Special Werkkostenregeling
0
Werkkostenregeling
Inhoudsopgave
1. Inleiding
pag. 2
2. Categorieën kosten
pag. 3
3. De vrije ruimte
pag. 4
4. Overgangsregeling
pag. 5
5. Arbeidsrechtelijke consequenties
pag. 5
6. Hoe nu verder?
pag. 5
Bijlagen
Hoewel bij de samenstelling van deze nieuwsbrief de uiterste zorg is nagestreefd, wordt geen aansprakelijkheid aanvaard voor onvolledigheden of onjuistheden. Vanwege het brede en algemene kader van deze nieuwsbrief, is het niet bedoeld om alle informatie te verschaffen die noodzakelijk is voor het nemen van financiële beslissingen.
1
1. Inleiding Op dit moment zijn er allerlei regelingen voor belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen. Uitgangspunt hierbij is dat zakelijke kosten belastingvrij vergoed mogen worden. Vaak worden daar echter beperkende voorwaarden aan gesteld zoals met betrekking tot logo’s op werkkleding en bijtellingen voor maaltijden in bedrijfskantines. De doelstelling van de werkkostenregeling is dat het geven van vergoedingen en verstrekkingen sterk vereenvoudigd wordt. Kort gezegd betekent het dat u 1,4% van de loonsom van uw bedrijf onbelast aan vergoedingen en verstrekkingen mag geven (de vrije ruimte). U mag dit totale bedrag in principe zelf onder de werknemers verdelen. Alle vergoedingen en verstrekkingen die u in een jaar geeft worden bij elkaar opgeteld. Wordt er meer vergoed en verstrekt dan de vrije ruimte toelaat, dan is het meerdere belast met 80% eindheffing. Deze 80% komt bovenop het bedrag van de vergoeding of verstrekking en moet u als werkgever betalen. Voorbeeld: U hebt binnen uw bedrijf een loonsom van € 700.000. Uw vrije ruimte bedraagt € 9.800. Is de waarde van de vergoedingen en verstrekkingen minder dan € 9.800 dan zijn deze vrij. Is de waarde van de vergoedingen en verstrekkingen hoger dan € 9.800, dan betaalt u 80% eindheffing over het meerdere. Door de werkkostenregeling verdwijnen allerlei regels met betrekking tot onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Daar staat echter tegenover dat u wel alle vergoedingen en verstrekkingen die u aan uw personeel geeft in kaart moet brengen en moet beoordelen wat wel en wat niet onder de nieuwe regeling valt. Voor deze vergoedingen en verstrekkingen moet u niet alleen aan de onbelaste vergoedingen denken, maar ook aan de belaste vergoedingen. Hierbij kunt u uitgaan van uw (salaris)administratie, aangevuld met uw arbeidsvoorwaarden. Crowe Horwath Accountancy & Belastingadvies Amsterdam Postbus 74175 1070 BD Amsterdam T: 020 426 06 00 F: 020 426 06 99 Rotterdam Postbus 4308 3006 AH Rotterdam T: 010 266 15 00 F: 010 266 15 99 Nijmegen Postbus 451 6500 AL Nijmegen T: 024 372 54 00 F: 024 372 54 99 E:
[email protected] I: www.crowehorwath.nl
2
2. Categorieën kosten Nadat u alle vergoedingen en verstrekkingen geïnventariseerd heeft, moet u bepalen welke wel en welke niet onder de vrije ruimte vallen. De volgende vergoedingen en verstrekkingen zijn vrijgesteld en hoeft u niet mee te rekenen:
Eindheffingsloon Onder eindheffingsloon valt het spaarloon en de € 300 eindheffing ten behoeve van het privé-gebruik van doorlopend afwisselend gebruikte bestelauto’s.
Intermediaire kosten Onder intermediaire kosten vallen kosten die met het personeel samenhangen, maar eigenlijk bij het bedrijf horen. Dit zijn kosten die samenhangen met de auto van de zaak (wassen, parkeerkosten), de zakenlunch of zakendiner.
Gerichte vrijstellingen Voor een aantal zaken is bepaald dat deze belastingvrij vergoed of verstrekt mogen worden. Hieronder vallen onder andere vergoedingen voor zakelijke reizen met eigen vervoer, maximaal € 0,19 per kilometer (2010), kosten voor zakelijke reizen met openbaar vervoer, cursussen, congressen e.d. voor zover deze van belang zijn voor het werk en eten en overnachtingen tijdens dienstreizen.
