Werkinstructie & Calamiteitenplan Voor de medewerkers van Lauwe on Ice

Werkinstructie & Calamiteitenplan Voor de medewerkers van Lauwe on Ice

10 november – 1 december

2010 (baan en tent open : 13-28 november)

1

INHOUDSOPGAVE 1

INHOUDSOPGAVE ...................................................................................... 1

2

WAAROM DIT PLAN ? ............................................................................... 3

3

TAKEN........................................................................................................... 4 3.1 MAATSCHAPPELIJKE STAGE ................................................................... 4 3.2

DAGVERANTWOORDELIJKE .................................................................... 7

3.3

ALGEMENE ASSISTENT ........................................................................... 9

3.4

OPBOUW EN AFBRAAK ......................................................................... 10

3.5

ONDERHOUD IJSBAAN & TECHNIEK ...................................................... 11

3.6

OCHTENDWACHT (EN AVONDWACHT) .................................................. 12

3.7

KASSA ................................................................................................ 13

3.8

KAARTCONTROLE & TOEZICHT (“TOEGANG”) ...................................... 16

3.9

SCHAATSBALIE .................................................................................... 18

3.10

BAR- EN KEUKENDIENST, “HORECA”.................................................... 19

3.11

COMMISSIE FINANCIËN ........................................................................ 21

3.12

COMMISSIE EVENEMENTEN .................................................................. 22

3.12.1 Evenementcoördinatoren ........................................................... 23 3.13 NACHTWAKER ..................................................................................... 24

4

5

3.14

BEVEILIGER “UITSMIJTER/ORDEBEWAKER” .......................................... 25

3.15

EHBO ................................................................................................ 26

WERKPROCEDURES ................................................................................ 27 4.1 ALLE VRIJWILLIGERS ........................................................................... 27 4.2

VERKOOP EN VERHUUR ........................................................................ 28

4.3

4.2.1 Munten ...................................................................................... 28 4.2.2 Toegangskaarten ....................................................................... 28 4.2.3 Entreegeld-avonden ................................................................... 29 4.2.4 Schaatsverhuur .......................................................................... 29 4.2.5 Korting op toegangskaarten ...................................................... 31 4.2.6 Kaartcontrole ............................................................................ 31 ONDERHOUD VAN DE IJSVLOER ............................................................ 32

4.4

PLAATSEN VAN DE TENT, BAANAFZETTING, OLIEBOLLENKRAAM ........... 32

4.5

PLAATSEN VAN DE IJSBAAN ................................................................. 32

4.6

4.5.1 Tijdsplanning opbouw/afbraak .................................................. 33 4.5.2 Technische gegevens ijsbaan en koeltechniek ........................... 34 4.5.3 Storingsdienst ............................................................................ 34 HET ONDERHOUDEN VAN DE IJSVLOER ................................................. 34

UITRUSTING .............................................................................................. 35 5.1 EVENEMENTKOFFER ............................................................................ 35

Werkinstructie en Calamiteitenplan Lauwe on Ice 2010

1

6

7

5.2

PORTOFOONS....................................................................................... 36

5.3

GEREEDSCHAPSKIST ............................................................................ 36

5.4

KLEDING ............................................................................................. 36

5.5

OMROEPINSTALLATIE .......................................................................... 36

CALAMITEITEN EN TE NEMEN ACTIES ............................................. 37 6.1 ALGEMEEN.......................................................................................... 37 6.2

AANSPRAKELIJKHEID........................................................................... 37

6.3

CONTROLE OVERHEIDSINSTANTIE ........................................................ 37

6.4

ORDEPROBLEEM .................................................................................. 37

6.5

BRAND ................................................................................................ 38

6.6

TE VEEL MENSEN OP DE BAAN .............................................................. 38

VOORVALLEN EN TE ONDERNEMEN ACTIES .................................. 39 7.1 ALGEMEEN.......................................................................................... 39 7.2

BIJZONDERE EVENEMENTEN EN ARRANGEMENTEN................................ 39

7.3

TECHNISCHE PROBLEMEN .................................................................... 39

7.4

7.3.1 Problemen met de ijsbaan.......................................................... 39 7.3.2 Problemen met horecavoorzieningen ......................................... 40 7.3.3 Problemen met de geluidsinstallatie .......................................... 40 ONGELUKJES OP DE BAAN OF IN EN OM DE TENT.................................... 41

7.5

VOORRADEN ....................................................................................... 41 7.5.1 Kasgeld te veel/te weinig ........................................................... 41 7.5.2 Munten en toegangskaarten ....................................................... 41 7.5.3 Horeca-voorraad ....................................................................... 41

8

EVENEMENTENKALENDER .................................................................. 42

9

VRIJWILLIGERS ....................................................................................... 43 9.1 OVERZICHT VERENIGINGS-VRIJWILLIGERSCOÖRDINATOREN.................. 43 9.2

VRIJWILLIGERSREGLEMENT ................................................................. 44

9.3

PRESENTIELIJST ................................................................................... 45

9.4

VRIJWILLIGERSPOSTEN ........................................................................ 47

10

BELANGRIJKE TELEFOONNUMMERS ................................................ 48

11

BIJLAGEN ................................................................................................... 50 11.1 SITUATIESCHETS DORPSPLEIN BENEDEN-LEEUWEN ............................. 50 11.2

HET SCHADEFORMULIER: .................................................................... 51

11.3

HET KASSACONTROLEFORMULIER: ...................................................... 52

11.4

DE EVENEMENT-ENVELOP/FORMULIER:................................................ 53

11.5

DE HUURSCHAATSENKAART: ............................................................... 54


2

2

Waarom dit plan ? “Lauwe on Ice” vindt plaats in de periode zaterdag 13 t/m zondag 28 november 2010. In die periode is er weer een ijsbaan met feesttent op het Dorpsplein in Beneden-Leeuwen. Zestien dagen lang zal het bruisen van activiteiten en vertier.     

Woensdag 10 november begint de opbouw; Zaterdag 13 november ’s avonds is er een feestavond voor iedereen; Zondag 14 november officiële opening om 11:00; Zondag 28 november sluitingsceremonie om 19:00u; Woensdag 1 december om Dorpsplein weer schoon opgeleverd en vrijgegeven voor openbaar gebruik.

Lauwe On Ice draait voor een groot deel op de inzet van vrijwilligers. Dit plan geeft die vrijwilligers duidelijkheid ten aanzien van: 1. de taken die zij tijdens hun dienst dienen te vervullen alsmede de regels die ze daarbij in acht dienen te nemen; 2. de gemaakte afspraken en de te ondernemen acties, wanneer zich onverhoopt problemen voordoen bij de taakuitvoering. Ook wordt met dit plan voldaan aan de zorgvuldigheideis die de organisatie wenst en die ook door de vergunningverlener (Gemeente) wordt verlangd. Hoewel alle zaken goed zijn geregeld is het mogelijk dat er op onderdelen toch extra aandacht nodig is. De vrijwilliger zal zelf, en/of in overleg met andere aanwezige vrijwilligers, kleinere problemen oplossen. Komen zij er niet uit dan kan een beroep worden gedaan op de dagverantwoordelijke. Deze persoon is namens de organisatie verantwoordelijk voor het dagelijks toezicht en het beheer van de geplande activiteiten op en rond de ijsbaan. Alle deelnemende verenigingen hebben een kopie van dit plan uitgereikt gekregen.


3

3

TAKEN De werkzaamheden van vrijwilligers zijn verdeeld in de volgende rollen: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Dagverantwoordelijke Algemene assistentie Opbouw en afbraak Onderhoud ijsbaan & techniek Ochtendwacht (en Avondwacht) Kassa Kaartcontrole en toezicht Schaatsbalie Bardienst en keuken, Commissie financiën Commissie evenementen

Iedere rol brengt bepaalde werkzaamheden met zich mee. Deze, zogenaamde taken, worden hieronder per rol beschreven. Verderop in dit plan zijn werkprocedures opgenomen. Lees die nadrukkelijk door. Dat de werkinstructies worden gevolgd is van groot belang voor de organisatie. Flexibiliteit is een belangrijke eigenschap voor de vrijwilligers. In de voorgaande edities van LOI hebben de vrijwilligers die flexibiliteit ook duidelijk getoond. Wij gaan ervan uit dat dat nu ook weer het geval zal zijn. We helpen elkaar actief en nemen, wanneer nodig, taken van elkaar over. Ook probeert iedereen om probleempjes zelf op te lossen, zoals je dat thuis zelf ook zou doen. Natuurlijk doen we dit vooral voor ons het plezier en dat van onze gasten. Als we daarvoor zorgen dan gaat de rest vanzelf. 3.1

Maatschappelijke stage Tijdens Lauwe On Ice zullen op verschillende dagen en tijden zal een aantal stagiaires van het Pax Christi College aanwezig zijn. In deze stage moeten ze zich een beeld vormen over de inhoud van vrijwilligerswerk. Dat beeld vormen ze natuurlijk het best door mee te doen, mee te helpen. Natuurlijk kunnen ze ook eerste een poosje alleen observeren. Daarna zouden ze onder toezicht het werk zelf eens kunnen proberen. Deze jongens en meisjes zullen echter nooit de verantwoordelijkheid van een vrijwilliger over kunnen/mogen nemen. Voor de diverse rollen van vrijwilligers een aantal activiteiten benoemd die aan de maatschappelijk stagiaires gegeven kunnen worden. Dit zijn nuttige taken die niet direct bij het takenpakket van die vrijwilligers horen. Aldus kunnen ze zich verdienstelijk maken zonder het vrijwilligerswerk zelf te hinderen. Ook maatschappelijk stagiaires zullen een LOI-hesje moeten dragen tijdens hun stages!


4

Tijdens LOI 2010 zullen de volgende leerlingen stage komen lopen: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Janneke Derks Rik Hulsen Milou van den Hurk Luuk Vink Max Witsiers Iris van de Zwaluw

De stage wordt gelopen bij de volgende vrijwilligersrollen: 1. 2. 3. 4. 5.

Aankleden tent Bar- en keukendienst Schaatsverhuur Kaartcontrole & toezicht Algemeen assistent(e)

De leerlingen die stage komen lopen zijn in het stagerooster opgenomen. Dit rooster ligt in de evenementkoffer.


5

Vrijwilligers hebben “vast plaatsen per rol”. Deze zijn op de onderstaande situatieschets aangegeven. Op vier plaatsen zijn portofoons aanwezig. (Een vijfde ligt reserve bij De Rijk Kantoorshop.)

Sportlaan

Zandstraat Voor kaartcontrole zal er een overdekking zijn, in de vorm van een partytent op het terras. Dagverantwoordelijke, algemeen assistent, leden Financiële commissie en de leden van de Evenementen commissie hebben geen vaste plek.


