Werkconferentie
Toekomst voor begraafplaatsen! Kostendekkend beheer en regionaal samenwerken Inleiding Op veel gemeentelijke begraafplaatsen staat de exploitatiebegroting onder druk. De inkomsten nemen af doordat er vaker gekozen wordt voor cremeren. Bovendien zijn bezuinigingen en erfenissen uit het verleden, zoals begraven en grafonderhoud voor onbepaalde tijd, een zware last. Tarieven laten stijgen maken het prijsverschil tussen de totale kosten voor begraven versus cremeren alleen maar groter, met als gevolg dat eerder gekozen wordt voor cremeren. Bezuinigingen op onderhoud en dienstverlening maken de uitstraling van de begraafplaats onaantrekkelijker en gaan vaak ten koste van de service. Het is een steeds grotere uitdaging om begraafplaatsen (meer) kostendekkend te maken. Welke aanpak kiest u als gemeente?
Succesverhalen Er zijn begraafplaatsen die er wel in slagen om voldoende inkomsten te genereren voor een sluitende exploitatie en voldoende inkomsten voor nieuwe investeringen. Een mooi voorbeeld is De Nieuwe Ooster in Amsterdam, dat sinds 2004 een zelfstandige positie heeft binnen de gemeente Amsterdam. Het gedenkpark heeft een eigen begroting, een eigen bedrijfsreserve en de exploitatie is meer dan kostendekkend. Bevlogen medewerkers en ruimte voor ondernemerschap dragen bij aan het succes. De Nieuwe Ooster is winnaar van de Gouden Piramide 2014, de Rijksprijs voor inspirerend opdrachtgeverschap. Voor kleinere gemeenten is de situatie uiteraard anders, maar door bundeling van krachten zijn ook daar aanzienlijke verbeteringen te behalen. Tijdens de bedrijvendag 2014 van de Landelijke organisatie van Begraafplaatsen zei Marie-Louise Meuris daarover: ‘Wethouders zie wat voor goud jullie in handen hebben, verkwansel de begraafplaats niet!”
Tien pijlers voor een gezonde bedrijfsmatige aanpak 1. De exploitatie van de begraafplaats(en) intern verzelfstandigen Organiseer de bedrijfsvoering zodanig dat de dienstverlening centraal staat en biedt ruimte voor ondernemerschap. Dat vraagt ruimte voor eigen initiatief, zelfstandig handelen en een eigen budget. “De begraafplaats is geen afdeling openbare werken of groenvoorziening, maar een marktgerichte maatschappelijke onderneming”
2. Marktgericht werken Succesvolle begraafplaatsen werken marktgericht en hanteren marketingprincipes. Schakel om van aanbodgericht naar vraaggericht werken, speel in op de behoeften van bewoners en uitvaartondernemers. Niet alleen op behoeften inspelen, maar ook op behoeften sturen en adequaat inspelen op marktontwikkelingen. Gezien de toename van het aantal sterfgevallen als gevolg van de vergrijzing is de uitvaartbranche ‘booming business’. Anticipeer daarop. “De uitvaartbranche is de enige markt waar de komende decennia een enorme groei van wel 80% gegarandeerd is. Kansen die je niet kunt laten liggen.”
3. Begraafplaatsen transformeren tot gedenkparken Het aandeel crematies is stijgende, landelijk nu al gemiddeld 60%. Zorg voor een grote diversiteit aan zowel begraafmogelijkheden als asbestemmingen en speel tijdig in op eigentijdse wensen voor rituelen en herdenkingsmogelijkheden. “De behoefte aan een gedenkplaats is van alle tijden en alle culturen en daarmee een belangrijke maatschappelijke taak”
4. Kostenreductie van bedrijfsprocessen Hoewel veel gemeenten al vergaand bezuinigd hebben op onderhoud valt voor een aantal gemeenten nog winst te behalen door zonering van het kwaliteitsniveau, consequent ruimen na afloop van de grafrechtentermijn, ondergronds ruimen op het moment van grafuitgifte en een ander beleid met betrekking tot graven die voor onbepaalde tijd zijn uitgegeven. “Voorkom dat bezuinigingen uitmonden in kwaliteitsverlies, dat is het begin van het einde.”
