Werkgroep Kwaliteitsstandaard decanaat Eindverslag juli 2014
VvSL, Utrecht, juli 2014 De werkgroep Luc Rongen (voorzitter), decaan/beleidsmedewerker Odulphuslyceum Tilburg Huub Bexkens, decaan Don Bosco College Volendam Hermien Miltenburg, relatiemarketeer, Wageningen University & Research centre Sandra Ramaekers, decaan St.-Nicolaaslyceum Amsterdam Nicole Sponselee, decaan Christiaan Huygens College Eindhoven Wim Blok, decaan Reviuslyceum Maasluis Marlies van Tooren, redactie DecaZine VvSL
VvSL juli 2014
2
Inleiding De kwaliteit van het decanaat in het voortgezet onderwijs is van vele aspecten afhankelijk. Op de meeste scholen is de decaan de spil en het gezicht van de loopbaanbegeleiding van de leerling. Dit advies voor een standaard richt zich dan ook sterk op de decaan/loopbaanbegeleider1 binnen de school in relatie tot andere betrokkenen bij loopbaanbegeleiding. In plaats van loopbaanbegeleiding kan ook LOB of SLB gelezen worden. Bij het opstellen van een kwaliteitsstandaard decaan/decanaat is ons uitgangspunt de hanteerbaarheid en toepasbaarheid voor zowel de decaan als ook de schoolleiding. LOB kan op veel verschillende manieren worden vormgegeven. Hierbij zijn de algemene visie en structuur van de school van grote invloed. Denk daarbij aan het verschil tussen een eerste- en een tweedelijns decaan of de ontwikkelde schoolmodellen (Oomen 2011) ´vakkenschool´, ´activerende school´ en ´flexibele school´. Geeft een decaan in de eerste lijn wekelijks keuzelessen aan bijvoorbeeld alle klassen havo-vwo 3 en vmbo 2, dan heeft deze decaan wellicht meer uren en andere competenties nodig dan de decaan die de keuzelessen door de mentor laat verzorgen en meer aansturend of beleidsmatig werk verricht. De inrichting van de school en positie en vormgeving van loopbaanbegeleiding bepalen dus het aantal uren en competenties dat een decaan nodig heeft. De drie voorbeeldfuncties (FUWA-VO 2002) van de VO-raad voor werken binnen het decanaat als medewerker, decaan en stafmedewerker, zien wij nog steeds als waardevolle handreikingen voor schoolbesturen om tot op maat gemaakte functieomschrijvingen te komen. Loopbaanbegeleiding in uren Om te komen tot het minimum aantal uren dat een decaan nodig heeft, hebben we gekeken naar het totaal aantal uren dat er nodig is om loopbaanbegeleiding binnen een school uit te voeren. Daarbinnen is het aantal uren per decaan te bepalen. Het totale pakket aan loopbaanbegeleiding van visie naar planning tot uitvoering is in verschillende modellen uitgewerkt, zoals in de Standaarden voor decanen in het voortgezet onderwijs (Oomen 2002) en in de LOB routekaart (Koot 2011).Hierin heeft meestal niet alleen de decaan een rol, maar bijvoorbeeld ook de schoolleiding, mentor en vakdocent. In bijlage A is de overlap tussen deze modellen schematisch weergegeven. Wij hebben de taakgebieden op basis van deze modellen samengebracht tot vier hoofdgebieden. Op deze manier hebben we een evenwicht gezocht tussen de wens een eenvoudig model aan te bieden dat direct bruikbaar is aan de ene kant en de reeds aangehaalde gedetailleerde modellen die de nodige verdieping vragen aan de andere kant.