Nihilwaardering Nihilwaardering geldt voor een aantal vergoedingen en verstrekkingen die eigenlijk onder de werkkostenregeling vallen, maar omdat ze tegen nihil gewaardeerd worden, de vrije ruimte niet verkleinen. Hierbij moet u bijvoorbeeld denken aan arbo-voorzieningen, consumpties op de werkplek (geen maaltijd), uniformen en werkkleding, verstrekking van mobiele telefoon, Blackberry als het zakelijke gebruik meer dan 10% is.
Vallen de vergoedingen en verstrekkingen niet onder één van deze categorieën, dan vallen ze in de vrije ruimte en maken ze deel uit van de werkkostenregeling.
3. Indeling Als u bepaald heeft welke vergoedingen en verstrekkingen u aan uw personeel geeft, dan kunt u ze indelen naar de verschillende soorten kosten. Bepaal per vergoeding en/of verstrekking of ze onder de diverse vrijstellingen vallen. De vergoedingen en verstrekkingen die niet onder de vrijstellingen ingedeeld kunnen worden, vallen binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling. In de bijlage 1 treft u een niet-limitatieve opsomming aan van een aantal vergoedingen en verstrekkingen, ingedeeld naar soort. Voorbeeld: U hebt 3 werknemers in dienst, deze geeft u jaarlijks de volgende zaken: een personeelsfeest dat € 500 kost; een vaste kostenvergoeding die samenhangt met een auto van de zaak van € 300; kerstpakketten ter waarde van € 210; internetvergoeding voor Internet thuis € 420; een telefoon die meer dan 10% zakelijk gebruikt wordt; kleding voor op de werkvloer ter waarde van € 200.
3
In de vrije ruimte horen de volgende kosten thuis: Personeelsfeest Kosten i.v.m. auto van de zaak Kerstpakket Internetvergoeding Telefoon Kleding (indien privé draagbaar) Totaal
€ 500 nihil € 210 € 420 gerichte vrijstelling € 200 € 1.330
In dit voorbeeld valt € 1.330 in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. De vergoedingen en verstrekkingen die binnen de vrije ruimte gegeven worden, moeten apart geadministreerd worden. Als een factuur aanwezig is, mag worden uitgegaan van de factuurwaarde (inclusief BTW). Als er geen factuur aanwezig is, geldt de waarde in het economische verkeer.
4. De vrije ruimte De vrije ruimte bedraagt 1,4% van de loonsom. In principe is dit de loonsom van het jaar waarin de regeling wordt toegepast. Is die loonsom nog niet bekend, dan kunt u ook de loonsom van het voorafgaande jaar als uitgangspunt nemen. Het is raadzaam om alvast rekening te houden met wijzigingen die u al kent. Bestaat uw onderneming uit bijvoorbeeld meerdere BV’s? Voor toepassing van de werkkostenregeling dient u per vennootschap of werkgever de kosten ten behoeve van het personeel in kaart te brengen en te vergelijken met de loonsom van die werkgever. Voorbeeld: U hebt een holding waarin u als DGA werkzaam bent en daaronder vallen twee werkmaatschappijen A en B. Per entiteit wordt de loonsom bepaald en de vrije ruimte berekend. Stel dat de loonsom van werkmaatschappij A € 100.000 is en die van B € 500.000. Dit betekent dat de vrije ruimte van A € 1.400 is en van B € 7.000. U kunt het eventuele overschot aan vrije ruimte dat u in B heeft, niet gebruiken voor A. Hetzelfde geldt voor de holding. De vrije ruimte wordt uitsluitend bepaalt door de loonsom binnen de holding Het bedrag van de vrije ruimte mag u naar eigen inzicht verdelen onder de werknemers binnen het bedrijf. Een belangrijke voorwaarde daarbij is dat de vergoeding niet meer dan 30% mag afwijken van wat gebruikelijk is. Bijvoorbeeld een kilometervergoeding voor zakelijke kilometers van € 2,50 per kilometer of een kerstpakket ter waarde van € 10.000 is niet gebruikelijk. Overschrijden uw vergoedingen en verstrekkingen de vrije ruimte, dan is het meerdere belast met 80% eindheffing. De eindheffing komt volledig voor rekening van de werkgever. Indien op dit moment de vergoedingen en verstrekkingen die u geeft binnen de vrije ruimte blijven, is het voordelig om met ingang van 2011 over te stappen op de werkkostenregeling. Overschrijden uw uitgaven echter de vrije ruimte, dan kunt u gebruik maken van de overgangsregeling. Voorbeeld: De loonsom van onderneming C is in 2010 € 700.000. De vrije ruimte is 1,4% * 700.000 = € 9.800. Stel dat de waarde van de vergoedingen en verstrekkingen € 15.000 is, dan wordt de af te dragen eindheffing 80% * (15.000-9.800) = € 4.160