5. Regionaal samenwerken Intergemeentelijke samenwerking versterkt de slagvaardigheid en reduceert kosten. Een gezamenlijk administratiesysteem, regionale marketing en PR, ‘achtervang’ in piekperioden en collegiale consultatie. “Regionale samenwerking is een reëel alternatief voor gemeentelijke samenvoeging”
6. Ondernemersparticipatie en co-creatie Samenwerking met andere marktpartijen, zoals uitvaartondernemingen, kunstenaars, ritueelbegeleiders en steenhouwerijen, kunnen tot synergie leiden. Benut de diversiteit aan kwaliteiten en netwerken. Biedt ondernemingen ruimte voor eigen initiatief en beperk regelgeving. “Niet zelf ondernemen als anderen bereid zijn het te doen en samenwerken als synergie te behalen valt”
7. Burgerparticipatie Maatschappelijke organisaties en betrokken burgers betrekken bij beleidsontwikkeling en het initiëren en implementeren van activiteiten en werkzaamheden. Scholen, historische verenigingen, natuurwerkgroepen en, klankbordgroepen een maatschappelijke bijdrage laten leveren. “Burgerparticipatie versterkt binding met de begraafplaats”
8. Burgers vroegtijdig binden aan het gedenkpark De keuze voor een begraafplek of asbestemming wordt vaak op het laatste moment gemaakt door de nabestaanden in overleg met de uitvaartondernemer. Zijn dan alle keuzeopties in beeld en worden daarbij zorgvuldige afwegingen gemaakt? Zorg dat je eerder in beeld bent door burgers uit te nodigen voor een bezoek aan de begraafplaats en biedt reserveringsmogelijkheden bij leven. Voorkom onnodige discussie bij overlijden door mensen vooraf na te laten denken over hun wensenpakket bij overlijden. “Biedt bij voldoende begraafcapaciteit betaalbare reserveringsmogelijkheden voor later”
9. Voorlichting en promotie Bekendheid met en de beeldvorming over de lokale mogelijkheden tot begraven en asbestemmingen zijn de meest cruciale factoren die het keuzeproces beïnvloeden.
Overzichtelijke folders, een makkelijk toegankelijke website, YouTube filmpjes en sociale media zijn hedendaagse middelen die niet mogen ontbreken. “In het digitale tijdperk zijn sociale media een must’
10. Investeren in medewerkers De medewerkers maken het verschil. Faciliteer hun ambassadeurschap. Contacten met rouwende nabestaanden vragen een deskundige benaderingswijze en zijn te specifiek en te gevoelig voor afhandeling door een Klant Contact Centrum. Onderzoek heeft aangetoond dat een zelfsturend team van bevlogen medewerkers bijdraagt aan een betere dienstverlening tegen lagere kosten. Medewerkers zijn het visitekaartje van de begraafplaats of het gedenkpark. “Bevlogen medewerkers genereren tevreden klanten en daarmee extra inkomsten”
Werkwijze De werkconferentie is een interactieve sessie onder begeleiding van Wim van Oort (Bureau Van Oort & Ros - partners bij begraafplaatsontwikkeling & gedenkparkondernemerschap) en Marie-Louise Meuris (tot voor kort directeur van begraafplaats crematorium gedenkpark De Nieuwe Ooster in Amsterdam). Op basis van hun ruime werkervaringen gaan ze in op de kansen en voorwaarden voor een sluitende exploitatie van begraafplaatsen en gedenkparken. U wordt uitgedaagd om potenties en mogelijkheden onder ogen te zien en knelpunten te transformeren tot nieuwe kansen. In de namiddag worden de aanwezigen aan het werk gezet om aan de hand van de tien bovengenoemde pijlers voor de eigen gemeente in kaart te brengen welke potenties en mogelijkheden benut kunnen worden en wat nodig is voor een duurzame regionale samenwerking. Het programma biedt netwerkmomenten om samenwerking met buurgemeenten nader te verkennen. De bijeenkomst wordt afgesloten met tips en adviezen van de beide begeleiders.