6

3.2

Dagverantwoordelijke Deze post heeft de beschikking over een portofoon!

De dagverantwoordelijke is de persoon die voor een aangegeven dag, van 9:00 t/m 24:00, de eindverantwoordelijkheid draagt voor alle operationele activiteiten van Lauwe on Ice. Hij/zij is altijd herkenbaar aan de donkerblauwe Lauwe On Ice polo en de dagverantwoordelijke-badge. Dagverantwoordelijken zijn bereikbaar via hun mobiele telefoons. De verschillende nummers staan hieronder en in het hoofdstuk Belangrijke telefoonnummers vermeld. De dagverantwoordelijke of zijn/haar algemeen assistent moeten op het terrein aanwezig zijn. Minimaal een van de twee. Dagverantwoordelijken buiten openingstijden:  ‘s Nachts (van 23:00-7:00): RA Security  ’s Ochtends (7:00-9:00) en deels ’s avonds: de ochtend- en avondwachten.  In de opbouwfase van 10 t/m 12 november: Nico van Oijen.  Zaterdag 13 november, inrichting van de feesttent: Willy van Wamel  Tijdens de afbraak 29 november t/m 1 december: Hans van den Hurk. Taken:  De dagverantwoordelijke is gedurende de opening van de ijsbaan en de tent, het verantwoordelijke aanspreekpunt voor vrijwilliger, gasten en autoriteiten (gemeente, politie etc.) Hij/zij houdt toezicht, kijkt of alles naar behoren loopt, grijpt in bij problemen en incidenten en zorgt zo voor een goed verloop van het evenement die dag. Ook is de dagverantwoordelijke degene die de gasten/groepen ontvangt: i. Zorg voor een optimale bezetting en evenredige taakverdeling op alle posten. ii. Laat vrijwilligers op posten zo nodig rouleren, roept extra vrijwilligers op of stuurt overbodige naar huis. (Bijvoorbeeld bij slecht weer kunnen iemand van Kaartcontrole & toezicht worden geruild, zodat deze vrijwilligers weer even op temperatuur kunnen komen.) iii. Lost onverwachte problemen en incidenten op. In geval; van ongelukken is hij/zij verantwoordelijk voor het inschakelen van hulpdiensten en/of politie. In het logboek worden de voorvallen van die dag genoteerd. Aldus wordt/worden de volgende dagverantwoordelijke(n) passend geïnformeerd. 



Zorgt dat de vrijwilligers de presentielijst bij binnenkomst en bij vertrek afvinken. Wanneer vrijwilligers vervroegd naar huis worden gestuurd wordt dit door de dagverantwoordelijke op de presentielijst aangetekend. De dagverantwoordelijke beheert de evenementkoffer. Voor de inhoud zie 5.1 Evenementkoffer. De dagverantwoordelijke beheert eveneens de sleutelbos, de gereedschapskist en de portofoons van het evenement.


7







Teveel aan kasgeld moet door de dagverantwoordelijke in samenwerking met de Commissie financiën worden “afgeroomd”. De dagverantwoordelijke houdt een logboek bij. Daarin worden voorvallen, problemen en incidenten vastgelegd, zodat de organisatie en de volgende dagverantwoordelijke geïnformeerd zijn. De dagverantwoordelijke zorgt dat bij afsluiting van de dag, de tent en de ijsbaan ordentelijk zijn achtergelaten. De evenementkoffer met presentielijsten en het logboek, de sleutelbos, muntenvoorraad en portofoons inleveren bij De Rijk kantoorshop.

De dagverantwoordelijken: DAG Wo 10-11 t/m Vr 12-11 Za 13-11 Zo 14-11 Ma 15-11 Di 16-11 Wo 17-11 Do 18-11 Vr 19-11 Za 20-11 Zo 21-11 Ma 22-11 Di 23-11 Wo 24-11 Do 25-11 Vr 26-11 Za 27-11 Zo 28-11 Ma 29-11 t/m Wo 1-12

NAAM

TELEFOON

Nico van Oijen Willy van Wamel Angela van Dijk & Irma Veliscek Michel van der Geer Marja Kolvenbach & Jacqueline van Leeuwen Jacqueline Coopmans & Hans van Leeuwen Luci de Weert & Tom Hol Henri Peters Gieke van Oijen & Nicky Janssen Frank Tengnagel & Toon van Gelder Michel van der Geer Marja Kolvenbach & Jacqueline van Leeuwen Jacqueline Coopmans & Hans van Leeuwen Luci de Weert & Tom Hol Henri Peters Frank Tengnagel & Toon van Gelder Gieke van Oijen & Nicky Janssen

06-532 960 12 06-531 245 23 06-515 090 04 06-360 496 53 06-218 905 85 06-297 336 72 & 06-519 513 01 06-448 580 37 06-42 917 630 06-448 257 72 & 06-533 359 10 06-205 390 45 06-538 014 31 & 06-460 621 90 06-409 972 66 & 06-108 002 90 06-218 905 85 06-297 336 72 & 06-519 513 01 06-448 580 37 06-42 917 630 06-448 257 72 & 06-533 359 10 06-205 390 45 06-409 972 66 & 06-108 002 90 06-538 014 31 & 06-460 621 90

Hans van den Hurk

06-236 816 72


8

3.3

Algemene assistent De algemeen assistent is de rechterhand van de dagverantwoordelijke en staat als zodanig ook de hele dag aan hem/haar ter beschikking. In geval de dagverantwoordelijke het terrein af moet, wordt deze door de algemeen assistent vervangen. Ook kan de algemeen assistent kan bij drukte helpen en allerlei hand- en spandiensten voor de dagverantwoordelijke verrichten. Met name als zaken samenlopen. Talloze voorbeelden daarvan zijn te bedenken, slechts een paar als voorbeeld: 1a: 1b:

Er komen gasten voor een activiteit binnen en tegelijkertijd is er een incident op de ijsbaan.

2a: 2b:

Er moet snel nieuwe glühwein worden besteld en de kassadienst eindigt en de kas moet worden opgemaakt.

3a: 3b:

Er zijn een aantal vrijwilligers niet op komen dagen voor hun dienst en de hoeveelheid kasgeld is onverantwoordelijk hoog.

In deze gevallen besluit de dagverantwoordelijke zich te richten op “de belangrijkste” of de meest urgente gebeurtenis, terwijl de algemeen assistent zich over de ander buigt. In principe kan de algemeen assistent naar voren worden geschoven voor alle werkzaamheden die volgens dit rapport bij de dagverantwoordelijke horen. Tenslotte is de algemeen assistent de eerste vrijwilliger die op willekeurig in elke rol waar nodig kan worden ingezet. Mogelijke taken voor maatschappelijk stagiaires bij deze rol:  Presentielijst controleren en laten aanvullen/corrigeren door de vrijwilligers.  Fietsen ordentelijk stallen.  Garderobe opruimen.  Commentaar van de vrijwilligers op de verschillende posten opnemen (wensen, verbeterpunten).  Gaan vragen bij de diverse posten of ze nog hulp kunnen gebruiken.


9

3.4

Opbouw en afbraak Deze vrijwilligers zorgen voor de ervoor dat de ijsbaan, tent en terras op de juiste wijze wordt aangelegd, onderhouden en afgebroken. Tevens zijn zij het eerste aanspreekpunt bij problemen met de techniek (stroom, koelingen, ijsbaan en verlichting). Tijdens de opbouw van de baan (10 t/m 12 november) is Nico van Oijen de dagverantwoordelijke en dus hun aanspreekpunt. Nico is degene die de vrijwilligerstaken tijdens de opbouwwerkzaamheden goed over de aanwezige vrijwilligers verdeelt. Dat geldt met name voor de technische infrastructuur (stroom, water, afvoeren, koeltechniek etc.). Waar nodig zal assistentie moeten worden geleverd aan de leveranciers van de tent en de ondervloer (Neptunus), aan de leverancier van de ijsbaan (Iceworld) en aan de leverancier van de trussen en de verlichting (Ecolight). Tijdens de afbraakwerkzaamheden (29 november t/m 1 december) is Hans van den Hurk dagverantwoordelijke.


10

3.5

Onderhoud ijsbaan & techniek Deze post heeft de beschikking over een portofoon!

Is de baan eenmaal in gebruik dan ligt verantwoordelijkheid voor de ijsvloer bij ijsmeester, Hans van den Hurk. Hij moet ervoor zorgen dat de ijsvloer steeds de goede dikte en gladheid heeft. Het onderhoud van de ijsbaan komt hierop neer dat: 1. Het ijs wordt geveegd, geschraapt, gerepareerd en/of aangewaterd. Af (laten) voeren en afsluiten voor publiek van het schraapsel. 2. Bewaken van de werking van technische installatie (de chiller en het aggregaat). Controleren en zonodig aan (laten) vullen van de vloeistofniveaus (diesel, glycol e.d.) 3. De zorg voor de goede werking van alle technische installaties (vriessysteem, water, elektra, buitenverlichting) op en om het evenement. Daarvoor moet soms onderhoud worden gepleegd en soms worden gerepareerd. 4. Mede toezicht houden op het gebruik van de baan, m.n. drukte, ongelukjes en wangedrag. Deze vrijwilligers kijken vanuit een andere hoek naar de ijsbaan en kunnen de vrijwilligers van Kaartcontrole & toezicht (die voor het ijsbaangebruik verantwoordelijk zijn) behulpzaam zijn. In overleg met Kaartcontrole & toezicht bepalen hoe en wanneer in te grijpen. Hiervoor kunnen de aanwezige portofoons worden gebruikt. 5. Assisteren bij het ontruimen van de ijsbaan (in geval van onderhoud minstens een half uur van tevoren aangeven bij Kaartcontrole & toezicht, dat er niemand meer mag worden toegelaten).


11

3.6

Ochtendwacht (en Avondwacht) Tijdens het evenement bewaakt de tweekoppige Ochtendwacht de ijsbaan, het terras, de units, de buitenbar en de tent. De wachten zijn aanwezig in de periode tussen het vertrek van de Nachtwaker om 7:00uur en de komst van de dagverantwoordelijke om 9:00uur. Dagindeling tijdens het evenement: 7:00u overname van de bewaking van de Nachtwaker (aanhoren en vastleggen van de bevindingen van de nacht en het overnemen van de sleutels van de tent, de units, de wagen van de ijsclub etc.) 7:00u – 9:00u rondlopen, nalopen en signaleren van opvallende zaken: 

Vorst-, Braak- of Vandalismeschade  Tent en terras;  IJsbaan (ijs, boarding, verlichting/decoratie)  Voorraadunit (koelcontainer);  Wagen van de ijsclub;  EHBO-onderkomen (bij Antoine Bergmans)



Vermissing (Tent- & terras-inventaris!)  Meubilair  Voorraden



Werking van de technische Installatie  IJsmachine (“chiller”)  Aggregaat  Verlichting

Om 9:00u overdragen aan de dagverantwoordelijke (sleutelbos en verslag) en het invullen van de presentielijst, zowel aankomst als vertrek. Dagindeling voor en na het evenement: Tijdens de opbouw 10 november t/m 13 november en tijdens de afbraak 29 november t/m 1 december liggen tijden van de ochtendwachten wat anders. De nachtwaker komt die dagen ook van 23:00u tot 7:00u alleen zullen de vrijwilligers, gedurende deze dagen, minder vroeg starten en wat eerder stoppen. In deze periodes is er ook een Avondwacht door vrijwilligers. De Ochtend- en de avondwakers moeten voor de precieze tijden kijken in de “Dagplanning”.


