene Maatregelen van Bestuur: het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) en het Besluit aanbestedingen speciale sectoren (Bass). Hierbij is voornamelijk gebruik gemaakt van de verwijzingsmethode. Dat wil zeggen dat nationale regelgeving zoveel mogelijk verwijst naar de inhoudelijke bepalingen van de Europese richtlijnen. Er werd dus geen vertaalslag gemaakt naar de eigen nationale context. Het ministerie van Economische Zaken beloofde echter een daadwerkelijke omzetting in een nieuwe Aanbestedingswet, die inmiddels ook is aangenomen.

19 42

Daarnaast zijn in Nederland Uniforme Aanbestedings Reglementen opgesteld: de UAR 1986, UAR 2001 en UAR-EG 1991 en specifiek voor werken het Aanbestedingsreglement Werken (ARW 2005). Hierin staat het juridisch kader van de verschillende aanbestedingsprocedures. De vier zogenoemde ‘bouwdepartementen’ (ministeries van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer, Verkeer en Waterstaat, Defensie en Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit) zijn verplicht zich aan het ARW 2005 te houden. Overige centrale en decentrale overheden kunnen de UAR of het ARW 2005 op vrijwillige basis hanteren.

Aanbestedingswet Directe aanleiding voor de nieuwe aanbestedingswet is de in 2001 gehouden Parlementaire Enquête Bouwnijverheid. Daaruit bleek onder andere dat de naleving van Europese aanbestedingsregels en het toezicht daarop te wensen overlaat, dat er disproportionele eisen worden gesteld door aanbestedende diensten aan ondernemers, dat de professionaliteit van aanbestedende diensten vaak ondermaats is en dat er vraagtekens kunnen worden gezet bij de integriteit van ondernemers. De nieuwe aanbestedingswet wordt volgens planning medio 2010 van kracht.


De nieuwe wet biedt de mogelijkheid om ter aanvulling of verduidelijking van Europese regelgeving nationaal beleid te ontwikkelen. De aanbestedingswet is een raamwet: er worden alleen hoofdzaken in geregeld. De concrete uitwerking zal net als bij de vorige wet voornamelijk in regelgeving op het niveau van Algemene Maatregelen van Bestuur (AMvB) plaatsvinden. Hiervoor is gekozen om wijzigingen in de Europese richtlijnen en ontwikkelingen in de jurisprudentie sneller te kunnen implementeren. Het Bao en het Bass zullen in aangepaste vorm onder de nieuwe aanbestedingswet worden gehangen. Het Bao wordt helemaal vernieuwd en gaat Besluit Aanbestedingen heten. Het Bass wordt aangepast. In het nieuwe Besluit Aanbestedingen en het nieuwe Bass wordt niet meer verwezen naar de voorschriften in de aanbestedingsrichtlijnen. In plaats daarvan zijn de verplichtingen uit de aanbestedingsrichtlijnen nu daadwerkelijk overgenomen. De belangrijkste inhoud van de aanbestedingswet ten opzichte van de huidige regelgeving is:

20 42

• •

Verplichte toetsing van de integriteit van ondernemers en gedwongen uitsluiting van nietintegere ondernemers Voorkomen dat opdrachtgevers disproportioneel zware eisen aan ondernemers stellen ten aanzien van ervaring en financiële draagkracht, waardoor ondernemers onterecht worden uitgesloten.

VOORBEELD DISPROPORTIONELE EISEN VOOR HET RENOVEREN VAN EEN SCHOOLGEBOUW WORDT ALS ERVARING GEËIST DAT DE AANNEMER AL MEER SCHOLEN HEEFT GERENOVEERD. DAARDOOR ZOUDEN AANNEMERS DIE NIET VOLDOENDE SCHOOLGEBOUWEN HEBBEN GERENOVEERD, MAAR WEL ERVARING HEBBEN MET SOORTGELIJKE RENOVATIEPROJECTEN, NIET IN AANMERKING KOMEN

•

•

Vermindering van administratieve lasten, onder andere door verplichte aankondiging via het elektronische aanbestedingsinstrument ‘TenderNed’ en stroomlijning van het aanbestedingsproces door verplicht gebruik van standaard formulieren, ook voor de nationale procedures Harmoniseren van eigen reglementen van aanbestedende diensten. Om grote verschillen tegen te gaan bij het verstrekken van opdrachten die niet onder de Europese regelgeving vallen door hun geringere economische waarde, wordt voor deze aanbestedingen in het nieuwe Besluit Aanbestedingen een uniform kader geschapen. Aanbestedingen tussen een bedrag van € 50.000,- en de voor Europese aanbestedingen geldende drempelwaarde (€ 193.000,-), zullen naar alle waarschijnlijkheid ook volgens de Europese aanbestedingsprocedures plaats dienen te gaan vinden, zij het met soepeler regels ten aanzien van de aankondiging van de opdracht en de minimale termijnen. Daarnaast zal voor het verstrekken van deze opdrachten nog de meervoudig onderhandse procedure beschikbaar zijn. Bij deze procedure nodigt de aanbestedende dienst minimaal drie


gegadigden uit om een offerte in te dienen. De criteria op grond waarvan de afweging tussen de offertes gemaakt wordt, dienen van te voren bij alle uitgenodigde gegadigden bekend te zijn. 4.3

Controle protocol voor het voortgezet onderwijs

Mede onder druk vanuit Brussel neemt de controle op Europees aanbesteden toe. Dit geldt ook voor organisaties in het voortgezet onderwijs.

21 42

Jaarlijks moet een bevoegd gezag (schoolbestuur) volgens OCW-voorschrift ter verantwoording van de ontvangen rijksvergoedingen een jaarverslag opstellen. Zij hebben de verplichting het jaarverslag te laten controleren door een accountant. Dit gebeurt op basis van het door het Ministerie van OCW vastgestelde controleprotocol voor het voortgezet onderwijs van het CFI (Centrale Financiën Instellingen). Deze controle richt zich op de vraag of de bestedingen ten laste van de rijksvergoedingen rechtmatig zijn geweest en of de jaarcijfers een juiste weergave van de werkelijkheid zijn. Met rechtmatige besteding wordt bedoeld, dat de besteding heeft plaatsgevonden in overeenstemming met de geldende weten regelgeving.