1
Voor de leesbaarheid wordt verder telkens gesproken over de decaan in mannelijke vorm
VvSL juli 2014
3
De vier hoofdgebieden beknopt omschreven: 1 Visie & Beleid Visie en beleid zorgen voor inspiratie en duidelijkheid, geven de strategie weer en maken het proces van LOB overzichtelijk en beheersbaar. 2 LOB-programma Het LOB-programma wordt vastgesteld, geïntegreerd in de jaarplanning van school, mentoren en andere actoren worden aangestuurd en alle activiteiten en projecten worden gecoördineerd. 3 Begeleiding leerlingen en ouders in het loopbaanproces De uitvoering van het LOB-programma waaronder zowel de keuzelessen en de gesprekken met leerlingen en ouders, alsook de organisatie en uitvoer van het pakketkeuzetraject en de organisatie o.a. van LOB-projecten en stages, ouderavonden en beroepenavonden. Binnen welke taak of functie deze begeleiding wordt uitgevoerd kan per school sterk verschillen. 4 Externe contacten Het onderhouden van het samenwerkingsverbanden met loopbaanadviesbureaus en VvSL.
netwerk van o.a. decanenkring, bedrijven en vervolgonderwijs,
Voor het hele pakket aan LOB is een minimum aantal uren per school te formuleren. Iedere school, schooldecaan of loopbaanbegeleider kan deze uren verdelen over de uitvoerders van LOB op zijn of haar school en daaruit zijn eigen minimum aan benodigde uren afleiden. Het minimum aantal uren per onderdeel is afgeleid uit de volgende gegevens. Het onderzoek van A. Oomen (2002) dat met name ingaat op de procentuele tijdsverdeling over de verschillende taakgebieden (n=60), de inventarisatie door deze werkgroep onder de decanen die deelnamen aan onze workshop op het VvSL congres van 7 november 2013 (n=39), DecanenMonitor (n=449) (DeDecaan.net 2011), feedback van de kringvoorzitters van de decanenkringen (n=2), reactie op onze oproep in de nieuwsbrief van de VvSL (n=36 ) en consultatie van verschillende decanen uit het netwerk van de werkgroepleden. Het aantal reacties op de oproep van de werkgroep aan kringvoorzitters en via de nieuwsbrief, is lager dan we verwachtten. Sommige reacties waren onvolledig, waardoor niet alle reacties bruikbaar waren. Wij adviseren de VvSL iemand aan te stellen om een verantwoorde steekproef onder decanen te houden door middel schoolbezoek met interviews. Op die manier kan een meer gedegen beeld van uren gekregen worden, eventueel uitgesplitst naar type decanaat, bijvoorbeeld 1ste en 2de lijns, of juist de schoolmodellen (Oomen 2012). In onze werkgroep hebben we een expert die dit op wil pakken. Onder het uitvoeren van loopbaanbegeleiding op school verstaan we een totale jaarlijkse kwaliteitscyclus van plan-do-check-act2. Het opzetten van een nieuw of totaal aangepast programma aan loopbaanbegeleiding valt buiten deze uren. 2
Ook bekend als de ‘kwaliteitscirkel van Deming’
VvSL juli 2014
4
Wel is in deze uren de grote hoeveelheid tijd verwerkt die decanen besteden aan administratieve en organisatorische werkzaamheden. Een groot deel hiervan kan ook door andere medewerkers dan de decaan worden uitgevoerd. Denk aan het maken van planningen en indelingen en het administreren van wensen en keuzes van leerlingen. Deze administratieve en organisatorische werkzaamheden hebben we niet apart opgenomen in het overzicht, om de leesbaarheid te bevorderen. Bij iedere taak kan het aantal uren wel over bijvoorbeeld de decaan en de administratieve ondersteuner verdeeld worden. De LOB-formule In bijlage B het model dat het minimum aantal uren dat benodigd is voor loopbaanbegeleiding op school, weergeeft. Wij zien graag dat schema in een online versie beschikbaar komt op de site van de VvSL. Decanen kunnen dan online het formulier invullen, waarna er automatisch een overzicht uitkomt met onder andere uren voor het totaal aan loopbaanbegeleiding en uren per decaan, mentor, vakdocent, schoolleider en administratieve ondersteuning. Daarnaast ontstaat er dan een