Taakomschrijving Administratief Medewerker (Leden+Winkel) 4,5/5 (34 uur/week) Ledenadministratie JNM ●
● ●
●
● ●
Je bent verantwoordelijk voor het voeren van alle ledenadministratie van JNM Nationaal. Je beheert daarvoor het online ledenbestand, waar je op diverse manieren toegang toe hebt (Access, Personeelssite, PhpMyAdmin). Merk je inconsistenties op, dan verbeter je deze zo snel mogelijk. Op vraag van leden, werkmieren of collega’s bezorg je ledenlijsten. Alle vragen omtrent ledengegevens komen bij jou terecht, via mail of telefoon. Je beantwoordt deze steeds vanuit een zelfstandige en klantvriendelijke attitude. Je bent verantwoordelijk voor het verwerken van de lidgelden: ○ Wekelijks maak je een export van de ledenrekening en laat je deze inlezen in STAAB. In drukke periodes (de zomer+kampinschrijfperiode) doe je dat twee keer per week. ○ De lidgeldhernieuwingsprocedure start je op vanaf 1 juni. Je herinnert onze leden er tijdig en op de gepaste wijze aan hun lidgeld te hernieuwen (tijdschriften, braasmail, etiketten tijdschriften,...) ○ Je promoot het domiciliëren van de lidgelden onder onze leden. Je zorgt dat de boodschap wordt aangekondigd in het laatste tijdschrift van het jaar (mei). Je verwerkt de administratie hieromtrent en beloont de gedomiciliëerden met een cadeautje. Je houdt de bestuurslijst van JNM-Nationaal up to date. Na het zomercongres zorg je er zo snel mogelijk voor dat alle bestuursfuncties zo snel mogelijk zijn aangepast, dat de juiste mailadressen aangemaakt en gekoppeld worden en dat alle bestuurders hier zo snel mogelijk van op de hoogte worden gebracht. Promoot het gebruik van Gmail onder de bestuurders. Je maakt in samenspraak met de nieuwe bondssec een overzicht (onder de vorm van een Excel, Google doc,...) van het HB dat je verspreidt onder’t personeel, ophangt in’t secretariaat,... Nieuwe leden ontvangen tijdig een welkomstpakket, nieuwe geïnteresseerden een infopakket. Jij beheert de jnm-mailinglijsten ○ In het begin van elk werkjaar (preferabel de eerste week na het zomercongres) verbind je de nieuwe HB'ers met hun functiemailadressen. De nieuwe/oude bondssecretaris dient jou hiervoor een overzicht te bezorgen van op’t congres. ○ In het geval van een duofunctie spreek je met beiden af wie verbonden wordt met het jnmadres en wie met zijn persoonlijk mailadres op de juiste lijsten gezet wordt. ○ Je zorgt dat iedere functie op de mailinglijsten staat ingeschreven waar deze hoort ingeschreven te staan. ○ Je verandert het aan een functiemailadres gekoppelde persoonlijk mailadres als een HB'er je laat weten voortaan met een ander adres aan zijn functieadres gekoppeld te zijn of als een HB'er tijdens het werkjaar vervangen wordt. Communiceer dit steeds bij de betrokken personen. ○ Aanspreekpunt en verantwoordelijke voor de lidgeld- en activtieitenadministratie van JNM-leden die recht hebben op een verhoogde tegemoetkoming. (omniostatuut)
Ledenadministratie CVBA ●
Je bent verantwoordelijk voor de (beperkte) ledenadministratie van de CVBA Kortrijksepoort. Dit bestaat vooral uit het onderhouden van het adressenbestand en het versturen van uitnodigingen voor de algemene vergaderingen.
●
Ook sta je, in overleg met de ping, in voor de (beperkte) algemene administratie van de cvba zoals het neerleggen van de statuten, betalingen en boekhouding.
Ontleendienst ● ● ● ● ● ● ●
Je bent verantwoordelijk voor de goede werking van het nationale ontleensysteem van JNM. Ontleningen gebeuren zo veel mogelijk online. Jij verzorgt de administratieve en logistieke kant. Reserveringen die niet online gebeurden en teruggebracht materiaal worden onmiddellijk correct ingeven in het ledenbestand. Materiaal dat terugkomt wordt nagekeken op volledigheid en werking Op elke ontlening pas je het reglement en boetesyteem (waarborgen enkel voor externen) toe. Je zorgt ervoor dat iedereen die ontleent, kennis heeft kunnen nemen van het reglement. Per uitgeleend artikel is er (indien van toepassing) een inhoudstafel en handleiding die in de koffer of tas zit. Indien je niet aanwezig bent op het moment van afhaling, zet je het materiaal klaar voor de ontlener of collega en geef je de gemaakte afspraken door indien nodig.