WVO Artikel 99 Besteding Bes teding bekostiging Lid 7 De op grond van artikel 77a, artikel 96g of artikel 96h verstrekte bekostiging wordt besteed aan het doel waarvoor zij zijn verleend. WVO Artikel 103 Informatie over bekostiging Lid 1 Het bevoegd gezag draagt er zorg voor dat het ten behoeve van Onze Minister beschikt over een overzichtelijke informatieverzameling van de financiële gegevens die op enigerlei wijze van belang zijn voor de bekostiging, bedoeld in deze afdeling. De accountant moet in dit kader ook vaststellen of de wettelijke voorschriften met betrekking tot (Europese) aanbesteding door het schoolbestuur in acht zijn genomen. Volgens het Controleprotocol OCW van het CFI wordt gecontroleerd of de juiste beslissing is genomen ten aanzien van het al dan niet Europees aanbesteden. Van lopende contracten mag de looptijd niet zijn overschreden. Langlopende contracten met stilzwijgende verlengingen zijn dus geen excuus om aan de regelgeving te ontkomen.

Sancties Schoolbesturen zijn zelf verantwoordelijk voor de juiste naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen. De controletolerantie die hierbij wordt gehanteerd is 0%. Indien de


regels niet correct zijn nageleefd, heeft de minister volgens de Wet op het Voortgezet Onderwijs (WVO) en de Wet op de Expertisecentra (WEC) de mogelijkheid om sancties op te leggen. Deze sancties zijn opschorting of inhouding van de bekostiging om naleving van de regels in de toekomst af te dwingen. De hoogte van het in te houden bedrag is gelijk aan hetgeen ten onrechte is verkregen of besteed. Als niet (meer) exact is na te gaan om welk bedrag dit gaat, is de minister in principe vrij om de hoogte van het bedrag te bepalen.

WVO Artikel 104 Inhouding bekostiging Lid 1 Indien het bevoegd gezag van een school in strijd handelt met het bepaalde bij of krachtens deze wet, kan Onze minister bepalen dat de bekostiging, voorschotten daaronder begrepen, geheel of gedeeltelijk wordt ingehouden dan wel opgeschort.

22 42

Daarnaast is een mogelijkheid bij niet juiste naleving van de aanbestedingsrichtlijnen dat bijvoorbeeld een benadeelde partij (zoals een distributeur die voor de opdracht in aanmerking zou zijn gekomen) een procedure bij de civiele rechter start tegen het betreffende schoolbestuur, of een klacht indient bij de Europese Commissie waarna een procedure bij het Europese Hof kan volgen. Het gevolg kan dan zijn een bevel tot (her)aanbesteding of het opschorten of ongedaan maken van een niet volgens de wetgeving gesloten overeenkomst, al dan niet gepaard met een te betalen schadevergoeding.


5

Juridische verplichting Europese aanbesteding

5.1

Wie is aanbestedingsplichtig?

Er is een verplichting tot (Europese) aanbesteding als er sprake is van een aanbestedingsplichtige opdrachtgever. De volgende opdrachtgevers zijn aangemerkt als aanbestedingsplichtig: 1. Centrale overheden 2. Lagere overheden 3. Organisaties en instellingen die voor meer dan 50% worden gesubsidieerd en/of bekostigd worden door het rijk. Zoals het voortgezet onderwijs.

23 42

Twee en drie worden samen ook wel decentrale overheden genoemd. Het bevoegd gezag is bij een organisatie in het voortgezet onderwijs de rechtspersoon van een school of scholengroep. Deze rechtspersoon kan zowel privaat- als publiekrechtelijk zijn. Bij een stichting of vereniging is het bestuur het bevoegd gezag. Bij openbaar onderwijs dat niet is verzelfstandigd, is dat het College van Burgemeester en Wethouders. Zij is juridisch en financieel eindverantwoordelijk voor de onder haar gezag ressorterende scholen. Dat maakt het bevoegd gezag de aanbestedingsplichtige opdrachtgever, ofwel de aanbestedende dienst. Dit geldt voor alle aanbestedingen: nationaal en Europees. 5.2

Drempelwaarden

Inkoopopdrachten zijn in de wetgeving verdeeld in opdrachten voor diensten, leveringen en werken. Voor het voortgezet onderwijs zijn in te kopen diensten onder andere schoonmaakwerkzaamheden, onderhoud en administratieve taken. Leveringen zijn aankoop, lease of huur van producten zoals energie, cv-ketels en meubilair. Onder werken worden bijvoorbeeld nieuwbouw, aanpassing en uitbreiding van schoolgebouwen verstaan. Ook het ontwerp kan deel uitmaken van een werk. VOORBEELD DE AANBESTEDENDE DIENST KAN HET LESMATERIAAL ZELF INKOPEN BIJ UITGEVERS. IN DAT GEVAL IS ER SPRAKE VAN EEN LEVERING. MOEILIJKHEID IS DAT ER IN DAT GEVAL EEN OBJECTIEVE BESCHRIJVING VAN ELKE GEWENSTE LESMETHODE NODIG IS. ER MOGEN GEEN NAMEN VAN METHODEN GENOEMD WORDEN. DE AANBESTEDER KAN IN DIT GEVAL OOK ERVOOR KIEZEN OM DE GEHELE DISTRIBUTIE INCLUSIEF LEVERING VAN LESMATERIAAL IN TE KOPEN BIJ EEN DISTRIBUTEUR. IN DAT GEVAL IS ER SPRAKE VAN EEN DIENST. DE DISTRIBUTEUR IS GEEN AANBESTEDENDE DIENST EN KAN ONDER DE VOOR HAAR GELDENDE REGELS METHODEN INKOPEN BIJ DE DIVERSE UITGEVERS.