overzicht van de uren en taken die daadwerkelijk aan LOB in den lande zijn toebedeeld. De formule kan op de vier hoofdgebieden ingevuld worden, zonder of juist met de uitgesplitste taken. Het blijft ons inziens essentieel om daarbij aan te geven hoeveel uren per functionaris daaraan besteed worden. Het hebben van een beleidsplan LOB waarin de taken per functie binnen LOB zijn geformuleerd, is daarbij een handige basis. Andersom kan het invullen of bespreken van deze formule samen met de schoolleiding aanleiding geven tot het definiëren van een LOB beleid met taken per functionaris. Ons advies aan de VvSL is om te kiezen of juist de vier hoofdgebieden met betreffende uren te communiceren, of de vier hoofdgebieden met uitgewerkte taken en uren. Stages In de LOB-formule zijn geen uren opgenomen voor het afdelingsbreed organiseren van stages waarbij bedrijven gezocht moeten worden en het hele proces administratief begeleid dient te worden. Ook de organisatie van de maatschappelijke stage valt buiten deze LOB-formule, omdat deze in de basis geen studie- of beroepsoriëntatie is. Kwaliteitsregister Zowel voor het in stand houden en vergroten van de kwaliteit van loopbaanbegeleiding in het voortgezet onderwijs als voor het versterken van de positie van de decaan, adviseert de werkgroep een kwaliteitsregister op te zetten. Het hebben van kennis, houding en vaardigheden op minimaal hboniveau in het begeleiden van leerlingen bij loopbaanvraagstukken, kan daarbij een eerste streven zijn voor alle decanen om te bereiken. Hoe dit aangetoond kan worden door middel van opleiding, bij- en nascholing of aangetoond competent zijn, dient nader uitgewerkt te worden.
VvSL juli 2014
5
Adviezen samengevat 1. Recht doen aan de grote verscheidenheid aan organisatievormen van LOB per type school, door de uren LOB voor leerlingen centraal te stellen en daarbinnen de uren voor de decaan vast te stellen in relatie tot het grotere geheel aan LOB-uren; 2. LOB-formule is een minimum; 3. LOB-formule luidt: LOB-tijd= 220 + 90D + 1,5L waarbij D= aantal decanen, L= aantal leerlingen op de afdelingen waar loopbaanbegeleiding een rol speelt; 4. LOB-formule toegankelijk en hanteerbaar maken door deze op interactieve wijze op de site van de VvSL te plaatsen; 5. Door middel van persoonlijke interviews een representatieve steekproef onder decanen houden met als opdracht de exacte situatie betreffende uren en verdeling van taken in kaart brengen en met als doel de LOBformule aan te scherpen en steviger te onderbouwen met onderzoeksgegevens; 6. Mogelijkheden om kwaliteitsstandaard op te zetten, verder onderzoeken; 7. In kaart brengen budget voor LOB op scholen en budgettering voor LOB theoretisch uitwerken. Op basis hiervan een handreiking voor decanen en schoolleiders formuleren; 8. De punten uit de opdracht aan de werkgroep die dit jaar niet haalbaar waren, opnieuw aan de/een werkgroep kwaliteit toekennen. Bijlagen A. Overlap tussen modellen van de LOB-scan en Sleutelgebieden B. Minimum aantal uren benodigd voor loopbaanbegeleiding op school Bronnen Bakker, A., Coïni, L., Nijhuis, W., Stufkens, F., Velden, H. van de (2002),Taken binnen de LOB, NVS, Utrecht; DeDecaan.net B.V. (2011), DecanenMonitor 2011, DeDecaan.net B.V., Woerden; FUWA-VO (2002), voorbeeldfunctie Decaan/adviseur LOB, schaal 10, VO-Raad, Utrecht; FUWA-VO (2002), voorbeeldfunctie Medewerker decanaat, schaal 9, VO-Raad, Utrecht; FUWA-VO (2002), voorbeeldfunctie Stafmedewerker LOB, schaal 11, VO-Raad, Utrecht; Koot, T. (2011), LOB routekaart > Van bewustwording naar verbetering, VOraad, Utrecht; Oomen, A. (2002), Standaarden voor decanen in het voortgezet onderwijs, APS, Utrecht; Oomen, A., Bom W. (2011) LOB en professionaliseren > in verschillende vormen en maten, VO-Raad, Utrecht; Schut, K., Kuijpers, M., Lamé, M. (2013), Scholieren eisen tijd en begeleiding voor hun loopbaan, Laks, Utrecht.
