Werkkostenregeling Door de verplichte invoering van de werkkostenregeling (WKR) per 1 januari 2015 voor iedere werkgever is de regelgeving inzake vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikkingstellingen wezenlijk gewijzigd. Doelstelling van de WKR is om een vereenvoudiging te bewerkstelligen door het aantal regelingen terug te brengen en om een administratieve lastenverlichting voor het bedrijfsleven te creëren. Het overstappen naar de WKR kan wel impact hebben op de (loon)administratie en de secundaire arbeidsvoorwaarden waarbij ook eventueel rekening dient te worden gehouden met een algemeen verbindend verklaarde cao en het opstellen of aanpassen van allerlei regelingen. In dit dossier worden de regels die per 1 januari 2015 gelden voor de WKR aan de orde gesteld. Inleiding Met ingang van 1 januari 2015 moet elke inhoudingsplichtige (ook wel werkgever genoemd) gaan werken met de werkkostenregeling (WKR). Het gevolg is dat een werkgever vanaf 1 januari 2015 niet langer te maken heeft met een veelheid aan regels met betrekking tot de vergoeding, verstrekking of ter beschikkingstelling van allerlei zaken aan een of meer werknemers. Daarbij geldt vaak een aantal specifieke regels voor elke regeling. Doelstelling van de WKR is om een vereenvoudiging te bewerkstelligen door het aantal regelingen terug te brengen en om een administratieve lastenverlichting voor het bedrijfsleven te creëren. Het overstappen naar de WKR kan wel impact hebben op de (loon)administratie en de secundaire arbeidsvoorwaarden waarbij ook eventueel rekening dient te worden gehouden met een algemeen verbindend verklaarde cao en het opstellen of aanpassen van allerlei regelingen. De systematiek van de WKR In beginsel vormen alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen loon en dient daar loonheffingen op te worden ingehouden en afgedragen. Uitgezonderd op dit uitgebreide loonbegrip vormen een aantal posten dien geen loon vormen, zoals intermediaire kosten.
Art. 11 Wet LB 1964 bepaalt dat bepaalde betalingen van werkgevers niet als loon worden beschouwd. Over die betalingen hoeven daarom geen loonheffingen te worden ingehouden en afgedragen. Art. 31, lid 4, onderdeel a tot en met g, Wet LB 1964 geeft aan welke loonbestanddelen niet onder de werkkostenregeling kunnen worden gebracht. Art. 31a, lid 2, onderdelen a tot en met f, Wet LB 1964 geeft een overzicht van de gerichte vrijstellingen. Art. 31a, lid 3, Wet LB 1964 gaat over de vaste kostenvergoedingen.
Van belang is voorts dat in art. 13 Wet LB 1964 nieuwe regels zijn opgenomen over de waardering van loon in natura. In het derde lid van dat artikel wordt vervolgens de mogelijkheid gegeven om nadere regels vast te stellen om het loon in natura op een lagere waarde vast te stellen. Van die mogelijkheid is gebruikt gemaakt en die regels zijn te vinden in de Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011.
Uitsluitend ingeval een werkgever een of meer vergoedingen, verstrekkingen of ter beschikkingstellingen aanwijst als eindheffingsbestanddeel worden die aangewezen bestanddelen onder de WKR gebracht. De WKR is een forfaitaire regeling. De werkgever mag op de loonbestanddelen die hij aanwijst als eindheffingsbestanddeel een vrijstelling toepassen van 1,2% (2015) van zijn totale fiscale loonsom uit tegenwoordige dienstbetrekking (dus exclusief eindheffingsbestanddelen). Wordt genoemde vrije ruimte overschreden, dan is de werkgever 80% eindheffing verschuldigd over het bedrag waarmee genoemde vrijstelling wordt overschreden. Bij het bepalen van die vrije ruimte is van belang dat wordt uitgegaan van de factuurwaarde van de verstrekkingen en dat het bedrag inclusief btw dient te zijn. Geen loon Vergoedingen en verstrekkingen die geen deel uitmaken van het loon beïnvloeden de vrije ruimte van 1,2% niet! Er is geen sprake van (belastbaar) loon bij in de volgende 5 gevallen: 1. Voordelen verkregen buiten de dienstbetrekking. Wanneer een werkgever een werknemer een vergoeding geeft of iets cadeau doet, waarbij de vergoeding of cadeau niet zijn weerslag vindt in de bestaande dienstbetrekking dan passeert die vergoeding of dat cadeau niet ‘het loonpoortje’. Als voorbeelden uit de parlementaire geschiedenis van de WKR zijn genoemd een rouwkrans of een fruitmand. In die gevallen is de vergoeding of verstrekking gebaseerd op wellevendheid, sympathie of op grond van de persoonlijke relatie. Op beleidsmatige gronden is goedgekeurd dat kleine geschenken of attenties niet als loon worden aangemerkt indien aan de navolgende voorwaarden wordt voldaan:
de werkgever geeft een persoonlijke attentie in situaties waarin ook anderen zo’n attentie geven; de werkgever geeft geen geld of een waardebon; de factuurwaarde (incl. btw) van de attentie is maximaal € 25.