Per inkoopopdracht moet de aanbestedende dienst vaststellen of deze Europees aanbesteed moet worden. Dit is het geval zodra de waarde van de opdracht gelijk is aan een bepaalde drempel of daar bovenuit komt. Deze drempelwaarden zijn voor de periode 2010-2011 (in Euro exclusief btw): Centrale overheid Decentrale overheid Speciale sectoren (nutsbedrijven)

Diensten € 125.000 € 193.000 € 387.000

Leveringen € 125.000 € 193.000 € 387.000

Werken € 4.845.000 € 4.845.000 € 4.845.000

‘Peildatum 2010’

Deze drempelwaarden worden elke twee jaar opnieuw vastgesteld. De drempelwaarden zijn te vinden in de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Kijk voor de actuele waarden op www.ez.nl.

24 42

5.3

Bepalen opdrachtwaarde

Het is van belang de opdrachtwaarde zo goed mogelijk te ramen. Als namelijk tijdens of na de aanbesteding blijkt dat de begrote waarde alsnog lager is dan de drempelwaarde en de opdracht dus eigenlijk niet Europees aanbesteed had hoeven worden, kan dat niet worden teruggedraaid. Maar andersom dient een onderhandse aanbesteding stopgezet te worden en alsnog een Europese procedure begonnen als tijdens of na de aanbesteding blijkt dat de opdrachtwaarde toch boven de drempelwaarde ligt.

1. Niveau aanbestedende dienst Het bevoegd gezag van een school of scholengroep is de aanbestedende dienst en de opdrachtwaarde moet derhalve op dit niveau vastgesteld worden. Als één school of instelling afzonderlijk niet aan de Europese drempelwaarde komt., wil dat niet zeggen dat deze school niet hoeft aan te besteden. Er moet wél Europees aanbesteed worden als de betreffende school onderdeel uitmaakt van een rechtspersoon waarin samen met andere scholen binnen dat bestuur boven de drempelwaarde wordt uitgekomen voor het inkooponderdeel. Dit geldt overigens niet alleen voor de drempelwaarden, maar voor alle regels. Slechts in uitzonderingsgevallen kan het voorkomen dat een school of instelling die geen eigen rechtspersoonlijkheid bezit als zelfstandige aanbestedende dienst mag worden aangemerkt. Daarvoor moet aan alle onderstaande voorwaarden zijn voldaan: •

•

De inkoopeenheden zijn werkelijk gedecentraliseerd binnen de organisatie. De betreffende eenheid koopt onafhankelijk van de aanbestedende dienst in en neemt zelf de inkoopbeslissing onafhankelijk van enig ander onderdeel van de aanbestedende dienst Het daadwerkelijk sluiten van een contract geschiedt door de zelfstandige eenheid en drukt direct op haar eigen budget


• •

25 42

De aankopen van de eenheid zijn bedoeld om in de eigen behoeften van de individuele eenheid zelf te voorzien De ‘centrale’ aanbestedende dienst mag zich niet als grote inkopende partij presenteren en proberen om vanuit die positie betere voorwaarden te bedingen

In deze uitzonderingssituatie kan het voorkomen dat er onder één rechtspersoon meerdere afzonderlijke aanbestedingen lopen door meerdere aanbestedende diensten. Voor alle duidelijkheid: het is dus géén regel die toegepast kan worden om onder Europees aanbesteden uit te komen!

2. Contractduur Bij het berekenen van de geraamde opdrachtwaarde wordt rekening gehouden met het geraamde totaalbedrag van het contract, inclusief eventuele opties en verlengingen van dit contract. Bij opdrachten voor leveringen en diensten voor onbepaalde duur of waarvan de totale looptijd niet kan worden vastgesteld, wordt voor de waardebepaling gerekend met een maximale contracttermijn van vier jaar. Het geraamde jaarbedrag wordt dan vermenigvuldigd met vier om de waarde vast te stellen die vergeleken moet worden met de actuele Europese drempelwaarde om op basis daarvan te bepalen of de opdracht Europees aanbesteed moet worden.

3. Inkoopvolume Het is uitdrukkelijk niet toegestaan om het inkoopvolume te ‘knippen’ in bijvoorbeeld afzonderlijke scholen, kleinere bestanddelen of een kortere looptijd, met als doel om onder de drempelwaarde te komen. Zo is het in verband met achterstallig onderhoud van een gebouw gelijktijdig vernieuwen van de technische installatie en het dak één inkoopopdracht omdat het één economisch en technisch geheel vormt. Het is wel toegestaan om één aanbesteding te verdelen in verschillende onderdelen, ofwel ‘percelen’, om op die manier meer specialistische leveranciers en minder grote bedrijven ook de kans te geven om in te schrijven. De aanbesteding kan dan uiteindelijk zowel één


leverancier per perceel opleveren, als één leverancier voor meerdere of alle percelen. Maar voor de waardebepaling van de opdracht blijft het totaal van alle percelen gelden.

Bao Artikel 9 Lid 4 Een aanbestedende dienst onttrekt zich niet aan dit besluit door voorgenomen werken of voorgenomen aankopen ter verkrijging van bepaalde hoeveelheden leveringen of diensten te splitsen of bijzondere regels te gebruiken voor de berekening van de geraamde waarde van de overheidsopdrachten. VOORBEELD RAMING OPDRACHTWAARDE OPDRACHTWAARDE SITUATIE BEVOEGD GEZAG MET 2 VO SCHOLEN PER SCHOOL WORDT GEMIDDELD JAARLIJKS INGEKOCHT AAN LESMATERIAAL:

26 42

GEBRUIKSMATERIAAL (O.A. BOEKEN EN SOFTWARE) VERBRUIKSMATERIAAL (O.A. WERKBOEKEN) TOTAAL LESMATERIAAL PER PER SCHOOL PER JAAR

€ 80.000 € 15.000 € 95.000

RAMING 1. NIVEAU AANBESTEDENDE DIENST. TOTALE INKOOP VAN ALLE SCHOLEN: 2 X € 95.000,- = € 190.000,2. CONTRACTWAARDE. MEN WIL NIET ELK JAAR EEN NIEUWE DISTRIBUTEUR CONTRACTEREN VANWEGE ONDER ANDERE DE TIJD DIE HIERMEE GEMOEID IS, HOGE IMPLEMENTATIEKOSTEN EN MAXIMALE BENUTTING VAN HET INKOOPVOLUME. ER WORDT UITGEGAAN VAN DE MAXIMALE CONTRACTDUUR VAN VIER JAAR: 4 X € 190.000,- = € 760.000,3. INKOOPVOLUME. DE AANBESTEDING MAG PLAATSVINDEN IN TWEE PERCELEN OM ZO EVENTUEEL APARTE LEVERANCIERS VOOR GEBRUIKSMATERIAAL EN VERBRUIKSMATERIAAL TE CONTRACTEREN. VOOR RAMING VAN DE OPDRACHTWAARDE MOET ECHTER WORDEN UITGEGAAN VAN ALLE PERCELEN GEZAMENLIJK. DE GERAAMDE OPDRACHTWAARDE VAN € 760.000 IS HOGER DAN DE EUROPESE DREMPELWAARDE VOOR LEVERINGEN EN DIENSTEN VAN € 193.000,-. DEZE OPDRACHT DIENT DUS EUROPEES AANBESTEED TE WORDEN!