12

3.7

Kassa De presentielijst voor die dag ligt bij de Kassa! Hier moeten alle vrijwilligers hun aanwezigheid en afwezigheid op aangeven. De Kassa is de enige post waar gasten passe-partouts en dagkaarten(bandjes), verhuurbonnetjes en munten worden verkocht. Ook de Evenement-enveloppen liggen hier voor de gasten klaar.  Primaire taak is verkopen en geld ontvangen. Dit moet natuurlijk met grote zorgvuldigheid gebeuren. De Commissie financiën heeft werkprocedures opgesteld die steeds nageleefd moeten worden.  Tellen en verslagleggen van de hoeveelheid Geld, Dagkaarten, Passepartouts, Munten en Schaatshuurbonnen aan het begin en einde van iedere dienst. Wanneer een vrijwilliger zijn/haar kassadienst begint en eindigt moet deze samen met de dagverantwoordelijke (of de Algemeen Assistent) het kassacontroleformulier invullen (zie bijlage). Voor iedere geplande activiteit of evenement wordt een zogenaamde Evenement-envelop gemaakt. Hierop staan de tijdstippen, de naam van de contactpersoon en wat er in de envelop zit (Dagkaart , huurschaatskaart en/of munten). Indien de contactpersoon nog moet betalen dan staat dat bedrag eveneens op de envelop vermeld. De vrijwilliger achter de kassa wordt geacht dat bedrag dan ook te ontvangen voordat de envelop aan de contactpersoon wordt overhandigd.  Voor huurschaatsen zit er een zogenaamde Huurschaatsenkaart in de envelop. In geval de schaatshuur nog ter plekke moet worden bepaald, moet de kassier vragen naar het aantal personen dat schaatsen gaat huren. Dat aantal moet dan extra worden afgerekend en op de Huurschaatsenkaart moet een vette streep worden gezet onder dit aantal regels “Schaatshuurders”. Deze streep is de controle voor de Schaatsbalie op het aantal huurschaatsen dat ze aan de groep mogen meegeven. 

Als de activiteit door de Evenementencommissie wordt gefactureerd dan is er in de Evenement-envelop een Retour-envelop bijgesloten. Deze Retour-envelop moet na afloop worden ingenomen zodat de evenmentencommissie de ongebruikte, daarin zittende munten en Dagkaart kan crediteren.

De ongebruikte munten, dagkaarten en schaatshuurbonnen mogen na afloop bij de kassa worden ingeleverd tegen de geldende verkoopprijzen. Gedurende het evenement zijn er ook een aantal entreegeld-avonden. Om in de tent te mogen komen moet entreegeld worden betaald. Passe-partouts en Dagkaart zijn géén geldige entreebewijzen voor die avonden. Ook voor diegenen die alleen toegang tot de ijsbaan willen geldt: entreegeld betalen plus toegang ijsbaan. Entreegeldbandjes worden in principe aan de ingang verkocht. Dus niet via de Kassa.


13

Prijzen: Toegang: o Passe-partout o Dagkaart (polsbandje)

€ €

Schaatsen: o Schaatshuur

€

2,50 per paar per keer

Munten: o Volle munt o Jeugdmunt

€ €

1,85 per stuk 1,= per stuk

Entreegeld: o 19 november Disco o 20 november Gelband o 26 november Skihut o 27 november Jaren 70-80

€ € € €

3,= 5,= 3,= 3,=

40,= 5,=

per stuk per stuk

per persoon per persoon per persoon per persoon

Betalende bezoekers krijgen een stempel.


14

Rabobonnen: Rabobankleden krijgen van hun bank nevenstaande bon. In ruil hiervoor krijgen ze een Dagkaart (bandje). Bon “ENTREE-BEWIJS” in de kassa bewaren!

Vouchers: Sponsoren hebben vouchers ontvangen die bij de kassa kunnen worden geruild voor volle munten en/of dagkaarten (bandjes). De aantallen staan op de voucher vermeld en moeten ineens worden afgenomen.

Gadgets: Tijdens Lauwe on Ice worden er ook LOI polsbadjes met lampje verkocht. Deze zijn bij de kassa verkrijgbaar voor € 2,= per stuk.

Retouren: Alle ongebruikte munten, dagkaarten en schaatshuurbonnen mogen bij de Kassa weer worden ingeruild voor contanten. De kassier/caissière zal ze moeten innemen en op het Kassacontroleformulier vermelden. Wat retour komt, mag in de voorraad worden teruggestopt. Het Kassacontroleformulier invullen nu ook het aanwezige muntgeld tellen. De verkoop van munten sluit door de weeks om 22.00u en om 24:00u op vrijdagen en zaterdagen.


15

3.8

Kaartcontrole & toezicht (“Toegang”) Deze post heeft de beschikking over een portofoon!

Deze vrijwilliger zorgt ervoor dat de schaatsbaan op een ordentelijke wijze en alleen door alleen “betalende” gasten wordt gebruikt. Hij reguleert tevens de toegang bij grote drukte en zorgt ervoor dat met name jonge kinderen op een veilige wijze van de baan gebruik kunnen maken. Ook zorgt hij/zij dat rommel op de baan wordt opgeruimd. Toelaten van mensen tot de baan:  Alleen degenen die in bezit zijn van een geldig toegangsbewijs (zie Kassa): o Passe-partout: controleren van de pasfoto; o Dagkaart (bandje): controleren op kleur en op de sluiting. De laatste moet goed om de pols zitten en er mag niet aan geprutst zijn; 

Alleen wanneer mensen schaatsen aan hebben. Jonge kinderen mogen worden begeleid door ouders (max: één per kind). Het kind moet dan een geldig toegangsbewijs hebben. Wanneer de drukte en de omstandigheden op de baan dat toelaten mag een ouder op schoenen mag gratis mee. Wel de schoenen grondig laten vegen. Vrijwilligers, m.n. van Kaartcontrole & toezicht moeten zelf alleen in uiterste nood met schoenen het ijs op. Ouders met schaatsen aan moeten zelf wel een geldig kaartje hebben. (Op een druk bezocht jeugd-uur is het toelaten van kleine kinderen met ouders niet verstandig.)



Is het te druk op de baan of gaat de baan sluiten voor onderhoud dan mogen geen mensen nieuwe schaatsers worden toegelaten.



Er mogen geen gevaarlijke attributen worden meegenomen, zoals ijshockeysticks.

Toezicht op het gebruik van de baan: Bij de uitvoering van deze taak zal het vaak aankomen op gevoel. De baan is bedoeld om er met verschillende mensen tegelijk op te schaatsen. Mensen die de ijspret voor anderen bederven horen niet op de baan. Het bederven van de ijspret kan bedoeld maar ook onbedoeld gebeuren. In beide gevallen zal de toezichthouder een nadrukkelijke waarschuwing moeten geven aan de overtreder. En hem/haar daarna van de baan verwijderen. Op het ijs mag niet gegeten, gedronken of gerookt worden. En mag (behalve de begeleidende ouders hierboven genoemd) het ijs niet met ander schoeisel dan ijshockey- of kunstschaatsen worden betreden. Het voor de gebruikers van de baan verplicht om de aanwijzingen van de toezichthouder te volgen. Dit is op straffe van verwijdering van het ijs. Het maximaal toelaatbaar aantal mensen op de ijsbaan is 200. Er zijn nauwelijks harde regels te geven voor het toezicht houden. Volg je eigen gevoel, waar het gaat over drukte (het aantal schaatsers; soms kan 250 en soms maar 100), over


16

normale omgangsvormen en over fatsoen. Sleetjes en de bobby mogen alleen op de baan wanneer het daar rustig is. Tijdens het evenement kan de boarding om de ijsbaan of de reclameborden daarop beschadigd raken. Daardoor kunnen er voor de schaatsers gevaarlijke situaties ontstaan. Veiligheid staat voorop; reparatie en of verwijdering van de kapotte of uitstekende delen moet z.s.m. gebeuren. E.e.a. in overleg met Onderhoud ijsbaan & techniek. Schaatsers van de baan halen:  Bij wanordelijk gedrag (bijv. roekeloos rijden, ruzie maken, schelden, pesten, vervelen, ijsballen gooien); niet opvolgen van de regels en na het negeren van waarschuwingen. Er volgt bij verwijdering géén vergoeding voor niet-geschaatste tijd. De toezichthouder kan voor het verwijderen van mensen van de baan, assistentie vragen aan Onderhoud ijsbaan & techniek de of aan de dagverantwoordelijke. Beiden zijn via de portofoon op te roepen. Na verwijdering van het ijs mogen mensen minstens een halfuur, niet meer op de baan worden toegelaten! 

Mogelijk moet de baan tijdens de openingsuren worden gesloten voor onderhoud. Dit gebeurt op initiatief van en in overleg met vrijwilligers van Onderhoud ijsbaan & Techniek. Deze laatste groep kan ook assisteren bij het ontruimen van de baan voor onderhoud.



Bij ongelukken; mocht zich onverhoopt een ongeval op de ijsbaan voordoen, dan kan het noodzakelijk zijn om (een deel van) de ijsbaan te ontruimen. Dit moet altijd gebeuren in overleg met de dagverantwoordelijke omdat deze ook de contacten met hulpdiensten moet regelen. De EHBO is permanent aanwezig en kan direct worden opgeroepen m.b.v. de portofoon. Om onnodig letsel te voorkomen adviseer de schaatsers met klem om handschoenen op de baan te dragen.

Sluitingstijd De schaatsbaan sluit alle dagen om 22.00uur. Iedereen moet dan van het ijs af zijn. Kaartcontrole & toezicht stop dan ook. Mogelijke taken voor maatschappelijk stagiaires bij deze rol:  Rommel op en om de baan opruimen (prikker en vuilniszak).  Achtergelaten spullen naar gevonden voorwerpen brengen.  Toezicht houden (10 minuten maximaal) vanaf de kant van de kar van de ijsclub en verslag uitbrengen.  Schraapsel afdekken.


17

3.9

Schaatsbalie De Schaatsbalie zorgt voor uitgifte en inname van de huurschaatsen en de uitleen van de bobby. Hier hangen ook de hesjes voor de vrijwilligers en is de plek voor gevonden voorwerpen.