VvSL juli 2014
6
organisatie
samenwerking
VvSL juli 2014
5 inhoud 6 vorm in curriculum 7 krachtige leeromgeving 8 advisering en loopbaanbesluitvorming 9 rollen en taken 10 professionalisering 11 ouders/verzorgers 12 externe partijen
X
X X X X X X X X
X X X X
7
7 administratie
x x x X
6 externe contacten
3 beg. Collega’s
5 informatie geven
orientatie en begeleiding
1 visie en doelen 2 draagvlak en leiderschap 3 beleid 4 werkplan
4 beg. Lln/ouders
visie en beleid
2 structurerend
lob scan VO-raad / sleutelgebieden Oomen
1 strategisch
Bijlage A Overlap tussen modellen van de LOB-scan en Sleutelgebieden
Bijlage B Minimum aantal uren benodigd voor loopbaanbegeleiding op school Bij ieder van de vier hoofdgebieden is door middel van een stippellijn aangegeven dat iedere specifieke school hier zijn eigen taken nog aan toe kan voegen. In de rechter kolom geef je aan hoe deze taken en uren verdeeld zijn. Het totaal aantal uren voor ieder van de vier hoofdgebieden kan bepaald worden als optelsom van de beschreven taken, maar dit kan ook andersom. Het totaal aantal uren kan vastgesteld worden (zijn) en met dat gegeven worden deze uren verdeeld over de uit te voeren taken en bijbehorende functionarissen. 1. Visie & Beleid, in totaal 20 klokuren per jaar Visie en beleid zorgen voor inspiratie en duidelijkheid, geven de strategie weer en maken het proces van LOB overzichtelijk en beheersbaar. Taken die horen bij Visie & Beleid: 1. Totaal Visie & Beleid
LOB-beleidsplan bijstellen Draagvlak voor LOB handhaven Rollen en taken vastleggen van verschillende actoren binnen LOB
…………………………………………………………………………………………………...
VvSL juli 2014
Schoolleiding Decaan Administratie
Schoolleiding Decaan Administratie Schoolleiding Decaan Administratie Schoolleiding Decaan Administratie Schoolleiding Decaan Administratie
….. uren ….. uren ….. uren
Mentor Vakdocent …………….
….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren
Mentor Vakdocent ……………. Mentor Vakdocent ……………. Mentor Vakdocent ……………. Mentor Vakdocent …………….
….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren
8
2. LOB-programma, in totaal 160 uur + 90 uur per decaan in dienst (uren staan vermeld per activiteit, dat zijn de uren per jaar tenzij anders vermeld) 2. Totaal LOB-programma
LOB programma vaststellen (12 uur) LOB jaarplanning uitwerken op basis van het programma en passend in jaarplanning van de gehele school (20 uur) Ontwikkelen van LOB-opdrachten (18 uur) Actuele ontwikkelingen bijhouden, door o.a. het lezen van mail en nieuwsbrieven van externe partners, studiedagen, beurzen bezoeken enz. Op basis van de verkregen informatie mogelijk het LOB programma of jaarplanning aanpassen. (90 uur per decaan) Aansturen van mentoren en andere actoren binnen LOB (20 uur) Organiseren van LOB-activiteiten, zoals ouderavonden, stages, excursies, proefstuderen, beroepenavonden enz. (90 uur) …………………………………………………………………………………………………...
VvSL juli 2014
Schoolleiding Decaan Administratie
….. uren ….. uren ….. uren
Mentor Vakdocent …………….
….. uren ….. uren ….. uren
Schoolleiding Decaan Administratie Schoolleiding Decaan Administratie Schoolleiding Decaan Administratie Schoolleiding Decaan Administratie
….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren
Mentor Vakdocent ……………. Mentor Vakdocent ……………. Mentor Vakdocent ……………. Mentor Vakdocent …………….
….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren
Schoolleiding Decaan Administratie Schoolleiding Decaan Administratie Schoolleiding Decaan Administratie
….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren
Mentor Vakdocent ……………. Mentor Vakdocent ……………. Mentor Vakdocent …………….
