2Act! handleiding. 2Act! Handleiding. Versie Onderdeel van TendenZ ICT Product van Afd. (Web)Development

Email2Act! handleiding

Email2Act!

Handleiding

Versie 1.1 Onderdeel van TendenZ ICT Product van Afd. (Web)Development

25-3-2015

Email2Act! handleiding Inleiding Met de standaardfunctionaliteit van Act! kunt u alleen een e-mail koppelen aan een contact. Met Email2Act! kunt u ook uitgaande en binnenkomende e-mails koppelen aan bedrijven, groepen en verkoopkansen. Als u bijvoorbeeld uw projecten of orders in Act! als verkoopkansen opslaat, kunt u dus alle daaraan gerelateerde e-mailcorrespondentie koppelen aan die verkoopkans. Dit is handig als u van een bepaald verkoop-/offertetraject de e-mails terug wilt kunnen lezen die betrekking hebben op die opdracht/offerte. Hierbij kunt u ófwel eenvoudig automatisch aan het betreffende contact koppelen, óf handmatig in één keer koppelen aan meerdere contacten, bedrijven, verkoopkansen en/of groepen. Ook kunt u vanuit Outlook zoeken in het Act! adresboek, om zo automatisch bij nieuwe e-mails de ‘Aan..’ en ‘Cc..’ velden te vullen. Op het moment dat een e-mail gekoppeld is, verschijnt er een pop-upscherm ter bevestiging. U kunt zelfs inkomende e-mails automatisch aan Act! laten koppelen, met uitzonderingsregels. Email2Act! is verkrijgbaar vanaf Act! 2012.

Onderdeel van TendenZ ICT Product van Afd. (Web)Development

1


Inhoudsopgave Installatie ....................................................................................................................pagina 3 Configuratie ..............................................................................................................pagina 6 Gebruik: twee manieren .......................................................................................pagina 10 Gebruik: vanuit het rechtermuisknop-menu ....................................................pagina 10 Gebruik: vanuit het e-mail verstuur scherm......................................................pagina 16 Probleemoplossing ..................................................................................................pagina 17


2

Email2Act! handleiding Installatie Stap 1

Wanneer u Email2Act! heeft aangeschaft, ontvangt u een bestand genaamd “Email2Act_Setup_ACTVXX.exe”(xx representeert uw Act! versienummer). Sluit eerst Act! af. Daarna dubbelklikt u op bovengenoemd bestand. Kies “Ja” als u de melding krijgt: “Wilt u het volgende programma toestaan wijzigingen aan deze computer aan te brengen?”.

Stap 2

Kies in het Taalkeuzescherm voor “Nederlands”.

Stap 3

Klik in het welkomstscherm op “Volgende”.


3

Email2Act! handleiding Stap 4

De installatie vraagt naar de doelmap. Dit moet de “PLUGINS” map van Act! zijn. In de meeste gevallen is dit de map die, zoals hieronder aangegeven, al ingevuld is: C:\Program Files\ACT\Act for Windows\Plugins. Indien uw Act! installatie elders geïnstalleerd is, blader dan naar de juiste “PLUGINS” map. Klik op Volgende.

Stap 5

De installatie meldt in sommige gevallen dat de map “Plugins” al bestaat. Kies voor “Ja”.


4

Email2Act! handleiding Stap 6

Het installatieprogramma meldt dat de installatie kan beginnen. Klik op “Installeren”.

Stap 7

De installatie meldt dat de installatie gereed is. Klik op “Voltooien”.


5


Configuratie Stap 1: Activeren

Na de installatie moet Email2Act! nog geactiveerd worden. U krijgt hiervoor ook een melding ‘Configureer uw e-mail veld’. Ga hiervoor (als Act! gebruiker met administrator-rechten) naar Tools - Configureer Email2Act!. Daarna wordt het volgende scherm getoond:

Stap 2: Configureren

Als het goed is, is hierna Email2Act! geactiveerd en kunt u verder met het configureren. Hieronder wordt per onderdeel uitgelegd waar het voor dient.