Huurschaatsen worden uitgegeven tegen verhuurbonnen. Die bonnen worden verkocht bij de Kassa. Schaatsverhuur is in principe “per keer”. D.w.z. de huur is geldig zolang iemand op of om de ijsbaan aanwezig is. De huur stopt wanneer de huurder de schaatsen weer inlevert. Niemand mag met de schaatsen de tent naar buiten verlaten. Gaat iemand “even weg” dan moet hij/zij daarna opnieuw schaatshuur betalen. Gebruik van de toiletten mag uitsluitend met gewone schoenen aan. Schaatsen zijn op de toiletten echt verboden! In geval van evenementen (georganiseerde activiteiten) kunnen groepen een zogenaamde Huurschaatsenkaart in hun Evenement-envelop vinden. Deze kaart vervangt alle losse huurkaartjes voor een bepaalde groep. Op deze kaart moeten de namen worden ingevuld van de mensen die schaatsen huren. Na afloop worden de namen afgevinkt wanneer de betreffende “huurders” hun huurschaatsen weer hebben ingeleverd. Vooral bij aankomst van groepen is het van belang dat mensen snel worden geholpen. Daarvoor moeten de schaatsen steeds in paren en gesorteerd op maat klaar staan. Een belangrijke taak voor de vrijwilligers van de Schaatsbalie is de voorraad schaatsen schoon en geordend opgeborgen te houden. Beschadigde schaatsen apart leggen! Sluitingstijd De schaatsbalie sluit alle dagen om 22.00uur, nadat alle schaatsen zijn ingeleverd. Mogelijke taken voor maatschappelijk stagiaires bij deze rol:  Hesjes netjes ophangen voor hergebruik. Rondslingerende hesjes opruimen.  Gevonden voorwerpen uitzoeken en netjes opbergen.  Schaatsen schoon maken.  Kapotte schaatsen apart opbergen.


18

3.10

Bar- en keukendienst, “Horeca” Op de grens met de Kassa ligt de evenementkoffer en staat de gereedschapskist. De gereedschapskist is afgesloten en de dagverantwoordelijke heeft de sleutel. Bij de bar worden dranken en versnaperingen verkocht. De mensen van de Baren keukendienst bedienen bezoekers en zorgen voor nette en gezellige entourage. Een opgeruimd karakter is een belangrijk kenmerk voor deze vrijwilligers. Zij zijn de gastheren/-vrouwen voor alle bezoekers. Ze zorgen voor een warme, opgeruimde en gezellige omgeving. Aan de bar wordt uitsluitend met munten gewerkt. Met contact geld kan men er NIET betalen. Er zijn twee soorten munten:  de “volle munt” en  de zogenaamde “jeugdmunt”. Op de prijslijst is precies aangegeven wat er voor de beide soorten munten kan worden gekocht. Zorg voor de dienst altijd dat je de belangrijkste “prijzen” kent. Natuurlijk mogen volwassenen ook betalen met jeugdmunten en jeugdigen met volle munten. De munten waarmee wordt betaald, moeten altijd worden gecontroleerd op juistheid. Na acceptatie worden de munten in de “muntenpijp” gegooid. Deze wordt geleegd door de dagverantwoordelijke en/of iemand van de Financiële commissie. Alcohol (bier/wijn) wordt nooit geschonken aan personen onder de 16 jaar. Bij twijfel mag er niet geschonken worden tenzij de identiteitskaart aantoont dat de jeugdige 16 of ouder is. Evenmin mag er nog alcoholische drank worden geschonken aan mensen die zichtbaar teveel op hebben. Vrijwilligers in dienst kunnen gratis koffie, thee, warme chocolade of frisdrank halen. Alleen als de vrijwilliger een hesje aan heeft. Maximaal twee consumpties (ook een voor een andere vrijwilliger) mogen per keer worden besteld en natuurlijk geen alcohol. Voor opening  Eventueel de verwarming en muziek aanzetten.  Koffie zetten; voor de vrijwilligers en voor de gasten.  Voorraden controleren en zo nodig aan(laten)vullen.  Stofzuigen van de tent, afnemen van de tafels en de bar, en glaswerk. Tijdens opening  Bedienen van de gasten.  Zorgen voor achtergrondmuziek.  Ontvangen munten in de “muntenpijp” gooien.  Schoonhouden van de tafels (tent en terras) en de bar.  Bewaken van de voorraad (houd snellopers in de gaten!)  In de tent mag niet gerookt worden.


19

Na sluiting  Wordt er niet meer getapt.  Opruimen en spoelen lege glazen.  Aangebroken flessen en etenswaren terug in de koelingen plaatsen.  Legen van de afvalbakken in de tent.  Pas nadat alle bezoekers uit de tent verdwenen zijn, is er voor de organisatie of de artiesten nog een mogelijkheid om wat te drinken en na te praten. Een kwartier voor sluiting van de tap, zal de dagverantwoordelijke omroepen dat de bar over 15 minuten gaat sluiten. Zeker op avonden waarvan je aanvoelt dat de bezoekers langer door willen gaan, kan er een paar keer omgeroepen worden. Sluitingstijd is echter sluitingstijd. Mogelijke taken voor maatschappelijk stagiaires bij deze rol:  Lege glazen ophalen in ten en op terras.  Tafeltjes schoonmaken en stoelen rechtzetten.  Langs bij de vrijwilligers op de verschillende posten (ook ijsclub en EHBO) en vragen of ze iets willen drinken.  Rommel achter de bar (dozen, blikken) opruimen.


20

3.11

Commissie financiën De Commissie financiën is verantwoordelijk voor de opbrengsten en uitgaven van Lauwe on Ice. Als zodanig zien zij erop toe dat er zorgvuldig en eerlijk met het geld van het evenement wordt omgegaan. Via een speciale procedure zullen de commissieleden controleren of de ontvangen geldmiddelen in overeenstemming met de verkochte kaarten en munten. Deze zorgvuldigheid wordt vereist omdat het hier in wezen gaat om het geld van de deelnemende verenigingen. Peter van den Hurk (tel: 06-532 524 98) is penningmeester en voorzitter van deze commissie. Wanneer er bij de Kassa een (wissel-)geldoverschot of -tekort ontstaat dan zorgt de dagverantwoordelijke ervoor dat een commissielid van de Financiële commissie wordt geïnformeerd. In overleg met of in aanwezigheid van het commissielid zal dan geld bij de Kassa worden opgehaald of worden gebracht. leden van de Financiële commissie moeten zich legitimeren met een speciale Lauwe on Ice identiteitskaart.


21

3.12

Commissie evenementen De Commissie evenementen plant en begeleidt de activiteiten op en om de schaatsbaan. Bij de grote evenementen is er iemand van de Commissie evenementen aanwezig om de betreffende groep te ontvangen en te begeleiden c.q. om, in overleg met de dagverantwoordelijke, aanvullende instructies aan de aanwezige vrijwilligers te geven. Wanneer er geen lid van de Commissie evenementen aanwezig is en er blijken vragen of problemen dat contact opnemen met Ricardo Veliscek (tel: 06-14 652 463). De Commissie evenementen maakt de evenementenkalender en zorgt dat de laatste versie van het dagprogramma in de evenementkoffer zit. Hierop zijn alle georganiseerde activiteiten van Lauwe on Ice die dag weergegeven. Die overigens variëren van een feestavond voor honderden mensen tot een verjaardagsfeestje van 10 personen. Bij grote evenementen is gezorgd voor beveiligingspersoneel (uitsmijters, ordebewakers). Bij de wat kleinere activiteiten is dat niet nodig en zullen de aanwezige vrijwilligers zelf een oogje in het zeil moeten houden. Voor ieder evenement is er tevens een Evenement-envelop. De Commissie evenementen heeft die vooraf gevuld met alle benodigde toegangskaartjes, munten en schaatshuurbonnen. Die inhoud is op de envelop geschreven, naast: 

Naam van de groep of contactpersoon voor wie de envelop klaar ligt.



Tijdstip van aankomst en vertrek.



De kosten van de activiteit indien die aan de Kassa moeten worden afgerekend. Is de activiteit op rekening dan zit er een retourenvelop bij (Evenement-formulier). Op dat formulier moeten de kaartjes, munten en huurbonnen die niet zijn opgebruikt worden vermeld in de Retour-kolom. Bij vertrek van de groep moet de retourenvelop, samen met de bonnetjes, kaartjes en muntjes bij de Kassa worden ingeleverd. De Kassa vult dan de aantallen in en het Evenement-formulier gaat via de dagverantwoordelijke weer terug naar de Commissie evenementen.

Let op dat er ook voor ingehuurde artiesten, belangengroepen, sponsorgroepen etc. Evenement-enveloppen worden gemaakt. In principe wordt iedere groep ontvangen door de dagverantwoordelijke of de algemeen assistent. Deze zorgt dat de groep de weg wordt gewezen en dat de posten (Bar, Schaatsverhuur, Kaartcontrole & toezicht) op de hoogte worden gesteld van de aanwezigheid van de groep. Natuurlijk gebeurt dat alleen wanneer zo’n seintje nuttig of nodig is.


22

3.12.1

Evenementcoördinatoren

Tijdens de grotere evenementen is er vanuit de Evenementen commissie een coördinator aangesteld. Deze kent de afspraken en weet wat er wanneer wordt verwacht. In de onderstaande kalender zijn de grotere evenementen weergegeven: Datum Zo 14/11

Van 11:00

Tot 12:30

Evenement Grande opening

Di 16/11

19:00

21:00

Mensen met een beperking

Wo 17/11 Vr 19/11

19:00 20:30 19:00

20:30 23:00 23:30

Maos & Waolse ijsspeule Optreden Arjen Tijs Discotheek Lichtshow

Za 20/11

19:00

23:30

Gelband

Zo 21/11

11:00

22:00

Hollandse dag

Ma 22/11

19:00

22:00

Grandioze Fashion Show

Wo 24/11

10:00 18:00 08:00 19:00

12:00 21:00 10:00 23:00

Bejaardenochtend Netwerkavond ondernemers Vergadering ondernemers Skihut-avond

Za 27/11

19:00

23:30

Back to the 80’s party

Zo 28/11

18:00 19:00

19:00 22:00

Sluitingsceremonie Live band Commercial break

Vr 26/11

Coördinator(en) Johan v.d.Water Annet Ophof Marc van Haagen Marco v.d.Bogaard Ricardo Veliscek Annet Ophof Ricardo Veliscek Marco v.d.Bogaard Marc van Haagen Johan v.d.Water Ricardo Veliscek Marco v.d.Bogaard Ricardo Veliscek Annet Ophof Ricardo Veliscek Johan v.d.Water Annet Ophof Johan v.d.Water Ricardo Veliscek Johan v.d.Water Annet Ophof Marc van Haagen Marco v.d.Bogaard Ricardo Veliscek Johan v.d.Water Annet Ophof Marc van Haagen Marco v.d.Bogaard Ricardo Veliscek Johan v.d.Water Annet Ophof Marc van Haagen Marco v.d.Bogaard Ricardo Veliscek

19, 20, 26 en 27 november zijn entreegeld-avonden. Rond 18:00 uur wordt de tent dan rustig aan leeg gemaakt en beginnen de voorbereidingen voor de avond.


