Welkom SEPA bijeenkomsten maart-april 2013 Henk van Loenen, gemeenteadviseur LRP Henk Jansen, gemeenteadviseur LRP Kees Hommersom, gemeenteadviseur LRP Bertil Prins, accountmanager SKG Rob Scheffer, accountmanager SKG Ad van Toorn, accountmanager SKG
Definities SEPA = Single Euro Payments Area • Betalen wordt overal gelijk
IBAN = International Bank Account Number • Alle rekeningnummers in Europa veranderen
Programma: 14.00 uur Welkom 14.05 uur SEPA/LRP 14.50 uur Pauze 15.05 uur SEPA/SKG 15.35 uur Vragen 16.05 uur Afsluiting 16.05 – 16.20 uur Splitsing LRP/SKG t.b.v. gemeente specifieke vragen
Programma: 19.30 uur Welkom 19.35 uur SEPA/LRP 20.20 uur Pauze 20.35 uur SEPA/SKG 21.05 uur Vragen 21.35 uur Afsluiting 21.35 – 21.50 uur Splitsing LRP/SKG t.b.v. gemeente specifieke vragen
Te behandelen onderwerpen: • Algemene info • SEPA /LRP -
Registratie bankrekeningnummers Gevolgen IBAN en acceptgiro Bankcontracten Mandaten Toezeggingsformulieren Registreren Aanmaken incasso’s Verwerken Storneren
• SEPA/Bankzaken (SKG)
SEPA: Achtergrond en doel (SEPA: Single Euro Payments Area)
• De huidige betaalwijze met uw rekeningnummer komt te vervallen • Met SEPA wordt het mogelijk om op een eenvoudige wijze binnen de EU te betalen en incasseren • Lagere kosten en sneller betalingsverkeer • Uniforme regelgeving • Bescherming consument
Het betalingsverkeer verandert Wat betekent SEPA voor u? • De DO zal u zoveel mogelijk ontzorgen, maar ook u zult in actie moeten komen o o o o
Controles moeten worden uitgevoerd Werkwijzen moeten worden aangepast Contracten moeten worden vernieuwd Gemeenteleden zullen moeten worden geïnformeerd
Wat moet er vóór de zomer gebeuren? SEPA wordt in heel Europa per 1 -2-2014 ingevoerd. Voor kerken is dat geen handige datum, omdat de Actie Kerkbalans dan nog loopt. In overleg met het LRP-team (Leden Registratie Protestantse Kerk) is daarom besloten om als Protestantse Kerk een eigen SEPA-deadline aan te houden: 1-7-2013. Als we zorgen dat we op die datum SEPA-proof zijn, als gemeenten en landelijke kerk, dan kunnen we in het najaar zonder problemen de brieven met acceptgiro’s voor bijvoorbeeld lokale doelen, de Solidariteitskas en de Actie Kerkbalans 2014 voorbereiden.
Langer rekeningnummer • • • •
Iedereen krijgt een langer rekeningnummer Uiterlijk per 1-2-2014 U hoeft hier zelf niets voor te doen Iedereen krijgt vanzelf een nieuw pasje
Voorbeelden SHO: NL08 INGB 0000 0005 55 Hartstichting: NL06 INGB 0000 0003 00
Greenpeace: NL31 INGB 0000 0000 44 Kerk in Actie: NL62 INGB 0000 0004 56
Vernieuwde bankafschriften • Bankafschriften worden langer en groter: meer tekens te verwerken • Ook digitale afschriften binnen telebankieren veranderen Nu:
Straks:
Machtigingskaarten en acceptgiro’s Machtigingskaarten krijgen ander uiterlijk • Ook regels rond bewaren veranderen
Acceptgiro wordt IBAN-acceptgiro • Oude niet meer bruikbaar na 1-2-2014 • Ander uiterlijk, maar niet ingrijpend • IBAN-acceptgiro blijft bestaan tot 1-1-2019
Machtigen via internet • Andere regels • • •
Vinkje volstaat niet meer E-mandaat op termijn Fysieke handtekening donateur nodig (op papier, tot komst E-mandaat)
• iDEAL wordt automatisch aangepast
Nieuwe regels voor machtigingen Incassant moet vooraf melden dat geld wordt geïncasseerd Dit geldt ook voor doorlopende machtigingen • Minimaal één keer per jaar verplicht laten weten wanneer wordt geïncasseerd
‘Witte lijsten’ en ‘zwarte lijsten’ • Ter bescherming van de rekeninghouder gaan de banken een ‘witte lijst’ en een ‘zwarte lijst’ hanteren • Wit = veilig • Zwart = blokkeren
• Wij willen op de witte lijst worden geplaatst!