Onthaal ● ●
● ●
De winkelverantwoordelijk is in veel gevallen het eerste aanspreekpunt voor bezoekers. Je stuurt hen door naar de juiste persoon op het secretariaat en/of je geeft hen antwoord op algemene vragen. Je bent de eerste persoon die telefoons opneemt, beantwoordt en doorschakelt. Indien je er niet bent, of het is zeer druk, neemt jouw administratieve collega de telefoons op. Vervolgens verschuift de rol naar de coördinator. Je beantwoordt dagelijks de mails die toekomen op
[email protected]. Je bent ‘s ochtends verantwoordelijk voor de bedeling van de post. Dat doe je zo snel en efficiënt mogelijk.
Logistiek ●
● ●
Inschatten hoelang we nog met de voorraad printpapier, printerinkt, koffie, fruitsap, andere kantoorbenodigdheden,... verder kunnen. Indien die minder dan 3 maanden is, onderneem je tijdig de nodige acties om de voorraad aan te vullen. Je bevraagt je collega’s over aan te kopen materiaal (bv d.m.v. een google doc) en bewaakt mee het budget. Aankopen voor activiteiten behoren initieel niet tot je takenpakket. De collega die verantwoordelijk is kan hiervoor wel op je kennis en hulp rekenen indien nodig.
Winkel ● ●
● ● ● ●
Je bent aanwezig en aanspreekbaar in de winkel op woensdag (10u-18u) en zaterdagnamiddag (14u-18u) Streefdoel is dat er een gemiddelde wekelijkse verkoop wordt gerealiseerd van ??. (wordt bekeken) Je zorgt voor JNM–zichtbaarheid in de oxfamwinkel. Je gaat actief op zoek naar vrijwilligers of oplossingen die je kunnen helpen bij het kwalitatief houden van de winkel en om al het werk op tijd gedaan te krijgen tijdens piekperiodes. Je houdt alle winkelaankopen- en verkopen bij in het boekhoudprogramma Logistics. Op regelmatige tijdstippen (er wordt steeds naar gevraagd) bezorg je een export aan onze boekhouder bij Q-bus. Bestellingen van klanten worden binnen de week behandeld (indien alles voorradig is), vergezeld van factuur. Hanteer hiervoor de afgesproken procedures. Bestellingen worden zo verpakt dat ze
●
● ●
●
●
● ● ● ● ●
gegarandeerd in goede staat aankomen. Indien artikelen niet voorradig zijn wordt de klant binnen de week op de hoogte gebracht en wordt een schatting van de wachttijd meegegeven, of wordt de bestelling aangepast. Je bent steeds op de hoogte van het aanbod in onze winkel. Je streeft ernaar om het winkelaanbod zo divers mogelijk te maken, gericht op onze doelgroep (onze leden). Je gaat actief op zoek naar nieuwe artikels en leveranciers. Hiervoor kan je ook samenwerken met de verschillende werkgroepen. (BWG, MWG, NWG,…) In januari organiseer je een stocktelling, samen met je collega’s. Deze dag is de winkel gesloten. Je bezorgt steeds op eigen initiatief en tijdig een bijlage met winkelpromo aan de communicatiemedewerker voor ‘t Kikkertje en Euglena en aan de administratief medewerker voor de convo’s. Op regelmatige tijdstippen roep je een winkelwerkgroep samen en zit je deze voor. Je doet dit minstens 2 keer per jaar. Deze werkgroep heeft geen vaste leden, enkel geïnteresseerden. Je vergadert ten behoeve van het winkelaanbod, de etalege, de winkelwebsite, winkelpromo,... Je zorgt ervoor dat er steeds voldoende voorraad is van de artikelen. Er is minstens 1 exemplaar van elk artikel in de winkel aanwezig indien verkrijgbaar bij leverancier. In het uitzonderlijke geval dat er toch geen enkel exemplaar aanwezig is, bestel je het binnen de week. Je zorgt er steeds voor dat het winkelaanbod en de voorraad op de website de realiteit zo goed mogelijk benadert. Je zorgt ervoor dat de prijzen van alle artikelen vergezeld zijn van een productcode. en dat de producten up to date worden gehouden in het kassaprogramma v Oxfam . Je houdt het magazijn in kelder op orde en zorgt ervoor dat alles gemakkelijk kan teruggevonden worden door de vrijwilligers. Je zorgt voor aanvulling van het aanbod in de winkel en leest de winkelschrift regelmatig na op fouten, verduidelijkingen, vragen van klanten/vrijwilligers Oxfam uit de winkel Je communiceert naar personeel en vrijwilligers Oxfam indien speciale situaties (afhalen producten, nieuwe kortingen, nieuwe artikels, speciale behandeling,..)