23

3.13

Nachtwaker De Nachtwaker (RA Security) wordt uitgevoerd door professionals. Zij bewaken de ijsbaan en alles eromheen tussen 23:00uur en 7:00uur de volgende ochtend. ’s Avonds, bij aanvang van zijn dienst, krijgt deze van de dagverantwoordelijke de sleutels en eventueel wat extra instructies (aandachtspunten), ’s morgens draagt de nachtwacht de sleutels en zijn bevindingen over aan de ochtendwacht.


24

3.14

Beveiliger “uitsmijter/ordebewaker” Tijdens de entreegeld-avonden (19, 20, 26 en 27 november) worden professionele beveiligers ingezet. Zij zien toe op een ordelijk verloop van het feest. Bij de ingang moeten bezoekers entreegeld betalen. Ze krijgen dan een stempel als teken dat ze betaald hebben. Ook mensen die alleen willen schaatsen en een dagkaart of passe-partout hebben, moeten entreegeld betalen. Omgekeerd geldt dat het stempel gratis toegang geeft tot de ijsbaan, maar geen gratis schaatshuur.


25

3.15

EHBO Deze post heeft de beschikking over een portofoon!

Tijdens de openingsuren van Lauwe on Ice zal er steeds minimaal één EHBO-er op het terrein aanwezig zijn. De EHBO opereert van het (leegstaande) winkelpand op Dorpsplein 32. Dit is de voormalige winkel van schoenmaker Antoine Bergmans. Het verantwoordelijke aanspreekpunt voor de EHBO-post is Wim van Wijk (tel: 06-122 234 25).


26

4

WERKPROCEDURES

4.1

Alle vrijwilligers 













Voorafgaand aan (5 minuten) en bij beëindiging van hun dienst zich aan- en afmelden bij de dagverantwoordelijke (of de algemeen assistent). Bij aanvang èn bij beëindiging van de dienst, moet de presentielijst worden afgevinkt. Niet invullen heeft mogelijk gevolgen voor de uurvergoeding van de vereniging. De presentielijst ligt bij de Kassa. Tijdens en alleen tijdens de dienst moet een hesje van Lauwe On Ice gedragen worden. Zo is iedere dienstdoende vrijwilliger herkenbaar voor gasten, organisatie en autoriteiten. De hesjes worden opgehaald bij de schaatsverhuurbalie en worden na afloop daar weer ingeleverd. Hesjes mogen niet worden meegenomen naar huis! De dagverantwoordelijke mag vrijwilligers op andere posten te zetten dan waarvoor de vrijwilliger is ingedeeld. Natuurlijk gaat dat in goed overleg, maar de dagverantwoordelijke bepaalt hoe het werk het beste kan worden verdeeld. Vrijwilligers moeten minimaal 16 jaar zijn en zijn opgewassen tegen de taak die op een bepaald moment moet worden uitgevoerd. (Voor toezicht op het ijs is een zeker overwicht noodzakelijk en achter de kassa moet je kunnen rekenen etc.) Tijdens de werkuitvoering hebben de vrijwilligers recht op gratis drinken. Met een hesje aan mag een vrijwilliger gratis koffie, thee of frisdrank halen (max. 2 consumpties per keer; een voor een collega). Op bepaalde tijden zijn er maatschappelijk stagiaires van het Pax Christi College voor LOI actief. Laat hen zien wat vrijwilligerswerk inhoudt en probeer ze bij je eigen taak te betrekken. Ook kunnen ze worden gebruikt voor taken waar je zelf niet aan toe komt.


27

4.2

Verkoop en verhuur Alle financiële handelingen zijn geconcentreerd bij de Kassa. Daar kan men bonnen, kaartjes en munten kopen waarmee elders kan worden “betaald”.

4.2.1

Munten

Tijdens het evenement kunnen hapjes en drankjes uitsluitend met munten worden betaald. De munten liggen in trays, waarop ze in stapeltjes van 10 liggen. Voor de “snelle kopers” liggen er boterhamzakjes met 27 munten en 5 cent, voor € 50,= precies. Voorbeeld Volle munt  Kleur: grijs/licht lila  Ø: 2½ cm  Prijs: € 1,85 Geldig voor diverse consumpties, zowel drank als etenswaren. Achter de bar is aangegeven hoeveel munten een bepaald product kost. Voorbeeld Jeugdmunt:  Kleur: blauw  Ø: 2½ cm  Prijs: € 1,= In principe voor bekertjes limonade, chips en snoepgoed. Achter de bar is duidelijk aangegeven welke consumpties voor de verschillende munten gekocht kunnen worden. Jeugd die gebruik wil maken van consumpties die op een “volle munt” worden verkocht, betalen in dat geval twee jeugdmunten. Verkochte munten zijn tijdens het evenement weer voor geld inwisselbaar bij de Kassa. 4.2.2

Toegangskaarten

Er zijn twee soorten toegangskaarten passepartout en dagkaart(bandje). Passe-partout: 15 dagen lang toegang tot de schaatsbaan. Geen recht op huurschaatsen en geen (gratis) toegang tot de tent tijdens entreegeld-avonden.


28

Kassa: Naam, Adres, WoonPlaats en Telefoonnummer met blokletters invullen. Daarna de pasfoto opplakken (Let op dat de pasfoto niet over de naam wordt geplakt!) en de passe-partout lamineren, touwtje er aan, afrekenen en meegeven. In het evenementkoffer zit een lamineerapparaat, lamineervellen, perforator en koordjes. Dagkaart(bandje): Per dag is er een andere kleur geldig. De geldige kleur wordt per dag, ’s morgens aan de betreffende vrijwilligers doorgegeven. 4.2.3

Entreegeld-avonden

Tijdens de entreegeld-avonden is een stempel het officiële toegangsbewijs. Bezoekers krijgen die direct na betaling, bij binnenkomst. Voor het schaatsen moet apart worden betaald (of Passe-Partout).

4.2.4

Schaatsverhuur

Er zijn twee vormen; Schaatsverhuurbon en de Huurschaatsenkaart. Schaatsverhuurbon: één keer, eventueel meerdere paren schaatsen. De bon geeft alleen recht op schaatsen (van de juiste maat), als deze aanwezig zijn. Voorbeeld: Kassa:  Naam (“aan”) en datum invullen!  In “omschrijving” aangeven: “1 paar”, “2 paar” etc.  In “handtekening” een LOI-stempel zetten.  € 2,50 per paar afrekenen en bon meegeven.

Schaatsbalie: Bon controleren (stempel). Geef het aantal gehuurde paren schaatsen mee, wat op de bon staat. Kras de bon af (een krul erdoorheen) en berg deze op. De Financiële commissie haalt deze afgehandelde bonnen op.


29

Huurschaatsenkaart: één keer, maximaal 20 paar schaatsen huren. De Huurschaatsenkaart wordt alleen uitgegeven door de Evenementen commissie en is bedoeld voor groepen. Als alternatief mag de Evenementen commissie hiervoor ook een Schaatsverhuurbon gebruiken. Voorbeeld: Deze kaart zit in de Evenement-envelop. Door de Evenementen commissie zijn Wie, Datum en Contant/Op rek (op rekening) al ingevuld.

Kassa: Bij schaatshuur { contant (“Op rek” is dan doorgekrast), moet er op de kaart door de Kassa zijn aangegeven (zie bruine krassen in het voorbeeld) hoeveel schaatsen aan de groep mogen worden meegegeven. Dit is het aantal waarvoor zojuist de huur aan de Kassa is betaald. Schaatsbalie Schaatshuur is alleen mogelijk via bovenstaande bonnen/kaarten. Het aantal meegegeven schaatsparen mag niet groter zijn dan het aantal dat is aangegeven op de bon of kaart. De ingeleverde bonnen en kaarten goed bewaren nadat de schaatsen zijn meegegeven. Het is ondoenlijk gebleken om een goede administratie bij te houden van de teruggebrachte schaatsen. Daarom controleer dat er geen mensen op/met schaatsen de tent naar buiten verlaten. Verder het gevoel geven dat alles goed wordt bewaakt.


30

4.2.5

Korting op toegangskaarten

De hoofdsponsor RABO bank Maas en Waal, heeft aan haar leden bonnen gestuurd. Deze bonnen kunnen aan de kassa gratis worden omgeruild voor een Twee-urenbandje. Voorbeeldbon:

V

Sommige sponsoren hebben zgn. Vouchers. Tergen inwisseling hiervan kunnen ze toegangskaarten en munten krijgen. De kassier/caissière moet m.n. het deel “Afgifte” invullen en de voucher laten tekenen nadat deze de munten/kaarten heeft ontvangen.

4.2.6

Kaartcontrole

Passe-partout: Toegangscontrole: controleren van de pasfoto. Echtheidscontrole: Op de achterkant van het Passe-Partout is een sticker van “de Rijk” meegeseald. Dagkaart (bandje): Per dag is er een andere kleur geldig. De geldige kleur wordt per dag, ’s morgens aan de betreffende vrijwilligers doorgegeven. Stempel: Op de entreegeld-avonden mogen mensen alleen met een geldige stempel de tent in. Omdat schaatsers altijd door de tent moeten, moeten zij ook voor alleen schaatsen die avond ook entreegeld betalen! Toegangscontrole: Controleren van de kleur en de juiste bevestiging om de pols. Geplakte of gerepareerde bandjes zijn ongeldig.


31

4.3

Onderhoud van de ijsvloer Tijdens het aanwateren en schrapen c.q. vegen van de ijsvloer moet de ijsbaan vrij zijn. Daarom gebeurt dit vooral na de sluiting van de baan ’s avonds of voor de opening ’s ochtends. In bepaalde gevallen moet het tijdens de openingsuren gebeuren. De ijsvloer wordt dan ontruimd. De vrijwilligers van Onderhoud ijsbaan en techniek kiezen de momenten daarvoor in overleg met de vrijwilligers van Toegangscontrole en Toezicht. Tussen het besluit en het daadwerkelijk ontruimen van de baan moet minstens een halfuur zitten. De vrijwilligers van Kaartcontrole & toezicht laten géén nieuwe mensen meer op de ijsbaan toe. Na het verstrijken van het halve uur zullen de betrokken vrijwilligers samen helpen bij het ontruimen van de baan.