2. Intermediaire kosten Kosten van de inhoudingsplichtige, gemaakt ten behoeve van derden, die de werknemer voorschiet en die hij terugkrijgt, vallen niet onder het ruime loonbegrip. Dit soort kosten wordt aangeduid als intermediaire kosten. Anders geformuleerd zijn intermediaire kosten uitgaven die de werknemer in opdracht en voor rekening van de werkgever maakt. In een dergelijke situatie lijkt een vergoeding voor intermediaire kosten op een gewone kostenvergoeding. Het verschil zit in het feit dat het uitgaven betreffen door de werknemer in de vorm van voorgeschoten kosten, gemaakt op initiatief van de werkgever, die de werkgever terugbetaalt aan de werknemer. Vergoedingen voor intermediaire kosten behoren niet tot vergoedingen die moeten worden getoetst aan het loonbegrip van de loonbelasting (art. 10 Wet LB 1964). Dergelijke vergoedingen zijn dus geen belast loon, daaraan komt men niet toe. Voorbeeld: een secretaresse koopt op verzoek van de werkgever kantoorbenodigdheden en declareert het aankoopbedrag later.
3. Vrijgestelde aanspraken Normaal behoren aanspraken tot het belaste loon. Voor een aantal aanspraken, uitkeringen en verstrekkingen geldt echter een omkeerregeling. In de meeste gevallen is dan niet de aanspraak zelf, maar de uitkering belast. Zie art. 11 Wet LB 1964 waarin de aanspraken zijn opgenomen die niet tot het loon behoren. 4. Vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen In sommige bijzondere gevallen mag een uitkering of verstrekking onbelast plaatsvinden. Zo is wettelijk toegestaan om onbelast een eenmalige diensttijduitkering bij een 25- of 40-jarig dienstjubileum te doen van maximaal één maandsalaris. Voor een overzicht zie art. 11 Wet LB 1964. 5. Eigen bijdrage De WKR is niet van toepassing op verstrekkingen waarvoor de werknemer een eigen bijdrage betaalt van minimaal de (factuur)waarde van de verstrekking. Bijvoorbeeld wanneer de werknemer voor de lunch in de bedrijfskantine een eigen bijdrage van € 3,20 betaalt, terwijl de werkgever voor de lunch € 3,20 (cijfer 2015) per dag als loon in aanmerking moet nemen. Het kan echter nooit tot een negatief bedrag leiden. Belangrijk is dat onder de WKR de eigen bijdrage niet op werknemersniveau hoeft te worden vastgesteld. Het totaal van de eigen bijdragen mag in mindering worden gebracht op het als loon in aanmerking te nemen bedrag. Gerichte vrijstellingen Voor een aantal zaken is bepaald dat zij niet als belastbaar loon worden aangemerkt. Voor die zaken geldt een zogeheten gerichte vrijstelling. Om van die gerichte vrijstellingen gebruik te kunnen maken geldt wel dat de desbetreffende vergoeding, verstrekking of ter beschikkingstelling moet zijn aangewezen als eindheffingsbestanddeel. Een gerichte vrijstelling heeft geen invloed op de forfaitaire ruimte. Voor de volgende limitatieve opgesomde loonbestanddelen geldt een gerichte vrijstelling, mits is voldaan aan de voor die vrijstelling geldende voorwaarden: Reizen
vervoer, zoals abonnementen en losse kaartjes voor openbaar vervoer en een kilometervergoeding met eigen vervoer van maximaal € 0,19 per kilometer. Dit geldt voor zowel het woon-werkverkeer als voor zakelijke ritten; verhuiskosten ‘in het kader van de dienstbetrekking’ (de vrijstelling geldt onder voorwaarden voor de kosten van het overbrengen van de inboedel + een bedrag van maximaal € 7.750).