SEPA en LRP
Registratie bankrekeningnummers (1) • Rekeningnummer wordt IBAN-nummer Maximaal (EU) 34 tekens, (NL) 18 tekens NL56FVLB0699315077
• Elke bank een identificatiecode (bic) van 8 tot 11 tekens
Registratie bankrekeningnummers (2) • Invoervelden bic: • KSO menu financieel; fonds/abonnement bewerken • Geregistreerdendossier; tabblad financieel-overzichtrekeningnummers
• Invoerveld IBAN komt bij alle huidige bankrekeningnummervelden
Registratie bankrekeningnummers (3) • Het huidige invoerveld van het bankrekeningnummer wordt eerst afgegrijsd en verwijderd per 1-2-2014 • Bankrekeningnummers worden geconverteerd naar IBAN en bic • Hoe IBAN-rekeningnummers in overzichten wordt getoond wordt nog uitgezocht
Registratie bankrekeningnummers (4) • In februari 2013 is een conversie aangeleverd bij ibanservice.nl • Er was een gemiddelde uitval van 4% • N.a.v. van de test-conversie zal de daadwerkelijke conversie zo dicht mogelijk tegen de release aan zitten
IBAN en acceptgiro (1) • Huidige acceptgiro wordt IBAN-acceptgiro • Servicebureaus kunnen per 1-3-2013 hun S-contract vernieuwen
• Gemeenten moeten tussen 1-5-2013 en 1-7-2013 hun A/S contract verlengen • Gemeenten moeten tussen 1-5-2013 en 1-7-2013 hun C-contract vernieuwen
IBAN en acceptgiro (2) • Incassant wordt op acceptgiro vermeld • Sjabloon voor acceptgiro’s en combola’s worden aangepast • Vanaf 1-5-2013 kan er een testbestand met IBAN-acceptgiro’s worden ingediend bij Currence/ING door BA
IBAN en acceptgiro (3) • Vanaf 1-7-2013 alleen IBAN-acceptgiro’s vanuit LRP • De tenaamstelling op de souche wordt anders geprogrammeerd i.v.m. lengte IBAN
Bankcontracten (1) • Bestaande incassocontracten moeten worden vernieuwd • Verwinfo bestanden vervallen dit wordt Camt.053, Camt.054 of MT940 / GMU2 • Voorwaarden algemene incassocontracten (B-to-C, Bedrijf naar Consument)
Bankcontracten (2) • Elke rechtspersoon krijgt één Incassanten-ID • Contracten worden afgesloten per rechtspersoon • Per bankinstelling krijgt de rechtspersoon één contract • De voorwaarden worden per bankrekening vastgelegd, bijv.: ₋ Verantwoording acceptgiro’s en/of incassoverwerking door het LRP-Team
Registratie van bankcontracten in LRP (1) • In KSO financieel • Per rekeningnummer is te zien bij welke rechtspersoon dit rekeningnummer hoort (diaconie of gemeente) met de daaraan gekoppelde voorwaarden
• Rekeningnummers kunnen maar één keer worden ingevoerd in LRP i.v.m. contract
Registratie van bankcontracten in LRP (2) • Het incassanten-ID wordt getoond in KSO menu financieel per rechtspersoon; i.v.m. de werking van fondsen/abonnementen en sjablonen • De lokaalbeheerder is verantwoordelijk voor het onderhouden van de contractgegevens
Mandaat (1) • Voor automatische incasso is een getekend mandaat vereist • Iedere financiële actie met incasso heeft een eigen mandaat nodig • Het mandaat is voorzien van een uniek machtigings-ID. van max. 35 cijfers • De datum van ondertekening mandaat moet worden geregistreerd
Mandaat (2) • Een incasso moet minimaal 14 dagen en maximaal 1 jaar van te voren worden aangekondigd • Het lid moet geïnformeerd worden over: Incassanten-ID; Bedrag; Machtiging-ID en de incassodatum • Machtiging via digitale toezeggingen komt pas in 2016 beschikbaar • Bestaande doorlopende machtiging mogen worden verlengd (vanaf 1-11-2009)
