WebInfo2Act! handleiding. Handleiding. Onderdeel van TendenzICT Product van Afdeling (Web)Development

WebInfo2Act! handleiding

Handleiding

Versie 1.1 Onderdeel van TendenzICT Product van Afdeling (Web)Development

16-03-2012

WebInfo2Act! handleiding Inleiding Nooit meer uw webshopbestellingen overtypen in Act! Met WebInfo2Act! kunt u informatie die van uw website of webshop komt, automatisch laten verwerken in Act!. Hierbij worden automatisch een contact, een bedrijf en een verkoopkans aangemaakt. Tevens kunt u aangeven in welke Act! groepen het contact moet worden geplaatst. De informatie dient dan door de website automatisch te worden gemaild naar een instelbaar e-mailadres. WebInfo2Act! haalt die e-mails op. U hoeft enkel eenmalig aan te geven welk e-mailveld dient te worden gekoppeld aan welk Act! veld, en zo bepalen hoe het contact, het bedrijf en de verkoopkans worden ingevuld. Vervolgens doet WebInfo2Act! de rest helemaal automatisch! U kunt meerdere webformulieren/webshops koppelen aan één WebInfo2Act! licentie. Veel klanten die WebInfo2Act! hebben afgenomen, maken ook gebruik van onze dienst voor het koppelen van uw webformulieren en/of webshops. Neem hiervoor contact met ons op via 0592-420610 of [email protected].

Onderdeel van TendenzICT Product van Afdeling (Web)Development

1


Inhoudsopgave Voordat u begint ......................................................................................................pagina 3 Installatie ....................................................................................................................pagina 4 Configuratie ..............................................................................................................pagina 7 Activeren ...........................................................................................................pagina 7 POP3 configuratie ...........................................................................................pagina 8 Act! configuratie ............................................................................................pagina 10 Templates aanmaken (handmatig) ..........................................................pagina 11 Filters aanmaken (handmatig) ...................................................................pagina 14 Overige instellingen .......................................................................................pagina 16 Het programma starten .........................................................................................pagina 17 Onverwerkte e-mailberichten .............................................................................pagina 18 Filters en templates maken op basis van een e-mailbericht .............pagina 18 E-mailberichten met onderwerp <x> verwijderen .................................pagina 18 Uitleg e-mailformat ...............................................................................................pagina 20 Uitleg templates en filters .....................................................................................pagina 21 Duplicaat check .....................................................................................................pagina 22 Probleemoplossing ................................................................................................pagina 23 Activeren lukt niet ...........................................................................................pagina 23


2


Voordat u begint Voordat u aan de slag gaat met WebInfo2Act! dient u de volgende voorbereidingen te treffen: 1

Zorg voor een POP3 e-mailaccount, die enkel gebruikt gaat worden voor WebInfo2Act!.

2

Zorg ervoor, dat het (CMS-)systeem, waarmee u uw te koppelen webformulieren beheert, bij het verzenden van het formulier automatisch een e-mail met daarin het ingevulde webformulier stuurt naar bovenstaand e-mailaccount. Deze e-mails moeten voldoen aan het formaat zoals beschreven in hoofdstuk “Uitleg e-mail formaat”.

3

Zorg voor een Act! account.

4

Zorg voor een computer met internetverbinding, waar u WebInfo2Act! kunt installeren.


3

WebInfo2Act! handleiding Installatie Stap 1:

Wanneer u WebInfo2Act! heeft aangeschaft, ontvangt u een bestand genaamd “WebInfo2Act_Setup.exe”. Dubbelklik op bovengenoemd bestand.

Stap 2:

Kies in het Taalkeuzescherm voor “Nederlands” en klik op ‘OK’.

Stap 3:

Klik in het welkomstscherm op “Volgende”.


4

WebInfo2Act! handleiding Stap 4:

De installatie vraagt naar de doelmap. U geeft hier aan in welke doelmap WebInfo2Act! geïnstalleerd moet worden. De hier standaard getoonde map zal in de meeste gevallen goed zijn. Klik op Volgende.


5

WebInfo2Act! handleiding Stap 5:

Het installatieprogramma meldt dat de installatie kan beginnen. Klik op “Installeren”.

Stap 6:

De installatie meldt dat de installatie gereed is. Klik op “Voltooien”.