Verblijfkosten
werkgerelateerde tijdelijke verblijfkosten (maaltijden, overnachtingen en overige kosten gemaakt tijdens een zakelijke reis); extraterritoriale kosten.
Opleiding
cursussen, congressen, seminars en andere kennisverwervingsactiviteiten die van belang zijn voor het werk van de werknemer; studie-, opleidingskosten en outplacement; vakliteratuur; contributie vakvereniging/beroepsregister; procedures voor de erkenning van verworven competenties (evc-procedures).
Noodzakelijke gereedschappen en ICT-middelen Per 1 januari 2015 zijn noodzakeliijke gereedschappen en ICT-middelen toegevoegd aan de gerichte vrijstellingen. Onder ICT-middelen wordt verstaan mobiele telefoons, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur en voorzieningen voor datatransport en benodigde programmatuur. Noodzakelijkheidscriterium Indien de verstrekking of vergoeding daarvan naar het oordeel van de werkgever noodzakelijk is én de werknemer verplicht is tot teruggave voor zover niet langer sprake is van noodzakelijk zijn, is sprake van een gerichte vrijstelling. Uitgangspunt is dat betreffende het noodzakelijkheidscriterium wordt aangesloten bij het oordeel van de werkgever. Indien de werkgever van mening is dat een bepaalde voorziening noodzakelijk is voor een behoorlijke uitoefening van de dienstbetrekking dan is daarmee de noodzakelijkheid gegeven. Noodzakelijk moet worden uitgelegd als ‘zonder meer nodig’. Alleen in de situatie dat de Belastingdienst gerede twijfel heeft en de voorziening is gegeven met het oogmerk van bevoordeling/beloning van de werknemer, kan de inspecteur het tegendeel aannemelijk maken. Indicaties die er op kunnen wijze dat een voorziening noodzakelijk is voor de behoorlijke uitoefening van de dienstbetrekking zijn:
het daadwerkelijke gebruik; de mate van het gebruik; wie bepaalt welk gereedschap of ICT-middel wordt aangeschaft.
Het noodzakelijkheidscriterium noopt de werkgever er toe om per werknemer of groep werknemers aannemelijk te maken dat een bepaalde voorziening noodzakelijk is. Daarmee vormt het noodzakelijkheidscriterium wel een verzwaring van de administratieve lasten. De eis dat de werknemer de voorziening teruggeeft of tot vergoeding van de restwaarde moet overgaan, leidt er toe dat de voorzieningen onder het beperkte noodzakelijkheidscriterium niet kunnen worden ‘gecafetariseerd’. Wel blijven vaste kostenvergoedingen mogelijk voor door de werknemer aangeschafte en betaalde noodzakelijke voorzieningen, zolang de werkgever maar expliciet de vereisten van die voorziening bepaalt.
Let op! Voor de directeur/(groot)aandeelhouder en commissaris geldt een uitzondering. Die groep dient aannemelijk te maken dat de voorziening voor de behoorlijke vervulling van die dienstbetrekking gebruikelijk is. Product eigen bedrijf Ook deze gerichte vrijstelling is nieuw ingevoerd op 1 januari 2015. Producten van het bedrijf van de werkgever of een met de werkgever verbonden vennootschap (dat betekent dat de werkgever ten minste een belang van 1/3 heeft) met een korting van ten hoogste 20% van de waarde economisch verkeer met een maximum van € 500 per werknemer per kalenderjaar kunnen gericht worden vrijgesteld. De regeling is gelijk aan de regelgeving onder de overgangsregeling. Een eventueel onbenut deel van het maximum van € 500 per werknemer per kalenderjaar kan niet worden doorgeschoven. Werkplekgerelateerde zaken Om het verschil tussen vergoeden, verstrekken en terbeschikkingstellen weg te nemen is per 1 januari 2015 een nieuwe gerichte vrijstelling ingevoerd voor werkplekgerelateerde zaken. Het gaat hierbij om:
arbo-voorzieningen, mits opgenomen in het arboplan van de werkgever; hulpmiddelen die ten minste 90% zakelijk worden gebruikt.