Mandaat (3) • In het fonds komt er op jaarbasis een functie om vooraankondigingen te versturen voor bestaande deelnemers • Er komt een export van mandaten met referenties
Toezeggingsformulier (1) • Toezeggingsformulier wordt mandaat • Toezeggingsformulier wordt vooraankondiging • Er komt een extra sjabloon voor vooraankondiging doorlopende toezegging • Het machtigings-ID per mandaat bestaat uit geregistreerdenummer; actienummer; jaar • De tekst eisen uit mandaat komen op het toezeggingsformulier
Toezeggingsformulier (2) • IBAN komt op toezeggingsformulier • Er komt een mogelijkheid om de incasso-datum te registreren bij het fonds of abonnement ₋ Incassodatum komt op toezeggingsformulier
• Betaalwijze kan worden geregistreerd per fonds/abonnement • Gewenste datum van ondertekening kan worden vastgelegd bij fonds/abonnement
Registreren van de toezegging (1) • Per toezeggingstermijn wordt een unieke referentiecode gecreëerd • Deze referentiecode is end-to-end en bevat maximaal 35 tekens • Automatische incasso zonder mandaat is niet mogelijk • Datum ondertekening moet worden geregistreerd
Registreren van de toezegging (2) • Bij toezeggingen worden de volgende gegevens vastgelegd: - Machtiging-ID - IBAN van de donateur - Datum ondertekening - Transactiesoort (herhalend of eenmalig) - Referentiecode per machtigingstermijn
Registreren van de toezegging (3) • Het machtigings-ID wordt automatisch gevuld a.d.h.v. de registratie bij uitnodiging • Het incassoreferentienummer bestaat uit geregistreerdennr.; fonds/abonnementsnr.; jaar en incassotermijn
• Het incassoreferentienummer wordt automatisch ingevuld
Registreren van de toezegging (4) • Genereer toezegging voor hele selectie: ₋ Niet mogelijk bij: ₋ ₋ ₋
herhaaldelijk fondstype betaalwijze AI laatste toezegging
₋ Wel mogelijk bij: ₋
eenmalig fondstype, maar resulteert in vooraankondigingen. De gemeente is zelf verantwoordelijk om deze te verzenden
• Gegenereerde vooraankondigingen mogen niet worden verwijderd
Verwerking betaalopdrachten bij de bank • Bestandsindeling van Clieop03 naar Pain008 (XML) • Aanlevertermijn 5 of 6 werkdagen: one-off en first • 2 of 3 werkdagen: recurrent en final
Aanmaken van betaalopdrachten in LRP (1) • Er worden geen incassoopdrachten met het kenmerk FINAL aangemaakt • In het Pain bestand wordt minimaal meegenomen: Machtiging-ID | Incassanten-ID | referentiecode | IBAN | datum machtiging | Incassotype • Gemeenten in eigen beheer zijn zelf verantwoordelijk voor tijdige aanlevering
Aanmaken van betaalopdrachten in LRP (2) • Er komt een aparte functionaliteit voor het genereren van acceptgiro’s, incasso’s en SKG iDeal in het fonds op jaarbasis • Er wordt één incassobestand gegenereerd bestaande uit incassodatum -2 en incassodatum -6 • De incassodatum uit fonds/abonnement wordt overgenomen in het incassobestand • Incasso’s worden gelijk ingelezen als ontvangen
Verwerken ontvangstinformatie (1) • Ontvangstverwerking kan op basis van verschillende bestandtypen: - Ontvangst op AC op Campt. 054 of MT940 - Ontvangst Dagafschrift op nieuwe Mt940, GMU2 of CAMT.053 - Storno’s en Fail op AI via Pain.002 • Verwinfo komt geheel te vervallen
