Werken met Sandd maart 2015

Werken met Sandd

maart 2015

Werken met Sandd HR 1 Algemeen Inleiding Re-integratieprotocol

Sandd is de Zakelijke Postbezorger van Nederland en richt zich onder andere op de bezorging van geadresseerd drukwerk, zoals (relatie)magazines, direct mail en transactiepost. Sandd heeft zich de afgelopen jaren ontwikkeld tot een volwaardig postbedrijf dat ruim 750 miljoen poststukken per jaar verwerkt voor zeer gerenommeerde bedrijven. Met een bijzondere inzet van uiterst gemotiveerde medewerkers werd en wordt er gewerkt aan een steeds bredere dienstverlening. Ook de productontwikkeling staat niet stil want bezorgen gaat bij Sandd steeds meer over bereiken. Waar een wil is, is Sandd…

Voor u ligt het boekje ‘Werken met Sandd’. Dit is onderdeel van de begeleiding die we geven aan nieuwe zakelijke relaties en aan relaties die reeds langer klant van ons zijn. In dit boekje vindt u alle gegevens die tijdens het proces van aanlevering en verzending aan de orde zijn. Het document bevat voornamelijk informatie met betrekking tot het operationele proces van Sandd. Het is met name bedoeld voor grafisch dienstverleners en opdrachtgevers. De hoofdstukken zijn aan de hand van het operationele proces opgebouwd.

3

Werken Werken met Sandd met Sandd HR Inhoudsopgave 1 Algemeen Re-integratieprotocol

1. Algemeen 1.1 Sanddcode ............................................................................................................................................................................................................................................ 5 1.2 Bezorgdagen..................................................................................................................................................................................................................................... 5 1.3 Specificaties poststukken ......................................................................................................................................................................................... 5 1.4 Frankeeraanduiding............................................................................................................................................................................................................ 5 1.5 Retouren .................................................................................................................................................................................................................................................. 6 1.6 Afwijkende formaten/diktes/gewichten binnen 1 partij ............................................................................. 7 1.7 Post Aanlever Formulier .............................................................................................................................................................................................. 7 1.8 Buitenlandse poststukken ...................................................................................................................................................................................... 8

2. Orders aanmelden 2.1 Wanneer orders aanmelden................................................................................................................................................................................ 9 2.2 Orders aanmelden via Sandd | Web ..................................................................................................................................................... 9 2.3 Orders aanmelden via e-mail....................................................................................................................................................................... 10 2.4 Orders wijzigen ....................................................................................................................................................................................................................... 11 2.5 Netwerkwissel ........................................................................................................................................................................................................................... 11

3. Adresbestand 3.1 Bestandsformaten ............................................................................................................................................................................................................. 12 3.2 Technische specificaties ......................................................................................................................................................................................... 12 3.3 Aanleveren adresbestand................................................................................................................................................................................... 13 3.4 Privacyverklaring ................................................................................................................................................................................................................. 13 3.5 Verrijking en sortering............................................................................................................................................................................................... 14 3.6 Retourzenden bestand ............................................................................................................................................................................................ 14

4. Proces gecodeerde post 4.1 Printen/opmaken adresdragers.............................................................................................................................................................. 15 4.2 Bundels/Bundelen ............................................................................................................................................................................................................ 15 4.3 Pallets......................................................................................................................................................................................................................................................... 17 4.4 Aanleveren ...................................................................................................................................................................................................................................... 19 4.5 Ingangscontrole .................................................................................................................................................................................................................... 20

5. Vragen en contact

4

Werken Werken met Sandd met Sandd HR 1 Algemeen Re-integratieprotocol

Sandd heeft een eigen netwerk van depots en bezorgers in het land. Sandd heeft 100% landelijke dekking van Nederlandse adressen, dus op alle straat- en postbusadressen. De post wordt aangeleverd in het centrale sorteercentrum in Apeldoorn. Hier vindt de 1e sorteerslag plaats, de post wordt gesorteerd per depot. Vervolgens vindt de sortering per wijk plaats, dit is de 2e sorteerslag. Iedere wijk heeft een eigen bezorger. De bezorgers sorteren de post op looproute in iedere wijk, dit is de 3e sorteerslag. Deze meest optimale looproute kan alleen gerealiseerd worden indien het bestand op sanddvolgorde gesorteerd is. In tegenstelling tot sortering op volgorde van postcode, resulteert deze sortering op Sandd volgorde in een logische routeindeling, waardoor wijken binnen de afgesproken tijdskaders gelopen kunnen worden en tijdigheid van bezorging gewaarborgd wordt.

1.1 Sanddcode Uniek voor werken met Sandd is de Sanddcode. Dit is een unieke code die meegeprint moet worden op uw poststuk. Met deze methodiek sturen we op efficiënte wijze ons sorteerproces aan, coördineren we de bezorging van poststukken en voeren we kwaliteitsmetingen uit. Het is cruciaal dat de fysieke partij vervolgens op basis van de Sanddcode gesorteerd en op volgorde wordt aangeleverd. De Sanddcode wordt gegenereerd op basis van een logistiek netwerk en specifieke orderinformatie. Sandd heeft Nederland opgedeeld in depots, wijken en daarbinnen op straat en huisnummers. Adresbestanden worden verrijkt en gesorteerd met dit logistieke netwerk (de netwerktabel). Elk verrijkt adresbestand kent een eigen unieke opbouw en kan dus niet worden hergebruikt voor een volgende mailing. Elk gesorteerd bestand heeft een beperkte geldigheidsduur. Zie ook punt 2.5.

