Werkinstructie benaderen Intermediairs Sense
BIJLAGE 1 Overzicht van te nemen acties bij uitvoering werkinstructie plus flowchart
Bijlage 1: Actielijst bij werkinstructie benaderen intermediairs Sense Actie Kun je in dit document lijnen toevoegen, zodat invulvakken ontstaan? Inventariseren stakeholders Aanwijzen coördinator Keuze wel/niet overnemen prioriteitsstelling Keuze wel/niet faseren van de uitvoering Coördineren inventarisatie en verdelen taken
Door wie teamleider coördinator
Planning
Afgerond
Opmerkingen
Verzamelen van de gegevens, evt. verdeeld naar vakgebied: welke instellingen, bezoek ‐ en postadressen, tel.nummers, contactpersonen
Bestanden maken van verzamelde gegevens in moederbestand Excel Check op dubbele vermeldingen Nabellen ontbrekende namen contactpersonen Beslissing wie registratieformulieren gaat beheren Afspraken maken over vullen registratieformulieren Verzamelen materiaal Coördineren materiaalverzameling, taakverdeling Keuze wel/niet aanvullend PR‐plan maken
coördinator
Kennismaken met materiaal toolkit door betrokken medewerkers Bepalen benodigde aantallen en vermenigvuldigen materiaal
Overzetten van voorbeeldbrieven in de eigen huisstijl
Gereed maken van materiaal voor houden van presentaties en ter plekke uitreiken van materiaal Plaatsen infosheet op eigen website Verzenden materiaal Bepalen wie schriftelijk benaderd worden, wie ook via bezoek Afspreken wie verantwoordelijk is voor verzending materiaal Check Excel bestand op volledigheid gegevens
Check per intermediair welke actie genomen wordt. Maak brieven klaar, met te verzenden informatie. Verzend pakketten, leg datum en aantallen vast in Excel bestand Vervolgacties
Nabellen intermediairs na verzending materiaal: is het ontvangen, begrepen, vervolgacties, presentatie. In Excel vastleggen, datum, naam en acties
Telefonisch benaderen stakeholders voor houden van presentaties Overzicht maken van afgesproken bezoeken Afspraken over inzet collega's JGZ en andere afdelingen
teamleider
Presentatoren aanwijzen, met hen doornemen toolkit en presentatie. Afspraken maken over eenduidige aanpak. Afspraken binnen welke periode bezoeken plaatsvinden Check materiaal per bezoek
Verwerken van de informatie uit de bezoeken op de registratieformulieren. Van ieder bezoek wordt een kort verslag gemaakt Inventariseren en uitzetten afgesproken vervolgacties Aanwijzen contactpersoon voor regulier vervolg. Natraject Afspreken eventuele volgende ronde benaderen stakeholders Afspraken maken over verversen website Afspraken maken over evaluatie GGD collega's instrueren over vastleggen verwijzingen in EPD
Regelen dat verwijzingen uit SOAP‐registratie gehaald worden Kader verwijderen Overdragen taken coördinator
Stap 1: inventariseren stakeholders Aanwijzen coördinator
Beslissing beheer registratieformulieren
Afspraken over vullen registratieformulieren
Keuze overname prioriteiten
Keuze fasering uitvoering
Inventariseren en verdelen taken Verzamelen gegevens Bestanden maken van gegevens Check dubbele vermeldingen
Nabellen namen contactpersonen
Stap 2: Verzamelen materiaal
Coördineren materiaalverzameling
Keuze aanvullend PR‐ plan
Kennismaking toolkit
Gereed maken materiaal
Overzetten voorbeeldbrieven
Plaatsen materiaal op website GGD
Stap 3: verzenden materiaal Coördineren verzending
Keuze bezoek / schriftelijk
Verantwoordelijke voor verzending
Check bestand op volledigheid Check actie per intermediair. Brieven gereed Verzenden pakketten, vastleggen
Stap 4: Vervolgacties Coördineren vervolgacties
Nabellen intermediairs,
Afspraken inzet collega’s
Telefonische afspraken
Overzicht afgesproken bezoeken Presentatoren aanwijzen Check materiaal per bezoek Verslaglegging bezoeken Contactpersoon vervolg contact
Afspraken periode bezoeken
Stap 5: Natraject Nabespreking betrokkenen
Start volgende ronde
Instructie vastleggen
Afspraken over website
Verwijzingen uit SOAP‐registratie
Overdracht taken coördinator
Afspraken over evaluatie