Wat valt wél in de vrije ruimte van 1,2%? De werkgever kan de vergoedingen of verstrekkingen aan de werknemer, die als loon worden aangemerkt en zijn aangewezen als eindheffingsbestanddeel en niet gericht zijn vrijgesteld, in de vrije ruimte onderbrengen. Het is in beginsel aan de werkgever om te bepalen of hij een of meer vergoedingen of verstrekkingen onder de vrije ruimte laat vallen. Vergoedingen en verstrekkingen die onder de vrije ruimte gebracht kunnen worden zijn onder meer (dus niet limitatief!): Reizen
verhuiskosten voor het deel dat niet onder de gerichte vrijstelling valt of niet zakelijke verhuizingen; achtergestelde vliegvervoerbewijzen door luchtvaartmaatschappijen en aanverwante bedrijven; parkeer-, veer- en tolgelden (geldt niet voor de auto van de zaak); parkeerkosten buiten de werkplek (geldt niet voor de auto van de zaak); fiets, elektrische fiets, scooter en vergelijkbare ver voermiddelen die ter beschikking worden gesteld; reiskostenvergoedingen voor reizen met eigen vervoer voor zover die meer bedragen dan € 0,19 per kilometer.
Schade
schade door diefstal, wanneer de werknemer tijdens werktijd bestolen is; schade door overstromingen, aardbevingen en andere calamiteiten die niet door de verzekering gedekt worden.
Huisvesting
huisvesting buiten de woonplaats door permanente werkzaamheden elders; werkruimte bij de werknemer thuis (mogelijk op nihil gewaardeerd); voeding, verlichting of verwarming in verband met onregelmatige diensten of continudiensten.
Kleding
werkkleding die mee naar huis gaat en die geschikt is om ook thuis te dragen (voor werkkleding met een logo groter dan 70 cm2 geldt een nihilwaardering) ;
Telefoon, apparatuur, gereedschap
apparatuur, gereedschappen en instrumenten voor gebruik thuis (niet zakelijk en niet noodzakelijk); internet en vergelijkbare communicatiemiddelen thuis; niet noodzakelijke tablet, PC of mobiele telefoon.
Representatie en feesten
personeelsfeesten, -reizen en soortgelijke personeelsactiviteiten (niet op de werkplek); representatiekosten en relatiegeschenken (aan medewerkers) voor interne relaties; kerstpakket ten en andere kleine geschenken(voor zover tot het loon behoort).
Overige
bedrijfsfitness (niet op de werkplek); contributie van personeelsverenigingen; persoonlijke verzorging; rentevoordeel van aan personeel verstrekte leningen (geldt niet voor hypothecaire leningen); zakelijke (vaste) kostenvergoedingen.
Het is ook mogelijk om onder voorwaarden ook (een deel van) de bonus, 13e maand of salaris onder de vrije ruimte te laten vallen. Let op! De Staatssecretaris van Financiën is van oordeel dat het niet gebruikelijk is om vakantiegeld en bonussen geheel of gedeeltelijk aan te wijzen als vallende in de vrije ruimte van de WKR.