1.2 Bezorgdagen Sandd bezorgt op dinsdagen en vrijdagen, tussen 8:00 uur en 18:00 uur. Op en rond de feestdagen kan de aanlevering en bezorging afwijken (zie www.sandd.nl voor bezorgplanning, of vraag deze op via Sandd Orderverwerking.

1.3 Specificaties poststukken We bezorgen geadresseerd drukwerk/transactiepost/periodieken met een minimale oplage van 1.500 stuks. Het betreft post die door de brievenbus kan. Het minimale formaat is 9 cm x 14 cm en het maximale formaat 38 cm x 26,5 cm x 3,2 cm. Het maximale gewicht per poststuk is 2 kg. Afwijkende vormen, anders dan rechthoekig, zijn in overleg mogelijk. Het uitgangspunt hierbij is dat de poststukken gebundeld moeten kunnen worden. Voor gevaarlijke stoffen en waardevolle goederen; zie onze algemene voorwaarden op onze website.

1.4 Frankeeraanduiding Na sortering van het adressenbestand onderscheiden we Sandd poststukken en Overige poststukken. Een frankeeraanduiding op de Sandd poststukken is niet verplicht. Het is mogelijk dit deel van het poststuk blanco te laten. Wilt u echter wel gebruik maken van een frankeeraanduiding dan zijn er drie mogelijkheden:

5

Werken met Sandd HR 1 Algemeen Re-integratieprotocol

1. Wilt u een frankeeraanduiding gebruiken met de naam ‘Sandd’ erin, dan gebruikt u een door ons ontwikkelde aanduiding. Deze Sandd frankeeraanduidingen kunt u downloaden via onze website. 2. Een frankeeraanduiding met alleen de woorden ‘Port betaald’ kunt u zelf ontwikkelen. Het gebruik van merknamen en beeldmerken (of delen daarvan) van andere postverspreiders, zoals ‘PostNL’ is uitdrukkelijk uitgesloten. 3. Maakt u gebruik van een fictieve postzegel dan mag deze postzegel geen geldbedrag, de naam Sandd, ‘Nederland’ en/of een beeltenis van het staatshoofd bevatten. Een frankeeraanduiding op de Overige poststukken is wel verplicht. Deze adressen die niet binnen ons Sandd netwerk vallen (bijvoorbeeld buitenland), moeten afgewerkt en dus ook gefrankeerd zijn volgens de richtlijnen van de betreffende postverspreider, in dit geval PostNL. Voor buitenlandse partijen gelden andere richtlijnen. Zie hiervoor 1.8 Indien een zending onverhoopt toch met een foutieve frankeeraanduiding bij Sandd wordt aangeleverd kan Sandd deze zending pas distribueren nadat de frankeeraanduiding van het poststuk is verwijderd. Sandd kan dit verzorgen; de kosten worden doorbelast en de bezorging kan hierdoor vertraging ondervinden.

1.5 Retouren Sandd kent twee soorten retouren: 1. Onbezorgbare post: wanneer het niet mogelijk is een poststuk op een bepaald adres te bezorgen dan stuurt Sandd de gegevens van het poststuk digitaal terug naar de klant. De gegevens kunnen gebruikt worden voor het updaten van het eigen adresbestand. Redenen van retour zijn: t4USBBUFOPGIVJTOVNNFSCFTUBBUOJFU t"ESFTPOWPMMFEJH t0OMFFTCBBSBESFT t(FXFJHFSE t#SJFWFOCVTWPM EJDIUPGOJFUBBOXF[JH BESFTCFTUBBUXFM

Het fysiek retourneren van de poststukken is eventueel ook mogelijk, hier zijn wel kosten aan verbonden. Tarieven zijn op aanvraag verkrijgbaar. 2. Retouren na bezorging: als een geadresseerde post retour wil sturen, dan gebeurt dat meestal door het poststuk ‘retour afzender’ te sturen via de brievenbussen van PostNL. Er is een branche brede regeling rond het verwerken van retourzendingen die door ontvangers in de (straat-) brievenbussen worden gedeponeerd. PostNL stuurt deze retourstukken vanaf 1 januari 2015 naar Sandd. Sandd zorgt voor verdere afhandeling conform klantafspraken.

6


Deze regeling geldt voor alle nationale volumes bezorgd door Sandd. De kosten voor de regeling worden doorberekend aan de opdrachtgever. Retouradres Het is verplicht om op een poststuk een Nederlands adres (bij voorkeur een straatadres) als retouradres te vermelden. Het retouradres moet op de linkerbovenhoek van de adresdrager of op de achterzijde van de envelop staan. Indien de klant, bij uitzondering, het poststuk naast digitaal ook fysiek retour wil ontvangen, dan dient de klant een straatadres aan Sandd op te geven waar het afgeleverd kan worden.