In de praktijk betekenen de huidige drempelwaarden gemiddeld dat door een bevoegd gezag in het voortgezet onderwijs gebouwenonderhoud, schoonmaak, energie, leermiddelen en iCT/apparatuur Europees aanbesteed moeten worden. Bij grotere schoolbesturen en/of bij het afsluiten van meerjarige overeenkomsten komen daarnaast meestal ook reprodiensten en inventaris boven de drempelwaarde uit.


6

Hoe werkt een Europese aanbesteding?

Nadat vastgesteld is dat een inkoopopdracht Europees aanbesteed moet worden, wordt in de voorbereiding van de aanbesteding een keuze gemaakt voor de te volgen procedure. Er zijn vier mogelijke procedures:

27 42

• • • •

Openbare procedure Niet-openbare procedure Onderhandelingsprocedure (zonder of met voorafgaande bekendmaking) Concurrentiegerichte dialoog

In principe kan een bevoegd gezag bij een te plaatsen opdracht vrij kiezen tussen de openbare en de niet-openbare procedure. De andere twee procedures kunnen alleen in strikte uitzonderingssituaties worden toegepast. Afhankelijk van de procedure die gevolgd wordt, worden het verloop en de termijnen voor het vervolg van de aanbesteding verschillend ingevuld. 6.1

Openbare procedure

Bij de openbare procedure kan iedere gegadigde direct een offerte indienen. De openbare procedure wordt met name gebruikt als voor de opdrachtgever de laagste prijs het voornaamste criterium is bij het selecteren van een aanbieder en het totaal aantal te verwachten inschrijvingen beperkt is. Als er veel offertes te verwachten zijn, moeten bij een openbare procedure al deze offertes beoordeeld worden en bestaat bovendien de kans dat er gecommuniceerd moet worden over een grote hoeveelheid vragen van de gegadigden.


Een voorgenomen opdracht van een aanbestedende dienst wordt als aankondiging geplaatst in het Publicatieblad van de Europese Unie. Vervolgens kunnen belangstellende bedrijven (gegadigden) een offerte indienen op basis van een selectieleidraad met daarin het programma van eisen voor de betreffende opdracht. De aanbestedende dienst bepaalt aan welk bedrijf de opdracht wordt gegund, op basis van vooraf bekend gemaakte minimum selectiecriteria waaraan door het inschrijvende bedrijf voldaan moet worden en een beoordeling van de offerte op grond van vooraf bekend gemaakte, objectieve gunningscriteria. Aankondiging Alle gegadigden dienen offerte in

28 42

Gunning op grond van selectie- en gunningscriteria A ANKONDIGEN OPDRACHT DE AANKONDIGING VAN EEN VOORGENOMEN OPDRACHT MOET WORDEN OPGESTUURD NAAR HET BUREAU VOOR OFFICIËLE PUBLICATIES VAN DE EUROPESE UNIE (LUXEMBURG). DIT KAN ELEKTRONISCH VERSTUURD WORDEN VIA EEN SYSTEEM OP INTERNET MET MODELLEN VAN AANKONDIGINGEN. ZIE BIJVOORBEELD WWW.AANBESTEDINGSKALENDER.NL WAAR OPDRACHTEN BOVEN DE EUROPESE DREMPELWAARDEN AUTOMATISCH WORDEN DOORGESTUURD NAAR LUXEMBURG. HET BUREAU ZORGT VOOR PUBLICATIE. DE VOLLEDIGE TEKST VAN DE AANBESTEDING VERSCHIJNT IN DE TAAL, WAARIN DEZE IS INGEDIEND. DE SAMENVATTING VERSCHIJNT IN ALLE OFFICIËLE TALEN VAN DE EUROPESE UNIE. DE KOSTEN VAN DEZE PUBLICATIE KOMEN VOOR REKENING VAN DE EUROPESE UNIE.

Termijnen openbare procedure Tijdens een aanbestedingsprocedure gelden bepaalde wettelijke termijnen in kalenderdagen, zodat gegadigden voldoende tijd hebben om hun offertes in te dienen. De termijnen zijn bij alle procedures dwingend. Dat houdt in dat het bijvoorbeeld niet is toegestaan als opdrachtgever de periode te verkorten of als gegadigde een inschrijving later nog aan te vullen. Een incomplete inschrijving leidt in de meeste gevallen tot uitsluiting. Ook een inschrijving die te laat binnenkomt is ongeldig. Er is dan voor die partij geen mogelijkheid tot deelname meer. Nadat de aanbestedingsstukken gereed zijn, beslaat de totale openbare procedure gemiddeld ongeveer drie maanden. In de volgende figuur wordt een voorbeeld gegeven van de planning van een openbare aanbestedingsprocedure. Er is aangegeven welke termijnen bij wet verplicht zijn. Deze termijnen mogen eventueel enigszins verkort worden indien gebruik wordt gemaakt van een vooraankondiging en/of elektronische hulpmiddelen.


Publicatie aankondiging

29 42

Indienen inschrijvingen

52 dagen Verplichte min.termijn

Beoordeling aanbiedingen

14 dagen

Gunning + Alcateltermijn

15 dagen Verplichte min.termijn

Totale openbare procdure

81 dagen

De Alcateltermijn ofwel ‘stand still termijn’ wil zeggen dat aanbestedende diensten na voorlopige gunning minimaal vijftien dagen moeten aanhouden voordat ze een overeenkomst mogen sluiten. De termijn gaat in bij de verzending van de beslissing van voorlopige gunning aan alle gegadigden. Inschrijvers kunnen deze periode gebruiken om eventueel in beroep te gaan tegen de voorgenomen gunning.