JNM en vrijwilligers ●
●
JNM is een vereniging voor en door vrijwilligers. Voor het uitvoeren en het verbeteren van je takenpakket wordt van je verwacht dat je actief samenwerkingsverbanden aangaat met de enthousiaste vrijwilligers van JNM. Je voorziet wekelijks werk voor de maandagavond. Dat kan gaan van vuilbakken legen en welkomstpaketten maken tot tenten controleren en kleine herstellingswerkjes. Geef daarbij voldoende aandacht aan het geven van duidelijke instructies. Zaken die tot het eigen (of andermans) takenpakket horen kunnen zo samen met (of enkel door) vrijwilligers worden uitgevoerd, maar blijven jouw eindverantwoordelijkheid dragen (of die van je collega’s). Indien nodig mag je tot 4 keer per jaar deelnemen aan de maandagavond, tijdens je werkuren.
Permanentie en Afwezigheid ● ●
Wekelijks sta je gemiddeld 1 keer in voor de permanentie. Je doet alle afwas van de dag voordien en zorgt voor thee, koffie, en water. Jouw job eist dat je zeer vaak kort op de bal moet spelen en dat er veel taken zijn die geen weken kunnen blijven liggen. Bij afwezigheid zorg je voor een goede communicatie naar oxfam en JNM voor de winkel en voor een
vervanging voor je permanentie. Bij afwezigheid, langer dan 2 werkdagen zorg je voor vervanging wat je belangrijkste taken betreft. Dat betreft meestal de zaken rond onthaal en ontleningen. Spreek indien nodig (en op eigen initiatief) af met je administratieve collega en de coördinator om taken te verdelen. Zorg voor duidelijke instructies. Bij je terugkeer zorg je er voor dat je collega’s je zo snel mogelijk briefen over wat heeft afgespeeld tijdens je afwezigheid.
AP-vergadering ●
●
●
Deze vergadering heeft als vaste leden de twee administratieve personeelsleden en de bondssec. De Coördinator, Ping, Boekhouder, Uitgever, Webdev,... zijn welkom op uitnodiging, of indien de agenda er om vraagt. De bondssecretaris zit deze vergadering voor en zal je indien nodig vragen om een eventuele nota. Mocht je iets willen aandragen op de AP-vergadering laat je dat hem weten. Hij bezorgt alle AP-leden ook een agenda voor elke vergadering. Wie het verslag neemt van deze vergadering wordt onderling geregeld. Deze vergadering vindt zeker niet op maandelijkse basis plaats, maar enkele keren per jaar, als daar nood aan is.
Eigen vorming ● ●
Je volgt per jaar zeker 1 vorming in functie van jouw job. Op welke manier er return van deze vorming verwacht wordt, wordt in samenspraak met de coördinator besproken. Dit kan gaan van het maken van een samenvatting die voor iedereen raadpleegbaar gemaakt wordt, tot het geven van een vormingssessie over het betrokken thema voor het hele team, of op een kadervormingsmoment.
Beheer Lousbergs (tot zomer 2016)
Je beheert de agenda van de polyvalente lokalen en ziet toe op de naleving van het huishoudelijk regelement. Op het einde van het jaar geef je de gereserveerde ruimtes door aan Bizon voor het opmaken van de facturen. Je houdt de toestand van lokalen en het gebouw in de gaten. Je zorgt (in overleg met de coördinator) voor de praktische begeleiding en goed functioneren van de art.60 van lousbergs vzw die voor het onderhoud van het gebouw instaat. Je bent verantwoordelijk voor het communiceren en laten repareren van defecten. Je bent het eerste aanspreekpunt voor vragen en klachten van gebruikers. Je overlegt geregeld met de coördinator en de andere admin over het beheer van het gebouw. Je zorgt er mee voor dat JNM zich ook houdt aan het huishoudelijk reglement.
Eigen initiatief ●
Wat dit betreft wordt het eigen initiatief bij voorbaat genomen ter verbetering van de uitvoering van het eigen of andermans takenpakket of ter uitvoering van het beleidsplan.
●
Dit gebeurt in overleg met de coördinator.