6


Configuratie Stap 1: Activeren

Na de installatie moet WebInfo2Act! nog geactiveerd worden. U vindt WebInfo2Act! in Start - Programma’s - TendenZ ICT- WebInfo2Act!. Als u WebInfo2Act! de eerste keer start, ziet u het volgende scherm. Vul hier uw activatiecode in en klik op ‘Activeer’, of klik op ‘30 dagen proefversie’ om WebInfo2Act! 30 dagen te proberen:

Als het goed is, is hierna WebInfo2Act! geactiveerd:


7

WebInfo2Act! handleiding Stap 2: POP3Configuratie

De ‘Configuratie’ knop dient ervoor om alle configuraties mee uit te voeren. De ‘Start!’ en ‘Stop!’ knoppen (die toegankelijk worden na het configureren) zetten respectievelijk het proces van webformulieren ophalen aan en uit. De ‘Afsluiten’ knop sluit WebInfo2Act! af. Het tabblad ‘Log’ toont live gegevens over het invoeren van webformulieren in Act!. Het laatste deel van het logbestand (‘%APPDATA%\WebInfo2Act\log.txt’) wordt hierin getoond. Het tabblad ‘Onverwerkte e-Mails‘ toont e-mailberichten die (nog) niet konden worden ingevoerd, omdat er bijvoorbeeld nog geen filters en/of templates zijn voor e-mailberichten van dat onderwerp. Nu gaan we de POP3-configuratie als volgt uitvoeren.


8


Klik op ‘Configuratie’. U ziet nu het configuratiescherm:

Vul bij ‘POP3-account’ de POP3-gegevens in van het e-mailaccount dat u wenst te gebruiken. Vul in het veld ‘Mail ophalen interval(sec.)’ het aantal seconden in dat tussen elke mail-check moet zitten en klik op ‘Opslaan’.


9

WebInfo2Act! handleiding Stap 3: Act!Configuratie

Klik op tabblad ‘Act! account’. U ziet nu het volgende:

Vul de locatie van het PAD-bestand (de Act! database verwijzing) en de gebruikersnaam en het wachtwoord van uw Act!-account in en klik op ‘Opslaan’.


10


Stap 4: Templates aanmaken U kunt handmatig templates en filters aanmaken, maar u kunt ook op basis van een bestaand, binnengekomen e-mailbericht een template en (Handbijbehorend filter aanmaken. Dit zal in de meeste gevallen handiger zijn. matig) Als u hiervoor kiest, lees dan verder in hoofdstuk “Onverwerkte e-mails”. Voor meer uitleg, over templates en filters, lees hoofdstuk “Uitleg Templates en filters”. Klik op het tabblad ‘Templates’. U ziet nu het volgende:

U ziet hier een nog lege lijst met templates. Templates dienen ervoor om aan te geven naar welk Act!-veld de waarde van elk veld in een e-mailbericht toe moet. Voor meer uitleg, lees hoofdstuk ‘Uitleg templates en filters’. U kunt in dit scherm nieuwe templates aanmaken, bestaande aanpassen en bestaande verwijderen. Klik op “Nieuw...” om een nieuwe template aan te maken.


11


U ziet nu het volgende scherm:

Vul bij ‘Naam’ de naam van uw template in. Selecteer via ‘Toon beschikbare groepen’ (onder ‘Groepen’) een Act!-groep waarin de geïmporteerde contacten moeten komen, en klik op ‘Voeg groep toe aan template’ om die toe te voegen aan de groepenlijst. Herhaal dit voor elke groep waar de geïmporteerde contacten in moeten komen. Selecteer bij ‘Veldwaarden overschrijven als niet leeg’ of u wilt dat de waarde in een niet-leeg Act!-veld bij importeren wordt overschreven door een waarde uit de e-mail. Dit geldt dan voor de gehele template. Selecteer bij ‘Process/Stage’ het proces en stadium voor een geïmporteerde verkoopkans. De tabel rechts in het scherm bevat de zgn. ‘E-mail veldkoppelingen’ en de ‘Standaard veldkoppelingen’. E-mail veldkoppelingen Hier wordt per e-mail veld aangegeven in welk Act!-veld de waarde van dat e-mailveld moet komen. Klik, per regel van de E-mail, op ‘Voeg koppeling toe’ om een veldkoppeling (een regel van de tabel) toe te voegen. Vul in de kolom ‘E-mail veld’ de veldnaam van de e-mailregel in. Dit moet het gedeelte VOOR de ‘:’ zijn. Onderdeel van TendenzICT Product van Afdeling (Web)Development