6


Primair e-mailveld Dit is het e-mailveld dat u het meest gebruikt. Activiteittype voor nieuwe activiteiten Dit bepaalt het standaard activiteittype wat ingesteld wordt bij het maken van activiteiten vanuit een e-mailbericht. Vragen e-mailveld bijwerken Als u deze optie aanvinkt, krijgt u bij handmatig koppelen de vraag om e-mailvelden automatisch bij te werken wanneer het e-mailadres anders is dan in Act!. Zoekvelden U kunt hier per entiteittype (Contact, Bedrijf etc.) aangeven waarop u wilt kunnen zoeken in het “handmatig koppelen” scherm. Deze velden worden in het handmatig koppelen scherm dan tevens zichtbaar als kolommen. Als u bijvoorbeeld de zoekvelden ‘klnr’, ‘Contact’ en ‘E-mail’ instelt onder ‘Contact’, kunt u in het handmatig koppelen scherm zoeken op klantnummer, contactnaam en e-mailadres. Deze velden komen dan als kolommen terug in de zoekresultaten.

Extra velden voor nieuw contact Bij het aanmaken van een nieuw contact vanuit een e-mailbericht, kunt u verschillende velden invullen voor het nieuwe contact. Standaardvelden zijn Contact, Bedrijf en het ingestelde standaard e-mailveld. Hier kunt u aangeven welke velden u nog meer wilt kunnen vullen. Deze velden verschijnen dan in het Maak nieuw contact scherm, onder de bovengenoemde standaard velden. Onderdeel van TendenZ ICT Product van Afd. (Web)Development

7


Automatisch koppelen Voor het automatisch koppelen van e-mails (bij versturen: ‘Verzend + koppel aan Act! contact’ en via de rechtermuisknop: ‘Koppel aan Act! contact’) kunt u uitzonderingsregels toevoegen op basis van e-mailvelden (FROM, TO, (B)CC, SUBJECT en BODY) en Act! contactvelden. In dit voorbeeld wordt de e-mail niet gekoppeld als: 1. de e-mail afkomstig is van collega’s (de FROM: regel bevat de domeinnaam van uw bedrijf) 2. het Act! veld ‘niet_automatisch_email_koppelen’ bij het gevonden contact aangevinkt is. Voor Yes/No velden dient u de waarden ‘True’ voor aangevinkt, en ‘False’ voor uitgevinkt te gebruiken. Als u ‘Automatisch inkomende mails koppelen’ heeft aangevinkt, zal Email2Act! voor iedere inkomende e-mail Act! contacten opzoeken die dat e-mailadres hebben, en het e-mailbericht automatisch hieraan koppelen, in acht nemende de geconfigureerde uitzonderingsregels.


8


Overig Bij het automatisch koppelen bij versturen wordt automatisch in het veld TO: gekeken om te bepalen aan welk contact gekoppeld wordt, en bij het automatisch koppelen via de rechtermuisknop en bij het automatisch inkomende mails koppelen wordt er gekeken naar het FROM: veld. U kunt echter ook aanvinken dat Email2Act! bij bovenstaande scenario’s óók altijd kijkt naar de e-mailadressen in de Aan, Cc en Bcc velden. U kunt daarbij ook aanvinken: ‘Nooit automatisch aan mijn record koppelen’, om te voorkomen dat u allemaal mailtjes aan uw eigen record krijgt. Als u ‘Maak notes in plaats van history items’ aanvinkt, maakt Email2Act! geen history items maar notes. Als u ‘Bij automatisch koppelen van verkoopkans, ook aan contact en bedrijf koppelen’ aanvinkt, zal Email2Act!, als u via de rechtermuisknop ‘Koppel aan Act! Verkoopkans’ kiest, het e-mailbericht ook koppelen aan de bedrijven en contacten die aan de verkoopkans gekoppeld zijn. Als u ‘Bij handmatig koppelen, gedetecteerde contact en bedrijf meteen in ‘Koppel aan:’ zetten’ aanvinkt, zal Email2Act! bij handmatig koppelen de automatisch gevonden contact en bedrijf meteen onder ‘Koppel aan:’ zetten.