1.6 Afwijkende formaten/diktes/gewichten binnen 1 partij = heterogene partij In principe neemt Sandd alleen homogene partijen aan. Indien u toch een heterogene partij (= variabel van formaat/dikte/gewicht) wilt verzenden, moet dit vooraf besproken worden met Sandd Orderverwerking. Na akkoord zijn de volgende specificaties van toepassing: E-formaat G-Formaat (maximaal C4) P-formaat (maximaal C5) t-FOHUFNN t-FOHUFNN t-FOHUFNN t#SFFEUFNN t#SFFEUFNN t#SFFEUFNN t%JLUFNBYNN t%JLUFNBYNN t%JLUFNBYNN t.BYJNVNHFXJDIUH t.BYJNVNHFXJDIUH t.BYJNVNHFXJDIUH

1.7 Post Aanlever Formulier Post Aanlever For

Een juist ingevuld Post Aanlever Formulier (PAF) is een volledig ingevuld formulier, waarbij de gegevens overeenkomen met de fysiek aangeleverde postpartij. Per (deel)levering moet de PAF samen met één bewijsexemplaar per trackID (mailpack, deelorder) uit de postpartij goed zichtbaar op de laatste pallet liggen. Samengevoegd bij elkaar bijvoorbeeld in een insteekhoesje, bevestigd aan de pallet tegen het wegwaaien/ vallen. De bewijsexemplaren worden ook (postaal-) verwerkt. Hier vindt u een voorbeeld van een PAF. Zonder een volledig ingevuld PAF kan een postzending niet in behandeling worden genomen. Dit formulier vormt enkel en alleen de basis voor onze ingangscontrole en dus niet de basis voor facturatie (aantallen).Het gesorteerde adresbestand blijft de basis voor de factuur naar de klant opdrachtgever. Indien u wijzigingen in aantallen heeft, neemt u hierover contact op met Sandd Orderverwerking.

Postal Delivery

De Grafische Afwe Graphic finisher

Form

mulier

rker

Te Factureren

Naam

Klant

Customer to be invoiced

Name

Adres

Naam

Address

Name

Postcode

Ordernr

Postal code

Ordernr

Woonplaats City

!

Per (deel)levering dient dit formulier Het werkelijke samen met één aantal stuks dien poststuk per track t alleen ingevuld id op de laatste This form, jointl te worden in geva pallet te liggen. y with one singl l van onderleve e (1) postal item ring of deellever The actual numb per TrackID must ing. * er of items must be placed - per only be entered (partial) delivery in case of a subd on the last palle elivery or partia t. l delivery. * Bezorggeb

ied (Sandd/Overig)

Trackid

Delivery area (Sandd/Other)

Order Gepland stuks

Order

Planned numbe r of items

Totaal aantal palle Total number of

Ondergetekende

Werkelijk stuks

*

Actual number of items*

Gewicht per poststuk (gram ) Weight per postal item (gram )

ts

pallets

verklaart

hierbij het docu The undersign ment volledig ed herewith decla en naar waarheid res to have comp te hebben inge leted the document vuld in full and thruth fully Naam / Name

Plaats / City Afgiftedatum / Date Handtekening /

of delivery

/

Signature

Afleveradres / Deliv ery addr

ess:

Sandd, IJsseldij k 2,

/

7325 WZ Apeldoo rn

NL

Sandd BV Post Aanlever Formu lier Documentnr. 2013.0 9.27

7


1.8 Buitenlandse partijen Sandd kan ook uw buitenlandse partijen verzorgen. Het betreft hier uw losse poststromen en partijen poststromen naar alle landen in Europa (EUR) en de wereld (ROW). Hiervoor maken we gebruik van de diensten van de diverse internationale posterijen en deze poststukken moeten afgewerkt zijn volgens de richtlijnen van de betreffende internationale postverspreider. Deze informatie is terug te vinden op de websites van de betreffende postverspreider(s). Neem bij twijfel of onduidelijkheden contact met ons op. Om uw buitenlandse stromen bij Sandd aan te melden kunt u gebruik maken van de daarvoor bestemde aanmeldformulieren. De formulieren kunt u opvragen bij Sandd Orderverwerking. De buitenlandse stromen moeten goed herkenbaar, voorzien van de juiste palletkaart(en) en een volledig ingevuld Post Aanlever Formulier (PAF) aangeleverd worden. Indien losse post buitenland onderdeel is van een te sorteren Sandd bestand, dan is een aparte orderaanmelding van de buitenlandse poststukken niet nodig. Zie ook 1.4

8

Werken met Sandd HR 2 Orders aanmelden Re-integratieprotocol

2.1 Wanneer orders en adresbestanden aanmelden Het is van belang om orders tijdig en correct aan te melden. Ditzelfde geldt voor het aanleveren van de adresbestanden. Vanuit de orderaanmeldingen en de aangeleverde adresbestanden maakt Sandd zijn capaciteitsplanningen, zoals transportplanningen, worden sorteerders ingepland en bezorgers ingeroosterd en uitbetaald. We hanteren de volgende uiterlijke momenten voor het aanmelden van orders en aanlevering van bestanden: Bezorgdag Dinsdag Vrijdag

Orders aanmelden voor: Woensdag 15:00 uur Maandag 15:00 uur

Bestanden aanleveren voor: Woensdag 15:00 uur Maandag 15:00 uur

Op en rond de feestdagen kan dit wijzigen. Zie ook 1.2 Wanneer een order later wordt aangemeld of een bestand later wordt aangeleverd, geeft Sandd geen garantie voor bezorging op de gewenste dag.