12


Vul in de kolom ‘Act! veldtype’ in, in welke Act! velden er in de kolom ‘Act! veld’ geselecteerd kunnen worden (contact-, bedrijfs- of verkoopkansvelden). Vul in de kolom ‘Act! veld’ in, in welk Act!-veld de waarde van het ingevulde e-mailveld moet komen (dat is het gedeelte van een e-mailregel NA de ‘:‘ op dezelfde rij). In dit voorbeeld zijn voor de te importeren contacten de e-mailvelden ‘Naam’, ‘Adres‘, ‘Plaats‘ en ‘Bedrijf‘ gekoppeld aan resp. de Act!-contact velden ‘Contact’, ‘Address 1’, ‘City’ en ‘Company’. De waarde van e-mailveld ‘Bedrijfs adres’ zal in het aangemaakte bedrijf komen in veld ‘Address 1’, en de waarde van e-mailveld ‘Bestelnummer’ in de aangemaakte verkoopkans in veld ‘Opportunity Name’. Uitzondering: bij het veld ‘Productenregel’ uit de e-mail is ‘_Producten’ geselecteerd. Dit is geen Act!-veld, maar een speciale waarde waarmee de waarde van dat e-mailveld automatisch wordt omgezet in de productenlijst van de aangemaakte verkoopkans. Vul bij elk e-mailveld wat u niet wilt koppelen, de waarde ‘_Negeren’ in. U kunt een veldkoppeling (een regel van de tabel) kopiëren met de knop ‘Dupliceer koppeling’, en verwijderen met de knop ‘Verwijder Geselecteerde koppeling’. Standaard veldwaardes Hier kunt u voor elk Act!-veld een standaardwaarde aangeven. U kunt bijvoorbeeld het Act!-veld ‘Land’ standaard met ‘Nederland’ vullen. Vul in de kolom ‘Standaardwaarde’ dan ‘Nederland’ in, en selecteer het Act!-veld met de twee overige kolommen, zoals in tabblad ‘Veldkoppelingen’. LET OP: Als u voor een Act-veld zowel een standaardwaarde hebt bepaald, als een e-mail veldkoppeling, dan is de e-mail veldkoppeling leidend, indien die niet op ‘_Negeren’ staat ingesteld (bijv. standaard ‘Nederland’ en gekoppeld e-mailveld ‘Land’, bevat ‘Duitsland’, resulteert dan voor dat contact/bedrijf in ‘Duitsland’. Klik op ‘Opslaan’om uw template op te slaan. De e-mail in het voorbeeld zag er zo uit: Naam:Jan van der Steen Adres:Hoofdstraat 1 Plaats:Amsterdam Bedrijf:Rabobank Bedrijfs adres:Kade 1b Bestelnummer:ORD_43273 Productenregel:2_ART045|6|ART132|3_ART011


13


Stap 5: Filters aanmaken Klik op tabblad ‘Filters’. U ziet nu het volgende: (Handmatig)

U ziet hier een nog lege lijst met filters. Filters dienen om aan te geven welke template welk e-mailbericht moet verwerken. Dit gebeurt op basis van het onderwerp van het e-mailbericht. Voor meer uitleg lees hoofdstuk ‘Uitleg templates en filters’. Klik op “Nieuw...” om een nieuw filter aan te maken. U ziet dan het volgende scherm:


14


Vul bij ‘Naam’ de naam van uw filter in. Vul bij ‘E-mail onderwerp’ het onderwerp in van de e-mailberichten die u wilt verwerken met dit filter. In het voorbeeld worden alle e-mailberichten met ‘webshop’ als onderwerp verwerkt door dit filter. Vul bij ‘Template’ de template in die u in stap 4 heeft aangemaakt en die de e-mail gaat importeren in Act!. U kunt bij ‘Template’ ook kiezen voor ‘_verwijder_’. Dan worden alle e-mails met dat onderwerp niet doorgestuurd naar een template, maar verwijderd. Dit kan handig zijn voor spamberichten met een bepaald onderwerp. Klik op ‘Opslaan’ om uw filter op te slaan.


15


Stap 6: Overige instellingen Klik op tabblad ‘Overig’. U ziet nu het volgende:

Vul bij ‘Est. Close date Aantal dagen vanaf nu’ het aantal dagen vanaf de datum van importeren in, dit zal dan de datum zijn voor de verwachte sluitingsdatumvan de geïmporteerde verkoopkansen. Vink ‘Toch opportunities genereren...’ aan als u altijd opportunities wilt genereren, ook al heeft uw e-mail geen verkoopkans-velden. De verkoopkans naam wordt dan gegenereerd op basis van de contactnaam en de datum. Vink ‘Automatisch starten’ aan als u wilt dat WebInfo2Act! automatisch begint met e-mailberichten ophalen wanneer u het programma start.