9


Gebruik - twee manieren U kunt e-mailberichten koppelen op twee manieren: 1. vanuit het rechtermuisknop-menu (door te klikken op een e-mailbericht in de openstaande Outlook-map) 2. vanuit het scherm waarin u een e-mailbericht verstuurt of beantwoordt.

Gebruik - vanuit het rechtermuisknop-menu Als u met de rechtermuisnop klikt op een e-mailbericht in de openstaande Outlook-map, ziet u in het contextmenu de knoppen staan zoals hiernaast afgebeeld. U ziet deze knoppen ook bij het dubbelklikken op een e-mailbericht. Hieronder staan de mogelijke opties beschreven. Koppel aan Act! contact Email2Act! zal nu een contact in Act! zoeken met dit e-mailadres. Als dit gevonden is, wordt het e-mailbericht automatisch gekoppeld. Deze zal zichtbaar zijn onder het ‘history’ tabblad van het betreffende contact. Als er géén contact gevonden is met dit e-mailadres, wordt er gevraagd om handmatig te koppelen (zie hiernaast).


10


Als u voor ‘ja’ kiest, krijgt u het ‘handmatig zoeken’ scherm te zien, waarin u het e-mailbericht aan één of meerdere contacten, bedrijven, groepen en/of verkoopkansen kunt koppelen. In het volgende voorbeeld is er gezocht op ‘jans’, de ‘zoek’ knop levert dan het zoekresultaat in het resultaat scherm. U kunt zoeken op de zoekvelden die u geconfigureerd hebt. Dubbelklikken op een zoekresultaat zorgt ervoor, dat dit in het ‘Koppel aan’ scherm komt te staan (rechts in beeld), of u kunt hiervoor de groene pijl gebruiken. Als er meer dan één contact is gevonden met het e-mailadres van de geselecteerde e-mail, kan u kiezen aan wie u wilt koppelen (meerdere selecteren is mogelijk). Zie rechts. Telkens als er e-mails gekoppeld zijn in Act!, wordt dit bevestigd met een pop-up rechtsonder in beeld:


11


Koppel aan Act! verkoopkans Email2Act! zal nu een contact in Act! zoeken met dit e-mailadres. Als hier precies één van gevonden is, worden in dit schermpje de verkoopkansen getoond die aan dit contact zijn gekoppeld (zie rechts). De e-mail zal na klikken op ‘OK’ gekoppeld worden aan de geselecteerde verkoopkansen. Koppel handmatig aan Act! U krijgt ook hier het ‘handmatig koppelen’ scherm te zien. Zoals eerder genoemd, kunt u hier koppelen aan één of meerdere contacten, bedrijven, groepen en/of verkoopkansen. De Act! records die u in de bijbehorende tabbladen dubbelklikt, verschijnen in het ‘Koppel aan’ venster aan de rechterkant, gegroepeerd per soort. U kunt dubbelklikken op de records in de rechterkant van het scherm om ze uit de ‘Koppel aan’ lijst te halen, ook zijn voor het (de)selecteren de pijlknoppen te gebruiken. Bij klikken op ‘OK’ wordt het e-mailbericht gekoppeld.


12


Als u in de configuratie de optie ‘vragen e-mailveld bijwerken’ heeft aangevinkt, krijgt u de volgende melding als er contacten geselecteerd zijn, waarvan het emailadres gelijk is aan dat in Act!. Als u hier voor Ja kiest, krijgt u de mogelijkheid om per contact te kiezen welke e-mailvelden dit e-mailadres moeten krijgen: Selecteer hier de e-mailadressen in de kolom ‘E-mailadres nu’ om het bijbehorende E-mailveld bij te werken met het e-mailadres van het in Outlook geselecteerde e-mail-bericht. Bij klikken op ‘Opslaan’ worden de wijzigingen doorgevoerd.