2.2 Orders aanmelden via Sandd | web Via http://www.sanddweb.nl kunt u zelf online orders aanmelden, wijzigen, adresbestanden uploaden, lopende orders raadplegen, orderhistorie inzien en eventueel facturen opvragen. Een login is aan te vragen via Sandd Orderverwerking. Voor een login zijn minimaal de volgende gegevens nodig: Naam: Volledige voor- en achternaam Bedrijf: De organisatie waar u werkzaam bent Functie: De functienaam waaronder u werkzaam bent binnen de organisatie Telefoonnummer: Het telefoonnummer waarop u bent te bereiken E-mail: Uw directe e-mailadres

9


Sandd | web werkt op basis van artikelen. Een artikel is een op uw verzendprofiel en (tarief ) afspraken gebaseerd product, waarin ordergegevens vastgelegd kunnen worden. Voldoet een artikel niet aan uw wensen of is een gewenst artikel niet beschikbaar op Sandd | web, neem dan contact op met Sandd Orderverwerking. U meldt een order aan door op Sandd | web een klant en een artikel waarvoor u een order aan gaat melden, te selecteren. U komt in het order aanmeldscherm. We verzoeken u de gegevens zo volledig mogelijk in te vullen. De verplichte velden (herkenbaar aan !) moeten minimaal worden ingevuld om een order aan te kunnen melden. Op basis van de ingevulde gegevens wordt het adresbestand zo optimaal mogelijk gesorteerd en staat de mailing bij Sandd in de planning.

Sandd | web kan intermediairs en grafisch dienstverleners de mogelijkheid bieden om namens klanten van Sandd orders aan te melden. Hiervoor is natuurlijk wel goedkeuring van de eindklant nodig. Een volledige handleiding Sandd | web is verkrijgbaar via Sandd Orderverwerking. Ook is desgewenst een veldenlijst beschikbaar met een uitleg van de in te voeren velden.

2.3 Orders aanmelden via e-mail Indien u niet de beschikking heeft over Sandd | web kunt u een volledig ingevuld orderaanmeldformulier sturen naar Sandd Orderverwerking. Aanmeldformulieren zijn beschikbaar op Sandd.nl of op te vragen via Sandd Orderverwerking.

10


2.4 Orders wijzigingen Het kan natuurlijk altijd voorkomen dat nadat een order is ingepland er wijzigingen optreden. Neem hiervoor contact op met Sandd Orderverwerking. Houdt bij het doorgeven van wijzigingen altijd rekening met de uiterlijke momenten in verband met de capaciteitsplanningen. Wijzigingen kunnen impact hebben op onze transport- of personele planningen. De uiterlijke momenten lopen gelijk met de uiterlijke aanmeldmomenten: Bezorgdag Dinsdag Vrijdag

Order wijzigen voor: Woensdag 15:00 uur Maandag 15:00 uur

Op en rond de feestdagen kan dit wijzigen. Zie ook 1.2. Een annulering of verschuiving moet schriftelijk worden gemeld bij Sandd Orderverwerking. Onder verschuiving of annulering wordt ook een deel van de order verstaan.

2.5 Netwerkwissel Om postwijken en processen optimaal te houden, wisselt Sandd gedurende het jaar van Netwerk. Onder andere worden op dat moment de adressen van nieuwbouwwijken toegevoegd aan ons Netwerk. Depots en wijken worden dan opnieuw ingedeeld. Een netwerk en dus ook een gesorteerd bestand is daarmee beperkt geldig. Het gebruik van bestanden gesorteerd met een ongeldig netwerk heeft tot gevolg dat de fysieke poststukken bij binnenkomst handmatig gecorrigeerd en gesorteerd moeten worden, hetgeen extra kosten tot gevolg heeft en onherroepelijk tot vertraging in de bezorging leidt. Sandd kent standaard de volgende momenten waarop een netwerkwissel plaatsvindt. Tevens kunt u zien t/m welke datum een netwerk geldig is en vanaf welk moment het netwerk beschikbaar is om uw bestanden te sorteren. Ingangsdatum nieuwe netwerk:

Netwerk geldig t/m:

1 januari 1 april 1 juli

31 maart 30 juni 30 september

Netwerk beschikbaar vanaf: (sorteren bestanden) 1 november 1 februari 1 mei

1 oktober

31 december

1 augustus

De door u opgegeven bezorgdatum (matdatum) bepaald met welk netwerk uw bestand wordt gesorteerd. Een verschuiving van deze bezorgdatum nadat het bestand is gesorteerd kan tot gevolg hebben dat het gebruikte netwerk niet meer geldig is. Raadpleeg hiervoor bovenstaande tabel. In dit geval dient het bestand opnieuw gesorteerd te worden. Neem hiervoor contact op met Sandd Orderwerking.