4.4

Plaatsen van de tent, baanafzetting, oliebollenkraam E.e.a. gebeurt onder leiding van Nico van Oijen. In basis is daarvoor een situatieschets gemaakt, die zoveel mogelijk zal worden gevolgd (zie Bijlagen).

4.5

Plaatsen van de ijsbaan Op de locatie wordt, voordat de ijsbaan zelf wordt geplaatst, een vlakke houten ondervloer gelegd. Op de dag van montage is een projectleider van Ice World aanwezig. Er komen twee vrachtwagens van Ice World. Eén met de chiller (vriesinstallatie) en een met de ijsvloer en toebehoren. Op de vloer worden twee randbalken in een haakse hoek vastgeschroefd. Eén balk aan de korte en één aan de lange kant van de baan. De waterdichte onderfolie wordt uitgelegd en met tape aan elkaar geplakt. Ondertussen wordt de chiller afgeladen en op de juiste plek gezet. De standaard elementen ijsbaanvloer zijn één meter breed en 30 meter lang en wegen ongeveer 80 kg. Vier personen dragen een element op de vloer. Daarna deze uitvouwen zonder de onderliggende folie te beschadigen (daarvoor zijn zo’n 8 mensen nodig). Zo vouwen ze samen alle elementen uit en plaatsen ze strak naast elkaar op de vloer. Uitkijken dat bij het uitvouwen of transporteren niet wordt gesleept. Dit kan lekkages veroorzaken! Eén man koppelt met de snelkoppelingen de begin-headers aan elkaar. Nu ligt de baan en worden de twee ontbrekende randbalken geplaatst. De waterdichte folie ligt overal over deze balken heen en vormt zo een gesloten 7 cm diep bassin. Op de plaats waar de aan- en afvoerslangen de baan verlaten, past de ringbalk niet. Hier ter plaatse de folie met wat rest materiaal onderstoppen. Deze plek vriest snel dicht. Ondertussen heeft de monteur de chiller aangesloten en kan de glycol in het vat worden gepompt. Met de kraantjes aan het einde van de baan kan worden ontlucht. Het vat is vol en de pomp kan aan. Controleer de druk en loop de hele baan na op eventueel verlies van glycol. De boarding wordt nu geplaatst en onderling verbonden. Nu kan het bassin gevuld worden met water. De brandweerslang zal daar, afhankelijk van het debiet, een uur of langer over doen. Tegelijkertijd loopt de chiller op volle kracht en wordt het water al afgekoeld. Als alles tot de rand is gevuld, vriest eerst de


32

plaats van de slangdoorgang dicht. Er ontstaat rond de leidingen een ijslaag en afhankelijk van de wind en temperatuur zal binnen 24 uur het waterbassin omgezet zijn in een 7 cm dikke ijsvloer. Na een uitgebreide instructie vertrekt de projectleider van Ice World. De verantwoordelijke ter plaatse (Hans van den Hurk) moet nu alleen nog de temperaturen op de chiller controleren. Eventueel zal in het begin weggelekt water moeten worden aangevuld. Als er een begin van ijs is zal er niets meer weg lopen. Nu kan worden begonnen met het aankleden van het project. 4.5.1

Tijdsplanning opbouw/afbraak

Di 9/11 wo 10/11 Do 11/11

Vr 12/11

Za 13/11

13/11 – 28 /11 Ma 29/11

Di 30/11 Wo 1/12

‘s avonds plein autovrij maken. Leggen vloer (te starten met gedeelte onder ijsbaan 15x30!!) Afwikkelen vloer (E-kast in te werken) Plaatsen tent Plaatsen toiletunit Plaatsen ijsbaan Vullen ijsbaan Vriezen ijsbaan Aankleden tent Plaatsen reclameborden Plaatsen trussen Maken verlichting Afwerken techniek naast de tent BAAN OPEN VOOR PUBLIEK Plaatsen van afdooiboiler vroeg in de ochtend Opruimen randtechniek Start opruimen tent? Afbreken trussen Afbreken verlichting Opruimen tent Afbreken ijsbaan Afbreken vloer Terrein leegruimen en schoonmaken


LOI Neptunus Neptunus Neptunus Neptunus Iceworld Iceworld + LOI LOI LOI EcoLight EcoLight LOI

Iceworld Iceworld + LOI Neptunus Ecolight Ecolight Neptunus Iceworld Neptunus LOI

33

4.5.2

Technische gegevens ijsbaan en koeltechniek

Afmetingen IJsbaan Type Houten ondervloer IJsbaan Boarding Aantal ingangen 4.5.3

Opvouwbaar aluminium Min. 32 x 22,50 meter 30 x 15 meter (grofweg) Hout Eén

Storingsdienst

Alleen van belang voor de ijsmeester en leden van de ijsclub De Wielewaal! Het komt voor dat hier en daar technische ondersteuning van de servicedienst van Ice World noodzakelijk is. Aggreko is de service partner. Deze is via het servicenummer dag en nacht bereikbaar. Komen bepaalde storingen teveel voor of zijn er algemene vragen dan kan altijd het Ice-World nummer worden gebeld voor meer informatie. Ook Ice-World is dag en nacht via het Servicenummer bereikbaar.

4.6

Het onderhouden van de ijsvloer Door Ice World worden twee sneeuwschuivers geleverd. Veeg de baan regelmatig en spuit extra water, indien nodig elke avond. Water spuiten na het vegen als de baan slecht of te dun is geworden. Dit kan optreden door intensief gebruik of als regen/beregening heeft ontbroken. Bij dun ijs kan het ijsbodemsysteem beschadigen met alle gevolgen van dien. Is de baan dunner dan 5 centimeter dan moet weer worden gespoten. In de koudere nacht kan de ijslaag weer snel op dikte worden gebracht. Is het ijs dikker dan 10 cm dan slechts eenmaal per avond spuiten met net voldoende water om de baan uit te vlakken. Bij warme regen, temperatuurstijging of sterke wind is de ijskwaliteit soms slecht. Veeg het water pas van de baan als de situatie is verbeterd. Bij sneeuwval moet de sneeuw snel worden weg geruimd omdat deze anders vastvriest en aldus ten koste gaat van de ijskwaliteit. Bij onverklaarbaar water op het ijs de koelmachine controleren. Bij dik ijs zonder slechte plekken is het soms mogelijk, ook bij zeer slechte weersomstandigheden, door te schaatsen. Met schraapsel en water zijn eventuele gaten goed te repareren. Schraapsel dat van de baan afkomt moet worden afgevoerd. Dit in opvangbakken gooien en deze buiten het bereik van het publiek, op een afgeschermde plek opbergen. Alex van Gruijthuijsen zorgt voor het verdere afvoeren van schraapsel.


34

5

UITRUSTING

5.1

Evenementkoffer Aan het begin van de dag wordt door de dagverantwoordelijke een zogenaamde evenementkoffer overhandigd. Dit is koffer met alle benodigdheden voor de vrijwilligers achter de kassa, aan de schaatsverhuurbalie, achter de bar en bij de toegangscontrole. Aan het einde van de dag wordt de koffer weer door de dagverantwoordelijke ingenomen. De inhoud:  Het dagprogramma,  Presentielijst voor die dag,  Takenlijsten en procedures per post,  Telefoonlijst,  Procedure “Geldstroom en Controle Opbrengsten”,  Schadeformulieren voor schaatsen,  Inventarislijst koffer,  Draadloze microfoon,  Kopie Werkinstructie en Calamiteitenplan,  Kopie van de vergunning. T.b.v. Kassa:  Toegangsbandjes, passe-partout-stempel, stempelkussen,  Verhuurbonnen,  Voorraad muntjes,  Evenement-enveloppen voor die dag,  Gadgets; polsbandjes LOI, verlicht  Boterhamzakjes,  Tellijst (“de tafels van € 1,85 & € 2,50”)  Prijslijst,  Black-light,  Geldkistje, wisselgeld,  Schrijfgerei waaronder een dikke stift,  Lamineer-apparaat, lamineervellen, touwtjes  Nietmachine. T.b.v. Toezicht en controle:  Schrijfgerei,  Fluit,  Sterk zoeklicht,  Voorbeelden van de Passe-partouts en het Twee-urenbandje voor die dag.


35

5.2

Portofoons Voor het Evenement zijn vijf portofoons beschikbaar. In principe zijn deze bedoeld voor: a. De EHBO b. De post Techniek en Onderhoud (“de ijsmeester”) c. De post Controle en Toezicht d. De dagverantwoordelijke e. Reserve: bij De Rijk kantoorshop. De dagverantwoordelijke zal zo nodig de instructies voor het gebruik van de portofoon aan de betreffende vrijwilligersgroep geven.

5.3

Gereedschapskist Achter de bar is een gereedschapskist aanwezig. Deze zit op slot en de dagverantwoordelijke heeft ervan de sleutel.

5.4

Kleding Voor alle dienstdoende vrijwilligers is een “Lauwe on Ice”-hesje beschikbaar. Het is nadrukkelijk de bedoeling dat alle vrijwilligers tijdens hun dienst hun hesjes dragen. Buiten de diensturen mogen het hesje niet gedragen worden. Na de dienst z.s.m. inleveren. Het mag dus niet mee naar huis!

5.5

Omroepinstallatie Via de geluidsinstallatie kan ook worden omgeroepen. Daarvoor is een draadloze microfoon beschikbaar bij de dagverantwoordelijke. Deze kan worden gebruikt voor mededelingen aan het publiek.


36

6

CALAMITEITEN EN TE NEMEN ACTIES

6.1

Algemeen Bij calamiteiten dient altijd eerst contact te worden opgenomen met de dienstdoende dagverantwoordelijke.

6.2

Aansprakelijkheid Betreden van de ijsbaan is op eigen risico. Bij de ijsbaan is een reglement opgehangen. Bezoekers kunnen daarvan kennis nemen alvorens ze de ijsbaan betreden. Indien een bezoeker schade leidt en de organisatie daarvoor aansprakelijk wil stellen, kan deze persoon zich in verbinding stellen met Peter van den Hurk (Financiële Commissie). De organisatie heeft een evenementenverzekering afgesloten die ook wettelijke aansprakelijkheid dekt. Indien schade aan persoon of goederen ontstaat door het handelen van een vrijwilliger of door ondeugdelijk materiaal van de organisatie, dan wordt dit bij de verzekering voorgelegd. Vrijwilligers zijn voor wat betreft hun persoonlijk handelen door deze verzekering gedekt.