Verwerken ontvangstinformatie (2) • De huidige 5 typen ontvangsten worden teruggebracht naar 3 typen (Batchbetalingen, digitale dagafschriften en handmatig) • Er is een duale periode tot 1 februari 2014 • Dubbel inlezen van bestanden is niet mogelijk • Incassoreferentie wordt als eerste matchingscriteria opgenomen
Storneren • Standaard storno termijn van 56 dagen blijft bestaan • Zonder mandaat mag gemeentelid binnen 13 maanden storneren • Wijziging aan mandaat blijft een recurrent incasso type voor de volgende opdracht
IBAN acceptgiro
1. Er staat geen blauw vlak met het gele 4. Boven het vak voor de handtekening 7. De formuliercode van een IBANEuro teken op de controlestrook. staat bij betalen uw IBAN invullen’. acceptgiro is altijd 17>. 2. Bovenaan staat Acceptgiro in plaats van Euro-acceptgiro.
5. Het vak voor de handtekening staat lager. Het staat nu op dezelfde hoogte als de naam, het adres en de woonplaats van de betaler.
8. BIC en IBAN van de Acceptgiroverspreider staan in de coderegel.
3. Er staan 18 vakjes in plaats van 10 vakjes om een IBAN in het vullen. Boven 9. Het bedrijf dat de IBAN-acceptgiro die 18 vakjes staat de tekst ‘van 6. Er staat geen blauw vlak met het gele gestuurd heeft, heeft zijn IBAN ingevuld bankrekening (IBAN)’. Euro teken aan de rechterkant van de bij de tekst: ‘op rekening’, zowel op de Acceptgiro. Op die plek staat nu het vak controlestrook als op de IBANvoor de handtekening. acceptgiro zelf.
)
Machtigingen • Het woord ‘SEPA’ in de titel van de machtiging, ‘Door ondertekening van dit formulier geeft u bijvoorbeeld ‘Doorlopende SEPA machtiging’ of toestemming aan ‘Eenmalige SEPA machtiging’. o {naam van incassant} om eenmalig een incasso• Naam, adres, woonplaats en land van de opdracht te sturen naar uw bank om een bedrag incassant. van uw rekening af te schrijven wegens • De incassant-ID (deze ontvangt de cliënt bij het {omschrijving dienstverlening/bestelling} en afsluiten van de SEPA incasso-overeenkomst). o uw bank om eenmalig een bedrag van uw • Het kenmerk van de machtiging: dit kenmerk mag rekening af te schrijven overeenkomstig de de cliënt zelf toekennen en moet aan de volgende opdracht van {naam van incassant}. Als u het niet voorwaarden voldoen: eens bent met deze afschrijving kunt u deze laten • het moet uniek zijn in combinatie met de terugboeken. Neem hiervoor binnen acht weken na incassant-ID; afschrijving contact op met uw bank. Vraag uw • het mag niet langer zijn dan 35 posities bank naar de voorwaarden.’ (alfanumeriek). • Vermelding van de terugboekingstermijn en de De cliënt mag dit kenmerk eventueel toekennen verwijzing om voor een terugboeking contact op te nadat de machtiging al getekend is door de nemen met zijn eigen bank. Zie de hierboven debiteur. genoemde ‘toestemmingsteksten’. De cliënt moet de debiteur dan wel op de hoogte • Naam, adres, woonplaats en, eventueel, land van stellen van het kenmerk van de machtiging vóórdat de debiteur. hij daadwerkelijk gaat incasseren. • De IBAN van de debiteur. • De volgende ‘toestemmingstekst’ in geval van • Plaats en datum van ondertekening. SEPA Incasso Algemeen Doorlopend: ‘Door • Handtekening van de debiteur. ondertekening van dit formulier geeft u Een machtiging moet duidelijk gescheiden zijn van toestemming aan