11

Werken met Sandd HR 3 Adresbestand Re-integratieprotocol

Na het inplannen van de order is het sorteren van het adresbestand de volgende stap. Sandd verrijkt het adresbestand met de Sanddcode en sorteert het bestand. Uitgangspunt voor de sortering is de kolom postcode, huisnummer , huisnummertoevoeging en landcode (in het geval van buitenlandse adressen) in een bestand. Indien er sprake is van meer dan één postcode-, huisnummer-, huisnummertoevoeging- en/ of landcode kolom dan dient u op te geven welke kolommen gebruikt moeten worden voor de sortering. Zonder opgave zal de sorteerengine de meest logische keuze maken en op basis hiervan het bestand sorteren en verrijken. Wanneer de sorteervelden niet overeenkomen met de geprinte velden op het fysieke poststuk dan zal dit leiden tot onbezorgbare poststukken. Op basis van de bestandsortering worden binnen Sandd direct de verschillende transport- en capaciteitsplanningen verder geoptimaliseerd. Na bestandsortering is immers bekend in welke depots, wijken en straten de post bezorgd moet worden. Ook is bekend hoeveel transport er ingepland moet worden en hoeveel poststukken er in de 1e, 2e en 3e sorteerslag gesorteerd worden. Bezorgers weten hoeveel poststukken ze voor die dag moeten bezorgen. Het gesorteerde adresbestand is tevens de basis voor de factuur naar de opdrachtgever.

3.1 Bestandsformaten Sandd werkt uitsluitend met twee bestandsformaten: tekengescheiden bestanden(.csv) en tekstbestanden met vaste breedte (.txt) . Hiermee borgen we dat bestanden goed herkend, gesorteerd en in dezelfde opmaak geretourneerd worden. De ervaring leert dat bij andere bestandsformaten de versie, taal en het verkeerd gebruik van celeigenschappen een grotere kans op fouten geeft en een probleem kan veroorzaken in de opmaak van de data. Sandd retourneert het adressenbestand in hetzelfde formaat waarin het wordt aangeleverd. Sandd voert geen databewerkingen uit op de geleverde bestanden: wijzigt niet inhoudelijk en zet geen gegevens over naar een ander bestand.

3.2 Technische specificaties Het digitale adresbestand voldoet aan de volgende technische specificaties: t5FLFOTFU65' "/4*PG8JOEPXT t5FLFOHFTDIFJEFOEPPSIFUTDIFJEJOHTUFLFOQVOULPNNB

LPNNB

QJQF ] PGUBC t4ZNNFUSJTDI EX[HFMJKLBBOUBMTDIFJEJOHTUFLFOTQFSSFDPSEXBBSEPPSHFFOWFSTDIVJWJOHFO optreden t7PPS[JFOWBOFFOLPQSFHFM t#JKWBTUFWFMECSFFEUFJTPQHBWFWBOOBBN UZQF TUBSUFOFJOEQPTJUJFFOBBOUBMQPTJUJFTWBOEF velden vereist

12


t%FMBOEDPEFJOFFOBQBSUFLPMPN EJFWPPSCVJUFOMBOETFBESFTTFOXPSEUHFWVME)JFSWPPSNBBLU u gebruik van de 2-letterige ISO landcode tabel (NEN-ISO 3166) Voor meer informatie gaat u naar www.iso.org t1PTUDPEF IVJTOVNNFSFOIVJTOVNNFSUPFWPFHJOHTUBBOJOBQBSUFWFMEFO t0OEFSTUBBOEFWFMEFONPHFOFWFOUVFFMHFDPNCJOFFSEXPSEFOUPUÏÏOWFME t1PTUDPEF 1MBBUT t4USBBU )VJTOVNNFS )VJTOVNNFSUPFWPFHJOH t)VJTOVNNFS )VJTOVNNFSUPFWPFHJOH t%FQPTUDPEFNPFUBMUJKEWPMMFEJHJOÏÏOWFMETUBBO t(FFOXBDIUXPPSEFOPQCFTUBOEFO t"MMFFOTJOHMFSFDPSECFTUBOEFO EX[FMLFBESFTSFHFMJTHFMJKLBBOÏÏOQPTUTUVL t#JKNFFSEBOÏÏOQPTUDPEFLPMPN IVJTOVNNFSLPMPN IVJTOVNNFSUPFWPFHJOHLPMPNFOPG landcodekolom, duidelijke opgave welke gebruikt moet worden als sorteerkolom (dus waar bezorging op gebaseerd wordt) t)FUCFTUBOECFWBUHFFOAFOUFST EJU[JKOEF[HO/FX-JOFLBSBLUFST$BSSJBHF3FUVSO $3 FOPG Line Feed (LF)). t)FUCFTUBOECFWBUHFFO#ZUF0SEFS.BSLUFLFO T t)FUCFTUBOECFWBUHFFOXJUSFHFMT

3.3 Aanleveren adresbestand Aanleveren van een adresbestand is mogelijk via e-mail, FTP of online via Sandd | web. Bij FTP overdracht dient u een bevestigingsmail naar Sandd Orderverwerking te sturen. U kunt uw bestand eventueel comprimeren (inpakken). Alleen Zip bestanden kunnen door ons automatisch worden gedecomprimeerd (uitgepakt).

3.4 Privacyverklaring Het is begrijpelijk dat klanten niet graag een adresbestand aan derden verstrekken. Hoewel Sandd om te kunnen sorteren voldoende heeft aan de combinatie van postcode, huisnummer, (eventuele) huisnummer toevoeging en landcode, is het mogelijk een Privacy Verklaring ten aanzien van het gebruik van het adresbestand op te vragen.