….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren
9
3. Begeleiden leerlingen en ouders in het loopbaanproces, in totaal 1,5 klokuur per leerling per jaar. 3. Totaal Begeleiding leerlingen en ouders
Gesprekken met leerlingen (en eventueel ouders) over de vakken en/of studiekeuze Informatieavonden/ouderavonden houden, bijvoorbeeld over de vakkenkeuzes Als begeleider optreden bij LOB-activiteiten Deelname aan leerlingbesprekingen, zoals rapportvergaderingen, zorgoverleg enz. Vakadviezen opvragen bij collega’s en communiceren hierover Verwerken en controleren van keuzes zoals vakkenkeuzes, opendagenverlof, keuze vervolgstudie Heroriëntatie op en overstap naar ander (vervolg)onderwijs Schoolverlaters volgen Keuzelessen geven en klassikaal voorlichting verzorgen
…………………………………………………………………………………………………...
VvSL juli 2014
Schoolleiding Decaan Administratie
Schoolleiding Decaan Administratie Schoolleiding Decaan Administratie Schoolleiding Decaan Administratie Schoolleiding Decaan Administratie Schoolleiding Decaan Administratie Schoolleiding Decaan Administratie Schoolleiding Decaan Administratie Schoolleiding Decaan Administratie Schoolleiding Decaan Administratie Schoolleiding Decaan ………
….. uren ….. uren ….. uren
Mentor Vakdocent …………….
….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren
Mentor Vakdocent ……………. Mentor Vakdocent ……………. Mentor Vakdocent ……………. Mentor Vakdocent ……………. Mentor Vakdocent ……………. Mentor Vakdocent ……………. Mentor Vakdocent ……………. Mentor Vakdocent ……………. Mentor Vakdocent ……………. Mentor Vakdocent
….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren
10
4. Externe contacten, in totaal 40 klokuren per jaar 4. Totaal Externe contacten
Contact zoeken en ouderhouden met bedrijven voor bijvoorbeeld voorlichtingen Contacten onderhouden met de vervolgopleidingen Contacten onderhouden met loopbaanbureaus Contact met leerplicht bij (mogelijke) uitstromers Deelnemen aan regionale samenwerkingsverbanden Deelnemen aan vergaderingen van decanenkring(en) Contacten onderhouden met andere decanen en de landelijke decanenvereniging …………………………………………………………………………………………………...
VvSL juli 2014
Schoolleiding Decaan Administratie
Schoolleiding Decaan Administratie Schoolleiding Decaan Administratie Schoolleiding Decaan Administratie Schoolleiding Decaan Administratie Schoolleiding Decaan Administratie Schoolleiding Decaan Administratie Schoolleiding Decaan Administratie Schoolleiding Decaan Administratie
….. uren ….. uren ….. uren
Mentor Vakdocent …………….
….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren
Mentor Vakdocent ……………. Mentor Vakdocent ……………. Mentor Vakdocent ……………. Mentor Vakdocent ……………. Mentor Vakdocent ……………. Mentor Vakdocent ……………. Mentor Vakdocent ……………. Mentor Vakdocent …………….
….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren
11
De totalen Totaal aantal uren voor LOB is de optelsom van de uren in binnen de hoofdgebieden 1 tot en met 4: 1. Totaal Visie & Beleid 2. Totaal LOB-programma 3. Totaal Begeleiding leerlingen en ouders 4. Totaal Externe contacten
Totaal uren voor LOB
Schoolleiding Decaan Administratie Schoolleiding Decaan Administratie Schoolleiding Decaan Administratie Schoolleiding Decaan Administratie Schoolleiding Decaan Administratie
….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren
Mentor Vakdocent ……………. Mentor Vakdocent ……………. Mentor Vakdocent ……………. Mentor Vakdocent ……………. Mentor Vakdocent …………….
….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren ….. uren
De LOB-formule Met de volgende LOB-formule is het minimum aantal klokuren uren voor LOB te berekenen: Hoeveel decanen werken er op deze school?: …………….. (vul in bij D) Hoeveel leerlingen zitten er op de afdelingen waar loopbaanbegeleiding een rol speelt? ……………… (vul in bij L) Minimaal aantal uren loopbaanbegeleiding = 20 + 160 + 90D + 1,5L + 40 klokuren per jaar, of vereenvoudigd: Minimaal aantal uren loopbaanbegeleiding = 220 + 90D + 1,5L klokuren per jaar.
VvSL juli 2014
12