6.3

Controle overheidsinstantie Indien er controle plaatsvindt van een overheidsinstantie, dient de vrijwilliger kopieën van de vergunningen te laten zien (zie hoofdstuk Bijlagen). Indien er vervolgens vragen worden gesteld ten aanzien van de wijze waarop met de vergunning wordt omgegaan, dient verwezen te worden naar de dagverantwoordelijke. (Deze zal vervolgens de vragen beantwoorden c.q. de betrokken personen van de organisatie inschakelen.) T.a.v. de beveiliging geldt dat de beveiligingsorganisatie van Lauwe on Ice, t.w. RA-security zelf over de benodigde vergunningen en ontheffingen beschikt.

6.4

Ordeprobleem Indien er ordeproblemen dreigen: proberen te sussen. Zorg wel dat je nooit alleen staat. Waarschuw dus ook andere dienstdoende vrijwilligers. Waarschuw eveneens de dagverantwoordelijke. In geval er ordeproblemen zijn direct contact opnemen met de dagverantwoordelijke. Deze zal in overleg met de organisatie actie nemen. De politie wordt alleen in overleg met de dagverantwoordelijke ingeschakeld! Bij brandschade, diefstal of vernieling, dient eveneens direct contact te worden opgenomen met de dagverantwoordelijke. De politie of brandweer wordt alleen in overleg met de dagverantwoordelijke ingeschakeld, tenzij er sprake is van een acute noodsituatie.


37

6.5

Brand Verder zijn er op voorschrift van de brandweer binnen de tent blusmiddelen aanwezig, die bij brand kunnen worden gebruikt. In geval van brand altijd de dagverantwoordelijke bellen en in geval de brand die niet zelf bestreden kan worden met de aanwezige blusmiddelen direct het alarmnummer 112 bellen.

6.6

Te veel mensen op de baan Het maximaal toelaatbare aantal schaatsers op de baan is 200. Indien dit aantal is bereikt mogen er geen mensen meer op de baan worden toegelaten. Eerst dienen andere schaatsers de baan verlaten te hebben. Bij grote drukte kan via de omroepinstallatie worden aangegeven dat de ijsbaan vol is en dat er géén nieuwe schaatsers worden toegelaten. Indien het vermoeden bestaat dat personen niet rechtmatig op het ijs schaatsen, mag de vrijwilliger die toezicht houdt vragen naar een geldige kaart. Wanneer personen zich ten onrechte op het ijs bevinden mogen deze door de toezichthouder van het baan worden gestuurd. Bij problemen hierover dient contact opgenomen te worden met de dagverantwoordelijke.


38

7

VOORVALLEN EN TE ONDERNEMEN ACTIES

7.1

Algemeen Voorvallen horen bij de normale taakuitoefening van de vrijwilliger. De vrijwilliger wordt verwacht om bij voorvallen zelf actie te ondernemen. Komt hij/zij er niet uit dan kan altijd een beroep worden gedaan op de dienstdoende dagverantwoordelijke.

7.2

Bijzondere evenementen en arrangementen De organisatie heeft een aantal bijzondere evenementen ingepland. Deze staan vermeld op het dagprogramma (in de evenementkoffer). Vrijwilligers en dagverantwoordelijke worden vooraf geïnformeerd over de groepen die die dag zullen komen en welke afspraken daarmee zijn gemaakt. Indien er buiten de genoteerde afspraken nog onduidelijkheden zijn met betrekking tot het arrangement en de voorwaarden, kan de vrijwilliger dit melden bij de dagverantwoordelijke. (Deze zal zich vervolgens in verbinding stellen met iemand van de Evenementen commissie.)

7.3

Technische problemen

7.3.1

Problemen met de ijsbaan

De schaatsbaan staat onder toezicht van ijsmeester Hans van den Hurk. Hij is samen met de leden van de ijsclub De Wielewaal verantwoordelijk voor de goede staat van het ijs en voor dagelijks onderhoud. De ijsbaan moet in principe storingsvrij kunnen functioneren. Indien er echter in de loop van de dag problemen met de ijsbaan ontstaan dient met Hans van den Hurk (of zijn vervanger Gerard van de Geer) contact te worden opgenomen. Is deze niet bereikbaar dan kan de vrijwilliger zich wenden tot de dagverantwoordelijke. Bij storing geen paniek. IJs smelt niet in een paar uur weg en Ice World is permanent beschikbaar om te helpen. De meest voorkomende storingen of problemen: De chiller (vriesmachine) valt uit. Dat kan als het vriest. Net als Uw thermostaat in huis schakelt hij op behoefte. De stroom kan uitgevallen zijn of er is iets met de chiller. Meestal zijn dit soort storingen telefonisch op te lossen. De koeltemperatuur mag niet boven de -5° C komen. Controleer elke twee uur of de machine loopt.


39

Water op het ijs. Dat kan als de chiller is uitgevallen en natuurlijk bij regen. Er kan normaal geschaatst worden al hoewel vallen dan geen pretje is. De baan kan ook nat worden bij harde wind of een hoge temperatuur. Meestal bij een combinatie van die twee. Vooral als het ijs te dik is door te weinig sneeuwruimen of te veel regen of spuiten. De oplossing is meestal betere omstandigheden afwachten. Lekkages Bij lekkage in het ijsbodemsysteem ontstaat er een natte plek of zelfs een fonteintje (Glycol is paars van kleur). Zet de circulatiepomp onmiddellijk uit (de koelmachine volgt dan vanzelf) èn scherm het lek af voor de schaatsers. Bel onmiddellijk de storingsdienst (Iceworld). Bij voldoende ijsdikte kan nog uren worden doorgeschaatst. Bij lekkages in de leidingen of aansluitingen. Zet de circulatiepomp onmiddellijk uit en probeer lek zelf te verhelpen. Bel indien nodig de storingsdienst (Iceworld). Buffertank Naast de koelmachine staat een buffer tank met ijskoude glycol (koelmiddel). Nooit water bijvullen als koelmiddel onder nul is. Het niveau in de tank is zeer belangrijk. Markeer in het begin het niveau en controleer regelmatig of het niveau daalt. Weglopend glycol duidt op een lekkage en als de pomp lucht gaat aanzuigen valt de koeling in storing.

7.3.2

Problemen met horecavoorzieningen

Voor het gebruik en functioneren van de horeca-installatie is een werkinstructie aanwezig. Daarin staan controles en handelingen beschreven die door de barvrijwilligers zelf kunnen worden uitgevoerd, zoals gebruik gasstel, gebruik koffieapparaat etc. Op bepaalde momenten gedurende de dag zal een lid van de Commissie Horeca (Top Entertainment; Rob van Os) de vrijwilligers met horecataken bezoeken en vragen of er nog bijzonderheden zijn. Hij controleert de aanwezige voorraden en regelt bestellingen. Zo nodig kan hij ook adviseren als de werkinstructie niet duidelijk is voor de vrijwilliger. Indien zich technische problemen voordoen met de horecavoorzieningen kan de dagverantwoordelijke worden opgeroepen.

7.3.3

Problemen met de geluidsinstallatie

Er is geluid in de tent en buiten op de schaatsbaan. De geluidsinstallatie is aangelegd door Luton Audio. Voor de vrijwilligers is een instructie aanwezig hoe de geluidsinstallatie moet worden bediend. In geval van bedieningsproblemen kan de dagverantwoordelijke worden geraadpleegd. Bij technische problemen kan Luton Audio worden gebeld.


40

7.4

Ongelukjes op de baan of in en om de tent Er is gedurende het evenement permanent een vertegenwoordiger van de EHBO aanwezig. De EHBO is gehuisvest in het winkelpand op Dorpsplein 32, de voormalige winkel van Antoine Bergmans). Bij kleine verwondingen zullen zij de eerste hulp bieden. Indien sprake is van een ernstig letsel moet direct contact worden gelegd met de EHBO en bovendien met de dagverantwoordelijke. Deze zal vervolgens samen met de aanwezige EHBO-er actie nemen naar hulpdiensten. (Nooit zelfstandig een arts, tandarts of ambulance inschakelen!).

7.5

Voorraden

7.5.1

Kasgeld te veel/te weinig

Teveel of te weinig wisselgeld is vervelend. De kasvoorraad is de verantwoordelijkheid van de Financiële commissie. Zodra er teveel of te weinig kasgeld dreigt dan kan via de dagverantwoordelijke actie worden genomen. Mensen van de Financiële commissie zijn herkenbaar aan een Lauwe on Ice badge en zullen zich altijd aan de vrijwilliger identificeren (zodat overtollig kasgeld niet abusievelijk aan anderen wordt meegegeven). 7.5.2

Munten en toegangskaarten

Munten en toegangskaarten vertegenwoordigen geld. Deze voorraden vallen onder de verantwoordelijkheid van de dagverantwoordelijke. Tekorten (met name dreigende) kunnen aan hem worden gemeld, zodat hij kan zorgen voor aanvulling. 7.5.3

Horeca-voorraad

Voor Horeca-voorraden geldt hetzelfde als voor munten en toegangskaarten. Ook deze voorraden vallen dus onder de verantwoordelijkheid van de dagverantwoordelijke. Acute tekorten kunnen aan hem worden gemeld, zodat hij kan zorgen voor aanvulling. Dreigende tekorten op termijn (binnen een dag) kunnen ook aan Top Entertainment (Rob van Os) worden gemeld.


41

8

EVENEMENTENKALENDER Elke dag is er voor de vrijwilligers het dagprogramma beschikbaar (in de evenementkoffer). Daarop staan de afspraken die met de verschillende scholen, bedrijven of particulieren zijn gemaakt. Het is niet mogelijk in dit draaiboek een volledig overzicht van evenementen op te nemen. Dit omdat er tot één dag voor datum nieuwe aanmeldingen of wijzigen kunnen komen. Scholen betalen de schaatsuren voor de leerlingen veelal op rekening. Indien er aanvullende afspraken zijn gemaakt dan zijn die duidelijk in de betreffende Evenement-envelop vermeld. Schaatshuur is vaak lastig vooraf in te schatten en wordt daarom achteraf verrekend. De Evenementen commissie heeft dan één of meer huurschaatsenkaarten in de Evenement-envelop gedaan. Wanneer de leerlingen zelf moeten afrekenen dan moeten ze ook zelf losse kaartjes kopen bij de Kassa. Bedrijven kunnen gebruik maken van het bijzondere arrangement dat voor deze doelgroep is opgesteld. Ook dat staat duidelijk op het dagprogramma genoteerd. Bedrijven die sponsoren mogen met een aantal gasten twee uur lang gebruik maken van de ijsbaan, gratis schaatsen huren en mogelijk ook consumpties in de vorm van munten krijgen aangeboden. In de Evenement-envelop zit dan alles wat hiervoor nodig is. Behalve bedrijven en scholen kunnen ook particulieren groepsafspraken hebben gemaakt. Het gaat dan meestal om kinderfeestjes. Ook hiervoor geldt dat duidelijk op het dagprogramma staat: Wie er komt, Het aantal personen, Hoe laat men komt en Wat er is afgesproken. Veelal moeten de kosten nog (vooraf!) worden betaald aan de Munten- en schaatsbalie. Wanneer er vragen zijn omtrent de gemaakte afspraken die op het dagprogramma staan dient de dagverantwoordelijke te worden gebeld. Hij zal dan antwoord geven op de vragen c.q. het probleem oplossen.