Justitie Uitspraak Hof van Ju stitie EU Zaak Alcatel vs. Austria (1999, AlcatelAlcatel-arrest) Het moet mogelijk zijn beroep in te stellen tegen het besluit om een overheidsopdracht te gunnen. Dit beroep moet kunnen leiden tot nietigverklaring van het bestreden gunningsbesluit en gunning van de opdracht aan een ander dan de oorspronkelijk beoogde opdrachtnemer. 6.2

NietNiet-openbare procedure

Bij de niet-openbare procedure kan niet iedere gegadigde direct een offerte indienen, maar vindt er eerst een voorselectie plaats, om een aantal bedrijven te selecteren die het beste voldoen aan bepaalde selectiecriteria. Deze voorselectie ronde wordt ‘preselectie’ genoemd. De preselectie dient om het aantal gegadigden en dus de te beoordelen offertes op voorhand te begrenzen. Alleen de geselecteerde, kwalitatief vergelijkbare, gegadigden dienen een offerte in. De preselectie kent twee aspecten om de inschrijvingen te limiteren, het kwantitatief aspect en het kwalitatief aspect: •

Kwantitatief aspect: aspect De aanbesteder dient uit te komen op een aantal inschrijvers dat overeenkomt met het minimum, maximum en/of vast aantal dat hij van te voren bekend heeft gemaakt


•

Kwalitatief aspect: aspect Geselecteerden dienen op grond van de door de aanbesteder opgestelde kwalitatieve selectiecriteria te worden gescheiden van hen die niet voor een uitnodiging tot inschrijving in aanmerking komen

Aankondiging Melden inschrijvers Selectie gegadigden op grond van selectiecriteria

30 42

Geselecteerde gegadigden dienen offerte in

Gunning op grond van gunningscriteria

Een voorgenomen opdracht van een aanbestedende dienst wordt als aankondiging geplaatst in het Publicatieblad van de Europese Unie. Hierna kunnen geïnteresseerde bedrijven zich inschrijven voor het uitbrengen van een offerte. Uit deze inschrijvers worden op basis van vooraf bekend gemaakte selectiecriteria minimaal vijf bedrijven geselecteerd. Een selectie van minder dan vijf bedrijven mag ook, maar alleen indien er onvoldoende geschikte inschrijvers zijn die voldoen aan alle eisen. Alleen de geselecteerde gegadigden worden uitgenodigd om hun offerte in te dienen. De aanbestedende dienst bepaalt daarna aan welk bedrijf de opdracht wordt gegund, op grond van vooraf bekend gemaakte, objectieve gunningscriteria.

niet--openbare procedure Termijnen niet Net als bij de openbare procedure gelden ook bij de niet-openbare procedure verplichte minimale termijnen in kalenderdagen die aan inschrijvers worden gegeven voor het indienen van hun aanvragen tot deelneming en offertes. De niet-openbare procedure beslaat gemiddeld ongeveer vier maanden nadat de aanbestedingsstukken gereed zijn. In onderstaande figuur wordt voor de niet-openbare procedure een voorbeeld van de planning weergegeven. Er is aangegeven welke termijnen bij wet verplicht zijn. Ook deze termijnen mogen eventueel enigszins verkort worden indien gebruik wordt gemaakt van een vooraankondiging en/of elektronische hulpmiddelen.


Publicatie aankondiging

31 42

Melden inschrijvers

37dagen

Selectie gegadigden

14dagen

Indienen inschrijvingen

40dagen

Beoordeling aanbiedingen

14dagen

Gunning + Alcateltermijn

15dagen

Totale procedure

120dagen

6.3

Verplichte min. Termijn Verplichte min. Termijn Verplichte min. termijn

Onderhandelingsprocedure

In zeer strikte uitzonderingssituaties die limitatief zijn omschreven, mag de aanbestedende dienst onderhandelen met de door haar uitgekozen gegadigden over de totale inhoud van het contract. Deze onderhandelingsprocedure kan zonder of met voorafgaande bekendmaking plaatsvinden. De onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking mag worden toegepast in de volgende situaties: •

•

Opdrachten voor werken, leveringen en diensten: Als in het kader van een openbare of niet-openbare procedure geen geschikte inschrijvingen of geen aanmeldingen zijn ontvangen, op voorwaarde dat de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht niet wezenlijk door de nieuwe procedure worden gewijzigd. Of als de opdracht om technische of artistieke redenen of ter bescherming van alleenrechten slechts aan een bepaalde ondernemer kan worden toevertrouwd. Of wanneer door onverwachte gebeurtenissen dwingende spoed geboden is. Van dwingende spoed is bijvoorbeeld sprake bij opdrachten voor hulpverlening ten gevolge van een ramp Opdrachten voor leveringen: Als het om producten gaat die uitsluitend voor onderzoek, proefneming, studie of ontwikkelingsdoeleinden worden vervaardigd. Of als voor aanvullende leveringen over een periode van maximaal drie jaar van leverancier moet worden veranderd en dit tot aanschaf van materieel met andere technische eigenschappen zou leiden, op een grondstoffenmarkt genoteerde goederen worden aangekocht, of als het om gelegenheidsaankopen of aanschaffingen tegen


• •

bijzonder voordelige voorwaarden bij een leverancier gaat die zijn handelsactiviteiten staakt of failliet is gegaan Opdrachten voor diensten: Als de opdracht wordt gegund aan de winnaar van een prijsvraag Opdrachten voor werken en diensten: Als aanvullende werken of diensten die niet in het oorspronkelijke ontwerp waren opgenomen door onvoorziene omstandigheden noodzakelijk zijn geworden en het totale bedrag van deze aanvullende werken of diensten niet hoger is dan 50% van de oorspronkelijke opdracht, of indien het om nieuwe werken of diensten gaat waarbij dezelfde ondernemer als bij de oorspronkelijke opdracht gedurende maximaal drie jaar soortgelijke werken of diensten opnieuw ten uitvoer moet brengen