4
5. Overgangsregeling Gedurende de jaren 2011, 2012 en 2013 is het nog niet verplicht gebruik te maken van de werkkostenregeling. Er geldt gedurende deze jaren een overgangsregeling waarbij u zelf kunt kiezen om wel of geen gebruik te maken van de werkkostenregeling. Blijkt uit de voorgaande stappen dat het voor uw onderneming gunstiger is de regeling toe te passen, dan stapt u natuurlijk per 2011 al over. Als uit de voorgaande stappen blijkt dat op dit moment de waarde van de vergoedingen en verstrekkingen hoger zijn dan de vrije ruimte, is het waarschijnlijk gunstiger om de overgangsregeling toe te passen. Hierbij moet u enkele punten in gedachten houden. Ten eerste zijn sommige vergoedingen op dit moment wellicht ook niet onbelast, bijvoorbeeld het kerstpakket of bovenmatige kilometervergoeding. Ten tweede moet u als voorbereiding op de overgang in 2014 (of eerder) wel kritisch naar de arbeidsvoorwaarden kijken. Kiezen voor de overgangsregeling betekent dat u nog maximaal drie jaar op de huidige voet verder kunt gaan. Eventuele afspraken met de Belastingdienst (bijvoorbeeld over de hoogte van vaste onkostenvergoedingen) blijven in die periode gewoon van kracht.
Let op Op één punt gaan de huidige regels wel veranderen, ook indien u gebruik maakt van de overgangsregeling. Met ingang van 2011 is het niet meer mogelijk om aan de werknemers ongelimiteerd personeelsreizen en personeelsfeesten te verstrekken. Voor zover personeelsfeesten en reizen meer kosten dan € 454 per werknemer per jaar, is dit niet langer vrijgesteld, maar belast.
6. Arbeidsrechtelijke consequenties Ook als u ervoor kiest om de overgangsregeling toe te passen, is het noodzakelijk dat u naar de arbeidsrechtelijke consequenties van de werkkostenregeling kijkt. Welke afspraken over vergoedingen en verstrekkingen heeft u in de arbeidsvoorwaarden opgenomen? Bent u wellicht gebonden aan een CAO die bepaalde vergoedingen kent? Arbeidsvoorwaarden kunnen niet zomaar éénzijdig gewijzigd worden. Ook als de CAO geen belemmering vormt, moet u wel toestemming hebben van de werknemers of ondernemingsraad. Vraagt u de toestemming niet, dan kan de werknemer eventueel nakoming van de arbeidsvoorwaarden afdwingen voor de rechter. Stem daarom vooraf de wijzigingen af met uw ondernemingsraad of werknemers. Door tijdig te beoordelen welke consequenties de werkkostenregeling op het gebied van arbeidsrecht heeft, kunt u problemen voorkomen.
7. Hoe nu verder? Op korte termijn kunt u diverse acties ondernemen:
Nagaan welke consequenties de werkkostenregeling voor uw bedrijf heeft Als uit de berekening volgt dat de waarde van de vergoedingen en verstrekkingen minder is dan 1,4% van de loonsom, dan heeft u vrije ruimte over. Het is dan verstandig om de werkkostenregeling al eerder toe te passen. De arbeidsvoorwaarden hoeven hiervoor niet aangepast te worden.
5
Bepalen hoe om te gaan met vergoedingen en verstrekkingen van nieuw personeel U kunt overwegen om personeel dat u nu in dienst neemt geen vaste vergoedingen en verstrekkingen te geven of alleen onder de voorwaarde dat dit gewijzigd kan worden op het moment dat de werkkostenregeling toegepast gaat worden.
Inventarisatieformulier Om een beeld te krijgen hoe de werkkostenregeling in uw situatie uitpakt, kunt u ons inventarisatieformulier gebruiken (zie bijlage). Wij zullen dan contact met u opnemen voor een advies op maat.