Praktische informatie Doelgroep:
-
bestuurlijke portefeuillehouders (college leden met de portefeuilles Begraafplaatsen, Ruimtelijk Beheer en Financiën); management (MT-leden, afdelingshoofden en teamleiders); beleidsmedewerkers; controllers; beheerders van begraafplaatsen en gedenkparken gemeenteraadsleden
Data en locatie:
Vrijdag 5 juni 2015 te Ridderkerk (regio Zuid-Holland en Zeeland) Vrijdag 19 juni te Velp (regio Oost-Nederland) Vrijdag 26 juni te Baarn (regio Utrecht en ‘t Gooi)
Werktijden:
9.30 tot 16.30 uur. Afsluiting met een informeel samenzijn.
Investering:
De kosten bedragen € 390,- per persoon, inclusief verblijf en documentatiemap. Vanaf elke 3e persoon van dezelfde gemeente geldt een korting van € 100,-
Aanmelding:
Via de website of het aanmeldingsformulier, Uiterlijk 3 weken voor aanvang van de dag: www.begraafplaartsontwikkeling.nl
Organisatie:
Bureau Van Oort & Ros – Partners bij begraafplaatsontwikkeling en Gedenkparkondernemerschap:
[email protected]
Begeleiding:
Marie-Louise Meuris, zelfstandig consultant en tot recent directeur van begraafplaats crematorium gedenkpark De Nieuwe Ooster in Amsterdam. Marie-Louise: “Als voormalig directeur van de grootste begraafplaats van Nederland kan ik laten zien dat het anders kan. Ook als je minder groot bent kun je zorgen voor een sluitende exploitatie. Pak nieuwe mogelijkheden op! Het zijn de bestuurders en ambtenaren van wie de ogen geopend moeten worden. Zie wat voor goud jullie in handen hebben”. Wim van Oort, procesbegeleider, trainer en mede eigenaar van bureau Van Oort & Ros – Partners bij begraafplaatsontwikkeling en gedenkparkondernemerschap. Hij is procesbegeleider bij de transformatie van begraafplaatsen tot gedenkparken en organiseert al ruim 20 jaar themabijeenkomsten en trainingen voor medewerkers en teams van begraafplaatsen. Sinds kort ook de opleidingen Gedenkpark Ondernemerschap en Administratief Medewerker Begraafplaatsen. Wim: “Kwalitatief goede dienstverlening moet in balans zijn met een economisch gezonde bedrijfsvoering. Veel gemeenten leiden aan bedrijfsblindheid en blinken uit in kortetermijndenken. Geef bevlogen medewerkers ruimte voor ondernemerschap en zelfsturing.”
Overige:
Presentaties en workshops worden ook in-company aangeboden. Voor nadere informatie kunt u contact opnemen met Wim van Oort (
[email protected])
Van Oort & Ros Partners bij Begraafplaatsontwikkeling en Gedenkparkondernemerschap Kerkedijk 11, 1862 BD Bergen www.begraafplaatsontwikkeling.nl
[email protected] 072-5814749
Aanmeldingsformulier themadag Toekomst voor begraafplaatsen! Vrijdag ……………….. 2015 te ………………………. Gegevens organisatie Organisatie Contactpersoon Telefoon E-mail Deelnemer 1 Naam Voornaam M/V Telefoon E-mail Functie Deelnemer 2 Naam Voornaam M/V Telefoon E-mail Functie Deelnemer 3 (korting) Naam Voornaam M/V Telefoon E-mail Functie Deelnemer 4 (korting) Naam Voornaam M/V Telefoon E-mail Functie Factuuradres Organisatie Ter attentie van Postadres Postcode + plaats Email digitale factuur
____________________ ____________________ ____________________ ____________________
____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________
____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________
De algemene voorwaarden van Van Oort & Ros – Partners bij Ontwikkeling zijn van toepassing.