Van de onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking mag alleen in onderstaande gevallen gebruik worden gemaakt:

32 42

•

•

•

Opdrachten voor werken, leveringen en diensten: Als in het kader van een openbare procedure, niet openbare procedure of concurrentiegerichte dialoog onregelmatige inschrijvingen zijn ingediend of als onaanvaardbare inschrijvingen zijn gedaan, op voorwaarde dat de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht niet wezenlijk door de nieuwe procedure worden gewijzigd Of in buitengewone gevallen, wanneer het leveringen, diensten of werken betreft waarbij door de aard en onzekere omstandigheden van de opdracht de totale prijs niet vooraf kan worden vastgesteld Opdrachten zoals met name diensten van financiële instellingen en diensten voor werkzaamheden van intellectuele aard: opdrachten waarvoor zich de openbare- of nietopenbare procedure niet leent. Diensten van financiële instellingen zijn in dit verband verzekeringsdiensten, bankdiensten en diensten in verband met beleggingen. Opdrachten voor werken: in het geval van werken die enkel en alleen onderzoek, proefneming en ontwikkeling tot doel hebben

De gunning van onderhandeling met voorafgaande bekendmaking kent, net als de nietopenbare procedure, een preselectiefase van minimaal 37 kalenderdagen. Deze termijn gaat in op de dag waarop de aankondiging bekend wordt gemaakt. Is dringende spoed geboden, dan mag de aanbestedende dienst een minimumtermijn van vijftien dagen hanteren (tien dagen indien de aankondiging langs elektronische weg is verzonden). De aanbestedende dienst nodigt de uitgekozen gegadigden (minimaal drie) vervolgens allemaal gelijktijdig langs schriftelijke weg uit om te onderhandelen. De onderhandelingsfase is niet aan een termijn gebonden.


6.4

Concurrentiegerichte dialoog dialoog

Voor bijzonder complexe opdrachten is het toegestaan om met minimaal drie marktpartijen in dialoog te gaan over mogelijke oplossingen in een zogenaamde concurrentiegerichte dialoog. Een opdracht wordt als bijzonder complex aangemerkt als aanbestedende diensten objectief gezien niet in staat zijn de technische middelen te bepalen waarmee aan hun behoefte(n) of doel tegemoet kan worden gekomen en/of als zij objectief gezien niet in staat zijn om de juridische of financiële voorwaarden van het project te specificeren. Voorbeelden van dergelijke opdrachten zijn:

33 42

• • •

Omvangrijke geïntegreerde vervoersinfrastructuurprojecten Grote computernetwerken Projecten met een complexe en gestructureerde financiering waarvan de financiële en juridische onderbouwing niet vooraf kan worden voorgeschreven

Het procedureverloop is als volgt. Eerst worden minimaal drie bedrijven geselecteerd op basis van selectiedocumenten. Vervolgens dient elk bedrijf een offerte in op basis van een door henzelf ontwikkelde oplossing voor het gestelde probleem. De aanbestedende dienst hoeft dus geen bestek voor de opdracht op te stellen. Gunning vindt plaats aan de economisch meest voordelige inschrijving. In de praktijk is een lastig probleem van deze procedure de mate van vertrouwelijkheid waarmee de verschillende oplossingen die worden aangedragen behandeld dienen te worden. Er is in principe sprake van ‘gratis consultancy diensten’. 6.5

Aanbestedingsstukken

In de aanbestedingsstukken zijn onder andere opgenomen het programma van eisen, de gunningscriteria op grond waarvan de aanbiedingen beoordeeld worden, de selectie- en uitsluitingscriteria op basis waarvan de inschrijvende bedrijven beoordeeld worden en meestal een concept overeenkomst.

Programma van eisen De specificaties in het programma van eisen bevatten in principe geen merknamen, sluiten op voorhand geen mogelijke leveranciers uit en dienen SMART te zijn: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. Voor het formuleren van deze specificaties zijn er de volgende mogelijkheden:


•

• •

34 42

Door verwijzing naar technische specificaties en naar nationale normen waarin Europese normen zijn omgezet, de Europese technische goedkeuringen, de gemeenschappelijke technische specificaties, internationale normen en andere door de Europese normalisatieinstellingen opgestelde technische referentiesystemen In termen van prestatie-eisen en functionele eisen Door een melding van een bepaald fabricaat, een bepaalde herkomst of een bijzondere werkwijze, een verwijzing naar een merk, een octrooi of een type, een bepaalde oorsprong of een bepaalde productie. Deze melding of verwijzing mag alleen worden opgenomen in de specificatie wanneer: o een voldoende nauwkeurige en begrijpelijke beschrijving van het voorwerp van de overheidsopdracht niet mogelijk is, en o deze melding of verwijzing vergezeld gaat van de woorden ‘of gelijkwaardig’

Bao Artikel 23 Lid 1 Een aanbestedende dienst neemt de technische specificaties op in de aanbestedingsstukken. Lid 2 De technische specificaties bieden de inschrijvers gelijke toegang en leiden niet tot ongerechtvaardigde belemmeringen in de mededinging voor de openstelling van overheidsopdrachten. Gunningscriteria In de aanbestedingsstukken moet naast het programma van eisen worden aangegeven hoe de aanbiedingen beoordeeld gaan worden. Er is een onderscheid tussen minimale eisen waaraan hoe dan ook voldaan moet worden en eisen waaraan via gunningscriteria een beoordeling of weging gekoppeld wordt, op basis waarvan de aanbiedingen die aan alle minimale eisen voldoen gerangschikt kunnen worden. Gunningscriteria hebben betrekking op de aanbieding, dus op de eigenschappen van het aangebodene. De aanbestedende dienst geeft van te voren in de aanbestedingsstukken aan welke van de twee mogelijke gunningscriteria wordt gekozen: de inschrijving met de laagste prijs of de economisch meest voordelige inschrijving. 1. De inschrijving met de laagste prijs Slechts de prijs speelt een rol. Er wordt gegund aan de inschrijver die de laagste prijs aanbiedt. Dit gunningscriterium is met name geschikt als de opdracht duidelijk gespecificeerd is met minimale eisen en er weinig tot geen ruimte is voor het aanbieden van alternatieven. Bijvoorbeeld voor de inkoop van standaardproducten.