enig andere tekst en mag bijvoorbeeld niet o {naam van incassant} om doorlopend incasso- uitsluitend deel uitmaken van de voorwaarden van opdrachten te sturen naar uw bank om een bedrag een contract. van uw rekening af te schrijven wegens Een machtiging bevat fraudegevoelige gegevens. {omschrijving dienstverlening/bestelling} en Daarom is het advies aan de cliënt om met het o uw bank om doorlopend een bedrag van uw machtigingsformulier een retourenvelop mee te rekening af te schrijven overeenkomstig de sturen en de debiteur te verzoeken om het opdracht van {naam van incassant}. Als u het niet machtigingsformulier in een gesloten envelop te eens bent met deze afschrijving kunt u deze retourneren. In ieder geval moet duidelijk zijn voor laten terugboeken. Neem hiervoor binnen acht de debiteur naar welk adres hij de machtiging moet weken na afschrijving contact op met uw bank. terugsturen. Vraag uw bank naar de voorwaarden.’ De volgende ‘toestemmingstekst’ in geval van SEPA Incasso Algemeen Eenmalig:
Belangrijke LRP data voor gemeenten • Februari-maart, ₋ Corrigeren uitval bankrekeningnummers
• Mei-juni, - C- en AS contracten aanpassen - Goedkeuring testbestand verkrijgen (indien eigenbeheer)
• 1 juli, ₋ alleen nog maar IBAN-acceptgiro’s te printen
• Oktober-december, ₋ vooraankondiging doorlopende incasso’s
Aan de slag! Deel informatie met alle mogelijke belanghebbenden in uw gemeente! • • • • • •
Het college van kerkrentmeesters De diaconie De ZWO-commissie De redactie van het kerkblad De webmaster Overig …
Reserveer tijd en budget • Veranderingen in financiële systemen kosten geld en tijd • Informeer uw gemeenteleden tijdig over de veranderingen waar zij mee te maken krijgen • Kerkbalans 2014 wordt helemaal SEPA!
Informeer, informeer, informeer! Enkele mogelijkheden: • • • •
Artikel in het kerkblad Presentatie op een gemeente-avond Persoonlijke voorlichting Sticker met nieuwe rekeningnummers plaatselijke gemeente voor op overschrijvingsformulieren • SEPA-folder • Er is inmiddels een SEPA-filmpje met uitleg die u op uw website kunt plaatsen • Wat u verder maar kunt bedenken…
Doe alvast wat u kunt • Nieuwe rekeningnummer snel op alle uitingen • Duidelijke informatie op uw website
• Neem contact op met uw bank: zij helpen! • Inventariseer uw voorraad: wat ligt er nog?
Belangrijke aandachtspunten (1) • Er komt een nieuwe acceptgirokaart • Vanaf 1-7-2013 kunt u vanuit LRP alleen nog maar IBAN-acceptgiro’s printen • Het voordeel daarvan is: LRP is per 1-72013 SEPA-proof • Informeer vóór 1 juli bij uw bank (of SKG) of uw acceptgirocontract vernieuwd moet worden (C of A/S) • Vernieuw bij uw bank uw incasso-contract voor 1-1-2014
Belangrijke aandachtspunten (2) • De procedure voor het incasseren van toezeggingen zal belangrijke wijzigingen ondergaan • U bent verplicht uw incassogevers minimaal één keer per jaar van tevoren te informeren over: ₋ datum van incasso ₋ welk bedrag u gaat incasseren
De Protestantse Kerk helpt! • Website • www.pkn.nl/sepa • www.kerkinactie.nl/sepa
• Folder SEPA
• Hand-out, www.pkn.nl/lrpnetwerk/Actueel/downloads/presentaties
• Vragen:
[email protected]
Meedenken met ontwikkeling? Vacatures GPL!
Bereikbaarheid: E-mail:
[email protected] Info: Website: www.gpl-lrp.nl
Pauze