Wat kan niet worden aangewezen als eindhefingsbestanddeel De werkgever kan besluiten om vergoedingen en verstrekkingen aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel (lees: vallende onder de werkkostenregeling). De wetgever heeft echter een aantal vergoedingen en verstrekkingen aangewezen die niet als eindheffingbestanddeel kunnen worden aangemerkt en dus niet onder de werkkostenregeling vallen. Het gaat daarbij om:
een ter beschikking gestelde auto, met uitzondering van het voordeel daarvan dat toerekenbaar is aan buitengewone beveiligingsmaatregelen; een woning; geldboeten opgelegd door de strafrechter en geldsommen betaald aan een staat of een onderdeel daarvan ter voorkoming van strafvervolging of ter voldoening aan een voorwaarde verbonden aan een besluit tot gratieverlening, bestuurlijke boeten, geldboeten opgelegd op basis van bij wet geregeld tuchtrecht, alsmede parkeerbelasting en kosten wielklem; misdrijven ter zake waarvan de werknemer door een strafrechter bij onherroepelijke uitspraak is veroordeeld, daaronder begrepen misdrijven die zijn betrokken bij de bepaling van de hoogte van de opgelegde straf en ter zake waarvan het Openbaar Ministerie heeft verklaard te zullen afzien van vervolging; misdrijven ter zake waarvan jegens de werknemer een onherroepelijke geworden strafbeschikking is uitgevaardigd; wapens en munitie, tenzij ter zake een erkenning, consent, vergunning, verlof of ontheffing is verleend krachtens de Wet wapens en munitie; dieren jegens welke onherroepelijke bestuursrechtelijke of strafrechtelijke maatregelen zijn genomen.
De reden dat deze vergoedingen en verstrekkingen zijn uitgezonderd van de werkkostenregeling is dat naar het oordeel van de wetgever deze minder geschikt zijn om in een forfaitaire regeling op te nemen. Immers, naar het oordeel van de wetgever is de werkkostenregeling met name bedoeld voor kosten ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking en kleine verstrekkingen. De kosten in verband met de bepantsering van een ter beschikking gestelde auto kunnen wel worden aangewezen als vallende onder de werkkostenregeling. Voor wat betreft het genot van de woning en de kosten van criminele activiteiten is sprake van een voortzetting van de bestaande regelgeving. Zakelijke (vaste) kostenvergoedingen De huidige (vaste) kostenvergoedingen bestaan veelal uit diverse onderdelen, waarvan sommige mogelijk zijn vrijgesteld of als intermediaire kosten kunnen worden aangemerkt. Door deze vergoedingen uit te splitsen en door de kostenvergoeding door een onderzoek te onderbouwen, kan de werkgever voorkomen dat de gehele vergoeding tot de vrije ruimte wordt gerekend. Op deze wijze kan de werkgever mogelijk kosten besparen.
Lagere waardering voor voorzieningen op de werkplek Voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op de werkplek gebruikt of verbruikt worden, mogen lager worden gewaardeerd dan de waarde in het economisch verkeer of deze mogen onder omstandigheden zelfs op nihil worden gewaardeerd. Wel van belang is dat niet als werkplek wordt aangemerkt een werkruimte gelegen in een woning van een werknemer. De werkgever mag de volgende voorzieningen en verstrekkingen in natura in ieder geval op nihil waarderen:
voorzieningen op de werkplek, zoals het gebruik van de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon; consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd; arbo-voorzieningen; uniformen, werkkleding die (bijna) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen en werkkleding die op het werk achterblijft; OV-jaarkaart of voordeelurenkaart als een werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt of voor woon-werkverkeer.