13


3.5 Verrijking en sortering Het ontvangen digitale adresbestand wordt op Sandd volgorde gesorteerd en per record verrijkt met 6 extra velden. Deze velden worden achter de reeds bestaande velden geplaatst in het bestand en zijn de volgende: Kolomnaam 4%@70-(/3 4%@4/%$0%& SD_BUNDEL SD_BUNDNR SD_PALLET SD_PALLNR

Kolombreedte

QPTJUJFT QPTJUJFT 10 posities 10 posities 10 posities 10 posities

Omschrijving

7PMHOVNNFS SFDPSEOVNNFS

4BOEEDPEF Einde bundel markering (*) Bundelnummer Einde pallet markering (**) Palletnummer

Aan adressen die buiten het netwerk van Sandd vallen (bijvoorbeeld buitenlandse adressen) wordt ook een Sanddcode toegevoegd. Deze worden in de aparte map ‘Overige deel’ geplaatst of onderaan het verrijkte en gesorteerde bestand. Maak voor buitenlandse adressen gebruik van de 2-letterige ISO landcode tabel (NEN-ISO 3166). Zie ook punt 3.2 Onderstaand vindt u een voorbeeld van een Sanddcode. <1234567123453#K-CAS001-W-100*150-15/32-SND Het verrijkte en gesorteerde adresbestand wordt digitaal geretourneerd samen met de palletlijsten, de palletkaarten en het Post Aanlever Formulier (PAF).

3.6 Retourzenden bestand Het gesorteerde en met sanddcode verrijkte bestand wordt retourgezonden via mail of FTP. Indien de retourwijze FTP is, ontvangt u een mail waarin wordt aangegeven dat het bestand op de FTP is geplaatst en akkoord bevonden is. Wij vragen u om het bestand pas na ontvangst van deze mail van de FTP te halen. Het vroegtijdig ophalen kan het gebruik van een foutief bestand tot gevolg hebben.

14

Werken met Sandd HR 41SPDFT(FDPEFFSEFQPTU Re-integratieprotocol

4.1 Printen/opmaken adresdrager t1PTUDPEFJOIPPGEMFUUFST t4BOEEDPEFJOIPPGEMFUUFSTFOJO[JKOHFIFFMPQSFHFM t4BOEEDPEFPOEFSEFQPTUDPEFFOXPPOQMBBUTFOEBBSNFFMJOLTVJUMJKOFO t.JOJNBBMNNXJUSPOEPNEF4BOEEDPEFFONBYJNBBMNNPOEFSEFQPTUDPEF t(FFOUFLTUWPPSEF4BOEEDPEF t(FFOUFLTUUVTTFOQPTUDPEFFO4BOEEDPEF NVWCVJUFOMBOETFBESFTTFOMBOEOBNFO

t&JOEFCVOEFMNBSLFSJOH FJOEFQBMMFUNBSLFSJOH CVOEFMOVNNFSFOQBMMFUOVNNFSNFFQSJOUFO op een aparte regel (zie hiervoor ook punt 3.5) t-FUUFSHSPPUUFWBOQUTIFFGUEFWPPSLFVS NJOJNBBMQUT t-FUUFSUZQFOJFUQSPQPSUJPOFFMFOOJFULMFWFOE HPFEMFFTCBBS[JKO$PVSJFS &MJUFFO0$3#

t4UBOEBBSEPQNBBLWPMEPFOEFTQBUJFT HFFOWFU POEFSTUSFFQUPGDVSTJFGHFCSVJLFO t.BYJNBBMDPOUSBTUNFUBDIUFSHSPOE[XBSUFMFUUFSNFUXJUUFBDIUFSHSPOE t0O[FTPSUFFSNBDIJOFTPSUFFSUPQCBTJTWBO4BOEEDPEFFOQPTUDPEFCFJEFDPEFTNPFUFOPPLOB het bundelen goed zichtbaar zijn t)FUJTWFSQMJDIUPNPQFFOQPTUTUVLFFONederlands retouradres te vermelden. Het retouradres moet op de linkerbovenhoek van de adresdrager of op de achterzijde van de envelop staan. Voorbeeldopmaak van een adresdrager Retouradres

Frankering

Naam Straat huisnummer huisnummertoevoeging Postcode Plaats Sanddcode Bundelnummer/Palletnummer Einde bundelteken/Einde palletteken

4.2 Bundels/Bundelen Post moet gebundeld aangeleverd worden bij Sandd. In het gesorteerde adresbestand kunt u zien hoe de bundelindeling is opgebouwd (aan de hand van de velden bundelnummer en bundelmarkering). Het is voor Sandd belangrijk dat de Sandd volgorde van de poststukken in het adresbestand en de bundelindeling bij de productie gehandhaafd blijft. Einde bundel en einde pallet moeten aangehouden worden. Het mee printen van het volgnummer (SD_volgnr) op de adresdrager kan handig zijn om de volgorde van de poststukken te waarborgen.