Ga naar Act! contact Email2Act! zal nu een contact in Act! zoeken met dit e-mailadres. Als hier precies één van gevonden is, wordt dit contact in Act! getoond in de detailweergave. Als hier meerdere van gevonden worden, worden deze samen in de huidige selectie gezet en getoond in de lijstweergave. Als hier géén contact gevonden wordt, wordt dit gemeld in een pop-upscherm.


13


Maak Act! contact Email2Act! zal een nieuw Act! contact maken, waarbij het e-mailadres van het geselecteerde e-mailbericht in het primaire e-mailveld wordt gezet, en u tevens de door u geconfigureerde ‘velden voor nieuw contact’ kunt vullen. De velden Contact, Company en E-mail staan er standaard al in en zijn altijd zichtbaar.

Maak Act! activity Email2Act! zal een nieuwe Act! activiteit maken en koppelen aan het contact met het bijbehorende e-mailadres. Het e-mailonderwerp wordt in de ‘Regarding’ en het e-mailbericht zelf in de ‘Details’ gezet:

Als er meerdere contacten gevonden zijn met het bijbehorend e-mailadres, kunt u kiezen met welk contact u wilt plannen. Onderdeel van TendenZ ICT Product van Afd. (Web)Development

14


Als er géén contact gevonden is met bijbehorend e-mailadres, krijgt u de keuze om óf een activiteit te plannen met een bestaand contact, óf met een meteen nieuw aan te maken contact, óf met uzelf:

Als er precies één contact gevonden met bijbehorend e-mailadres, krijgt u de keuze om óf een activiteit te plannen met het gevonden contact, óf met een ander te zoeken contact (u krijgt dan het ‘handmatig koppelen’ scherm te zien, waar u gelijk met meerdere contacten, bedrijven, groepen en verkoopkansen kunt plannen):

Als er meerdere contacten gevonden zijn met het e-mailadres van het e-mailbericht, kunt u kiezen met wie u wilt plannen.


15


Gebruik - vanuit het e-mail verstuur scherm Als u een nieuw e-mailbericht maakt, of een bestaande beantwoordt, ziet u drie knoppen rechtsbovenin het scherm. (Opmerking voor Outlook 2013: Zorg dat u bij beantwoorden dubbelklikt op het e-mailbericht, zodat het in een eigen venster opent).

De eerste twee opties werken net zoals hierboven beschreven bij bestaande e-mailberichten, maar de e-mailberichten worden hier bij het koppelen gelijk verstuurd. De derde knop ‘Act! adresboek’ biedt u de optie om de ‘Aan..’ en ‘CC..’ velden automatisch te vullen met e-mailadressen uit Act!. U krijgt een zoekscherm te zien, waarin u op naam en bedrijf kunt zoeken en de e-mailadressen van de gevonden contacten in de TO, CC en BCC velden kunt zetten:


16


Probleemoplossing Activeren lukt niet

Als u tijdens het activeren de volgende melding krijgt:

... dan kunt u de activatie door TendenZ ICT laten uitvoeren. De melding vermeldt uw pc-code, een unieke code die alleen voor uw pc geldt. Als u op OK klikt, wordt getracht het standaard e-mailprogramma te openen en de volgende e-mail klaar te zetten:

Mocht om de een of andere reden dit scherm niet naar voren komen, kunt u zelf een e-mail sturen naar [email protected] met als onderwerp “Activatieaanvraag Email2Act! %v1.0”, en vermeld uw pc-code en Act! versie. Wij zullen dan op onze server de activatie uitvoeren voor uw pc-code en u de bestanden ‘activationcode.txt’ en ‘combicode.txt ‘ toesturen. Deze bestanden dient u op te slaan in “%APPDATA%\Email2Act!”. U kunt deze map openen door bovenstaande in te voeren in het veld onderin het Start-menu van Windows (Windows 7) of in het schermpje van “Start-Uitvoeren” (Windows Vista en ouder) en op enter te drukken. Onderdeel van TendenZ ICT Product van Afd. (Web)Development

17

2Act! handleiding. 2Act! Handleiding. Versie Onderdeel van TendenZ ICT Product van Afd. (Web)Development

Recommend Documents