2. De economisch meest voordelige inschrijving Dit criterium wordt vooral toegepast voor complexere opdrachten. Het criterium bestaat uit de elementen prijs en kwaliteit. Beide tellen voor een vooraf aan te geven gedeelte mee bij de beoordeling, bijvoorbeeld prijs telt voor 60% en kwaliteit telt voor 40%. Het criterium ‘economisch meest voordelige inschrijving’ mag worden verdeeld in subcriteria waar wegingsfactoren aan worden toegekend. Voorbeelden van mogelijke subcriteria zijn:

35 42

• • • • • • • • • • • •

Prijs Kwaliteit Technische waarde Esthetische en functionele kenmerken Milieukenmerken respectievelijk milieutechnische eigenschappen Gebruikskosten Gebruiksvriendelijkheid Rentabiliteit Klantenservice en technische bijstand Datum van levering Termijn van levering en uitvoering Verbintenissen met betrekking tot reserve onderdelen en gewaarborgde materiaalvoorziening

Selectie-- en uitsluitingscriteria Selectie Alle aanbiedingen dienen te voldoen aan het gestelde in het programma van eisen en worden beoordeeld op basis van gunningscriteria. Daarnaast kunnen aanbestedende diensten eisen stellen aan de kwaliteiten van de inschrijvende bedrijven. Dit gebeurt op basis van zogenaamde selectie- en uitsluitingscriteria. Hierbij worden de beginselen van het aanbestedingsrecht (openbaarheid, transparantie en objectiviteit) in acht genomen. De eisen moeten objectief zijn en proportioneel, dus in verhouding staan tot de aard en omvang van de opdracht. En de eisen moeten relevant zijn voor de beoordeling van de geschiktheid van de inschrijvers. Eisen aan de inschrijvers worden bij de niet-openbare procedure gesteld tijdens de preselectiefase. In deze procedure mogen ná de preselectie geen aanvullende kwalitatieve eisen met betrekking tot het bedrijf meer gesteld worden en mogen gestelde eisen niet vervallen. Bij de openbare procedure worden de selectie- en uitsluitingscriteria gelijktijdig beoordeeld met de aanbieding, te weten in de selectiefase. Uit de weten regelgeving volgt een drietal soorten selectie- en uitsluitingscriteria:


1. Uitsluitingsgronden •

Dwingende uitsluitingsgronden Als een inschrijver niet aan dwingende uitsluitingsgronden voldoet, wordt hij te allen tijde direct uitgesloten van deelname. Het gaat hierbij kort gezegd om zeer ernstige vormen van economische criminaliteit. Een dwingende uitsluitingsgrond bestaat als er een onherroepelijke veroordeling van de betreffende inschrijver bekend is ter zake deelneming aan een criminele organisatie en/of omkoping en/of fraude en/of witwassen van geld.

•

36 42

Facultatieve uitsluitingsgronden Voor een facultatieve uitsluitingsgrond mag de aanbestedende dienst zelf in de aanbestedingsstukken aangeven of een inschrijver direct wordt gediskwalificeerd als hij er niet aan voldoet. Voorbeelden zijn een inschrijver die in faillissement of surséance van betaling verkeert, een ernstige beroepsfout heeft begaan, die niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van zijn sociale zekerheidsbijdragen en/of belastingen

2. Selectiecriteria met betrekking tot financieelfinancieel-economische draagkracht Deze eisen worden gesteld met als doel de continuïteit van de dienstverlening te garanderen. Vaak zijn het minimumeisen, zoals een minimale jaarlijkse omzet. Een ondernemer kan zijn financiële en economische draagkracht bijvoorbeeld aantonen door middel van een passende bankverklaring, het bewijs van een verzekering tegen beroepsrisico’s of een verklaring betreffende de totale omzet en de omzet van de bedrijfsactiviteit die het voorwerp van de opdracht is. 3. Selectiecriteria met betrekking tot technische en beroepsbekwaamheid Dit zijn onder andere eisen ten aanzien van de knowhow, efficiëntie, ervaring en betrouwbaarheid. De technische en beroepsbekwaamheid van de inschrijvers kan onder andere worden beoordeeld door het stellen van referentie-eisen, eisen ten aanzien van de kwalificatie van personeel en certificeringen.

Conceptovereenkomst Het is te adviseren om bij een Europese aanbesteding altijd zelf een conceptovereenkomst op te stellen en toe te voegen aan het programma van eisen. De opdrachtgever is dan niet afhankelijk van de voorwaarden die inschrijvers hanteren. Bovendien maakt het de offertes


beter vergelijkbaar (transparanter) en kan na de gunning de overeenkomst sneller worden gesloten. Voorafgaande aan de aanbesteding zal bepaald moeten zijn welke contractvorm de aanbestedende dienst wil afsluiten. In de Nederlandse wetgeving bestaat in beginsel geen inhoudelijk verschil tussen de woorden ‘contract’ en ‘overeenkomst’. De Europese wetgever maakt dit onderscheid echter wél: •

Contract Een contract is een wederkerige overeenkomst waarbij de opdrachtnemer zich verbindt bepaalde, in meer of mindere mate gespecificeerde, nadere opdrachten uit te voeren tegen in meer of mindere mate op voorhand gespecificeerde voorwaarden. Terwijl omgekeerd de opdrachtgever zich verbindt de betrokken nadere opdrachten in beginsel bij opdrachtnemer te plaatsen.

37 42

•

Overeenkomst Een overeenkomst legt uitsluitend (eenzijdige) randvoorwaarden vast voor het geval de opdrachtgever een opdracht mocht willen vergeven. Denk aan prijs, periode, beëindiging overeenkomst, kwaliteitseisen, informatieverstrekking, aansprakelijkheid, etc. Het houdt in dat de opdrachtgever zich verplicht opdrachten te plaatsen bij leverancier(s) met wie de overeenkomst is aangegaan. De opdrachtnemer verplicht zich om te leveren. Aan een overeenkomst ligt geen leverings- of afnameverplichting ten grondslag. Zodra in een overeenkomst enige afname wordt vastgelegd is er sprake van een contract. Een overeenkomst mag met één leverancier worden afgesloten of met minimaal drie leveranciers. Als een overeenkomst is gesloten met één enkele leverancier kan de opdracht direct worden verstrekt volgens de in de overeenkomst gestelde voorwaarden. Als een overeenkomst is gesloten met meerdere leveranciers kan de opdrachtgever nadere opdrachten plaatsen door alle contractanten uit te nodigen die in staat zijn om de specifieke opdracht uit te voeren. Deze krijgen de gelegenheid om in concurrentie een aanbieding te doen.