Administratie Om te monitoren of en zo ja wanneer de vrije ruimte wordt overschreden (in welk geval over de overschrijding 80% eindheffing dient te worden afgedragen), kan gekozen worden om in het eerste loontijdvak ná afloop van het kalenderjaar een overzicht te genereren waaruit of en zo ja, in hoeverre de ruimte van de 1,2% van de fiscale loonsom is overschreden. Uiteraard kan ook gekozen worden om per loontijdvak te monitoren of en zo ja in hoeverre de vrije ruimte is overschreden. Om dat te kunnen vaststellen betekent dat in principe de (loon)administratie op een dusdanige wijze is ingericht dat daaruit de vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikkingstellingen kunnen worden gehaald die onder de vrije ruimte vallen, die gericht zijn vrijgesteld, die nihil of forfaitair zijn gewaard, die intermediaire kosten zijn en die tot het reguliere loon worden gerekend. Veelal betekent dit een aanpassing van de bestaande (loon)administratie. Als voorbeeld zou in de administratie per kostensoort de volgende splitsing kunnen worden gehanteerd: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
gerichte vrijstellingen bijzondere waarderingen vrije ruimte (1,2%) intermediaire kosten belast loon geen loon
Als voorbeeld kan ten aanzien van de grootboekrekening Representatie de volgende splitsing worden aangehouden: Externe representatie – belast: geschenken externe relaties Externe representatie – forfaitaire ruimte: geschenken externe relaties Externe representatie – gericht vrijgesteld: eten met zakelijke relaties
Interne representatie – geen loon: geschenken bij ziekte e.d. maximaal € 25 Interne representatie – bijzondere waardering: personeelsfeest op werkplek Interne representatie – belast: kerstpakket Het is uiteraard ook mogelijk om de kosten die zijn aangewezen als eindheffingsbestanddeel en in de vrije ruimte vallen op een aparte grootboekrekening te boeken. Immers, alleen die rekening is van belang om vast te stellen of en zo ja hoeveel eindheffing is verschuldigd. In dat geval is de wijziging in de administratie beperkt. Van belang is dat de persoon die de administratie voert wel kennis heeft van de WKR. Uiteraard is van belang dat de als eindheffingsbestanddeel aangewezen emolumenten bekend zijn bij de afdeling die boekt. Concern Met ingang van 1 januari 2015 is het ook mogelijk om de WKR op concernniveau toe te passen. Dat betekent dat alle gezamenlijk in concernverband opererende inhoudingsplichtigen er voor kunnen kiezen om de WKR toe te passen alsof zij gezamenlijk één inhoudingsplichtige zijn. Van belang is dat de inhoudingsplichtigen gedurende het gehele kalenderjaar onderdeel uitmaken van het concern. Van een concern is sprake indien de inhoudingsplichtige ten minste een 95% (economisch en juridisch) belang heeft in de andere inhoudingsplichtige. Tevens kunnen stichtingen die economisch, financieel en organisatorisch verwezen zijn met elkaar onderdeel uit maken van het concern, mits zij het gehele kalenderjaar die vereiste verwevenheid bezitten. Indien gekozen is voor de concerntoepassing dan dient de inhoudingsplichtige met de grootste loonsom de eventuele verschuldigde eindheffing aan te geven en af te dragen. De overige onderdelen van het concern zijn hoofdelijk aansprakelijk voor de eventueel niet betaalde eindheffing inzake de WKR. Overige aandachtspunten Het toepassen van de WKR kan effecten op de gehele bedrijfsvoering. Zowel op het gebied van het personeelsbeleid, de loonadministratie, financiële administratie en uiteraard op belastingtechnisch gebied. Wellicht kunnen bepaalde vergoedingen in een andere categorie worden ondergebracht of een belaste vergoeding worden uitgeruild voor een onbelaste. Met het verschuiven van vergoedingen kan mogelijk aardig wat kosten besparen. Wordt (nog) geen gebruik gemaakt van onkostenvergoedingen? Mogelijk dat dan de (toekomstige) werknemers méér kan worden geboden via de secundaire arbeidsvoorwaarden. Indien geen loonelementen worden aangewezen voor 2015 als eindheffingsbestanddeel dan vormen in principe alle vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikkingstellingen loon dat belast is bij de werknemer (via het loonstrookje). Het is dus zaak om voor de eerste loonbetaling in 2015 die aanwijzing te hebben gedaan! Indien en voor zover een aanpassing van de arbeidsvoorwaarden wordt overwogen, dient te worden gerealiseerd dat daar mogelijk arbeidsrechtelijke consequenties aan zijn verbonden. Het is dan zaak om eventuele aanpassingen met een gespecialiseerde arbeidsjurist te bespreken.