6
Bijlage 1. Niet-limitatieve opsomming van vergoedingen en verstrekkingen naar soort Onderstaand vindt u een niet-limitatieve opsomming van een aantal vergoedingen en verstrekkingen, ingedeeld naar soort. Posten binnen het forfait (vrije ruimte): Kerstpakketten en andere kleine geschenken Maaltijden in bedrijfskantines, vaste besparingswaarde € 2,90 per maaltijd Apparatuur, gereedschappen en instrumenten voor gebruik thuis Bedrijfsfitness Contributie van personeelsverenigingen Fiets (terbeschikkingstelling) Internet thuis en dergelijke communicatiemiddelen Personeelsfeesten en –reizen Producten van het eigen bedrijf Vakliteratuur thuis Werkkleding die mee naar huis gaat en geschikt is om ook thuis te dragen Posten die vanwege nihilwaardering niet ten koste gaan van de forfaitaire ruimte: Arbo-voorzieningen Vakliteratuur op het werk Consumpties tijdens werktijd die geen deel uitmaken van de maaltijd Mobiele telefoons, uitsluitend bij verstrekking en zakelijk gebruik >10% Portable computers, zakelijk gebruik >90% Werkkleding die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen en werkkleding die op het werk achterblijft Gerichte vrijstellingen Abonnementen voor reizen met openbaar vervoer Bijscholing, cursussen, congressen e.d. Maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden, dienstreizen e.d. Reiskostenvergoeding, declaraties voor reizen met eigen vervoer van maximaal € 0,19 per kilometer Studiekosten medewerkers Voor personenauto en bestelauto van de zaak blijven de huidige fiscale regels gelden. Representatiekosten en relatiegeschenken ten behoeve van externe relaties en klanten zijn intermediaire kosten.
7
Bijlage 2. Inventarisatie in verband met werkkostenregeling Bedrijfsnaam Contactpersoon Vaste onkostenvergoeding (* invullen wat van toepassing is)
ja/nee/nvt*
Zo ja, geef dan in de omschrijving kolom aan waar deze posten uit bestaan
↓
Omschrijving
Gerichte vrijstellingen Zakelijke reizen, woonwerkverkeer, max. € 0,19 per km of werkelijke kosten OV Maaltijden, overnachtingen bij dienstreizen Maaltijden met zakelijke relaties of als gevolg van overwerk, koopavond e.d. Zakelijke cursussen, congressen, seminars, symposia, excursies en studiereizen Outplacement Scholingsuitgaven Extraterritoriale kosten (30%regeling) Verhuiskosten
Loon in natura met nihilwaardering Voorzieningen op de werkplek (niet een werkplek thuis) Arbo-voorzieningen Consumpties op de werkplek, niet deel uitmakend van een maaltijd
8
Werkkleding achterblijvend op het werk of (bijna) uitsluitend geschikt om op het werk te dragen Mobiele telefoon, blackberry of smartphone bij zakelijk gebruik van meer dan 10% Portable computer, notebook of laptop bij zakelijk gebruik van meer dan 90% OV-jaarkaart en voordeelurenkaart als deze ook voor het werk gebruikt worden
Overige vergoedingen/verstrekkingen Aan- of verkoopkosten woningen bij verhuizingen, niet bedrijfsverplaatsingen Achtergestelde vliegvervoerbewijzen luchtvaartmaatschappijen en e.d. Kerstpakketten en andere kleine geschenken Maaltijden in kantines Niet verhaalde verkeersboetes Parkeer-, veer- en tolgelden (bij niet auto van de zaak) Schade wegens diefstal tijdens vervulling dienstbetrekking Schade door natuurrampen die niet pleegt te worden verzekerd Apparatuur, gereedschappen en instrumenten voor gebruik thuis Bedrijfsfitness elders Bedrijfsfitness op werkplek Contributie van vakverenigingen Fiets, elektrische fiets, scooter e.d. Huisvesting buiten woonplaats door permanente werkzaamheden
9
elders Internet thuis e.d. communicatiemiddelen Personeelsfeesten, personeelsreizen e.d. Bijdrage personeelsvereniging Persoonlijke verzorging Producten van het eigen bedrijf Reiskostenvergoedingen, declaraties voor reizen eigen vervoer van meer dan 19 cent/km Rentevoordeel van aan personeel verstrekte leningen (andere dan hypothecaire leningen) Representatiekosten en relatiegeschenken aan medewerkers Vakliteratuur thuis Voeding, verlichting of verwarming i.v.m. onregelmatige diensten of continudiensten Werkkleding die mee naar huis gaat en geschikt is om ook thuis te dragen Werkruimte bij werknemer thuis Overige niet genoemde vergoeding/verstrekking:
S.v.p. retour zenden aan
[email protected] of uw relatiebeheerder
10
