Werkkostenregeling Cok Noordermeer 1
C'est le ton qui fait la musique
2
Nieuw loonbegrip Loon is al hetgeen uit een dienstbetrekking of een vroegere dienstbetrekking wordt genoten, daaronder mede begrepen hetgeen wordt vergoed of verstrekt in het kader van de dienstbetrekking. Vergoedingen en verstrekkingen zijn in principe belast, ongeacht: • of het een beloningselement bevat • of het de werknemer een voordeel oplevert • of sprake is van enige mate van zakelijk gebruik 3
Een buffer(tje) Vergoedingen en verstrekkingen
1,6 % loonsom
4
Wat mag niet in de vrije ruimte Dus belastbaar loon van de werknemer • Regulier loon (salaris, vakantiegeld, ORT e.d.) • Boven-gebruikelijke vergoedingen en verstrekkingen • Auto van de zaak • Dienstwoning • Boetes • Verstrekkingen voor criminele activiteiten
5
Vergoedingen en verstrekkingen
Vrije ruimte
6
Geniale eenvoud
7
Overgangsperiode tot 2014 Jaren 2011, 2012 en 2013 jaarlijkse keuze • Of oude regime • Of werkkostenregeling
Per 2012 telt SDB slechts 25 % van de werkgevers
8
Wat het parlement er van maakte Het vocabulaire van de werkkostenregeling • Intermediaire kosten • Gerichte vrijstellingen • Gebruikelijkheidstoets • Werkplek gerelateerde voorzieningen • Kosten van wellevendheid • Nihil waarderingen
9
4 categorieën vrijgestelde kosten 1. 2. 3. 4.
Kosten van wellevendheid Intermediaire kosten Gerichte vrijstellingen Nihil waarderingen
1,6% 10
1. Kosten van wellevendheid Kosten van wellevendheid, sympathie en piëteit • Uit betrokkenheid met werknemer • Geen voordeel voor werknemer • Geen werkgever – werknemersrelatie • Geen geld of cadeaubonnen • Maximaal € 25 inclusief BTW Voorbeelden • Bloemetje • Fruitmand • Rouwkrans 11
2. Intermediaire kosten Intermediaire kosten zijn geen loon Moet gaan om • Zaken behorend tot het vermogen van de werkgever • Kosten samenhangen met de bedrijfsvoering • Ook externe representatie Kernwoorden in de verklaring • Opdracht van de werkgever (tussenpersoon) • Voorschieten (relatie debiteur / crediteur) • Geen arbeidsbeloning 12
3. Gerichte vrijstellingen Gerichte vrijstellingen vormen geen loon Zijn nodig voor goed kunnen vervullen dienstbetrekking Limitatieve opsomming • Reiskosten € 0,19 km en kosten openbaar vervoer • Tijdelijke verblijfkosten (maaltijd, overnachting e.d.) • Training, cursus, seminar, symposia • Studiekosten, vakliteratuur en beroepsverenigingen • Outplacement • Zakelijke verhuiskosten 13
4. Nihil waarderingen Werkplek gerelateerde voorzieningen Aan de werknemer ter beschikking gesteld
‘Zacht loon’ 14
Specificatie werkplek Werkplek is plaats waar werkgever zorg moet dragen dat werknemer veilig kan werken (Arbeidsomstandighedenwet) Ook de algemene ruimtes vallen onder de definitie • De fietsenstalling • De aanwezige fitnessruimte • De parkeergarage op het bedrijfsterrein
De werkruimte in de woning geldt niet als werkplek 15
Ter beschikking gesteld Gebruik is bruikleen, dus inleveren bij ontslag Eigendom blijft bij werkgever, daarom de term "ter beschikking gesteld“ In dat geval nihil waardering bij zakelijk gebruik Gaat het eigendom over, dan wordt dit loon of ten laste van vrije ruimte 16
Werkplek gerelateerde voorzieningen Nihil waardering • Inrichting werkplek (niet thuis) • Ter beschikking gestelde mobiele telefoon / blackberry • Laptop of tablet mits zakelijk gebruik > 90% • Werkkleding dat op de werkplek achterblijft • Dienstkleding (uitsluitend om in te werken) • Personeelslening voor aanschaf fiets • Bedrijfsfitness op de werkplek • Verstrekte ARBO-voorzieningen • Consumpties op de werkplek (dus niet erbuiten) • Personeelsfeest op de werkplek 17
Niet werkplek gerelateerde voorzieningen Ten laste van de vrije ruimte • Vergoeding arbovoorzieningen • Bedrijfsfitness buiten de werkplek • Computer thuis ten behoeve van het werk • Contributie vakbond / beroepsvereniging • Fiets van de zaak (fietsenplan) • Telefoonaansluiting / internet thuis • Vergoeding mobiele telefoon • Personeelsfeest extern / personeelsreis • Verstrekkingen bij jubilea en feestdagen (kerstpakket) • Personeelsreceptie buiten de werkplek 18