Nadere informatie inzake de eindheffing Naast de gewone loonheffing kennen we ook een bijzondere vorm, de zogenoemde eindheffing. Deze heffing betaalt de werkgever volledig en is alleen mogelijk voor specifiek omschreven loonbestanddelen mogelijk. De verschuldigde loonbelasting die via eindheffing van de werkgever wordt geheven, kan niet worden verhaald op de desbetreffende werknemers. De eindheffing is dus een kostenverhogende post. Voordeel van de eindheffing is dat deze zeer eenvoudig is toe te passen als een soort lumpsum heffing ineens voor alle werknemers die het betreft. Zeker als de werkgever de loonheffing niet verhaalt op het personeel kan de eindheffing tot een iets gunstiger heffing leiden en biedt zeker veel voordeel door de eenvoudige berekening. Karakter eindheffing In 1997 is de eindheffing ingevoerd. Daarmee werd het mogelijk gemaakt om loonbelasting te heffen van de werkgever in de plaats van de werknemer. In de Wet op de loonbelasting 1964 is limitatief opgesomd in welke gevallen eindheffing toegepast kan worden. Heffing via eindheffing betekent voor de werknemer dan hij daar niets van merkt. Het gaat geheel buiten hem om. Het loonbestanddeel dat via eindheffing is belast, komt niet terug op de salarisstrook of jaaropgave van de werknemer. Ook wordt het bestanddeel niet via de inkomstenbelasting alsnog bij de werknemer in de heffing betrokken. Over het eindheffingsloon zijn in principe geen premies werknemersver-zekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet verschuldigd. Een uitzondering geldt voor verhoging van het in aanmerking genomen loon zoals vastgesteld bij looncontrole. Dan zijn wel werknemersverzekeringspremies en Zorgverzekeringswetbijdrage verschuldigd Naast een eindheffing is er ook een zogenoemde pseudo-eindheffing. Het gaat om een pseudo-eindheffing omdat de eindheffing in de plaats treedt van de gebruikelijke loonheffing en de pseudo-eindheffing naast de gebruikelijk loonheffing plaatsvindt (en dus niet in de plaats van). Toepassing eindheffing onder de werkkostenregeling De eindheffing kan of moet worden toegepast in de volgende situaties: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
naheffingsaanslagen knelpunten van tijdelijke en ernstige aard bepaalde publiekrechtelijke uitkeringen terbeschikkinggestelde bestelauto overschrijding van de forfaitaire ruimte in de werkkostenregeling bepaalde toeslagen op uitkeringen aan oorlogsslachtoffers (in dit dossier niet verder uitgewerkt)
De verstrekkingen aan anderen dan eigen werknemers kunnen ook onder eindheffing worden gebracht. Dit is een afzonderlijke regeling die is opgenomen in artikel 32ab Wet LB 1964.
Ad. 1 naheffingsaanslagen Uitgangspunt bij het opleggen van naheffingsaanslagen loonheffing is dat dit via eindheffing en wel via tabeltarief gebeurd. Eindheffing blijft achterwege indien: 1. de inhoudingsplichtige daar om verzoekt; dat verzoek kan geschieden zolang de desbetreffende naheffingsaanslag nog niet onherroepelijk vaststaat; wel van belang is dat een enkel verzoek niet voldoende is; bij dat verzoek dienen ook gegevens te worden overgelegd waaruit naar voren komt welke werknemers hoeveel loon hebben genoten in welk tijdvak en wat het toenmalige tarief van die werknemers was; een verzoek wordt niet gehonoreerd indien ten tijde van het uitbetalen van loon de mogelijkheid tot verhaal feitelijk of rechtens niet mogelijk was 2. de Belastingdienst zelf bij een voor bezwaar vatbare beschikking besluit eindheffing achterwege te laten; de inspecteur kan dit doen als zonder praktische bezwaren een naheffingsaanslag kan worden opgelegd of als een eindheffing onbedoelde financiële voordelen zou hebben zoals tariefvoordelen of een hogere subsidie Van belang is om vast te stellen dat in deze situatie er gewoon premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet verschuldigd door de inhoudingsplichtige. Ad. 2 knelpunten van tijdelijke en ernstige aard Er kunnen zich omstandigheden voordoen waardoor het enige tijd niet mogelijk is om te voldoen aan de wettelijke inhoudingsplicht. Denk bijvoorbeeld aan omstandigheden van onvoorziene technische, administratieve of arbeidsrechtelijke problemen. Daardoor is het voor een werkgever niet mogelijk om voor iedere afzonderlijke werknemer op een juiste, tijdige en volledige wijze de loonadministratie te verwerken. In dat geval kan met betrekking tot de desbetreffende looncomponenten tijdelijk (in het algemeen maximaal een jaar) volstaan worden met eindheffing. Hiervoor is een voor bezwaar vatbare beschikking van de inspecteur vereist. Ad. 3 bepaalde publiekrechtelijke uitkeringen Bij bepaalde publiekrechtelijke uitkeringen is bepaald dat er sprake is van een netto-uitkering die tevens buiten aanmerking blijft bij inkomensafhankelijke regelingen. Heffing van loonbelasting en premie sociale verzekeringen van de werknemers zou in deze omstandigheden tot omslachtige en zinloze exercities leiden. De inhoudingsplichtige moet de uitkering bruteren, waarna de uitkering voor toepassing van inkomensafhankelijke regelingen uit het inkomen moet worden geëlimineerd. Een eindheffing in plaats van de gebruikelijke geïndividualiseerde heffing ligt hier voor de hand. De publiekrechtelijke uitkeringen waarbij de heffing loonbelasting en premie sociale verzekeringen eindheffing is, betreffen:
uitkeringen ingevolge de Uitkeringswet tegemoetkoming twee- tot vijfjarige diensttijd veteranen; en tegemoetkomingen op grond van artikel 10 van de Wet tegemoetkoming chronisch zieken en gehandicapten.