Om te bepalen welke contractvorm in aanmerking komt voor de opdracht is onderstaand schema een hulpmiddel:

Is er voor opdrachtgever een afnameverplichting opgenomen?

JA: Dit is een contract

NEE: dit is een overeenkomst

Is de overeenkomst slechts met één opdrachtnemer aangegaan?

38 42

JA: levering kan direct worden afgeroepen

NEE: de aanbieders die aan de specifieke afroep kunnen voldoen doen in concurrentie een aanbieding

Project of raamwerk Naast de keuze tussen een contract of overeenkomst moet bepaald worden of de opdracht voor een project of raamwerk wordt afgesloten. Het verschil tussen een raamwerk en een afzonderlijk project is dat in een raamcontract/-overeenkomst de basisafspraken worden vastgelegd en in een projectcontract/-overeenkomst alles voor het afzonderlijke, afgebakende project is geregeld.

Looptijd In de regel kan een opdrachtgever zelf bepalen voor welke looptijd een overeenkomst wordt aangegaan, al dan niet voorzien van tussentijdse mogelijkheden tot verlenging of opzegging. Voor een raamovereenkomst geldt dat de looptijd niet langer mag zijn dan vier jaar, behalve in uitzonderingsgevallen die deugdelijk gemotiveerd zijn, met name op grond van het voorwerp van de raamovereenkomst. Een voorbeeld van zo’n motivatie voor een langere looptijd is het waarborgen van eerlijke concurrentie voor het betreffende contract indien de uitvoering daarvan een investering vergt met een langere afschrijvingsduur dan vier jaar. Meerjarige overeenkomsten zijn over het algemeen voordelig uit het oogpunt van prijsstelling en bieden meer mogelijkheden om de inrichting en uitvoering van de dienstverlening te beïnvloeden. Daar staat tegenover dat het ook gunstig kan zijn om regelmatig een moment van marktwerking in te bouwen.


Nota van inlichtingen De inschrijvers hebben zowel in de eventuele preselectiefase als in de selectiefase de mogelijkheid om vragen te stellen naar aanleiding van de aanbestedingsstukken. Deze vragen worden beantwoord in een zogenaamde ‘nota van inlichtingen’ die geanonimiseerd aan alle inschrijvers wordt verstrekt. In verband met het gelijkheidsbeginsel moeten alle vragen en alle antwoorden tegelijk bekend worden gemaakt aan alle inschrijvers.

39 42


7

Checklist Europese aanbesteding

Voorbereiding 1. Stel vast of er sprake is van een levering, dienst of werk (of een combinatie) 2. Raam de totale opdrachtwaarde om te bepalen of er Europees aanbesteed moet worden (zie hoofdstuk 3) 3. Stel een projectplan op en doorloop vervolgens dit projectplan. Onderdelen zijn tijd / planning, kwaliteit, informatie, organisatie en prijs

40 42

4. Ontwikkel beleid, als dat er nog niet (voldoende) is. De behoefte vanuit de organisatie en mogelijke efficiency verbeteringen komen aan bod. Laat u hierbij ondersteunen door een professional 5. Stel op hoofdlijnen de belangrijkste selectie- en gunningscriteria voor de inschrijvende bedrijven en aanbiedingen vast 6. Kies een aanbestedingsprocedure. keuze tussen de openbare of de niet-openbare procedure. (Indien er sprake is van een uitzonderingsituatie keuze tussen de onderhandelingsprocedure of concurrentiegerichte dialoog) 7. Kies de gewenste contractvorm 8. Stel het programma van eisen op, inclusief selectie- en uitsluitingscriteria, gunningscriteria en conceptovereenkomst 9. Stel de aanbestedingsstukken op a. Openbare procedure: aankondiging en selectieleidraad b. Niet-openbare procedure: aankondiging, preselectieleidraad en selectieleidraad


A. Openbare procedure 10. Publiceer aankondiging (Via de EU) 11. Verzend op verzoek de selectieleidraad aan gegadigden (binnen 6 dagen na ontvangst van het verzoek) 12. Inschrijvingsperiode (minimale termijn 52 kalenderdagen) 13. Beoordeel de inschrijvers (aan de hand van selectie- en uitsluitingscriteria) 14. Selecteer de beste aanbieding (op grond van gunningscriteria) 15. Voorlopige gunning aan geselecteerde aanbieding

41 42

16. Maak een proces-verbaal van de gunning met motivering van de keuze 17. Houd minimaal 15 dagen aan (Alcateltermijn) 18. Sluit overeenkomst 19. Zend bericht van gunning aan de EU


B. NietNiet-openbare procedure 9. Publiceer aankondiging (Via de EU) 10. Verzend op verzoek de preselectieleidraad aan belangstellenden (binnen 6 dagen na ontvangst van het verzoek) 11. Belangstellenden dienen verzoeken tot deelneming in (minimale termijn 37 kalenderdagen) 12. Selecteer tenminste vijf gegadigden (aan de hand van selectie- en uitsluitingscriteria) 13. Nodig geselecteerde gegadigden schriftelijk uit tot inschrijving. Stuur de selectieleidraad mee

42 42

14. Inschrijvingsperiode (minimale termijn 40 kalenderdagen) 15. Selecteer de beste aanbieding (op grond van gunningscriteria) 16. Voorlopige gunning aan geselecteerde aanbieding 17. Maak een proces-verbaal van de gunning met motivering van de keuze 18. Houd minimaal 15 dagen aan (Alcateltermijn) 19. Sluit overeenkomst 20. Zend bericht van gunning aan de EU

Europees aanbesteden in het voortgezet onderwijs

Recommend Documents