15


Post moet op volgorde van het Sandd bestand gebundeld aangeleverd worden op pallets. Het uitgangspunt voor de bundeling is dat de poststukken in de bundel goed gefixeerd blijven, om te voorkomen dat poststukken beschadigen tijdens onze machinale verwerking en transport. De bundel zou intact moeten blijven na 4 maal een ‘drop test’ (een val vanaf een hoogte van 1 meter). Het is de keuze aan de opdrachtgever of grafisch dienstverlener om enkelslag, kruisslag of parallelslag te bundelen. Bundelen door middel van krimpfolie is niet toegestaan. Het is essentieel dat het bundellint niet over de adresdrager en Sanddcode en/of postcode loopt in verband met IFUBVUPNBUJTDIVJUMF[FO$PNQFOTFSFO HSBEFOESBBJFO PNIFUYBBOUBMQPTUTUVLLFOCJOOFO de bundel mag maximaal 1 maal. Voorbeeld kruisslag bundelen

De bundelgrootte wordt bepaald aan de hand van het gewicht, het formaat en de dikte van het poststuk. Bij het bestandsorteren van het adresbestand wordt het minimaal en het maximaal aantal poststukken in een bundel bepaald. Uitgangspunt bij het samenstellen van de bundelgrootte is een handzaam gewicht (maximaal 6 kg en een hoogte van maximaal 10 cm) en een handige c.q. efficiënte verdeling van de post op de pallets. Binnen een partij zal de bundelgrootte dus variëren. Bundel- en palletmarkering In het gesorteerde adresbestand plaatst Sandd achter ieder adres informatie omtrent bundelen palletindeling. Een bundelnummer geeft aan welke adressen bij elkaar in een bundel zitten. Een palletnummer geeft aan welke bundels samen op een pallet komen. Daarnaast is in het digitale adresbestand ook informatie opgenomen bij het laatste adres dat in een bundel valt (middels ‘*’) en de laatste bundel die op een pallet komt (middels ‘**’). Ná deze markeringen moet respectievelijk aan een nieuwe bundel of aan een nieuwe pallet begonnen worden. Het staat de opdrachtgever/ grafisch dienstverlener vrij deze markering te vertalen naar de voor zijn/haar machines geldende markering. Het poststuk met het einde bundelteken en/of einde palletteken moet zichtbaar boven in de bundel komen, waarbij de sanddvolgorde in tact blijft. Houdt hiermee rekening bij uw productie. Folie producten Sandd kan poststukken met adressering op folie verwerken. De folie moet plooivrij zijn waarbij de adressering duidelijk en scherp geprint is. Alternatieve folies, zoals melkwitte biofolie, waarbij de adressering zich onder de folie bevindt zijn in overleg mogelijk mits deze folie transparant genoeg is. Neem hiervoor contact op met de Procesbegeleiders van Sandd.

16


4.3 Pallets t)PVECJKIFUHFCSVJLWBOQBMMFUTSFLFOJOHNFUIFUWPMHFOEF t)BOUFFSIFUTUBOEBBSEQBMMFUGPSNBBUWBOYDN t&VSPQBMMFUT[JKOQSJNBFOLVOOFOXPSEFOHFSVJME5FHPFEFOWBOFVSPQBMMFUTLVOOFOOJFUXPSEFO gefactureerd. De contacten hierover lopen via [email protected] t%FQBMMFUNBHNBYJNBBMLHXFHFO JODMVTJFGQBMMFU

t4UBQFMEFCVOEFMTJOTMBOHWPSNQFSMBBH WPPSEBUVBBOEFWPMHFOEFMBBHCFHJOU [JFWPPSCFFME

t-FUFSPQEBUFSOJFUCVJUFOIFUGPSNBBUWBOEFQBMMFUXPSEUHFTUBQFMEJOWFSCBOENFU beschadiging van de post. t%FCVOEFMTNPFUFONFUSFLGPMJFBBOEFQBMMFUXPSEFOWBTUHF[FU [PEBUFSUJKEFOTUSBOTQPSUHFFO beschadigingen kunnen optreden. t(FCSVJLJOEJFOOPEJHTDIVUWFMMFOUVTTFOEFMBHFOFOLBSUPOOFOIPFLFOWPPSCFTDIFSNJOHFO stevigheid. t(FCSVJLWBOTUBBMCBOEJTOJFUUPFHFTUBBO Palletkaarten Elke pallet moet worden voorzien van een palletkaart. Deze palletkaarten worden meegestuurd met het gesorteerde adresbestand. Bevestig de palletkaarten zichtbaar boven op de pallets. Bij uw gesorteerde adresbestand treft u ook palletlijsten aan. Deze zijn voor eigen gebruik. Voorbeeld correcte palletindeling/opbouw

Sandd B.V. (NC) Interne Mailing Ordernr: 635915 TrackID: 41109 Pallet nummer:

Eerste bundel 1

Netwerktabel: 52

1 van 10 Laatste bundel 54

Aantal bundels 54

Aantal poststukken 3295

H

Voorbeeld van een palletkaart:

Palletkaart zichtbaar BOVENOP de pallet bevestigen

17


TrackID’s scheiden Het is belangrijk dat trackID’s fysiek gescheiden worden aangeleverd. Begin bij elk trackID met een nieuwe pallet. Verschillende trackID’s op één pallet combineren Dit kan alleen na toestemming en in overleg met de procesbegeleider van Sandd. Voorwaarden zijn: TrackID’s zijn altijd voor één bezorgdag. TrackID’s zijn altijd van dezelfde klant. Het gaat om relatief kleine aantallen per trackID. Werkwijze: TrackID’s mogen bij elkaar op de pallet, maar niet door elkaar gestapeld. Per trackID moet het post aanlever formulier (PAF) samen met één bewijsexemplaar uit de postpartij per trackID goed zichtbaar bovenop de pallet liggen. De bewijsexemplaren worden ook (postaal-) verwerkt. Uitval Uitval moet per trackID blind worden afgebundeld. Hierbij zijn alle adressen (van het eerste t/m laatste poststuk in de bundel) naar binnen gericht en dus niet zichtbaar. Tevens moet elke uitvalbundel worden voorzien een “Uitval” palletkaart. Deze wordt meegestuurd met het gesorteerde bestand. Uitbesteding productie/ aanlevering aan derden Indien u (een deel van) de productie uitbesteedt of aanlevert aan derden, is het van groot belang dat u zorg draagt voor een goede overdracht van de productiemethode “Werken met Sandd”. Dit geldt ook wanneer de productie door meerdere (achtereenvolgende) schakels wordt uitgevoerd. Naast “Werken met Sandd”dienen ook de Palletkaarten, palletlijsten en het Post Aanlever Formulier (PAF) in dit geval door u te worden doorgestuurd. Neem in dit geval contact op met één WBOPO[F1SPDFTCFHFMFJEFST(SBöTDIF%JFOTUWFSMFOJOH Knippen’ (opdelen) van een bestand Indien u genoodzaakt bent om bijvoorbeeld vanwege doorlooptijd een bestand op te knippen en te verdelen over meerdere productiemachines, wilt u dit dan alleen op basis van hele pallets doen. Overige poststukken Overige poststukken, bestaande uit de adressen die niet binnen ons netwerk vallen (bijvoorbeeld buitenland), moeten afgewerkt zijn volgens de richtlijnen van de betreffende postverspreider.

18


4.4 Aanleveren U kunt ervoor kiezen de poststukken voorzien van het PAF (zie hoofdstuk 1.7) zelf bij Sandd aan te leveren of door Sandd te laten afhalen. Belangrijk is dat de aangegeven aanlevertijden en afhaaltijden aangehouden worden. Aanlevering bij Sandd: Aanlevering bij ons sorteercentrum te Apeldoorn: Bezorgdag Dinsdag Vrijdag

Eerste aanlevering vanaf: Woensdag 12:00 uur Vrijdag 12:00 uur

Uiterlijke aanlevering tot: Donderdag 17:00 uur Dinsdag 17:00 uur

Afhaling door Sandd: Afhaling van de partij(en) door Sandd is mogelijk. Hieraan zijn transportkosten verbonden die op te vragen zijn bij uw accountmanager of via het Sandd Accountteam. Bezorgdag

Afhaling binnen Nederland op:

Gereed voor transport vanaf:

Uiterste afhaaltijdstip:

Dinsdag Vrijdag

Woensdag en donderdag Vrijdag, maandag en dinsdag

14:00 uur 14:00 uur

17:00 uur 17:00 uur

Bezorgdag

Afhaling in België op:

Gereed voor transport vanaf:


Dinsdag Vrijdag

Woensdag en donderdag Vrijdag, maandag en dinsdag

12:00 uur 12:00 uur

17:00 uur 17:00 uur

Bezorgdag

Gereed voor transport vanaf: 8:00 uur


Dinsdag

Afhaling in Duitsland op: Woensdag en donderdag

17:00 uur

Vrijdag

Vrijdag, maandag en dinsdag

8:00 uur

17:00 uur

Bezorgdag %JOTEBH 7SJKEBH

Afhaling overige landen: *OBGTUFNNJOHNFU$FOUSBMF1MBOOJOH4BOEE *OBGTUFNNJOHNFU$FOUSBMF1MBOOJOH4BOEE

Afstemming aanlevering of ophalen 6LVOUEFBBOMFWFSJOHFOPGPQIBMJOHFOBGTUFNNFOEPPSFFONBJMUFTUVSFOOBBS$FOUSBMF1MBOOJOH of door telefonisch contact op te nemen.

19


4.5 Ingangscontrole Op het moment dat de post binnen is bij Sandd volgt een uitgebreide ingangscontrole. Van elke postpartij wordt onder andere gecontroleerd of het opgegeven poststukgewicht correct is, de frankeeraanduiding juist is, de manier van bundeling en stapeling op de pallet klopt. Het onjuist aanleveren van een postpartij kan leiden tot vertraging in de bezorging en/of tot hogere kosten. Mochten we constateren dat de Sandd werkwijze niet is gehanteerd, dan wordt dit teruggekoppeld. We zoeken dan in overleg naar een oplossing.

20

Werken met Sandd HR 5 Vragen en contact Re-integratieprotocol

De informatie in ‘Werken met Sandd’ is met zorg samengesteld. Heeft u na het lezen nog een vraag, dan kunt u deze stellen door contact met ons op te nemen. Contactgegevens: Sandd B.V. IJsseldijk 2 7325 WZ APELDOORN Postbus 10071 (#"1&-%003/ 5FMFGPPO [email protected] www.sandd.nl www.sanddweb.nl KvK-nummer: 54018404 BTW-nummer: NL 8092.81.119.B01 Sorteercentrum Apeldoorn: Sandd B.V. IJsseldijk 2 7325 WZ APELDOORN Sandd Orderverwerking E-mail: [email protected] 5FMFGPPO Centrale Planning E-mail: [email protected] 5FMFGPPO Procesbegeleiding Grafische dienstverlening E-mail: [email protected] 5FMFGPPO Emballage (ruilen europallets) $POUBDUFOWFSMPQFOWJBNBJM E-mail: [email protected]

21


HR

Re-integratieprotocol

Werken met Sandd maart 2015

Recommend Documents