Ad. 4 terbeschikkinggestelde bestelauto Deze eindheffing is van toepassing indien een bestelauto in verband met de aard van de werkzaamheden doorlopend afwisselend aan ten minste twee werknemers ter beschikking wordt gesteld. Dan kan worden volstaan met de betaling van € 300 eindheffing per bestelauto waarbij aan de hiervoor genoemde voorwaarden wordt voldaan. Ad. 5 overschrijding forfaitaire ruimte in de werkkostenregeling Op het moment dat de vrije (of forfaitaire) ruimte van de werkkostenregeling wordt overschreden, dan is over het meerdere verplicht 80% eindheffing verschuldigd. Verstrekkingen aan derden Artikel 32ab Wet LB geeft de mogelijkheid om eindheffing toe te passen bij verstrekkingen aan derden waarvoor geen inhoudingsplicht geldt. Deze mogelijk is wel beperkt tot de volgende twee situaties: 1. verstrekkingen die tegelijkertijd en voor dezelfde gelegenheid aan de eigen werknemers zijn verstrekt (denk bijvoorbeeld aan een kerstpakket) 2. voordelen uit spaarsystemen en goederen of diensten in de promotionele sfeer (denk aan uitnodiging voor het WK of Olympische Spelen) Daarbij geldt als voorwaarde dat van tevoren schriftelijk mededeling aan de derde wordt gedaan dat de belasting voor de verstrekker is en dat aannemelijk kan worden gemaakt aan wie de verstrekking is gedaan. Het toepasselijke eindheffingstarief is afhankelijk van de waarde van de verstrekking. Bij een waarde van € 136 of minder bedraagt het tarief 45%. Is de waarde hoger dan geldt een percentage van 75%.
Checklist Werkkostenregeling Voor het aanwijzen van een loonelement als eindheffingsbestanddeel (lees: onder de werkkostenregeling (WKR) brengen) dienen de volgende stappen te worden gevolgd: 1. Bepaal of sprake is van loon: o indien geen loon: geen effect voor de loonheffingen en/of WKR o indien intermediaire kosten: geen effect voor de loonheffingen en/of WKR o indien loon dan is dat in beginsel belast, ga verder met stap 2 2. Bepaal of het bestanddeel mogelijk niet als loon wordt aangemerkt: o art. 11 Wet LB 1964 bepaalt welke loonelementen niet als loon worden aangemerkt 3. Indien het loonbestanddeel loon in natura is bepaal dan de waarde van dat loon volgens art. 13 Wet LB 1964 4. Besluit om het loonbestanddeel aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel of niet: o niet aanwijzen betekent dat het loon is dat bij de werknemer is belast o niet aanwijzen betekent dat geen gebruik kan worden gemaakt van de gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen o wel aanwijzen dan valt het loonelement onder de WKR 5. Ga na welke gerichte vrijstellingen kunnen worden toegepast 6. Ga na welke nihil- of forfaitaire waarderingen kunnen worden toegepast 7. Hetgeen is aangewezen als vallende onder de WKR en niet gericht is vrijgesteld of op nihil is gewaardeerd valt in de vrije ruimte van 1,2% 8. Ga elke aangifteperiode of na afloop van het jaar na of en zo ja in hoeverre de vrije ruimte is overschreden 9. Ga na of de concernregeling van toepassing is 10. Geef de verschuldigde eindheffing tijdig aan en draag de verschuldigde eindheffing ook tijdig af