Dus wordt de opdracht …… Personeelskosten inventariseren • Wat wordt vergoedt en verstrekt • Hoe naar ‘ter beschikking stellen’ • En hoe t.z.t. weer terug krijgen
19
Niet werkplek gerelateerde voorzieningen Oh ja, ook deze …… Ten laste van de vrije ruimte • Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering
20
Versnaperingen en consumpties Consumpties (niet maaltijd) op de werkplek zijn onbelast • Ook gebak, fruit etc. is op werkplek onbelast • Consumpties elders zijn belast • Vergoeding voor koffie e.d. is belast Tijdens of buiten werktijd is niet van belang Let op scholing extern • Maaltijd en versnaperingen zijn belast
21
Vergoedingen en verstrekkingen 2013 Kosten wellevendheid
Intermediaire kosten
Gerichte vrijstellingen
Nihil waarderingen
geen loonkosten
geen loonkosten
onbelast
onbelast
Ten laste van vrije ruimte
Belast loon werknemer
=
=
Keuze werkgever
+ Door werkgever aangewezen werkkosten -/- 1,6% vrije ruimte 80% eindheffing
+ Door werkgever aangewezen werkkosten + Belast loon
Loonheffing werknemer
Wat dan zoal? Ten laste van vrije ruimte bijvoorbeeld • Bijdrage / vergoeding activiteiten PV • Personeelsfeest extern • Vergoeding voor gebruik computer, telefoon, internet • Kerstpakket en andere geschenken • Contributie vakbond of beroepsvereniging • Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering • Parkeer-, veer- en tolgelden • Fietsenplan • 12½ jaar dienstverband 23
Keuze maken Werkgever moet kiezen vóór genietingsmoment • Of belasten bij de werknemer • Of aanwijzen als werkkosten Keuze mag per werknemer of (functie)groep
OR ? 24
Hoge kosten niet uitsmeren Uitsmeren van kosten is niet toegestaan • Grote uitgaven in één keer nemen • Dus geen ‘afschrijven’ bij grote uitgaven Terugbetalen via MKSA speelt geen rol (is lening!)
25
De vrije ruimte Hoe moet de vrije ruimte worden bekerend?
Oftewel, hoe maak je het moeilijk
26
Berekening vrije ruimte Vrije ruimte (per 2013 = 1,6%) • Basis is kolom 14 loonstaat = loon voor loonheffing Drie methoden 1. Maandelijks 1/12 deel jaarloon vorig jaar 2. Eerst vollopen jaarloon vorig jaar (exploitatieschok) 3. Maandelijks tegen actueel loon
Laatste maand verplicht herrekenen • Herrekenen op basis werkelijk loon (behalve bij 3) 27
Berekening eindheffing 80% Vrije ruimte
Werkkosten
Jan
Febr
Mrt
Apr
Mei 28
Sturing in het salarissysteem Hoe de salarisadministratie in te richten op werkkosten
29
Inrichting loonfactoren
30
Werkkostenkaart Maandelijks inzicht in vrije ruimte • Wat is cumulatief vrije ruimte (1,6%) • Af: Werkkosten via loonberekening • Af: Werkkosten via facturen / kas / bank Wat is de actuele stand van zaken? Waar moet ik nog rekening mee houden? Wie heeft daar invloed op?
31
Grip op de zaak Wie is betrokken bij de uitvoering? Hoe weet ik zeker dat ik geen werkkosten heb gemist?
32
Ingrijpende regeling Werkkostenregeling vereist multidisciplinaire aanpak • De arbeidsovereenkomsten • De salarisadministratie • De declaratieverwerking • Het inkoopproces • De factuurverwerking • Het meerkeuzesysteem (dus ook OR)
33
Wat wordt ik er beter van? Waarom moet ik dit willen? Is het medicijn niet erger dan de ziekte?
34
Wanneer voor mij interessant? Saldo vrije ruimte volgens begroting: • positief: werkkosten financieel aantrekkelijk • negatief: werkkosten financieel niet aantrekkelijk (en dus aan de slag !! ) Direct financieel voordeel is zeer gering • Geen eindheffing kerstpakket • Geen brutering kilometervergoeding
35
Veel interessanter is de vraag: Wat kan met de resterende vrije ruimte worden gedaan? • Aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden (creatief zijn) • Wat is haalbaar en aanvaardbaar • Welke marge wil je behouden
36
Is werkkostenregeling moeilijk? Wat voor de één een wildernis is, is voor de ander een pretpark
37