16


Het programma starten Als u de configuratie voltooid heeft, kunt u het ‘Configuratie’ scherm sluiten, en het proces van e-mailberichten ophalen en verwerken starten. Als het goed is, is de knop ‘Start!’ in het hoofdscherm nu actief. Klik op ‘Start!’. De ingestelde mailbox wordt uitgelezen, en alle e-mailberichten met een onderwerp waarvoor u een filter heeft aangemaakt, worden verwerkt. Als u op ‘Stop’ klikt, wordt het proces van e-mailberichten ophalen en verwerken onderbroken. Als WebInfo2Act! op dat moment bezig is met het verwerken van e-mailberichten, wordt dat proces afgemaakt. In het logvenster kunt u te allen tijde zien wat er gebeurt:


17


Onverwerkte E-mailberichten Als WebInfo2Act! tijdens het ophalen van e-mailberichten een e-mailbericht tegenkomt met een onderwerp waar u nog geen filter voor heeft aangemaakt, wordt deze getoond in tabbad ‘Onverwerkte E-mails’:

U ziet een lijst met e-mailberichten waarvan het onderwerp, de afzender (‘From’) en het Tijdstip getoond is. U kunt per e-mailbericht - of eigenlijk per e-mailonderwerp - twee keuzes maken: Als u wilt dat e-mailberichten met het onderwerp zoals in de geselecteerde e-mail (zoals in het voorbeeld ‘Test’) NIET verwerkt worden (omdat u weet dat het spam is) klikt u op ‘Verwijder e-mails met dit onderwerp’. U hoeft dit voor slechts één e-mailbericht met dat onderwerp te doen. In de volgende ‘run’ waarin de e-mailberichten opgehaald worden, worden ze verwijderd. Als u wilt dat e-mailberichten, met het onderwerp zoals in de geselecteerde e-mail, én niet verwijderd én niet verwerkt worden, doet u niets. Dan blijven ze in de lijst staan. Het is echter voor de snelheid aan te raden om zo weinig mogelijk e-mails te laten staan op deze manier. Als u wilt dat e-mailberichten met het onderwerp zoals in de geselecteerde e-mail (zoals in het voorbeeld ‘Test’) wél verwerkt worden, kunt u vanuit dit scherm een template én een filter aanmaken. Klik hiervoor op ‘Maak template op basis van geselecteerde e-mail’.


18


Het template-scherm wordt automatisch geopend:

U ziet dat in het veldkoppelingengedeelte al twee velden zijn ingevoerd. Dat komt, omdat WebInfo2Act! voor elk e-mailveld kijkt of er een gelijknamig Act!-Contact-veld is. Als dat er is, wordt dat veld alvast geselecteerd. Dat scheelt u werk! U kunt natuurlijk te allen tijde deze voorselectie wijzigen. Als u uw template afgemaakt heeft zoals beschreven in hoofdstuk ‘Templates aanmaken’, en u klikt op ‘opslaan’, wordt automatisch het filterscherm geopend:

U ziet dat bij ‘Template’ uw net gemaakte template alvast is geselecteerd. Klik op ‘Opslaan’ om uw filter op te slaan. Onderdeel van TendenzICT Product van Afdeling (Web)Development

19


Uitleg e-mailformaat De e-mails die WebInfo2Act! ontvangt, dienen ten eerste tekstueel te zijn. Dat wil zeggen, geen opgemaakte (HTML-)mail. Ten tweede dient elke regel van de e-mail een veldnaam/veldwaarde combinatie te zijn met een dubbele punt ertussen:

Naam:Jan van der Steen

Wat er voor de ‘:’ staat, is de veldnaam (die gekoppeld kan worden aan een Act!-veld), wat er na komt, is de veldwaarde (wat in dat Act!-veld gezet wordt bij importeren). Voor het automatisch aanmaken van producten in een geïmporteerde verkoopkans, voor een webshop bijvoorbeeld, is er een uitzondering. De aantallen en artikelnummers moeten op één regel staan achter een e-mailveld (bijv. productenregel). Dat moet in dit formaat:

Bestelde_artikelen:_<art.nr>|_<art.nr>

Dus steeds het aantal dat men besteld heeft van een artikel met een “_” karakter ertussen en tussen alle aantal/artikelnummer combinaties een “|” karakter. De artikelnummers dienen overeen te komen met de Item #’s in Act! (zie het ‘Add/Edit Product’ scherm van Act!). Hierdoor kan Act! zelf de prijzen en omschrijvingen toevoegen, omdat die al aan dat Item# gekoppeld zijn. In het volgende voorbeeld staat een productenregel waarbij men, via een webshop, 2 stuks van artikel met artikelnummer ‘ART045’, 6 stuks van artikel ‘ART132’ en 3 stuks van artikel ‘ART011’ besteld heeft: Naam:Jan van der Steen Adres:Hoofdstraat 1 Plaats:Amsterdam Bedrijf:Rabobank Bedrijfs adres:Kade 1b Bestelnummer:ORD_43273 Productenregel:2_ART045|6_ART132|3_ART011


20


Uitleg templates en filters Filters Filters zijn er om e-mailberichten met een bepaald onderwerp door te sturen naar een femplate. Dit gebeurt op basis van het e-mailonderwerp. Bij het ophalen van een e-mailbericht kijkt WebInfo2Act! of er filters zijn gemaakt voor het onderwerp van dat e-mailbericht. Zo ja, wordt het e-mailbericht verwerkt door de template waar dat filter naar verwijst. Templates Templates zijn er om e-mailberichten te verwerken in Act!. Dit gebeurt op basis van veldkoppelingen. Een veldkoppeling is een combinatie van een veldnaam in het e-mailbericht, en een veldnaam in uw Act! database. Als WebInfo2Act! een regel van een e-mailbericht leest, en daar staat:

Naam:Piet van der Staak

Dan is het gedeelte vóór de ‘:’ de veldnaam, en het gedeelte erna de veldwaarde. In het templatescherm kunt u het e-mailveld ‘Naam’ koppelen aan bijvoorbeeld het Act!-veld ‘Contact’.

Schematisch:


21


Duplicaatcheck Als tijdens het importeren van een contact (of bedrijf) blijkt dat het om een contact gaat dat al aanwezig is in Act!, wordt dat contact (of bedrijf) aangepast. Act! bepaalt of het een bestaand contact (of bedrijf) is of niet, door de duplicaatcheck die in het ‘Tools - Preferences’ menu in Act! te vinden is (onder tabblad ‘Admin’, en dan achter de knop ‘Duplicate Checking...’):

In bovenstaand voorbeeld moeten de velden ‘Company’, ‘Contact’ en ‘e-mail’ (in die volgorde van gewicht) van een nieuw te importeren contact gelijk zijn aan de waardes van het bestaande contact. Als Act! op basis van deze velden geen contact vindt waar die drie velden gelijk zijn, wordt er een nieuw contact aangemaakt. Hetzelfde geldt voor bedrijven.


22


Probleemoplossing Activeren Als u tijdens het activeren de volgende melding krijgt: lukt niet

... dan kunt u de activatie door TendenzICT laten uitvoeren. De melding vermeldt uw PC-code, een unieke code die alleen voor uw pc geldt. Als u op OK klikt, wordt getracht het standaard e-mailprogramma te openen en de volgende e-mail klaar te zetten:

Vermeldt u a.u.b. ook uw Act! versie in deze e-mail. Mocht om een of andere reden dit scherm niet naar voren komen, kunt u zelf een e-mail sturen naar [email protected] met als onderwerp “Activatieaanvraag Act! WebInfo2Act v1.0”, en vermeld uw PC-Code (die is zichtbaar linksonderin het activatiescherm) en uw Act! versie. Wij zullen dan op onze server de activatie uitvoeren voor uw PC-code, en u de bestanden ‘activationcode.txt’ en ‘combicode.txt ‘ toesturen. Deze bestanden dient u op te slaan in de map “%APPDATA%\WebInfo2Act”. U kunt deze map openen door “%APPDATA%\WebInfo2Act” in te voeren in het veld onderin het Start-menu van Windows (Windows 7) of in het schermpje van “Start-Uitvoeren” (Windows Vista en ouder), en op enter te drukken. Onderdeel van TendenzICT Product van Afdeling (Web)Development

23

WebInfo2Act! handleiding. Handleiding. Onderdeel van TendenzICT Product van Afdeling (Web)Development

Recommend Documents