42

9

VRIJWILLIGERS Vrijwilligers van Lauwe on Ice zijn door de vrijwilligerscoördinatoren van de deelnemende verenigingen toegewezen aan taken. In principe is bij de organisatie vooraf niet bekend welke personen de taak namens de verenigingen zullen vervullen.

9.1

Overzicht verenigings-vrijwilligerscoördinatoren


43

9.2

Vrijwilligersreglement 1.

Iedere vrijwilliger moet minstens 5 min. vóór aanvang van zijn/haar dienst aanwezig zijn. Hij/zij vinkt voor zijn/haar eigen naam de aankomstkolom op de presentielijst af (de ligt bij de Kassa). Vervolgens trekt hij/zij een vrijwilligershesje aan (liggen bij de Schaatsbalie) en begeeft zich naar de post waar hij/zij wordt verwacht. In geval de vrijwilliger een andere vrijwilliger van dezelfde vereniging vervangt dan hoeft de naam op de presentielijst niet te worden gewijzigd. Voor vragen of instructie kan hij/zij altijd de dagverantwoordelijke aanspreken.

2.

Na afloop van een dienst vinkt voor zijn/haar eigen naam de vertrekkolom op de presentielijst af (die ligt bij de Kassa). Hij/zij levert zijn/haar hesje weer in bij de Schaatsbalie. Hesjes worden dus niet na afloop van de dienst mee naar huis genomen!

3.

Vrijwilligers houden zich aan de bloktijden die voor de dienst (in het kavel) zijn aangegeven. Mocht het, door drukte of vrijwilligersgebrek, nodig zijn dan blijven ze (wanneer mogelijk) op hun posten. De extra tijd wordt dan extra vergoed. Omgekeerd, wanneer er geen werk is dan kunnen ze door de dagverantwoordelijke naar huis worden gestuurd. De verenigingen krijgen dan de niet-gemaakte uren voor de helft vergoed.

4.

Als een vrijwilliger niet komt opdagen dan wordt het dubbele aantal uren van de betreffende dienst in mindering gebracht op het verenigingstegoed. Natuurlijk geldt dit per persoon.

5.

In principe doen de vrijwilligers de werkzaamheden op de posten die zijn afgesproken (in de kavels). Als ergens bezettingsproblemen ontstaan (plotselinge drukte) dan kunnen ze door de dagverantwoordelijke, in overleg, op andere posten worden ingezet.

6.

Van vrijwilligers wordt een flexibele en sociale houding verwacht. Ze mogen onderling wisselen van rol wanneer de omstandigheden dat toelaten. Dit geldt in het bijzonder voor de Schaatsbalie- & Toezichthoudende vrijwilligers. Deze zouden onderling regelmatig (bijv. ieder uur) moeten rouleren. Met name omdat de Toezichthoudende vrijwilligers “buiten” staan.

7.

Vrijwilligers verlaten hun post pas nadat de volgende vrijwilliger zich heeft gemeld (of in overleg met de andere nog achterblijvende vrijwilligers). Mocht de opvolgende vrijwilliger 10 min. of meer te laat zijn, dan moet dit worden gemeld bij de dagverantwoordelijke. Deze regelt dan dat de dienst z.s.m. wordt overgenomen.

8.

Elke vereniging heeft een contactpersoon voor Lauwe on Ice. Deze persoon is verantwoordelijk voor de inzet van vrijwilligers voor de diensten voor zijn/haar vereniging. Als een vrijwilliger is verhinderd dan regelt de betreffende verenigingscontactpersoon zelf een vervanger.


44

9.

9.3

Tijdens de uitvoering van de dienst mogen de vrijwilligers gratis drinken (maar absoluut géén alcohol!) Om iets te drinken te kunnen krijgen moeten de vrijwilligers hun hesje aan hebben (ook achter de bar zelf). Een vrijwilliger met hesje mag maximaal twee consumpties tegelijk halen (Ook een voor een collega op de post.)

Presentielijst Door middel van de presentielijst weet de organisatie welke vrijwilligers voor die dag, voor de diverse taken worden verwacht, aanwezig zijn of hun dienst er al op hebben zitten. De presentielijst is een lijst voor precies één dag (zie onderstaand voorbeeld). Deze is voorbedrukt met: 

Alle vrijwilligersdiensten die dag, Maatschappelijk stagiaires niet.



Per dienst (“kavel”): de vrijwilligers, de verantwoordelijke vereniging en de begin- en eindtijd van de dienst.

De presentielijst ligt bij de Kassa. Vrijwilligers moeten bij aanvang van hun dienst hun aanwezigheid aanvinken. (Klopt de aangegeven naam niet vul dan op de daarvoor bestemde pagina’s van de presentielijst de juiste gegevens in. Niet in de presentielijst zelf gaan krassen. Doe die correctie of aanvulling zo volledig en zo duidelijk mogelijk.) Bij vertrek c.q. na het beëindigen van hun dienst vinken ze hun vertrek af. De Presentielijst wordt gebruikt voor de afrekening van de uren met de verenigingen! Als de lijst niet duidelijk of niet volledig is ingevuld dan kan dat de vereniging in kwestie geld kosten. De dagverantwoordelijke kan eventueel helpen bij de invulling. Hieronder is een voorbeeld ze presentielijst wordt na afloop van de dag overgedragen aan de nieuwe dagverantwoordelijke. De presentielijsten worden door de dagverantwoordelijken in een map bewaard en uiteindelijk overgedragen aan Ronald Orlemans.


45

Voorbeeld:

Binnen het rode kader moeten de vinkjes worden gezet bij aankomst en bij vertrek. De Presentielijst moet de gehele dag op een droog plekje achter de Kassa liggen. In het onderstaande voorbeeld vult “Bert Janssen van de Wielrijders” zijn (extra) dienst in op de correctiepagina:


46

9.4

Vrijwilligersposten Vrijwilligers zijn in principe toegewezen aan bepaalde posten. Hiervan is op de plattegrond aangegeven waar die in of om de tent gevonden kunnen worden.

De dagverantwoordelijke en de algemene assistent lopen rond en hebben geen vaste plek. De Ochtendwachten hebben hun uitvalsbasis bij Onderhoud ijsbaan en techniek.


47

10

BELANGRIJKE TELEFOONNUMMERS DAGVERANTWOORDELIJKEN: Coopmans, Jacqueline Dijk, Angela van Geer, Michel van de Gelder, Toon van Hol, Tom Kolvenbach, Marja Leeuwen, Hans van Leeuwen, Jacqueline van Oijen, Gieke van Oijen, Nico van Oijen, Tom van Peters, Henri Tengnagel, Frank Veliscek, Irma Weert, Luci de

06-448 580 37 06-515 090 04 06-218 905 85 06-108 002 90 06-533 359 10 06-297 336 72 06-42 917 630 06-519 513 01 06-538 014 31 06-53 296 012 06-485 049 60 06-51 875 254 06-409 972 66 06-360 496 53 06-448 257 72

BEVEILIGING: Riny Alders

RA Security

06-27 095 415

(geen spoed) (spoed)

0900-8844 112

Brandweer

(geen spoed) (spoed)

(0487) 599500 112

Huisarts

Delicaat, R. Paes, C. Spoed avond & weekend

(0487) 591225 (0487) 591414 (0487) 594466 0900-7060504

EHBO

Wijk, Wim van Wijk, Mattieu van Wijk, Coby van

06-122 234 25 06-486 196 71 06-423 170 99

Tandarts

Romsom, G. Swaaij, R. van

(0487) 592303 (0487) 591350

Gemeentehuis

Alg.nummer

(0487) 599500

HULPDIENSTEN: Politie

Huisartsenpost Tiel


48

IJSBAAN & TECHNIEK Ice World - IJsmeester - Fabriek - Projectmanager

Servicenummer Arts, Bas Donkers, Olaf Sülter, Jenny

(035) 541 38 01 dag&nacht 06-538 38930 06-218 493 19 0355-413 801

Lauwe on Ice

Hurk, Hans v.d. Geer, Gerard van de

06-236 816 72 06-100 860 85

Ecolight (baanverlichting)

Jaap Kamps

06-187 362 21

Neptunus (tent)

Claudia Schouten/ Nancy Hendric

077-4622 444

HORECA (voorraden & installatie) Wamel, Willie van Voorzitter Top Entertainment Os, Rob van

06-531 245 23 06-511 380 00

FINANCIËLE COMMISSIE Hurk, Peter van den

Voorzitter

06-532 524 98

EVENEMENTEN COMMISSIE Veliscek, Ricardo Voorzitter

06-146 524 63

VRIJWILLIGERS COMMISSIE Coopmans, Jacqueline Leeuwen, Hans van Orlemans, Ronald Voorzitter

06-448 580 37 06-429 176 30 06-479 241 76

GELUIDSTECHNIEK LUTON Audio Luc van der Pol Ton Gremmen

06-534 023 68 06-139 738 09

ORGANISATIE LAUWE ON ICE Dijk, Angela van PR & communicatie Hurk, Peter van den Penningmeester Kolvenbach, Chris Voorzitter Oijen, Gieke van PR & communicatie Orlemans, Ronald Vrijwilligers Scherpenborg, Martin IJsbaan & techniek Veliscek, Ricardo Evenementen Wamel, Willie van Horeca Weert, Ger de Secretaris

06-515 090 04 06-532 524 98 06-212 144 04 06-538 014 31 06-479 241 76 06-229 045 48 06-146 524 63 06-531 245 23 06-224 779 21


49

11

BIJLAGEN

11.1

Situatieschets Dorpsplein Beneden-Leeuwen


50

11.2

Het Schadeformulier: In geval van schade kan het onderstaande Schadeformulier worden gebruikt. Primair is het bedoeld om schade aan de huurschaatsen vast te leggen, zodanig dat deze kan worden verhaald. Ook andere vormen van schades op en om Lauwe on Ice kunnen echter met dit formulier worden vastgelegd.


51

11.3

Het Kassacontroleformulier: Bij het opmaken van de kassa (aan het begin, tijdens wisseling of na beeindiging van de Kassadienst) moet onderstaand formulier worden ingevuld. De dagverantwoordelijke en/of iemand van de Financiële Commissie moet daarbij aanwezig zijn. Afhankelijk van de drukte op dat moment wordt het formulier geheel of gedeeltelijk ingevuld.


52

11.4

De Evenement-envelop/formulier:


53

11.5

De Huurschaatsenkaart:


54

Werkinstructie & Calamiteitenplan Voor de medewerkers van Lauwe on Ice

Recommend Documents